Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Koordinativni TEMPUS sastanak
5. Maj 2011, Beograd
Kako upravljati TEMPUS projektom
- studija slučaja Univerziteta u Kragujevcu
Prof. Dr Vesna Mandic,
Koordinator WBC-VMnet projekta
www.wbc-vmnet.rs
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
WBC-VMnet regionalni projekat - CV
Broj ugovora
Akronim
Naziv
Trajanje
Program
Tematski prioritet
Ukupni troškovi
partnerstvo
Koordinator
Logo projekta
144684-TEMPUS-2008-RS-JPHES
WBC-VMnet
WBC Virtual Manufacturing Network – Fostering
an Integration of the Knowledge Triangle
Januar 2009 – Januar 2012
TEMPUS IV
4PC- 2EUUNI UNI
Higher education and society
720 370 € (673 370 € EC)
E
13 partnera iz 7 zemalja
Prof. dr Vesna Mandić
Univerzitet u Kragujevcu
Jovana Cvijića bb
34000 Kragujevac
e-mail: [email protected]
http://www.wbc-vmnet.rs
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
Konzorcijum
2EU- R
R&D
1PCRDA
This project has been funded by the European Commission
I
4PCSME
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Western Balkan
region
Croatia
B&H
Serbia
Montenegro
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
Network of
Collaborative
Training
Centres
in the WBCs
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Virtual
Manufacturing
Network - VMnet
in the WBCs
680 novih članova u toku
implementacije, 2009-2011
Croatia
B&H
Serbia
Montenegro
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
WBC Regionalni model saradnje Univerziteta i preduzeća
Inovacije
Istraživanja
Obrazovanje
1. Naučno-tehnološki parkovi
2. WBC regionalni industrijski klasteri
3. Konzorcijumi (Univerzitet-preduzeća)
za zajedničke projekte
4. Kooperativni training centri
5. Otvorene inovacione mreže sa MSP
6. Program studentske prakse
7. Program industrijskih stipendija
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Opšti principi upravljanja projektom
Iznad svega
Dobar projekt menadžment zahteva:
Efikasno planiranje
Redovnu komunikaciju
Delegiranje aktivnosti
Pristup proaktivnog rešavanja problema
Odgovarajuću diseminaciju
Kontinualnu samo-evaluaciju
Results
Oriented
Monitoring
Efektivni projekt menadžment koristi sledeće “alate”:
Matricu logičkog okvira (kako i zašto)
Akcioni plan (ko i kada)
Budžet (koliko)
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Primenjene menadžment procedure
Na kick off meeting-u uspostavljena menadžment struktura
Steering Committe - članovi,
√ PST – 3 člana
Project Support team (PST),
√ QAPT – 5 člana
Quality Assurance Project team (QAPT),
√ SC – 16 člana
Site managers – Kontakt osobe partnera
√ Flow of communications
Imenovani lideri za svaki Workpackage
•
•
•
•
Inicijalna obuka za partnere o opštim i lokalnim menadž. procedurama:
• Aspekti kontrole kvaliteta (QAPT, Vodič za kontrolu kvaliteta)
• Izveštavanje i monitoring (interni, eksterni, Izveštaji o napretku)
• Zahtevi vidljivosti projekta i pravila EACEA (identitet projekta)
• Opravdani troškovi (staff, travel, stay, equipment, printing, overhead)
• Finansijski menadžment (finansijske tabele, cash flow, prefinansiranje)
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Primenjene menadžment procedure
Svi partneri potpisali Partnerske Ugovore (PA) (Rectori, Directori)
PA reguliše prava i obaveze svih partnera, u smislu realizacije delegiranih
aktivnosti, izveštavanja, monitoringa, tehničkog i finansijskog menadžmenta
Koordinator predlaže model PA – SC članovi predalžu izmene i prihvataju
finalnu verziju
√ Rizici Koordinatora su minimalni
√ Menadžment celim projektom je pojednostavljen
√ Prenos dela odgovornosti na sve partnere
√ Svaki partner je podjednako i nezavisno odgovoran za dodeljene
mu aktivnosti, korišćenje granta i šesto-mesečno izveštavanje
√ Razvoj menadžerskih veština projektnih partnera
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Primenjene menadžment procedure
“Web-based intra-communication” alat kao zajednička baza dokumenata
Efikasan alat za monitoring napretka, gde su SVI PARTNERI “kontrolori”
√ vidljiv i dostupan
samo projektnim
partnerima nakon
LOGIN-a
√ download, submit i
search opcije
√ razmena i isporuka
dokumenata je
olakšana
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Primenjene menadžment procedure
Redovni Steering Committee sastanci, najmanje 2 puta godišnje
DOODLE alat je korišćen za definisanje odgovarajućih datuma za SC
sastanke i ostale zajedničke događaje (svi partneri glasaju i predlažu)
√ najefikasniji način da
organizujete
skup/događaj u slučaju
velikog broja učesnika
√ rezultati glasanja su
vidljivi za sve partnere
√ Doodle sabira
glasove
www.doodle.com
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Primenjene menadžment procedure
Vodič za kontrolu kvaliteta – procedure za izveštavanje i monitoring:
• Interni monitoring (Site managers, QAPT i Koordinator)
• Eksterni monitoring (NTO i externi eksperti – van Konzorcijuma)
• Tehničko i Finansijsko izveštavanje (na šesto-mesečnom nivou, kao
uslov za uplatu sledeće rate granta-prefinansiranje)
Narativni opis aktivnosti koje je partnerska institucija realizovala
Statistički podaci za Tehnički izveštaj
Finansijski izveštaj sa cash flow tabelama za staff i mobility trškove
Prateća dokumenta (kopije) se dostavljaju Koordinatoru na vreme (u
okviru šesto-mesečnih izveštaja)
PST tim i Koordinator procenjuju i prihvataju partnerske izveštaje,
primenjujući nekoliko kriterijuma za evaluaciju izveštaja
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Primenjene menadžment procedure
Tehničko i finasijsko izveštavanje partnera (Kriterijumi evaluacije)
Technical report delivered in time
Technical
Report:
Technical report is well completed (1 - poor, 5 - excellent)
Do described activities correspond to sent deliverables, staff and travel costs?
Expected indicators are achieved (1 - insufficient, 5 - completely)
Financial
Report:
Financial report is completed and signed by legal representative
Cash flow staff table
Cash flow travel table
Convention form for staff costs, signed by legal representative
Supporting
documents
delivered as
copies:
IRG report on travel, signed by traveler
Travel invoices - copies, calculations by accountant
Invoices of purchased equipment, copies
Are there overspends (OS) or underspends (US) of TEMPUS budget?
Co financing are provided
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Primenjene menadžment procedure
Templejti pratećih dokumenata za Izveštaje su priprempljeni za sve
partnere, sa definisanim pravilima numeracije (Convention form i IRG)
UKG-dd-mm-gggg
Skraćenica
partnera
Označena polja
za popunjavanje
√ Dupliciranje
ID brojeva
pratećih
dokumenata je
izbegnuto
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Primenjene menadžment procedure
Budžet tabele (staff), kao integralni deo Partnerskih ugovora, su pripremljene
za sve partnere, sa alociranim budgetskim stavkama za sve aktivnosti.
Rezultati/aktivnosti
Sati / cena / ukupno
Osoba
University of Banja Luka staff costs
Results/activities
Person
No
hours
hourly
rate
Total
staff
costs
4874
√ Delegated
activities
1. Four Collaborative Training Centres
Found are
andestablished
equip three CTC and define Act. 1.1, UBL CTC adm.staff, part-time,
1.1 (CTC)
44 hours x 30months x 28/8 EUR
1320
3.5
4620
Action plan
Act.1.3, UBL adm.staff, Marketing act,
1.3 Market and marketing activities
2hours x 29months x 35/8 EUR
58 4.375
254
2. VMnet network is enlarged throughout the WBC region …
1249
2.2 Bring new VMnet members and experts Act.2.2, UBL adm.staff, enlarg.VMnet,
2hours x 33months x 35/8 EUR
66 4.375
289
for multidisciplinary approach
existing
systematization Act.2..3, UBL expert system.knowle-dge,
2.3 Update
1exp. x 8hours x 15months x 64/8 EUR
120
8
960
knowledge e-base with new topics
3. Model for university-enterprise cooperation developed …
1201
3.1 Analyze the EU models for cooperation Act.3.1, UBL ac.staff, Analyze EU model,
8hours x 4months x 64/8 EUR
32
8
256
in the knowledge triangle
3.2 Develop, assess and adopt the new Act.3.2, UBL ac.staff, Dev.Ass.Ad. model,
regional model of cooperation
10hours x 4months x 64/8 EUR
40
8
320
3.4 Case studies – benchmarking best Act.3.4, UBL ac.staff, Case studies, 1eng
x 100 hours x 50/8 EUR
100
6.25
625
practice
4. Training/service needs identified and trainers/service providers…
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
√ Inputs are
defined for
each activity
and partner
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Primenjene menadžment procedure
Budžet tabele (travel) predstavljaju budgetski plan mobilnosti partnera.
Obe budžet tabele se koriste za određivanje iznosa šestomesečnih
prefinansiranja aktivnosti partnera, praćenje njihovih troškova (staff, mobility).
Rezultati/aktivnosti
Osoba
Tip / broj / dana
stay costs / travel costs
University of Banja Luka travel costs
Results/activities
Person
1. Four Collaborative Training Centres (CTC) are established
1 CTC academic staff
1.2 Re-training for staff
1 CTC adm. Staff
1 CTC academic staff
1 CTC academic staff
1.3 Market and marketing activities
2. VMnet network is enlarged throughout the WBC region …
2.2 Bring new VMnet members and experts
1 CTC academic staff
for multidisciplinary approach
3. Model for university-enterprise cooperation developed …
1 CTC academic staff
3.3 Set up joint structure of SMEs
4. Training/service needs identified and trainers/service providers…
Type
travel
PC-EU
PC-EU
PC-PC
PC
No
flows
2
1
2
2
Durati
on
days
6
6
3
1
Cost
stay
860
860
434
80
Stay Trav.co Travel
costs st/ flow costs
1720
860
868
160
400
400
100
50
260
PC
2
1
80
160
50
100
260
PC
2
1
80
160
50
100
260
260
√ Plan putovanja je definisan na vreme, i usaglašen sa partnerima
√ Svaka mobilnost je dodeljena određenoj aktivnosti, kao input
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
800
400
200
100
Total
trav.
Costs
5108
2520
1260
1068
260
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Balance je razlika
planiranih troškova i
utrošenih sredstava
Primenjene menadžment procedure
Name of Partner - Staff costs
Results/activit
ies
Person
No
hours
I reporting period, April-September 2009
Hourly
rate
Four Collaborative Training Centres (CTC) are
established
Found and
equip three
CTC and
define Action
plan
Act. 1.1, UR CTC
adm. staff, parttime, 44 hours x
30months x 28/8
EUR
Market and
marketing
activities
Act.1.3, UR
adm.staff,
Marketing act,
1hours x
30months x 63/8
EUR
Total
staff
costs
A
pr
il
Ma
y
Jun
Jul
y
Aug
ust
Septe
mber
4856
1320
3,5
4620
30
7,87
236
120
120
120
120
120
Spe
nt
Amo
unt
Bala
nce
685
4171
600
4020
85
151
√ Cash flow tabela
√ Distribucija troškova na
mesečnom nivou
√ Efikasan alat za
finansijski menadžment
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
Pravdano pratećim
dokumentima
35
50
Zbir šestomesečnih
troškova za Act. 1.1
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Primenjene menadžment procedure
Lider Workpackage-a je obavezan da pripremi Akcioni plan sa
podaktivnostima, u konsultaciji sa Koordinatorom
Za aktivnosti u okviru kojih se generišu programi i obimne publikacije,
formira se Radna grupa od 5-7 članova
Predloženi članovi potvrđuju svoje učešće u Radnoj grupi u pisanoj formi
Lider WP predlaže realizatore za svaku podaktivnost Akcionog plana
U slučaju da neki od članova (partnera) kasni ili nije u mogućnosti da
realizuje podaktivnost, delegira se drugom partneru, uz realokaciju budgeta
Act. 5.4
Development of PPP programme
May
10.05
17.05
24.05.
31.05
07.06.
14.06
June
21.06.
Preparatory activities
Act. 5.4.1
Proposals of PPP sructure
PPP structure
Act.5.4.2
Collecting information...
Delivery of collected inf.
Compilation of collected mat.
Comments...
Act.5.4.3
Analysis of PPP models
Delegation of individual tasks
Elaboration of PPP draft
Compilation of individual cont.
Comments on draft of PPP
Revised PPP programme
Act.5.4.4
Design of PPP flyer
Publishing on web site
Dissemination...
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
July
28.06.
05.07.
12.07
19.07
26.07.
√ Delegiranje aktivnosti
√ Lokalni menadžment
√ Kvalitet i vreme su ključne reči
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Strategija za diseminaciju – put ka održivosti
Program za javno informisanje i diseminaciju definiše strategiju za
vidljivost i diseminaciju, ciljne grupe, alate, događaje, kalendar i principe
dizajna
Sledeći diseminacijski alati su primenjeni:
• Mailing lista (e-brošure, e-leaflet, informacije o događajima);
• WBC Virtual Manufacturing Network - VMnet;
• WEB sajtovi: WBC-VMnet, 4 CTC (UKG, UBL; UR, UP);
• Informativni dani (11), Motivacioni seminari (3), Radionice (3)
Brokerski događaji (3), Obuke (17) e-learning materijali...
• Sastanci sa donosiocima politika i ključnim akterima u trouglu znanja
• Distribucija štampanog materijala (publikacije, brošure, flajeri, posteri)
• Demonstracioni izveštaji, Studije slučaja ...(na sajtu);
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Strategija za diseminaciju – put ka održivosti
Događaj
Broj
Type of Event
Number
of
Events
Mesto
Odgovorni
partner
Period
Place
Responsable
partner
Period
Uključeni
partneri
Broj i tip
učesnika
The partner/s who will
carry out the activity
Estimated number of
participants,
Target group/s
CTC academic staff; PC
experts trainers; Service providers; managers of PC
SMEs; social partner
REDASP; 3 EU experts…
At least 150 participants:
Academic staff, researchers, graduates, students,
engineers and managers
from the companies and
SMEs, stakeholders, policymakers...
CTC academic staff; EU
partners, PC experts
trainers; service-providers;
SMEs, REDASP; policy
makers; members of
Ministries; Rectorate PC
universities
At least 150 participants:
Engineers from industry
(SMEs), unemployed
graduates, non-university
teachers, managers,
student’s entrepreneurs.
CTC academic staff; EU
partners, PC experts
At least 300 participants:
PC Institutions from
Three motivational seminars
First motivational
seminar
Second motivational
seminar
Third motivational
seminars
1
1
1
University of Kragujevac,
Serbia
University of Rijeka,
Croatia
University of Banja Luka,
Bosnia and Herzegovina
December 2009
UKG
February 2010
UR
April 2010
UBL
Three workshops
First Workshop
1
Second Workshop
1
Third Workshop
1
University of Kragujevac,
Serbia
University of Rijeka,
Croatia
University of Podgorica,
Montenegro
June 2010
UKG
September 2010
UR
October 2010
UP
Three brokerage events
First brokerage
1
University of Kragujevac,
April 2011
UKG
√ Kalendar diseminacije
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Strategija za diseminaciju – put ka održivosti
osnovni deseminacijski alat su WEB sajtovi: projektni WBC-VMnet i 4
sajta CTC centra
√ www.wbc-vmnet.rs
√ www.ctc.kg.ac.rs
√ www.ctc.riteh.uniri.hr
√ www.ctc.unibl.ba
√ www.ctc.ac.me
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Strategija za diseminaciju – put ka održivosti
Elektronski i printani materijali
project web site,
CTCs web sites
project presentation,
logos,
flyers,
brochures,
poster,
roll up,
Logo projekta
notebooks,
folders,
pencils
bags...
√ Identitet projekta
Logo - kese
√ Prepoznatljiv u
komunikaciji
Logo - olovke
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
CTCs logo
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Strategija za diseminaciju – put ka održivosti
Fascikla
Poster
Baner
√ Identitet projekta
√ Prepoznatljiv u
komunikaciji
Flajer
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
Sveska
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Strategija za diseminaciju – put ka održivosti
√ diseminacija važnih
informacija
√ akcije ka održivosti
√ štampane i
elektronske
CTC brošura
PPP brošura
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
IFP brošura
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Strategija za diseminaciju – put ka održivosti
Brošure za specijalizovane obuke
√ diseminacija informacija ka potencijalnim korisnicima
√ svrha, ciljevi, temes, br.časova, ECTS, prijavni formular, kontakt podaci
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Primer dobre prakse u
menadžmentu TEMPUS projekta
Hvala na pažnji
Prof. dr Vesna Mandić
Kooperativni Trening Centar
Univerziteta u Kragujevcu
Sestre Janjić 6
Tel. 034/501-201
[email protected]
www.ctc.kg.ac.rs
Prof. dr Vesna Mandić, Beograd maj 2011
This project has been funded by the European Commission
Download

primer dobre prakse - WBC-VMnet