Zpracování textu
základy typografie
Odborný text musí působit na jedné straně seriózně a střízlivě, na druhé straně
nesmí být ani příliš nudný a jednotvárný. To se týká i jeho vizuálního zpracování.
Dobrý autor také myslí na svého čtenáře, a tak se stará, aby jeho práce byla
přehledná a dobře čitelná. Základem je samozřejmě vnitřní struktura práce, kterou
musí grafické zpracování vhodným způsobem zvýrazňovat.
Pokud pochybujete o významu výše uvedeného, uvědomte si, jak
významný je pro nás vnější dojem a vizuální působení druhého člověka při
prvním kontaktu. S odbornou prací jsme na to často podobně; šaty dělají
člověka a grafická podoba do značné míry „dělá“ diplomovou práci.
1. Písma a fonty
Výběr vhodného typu písma je základním kamenem pro dobrou čitelnost
a přehlednost celé práce. Písem máme k dispozici desítky (při troše dobré vůle
a technické hravosti i stovky) a moderní textové editory velmi usnadňují jejich
používání; až nadužívání. Je proto dobré si uvědomit jejich charakteristiky
a používat je v souladu s nimi.
Rodina písma1 je skupina řezů odvozených z jednoho typu písma, přitom
řez je kresebná varianta základního typu písma – např. normální, tučné nebo
kurzíva. Základní typy písma (pomíjíme nyní speciální např. značkové fonty)
jsou:
-
Písma patková (serify)2
Nejznámější (a snad v každém počítači přítomné) je Times New Roman,
z knižní sazby známe třeba Garamond nebo Baskerville. Patkové písmo velmi
dobře vede dobře oko po řádku, proto je vhodné pro rozsáhlejší
(víceřádkové) texty. Obsahuje však jemné podrobnosti, je náročnější na
kvalitu zobrazení resp. tisku, proto nesmí být příliš malé. Na druhé straně při
čtení zvyšuje dojem úpravnosti a uspořádanosti textu.
Zvláštní postavení mezi patkovými písmy má Courier – připomíná typy
psacího stroje a má stejnou vlastnost, tj. všechny znaky jsou stejně široké
(neproporcionální). Používá se pouze tam, kde je důležité řazení znaků do
sloupců nebo obecně pozice znaku na řádce. Na jedné straně to bývají účetní
výkazy a číselné sloupce, na druhé pak zdrojové texty v počítačových
programech.
-
Písma bezpatková
Typickým příkladem je Arial, Calibri nebo Verdana. Bezpatkové písmo
obsahuje méně jemných detailů a proto je celkově „odolnější“. Dobře se čte i
v horším tisku nebo na výraznějším (např. obrázkovém) pozadí. Hodí se
zejména na popisky v obrázcích a grafech. Také je obecně vhodnější, pokud
má být napsaný text promítán prostřednictvím dataprojektoru např.
v prezentacích apod. V rozsáhlých textech brzy unaví oko a hůře se čte.
-
Písma ozdobná
Do odborného textu se obecně příliš nehodí. Pokud jsou použita, pak
jen velmi střídmě a střízlivě, např. jako iniciála na začátku kapitoly.
Ve vědecké práci používejte fonty střízlivě. Dvě, nejvýše tři
rodiny písma bohatě postačí, přitom podobné prvky by měly být
vždy psány stejným fontem. Většina textu (základní text) bude
zřejmě psána základní variantou vybraného písma. Ostatní řezy
mají význam zvýraznění nebo odlišení. Například tučné slovo
v textu je nový nebo významný pojem, kurzíva označuje doslovnou
citaci rozhovoru či výroku respondenta, konkrétní příklad situace apod.
1
Podrobněji o typografickém názvosloví např. http://cs.wikipedia.org/wiki/Rodina_p%C3%ADsma
2
Serif, česky nepřesně patka, je kolmá čárka, zakončující některé tahy písma.
Jiná rodina může být nasazena jen pro výrazně odlišné prvky, např.
v grafech a obrázcích.
Co se týče velikosti znaků, zde se nevyplácí šetřit. Dobrá čitelnost je
prioritou. Základní text by rozhodně neměl být psán znaky
menšími, než 12 bodů.3 Menší velikost si můžete dovolit jen pro
pomocné texty – vysvětlivky, poznámky pod čarou apod.
2. Rozvržení dokumentu
Předem se smiřte s tím, že jen málokdo bude vaší práci číst jako
román od začátku do konce. Daleko častěji v ní bude něco hledat, bude
jen listovat a přebíhat stránky očima. Proto je tak důležitá přehlednost
a strukturovanost i v grafické formě.
Zkuste si ve svém editoru zmenšit napsanou práci tak, aby text už
nebyl čitelný. Takto vidí vaši práci ten, kdo jen rychle listuje
stránkami. Pokud vidíte obsah stránek slitý do kompaktní šedivé
plochy, je text členěn nedostatečně a nebude přehledný. Pokud vidíte
oddělené bloky textu, výrazné nadpisy a plocha stránky je
rozbita dalšími objekty (obrázky, grafy…), udělali jste pro
svého čtenáře dobrou práci. Je také větší šance, že bude čtenář po
formě zaujat i obsahem a nabude dojmu, že je vaše práce nejen
typograficky, ale i myšlenkově dobře strukturována.
Jak docílit přehledného členění textu? Samozřejmě základem je dobré
myšlenkové rozčlenění práce. V typografii tomu napomáhají následující
doporučení:
-
Číslujte všechno – nadpisy, popisy obrázků, tabulky… (Obrázky či
schémata a tabulky se zpravidla číslují zvlášť – tedy obr. č. 1, 2, 3 a
paralelně tab. č. 1, 2, 3...!)
-
Mějte výrazné nadpisy a oddělujte je dostatečnými mezerami od
textu.
-
Dělejte výrazné mezery mezi odstavci nebo odsazujte první
řádek (případně kombinujte obojí) tak, aby odstavce byly zřetelně
odděleny.
-
Nepište příliš dlouhé souvislé texty, dlouhé kapitoly čleňte do
subkapitol srovnatelné délky. Rovněž přehnaně dlouhá souvětí
nepřispívají k přehlednosti textu, třebaže pro texty zaměřené na
společenské vědy jsou příznačná. Nejméně každé tři až čtyři stránky by
měl být nějaký nadpis (zvýraznění, výčet, grafické schéma), sloužící jako
záchytný bod4.
3
Tiskový (typografický) bod (b) je základní typografická jednotka a měří přibližně 0,376 mm. Pro
elektronickou sazbu byl zaveden také DTP bod (1pt = 1/72 palce, tj. cca 0,352 mm) – pro naše účely je
nemusíme rozlišovat. Pozor na častou záměnu s obrazovým bodem (pixel, px), což není jednotka rozměrová, ale
charakteristika, která určuje počet elementů v obrazu: http://cs.wikipedia.org/wiki/Typografick%C3%BD_bod
4
Toto doporučení neberte absolutně, některé texty mají specifické nároky. Nicméně pokud si nejste
jisti, můžete se orientovat i podle tohoto východiska.
-
Pokud to předmět práce aspoň trochu dovoluje, používejte
grafické doplňky – schémata, grafy, tabulky. Nejen že vhodně člení text
a tvoří záchytné body, ale také jsou „koncentrovanou informací“, která
čtenáři rychle řekne, zda je na správném místě. Tabulka, která zachycuje
přehledně trendy výsledků kvalitativního výzkumu, shrne velmi
přehledným a sdělným způsobem podrobné informace z několika
předchozích či následujících stran a opět zvýší pocit dobře strukturovaného
sdělení.
3. Barvy
S masovým rozšířením barevných laserových tiskáren není s barevným
tiskem potíž, ovšem i tak je vhodné používat barvu jen jako vzácné koření. Má to
dva hlavní důvody:
-
Důvod stylový: Odborná práce, hýřící barvami jako papoušek,
nebudí (aspoň v našich krajích) důvěru, ale podezření. Navíc příliš mnoho
barev rozptyluje dojem z celkového vyznění a odvádí pozornost od těžiště
sdělení.
-
Důvod technický: K podstatné části čtenářů se dostane pouze
černobílá kopie, barva by proto nikdy neměla nést nenahraditelnou
informaci. Na to je dobré pamatovat zejména v grafech!
Barva je plně na místě v obrázcích, grafech a schématech. V textu
se hodí jen tam, kde je buď všeobecně zažitá (např. modrá v internetových
odkazech), nebo je nutné opravdu něco výrazně odlišit od okolního textu. V tom
případě je vhodné barvu kombinovat s jiným odlišením (řezem písma, tloušťkou
apod.), aby i v nebarevném provedení bylo odlišení zachováno.
U grafů a schémat je důležité volit barvy jednotlivých položek tak, aby se
odlišovaly i světlostí. Popisky položek musí být také na barvě nezávislé.
Dosáhnete toho buď umístěním popisku přímo u příslušné položky, nebo použitím
i jiného rozlišení než jen barvy.
Za zmínku stojí také pravděpodobnost barevného posunu při tisku (např.
na laserové tiskárně barvy proti monitoru mírně ztmavnou) či při elektronické
prezentaci dat, kde často při přenosu sdělení přes datový projektor a notebook
dochází k posunu barev (a ztrátě rozlišení) do té míry, že je zkresleno zamýšlené
sdělení.
Máte-li
možnost
nebo
povinnost
prezentovat
svou
práci
prostřednictvím datového projektoru, je výhodou, pokud si můžete
konkrétní přístroj předem vyzkoušet, právě kvůli nečekanému a
nežádoucímu barevnému zkreslení. Toto riziko lze snížit přípravou
zásobní prezentace v černobílém provedení nebo u malých
několikačlenných komisí použitím vlastního přenosného počítače.
4. Rozložení stránky
Kdysi, v době psacích strojů a ručně prováděných korektur, se pro
přípravu textů k tisku zásadně používala tzv. normostrana5 (30 řádků
po 60 znacích včetně mezer na listu A4). Ten čas je sice nenávratně
ten tam, ale stále platí, že jedna tisková stránka by se měla aspoň
přibližně této normostraně podobat množstvím textu, resp. příliš ji
nepřekračovat.
Vhodným nástrojem je jednak dostatečná velikost písma a mezer mezi
odstavci, jednak vhodné okraje stránky a umístění textu na stránce. Jako
optimální se osvědčily poměrně široké souměrné okraje, zachovávající
základní proporce stránky. Netypické uspořádání (například úzký vysoký
sloupec) nepůsobí dobře. Počítejte s tím, že u hřbetu musí být okraj kvůli vazbě
nejméně o 10 mm širší, než ostatní okraje.
Obecná doporučení:
1. Volte takovou typografickou úpravu své práce, aby byla přehledná
a snadno se četla. Předem myslete na svého čtenáře.
2. Text dobře strukturujte, čleňte na kratší úseky, používejte
hierarchické nadpisy.
3. Tabulky a obrázky číslujte, práci doplňte jejich seznamem.
4. Buďte střízliví v používání fontů a barev, pokud nenesou význam.
5. Nešetřete schématy, obrázky a tabulkami, pokud je to aspoň
trochu účelné.
6. Počítejte s tím, že vaše práce bude čtena celá a podrobně jen
několika lidmi; častěji bude jen letmo prolistována, a zejména se
v ní budou hledat některá data, metody, konkrétní výstupy.
5. Nechte svůj editor pracovat za vás
Styly a šablony
Nerozšířenější prostředek ke psaní textů, nejen odborných, je textový
editor typu WysiWyg6 (What you see is what you get – co vidíte na
monitoru, to dostanete v tisku), například Word (MS Office), Writer
(Open Office) nebo PAGES (Mac). Moderní programy tohoto typu
poskytují řadu užitečných služeb, které mohou, pokud je vhodně
použijete, vaši práci urychlit a snížit množství chyb ve výsledném
textu. O některých z nich bude zmínka dále.
Základním rysem těchto programů je možnost využívat styl – soubor
vlastností (velikost a typ písma, šířka řádku, zarovnání, číslování atd.) kterými je
charakterizován každý úsek textu, zpravidla odstavec. Základním účelem použití
5
Používalo se širokého řádkování, aby se mezi řádky daly dopisovat korektury, proto tak malý počet
řádků.
6
Existuje ještě jedna rodina textových editorů, takzvaných znakových nebo programátorských, které
neposkytují tak rozsáhlé prostředky pro úpravu grafické podoby textu, proto se na psaní podobných prací
nepoužívají.
stylů je sjednocení grafického vzhledu uvnitř dokumentu, na styly je navázána i
řada dalších služeb.
Styly si vytváří editor automaticky nebo je upravuje jeho uživatel.
Vzhledem k důležitosti stylů je vhodné neponechat tento proces
na někdy poněkud „nedovtipné“ automatice a cíleně styly
vytvářet a řídit! Editory k tomu mají dostatek nástrojů. Patří k dobré
praxi průběžně styly kontrolovat, v případě potřeby vytvářet nové a
nenechat tento proces jen na počítačovém programu.
Vhodné použití stylů šetří práci. Pokud např. chceme psát základní text
určitým písmem a rozložením, je pohodlnější nastavit tyto vlastnosti ve
stylu a pak jen přiřadit styl konkrétním kusům textu, všechny
vlastnosti se nastaví podle předdefinované volby. Zvlášť výhodné je to
tehdy, pokud skládáme text z různých zdrojů (a nechceme je odlišit;
není to např. citace). Importovaným úsekům, které si nesou
formátování původního dokumentu, přiřadíme nový styl a tím je
graficky sjednotíme.
Sbírku stylů, svázaných s určitým dokumentem nebo druhem dokumentů,
lze vyexportovat do samostatného souboru jako šablonu7 (template). Praktický
význam šablon oceníme především u prací, na kterých pracuje současně několik
autorů. Pokud všichni použijí stejnou šablonu, kterou např. dostali od editora, po
sloučení dílčích příspěvků do jednoho souboru není nutné je graficky sjednocovat
a jinak velmi obvyklé technické problémy jsou minimalizovány.
Služby editoru
Soudobé editory dovolují zmechanizovat některé rutinní úkony,
zároveň snižují riziko chyb, které tyto úkony často doprovázejí. Jedná se
zejména o vytváření a zdržování různých seznamů, poznámek, obsahu apod.
Největší výhodou je, že pokud práci nějak přeskupíme, přeházíme kapitoly,
vložíme nebo naopak vyhodíme část textu, automaticky udržované tabulky se
přizpůsobí (stačí na ně kliknout myší) samy. Základní podmínkou je ale důsledné
používání stylů a jejich vhodné nastavení.
Ze stejných důvodů (automatické udržování) je vhodné pro vnitřní
odkazy (např. „tento jev byl již popsán v kapitole 6.2“ nebo „viz. Obr.
5.1“) důsledně používat hypertextový odkaz. Pokud přečíslujeme
kapitoly nebo vložíme další obrázek, odkazy se automaticky správně
přečíslují. Pozor jen na případ, že odkazovaný prvek byl zcela zrušen.
Odkaz je pak nahrazen chybovým hlášením. Je vhodné při závěrečné
kontrole tato hlášení cíleně vyhledávat příslušnou funkcí (pro
kontrolu).
Čtenář pak s radostí objevuje sdělení typu „podrobněji je rozvedeno
v kapitole Chyba: neexistující hypertextový odkaz!“ a s určitou dávkou
škodolibosti se baví neštěstím druhého.
Další užitečnou funkcí je vkládání poznámek. Při psaní rozsáhlého
textu si asi každý autor vkládá poznámky, určené jen jemu (např.
„tady ještě vložit blablabla něco o osobnosti podle XY…“). Tyto
7
Použité názvosloví (styl, šablona) odpovídá programu Word nebo Writer, v jiných editorech se mohou
tyto prvky jmenovat odlišně. Jejich vlastnosti a možnosti užití jsou ale v různých programech velmi podobné.
poznámky je jistě možné psát do textu rovnou (a odlišit např. barvou),
po delším čase se ale velmi špatně hledají. Proto je výhodné použít
službu editoru – při konečné redakci poznámky zakážete a nemůže se
stát, že některá zůstane v textu zapomenutá.8
Automatický korektor jako zdroj chyb
Automatický jazykový korektor je velmi užitečný nástroj, pokud jej
uhlídáte. V opačném případě více chyb vyrobí, než opraví.
Záludnost korektoru je především v tom, že v základním nastavení (po
instalaci) má povoleno automaticky nahrazovat slova, která nezná,
podobnými výrazy ze svého slovníku. A odborné termíny nebo speciální
výrazy, pro odborný text typické, tím mohou být narušeny.9
Je vhodné na počítači, na kterém obvykle pracujete, nastavit
automatický korektor tak, aby slova, která považuje za chybná,
pouze označil, ale nenahrazoval. Při psaní pak správná slova, která
vám korektor označí, ukládejte do uživatelského slovníku. Jenom
dávejte pozor na cizí počítače, kde může být editor nastaven
jinak; neštěstí může být hotovo během zlomku sekundy!
Pozor také na zdánlivé chyby. Při letmém pohledu si např. všimneme
podtrženého slova pracoviště (víme, co jsme chtěli napsat) a
odbudeme to mávnutím ruky nebo bez kontroly uložíme do slovníku. A
při podrobném čtení se objeví, že korektor měl tentokrát pravdu –
pracovniště totiž opravdu není běžným českým slovem.
Další nebezpečí spočívá v tom, že uživatel se na automatický korektor
příliš spolehne. Není-li nic červeně podtrženo, nejsou v práci pravopisné chyby.
Omyl. Jsou! Korektor je schopen rozlišit pouze velmi omezený rozsah (pravda
nejčastějších) druhů chyb. Nezkontroluje např. shodu podmětu s přísudkem nebo
překlep, který dá smysluplné slovo (pouze v daném kontextu nesmyslné).
Při psaní tohoto odstavce např. ponechal korektor chybně v textu výraz
schodu podmětu (domnívaje se patrně, že jde o druhý pád slova
schod). Korektor sleduje jen základní gramatická schémata, ne detailní
smysl sdělení. Stačí netypický slovosled a dokonale jej zmatete…
Grafika, schémata, obrázky
Grafické objekty, vkládané do textu, lze rozdělit podle charakteru na dvě
velké skupiny, se kterými se pracuje trochu jinak:
-
Rastrové (bitmapové10) obrázky, zpravidla získané z jiného
zařízení (fotoaparátu, skeneru) nebo programu.
Nejčastěji se jedná o fotografie a podobné obrázky s přirozenou strukturou
barev, s mnoha barevnými přechody a složitými plochami. Pro tyto objekty
platí, že je musíme mít k dispozici v dostatečné kvalitě – především
8
A recenzent, např. profesor BBB se nedočte „sem přidat nějaké bláboly od BBB“.
9
Korektor takto dokáže zmařit snahu o precizní vyjadřování a rozsáhlou autorovu práci, například
nahrazením psychologického termínu „burn out“ (vyhoření) slovem typickým pro batolata „bucnout“.
10
Tyto obrázky jsou datově popsány jen jako množina bodů bez hlubší struktury, zatímco druhý typ
obrázků (čárových, přesněji vektorových) je tvořen souborem popisů objektů – úseček a křivek.
rozlišení (počet obrazových bodů - pixelů11) - musí být takové, že po
vložení do stránky, objekt nebudeme muset dodatečně zvětšovat.
Optimální je, pokud použijeme zmenšení kolem 50 - 70%. Příliš
velký objekt datově zatěžuje (zbytečně zvětšuje výsledný soubor), čímž
ztěžuje práci12. Příliš malý nebo nekvalitní obrázek působí nevhodně,
neprofesionálně.
Obrázky je vhodné připravit mimo editor za pomoci kvalitního
grafického programu (např. Photoshop, Zoner Photostudio). Berte
v úvahu, že vložením fotografie do textové stránky dokumentu
se sníží její kvalita – zaniknou jemné podrobnosti, další posuny
nastanou tiskem (posuny v barvách směrem k tmavým tónům)
a případným kopírováním. Proto musí mít sdělení přednost před
kompozicí a to, co má obrázek presentovat, musí být výrazné
a dostatečně velké. Znamená to obvykle používat výřezy a
detaily, zvýšit kontrast a potlačit pozadí.
Zvláštním případem jsou skenované dokumenty, vkládané do stránky.
Obvykle je nutné je geometricky srovnat, zvýšit kontrast a upravit okraje.
V ideálním případě není poznat, že se jedná o vložený dokument.
-
Grafy a schémata vytvářená čárovou grafikou uvnitř editoru
nebo příbuzným programem (např. Excel nebo Calc):
Tato čárová (vektorová) grafika má tu zásadní vlastnost, že
rozlišení a kvalita zobrazení nezávisí na velikosti resp. míře
zvětšení. Je nutné hlídat pouze to, aby obrázek nebyl příliš „zahlcen“
podrobnostmi a zůstal přehledný. Především nápisy (popisky) nesmí
být příliš malé; rozhodně ne menší než 6 bodů při použití
bezpatkového písma.
Důležité je, pokud vytváříte obrázek vestavěným grafickým nástrojem
editoru (např. Panel kreslení), sloučit nakonec všechny jeho prvky
do skupiny, aby se obrázek choval jako celek a např. při
přestránkování se nerozpadal. Texty, které jsou částí obrázku,
musí být vkládány formou textových polí a sloučeny s grafickými
prvky, prokládání volného textu a čar je chyba, která se obvykle
vymstí při prvním větším přeskupení dokumentu
Ke zpracování dat z výzkumů a měření se velmi často používají tabulkové
programy jako je Excel nebo Calc. Tyto programy mají zároveň bohaté
možnosti vytváření grafů a jiných prezentací dat. Nejpraktičtější způsob,
jak je začlenit do výsledné práce, je vložit je přímo jako objekt.
Nedojde ke ztrátě kvality grafiky a zůstává možnost úpravy původními
nástroji. Teprve když kvůli neslučitelnosti zdrojového programu
a textového editoru nelze objekt vytvořit, je nutné v původním programu
vyexportovat výsledek jako obrázek a ten pak vložit do dokumentu.
Vytváření
tohoto
obrázku
(velikost
a
formát)
zaslouží
chvíli
11
Pixel (PICture Element – obrazový bod) je sice bezrozměrná jednotka, ale textové editory mu přiřadí
rozměr zpravidla jeden DTP bod (1/72 palce).
12
Opravdu datově velké obrázky je vhodné vkládat až nakonec, dočasně je lze nahradit obdélníkem
stejné velikosti.
experimentování, aby výsledek - zejména jeho čitelnost a přehlednost byl co nejlepší.
Obecná Doporučení
1. Textový editor není psací stroj. K formátování textu nepoužívejte
řady mezer, ale formátovací volby a nejlépe styly.
2. Styly vytvářejte
používejte.
cíleně,
průběžně
je
udržujte
a
důsledně
3. Používejte služby editoru, ušetří vás rutinních úkonů a udělají je
přesněji.
4. Nastavte jazykový korektor tak, aby neopravoval slova
automaticky, nespoléhejte se na příliš jeho služby, opraví jen
některé překlepy.
5. Fotografie, kresby a podobné obrázky předem upravte dobrým
grafickým programem.
6. Obrázky, vytvořené vnitřním kreslícím nástrojem editoru, vždy
slučte do jednoho celku (skupiny), nekombinujte je s volným
textem.
7. Výstupy jiných programů vkládejte jako objekty, pouze když to
nelze, jako obrázek.
6. Bezpečí vašich dat
Hlavní hrozby
Moderní osobní počítače jsou velmi spolehlivá zařízení, ale jako každá
spotřební elektronika občas trpí různými závadami. Častým zdrojem „závad“ –
tedy chybných úkonů, bývá „spojovací článek mezi klávesnici a židlí“, tedy
obsluha. Důsledkem může v krajním případě být, že třeba celoroční práce zmizí
v nenávratnu.
Hlavní nebezpečí a zdroje problémů lze rozdělit do tří základních skupin:
-
Porucha zařízení (počítače, média)
Do této kategorie patří i problémy způsobené vnějšími okolnostmi,
například výpadkem proudu nebo živelní pohromou13. Závada s nejhoršími
důsledky bývá havárie harddisku, protože velmi často znamená ztrátu
všech uložených dat. Harddisk je zároveň mechanicky velmi namáhaný díl,
zejména u notebooků. Pokud selže jiná důležitá část, obvykle je možné
harddisk aspoň připojit do jiného počítače a data zkopírovat. Jedinou
obranou je důsledné zálohování na jiná média.
Někdy stačí neohlášené opravy elektrického vedení v domě a
pozapomenutí pravidla o zálohování textu, aby se několik stran textu
s výbornými nápady (které zcela jistě podruhé nedostanete) proměnilo v
„rozsypaný čaj“. Přenosné počítače tady mají drobnou výhodu před
13
A bohužel také krádeží celého počítače nebo média.
stolními PC, zpravidla mohou uživatele varovat a dát mu trochu času
k zálohování rozpracovaného sdělení.
Co se stane, když si nechtě vylijete do počítače kávu nebo jinou tekutinu
(laptopy k tomu přímo svádějí), to už připomíná noční můru. A zažili jsme
řádně zálohovanou diplomovou práci na CD ROMU, uloženou doma a u
přátel v jiném městě. Do obou měst přišla velká voda. CD vydrží hodně,
ale zátopová voda doslova „sloupla“ data v obou případech.
-
Havárie programu (softwarová porucha)
„Padající program“ asi zažil každý uživatel počítače. Častou komplikaci
představuje, že „spadlý“ program neuzavře korektně soubory, se kterými
pracujete a ty pak nelze znova otevřít a použít. Částečnou obranou je
průběžné ukládání a časté vytváření záložních kopií.
-
Chyba obsluhy
Svou práci si dokážeme zcela zničit velmi snadno, stačí troška
nepozornosti, mechanicky „odkliknout“ nějakou hlášku a důležitý soubor
může být smazán, přepsán, nebo jinak zničen. I zde pomůže (kromě
zvýšené míry pozornosti) vytváření záložních kopií.
Pozor zvláště pokud pracujete na textu uloženém pouze na přenosné
paměti; v takovém případě nevydobudete při nechtěném zahození nic, na
pevném disku vždy zůstává naděje, že se podaří zrekonstruovat alespoň
něco.
Zálohovat, zálohovat, zálohovat…
Vytváření záloh je základní metodou obrany proti ztrátě dat. Aby bylo
účinné, musí se řídit několika jednoduchými zásadami.
-
První (a nejjednodušší) je časté ukládání otevřeného souboru,
aby na disku byl pokud možno jeho aktuální obraz. Je vhodné při každé
přestávce ve psaní automaticky stisknout CTRL/S nebo sáhnout na
příslušnou ikonu (ulož). Pokud se editor zhroutí nebo je nutné jej násilně
ukončit, ztratíte jen malý úsek práce.
-
Krátkodobé zálohy se vytvářejí nejsnáze pomocí funkce Ulož
jako. Vznikne nový soubor, a pokud je ten pracovní náhodou poškozen, je
k čemu se vrátit. Tuto zálohu je vhodné vytvořit vždy před velkým
zásahem do práce – přeházení kapitol, vložení cizího dokumentu
apod. Pokud se úkon nepovede, dokument se rozpadne nebo se program
zhroutí, je k čemu se vrátit.
-
Dlouhodobá záloha se provádí na jiné médium (CD ROM, flash
paměť, paměťovou kartu apod.), tím jsou data zajištěna i proti poruše
disku nebo jiné ztrátě (komu ukradli notebook, ví své). Dlouhodobé zálohy
je vhodné provádět pravidelně a záložní média skladovat někde jinde, než
kde je počítač (aby je neukradli i s ním).
Výhodné je využít i elektronických (virtuálních) úložišť, která
předcházejí problémům s ukradeným počítačem, flash pamětí či
zničenými nosiči dat. Vhodné je ovšem zálohovat nejen elektronická
data; občas se podaří přijít o zavazadlo i s pramennými materiály, být
okraden o videonahrávku s nenahraditelným materiálem k pozorování
nebo se stát obětí hravých hackerů na síti. Postoje ke svobodě
druhého, která zničí svobodu moji, se pak velmi dramaticky mění.
Listy (a data) důvěrné(á)
Velmi často k přípravě své práce používáme důvěrné údaje, např. sdělení a
odpovědi respondentů, pacientů nebo jiných osob.14 Tyto údaje nám byly svěřeny
s důvěrou, že je ochráníme před zneužitím. Bylo by etickou i profesionální
chybou tuto důvěru zklamat vlastním nedopatřením.
Média s našimi daty se mohou ocitnout v nepovolaných rukou velmi
snadno. Aby nebyla snadno čitelná, můžeme je chránit pomocí šifrovacích
programů.15 Tyto programy zpravidla chrání celá média nebo adresáře. Po
přihlášení pomocí hesla pracuje šifrovací program zcela transparentně a ke všem
souborům je přístup, jako by byly na normálním médiu.
Doporučení
1. Udržujte svůj počítač v dobrém stavu, používejte antivirové
prostředky a provádějte údržbu operačního systému.
2. Nacvičte si „reflex“ ukládat rozpracovaný soubor při každé
přestávce v práci.
3. Před každým složitějším úkonem vytvořte krátkodobou zálohu
s jiným jménem.
4. Pokud možno nepracujte pouze na vyjímatelném médiu, raději si
zkopírujte soubor na disk a hotový zase zpátky.
5. Pokud chcete pracovat na jiném než obvyklém počítači, pracujte
vždy s kopií souboru, mějte originál zálohován.
6. Dělejte pravidelně záložní kopie na jiná média, tato média
skladujete odděleně od počítače na bezpečném místě.
7. Používejte šifrovací programy, vaše média se mohou snadno
ocitnout v nepovolaných rukou!
Textová opora pro kurz Informační gramotnost na FFUK.
14
Nejedená se o „utajované údaje“ ve smyslu zákona č. 412/2005 Sb. nebo o osobní data podle zákona
č. 110/2000 Sb., pro tyto účely jsou vyžadovány mnohem preciznější postupy a certifikované prostředky. Jde zde
„pouze“ o údaje, jejichž zveřejnění je eticky nevhodné, do své práce je teprve budeme „anonymizovat“.
15
Těchto programů, i velmi kvalitních, je k dispozici dostatek jako freeware (například TrueCrypt),
přitom se od profesionálních liší hlavně tím, že nemají certifikát.
Download

Práce s odborným textem