2015-2016 AKADEMİK YILI
ERASMUS+ ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİ
BİLGİLENDİRME TOPLANTISI
ULUSLARARASI ÖĞRENCİLER ve DEĞİŞİM
PROGRAMLARI OFİSİ
Nisan, 2015
ERASMUS+ PROGRAMI
Erasmus+ Programı nedir?
Erasmus+ programı, Avrupalı yüksek öğretim kurumlarının birbirleri ile
işbirliği yapmalarını teşvik etmeye yönelik bir Avrupa Birliği
programıdır.
Erasmus+ Öğrenci Hareketliliği nedir?
1 akademik yıl içinde 1 veya 2 yarıyıl için başka bir Avrupa ülkesi
Erasmus+ Üniversite Beyannamesi sahibi yüksek öğretim kurumunda,
eğitim ücreti ödemeden, öğrenci olmak üzere yurt dışına
gidebilmektedirler.
Avrupa Komisyonu değişimden faydalanan bireylere katkı sağlamak
amacıyla öğrencilere hibe vererek değişime mali olarak da destek
vermektedir.
Ulusal Ajans kimdir?
Avrupa Komisyonu’nun Türkiye’deki EÜB sahibi üniversiteler
ile iletişimini T.C. Abrupa Birliği Bakanlığı, Avrupa Birliği
Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Ulusal
Ajans) sağlar.
İletişim Bilgileri:
www.ua.gov.tr
Mevlana Bulvarı No:18
Balgat-Ankara
Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi
(UDO)
Tüm değişim programlarını koordine eder.
Üniversitemize gelen ve giden değişim öğrencileri
için oryantasyon programları düzenler ve kaldıkları
sürede karşılaştıkları, idari olarak çözülebilecek sorunları
çözmeleri için yardımcı olur.
Üniversitenin Ulusal Ajans ve diğer partner üniversiteler
ile olan ilişkilerini yürütür karşı olan sorumluluğunu
yerine getirir.
Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi
(UDO) kimdir?
Ayşegül BAŞOL – UDO Müdürü
[email protected]
Tel: +90 312 290 2435
B.Yasemin Başar – Öğrenci Danışmanı
[email protected]
Tel: +90 312 290 3073
Erkin TARHAN – Öğrenci Danışmanı
[email protected]
Tel: +90 312 290 1065
Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi
nerededir?
Öğrenci İşleri Müdürlüğü Binası içinde
Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi
(Yurtlar Spor Salonu Arkası, İdari Birimlerin bulunduğu bina)
http://www.bilkent.edu.tr/bilkent/admission/
outgoing_exchange/
Ofis Saatlerimiz:
Salı
: 09.30-12.00, 13.30-17.00
Çarşamba : 09.30-12.00, 13.30-17.00
Perşembe : 13.30-17.00
Cuma
: 13.30-17.00
HİBELER
Bilkent Üniversitesi Uluslararası Öğrenciler ve Değişim
Programları Ofisi, bölümlerden gelen isimleri ve toplam ay
sayılarını Ulusal Ajans’a bildirir.
Ulusal Ajans, bütün üniversitelerden gelen talepleri toplar
ve AB Komisyonu’na bildirir.
AB Komisyonu, ülkelerin talepleri doğrultusunda
belirlediği hibe miktarlarını açıklar.
Ulusal Ajans, Üniversitelere verilecek hibe miktarını üniversitelerin geçmiş
performansları ve o seneki talepleri doğrultusunda belirler ve üniversitelere
bildirir.
Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi, Bilkent için ayrılan toplam
hibe miktarına göre gidecek öğrenci sayısını belirler. Gerektiğinde her bölümden
aynı oranda olmak üzere, kesinti yapılabilir. Hibe verilecek öğrenciler, seçim
kriterleri baz alınarak yapılan sıralamaya göre belirlenir.
Erasmus Hibeleri DESTEK niteliğindedir. Yurtdışındaki aylık ihtiyaçlarınızın
yaklaşık yarısını karşılayabilir.
Seçilen tüm seçilen öğrencilerimiz, gidecekleri ülkedeki yaşam masraflarının ne
kadar olacağını araştırmalı ve aileleri ile paylaşmalıdırlar.
ERASMUS SÜRECİ
Uluslararası Değişim Programları Uygulama Esasları
http://www.bilkent.edu.tr/bilkent-tr/admission/degisim_prog_uygulama.html
Lütfen detaylıca inceleyiniz.
ERASMUS SÜRECİ
Gitmeden önce
Oradayken
Döndükten sonra
Gitmeden önce...
Aday Gösterme
Gideceğiniz okul belirlendikten sonra Bölüm Değişim Koordinatörünüz
tarafından karşı üniversiteye aday gösterilirsiniz.
1.
2. Başvuru:
Gideceğiniz üniversite’ye, başvurunuzu -son başvuru tarihinden
önce- gerekli dokümanları da ekleyerek gönderin. Yurt başvurusu
dahil, gerekli bilgileri karşı okulun web sayfasında bulabilirsiniz
Tahmini Başvuru Tarihleri:
Güz Dönemi için Nisan’da başlar
Bahar Dönemi için Eylül’de başlar
Karşı üniversitenin web sayfasını aralıklarla kontrol ederek en
güncel bilgilere ulaşabilirsiniz.
Gitmekten vazgeçerseniz
Değişime gideceği bildirilenler “Değişim Öğrencisi” statüsüne alınırlar. Ders
kayıdı yapamazlar.
Vazgeçmek için geçerli sebebi olan öğrenciler ise en geç;
Güz Dönemi için - 1 Mayıs
Bahar Dönemi için - 1 Eylül
tarihlerine kadar bölüm değişim koordinatöleri ve UDO’ya bilgi
vermelidirler.
Son tarihe kadar vazgeçtiğini bildirmeyenler ders önkayıdı ve kayıdı
yapamazlar.
3.
Learning Agreement
Başvurunuzu yaparken Web sayfamızda bulunan Learning Agreement
Formu’nu basarak, değişim koordinatörünüz yardımıyla 3 kopya hazırlayın,
toplam kredi dahil tüm boşlukları eksiksiz doldurun ve bölüm
koordinatörünüze imzalatarak kurum koord. imzası için ofisimize getirin.
Birinci LA’yı başvuru evraklarıyla birlikte karşı üniversiteye gönderirken,
diğerini ofisimize teslim edin.
Daha önce alıp kaldığınız bir dersi değişimde geçerseniz o dersten muaf
sayılırsınız ancak “F” notunuzun CGPA’inizdeki ağırlığı değişmez. Bu
nedenle biz tavsiye etmiyoruz!
Yandal yapan öğrencilerimiz,saydırmayı planladıklar ders için, yandal’ın
yapıldığı bölümün değişim koordinatörüyle birlikte karar vermeli ve dersi
LA’larında belirtmelidirler. En fazla 1 dersi yandal müfredatınıza
saydırabilirsiniz.
4.
Ön Onay Formu
Web sayfamızda bulunan Ön Onay formunu bölüm koordinatörünüz ile beraber
doldurup, imzalı 3 kopya alın. Bir tanesi koordinatörünüzde, diğeri UDO’da,
sonuncusu ise sizde kalacaktır.
Learning Agreement’da değişiklik yapıldığında, bu değişikliğe göre yenilenen bir Ön
Onay formu hazırlayarak imzası için bölümünüzün değişim koordinatörüne
gönderiniz.
DİKKAT: Bir Erasmus Değişim Öğrencisi’nin 1 dönem için alması ve
LA’da belirtilmesi gereken minimum ders yükü 30 ECTS’dir. Hibe
alabilmeniz için bu şartı yerine getirmeniz gerekir.
5.
Kabul Mektubu
Başvurunuzda belirttiğiniz e-mail ve posta adresini sık sık kontrol edin. Kabul
Mektubu ve programla ilgili tüm bilgiler, sizin adresinize e-mail ya da posta yoluyla
gönderilecektir.
Kabul Mektubunuz size ulaşır ulaşmaz bir kopyasini UDO’ya teslim ediniz ya da email
ile [email protected] ’ye gönderiniz. Kabul mektubu olmayan öğrencilerin
hibeleri hesaplanamaz.
Pasaport almak için
Gideceğiniz Üniversiteden kabul mektubunuzun gelmesini
bekleyin.
Değişim Öğrencileri 1 Yıllık Harçsız pasaport alabilirler. Ancak
defter ücretini kendilerinin ödemesi gerekir.
Harçsız pasaport yazısı almak için ÖİM’e başvurun. Yazınızı
başvuru yaptıktan 3 gün sonra alabilirsiniz.
Harçsız Pasaport yazısını alınca, önce Ulustaki Ankara Vergi
Dairesi Başkanlığı’na giderek onaylatın.
Gerekli diğer evraklar ile birlikte Ankara Emniyet Müdürlüğü’ne
pasaport almak için başvurun.
Bilkent’den alınan Harçsız Pasaport Yazıları, sadece Ankara
Emniyet Müdürlüğü’nde geçerlidir!
Pasaportunuz varsa, geçerlilik süresi üzerine 1 yıl daha
uzatabilirsiniz.
Yeşil pasaport’u olan öğrencilerin, harçsız pasaport yazısı
almalarına gerek yoktur! Pasaportlarını yeşil pasaporta hak
kazandıkları kanaldan uzatabilirler.
6. Kapsamlı Seyahat ve Sağlık Sigortası
Tüm öğrenciler gitmeden önce kalacakları süreyi kapsayan bir
Kapsamlı Seyahat ve Sağlık Sigortası yaptırmak ve bir
fotokopisini ofisimize teslim edin.
Gittikleri ülkede ayrıca sigorta yaptıracak olsalar bile Türkiye’den
çıkmadan önce bir Kapsamlı Seyahat ve Sağlık sigortası
yaptırmaları gerekmektedir.
7.
Hibe için Hazırlık
Gitmeden en az 2 ay önce Kabul Mektubunuzu UDO’ya teslim edin
ve Yapı Kredi Bankası’nın herhangi bir şubesinde kendi adınıza ya da
aileniz ile ortak açtırdığınız EURO hesabının IBAN numarasını,
[email protected]
adresine bildirin.
DİKKAT: Hesabınızın IBAN kodunu e-mail ile
“TR600006701000000089322923”
‘ ....... Şubesi’ şeklinde gönderiniz. Hibeli, hibesiz tüm öğrenciler
EURO Hesabı
açtırarak göndermeleri gerekmektedir.
DİKKAT: Güz Döneminde giden öğrencilerimizin aileleri ile ortak
hesap açtırmaları tavsiye olunur zira hibeniz siz yurtdışındayken
yatırılır ise hibenizi aileniz sizin adınıza alabilir.
8. Öğrenci Vizesi
Kabul Mektubunu teslim eden öğrenciler vize başvurusu için
Erasmus Öğrencisi olduklarına ve eğer alıyorlarsa, aylık Erasmus Hibesi
aldıklarına dair bir yazıyı UDO’dan alabilirler.
DİKKAT:
-Vize için istenen belgelerin güncel listesini gideceğiniz ülkenin
Türkiye’deki büyükelçiliklerinin web sitelerinden öğrenebilirsiniz.
- Seçilen tüm öğrencilerimiz, gidilecek ülkenin vize prosedürlerini
öğrenerek, işlemlerini zamanında tamamlamakla sorumludurlar zira
Hollanda’nın MVV vizesinin 300€ olması gibi ülkeye özel koşullar
olabilmektedir.
-Vize işlemleri özellikle Danimarka, Hollanda, Slovenya ve Çek Cumhuriyeti
gibi ülkelerde daha uzun sürdügünden vize şartları iyi öğrenilmeli ve
mümkün olduğunca erken vize başvurusu yapılmalıdır.
9. OLS (Online Linguistic Support)
Avrupa Komisyonu Erasmus+ Programına katılmakta olan tüm
öğrencilerimize online dil desteği sağlamaktadır. Erasmus + programınıza
başlamadan önce her bir öğrenci gideceği okulun eğitim dilinde online
bir sınav alacaktır. Bu sınav sonucunda dil seviyesi beklenenin altında
kalan öğrenciler yine online uygulanacak olan bir dil kursuna
katılacaklardır. Erasmus dönemleri sona erdiğinde ise tekrar bir sınava
gireceklerdir. Bu sınavlara katılmak ve gerekirse programı takip etmek
Erasmus+ Programına katılmak için zorunludur.
sınav her öğrencinin Bilkent email adresine gönderilecektir.
10. THY KAMPANYASI
Ulusal Ajans Türk Hava Yolları ile bir işbirliği anlaşmasına imza atmıştır.
Bu anlaşmaya göre Türkiye Ulusal Ajansı’ndan aldığı hibe kapsamında
seyahatini gerçekleştirecek olan katılımcılarımıza %20 indirim hakkı
ve 10 kg ek bagaj hakkı sağlanmaktadır.
-
Kampanya, 26/11/2016 tarihine kadar geçerli olup Türkiye çıkışlı
uçuşun 26 Kasım 2016 (dahil) tarihine kadar yapılmış olması
gerekmektedir.
-
Biletler THY satış ofislerinden bizzat, kampanya kodu ve
Miles&Smiles üyelik numarası verilerek, resmi kimlik belgesi ile
alınmalıdır. Kampanya, acentalar veya internet üzerinden alınan
biletlerde geçerli değildir.
Kampanya, Türkiye çıkışlı tek yön veya Türkiye çıkışlı gidiş-dönüş biletleri
için geçerlidir.
Türk Hava Yolları ve Türkiye Ulusal Ajansı kampanya koşullarını değiştirme
hakkını saklı tutar.
Bu kampanyadan Türkiye Ulusal Ajansı yararlanıcıları dışında 3. şahıslar
faydalanamaz. Türkiye Ulusal Ajansı, bu kuralın ihlalinin tespiti durumunda
ilgililer hakkında hukuki haklarını saklı tutar.
-
Katılım için öğrencilerimizin kendi adlarına bir miles and smiles
numarası alıp
Hareketlilik Başlangıç ve Bitiş tarihlerini (yol hariç)
Email adreslerini
Doğum yıllarını
TC Kimlik Numaralarını
TK.......... Kodlu miles and smiles numaralarını ofisimize bildirmeleri
gerekmektedir.
Not: Ofisimiz tarafından Ulusal Ajans sistemine giriş yapılacağından ve
ancak sistem girişi yapıldıktan 2 gün sonra kampanya katılımlnlz
onaylanacağından öğrencilerimizin en geç bilet almadan 2 gün
öncesine bilgilerini [email protected] adresine göndermeleri
gerekmektedir.
HİBELER
HİBELER
Ödeme zamanı ve şekli

Bir öğrenciye ödenecek toplam hibe, gideceği ülke için
belirlenen aylık hibe ve kabul mektubunda belirtilen
kalacağı süre temel alınarak hesaplanır.

İki seferde ödenir;
-%80’i gitmeden önce,
-%20’si ise döndükten sonra, getireceğiniz resmi tarihler
formu ve pasaport fotokopiniz’e göre hesaplanarak
ödenir.
...Ödeme zamanı ve şekli

Ödemeleri yapan MİDB’nin ödeme günü sadece Cuma günü’dür.



Hibeler Euro(€) olarak yatar.
Hibe hesabi, kabul mektubunuzdaki tarihler esas alınarak orada
geçireceğiniz akademik dönem hesaplanır;
%80’e kadarki bölümü gitmeden önce, kalan %20’si ise kabul
mektubunda belirtilen sure ya da daha uzun kalınarak Erasmus
döneminin tamamlanması ve tüm evrakların UDO’ya teslimi
sonrası ödenir.
HİBELER
hangi durumda geri alınır ya da ödenmez?

Mazeretsiz olarak misafir üniversitede 3 aydan az
kalırsanız, hibenizin tamamını iade etmeniz gerekir ve
Erasmus öğrencisi sayılmazsınız.

Devamsızlık yüzünden ya da “0” ECTS alarak dönerseniz
%20’lik kalan hibe ödenmez.

Ayrıca hibenin %20’sinin ödenebilmesi için bir
dönemde, almış olduğunuz 30 ECTS’in en az 2/3’ü
kadar krediden geçmeniz beklenmektedir!
...Oradayken
1.
GİDİŞ
Gittiğiniz okula, kabul mektubunda belirtilen başlangıç tarihinde gidin.
Oryantasyonu kaçırmayın. Dönem bitmeden dönmeyin.
2.
LEARNING AGREEMENT
Learning Agreement’ınızda değişiklik varsa During Mobility sayfasını da
doldurtarak imzalatın, tüm boşlukları ve imzaları tamamlayarak karşı
üniversitenin uluslararası ofisinden scan ederek ya da +90 312 266 47 87
numaralı fax’a göndererek bize ulaştırın.
Bu değişiklikleri içeren yeni bir Ön Onay Formu yaparak koordinatörünüze
e-mail ile gönderin.
DİKKAT: Dönüşte orjinal LA’nızı yanınızda getirmeyi
unutmayın.
...Oradayken
Gittiğiniz üniversiteden ayrılmadan önce, gidiş ve ayrılış tarihlerinizi
belirten ‘Resmi Tarihler Formu’nu web sayfamızdan indirin ve
üniversitenin Uluslararası Ofisi’ne, pasapotunuzdaki gidilen ülkeye
giriş-çıkış tarihleri ile uyumlu olucak şekilde imzalatın.
DİKKAT: Bu evrak sizin gerçekten belirtilen süre boyunca orada
kaldığınızın kanıtı olacaktır ve Erasmus Hibeleriniz bu çerçevede
hesaplanacaktır.
3.
TRANSKRIPT
Dönem sonunda, mümkünse transkriptinizi kapalı zarfta alarak
dönmeye çalışın ve bu şekilde UDO’ya teslim edin. Bu mümkün
değilse UDO’ya posta yolu ile gönderilmesi için gerekli kişilerle
görüşün.
Posta Adresi: Bilkent Üniversitesi, Merkez Kampüs Uluslararası
Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi 06800 Bilkent Ankara
Türkiye
Döndükten sonra
UDO’ya teslim edilecek belgeler, sırasıyla;
1.
Learning Agreement:
Orjinali - tüm boşluklar ve imzalar tamamlanmış olarak,
2.
Resmi Tarihler Formu:
Karşı okuldan onaylı olarak,
3.
Pasaport:,
Kimlik ve gittiğiniz ülkeye giriş-çıkış kaşelerinin olduğu sayfaların
fotokopileri,
4.
Nihai Rapor Formu,
Yukarıda belirtilen evrakınızı tamamladıktan sonra Avrupa Komisyonunun
kullandığı «Mobility Tool» üzerinden size bir anket gönderilecektir. Bu
anketi doldurup submit etmeniz gerekmektedir.
5.
Transkript:
Partner üniversitedeki Transkriptinizin size gönderilmesi durumunda
orjinalini, zarfı açmadan UDO’ya teslim edin. Transkriptiniz direk UDO
adresine de gönderilebilir.
…Döndükten sonra
Transcript’in teslimi
Dönüşünüzde Partner üniversiteden alacağınız Transkriptinizi
açmadan kapalı zarf içinde UDO’ya teslim ediniz.
Transkriptiniz direk UDO adresine de gönderilebilir.
E-mail ile karşı okuldan size ya da ofisimize gönderilecek
transkriptler, belgenin aslı elimize ulaşana kadar
fakültenizce değerlendirmeye alınmaz bu sebeple
asıllarının belirtilen şekilde ofisimize ulaşması ya da
teslimi gerekmektedir.
Değişim Sürecinde Dikkat Edilmesi
Gereken Noktalar
o
Yandal:
- Değişim Öğrencileri aldıkları derslerden sadece 1 tanesini
Yandalları’na saydırabilirler.
- Değişimde alarak yandallarına saydırmayı planladıkları dersler için
ise, yandal’ın yapıldığı bölümün değişim koordinatörünün onayı almalı
ve ders Learning Agreementta da belirtilmelidir.
o
Yurtlar:
Yurtlarda kalan kapsamlı burslu öğrenciler, degisimdeyken aylık yurt
ödemesi alabilmek için gitmeden önce Yurtlar Müdürlüğünün
belirlediği kural ve son tarihlere uymalıdırlar.
Değişim Sürecinde Dikkat Edilmesi
Gereken Noktalar
o
Kapsamlı Burslu Öğrencilerimiz
Kapsamlı burslu öğrencilerimiz, burslarının devamı için
gerekli kriterleri yerine getirmek ile yükümlüdürler.
Değişim Sürecinde Dikkat Edilmesi
Gereken Noktalar
o
Üstün Başarı Bursu
Üstün başarı bursu için aday olan öğrencilerden son iki
yarıyıldan herhangi birisini değişim programı kapsamında
yurtdışında geçirmiş öğrencilerin tek dönemlik not
ortalamaları esas alınır. Bu öğrencilerden genel not
ortalamaları (CGPA) 3.00'den düşük olanlar Üstün Başarı
Bursu'ndan yararlanamazlar. Değişim öğrencilerinin,
değişim döneminde, kendi bölümlerinin normal ders
yükü aralığının alt sınırı kadar dersten geçer not almış
olmaları gereklidir. Bir akademik yıl değişim programı
kapsamında yurt dışında geçirmiş öğrenciler üstün başarı
bursuna aday olamaz.
Değişim Sürecinde Dikkat Edilmesi
Gereken Noktalar
o
Ders Notları:
A- Partner Üniversitede alacağınız her ders, notu ne olursa olsun
Bilkent transkriptinizde görünecektir.
B- Değişim Programı’nda not yükseltilemez. Bilkent’de “C” ya da daha
düşük not alınan dersler, partner üniversitede alınarak daha yüksek
not alınsa bile, Bilkent’de alınan not’u değiştirmez.
C- Üniversitemizde C’nin altında alınan derslerin takip eden 2 yarıyıl
içinde not yükseltmek amacıyla tekrar alınması sürecine Değişim süreci
de dahil edilir ve devam eden bu 2 dönemde o ders alınmadıysa,
yeniden alınamaz.
D- Öğrencinin Bilkent müfredatında yer alan bir zorunlu dersten muaf
tutulabilmesi için, değişimde aldığı dersin konu, kapsam, düzey ve süre
olarak müfredatındaki derse yakın olması aranır. Müfredatta yer alan
bir seçmeli yükümlülüğünden muaf tutulabilmek için, değişimde alınan
dersin konu, düzey ve süre olarak müfredattaki ilgili seçmeli ders
kümesinde yer alan derslerle benzeşmesi gereklidir. Değişimde alınan
derslerin kapsam, düzey ve süresine göre, bir ders birden fazla ders için
muafiyet sağlayabilir veya birden fazla ders tek bir ders için muafiyet
sağlayabilir. Muafiyet için kredi değerlerine bakılmaksızın iki taraftaki
derslerin içerikleri ve düzeyleri karşılaştırılır.
UDO’dan ÖNERİLER
o
Ofisimizin iletişim adres ve bilgilerini kaydedin.
o
Web sayfamızdaki Kontrol Listemizi basarak işlemleriniz
sırasında mutlaka yanınızda taşıyın.
o
E-posta adreslerinizi sık sık kontrol edin.
o
Karşı üniversitedeki Koordinatörünüzü öğrenin.
o
Sorumlu olduğunuz belgeleri eksiksiz ve doğru olarak teslim
edin.
o
Hiçbir Belge teslimini ve özellikle vize başvurunuzu
kesinlikle SON TARİH’e bırakmayın!
... UDO’dan ÖNERİLER
o
Gittiğiniz ülkenin tarihini okuyun.
o
Türkiye hakkında size gelebilecek sorular için hazırlıklı olun. Bir
tartışmaya girerken konuyu bildiğinizden emin olduktan sonra,
konuyu kişiselleştirmeden tartışmaya dikkat edin.
o
Gittiğiniz ülkede yazılı kurallara mutlaka uyun.
o
Resmi evraklar; pasaport, oturma izni vs. bir fotokopisini yanınızda
taşıyın.
o
Bu sunumu ve gerekli diğer bilgi ve formlarımızı aşağıda belirtilen
web sayfamızda bulabilirsiniz;
http://www.bilkent.edu.tr/bilkent/admission/outgoing_exchange/
index.html
Güzel bir değişim süreci
geçirmeniz dileğiyle....
Download

Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları