ALTI SİGMA
Mustafa MURAT > TKY ve İş Güvenliği Uzmanı >[email protected]
GİRİŞ
Yazımızda toplam kalite çalışmalarında ve stratejik planlamada adından sıkça söz edilen ve
“Altı Sigma” adlandırılan yönetim ve kültürel değişim programını konu edineceğiz. Küresel
kurumlar, Altı Sigma metodunu kurumlarında uygulayarak faaliyetlerinde önemli başarılar
elde etmişlerdir. Altı sigma metodu genel anlamıyla, süreç girdileri ve çıktıları arasındaki
ilişkinin bilimsel araçlarla analiz edilmesini sağlayarak süreç mükemmelliğine ulaşılmasını
hedeflemektedir.
Altı Sigma uygulaması TKY doğrultusunda kurum içerisinde yapılan çalışmalara ivme
kazandıracak bir toplam kalite yönetim aracıdır. Yine altı sigma kurumsal problemlerin
çözümünde mevcut problem çözme araçlarının ötesine geçmeye yardımcı olacak bir
yaklaşımdır ve bu metot, süreç iyileştirme ve geliştirme faaliyetlerinde kullanılacak yöntem
ve teknikler dizinidir.
Ülkemizde önemli şirketler, 2000 yılından itibaren altı sigma metodolojisini kullanmaya
başlamış, bu konuda sempozyum ve paneller düzenlenmiştir. Eğitim alanında altı sigma
metodunun kullanılması ile TKY uygulamalarında daha başarılı olunacağı önemli bir
ayrıntıdır.
Altı Sigma Mantığı ve Süreç Yönetimi
Altı sigmanın ana dayanağı ve can damarı Toplam Kalite Yönetiminde benimsendiği üzere
müşteri memnuniyetidir. Müşteri, kurum ve kuruluşlarda hitap edilen kesimdir. Eğitim
kurumlarında ise sırasıyla, öğretmenler, öğrenciler ve velilerdir. Okul ve kurumların temel
amacı, kuruluş amaçlarının gerçekleştirilmesidir. Kuruluş amaçlarını istenen ve beklenen
biçimde gerçekleştirmek hatta beklentilerin
Okul/Kurum
Veli-Öğrenci-Toplum-Ülke
üzerinde bir başarıyı yakalamak okul ve
kurumların arzuladığı bir durumdur. Dolayısı
Beklenti
ile kurumlarda hitap edilen kesimin, eğitim
Yapılan
kurumlarında öğretmen, öğrenci ve velilerin
beklentileri ile yapılan faaliyetler arasındaki
etkileşim oranının artırılması memnuniyet
ETKİLEŞİM
düzeyini artıracaktır. Bu da altı sigma
metodunun temel mantığını oluşturmaktadır.
Altı sigmanın mantığında bulunan “Müşteri tatmininin artırılması, faaliyet sırasında görülen
kusurların en aza indirgenmesi, başarı grafiğinin yükseltilmesi, iş veriminin yükseltilmesi,
bilgi-personel-finans yeterliliğinin sağlanması” gibi hedefler; kurumda belirlenen ana, kritik
ve alt süreçlerde mükemmel bir yapıya kavuşmayı sağlayacak unsurlardır.
Altı Sigma mantığında temel unsur çıktı kalitesi değil, süreç kalitesindeki yeterliliktir.
Süreçlerdeki yeterlilik düzeyi otomatik olarak çıktılara yansıyacaktır. Süreçleri
mükemmelliğe ulaştırmanın yolu, süreçlerde girdiler ile çıktılar arasında sürecin oluşturduğu
ilişkinin doğru olarak belirlenmesi ve etkin bir süreç yönetimi mantığının tasarlanmasıdır.
Burada da esas olarak süreç çıktılarının süreç girdileri ile istatistiksel yöntemler aracılığı ile
ifade edilebilmesi anlayışı bulunmaktadır.
Süreçlerde Sigma Seviyesi
Altı sigma uygulamalarında süreçlerin verimliliği “sigma seviyesi” adı verilen bir endeksle
ölçülmektedir. Sigma seviyesi ile süreçlerde işlem başına olan hata oranı, kalitesizlik,
verimlilik ve performans yüzdesi gibi karakteristikler arasında sıkı bir ilişki bulunmaktadır.
Sigma seviyesinin artması aynı zamanda hata olasılığının göstergesi olan ppm (part per
million) değerlerinin düşmesi anlamını taşımaktadır. PPM değeri, milyon tane ürün üretirken
arka planda yeniden ele alınarak düzeltilen ya da tamamen atılan tüm hataları içeren değerdir.
Hata kavramı, sadece son çıktıda ortaya çıkan hata olmayıp, sürecin her bir aşamasında
görülen hataların toplamıdır. Yandaki tabloda görüldüğü üzere 2 sigma seviyesinde yeterliliğe
sahip olan bir kurumda bir milyon adetlik bir üretim yapmak için 308000 adet hata ile
mücadele edilmelidir. Altı sigma seviyesinde çalışan bir kuruluş ise milyon adet üretim
yaptığında sadece 3,4 adet hata üretmektedir.
Sigma Değeri, Hata oranı ilişkisi
Hata Oranı (ppm)
Sigma Değeri (σ)
2
308,537
3
66,807
4
6,210
5
233
6
3,4
Sigma seviyesi ile hata oranı arasındaki lineer bir ilişki olmayıp, parabolik bir ilişki
bulunmaktadır. İki sigmadan üç sigmaya çıkabilmek için hata oranlarının 5 kat iyileştirilmesi,
beş sigmadan altı sigmaya çıkmak için 68 kat iyileştirme yapılması gerekmektedir. Bunu
sağlayabilmek için okul ve kurumlarda geleneksel süreç yönetimi yerine bilimsel araçlarla
süreç iyileştirmesi yapılması gereklidir.
Bilgi ve teknolojideki baş döndürücü gelişme, sosyal ve kültürel alanlardaki hızlı değişim,
müşteri beklentilerinde logaritmik artışların oluşmasını körüklemiştir. Bu nedenle küresel
dünyada devamlılığını sağlamak isteyen kurumlar daha fazla çalışacak, rakiplerine göre
üstünlükler gösterebilmelidir.
Ürün- Süreç Kalitesi
Sigma seviyelerinin belirlenmesinde ölçü olarak alınan hata oranlarını hesaplayabilmenin
yolu süreç kalitesi ile çıktı kalitesi arasındaki farkın ortaya konulmasıdır. Eğitim
kurumlarında çıktı kalitesi, herhangi bir süreç sonunda ortaya çıkan hizmet yada olgu
düzeyinin kontrol edilmesiyle elde edilen sonuçtan alınan memnuniyet derecesidir.
GÖRÜNEN İŞLEMLER
GİRDİLER
B PROSESİ
A PROSESİ
C PROSESİ
Problem Çözme İşlemleri
SON TEST
ÇIKTI
ÇIKTI KALİTESİ
HURDA
HURDA
HURDA
GÖRÜNMEYEN İŞLEMLER
SÜREÇ/PROSES KALİTESİ
Okul ve kurumlardaki tüm faaliyetlerde çıktıya etki eden ve katma değerli ve katma
değersiz işler diye adlandırılan iki tür etken vardır. Bu etkenler esasen süreçlerdeki tüm
faaliyetlerin genellendirilmiş isimleridir. Katma değerli işler, çıktı üzerinde doğrudan etki
eden, olmazsa olmaz adımlardır. Öğretmen, eğitim materyali, fiziki mekân, ders araçları, ders
programları, faaliyetler ve hedefler gibi. Katma değersiz işler ise, ilk seferinde doğru
yapamamaktan ya da verimli kullanamamaktan kaynaklanan, maliyeti artıran ve başarısızlığa
neden olan işlemlerdir. Öğretmen, eğitim materyali, fiziki mekân, ders araçları, ders
programları, faaliyetler ve hedeflerdeki aksaklıklar, olumsuzluklar ve düşük performans gibi.
Eğitim kurumlarında sınavlara dayalı başarı göstergelerinde alınan başarılı sonuçlar, çıktı
kalitesi hakkında bilgi verirken, süreç kalitesi hakkında ayrıntılı hiçbir bilgi vermezler. Oysa
bir eğitim kurumundaki süreçlerde katma değerli ve katma değersiz işlerin neler olduğunu,
sürecin her adımında yapılan kontrolleri, tamirleri ve başarısızlıkları belirleyen bir indekse
ihtiyaç duyulmaktadır. İşte bu indeks, süreçlerin gerçek kalitesi yani SİGMA SEVİYESİ ile
oluşturulur.
Organizasyondaki süreç kalitesini hesaplamak için gerekli olan indekse altı sigmada
TOPLAM SÜREÇ VERİMLİLİĞİ (TSV) adı verilmektedir.
Değişkenlik
Süreçlerdeki hataların oluşmasının nedeni sürecin parametrelerinde görülen değişkenliklerdir.
Değişkenlik her süreçte vardır. Değişkenlik çıktı kalitesinin ya da işlem sonucunun her zaman
aynı oranda olmaması durumudur. Değişkenlik ne kadar azalırsa tutarlıklık ve buna bağlı
olarak kalite derecesi o oranda artacaktır. Süreçlerdeki hataları azaltmak ve Toplam Süreç
Verimliliğini artırmak için sürecin ortalamasını dengede tutmak ve değişkenlik oranının
azaltmak gerekmektedir. Örneğin: Bir sınıfta matematik dersi yazılı ortalamalarındaki
değişkenlikler. İyi bir süreç tasarımında beklenen, bu değişkenliğin en az oranda izlenmesidir.
Tasarımın Önemi
Altı sigmada, iyi bir süreç yönetiminde tasarımın özel bir yeri vardır. Kalite; tasarım
değişkenliğinin müşteri beklentileri doğrultusunda düzenlenmesidir. İyi bir süreç tasarımcısı
hedefler ile müşteri beklentileri arasındaki bağlantıyı doğru algılayarak ve mevcut durumu
doğru analiz ederek süreç tasarımında bulunur.
Özellikle millî eğitimde etkin süreç tasarımının yapılması büyük bir önem arzetmektedir.
Bilindiği gibi süreçler başlı başına tek bir süreçten oluşabildiği gibi bir süreçler bütününden
de oluşabilir. Eğitimde her ders yılı bir süreç olduğu gibi, her derste ayrı bir süreçtir. Bu
süreçlerin doğru tasarlanması ve planlanması başarılı bir eğitim ve öğretimin vazgeçilmez bir
gerekliliğidir. Doğru tasarımla zaman, insan ve bilgi israfının önüne geçilecek, altı sigmada
“hata” diye tabir edilen istenmeyen durumlar asgari düzeye inecektir.
Altı sigmada süreç tasarımına “Tasarımda Altı Sigma” ismi verilir. İngilizce söylemiyle
“Design for Six Sigma – DESS” uygulamaları sırasıyla; Tanımlama, Ölçme, Analiz,
Tasarlama- Doğrulama/Onaylama aşamalarını içermektedir.
Doğru tasarımdan amaçlanan; süreç sonunda altı sigmaya ulaşılmasını tasarım aşamasında
sağlamaktır.
EĞİTİM KURUMLARINDA ALTI SİGMA NASIL UYGULANABİLİR?
Bilindiği üzere her bir eğitim kurumunun ve kuruluşun kendine özgü bir yapısı. Bir kültürü
vardır. Dolayısı ile her bir okul ve kurumda farklı bir vizyon, misyon, ilke ve değerler bütünü
bulunmaktadır. Bu da altı sigma metodunu uygulayarak stratejik planlamada bulunmak,
stratejik iş planlarına ulaşmak isteyen bir organizasyonun kendi kurum kültürü içerisinde
kendi mevcut durumu üzerine altı sigma metodolojisini nasıl uygulayabileceğini OGYE ekibi
ya da kalite kurulu içerisinde ayrıntılı olarak tartışmasını ve planlamasını gerektirmektedir.
Her bir kurumun kendi kurum kültürü içerisinde altı sigma uygulamalarını tasarım
aşamasından itibaren doğru olarak tahmin edebilmesi gerekmektedir. Altı sigma
uygulamasında aşağıdaki hususların olmasına dikkat edilir:
1. Faaliyet Planı
2. Yöneticilerin Aktif Katılımı
3. Proje Takip ve Gözden Geçirme
4.
5.
6.
7.
8.
Teknik Destek, Uzman Danışmanlığı
Gerekli Eğitimler ve Etkin İletişim
Takip ve İzleme
Paydaş Katılımı
İstekler ve ihtiyaçları dikkate alma
Uygulamada üst yönetimden başlayarak alt kademeler doğru gidilir. Üst yönetimin konu
hakkında bilgi sahibi olması, benimsemesi ve altı sigma uygulama haritalarının
oluşturularak onaylanması gerekir. Üst yöneticinin zaman ayırarak iyileştirme
çalışmalarına bizzat katılması uygulamada görülebilecek pek çok olumsuzlukları
önleyecektir. Verilecek eğitimlerde tüm çalışanlara altı sigmanın ne olduğu, neden
uygulamaya konulduğu, çalışma sonucunda beklentilerin neler olduğu, bireylerin bu süreç
içerisinde nasıl yer alacağı ikna edici olarak açıklanmalıdır.
ALTI SİGMA UYGULAMA AŞAMALARI
Stratejik planlama ve alt yapı çalışmaları altı sigma’nın birinci aşamasıdır. İkinci aşama
yapılan stratejik planlamanın hayata geçirilmesi ve yaygınlaştırılmasıdır. Üçüncü aşama
ise sürecin devamlılık göstermesidir.
Stratejik planlama aşamasında altı sigma uygulamasının tasarımı ve ana çerçevesi yapılır.
Stratejik amaçlar, hedefler ve faaliyetler, süreçler ve süreçler arası ilişkiler, prosesler, üst
yönetimin etkin katılımı ile bu aşamada verilir. Altı sigma uygulamasının tüm
aşamalarında mutlaka uzman danışman görüşünden yaralanılmalıdır.
Uygulama ekiplerinin belirlenmesi
Projelerin hedeflerine ulaşabilmesi için projeyi hedeflerine ulaştıracak yetkin insan
kaynaklarının tahsis edilesi ve yetiştirilmesi gereklidir. Uygulama ekibine seçilecek
adaylarda takım çalışmasına uygunluk, analitik düşünce yapısı, yönetici adayı ve liderlik,
süreçlerde ve proseslerde deneyim, araştırmacı tutum ve değişime açık olma gibi
özellikler aranır.
Tanımlama aşaması
Tanımlama aşamasında uygulamaların ve faaliyetlerin göstergeleri, içerikleri prosesler
arası ilişkiler belirlenir. Bu aşamada, süreçlerin ayrıntılı haritaları, başarı göstergelerindeki
olası problem ve hata oranları, müşteri beklentileri, öncelikler, sebep sonuç matrisi gibi
araçlar kullanılabilir.
Ölçme aşamasında “Veri toplama planları, kontrol grafikleri, analizler, temel istatistik
metotlar, “Z_Tahminleri” gibi araçlar kullanılır.
Analiz Aşamasında “ayrıntılı süreç analizi, Çoklu değişken analizi, korelasyon, hipotez
testleri, güven aralıkları, T Testi, Ki-Kare Testi ve ANOVA” gibi araçlar kullanılır.
SONUÇ
Altı Sigma, 1980’li yıllarda Amerika Birleşik Devletlerinde Japon kalite fikir ve teknikleri
doğrultusunda Motorola şirketince geliştirilmiştir. Altı Sigma, yoğun istatistiksel araçların
kullanıldığı sıçramalı bir iyileştirme metodolojisidir. Toplam Kalite Yönetimi ya da diğer
kalite sistemlerine alternatif olmayıp, onları tamamlayan ve birlikte yürütülen bir
iyileştirme metodolojisidir.
Okul ve kurumlarda süreç yönetiminde ve genel olarak uzun soluklu süreçlerde
kullanılması gereken bir iyileştirme aracı olarak karşımıza çıkmaktadır.
Kaynaklar :
1. “Altı Sigma”, S.P.A.C. Danışmanlık Ltd. Şti., Ankara 2003
2. “Krizden Çıkış, E. Deming Çıkış, Arçelik A.Ş., 1982
3. “http://www.bilgiyonetimi.org/cm/
Download

Altı Sigma