MALİ RAPORLAMA
1. İNSAN KAYNAKLARI
 Proje kapsamında çalışacak personel yeni istihdam ise SGK işe giriş bildirgesi, iş sözleşmesi ve
projede görevlendirildiğine dair yazı; mevcut çalışan ise iş sözleşmesi ve projede
görevlendirildiğine dair yazı (% kaç zamanlı olduğu, hangi projede görevlendirildiği, ne kadar
ücret alacağı hususları yer almalıdır.
 Bütçede insan kaynakları altında yer alacak tutarlar işverene toplam maliyet tutarıdır. Bu
tutar; "Brüt Ücret + Sosyal Güvenlik Primi İşveren Payı + İşsizlik Sigortası İşveren Payı" nı
kapsar. Bordroda gelir vergisi, SGK vb. istisnalar –varsa- bunların hepsi toplam maliyetten
düşülür.
 İnsan Kaynakları başlığı altında hizmet alımı yoluyla (fatura karşılığı) diğer kurum, kuruluş veya
şirketlerden personel istihdam edilemez.
 Proje personeli iş sözleşmesi yapılarak çalışır. Ücretler, çalışana sözleşmede belirtildiği şekilde
banka transferiyle ödenir.
 Bu kalemde gösterilen tutarlar aylık asgari ücret toplam maliyet tutarının altında olamaz.
 Projelerde çalışan İnsan Kaynakları için istenen belgeler şu şekildedir:
o
Akademisyen olarak çalışanlardan:
a. Rektör tarafından onaylanacak görevlendirme yazısı (proje başlamasını müteakip
10 gün içinde)
b. Harcama belgesi olarak döner sermayenin verdiği fatura ve ödeme dekontu
c. Bordro ve ücret pusulası (Yararlanıcı üniversite ise)
d. Personel zaman çizelgeleri
o
SGK lı olarak çalışanlardan:
a. SGK işe giriş bildirgesi (yeni istihdam için), iş sözleşmesi ve projede
görevlendirildiğine dair yazı
b. Bordro ve ücret pusulası
b. Net ücretin çalışanın hesabına ödendiğini gösteren banka dekontu (Banka onaylı)
c. Çalışılan süre boyunca aylık SGK hizmet listesi
d. Çalışılan süre boyunca aylık muhtasar beyanname (Vergi tahakkuk fişi)
f. Personel zaman çizelgeleri
2. SEYAHAT





Proje dahilinde yapılması planlanan yurt içi/dışı seyahatleri kapsar.
Pasaport giderleri ve yurt dışı çıkış harçları uygun maliyet değildir.
Seyahat biletlerinin düzenlenmesine ilişkin acente vb. maliyetler uygun değildir.
Seyahat maliyetini gösteren her türlü belge (bilet, uçuş kartı, makbuz, ödeme dekontu) raporla birlikte
sunulur.
Gündelikler altında seyahat bütçelendirilemez.
1
3. EKİPMAN VE MALZEME










Tüm satın alımlar satın alma rehberinde belirtilen tutarlar üzerinden doğrudan alım, pazarlık
usulü veya açık ihale usulüne göre yapılır. Doğrudan alım kapsamında her makine-ekipman
için piyasa araştırması yapılarak üç adet proforma alınır ve en iyi fiyat prensibiyle satın alma
gerçekleştirilir. Pazarlık usulü veya açık ihale için izleme uzmanınızın bilgisi dahilinde satın
alma rehberinde belirtilen aşamaları takip etmeniz gerekmektedir.
Fatura içeriği bütçeyle örtüşmeli ve alınan ekipmanın seri numarası faturada yazmalıdır.
Ödemeler banka transferiyle fatura sahibi kuruma yapılır.
Ekipmanın alımından sonra İzleme uzmanı tarafından ekipman fiziksel kontrolü yapılır.
Yararlanıcı KAYS ta alınan ekipmanla ilgili bilgileri Ekipman Fiziksel Kontrol Listesine eksiksiz
girer.
Ekipmanın üzerinde Görünürlük Rehberi kurallarına uygun olarak sabit etiketler bulunmalıdır.
Araç kiralama varsa kiralama şirketiyle yapılan sözleşme ve sözleşmeye istinaden kiralama
şirketine aylık yapılan ödemelerin dekontu sunulur.
Ekipman mülkiyeti Yararlanıcıya aittir. Proje bitiş tarihinden itibaren üç yıl boyunca mülkiyet
devri, satışı yapılamaz.
2. El ekipman alımı yapılamaz.
Proje kapsamında alınan ekipman Ajansın izni olmadan Ankara dışına çıkarılamaz.
Raporlamada istenen belgeler: Fatura, ödeme dekontu (banka onaylı), proformalar, varsa
ihale dokümanları, alt yüklenici listesi
4. YEREL OFİS MALİYETLERİ
 Proje faaliyetlerinin yürütülmesi için “müstakil bir ofis” kiralanıyorsa söz konusu ofisin
giderlerini;
o Aylık ofis kirası,(ofis, yer için yapılan kira sözleşmesi Ajansa sunulur)
o Tüketim malzemeleri maliyetleri,
o Hizmet maliyetleri (elektrik, ısınma, su, bakım vb.) ve
o Proje faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi için kullanılacak araç yakıt giderleri için fatura +
ödeme dekontu sunulmalıdır. Ayrıca araç yakıtı için EK 5.3 Yakıt Gideri Bildirim
Tablosu doldurulmalıdır.
 Sadece projenin yönetimi için Başvuru sahibi veya ortağı tarafından kullanılan ofis(ler)in
giderleri bu başlık altında bütçelendirilemez. “İdari giderler” başlığı altında
muhasebeleştirilmelidir.
 Söz konusu maliyetler idari maliyetler ile karıştırılmamalıdır.
5. DİĞER MALİYETLER VE HİZMETLER
 Proje kapsamında gerçekleştirilecek, basım, araştırmalar, konferans, tercüme, denetim,
değerlendirme ve görünürlük, açılış – kapanış toplantıları, inşaat işleri ve kontrolörlük
faaliyetlerinin maliyetlerini kapsar.
 Her bir harcama kalemi için satınalma rehberinde belirtilen usullere uygun olarak hazırlanmış
satınalma evrakı (piyasa araştırması/proforma faturalar/ ihale ilanı/ihale dosyası vb.) ile ilgili
harcamaya ilişkin fatura ve banka ödeme dekontunun sunulması gerekmektedir.
2
6. DİĞER
 Projenin yürütülmesi için gerekli olan ancak diğer başlıklarda bütçelendirilmemiş doğrudan
maliyetleri (örn. Danışmanlık/hizmet alımları vb.) kapsar.
 Her bir harcama kalemi için satınalma rehberinde belirtilen ihale usullerine uygun olarak
hazırlanmış satınalma evrakı (piyasa araştırması/proforma faturalar/ihale ilanı/ihale dosyası
vb.) ile ilgili harcamaya ilişkin fatura ve banka ödeme dekontunun sunulması gerekmektedir.
8. İDARİ MALİYETLER
 Projenin yürütülmesi sırasında ortaya çıkması muhtemel idari giderler ile genel müşterek
masrafları kapsar.
 Başvuru sahibinin veya ortağının "projenin yönetimi" için kullandığı ofisine ait elektrik, su,
telefon, internet vb. maliyetler, aracına ait yakıt giderleri, sarf malzemeleri maliyetleri, vb.
“proje kapsamında kullanım süresi ve oranı" dikkate alınarak muhasebeleştirilmelidir.
 İdari maliyetlere ilişkin fatura/fiş ve ödeme belgelerinin (banka dekontu, kredi kartı hesap
özeti vb.) Yararlanıcı ve ortağı tarafından muhafaza edilmesi gerekmektedir.
 Diğer bütçe başlıkları altında belirtilen kalemlere ilişkin maliyetler “idari maliyetler” bütçe
başlığı altında bütçelendirilemez.
 İdari maliyetler oranı (Projenin uygun doğrudan maliyetleri toplamına oran) uygulama
boyunca sabit kalacağından proje uygun maliyetlerinde gerçekleşen tasarruflar
doğrultusunda idari maliyetler toplamı değişecektir.
MUHASEBE YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Proje ortakları ve yararlanıcıları, uygun muhasebe ve çift girişli defter tutma sistemini kullanarak
hesapların kesinliğini ve düzenli olmasını sağlamalıdır. (Muhasebe hesapları proje sonunda YMM
tarafından denetlenecek ve hesaplar Sözleşme Genel Koşullar 16. Maddeye uygun tutulmalı)
Projeye ait hesaplar ve harcamalar kolaylıkla tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalıdır. Bu, proje için
ayrı hesaplar kullanılarak sağlanabilir ya da yararlanıcının muhasebe ve defter tutma sistemi içinde
kolaylıkla tanımlanabilir ve izlenebilir olması koşuluyla aynı hesaplar kullanılabilir. Hesaplar, alınan
avans üzerinden elde edilen faiz gelirlerini göstermelidir.
Mali rapor, yararlanıcının ve ortaklarının muhasebe ve defter tutma sistemleri ve bunlarla ilgili diğer
muhasebe kayıtları ile uyumlu olmalıdır. Bu amaçla, uygun hesap mutabakatlarını, destekleyici
çizelgeleri, analizleri ve dökümleri denetim ve doğrulama için hazırlamak ve elinizde tutmak
zorundasınız.
Önemli bir husus, alınan avansın nasıl muhasebeleştirileceği ile ilgilidir. Mali desteğin kaydında gelir
ve özkaynak yaklaşımı olmak üzere iki yöntemi vardır:
• Alınan mali destek, gelir olarak kaydedilebilir. Tüm kamu kuruluşları bu metodu kullanmalıdır,
• Özkaynak yönteminde ise alınan mali destek özel fon olarak kaydedilebilir. Ancak, bu
durumda, satın alınan demirbaşın mali destek oranına tekabül eden kısmı amortismana tabi
tutulmaz.
3
TEKNİK RAPORLAMA
Projenin teknik dokümantasyonu faaliyetlerin uygulandığına, hizmetlerin ve çıktıların alındığına dair
yeterli detay içermelidir.
Aşağıda proje faaliyetlerine ilişkin örnek dokümanlar yer almaktadır.
Araştırmalar /çalışmalar
 Raporlar
Yayımlar
 Yayımların kopyaları
Seminerler, konferanslar, çalışma toplantıları








Eğitim
Program
Sunum listeleri / konferans raporları
El ilanı
Katılımcı listesi
Konuşmacı listesi
Toplantı notları (uygun olduğu durumlarda)
Basın kupürleri
Geri bildirim formları (uygun olduğu durumlarda) (EK 3)
 Eğitimin detaylı tanımı – eğitim modülleri, konu başına eğitim saatleri, yöntemler vb.
 Eğitim çizelgesi
 Eğitimcilerin listesi
 Geri bildirim formları (EK 3)
 Eğitim değerlendirme raporları
Uzmanlar



Zaman çizelgeleri (EK 5.1)
Çıktıların kopyaları
Faaliyet raporları
Not: Yukarıda bahsedilen belgeler matbu evraklar olup; ihtiyaç duyulduğu takdirde ilave belgeler de
talep edilebilir.
4
Download

Mali ve Teknik Raporlama Bilgileri