T.C.
NAMIK KEMAL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
GENEL SEKRETERLİK
KURUM ARŞİVİ BİRİMİ
İŞ AKIŞLARININ ÇIKARTILARAK EBYS ALT YAPISININ
KURULMASI BİLGİLENDİRME TOPLANTISI
2014
Hazırlayan: Öğr. Gör. Seval TOKAY
1
Elektronik Belge Yönetim Sistemi
• Fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama
geçirilmesi ya da elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve
bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve
arşivlenmesi için yapılan programlar ve uygulamalardır.
EBYS sonucunda;
• Yazışmalarda standartlaşma,
• Sevk, paraf ve onay sürelerinde kısalma,
• Emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf,
• Performans ölçümü,
• Bütünlüklü bilgiye ulaşım,
• Süreçlerin hızlanması,
• Sistemli arşivleme,
• E-İmza ile fiziksel evrak hareketini azaltma,
• Tanımlı Standart Dosya Planı sayesinde konu başlıklarının
belirlenmesinde standartlaşma sağlanacaktır.
2
Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçiş aşamaları;
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Standart Dosya Planı kullanımlarında yaşanan sorunların giderilmesi
Fiziksel Dosyalama Sistemlerinin Standartlaştırılması
Saklama Planlarının çıkarılması
Kurum fiziksel arşivlerinin düzenlenmesi
EBYS eğitimlerinin verilmesi
İş akışlarının analiz edilmesi ve süreçlerin çıkarılması
Süreçlerin haritalandırılması
Süreçlerin onaylanması
Paraf, Onay, İmza yetkililerinin belirlenmesi
Vekalet eden edilen tablolarının oluşturulması
Yazılım için gerekli olan kullanıcı grupları, roller ve yetkilerin belirlenmesi
Bilgi İşlem donanım altyapısının kurulması
EBYS yazılımı alımı
E-imza kullanıcılarının tespiti ve alımı
Yazılımın kuruma uyarlanması
Çıkarılan süreçlerin çizilmesi
Süreçlerde gerekli revizyonların yapılması
Test ve eğitimler
Uygulama
3
Süreç Yönetimi
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) oluşturma
çalışmalarının temeli hangi ortamda olursa olsun üretilen
evrağın ve evrak üretilmese de yapılan işin yönetimi ile başlar.
Yapılan bir işin başında, gelişim sürecinde veya sonucunda
evraklar veya başka süreçler oluşur.
İş akışları ve belge yönetimi iki ayrı kulvarda ancak sürekli
etkileşim halinde ve ayrılamaz olan iki ayrı sistemdir. Bir belgeyi
yönetmek amacında isek ilk olarak o belgenin oluştuğu süreci
iyi analiz etmeli ve sistematize edebilmeliyiz.
Süreç yönetimi; performans yönetimi, iç kontrol sisteminin
kurulması gibi birçok yönetim sistemi açısından da gerekli ve
mevzuatlar doğrultusunda zaruridir.
4
• Süreç yönetimine geçiş yasal bir zorunluluk olmakla birlikte bu
çalışmalar idarelere değer katar ve geliştirir. Bu nedenle
yönetim bilgi sisteminin önemli bir parçasıdır ve öncelikle üst
yönetim bu çalışmaya destek vermelidir.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol kanuna göre
idarelerce;
• İş ve işlemlere yönelik süreç akış şemaları hazırlanması,
• Personelin görev, yetki ve sorumluluklarının açık bir şekilde
belirlenmesi,
• Görevlerin bilgili ve yeterli personel tarafından yürütülmesine önem
verilmesi,
• Kontrol prosedürleri belirlenmesi,
• Uygun bir iletişim ağı oluşturulması,
• Personelin yeterli eğitim almasına yönelik çalışmalar yapılması,
• Kontrol listeleri ve kontrol öz değerlendirme formları oluşturulması,
gerektiği ifade edilmiştir.
5
• Süreç yönetimine geçiş ile birlikte yürütülen tüm faaliyetler
tanımlanır, ölçülür ve denetim için kontrol ortamı yaratılır.
• Bu çalışmalarda iş akış şemaları hazırlanarak, sistem bir bütün
halinde ortaya konulur.
İş akış şemaları hazırlanması;
• İşbirliği ve işbölümü çalışmalarına etkinlik katar,
• Süreçlerde rol alanlar netleşir,
• Yetki ve sorumluluklar belirlenir.
• Ortaya
çıkan
sonuçlar
performans
göstergelerinin
belirlenmesine yardımcı olur.
6
Süreç Yönetimine İlişkin Temel Tanımlar
• Süreç, idarelerin faaliyetlerini yürütürken uymak zorunda
oldukları mevzuat ve/veya ortaya koydukları her türlü
düzenleme doğrultusunda yürüttüğü, stratejik planında
belirlenen noktaya varmaya yarayan işlemler zinciridir.
ü Tanımlanabilir
ü Sınırları konulabilir
ü Tekrarlanabilir
ü Ölçülebilir
ü Mutlaka bir sorumlusu vardır
ü Fonksiyonlar arasında ve birbirine bağlı faaliyetler dizinidir.
• Süreç yönetimi; stratejik plan başta olmak üzere idarece
varılmak istenen noktaya ulaşılması için süreçlerin
tanımlanması, haritalandırılması ve iyileştirilmesi çabalarına
yönelik planlama ve uygulama çalışmalarıdır.
7
Bir süreç hangi özellikleri taşımalıdır?
• Tanımlanabilirlik;
sürecin
temel
unsurlarının
belirlenebilmesi özelliğidir.
• Ölçülebilirlik; sürecin performans ölçütleri ile izlenebilme
özelliğidir,
• Yinelenebilirlik; süreci harekete geçiren aynı veya değişen
girdilerin işlenmesi sonucunda oluşan çıktının müşteri
ihtiyaç ve beklentilerini sürekli karşılayabilme özelliğidir,
• Kontrol edilebilirlik; süreç sorumlularının sürecin
performansı hakkında her zaman için bilgi sahibi olabilmesi
ve gerektiğinde düzeltici faaliyetlerin yerine getirilmesi
özelliğidir,
• Katma değer yaratma; sürecin çıktının kalitesi ve çıktıyı
kullanan müşterinin tatmini üzerinde olumlu etki
yaratabilme özelliğidir,
8
süreç hiyerarşisi
9
Süreçler arası ilişki
10
Süreç yönetimi çalışmalarında
kavramların anlamları nedir?
kullanılan
bazı
• İş Akış Diyagramı: Bir süreç içinde yer alan işlerin ve bu
işler arasındaki mantıksal öncelik/sonralık/ paralellik
ilişkilerinin belli semboller, oklar ve açıklamalar kullanılarak
şekilsel olarak gösterimidir.
• Birimler arası yatay süreç: Süreçler birden fazla departman
veya bölüm üzerinde yürür.
• Fonksiyon İçi süreç: Yatay süreçlerin, alt süreçleri olup
girdiler ve çıktılar aynı departman içindedir.
• Süreç sahibi: Sürecin toplamının verimli ve sonuçlarının
doğruluğundan direkt sorumlu olan birimdir. Süreç sahibi,
değişikliklere önderlik edebilmeli ve bu değişikliklerin
sürecin tamamına olan etkisini gözlemleyebilmelidir.
11
Süreç Yönetiminin Aşamaları
• Süreç yönetimine geçiş, tüm kademedeki çalışanları içine alan
oldukça kapsamlı bir çalışmadır. Bu nedenle doğru bir şekilde
yürütülmesi ve istenilen sonuçların elde edilebilmesi için öncelikle
rol ve sorumluluklar belirlenmelidir.
Önerilen rol ve sorumluluk şunlar olabilir;
12
Süreç çıkarma aşamaları
13
1.Aşama: Eğitim;
• Tüm çalışanlara ayrıntılı eğitimler verilmelidir. Tüm çalışanların
neden yapıldığı konusunda tereddütleri kalmamalı, hatta
çalışanlara, yazılım ortamından, kullanılacak sembollere kadar
ayrıntılı ve teknik eğitimler verilmelidir.
• Süreç yönetimi dinamik olup, çalışanlar tarafından
sahiplenilecek ve devamlı bir şekilde güncelleştirilecektir.
• Süreç iyileştirme çalışmaları süreç yönetimi içerisinde
süreklilik gösteren çalışmalardır. Seçilen bir sürecin
incelenmesi, iyileştirme yollarının aranması, iyileştirilmiş
süreçlerin yeniden tasarımı, uygulanması ve bu çalışmaların
değerlendirilerek raporlanması birimlerde devamlı yapılması
gerekmektedir.
14
2.Aşama: Süreçlerin Tanımlanması;
• Öncelikle birimlerin çalışma yönetmeliği/yönergesi gibi
çalışmalar incelenerek faaliyetler, süreçler, alt süreçler
şeklinde ağaçlandırılmalıdır. Örneğin;
5. PERSONEL MÜDÜRLÜĞÜ
5.1. Kurumun İnsan Gücü Planlaması ve Politikası Üzerine Çalışmalar Yapmak
5.1.1. Personel Alım İşlemlerini Yürütmek
5.1.1.1. Akademik Personel Alım İşlemlerini Yürütmek
5.1.1.2. Memur Alım İşlemlerini Yürütmek
5.1.1.3. Sözleşmeli Personel Alım İşlemlerini Yürütmek
5.1.2. Personelin Yer Değiştirme ve Görevlendirme İşlemleri
5.1.2.1. Kurum İçi Görevlendirmeleri Yapmak
5.1.2.2. Kurum Dışı Görevlendirmeleri Yapmak
5.1.2.3. Nakil Gelen Personel İşlemlerini Yapmak
5.1.2.4. Nakil Giden Personel İşlemlerini Yapmak
5.1.3. Personel İzinlerini Takip Etmek
5.2. Personel Özlük İşlemlerini Yürütmek
15
3.Aşama: Süreç Sahiplerinin Belirlenmesi;
• Birimin belirlenen süreci üstlenen birim, servis gibi alt
unsurlarının tespiti yapılır. Süreç haritalandırma bu alt birimler
vasıtasıyla çizilir.
16
4.Aşama: Süreçlerin Haritalandırılması;
•
Süreç haritalandırmada, “Ne Yapılıyor?”, “Nerede Yapılıyor?”, “Ne Zaman
Yapılıyor?”, Niçin Yapılıyor?”, “Nasıl Yapılıyor?”, “Kim Yapıyor?” sorularına
yanıt aranır.
Süreç örneği verirsek;
17
18
19
Temel Akış Çizelgesi
Temel Akış Çizelgesi şablonu, her adımın basit geometrik
şekillerle gösterilebildiği çok çeşitli iş süreçlerinde kullanılabilir.
İşlevsel akış çizelgesi
İşlevsel akış çizelgesi temel akış çizelgesi ile aynıdır, ancak
“kulvar” denilen bir yapı öğesi eklenmiştir. Kulvar her adımdan
sorumlu olan kişileri veya bölümleri gösteren kapsayıcılardır.
İşlevsel Akış Çizelgesi şablonu Temel Akış Çizelgesi şablonunun
kullandığıyla aynı şekil şablonunu kullanır; temel fark, çalışmaya
başlayabilmeniz için sayfaya bazı kulvarların eklenmesidir.
20
Diplomaların Düzenlenmesi (Birimler Bazında)
Öğrencinin Diploma Başvurusu
Öğrenci Dilekçeleri ve Transkriptlerinin
Bölümlere Gönderilmesi
Bölümler tarafından dilekçe ve transkriptlerin
danışmanlara verilmesi
Danışmanlar tarafından transkriptlerin
kontrol edilmesi
Danışman değerlendirmelerinin Bölüm Başkanlıklarına ve
Bölüm Başkanlıklarından Dekanlığa gönderilmesi
Fakülte Eğitim/Mezuniyet Komisyonu
tarafından Bölümlerden gelen
değerlendirmelerin incelenmesi
Yönetim Kurulu’nda Mezuniyet
kararlarının alınması
Mezuniyet Kararlarının Öğrenci İşleri Daire
Başkanlığı’na gönderilmesi
21
22
23
24
Evrak Kayıt İşlemleri
Gelen Evrak
Gelen yazının Gelen Evrak’a işlenmesi
ilgili birime sevk
için;
Yüksekokul Sekreterine
verilmesi
Yüksekokul Sekreterinin ilgili birime Sevki için Müdür veya Müdür Yardımcısına;
H
Müdür veya ilgili Müdür Yardımcısı gereği için,
İlgili Birime Sevki uygun mu?
Komisyon Kararı alınması gerekli mi
H
E
E
İlgili Komisyon;
·Uyum Komisyonu,
·Staj Komisyonu,
·Burs Komisyonu,
·Öğrenci Hizmetleri
Komisyonu
Yönetim Kurulu Kararı alınması
gerekli mi ?
E
Yönetim Kurulu Kararı alınması gerekli ise ilgili birime ve Yüksekokul
Sekreterliğine sevk edilerek Yönetim Kurulu Kararı alınır. Alınan
kararın;
H
İlgili birime:
·Öğrenci İşlerine,
·Yazı işlerine,
·Personel İşlerine
·İdari Mali İşlerine
·Akademik ve İdari
Personele
Gereği için ilgili birime Gelen yazının;
Duyuru için Duyurulması, Bilgi için okunması ve Cevap için cevap yazısının yazılıp giden evraka
işlenip gönderildikten sonra gelen yazıyı ilgili Dosyada saklamak,
Gelen Yazının ilgili Birime Teslim Edilmesi.
25
26
27
5.Aşama: Süreç Analizi Yapılması;
• Süreçler haritalandırıldıktan sonra üzerinde analiz
yapılması gerekmektedir. Dikkat edilirse, bir aşamada
elde edilen sonuç, önceki aşamaların tekrar tekrar
elden geçirilmesini gerektirebilmektedir.
• Sürecin iç ve dış müşterileri ile iletişim kurulur.
• Süreci açıklayacak fonksiyonlar arası süreç haritası
çizilir.
• Sürecin değerlendirilmesini sağlayacak ölçütler
belirlenir ve veriler toplanır.
• Süreçte eksik ve yetersiz kalan süreç adımları belirlenir
(Süreçteki aksaklık ve kopuklukların listesi çıkarılır).
28
6.Aşama: Süreç İyileştirme Çalışmaları Yapılması;
• Süreç yönetiminin en önemli parçası süreçlerin iyileştirilmesidir.
Tanımlanan, haritalandırılan iş süreçlerinin çeşitli nedenlerle
yeniden tasarlanması gerekecektir. Süreçlerin iyileştirilmesi
aşağıdaki yöntemler kullanılarak yürütülebilir:
• Yeniden yapılandırma; Süreç iyileştirme çalışmalarının en kapsamlı
yürütülmesidir. Bu çalışmada strateji, süreçler, teknoloji,
organizasyon ve kültür birlikte ele alınır. Bu şekilde stratejik plana
dayalı gereksiz işlerin ortadan kaldırılması ve gerekli kültürel alt
yapının oluşturulması sağlanır.
• Sadeleştirme; İş süreçlerinin en az maliyetle, en kısa zamanda
sonuçlanmasına engel olabilecek uygulamaların ortadan
kaldırılması, bürokrasi yaratan işlemlerin azaltılması, mevzuatta
yapılması yönünde bir düzenleme olmayan çeşitli işlemlerin analiz
edilmesi çalışmaları süreç iyileştirme çalışmalarında önemli bir
yöntemdir.
• Boşlukları ve kopukları giderme; Haritalandırılan süreçlerin birimler
arasında bağlantılarının kurulması, bittiği düşünülen bir işlemin
gerçekten bitip bitmediğinin test edilmesi çalışmalarının yapılması.
29
Süreç Yönetimi Kurumumuza Ne Kazandırır?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Süreç yönetimi kurumda/birimde yapılan faaliyetlerin işler bazında ortaya
çıkarılmasını sağlayarak iş/süreç bazlı bir kontrol sağlar.
Süreçlerin akış şemaları oluşturulacağından, yapılan işler bir bütün halinde
görülebilir.
Her bir sürecin sahibi/sorumlusu belirlenerek hangi işin kim/kimler
tarafından yapıldığı net biçimde ortaya konur.
Her bir sürecin etkin biçimde işleyebilmesi için gerekli girdi ve tedarikçiler,
ortaya çıkan çıktılar ve müşteriler belirlenir. Böylece süreçte herhangi bir
sorun yaşandığında bunun nereden kaynaklandığı rahatlıkla bulunabilir.
Süreçlere performans göstergesi ve hedef belirlendiği için hedefine
ulaşması yönündeki çabaları içerecek şekilde yönetilmesi sağlanır.
Süreçler için hedefler konulacağından, hedeflerin gerçekleşmemesi
durumunda iyileştirmeye açık alanlar rahatlıkla tespit edilmiş olur.
Katma değersiz faaliyetler ortadan kaldırıldığı ve işlerin bütününün yani
tüm bir sürecin etkinliği ölçüldüğünden kaynaklar daha etkin kullanılır hale
gelir.
Artık, fonksiyonlar değil süreçler yani işlerin bütünü önemli olduğundan,
birimlerin değil süreçlerin amaçlarına odaklanılmıştır. Bu sayede de kurum
amaçlarına odaklanılmıştır. Gereksiz olabilecek karar ve onaylar kaldırıldığı
için hızlı karar alma avantajı yakalanmış olur.
Fonksiyonel yönetimde, sorumlulukların parçalanması sonucu oluşmuş
sorumlusu belli olmayan alanlar (gri alanlar) ortadan kalkmış olur.
30
Bilgiye ulaşım kolaylığı sağlanmış olur.
Kurumumuzda iş akışlarının çıkartılabilmesi için 3 adım
belirlenmiştir.
• 1. adımda; birim ve üstlendiği fonksiyonları tanımak için EBYS
Projesi Birim Tanıma Formu anket olarak birimler tarafından
doldurulacaktır.
• 2. adımda; birimin her işlemi için ayrı ayrı EBYS Projesi İş
Akışları Tespit Formu işlem basamaklarını ve o basamakta
üretiliyorsa evrak veya matbu form isimlerini tanımlamak için
anket olarak doldurulacaktır.
• 3. adımda üretilen evrağa ait bilgiler EBYS Projesi Sürece Dahil
Evraklar Formu adı altında işlem basamağı ile ilişkilendirilerek
anket olarak doldurulacaktır.
31
32
33
34
35
36
• Süreçlerin belirlenmesi sonucunda temin edilen EBYS yazılımı
içerisinde süreçler tek tek çizilerek akışlar elektronik ortamda
oluşturulacaktır.
• Akışlar içerisinde ıslak imzalı olmayan yalnızca yetkili onayı
gerektiren aşamalarda elektronik onay mekanizması
kurulacaktır.
• Resmi belge oluşması sırasında yetkili kişinin imzalayacağı
durumlarda kişiler elektronik belgeleri kendileri için temin
edilen elektronik imzaları ile imzalayacaklardır. Elektronik
imzanın resmiyet açısından ıslak imzadan hiçbir farkı
bulunmamaktadır.
37
5070 sayılı Elektronik İmza kanununa göre
Güvenli E-imza;
a) Münhasıran imza sahibine bağlı olan,
b) Sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli
elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan,
c) Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin tespitini sağlayan,
d) İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir
değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan,
elektronik imzadır.
• Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu
doğurur.
38
EBYS içerisinde gerçekleştirebileceklerimiz ve faydaları;
• Tanımlanmış formlar ve otomatik iş tanımları vasıtasıyla yıllık izin,
taşınır talebi vb. kurum içi uygulamaları hızlı ve kağıtsız yapmak.
• Yazılan bir yazıda imza öncesi düzeltme talebi vb. olması
durumunda yazının sistem üzerinden iadesi ve zaman kaybı
olmadan çıktı almadan değişiklik yapabilme.
• Dışarıdan kağıt olarak gelmiş bir belgenin taranarak sisteme
eklenmesi sonucu ilgi kurabilme.
• Dağıtımlı evraklarda otomatik dağıtıma sunma ve kağıtsız, iş gücü
zaman maliyeti olmadan yerine ulaştırma.
• Mail, faks olarak gelmiş bir belge ile iş akışı başlatabilme.
• Dosya planlarında, sayı vermede otomatik iş süreçleri.
• Kişilerden bağımsız standart verileri olan sistemler kurma.
• İş akışlarının belirginliği ve iş hangi aşamada, evrak nerede anlık
raporlayabilme.
• Performans yönetimi.
• Faaliyet raporları gibi yıl sonu raporları için toplu ve ulaşılabilir bilgi
depolama.
39
Download

İŞ AKIŞLARININ ÇIKARTILARAK EBYS ALT - E