Bilgi Yönetimi Araçları
Bilgi Yönetimi Araçları

Bilgi yönetimi bilgi sistemlerinin işletilmesi
sayesinde olabilmektedir. Bilgi sistemlerinin
işleyişi için bazı yazılım ve donanım
teknolojilerine ihtiyaç vardır. Bunun için başta
bilgisayar olmak üzere internet, intranet ve
extranet gibi bazı ağ sistemlerine ve
haberleşme teknolojilerine ihtiyaç duyulur.

İntranet: Bilgi yönetimi açısından intranet,
internet araç ve teknolojilerimi kurum içi
haberleşme amacıyla kullanarak bilgi
paylaşım/dağıtım sistemi olarak işlev görür.
Kurumların örgüt içi ağ sistemi olan intraneti
kurma amaçlarının başında bilgi paylaşımı
gelir. İntranet aynı zamanda örgüt için iletişim
etkinliğini arttırma, departmanlar, fonksiyonlar
arası işbirliğini geliştirme gibi amaçlarla
tasarlanır.

İntranet teknolojisi kurmanın amaçlarından
biri de örgütlerin klasik bürokratik işlemlerini
ortadan kaldırarak sanal bürokrasi
uygulamaları sayesinde örgütsel işleri sanal
ortama taşıyarak hızlılığı, etkinliği arttırıp, söz
konusu bürokratik işlemlerin maliyetini
düşürmek ve her yerden erişim olanağını
arttırarak kullanışlılığı artırmaktır.

Doküman Yönetim Sistemleri: Doküman
yönetim sistemleri örgütsel rutinlerle ilgili
önemli dokümanların bulunduğu havuzlardır.
Bu havuzlarda açık bilgi saklanır ve istendiği
zaman bunlara ulaşılarak örgütün iş yapma
yeteneği arttırılmış olur. Doküman yönetim
sistemleri açık bilginin açık bilgiye
dönüştürülmedeki işlevinden dolayı, bilgi
yönetimi araçlarının en önemlilerinden biridir.





Örgütlerde doküman yönetim sistemleri şu
amaçlarla kurulur:
Özet dokümanların saklanması
Takım çalışmaları uygulamaları ve güvenlik
amaçlı erişim kontrolleri
Esnek ve verimli arama ve izleme
uygulamaları
Doküman güvenliğinin sağlanması

DYS’nin amaçlarına bakıldığı zaman aslında
sistemin kuruluşunun temel amacının
örgütsel yazılı iletişimin ve tüm bürokratik
işlemlerin görülmesini kolaylaştırmak,
örgütsel bürokratik işlemlerin hızını arttırmak
ve maliyetini düşürmek olduğu
anlaşılmaktadır.

Bilgi Elde Etme Motorları: bilgi elde etme
motorları, metin veya diğer biçime
yapılandırılmış verilerin indekslenmesi,
aranması ve çağırılması için kullanılır.
İndeksleme işlemi için metne ilişkin anahtar
anahtar kelimeler bütün metni temsil edecek
şekilde düzenlenir ve aramalar bu
indekslenmiş kelime üzerinden yapılır.

Bilgi elde etme motorlarının etkinliğini, temsil
etme yeteneği olan kelimelerin indekslenmesi
belirler.

Veri Tabanları: Veri tabanı, en basit tanımıyla
birbiriyle entegre olmuş veri topluluğu olarak
ifade edilebilir. Veri tabanlarında veriler,
alanlar tarafından sınıflandırılır ve tablolar
halinde saklanır. İç ve dış kaynaklardan elde
edilen veriler, veri tabanlarında sistematik bir
çerçevede saklanır ve veriye ihtiyaç
duyulduğunda bilgi kullanıcılarına iletilir. Veri
tabanlarının en büyük katkısı verilere
ulaşmada sağladığı hızdır.

Elektronik yayın ve taşıma sistemleri:
Elektronik yayınlama, bilginin dijital formatta
dağıtımını ve içerdiği yazılımlar sayesinde
kullanıcıların metin ve şekillerle etkileşimine
olanak tanıyan, taşıma ve saklama amacıyla
kullanılan araç ve sistemlerdir. Örgütlerde
elektronik yayın taşıma sistemleri sayesinde
bilgi stoklarının ve bilgi yönetiminin etkinliği
artmakta, farklı ortamlardan bilgi yönetimi
olanaklı olabilmektedir.

Yardım Masası ve Veri Stoku Uygulamaları:
Özellikle hizmet üreten işletmeler, müşteri
taleplerini karşılamak amacıyla yardım
masası uygulamaları yapmaktadır. Bu yolla
müşteri şikayetleri veya istekleri yardım
masalarında toplanarak ilgili yerlere
iletilmekte, bunlar bir bakıma «iş takip
ofisleri» gibi işlev görmektedirler.

Bu masalar müşterilerden gelen sorulara
cevap vermenin yanında, hizmet talepleri,
ürün geliştirme ve satış sonrası hizmetler
konusunda da taleplere cevap bulmaya
çalışmaktadırlar. Müşteri taleplerinin
değerlendirilmesi için yardım masası
uygulamalarının bilgi yönetimi ve yönetim
bilgi sistemleri ile entegre edilmesi, bilgi
yönetiminin işlevselliğini arttırır.

Veri stokları kurumun veri deposunu ifade
etmektedir. Veri stoklarında örgüt içi ve örgüt
dışı kaynaklardan elde edilen, karar
süreçlerinde ve bilgi yönetiminde kullanılacak
veriler tutulur. Veri stoklarından etkin bir
biçimde yararlanabilmek için, stoktan gerekli
verilerin süzülüp çıkarılması için veri
madenciliği yöntemleri geliştirilmiştir.

Veri madenciliği ile doğru, güncel ve yararlı
bilgiler veri stoklarından taranır, analiz edilir,
çıkarılır ve bilgi işlem süreçlerine tabi
tutularak işlenerek ilgili yerlerde kullanılır. Bu
süreçte veriler, veri tabanlarından seçilir,
modellenmesi yapılır, istatistiksel analiz, karar
ağaçları, sinir ağları gibi uygulamalar
yardımıyla ilgili yerlere sunulur.

Veri madenciliği ile birbirinden kopuk,
aralarında ilişki olmayan veriler arasında ilişki
kurularak enformasyon ve yeni bilgi üretimi
gerçekleşmiş olur.

Veri ambarları aynı zamanda verilerin
analizinin yapılabildiği bir depodur. Veri
ambarları, yeni fırsatlar bulmaya, rekabet
üstünlüğü elde etmeye, proje çevrimi
yapmaya, ürün maliyetlerinin düşürülmesine,
çeşitli bürokratik faaliyetlerin yürütülmesine,
kararların desteklenmesine ve örgütsel
iletişime katkı sağlar.

Veri ambarlarının birincil işlevi,
yapılandırılmış ve organize verilerdir. Bu
nedenle veri ambarlarının, veri kayıt
kapasitelerinin büyük olması gerekir. Burada
öncelikle ham veriler depolanır, bu yüzden
stok kapasitesinin ve bilgi sisteminin
depolama kapasitesinin geniş olması
önemlidir.





Veri ambarlarının fonksiyonları şunlardır:
Farklı platformlarda yer alan işletimsel
uygulamalara ait verilere erişme imkanı
Verilerin temizlenmesi, ilgili olanların
birleştirilmesi, özetlenmesi
Düzenlenen verilerin veri ambarı ortamına
aktarılması
Veri ambarı bulunan bilgilerin karar destek
amaçlı kullanımın sağlanması.

Veri madenciliği, çok miktarda veri içinden
bilgi işlemde kullanılmaya elverişli olanların
toplanması ve işlenmesi sürecidir. Uzun
yılların birikimi olan verileri ayıklayarak
işletme için yararlı olabilecek bilgiye
dönüştürmek için veri süzme, ayıklama ve
bunları çıkarma işlemlerine veri madenciliği
denir.

Veri tabanı-Veri Ambarları-Veri Madenciliği,
Değerlendirme-Bilgi

Veri madenciliği, pazarlamadan bankacılığa,
sigortacılığa ve diğer yönetsel faaliyetlere
kadar uzanan farklı disiplinlerde
kullanılmaktadır.




Veri madenciliğinin amacı veri yığınlarında
anlamlı bilgiler üretmek ve bunu eyleme
dönüştürecek karar süreçlerinde kullanmaktır.
Veri madenciliğinin birkaç kullanım alanı şu
şekilde sıralanabilir:
Tutum ve davranış tahmini
Ürün ve hizmet özelliği belirleme
Müşteri kredi risk durumlarını tahmin etme








Piyasa tahmini
İletişim kanallarının keşfi
Finans sektörü
Haberleşme sektörü
Sağlık sektörü
Bürokratik işlemler
Pazarlama faaliyetleri
Bankacılık faaliyetleri



Sigortacılık faaliyetleri
Perakendecilik faaliyetleri
Sağlık ve ilaç sektörü

İtme Teknolojileri ve Zeki Aracı Yazılımlar:
İlgililere herhangi bir konuyla ilgili bilgileri
otomatik olarak sunan teknolojilerdir. İtme
teknolojilerinin amacı arama sorununu
ortadan kaldırarak kullanıcılara zaman
tasarrufu sağlamaktadır. Kullanıcının
herhangi bir konuda bilgi araması
durumunda, aranmayan veya istenmeyen
bilgiler itme teknolojileriyle bloke edilir.

Zeki aracı yazılımlar ise bir metni tarayıp
ondan bir sonuç çıkarıp bunu özetleyerek
sunan yazılımlarıdır. Bunların zeki aracı
yazılım olarak nitelendirilmelerinin nedeni,
aracı yazılımlar ile zeki sistemlerin
birleşmesinden oluşmalıdır. Aracı sistemler
insanların direkt müdahalesine gerek
olmadan işlev görebilmektedir.
Bilgi Haritaları
Bilgi haritalama, örgütte karmaşık enformasyon
yığınları koordine etmek, basitleştirmek,
sınıflandırmak ve ayırmak amacıyla kullanılan
bir yöntemlerdir. Bilgi haritaları açık veya
örtük her türlü bilginin görsel öğeler
kullanılarak sembollerle, ikonlarla, şemalarla,
grafiklerle ve kavramsal dizinlerle ifade
edilmesidir.


Açık bilgilerin bilgi haritalarında yer almasının
sağlaması, örgütle iç ve dış çevresi arasında
iletişim etkinliğini arttırmada önemli katkı
sağlar. Bilgiye ulaşılabilirliğin artması, aynı
zamanda kurumsal itibar ve imajın
oluşturulmasında önemli araçlarıdır.
İçerik Yönetim Sistemleri
İçerik Yönetim sistemleri, içerik oluşturma, ve
düzenlemeyi kolaylaştıran sistemleridir. İçerik
yönetim sistemleri, haber siteleri gibi tümüyle
içeriklere dayalı web sitelerinin
oluşturulmasında kullanılır. İYS’ler, site
sahibinin ve yetki verilmiş diğer kullanıcıların,
özel hesap bilgileri ile ulaşabildiği, web
sitesinde yer alan içeriğin değiştirilebildiği
programlardır.


İçerik yönetim sistemleri, kolay
güncellenebilirliği sayesinde hizmetteki bir
yenilik, fiyatlardaki değişiklik veya yeni
düzenlenen bir etkinliğin bilgileri kolayca
içeriğe aktarılır. İçerik yönetim sistemlerinde
temel amaç, sanal ortamda ulaşılan bilgilerin
istenildiği gibi şekillenmesidir. İçerik yönetim
sistemlerinin temel amacı, girilen verilerin,
veri tabanında tutulması, istenildiği an
internet üzerinden hızlı ve kolay
güncellenmesidir.


Kaynakça
Yönetim Bilgi Sistemi, Hasan Tutar, Seçkin
Yayıncılık, 2010.
Download

5.Hafta- Bilgi Yönetimi Araçları