ENPI Karadeniz Havzasında Sınır
Ötesi İşbirliği Programı
“Proje Uygulama Eğitimi”
İstanbul
18-19 Şubat 2014
Program
Gün
Konu
AB Dış yardım sözleşme usülleri uygulama Rehberinin tanıtımı
Hibe sözleşmesi: Özel koşullar ve ekler
Sözleşme değişiklikleri
1
2
Zeyilname, Bildirim hazırlama
Harcamaların uygunluğu – genel koşullar, her bütçe başlığı için özel
koşullar
Hibe faydalanıcıları tarafından (ikincil) satın alma; mal ve hizmet
alımları
Teknik ve mali dokümantasyon
Raporlama
PRAG
AB Dış yardım sözleşme usülleri
uygulama rehberi
• Pratik rehber, AB tarafından finanse edilen tüm AB dış yardım
sözleşmelerine ilişkin tek çalışma aracıdır.
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_
guide/index_en.htm
Pratik rehber (gövde)
Ekler
Temel kurallar
Genel ekler
Hizmet sözleşmeleri
Hizmetlere ilişkin ekler
Tedarik sözleşmeleri
Tedariğe ilişkin ekler
Yapım işi sözleşmeleri
Yapım işlerine ilişkin ekler
Hibe sözleşmeleri
Hibeye ilişkin ekler
Hibe Sözleşmesi
Özel koşullar ve ekleri;





Ek I :
Ek II :
Ek III:
Ek IV:
Ek V:
 Ek VI:
 Ek VII:
 Ek VIII:
 Ek IX :
Projenin tanıtımı (Başvuru formu)
Hibe sözleşmeleri için Genel koşullar
Proje bütçesi
Satınalma prosedürleri
Standart formlar: ödeme talebi, finansal kimlik,
tüzel kişilik
Şablon: Teknik ve mali raporlar
Şablon: Harcama doğrulama raporu
Ön ödeme garanti formu ( Bu programda yok)
Demirbaşların transferi
Özel Koşullar
– Article 1 –Purpose/Amaç
– Article 2 - Implementation period of the Action/Proje uygulama
süresi
– Article 3 - Financing the Action/Projenin finansmanı
– Article 4 - Reporting and payment arrangements/Raporlama ve
ödemeler
– Article 5 - Contact addresses / Adresler
– Article 6 – Annexes / Ekler
– Article 7 - Other specific conditions applying to the Action
(supplements and derogations to the General Conditions)
/Projeye uygulanacak diğer koşullar (Genel şartlara yapılan
eklemeler ve istisnai değişiklikler)
Öncelik-Üstünlük
• Özel Koşullar ve eklerinde sözleşmedeki sıra gözetilir.
Başlangıç
• Sözleşmenin başlangıcı: Sözleşmenin JMA ile Hibe Faydalanıcı
arasında imzalandığı tarihtir.
• Uygulamanın başlaması: Özel Koşullar madde 2.2’de belirtilen tarih
• Son (ENPI sözleşmesi) imzanın atılmasından bir gün sonra, VEYA
• Sözleşmede belirtilen daha sonraki bir tarih
• Sadece uygulamanın başlamasından sonraki harcamalar
uygun maliyet kabul edilir!
(Satınalma prosedürleri daha önce başlatılabilir ancak bu tarihten
önce sonuçlandırılamaz)
Uygulama Süresi
– Uygulama süresi sonu: Başlama tarihinden XX (Ek I’de belirtilen
süre) ay sonra (Ö.K. madde 2.3)
– Sözleşme süresi sonu:
• Sözleşme Makamı tarafından son ödemenin yapıldığı tarih
• Her halükarda uygulama süresinin bitiminden 18 ay sonra
• Sadece uygulama süresi içinde yapılan harcamalar uygun
maliyet kabul edilir. Son aya ait vergi ve sigorta ödemeleri,
denetçi raporu istisnadır.
• Uygulama süresinin bitmesinden en az 2 ay önce (Finansman
Anlaşmasındaki kısıtlar da dikkate alınarak) HF süre uzatımı
talebinde bulunabilir.
Hibe Faydalanıcısının
Sorumlulukları
• Projenin uygulanması,
• Proje dokümanlarının sözleşmede belirtilen şekilde
hazırlanması ve saklanması,
• İzleme ile ilgili tüm verilerin Sözleşme Makamına sağlanması,
• Sözleşmede belirtilen tüm raporların hazırlanması,
Ortakların Sorumlulukları
• Kendi uhdesinde olan proje faaliyetlerinin faaliyet
planı ve “ortaklık anlaşması” çerçevesinde
uygulanması,
• Projenin uygulanması, raporlanması ve izlenmesinde
işbirliği yapılması; dönemsel teknik ve mali raporlar
ile tüm destekleyici belgelerin sağlanması
Ortakların Sorumlulukları
• Herhangi bir harcamasında usulsüzlük tespit
edilmesi halinde, söz konusu miktarın Hibe
Faydalanıcısına geri ödenmesi
Hibe sözleşmelerinde
değişiklik
Sözleşmede değişiklik:
Temel Kurallar (1)
• Değişikliğin gerekçesi Sözleşme Makamına bildirilmelidir.
• Değişiklik hiç bir şekilde, projeye hibe verilmesi kararının
yeniden sorgulanmasına veya hibe için başvuran adayların eşit
muameleye tabi tutulma şartının ihlal edilmesine yol
açabilecek şekilde sözleşmenin değiştirilmesi amacı ve
etkisine yönelik olmamalıdır.
Sözleşmede değişiklik:
Temel Kurallar (2)
• Hibe sözleşmesinde sadece sözleşme süresi içinde değişiklik
yapılabilecek olup, geçmişe dönük değişiklik yapılamayacaktır.
• Azami hibe tutarı hiç bir suretle arttırılmamalıdır.
• Yapılmasına ihtiyaç duyulan büyük değişikliğe ilişkin işlemler,
sözleşme sona ermeden tamamlanmış olmalıdır.
• Değişiklik talebi, Hibe Faydalanıcısının imzaya yetkilisi
(yetkilileri) tarafından imzalanmalıdır.
Sözleşmede değişiklik türleri
(1)
Küçük Değişiklik (Bildirim)
 Küçük ölçekli değişikliklerdir.
 Değişikliğin hayata geçirilmesinden önce veya en fazla 7 gün
sonra bildirilmek kaydıyla, MFİB‘nin önceden onayı alınmaksızın
yapılabilecektir. (Genel Koşullar madde 9.2).
(Yine de uygulamadan önce ABB ve MFİB’nin görüşünü almakta
fayda vardır)
Sözleşmede değişiklik türleri (2)
Büyük değişiklik (Zeyilname)
 Hibe sözleşmesinde yapılan büyük ölçekli ve önemli
değişikliklerdir.
 Değişikliğin hayata geçirilmesinden önce MFİB’den ve
EUD’den onay alınması zorunludur. Bu onay, aynen
sözleşmenin kendisi gibi, karşılıklı imza gerektiren bir
zeyilnamedir (Özel Şartlar 7.2.3). Zeyilname talebi
uygulamadan en az 2 ay önce sunulmalıdır.
Sözleşmede Küçük Değişiklik
(1)
• Faaliyetlerde, bütçe üzerinde etkisi olmayan, küçük değişiklikler
• Aynı bütçe başlığı altında yer alan bütçe kalemleri arasında, var
olan bir bütçe kalemini sıfırlamak ya da yeni bir bütçe kalemini
oluşturmak da dahil, aktarma
• Bir bütçe kalemine ilişkin, ayrılan bütçe miktarında değişikliğe
neden olmayacak şekilde, birim adedi veya birim fiyatında
değişiklik
Sözleşmede Küçük Değişiklik (2)
• Farklı ana bütçe başlıkları arasında, artırılan ve eksiltilen ana
bütçe başlıklarına %15’den daha az etki yapacak aktarma
(İdari giderler ve yedek akçe bütçe başlıkları için geçerli
değildir)
• Adres bilgilerinde değişiklik
• Banka hesabında değişiklik
• Denetçide (YMM) değişiklik
• Koordinatör, eğitici vs. gibi kilit-uzmanlarda değişiklik
• Daha yeni tekolojiye / versiyona yönelik değişiklik
Bildirimle sunulacak belgeler
Küçük Değişiklik
Bildirim ekinde sunulacak ek belgeler
Bütçe kaleminin birim
fiyatında değişiklik
Birim fiyatı değişikliğinin ilgili rayiçler doğrultusunda yapıldığını
kanıtlayan belge
Denetçi değişikliği
Yeni denetçinin Yeminli Mali Müşavir (YMM) tescil belgesi
Uzman değişikliği
Yeni uzmanın özgeçmişi
Yetkili kişi değişikliği
STK, Oda, vb; Yönetim Kurulu Kararı (“temsil ve ilzama yetkilidir”),
imza sirküsü veya kararda “ imzası aşağıdadır” denir,
(yeni atanacak kişi tüzüğe
uygun olarak belirlenmelidir)
Özel Üniversite; Mütevelli Heyeti Kararı, imza sirküsü fotokopisi,
Devlet Üniversitesi; Rektör ataması, imza sirküsü
Belediye / yerel yönetimler; Meclis Kararı, imza sirküsü
Faaliyet değişikliği
Yapılan değişikliğin faaliyetin verimliliğini, çıktılarını ve sonucunu
olumsuz etkilemeyeceğini kanıtlayıcı bilgi ve/veya belgeler
Banka Hesap değişikliği
Yeni hesap detaylarına ait mali kimlik formu (Financial Identification
Form)
Adres değişikliiği
Bildirim yazısında yeni adresin verilmesi yeterlidir
Sözleşmede Büyük Değişiklik
• Sözleşmenin uzatılması veya erken kapatılması
• Önerilen değişikliklerin herhangi bir şekilde hibe verme kararını
etkilememesi ve başvuranlara karşı eşit muamele şartını ihlal
etmemesi kaydıyla, projenin temel amacını etkileyen faaliyetlere
ilişkin önemli değişiklik yapılması
• Farklı ana bütçe başlıkları arasında, artırılan ve eksiltilen ana bütçe
başlıklarına %15’den daha fazla etki yapacak bir aktarma yapılması
• Proje ortaklarının değiştirilmesi / ilavesi (ENPI ortak değişikliği dahil)
• HF Kurum ismi veya yasal statüsüyle ilgili değişiklik yapılması
Zeyilname talebiyle sunulacak belgeler
Büyük Değişiklik
Zeyilname talebi ekinde sunulacak ek belgeler
Proje süresi
Faaliyet planı (paraflı)
Bütçe
Bütçe (paraflı) + 3 tablo eki
Ortak
Yönetim Kurulu Kararı,
Ortağı temsil ve ilzama yetkili kişinin ataması
Ortaklık anlaşması (yetkili kişi imzalı)
Ortaklık tüzüğü (ilgili alanda olmalı, tüzükten alan anlaşılmıyorsa o
alanda gerçekleştirilen faaliyetler)
Faaliyet değişikliği
Faaliyet Planı, Proje dokümanı (DoA)
Hibe Faydalanıcıları
tarafından satınalma
Satınalma
Satın alma, aşağıdaki ilkeler doğrultusunda mal, hizmet veya
yapım işinin temin edilmesidir;
•
•
•
•
İlgili kurumun amaçları
Rekabet ile eşit muamele, bütünlük ve şeffaflık
Ekonomi ve etkinlik
Paranın karşılığının alınması
Satınalma Terminolojisi
• Satınalma: Hibe Faydalanıcısı tarafından zamanında ve AB kural ve
prosedürlerine uygun şekilde mal, hizmet ya da yapım işinin
teminidir.
• Sözleşme Makamı: Hibe Faydalanıcısı
• İstekli/Teklif Sahibi: Hibe Faydalanıcısı tarafında açılan ihaleyle
ilgilenen ve ihaleye davete cevap veren tüzel kişilik.
• Sözleşme: Hibe Faydalanıcısı tarafından kararı verilen ve imzalanan
hizmet/mal/yapım işi temin sözleşmesidir. “Hibe Sözleşmesi” ile
karıştırılmamalıdır.
• Yüklenici/Alt-Yüklenici: İmzalanan Sözleşme kapsamında mal
tedariğini, hizmet sunumunu ya da yapım işini taahhüt eden tüzel
kişilik.
Temel kurallar:
1. Tabiyet kuralı
• Hibe Faydalanıcısı tarafından açılacak ihaleler, belli ülkelerde kurulu olması
şartıyla tüm tüzel kişiliklere açıktır. Bu ülkelerin listesi “Bilgilendirme”
dokümanı 5. maddede görülebilir;
• Bu kural yükleniciler tarafından teklif edilen uzmanlar için geçerli değildir.
Temel kurallar:
2. Menşe kuralı
• Alınan malzeme / ekipmanların menşei uygun bir ülke
olmalıdır.
• Tüm kalemlere uygulanır.
• Birim fiyatı 5.000€ üzeri tüm kalemler için menşe
belgelendirmesi zorunludur. (Menşe şehadetnamesi veya “Yerli
Malı Belgesi”)
Menşe Kuralı İstisnası
Bir mal veya hizmetin belli bir ülkeye özgü olması ve uygun
ülkelerin pazarlarından temin edilememesi durumunda
istisna yapılabilir (Derogasyon)
Hibe Faydalanıcısı tarafından detaylı bir pazar araştırmasına
dayandırılarak yapılacak istisna talepleri de, uygun bulunması
halinde, MFİB ve EUD tarafından kabul edilebilecektir.
Satınalmanın temel
ilkeleri
• Ayrım gözetmeme
• Adil rekabet
• Kolay anlaşılabilir şartname
• Etkin yayım (duyuru)
• Yeterli zaman tanınması
• İlgili ve objektif kriterlerin kullanımı
• Kayıt tutma
Satınalma Türleri
Hizmet alımı: Teknik destek, araştırma, eğitim, pazarlama,
promosyon, danışmanlık, basım ve yayın, vb.
Mal alımı: Ekipman, malzeme veya araç alımı vb.
Yapım işleri: Altyapı, bina inşaat ve tadilat işleri.
Satınalma prosedürleri
Hizmet sözleşmeleri
Mal Alım Sözleşmeleri
Yapım işi Sözleşmeleri
-
150.000 Euro veya
üzerindeki sözleşmeler
5.000.000 Euro veya
üzerindeki sözleşmeler
Uluslararası açık ihale usulü
Uluslararası açık ihale usulü
200.000 Euro veya
üzerindeki sözleşmeler
60.000 - 150.000 Euro
arasındaki sözleşmeler
300.000 - 5.000.000 Euro
arasındaki sözleşmeler
Uluslararası kısıtlı ihale usulü
Yerel açık ihale usulü
Yerel açık ihale usulü
10.000 - 60.000 Euro
arasındaki sözleşmeler
10.000 - 300.000 Euro
arasındaki sözleşmeler
Pazarlık usulü
Pazarlık usulü
(En az 3 teklif alınır)
(En az 3 teklif alınır)
10.000 Euro veya daha
düşük tutarlı sözleşmeler
10.000 Euro veya daha
düşük tutarlı sözleşmeler
10.000 Euro veya daha
düşük tutarlı sözleşmeler
Tek teklif
Tek teklif
Tek teklif
10.000 - 200.000 Euro
arasındaki sözleşmeler
Çerçeve Sözleşme
Pazarlık usulü
(En az 3 teklif alınır)
Satınalma planlama
• Proje kapsamında yapılması gereken satın alımların listesi
• Sözleşme türleri (mal, hizmet, yapım işi)
• Satın almalarda kullanılacak usuller (doğrudan temin, pazarlık
usulü, açık ihale)
• Her bir satın alma sürecindeki basamaklara ilişkin planlanan
tarihler
Satınalma Planı
Sözleşme No:
İhale dosyasının
hazırlanması
İhale dosyasının MFİB
tarafından Kontrolü (yerel
açık ihalelerde)
Tahmini İhale
tarihininyayımlanması
(uygun olduğu durumlarda)
İhale ilanının yayımlanması
Son teslim tarihi
Açılış oturumu
Değerlendirme Oturumu
Değerlendirme raporunun
incelenmesi için MFİB’ye
haber verileceği
/gönderileceği tarih
Sözleşmenin imzalanması
Beklenen teslim tarihi (mal
alımı için teslim tarihi,
hizmet alımı için işin bitiş
tarihi)
Geçici kabul tarihi (mal alımı
için)
1. İhalenin Adı
Tarihler
2. İhalenin Adı
Tarihler
3. İhalenin Adı
Tarihler
Satınalma aşamaları
(10.000€ üstü sözleşmeler için
zorunlu
1. Şartnamenin hazırlanması
2. Kullanılacak prosedür doğrultusunda ihaleye davet
dosyasının hazırlanması
3. İhaleye davetin yapılması
4. Tekliflerin toplanması
5. Tekliflerin değerlendirilmesi
6. İhalenin sonuçlandırılması
7. Sözleşmenin imzalanması
Hizmet alımı prosedürleri
Üç farklı hizmet alımı prosedürü mevcuttur.:
• €200.000 üzeri hizmet alımı (Bu programda uygulama alanı yoktur)
• €200.000 ile €10.000 arası hizmet alımı: Davet usulü;
– €10.000-200.000 arası: İlansız davet usulü, basit prosedür (örn.
€200.000’ya kadar araç kiralanması veya uzman/eğitmen kullanımı).
Basitleştirilmiş usul uyulması gerekli asgari şartları verir. Bu usule
normal prosedürden gerekli eklemeler yapılabilir.
• €10.000 veya altında hizmet alımı
Mal alımı süreci
• Mal alım ihaleleri çerçevesinde uygulanabilecek, tutara göre değişen dört
farklı ihale usulü bulunmaktadır.
• 150,000 € ve üzerindeki bedellerde mal alım ihaleleri ihale ilanının
yayınlanmasını takiben uluslararası açık ihale usulü ile verilir. (Bu
programda uygulanma ihtimali yoktur)
• 150,000 € altında, 60,000 € ve üzerindeki bedellerde mal alım ihaleleri
ilanın yerel olarak yayınlanmasından (= Türkiye’de ulusal olarak yapılan
ihale) sonra yerel açık ihale usulü ile verilir.
• 60,000 € altında fakat 10,000 €’dan daha fazla değerde mal alım ihaleleri
satın alma ilanı yayınlanmaksızın basitleştirilmiş usul ile verilir.
• 10,000 € ve altındaki bedellerde mal alım ihaleleri sipariş, tek bir teklif
temel alınarak verilebilir.
Kontroller
• Ön kontroller
– ihaleye davet yapılmadan önce ve
– sözleşme imzalanmadan önce
• Son kontroller
– izleme ziyaretleri sırasında
– Ara/nihai raporlarda
Ön kontroller MFİB tarafından yerine getirilecektir. 10.000 Euro
üzeri alımlardaki ihalelerde; ihale ilanına çıkılmadan veya
ihaleye davet mektubu göndermeden önce, tüm ihale
dosyaları ve sözleşme imzalanmadan önce ise ihaleye gelen
tekliflerle beraber ihale değerlendirme raporları, ABB
tarafından ve nihai olarak da MFİB tarafından kontrol
edilecektir. Doğrudan yapılan alımlara ilişkin belgeler izleme
ziyaretleri esnasında kontrol edilecektir.
Harcamaların
Uygunluğu
Harcamaların uygunluğu
neden önemli?
Bütçe
(Maliyet
tahmini)
Uygun
harcamalar
toplamı
Hibe
hesaplaması ve
ön ödemesi
Hibenin yeniden
hesaplanması ve
nihai ödemesi
Harcamaların uygunluğu–
Genel Koşullar (GK/14.1)
• Sözleşme süresi içinde gerçekleşmeli,
• Bütçelendirilmiş olmalı (Hibe Sözleşmesi, EK III’de yer alan proje
bütçesinde var olmalı),
• Projenin yürütülmesi için gerekli ve proje kapsamında yer alan
faaliyetlerle ilişkili olmalı (Hibe Sözleşmesi, Ek I),
• Gerçek, kayıtlı (muhasebe kayıtlarında) ve doğrulanabilir
(kanıtlanabilir) olmalı,
• Mantıklı, maliyet-etkin, gerekçelendirilebilir ve sağlıklı mali
yönetim ilkeleriyle uyumlu olmalıdır
Harcamaların uygunluğu –
Her bir bütçe başlığına özel koşullar
BÜTÇE
1
Annex B2. Table 1 - IPA Budget - Overall budget by year and cost categories
Year 12
TOTAL
Expense is incurred by
Expenses
1. Human Resources (gross amount)
partner:
Unit
n. of
Unit rate (in
units
EUR)
Costs (in EUR)
3
Unit
n. of
Unit rate (in
units
EUR)
Costs (in EUR)
4
1.1 Technical staff
1.1.1 Project coordinator
Per month
€ 0,00
Per month
€ 0,00
1.1.2 (please specify)
Per month
€ 0,00
Per month
€ 0,00
Per month
€ 0,00
Per month
€ 0,00
1.2.1 Financial manager
Per month
€ 0,00
Per month
€ 0,00
1.2.2 (please specify)
Per month
€ 0,00
Per month
€ 0,00
Per month
1.1.3 (please specify) - please add as many rows as you
need
1.2 Administrative and support staff
1.2.3 (please specify) - please add as many rows as you
need
Per month
Subtotal Human Resources
2. Travel
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
5
6
2.1 Travel
2.2 Per diem
7
2.3 Other travel expenditures
Per travel
€ 0,00
Per travel
Per day
€ 0,00
Per day
Per day
€ 0,00
Per day
Subtotal Travel
€ 0,00
3. Equipment and supplies
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
8
3.1 Purchase of vehicles
Per vehicle
€ 0,00
Per vehicle
€ 0,00
3.2 Rent of vehicles
Per month
€ 0,00
Per month
€ 0,00
Per item
€ 0,00
Per item
€ 0,00
Per item
€ 0,00
Per item
3.3 Computer hardware/software
3.4 Machines, tools, spare parts/equipment (please
specify)
3.5 Other (please specify) - please add as many rows as
you need
Subtotal Equipment and supplies
4. Offices
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
9
4.1 Vehicle costs
Per month
€ 0,00
Per month
€ 0,00
4.2 Office rent
Per month
€ 0,00
Per month
€ 0,00
4.3 Furniture and office supplies
Per month
€ 0,00
Per month
€ 0,00
Per month
€ 0,00
Per month
4.4 Other services (tel/fax, electricity/heating,
maintenance)
Subtotal Offices
€ 0,00
5. Subcontracted services
10
5.1 External experts (please specify) - please add as many
rows as you need
5.2 Publications, studies, research
5.3 Costs for expenditure verification
11
5.4 Evaluation costs
5.5 Translation, interpreters
5.6 Financial services (bank guarantee costs etc.)
5.7 Costs of conferences/seminars
5.8 Visibility actions
€ 0,00
€ 0,00
12
Per expert
€ 0,00
Per expert
€ 0,00
Per item
€ 0,00
Per item
€ 0,00
Per service
€ 0,00
Per service
€ 0,00
Per service
€ 0,00
Per service
€ 0,00
Per page/Per day
€ 0,00
Per page/Per day
€ 0,00
Per service
€ 0,00
Per service
€ 0,00
Per event
€ 0,00
Per event
€ 0,00
Per action
€ 0,00
Per action
5.9 Other (please specify) - please add as many rows as
you need
Subtotal Subcontracted services
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
6. Other
(please specify)
€ 0,00
(please specify) - please add as many rows as you need
Subtotal Other
7. Subtotal direct eligible costs of the Action (1-6)
8. Provision for contingency reserve (maximum 2% of
7.Subtotal direct eligible costs of the Action)
13
9. Total direct eligible costs of the Action (7+8)
10. Administrative costs (maximum 7% of 9. Total direct
eligible costs of the Action)
14
11. Total eligible costs (9+10)
`
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
0,00 €
0,00 €
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
Harcamaların uygunluğu:
1. İnsan Kaynakları
Maaş ve ücretler
• Hibe Faydalanıcısı ve/veya proje ortakları tarafından tam ya da kısmi
zamanlı olarak işe alınan / görevlendirilen kişilerin maaş ve ücretleridir
• Tüzel kişiliklerden yapılan hizmet satın alımı bu başlık altında uygun gider
sayılmamaktadır.
• Birim fiyatlar; fiili maaş, sosyal sigorta, vergi ve diğer ücret sayılan
ödemelere ilişkin giderleri içermelidir.
• Birim fiyatlar, Hibe Faydalanıcısı veya ortakları tarafından normalde
gerçekleştirilenin üzerinde olmamalıdır.
Harcamaların uygunluğu:
1. İnsan Kaynakları:
Kamu görevlileri
Aşağıda belirtilen koşullar dışında kamu görevlileri proje
kapsamında istihdam edilemez ve kamu görevlilerine herhangi
bir maaş ödenemez:
• Kurumlarından ücretsiz izin alırlarsa,
• Diğer kamu görevlileri, kurumlarının ve kendilerinin tabi
oldukları mevzuat çerçevesinde
Harcamaların uygunluğu:
2.1. Seyahat
Yerel ulaşım
• Hibe Faydalanıcının ülkesindeki şehirlerarası seyahat giderleri
karşılanabilecektir.
Uluslararası ulaşım
• Proje aktiviteleri gereği, aktivite uygulama ülkesine gidiş geliş
karşılanabilecektir.
Harcamaların uygunluğu:
2.2. Harcırahlar
Harcırahlar
• Proje bütçesinde yer alması şartıyla, sadece projede görevli personel ve
proje faaliyetleri ile ilgili kişiler için kullanılabilir.
• Her türlü yiyecek, konaklama ve şehir içi ulaşım giderini kapsar.
• Sadece geceleme yapılması durumunda geçerlidir ve gecelik bazda
hesaplanır.
• Belge karşılığı gerçekleşen maliyet veya sabit tutarlar bazında kullanılabilir.
• Kamu personelinin harcirahı gerçek giderler üzerinden hesaplanır.
• Birim fiyatlar, projenin imzalandığı tarihteki, AB tarafından belirlenen azami
tutarlardan yüksek olamaz.
• (http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_di
ems/index_en.htm)
Harcamaların uygunluğu:
3. Ekipman ve malzemeler
• Satın alımlarda hibe sözleşmesinin Ek IV’ünde tanımlanan
kurallara uyulması gerekmektedir. Ayrıca kullanımınız için
gerekli “ihale dosyaları” sizlere verilmiştir.
• Bütçede yer almalı ve birim fiyatları piyasa rayicinde olmalıdır.
Harcamaların uygunluğu:
4. Yerel Ofis
• Sadece hibe projesinin uygulanması için özel olarak açılan
mekan (ofis, eğitim tesisi gibi) giderleri için kullanılabilir.
• Faydalanıcının (ve ortaklarının) hali hazırda kullandıkları
merkezi ofislerine ilişkin masraflar bu başlıktan karşılanamaz.
Harcamaların uygunluğu:
5. Diğer giderler, hizmetler
6. Diğer
• Satın alma kuralları doğrultusunda satın alınan hizmet / yapım
işi maliyetlerini kapsar (Yayınlar, çeviriler, toplantılar,
konferanslar, kültürel etkinlikler, bina inşaat ve tadilat işleri,
denetim giderleri, kontrolörlük hizmeti, vb.).
• Proje personeline maaş / ücret ödemeleri bu başlıklardan
karşılanamaz.
Harcamaların uygunluğu:
8. Yedek akçe
Bütçenin hazırlanması sırasında öngörülemeyen ancak projenin
uygulanması sırasında ihtiyaç duyulan giderleri karşılamak üzere,
önceden MFİB ve EUD onayının alınması şartıyla,
kullanılabilecektir.
Harcamaların uygunluğu:
10. İdari giderler
• Kullanım, projenin nihai uygun bulunan doğrudan giderleri
toplamının %7’sini aşmamalıdır.
• Kullanım yeri, bütçedeki “doğrudan giderler” kapsamında
bütçelendirilmemiş olmalıdır.
• Başvuru sahibi/ortaklarının, proje için yaptıkları; ağırlama,
ulaşım, konaklama, iletişim vb masraflar bu kalemden
karşılanabilir.
• İdari giderlerin uygunluğuna ilişkin ayrıntılı bilgi: MFİB web
sitesinde www.cfcu.gov.tr “Kaynaklar” bölümünde yer alan
referans dokümanlardan edinilebilir.
Uygun olmayan giderler
•
•
•
•
•
•
•
•
Ayni katkılar
Borçlar ve borçlarla ilgili masraflar,
Gelecekte oluşabilecek zararlara karşı ayrılan karşılıklar,
Faiz borçları,
Hâlihazırda başka bir proje kapsamında finanse edilen maliyetler,
Arazi ve binaların satın alınması;
Döviz kuru dönüşüm masrafları,
Vergiler, HF ve ortakları tarafından geri alınmasının mümkün olmadığı
kanıtlanan KDV hariç.
• Üçüncü taraflara verilen krediler.
• Hibe sözleşmesinin imzalanmasından önceki harcamalar (başvurunun
hazırlanması için HF’nin yapmış olduğu harcamalar dahil)
Hesap hareketleri
• HF ve ortaklarının proje hesabından sadece projede yer alan
giderlere ilişkin proje personeli, hizmet sağlayıcılar, tedarikçiler
gibi kişilere transfer yapabilir. Bütün ödemler proje hesabından
başka bir banka hesabınaa transfer şeklinde gerçekleştirilmeli,
elden ödeme kesinlikle yapılmamalıdır.
Döviz kurları
• Proje giderlerinin beyanı (mali rapor) Euro bazında yapılmalıdır.
• Harcamanın TL (veya Euro dışında herhangi bir başka para
birimi) cinsinden gerçekleştirilmesi ve ödenmesi durumunda,
kullanılması gereken kur;
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/
Dokümantasyon;
- Teknik
- Mali
Teknik Dokümantasyon
Örnek Doküman
Proje Faaliyeti
Anket / Araştırmalar
Yayınlar
Seminerler,
konferanslar,
çalışma toplantıları
Eğitim
Çalışma ziyaretleri
Uzmanlar


Örnek anketler
Raporlar

Yayınların suretleri (kitaplar, haber yazıları,
kitapçıklar, posterler vs.)








Program / gündem
Sunumlar / konferans raporları listesi
Bildiriler
Katılımcılar listesi
Konuşmacılar listesi
Tutanaklar (olması halinde)
Gazete kupürleri, fotoğraflar
Geri bildirim soru formları (olması halinde)






Eğitim – eğitim modüllerinin detaylı tanımı, ders
başına eğitim saati, yöntemler, vs
Eğitim çizelgesi
Katılımcı listesi/katılım föyleri
Eğitimci listesi
Geri besleme soru formları
Eğitim değerlendirme raporu

Çalışma ziyareti raporu



Zaman çizelgeleri (her gün için açıklamalı)
Görev sonucu elde edilen çıktılar
Faaliyet raporları

Uzman CV’leri
Mali Dokümantasyon Tüm Harcamalar için
• Satın almanın gerçekleştiğine ilişkin kanıt (fatura, fiş gibi)
• Ödemenin yapıldığına ilişkin kanıt (makbuz, dekont gibi)
• Onaylı raporlar, seminerler, konferanslar ve eğitim kurslarına katılım kanıtı
gibi hizmetlerin ifasına ilişkin kanıt
• Muhasebe kaydı (muhasebe defterleri, bordro hesapları, demirbaş kayıtları
ve diğer ilgili muhasebe bilgileri gibi)
Mali Dokümantasyon
1. İnsan Kaynakaları
 İş sözleşmeleri
 Özgeçmişler
 Personel ve bordro kayıtları
 Ücret pusulaları
 Bu başlıkta listelenen tüm personel için; aylık zaman
çizelgeleri (uzman ve hibe faydalanıcısı tarafından imzalı)
 Ücretlerin ödendiğine dair dekont / makbuzlar
 Harcırah tahakkukuna ilişkin kanıtlar (harcirah bildirim)
BORDRO
ÜCRET BORDROSU
ÜCRET BORDROSU
(Projede Sigortalı Çalışanlar İçin)
(Projede Görevli Diğer Personel İçin)
Hibe Faydalanıcısına İlişkin Bilgiler
Hibe Faydalanıcısına İlişkin Bilgiler
Hibe Faydalanıcısı
Hibe Faydalanıcısı
Sözleşme No.
Ait Olduğu Dönem
Sözleşme No.
Ait Olduğu Dönem
Proje Personel Bilgileri
Adı Soyadı
T.C. Kimlik No.
Proje Personel Bilgileri
Sosyal Güvenlik No.
Adı Soyadı
Tlf. No.
T.C. Kimlik No
Adresi
Çalıştığı Kurum ve Görevi
Tahakkuk Bilgileri
Tlf. No.
İstihdam Şekli (Tam/Yarı Zamanlı)
Adresi
Birim Ücreti (Günlük / Saatlik- TL)
Çalışılan Gün/Saat
TOPLAM ÜCRET TAHAKKUKU
(İşçi+İşveren Maliyeti)
Tahakkuk Bilgileri
İstihdam Şekli (Tam/Yarı Zamanlı)
Birim Ücreti (Günlük / Saatlik)
İŞVEREN MALİYETİ (TL)
0,00
Çalışılan Gün/Saat
TOPLAM ÜCRET TAHAKKUKU
(İşçi+İşveren Maliyeti)
AÇIKLAMALAR
0
İşveren Sigorta Primi % 19.5
İşveren İşsizlik Sigortası Primi % 2
0,00
ORAN(%)
Damga Vergisi % 06
0,00
2
0,00
0,00
İŞÇİ MALİYETİ (TL)
TUTAR (TL)
BRÜT ÜCRET
Gelir Vergisi %15
TUTAR (TL)
19,5
BRÜT ÜCRET TOPLAMI
İŞÇİ MALİYETİ (TL)
AÇIKLAMALAR
ORAN (%)
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
15
6
VERGİ KESİNTİ TOPLAMI
NET ÜCRET
Proje Personeli:
Proje Sorumlusu (Onay Makamı):
Adı Soyadı : ..........................................
Adı Soyadı : ..........................................
Tarih : ...............................................
Tarih : ................................................
İmzası : ................................................
İmzası : ................................................
AÇIKLAMALAR
ORAN (%)
BRÜT ÜCRET
İşçi Sigorta Primi %14
İşçi İşsizlik Sigortası Primi
%1
14
1
SİGORTA KESİNTİ TOPLAMI
Gelir Vergisi Matrahı
Gelir Vergisi %15
15
Asgari Geçim İndirimi
Damga Vergisi %06
VERGİ KESİNTİ TOPLAMI
KESİNTİLER TOPLAMI
NET ÜCRET
0,6
TUTAR (TL)
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Proje Personeli:
Proje Sorumlusu (Onay Makamı):
Adı Soyadı : .......................................
Adı Soyadı : .......................................
Tarih : ...........................................
Tarih : ...........................................
İmzası : ............................................
İmzası : ............................................
Mali Dokümantasyon
2. Seyahat
 Toplu Taşım: Seyahat Biletleri (uçak kullanılması durumunda
ek olarak biniş kartları)
 Kiralama: Tedarikçi faturası ve katedilen mesafeyi de gösteren
Yakıt bildirim çizelgesi,
 Araba: Yakıt ve benzin giderleri için katedilen mesafeye ilişkin
yakıt bildirim çizelgesi, kullanılan araçların ortalama yakıt
tüketimi, yakıt gider belgeleri
Mali Dokümantasyon
Alt sözleşmelerle mal, hizmet veya yapım işleri alımı
 İhale dokümanları, teklif sahiplerinin teklifleri ve
değerlendirme raporları gibi satın alma prosedürlerine ilişkin
kanıtlar
 Sözleşmeler ve sipariş formları gibi taahhüt kanıtları
 Tedarikçilerin irsaliyeleri gibi malların teslim alındığında dair
kanıt
 Kabul belgeleri gibi işlerin tamamlandığına dair kanıt
 Menşe şahadetnamesi veya Yeminli Beyanlı Yerli Üretim
Belgesi
Raporlama
Raporlama
 Yönetim ve karar vermeye ilişkin olarak; bilginin
sistematik olarak toplanması, analizi ve kullanımıdır.
 Önceden belirlenmiş hedefler doğrultusunda; mevcut
gerçekleşmelerin, planlanan / beklenen bazında takip
edilmesidir.
 Proje uygulamasındaki güçlü ve zayıf yönleri ortaya
çıkarabilmeli, proje yöneticilerinin uygulamadaki sorunlarla
başa çıkabilmesine, çözüm alternatiflerini değerlendirmesine,
ve proje performansının artırılmasına yönelik olarak
değişen şartlara uyum sağlamasına olanak sağlamalıdır.
Önemli Tavsiyeler
• Proje başlangıcında ortaklarınızla aşağıdaki hususlarda anlaşın:
• Herbir ortağın raporlamadaki sorumlulukları ve rapor verme tarihleri,
• Ortaklar tarafından kullanılacak rapor formatları
• Dokümanların toplanması ve saklanması
• Raporlamayı idari rutininizin bir parçası haline getirin,
• Proje faaliyetleri konusunda ABB’yi sürekli bilgilendirin,
• Raporlarınızı kolay okunur şekilde hazırlayın, önemli konular üzerine
odaklanın,
• Raporlarınızı zamanında gönderin!
HF tarafından
hazırlanacak raporlar
• İlerleme Raporu (Her 4 ayda bir)
• Ara rapor:
– Teknik rapor
– Mali rapor
• Nihai rapor
– Teknik rapor
– Mali rapor
– Model mali rapor
• Ödeme talebi
• Harcama doğrulama raporu,
Teknik ve Mali Raporlar
• Teknik raporlar, proje faaliyetlerinin uygulanması, proje yönetimi,
ortakların katılımı, başlıca paydaşlarla ilişkiler (yerel makamlar),
görünürlük, satınalma ve performans göstergeleri bazında ilerleme,
projenin genel değerlendirmesini içerir.
• Bu raporlar aynı zamanda teknik uygulamadan sorumlu ABB’nin,
projenin hedeflerine ulaşma performansını ölçmesine yardımcı olur.
Raporlar İngilizce hazırlanmalıdır.
• Mali raporlar ise, raporun kapsadığı dönemde gerçekleşen proje
harcamalarını ve bu harcamaların dayandığı verileri kapsar.
HF tarafından
hazırlanacak raporlar
Rapor türü
Raporlama dönemi
İçerik
4 aylık ilerleme raporu
Proje süresince her 4
ayda bir 1 ay içinde
Projedeki ilerlemeye ilişkin bilgiler ve sonraki 4
aylık dönem için planlanan faaliyetler
Proje süresi 12
aydan az
Gerekli değildir. (Bu
programda yok)
-
Proje süresi 12
aydan fazla ise
Orta dönemde (Ön
ödemenin %70’i
harcandığında)
Teknik rapor + Mali rapor + YMM raporu+
2.ödeme talebi
Nihai rapor
Proje süresinin sonunda
1 ay içinde
Teknik rapor + Mali rapor + Tüm destekleyici
dokumanlar (teknik ve mali) + Nihai ödeme
talebi
Harcama doğrulama
raporu
Proje süresinin sonunda
nihai rapor ekinde
Doğrulama raporu şartnamesi YMM onaylı
harcama doğrulama raporu
Ara
rapor
Ödemeler (Örnek)
Toplam Bütçe: €200.000
Hibe (%90): €180.000
Öngörülen ödeme şekli ve zamanı
İlk ön ödeme (avans)
€54.000
Hibe‘nin %30’u, imzadan sonraki 45
gün içinde
Tahmini 2. Avans (ara Azami €90.000 (%50)
ödeme)
İlk ön ödemenin asgari %70’inin
harcanması/
Ara
raporun
onaylanmasından sonraki 45 gün
içinde
Tahmini nihai ödeme
Azami €40.000
Nihai raporun onaylanmasından
sonraki 45 gün içinde
Nihai Rapor Kontrol listesi
Başarılar dileriz..
Download

3-Hibe Uzmanı Proje Uygulama Sunumu