Örgütsel Tasarım
ÖRGÜTSEL YAPILANMANIN TEMELLERI
Örgütsel Yapı
Örgütsel yapı tanımı içinde üç temel unsurun varlığından söz edilebilir :
o Örgütsel yapı, formal raporlama ilişkilerini belirler. Hiyerarşi içindeki
basamak sayısı ve yöneticilerin denetim alanı bu ilişkiler içindedir.
o Örgütsel yapı, bireylerin departmanları, departmanların örgütü
oluşturacak şekilde gruplaşmasını belirler.
o Örgütsel yapı, etkili iletişim, koordinasyon ve bölümler arası
bütünleşmeyi sağlayacak sistemlerin tasarımını esas alır.
Örgüt Şeması
ÖRGÜT ŞEMASI NEYİ
GÖSTERİR?
CEO
Başkan
Yardımcısı
Başkan
Yardımcısı
FİNANS
ÜRETİM
Muhasebe
Şefi
Bütçe
Analisti
Fabrika
Amiri
Bakım/Onarım
Şefi
Başkan
Yardımcısı
İNSAN
KAYNAKLARI
Eğitim
Uzmanı
Tahakkuk
Şefi
Örgütsel Yapı
Genel olarak örgüt yapısının temel unsurlarını
detaylandırırsak;
İşbölümü ve uzmanlaşma
Yetki yapısı ve merkezileşme derecesi
Karmaşıklık derecesi
Denetim alanı genişliği
Formalleşme derecesi
Bölümlere ayırma
Örgütsel Yapıda Bilgi İşleme
Perspektifi
Örgütsel amaçlara ulaşabilmenin temel koşullarından biri
de, örgüt içerisinde hem YATAY hem de DİKEY bilgi akışının
olmasıdır.
BİLGİ AKIŞI GEREĞİNDEN AZ YA DA FAZLA OLURSA,
BUNUN SONUÇLARI NASIL OLUR ?
Söz konusu mekanizmalardan, dikey bağlantılar, ağırlıklı olarak
denetim amaçlı oluşturulmuş iken, yatay bağlantılar,
koordinasyon ve işbirliği amaçlı oluşturulmuştur.
Örgütsel Yapıda Bilgi İşleme
Perspektifi
Dikey Yapı (Etkinlik)
Yatay Yapı (Öğrenme)
Yatay yapı baskın ise :
•Paylaşılan görevler ve güçlendirme
•Düşük hiyerarşi, kural sayısı az
•Yatay ve yüz yüze iletişim
•Çok sayıda ekip ve iş grubu
•Merkezleşmemiş karar alma
Baskın
Yapısal
Yaklaşım
Dikey yapı baskın ise :
•Yüksek uzmanlaşma
•Katı hiyerarşi, çok sayıda kural
•Dikey iletişim ve raporlama
•Az sayıda ekip ve iş grubu
•Merkezi karar alma
Örgütsel Yapıda Bilgi İşleme
Perspektifi
Bu durumda örgüt geleneksel ya da modern yapılardan hangisine
yöneleceğine karar verebilir.
Örgütler hangi ölçüde merkezleşip, hangi ölçüde
merkezleşmeyeceklerini belirlemek üzere ihtiyaçlarını göz önünde
bulundurarak, koşullarını değerlendirmeleri gerekir.
Dikey Bilgi Bağlantıları
Dikey bilgi bağlantıları, örgütün üst ve alt kademeleri arasındaki
faaliyetlerin koordine edilmesi amacıyla kurulurlar. Temel amaç, örgütün
denetimidir. Bu yaklaşımdaki işletmeler genellikle üç tip yapısal araçtan
faydalanırlar.
•Hiyerarşi - Dikey bilgi bağlantılarının kurulmasına yönelik ilk araç
hiyerarşi yani komuta zinciridir. Örgüt şeması üzerindeki bağlantı
çizgileri, iletişim kanallarını da ifade eder.
•Kurallar ve Planlar - Problemler ve kararlar tekrar ettiğinde, bunlara
dayalı kurallar oluşturulur. Böylece çalışanlar bu kurallar etrafında
çalışırlar. Kurallar standart bilgi kaynaklarıdır. En çok kullanılan
planlardan biri bütçelerdir.
•Dikey Bilgi Sistemleri - Dönemsel raporlar, yazılı bilgiler, bilgisayar
destekli iletişim bu sistemler arasında sayılabilir.
Yetki yapısı ve merkezileşme
Yetki, örgütün çeşitli kademelerinde belirlenen amaçların
gerçekleşmesi için belirli görevleri yaptırma, denetleme,
düzene koyma ve karar verme hakkıdır.
Yetki kavramının özellikleri:
 Bir haktır ve kişiye örgüt tarafından verilmektedir.
 Yetkinin kullanılması karar verme ve görevlerin
başarılmasını içermektedir.
 Yetki, örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için
kullanılmaktadır.
Yetki yapısı ve merkezileşme
SORUMLULUK NEDİR?
Örgütün üst kademelerinden alt kademelerine inildikçe
yetki ve sorumluluğun değiştiği varsayılır.
Başlıca yetki türleri:
 Emir-komuta
 Kurmay
 Fonksiyonel
Yetki yapısı ve merkezileşme
Yetkinin bir kısmını devretmek ondan vazgeçmek anlamına
gelir mi?
Yetki devri, yöneticinin sahip olduğu karar verme hakkını
kendine bağlı olan astlara vermesidir.
Yetki devredilirken ve örgütsel kademeler oluşturulurken
karşımıza çıkan bir diğer sorun, devredilecek yetkinin ve
sorumluluğun miktarıdır.
Merkezden ve yerinden yönetim ne olabilir?
Yetki yapısı ve merkezileşme
Bazı örgütlerde üst yöneticilerin kararları aldıkları ve alt
kademe yöneticilerin üst yönetimin talimatlarını yerine
getirdikleri görülür. Bu örgütler merkezcil bir yapıya sahiptir.
Bazı örgütlerde karar alma yetkisinin faaliyetlere yakın olan
yöneticilere bırakıldığı görülmektedir. Bu örgütlerin
merkezkaç (yerinden) yönetim uyguladığını söylemek
mümkündür.
Yetki yapısı ve merkezileşme
Merkezi bir örgüt yapısından merkezi olmayan bir örgüt
yapısına ne ölçüde geçilmesinin uygun olacağı ile ilgili
etkenler:
İşletmenin büyüklüğü
Örgütsel yapının özellikleri
Çalışma alanı
Yerleşim yeri
Üretim türü
Yöneticilerin yetenekleri, anlayış ve tutumları
Yönetim felsefesi, politika ve stratejileri
Çevre şartları vb.
Yetki yapısı ve merkezileşme
Merkezi ve yerinden yönetim ilkelerinin karşılaştırılması:
Yerinden yönetim, geniş bir denetim alanını, az kademeli bir
örgüt yapısını ve daha kısa bir haberleşme kanalı ile az
sayıda yöneticiyi öngörmektedir. Yönetsel kararların da alt
kademelerde alınmasına imkân verildiği için yönetici
geliştirmeye fırsat tanınmış olur.
Merkezi yönetim, dar bir denetim alanını, çok kademeli
örgüt yapısını, uzun bir iletişim kanalı ile çok sayıda
yöneticiyi öngörmektedir. Sıkı bir denetime, üstlerle astlar
arasında yakın iş ilişkisine ağırlık veren örgüt yapısını
benimser.
Formalleşme derecesi
Formalleşme, çalışanları yönlendirme ve kontrol etmek
amacıyla kullanılan yazılı bir dokümantasyonu ifade eder.
Yazılı dokümantasyon sistemi, kurallar, politikalar,
prosedürler, iş tanımları ve yönetmeliklerden oluşmaktadır.
Yazılı olmayan kurallar formalleşme sürecinde kullanılır mı?
Formalleşme, bir örgütte işlerin standartlaşma derecesi
olarak da tanımlanabilir.
Formalleşme derecesi
Formalleşme, çalışanların iş davranışlarını öngörme ve
kontrolünü sağlamaktadır. Ancak aşırı formalleşmenin
örgüte getirdiği bazı sıkıntılar da vardır.
Bunlar neler olabilir?
Karmaşıklık
Karmaşıklık bir örgütte yatay, dikey ve coğrafi olarak
farklılaşma derecesini ifade etmektedir:
•Yatay farklılaşma – Örgütte yer alan birimler arasındaki
ayrılmadır. Bir örgütte uzmanlaşmış bilgi ve becerileri
gerektiren faaliyet sayısı arttıkça yatay olarak karmaşıklaşma
derecesi artmaktadır.
•Dikey farklılaşma – Örgütsel hiyerarşinin yüksekliğini
göstermektedir.
•Coğrafik farklılaşma – Bir örgütün imalat, satış, servis gibi
tesislerinin ve personelinin yerleşim alanı itibariyle coğrafi
olarak dağılma derecesini ifade eder.
Denetim alanı
Kontrol alanı olarak da anılmaktadır. Bir üste rapor veren ast
sayısını ifade etmektedir.
•Yöneticiler, astları ile yakın çalışma içinde olmaları
gerektiğinde denetim alanı dar olmakta tersi durumda geniş
olmaktadır.
•Bir örgütte kullanılan denetim alanı örgüt yapısının dik veya
basık olup olmadığını belirlemektedir.
Buna göre dik veya basık yapıda denetim alanı nasıl olur?
•Dar denetim alanında yönetici sayısı çok fazladır. Denetim
alanı genişlediğinde yönetsel hiyerarşi küçülmektedir.
İşbölümü ve uzmanlaşma
derecesi
İşbölümü, iş birimlerini daha küçük işlere bölme prosesidir.
•Temel sorun, işlerin ne ölçüde uzmanlaşması gerektiğidir.
•Çalışanların farklı görevleri yerine getirmeleri durumunda
uzmanlaşma düşük, her çalışanın sadece tek bir görevi
yerine getirmesi durumunda ise yüksektir.
Uzmanlaşma ne tür sorunlara neden olabilir?
Yatay Bilgi Bağlantıları
Yatay bilgi bağlantıları, bölümler arası sınırları yıkarken, çalışanlar
arasında amaç birliğinin oluşmasına yönelik fırsatları da sunar. Yatay
bağlantı ile kastedilen, iletişim ve koordinasyonun örgütün bölümleri
arasında yatay olarak işlev görmesidir.
Yatay bilgi bağlantıları, örgüt şeması üzerinde görülmez. Ancak kesinlikle
örgüt yapısının parçalarından biridir. Yatay koordinasyon ve bilgi akışını
destekleyecek araçlar da mevcuttur.
Yatay Bilgi Bağlantıları
Doğrudan
İletişim
Bilgi Sistemleri
Ekipler
İş Grupları
Bütünleştirici
Yatay Bilgi Bağlantıları
Bilgi Sistemleri : Bilgisayar destekli sistemler yardımıyla yöneticiler ve
çalışanlar arasında etkili bilgi akışı gerçekleştirilebilmektedir.
Doğrudan İletişim : Yöneticiler ve çalışanlar arasında ayrıca bu grupların
kendi içinde doğrudan iletişiminin varlığı önemlidir. Bazı işletmeler
çeşitli grupları fiziksel olarak yakın çalıştırarak aradaki iletişim ve
koordinasyonu doğrudan ve etkili şekilde sağlamaya çalışırlar.
İş Grupları : Bir konu üzerinde çalışan farklı bölümlerden temsilciler
tarafından oluşturulan geçici komitelere iş grupları adı verilir. Grubun
her bir üyesi ait olduğu birimin düşüncelerini temsil eder ve toplantı
sonrasında gerekli bilgileri birimine iletir.
Bütünleştirici : Bu yaklaşımda işletme sadece koordinasyondan sorumlu
bir birim oluşturur. Bu pozisyondaki kişi ya da kişiler herhangi bir
departmana bağlı çalışmazlar. Bütün departmanlara hizmet verirler.
Yatay Bilgi Bağlantıları
Ekipler : Yatay bağlantı mekanizmalarının belki de en güçlüsüdür. Ekipler,
kalıcı nitelikteki iş gruplarıdır. Departmanlar arası faaliyetler uzun
dönemli koordinasyonu gerektirdiği zaman, genellikle çözüm çapraz
fonksiyonel ekipler olacaktır.
YÜKSEK
Ekipler
Bütünleştiriciler
İş Grupları
Doğrudan İletişim
DÜŞÜK
Yatay Koordinasyon İhtiyacı
Yatay Bilgi Bağlantıları
Bilgi Sistemleri
DÜŞÜK
Koordinasyon Maliyeti (zaman ve insan kaynağı)
YÜKSEK
Download

Örgütsel Tasarım