Ovaj dokumenat je pripremljen od TACSO projekat i nije zvanican prevod EU kancelarije na Kosovu
Ugovorni organ: Kancelarija Evropske Unije na Kosovu
Instrument za civilno društvo na Kosovu*
Smernice za podnosioce predloga
BGUE-B2012-22.020701-C1-ELARG DELKOS
BGUE-B2013-22.020701-C1-ELARG DELKOS
Reference: EuropeAid/134-098/L/ACT/XK
Rok za podnošenje rezimea projekta 15. april 2013. godine
*
Ova oznaka je bez prejudiciranja statusa, i u skladu je sa Rezolucijom 1244 SBUN i Mišljenjem MSP-a o kosovskoj
deklaraciji nezavisnosti.
Page 1 of 29
Obaveštenje
Ovo je ograničeni Poziv za podnošenje predloga. U prvoj instanci je potrebno da se podnese rezime projekta
koji će biti ocenjivan. Nakon toga će podnosioci čiji rezime projekta bude predizabran biti pozvani da
podnesu pun prijavni obrazac. Nakon ocenjivanja pune prijave izvršiće se provera kvalifikovanosti za one
podnosioce koji su privremeno izabrani. Provera kvalifikovanosti će se sprovesti na osnovu potkrepljujućih
dokumenata koje traži ugovorni organ i potpisane „Izjave podnosioca“ poslate zajedno sa prijavom.
Page 2 of 29
Ovaj dokumenat je pripremljen od TACSO projekat i nije zvanican prevod EU kancelarije na Kosovu
Sadržaj
1. INSTRUMENT ZA CIVILNO DRUŠTVO
1
1.1. OPŠTE INFORMACIJE ....................................................................................................................... 1
1.2. CILJEVI PROGRAMA I PRIORITETNA PITANJA ......................................................................... 2
1.3. Finansijska alokacija koje će obezbediti ugovorni organ ..................................................................... 2
2. PRAVILA ZA OVAJ POZIV ZA PODNOŠENJ E PREDLOGA
4
2.1. Kriterijumi kvalifikovanosti ................................................................................................................. 4
Kvalifikovanost podnosilaca: (tj. Podnosilac i partner/i) ........................................................................................ 4
Saradnici i Izvođaći ................................................................................................................................................. 6
Povezani entiteti ...................................................................................................................................................... 6
Kvalifikovane akcije: akcije za koje može da se podnese prijava ........................................................................... 6
Kvalifikovanost troškova: troškovi koju mogu da se uzmu u obzir za grant ......................................................... 10
2.2 Kako da se prijavite i procedure koje treba da se poštuju .................................................................. 13
2.2.1. Sadržaj rezimea projekta ............................................................................................................................. 13
2.2.3 Krajnji rok za podnošenje rezimea projekata ............................................................................................. 15
2.2.7 Krajnji rok za podnošenje punog obrasca prijave ...................................................................................... 16
2.3. Ocenjivanje i odabir prijava................................................................................................................ 18
2.4. Podnošenje prateće dokumentacije za privremeno izabrane predloge................................................ 22
Sadržaj odluke ....................................................................................................................................................... 23
Indikativni vremenski raspored ............................................................................................................................. 24
2.6 Uslovi koji se primenjuju za sprovođenje aktivnosti nakon odluke ugovornog organa o dodeljivanju
granta .................................................................................................................................................. 25
2.7 Sistem ranog upozoravanja i centralna baza podataka za isključenje................................................. 25
3. SPISAK ANEKSA
25
DOKUMENTA KOJ A TREBA DA SE POPUNE
25
Page 1 of 29
Ovaj dokumenat je pripremljen od TACSO projekat i nije zvanican prevod EU kancelarije na Kosovu
1.
INSTRUMENT ZA CIVILNO DRUŠTVO
1.1. OPŠTE INFORMACIJ E
Efikasni pluralizam obuhvata poštovanje ljudskih prava, vladavinu prava i mogućnost za političke promene.
Delotvorni pluralizam obuhvata poštovanje ljudskih prava, vladavine prava i mogućnost političkih promena.
Aktivnosti civilnog društva – često definisane kao aktivnosti koji nisu državne, poslovne ili privatne –
oslikavaju ovaj pluralizam. One ohrabruju građane da se organizuju i da sarađuju u sopstvenim zajedničkim
interesima. Uspešno civilno društvo doprinosi otvorenijem, učesničkom i shodno tome dinamičnijem
demokratskom društvu. Kroz svoje aktivnosti zagovaranja civilno društvo može da pomogne da se osigura
da pregovori o pristupanju između institucija zemlje kandidata i EU ne budu samo tehnički razgovori.
Pristupanje će biti uspešno samo onda kada ga podrže građani koji shvataju neophodne institucionalne,
političke i ekonomske promene.
Što se tiče doprinosa civilnog društva u izgradnji demokratskog društva Kosovo predstavlja mešovitu sliku.
Kancelarija za vezu i registrovanje nevladinih organizacija pri Ministarstvu javnih službi je odgovorna za
registraciju i nadzor organizacija civilnog društva. Prema registru, na Kosovu postoji više od 3.000
organizacija civilnog društva (OCD). Samo organizacije sa statusom javnog dobra se nadgledaju i od njih se
zahteva da podnose godišnje izveštaje i finansijski status. Trenutno postoji oko 270 ovakvih NVO.
Međutim, veruje se da je mnogo manje aktivnih NVO od onih koje su registrovane. Pejzaž organizacije
civilnog društva je da su uglavnom male organizacije, koje su često zavisne od kratkoročnog finansiranja od
individualnih donatora. OCD su uglavnom etnički isključive i postoji vrlo mala saradnja između etnički
odvojenim OCD na Kosovu. Administrativne, finansijske i upravljačke sposobnosti organizacija civilnog
društva su veoma nejednake, i naročito su slabe na opštinskom nivou, što ometa njihov razvoj. Saradnja
između organizacija civilnog društva i vlasti je i dalje veoma nejednaka. U prošlosti Civilno društvo na
Kosovu i Vlada Kosova imali su vrlo ograničeno partnerstvo i dijalog. Međutim, u novembru 2011. godine,
je pokrenut proces izrade državne strategije za saradnju sa civilnom društvom sa ciljem uspostavljanja
mehanizma za struktuiranu saradnju između Vlade Kosova i sektora civilnog društva. Predviđeno je da se
strategija usvaja tokom prvog kvartala 2003. godine. Platforma CIVIKOS, platforma organizacija civilnog
društva osnovana 2007. godine, je igrala vitalnu ulogu u procesu konsultacija i izrade ove strategije u uskoj
saradnji sa Vladom.
U pogledu učešća socijalnih partnera u izgradnji demokratskog društva, Kosovo takođe predstavlja mešovitu
sliku. Učešće zaposlenih i organizacija poslodavaca u izradi nacrta zakona je strukturisano kroz SocijalniEkonomski Savet, koji je osnovan u 2010 a postao je operativan 2011. godine. Zakon o SocialnoEkonomskom Savetu reguliše njegovu organizaciju, mandat, a akcioni plan je usvojen 2011. godine. Zakon o
radu je stupio na snagu 1. januara 2011. godine, a Zakon o Sindikalnom Organizovanju je usvojen u julu
2011.
Postoje dve konfederacije organizacija zaposlenih na Kosovu, Unija Nezavisnih Sindikata Kosova (UNSK) i
Konfederacija Slobodnih Sindikata (KSS), sa prilično slabim kapacitetima da efikasno učestvuju u procesu
donošenja odluka, izradu nacrta zakona i političkom dijalogu sa Vladom. Postoje dve organizacije
poslodavaca, Privredna Komora i Alijansa Kosovske Privrede. Obe su dobro postavljene, ali i dalje ometane
sa veoma slabim sektorom poslodavnih organizacija i sa nedostatkom jedinstvenog stava prema vladi.
Uglavnom, dijalog između vlade, poslodavnim organizacijama i organizacijama zaposlenih je nestrukturisan
i neredovan. Štaviše, pravna ekspertiza neophodna za izradu zakonodavstva je nedovoljna, naročito u
sindikatima, što dodatno podriva njihov efikasni doprinos tom procesu.
Položaj socijalnih partnera kao deo šireg sektora civilnog društva je dodatno oslabljen veoma ograničenom
komunikacijom i saradnjom između njih i drugih organizacija civilnog društva. Razvoj sektora je dodatno
otežan zbog nedostatka tačnih i pouzdanih statistika o socijalnim partnerima.
Što se tiče uloge OCD u dobrom upravljanju, Kosovo oslikava složenu sliku. Tokom proteklih tri godina,
Kosovo je preduzela niz značajnih koraka u borbi protiv korupcije usvajanjem neophodnih elemenata
Page 1 of 29
pravnog okvira: zakoni o prijavljivanje imovine, sprečavanje sukoba interesa u vršenju javnih funkcija,
duvači pištaljki (whistle-blowers), javne nabavke i finansiranje političkih partija. Međutim, ostaje izazov
obezbeđivanje transparentnosti i odgovornosti javnih institucija u sprovođenju svojih javnih poslova. OCD
su veoma slabe da drže Vladu, Skupštinu i ostale ključne javne institucije odgovorne za njihov rad i politiku i
proces donošenja odluka. Većina OCD ne usuđuju se da glasno govore, a one koje smeju su često predmet
pretnji i zastrašivanja. Postoji jasna potreba za jačanje uloge „stražara“ OCD-a u dobrom upravljanju, sa
posebnim osvrtom na borbu protiv korupcije.
1.2. CILJ EVI PROGRAMA I PRIORITETNA PITANJ A
Opšti cilj Poziva za podnošenje predloga je da doprinese demokratiji, ljudskim pravima i vladavini prava i
da podrži proces integracija u EU kroz aktivno učešće civilnog društva u procesima odlučivanja i kreiranja
politike na svim nivoima uprave.
Specifični ciljevi Poziva za podnošenje predloga su:
•
jačanje civilnog društva da aktivno učestvuje u procesima odlučivanja i kreiranja politike na svim
nivoima uprave kroz konstruktivni i sistematski dijalog sa vladom;
•
razvoj kapaciteta i povećanje uloge i učestvovanje socijalnih partnera na Kosovu u procesu
odlučivanja i kreiranja politike;
•
jačanje i povećanje uloge civilnog društva na Kosovu u dobrom upravljanju kroz razvoj njihovih
kapaciteta da traži transparentnost i odgovornost javnih vlasti u upravljanju ljudskih, prirodnim,
ekonomskim i finansijskim resursima za potrebe pravičnog i održivog razvoja.
•
Prioritetna pitanja
1. Podrška sprovođenja „Strategije za dijalog vlade i civilnog društva na Kosovu“ kako bi se
omogućile sistematske konsultacije sa OCD u procesu odlučivanja i kreiranja politike. Ovaj
prioritet se odnosi na Deo I, pod sekcijama 2.1.3.
2. Podrška socijalnim partnerima, naročito organizacije poslodavaca i zaposlenih, da ojačaju
svoje kapacitete u cilju povećanja njihove uloge i učešće u stvaranje politika i donošenju
odluka. Ovaj prioritet se odnosi na Deo II, pod sekcijama 2.1.1.
3. Ojačati ulogu „stražara“ civilnog društva u obezbeđivanju transparentnosti i odgovornosti
javnih organa. Ovaj prioritet se odnosi na Deo III, pod sekcijama 2.1.3.
Sva dela nameravaju da povećaju veštine i sposobnosti OCD na Kosovu, kako bi postale efikasniji, vidljivi,
kohezivni i proaktivni partneri u procesima razvoja i procesima demokratizacije. Podizanje kapaciteta za
postizanje ovih ciljeva će uključiti, pre svega, povećanje zagovaračkih veština OCD, poboljšano definisanje
interesa i potreba njihove klijentele, kapacitet da se prevedu u strategije za ceo sektor kako bi služile kao
osnova za rad OCD i socijalnih partnera, kao i da budu saopštene Vladi (centralnim i lokalnim vlastima).
Oni će posebno uključivati aktivnosti da se olakša, proširi i poboljša redovni dijalog i saradnju sa vladinim
organima, i drugim sagovornicima; kao i aktivnosti za poboljšanje odnosa, dijaloga i uzajamnog delovanja
između samih OCD i socijalnih partnera. Zajednička karakteristika ovakvih linija intervencije može biti
razvoj osećanja partnerstva, ili povećanja postojećih partnerstava, i uspostavljanje mera za podizanje
poverenja kako bi se poboljšali odnosi i saradnja između čitavog spektra aktera, sa osvrtom na podršku
procesa razvoja i demokratizacije u zemlji.
1.3. F INANSIJ SKA ALOKACIJ A KOJ E ĆE OBEZBEDITI UGOVORNI ORGAN
Sveukupan indikativni iznos koji je dostupan u okviru ovog Poziva za podnošenje predloga je 2.200.000,00
EUR. Ugovorni organ zadržava pravo da ne dodeli sva dostupna sredstva.
Page 2 of 29
Indikativno opredeljivanje sredstava po serijama
Gore pomenuti iznos će biti podeljen u tri finansijske serije u vezi sa tri komponentama navedenim u delu
2.1.3 niže na sledeći način:
Serija I:
1.200.000,00 EUR (maksimum)
Serija II:
300.000,00 EUR (maksimum)
Serija III:
700.000,00 EUR (maksimum)
Podnosioci treba da jasno navedu za koju seriju se prijavljuju.
Gore navedena suma biće podeljena u dve serije. Obe dve serije biće ugovorene u isto vreme, dok vreme
sprovođenja aktivnosti biće drugačije između dve grupe.
Period sprovođenja za prvu seriju koji se sastoji od 800.000,00 EUR od Serije I i cele Serije II će početi dan
nakon što poslednji od dve ugovorenih strana potpiše ugovor.
Period sprovođenja za drugu seriju koji se sastoji od 400.000,00 EUR od Serije I i cele Serije III će početi
šest meseci nakon što poslednji od dve ugovorenih strana potpiše ugovor .
Diskreciono pravo Ugovornog Autoriteta je da odvoji pobedničke podnosioce Serije I u dva različita perioda
sprovođenja.
U slučaju kada minimalni procenat predviđen za konkretnu seriju ne može da se iskoristi usled nedovoljnog
kvaliteta ili broja primljenih predloga, Ugovorni organ zadržava pravo da preraspodeli preostala sredstva u
drugu seriju.
Iznos grantova
Svaki traženi grant na ovom Pozivu za podnošenje predloga mora da potpada u okvir sledećih minimalnih i
maksimalni iznosa:
Grantovi u okviru Serije I (videti deo 2.1.3 u nastavku):
•
minimalni iznos: 80.000,00 EUR
•
maksimalni iznos: 250.000,00 EUR
Grantovi u okviru Serije II (videti deo 2.1.3 u nastavku):
•
minimalni iznos: 80.000,00 EUR
•
maksimalni iznos: 200.000,00 EUR
Grantovi u okviru Serije III (videti deo 2.1.3 u nastavku):
•
minimalni iznos: 80.000,00 EUR
•
maksimalni iznos: 250.000,00 EUR
•
Svaki traženi grant pod ovom Pozivu za podnošenje predloga mora da potpada između sledećih
minimalnih i maksimalnih procenata ukupnih kvalifikovanih troškova za akciju:
•
Minimalni procenat: 55 % od ukupno procenjenih prihvatljivih troškova za akciju.
Page 3 of 29
•
Maksimum procenata: 95 % od ukupno procenjenih prihvatljivih troškova za akciju. (videti takođe
Sekciju 2.1.4).
Bilans ili preostali deo sredstava (tj. razlika između ukupnih troškova za akciju i iznosa traženog od
Ugovornog Organa) mora da bude finansiran iz izvora izvan budžeta Evropske Unije ili Evropskog
Razvojnog Fonda 1.
2.
PRAVILA ZA OVAJ POZIV ZA PODNOŠENJE PREDLOGA
Ova uputstva utvrđuju pravila za podnošenje, odabir i sprovođenju akcija koje se finansiraju u okviru ovog
Poziva, u saglasnosti sa odredbama Praktičnog vodiča za ugovorne postupke za spoljne akcije EU, koji važi
za ovaj Poziv (dostupan na internetu na sledećoj adresi:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_en.htm).
2.1. K RITERIJ UMI KVALIFIKOVANOSTI
Postoji tri seta kriterijuma kvalifikovanosti koji se odnose na:
•
Podnosilac zahteva, entitet podnošenja prijave, ako ih ima, njegov/i partner/i (gde nije drugačije
navedeno podnosilac zahteva i njegov/i partner/i se u daljem tekstu zajedno referišu kao
„podnosioci“ (2.1.1), i,ako ih ima, njihovi povezani entitet/i (2.1.3);
•
projekti za koje grant može da se dodeli (2.1.3);
•
vrste troškova koji mogu da se uzmu u obzir u utvrđivanju iznosa granta (2.1.4).
Kvalifikovanost podnosilaca: (tj. Podnosilac i partner/i)
(1) Kako bi bili kvalifikovani za grant, podnosilac mora:
•
biti pravna lica i
•
biti neprofitabilan i
•
•
biti konkretna vrsta organizacije kao što su: nevladina organizacija, sindikati, organizacija
poslodavca i
biti organizacije koje imaju ili svoje mesto ili stalno predstavništvo unutar granica Kosova i
•
biti osnovan u 2 državu članicu Evropske unije ili država obuhvaćenih u članu 19 IPA uredbe3 i
1 Kada je grant finansiran od strane Evropskog Razvojnog Fonda, svako spominjanje finansiranja od Evropske Unije
mora da se podrazumeva kao upućivanje na finansiranje od strane Evropskog Razvojnog Fonda.
2 Ova nacionalnost se određuje na osnovu statuta organizacije koji treba da demonstrira da je organizacija formirana
instrumentom kojim upravlja nacionalni zakon dotične zemlje. U tom pogledu, svaki pravni subjekat čiji je statut
uspostavljen u drugoj zemlji ne može da se smatra kvalifikovanom lokalnom organizacijom, čak i kada su statuti
registrovani na lokalnom nivou ili kada je zaključen „Memorandum o razumevanju“. .
Page 4 of 29
•
biti direktno odgovorni za pripremu i upravljanje akcijom sa svojim partnerima, a ne da deluju kao
posrednici.
(2) Potencijalni podnosioci možda neće moći da učestvuju u pozivima za podnošenje predloga ili neće
dobiti grant ukoliko su u bilo kojoj situaciji navedeni u Delu 2.3.3 Praktičnog vodiča za ugovorne
postupke za spoljne akcije EU (dostupan na sledećoj internet adresi:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_en.htm);
U Delu A, odeljku 3 obrasca prijave za grant (“Izjava podnosioca”), podnosilac mora da izjavi da sam
podnosilac, partner/i i povezani entitet/i ne potpadaju ni pod jednu od navedenih situacija.
Podnosilac mora da deluje sa ko-podnosiocem/ima kao što je navedeno u daljem tekstu.
U svim Delima, ako nisu predviđeni pod grantovi, podnosioci moraju da postupaju sa najmanjim jednim
organizacijom ko-podnosiocem poželjno poreklom iz druge opštine i/ili druge zajednice unutra granica
Kosova. Podnosioci su ohrabreni da sarađuju sa “grass- root” organizacijama ili udaljenim organizacijama
koje imaju manje iskustva u sprovođenju aktivnosti koje finansira EU.
Ko-podnosilac/podnosioci
Ko-podnosilac/podnosioci učestvuju u kreiranju i sprovođenju projekta, a njihovi nastali troškovi će biti
prihvatljivi na isti način kao i oni koji su nastali od strane podnosioca zahteva.
Ko-podnosilac/podnosioci moraju zadovoljiti kriterijume kvalifikovanosti koji važe i za samog korisnika
granta.
Uloge i odgovornosti unutar partnerstva moraju biti adekvatno opisani u relevantnom memorandumu o
razumevanju (MoR), koji mora da bude priložen uz Pun prijavni obrazac. MoR mora između ostalih stvari da
pruži detaljan opis uređenja za upravljanje i koordinaciju projekta između članica konzorcijuma, naročito u
pogledu sledećeg:
- Izvršne i odgovornosti za odlučivanje unutar partnerskog konzorcijuma
- Tehnička i operativna koordinacija na nivou sedišta i terenskom nivou uključujući – u vidu
analitičkog/opisnog zapisa ili organizacione šeme, sledeće:
• Strukture za planiranje i realizaciju;
• Transfer iskustava i podizanje kapaciteta lokalnih partnera;
• Operativna povezanost sa (međunarodnim i lokalnim) OCD partnerima, (centralnim i lokalnim)
vlastima i krajnjim korisnicima;
• Korišćene mehanizme i alatke za praćenje, pregled, ocenjivanje, izveštavanje/povratne
informacije;
• Finansijska i računovodstvena kontrola, uključujući procedure za spoljašnju/unutrašnju reviziju;
• Obezbeđivanje mehanizama za bavljenje (delimično) lošim izvršenjem ili neizvršenjem ugovora
od strane jednog/više partnera u konzorcijumu i rešavanje sporova između partnera.
Ako je Grant ugovor dodeljen, podnosilac i (ako ih ima) ko-podnosilac će postati Korisnici u Projektu.
Konkretno, podnosilac će postati Korisnik identifikovan kao koordinator u aneksu E3h1 (posebni uslovi).
3
Uredba Saveta (EC) No. 1085/2006 usvojena 17. jula 2006. za uspostavljanje Instrumenta predpristupne pomoći
(IPA).
Page 5 of 29
Koordinator je glavni sagovornik Ugovornog Organa. On predstavlja i deluje u ime bilo kog drugog
Korisnika (ako ih ima) i koordinira i izrađuje i sprovodi projekat.
Saradnici i Izvođaći
Sledeće kategorije nisu ko-podnosioci niti povezani entiteti i ne treba da potpisuju „mandat“ ili
„izjavu povezanih entiteta“:
•
Saradnici
U akciji mogu učestvovati i druge organizacije. Ovakvi saradnici imaju stvarnu ulogu u projektu ali neće
dobiti sredstva iz granta sa izuzetkom dnevnica i putnih troškova. Saradnici ne treba da ispunjavaju
kriterijume kvalifikovanosti navedene u delu 2.1.1. Saradnici treba da se pomenu u delu B odeljku 5 –
„Saradnici podnosioca koji učestvuju u projektu“ obrasca prijave za grant.
•
Izvođači
Korisnici grant i njihovi povezani entiteti su dozvoljeni da dodeljuju ugovore. Saradnici ili povezani entiteti
ne mogu biti i izvođači u projektu. Izvođači su podložni propisima za javne nabavke utvrđenim u Aneksu IV
standardnog ugovora o grantu.
•
Korisnici podgranta
Korisnici granta mogu dodeliti finansijsku podršku (sub grantove) trećim entitetima (korisnicima podgranta).
Korisnici podgranta nisu ni povezani entiteti ni saradnici ni izvođači. Korisnici podgranta su podložni
propisima za nacionalnost i poreklo utvrđenim u Aneksu IV standardnog ugovora o grantu.
Povezani entiteti
Podnosilac i ko-podnosilac/i mogu da deluju sa povezanim entitetom/entitetima
Povezani entit/entiteti
Sledeći entiteti mogu da se smatraju kao povezani entiteti podnosiocu i ko-podnosiocu/ima:
(i) pravna lica zajedno formiraju jedno pravno lice, uključujući gde je posebno osnovana radi sprovođenja
projekta. U ovom slučaju, stvoreni pravni entitet može da konkuriše kao jedan podnosilac ili kopodnosilac.
(ii) pravna lica koja imaju veze sa podnosiocem, pre svega pravnu ili imovinsku vezu, koja nije ograničena
projektom niti osnovano isključivo radi sprovođenja projekta o uslovima koji oni zadovoljavaju
kvalifikacione i ne-isključivanje kriterijume podnosioca.
Povezani entitet/i podnosioca i ko-podnosioca/ima učestvuje u kreiranju i sprovođenju projekta. Troškovi
nastali od strane povezanog entiteta su prihvatljivi na isti način kao one nastali od strane podnosioca i kopodnosioca. Ako Grant ugovor je dodeljen povezani entiteti (ako ih ima) neće postati Korisnici projekta.
Povezani Entitet/i moraju da ispunjavaju respektivne kriterijume i kvalifikacije koji se primenjuju za
podnosioca i ko-podnosioca/e.
Kvalifikovane akcije: akcije za koje može da se podnese prijava
Definicija:
Projekat (Akcija) se sastoji od niza aktivnosti.
Trajanje
Početno planiranje projekta ne može biti kraće od 18 meseci ni duže od 24 meseci.
Page 6 of 29
Sektor i teme
Serija I: Promocija dijaloga, saradnje i partnerstva između vlade i civilnog društva na Kosovu kako bi se
omogućile sistemske konsultacije sa OCD u procesu odlučivanja i kreiranja politike.
Serija II: Podrška socijalnim partnerima, posebno organizacijama zaposlenih i poslodavaca, da jačaju svoje
kapacitete u cilju podizanja njihove uloge i učešće u stvaranju politika i donošenju odluka.
Serija III: Podrška organizacijama civilnog društva da ojačaju svoju ulogu „stražara“ u obezbeđivanju
transparentnosti i odgovornosti javnim organa.
Lokacija
Većina aktivnosti moraju da se sprovode na Kosovu, neke obuke, studijska putovanja ili druge aktivnosti za
podizanje kapaciteta mogu biti predviđene u region Balkana ili u EU.
Vrste aktivnosti (projekata)
Sledeća lista akcija predloženih za svaku temu nije iscrpljena te će u obzir biti uzeti i drugi relevantni i
inovativni predlozi:
Serija I: grantovi za projekte sa ciljem podrške realizaciji strategije za dijalog vlade i civilnog društva na
Kosovu.
• Praćenje funkcionisanja i povećanja mehanizama saradnje između vlasti na centralnom i lokalnom
nivou i zajednica;
• Organizovanje formalnog i/ili neformalnog, strukturiranog dijaloga u redovnim intervalima i na
centralnom i lokalnom nivou i sa zajednicama;
• Povećanje svesti građana o ulozi organizacija civilnog društva, kao i o značaju obezbeđivanja
njihovog angažovanja i doprinosa procesu političkog odlučivanja;
• Razmena i realizacija dobrih praksi, npr. tokom studijskih poseta za uspostavljanje odnosa i
zajedničkih osnova, sastanci regionalnih mreža (prilika) za lokalne partnere i sagovornike iz EU;
• Stvaranje formalnih i neformalnih foruma i mreža između organizacija civilnog društva unutar
Kosova i u regionu zapadnog Balkana u saradnji sa lokalnim vlastima kako bi se: prenelo znanje i
razmenile dobre prakse; kako bi se našla zajednička zdrava rešenja za probleme; kao i kako bi se
izgradila zajednička regionalna posvećenost za praktično delovanje;
• Pružanje obuka za organizacije civilnog društva o zagovaranju i lobiranju, izradi zakonodavstva,
istraživanju i analizi;
• Objavljivanje i distribucija biltena, podsetnika, priručnika/vodiča, materijala za povećanje svesti i
odnose s javnošću, postupaka, izveštaja o politici, časopisa, itd.
Serija II: Podrška socijalnim partnerima, posebno organizacijama zaposlenih i poslodavaca, da jačaju svoje
kapacitete u cilju podizanja njihove uloge i učešće u stvaranju politika i donošenju odluka.
•
Praćenje funkcionisanja i jačanje mehanizama interakcije sa vlastima na centralnom i lokalnom
nivou;
•
Izgradnja institucionalnih kapaciteta socijalnih partnera i njihovih sposobnosti na izgradnju javne
podrške i umrežavanje, zastupanje, lobiranje i političkog dijaloga;
•
Unapređenje pripreme i konsultacija za učešće na formalne i/ili neformalne mehanizme strukturnog
dijaloga na redovnim intervalima i na centralnom i lokalnom nivou, kao i sa zajednicama;
•
Podizanje javne svesti o ulozi socijalnih partnera, kao i važnost obezbeđivanja njihovog učešća i
doprinosa u političkom procesu donošenja odluka;
•
Razmena i sprovođenje dobrih praksi, npr. tokom studijske posete da se uspostave odnosi i
zajednički teren, sastanci regionalne mreže (mogućnost) za lokalne partnere i EU partnere;
Page 7 of 29
•
Stvaranje formalnih i neformalnih foruma i mreža među socijalnim partnerima na Kosovu da bih:
transferisao know-how (znanje) i razmenu dobrih praksi; da pronađu zajednička rešenja za povezane
probleme, kao i izgraditi zajedničku posvećenost za praktične aktivnosti (projekte);
•
Pružanje obuke za socijalne partnere o zastupanju i lobiranju, i izradu zakona, istraživanje i analize.
Serija III. Podrška organizacijama civilnog društva da ojačaju svoju ulogu „stražara“ u obezbeđivanju
transparentnosti i odgovornosti javnim organa.
• Aktivnosti praćenja i izveštavanje (iz senke)- o upravljanju javnih resursa i vođenju javnih poslova od
strane vlasti, na lokalnom i centralnom nivou;
• Aktivnosti usmerene na povećanje odziva, odgovornosti i transparentnosti vlasti kroz jačanje uloge
organizacija civilnog društva;
•
Aktivnosti nezavisnog i rigoroznog praćenja – bilo da je u kontekstu procesa evropskih integracija,
odnosno međunarodnih obaveza (primer u oblasti standarda ljudskih prava);
• Podizanje svesti o ulozi civilnog društva u dobrom upravljanju, kao i na značaju obezbeđivanja
transparentnosti i odgovornosti javnih vlasti u politici i procesu donošenja odluka;
• Razmena i sprovođenje dobrih praksi, npr. tokom studijske posete da se uspostave odnosi i zajednički
teren, sastanci regionalne mreže (mogućnost) za lokalne partnere i EU partnere;
• Stvaranje i/ili pristupanje postojećim formalnim i neformalnim forumima i mrežama među
organizacijama civilnog društva na Kosovu, regionu Zapadnog Balkana ili Evropskoj Uniji: transfer
know-how i razmene dobre prakse; da pronađu zajednička rešenja o povezanim problemima, kao i
stvaranje zajedničku regionalnu posvećenost za praktične aktivnosti;
• Pružanje obuke za organizacije civilnog društva o praćenju i izveštavanju, zastupanje i lobiranje.
Vrste aktivnosti
Vrste aktivnosti koje mogu da se finansiraju u okviru ovog poziva
• Razvoj i distribucija informacija u vezi sa politikom (indikativno ovo može uključiti istraživanje i
organizovanje dešavanja kao što su seminari i konsultacije, radionice, inicijative za podizanje svesti,
konferencije, posredovanje u dijalogu, obuke i mentorisanje osoblja i organizacija, itd.). Generalno,
svrha ovoga jeste da OCD budu u stanju da sprovedu aktivnosti koje imaju za cilj oživljavanje i
održivost konstruktivnog angažovanja unutar sektora OCD kao i sa vladom na različitim nivoima,
uključujući i saradnju sa regionalnim i lokalnim vladinim organima, npr. poboljšanje prikupljanja i
distribucije informacija u vezi sa aktivnostima OCD i njihovim doprinosom; organizovanje redovnih
foruma za procenu napretka, razmenu iskustava i mapiranje strategija za poboljšanje saradnje;
povećanje angažovanja sa drugim grupama OCD i sa vladom sa pogledom na doprinos poboljšanju
politika i praksi na sektorskom i sveukupnom razvojnom nivou, itd.
• Istraživanje politike, analiza i angažovanje u procesima formulacije, realizacije, praćenja i analizi
uticaja politika, uključujući angažovanje u vezi sa nacionalnim razvojnim programima i strategijama i
promocijom dokumenta o Evropskom partnerstvu i Akcionom planu za evropsko partnerstvo.
• Utvrđivanje interesovanja, potreba i zabrinutosti klijenata i centriranje pitanja oko njih i komunikacija
vladi na različitim nivoima; razvoj i prezentacija kolektivnih glasova i angažovanje u konstruktivnom
dijalogu sa različitim akterima, takođe korišćenjem medija na konstruktivan i efikasan način.
•
Praćenje i izveštavanje (iz senke) o politici i procesu donošenja odluka , sprovođenje
zakonodavstva, upravljanje javnih resursa
• Razvoj veština za izradu zakonodavstvo, pravno istraživanje i analizu
Page 8 of 29
• Razvoj veština za politički dijalog, lobiranju i zagovaranju
• Razvoj veština za pristupe zasnovane na pravima i odgovarajuće tehnike za razvoj zajednice
• Razvoj veština za ubeđivanje, izgradnju partnerstava i delotvorno liderstvo
• Promocija mreža, krovnih organizacija, foruma za koordinaciju, platformi, itd., i razvoj veština i
sistema za olakšavanje institucionalnih procesa (uključujući sistem umrežavanja), sprovođenje
zajedničkih sektorskih analiza i formulisanje akcionih planova i mreža sa drugim OCD u regionu
• objavljivanje biltena, publikacija i časopisa, itd.
Organizacije podnosioci predloga se ohrabruju da obezbede kvalitet aktivnosti i maksimalni uticaj
usvajanjem širokih pristupa, uzimanjem u obzir podizanja kapaciteta kao ključnog mehanizma da se
pomogne organizacijama da zadovolje svoje neposredne potrebe, kao i dugoročne, strateške ciljeve. Dakle,
organizacija podnosioci mogu planirati do 15% od budžeta granta za podizanje svojih ili partnerskih
institucionalnih. Samim tim, od organizacija podnosilaca predloga se očekuje da pokažu kroz svoje
predložene aktivnosti mišljenja i pristupe koje imaju za podizanje kapaciteta. Trebalo bi da se poštuju sledeći
principi:
•
•
•
Podizanje kapaciteta treba da se usvoji kao koncept koji ide van okvira konvencionalne percepcije
obuke i snabdevanja opremom. Usvajanjem šire definicije podizanja kapaciteta, program se bavi
centralnom zabrinutošću sposobnosti OCD-a da upravljaju promenama, rešavaju sukobe, upravljaju
institucionalnim pluralizmom, povećaju koordinaciju, neguju komunikaciju, i obezbede da se podaci
i informacije razmenjuju.
Podizanje kapaciteta treba da se sprovodi kao kontinuirana vežba. U tom smislu, podizanje
kapaciteta je povezano sa konceptom organizacija koje uče. Koncept učenja uključuje konstantne
promene i eksperimente korišćenjem procesa i rezultata povratnih informacija, transformacijom
individualnih i organizacionih praksi i vrednosti i prilagođavanje struktura kako bi se izborile sa
promenama. Samim tim, aktivnosti na poboljšanju kapaciteta koje će biti predložene treba da pokažu
dodatnu vrednost ili kumulativni efekat aktivnosti koja će biti sprovedena. One treba da se zasnivaju
na razmeni informacija između partnerskih organizacija kroz mentorisanje, podučavanje i obuku na
radnom mestu. Aktivnosti za podizanje kapaciteta treba da budu orijentisane na rezultate i održive.
Kako bi se povećala odgovornost i transparentnost unutar sektora OCD, podizanje kapaciteta treba
da se usvoji kao vežba za jačanje organizacione sposobnosti da se donesu efektivne odluke, da
postanu aktivniji igrači i da preduzmu punu odgovornost za posledice sopstvenih odluka. Aktivnosti
koje će biti sprovedene treba da pomognu da se pokaže spremnost OCD-a da se angažuju sa
različitim akterima na transparentan i odgovoran način.
Redistribucija granta (podgrantovi)
Kako bi se podržalo postizanje ciljeva akcije, i naročito onda kada realizacija akcije koju predloži
podnosilac zahteva finansijsku podršku koja treba da se dodeli trećim stranama, podnosilac može
predložiti dodeljivanje podgrantova.
U slučaju kada podnosioci predvide dodeljivanje podgrantova, oni moraju da navede u svojoj prijavi ciljeve i
očekivane rezultate i vrstu entiteta koji će biti kvalifikovan za podgrant. Fiksni spisak sa vrstama aktivnosti
koje mogu biti kvalifikovane za podgrante tre da bude uključen u prijavu, zajedno sa kriterijumima za izbor
korisnika ovih podgrantova, uključujući kriterijume za određivanje tačne sume za svaki podgrant.
Maksimalni iznos za podgrantove za treća lica je 60 000 EUR, osim u slučajevima gde redistribucija granta
(podgrant) je glavna namena projekta. Za ERF, redistribucija (podgrant) ne može da bude glavna namena
projekta.
Podnosilac mora da poštuje ciljeve i prioritete i garancije vidljivosti finansiranja od strane EU (videti
Priručnik za komunikaciju i vidljivost spoljnih akcija EU usvojenih i objavljenih od strane Evropske
komisije (videti http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm).
Sledeće vrste aktivnosti nisu kvalifikovane:
Page 9 of 29
•
aktivnosti koje se tiču samo i uglavnom individualnog sponzorstvu za učešće na radionicama,
seminarima, konferencijama, kongresima;
•
aktivnosti koje se tiču samo i uglavnom individualnih školarina za studije i kurseve obuke;
•
kupovina zgrada i kancelarija;
•
kupovina vozila;
•
kupovina opreme (osim kada je potrebna za uspešnu realizaciju projekta);
•
aktivnosti kojima se podržavaju političke partije, grupe i pokreti.
Broj prijava i grantova po podnosiocu predloga
Podnosilac predloga ne može podneti više od jedn (1) prijave po seriji u okviru ovog poziva za podnošenje
predloga.
Podnosilac predloga neće dobiti više od jednog (1) granta u okviru ovog Poziva za podnošenje predloga. (U
slučaju da podnosilac aplicira za dve ili sve tri serije, i pobeđuje za dve ili sve tri serije onda podnosiocu će
biti ponuđen izbor da izabere za koju seriju on želi da dobije grant).
Podnosilac može biti ko-podnosilac ili povezan entitet u drugu aplikaciju u isto vreme.
Ko-podnosilac može podneti više od jedne aplikacije za seriju u okviru ovog Poziva za podnošenje predloga.
Ko-podnosilac ne može biti dobitnik više od jednog granta u okviru ovog Poziva za podnošenje predloga.
Ko-podnosilac može biti povezan entitet u drugu aplikaciju u isto vreme.
Povezan/i Entiet/i može učestvovati u više nego jednu aplikaciju.
Podnosioci i ko-podnosioci koji su dobili grant u okviru serije 1 u prethodnom Sposobnost Civilnog Društva
Pozivu za dostavljanje predloga projekta (EuropeAid/132-921/L/ACT/XK) ne mogu aplicirati za seriju 1
ovog poziva za podnošenje predloga, niti kao podnosioci niti kao ko-podnosioci ili povezani entiteti.
Kvalifikovanost troškova: troškovi koju mogu da se uzmu u obzir za grant
Samo „kvalifikovani troškovi“ mogu se pokriti grantom. Kategorije troškova koje se smatraju
kvalifikovanim i nekvalifikovanim navedene su u nastavku. Budžet je i proračun troškova i plafon za
„kvalifikovane troškove“.
Naknada kvalifikovanih troškova može zasnovana na bilo koju ili na kombinaciju sledećih oblika:
Stvarni troškovi nastali od strane Korisnika i povezanog/ih entiteta
−
Jednu ili više pojednostavljenih opcija troškova.
Pojednostavljene opcije troškova može dobiti formu:
−
troškovi po jedinici: pokrivaju sve ili neke specifične kategorije prihvatljivih troškova koji su
unapred pozivanjem na iznos po jedinici.
−
paušali: u opštim okvirima pokrivaju sve ili neke specifične kategorije prihvatljivih troškova koju
su unapred jasno identifikovani.
−
Proporcionalno finansiranje: pokrivaju posebne kategorije prihvatljivih troškova koji su unapred
jasno identifikovani primenom procenta ex ante..
Iznosi ili stope moraju se zasnivati na procenama koje koriste objektivne podatke poput statističkih podataka
ili bilo kakvih drugih objektivnih sredstava ili pozivom na overenim ili revizorskim istorijskim podacima
Page 10 of 29
podnosioca zahteva ili povezanog entiteta (ili više njih). Metode koje se koriste kako bi se utvrdilo iznos ili
stope jediničnih troškova, paušalnih iznosa ili proporcionalnog finansiranja mora biti u skladu s kriterijima
utvrđenim u Aneksu K, a posebno da se osigura da su troškovi prilično odgovaraju stvarnim troškovima
nastalih od strane Korisnika granta i povezanih entiteta su u skladu sa svojim računovodstvenim praksama,
da nije napravljen nikakv profit i da troškovi nisu već pokriveni od strane drugog izvora finansiranja (ne
postoji dvostruko finansiranje). Pogledajte Aneks K za pravce i spisak provere da bi procenili minimum
neophodnih uslova koje pružaju razumnu sigurnost za prihvatanje predloženog iznosa.
Da bi podnosilac predložio ovaj vid naknade mora jasno naznačiti u radnu listu br. 1. Aneksa B, u svaku
stavku opravdanih troškova o kojima je reč u ovom tipu finansiranja, odnosno dodati reč velikim slovima
„TROŠKOVI PO JEDINICI“ (mesečno/po letu itd.), „PAUŠAL“ ili „PROPORCIONALNO
FINASIRANJE“ u koloni jedinice (pogledajte primer u aneksu K). Osim toga, u aneksu B, u drugoj koloni
radne liste br. 2, „Obrazloženje procenjenih troškova“ za svaku odgovarajuću budžetsku stavku ili naslov
podnosilac mora da:
−
Opisuje informacije i metode korišćene za utvrđivanje količine troškova jedinice, paušal i/ili
proporcionalno finansiranje, kojim troškovima se odnose, itd.
−
Jasno objasne formule za obračun konačnog prihvatljivog iznosa 4
−
Identifikuje korisnike koji će koristiti pojednostavljenu opciju troškova (u slučaju povezanog
entiteta, odredi prvo korisnik), kako bi se proverilo maksimalni iznos po svakom korisniku (koji
uključuje ako se primenjuju pojednostavljena opcija troškova njegovog povezanog entiteta).
U fazi ugovaranja, Ugovorni Organ odlučuje da li se prihvata predloženi iznos, odnosno stope na osnovu
privremenog budžeta prijavljen od strane podnosioca, kroz analizu činjeničnih podataka grantova sproveden
od strane podnosioca zahteva ili sličnih akcija i kroz vršenje provere utvrđene aneksom K.
Ukupan iznos finansiranja na osnovu pojednostavljenih opcija troškova koje mogu biti odobrene od strane
Ugovornog Organa za bilo koji podnosilac individualno (uključujući pojednostavljene opcije troškova
predložen od strane njihovih povezanih entiteta( ne može biti veća od 60.000 EUR (indirektni troškovi nisu
uzeti u obzir).
Preporuke za dodelu granta su uvek predmet provere uslova koje prethodi potpisivanju ugovora ne otkriju
probleme koje zahtevaju promene na budžetu (kao što su aritmetičke greške, netačnosti, nerealni troškovi i
neprihvatljivi troškovi). Provere mogu da dovedu do zahteva za razjašnjenje i mogu dovesti Ugovornog
organa da nametne izmene ili smanjenje da bi adresirao takve greške ili netačnosti. Kao rezultat ovih
ispravka nije moguće povećati grant ili procenat ko-finansiranja EU.
Stoga je u interesu podnosioca prijave da obezbedi realan i isplativ budžet.
Kvalifikovani direktni troškovi
Kako bi bili kvalifikovani za Poziv za podnošenje predloga, troškovi moraju biti saglasni sa odredbama
Člana 14 Opštih uslova za standardne ugovore o grantu (videti aneks G Uputstava).
Podnosioci (i gde je primenljiv njegovi povezani entiteti) se slažu za verifikaciju troškova iz uputstva Člana
15.7 Opštih Uslova Standardnog Grant Ugovora (videti aneks G Uputstava), koja će biti sprovedena od
strane Ugovornog Organa ili bilo kojeg eksternog tela ovlašćenog od strane <Evropske Komisije/Ugovorni
Organ> <ime, adresa, brojevi telefona i faksa>.
Rezervni iznos za nepredviđene situacije
4 Primeri: -za troškove osoblja: broj sati ili dana rada* unapred podešen kurs sati ili dana prema kategoriji osoblja u
pitanju, - za putne troškove: udaljenost u km* podešeni troškovi prevoza po km; broj dana* unapred podešena
dozvoljena dnevnica prema zemlji;- za specifične troškove koji proizlaze iz organizacije događaja: broj učesnika
događaja* podešen ukupan trošak po učesniku itd.
Page 11 of 29
Budžet može da obuhvata rezervni iznos za nepredviđene situacije koje ne prevazilazi 5% procenjenih
direktnih kvalifikovanih troškova. Taj iznos može da se koristi samo uz prethodno pismeno ovlašćenje od
strane Ugovornog Organa.
Kvalifikovani indirektni troškovi (opšti troškovi)
Indirektni troškovi načinjeni prilikom sprovođenja akcije mogu biti kvalifikovani za paušalno finansiranje
fiksno utvrđeno na ne više od 7% procenjenih ukupnih kvalifikovanih direktnih troškova. Indirektni troškovi
su kvalifikovani pod uslovom da ne sadrže troškove dodeljene drugoj liniji budžeta iz standardnog ugovora o
grantu. Od podnosioca predloga može biti traženo da opravda traženi procenat pre dodeljivanja ugovora.
Međutim, kada se paušal fiksno utvrdi u specijalnim uslovima standardnog ugovora o grantu, nije potrebno
da se dostave dodatna potkrepljujuća dokumenta.
Ako neko od podnosilaca ili povezanog entiteta je u prijemu operativnog granta finansiranog sredstvima EU,
nema pravo na indirektne troškove nastalim njegovim troškovima u okviru predloženog budžeta za
aktivnosti.
Doprinosi u naturi
Doprinosi u naturi znači pružanje dobara ili usluga besplatno Korisniku/cima ili povezanom/im entitetu/ima
od strane trećeg lica. Doprinosi u naturi se ne smatraju stvarnim rashodima Korisnika ili povezanog entiteta i
nisu kvalifikovani troškovi.
Doprinosi u naturi neće biti tretirani kao ko-finansiranje.
Bez obzira na gore navedeno, ukoliko opis aktivnosti na način predložen predviđa doprinos u naturi, takav
doprinos mora da se pruži.
Nekvalifikovani troškovi
Sledeći troškovi nisu kvalifikovani:
•
dugovi i usluge naplate dugova (kamate);
•
odredbe za gubitke ili potencijalne buduće obaveze;
•
troškovi prijavljeni od strane Korisnika koje su finansirani od strane druge aktivnost ili drugi radni
program koji koristi grant Unije (uključujući ERF);
•
kupovinu zemlje ili zgrada, osim kada je neophodno za direktnu realizaciju akcije, u kojem slučaju
vlasništvo treba da se prenese na konačnog korisnika i/ili lokalne partnere, najkasnije do kraja ove
akcije;
•
troškovi konverzije, troškovi i gubici u vezi sa bilo kojom komponentom posebnih deviznih računa,
kao i drugi čisto finansijski rashodi;
•
porezi, uključujući porez na dodatnu vrednost;
•
krediti trećim licima, osim ako nije drugačije naznačeno u Posebnim Uslovima;
•
nabavka polovne opreme;
•
kazne, finansijski penali i sudski troškovi;
•
doprinosi u naturi;
•
operacionalni troškovi;
•
bankarski troškovi, troškovi garancija i slične dažbine;
•
carine ili dažbine uvoza, ili bilo koji drugi trošak.
Page 12 of 29
2.2
K AKO DA SE PRIJ AVITE I PROCEDURE KOJ E TREBA DA SE POŠTUJ U
Neophodno je da se prvo registrujete u PADOR-u za ovaj Poziv za podnošenje predloga.
- Faza 1, rezime projekta: Registracija u PADOR-u je obavezna za podnosioce predloga za grant preko
60.000 EUR.
Registracija je obavezna ali preporučena za:
- podnosioce za grant od 60.000 EUR ili manje;
- njihove povezani/e entitet/e
-
Faza 2, Pun predlog: Registracija u PADOR-u je obavezna za sve unapred odabrane prijave i sve
njihove povezani/e entitet/e.
PADOR je onlajn baza podataka u kojoj se organizacije registruju i redovno ažuriraju svoje podatke, preko
veb strane „Europeaid“: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_en.htm
Pre početka registracije vaše organizacije u PADOR-u, molimo vas pročitajte „Kratka uputstva“ dostupna na
veb strani. Ona objašnjavaju proces registracije.
Snažno se preporučuje da se registrujete u PADOR kada počnete izradu svog predloga, a ne da čekate sve do
krajnjeg roka za podnošenje.
Na odštampanoj verziji predloga treba da navedete identifikacioni broj u EuropeAid (EID). Kako biste dobili
ovaj identifikacioni broj vaša organizacija mora da se registruje, sačuva i „potpiše“ (obavezujući se na vašu
odgovornost) u obaveznim podacima PADOR-a (polja na svakoj strani koja su u žutoj boji) i srodna
dokumenta (videti odeljak 2.4).
Bez obzira na gore navedeno, ukoliko je organizacija u situaciji gde registracija u PADOR-u nije moguća,
ona treba da podnese opravdanje kojim se dokazuje da je ta nemogućnost opšte prirode i da je van okvira
kontrole podnosioca predloga ili njegovih povezanih entiteta. U tom slučaju, podnosilac predloga i/ili
njegovi povezani entiteti treba da popune „oflajn PADOR obrazac“ 5 u aneksu ovih Uputstava i da ga pošalju
do krajnjeg roka za podnošenje zajedno sa prijavom na adresu navedenu u odeljku 2.2.2 i 2.2.6. Nakon toga
će registraciju u PADOR-u obaviti Evropska komisija. Ukoliko, u kasnijoj fazi, organizacija želi da ažurira
svoje podatke, biće potrebno da se službi za pomoć pošalje zahtev za pristup PADOR-u.
Sva pitanja u vezi sa registracijom u PADOR-u treba da se pošalju službi za pomoć u vezi sa PADOR-om
na: [email protected]
2.2.1. Sadržaj rezimea projekta
Prijave moraju biti podnete u skladu sa uputstvima u rezimeu projekta uključenom u obrascu prijave za grant
datom u aneksu ovih Uputstava (Aneks A).
Prijave moraju biti podnete na engleskom jeziku.
Podnosilac treba da u rezimeu projekta unese samo procenjene iznose koje traži od Ugovornog Organa kao i
indikativni procenat svih doprinosa u odnosu na ukupnu sumu projekta. Samo podnosioci koji budu pozvani
5
Što odgovara odeljcima 3 i 4 Deo B obrasca prijave.
Page 13 of 29
da podnesu punu prijavu u drugoj fazi će morati da predstave detaljan budžet. Elementi procenjeni na osnovu
rezimea projekta ne mogu biti menjani od strane podnosioca u punom prijavnom obrascu. Doprinos EU ne
može da varira od prvobitne procene za više od 20%. Podnosilac je slobodan da prilagodi procenat
sufinansiranja unutar minimalnog i maksimalnog iznosa i procenata sufinansiranja, kao što je navedeno u
odeljku 1.3 ovih Uputstava. Doprinos samog podnosioca može biti zamenjen sa doprinosom drugih donatora
u bilo koje vreme.
Svaka greška ili velika nedoslednost u vezi sa tačkama navedenim u instrukcijama obrasca za rezime
projekta može dovesti do odbijanja rezimea projekta.
Razjašnjenja će biti tražena samo kada su dostavljene informacije nejasne, i otuda sprečavaju Ugovorni
Organ da obavi objektivnu procenu.
Rezimei Projekata popunjeni rukom neće biti prihvaćeni.
Molimo vas imajte na umu da će biti ocenjivan samo obrazac rezimea projekta. Stoga je od najvećeg značaja
da ovaj dokument sadrži SVE relevantne informacije u vezi sa akcijom. Nije potrebno slati nikakve dodatne
priloge.
2.2.2.
Gde i kako poslati rezime projekta
Rezimei projekata zajedno sa kontrolnim spiskom za rezime projekta (Deo A odeljak 2 obrasca prijave za
grant) i Izjava podnosioca za rezime projekta (Deo A odeljak 3 obrasca prijave za grant) mora da se podnese
u jednoj originalnoj verziji i 3 kopije u veličini A4, svaka vezana.
Rezime projekta takođe mora da se podnese u elektronskom formatu. CD-rom sa Rezimeom Projekta u
elektronski format će biti obuhvaćeno, zajedno sa odštampanom verzijom, u zatvorenu kovertu, kao što je
objašnjeno ispod. Elektronski format mora da sadrži potpuno istu prijavu kao i priložena odštampana
verzija.
Kada podnosilac pošalje nekoliko različitih rezimea projekata (ukoliko je to dozvoljeno Uputstvima za
poziv), svaki rezime mora da se pošalje odvojeno.
Spoljni deo koverte mora da nosi referentni broj i naslov poziva za podnošenje predloga, zajedno sa
brojem i naslovom serije punim imenom i adresom podnosioca, i rečima „Ne otvarati pre skupa za
otvaranje“.
Rezime projekta mora biti podnet u zatvorenoj koverti putem registrovane pošte, privatne kurirske službe ili
dostavljen na ruke (potpisana i datirana potvrda o prijemu će biti data dostavljaču) na sledeću adresu:
Kancelarija Evropske Unije na Kosovu
Sekcija za reviziju, finansije i ugovore
Ulica Kosovo broj 1, P. fah 331, Priština 10000, Kosovo
Ili alternativno u Kancelariju EU u severnoj Mitrovici:
EU Kuća
Kancelarija EU u severnoj Mitrovici
Ulica Filipa Višnjića, bb, u severnoj Mitrovici,
Mitrovica/Mitrovicë, Kosovo
Rezimei projekata poslati bilo kojim drugim sredstvom (npr. faksom ili elektronskom poštom) ili dostavljeni
na druge adrese će biti odbijeni.
Page 14 of 29
Podnosioci moraju da potvrde da je njihov rezime projekta kompletan korišćenjem kontrolnog spiska
za rezime projekta (Deo A odeljak 2 obrasca prijave za grant). Nekompletni rezimei projekata mogu
biti odbijeni.
2.2.3
Krajnji rok za podnošenje rezimea projekata
Krajnji rok za podnošenje rezimea projekta je 15. jul 2013. godine prema evidenciji sa datuma pošiljke,
poštanskoj marki ili datuma potvrde o uplati. U slučaju dostavljanja na ruke, krajnji rok za prijem je 16.00
časova prema lokalnom vremenu prema evidenciji potpisane i datirane prijemnice. Svaki rezime projekta
podnet nakon roka će biti automatski odbijen.
Međutim, iz razloga administrativne efikasnosti, Ugovorni Organ može odbiti svaki rezime projekta primljen
nakon efektivnog datuma za odobrenje ocenjivanja rezimea projekata (videti indikativni kalendar u odeljku
2.5.2).
2.2.4
Dodatne informacije za rezime projekta
Informativni sastanak za ovaj Poziv za podnošenje predloga će biti održana tokom meseca marta 2013. a
tačan datum, mesto i vreme će biti objavljeno na veb strani Kancelarije Evropske unije:
http://eeas.europa.eu/delegations/kosovo .
Pitanja mogu da se pošalju elektronskom poštom ili faksom ne kasnije od 21 dan pre krajnjeg roka za
podnošenje rezimea projekata na sledeće adrese, jasno navodeći referencu Poziva za podnošenje predloga:
E-mail adresa: [email protected]
reviziju)
(sekcija za ugovore, finansije i
Broj faksimila: +381 38 5131 307
Ugovorni organ nema obavezu da daje dodatna razjašnjenja nakon ovog datuma.
Odgovori će biti poslati ne kasnije od 11 dana pre krajnjeg roka za podnošenje rezimea projekata.
U interesu jednakog tretmana podnosilaca, Ugovorni organ ne može da unapred daje mišljenje o
kvalifikovanosti podnosioca, partnera, akcije ili konkretnih aktivnosti.
Pitanja koja mogu biti relevantna za druge podnosioce predloga, zajedno sa odgovorima kao i drugim
važnim obaveštenjima za podnosioce tokom trajanja postupka ocenjivanja, mogu biti objavljena na internetu,
https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/onlinena
veb
strani
EuropeAid
services/index.cfm?do=publi.welcome, kada se javi potreba. Samim tim se snažno preporučuje da se redovno
konsultuje gore pomenuta veb strana kako bi se dobile informacije o pitanjima i objavljeni odgovori.
Sva pitanja u vezi sa registracijom u PADOR-u treba da se upute službi za pomoć u vezi sa PADOR-om na:
[email protected]
2.2.5
Pun obrazac prijave
Podnosioci pozvani da podnesu pun obrazac prijave nakon predizbora rezimea projekta moraju to učiniti
korišćenjem Dela B obrasca prijave datog u aneksu ovih Uputstava (Aneks A). Podnosioci treba da se jasno
drže formata prijavnog obrasca i da redom popunjavaju paragrafe i strane.
Elementi procenjeni na osnovu rezimea projekta ne mogu da se menjaju od strane podnosioca u punom
obrascu prijave. Doprinos EU ne može da varira od prvobitne procene za više od 20%, dok je podnosilac
slobodan da prilagodi procente sufinansiranja potrebnog unutar minimalnog i maksimalnog iznosa i
procenata za sufinansiranje, kao što je utvrđeno u odeljku 1.3 Uputstava.
Podnosioci moraju podneti svoje prijave na istom jeziku kao i svoj rezime projekta.
Molimo vas da što pažljivije i jasnije popunite pun obrazac prijave kako bi mogao da bude pravilno ocenjen.
Page 15 of 29
Svaka greška u vezi sa tačkama navedenim u kontrolnom spisku (Deo B, odeljak 6 obrasca prijave za grant)
ili svaka velika nedoslednost u punom obrascu prijave (npr. iznosi pomenuti u radnoj stranici budžeta su
nedosledni) mogu dovesti do odbijanja prijave.
Razjašnjenja će biti zahtevana samo kada su pružene informacije nejasne i time sprečavaju Ugovorni organ
da sprovede objektivnu procenu.
Prijave popunjene rukom neće biti prihvaćene.
Molimo vas imajte na umu da će samo pun obrazac prijave i objavljeni aneksi koji moraju da se popune
(budžet, logički okvir) biti preneti ocenjivačima i procenjivačima. Stoga je od najveće važnosti da ova
dokumenta sadrže SVE relevantne informacije u vezi sa akcijom. Nije potrebno slati nikakve dopunske
priloge.
2.2.6
Gde i kako poslati pun obrazac prijave
Prijave moraju biti podnete u zapečaćenoj koverti putem registrovane pošte, privatne kurirske službe ili
dostavljene na ruke (potpisana i datirana potvrda o prijemu će biti data dostavljaču) na sledeću adresu:
Kancelarija Evropske unije na Kosovu
Sekcija za reviziju, finansije i ugovore
Ulica Kosovo broj 1, P. fah 331, Priština 10000, Kosovo
Ili alternativno u Kancelariju EU u severnoj Mitrovici:
EU Kuća
Kancelarija EU u severnoj Mitrovici
Ulica Filipa Višnjića, bb, u severnoj Mitrovici,
Mitrovica/Mitrovicë, Kosovo
Prijave poslate bilo kojim drugim sredstvom (npr. faksom ili elektronskom poštom) ili dostavljeni na druge
adrese će biti odbijene.
Prijava mora da se podnese u jednoj originalnoj verziji i 3 kopije u veličini A4, svaka povezana. Pun obrazac
prijave, budžet i logički okvir takođe moraju da se podnesu u elektronskom formatu (CD-rom) u odvojenoj i
jedinstvenoj datoteci (npr. pun obrazac prijave ne sme biti podeljen u nekoliko različitih datoteka).
Elektronski format mora da sadrži potpuno istu prijavu kao i priložena odštampana verzija.
Kontrolni spisak (odeljak 6 Deo B obrasca prijave za grant) i Izjava podnosioca (odeljak 8 Deo B obrasca
prijave za grant) moraju biti povezani odvojeno i priloženi u koverti.
Kada podnosilac pošalje nekoliko različitih rezimea projekata (ukoliko je to dozvoljeno Uputstvima za
poziv), svaki rezime mora da se pošalje odvojeno.
Kada podnosilac pošalje nekoliko različitih prijava (ukoliko je to dozvoljeno Uputstvima za poziv), svaka
mora da se pošalje odvojeno.
Spoljni deo koverte mora da nosi referentni broj i naslov poziva za podnošenje predloga, zajedno sa
brojem i naslovom serije, punim imenom i adresom podnosioca, i rečima „Ne otvarati pre skupa za
otvaranje“.
Podnosioci moraju da potvrde da je njihova prijava kompletna korišćenjem kontrolnog spiska za
rezime projekta (Deo B odeljak 6 obrasca prijave za grant). Nekompletna prijava može biti odbijena.
2.2.7
Krajnji rok za podnošenje punog obrasca prijave
Krajnji rok za podnošenje prijava će biti naveden u dopisu koji će biti poslat podnosiocima čije je prijava
prošla predizbor.
Page 16 of 29
Međutim, iz razloga administrativne efikasnosti, Ugovorni organ može odbiti svaku prijavu primljenu nakon
efektivnog datuma za odobrenje izveštaja ocenjivanja za punu prijavu (videti indikativni kalendar u odeljku
2.5.2).
2.2.8
Dodatne informacije za pun obrazac prijave
Pitanja mogu da se pošalju elektronskom poštom ili faksom ne kasnije od 21 dan pre krajnjeg roka za
podnošenje prijava na sledeće adrese, jasno navodeći referencu Poziva za podnošenje predloga:
E-mail adresa: [email protected]
reviziju)
(sekcija za ugovor, finansije i
Broj faksa: +381 38 5131 307
Ugovorni organ nema obavezu da daje dodatna razjašnjenja nakon ovog datuma.
Odgovori će biti poslati ne kasnije od 11 dana pre krajnjeg roka za podnošenje prijava.
U interesu jednakog tretmana podnosilaca, Ugovorni organ ne može da unapred daje mišljenje o
kvalifikovanosti podnosioca, povezanog entiteta, projekta ili konkretnih aktivnosti.
Neće se dati pojedinačni odgovori na pitanja. Pitanja koja mogu biti relevantna za druge podnosioce
predloga, zajedno sa odgovorima kao i drugim važnim obaveštenjima za podnosioce tokom trajanja postupka
ocenjivanja,
mogu
biti
objavljena
na
internetu,
na
veb
strani
EuropeAid
https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome [<druge veb strane>].
Samim tim se snažno preporučuje da se redovno konsultuje gore pomenuta veb strana kako bi se dobile
informacije o pitanjima i objavljeni odgovori.
Page 17 of 29
2.3.
O CENJ IVANJ E I ODABIR PRIJ AVA
Prijave će pregledati i oceniti Ugovorni Organ uz moguću pomoć spoljašnjih ocenjivača. Sve aktivnosti koje
podnosioci predloga podnesu biće ocenjeni u skladu sa sledećim koracima i kriterijumima.
Ukoliko se u toku postupka ocenjivanja prijave utvrdi da predložena aktivnost ne ispunjava kriterijume
prihvatljivosti koji su navedeni u odeljku 2.1.3, prijava će se odbaciti po ovom osnovu.
(1)
KORAK 1: OTVARANJE, ADMINISTRATIVNA PROVERA I OCENJIVANJE
KONCEPT DOKUMENTA
Izvršiće se procena sledećeg:
•
Da li je ispoštovan rok za podnošenje prijave. Ako rok nije ispoštovan, prijava će se automatski
odbaciti.
•
Da li rezime projekta zadovoljava sve uslove navedene u tačkama od 1-5 kontrolne liste (Odeljak 2
dela A u prijavnom obrascu za dodeljivanje granta). Ukoliko bilo koja od traženih informacija
nedostaje ili je netačna, prijava će se odbaciti po ovom osnovu i prijava se neće dalje ocenjivati.
Rezimei projekata koji su prošli prvu administrativnu proveru će biti ocenjivane o relevantnosti i izradi
predložene aktivnosti.
Rezime projekta će se oceniti sa najviše 50 bodova u skladu sa rasporedom datim u tabeli za ocenjivanje u
donjem delu teksta. Ocenjivanje će takođe verifikovati usaglašenost sa instrukcijama datim u uputstvima za
pripremu koncept dokumenta, koji može da se pronađe u Delu A forme za podnošenje.
Kriterijumi ocenjivanja su podeljeni po odeljcima i pod-odeljcima. Svaki pod-odeljak će se ocenjivati
ocenom od 1 do 5 uz sledeće kategorije ocenjivanja: 1 = veoma loš; 2 = loš; 3 = odgovarajući; 4 = dobar; 5 =
veoma dobar.
Page 18 of 29
Bodovi
1. Relevantnost aktivnosti
Podrezultat
1.1 Koliko je predlog relevantan za ciljeve i prioritete datim u pozivu za dostavljanje
predloga?
5x2**
1.2 Koliko je predlog relevantan za određene potrebe i ograničenja u ciljnoj zemlji
(zemljama) ili regionu (regionima)? (uključujući sinergiju sa ostalim EU inicijativama
i izbegavanje kopiranja)
5x2**
1.3 Koliko su jasno definisani i strateški izabrani oni koji su obuhvaćeni predlogom
(konačni korisnici, ciljne grupe)? Da li su njihove potrebe jasno definisane i da li se
predlog bavi njima na odgovarajući način?
5
1.4 Da li predlog sadrži posebne elemente dodatnih vrednosti kao što su pitanja zaštite
životne sredine, promocija rodne jednakosti i jednakih mogućnosti, potrebe lica sa
invaliditetom, prava manjina i prava domorodaca, ili inovacije i najbolje prakse?
5
2. Izrada aktivnosti
Podrezultat
2.1 Koliko je celokupni plan aktivnosti koherentan?
5x2**
30
20
Posebno, da li oslikava analize obuhvaćenih problema, da li uzima u obzir spoljašnje
činioce i relevantne aktere?
2.2 Da li je aktivnost izvodljiva i dosledna u odnosu na ciljeve i očekivane rezultate?
5x2**
UKUPAN REZULTAT
50
* *rezultati su pomnoženi sa 2 zbog njihove važnosti
Nakon što se oceni koncept dokument, utvrdiće se spisak sa redosledom predloženih aktivnosti u skladu sa
njihovim ukupnim rezultatom.
Kao prvo, samo koncept dokumenti koji su dobili najmanje 30 bodova će biti uzeti u obzir za pre-selekciju.
Kao drugo, spisak koncept dokumenata će biti smanjen u skladu sa redosledom na one predloge čiji iznos
traženih doprinosa iznosi najmanje 200% od dostupnog budžeta ovog poziva za dostavljanje predloga. Iznos
traženog doprinosa svakog koncept dokumenta će se temeljiti na indikativnim finansijskim kovertama za
svaku seriju.
Nakon ocenjivanja koncept dokumenata, Ugovorni Organ će poslati pismo svim podnosiocima predloga
naznačujući da li je njihova prijava podneta pre isteka roka, obaveštavajući ih o broju reference koji im je
dodeljen i da li je ocenjen njihov koncept dokumenat i koji su rezultati ocenjivanja. Podnosioci predloga koji
prođu predizbor će shodno tome biti pozvani da podnesu pune prijave.
(2)
KORAK 2: OCENJIVANJE PUNE PRIJAVE
Prvo će se izvršiti ocenjivanje sledećeg:
•
Da li je ispoštovan rok za podnošenje prijave. Ako rok nije ispoštovan prijava će se automatski
odbaciti.
Page 19 of 29
•
Da li puna prijava zadovoljava sve uslove navedene u tačkama od 1-8 kontrolne liste (odeljak 6 dela
B obrasca za dodeljivanje granta). Ukoliko bilo koja od traženih informacija nedostaje ili je netačna,
prijava može da se odbaci samo po ovom osnovu i neće se dalje ocenjivati.
Kvalitet prijava, uključujući i predloženi budžet, kao i kapacitet podnosioca predloga i njegovih povezanih
entiteta, će biti ocenjivani u skladu sa kriterijumima ocenjivanja datih u tabeli za ocenjivanje u donjem delu
teksta. Postoje dve vrste kriterijuma za ocenjivanje: kriterijumi za selekciju i kriterijumi za dodeljivanje
granta.
Kriterijumi za selekciju imaju za nameru da pomognu u ocenjivanju finansijskih i operativnih kapaciteta
podnosioca predloga kako bi se osiguralo da:
•
Ima stabilne i dovoljne finansijske izvore za održavanje svojih aktivnosti za vreme celog perioda
sprovođenja aktivnosti i, tamo gde je to odgovarajuće, da učestvuje u sopstvenom finansiranju;
•
Ima upravljačke kapacitete, stručne kompetencije i kvalifikacije potrebne za uspešno izvršenje
predložene aktivnosti. Ovo se takođe primenjuje na sve povezane entitete podnosioca predloga.
Kriterijumi za dodeljivanje granta omogućuju ocenjivanje podnetih predloga u pogledu utvrđenih ciljeva i
prioriteta kao i dodeljivanje grantova onim aktivnostima koje maksimalno povećavaju celokupnu efikasnost
poziva za dostavljanje predloga. Oni omogućuju izbor onih podnosioca predloga za koje ugovorni organ
može imati poverenja da će se pridržavati svojih ciljeva i prioriteta. Oni obuhvataju takve aspekte kao što su
relevantnost aktivnosti, njihovu doslednost sa ciljevima poziva za dostavljanje predloga, kvalitet, očekivani
uticaj, održivost i ekonomsku isplativost.
Ocenjivanje:
Kriterijumi ocenjivanja su podeljeni na sekcije i pod-sekcije. Svaka pod-sekcija će biti ocenjena ocenom od
1 do 5 u skladu sa sledećim kriterijumima: 1 = veoma loš; 2 = loš; 3 = odgovarajući; 4 = dobar; 5 = veoma
dobar.
Tabela za ocenjivanje
Sekcija
1. Finansijski i operativni kapacitet
Da/Ne
1.1 Da li podnosilac predloga i, ako postoje, povezani entiteti imaju dovoljno iskustva u
vođenju projekata?
1.2 Da li podnosilac predloga i, ako postoje, povezani entiteti imaju dovoljno tehničke
ekspertize? (izrazito poznavanje date teme.)
1.3 Da li podnosilac predloga i, ako postoje, povezani entiteti imaju dovoljno
rukovodstvenih kapaciteta?
(uključujući osoblje, opremu i mogućnost da upravlja budžetom predviđenim za datu
aktivnost)?
1.4 Da li podnosilac predloga ima stabilne i dovoljne izvore finansiranja?
Maksimaln
e bodove
2. Relevantnost aktivnosti
30
Bodovi preneti iz ocenjivanja rezimea projekta
Page 20 of 29
3. Efikasnost i izvodljivost aktivnosti
20
3.1 Da li su predložene aktivnosti odgovarajuće, praktične i dosledne sa ciljevima i
očekivanim rezultatima?
5
3.2 Da li je akcioni plan jasan i izvodljiv?
5
3.3 Da li predlog sadrži pokazatelje rezultata aktivnosti koji se mogu objektivno
verifikovati? Da li je predviđeno ocenjivanje?
5
3.4 Da li je nivo uključenja podnosioca i povezanog entiteta u aktivnosti na
zadovoljavajućom nivou?
5
4. Održivost aktivnosti
15
4.1 Da li će aktivnosti imati osetan uticaj na ciljne grupe?
5
4.2 Da li će predlog imati višestruke efekte? (Uključujući i prostor za replikaciju i proširenja
rezultata aktivnosti i širenje informacija.)
5
4.3 Da li su očekivani rezultati predložene aktivnosti održivi:
5
- finansijski (kako će se aktivnosti finansirati nakon završetka projekta?)
- institucionalno (da li će se do kraja projekta oformiti strukture koje će omogućiti
nastavak aktivnosti? Da li će postojati lokalno „vlasništvo“ nad rezultatima
aktivnosti?)
- na nivou kreiranja politike (tamo gde je to primenjivo) (Koji će biti strukturni uticaj
aktivnosti – npr. da li će dovesti do poboljšanja zakonodavstva, pravilnika o
ponašanju,
metoda,
itd?)
- u vezi sa životnom sredinom (ukoliko je primenjivo) (da li će aktivnosti imati
negativan/pozitivan uticaj na životnu sredinu?)
5. Budžet i ekonomska isplativost aktivnosti
5.1 Da li su aktivnosti na odgovarajući način prikazane u budžetu?
15
5x2*
5.2 Da li je odnos između procenjenih troškova i očekivanih rezultata na zadovoljavajućom
nivou?
5
Maksimalni ukupan broj bodova
80
*bodovi se množe sa 2 zbog njihove važnosti
Napomena u vezi sa Sekcijom 1. Finansijski i operativni kapaciteti
Ako je odgovor negativan za jednu ili više kriterijume prijava će biti odbijena.
Privremena selekcija
Nakon ocenjivanja utvrdiće se spisak predloga poređanih po rezultatima i unutar dostupnih finansija kao i
rezervni spisak sačinjen na osnovu istih kriterijuma. Pored toga , rezervna lista će biti sastavljena na osnovu
Page 21 of 29
istih kriterijuma koje se koriste ako više sredstava treba da budu dostupne tokom perioda važenja rezervne
liste.
(3)
KORAK 3: VERIFIKACIJA ISPUNJAVANJA USLOVA OD STRANE PODNOSIOCA I
POVEZANIH ENTITETA
Verifikacija ispunjavanja uslova na osnovu prateće dokumentacije koju je zatražio Ugovorni Organ (vidi
odeljak 2,4) će se sprovesti samo za one predloge koju su privremeno odabrani u skladu sa njihovim
rezultatima i u skladu sa dostupnim finansijskim iznosom.
•
Izjava podnosioca predloga (Odeljak 7 dela B obrasca za zahtev za dodeljivanje granta) će se
unakrsno proveriti sa pratećom dokumentacijom koju je dostavio podnosilac predloga. Nedostatak
bilo kojeg pratećeg dokumenta ili bilo kakvo neslaganje između Izjave podnosioca prijave i pratećih
dokumenata može dovesti do odbijanja prijave samo po ovom osnovu.
•
Ispunjavanje uslova od strane podnosioca, povezanog entiteta i aktivnosti će se verifikovati u skladu
sa kriterijumima utvrđenim u odeljcima 2.1.1, 2.1.2 i 2.1.3.
Bilo koja odbijena prijava će se zameniti sledećom najbolje rangiranom prijavom sa rezervnog spiska koja se
uklapa u dostupni iznos finansijskih sredstava.
2.4.
P ODNOŠENJ E PRATEĆE DOKUMENTACIJ E ZA PRIVREMENO IZABRANE PREDLOGE
Podnosioci prijava koji su privremeno izabrani ili stavljeni na rezervni spisak će biti pismeno obavešteni od
strane Ugovornog Organa. Od njih će se zahtevati da dostave sledeću dokumentaciju kako bi omogućili
ugovornom organu da verifikuje da li podnosioci predloga i njihovi povezani entiteti ispunjavaju uslove 6:
Prateća dokumentacija se može/mora dostaviti preko PADOR-a, vidi odeljak 2.2.
7
1. Statut ili osnivački akt organizacije koja podnosi predlog i svih povezanih entiteta. Ukoliko je
Ugovorni Organ već utvrdio da podnosilac predloga ispunjava uslove u nekom ranijem pozivu za
dostavljanje predloga u sklopu iste budžetske linije u prethodne 2 godine od isteka roka za
dostavljanje prijava, onda se dostavlja kopija dokumenta koji dokazuje ispunjavanje uslova u
prethodnom pozivu (npr. kopija posebnih uslova za ugovor o dodeljivanju granta koji je dobijen u
datom periodu), osim ukoliko u međuvremenu nije došlo do promene pravnog statusa 8. Ova obaveza
se ne odnosi na međunarodne organizacije koje su potpisale okvirni sporazum sa Evropskom
Komisijom. Spisak relevantnih okvirnih sporazuma je dostupan na sledečoj adresi:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/international_organisations/other_internation
al_organisations/index_en.htm
2. Izveštaj eksterne revizije napravljen od strane ovlašćenog revizora, koji potvrđuje račune podnosioca
za prošlu finansijsku godinu dostupnu kada je ukupan iznos granta prelazi 750 000 EUR (100 000
EUR za operativni grant.
6 Prateća dokumentacija se neće tražiti za prijave za grant koje ne prelaze 60.000 evra.
7 Kada je podnosilac predloga i/ili (a) partner(i) javno telo uspostavljeno zakonom, mora se dostaviti kopija
datog zakona.
8 Da se dostavi samo ako se uslovi konkursa nisu promenili od jednog do drugog poziva za dostavljanje predloga.
Page 22 of 29
Ova obaveza se ne odnosi na državnim organima i međunarodnim organizacijama, pod uslovom da
međunarodna organizacija u pitanju pruža garancije predviđene u važećoj Finansijskoj Uredbi, kao što
je objašnjeno u Poglavlje 5 Praktičnog vodiča za ugovorne procedure za spoljne aktivnosti EU.
3. Kopiju poslednjeg bilansa podnosioca predloga (bilans uspeha i bilans stanja za prethodnu finansijsku
godinu, za koju računi su zatvoreni) 9.
4. Formular za pravno lice (vidi aneks D ovog uputstva) propisno popunjen i potpisan od strane
podnosioca predloga uz prateće dokumente koji su ovde zahtevani. Ukoliko je podnosilac predloga
već potpisivao ugovor sa Ugovornim Organom, umesto formulara za pravno lice i prateće
dokumentaciju može se dostaviti broj pravnog lica osim ako u međuvremenu nije došlo do promene
pravnog statusa.
5. Formular za finansijsku identifikaciju u skladu sa modelom priloženim u aneksu E ovog uputstva,
overen od strane banke u kojoj će se izvršiti prenos sredstava. Ova banka mora da se nalazi u zemlji u
kojoj je podnosilac predloga registrovan. Ukoliko je podnosilac predloga već potpisivao ugovor sa
Evropskom komisijom ili ako je Evropska komisija bila nadležna za isplate ugovora, kopija
prethodnog formulara za finansijsku identifikaciju se može dostaviti osim ukoliko u međuvremenu
nije došlo do promene bankovnog računa.
6. Pismo podrške od povezanih organizacija koje potvrđuje njihovu spremnost da sarađuju u okviru
projekta.
Kada tražena prateća dokumentacija nije učitana na PADOR onda se ona mora dostaviti u originalu, kao
fotokopija ili skenirana verzija (tj. da se vide pečati, potpisi i datumi) originala. Međutim, formular za pravna
lica i formular za finansijsku identifikaciju moraju uvek da se predaju u originalu.
Kada ovi dokumenti nisu na jednom od zvaničnih jezika Evropske unije ili na albanskom ili srpskom jeziku,
mora se priložiti prevod na engleski jezik relevantnih delova ovih dokumenata koji dokazuju da podnosilac
ispunjava uslove i koji će se koristiti u svrhu analize prijave.
Kada su ovi dokumenti na zvaničnom jeziku Evropske unije a koji nije engleski, snažno se preporučuje, u
cilju olakšavanja ocenjivanja, dostavljanje prevoda na engleski jezik relevantnih delova dokumenata koji
potvrđuju da podnosilac ispunjava uslove.
Ukoliko se gore navedena prateća dokumentacija ne dostavi do isteka roka navedenog u zahtevu za prateću
dokumentaciju koji je ugovorni organ poslao podnosiocu predloga, prijava se može odbaciti.
Na osnovu potvrđivanja prateće dokumentacije Komisija za ocenjivanje će doneti konačnu preporuku
ugovornom organu koji će odlučiti o dodeljivanju granta.
2.5
OBAVEŠTAVANJE O ODLUCI UGOVORNOG ORGANA
Sadržaj odluke
Podnosioci predloga će biti pismeno obavešteni o odluci Ugovornog Organa u vezi sa njihovom prijavom i, u
slučaju odbijanja, o razlozima negativne odluke.
Podnosioci predloga koji veruju da su oštećeni usled greške ili neregluarnosti tokom postupka za
dodeljivanje granta mogu da podnesu žalbu. Za više detalja vidite odeljak 2.4.15 Praktičnog uputstva.
9
Ova obaveza se ne odnosi na fizička lica koja su dobila stipendiju, niti na javna tela i međunarodne organizacije. Ne
odnosi se ni kada su bilansi u praksi isti dokumenti kao i izveštaji spoljašnje revizije koji su već dostavljeni u skladu
sa odeljkom 2.4.2.
Page 23 of 29
Indikativni vremenski raspored
DATUM
VREME*
Mart 2013.
Nije primenjivo
Rok za traženje bilo kakvih razjašnjenja od strane
Ugovornog Organa
25. mart 2013.
-
Zadnji datum za davanje razjašnjenja od strane
ugovornog organa
04. april 2013.
-
Rok za podnošenje koncept dokumenata
15. april 2013.
16.00 časova
maj 2013.*
-
Krajem maja 2013.*
-
juli 2013.*
-
avgust 2013.*
-
septembar 2013.*
-
oktobar 2013.*
-
Informativni sastanak (ukoliko se održava)
Informacija podnosiocima predloga o otvaranju,
administrativnoj proveri i ocenjivanju koncept
dokumenta (korak 1)
Poziv za dostavljanje pune prijave
Rok za podnošenje pune prijave
Informacija podnosiocima predloga o ocenjivanju
10
pune prijave (korak 2)
Obaveštavanje o dodeljivanju granta
provere ispunjenosti uslova) (korak 3)
Potpisivanje ugovora 11
(nakon
Proizvoljni datum. Sva vremena se računaju po vremenskoj zoni u kojoj se nalazi Ugovorni Organ
*
Ugovorni organ može da ažurira ovaj indikativni vremenski raspored tokom postupka. U tom slučaju,
ažurirani
vremenski
raspored
će
se
objaviti
na
Internet
stranici
EuropeAid-a
https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome
10 Uzmite u obzir da u sladu sa finansijskim propisima, obaveštenja podnosiocu prijave o ishodu procene njihovih
prijava moraju se održati u roku od 6 meseci nakon roka za podnošenje pune prijave, osim u izuzetnim slučajevima,
naročito za složene postupke, velikog broja predloga ili gde je došlo do kašnjenja pripisana podnosiocima gde se
ovaj limit može biti premašen. Više korisnički pozivi mogu se smatrati složenim akcijama poziva i stoga mogu imati
koristi od oslobađanja pravila 6 meseci. Pravilo 6 meseci važi samo u slučaju direktnog centralizovanog upravljanja.
11 Uzmite u obzir da u sladu sa finansijskim propisima, potpisivanje ugovora sa podnosiocem granta mora da se obavlja
u roku od 3 meseca od dana kada je obavešten o odluku za dodelu ugovora. Međutim, u izuzetnim okolnostima,
naročito za složene postupke, velikog broja predloga ili gde je došlo do kašnjenja pripisana podnosiocima (ili
njihovi zahtevi) ovaj rok može biti prekoračen. Pravilo 3 meseca važi samo u slučaju direktnog centralizovanog
upravljanja.
Page 24 of 29
2.6
USLOVI KOJ I SE PRIMENJ UJ U ZA SPROVOĐENJ E AKTIVNOSTI NAKON ODLUKE UGOVORNOG ORGANA O
DODELJ IVANJ U GRANTA
Nakon odluke o dodeljivanju granta, korisniku će se ponuditi ugovor zasnovan na standardnom ugovoru
Ugovornog Organa za dodeljivanje granta (vidi aneks G ovog Uputstva). Potpisivanjem aplikacionog
obrasca (aneks A ovog Uputstva) podnosilac predloga se izjašnjava da prihvata, u slučaju dodeljivanja
granta, ugovorne obaveze navedene u standardnom ugovoru za dodeljivanje granta.
Implementacioni ugovori
Kada sprovođenje aktivnosti zahteva da korisnik dodeli ugovore za nabavku, on mora da dodeli ugovor na
tenderu onoj ponudi koja nudi najbolju vrednost za dati novac, tj. najbolji odnos između kvaliteta i cene, u
saglasnosti sa načelima transparentnosti i jednakog tretmana ponuđača, uz posebnu pažnju radi izbegavanja
bilo kakvog sukoba interesa. Na kraju, korisnik mora da prati procedure date u aneksu IV standardnog
ugovora za dodeljivanje granta.
2.7
SISTEM RANOG UPOZORAVANJ A I CENTRALNA BAZA PODATAKA ZA ISKLJ UČENJ E
Podnosioci predloga i, ako su to pravna lica, osobe koje imaju ovlašćenja da predstavljaju, donose odluke ili
kontrolišu ta pravna lica, se obaveštavaju da ukoliko se nađu u jednoj od situacija navedenih u:
- Odluci Komisije od 16.12.2008. o Sistemu Ranog Upozoravanja (SRU) za korišćenje ovlašćenih
službenika Komisije i izvršnih agencija (OJ, L 344, 20.12.2008, str. 125) ili
-Uredbi Komisije od 17.12.2008. o centralnoj bazi podataka za isključenje (CBPI) (OJ L344, 20.12.2008, str.
12),
njihovi lični detalji (ime, lično ime ukoliko se radi o fizičkom licu, adresa, pravni oblik i ime kao i lično ime
osobe sa ovlašćenjem da predstavlja, donosi odluke ili kontroliše pravno lice) moraju registrovati samo u
SRU ili u oba, SRU i CBPI, i proslediti osobama i entitetima navedenim u gore navedenoj Odluci i Uredbi u
vezi sa dodeljivanjem ili izvršenjem sporazuma ili odluke o dodeljivanju granta.
3.
SPISAK ANEKSA
DOKUMENTA KOJA TREBA DA SE POPUNE
Aneks A:
Obrazac Aplikacije za Grant (u Word formatu)
Aneks B:
Budžet (u Excel formatu)
Aneks C:
Logički Okvir (u Excel formatu) 12
Aneks D:
Strana za Pravni Subjekat 13
Aneks x E: Obrazac Finansijske Identifikacije
Aneks x F: Oflajn PADOR Obrazac
14
12 Opciono kada je ukupan iznos grantova dodeljenih prema Pozivu za podnošenje predloga 100.000 EUR ili manji.
13 Važi samo onda kada je Evropska komisija ugovorni organ ili kada će izvršiti isplatu za ugovor koji će biti potpisan.
14 http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/dispensation_en.htm. Važi samo u centralizovanim
pozivima kada PADOR može da se iskoristi.
Page 25 of 29
DOKUMENTI ZA INFORMACIJ E
Aneks G:
Standardni Ugovor o Donaciju
- Aneks II:
Opšti uslovi koji se odnose na ugovore o donacije za spoljašnje projekte finansiranih od
strane Evropske Unije
- Aneks IV:
procedure dodele ugovora
- Aneks V:
standardni zahtevi za plaćanje
- Aneks VI:
model narativnog i finansijskog izveštaja
-Aneks VII:
model izveštaja stvarnog stanja i opisa posla za verifikaciju troškova finansiranih
ugovorom o donaciju za spoljašnje projekte EU-a
-Aneks VIII: model finansijske garancije
-Aneks IX:
standardni obrazac za prenos vlasništva imovine
Aneks H:
dozvoljeni iznos dnevnice (Per diem), dostupan na adresi:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_en.htm
Aneks K:
Smernice i Podsetnik za procenu budžeta i pojednostavljenu opciju troškova.
Aneks J:
Informacije o poreskom režimu primenjivom za grant ugovore potpisanim pod ovim pozivom.
Smernice za Upravljanje Ciklusa Projekta
http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_en.htm
Page 26 of 29
Download

Ugovorni organ: Kancelarija Evropske Unije na Kosovu