Projekat finansira
Evropska unija
Znanje i praksa
- sƟŵƵůĂŶƐůŽkĂůŶŽŐƌĂnjvŽũĂ
sŽĚŝēnjĂ
REALIZACIJU
PROJEKATA
1
STALNA KONFERENCIJA GRADOVA I OPŠTINA
Program EU Exchange 4
VODIČ ZA REALIZACIJU
PROJEKATA
Beograd, 2014.
Stalna konferencija gradova i opština
Program EU Exchange 4
Vodič za realizaciju projekata
Izdavač:
Stalna konferencija gradova i opština
Makedonska 22/VIII, Beograd
www.skgo.org
Za izdavača:
Đorđe Staničić,
generalni sekretar
Priručnik pripremio tim programa EU Exchange 4
Grafički dizajn i štampa:
Tiraž:
Beograd, 2014
“Vodič za realizaciju projekata ” je izdanje
Stalne konferencije gradova i opština štampano u okviru programa EU Exchange 4.
Program EU Exchange 4 finansira Evropska unija, a sprovodi Stalna konferencija gradova i
opština.
Ova publikacija ne predstavlja zvaničan stav Evropske unije.
Za informacije koje se nalaze u publikaciji odgovoran je isključivo Izdavač.
.
2
Ova publikacija predstavlja deo aktivnosti u okviru programa EU Exchange 4, koji finansira
Evropska unija, njime rukovodi Delegacija Evropske unije u Srbiji, a sprovodi Stalna
konferencija gradova i opština.
Mišljenja iznesena u ovoj publikaciji ne predstavljaju zvanične stavove Evropske unije.
Vodič za realizaciju projekata sadrži informacije o konkretnim procedurama i modalitetima
koje Evropska unija primenjuje u oblasti nabavki (dobara, usluga i radova), vođenja finansija
projekata, izveštavanja i drugim oblastima važnim za uspešnu realizaciju projekata, a koje su
sastavni deo Ugovora o donaciji. Sastavni deo Vodiča čini i dodatni priručnik:
(1) Deo 1 – Vidljivost projekata
Vodič za realizaciju projekata ne može zameniti obaveze iz opštih i posebnih uslova Ugovora
o donaciji. U slucaju eventualne nesaglasnosti priručnika i ugovorne dokumentacije, ugovorna
dokumentacija je na snazi.
Uz priručnik se nalazi i CD sa modelima i aneksima dokumentacije za nabavke i finansije,
formularima za izveštavanje i ostala dokumentacija koja će Vam biti od koristi tokom
realizacije projekata.
Molimo Vas da imate u vidu da sva zvanična dokumentacija, uključujući zahteve za uplatu,
izveštaje o nabavkama, finansijske i narativne izveštaje mora biti na jeziku Ugovora o
donaciji, odnosno na engleskom jeziku.
Sve formulare možete naći i na veb stranici programa
www.exchange.org.rs
3
Umesto uvoda
Poštovani predstavnici lokalnih samouprava,
čestitamo Vam!
Vaši projekti su prošli kompleksnu proceduru evaluacije i dobili ste donaciju Evropske unije, u
okviru grant šeme programa EU Exchange 4. Sada je pred vama posao realizacije
projektnih aktivnosti koji sa sobom nosi mnogo izazova. Sa jedne strane, na vama je da
inicirate i pokrenete određene procese u vašoj zajednici, a sa druge da uspostavite što bolju
saradnju sa partnerskim opštinama i korisnicima – saradnju koja, nadamo se, neće biti
ograničena na realizaciju ovog projekta, već će se nastaviti i po završetku programa
EU Exchange 4.
Sigurni smo da ćete dati sve od sebe da realizacija projekta bude uspešna i da na taj način
unapredite rad vaše lokalne samouprave, odnosno život u široj zajednici.
Ova publikacija predstavlja naš doprinos vašem radu na realizaciji projekata. Trudili smo se
da pokrijemo sve važne oblasti, nabrojimo i objasnimo najvažnije činjenice. U daljem tekstu
naći ćete detaljne informacije o finansijama i tipovima troškova, specifičnim procedurama
nabavki, procedurama izveštavanja, zajedničkom radu na monitoringu i vidljivosti koje će vam
biti od koristi tokom realizacije vaših projekata.
Uz priručnik se nalazi i CD sa modelima ugovora, tabelama i drugim dokumentima koja će
vam biti neophodna tokom realizacije projekata.
Nadamo se da će ovaj vodič biti koristan i početnicima, ali i onima sa iskustvom u realizaciji
projekata.
Želimo vam uspešan rad!
tim programa EU Exchange 4
Stalne konferencije gradova i opština
4
SADRŽAJ
1.
Osnovne napomene
1.1. Učesnici u realizaciji projekta
1.2. Pregled procedura komunikacije
1.3. Projektna dokumentacija
7
7
10
11
2.
Finansije projekta
2.1. Račun projekta
2.2. Uplate
2.3. Opravdanost troškova
2.3.1. Opravdani direktni troškovi
2.3.2. Troškovi rezerve za nepredviđene troškove
2.3.3. Opravdani indirektni troškovi
2.3.4. Neopravdani troškovi
2.4. Principi finansiranja
2.4.1. Kurs izveštavanja i kursne razlike
2.4.2. Kamata
2.4.3. Porez na dodatu vrednost (PDV)
2.5. Računovodstvo i propratna dokumentacija
2.6. Finansijski izveštaji
2.7. Pojednostavljene opcije troškova
12
12
13
14
15
19
19
20
21
21
21
21
22
24
26
3.
Nabavke
3.1. Pravila nabavki
3.2. Tipovi ugovora i procedure odabira dobavljača
3.2.1. Tipovi ugovora
3.2.2. Koji tenderski postupak i proceduru primeniti
3.2.2.1. Jedna ponuda
3.2.2.2. Pregovarački postupak bez objavljivanja poziva za
podnošenje ponuda
27
29
30
31
31
32
32
4.
Dopune ugovora
4.1. Dopuna ugovora kroz obaveštenje
4.2. Dopuna kroz adendum
33
34
36
5.
Monitoring realizacije projekata
38
6.
Izveštavanje
6.1. Kvartalni izveštaji o toku projekta
6.2. Izveštaj na polovini realizacije projekta
6.2.1. Periodični narativni izveštaj
6.2.2. Periodični finansijski izveštaj
6.3. Finalni izveštaj o projektu
6.3.1. Finalni narativni izveštaj
6.3.2. Finalni finansijski izveštaj
42
42
45
45
46
50
51
53
7.
Raskidanje Ugovora o donaciji
53
8.
Procedure vezane za vidljivost projekata
55
9.
Rečnik pojmova
57
5
6
1. OSNOVNE NAPOMENE
1.1. UČESNICI U REALIZACIJI PROJEKTA
Realizacija projekta počinje od datuma koji je definisan ugovorom sa Delegacijom Evropske
unije u Republici Srbiji.
Okvir realizacije projekta određuju četiri osnovne grupe dokumenata:
 Ugovor o donaciji sa svim aneksima (član 6 Ugovora): Projektni dokument (Aneks I),
Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima (Aneks II), Budžet projekta
(Aneks III, šitovi 1, 2 i 3), Procedure sklapanja ugovora od strane korisnika donacija u
kontekstu spoljnih aktivnosti Evropske unije (Aneks IV), Zahtev za uplatu i Formular o
bankovnim informacijama (Aneks V), Obrazac za narativni i finansijski izveštaj (Aneks
VI) i Standardni model formulara za prenos vlasništva (Aneks VII).
 ''Praktični vodič za procedure sklapanja ugovora koji se finansiraju iz opšteg budžeta
Evropske zajednice u kontekstu spoljnih aktivnosti'' (PRAG 2013) i sa aneksima
 Vodič za realizaciju projekta – osnovni dokument i deo 1
 Drugi dokumenti koje dobijete od tima programa EU Exchange 4
Učesnici u realizaciji projekta su: koordinator projekta, korisnici donacije i povezana
lica.
Koordinator projekta je grad, opština ili gradska opština koja je navedena kao koordinator u
Ugovoru o donaciji. On je direktno odgovoran za upravljanje i sprovođenje projekta zajedno
sa ostalim korisnicima donacije i povezanim licem(ima).
Pod korisnicima donacije podrazumevaju se svi korisnici donacije koji su uključeni u
realizaciju projekta, uključujući tu i Koordinatora projekta (aplikant i ko-aplikanti u predlogu
projekta).
Povezana lica nisu korisnici donacije ali učestvuju u realizaciji projekta i njihovi troškovi se
mogu priznati kao opravdani onako kako je to definisano Ugovorom o donaciji. Povezana lica
su navedena u Ugovoru o donaciji, član 7.1, Posebni uslovi.
Koordinator projekta i korisnici donacije su direktni korisnici donacije i oni zajednički
sprovode projekat i pojedinačno odgovaraju prema Delegacije Evropske unije preduzimajući
sve neophodne i potrebne mere u cilju obezbeđivanja uslova da se projekat sprovode u
skladu sa opisom projekta iz Aneksa I i uslovima ugovora o donaciji.
U nastavku teksta ćemo detaljnije opisati ulogu koordinatora projekta (uz taksativno
navođenje odredbi Ugovora), ostalih korisnika donacije kao i menadžera projekta kao lica
koje je neposredno zaduženo za upravljanje projektom.
7
Koordinator projekta je direktno odgovoran za upravljanje i sprovođenje projekta i njegove
glavne uloge su da: održava redovnu vezu projekta da donatorom – Delegacijom Evropske
unije u Srbiji, koordinira, osmišljavanja i sprovodi aktivnosti, predstavlja i deluje u ime svih
drugih korisnika prema donatoru i snosi finansijsku odgovornost za sprovođenje projekta u
skladu sa Aneksom I i uslovima i pretpostavkama Ugovora o donaciji.
Detaljnije, uloga koordinatora tokom realizacije projekta obuhvata:
 Prati realizaciju projekta na način da se aktivnosti sprovode u skladu sa ugovorom i
da obezbedi koordinaciju sa svim korisnicima koji učestvuju u realizaciji projekta;
 Posreduje u komunikaciji između korisnika projekta i Delegacije Evropske unije;
 Odgovoran je za dostavljanje svih dokumenata i informacija Delegaciji Evropske
unije koji mogu biti potrebni po osnovu ugovora o donaciji, a posebno kada se zahtevi
odnose na dokumentaciju koja se odnosi na plaćanja.
Ukoliko je potrebno dostaviti informacije za koje su odgovorni drugi korisnici donacije,
koordinator je odgovoran za pribavljanje, proveru i pakovanje informacija/ dokumentacije pre
nego što se ista preda Delegaciji Evropske unije.
Sve date informacije i dokumentacija, kao i svi zahtevi podneti od strane Koordinatora
projekta prema Delegaciji Evropske unije, smatraće se zajedničim zahtevom svih direktnih
korisnika donacije, i koordinatora projekta i korisnika donacije, polazeći od stava da su
zahtevi podneti uz saglasnost svih učesnika na projektu.



Treba da obavesti Delegaciju Evropske unije o bilo kom događaju koji može
uticati na realizaciju projekta ili je usporiti;
Informiše Delegaciju Evropske unije o svakoj promeni pravne, finansijske,
tehničke, organizacione ili vlasničke prirode za bilo kojeg korisnika donacije, kao i
svaku promenu imena, adrese ili pravnog zastupnika bilo kojeg korisnika donacije;
Odgovoran je tokom provere projektne dokumentacije u slučajevima revizije,
provera, praćenja i evaluacije projekta, a u skladu sa odredbama člana 16, Aneksa
II - Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima.
Koordinator projekta je u obavezi da pruži svu potrebnu dokumenaciju, uključujući i račune
korisnika donacije, da ima kopije sve relevantne prateće dokumentacija kao i potpisane kopije
svih zaključenih ugovora, a u skladu sa odredbama člana 10, Aneksa II - Opšti uslovi
Evropske komisije za ugovore o grantovima;
 Ima potpunu finansijsku odgovornost za to da se projekat sprovodi u
skladu sa ugovorom o donaciji;
 Priprema zahteve za plaćanja u skladu sa ugovorom;
 Jedini je primalac, u ime svih korisnika donacije, uplata od strane Delegacije

Evropske unije. Koordinator projekta je odgovoran za odgovarajuće isplate prema
svim korisnicima donacije bez neopravdanog odlaganja;
Nema pravo da prenese bilo koji deo ovih zadataka ostalim korisnicima
donacije ili drugim licima.
Ukoliko Evropska komisija sprovodi evaluaciju projekta ili monitoring misiju na polovini
realizacije projekta ili nakon završetka projekta, koordinator projekta ili lica ovlašćena od
strane koordinatora su u obavezi da obezbede dokumenta i/ili informacije koje će pomoći u
evaluaciji projekta i/ili monitoring misiji, garantujući im prava pristupa informacijama opisanih
u članu 16, Aneksa II - Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima.
8
Korisnik(ci) su u obavezi da dozvole da se sprovede provera od strane Evropske
komisije, Evropske uprave za borbu protiv prevara, Evropskog revizorskog suda i bilo kojeg
revizora ovlašćenog od strane Delegacije Evropske unije. Korisnik(ci) mora da preduzme sve
korake u cilju olakšanja njihovog rada.
U tu svrhu, korisnici donacije:





Treba da sprovedu projekat uz svu neophodnu pažnju, na efikasan i
transparentan način, u skladu sa principima stabilnog finansijskog upravljanja i
primerima najbolje prakse u oblasti kojom se projekat bavi;
Odgovorni su za poštovanje ugovornih obaveza koje proizilaze iz njega i to na
način da će se odgovornost snositi pojedinačno ili zajednički;
Prosleđuju koordinatoru projekta podatke koji su mu potrebni da sastavi narativne
i finansijske izveštaje, druge potrebne informacije i dokumenta koja su potrebna za
uspešnu realizaciju ugovora o donaciji i priloga/aneksa ugovora, i naravno sve
dodatne informacije potrebne u slučajevima revizije, provera, monitoringa ili
evaluacije projekta, a u skladu sa odredbama člana 16, Aneksa II - Opšti uslovi
Evropske komisije za ugovore o grantovima;
Treba da obezbede koordinaciju informacija i dokumentacije na način da sva
komunikacija sa Delegacijom Evropske unije ide preko koordinatora projekta;
Treba da utvrde odgovarajuća pravila komunikacije i koordinacije između sebe
na projektu i prema Delegaciji Evropske unije, i za sva pitanja koja se tiču ugovora o
donaciji, u skladu sa odredbama ugovora i važećim propisom (ima).
Kako bi se osigurala uspešna realizacija planiranih aktivnosti na dnevnom nivou, veoma je
važno da se formira tim za realizaciju projekta koji će se dobro upoznati sa svim aspektima
projekta, kao i sa rezultatima koje treba postići.
Menadžer projekta je odgovoran za upravljanje i koordinaciju svih aktivnosti na projektu i na
njemu je velika odgovornost za uspešnost projekta, što između ostalog uključuje i:







Preciziranje rokova za realizaciju pojedinih aktivnosti na projektu;
Određivanje obima resursa za realizaciju projektnih aktivnosti;
Definisanje organizacione strukture – ko je odgovoran za šta i ko obavlja koju
aktivnost;
Definisanje i upravljanje sredstvima koja će biti korišćena tokom realizacije
projekta;
Pripremu i sprovođenje detaljnog plana realizacije projekta;
Pripremu i sprovođenje plana komunikacije i vidljivosti;
Pripremu i sprovođenje detaljnog plana nabavki predviđenih projektom.
Osnova za detaljno planiranje svih projektnih aktivnosti je odobreni predlog projekta (poglavlja
od 2.1.1. do 2.1.7. Formulara za pripremu projekata). Takođe treba imati u vidu da sve
aktivnosti treba da budu završene pre isteka perioda za realizaciju projekta koji je definisan u
ugovoru.
Za uspešnu realizaciju projekta veoma je važno da svi učesnici budu uključeni u sve faze
planiranja i realizacije.
9
1.2. PREGLED PROCEDURA KOMUNIKACIJE
Delegacija Evropske unije – Tim programa EU EXCHANGE 4 – Koordinator projekta
NEKOLIKO POČETNIH NAPOMENA ZA SVE MENADŽERE PROJEKATA FINANSIRANIH
U OKVIRU GRANT ŠEME EU EXCHANGE 4
 Korisnici donacije koji su dužni da primenjuju Zakon o
Nabavke
javnim nabavkama Republike Srbije će prilikom nabavki
roba, usluga ili radova primenjivati navedeni zakon pod
uslovom da se pridržavaju svih pravila navedenih u Aneksu
IV Ugovora o donaciji.
 Oni korisnici donacije koji nisu dužni da primenjuju Zakon
o javnim nabavkama Republike Srbije nabavke će vršiti u
skladu sa Aneksom Aneksu IV Ugovora o donaciji i
''Praktičnim vodičem za procedure sklapanja ugovora koji se
finansiraju iz opšteg budžeta Evropske zajednice u kontekstu
spoljnih aktivnosti'' tj. PRAG 2013 dokumentom i njegovim
aneksima. Takođe, u obavezi su da članove tima programa
EU Exchange 4 redovno obaveštavaju o svim fazama
nabavki iznad 20.000 €. Za proveru i odobrenje izveštaja o
nabavkama potrebno je okvirno 10 dana.
Izveštavanje
 Izveštaje (na polovini realizacije projekta i finalni izveštaji)
dostavljate timu programa EU Exchange 4 na proveru i
saglasnost. Izveštaj na polovini realizacije projekta je
potrebno dostaviti najkasnije 3 nedelje po isteku izveštajnog
perioda. Finalni izveštaj je potrebno dostaviti najkasnije
mesec dana po isteku izveštajnog perioda.
 Finalnu verziju izveštaja je potrebno dostaviti u 2 originala
timu programa EU Exchange 4, koji će izveštaj uz pismo
saglasnosti dostaviti Delegaciji Evropske unije u Srbiji
Izmene ugovora –
 Predlog izmena dostavljate timu programa EU Exchange 4
obaveštenje
na proveru i saglasnost
 Finalnu usaglašenu verziju pisma i budžeta dostavljate u 2
originala timu programa EU Exchange 4, koji će dalje uz
pismo saglasnosti dostaviti Delegaciji Evropske unije u Srbiji
 Za odobrenje predloženih izmena potrebno je okvirno 3
nedelje*
Izmene ugovora  Predlog adenduma dostavljate timu programa EU
adendum
Exchange 4 na proveru i saglasnost
 Finalnu usaglašenu verziju pisma i budžeta dostavljate u 2
originala timu programa EU Exchange 4, koji će dalje uz
pismo saglasnosti dostaviti Delegaciji Evropske unije u Srbiji
najkasnije 30 dana pre nego što izmena treba da nastupi
 Za odobrenje predloženih izmena od strane Delegacije
Evropske unije u Srbiji potrebno je okvirno 3 nedelje*
Vidljivost
projekta
 Predlog štampanih materijala i drugih sredstava vezanih za
(materijali)
vidljivost projekata dostavljate timu programa EU Exchange
4 na proveru i saglasnost
 Finalnu usaglašenu verziju tim programa EU Exchange 4
će dostaviti na odobrenje Delegaciji Evropske unije u Srbiji
 Za odobrenje predloženih izmena od strane Delegacije
Evropske unije u Srbiji potrebno je okvirno 2 nedelje*
Sva dokumentacija vezana za realizaciju projekta, uključujući zahteve, izveštaje, moraju biti na
jeziku Ugovora o donaciji, odnosno na engleskom jeziku
10
*Pomenuti vremenski rok može biti i duži u zavisnosti od perioda dostavljanja, npr, godišnji odmori,
božićni i novogodišnji praznici i sl.
1.3. PROJEKTNA DOKUMENTACIJA
Celokupna dokumentacija vezana za realizaciju projekta može se podeliti u dve kategorije:
1.3.1. TEHNIČKA DOKUMENTACIJA
Korisnici donacije moraju da pripreme i čuvaju tehničku dokumentaciju za sve relevantne
projektne aktivnosti.
Tehnička dokumentacija treba da bude dovoljno detaljna da dokaže da su se aktivnosti
predviđene projektom sprovele i odgovarajuće usluge pružile.
Propratna dokumentacija koju je potrebno čuvati u zavisnosti od tipa aktivnosti
AKTIVNOST
PROPRATNA DOKUMENTACIJA
Treninzi












Studijske posete






Istraživanja/studije
Publikacije
Seminari,
konferencije,
radni sastanci

uzorak istraživanja ili studije
izveštaji o sprovedenom istraživanju ili izrađenoj studiji
kopije izrađenih publikacija (brošure, lifleti, posteri, itd.)
program / dnevni red
spisak prezentacija / konferencijski izveštaj
radni materijal
spisak učesnika
spisak govornika
zapisnici (po potrebi)
isečci iz novina, fotografije
popunjeni feed-back upitnici (po potrebi)
detaljan opis obuke - moduli obuke, obuke sata po predmetu,
metode, itd
raspored treninga
spisak učesnika
spisak trenera / predavači
popunjeni feed-back upitnici (po potrebi)
evaluacioni izveštaji
izveštaj sa studijske posete
lista učesnika
1.3.2. FINANSIJSKA DOKUMENTACIJA
Koordinator projekta je zadužen za redovno i tačno vođenje finansija projekta.
Svi troškovi, uključujući sve prihode i rashode koji su nastali tokom realizacije projekta moraju
se precizno evidentirati i za to mora da postoji propratna dokumentacija koju je potrebno
čuvati u zavisnosti od tipova troškova.
O načinu vođenja poslovnih knjiga i propratnoj finansijskoj dokumentaciji biće više reči u
poglavlju 2.5. Računovodstvo i propratna dokumentacija.
NAPOMENA!
Korisnici donacije treba da čuvaju svu projektnu dokumentaciju (tehničku i finansijsku) pet
godina od datuma finalne uplate. Celokupna projektna dokumentacija treba da bude dostupna
u originalu kao i u elektronskoj formi.
11
.
2. FINANSIJE PROJEKTA
2.1. RAČUN PROJEKTA
Pre potpisivanja Ugovora o donaciji, Koordinator projekta mora da otvori poseban devizni
račun u Narodnoj banci Srbije koji će koristi samo za potrebe realizacije odobrenog
projekta. Broj računa je sastavni deo Ugovora o donaciji. Sa ovog računa ćete direktno
podizati sredstva za putovanja u inostranstvo i prebacivati sredstva namenjena EU
partnerima (ukoliko je u samom projektu predviđeno angažovanje istih).
Za sva plaćanja u zemlji sredstva sa ovog deviznog računa ćete konvertovati na dinarski
projektni podračun (podračun kod Uprave za trezor) i sa dinarskog podračuna ćete vršiti
direktne isplate, koje uključuju i prenos sredstava ostalim korisnicima donacije i povezanim
licima.
Koordinator
projekta
Narodna
banka Srbije
devizni račun
Lokalna
banka
– projektni
dinarski
podračun
Dnevnice u
inostranstvu,
EU partneri
Drugi korisnici
donacije i
povezana lica
Dnevnice u
zemlji,
dobavljači
Doprinos lokalne samouprave za implementaciju projekta (minimum 10% od ukupne
vrednosti projekta, konkretan procenat definisan Ugovorom o donaciji) takođe mora biti
realizovan kroz ovaj poseban projektni dinarski podračun, sem sredstava za plate zaposlenih.
Ovo ne mora nužno da podrazumeva i reviziju budžeta lokalne samouprave, ukoliko ovaj
doprinos čine aktivnosti planirane za tu godinu, dovoljno je da sredstva sa budžeta lokalne
samouprave prebacite na poseban dinarski projektni podračun i da sa njega vršite plaćanja
koja su potrebna za realizaciju projektnih aktivnosti.
Sredstva ne morate da uplatite odjednom (ukupan iznos kofinansiranja predvidjen
ugovorom), već sukcesivno, prema potrebi.
VAŽNA NAPOMENA!
Doprinos lokalne samouprave u zavisnosti od tipa troškova možete realizovati na sledeći
način:
 Plate zaposlenih u lokalnoj samoupravi ne moraju biti uplaćene preko
posebnog projektnog dinarskog podračuna. Plate službenika angažovanih na
realizaciji projekta će tokom trajanja projekta biti isplaćivane direktno sa računa
lokalne samouprave (u sekciji 2.4 je navedena dokumentacija koju je potrebno
čuvati).
 Sredstva za sve ostale troškove koji su uključeni u doprinos lokalne
samouprave moraju biti prebačena na dinarski projektni podračun, a potom
prebačena na račune krajnjih korisnika
12
Ne zaboravite:
 Čuvajte sve izvode iz banke u vašoj projektnoj dokumentaciji
 Troškovi održavanja računa (provizija i slično) su neopravdani troškovi
2.2. UPLATE
1. Prva uplata, pred-finansiranje (avansna uplata)
U skladu sa Ugovorom o donaciji, svi projekti koji traju do 12 meseci imaju jednu avansnu
uplatu koja čini 80% od ukupne vrednosti projekta.
Avansne uplate primaoci donacije će dobiti u roku od najviše 30 dana nakon potpisivanja
ugovora, pri čemu će potpisan ugovor služiti kao faktura za avansnu uplatu.
Nakon prijema avansne uplate, potvrdu o prijemu uplate uz kopiju dokumenta koji ste dobili
od banke dostavite timu programa EU Exchange 4.
2. Finalna uplata
Koordinator projekta će po završetku svih projektnih aktivnosti i nakon podnošenja finalnog
izveštaja (maksimum 20% od ukupne vrednosti donacije) dobiti finalnu uplatu. Uz finalni
izveštaj, Koordinator projekta mora da dostavi i zahtev za finalnu uplatu (popunjava se
Aneks V Ugovora o donaciji) i Delegacija EU će u roku od najviše 60 dana izvršiti konačnu
uplatu.
Pre podnošenja finalnog izveštaja donatoru biće izvršena revizija projekta od strane revizora,
koji će biti angažovan od strane Delegacije EU u Srbiji. U ovom izveštaju revizor potvrđuje da
je podneti finansijski izveštaj (sa svim prihodima i rashodima) tačan, pouzdan i da postoji
potrebna propratna dokumentacija za sve transakcije. Revizor takođe identifikuje opravdane i
neopravdane troškove u izveštaju, a u skladu sa Ugovorom o donaciji.
Pre nego što finalna uplata bude realizovana, Delegacija EU mora da odobri finalni izveštaj
korisnika donacije, potvrdjen izveštajem nezavisnog revizora pomenutog u paragrafu iznad
(član 15.2, Aneks II – Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima).
U procesu odobravanja finalnog izveštaja, Delegacija EU može dostaviti zahtev(e) za dopunu
ili izmenu finalnog izveštaja.
VAŽNA NAPOMENA!
Koordinator projekta, treba da ima u vidu da će 20% od ukupne vrednosti donacije biti
uplaćeno po završetku realizacije svih aktivnosti na projektu kao i relizaciji plaćanja svih
nastalih troškova. Korisnici donacije i povezana lica će morati da pred-finansiraju
troškove ovih aktivnosti sve do realizacije finalne uplate.
13
2.3. OPRAVDANOST TROŠKOVA
Šta su “opravdani troškovi”? - Opravdani troškovi su svi oni koji direktno utiču na
realizaciju projekta. Menadžeri projekta treba dobro da se upoznaju sa listom opravdanih
troškova i da vode računa o tome da svi troškovi na projektu budu opravdani.
Da bi troškovi bili opravdani, treba da:






Budu navedeni u budžetu projekta
Budu neophodni za realizaciju projekta
Budu proverljivi tj. da budu zabeleženi na projektnom računu i da postoji prateća
dokumentacija za sve troškove u skladu sa domaćim računovodstvenim standardima, kao i u
skladu sa uobičajenom računovodstvenom praksom Korisnika donacije.
Budu u skladu sa zahtevima važećih poreskih i socijalnih propisa
Budu razumni, opravdani i u skladu sa principima stabilnog finansijskog upravljanja, posebno
u pogledu ekonomičnosti i efikasnosti.
Nastanu tokom perioda realizacije projekta koji je određen Ugovorom o donaciji potpisanim
sa Delegacijom EU (bez obzira na vreme uplate) i to:




Troškovi usluga i radova treba da se odnose na aktivnosti izvršene tokom perioda
realizacije projekta. Troškovi nabavke dobara treba da se odnose na isporuku i
instalaciju dobara tokom perioda realizacije projekta. Potpisivanje ugovora,
porudžbine ili ulaženje u bilo kakve obaveze koje iziskuju troškove u budućnosti ne
zadovoljavaju ovaj kriterijum.
Svi troškovi nastali tokom perioda realizacije projekta bi trebalo da budu isplaćeni pre
podnošenja finalnog izveštaja. Oni se mogu platiti i naknadno ali pod uslovom da su
navedeni u finalnom izveštaju.
Procedura za dodelu ugovora, kako je navedeno u članu 10, Aneksa II Ugovora o
donaciji, može biti pokrenuta i ugovor se može zaključiti i pre početka perioda
realizacije projekta, pod uslovom da se poštuju odredbe Aneksa IV Ugovora o
donaciji.
Izuzetak predstavljaju troškovi koji se odnose na izradu finalnog izveštaja, uključujući
tu konačnu evaluacija projekta, koji mogu da nastanu i nakon perioda realizacije
projekta.*
*U skladu sa članom 14.1. Opštih uslova, plaćanja posle perioda sprovođenja projekta mogla
bi tipično da se odnose na troškove koji bi po svojoj prirodi bili plaćeni samo posle perioda
sprovođenja i moguće je posle podnošenja finalnog izveštaja.
Ovo bi moglo, na primer, da obuhvati:
- Plaćanja za aktivnosti koje su izvedene krajem perioda sprovođenja, ali se plaćanje dogodi
kasnije, npr. zbog garantnih perioda;
- Plaćanja vezana za troškove za zatvaranje projekta (revizija, izveštaji i publikacije,
diseminacija rezultata itd.).
NAPOMENA
Svaki neplaćeni iznos iznad 500 EUR prilikom podnošenja finalnog izveštaja mora da se
jasno navede u „Spisku plaćanja u tečaju“ u finansijskom izveštaju (Prilog e3h7 - radni list
„Konačni izvori finansiranja“). U taj dokument treba uključiti sledeće informacije: naziv
dobavljača, predmet ugovora (revizija, garancija za izvršenje radova, itd), iznos u EUR, datum
dospeća naplate, referentni dokument [datum i broj fakture/ugovora, objašnjenje i komentar
(zašto nije još uvek plaćeno?).
Troškovi koji se odnose na podnošenje finalnih izveštaja i završetak projekta, uključujući
troškove revizije i evaluacije, mogu nastati posle perioda sprovođenja projekta, ali u svakom
slučaju pre podnošenja finalnih izveštaja.
14
Treba napraviti razliku između:
 Opravdanih direktnih troškova
 Opravdanih indirektnih troškova
2.3.1. OPRAVDANI DIREKTNI TROŠKOVI
Opravdani direktni troškovi su: (1) neophodni za realizaciju projekta, (2) proverljivi - postoji
dokumentacija za sva plaćanja, poput: različitih računa, avionskih karata, "time'sheets",
izvoda o platama i honorarima - potrebno je čuvati originale celokupne propratne
dokumentacije, i (3) direktno doprinose projektu.
Da bi bili opravdani, troškovi moraju da: budu stvarni troškovi lokalne samouprave i ostalih
korisnika donacije, uključujući i povezana lica, a koji su nastali tokom perioda realizacije
projekta i zabeleženi na njihovim računima (Koordinatora i ostalih učesnika na projektu).
U skladu sa članom 14.1. Opštih uslova, Koordinator je odgovoran za nadzor pravilnog
sprovođenja ugovora i za potvrdu i objedinjavanje informacija koje će biti date donatoru; stoga
mora da osigura i to da su zadovoljeni uslovi za opravdanost troškova redovnim
nadgledanjem korisnika i udruženog subjekta/subjekata i odgovarajućim internim dogovorima.
Koordinator treba da ima u vidu da snosi krajnju odgovornost (uključujući finansijsku) za
projekat i da mora da nadoknadi naručiocu sve troškove koji su proglašeni neopravdanim.
(videti član 18.2. Opštih uslova).
Opravdanost troškova se određuje i na osnovu poštovanja pravila nabavke, Aneks IV. Ukoliko
korisnici i udruženi subjekt/subjekti ne poštuju ova pravila, EU može da ne prihvati nastale
troškove i može da smanji konačni iznos donacije u skladu s tim.
Opravdani direktni troškovi uključuju:
2.3.1.1. Troškovi angažovanja projektnog tima - ovi troškovi su opravdani ukoliko je
angažovanje članova projektnog tima i eksperata neophodno za sprovođenje projekta i
ukoliko su pozicije navedene u predlogu projekta i budžetu.
Ovi troškovi mogu da uključe zarade zaposlenih opštinskih službenika koji su angažovani
na realizaciji projekta, koje odgovaraju neto iznosima plata, plus socijalno-zdravstveno
osiguranje i ostali troškovi koji spadaju u bruto plate. Plate i troškovi ne smeju da prelaze
uobičajene plate zaposlenih u organizaciji koja je Koordinator, kao i drugim organizacijama
koje učestvuju u projektu. Plate članova projektnog tima su prikazane u zavisnosti od njihovog
obima angažovanja i prilikom finansijskog izveštavanja ste u obavezi da se držite procenata
koji su iskazani u Budžetu projekta.
Tokom realizacije projekta može se javiti potreba da se angažuju stručnjaci iz određenih
oblasti koje pokriva projekat ili za potrebe upravljanja projektom, a koji nisu deo
organizacije uključene u realizaciju projekta. U tom slučaju neophodno je angažovati spoljne
stručnjake. Za njihovo angažovanje može se koristiti više vrsta ugovora kao na primer: ugovor
o autorskom delu, ugovor o delu ili ugovor o privremenim i povremenim poslovima. Za koju
vrstu ugovora ćete se opredeliti zavisi od vrste posla koji treba obaviti i predviđene dužine
angažovanja na konkretnom projektu.
Kao potvrdu o učešću u realizaciji aktivnosti, svi pojedinci angažovani u okviru sekcije 1,
ljudski resursi, će pripremati izveštaje o utrošenom radnom vremenu na projektu
(time sheet), a koji će overavati menadžer projekta na mesečnom nivou.
15
VAŽNA NAPOMENA!
Imajte u vidu da troškovi zarada zaposlenih u javnoj administraciji (opštinski službenici) mogu
biti opravdani troškovi za angažovanje na realizaciji aktivnosti koju javna administracija ne bi
realizovala da nije projekta.
Lokalna samouprava će doneti Odluku o potrebi angažovanja opštinskih službenika na
aktivnostima projekta koje ne bi sprovela da nije projekta. Odluka će sadržati imena
službenika koji će učestvovati na realizaciji projekta, opis aktivnosti za koji se angažuju kao i
vremenski period angažovanja. Ovi troškovi mogu predstavljati i doprinos lokalne samouprave
(% predvidjen ugovorom) i moraju biti uključeni u odobreni budžet.
2.3.1.2. Troškove dnevnica i puta u zemlji za angažovana lica na realizaciji projekta, uz
uslov da ne prelaze uobičajene troškove koje pokriva koordinator ili drugi učesnik u projektu
Dnevnica predstavlja naknadu troškova ishrane i gradskog prevoza u mestu u koje se
službeno putuje. Od 01.02.2014. godine, neoporezivi iznos dnevnice za službeni put u zemlji
je 2.132,00 dinara. Obaveza finansijskih saradnika je da prate dozvoljeni zakonski iznos i,
ukoliko ima potrebe, usklađuju.
Ukoliko je opštim aktom, odlukom ili ugovorom predviđen iznos dnevnice koji je veći od
neoporezivog iznosa, na razliku plaća se porez na zarade po stopi od 10%. Ovaj porez
predstavlja neopravdani trošak koji snosi organizacija koja ga je napravila.
Prilikom određivanja dnevnica takođe treba da imate u vidu da osoba koja službeno putuje
ima pravo na pun iznos dnevnice ukoliko je duže od 12 sati na putu. Za period od 8 do 12
sati, zaposleni ima pravo na polovinu dnevnice. Za period manji od 8 sati na putu, zaposleni
nema pravo na dnevnicu.
Dnevnice za putovanja u zemlji, ukoliko su predviđene projektom, određujete u skladu sa
iznosom odobrenim u budžetu, poštujući domaće zakonodavstvo i maksimalni odobreni iznos,
za tu vrstu putovanja.
Troškovi prevoza (po priloženim prevoznim kartama, ukoliko nije iskazan PDV) priznaju se u
celini i nisu oporezovani. Troškovi smeštaja se priznaju u visini PDV osnovice.
2.3.1.3.
Troškovi dnevnica za službeni put u inostranstvo
VAŽNA NAPOMENA!
Postoji razlika između naših pravila određivanja dnevnica i pravila koja primenjuje Evropska
komisija, odnosno Delegacija EU u Republici Srbiji.
Prema pravilima Delegacije EU, dnevnica pokriva sve troškove vezane za službeni put u
inostranstvo, dok je prema našem zakonodavstvu pojam dnevnice vezan isključivo za pokriće
troškova ishrane i lokalnog prevoza u inostranstvu, dok se troškovi smeštaja i svi ostali
troškovi vezani za put u inostranstvo priznaju u celini prema priloženim računima.
Prilikom određivanja dnevnica morate da kombinujete ova dva sistema.
Procedura određivanja dnevnica - obezbeđivanje naknade troškova za vreme provedeno
na službenom putu u inostranstvu je regulisano članom 118. stav 1. tačka 3. Zakona o radu i
Uredbom o naknadi troškova i otpremnina državnih službenika i nameštenika («Službeni
glasnik RS» br.86/07 i 98/07).
U skladu sa navedenom Uredbom, dnevnica za službeni put u inostranstvo pokriva troškove
ishrane i gradskog prevoza u mestu boravka. Putni i ostali troškovi se pokrivaju na osnovu
priloženih računa. U skladu sa spiskom dnevnica po stranim državama koji je sastavni deo
pomenute Uredbe, utvrđena je visina dnevnice za svaku zemlju pojedinačno.
16
Iznos utvrđene dnevnice za službeno putovanje u inostranstvo koju zaposleni može poneti u
gotovini, prema članu 22. Uredbe, računa se na sledeći način:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Ukoliko su troškovi smeštaja i hrane pokriveni (domaćin, organizator), iznos dnevnice se
umanjuje za 60%, odnosno dobićete 40% od ukupnog iznosa dnevnice
Ukoliko su pokriveni troškovi smeštaja sa doručkom, iznos dnevnice se umanjuje za 10%,
odnosno dobićete 90% dozvoljenog iznosa dnevnice
Ukoliko su pokriveni troškovi smeštaja sa ručkom, iznos dnevnice se umanjuje za 30%,
odnosno dobićete 70% dozvoljenog iznosa dnevnice
Ukoliko su pokriveni troškovi smeštaja sa večerom, iznos dnevnice se umanjuje za 20%,
odnosno dobićete 80% dozvoljenog iznosa dnevnice
Ukoliko su pokriveni troškovi smeštaja, bez hrane, dobićete 100% dozvoljenog iznosa
dnevnice
Ukoliko troškovi smeštaja i hrane nisu pokriveni, dobićete 100% iznosa dnevnice, kao i
pokriće troškova smeštaja prema priloženom hotelskom računu
Pored dnevnice, odvojeno možete priložiti račune za sledeće troškove:
Smeštaja, sem u prvih pet gore navedenih slučajeva (državnim službenicima i
nameštenicima nadoknađuju se troškovi smeštaja u visini hotelskog računa plaćenog za
prenoćište i doručak, osim u hotelu sa pet zvezdica, odnosno u hotelu prve kategorije.
Zaposlenima koji nisu državni službenici i nameštenici, može se priznati hotelski račun
nezavisno od kategorizacije hotela);
b)
Putni troškovi (putna karta, rezervacija mesta, aerodromska taksa, prevoz prtljaga i
slično);
c)
Ostali troškovi (troškovi pribavljanja putnih isprava, telegrama, telefaksa, troškove
taksi prevoza ukoliko nema adekvatnog gradskog prevoza).
Isplata akontacije za službeno putovanje u inostranstvo kao i naknada drugih troškova u
inostranstvu ne može se vršiti u dinarskoj protivvrednosti već isključivo u valuti, podizanjem
novca sa deviznog računa projekta.
a)
VAŽNA NAPOMENA!
Ukupan iznos troškova tokom boravka u nekoj od zemalja Evropske unije, uključujući smeštaj,
hranu i lokalni prevoz, treba da bude u skladu sa uobičajenim troškovima korisnika donacije i
ne sme preći maksimalni iznos u tabeli dnevnica EU.
Svi troškovi preko maksimalnog iznosa neće biti priznati kao opravdani troškovi.
Tabelu dnevnica EU možete naći na sledećem linku:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm
Primer: Računanje dnevnice na primeru Slovenije
U skladu sa Uredbom, za sva mesta u Sloveniji, utvrđena je dnevnica u iznosu od €41.
Ukoliko pretpostavimo da će troškovi smeštaja biti pokriveni odvojeno (preko agencije, računa
i slično), putnik će dobiti 100% od ukupnog iznosa, odnosno €41 u gotovini za hranu i
troškove gradskog prevoza.
Prilikom određivanja iznosa dnevnice za donaciju koju ste dobili u okviru programa EU
Exchange 4 morate imati u vidu da je po pravilima EU maksimalni iznos dnevnice za
Sloveniju €180.
Ukoliko zaposleni dobije €41 u gotovini (u skladu sa domaćim zakonodavstvom), ona/on ne
može potrošiti više od €139 ukupno za troškove smeštaja, transporta od/do aerodroma, taksi i
slične troškove.
U skladu sa domaćim zakonodavstvom moguće je isplatiti i veću dnevnicu od maksimalnih
iznosa u članu 22. Uredbe (u navedenom primeru €41), a na osnovu Odluke nadležnog
organa u lokalnoj samoupravi. Imajte u vidu da ukupan iznos troškova - zbir troška hotela,
dnevnice i troškovi lokalnog prevoza ni u ovoj situaciji ne može da pređe maksimalni iznos
koji dozvoljava EU (u gornjem primeru €180). U tom slučaju, trošak poreza na dohodak
17
građana (a koji se plaća na iznos iznad maksimalno propisanih dnevnica) pada na teret
lokalne samouprave i ne predstavlja opravdani trošak projekta.
Prilikom određivanja dnevnica takođe treba da imate u vidu da prema Uredbi, osoba koja
službeno putuje ima pravo na pun iznos dnevnice ukoliko je duže od 12 sati na putu. Za
period od 8 do 12 sati, zaposleni ima pravo na polovinu dnevnice. Ukoliko zaposleni provede
manje od 8 sati na službenom putu u inostranstvu, nema pravo na dnevnicu za inostranstvo,
već na iznos dnevnice predviđen za našu zemlju.
2.3.1.4. Troškovi kupovine opreme za potrebe projekta vodeći računa o tome da dobije
najbolju vrednost za uloženi novac. Korisnik donacije je dužan da se pridržava pravila
nabavki opisanih u Aneksu IV Ugovora o donaciji.
2.3.1.5. Troškovi materijalnih sredstava, na primer, kancelarijski materijal, poput papira,
tonera, registratora i slično ukoliko su nabavljeni iskljucivo za potrebe projekta i predvidjeni u
budžetu.
2.3.1.6. Troškovi podugovaranja, na primer, angažovanje subjekta koji je potreban za
realizaciju projektnih aktivnosti (npr: specifične obuke za zaposlene, izradu specifičnog
softvera i sl.).
2.3.1.7. Troškovi koji proističu direktno iz uslova ugovora o donaciji, na primer:
- troškovi promotivnih aktivnosti
- troškovi prevođenja (u zemlji i inostranstvu)
- troškovi štampanja (flajeri, brošure, priručnici i sl.).
TROŠKOVI OSTALIH KORISNIKA kao i povezanih organizacija su opravdani u skladu sa
odobrenim budžetom i primenjuju se ista pravila opravdanosti troškova.
Način uplate mora biti preciziran u Memorandumu (Sporazumu) o saradnji sa ostalim
korisnicima donacije kako bi NBS / Trezor mogli da realizuju vaš zahtev za isplatu. Sporazum
o saradnji takođe treba da sadrži i dinamiku prebacivanja sredstava partnerskoj lokalnoj
samoupravi / organizaciji.
Mogući načini plaćanja troškova ostalih učesnika-saradnika na projektu:
a) Avansno plaćanje 1: u skladu sa uplatama / procentima koje koordinator projekta dobija
od Delegacije EU u Srbiji (npr. prva avansna uplata u iznosu od 80% troškova za realizaciju i
u skladu sa tim, ostali učesnici dobijaju isti procenat od ukupnih troškova predviđenih za
njihove aktivnosti);
b) Avansno plaćanje 2: prebacivanje sredstava po fazama projekta ili za sprovođenje
konkretne grupe aktivnosti;
v) Prebacivanje sredstava nakon završetka aktivnosti – najčešće učesnicima iz EU
prebacujete avansno troškove dnevnica i puta, a honorare po završetku aktivnosti.
Svaki od učesnika na projektu je u obavezi da koordinatoru projekta, nakon realizovanih
aktivnosti, dostavi finansijski izveštaj o utrošenim sredstvima sa dokumentacijom koja je
potrebna za reviziju.
18
2.3.2. TROŠKOVI REZERVE ZA NEPREDVIĐENE SITUACIJE
(CONTINGENCY RESERVE)
U skladu sa kriterijumima poziva, svi podnosioci projekata su mogli da uključe iznos u
vrednosti od maksimum 5% pod-zbira ukupnih direktnih opravdanih troškova kao budžetsku
rezervu za nepredviđene situacije. Ova sredstva, kako i sam naziv sugeriše, možete da
iskoristite isključivo u slučaju nepredvidjenih okolnosti koje imaju uticaj na realizaciju projekta i
neophodna su za ostvarenje rezultata projekta.
VAŽNA NAPOMENA!
Sredstva koja su u okviru budžeta odobrena u okviru ove linije, mogu biti korišćena isključivo
uz predhodno odobrenje Delegacije Evropske unije u Republici Srbiji.
Zahtev za korišćenje budžetske rezerve treba da sadrži pismo obrazloženja nepredvidjenih
okolnosti i njihovog uticaja na realizaciju projekta, na koje budžetske linije će sredstva biti
alocirana i zašto, kao i predlog budžeta u kome ćete prikazati promenu na budžetskim linijama
gde će sredstva biti „preusmerena“ (za model pisma i budžeta koristite formu koja je data za
izmenu na CD-u).
Zahtev sa budžetom dostavljate timu programa EU Exchange 4, koji će finalnu verziju
dostaviti Delegaciji EU na odobrenje. Tek po dobijanju pisanog odobrenja možete da krenete
u realizaciju aktivnosti i povezanih troškova.
Dodatna napomena: planirajte minimum 3 nedelje za dobijanje odobrenja od strane
Delegacije Evropske unije u Republici Srbiji za trošenje budžetske rezerve.
2.3.3. OPRAVDANI INDIREKTNI TROŠKOVI
U skladu sa kriterijumima poziva, svi korisnici donacija su mogli da uključe iznos u
maksimalnoj vrednosti od 7% ukupnih direktnih opravdanih troškova za potrebe operativnih
indirektnih troškova.
Indirektni opravdani troškovi: se ne mogu identifikovati kao određeni troškovi povezani sa
konkretnim aktivnostima projekta. Međutim, korisnik/korisnici treba da su u mogućnosti da ih
opravdaju pomoću svog računovodstvenog sistema, pošto su nastajali u vezi sa opravdanim
direktnim troškovima. Indirektni troškovi su prihvatljivi ako se dokaže da ne obuhvataju
troškove koji su po budžetu namenjeni nekom drugom delu projekta. Oni uglavnom
predstavljaju mali deo korisnikovih režijskih troškova. Režijski troškovi su svi troškovi
organizacije i podrške administrativne, tehničke i logističke prirode koji su opšti za
funkcionisanje raznih aktivnosti korisnika i ne mogu se zbog toga u potpunosti svesti na
projekat pošto je isti samo jedan deo tih aktivnosti.
Primer: Troškovi povezani sa infrastrukturom i opštim poslovanjem korisnika na nivou sedišta
i troškovi kao što su administrativno i finansijsko upravljanje, kadrovi, obuka, pravna služba,
dokumentacija, IT, održavanje zgrada, voda, gas, električna energija, osiguranje,
kancelarijska nabavka, komunikacije, kadrovi, računovodstveni honorari, računi za telefon,
putni i drugi komunalni troškovi itd.
Posredni opravdani troškovi odnose se na rad i opšte aktivnosti korisnika: ne mogu se
pripisati u celosti projektu, ali ih on delimično generiše.
Najbolje je ove troškove prikazati u formi fiksnog mesečnog iznosa (učešća u određenim
operativnim troškovima) koji se precizira u Odluci o korišćenju indirektnih troškova.
Konačni iznos indirektnih troškova koji može da se zahteva zavisi od iznosa ukupnih direktnih
troškova koji su navedeni u finalnom finansijskom izveštaju i odobreni od strane donatora.
19
2.3.4. NEOPRAVDANI TROŠKOVI
Postoji grupa specifičnih troškova koji NE predstavljaju opravdane troškove. Ukoliko vaša
lokalna samouprava napravi neki od ovih troškova, oni ne mogu biti pokriveni iz donacije.
U neopravdane troškove spadaju:
Porezi, uključujući PDV*
Carine i uvozne dažbine
Troškovi kupovine i iznamljivanja zemljišta ili zgrada
Kazne, finansijski penali i sudski troškovi
Operativni troškovi
Polovna oprema
Bankarski troškovi, troškovi izdavanja garancija i slične dažbine
Troškovi konverzije, naknada ili gubitka zbog fluktuacije valuta na finansijskom tržištu kao i
drugi čisto finansijski troškovi
9. In kind učešće korisnika donacije**
10. Troškovi lizinga
11. Troškovi amortizacije
12. Dugovi i troškovi servisiranja duga (kamata)
13. Pokriće gubitaka ili potencijalnih budućih obaveza
14. Stavke koje su već finansirane iz nekog drugog EU projekta ili programa
15. Krediti trećim licima
16. Troškovi revizije
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
*PDV se može smatrati opravdanim troškom isključivo ukoliko se ispune sledeći
uslovi:
a) ne može se izvršiti povraćaj poreza na dodatu vrednost ni na koji način
b) ustanovljeno je da krajnji korisnik plaća PDV
c) PDV je jasno naveden u predlogu projekta u slučaju kada se koriste pojednostavljene
opcije troškova
**Doprinos u naturi (In kind) se ne može smatrati učešćem u finansiranju. Međutim, ukoliko
predložene aktivnosti obuhvataju doprinose u naturi, ti doprinosi se moraju ostvariti.
VAŽNA NAPOMENA!
Korisnik donacije će morati da iz sopstvenih sredstava pokrije ove troškove ukoliko oni
nastanu tokom realizacije projekta.
20
2.4. PRINCIPI FINANSIRANJA
2.4.1. KURS IZVEŠTAVANJA I KURSNE RAZLIKE
VAŽNA NAPOMENA!
U skladu sa članom 15.9. u slučaju da su računovodstvene knjige u valuti drugačijoj od
valute u ugovoru, troškove treba pravdati koristeći isti devizni kurs kao i onaj prilikom
uplate predfinansiranja donatora na račun korisnika donacije.
Konkretno, za potrebe izvestavanja koristićete kurs evra na dan uplate donacije na
račun opštine u Narodnoj banci Srbije.
Shodno domaćoj zakonskoj regulativi uplata donacije u evrima se u poslovnim knjigama
evidentira po zvaničnom srednjem kursu Narodne banke Srbije (NBS) na dan uplate.
Konverzija sredstava se vrši sa deviznog računa na dinarski podračun projekta po zvaničnom
kupovnom kursu NBS za devizna sredstva na dan isplate.
Narodna banka Srbije primenjuje kurs koji se utvrđuje na dnevnoj bazi: do 14:00 na veb sajtu
se nalazi kursna lista za prethodni dan, a od 14:00 vrednosti za taj dan: www.nbs.rs (na
sadržaju sajta kliknite na sekciju kursna lista).
Troškovi nastali u drugim valutama u odnosu na dinar ili evro konvertuju se upotrebom
mesečnog Infoeuro kursa na dan uplate ili po uobičajenoj računovodstvenoj praksi ukoliko je
tako navedeno u ugovoru.
Infoeuro je kurs koji koristi Delegacija EU, i određuje ga Evropska komisija na mesečnom
nivou. Kursna lista se nalazi na veb sajtu:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm
Svakog prvog u mesecu Evropska komisija objavljuje važeće vrednosti za tekući mesec, i te
vrednosti se ne menjaju tokom celog meseca.
VAŽNA NAPOMENA!
Posledica upotrebe različitih kurseva (prilikom konverzije sa deviznog računa i predstavljanja
troškova u finansijskom izveštaju) jeste kursna razlika, odnosno razlika u troškovima u
finalnom izveštaju (dobitak ili gubitak).
U skladu sa članom 14.9 Opštih uslova, kursna razlika nije opravdan trošak!
Kao što gubici zbog deviznog kursa nisu opravdani troškovi, dobici zbog deviznog kursa ne
smatraju se prihodom projekta i ne oduzimaju se od konačnog obračuna finalne uplate (niti o
njima mora da se izveštava). Ova pravila se primenjuju za dobitke/gubitke od konverzije valute
u periodu izveštavanja, kao i na one koji su rezultat pretvaranja obračunske valute i drugih
valuta upotrebljenih za realizacije aktivnosti (član 15.9. Opštih uslova).
2.4.2. POREZ NA DODATU VREDNOST (PDV)
VAŽNA NAPOMENA!
Porez na dodatu vrednost (PDV) predstavlja neopravdani trošak i ne može biti pokriven iz
donacije ili iz sredstava koje ulaže korisnik donacije ili povezano lice.
Sva plaćanja iz donacija Evropske unije su oslobođena PDV-a.
Na osnovu Ugovora o donaciji, od PDV-a je oslobođen samo iznos donacije (sredstva
koja lokalna samouprava dobije od Delegacije EU). Sredstva koja ulaže sama lokalna
samouprava (minimum 10% ukupne vrednosti projekta) ne mogu po ovom osnovu biti
oslobođena PDV-a.
21
Napomena: imajte u vidu da samo budžetske stavke navedene u odobrenom budžetu mogu
biti oslobođene od PDV-a (Aneks B, budžet projekta). Dobra, usluge i radovi koji nisu
predviđeni za realizaciju projektnih aktivnosti, ne mogu biti oslobođeni od PDV-a.
Nakon potpisivanja Ugovora o donaciji, Delegacija EU će proslediti listu sa odobrenim
ugovorima u okviru EU Exchange 4 grant šeme Ministarstvu finansija. Ministarstvo će listu
dostaviti Poreskoj upravi i na osnovu toga, poreska uprava će vas osloboditi od plaćanja
poreza na usluge, dobra i radove. Tim programa EU Exchange 4 će vas obavestiti kada ova
lista bude podneta Poreskoj upravi.
Korisnici donacije i povezana lica lično podnose Zahteve za oslobođenje od PDV-a sa
propratnom dokumentacijom Poreskoj upravi.
Prilikom podnošenja prvog Zahteva za oslobođenje od PDV-a korisnici donacije i povezana
lica će dostaviti kopiju Ugovora o donaciji ili u slučaju ostalih učesnika u projektu
Memoranduma (Sporazuma) o saradnji, ovlašćenje sa podacima osobe/a i kopijom njene
lične karte koja/e će potpisivati PDV obrasce Poreskoj upravi (adresa Save Maškovića 3-5,
11000 Beograd).
Bez obzira na predmet nabavke, potrebno je da pratite sledeće korake:





Korak 1: Dobavljač će vam dostaviti predračun u kome će navesti cenu dobra ili
usluge bez PDV-a, iznos PDV-a i ukupan iznos nabavke sa PDV-om.
Korak 2: Na osnovu predračuna popunićete obrazac za oslobođenje od poreza u tri
primerka: obrazac PPO-PDV, sa jednistvenim PIB brojem, pečatom i potpisom
(pogledajte obrazac dole)
Korak 3: Zahteve sa predračunom dostavljate direktno u Poresku upravu,
Korak 4: Potpisan obrazac dostavljate izabranom dobavljaču, a jednu kopiju obrasca
čuvate u svojoj arhivi
Korak 5: Dobavljač vam dostavlja račun u kome će biti iskazana cena bez PDV-a, uz
naznaku da je nabavka oslobođena od PDV-a u skladu sa PPO-PDV obrascem (broj
i datum overe)
22
Obrazac PPO-PDV
Broj i datum potvrde:
Podaci o izdavaocu potvrde:
Naziv:
Adresa:
PIB:
Podaci o međunarodnom ugovoru:
Naziv ugovora:
Finansijski sporazum između Vlade RS i Evropske Komisije u vezi sa Nacionalnim
programom za RS za 2012.godinu u okviru IPA
Datum potpisivanja:
20.12.2012.
Podaci o pojedinačnom projektu:
Naziv i broj projekta: ________________________________________________________________
Vrednost projekta:
________________________________________________________________
POTVRDA O PORESKOM OSLOBOĐENJU*
za obveznika PDV koji vrši promet dobara ili usluga, odnosno uvoz dobara uz poresko oslobođenje
Naziv obveznika PDV ___________________________________________________________
Adresa: _________________________________________________,_________________________
|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
PIB:
VREDNOST:
prometa dobara i usluga po predračunu
________________________________________
ili dobara koja se uvoze
________________________________________
Potvrdu izdaje
_______________________________
Potpis i pečat ovlašćenog lica
Potvrdu overava Poreska uprava:
Broj overe: |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
Datum overe:
|__|__||__|__||__|__|__|__|
_____________________________
Potpis i pečat ovlašćenog lica
* Obveznik PDV je dužan da kopiju ove potvrde dostavi Centrali Poreske uprave prilikom podnošenja poreske
prijave PPPDV
PRILIKOM POPUNJAVANJA PPO-PDV OBRASCA VODITE RAČUNA O SLEDEĆEM:
1. Naziv i broj projekta: upisuje se naziv i broj projekta (CRIS broj) iz Ugovora o donaciji.
Kada se PDV-a oslobađa neko od ostalih učesnika na projektu onda je u nastavku broja
ugovora potrebno upisati i njegov broj na projektu, a koji je utvrđen Memorandumom
(Sporazumom) o saradnji (npr. Korisnik donacije 1, 2, itd.)
2. Vrednost projekta: upisuje se iznos donacije (ne ukupna vrednost projekta)
3. Vrednost dobara i usluga po predračunu: upisuje se iznos bez PDV-a
Za dopunske informacije u vezi sa oslobađanjem od PDV-a možete kontaktirati Info centar
za PDV, telefoni: + 381 11 3950 617, 3950 556, 3950 538.
23
2.5. RAČUNOVODSTVO I PROPRATNA DOKUMENTACIJA
Projektni tim je zadužen za redovno i tačno vođenje finansija u skladu sa računovodstvenim
sistemom duplog unosa.
Da bi se podigla sredstva sa računa, lokalna samouprava mora izdati nalog za konverziju
Narodnoj banci Srbije. U nalogu se navodi: broj deviznog računa, broj dinarskog računa i
iznos novca koji se konvertuje. Nalog potpisuje ovlašćeno lice (menadžer projekta, šef
finansija, itd.). Narodna banka Srbije zatim konvertuje sredstva i prebacuje ih na vaš dinarski
podračun.
Tim projekta mora precizno evidentirati sve troškove, uključujući sve prihode i rashode
napravljene tokom realizacije projekta. Pored lokalnog računovodstva, potrebno je voditi i
finansije u skladu sa procedurama Delegacije EU i redovno ažuriranje evidencije o
potrošenim i preostalim sredstvima (koristeći odobrenu tabelu budžeta).
Tipovi minimuma propratne dokumentacije koje je potrebno čuvati u zavisnosti od
tipova troškova:
1
TIP TROŠKA
Plate opštinskih službenika
2
Honorari projektnog tima
(ukoliko nisu zaposleni u
opštini), lokalnih eksperata
i prevodilaca
3
Troškovi dnevnica za
službeni put u inostranstvo
PROPRATNA DOKUMENTACIJA
 platni listić,
 poreska prijava o obračunatim i plaćenim
doprinosima za obavezno socijalno osiguranje na
zarade (PP OD)
 poreska prijava o obračunatom i plaćenom porezu
na zarade (PP OPJ)
 specifikacija uz PP OPJ obrazac
 izvod iz banke kojim se dokazuje uplata zarade
 tabela o utrošku vremena angažovanja na projektu
(time-sheet)
 autorski ugovor, ugovor o delu ili ugovor o
privremenom-povremenom vršenju poslova,
 za ugovor o privremenom-povremenom vršenju
poslova - poreska prijava o obračunatim i plaćenim
doprinosima za obavezno socijalno osiguranje na
zarade (PP OD), poreska prijava o obračunatom i
plaćenom porezu na prihode (PP OPJ) i
specifikacija uz PP OPJ obrazac
 za ugovor o delu - poreska prijava o obračunatom i
plaćenom porezu na prihode sportista i sportskih
stručnjaka i na druge prihode (PP OPJ-6),
specifikacija uz PP OPJ-6 obrazac i prijava o uplati
doprinosa po osnovu ugovorene naknade (MUN
obrazac)
 za autorski ugovor - poreska prijava o obračunatom
i plaćenom porezu na prihode od autorskih i srodnih
prava i prava industrijske svojine (PP OPJ-2),
specifikacija uz PP OPJ-2 obrazac i prijava o uplati
doprinosa po osnovu ugovorene naknade (MUN
obrazac)
 izvod iz banke kojim se dokazuje isplata
 tabela o utrošku vremena angažovanja na projektu
(time-sheet)
 izveštaji o izvršenom poslu
 rešenje o službenom putu u inostranstvo
 obračun dnevnica,
 hotelski računi,
 računi za putne troškove na lokalu (taksi, autobuske
24
4
5
6
Troškovi dnevnica za
službeni put u zemlj
Troškovi puta u
inostranstvo
Troškovi puta u zemlji
7
Nabavka opreme, radova
kancelarijskog materijala,
štampanja i ostalih usluga
8
Opravdani indirektni
troškovi (administrativni
troškovi)





karte i sl)
izvod iz banke kojim se dokazuje uplata
nalog za službeni put
izvod iz banke kojim se dokazuje isplata dnevnice
karte (avionske, vozne, autobuske)
izvod iz banke kojim se dokazuje uplata
Ukoliko je korišćen službeni automobil:
 opštinska odluka,
 nalog za korišćenje putničkog automobila za
službene svrhe (možete nabaviti u Savremenoj
administraciji),
 računi za putarine i gorivo
 tabela sa prikazom pređene kilometraže i utrošenim
gorivom
 obračun troškova
 izvod iz banke kojim se dokazuje isplata nastalih
troškova službenog puta
 karte (avionske, vozne, autobuske)
 hotelski računi
 računi za putne troškove na lokalu (taksi, autobuske
karte i sl)
Ukoliko je korišćen službeni automobil:
 opštinska odluka,
 nalog za korišćenje putničkog automobila za
službene svrhe (možete nabaviti u Savremenoj
administraciji),
 računi za putarine i gorivo
 tabela sa prikazom pređene kilometraže i utrošenim
gorivom
 obračun troškova
 izvod iz banke kojim se dokazuje isplata nastalih
troškova službenog puta
 dokazi o sprovednim postupcima nabavki (tender
dosije, primljene ponude, evaluacioni izveštaji)
 narudžbenice,
 ugovori o nabavkama ,
 računi,
 dokazi o prijemu robe ili radova
 izvodi iz banke kojim se dokazuje uplata
 oslobođenje od PDV-a
 sertifikati o poreklu za nabavljenu robu
 odluka o korišćenju administrativnih troškova
 potvrda opštine o iznosu koji je potrošen i u koje
svrhe
NAPOMENA!
Ostali korisnici donacije i povezana lica su dužni da čuvaju istu dokumentaciju kao i
koordinator i dostave je koordinatoru projekta za potrebe izrade finalnog izveštaja.
25
2.6. FINANSIJSKI IZVEŠTAJI
U skladu sa Ugovorom o donaciji, Koordinatori projekta imaju obavezu da prepreme
finalni finansijski izveštaj po završetku realizacije projekta.
Imajte u vidu da će druga uplata u maksimalnom iznosu od 20% od vrednosti donacije biti
isplaćena u roku od 60 dana pošto Delegacija EU primi i odobri finalni izveštaj upotpunjen
izveštajem nezavisnog revizora angažovanog od strane Delegacije EU (član 15.1, 15.2,
Osnovnih uslova, i Aneks V, zahtev za uplatu po Ugovoru o donaciji)
Modeli navedenih izveštaja su opisani u sekcijama 6.1.2, 6.2.2 i 6.3.2 ovog priručnika.
2.7. POJEDNOSTAVLJENE OPCIJE TROŠKOVA
Za korisnike donacije kojima su u budžetu projekta odobrene pojednostavljene opcije
troškova za određene budžetske linije, takvi troškovi više neće biti predmet detaljne ex-post
provere podataka o troškovnim stavkama.
Revizori neće biti u obavezi da proveravaju prateću dokumentaciju ni realizovane troškove, ali
će proveravati ispravnost formula za izračunavanje troškova na osnovu datih ulaznih
elemenata i relevantnih kvantitativnih i kvalitativnih informacija.
VAŽNA NAPOMENA!
Korisnik donacije mora da čuva sve prateće podatke i evidencije vezane za realizovane
troškove koje mogu tražiti revizori i/ili Delegacija EU ili služba za borbu protiv prevara, u
skladu sa članom 16 Aneks II – Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima
Ako provera/revizija otkrije da metode izračunavanja jedniničnih troškova, paušalnih iznosa ili
ukupnih suma kod svih učesnika u projektu nisu u skladu sa relevantnim uslovima ili stvarnim
činjenicama (npr. događaj koji je trebalo da se desi nikad se nije desio), Delegacija EU može
da smatra takve troškove neopravdanim i da zatraži njihov provraćaj.
26
3. NABAVKE
Odgovornost za realizaciju projekata koje finansira Evropska unija u okviru EU Exchange 4
grant šeme je na korisnicima donacije; oni su Naručilac (Contracting Authority) kod
realizacije svih pojedinačnih aktivnosti koje podrazumevaju nabavke dobara, usluga ili
radova.
Nabavka omogućava pravovremeno sticanje dobara, radova i usluga, pri čemu treba voditi
računa o:

ciljevima organizacije koja sprovodi nabavku,
 poštenju, integritetu i transparentnosti postupka putem nadmetanja,
 ekonomičnosti i efektivnosti,
 tome da treba da se dobije najbolja vrednost za uloženi novac.
VAŽNE NAPOMENE!
U skladu sa Ugovorom o donaciji korisnici moraju da primenjuju pravila i procedure nabavki
koja su sadržana u Aneksu IV „Procedure sklapanja ugovora od strane korisnika donacija u
kontekstu spoljnih aktivnosti Evropske unije''.


Za nabavke do 60.000 EUR Korisnici donacije koji su dužni da primenjuju Zakon
o javnim nabavkama Republike Srbije se preporučuje da prilikom nabavki roba,
usluga ili radova primenjuju navedeni zakon pod uslovom da se pridržavaju svih
pravila navedenih u Aneksu IV Ugovora o donaciji. Za nabavke čija je vrednost
jednaka ili prelazi 60.000 EUR ovi korisnici će primenjivati pravila utvrđena Aneksom
IV Ugovora o donaciji.
Oni korisnici donacije koji nisu dužni da primenjuju Zakon o javnim nabavkama
Republike Srbije nabavke će vršiti u skladu sa Aneksom Aneksu IV Ugovora o
donaciji i ''Praktičnim vodičem za procedure sklapanja ugovora koji se finansiraju iz
opšteg budžeta Evropske zajednice u kontekstu spoljnih aktivnosti'' tj. PRAG 2013
dokumentom i njegovim aneksima.
Korisnici donacije su u obavezi da se prilikom nabavki strogo pridržavaju pravila o
nacionalnosti i pravila o poreklu.
Na početku realizacije projekta, menadžer projekta priprema Plan nabavki koji treba da
dostavi timu programa EU Exchange 4 do kraja prvog meseca realizacije projekta.
Tabela 1. Plan nabavki
27
Okvirni datum
završetka
ugovora
Okvirni datum
završetka
postupka
(zaključenje
ugovora)
Okvirni datum
započinjanja
postupka
(objavljivanje
tendera)
Budžetsku/e
liniju/e iz koje/ih
se finansira
nabavka
Vrsta postupka
Vrednost
nabavke po
budžetu
Opis predmeta
nabavke
Naručilac
R. br
Na samom početku realizacije projekta korisnik donacije je dužan da pripremi i dostavi timu
programa EU Exchange 4 plan nabavke (tabela 1) koji je u skladu sa odobrenim predlogom
projekta i opisom aktivnosti u planu realizacije projekta. Plan nabavke treba da sadrži sledeće
podatke: naručilac, predmet nabavke, procenjena vrednost nabavke (iznos iz budžeta
projekta), vrsta postupka, budžetsku/e liniju/e iz koje/ih se finansira nabavka, planirano vreme
započinjanja postupka, planirano vreme završetka postupka i planirano vreme završetka
ugovora. Od vas se očekuje da pošaljete svoje planove nabavke u roku od mesec dana od
početka realizacije projekta kao i da obavestite tim programa EU Exchange 4 o datumu
otvaranja ponuda najmanje nedelju dana pre samog otvaranja kako bi mogli prisustvovati
otvaranju i oceni pristiglih ponuda kao posmatrači.
Korisnici donacije koji će prilikom nabavki primenjivati PRAG procedure treba da članove tima
programa EU Exchange 4 redovno obaveštavaju o svim fazama nabavki iznad 20.000 €,
konkretno:
1. Pre pokretanja procedure nabavke, tenderska dokumentacija treba da bude
proverena od strane tima programa EU Exchange 4
2. Neophodno je da kontakt osobu u timu programa EU Exchange 4 na vreme
obavestite o tačnom datumu otvaranja pristiglih ponuda kako bi mogli da učestvuju
kao posmatrači.
3. Ni jedan ugovor o nabavci ne može biti potpisan pre nego što je odobren
izveštaj.
Za proveru i odobrenje izveštaja o nabavkama potrebno je okvirno 10 dana.
Prilikom nabavke opreme ili vozila čija je jedinična vrednost iznad 5.000€ potrebno je od
isporučioca pribaviti i kopiju sertifikata o poreklu predmeta nabavke. Korisnik donacije mora
da čuva sva dokumenta koji se odnose na nabavke (oglase o nabavkama, tendersku
dokumentaciju, primljene ponude, sva dobijena izuzeća, izveštaje o selekciji/pregovorima itd.)
da bi dokazao usklađenost sa Aneksom IV Ugovora o donaciji.
Prilikom nabavke dobara, usluga ili radova iz sredstava donacije Evropske unije, korisnici
moraju da primenjuju uputstva iz Aneksa IV - Procedure sklapanja ugovora od strane
korisnika donacija u kontekstu spoljnih aktivnosti Evropske unije, Ugovora o donaciji.
U slučaju nepoštovanja pravila i procedura utvrđenih Aneksom IV, Ugovora o donaciji,
troškovi koji se odnose na pribavljanje dobara, usluga ili izvođenje radova neće biti prihvatljivi
po uslovima za finansiranje od strane Evropske unije.
Za Korisnike donacije koji su dužni da primenjuju Zakon o javnim nabavkama Republike
Srbije se pored Aneksa IV Ugovora o donaciji prilikom nabavki roba, usluga ili radova
preporučuje i da primenjuju i navedeni zakon za nabavke do 60.000 EUR dok će za nabavke
čija je vrednost jednaka ili prelazi 60.000 EUR kao i korisnici koji nisu obuhvaćeni ovim
zakonom primenjivati procedure nabavki koji se nalaze u ''Praktičnom vodiču za procedure
sklapanja ugovora koji se finansiraju iz opšteg budžeta Evropske zajednice u kontekstu
spoljnih aktivnosti'' (PRAG - Practical Guide to contract procedures financed from the General
Budget of the European Communities in the context of external actions, 2013 version) koji se
može naći na veb stranici Evropske komisije,
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm
kao i na veb sajtu programa EU Exchange 4: http://www.exchange.org.rs/ .
Način na koji se ugovori za nabavke dodeljuju podleže primeni preciznih pravila koja su
sadržana u gore pomenutom vodiču i njegovim aneksima. Ova pravila pomažu da se bez
predrasuda izaberu odgovarajuće kvalifikovani dobavljači robe, pružaoci usluga ili izvođači
radova, dobije najbolja vrednost za uloženi novac i obezbedi transparentnost korišćenja
sredstava Evropske unije.
VAŽNA NAPOMENA!
Kod svake nabavke najvažnije je da ugovor bude potpisan sa ekonomski najpovoljnijim
ponuđačem (koji nudi najbolji odnos cena – kvalitet). U slučaju radova i dobara koji ne
uključuju dodatne usluge jedini kriterijum za dodelu ugovora je ponuđena cena
podrazumevajući da su zadovoljeni zadati administrativni i tehnički uslovi. Ugovori se
dodeljuju u skladu sa principima transparentnosti i fer nadmetanja ponuđača i uz
pretpostavku da ne postoji konflikt interesa.
28
Pre otpočinjanja bilo kog postupka nabavke, bilo da se radi o uslugama, isporuci robe ili
izvođenju radova, predmet nabavke mora biti predviđen Ugovorom o donaciji i sredstva za
njegovu nabavku moraju biti raspoloživa u budžetu projekta.
3.1. PRAVILA NABAVKI
Najvažnija pravila kojih se korisnici donacije Evropske unije moraju pridržavati prilikom
nabavke su:
Pravilo o nacionalnosti:
Učešće u postupcima nabavki otvoreno je pod jednakim uslovima za sva fizička i pravna lica
1
iz zemalja obuhvaćenih IPA regulativom i to:
1. zemalja članica Evropske unije (EU);
2
2. zemalja članica Evropskog ekonomskog prostora (EEP) ;
3. zemalja korisnica Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA);
4. zemalja korisnica Evropskog susedskog i partnerskog instrumenta;
5. svake druge zemlje gde je utvrđen recipročan pristup njihovim fondovima pomoći;
6. međunarodne organizacije navedene u IPA regulativi.
Učesnici na tenderu moraju u ponudi navesti državu u kojoj su registrovani ili čiji su
državljani,uz standardni dokaz o nacionalnosti u skladu sa lokalnim zakonodavstvom.
Eksperti koji su angažovani od strane firme koja konkuriše na tenderu za nabavku usluga
mogu biti bilo koje nacionalnosti.
Pravilo o poreklu:
Sva dobra i materijali koji se nabavljaju iz sredstava Evropske unije moraju biti proizvedena u
jednoj od zemalja članica Evropske unije ili u zemljama koje zadovoljavaju pravilo o
nacionalnosti.
Termin poreklo je definisan Evropskim zakonodavstvom koje reguliše pravila o poreklu za
3
svrhe carinjenja. Proizvod ne može da vodi poreklo iz zemlje u kojoj ne postoji proces
njegove proizvodnje. S druge strane, zemlja proizvodnje ne mora istovremeno da bude i
zemlja porekla.
Takođe zemlja porekla ne mora da bude zemlja iz koje su dobra isporučena. U slučajevima
kada postoji samo jedna zemlja u kojoj se određena roba proizvodi, poreklo finalnog
proizvoda je lako utvrditi. Međutim u slučajevima kada je proizvodnju robe uključeno više
zemalja, neophodno je utvrditi koja od njih ima pravo na poreklo na finalni proizvod. Roba u
čiju je proizvodnju uključeno više od jedne države, smatra se poreklom iz države u kojoj je
prošla poslednju bitnu, ekonomski opravdanu obradu ili preradu. Ukoliko ta poslednja
ekonomski opravdana obrada ili prerada robe nije izvršena u nekoj od zemalja EU ili zemlji
koja zadovoljava pravilo o nacionalnosti, onda se ta roba ne može nabaviti iz sredstava EU.
Ponuđač mora da posvedoči da roba koju nudi zadovoljava pravilo o poreklu navodeći njenu
zemlju/e porekla. Kod nabavke sistema koji se sastoje od više delova neophodno je
posvedočiti poreklo svakog pojedinačnog dela. Na zahtev, ponuđač mora da obezbedi
dodatne informacije i/ili sertifikat o poreklu kako bi se potvrdilo poreklo robe koje je naznačeno
u ponudi.
1
Instrument for Pre-Accession Assistance Council Regulation (EC) N° 1085/2006 of 17 July 2006 - OJ L 210/82 of 31.7.2006.
Kompletna lista zemalja iz koji mogu da učestvuju fizička i pravna lica u postupcima nabavki u okviru IPA-e nalazi se u Aneksu
a2b PRAG-a
2
Evropski ekonomski prostor (EEP) (ponekad se prevodi i kao Evropska ekonomska zona) je nastao 1. januara 1994
sporazumom između Evropske slobodne trgovinske asocijacije (EFTA) i Evropske unije (EU). EEP je stvoren kako bi se
omogućilo zemljama EFTA da učestvuju u jedinstvenom slobodnom tržištu, a da ne moraju pristupiti Evropskoj uniji.
3
Council Regulation (EEC) No 2913/92, članovi od 22 do 24 kao i Commission Regulation (EEC) No 2454/93
29
Za opremu i vozila čija je jedinična vrednost iznad 5.000€, dobavljači moraju naručiocu
dostaviti sertifikat o poreklu najkasnije prilikom dostavljanja prvog zahteva za uplatu. Sertifikat
o poreklu izdaje kompetentni autorizovani organ (privredna komora) države u kojoj je oprema
proizvedena i ona mora biti u skladu sa međunarodnim ugovorima kojih je ta država
potpisnica ili sa relevantnim pravilima zajednice za države članice Evropske unije.
Ponuđači ili kandidati se isključuju iz postupka nabavke:
(a) Ako su u bankrotu ili pod stečajem, pod istragom ili u sudskom procesu, ako su podigli
kredit, imaju privremenu blokadu poslovanja, ako su predmet istrage po nekom od ovih
pitanja ili su u nekoj sličnoj situaciji ili proceduri predviđenoj nacionalnim zakonima i propisima
(b) Ako su bili osuđeni za bilo koje krivično delo vezano za njihovu profesiju (odlukom protiv
koje nema žalbe)
(c) Ako su se ponašali krajnje neprofesionalno u nekoj situaciji koja može da se dokaže; (d)
Ako nisu ispunili sve svoje obaveze koje se odnose na uplatu socijalnog osiguranja ili
plaćanja poreza prema državi u kojoj se nalaze ili prema nekoj od država Evropske
unije ili prema državi na čijoj teritoriji će se projekat izvoditi
(e) Ako su osuđeni za prevaru, korupciju, učešće u kriminalnoj organizaciji ili bilo koju drugu
protiv zakonitu aktivnost koja šteti finansijskim interesima Evropske unije
(f) Ako su trenutno predmet administrativne kazne u skladu sa sekcijom 2.3.4. PRAG-a.
Ponuđači ili kandidati moraju da izdaju potvrdu da se NE nalaze ni u jednoj od navedenih situacija.
Tačke od (a) do (d) se ne primenjuju u slučaju kupovine dobara pod posebno povoljnim
uslovima od dobavljača koji definitivno obustavlja svoje poslovne aktivnosti, ili primaoca /
likvidatora u slučaju bankrotstva, u skladu sa dogovorima postignutim sa kreditorima, ili u skladu
sa sličnim procedurama koje propisuje domaće zakonodavstvo.
Ugovori se ne mogu dodeliti kandidatima ili ponuđačima koji u toku postupka nabavke:
(a) podležu sukobu interesa;
(b) su krivi za davanje lažnih informacije prilikom ispunjavanja uslova za učešće u postupku
dodele ugovora, ili ne daju sve potrebne informacije.
3.2. TIPOVI UGOVORA I PROCEDURA ODABIRA DOBAVLJAČA
Pre ulaska u proceduru nabavke, potrebno je odrediti predmet nabavke: dobra, usluge ili
radovi, i u skladu sa time odrediti okvirnu vrednost nabavke. U skladu sa ovim informacijama,
odlučujete koju proceduru i tip ugovora treba pripremiti.
3.2.1. TIPOVI UGOVORA
Prilikom nabavke koriste se tri osnovna tipa ugovora:
A. Ugovori za pružanje usluga
B. Ugovori za nabavku dobara
C. Ugovori za izvođenje radova
A. Ugovori za pružanje usluga
Tokom realizacije projekta, u skladu sa projektnim dokumentom i odobrenim budžetom,
naručilac će angažovati spoljne saradnike – pravna ili fizička lica. Za nabavku ovakvih usluga,
npr. izradu studija ili tehničku pomoć, koriste se ugovori za nabavku usluga.
Ugovori o izradi studija uključuju pripremu projekta, studije o izvodljivosti, ekonomske studije
ili istraživanje tržišta, tehničke studije, evaluaciju i reviziju. Ugovori o studijama obavezno
uključuju i rezultat, najčešće je to pisani dokument (bez obzira na tehnička i operativna
sredstva pomoću kojih se došlo do rezultata). Ovo su uglavnom ugovori sa preciziranom
ukupnom cenom nabavke i sa uplatom po obavljenom poslu.
Ugovori o tehničkoj pomoći koriste se za ekspertske, odnosno savetodavne usluge, poput
rukovođenja projektom, ili pružanje ekspertske pomoći za realizaciju određenog dela projekta.
Ugovori o tehničkoj pomoći najčešće preciziraju samo sredstva, odnosno odgovornost
30
eksperta za obavljanje određenih poverenih poslova u skladu sa opisom posla – na taj način
akcenat je na kvalitetu usluga. Plaćanje je u ovom slučaju određeno raspoloživim sredstvima i
pruženim ekspertskim uslugama. naručilac mora na vreme da obavesti Delegaciju EU preko
tima programa EU Exchange 4 o svim izmenama koje bi mogle uticati na konačne rezultate
projekta.
Ugovori o uslugama mogu kombinovati ova dva tipa precizirajući i sredstva i očekivane
rezultate aktivnosti.
B. Ugovori za nabavku dobara
Ugovori za nabavku dobara koriste se za kupovinu, lizing ili najam dobara. Isporuka dobara
može dodatno uključiti i instalaciju ili održavanje.
Ukoliko ugovor ne sadrži dodatne usluge jedini kriterijum za dodelu ugovora je ponuđena
cena.
U slučaju da ugovor uključuje dodatne usluge prilikom tehničke evaluacije, potrebno je uzeti u
obzir i kvalitet navedenih usluga po principu da li zadovoljavaju ili ne zadovoljavaju zahtevane
kriterijume. Nakon što se eliminišu ponuđači koji ne zadovoljavaju zahtevane kriterijume
ugovor se dodeljuje ponuđaču koji je ponudio najnižu cenu.
Za naročito složenu opremu kao osnov za dodelu ugovora se može koristiti kombinacija
kvaliteta i ponuđene cene kako bi se dobila najbolja vrednost za uloženi novac.
C. Ugovori za izvođenje radova
Ugovori za izvođenje radova koriste se samo za izvršavanje radova, ili i za dizajniranje i za
izvođenje radova, bez obzira na sredstva, a u skladu sa zahtevima koje postavlja naručilac u
tenderskoj dokumentaciji. Pod ''radovima'' se podrazumeva rezultat izgradnje ili adaptacije
koji kao celina zadovoljava ekonomske i tehničke uslove funkcionisanja.
3.2.2. KOJI TENDERSKI POSTUPAK PRIMENITI?
Pravila za primenjivanje različitih postupaka nabavke, navedena u PRAG smernicama koje
koristi Evropska komisija, šematski su prikazana u donjoj tabeli.
USLUGE
≥ €300,000
Međunarodni
restriktivni
postupak
DOBRA
≥ €300,000
Međunarodni
otvoreni postupak
RADOVI
≥ €5,000,000
Međunarodni
otvoreni postupak
< €300,000 i >€20,000
Pregovarački postupak
bez objavljivanja poziva za
podnošenje ponuda
<€300,000 i ≥€100,000
<€100,000 i >€20,000
Lokalni otvoreni postupak Pregovarački postupak bez
objavljivanja poziva za
podnošenje ponuda
< €5,000,000 i
≤€300,000
Lokalni otvoreni
postupak
<€300,000 i >€20,000
Pregovarački postupak bez
objavljivanja poziva za
podnošenje ponuda
≤ €20,000
Jedna ponuda
≤€20,000
Jedna ponuda
≤€20,000
Jedna ponuda
Imajući u vidu vrednost projekata obuhvaćenih EU Exchange 4 grant šemom u nastavku će
biti opisani postupci nabavke kojih se korisnici donacije i povezana lica koji ne potpadaju pod
Zakon o javnim nabavkama moraju pridržavati prilikom nabavki::
1. Jedna ponuda
2. Pregovarački postupak bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda
3.2.2.1. JEDNA PONUDA
31
Naručilac može potpisati ugovor za usluge, dobra ili radove u vrednosti do €20,000 na
osnovu jedne ponude.
Iako ne postoje izričita pravila vezana za proceduru ‘’jedne ponude’’, preporučeno je da se
prilikom svake nabavke prikupe 3 ponude kako bi se obezbedila sigurnost da su cene u
skladu sa tržišnim i da ponuda ispunjava navedene tehničke specifikacije proizvoda, usluga ili
radova koji su predmet nabavke. Na ovaj način se takođe pokazuje da je proces nabavke bio
fer i transparentan.
Kod ovog postupka kriterijum za odabir najboljeg ponuđača je najniža ponuđena cena.
Plaćanja u iznosu manjem od ili jednako 2.500 evra mogu se vršiti na osnovu samo
dostavljene fakture bez prethodnog odobravanja pružaoca usluge, dobavljača ili izvođača
radova. Naručilac je dužan, ukoliko primenjuje ovu proceduru, da nakon završenog tendera
popuni aneks a10b_singletenderreport.
3.2.2.2. PREGOVARAČKI POSTUPAK BEZ OBJAVLJIVANJA POZIVA ZA
PODNOŠENJE PONUDA
Pregovarački postupak bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda se primenjuje u
sledećim situacijama:
•
•
•
Kada se nabavljaju usluge u vrednosti ispod €300,000 i iznad €20,000;
Kada se nabavljaju dobra u vrednosti ispod €100,000 i iznad €20,000;
Kada se ugovaraju radovi u vrednosti ispod €300,000 i iznad €20,000
Prema ovom postupku, naručilac treba da sastavi listu od minimum tri firme po svom izboru i
obrazloženjem za njihov izbor. Naručilac zatim dostavlja pismo poziva za učešće u postupku
nabavke i tendersku dokumentaciju ponuđačima sa liste. Obaveštenje o tenderu (Contract
notice) se ne objavljuje ali je uključeno u tender dosije obzirom da sadrži informacije koje su
važne za firme koje su pozvane da učestvuju u tenderu. Izabrani ponuđači moraju poslati
svoje odgovore direktno Naručiocu u naznačenom vremenskom periodu.
Rok za podnošenje ponuda mora biti najmanje 30 dana od trenutka kada su pozivna pisma
poslata odabranim ponuđačima.
Za otvaranje i evaluaciju pristiglih ponuda odgovorna je Evaluaciona komisija. Ova komisija
mora da ima neparan broj članova, i to najmanje tri, sa svim tehničkim i administrativnim
kapacitetima neophodnim da daju mišljenje o tenderima koji se evaluiraju. Komisija odabira
najpovoljniju ponudu na osnovu unapred utvrđenih kriterijuma za selekciju i odabir.
Ukoliko samo jedan od pozvanih ponuđača podnese svoju ponudu, koja je administrativno i
tehnički validna tada se može nastaviti sa procedurom dodele ugovora ukoliko je ponuđač
zadovoljio uslove za dodeljivanje ugovora.
U slučaju da ovaj postupak ne uspe ugovor se može zaključiti putem pregovaranja. Za
započinjanje postupka pregovaranja neophodno je prethodno odobrenje od strane Delegacije
Evropske unije u Republici Srbiji.
VAŽNA NAPOMENA!
Nijedna nabavka se ne može podeliti (razbiti na više nabavki manje vrednosti) da bi se izbeglo
pridržavanje pravila za primenjivanje različitih postupaka nabavke navedenih u Aneksu IV
Ugovora o donaciji.
Ako postoji sumnja u to kako da se proceni vrednost nabavke, Naručilac mora da konsultuje
Delegaciju EU o tom pitanju pre nego što započne proceduru ugovaranja. Konkretno, za
projekte finansirane u okviru programa EU Exchange 4 potrebno je konsultovati kontakt osobu
za vaš projekat u timu EU Exchange 4.
32
4. DOPUNE UGOVORA
Šta su dopune ugovora?
Dopune ugovora su veće ili manje izmene u Ugovoru o donaciji.
Korisnici donacije treba da realizuju ugovor onako kako je to predviđeno Projektnim
dokumentom (Aneks I) i Budžetom projekta (Aneks III), međutim tokom realizacije projekta
može se javiti potreba za određenim izmenama ugovora, kako po pitanju predviđenih
aktivnosti, vremenskog trajanja projekta tako i po pitanju finansijskog dela ugovora.
Sve neophodne promene – dopune ugovora – moraju biti u propisanoj formi, u skladu sa
Aneksom II – Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima, odobrene i potpisane
od strane Delegacije EU u Srbiji, kako bi mogle postati sastavni deo ugovora.
VAŽNA NAPOMENA!
Izmena ne sme imati za cilj ili rezultat takve izmene Ugovora o donaciji koje bi dovele u pitanje
odluku o dodeli granta ili da bude u suprotnosti sa ravnopravnim tretmanom podnosilaca
predloga projekata.
Promene ugovora će biti odobrene samo u slučajevima kada se pokaže da je zahtevana
promena neophodna za nastavak realizacije projekta. U suprotnom se očekuje da korisnici
donacije - gradovi, gradske opštine i opštine, projekat realizuju u okviru potpisanog Ugovora o
donaciji.
U skladu sa članom 9.1, izmene ugovora su moguće tokom izvršnog perioda (Execution
period). Izvršni period označava period u toku koga je ugovor pravosnažan, tj. od potpisivanja
ugovora do poslednje isplate, i ni u kom slučaju po isteku 18 meseci od završetka perioda
sprovođenja.
Generalno gledano postoje dva tipa dopune ugovora:
(a) Obaveštenje – manje izmene u projektnom dokumentu koje ne utiču na svrhu projekta,
promena računa u banci, promena adrese potpisnika ugovora ili izmene u budžetu koje su
manje ili do 25% od ukupne vrednosti budžetske celine u okviru koje ili između kojih se uvode
izmene.
(b) Adendum - veće izmene u projektnom dokumentu koje utiču na svrhu projekta ali ne dovode
u pitanje odluku o dodeli granta i koje nisu u suprotnosti sa ravnopravnim tretmanom podnosilaca
predloga projekata, između budžetskih celina, kada je promena budžetske celine veća od 25%
od ukupne vrednosti te podgrupe, produženje ili skraćenje roka realizacije projekta, promene
naziva i pravnog statusa korisnika donacije, uključivanje dodatnih ili zamena postojećih
učesnika u projektu.
33
4.1. DOPUNA UGOVORA KROZ OBAVEŠTENJE
Obaveštenje o dopuni ugovora se zvanično podnosi Delegaciji EU i koristi za izmene u
projektu kao što su:
•
•
•
Promena adrese
Promena bankovnog računa
Pravilo o 25%
NAPOMENA!
Prilikom promene adrese ili promene bankovnog računa korisnika donacije obaveštenje o
dopuni ugovora se podnosi Delegaciji EU u što je moguće kraćem roku.
U slučaju pravila 25% obaveštenje o dopuni ugovora se podnosi Delegaciji EU pre nego što
izmena u budžetu nastane.
Obaveštenje kada se izmena odnosi na pravilo 25%
Izmene u budžetu u okviru ovog pravila mogu biti:

Izmene unutar jedne budžetske celine (1,2, itd.), uključujući i brisanje postojećih ili
uvođenje novih budžetskih linija, bez promene ukupne vrednosti budžetske celine

Između budžetskih celina do vrednosti od 25% svake od celina čija se vrednost
menja (u skladu sa budžetom koji je definisan Ugovorom o donaciji ili adendumom)
U ovom slučaju uz obaveštenje o dopuni ugovora Delegaciji EU je potrebno dostaviti i
komparativni budžet koji paralelno prikazuje stanje budžeta pre zahtevane promene i stanje
budžeta nakon zahtevane promene (slika 1) kao i posebno izdvojen budžet nakon zahtevane
promene.
Kada se dopuna budžeta ili opis aktivnosti u potpunosti slažu sa uslovima navedenim u članu
9.4., onda je pismo/izveštaj koje je koordinator poslao da bi obavestio donatora o dopuni
samo po sebi dovoljno za dopunu budžeta ili opisa aktivnosti.
Međutim, ukoliko donator veruje da uslovi navedeni u članu 9.4. nisu poštovani, onda će
obavestiti koordinatora pismom (moguće u roku od 30 dana od prijema pisma ili izveštaja
koordinatora) o svojoj odluci da odbije dopunu. U takvim slučajevima predložena dopuna nije
pravosnažna i svi troškovi koji se odnose na ovu dopunu smatraju se neopravdanim.
1. Dopuna budžeta
Korisnik/korisnici mogu da imaju koristi od određene fleksibilnosti unutar budžeta, dokle god
se ne utiče na „osnovnu svrhu“ radnje i izmene ne dovode u pitanje prvobitnu dodelu
sredstava / podjednaki tretman kandidata. Teško je pružiti detaljan opis onoga što je osnovna
svrha radnje, jer to podrazumeva različita značenja u skladu sa specifičnostima radnje i stoga
zahteva analizu od slučaja do slučaja. Međutim, kao opšte pravilo važi da će sva
prilagođavanja ciljeva radnje, ciljnih grupa, mesta, aktivnosti ili održivosti radnje, rezultata i
pokazatelja itd. verovatno uticati na osnovi cilj radnje i donator ih stoga može odbiti.
U slučaju sumnje, strogo se preporučuje da se pre toga proveri sa donatorom da li
predložene izmene ne utiču na osnovni cilj radnje.
Dok god se ne utiče na osnovni cilj radnje, korisnik/korisnici može:

da izvršava prenose među stavkama ili da uvodi nove stavke u okviru iste budžetske
celine: broj 1. (kadrovi), 2. (putovanja), 3. (oprema i potrošni materijali), 4. (lokalna
kancelarija), 5. (ostali troškovi, usluge) i 6. (ostalo).

da prenese deo budžeta koji je pod jednim naslovom na drugi naslov (na primer iz 1.
u 6.), dok god ovaj prenos ne podrazumeva varijaciju (i povećanje i smanjenje) od
više od 25% naslova na koje se ovaj prenos odnosi.
34
Jednostrana dopuna se ne može koristiti da bi se izmenili indirektni troškovi, budžetska
rezerva, ili iznosi ili stope pojednostavljenih troškovnih opcija.
Da bi se izračunao iznos varijacije, treba primetiti da se:

varijacija od 25% obračunava i na originalnu vrednost sekcije iz koje se uzimaju
sredstva i na originalnu vrednost sekcije u koju se sredstva dodaju;

uzastopne jednostrane izmene budžeta uzimaju se u obzir kumulativno. Ovo znači,
na primer, da ukoliko je sekcija budžeta već povećana jednostranom izmenom od
20% prvobitne vrednosti (određene prvobitnim budžetom), onda se ta sekcija ne
može povećati za više od 5% svoje početne vrednosti (čime se postiže ukupna
granica od 25% početne vrednosti).
Kada kumulativne varijacije date sekcije budžeta pređu 25% vrednosti od prvobitno
ugovorene vrednosti, onda je neophodno obraditi formalnu budžetsku reviziju (kroz adendum
u skladu sa članom 9.3.). Svaki iznos koji prelazi 25% i koji nije pokriven adendumom nije
opravdan za finansiranje od strane EU. Uvek treba biti obazriv kada se prave izmene u
odnosu na kadrove koji su dodeljeni projektu. U tom se slučaju i svim sumnjivim slučajevima
savetuje da se pre toga o tome razgovara i, ukoliko je moguće, postigne saglasnost sa
donatorom.
2. Jednostrane izmene „Opisa Aktivnosti“
Dopuna se može zahtevati samo tokom perioda sprovođenja projekta. Izmene „Opisa
Aktivnosti“ su dopuštene dok god ne utiču na osnovnu svrhu ili ne dovode u pitanje početni
iznos bespovratnih sredstava/podjednak tretman kandidata. Jednostrana dopuna koja utiče
na osnovnu svrhu radnje može da dovede do prekida Ugovora o donaciji od strane donatora
u skladu sa članom 12.2. Opštih uslova.
VAŽNA NAPOMENA!
Kada planirate dopunu ugovora kroz Obaveštenje, obavezni ste da se pridržavate sledećih
pravila:
1. Morate da zvanično podnesete obaveštenje Delegaciji EU
2. Pravilo uključuje izmenu originalnog budžeta (budžet koji je preciziran Ugovorom o donaciji
ili adendumom) do 25% budžetske celine
3. Možete dostaviti više zahteva koristeći ovo pravilo: primeniti na različite budžetske celine ili
primeniti na iste celine, ali tako da ukupan procenat izmene ne pređe 25%
4. Pravilo 25% ne može da se koristi za budžetske stavke Administrativni troškovi i Rezerva
za nepredviđene situacije i Pojednostavljene opcije troškova
Proces pripreme i odobravanja dopune ugovora kroz obaveštenje
u slučaju pravila o 25%:
KORAK
AKTIVNOST
1
Koordinator priprema i šalje nacrt obaveštenja za
dopunu ugovora timu programa EU Exchange 4
Tim programa EU Exchange 4 pregleda nacrt
zahteva i šalje povratnu informaciju koordinatoru
projekta
Koordinator priprema i šalje konačnu verziju
obaveštenja za dopunu ugovora timu programa EU
Exchange 4 u 2 originala
Tim programa EU Exchange 4 šalje obaveštenje za
dopunu ugovora Delegaciji EU na odobrenje
2
3
4
5
VREMENSKI ROK
30 dana pre nego što izmena treba
da nastupi
25 dana pre nego što izmena treba
da nastupi
20 dana pre nego što izmena treba
da nastupi
15 dana pre nego što izmena treba
da nastupi
Delegacija EU odobrava, šalje na dopunu ili ne prihvataobaveštenje o dopuni ugovora
35
4.2. DOPUNA KROZ ADENDUM
Korisnicima donacije se savetuje da izbegavaju izmene svojih projekata koje su tolike da
zahtevaju potrebu za adendumom. Postupak odobravanja adenduma može biti dug i
komplikovan. Ukoliko ipak tokom realizacije projekta procenite da je neophodno da se
naprave značajnije izmene Ugovora o donaciji, uključujući i produžetak roka za realizaciju
projekta, morate unapred planirati da izmena mora biti u formi adenduma, jer je pre stupanja
na snagu neophodno da se dobije odobrenje od strane Delegacije EU.
VAŽNA NAPOMENA!
Kada predlažete imene Ugovora o donaciji, morate voditi računa o tome da:
• Ugovor može biti modifikovan (izmenjen) samo tokom perioda njegovog trajanja
• Nijedna modifikacija ne važi retroaktivno, što znači da izmene mogu biti primenjene
tek nakon potpisivanja adenduma
• Maksimalna vrednost donacije utvrđena ugovorom ne može biti povećana
Za pripremu adenduma neophodno je popuniti i dostaviti Delegaciji EU sledeća dokumenta:
A. Zahtev za izmenu Ugovora o donaciji
Prilikom pripreme Zahteva za adendum neophodno je da navedete sve informacije i razloge o
tehničkim i finansijskim izmenama ugovora.
Kako bi se prihvatio zahtev za izmenama Ugovora o donaciji, morate adekvatno da
obrazložite svoj zahtev Delegaciji EU. Oni zahtevi koji su neadekvatno obrazloženi biće
odbačeni od strane Delegacije EU kao neopravdani..
B. Predlog izmene budžeta
Ukoliko se modifikacija odnosi i na finansijski deo ugovora odnosno budžet projekta, uz
Zahtev za adendum se prilaže i komparativni budžet koji paralelno prikazuje stanje budžeta
pre zahtevane promene i stanje budžeta nakon zahtevane promene (slika 1) kao i posebno
izdvojen budžet nakon zahtevane promene.
Costs
Date:
Date:
ORIGINAL BUDGET
# of
Unit
Unit
units
rate (in
EUR)
NOTIFICATION/ADDENDUM
Costs
(in EUR)
Costs
1. Human
Resources
1. Human
Resources
1.1 Salaries
1.1 Salaries
Tabela 2. Primer budžeta
36
Unit
# of units
Unit
rate (in
EUR)
Costs
(in EUR)
Proces pripreme i odobravanja dopune ugovora kroz adendum:
KORAK
1
2
3
4
AKTIVNOST
Koordinator priprema i šalje nacrt zahteva za dopunu
ugovora kroz adendum timu programa EU Exchange 4
Tim programa EU Exchange 4 pregleda nacrt zahteva i
šalje povratnu informaciju koordinatoru projekta
Koordinator priprema i šalje konačan zahtev za dopunu
ugovora kroz adendum timu programa EU Exchange 4 u
2 originala
Tim programa EU Exchange 4 šalje konačan zahtev za
dopunu ugovora kroz adendum Delegaciji EU na
odobrenje
VREMENSKI ROK
60 dana pre nego što izmena
treba da nastupi
50 dana pre nego što izmena
treba da nastupi
40 dana pre nego što izmena
treba da nastupi
30 dana pre nego što izmena
treba da nastupi
5
Delegacija EU odobrava, šalje na dopunu ili odbacuje zahtev za dopunu ugovora kroz
adendum
6
Ukoliko odobri zahtev Delegacija EU priprema adendum u tri kopije i šalje ga na potpis
koordinatoru
7
Koordinator potpisuje sva tri primerka adenduma i zadržava jedan kod sebe dok preostala
dva vraća Delegaciji EU
VAŽNA NAPOMENA!
Imajući u vidu administrativne procedure potrebne za odobrenje vašeg Zahteva za
izmenu Ugovora o donaciji, neophodno je da celu proceduru pripreme i podnošenja
dokumenata za pripremu predloga adenduma završite minimum 30 dana pre trenutka kada je
potrebno da izmena(e) stupi(e) na snagu.
Adendum ugovora stupa na snagu na
dan poslednjeg potpisa jedne od ugovornih strana.
37
5. MONITORING REALIZACIJE PROJEKATA
Šta je monitoring?
Monitoring predstavlja sistematsko i kontinuirano praćenje projektnih aktivnosti u cilju
upravljanja i donošenja odluka tokom realizacije projekta. To je proces redovnog prikupljanja,
analize i korišćenja informacija o svim aspektima projekta.
Monitoring je sastavni deo svakodnevnog upravljanja projektom, koji praćenje posmatra kao
sredstvo provere da li se donacija koristi za predviđenu namenu u ugovoru, kao i da obezbedi
da se projekti sprovode u skladu sa procedurama Evropske unije i Republike Srbije.
Svrha monitoringa
Monitoring je veoma bitan u planiranju i realizaciji projekta. Njime se proverava koliko su
ispunjeni projektni ciljevi, i analiziraju se promene u okruženju projekta uključujući uticaj
projekta na interesne grupe, lokalne strategije i politike.
Na samom početku sprovođenja projekata u okviru programa EU Exchange 4, uradiće se
početna analiza rizika svih opštinskih projekata prema njihovom tipu i broju aktivnosti koje
treba obaviti, ciljnim grupama, iznosu budžeta i mogućim poteškoćama u vezi sa njihovim
sprovođenjem. Na osnovu ustanovljenog nivoa rizika (nizak, srednji, visok) projekat će
kontrolisati Tim programa EU Exchange 4, kao i predstavnici Delegacije EU, i ukoliko
napredak nije zadovoljavajući, preduzimaće se korektivne mere.
Pored redovnog praćenja i izveštavanja o napretku projekata, kroz Izveštaje o napretku
projekta i Izveštaje o kvalitetu i uspešnosti projekta, uloga Tima programa EU Exchange 4
biće i pružanje direktne podrške, korisnicima donacije (projektnim timovima) u pogledu
sprovođenja projekata u skladu sa procedurama Evropske unije, ispunjavanju ugovornih
njihovih obaveza i pružanja pomoći kod priprema zahteva za manje i/ili veće izmene ugovora.
Tim programa EU Exchange 4 će vršiti praćenje napretka projekata na dva načina, i to:
 Monitoring koji će se raditi na osnovu (kvartalnih izveštaja) izveštaja na polovini
realizacije projekata, finalnih izveštaja i zvanične prepiske sa korisnicima donacije.
 Monitoring poseta na terenu, koje će u slučaju programa EU Exchange 4, biti
organizovane najmanje jednom u tri meseca. Učestalost poseta zavisiće od obima i
trajanja svakog projekta, kao i identifikovanih rizika za pojedine projekte.
Pored redovnog monitoringa od strane tima programa EU Exchange 4, biće organizovan i
dodatni monitoring od strane sektorskih eksperata nadležnih za specifične teme projekata.
Monitoring na terenu koji će sprovoditi Tim programa EU Exchange 4 imaće dva tipa
poseta, redovan monitoring napretka projekta i monitoring finansija odnosno provera
finansijske dokumentacije.
Redovan monitoring napretka projekta na terenu
Monitori tima programa EU Exchange 4 će tokom redovnog monitoringa napretka
projekata, proveravati da li se sve aktivnosti sprovode na pravi način, na vreme i od strane
pravih ljudi i voditi računa o sledećim aspektima realizacije svakog pojedinačnog projekta:






Analiza prethodnog monitoring izveštaja i procena rizika projekta
Ključni saradnici u upravljanju projektom prisutni su na sastanku i projektni tim je i
dalje isti, kao u opisu projekta
Provera da li se redovni sastanci tima održavaju sa relevantnim stranama koje
razgovaraju o ciljevima projekta
Projektni rezultati i indikatori se pažljivo prate od strane nosioca projekta, učesnika i
korisnika projekta
Ne postoji kvalitativna i kvantitativna promena kada su u pitanju ciljne grupe i krajnji
korisnici kao što je predviđeno u opisu projekta/logičkom matricom
Aktivnosti i rezultati su u skladu sa opisom projekta/ kašnjenja na projektu
38







Da li se interno praćenje i evaluacija projekta primenjuje dosledno?
Promene u ulozi partnera ili saradnika?
Direktni korisnici su zadovoljni projektom i svesni ciljeva projekta
Pravila vidljivosti se poštuju
Projekat je stvorio multiplikativne efekte (npr. nove ideje za buduće projekte,
mogućnost ponavljanja rezultata projekta, indirektnih korisnika)
Projektni tim preduzima konkretne korake kako bi se obezbedila održivost projekta.
Da li postoji promena u projektu koji bi zahtevala adendum ugovora od poslednje
posete?
Monitori tima programa E U Exchange 4 će tokom redovnog monitoringa posebnu pažnju da
posvete indikatorima koji predstavljaju merne jedinice, a koje pokazuje da li je i u kojoj meri
cilj postignut. Monitori će kroz praćenje indikatora imati informacije u smislu sredstva koja su
se uložila (inputs); učinaka (outputs); rezultata i ishoda (outcomes) projekata.
Informacije dobijene na osnovu indikatora mogu biti kvantitativne prirode, dakle i proverljivi i
merljivi, ili kvalitativne prirode, dakle samo proverljivi. Ova informacija treba da pomogne u
upravljanju projektom prateći aktivnosti i napredak u odnosu na ciljeve. Ako se uzmu u obzir
informacije koje se sakupljaju tokom procesa monitoringa, možemo reći da je monitoring više
fokusiran na kvantitativne podatke.
Tokom monitoringa koji će biti organizovan najmanje jednom u tri meseca, monitor iz tima
programa EU Exchange 4 će zajedno sa menadžerom projekta prolaziti kroz Matricu
logičkog okvira (sekcija: Objektivno proverljivi indikatori uspeha i izvori i načini provere) i
aneks I (tabela indikatora na projektnom nivou).
U Matrici logičkog okvira, posmatraće se postignutnost objektivno proverljivih indikatora
uspeha prema postavljenom opštem cilju, specifičnim ciljevima, očekivanim rezultatima,
izvorima i načinima provere. Ukoliko se tokom monitoringa pokaže da postoji potreba za
modifikovanjem određenih indikatora, to se može učiniti prilikom predaje izveštaja na polovini
realizacije projekta.
U aneksu I: tabela indikatora na projektnom nivou, posmatraće se postignutnost indikatora
uspeha prema odabranom prioritetu, lotu i tipu projekta. Posebna pažnja biće usmerena na
indikatore obaveznih aktivnosti, a zatim i aktivnosti odabranih po slobodnom izboru.
Obaveze korisnika donacije/opštinskog projektnog tima
prilikom monitoring poseta na terenu
Prva monitoring poseta:
1. Sastanku treba da prisustvuju: menadžer projekta-osoba koja donosi odluke tokom
realizacije projekta, osoba zadužena za finansije, predstavnici partnera na projektu
2. Pripremiti relevantne informacije o projektu sa pratećom dokumentacijom
3. Potvrditi definisane indikatore uspešnosti projekta uz pomoć EU Exchange 4 tima
4. Potvrditi definisane potrebe o realizaciji projekta uz pomoć EU Exchange 4 tima
5. Potvrditi definisane rokove za nabavke uz pomoć EU Exchange 4 tima
Redovne monitoring posete na terenu:
1. Sastanku treba da prisustvuju: menadžer projekta, tehnički saradnici na projektu,
osoba zadužena za finansije, predstavnici partnera na projektu i krajnji korisnici
(ukoliko se ukaže potreba)
2. Menadžer projekta treba da pripremi poslednju verziju projektnog plana aktivnosti,
logički okvir, aneks I
2.1. provera plana aktivnosti
2.2. napredak po rezultatima i aktivnostima (indokatori uspeha)
2.3. definisanje korektivnih mera za prevazilaženje kašnjenja ili problema
2.4. planirane aktivnosti za naredni period
3. Saradnja sa partnerima – dokumentacija koja se odnosi na partnere mora biti dostupna
4. Vidljivost projekta – promotivni materijal izrađen u okviru projekta mora biti dostupan
39
Celokupna projektna dokumentacija koja predstavlja rezultat sprovođenja projekta podleže
proveri u skladu sa odeljkom 2.6. Tehnička dokumentacija: Propratna dokumentacija koju
je potrebno čuvati u zavisnosti od tipa aktivnosti.
Obaveze menadžera projekta ukoliko dođe do kašnjenja u realizaciji određenih
aktivnosti:


Informisati program EU Exchange 4 o mogućim/realnim kašnjenjima u realizaciji
određenih aktivnosti
Jasno i precizno u kvartalnom izveštaju navesti:
 razlozi kašnjenja (nedostupnost trenera, tender mora da se ponovi, problemi
sa softverom, kašnjenja u dobijanju odobrenja od predsednika opštine i
slično),
 posledice koje će biti rezultati kašnjenja (projektne aktivnosti koje će
kasniti zbog prethodno nerealizovanih aktivnosti)
 korektivne mere koje će se preduzeti.
Provera finansijske dokumentacije na terenu
Tokom monitoringa finansijske dokumentacije, monitori tima programa EU Exchange 4 će
proveravati da li se sredstva donacije koriste za predviđenu namenu, u skladu sa
procedurama Evropske unije i Srbije:
Tokom monitoringa finansijske dokumentacije, monitori tima programa EU Exchange 4
proveravaće da li se sredstva donacije koriste za predviđenu namenu, u skladu sa
procedurama Evropske unije i Srbije i to na sledeći način:






















Postoji samo jedan projektni račun
Provera odstupanja ili prekoračenja budžeta prema ugovoru o donaciji
Doprinos partnera u budžetu projekta je vidljiv na računu projekta i kroz finansijsku
dokumentaciju
Prateća finansijska dokumenta se klasifikuju na osnovu budžeta projekta po
projektnim budžetskim linijama, navodeći broj faktura i datum
Oslobođenja od PDV-a koriste se redovno i pravilno
Sve finansijske i komercijalne transakcije se vrše sa računa projekta
Troškovi nastali po projektu se isplaćuju u rokovima utvrđenih ugovorima
Isplate projektnog osoblja/ugovarača obavljaju se preko bankovnog računa
Doprinosi za socijalno osiguranje i porezi za projektno osoblje su plaćeni
Zarade se isplaćuju prema važećimg ugovorima, a u skladu sa njegovim odredbama
Koristi se tačna stopa dnevnica
Troškovi svih putovanja su vezani za realizaciju projekta
Provera tenderskih procedura, kroz dostupnost tenderske dokumentacije
Inventar nabavljene opreme je dostupan
Provera sukoba interesa u postupcima javnih nabavki
Pravilo porekla se poštuje kada je u pitanju nabavka opreme (posebno za ugovore
iznad € 5000)
Kupljena oprema fizički postoji i koristi se u skladu sa projektnom svrhom
Sprovedeni radovi su vidljivi i u skladu sa ugovorom
Sredstva donacije se ne koriste u druge svrhe osim onih koji su navedeni u ugovoru
Profit se ne ostvaruje iz donacije
Da li postoje nepravilnosti u korišćenju donacije?
Da li postoji promena u projektu koja bi zahtevala adendum ugovora od poslednje
posete?
40
Obaveze korisnika donacije/opštinskog projektnog tima
prilikom redovne provere finansijske dokumentacije na terenu
1. Sastanku treba da prisustvuju: menadžer projekta i osoba zadužena za finansije,
2. Menadžer projekta treba da pripremi poslednju verziju finansijskog izveštaja, pregled
troškova i pregled troškova po budžetskim linijama
3. Kontrola budžeta biće usmerena ka propratnoj dokumentaciji troškova (listing
plata za svaki mesec, mesečni"time'sheets" zaposlenih na projektu, predračuni,
zahtevi za oslobađanje od PDV-a, računi, datumi na računima, mesečni kurs evra i
dr.)
4. Saradnja sa partnerima – finansijska dokumentacija koja se odnosi na partnere mora
biti dostupna,
5. Posebna pažnja kontrole biće usmerena ka nabavkama – dobara, radovi i usluge
(tenderska dokumentacija, sertifikat o poreklu robe, isporučena predviđena roba); u
slučaju usluga proveravaće se ugovori sklopljeni sa stručnjacima i propratna
dokumentacija
Celokupna projektna finansijska dokumentacija podleže proveri u skladu sa odeljkom 2.5.
Računovodstvo i propratna dokumentacija, sekcija: Tipovi minimuma propratne
dokumentacije koje je potrebno čuvati u zavisnosti od tipova troškova
Monitoring izveštaj o efikasnosti, uspešnosti i potencijalnim uticajima projekta
Prilikom posete opština na polovini relizacije projekta i pred kraj projekta, monitor će pripremiti
izveštaj čiji će cilj biti da da informacije o kvalitetu i uspešnosti svakog projekta, i opiše njegov
doprinos i dugoročni uticaj u prioritetnoj oblasti:
 Relevantnost projekta (Relevance)
Prikladnost projektnih ciljeva prema realnim problemima, potrebama i prioritetima ciljnih grupa
 Efikasnost (Efficiency)
Koliko dobro su uložena sredstva i aktivnosti pretvoreni u rezultate
 Doprinos (Effectiveness)
Doprinos postignutih rezultata projekta u cilju postizanja svrhe projekta
 Potencijalni uticaji (Impact prospects)
Koji su to direktni potencijalni uticaji kojima projekat doprinosi opštem cilju projekta
 Održivost (potential sustainability)
Na koji način će biti obezbeđena održivost projekta
VAŽNA NAPOMENA!
Tim programa EU Exchange 4 će biti odgovoran za tehničko, finansijsko i fizičko praćenje
realizacije svih projekata koji su finansirani u okviru ove grant šeme, kroz redovnu
komunikaciju, izveštavanje i posete koordinatorima projekta najmanje jednom u tri meseca –
razgovori sa svim akterima, provera projektne dokumentacije, stanja na terenu (posebno
realizacija nabavki) i vidljivosti projekta.
Predstavnici Delegacije Evropske unije će takođe organizovati monitoring posete projektima
koji su finansirani u okviru grant šeme programa EU Exchange 4.
41
6. IZVEŠTAVANJE
Svrha izveštaja je da objasne:
 postignute rezultate i relevantne troškove koji su identifikovani u finansijskom
izveštaju;
 odstupanja koja su mogla da se pojave (što podleže čl. 9) u poređenju sa prvobitnim
predlogom u pogledu rezultata i sredstava i troškova.
Ukoliko Delegaciji EU nije jasno koji su rezultati postignuti ili u kakvoj su vezi aktivnosti iz
izveštaja sa rezultatima projekta, onda će se tražiti dodatne informacije i pojašnjenja.
Važno je da se ovaj „fokus na rezultate“ ima u vidu onda kada se pripremaju izveštaji, da bi
se dale informacije o tipu nastalih troškova i da bi se razumela njihova veza sa
rezultatima/aktivnostima projekta (npr. da se opravdaju iznosi dati u finansijskom izveštaju, da
se demonstrira ispunjavanje uslova za naknadu u slučaju pojednostavljenih troškovnih
opcija).
Menadžeri će, kao osobe koje su zadužene za realizaciju projekta, imati najveću odgovornost
za izveštavanje o projektu. Od samog početka, pa sve do kraja projekta, oni su dužni da
redovno vode evidenciju i čuvaju sve informacije o projektu. Pre svega zato što u svakom
trenutku treba da znaju kakav je trenutni status projekta, a zatim i zato što treba da budu
pripremljeni za reviziju projekta koja će biti sprovedena po završetku projekta.
Tokom celog ciklusa trajanja projekta, menadžeri projekta će morati da pripreme tri različita
tipa administrativnih izveštaja:
• Kvartalne izveštaje, podnose se nakon trećeg i devetog meseca realizacije
projekta
• Izveštaj na polovini realizacije projekta
• Finalni izveštaj o projektu
6.1.
KVARTALNI IZVEŠTAJ O TOKU PROJEKTA
VAŽNA NAPOMENA!
Kvartalni izveštaj o realizaciji projekta pokriva period od tri meseca.
Kvartalni izveštaj o realizaciji projekta morate dostaviti timu programa EU Exchange 4
najkasnije do 5-og u mesecu za period pokriven izveštajem. Izveštaj se priprema na
engleskom jeziku.
42
Osnovna svrha kvartalnog izveštaja je da donatoru i timu programa EU Exchange 4 da
jasnu sliku o sprovedenim aktivnostima na projektu i da se istaknu svi potencijalni problemi
ukoliko ih ima, a koje je potrebno rešiti kako bi se efikasno realizovale sve planirane
aktivnosti.
Takođe, ovaj izveštaj predstavlja i osnovu za pripremu
izveštaja projekta.
periodičnog
izveštaja i finalnog
Ovaj izveštaj bi trebalo da se uradi u konsultaciji sa ostalim učesnicima na projektu.
Za pripremu izveštaja potrebno je koristiti sledeću tabelu:
NAZIV OPŠTINE:
NAZIV PROJEKTA:
BROJ UGOVORA:
PERIOD IZVEŠTAVANJA – TROMESEČNI PERIOD
MESEC
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Napredak
po
aktivnosti
Problemi u
sprovođenju
aktivnosti
Mere za
prevazilaženje
problema
pripremna
aktivnost 1
(naziv)
podaktivnos
t 1.1
podaktivnos
t 1.2
podaktivnos
t 1.3
realizacija
aktivnosti 1
pripremna
aktivnost 2
(naziv)
podaktivnos
t 2.1
podaktivnos
t 2.2
itd..
Tabela 3 Plan izveštavanja
VAŽNA NAPOMENA!
Detaljan plan aktivnosti će na osnovu plana aktivnosti iz projekta biti razvijen uz podršku EU
Exchange 4 projektnog tima na početku realizacije projekta.
Akcioni plan ćete koristiti za ceo period izveštavanja, tako što ćete svaki sledeći izveštaj
dopunjavati, odnosno dodavati nove informacije o konkretnim aktivnostima / podaktivnostima.
Ovaj izveštaj nije vezan za plaćanja. Informacije iz izveštaja će biti korišćene kao deo procesa
monitoringa realizacije projekata.
43
6.2. IZVEŠTAJ NA POLOVINI REALIZACIJE PROJEKTA
Izveštaj treba dostaviti timu programa EU Exchange 4 najkasnije 3 nedelje po isteku
perioda za koji se priprema izveštaj.
Izveštaj treba da pruži neophodne informacije o realizaciji projektnih aktivnosti tokom perioda
izveštavanja kao i plan realizacije projektnih aktivnosti za naredni period.
Periodični izveštaj sadrži dva dela:
1. Narativni izveštaj - za pripremu koristiti Aneks VI Ugovora o donaciji, „Periodični narativni
izveštaj o realizaciji projekta“
2. Finansijski izveštaj - koji se sastoji iz:
a. Aneks VI Ugovora o donaciji, tabela za periodični izveštaj (interim report)
b. Tabela hronoloških promena na projektu (balance sheet).
Izveštaj priprema i potpisuje osoba odgovorna za realizaciju projekta. Pored menadžera
projekta, izveštaj potpisuje i predsednik opštine/gradonačelnik, potpisnik Ugovora o donaciji.
Informacije iz periodičnog narativnog izveštaja moraju biti u saglasnosti sa informacijama iz
periodičnog finansijskog izveštaja. Format izveštaja se ne sme menjati. Koristiti font definisan
formatom izveštaja. Izveštaj se priprema na engleskom jeziku.
Nepotpuni ili loše popunjeni izveštaji neće biti prihvaćeni.
6.2.1. PERIODIČNI NARATIVNI IZVEŠTAJ
Za pripremu periodičnog narativnog izveštaja koristite Aneks VI Ugovora (interim narrative
report). Tokom popunjavanja formulara za pripremu periodičnog narativnog izveštaja
popunjavaćete sledeće celine / pitanja:
I. celina
U zaglavlju dokumenta potrebno je uneti: Broj ugovora i period izveštavanja (datumi od/do)
II. celina
1. Opis
1.1, 1.4, 1.5. i 1.6 Unesite podatke iz ugovora koji ste potpisali sa Delegacijom Evropske unije
u Republici Srbiji
1.2. Ime i kontakt informacije menadžera projekta
1.3. Naziv partnera: lokalni partner=koaplikant, lokalni i/ili strani EU partner/i i pridružena lica
1.7, 1.8. i 1.9 Informacije preuzmite iz predloga projekta
III. celina
2. Procena progresa u realizaciji projekta
2.1. Rezime projekta
-na najviše pola strane predstavite projekat tokom prve polovine realizacije.
-navedite indikatore specifičnog cilja (SC), i prikažite nivo postignuća ukoliko su na
raspolaganju u ovom trenutku:
SC. „Indikator 1“: ciljne vrednosti
SC. „Indikator 2“: ciljne vrednosti
2.2. Rezultati i aktivnosti
Dajte vašu procenu postignutih rezultata projekta do sada?
-navedite vaša zapažanja o postignutim rezultatima (outputs), ishodima
(outcomes) i uticajima (impact) u vezi sa specifičnim i opštim ciljevima, i da li je
projekat imao neplanirane pozitivne ili negativne rezultate.
-navedite sve rezultate ostvarene tokom perioda izveštavanja i njihove indikatore
uspeha kao i aktivnosti vezane za taj rezultat
R1 – „Naziv rezultata 1“
-navedite stepen uspeha (kvantitativno) svakog rezultata od početka projekta
prema indikatorima navedenih u logičkoj matrici:
-objasnite bilo koje promene, posebnu pažnju posvetivši ne adekvatnom
sprovođenju aktivnosti
1.1 „indikator 1“: ciljna vrednost (R1)
1.2 „indikator 2“: ciljna vrednost (R1)
44
A1.1 „Naziv aktivnosti: npr: Održavanje konferencije – navesti mesto
održavanja, broj učesnika, vreme održavanja događaja“
-navedite razloge za promene (ukoliko ih je bilo) u sprovođenju planiranih
aktivnosti npr: zakašnjenja, odlaganja aktivnosti, ukidanja aktivnosti ), kako su nastale i
kako ste ih rešili
-navedite rizike koji su mogli da ugroze realizaciju pojedinih aktivnosti I objasniti kako ste ih
prevazišli.
A1.2 – Naziv aktivnosti 2"
R2 – Naziv rezultata 2"
2.1 "indikator 1“: ciljna vrednost (R2)
2.2 “indikator 2“: ciljna vrednost (R2)
A2.1 – “Naziv aktivnosti 1" (R2)
A2.2 – Naziv aktivnosti 2" (R2)
2.3. Ukoliko postoji potreba priložite revidiranu matricu logičkog okvira (naglasite koje ste
promene uneli)
Navedite listu svih nabavki (radovi, dobra, usluge) koje su realizovane u prvoj polovini
projekta, a čija je vrednost iznad €60.000 navodeći za svaki ugovor: (1) iznos ugovora; (2)
naziv procedure; (3) naziv izvođača radova/dobavljača robe/izvršioca usluga
2.4. Napravite plan projektnih aktivnosti za drugu polovinu projekta. Ukoliko neke od aktivnosti
koje ste planirali za prvu polovinu niste realizovali, uključite ih u plan za drugi deo realizacije.
IV. celina
3. Podaci o partnerima i drugim vrstama saradnje
3.1.Kako ocenjujete saradnju između korisnika/pridruženih lica na realizaciji projekta, (saradnici
na projektu koji su potpisali punomoćje –mandate- sa koordinatorom). Navedite podatke za
svakog od korisnika/pridruženih lica posebno.
3.2. Kako ocenjujete saradnju sa vlastima i da li je ova saradnja imala nekog uticaja na
realizaciju projekta
3.3. Navedite informacije o saradnji sa drugim pojedincima i organizacijama na koje su
aktivnosti realizovane na projektu imale uticaja.

Saradnici

Podugovarači

Krajnji korisnici i ciljne grupe

Treća lica (uključujući druge donatore, vladine agnecije, predtavnike odeljenja u
lokalnim samoupravama, OCD, itd.)
-najvažnije je da navedete kako su aktivnosti uticale na krajnje korisnike i na koji način je
promenjen njihov položaj. Ukoliko je krug krajnjih korisnika proširen tokom realizacije projekta
(ukoliko ste od početka realizacije projekta primetili da aktivnosti utiču na položaj još nekih
ciljnih grupa), navedite i ove grupe.
3.4. Ukoliko ste aktivnosti na realizaciji projekta povezali sa drugim projektima, navedite na koji
način i kako je ovo povezivanje uticalo na rezultate planirane projektom.
3.5. Popunjavate ukoliko ste prethodno dobili donaciju od Delegacije EU u Srbiji za akciju koja
je obuhvatala iste ciljne grupe / krajnje korisnike.
V. celina
4. Vidljivost
4.1. Na koji način je obezbeđena vidljivost podrške Delegacije Evropske unije u Srbiji na
projektu? Potrebno je da navedete na koje sve načine ste informisali korisnike i širu javnost o
podršci Delegacije.
6.2.2. PERIODIČNI FINANSIJSKI IZVEŠTAJ
Pri popunjavanju Aneksa VI, tabela za finansijski izveštaj, imajte u vidu sledeće:
•
Zaglavlje dokumenta: uneti broj ugovora i period izveštavanja (od/do)
•
Sekcija “Budget as per contract”: unositi informacije iz ugovora sa donatorom
(proveriti da li je budžet modifikovan u odnosu na verziju iz predloga projekta i u izveštaj uneti
podatke iz finalne verzije).
45
•
Sekcija “Reallocation”: ukoliko je rađena realokacija u prethodnom periodu u ovoj
sekciji uneti modifikovani budžet uz referencu na broj i datum notifikacije izmene.
•
Sekcija “Expenditures Incurred”:
A.
B.
C.
D.
F.
c+d
# Units (a): unositi broj jedinica koja se odnose na izveštavanje
Unit cost in EUR (b): uneti podatke troškova u EUR
Total cost in EUR : (c)=a*b ; ukupni trošak za period izveštavanja
Cummulated costs (before current period): vrednost je 0
Cummulated costs (from start of implementation to present report included): (f) =
Hronološki pregled troškova na projektu (balance sheet) se popunjava na osnovu izvoda iz
banke za projektni račun i izvoda iz budžeta lokalnih samouprava u slučaju isplata plata
opštinskih/gradskih službenika.
NAPOMENA!
Voditi računa da su bankarske provizije i PDV neopravdani troškovi i da ih ne unosite u Listu
promena!
(i) U kolonu datum tansakcije unositi datum izvoda na kome je data promena registrovana.
(ii) Budžetska celina i budžetska linija podrazumeva broj i naziv budžetske celine kojoj trošak
pripada (npr. 1. Ljudski resursi), a budžetska linija predstavlja broj budžetske linije u okviru
navedene budžetske celine iz koje se troše sredstva (npr. 1.1.1.).
(iii) Pod opisom se podrazumeva opis prihoda ili rashoda koji jasno ukazuje na koju se
aktivnost odnosi. Za rashode koji su budžetirani na mesečnom nivou potrebno je uz opis
navesti i mesec u kom je nastao (plata menadžera za septembar). Takođe za rashode
vezane za putovanja navesti mesto, datum i trajanje putovanja.
(iv) Referentni dokument predstavlja osnov za plaćanje nastale obaveze (ugovor, platni listić,
nalog za službeni put, račun,
(v) Prihodi mogu biti u EUR za uplate donatora i RSD za učešće lokalnih samouprava.
Učešće lokalnih samouprava i ostalih učesnika, predstavlja iznos definisan Ugovorom o
donaciji kojim lokalne samouprave učestvuje u realizaciji projekta. Za sve troškove koji se
isplaćuju iz učešća lokalnih samouprava osim plata službenika, na projektni račun
neophodno je prebaciti iznos potreban za isplatu ovih troškova. Učešće može biti uplaćeno u
više uplata.
(vi) Za trošak plata službenika koji se isplaćuju sa žiro računa lokalnih samouprava, a
predstavljaju sopstveno učešće u Listi promena- balance sheet, neophodno je prikazati prihod
sopstvenog učešća u iznosu isplaćenih plata.
(vii) U koloni broj naloga za knjiženje se unosi broj naloga pod kojim je evidentirana promena
u vašem računovodstvu.
(viii) U bankarski izvod se unosi broj izvoda pod kojim je evidentirana promena na vašem
računu u banci (dinarski ili devizni)
(ix) U kolonu valuta unosite valutu sredstava koja su uplaćena ili isplaćena sa vašeg računa
(x) U kolonu kurs na dan prijema sredstava unosite kurs na dan prijema sredstava od strane
Delegacije EU.
(xi) U kolonu isplaćeni iznos po kursu u EUR unosite vrednost koju dobijate tako što podelite
iznos iz kolone dobijenih odnosno isplaćenih sredstava sa kursom na dan prijema sredstava.
(xii) U koloni ostatak po kursu u EUR-ima se unose iznosi koji prate svaku pojedinačnu
promenu a koja se odnosi na opise i iznose transakcija koje su navedene u dnevniku
promena.
46
47
Primer:
Koordintor
Datum
B.celina
transakcije (Budget
(date of heading)
payment)
29.12.
2013
8.1.
2014
Naziv projekta
B.linija
(budget
line)
Opis (Description)
Broj ugovora CRIS No
Referentni dokument Datum nastanka Prihod (Income)
(ref.document)
transakcije (date of
document)
Pre financing (80% first Ugovor br. ……..
payment)
Own contribution-Project platni listić
manager salary
Valuta Kurs na dan
Broj naloga za
Bankarski
knjiženje (no ....) izvod (bank Currency
prijema
(RSD or
statement)
sredstava
EUR)
125.658,45
nal.za knjiž. 01
1
EUR
1
31.518,38
nal.za knjiž. 01
5
RSD
112,5645
1
1.1.1.
1
1.1.1.
Project manager salary - platni listić
January 2014
8.1. 2014
31.518,38
nal.za knjiž. 01
5
RSD
112,5645
10.01.2014 1
1.3.2.
8.1. 2014
2.086,00
nal.za knjiž. 05
7
RSD
112,5645
15.01.2014 2
2.2.
per diem-Project manager nalog za sl.put 12/01
(08.01.2014)
Local transportation-Fuel Račun br. 258654
8.1. 2014
4.178,56
nal.za knjiž. 06
11
RSD
112,5645
20.01.2014 3
3.1.
15.1. 2014
328.548,56
nal.za knjiž. 07
19
RSD
112,5645
25.01.2014 5
5.5.
Equipment-computers
Pred račun 08-95
(Pentium, TFT monitor 5
pieces)
Translation-14.01.2014 Račun br. 01/12
14.1. 2014
5.800,00
nal.za knjiž. 08
15
RSD
112,5645
30.01.2014 1
1.1.2.
30.1. 2014
nal.za knjiž. 02
2
RSD
112,5645
30.01.2014 1
1.1.2.
10.02.2014 1
1.1.3.1.
Own contributionplatni listić
Administrative assisstant
Administrative assisstant platni listić
-January salary 2014
Coordinator I
platni listić
10.02.2014 1
1.1.3.2.
Coordinator II
15.02.2014 1
1.2.1.
17.02.2014 3
3.1.
18.02.2014 1
1.3.1.
20.02.2014 4
4.3.
03.03.2014 1
1.3.1.
05.03.2014 4
4.4.
08.03.2014 1
08.01.
2014
8.1. 2014
Troškovi
(Outgoings)
25.876,25
30.1. 2014
25.876,25
nal.za knjiž. 02
2
RSD
112,5645
10.2. 2014
21.378,98
nal.za knjiž. 11
2
RSD
112,5645
10.1. 2014
21.378,98
nal.za knjiž. 12
2
RSD
112,5645
Financial assistant salary platni listić
–February
Equipment-computers
Račun br. 125/14
(Pentium, TFT monitor 5
pieces)- (final payment)
Per diems for study visit Nalog za sl.put br.....5
to Slovenia-20.02.2014
(first payment)
Office supplies-fotokopir Račun 25.01/14
papir
Per diems for study visit Konačan obračun 5
to Slovenia-20.02.2014
(final payment)
Other costs-Internet
15.02.2014
15.000,00
nal.za knjiž.
2
RSD
112,5645
nal.za knjiž.
3
RSD
112,5645
1.1.1.
Own contribution-Project platni listić
manager salary
8.3.2014
080.3.2014 1
1.1.1.
Project manager –
February salary 2014
platni listić
8.3.2014
30.04.2013 5
5.1.1.
Račun 25.01/14
30.04.2013 5.
5.5.
Printing materialPreparation and
processing text for
printing the publication
Publication translation-
04.05.2014 5.1.1.
5.1.1.
18.05.2014 1
1.1.1.
18.05.2014 1
1.1.1.
platni listić
Autorski ugovor br.
125/14
Predračun 01
15.02.2014
15.1.2014
1.450,00
nal.za knjiž. 12
2
EUR
1,00000
15.02.2014
11.457,69
nal.za knjiž. 12
4
RSD
112,5645
02.03.2014
160,00
nal.za knjiž. 8
5
EUR
1,0000
nal.za knjiž.
6
RSD
112,5645
nal.za knjiž. 02
7
RSD
112,5645
nal.za knjiž. 02
7
RSD
112,5645
nal.za knjiž.
8
RSD
112,5645
31.518,38
31.518,38
01.03.2014
25.500,00
nal.za knjiž.
9
RSD
112,5645
Publication print-600
pieces
Own contribution-Project platni listić
manager salary
25.04.2014
58.265,00
nal.za knjiž.
9
RSD
112,5645
nal.za knjiž. 02
7
RSD
112,5645
Project manager –March platni listić
salary 2014
18.5.2014
nal.za knjiž. 02
7
RSD
112,5645
18.5.2014
31.518,38
31.518,38
48
Isplaćeni Ostatak k po
iznos po kursu u evrima
kursu u
(Balance in
Eur
EUR)
(Amount in
EUR)
125.658,45
280,00
125.938,45
280,00
125.658,45
18,53
125.639,92
37,12
125.602,80
1.332,57
124.270,23
51,53
124.218,70
229,88
123.988,82
229,88
123.758,94
189,93
123.569,02
189,93
123.379,09
133,26
123.245,83
484,92
122.760,91
1.450,00
121.310,91
101,79
121.209,12
160,00
121.049,12
39,98
121.009,15
280,00
120.729,14
280,00
120.449,14
577,45
119.871,69
226,54
119.645,16
517,61
119.127,54
280,00
118.555,57
280,00
118.275,57
6.3. FINALNI IZVEŠTAJ O PROJEKTU
Finalni izveštaj o projektu pre svega treba da pruži sve neophodne informacije o realizaciji
projekta, sredstvima koja su korišćena i najvažnijim rezultatima ostvarenim tokom trajanja
projekta. Takođe, u dodatku, izveštaj bi trebalo da pruži analizu iskustava stečenih tokom
trajanja projekta i opis “naučenih lekcija”.
VAŽNA NAPOMENA!
Finalni izveštaj, u skladu sa odredbama Ugovora o donaciji, morate dostaviti najkasnije 3
meseca po isteku perioda realizacije projekta, a timu programa EU Exchange 4 2 meseca
pre ovog roka u 2 originala. Kada tim programa EU Exchange 4 utvrdi da je izveštaj
spreman proslediće ga Delegaciji EU na odobrenje. Po odobrenju finalnog izveštaja,
usaglašenog sa izveštajem nezavisnog revizora, Delegacija EU će izvršiti konačnu uplatu na
račun koordinatora projekta u roku od 60 dana.
Finalni izveštaj treba da sadrži:
1. Narativni izveštaj - za pripremu koristiti Aneks 6 Ugovora o donaciji „Finalni
narativni izveštaj o realizaciji projekta“
2. Finansijski izveštaj - koji treba da sadrži:
a. Aneks VI Ugovora o donaciji, tabela za periodični izveštaj (final report)
b. Tabela hronoloških promena na projektu (balance sheet)
c. U slučaju pojednostavljenih opcija troškova potrebno je dostaviti sve
neophodne kvalitativne i kvantitativne informacije kako bi se opravdalo
ispunjenje uslova za naknadu utvrđenu ugovorom o donaciji
3. Zahtev za finalnu uplatu, aneks V
4. Formular za prenos vlasništva, aneks VII
5. Plan komunikacije (communication plan)
6. Izjava o isplati sredstava granta (Statement on disbursement of grant funds)
7. Izjava o finansijskim obavezama (Confirmation Letter on Financial Obligations)
8. Vidljivost projekta:
(a) sve relevantne izveštaje u vezi projekta: npr: evaluacioni izveštaj, priručnici i sl.
(b) primerke svih promotivnih materijala (lifleti, publikacije, saopštenja za javnost
(press releses)
(c) isečci iz novina
9. Elektronske verzije izveštaja
Sva dokumenta od 1 do 8 narezati na CD i priložiti uz štamapne verzije koje su
overene i potpisane od strane predsednika opštine/gradonačelnika.
Svrha završnog izveštaja je da pruži dovoljno informacija Delegaciji EU i timu programa EU
Exchange 4 o toku realizacije projekta i rezultatima projekta, kao i o potrošenim finansijskim
sredstvima, na osnovu kojih se donosi odluka o odobrenju finalne uplate.
Najvažnije je da ovaj izveštaj bude zasnovan na mišljenjima korisnika i ciljnih grupa.
Preporučuje se da se održi formalni sastanak sa određenim brojem korisnika i ostalih
učesnika na projektu da bi se dobila njihova mišljenja o uspesima projekta, dobrim i lošim
stranama. Takođe će biti važno da se konsultuju i ostali učesnici u cilju transparentnosti i
stvarne predanosti u vezi sa održivošću projekata.
Delegacija EU može tražiti dodatne informacije u vezi izveštaja u bilo kom trenutku. Ukoliko
do toga dođe Koordinator je dužan da u roku od najviše 30 dana odgovori na zahtev
Delegacije EU na engleskom jeziku.
49
6.3.1. FINALNI NARATIVNI IZVEŠTAJ
Za pripremu finalnog narativnog izveštaja koristite Aneks 6 Ugovora (final narrative report)
koji sadrži sledeće celine / pitanja:
I. celina
U zaglavlju dokumenta potrebno je uneti: Broj ugovora i period izveštavanja (datumi od/do)
II. celina
1. Opis
1.1, 1.4, 1.5. i 1.6 Unesite podatke iz ugovora koji ste potpisali sa Delegacijom Evopske unije
u Republici Srbiji
1.2. Ime i kontakt informacije menadžera projekta
1.3. Naziv partnera: lokalni partner=koaplikant, lokalni i/ili strani EU partneri i pridružena lica
1.7 i 1.8. Informacije preuzmite iz predloga projekta
1.9. Informacije preuzmite iz predloga projekta – pored vaše opštine / Srbija, ukoliko ste
realizovali studijsko putovanje, navedite i partnersku opštinu, obzirom da je deo aktivnosti i
tamo realizovan.
III. celina
2. Procena progresa u realizaciji projektnih aktivnosti
2.1. Rezime projekta
U jednoj sažetoj celini predstavite sažetak sprovođenje projekta tokom čitave
realizacije projekta
-kakav uticaj na duži rok (outcome) projekat ima u odnosu na ciljne grupe, krajnje korisnike i
trenutnu situaciju u zemlji/regionu gde se projekat sprovodio - navedite ukratko za svaku od
grupa koje ste naveli u predlogu projekta (nemojte preskakati)
-navedite indikatore specifičnog cilja (SC), i prikažite nivo postignuća ukoliko su na
raspolaganju u ovom trenutku:
SC. „Indikator 1“: ciljne vrednosti
SC. „Indikator 2“: ciljne vrednosti
2.2. Rezultati i aktivnosti
Kakva je vaša procena postignutih rezultata projekta do sada?
-navedite vaša zapažanja o postignutim rezultatima (outputs), ishodima
(outcomes) i uticajima (impact) u vezi sa specifičnim i opštim ciljevima, i da li je
projekat imao neplanirane pozitivne ili negativne rezultate.
-navedite sve rezultate ostvarene tokom perioda izveštavanja i njihove indikatore
uspeha kao i aktivnosti vezane za taj rezultat
R1 – „Naziv rezultata 1“
-navedite stepen uspeha (kvantitativno) svakog rezultata od početka projekta
prema indikatorima navedenih u logičkoj matrici:
-objasnite bilo koje promene, posebnu pažnju posvetivši ne adekvatnom
sprovođenju aktivnosti
1.1 „indikator 1“: ciljna vrednost (R1)
1.2 „indikator 2“: ciljna vrednost (R1)
A1.1 „Naziv aktivnosti: npr: Održavanje konferencije – navesti mesto održavanja,
broj učesnika, vreme održavanja događaja“
Pokrivene tema(e)/aktivnost(i) : objasnite
-navedite razloge za bilo kakve promene u sprovođenju planiranih aktivnosti
objasnite probleme (npr: zakašnjenja, odlaganja aktivnosti, ukidanja aktivnosti) kako su
nastale i kako ste ih rešili > (po potrebi):
-navedite sve rizike koji su mogli da ugroze realizaciju pojedinih aktivnosti i
objasniti kako ste ih prevazišli.
A1.2 – Naziv aktivnosti 2"
R2 – Naziv rezultata 2"
2.1 " indikator 1“: ciljna vrednost (R2)
2.2 “indikator 2“: ciljna vrednost (R2)
A2.1 – “Naziv aktivnosti 1" (R2)
A2.2 – Naziv aktivnosti 2" (R2)
50
2.3. Navedite da li će se i na koji način projekat nastaviti nakon što je podrška Evropske unije
završena. Da li je planiran nastavak aktivnosti u narednom periodu? Šta će obezbediti
održivost projekta?
2.4. Objasnite na koji način je projekat obuhvatio pitanja koja se dopunjavanju, kao što su
promocija ljudskih prava, rodna ravnopravnost, demokratija, dobro upravljanje, prava deteta i
lokalnog stanovništva, održivost životne sredine i borba protiv HIV / AIDS-a (ako postoji
ozbiljna rasportranjenost projekata u zemlji / regionu na ove teme).
2.5. Na koji način i od strane koga je urađen monitoring i evaluacija projekta. Navedite kakvi
su rezultati, uključujući i informacije dobijene od korisnika i drugih.
2.6. Šta su vaša organizacija i/ili partner naučili tokom realizacije projekta i kako će stečena
znanja biti korišćena u budućnosti.
2.7. Navedite sve publikacije koje su urađene tokom realizacije projekta, broj kopija, kako su
publikacije distribuirane i kome?
Ne zaboravite da kopije svih publikacija dostavite uz finalni izveštaj.
2.8. Navedite listu svih nabavki (radovi, dobra, usluge) koje su realizovane tokom realizacije
projekta, a čija je vrednost iznad €60.000 navodeći za svaki ugovor: (1) iznos ugovora; (2)
naziv procedure; (3) naziv izvođača radova/dobavljača robe/izvršioca usluga
IV. celina
3. Podaci o partnerima i drugim vrstama saradnje
3.1. Kako ocenjujete saradnju između korisnika/pridruženih lica na realizaciji projekta, (saradnici
na projektu koji su potpisali punomoćje –mandate- sa koordinatorom). Navedite podatke za
svakog od korisnika/pridruženih lica posebno.
3.2. Da li će partnerstvo /za svakog od partnera posebno/ biti nastavljeno? Ako je odogovr da,
na koji način? Ako je odgovor ne, zbog čega?
3.3. Kako ocenjujete saradnju sa vlastima i da li je ova saradnja imala nekog uticaja na
realizaciju projekta
3.4. Navedite informacije o saradnji sa drugim pojedincima i organizacijama na koje su
aktivnosti realizovane na projektu imale uticaja.
- Saradnici
- Podugovarači
- Krajnji korisnici i ciljne grupe
- Treća lica (uključujući druge donatore, vladine agencije, predstavnike odeljenja u lokalnim
samoupravama, OCD, itd.)
- Najvažnije je da navedete kako su aktivnosti uticale na krajnje korisnike i na koji način je
promenjen njihov položaj. Ukoliko je krug krajnjih korisnika proširen tokom realizacije projekta
(ukoliko ste od početka realizacije projekta primetili da aktivnosti utiču na položaj još nekih
ciljnih grupa), navedite i ove grupe
3.5. Ukoliko ste aktivnosti na realizaciji projekta povezali sa drugim projektima, navedite na koji
način i kako je ovo povezivanje uticalo na rezultate planirane projektom.
3.6. Popunjavate ukoliko ste prethodno dobili donaciju od Delegacije EU u Srbiji za akciju koja
je obuhvatala iste ciljne grupe / krajnje korisnike.
3.7. Kako ocenjujete saradnju sa Delegacijom Evropske unije u Republici Srbiji i timom
programa EU Exchange 4?
V. celina
4. Vidljivost
4.1. Na koji način način je obezbeđena vidljivost podrške Delegacije Evropske unije u Srbiji na
projektu? Potrebno je da navedete na koje sve načine ste informsali korisnike i širu javnost o
podršci Delegacije?
VI. celina
5. Mesto evidencije koja se tiče računovodstva i prateće projektne dokumentacije
Napravite tabelu u kojoj ćete prikazati mesto evidencije gde se nalazi dokumentacija
računovodstva i prateće projektne dokumentacije za svakog korisnika i pridruženih lica koja
su imala pravo na opravdane troškove
51
6.3.2. FINALNI FINANSIJSKI IZVEŠTAJ
Pri popunjavanju Aneksa VI, tabela za finansijski izveštaj, imajte u vidu sledeće:
A.

Zaglavlje dokumenta: uneti broj ugovora i period izveštavanja (od/do)

Sekcija “Budget as per contract/addendum”: unositi informacije iz ugovora o
do n ac ij i (proveriti da li je budžet modifikovan u odnosu na verziju iz predloga projekta
i u izveštaj uneti podatke iz finalne verzije).

Sekcija “Reallocation allowed”: ukoliko je rađena realokacija u predhodnom periodu u
ovoj sekciji uneti modifikovani budžet.

Sekcija: Expenditures Incurred”:
# Units (a): unositi broj jedinica koja se odnose na izveštavanje
B.
Unit cost in EUR (b): uneti podatke troškova u EUR
C.
Total cost in EUR : (c)=a*b ; ukupni trošak za period izveštavanja
D.
Cummulated costs (before current period): vrednost je 0 (d)
F. Cummulated costs (from start of implementation) : (f) = c+d

Sekcija „Variations in comparison with initial budget”: ukoliko postoje promene u
odnosu na odobreni budžet navesti sledeće informacije:
P. In absolute value in EUR - ukupni iznos u EUR
Q. In % - iznos u procentima
R. Explanation for all variations – objašnjenje kako je došlo do promena
Tabelu hronoloških promena na projektu (balance sheet) popunjavate u skladu sa
instrukcijama koje su navedene u sekciji periodični finansijski izveštaj.
52
7. RASKIDANJE UGOVORA O DONACIJI
Ako jedna od ugovornih strana (koordinator projekta ili Delegacija EU) veruje da ugovor ne
može biti realizovan na efikasan ili odgovarajući način, konsultovaće drugu ugovornu stranu.
Ukoliko ne uspeju da nađu zajedničko rešenje za nastavak realizacije projekta, obe strane
mogu prekinuti ugovor podnošenjem pismenog obaveštenja najmanje dva meseca unapred
bez obaveza da plate finansijsku kompenzaciju.
Delegacija EU može prekinuti ugovor ili da isključi bilo kog korisnika donacije nakon
konsultacija sa koordinatorom projekta bez obaveze da plati bilo kakvu kompenzaciju, u
sledećim slučajevima:
a) kada Korisnik(ci) nije uspeo da ispuni bilo koju od obaveza koje je preuzeo ugovorom,
individualno ili zajednički; niti je u roku od 30 dana po dobijanju pismenog zahteva da ispuni
svoje obaveze pružio opravdan razlog za neispunjenje obaveza;
b) ako je Korisnik(ci) bankrotirao ili je pod stečajem, istragom ili u sudskom procesu, ako je
podigao kredit, ima privremenu blokadu poslovanja, ako je predmet istrage po nekom od ovih
pitanja ili je u proceduri predviđenoj nacionalnim zakonodavstvom;
c) ako je Korisnik(ci), ili bilo koja osoba ili institucija a koje su u neposrednoj vezi sa njima,
osuđen krajnjom sudskom odlukom za bilo koje krivično delo vezano za povredu
profesionalnih pravila;
d) ako je Korisnik(ci), ili bilo koja osoba ili institucija a koje su u neposrednoj vezi sa njima,
uključen u bilo kakav akt prevare, korupcije, kriminalnog delovanja, pranje novca ili u bilo
kakvu ilegalnu aktivnost štetnu za finansijski interes EU;
e) kada Korisnik(ci), promeni pravnu, finansijsku, tehničku, organizacionu ili vlasničku
situaciju ili prestanak učešća korisnika značajno utiče na sprovođenje ugovora ili dovodi u
pitanje odluku o dodeli sredstva;
f) kada Korisnik(ci) ili bilo koja lica u vezi sa njima, su krivi za davanje lažnih izjava u sledećim
slučajevima: pružanju potrebnih informacija u postupku dodele ugovora; tokom procesa
sprovođenja projekta ili ne dostavljanju informacija
- ili ne dostavljanju
informacija/dokumentacije u roku definisanim ugovorom a na zahtev Delegacija Evropske
unije;
g) kada Korisnik(ci) nije izmirio obaveze u pogledu plaćanja socijalnog osiguranja i/ili poreza u
skladu sa nacionalnim zakonodavstvom;
h) kada Delegacija EU poseduje dokaze da je Korisnik(ci) ili bilo koja osoba ili institucija a
koje su u neposrednoj vezi sa donacijom na neregularan način ostvarile pravo na donaciju
(prevarom ili greškom) ili na neregularan način koristile donaciju;
i) kada je Korisnik(ci) pod administrativnom zabranom u skladu sa članom 12.8, Aneks II –
Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima;
j) kada Delegacija EU poseduje dokaze da je Korisnik(ci) u konfliktu interesa;
k) kada Evropska komisija ima dokaze da je Korisnik(ci) izvršio sistemske ili ponavlja greške
ili nepravilnosti, prevare, ili teže povrede obaveza iz drugih donacija koje finansira Evropska
unija, a koje su dodeljene pod sličnim uslovima, pod uslovom da te greške, nepravilnosti,
prevare ili ozbiljne povrede obaveza imaju značajan uticaj na ovu donaciju.
U slučajevima iz tačaka (c), (d) (f) (h) i (k), lice označava svako fizičko lice sa ovlašćenjima za
zastupanje, odlučivanja i kontrole u odnosu na korisnika (e).
53
Institucija se odnosi na svako telo koje ispunjava kriterijume utvrđenim u članu 1. Sedme
4
Direktive Saveta Evrope br. 83/349/Evropske ekonomske zajednice od 13 juna 1983 .
Prestanak učešća korisnika na projektu na zahtev koordinatora projekta
U opravdanim slučajevima, učešće korisnika u ugovoru može biti prekinuto na zahtev
koordinatora projekta. U tom slučaju, koordinator će dostaviti Delegaciji Evropske unije
razloge za prestanak njegovog/njihovog učešća i datum sa kojim prestaje angažovanje.
Takođe, koordinator projekta će dostaviti i predlog o preraspodeli zadataka i odgovornosti
korisnika
čije
je
učešće
na
projeku
prestalo,
ili
o
mogućim
zamenama koje će preuzeti zadatake i odgovornosti. Predlog o prestanku učešća korisnika
na projektu se dostavlja na vreme pre nego što prestanak angažovanja stupi na snagu.
Ukoliko se Delegacija EU složi sa zahtevom, ugovor će se izmeniti u skladu sa članom 9,
Aneksa II – Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima.
Datum završetka projekta
Obaveze plaćanja Evropske unije prestaju 18 meseci nakon perioda realizacije projekta, koji
je utvrđen ugovorom o donaciji, osim u slučajevima kada je ugovor završen u skladu sa
članom 12 Aneksa II – Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima. Delegacija
EU će obavestiti koordinatora projekta ukoliko dođe do odlaganje krajnjeg datuma završetka
projekta.
Ugovor će automatski biti raskinut ukoliko ne bude bilo
EU u roku od dve godine od potpisivanja ugovora.
zahteva za uplate ka Delegaciji
Raskidanje ugovora
U slučaju raskidanja ugovora, korisnik(ci) imaju pravo na isplatu samo onog dela donacije
koji se odnosi na već odrađeni deo projekta, ne računajući troškove koji su povezani sa
obavezama koje su trebale da budu realizovane posle datuma prekidanja ugovora.
U ovom slučaju, koordinator će podneti zahtev za plaćanje Delegaciji Evropske unije u roku
koji je utvrđen članom 15 (2), Aneksa II – Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o
grantovima, počevši od dana raskida ugovora.
U slučajevima raskida ugovora, predviđenih tačkama a), c), d), f), h) i k) Delegacija Evropske
unije
može,
posle
konsultacija
sa
koordinatorom
i
u
zavisnosti
od ozbiljnosti neuspeha, zahtevati povraćaj punog ili delimičnog iznosa koji je već isplaćen u
skladu sa Ugovorom o donaciji.
Administrativne i finansijske kazne
Korisnik(ci) donacije koji je podneo lažne izjave, koji je namerno načinio značajne greške ili
počinio prevaru, ili je otkriven u malverzacijama koje jasno odstupaju od dogovorenih
ugovornih obaveza, može biti isključen iz svih ugovora koje finansira donator – Evropska
unija, na maksimalni period od 5 godina od datuma kada je prevara utvrđena. Ovaj period
može se produžiti i na period do 10 godina ukoliko se prevara ponovi u naznačenom periodu
od 5 godina.
Kao dopuna ili jedan od pristupa kada su u pitanju administrativne sankcije a koje su utvrđene
u članu 12.8, Aneksa II – Opšti uslovi Evropske komisije za ugovore o grantovima, korisnik(ci)
mogu takođe biti predmet finansijske kazne koja predstavlja 2 - 10% ukupne vrednosti
ugovora. Ova stopa može se povećati na 4 -20%, u slučaju ponovljenih krivičnih dela u roku
od pet godina od prvog prekršaja.
Evropska komisija će zvanično obavestiti korisnika(e) po pitanju donošenja bilo kakvih odluka
koje se tiču primene gore navedenih kazni.
4
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31983L0349:en:NOT
54
8. PROCEDURE VEZANE ZA VIDLJIVOST PROJEKTA
Potpisivanjem Ugovora o donaciji postajete korisnik donacije Evropske unije i morate prihvatiti
i ispoštovati određene procedure vezane za vidljivost projekta. Ova pravila su osmišljena i
objavljena od strane Evropske komisije.
Poštovanje ovih procedura je obaveza svih korisnika donacija Evropske unije.
U nastavku teksta date su osnovne informacije o procedurama vidljivosti projekata , dok je
detaljan pregled prikazan u delu 2 ovog Vodiča, „Vidljivost projekata“.
Svrha procedura koje se odnose na vidljivost projekata je da sve akcije koje su finansirane
od strane Evropske unije budu adekvatno medijski propraćene, odnosno da su preduzete
radnje za predstavljanje aktivnosti u lokalnoj zajednici.
Procedure obuhvataju pisane i vizuelne EU identitete (logo) i treba da se koriste u
izveštajima, biltenima, na konferencijama, skupovima, prezentacijama, pozivnicama,
oznakama i svim drugim prilikama koje mogu da se iskoriste da se naglasi podrška Evropske
unije.
Posebno treba voditi računa da opština mora da naglasi da je projekat finansijski podržan od
strane Evropske unije u informacijama koje se daju finalnim korisnicima projekta, u svojim
internim i godišnjim izveštajima i u svim kontaktima sa medijima. Takođe, potrebno je da logo
Evropske unije bude izložen na vidljivim mestima i u svim adekvatnim prilikama (konferencije
za medije, prezentacije, seminari).
Svako saopštenje ili publikacija od strane opštine koja se odnosi na, ili finansira iz projekta,
uključujući i one koje se daju na konferencijama ili seminarima, moraju sadržati izjavu da je
projekat podržan sredstvima Evropske unije.
VAŽNA NAPOMENA!
Korisnik će u svim svojim kontaktima sa javnošću konstantno spominjati da je u pitanju akcija
koja je finansirana od strane Evropske unije.
Tekst koji treba koristiti je:
Ovaj projekat finansira Evropska unija.
Promotivni materijali koju izdaje korisnik donacije, u bilo kojoj formi (štampanje publikacija,
izrada video klipova ili reklama) i na bilo kom mediju, uključujući i internet, mora sadržati
sledeći tekst:
“Ova publikacija/film/reklama napravljena je uz finansijsku pomoć Evropske unije. Za
sadržaj ovog dokumenta isključivo je odgovorna <ime lokalne samouprave> i on ne
predstavlja zvaničan stav Evropske unije.”
VAŽNA NAPOMENA!
Komunikacioni plan biće razrađen u saradnji sa EU Exchange 4 timom tokom prvog
meseca realizacije projekta. Komunikacioni plan se radi na engleskom jeziku i
dostavlja EU Exchange 4 timu koji će ga proslediti Delegaciji EU u Republici Srbiji na
odobrenje. Odobrenje možete očekivati u roku od oko dve nedelje.
Prema ugovoru o donaciji izvestaj o realizaciji Komunikacionog plana je jedna od
obaveznih stavki koja predstavlja sastavni deo finalnog izveštaja projekta.
55
Koordinator projekta će na početku projekta, u saradnji sa ostalim učesnicima na projektu i u
saglasnosti sa timom EU Exchange 4 programa, napraviti plan komunikacije vezane za
projekat. Plan će sadržati pregled svih promotivnih aktivnosti na projektu.
VAŽNA NAPOMENA!
Za štampane materijale i druga vizuelna sredstva potrebno je pribaviti odobrenje od strane
Delegacije Evropske unije u Srbiji.
Za uspešno dobijanje odobrenja potrebno je prvo dostaviti predlog idejnog rešenja timu
programa EU Exchange 4. Članovi tima će sugerisati određene korekcije u idejnom rešenju
(ukoliko je potrebno), a zatim finalnu verziju proslediti Odeljenju za komunikacije i informisanje
Delegacije Evropske unije u Srbiji. Okvirni rok za dobijanje informacije o finalnom odobrenju
od strane Delegacije EU je 2 nedelje od trenutka prijema finalne verzije, tako da je potrebno
imati u vidu ovu činjenicu prilikom planiranja izrade promo materijala. Odgovor Delegacije EU
o odobrenju ili potrebnim korekcijama, biće vam prosleđen od članova tima programa EU
Exchange 4 u najkraćem roku.
VAŽNA NAPOMENA!
Tim programa EU Exchange 4 će pripremiti i dostaviti zajedničke promotivne materijale za
sve lokalne samouprave koje učestvuju u realizaciji grant šeme i to:
1. Info table
2. Banere
3. Liflete
4. Postere
VAŽNA NAPOMENA!
Tokom trajanja programa EU Exchange 4 Stalna konferencija gradova i opština će u okviru
internet prezentacije programa i časopisa SKGO „Lokalna samouprava“, objavljivati vesti o
najvažnijim aktivnostima na programu. Pozivamo vas da nam dostavite priloge o uspesima na
vašim projektima (sa fotografijama veće rezolucije) i mi ćemo ih postaviti na veb sajt programa
i objaviti u „Lokalnoj samoupravi“.
Uputstvo za vidljivost EU i prateće anekse možete naći na CD-u uz ovaj priručnik i na veb sajtu:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
Korisne informacije, kao i dobre primere komunikacije u promociji projektnih aktivnosti možete
videti putem EU Exchange 4 i SKGO veb sajtova, kao i putem naloga SKGO na društvenim
mrežama Facebook i Twitter.
56
REČNIK POJMOVA
Aktivnosti
Eng. Activities
Akcioni plan
komunikacije
Eng. Communication
plan
Aplikant/Koordinator
Eng. Applicant
Donacija/Bespovratna
sredstva
Eng. Grant
Vidljivost
Eng. Visibility
Ko-Aplikant/Korisnik
donacije
Eng. Co-Applicant
Delegacija Evropske
unije
Eng. European Union
Delegation (EUD)
Dopuna
Eng. Addendum
Delotvornost
Eng. Effectiveness
Posebni zadaci i mere, detaljno opisani u Prijavi, koje treba izvršiti
kako bi se dobili očekivani rezultati projekta
Na početku realizacije programa koji se finansira iz EU, koordinator
projekta mora da razvije plan aktivnosti vezanih za komunikacije kako
bi se projektu obezbedio publicitet i vidljivost
Podnosilac predloga projekta. Aplikant je koordinator projekta i
direktno je odgovoran za upravljanje i sprovođenje projekta.
Donacija/Bespovratna sredstva (grantovi) su određena suma novca
koja se dodeljuje licu ili organizaciji u određene svrhe. Dodeljivanje
donacije se formalno uređuje sporazumom/ugovorom o donaciji koji
se potpisuje između tela za ugovaranje i korisnika donacije.
Lice/organizacija koji su dobili donaciju se biraju preko poziva za
dostavljanje predloga projekata
Na nivou projekta, korisnici donacije su obavezani odgovarajućim
odredbama ugovora, da obezbede da je šira javnost obaveštena o
finansiranju, naročito Priručnikom za komunikacije i vidljivost eksternih
aktivnosti EU (vidi http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility);
Korisnik donacije zajednički sprovodi projekat sa koordinatorom
projekta. Odgovornost za projekat snose pojedinačno ili zajednički
prema Delegacije Evropske unije preduzimajući sve neophodne i
potrebne mere u cilju obezbeđivanja ulova da se projekat sprovode u
skladu sa opisom projekta i uslovima ugovora o donaciji.
Evropska unija ima lokalna predstavništva u svim zemljama EU
(predstavništva EU) i izvan EU (delegacije EU).
U državama
kandidatima (DK) i potencijalnim DK, delegacija EU je nadležna za
praćenje političke situacije (tu spada i napredak u ispunjavanju
kriterijuma pristupanja) i sprovođenje fondova EU (tj. IPA).
Dokument kojim se značajno menjaju uslovi i zahtevi sporazuma i/ili
ugovora.
Jedan od kriterijuma na osnovu kog se vrši evaluacija
programa koji se finansiraju iz EU
57
Evaluacija
Eng. Evaluation
Efikasnost
Eng. Efficiency
Dobavljač
Eng. Contractor
Izvori verifikacije
Eng. Sources of
Verification
Indikatori
Eng. Indicators
Kofinansiranje
Eng. Co-financing
Krajnji korisnik
Eng. Final Beneficiary
(FB)
Nepravilnosti
Eng. Irregularity
Održivost
Eng. Sustainability
Razlikuju se tri vrste evaluacije:
1. ‘Ex-ante’ evaluacija predstavlja ocenjivanje predloga projekata u
pogledu izvodljivosti i uticaja koji može ostvariti promenu postojećeg
stanja
2. ‘Interim’ evaluacija je periodično ocenjivanje efikasnosti,
efektivnosti, uticaja, održivosti i značaja projekta u kontekstu
postavljenih ciljeva
3. ‘Ex-post’ evaluacija se sprovodi po završetku projekta i predstavlja
objektivnu procenu postignutog u odnosu na ciljeve, rezultate,
aktivnosti i korišćena sredstva, kako bi se iz svega naučilo nešto od
koristi za dalji rad
Evaluacija može biti interna (sprovodi je projektni tim) i eksterna
(sprovodi je nezavisni stručnjak ili organizacija)
Jedan od kriterijuma na osnovu kog se vrši evaluacija programa
koji se finansiraju iz EU
Lice ili organizacija sa kojim/kojom se potpisuje ugovor za usluge, robu
ili radove
Kako bi se izmerilo da li i koliko su indikatori projekta poštovani,
potrebno je prikupiti informacije iz dgovarajućih dokumenata ili od
odgovarajućih tela. Kolona za izvore verifikacije u logičkoj matrici
projekta sadrži dokumenta ili tela od kojih ili iz kojih se neophodni
podaci mogu prikupiti
Ovi kriterijumi se određuju tokom procesa planiranja projekta i njima se
određuju ciljevi koje treba ostvariti postizanjem rezultata i ciljeva tokom
i posle sprovođenja (npr. X kilometara puta će biti napravljeno, X broj
ljudi će se zaposliti posle obuke). Indikatori (pokazatelji) u logičkoj
matrici projekta, kada se nalaze u određenoj koloni, predstavljaju se na
nivou rezultata, cilja projekta i opšteg cilja. Pokazatelji su primarni
kriterijumi na osnovu kojih se meri napredak programa i projekta, i oni
predstavljaju ključ na osnovu koga će se uraditi valjano praćenje i
evaluacija i samim tim moraju biti objektivno merljivi pa se zato
ponekad nazivaju objektivno verifikovani indikatori
Finansiranje programa i projekata iz sredstava EU obično
podrazumeva kofinansiranje prihvatljivih troškova (npr. EU ne plaća
100% nekog projekta); ostatak se mora pokriti iz javnih sredstava koje
ulaže korisnik
Što se tiče dodele bespovratnih sredstava, krajnji korisnik je onaj koji
će imati dugoročne koristi od projekta na nivou čitavog društva ili
sektora
EU nepravilnost formalno definiše kao , svako kršenje odredbe
ugovora ili pravila koja su na snazi, nastalih kao rezultat čina ili
propusta koji imaju, ili bi mogli da imaju uticaj na budžet Evropske
unije u vidu naplate neopravdane stavke iz budžeta”.
Jedan od kriterijuma prema kojima se ocenjuju programi koje finansira
EU. Verovatnoća da će se nastaviti koristi od projekta i nakon
završetka spoljne podrške. Ključni faktori održivosti projekta su:
uključenost korisnika, kvalitet upravljanja, ravnopravnost polova,
ekonomski i finansijski kapaciteti, politčka i institucionalna podrška itd.
58
Evropska
antikorupcijska
agencija
OLAF je telo EU koje je nadležno za istrage u slučajevima u kojima se
sumnja na prevare u vezi sa evropskim fondovima. Njega stoga
moraju informisati o nepravilnostima svi organi koji su uključeni u
upravljanje i sprovođenje fondova EU.
Eng. OLAF (Office de
Lutte AntiFraude/European Antifraud Office)
Svi ugovori se dodeljuju prema određenim uslovima koji navode
dužnosti tela za ugovaranje ili korisnika donacije. Obično postoje
posebni uslovi i opšti uslovi. Opšti uslovi su standard za pojedinačne
dobavljače u zavisnosti od posla (npr. usluge, roba, radovi), kao i
pojedinačnih dodela donacija, a to su uslovi koji se ne menjaju od
ugovora do ugovora ili granta do granta (nrp. Postupak plaćanja,
izveštavanje).
Opšti uslovi
Eng. General
Conditions
Otvoren
postupak
tenderski
Eng. Open tender
procedure
Poziv za dostavljanje
predloga projekata
Eng. Call for Proposals
(CfP)
Postupak za nabavku robe i radova koji se javno objavljuje putem
odgovarajućih medija. Otvoren tenderski postupak može biti lokalni (tj.
objavljen jedino u lokalnim medijima) ili međunarodni (tj. objavljen u
međunarodnim medijima).
Šema dodeljivanja donacija se oglašava kada se objavi poziv za
dostavljanje predloga projekata. U okviru poziva za dostavljanje
predloga projekata se navode kriterijumi koje prijave za donaciju
moraju da ispune, između ostalog i osobe/organizacije koje
ispunjavaju uslove, projektni ciljevi i sadržaj, minimum i maksimum
vrednosti donacije i period sprovođenja, kao i krajnji rok do kog prijave
moraju biti podnete. Pozivi za dostavljanje predloga projekata se
objavljuju sa uputstvima za prijavljivanje. Prijave koje stignu do
utvrđenog roka se onda ocenjuju i najbolje dobijaju sredstva. Zatim se
sa osobama/organizacijama koje su izabrane potpisuju ugovori o
donaciji.
Ponuđač
Eng. Tenderer
Konzorcijum, privredno društvo ili lice koje dostavlja ponudu kao
odgovor na poziv da se prijavi na tender
Posebni uslovi
Eng. Special Conditions
Na sve ugovore se primenjuju određeni uslovi koji opisuju obaveze tela
za ugovaranje/naručioca i dobavljača ili korisnika granta.
Pravilo porekla
U skladu sa pravilima nabavki za fondove EU izvan EU, proizvodi
moraju da potiču iz „prihvatljivih država”. Ove prihvatljive države se
razlikuju za svaki program EU. Za IPA, oni uključuju države članice,
države kandidate i potencijalne DK. Pogledati odeljak 2.3.1 PRAG-a za
više informacija, kao i njegov aneks A2 za celokupnu listu prihvatljivih
država u okviru IPA-e
Eng. Rule of origin
Pravne tekovine EU
Eng. Acquis
communautaire
(acquis)
Praktične smernice
(PRAG)
Eng. PRAG (Practical
Guide to EC External
Aid Contract
Procedure)
Ovaj termin se uobičajeno koristi da označi celokupno zakonodavstvo
EU, a tu spadaju i sva poglavlja, uredbe i direktive koje su usvojile
institucije EU i sve sudske odluke Evropskog suda pravde
Praktični vodič za ugovorne postupke za eksterne aktivnosti EK.
PRAG sadrži detaljne procedure za javne nabavke i dokumenta koja
treba koristiti za dodelu ugovora i donacija iz fondova EU izvan same
EU
59
Praćenje prema
rezultatima
Eng. Results-Oriented
Monitoring (ROM)
Praćenje
Eng. Monitoring
Prevara
Eng. Fraud
Povraćaj sredstava
Eng. Refund
Projektni zadatak
Eng. Terms of
Reference (ToR)
Procedura nabavke
Eng. Procurement
procedure
Povezana lica
Eng. Affiliated Entities
Revizija
Eng. Audit
Rezultati
Eng. Results
Ovo je sistem EK za prikupljanje širokog spektra kvantitativnih i
kvalitativnih podataka o učinku razvojnih projekata i programa koji
uživaju finansijsku podršku EK. Podatke za Praćenje prema
rezultatima iz izvora EK prikuplja nezavisni stučnjak kroz redovne
ocene projekata i programa koje se sprovode na licu mesta i u
bukvalno svim partnerskim državama evropske zajednice
Projekti koji se finansiraju iz IPA prate se tokom sprovođenja kako bi
se obezbedilo da se realizuju po planu. Praćenje na nivou projekata
podrazumeva kontrolisanje napretka u odnosu na ciljeve i rezultate koji
su navedeni u projektnom dokumentima sa navođenjem indikatora
napretka.
U EU se prevara formalno definiše kao „bilo koji namerni čin ili omaška
koji se odnose na: (i) predstavljanje ili upotrebu lažnih, netačnih ili
nepotpunih izjava ili dokumenata, što za posledicu ima nezakonito
prisvajanje ili bespravno zadržavanje sredstava iz opšteg budžeta
Evropske zajednice ili budžeta kojim se upravlja u ime Evropske
zajednice, (ii) zadržavanje informacija o narušavanju određene
obaveze, što ima istu posledicu, ili (iii) pogrešno korišćenje tih fondova
u svrhu koja nije ona za koju su sredstva zaista namenjena”
U nekim slučajevima je neophodno povući novac iz država,
organizacija ili lica koja koriste sredstva EU, na primer kada su one
preplaćene ili kada je dokazano da su počinile određene nepravilnosti
(npr. primena neodgovarajuće procedure javnih nabavki)
Projektni zadatak opisuje prirodu usluga koje će izvođač pružati,
uključujući pojedinačne zadatke, neophodnu stručnost, vremenski
raspored aktivnosti, kao i neke osnovne informacije. Projektni zadaci
se nalaze u „opisnom“ delu tenderskog dosijea
Ovaj pojam se odnosi na nabavku usluga, dobara i radova, počev od
objavljivanja obaveštenja o nabavci (za restriktivnu i otvorenu
tendersku proceduru), poziva za dostavljanje ponuda (pregovarački
postupak bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda) sve do
dodele ugovora
Pravna lica u sastavu jednog pravnog lica, uključujući i to kada je
pravno lice formirano konkretno radi realizacije aktivnosti. U tom
slučaju takvo pravno lice može se prijaviti kao kandidat ili ko-aplikant a
ostala pravna lica kao pravna lica povezana sa tim pravnim licem(ima)
ili Pravna lica koja su povezana sa aplikantom, prvenstveno pravnom
vezom ili kapitalom, koji niti je ograničen na predloženu aktivnost niti
uspostavljen samo radi realizacije predložene aktivnosti, pod uslovom
da aplikant ispunjava kvalifikacione kriterijume i da se na njega
primenjuju kriterijumi neisključenja.
Provera organizacije, osobe, programa ili ugovora na osnovu
usklađenosti sa određenim pravilima i procedurama, kriterijumima ili
zadatim ciljevima.
U slučaju programa EU Exchange 4, revizorsku kuću angažovaće
DEU
To su indikatori učinka koji se koriste tokom praćenja i evaluacije, a
koji su posledica određene aktivnosti. Rezultati proističu iz realizacije
učinka projekta i odnose se na efekat koji na korisnika imaju promene
u njegovom ponašanju, kapacitetu ili funkcionisanja
60
Relevantnost
Eng. Relevance
Restriktivni tenderski
postupak
Eng. Restricted tender
procedure
Rizik
Eng. Risk
Smernice za
prijavljivanje
Eng. Guidelines for
Applicants (GfA)
Sukob interesa
Eng. Conflict of Interest
Jedan od kriterijuma na osnovu kojih se evaluiraju programi koje
finansira EU. Predstavlja prilagođenost ciljeva projekta stvarnim
problemima, potrebama i prioritetima ciljne grupe i korisnika
Postupak nabavke u skladu sa PRAG-om kojim telo za ugovaranje bira
konzorcijum, privredna društva ili lica koja će izraziti interes za
realizaciju određenog ugovora. Obično se koriste za nabavku usluga.
Kada se koristi u vezi sa sprovođenjem projekta, pojam „rizik“
označava okolnosti ili akcije (ili njihovo odustvo) koje mogu imati
negativan uticaj na postizanje ciljeva ili realizaciju aktivnosti projekata
Smernice za prijavljivanje se objavljuju kada i poziv za dostavljanje
predloga projekta i sadrže detalje o kriterijumima koji se moraju ispuniti
kao i savete o tome kako popuniti prijavni obrazac.
Sve što ugrožava mogućnost korisnika donacije da da objektivno i
nepristrasno stručno mišljenje ili ga u bilo kom trenutku sprečava da
prednost da interesima Ugovornog tela, tj donatora.
Ugovorno
telo/Naručilac
Organizacija koja potpisuje ugovor s uspešnim podnosiocem prijave,
ponuđačem, kandidatom ili zainteresovanim licem.
Eng. Contracting
Authority
Za grant šemu EU Exchange 4 programa, ugovorno telo je Delegacija
Evropske unije (DEU).
Za svrhe ove grant šeme prilikom nabavki bilo koje vrste Naručioci su
korisnici donacije i povezana lica.
Ugovor
Eng. Contract
Uticaj
Eng. Impact
Učinak
Eng. Outputs
Ciljevi
Eng. Objectives
Ciljna grupa
Eng. Target group
Pravno obavezujući ugovor se potpisuje između tela za
ugovaranje/naručioca i dobavljača ili korisnika donacije. Poslednja faza
postupka javne nabavke, ugovori se mogu odnositi na donacije,
usluge, robu, radove.
Efekti projekta na šire okruženje i doprinos projekta širim sektoralnim
ciljevima, predstavljenim u opštim ciljevima projekta
To su pokazatelji delovanja koji se koriste za praćenje i evaluaciju, a
koji su direktni rezultat neke aktivnosti. Ulazni parametri jednog
projekta vode ka učinku ili učincima koji se mogu meriti fizičkim
jedinicama, a nakon toga proveravati. Primer mogu biti izgrađeni
kilometri nekog puta, ili broj obučenih ljudi. Videti i rezultate.
Opšti ciljevi - glavni cilj kome će projekat doprineti, kao što je
navedeno u Prijavi, koji se bavi osnovnim problemom (preblemima), a
može se definisati u smislu održivih koristi za ciljnu(e) grupu(e).
Posebni ciljevi – tačno određeni ciljevi, kao što je navedeno u Prijavi,
koje projekat teži direktno da ostvari kroz aktivnosti
Kao što sam pojam kaže, grupa organizacija ili lica koja će biti pod
pozitivnim, uglavnom direktnim uticajem programa, prioritetne ose,
mere, operacije ili projekta
61
Download

Vodić za REALIZACIJU PROJEKATA Vodić za REALIZACIJU