Bu proje Avrupa B rl ve Türk ye Cumhur yet
tarafından f anse ed ekted r.
“AB süreci yer
r.”
Valilik AB birimleri, Avrupa Birliği Bakanlığı ile yakın işbirliği içerisinde Avrupa Birliğine (AB) katılım sürecine tüm yerel aktörlerin dahil edilmesi ve aktif olan aktörlerin de daha etkin rol almalarının sağlanması için yoğun bir şekilde çalışmaktadır. Şüphesiz ki bu çalışmaların iletişim faaliyetleri ile desteklenmesi de önemlidir. “Yerelde AB İletişim Çalışmaları Rehberi” illerde yapılacak iletişim çalışmalarına destek sağlanması ve yol gösterici olması amacı ile Avrupa Birliği Bakanlığı’nın koordinasyonunda VABpro Teknik Destek Ekibi tarafından hazırlanmıştır. “Yerelde İletişim Rehberi” illerde gerçekleştirilebilecek iletişim faaliyetlerine dair pratik örnekleri de içermektedir. Rehber, iletişim faaliyetleri ve malzemeleri hakkında yeterli bilgiye sahip olmayabilecek aktörleri de göz önünde bulundurarak, temel bilgileri içerecek şekilde ve mümkün olduğunca ayrıntılı açıklamalara da yer verilerek hazırlanmıştır. Rehber içerisinde önerilen faaliyet ve iletişim malzemelerinin detaylı uygulama bilgilerine de ilaveten yer verilmiştir. Rehber, illerde gerçekleştirilebilecek temel iletişim faaliyetlerini içermektedir. Bu iletişim faaliyetlerine valilik AB Birimleri tarafından illerin tecrübelerinden yararlanarak farklı iletişim çalışmaları da eklenebilir. Önerilen faaliyetler bir medya planı doğrultusunda, belli bir zaman aralığında uygulanması için hazırlanmamıştır. Valilik AB birimleri kendi ihtiyaçları doğrultusunda ve kendi zaman planına göre önerilen faaliyetlerden tek tek yararlanabilir. Belirtilen iletişim faaliyetlerinin teknik açıklamaları “EK –Yerelde AB İletişim Rehberi, Teknik Bilgi Dosyası" nda sunulmaktadır. Bu EK dosyadan faaliyetler ile ilgili detaylı açıklamalara ve uygulamalarda ihtiyaç duyulabilecek teknik bilgilere ulaşılabilir. Ayrıca, “EK -­‐Yerelde AB İletişim Rehberi, Teknik Bilgi Dosyası" içerisinde bulunan tasarım çalışmaları ve formlar http://www.vabpro.org/tr-­‐tr/anasayfa/kapasitegelistirme.aspx adresinden indirilebilir. VABpro Teknik Destek Ekibi proje süresince illerinizde gerçekleştireceğiniz tüm iletişim çalışmaları için valilik AB birimlerine bilgi desteği sağlamaya devam edecektir. Sorularınız için [email protected] adresine e-­‐posta gönderebilir ya da 0312 221 60 51 numaralı telefondan teknik destek ekibine ulaşabilirsiniz. VABpro Teknik Destek Ekibi 3
Özellikle farkındalığı artırma, bilinçlendirme ve araştırma projelerinin iletişim çalışmalarında etkinlik organizasyonları önemli bir yere sahiptir. Etkinlik organizasyonları konferans, seminer, çalıştay, sempozyum ve panel gibi farklı formatlarda gerçekleştirilmektedir. Bir etkinlik düzenlerken aşağıdaki maddelerin sırasıyla uygulanmasına dikkat edilmelidir. Etkinlik Formatına Karar Verin !
Valilik AB birimleri uyguladıkları ya da koordine ettikleri projelerin/faaliyetlerin konferans, seminer, çalıştay, sempozyum ve panel gibi bir çok etkinliklerini planlamak ve yönetmek durumundadır. Özellikle farkındalığı artırma, bilinçlendirme ve araştırma projelerinde etkinlik organizasyonu önemli bir yere sahiptir. Etkinlik yönetiminde atılması gereken ilk adım organizasyonun formatına karar vermektir. Yani uygulanacak etkinliğin konferans mı, seminer mi ya da panel gibi diğer formatlardan biri mi olacağı sorusuna organizasyon çalışmalarına başlamadan önce cevap verilmelidir. Eğer etkinlik bir format ile başlayıp başka bir format ile devam edecekse bu “çok formatlı etkinlik (multi-­‐format event)” diye adlandırılır. Organizasyon yönetiminde bu tür karışık formatlar mecbur kalınmadığı hallerde önerilmez. Eğer etkinlik birden fazla günde gerçekleşecekse format değişikliklerinin günlere bölünerek yapılması tercih edilmelidir. Benzer görünse de her formatın düzeni ve iletişim malzemeleri farklıdır. Aynı gün içerisinde farklı formatların kullanılması insan kaynaklarında ve malzemelerde artışa neden olur. Ayrıca her birinin zamanlama niteliğinde farklılıklar olduğu için toplam etkinliğin zaman planlamalarında sorunlar çıkarabilir. Etkinlik formatlarının açıklamaları ve örnek programları için EK: Etkinlik Yönetimi/Etkinlik Programı, Sayfa 04 4
Etkinlik düzenlemeye karar verildi�inde öncelikle
a�a�ıdaki soruları cevaplayın !
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Etkinliğin düzenleme komitesinde kimler olacak? Düzenlenmesi düşünülen etkinliğin hedefi nedir? Bu hedefe göre hangi formatta etkinlik düzenlenmelidir? Etkinliğin hedef kitlesi kimdir? Etkinliğe en fazla kaç kişi katılmalı? Etkinlik nerede yapılmalı? Etkinlik ne zaman yapılmalı? Katılımcıların kaçının konaklama ihtiyacı olabilir? Etkinlikteki ikramlar ne olacak? Etkinliğin konuşmacıları kimler olabilir? Etkinliğin tahmini bütçesi nedir? Düzenleme komitesindeki görev dağılımı nasıl olacak? Etkinliklerde kullanılacak görünürlük
malzemelerini hazırlayın!
Valilik AB birimleri AB’ye katılım sürecinde birçok faaliyet/proje geliştirmekte ve uygulamaktadır. Her faaliyetin ana teması ilde AB işlerinde aktif rol alacak kurumların sayısını artırmak, ilin süreçten en iyi şekilde yararlanmasına yönelik kapasitenin oluşturulmasını sağlamaktır. Bu maksatla düzenlenen etkinliklerin hedef kitle tarafından algılanması için görsel çalışmalara önem verilmelidir. Faaliyet sayısı arttıkça, her faaliyet için ayrı ayrı görünürlük çalışmaları yapmak gerekmektedir. Ancak bu durum işgücü ve finansal maliyet konularında artışa neden olacaktır. Bu nedenle yapılacak görünürlük çalışmalarını ana faaliyetler çerçevesinde hazırlamakta yarar vardır. Örneğin VABpro kapsamındaki Kapasite Geliştirme Faaliyetleri Teklif Çağrısı sonucunda gelen teklifler arasından seçilen faaliyetleri bir ana tema olarak belirlediğimizde, bu tema kapsamında illerde uygulanacak tüm etkinliklerin tek bir görsel kimlik çatısı altında toplamak mümkün olacaktır. İllerimizde etkinlikler için belirlediğimiz hedef kitle gruplarının birçoğu yerelde hizmet verirken, ulusal boyutta da birçok birlik, dernek, federasyon ya da odalar ile organik bağları bulunmaktadır. Ana temalar kapsamında gerçekleştirilen etkinlikleri ilgili ana temaya uygun tek bir görsel kimlik çatısı altında uygulamak ulusal boyutta görsel bütünlüğü de sağlayacaktır. 5
Yapılması gereken görünürlük çalışmaları aşağıda verilmektedir: ● Etkinliğin görsel kimliğinin hazırlanması ● Davetiyelerin hazırlanması ● Karşılama malzemelerinin hazırlanması ● Bilgi dosyasının hazırlanması ● Sahne ve salon dekorunun yapılması ● Teknik destek ihtiyacının belirlenmesi ● Promosyonların hazırlanması Görünürlük çalışmalarının detaylı bilgisi için EK: Etkinlik Yönetimi/ Etkinliklerde Kullanılacak Görünürlük Malzemeleri, Sayfa15 Valilik AB birimleri AB’ye katılım sürecinde tüm yerel aktörleri bir paydaş olarak görmekte ve bu kapsamda çalışmalarını sürdürmektedir. Valilik AB birimlerinin üstlendikleri bu rolü tüm diğer aktörlere etkin bir şekilde anlatması ve motivasyon sağlaması önemlidir. Bu kapsamda yapılacak iletişim faaliyetlerinin en etkin çalışmalarından biri de medya ile yürütecekleri sürdürülebilir ilişkidir. Basın, televizyon, radyo ve internet haberciliğini kapsayan medya ilişkileri valilik AB birimlerinin AB sürecinde aktif rol alacak kurum ve kuruluşları harekete geçirmesinde son derece önemli bir iletişim aracıdır. Medya ilişkileri denildiğinde, medya sadece bir “iletişim aracı” olarak görülmemelidir. AB’ye katılım sürecinde medya kurumları da bu süreçte rol alması gereken önemli kuruluşlar arasındadır. Bu nedenle bu ilişkinin iki yönlü planlaması gerekmektedir: A-­‐ Medya ile paydaş ilişkileri B-­‐ Hedef kitle ile iletişimin güçlendirilmesi için geliştirilen ilişkiler 6
Medya ilişkileri konusunda daha detaylı bilgi için EK: Medya İlişkileri, Sayfa32 Medya İle Paydaş İlişkileri Bir iletişim aracı olmanın yanısıra medya kuruluşları, AB’ye katılım sürecinde aktif rol alabilecek kurumlar arasındadır. Bu sebeple medya ile paydaş ilişkisinin de kurulması gerekmektedir. Bu kurulan ilişkide medya kuruluşlarının doğru ve sistemli bir şekilde bilgilendirilmesi, bunun sonucunda da AB üyelik sürecinde valilik AB birimlerinin hedefleri doğrultusunda desteklerinin alınması çok önemlidir. Valilik AB birimlerinin medya ile paydaş ilişkisi kurabilmesi için önerilen faaliyetler aşağıdaki gibidir. Medya Kurulu�larını Ziyaret Edin !
İllerde bulunan medya kuruluşlarının, mümkün olduğu takdirde “İl AB Daimi Temas Noktası” vali yardımcısının başkanlığında, “Genel Yayın Yönetmeni” düzeyinde ziyaret edilmesi önemlidir. Ziyaretlerde valilik AB biriminin çalışmaları, AB sürecinde yapılan/yapılacak çalışmaların ile ve bölgeye sağlayacağı katkılar ile “Yerelde AB” yaklaşımı hakkında bilgiler verilmelidir. Ziyaret edilen medya kuruluşunun bu süreçte aktif rol alması talep edilmelidir. Projeksiyon Toplantıları Düzenleyin !
Toplumun, ilin ve bölgenin gelişimine destek sağlayacak AB fonlu projelerde paydaş olabilecek kamu, kurum ve kuruluşları STK’lar, ticaret ve sanayi odaları gibi kurumlarla medya kuruluşlarını buluşturacak toplantılar düzenlenmesi önemlidir. Hedef Kitle İle İletişimin Güçlendirilmesi İçin Geliştirilecek Medya İlişkileri 7
Hedef kitle ile kurulacak iletişimin artırılması için gerekli medya desteğinin sağlanması amacı ile yapılacak “medya ilişkileri çalışmaları” aşağıda verilmektedir. Medya ile Kahvaltı Toplantıları Düzenleyin !
Şüphesiz ki, valilik AB birimlerinin düzenli olarak ve birinci ağızdan medyayı bilgilendirmesi amaç, hedef ve durum hakkındaki bilgilerin daha geniş kitlere ulaştırılmasını sağlayacaktır. Ancak standard basın toplantısı formatında detaylı bilgi aktarımını sağlamak zor olacaktır. Bu formatı, basının daha fazla soru sorabileceği, yapılan faaliyetlerin ile bölgeye ve yaşama olan olumlu etkisini sorgulayabileceği daha samimi ve rahat bir hale çevirmek sonuçları bakımından daha yararlı olacaktır. Bu nedenle toplantıların yemek daveti şeklinde olması önerilir. Basın Bülteni ve Duyurusu Yayınlamayı Unutmayın !
Basını düzenli bir şekilde bilgilendirmek ve faaliyetleri duyurmak için basın bülteni ve duyurusu yayını son derece önemli iki iletişim aracıdır. Ancak bu araçları kararında ve zamanında kullanmak gerekir. Basına bilgi ya da duyuru iletmek, basının bu iletilere ilgi göstereceği anlamına gelmez. Basına yollanacak bu yayınların bazılarının basının toplumu bilgilendirme görevi açısından niteliksiz olması, diğer önemli iletilerin de ilgisini düşürebilmektir. Unutulmamalıdır ki basın bülteni de, duyurusu da kurumun antetli kağıdı ile yollanmaktadır ve iletilen her bilgi kurumu temsil etmektedir. Basının ve onun aracılığı ile bilgilendirilen toplumun ilgili olmayacağı iletiler, kurumun anteti ile gelen her mesajın ön yargı ile incelenmesine yol açabilir. Basın bülteni ile duyuru, hem içerikte hem de formatta farklıdır. Bülten kurumun haber niteliği taşıyan "bir" faaliyetinin basına yayınıdır. Basın duyurusu ise kurumun bir etkinliğinin, kuruma yapılan atamaların ya da kurumda topluma mal olmuş bir kişi hakkındaki bir (özel haber, vefat, evlilik vs)haberin duyurulması için yayınlanır. Basın toplantısı içeriği, bülteni ve duyuruları için EK: Medya İlişkileri / Hedef kitle ile iletişimin güçlendirilmesi için geliştirilecek medya ilişkileri, Sayfa34 8
E-­‐posta günlük çalışma hayatımızda yoğun bir şekilde kullandığımız ileti aracıdır. Bunu doğru yöntemlerle etkili bir iletişim aracına çevirmek mümkündür. Bu yöntemler arasından önerilen bazıları aşağıdaki gibidir. Elektronik iletişim ile ilgili detaylı bilgi için EK: Elektronik İletişim, Sayfa 41 Hedef Kitlenizin E-Posta Listesini Hazırlayın !
Tüm iletişim çalışmalarında gerekli olacak, hedef kitleye ait e-­‐posta adreslerinin listeleri hazırlanmalıdır. Bu listeler kamu kurumları, üniversiteler, sivil toplum kuruluşları, medya gibi gruplar halinde düzenlenmelidir. Bu sayede iletişim konusuna ve ilgili hedef kitle grubuna göre e-­‐posta göndermek mümkün olacaktır. Elektronik Kartlar �le Görünürlü�ü Arttırın !
Özel günler için hazırlanan tebrik ya da anma kartlarının elektronik olarak tüm yerel aktörlere iletilmesi, valilik AB biriminin hedef kitle içerisinde konumlandırılmasına ve kurum bilinirliğinin artmasına destek sağlayacaktır. E-­‐kartlar sadece tebrik ve anma için kullanılmamaktadır. E-­‐kartlar güçlü bir duyuru aracıdır. Faaliyetlerin duyurulmasında en az basılı malzemeler kadar etkilidir. Elektronik Bro�ür �le Hedef Kitleyi Bilgilendirin !
Valilik AB birimlerinin uyguladığı ya da koordine ettiği faaliyetlerin elektronik broşürlerinin hazırlanması ve ilgili hedef kitle grubuna iletilmesi hem faaliyetin tanıtımına hem de valilik AB biriminin bilinirliğinin artmasına destek sağlayacaktır. 9
İletişimin etkinliğini artırmada sosyal medyanın gücü tartışılmazdır. Avrupa Birliğine katılım sürecinin sadece merkezle sınırlı kalmayıp yerelde yaygınlaştırılması çalışmalarının bir markası haline gelen “Yerelde AB” ‘nin sosyal medya alanında etkinliği Facebook’ da https://www.facebook.com/yereldeab1 ve Twitter’ da https://twitter.com/YereldeAB adreslerinde devam etmektedir. İllerinizde uygulayacağınız iletişim faaliyetlerinin duyurulmasında, hedeflerinin ve sonuçlarının paylaşılmasında sosyal medyadan yararlanılması iletişim çalışmalarının etkinliğini ve yaygınlaşmasını sağlayacaktır. Yapmanızı önerdiğimiz sosyal medya çalışmaları aşağıdaki gibidir. Facebook, Twitter sayfalarının oluşturulması ve yönetilmesiyle ilgili detaylı bilgi için EK: Sosyal Medya, Sayfa 43 Kurumunuzun Facebook Sayfasını Olu�turun !
Valilik AB birimlerinin “facebook” platformunu stratejik kapsamda etkin kullanmaları, iletişim hedeflerine ulaşılmasına çok önemli bir destek verecektir. Bunun için her valilik AB birimi kendi birimlerine özel bir facebook sayfası oluşturmalıdır. Kurumunuzun Twitter Hesabını Açın !
Valilik AB birimlerinin faaliyetlerinin, hedef kitle tarafından akıllı telefon, tablet ve bilgisayarlar aracılığı ile internet olan herhangi bir yerden takip edilebilmesi ve paylaşımda bulunarak diğer hedef kitleler tarafından da etkin bir şekilde izlenebilmesinin temin edilmesi için her valilik AB birimi kendi birimlerine özel bir Twitter hesabı açmalıdır. 10
Faaliyetlerin ya da hizmetlerin duyurulması amacı ile hazırlanan açık hava posterleri (billboard) ve afişler gibi iletişim malzemelerindeki mesajın hedef kitle grubuna ulaştırılması çalışmaları rastlantısaldır. Bu nedenle açık hava posterleri ve afişler hedef kitlenin bulunabileceği, önünden geçebileceği alanlarda yapılmalıdır. Açıkhava posterleri ve afiş hazırlama çalışmalarında diğer tüm iletişim çalışmalarından farklı bir süreci takip etmekte yarar vardır. Normal bir süreç iletişim hedefinin tanımlanması, tasarım, üretim, yayın ve dağıtım ile tamamlanır. Ancak bu tür çalışmalarda, iletişim hedefi, mecra belirleme, yayın süresi, tasarım uygulaması, basım ve dağıtım çalışmalarından oluşan farklı bir sürecin uygulanmasında fayda vardır. Afi�ler �le Faaliyetlerinizi Kamu Hizmet
Alanlarında Duyurun !
Faaliyetlerinizin duyurularının ya da farkındalık artırıcı mesajlarının afişleri, sanayi ve ticaret odaları, devlet kurumlarının il müdürlükleri, sivil toplum kuruluşlarının merkezleri, belediyeler, belediye hizmet merkezleri ve valilik hizmet alanları gibi kamusal mecralara asılmalıdır. Afişleme çalışmasının, maliyeti düşük ve iletişimsel etkisi yüksektir. Afişleme faaliyetinin teknik detayları için EK: Dış Mekan Reklamı ve Afişleme, Sayfa 60 Açık Hava Afi�-�lan Panolarında Yayın �le
Daha Geni� Kitlelere Ula�ın !
Billboard diye adlandırılan açık hava afiş-­‐ilan panolarının görünürlüğü televizyon reklamlarına yakın bir düzeydedir. Faaliyetlerin geniş kitlelere duyurulması için açık hava afiş-­‐ilan panolarının tanıtım avantajından yararlanılmalıdır. Afiş-­‐İlan panolarının yerleştirilmesi, kiralanması işi çoğunlukla belediyeler tarafından aracı kurumlara (reklam ilan ajansları) devredilmiştir. Belediyelerin bu ilan panolarının toplam adedinin ortalama % 15’ ini ayda bir kez, bir haftalık ücretsiz kullanma hakkı vardır. 11
Kamu hizmetinin sunulması, toplumsal bilinçlendirme faaliyetleri kapsamında, belediyeler kurumlara ücretsiz yayın izni verebilmektedir Ancak mecra değeri ve sınırı göz önüne alındığında yapılacak ilan yayını için en az iki ay öncesinden mecra rezervasyonunun yapılması gerekmektedir. Rezervasyon yapılsa dahi belediyenin kendi hizmetlerini duyurması ihtiyacında mecranın kullanım tarihlerinde değişiklik yapma hakkı belediyeye aittir. Açık hava afiş-­‐ilan panolarında yayın faaliyetinin teknik detayları için EK: Dış Mekan Reklamı ve Afişleme, Sayfa 63 Geni� Kitlelere Ula�abilmek �çin Toplu Ta�ıma
�lan Alanlarından Yararlanın !
Faaliyetlerin duyurulmasında toplu taşıma araçlarındaki ilan alanları çok etkin birer mecradır. Bu alanların yapılacak ilanın en fazla afiş boyutunda olması nedeni ile maliyeti açık hava ilanlarına göre daha düşüktür. Toplu taşıma ilanları mecraları otobüs ve raylı taşıma sistemleri için düşünülmüştür. Uygulamada çıkabilecek maliyet sorunları nedeniyle özel taksi, dolmuş ya da servisler önerilen mecraların dışında tutulmuştur. Toplu taşıma ilana alanlarından yararlanmak amacıyla teknik bilgileri almak için EK: Dış Mekan Reklamı ve Afişleme, Sayfa 65 12
AB süreci
yerelde başlar.
AB süreci
yerelde başlar.
Download

“AB süreci yer r.”