BÜRO YÖNETİMİ
Öğr. Gör. Ercan KOÇOĞLU
www.ercankocoglu.com
ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ
2014, BURSA
DERSIN KÜNYESI
Dersin Adı ve Kodu
BYAZ209 BÜRO YÖNETİMİ
Dersin İçeriği
Genel olarak yönetim ve büro yönetimi, Büro türleri ve şekilleri,
Büro türleri ve şekilleri, Büro çalışanları kavramı, Zaman yönetimi,
Bürolarda ergonomik tasarım, Bürolarda iş yönetimi,…
Dersin Amacı
Büro yönetimi işlerini yapma yeterlikleri kazandırılması
amaçlanmaktadır.
Dilaver TENGİLİMOĞLU, Hasan TUTAR (2003); Çağdaş Büro
Yönetimi, Günışığı Kitaplığı, Ankara.
Perihan DEMİR, Hasan TUTAR (2003); Çağdaş Büro Yönetimi ve
Sekreterlik, Alp Yayınevi
Nazife KÜÇÜKASLAN (2006); Büro Yönetimi ve İletişim
Teknikleri, Ekin Kitabevi Yayınları, İstanbul.
Kaynak Kitap
Yardımcı Kitaplar,
Kaynaklar
1
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
DERS İŞLEME PLANI
Hafta
Konu Başlığı
Birinci Hafta
İkinci Hafta
Üçüncü Hafta
Dördüncü Hafta
Beşinci Hafta
“Büro” Kavramı ve “Büro” Tanımı
Büroların İşlevleri
Büro Türleri,
Büroların İşletme İçerisindeki Yeri
Büroların Faaliyet Alanları ve Büro Faaliyet Alanlarında Çalışan
Kişiler
Büro Faaliyetlerinin Değişimi,
Geleneksel Büroların Çağdaş Bürolara Dönüştürülmesi
Sınav Haftası
“Yönetim” Kavramı
“Büro Yönetimi” Kavramı
Bürolarda İş Yönetimi
Zaman Yönetimi
Bürolarda Tasarım ve Ergonomi
Bürolarda Otomasyon ve Bilişim Sistemler
Sınav Haftası
Altıncı Hafta
Yedinci Hafta
Sekizinci Hafta
Dokuzuncu Hafta
Onuncu Hafta
Onbirinci Hafta
Onikinci Hafta
Onüçüncü Hafta
Ondördüncü Hafta
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BİRİNCİ HAFTA
“BÜRO” KAVRAMI VE “BÜRO”
TANIMI
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO YÖNETİMİ

Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
“BÜRO” KAVRAMI VE “BÜRO” TANIMI
Büro sözcüğü, Fransızca bir
kelime olan “Bureau”dan
gelmektedir. Danışma ve kayıt
tutma işlerinin yürütüldüğü bir
işyeri, bir işletmenin idari
işlerinin yürütüldüğü yer
anlamındadır.

Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
“BÜRO” KAVRAMI VE “BÜRO” TANIMI
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
“BÜRO” KAVRAMI VE “BÜRO” TANIMI

Bürolar; yönetme ve kırtasiye
(sekreterlik) işlerinin yürütüldüğü
bir alan olarak yönetim için gerekli
veri ve bilgilerin toplandığı, kayıt
altına alınarak yönetimin gerekli
işlerinin yapıldığı bir yer, yani
kuruluşlardaki yönetsel işlerin
yürütüldüğü bölümler şeklinde
tanımlanabilir
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
“BÜRO” KAVRAMI VE “BÜRO” TANIMI
Bazı kuruluşlar büro terimine “bölüm,
şube, kısım, servis, ofis, kalem,
yazıhane, çalışma odası, işyeri” gibi
kelimeler kullanmaktadır.
 Bürolar, gördükleri faaliyetler
açısından plan, proje, bütçe, muhasebe,
personel ve bunlara benzer pek çok işin
ve işlemin yapıldığı alanlar olarak
tanımlanmaktadır.

Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
“BÜRO” KAVRAMI VE “BÜRO” TANIMI

Gittikçe kompleks bir yapıya
bürünen çalışma hayatında bürolar;
bu alanda kaydedilen gelişmeler
sonucunda “modern büro” şekline
dönüşerek, kolay, çabuk, rasyonel ve
düzenli çalışmayı sağlayan, bütün
gerekli tesisatı ihtiva eden ideal bir
çalışma yeri olarak görülmeye
başlanmıştır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
İKİNCİ HAFTA
BÜRO İŞLEVLERİ
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLEVLERİ
NIÇIN BÜRO?
Bilgi
toplanması,
Elde edilen bilgilerin analizi,
Bilginin işlevsel hâle getirilmesi,
İşlevsel bilginin bilgi
havuzlarında depolanması,
Yönetimin ihtiyacı olan
bilgilerin iletilmesi.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BILGI TOPLANMASI

Örgütün ihtiyacına yönelik
olarak bilgilerin derlenmesi
safhasıdır. Örneğin, bir
araştırma sonucu kitap, makale,
rapor gibi yazılar, gazeteler,
görsel-işitsel iletişim araçları
{internet, radyo, TV},
düzenlenen konferans ve
seminer programları, örgüte
yazılan dilekçeler, doldurulan
formlar ve mektuplar büronun
bilgi ihtiyacının
karşılanabileceği en önemli bilgi
kaynaklarıdır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
ELDE EDILEN BILGILERIN ANALIZI

Herhangi bir ortamda kayıtlı veya
sözlü olarak bulunan veriler,
büroların ihtiyaçları doğrultusunda
ayıklama işlemine tabi tutulur.
Ancak bu işlemden önce büroların
hem geçmişte işine yaradığı hem de
gelecekte ihtiyaç duyacağı bilgilerin
öngörülmesi gerekmektedir. Bundan
dolayı büro yöneticisi örgütle ilgili
tüm faaliyetleri takip etmek
durumundadır. Elde edilen bilgiler
analiz edilirken, kurumun öncelikli
bilgi gereksinimleri saptanmalıdır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BILGININ İŞLEVSEL HÂLE GETIRILMESI

Bilginin düzenlenmesi olarak ifade edilen bu
aşamada, sisteme giren bilginin anlamlı sonuçlara
dönüştürülmesi için aşağıdaki işlemler yapılır:
Özetleme
 Çoğaltma
 Gruplama
 Sıralama
 Hesaplama
 Karşılaştırma

Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
İŞLEVSEL BILGININ HAVUZDA DEPOLANMASI

Toplanan bilgilerin, yönetimin
kararlarında etkin bir şekilde
tekrardan kullanılabilmeleri için
bilgi havuzlarında depolama
(arşivleme) işlemine tabi
tutulurlar. Örgüt için önemli
bilgilerin depolandığı havuzdaki bu
türden bilgiler, üçüncü aşamadaki
işlemlerden sonra kolayca
bulunabilirler. O nedenle
erişilmeleri, anlaşılmaları kolaydır
ve pragmatiktir.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
YÖNETIMIN İHTIYACI OLAN BILGILERIN İLETILMESI

Ham veri önce işleme tabi tutulur ve bilgi haline
dönüştürülür. Sonra bunlar gerekli düzenlemeler
yapıldıktan sonra bilgi havuzlarında arşivlenir. Tüm
bunların yönetimin bilgi ihtiyacının anında
karşılanmasına yönelik olarak yapılan faaliyetlerdir.
Yönetim karar verme aşamasında iken, tablo, grafik,
metin veya şekil biçimlerinde olabilen işlevsel bilgiler
(yani özetlenmiş ve düzenlenmiş bilgiler) bir biçimde
yönetime iletilir. Bu işlemin adı da yönetimin ihtiyacı
olan bilgilerin iletilmesidir.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
YÖNETIMIN İHTIYACI OLAN BILGILERIN İLETILMESI

Yöneticiler ihtiyaç duydukları bu türden bilgileri,
yönetsel kararlarda kullanmak üzere
tüketmektedirler.
-Bürolarda Bilgi Akışı SüreciÖğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
ÜÇÜNCÜ HAFTA
BÜRO TÜRLERİ
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO TÜRLERİ
 Açık
Bürolar
 Özel Bürolar
 Panoramik Bürolar
 Sanal Bürolar
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO TÜRLERİ
AÇIK BÜROLAR;
 Geniş
bir alanda, kesik olmayan,
birkaç değişik işin yapıldığı büroya yer
veren ve ayırma duvarları olmayan,
bunu yerine küçük paravanlar veya
alçak setlerle büroların ayrıldığı
alanlarıdır. Masalar ve diğer
mobilyalar mümkün olduğu kadar ayrı
istikamete bakar ve aynı sıradadırlar.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO TÜRLERİ
AÇIK BÜROLAR;
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO TÜRLERİ
AÇIK BÜROLARIN AVANTAJLARI;







Küçük ve özel bürolardakinden daha fazla kontrol sağlanır,
çünkü büro yöneticisinin ve ya kontrolörün personelin çoğunu
ya da hepsini görme şansı vardır.
Yerden tasarruf sağlar.
Personel için daha fazla hareket özgürlüğü vardır. Diğer
birimlere giderken, ne duvar ne de kapı engeli vardır.
Haberleşme daha kolaydır. Dâhili telefonların kullanımına çok
az ihtiyaç vardır, dolayısıyla gürültü azdır.
Ayırma duvarları olmadığından, düzenlenmesinde büyük
esneklik vardır. Mobilya ve araç-gereçleri hareket ettirmek daha
kolaydır.
Tüm içi alanında dokümanlar bir birimden diğerine kolayca
geçtiklerinden iş akışını kolaylaştırır.
Makine ve gereçlerin ortaklaşa kullanım kolaylığı vardır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO TÜRLERİ
AÇIK BÜROLARIN DEZVANTAJLARI;
Şahsi olmayan bir atmosfere sebebiyet verir ve
personelin içinde birlik hissinin oluşumunu engeller
 Genel gürültü seviyesinde ve dikkat dağılımında bir
artış vardır.
 Çalışanların, civarda yürüyen diğer çalışanlar veya
iş ortamının bir yerinde meydana gelen olaylar
nedeniyle dikkatleri dağılabilir
 Herkesin bir arada olması nedeniyle statüler açıkça
belli değildir.
 Bulaşıcı hastalıkların daha hızlı yayılması
mümkündür.

Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO TÜRLERİ
ÖZEL BÜROLAR;
1
ile 4 kişinin birlikte oturduğu ve
çalıştığı, Kapalı Büro da denilen büro
tipidir. Gizlilik özelliği taşıyan işlerin
yapılması açısından ihtiyaç
duyulmaktadır. Örneğin; araştırma,
planlama, dosya incelemesi gibi işler.
Açık büroların sahip olduğu avantajlar
özel bürolar için dezavantaj; açık
büroların sahip olduğu dezavantajlar
özel bürolar için avantaj olmaktadır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO TÜRLERİ
PANORAMIK BÜROLAR;
 Açık
bürolar statüsünde bulunan bu tür
bürolar aynı zamanda doğal manzaralı
bürolar olarak da adlandırılmaktadır.
Geniş bir alanda, iş akışına dikkat
edilerek çalışanlar grup halinde bir köşe
oluşturarak ayrı yönlere doğru
asimetrik şekilde yerleştirilirler.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO TÜRLERİ
PANORAMIK BÜROLAR;
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO TÜRLERİ
SANAL BÜROLAR;
Sanal büro kavramı, bilgi
ve iletişim teknolojileriyle
desteklenen ve belli bir
fiziksel mekâna bağımlı
olmayı gerektirmeyen ofis anlamına gelmektedir.
Sanal ofisler, sanal çalışan grubun, ortak
kullanımına sunulmuş bir web sitesi üzerinde
faaliyetlerin sürdürüldüğü ofislerdir. Sanal
ofislerde görülen işler, sanal işlerdir. Sanal işler;
sanal çalışmayı, tele işe gidip gelme
(telecommuniting) ve tele-çalışmayı (teleworking)
mümkün kılan işlerdir.

Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO TÜRLERİ
AÇIK BÜROLARIN FAYDALARI;







Zamandan bağımsız bir şekilde çalışma olanağı
sağlar. Çalışanlar istedikleri bilgiye istedikleri anda
ulaşırlar.
Birçok mal ve hizmet tanıtımını aynı anda görme ve
kıyaslama imkânı var.
Fiziki bir ortama ihtiyacı yoktur. Sanal (virtual)
ortamda varlığını sürdürür.
Maliyeti düşürür.
Sınırsız iletişim olanağı vardır.
Zamandan tasarruf sağlar. Tüketicilerin büroya gelme
gibi bir zorunluluğu yoktur.
Personel giderleri sanal büro çalışanları ile sınırlıdır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO TÜRLERİ
AÇIK BÜROLARIN SAKINCALARI;
 Birebir
ilişki ile tüketicileri etkileme olanağı
yoktur.
 Teknolojiyi takip etmeyene uygun değildir.
 Tüketicilerin, ürünü bizzat görme şansları
yoktur.
 Bilgi ve İletişim teknolojilerinden
kaynaklanan veri iletimi problemleri ile
hizmetlerde aksaklıklar oluşabilir.
 Çalışanların denetimi zordur.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
DÖRDÜNCÜ HAFTA
BÜROLARIN İŞLETME
İÇERİSİNDEKİ YERİ
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME
İÇERİSİNDEKİ YERİ
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ
 Bildiğiniz
gibi çok sayıda ve farklı büro
faaliyeti, işletmenin tüm bölümlerinde
yapılmaktadır. Böylesi yaygın faaliyetlerin
örgütlenmesinde, işletme örgütü ile büronun
ilişkisi büyük önem taşımaktadır. Ancak
işletme içinde büronun yerinin belirlenmesi,
çeşitli faktörlere bağlı olarak oldukça güçtür.
İşletmenin örgüt yapısı içinde büronun
yerini etkileyen faktörler, işletmenin
yapısıyla, büro faaliyetlerine verilen önemle,
kullanılan otomasyonla ve merkezleşme
yaklaşımlarıyla ilgilidir.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ
 Büro
faaliyetlerine verilen önem:
İşletmenin üst düzey yöneticisi büro
faaliyetlerinin gerekliliğine ve önemine
inanıyorsa, örgütünde, bu birim için özel bir
yer ayıracaktır. Tersine büro faaliyetlerini
önemsemiyorsa, büyük olasılıkla işletme
örgütünde büronun öncelikli bir yeri
olmayacaktır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ
 Kullanılan
otomasyonun derecesi:
Büro faaliyetleri yerine getirilirken kullanılan
makineler az ya da işlev açısından yetersiz
olduğunda, bu durumun örgüt yapısına etkisi
olmaz. Fakat, özellikle otomasyonun
kullanıldığı bir büronun örgüt yapısı ve
işletme örgütü içindeki yeri büyük ölçüde
değişir. Bu durum büro faaliyetlerinin tek bir
merkezden, özel bir bölüm oluşturularak
yönetilmesini gerekli kılar.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ
 Merkezleşme
derecesi:
Büro faaliyetleri tek bir merkezden
yönetilebilir ya da her alt birime kadar
yayılabilir. Ancak bu iki uygulama da uç
noktalardır; gerçekte bunlardan sadece biri
kullanılmaz.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ
 Teorik
olarak büro hizmetlerinin tümünün
merkezîleştirilmesi arzulanır. Böylece büro
faaliyetlerinin sorumluluğu tek bir kişiye
verilmiş olur. Çalışanların iş yükleri dengeli
bir şekilde dağıtılır ve denetim kolaylaşır.
Fakat büro faaliyetleri, niteliği dolayısıyla
kesin çizgilerle tanımlanamadığı için, teoride
önerilen tam merkezi uygulamanın hayata
geçirilmesi güçtür.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ
 Çünkü
bazı işletmeler bütün ülkeye yayılmış
birçok fabrikaya ya da şubeye sahiptir. Bazı
işletmelerin diğerlerine göre daha çok büro
faaliyeti vardır. Örneğin, hayat sigortası
şirketlerinde, bankalarda ve komisyoncu
firmalarda büro işinin miktarı bir üretim
veya perakende satış örgütüne göre çok daha
fazladır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ

Bazı işletmeler faaliyetlerinin bir kısmını yürütebilmek
için şube büroları kurarlar. İşletmeden işletmeye
farklılık göstermesine rağmen çoğunun şube bürosu,
sadece bir satış bürosu şeklindedir. Şube büroların
faaliyetlerine şube satış müdürü nezaret eder. Merkezi
büro müdürünün bu konudaki görevi ise, genellikle büro
politikalarının ve yönetmeliklerinin uygulanmasını
sağlamak üzere rehberlik etmek ve dönemsel kontrolleri
yapmaktır. Bazı şubeler yarı bağımsızlık temeline göre
kurulur. Şubedeki büro müdürü, diğer büro müdürlerinin
yetki ve sorumluluklarına sahiptir. Eğer şube büronun
bağımsızlığı kesin çizgilerle belirlenmediyse, büro işinin
çoğu, merkez büronun bir uzantısı olarak yapılır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME
İÇERİSİNDEKİ YERİ
Büro örgütlenmesinde merkezleşme uygulamasının
sağlayacağı üstünlükler şu şekilde sıralanabilir:
- Büro faaliyetleri tek bir merkezden yürütülmesi ve
çalışanların tümünün burada istihdam edilmesi, örgüte
esneklik kazandırır. İşlerin, yoğun olduğu durumlarda,
çalışanlar arasında paylaşılarak zamanında yapılması
sağlanır.
- Büro makineleri tam kapasiteyle kullanılır.
- Etkili bir performans değerleme sistemi kurulabilir ve
buna bağlı olarak adil ücretler ödenir.
- Büro çalışanlarının eğitimi daha kolay olur. Gerek yeni
işe girenlerin ve gerekse, eski çalışanların eğitilmeleri
merkezleşen büroda sorun yaratmaz.

Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ
- Prosedürler ve yöntemler tekdüze ve hızlı bir şekilde
uygulanır. Tüm örgütte geçerli olacak standartların
saptanması kolaylaşır. Bu yolla büronun hizmet
kalitesi artar.
- Büro faaliyetlerini uygulama ve denetleme maliyeti;
makinelerin yatırım, bakım ve onarım maliyeti,
mobilya ve dekorasyon maliyeti daha düşük olur.
- Çalışanlar, kişisel beceri ve yeteneklerine göre işlere
atanırlar. Böylece işte uzmanlık sağlanır ve
çalışanların potansiyellerinden gerektiği gibi
yararlanılabilir.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ
- Prosedürler ve yöntemler tekdüze ve hızlı bir şekilde
uygulanır. Tüm örgütte geçerli olacak standartların
saptanması kolaylaşır. Bu yolla büronun hizmet
kalitesi artar.
- Büro faaliyetlerini uygulama ve denetleme maliyeti;
makinelerin yatırım, bakım ve onarım maliyeti,
mobilya ve dekorasyon maliyeti daha düşük olur.
- Çalışanlar, kişisel beceri ve yeteneklerine göre işlere
atanırlar. Böylece işte uzmanlık sağlanır ve
çalışanların potansiyellerinden gerektiği gibi
yararlanılabilir.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ
Büro örgütlenmesinde merkezleşmenin
doğurabileceği sakıncalar şunlardır:
 - Büro işlerinin çoğu gizlidir ve ancak bu gizliliği
güvence altına alabilen bir birim tarafından
yürütülebilir. Bazı bilgi ve kayıtların gizli olma
niteliği, onlarla ilgili işlemlerin merkezi olarak
yapılmasını engeller.
 - Merkezleşmede gereksiz bürokrasiye doğru bir
eğilim vardır. Ayrıca verimsiz dolaşımlar nedeniyle
zaman kaybı olabilir. Örneğin, bir personelin
zamanının büyük bir bölümü, merkezi dosyalama ya
da merkezi çoğaltma bölümüne gidip gelirken
kaybolur.

Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ
- İşlerin çoğu gerekli ayrıntılar hakkında bilgi sahibi
olmayan kişiler tarafından yapılır. Küçük
değişikliklerin ve düzeltmelerin anında yapılması
mümkün olmaz. Ayrıca bilgi ve belgelerin akışındaki
gecikmeler nedeniyle iletişimde aksamalar ve zaman
kayıpları doğabilir.
 - Merkezi bir büroda faaliyetler, genellikle önem
sırası yerine belge sırasına göre yürütülür.
Bölümlerin işlerinin aciliyetine ya da önemine
dikkat edilmediğinde ciddi sorunlar yaşanabilir.

Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ
- Yöneticiler, büro personelinden uzak olurlar.
Merkezi bürodan yararlanan yöneticiler, büro
üzerinde doğrudan denetim yetkileri olmadığı için
işlerini her zaman büro yöneticisi aracılığıyla
yürütmek zorunda kalırlar. Bu da bazı durumlarda
çatışmalara neden olabilir.
 Merkezi büronun, kaynakları etkili ve verimli
kullanmak ve maliyetleri düşürmek açısından
sağladığı yararların, yaratacağı sakıncalardan daha
fazla olduğu söylenebilir. Bu bağlamda merkezleşme
uygulamasında, daha iyi sonuçları alabilmek için şu
noktaların dikkate alınması gerekir:

Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ
- Büro amaçları ve izlenecek temel politikaları
konusunda tüm yönetim personeli arasında tam bir
anlaşma ve fikir birliği sağlanmalıdır.
 - Yazılı büro hizmetlerinde, yazılı metnin içeriğiyle
ilgili kararların bizzat bu işi talep eden yönetici/büro
dışı personel tarafından verilmesi sağlanmalıdır.
 - Bilgi ve iletişim teknolojilerinden etkin bir şekilde
yararlanılmalıdır.

Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ
- Büro amaçları ve izlenecek temel politikaları
konusunda tüm yönetim personeli arasında tam bir
anlaşma ve fikir birliği sağlanmalıdır.
 - Yazılı büro hizmetlerinde, yazılı metnin içeriğiyle
ilgili kararların bizzat bu işi talep eden yönetici/büro
dışı personel tarafından verilmesi sağlanmalıdır.
 - Bilgi ve iletişim teknolojilerinden etkin bir şekilde
yararlanılmalıdır.

Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BEŞİNCİ HAFTA
BÜROLARIN FAALİYET ALANLARI
VE
BÜRO FAALİYET ALANLARINDA
ÇALIŞAN KİŞİLER
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN FAALIYET ALANLARI
Büronun faaliyet konuları ve içerdiği işler
oldukça geniş bir alana yayılmıştır. Bunlar şu
şekilde özetlenebilir:
 - Yazılı, sözlü ve görsel iletişimin sağlanmasıyla
ilgili işler.
- Kayıt yönetimiyle ilgili tüm işlemler. (Kayıtların
yaratılmasından, gelen-giden belgelerin kontrol
edilmesine, dosyalama ve arşivlemeye kadar tüm
işleri kapsar.)
- Veri, enformasyon toplama ve süreçleme işlemleri.
(Okuma, özümseme, analiz ve sentez yapma,
koordine etme, hesaplama, karşılaştırma, çoğaltma
vb. işlemleri kapsar.)

Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN FAALIYET ALANLARI


- Mali işlemler (Bütçeleri, finansal tabloları ve
raporları hazırlamayı, muhasebe, tahakkuk, ödeme,
maliyet ve fiyat hesaplama işlemlerini, vergi ve yasal
belgelerle ilgili işlemleri kapsar.)
- Üretim planlaması, ürünlerin ve hizmetlerin
tasarlanması, standartların saptanması, kaliteyle ilgili
kayıtların tutulması vb.leriyle ilgili işler.
- Reklam, halkla ilişkiler ve promosyonla ilgili
tasarım, kayıt ve iletişim aşamalarının yerine
getirilmesiyle ilgili işler.
- Pazar araştırmaları, satış tahminleri, gerçekleşen
satışlar, fiyat listeleri, ürün katalogları vb.lerinin
tasarlanması, basılması ve yayımlanmasıyla ilgili
işler.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN FAALIYET ALANLARI


- Mali işlemler (Bütçeleri, finansal tabloları ve
raporları hazırlamayı, muhasebe, tahakkuk, ödeme,
maliyet ve fiyat hesaplama işlemlerini, vergi ve yasal
belgelerle ilgili işlemleri kapsar.)
- Üretim planlaması, ürünlerin ve hizmetlerin
tasarlanması, standartların saptanması, kaliteyle ilgili
kayıtların tutulması vb.leriyle ilgili işler.
- Reklam, halkla ilişkiler ve promosyonla ilgili
tasarım, kayıt ve iletişim aşamalarının yerine
getirilmesiyle ilgili işler.
- Pazar araştırmaları, satış tahminleri, gerçekleşen
satışlar, fiyat listeleri, ürün katalogları vb.lerinin
tasarlanması, basılması ve yayımlanmasıyla ilgili
işler.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN FAALIYET ALANLARI

- İnsan kaynakları yönetimiyle ilgili işler (Ücretlerle,
özlük haklarının izlenmesiyle ilgili işlemler, sicil
işlemleri, sağlık, izin, rapor, terfi, görevlendirme, yer
değiştirme, ödüllendirme, disiplin vb. insan
kaynaklarıyla ilgili tüm işlemleri kapsar.)
- Ayniyat ve demirbaş işlemleri.
- Büro makinelerinin, malzemelerin alımı, bakımı ve
onarımıyla ilgili işlemler.
- Büro için personel bulunması, seçilmesi, işe alınması
ve eğitilmesi, ilişkilerin sürdürülmesi, çalışanların
sağlığının, güvenliğinin ve refahının sağlanmasıyla
ilgili işlemler.
- Yemekhane, kafeterya, kreş, otopark vb. yerler için
idari destek hizmetlerinin verilmesiyle ilgili işler.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN FAALIYET ALANLARI

- İnsan kaynakları yönetimiyle ilgili işler (Ücretlerle,
özlük haklarının izlenmesiyle ilgili işlemler, sicil
işlemleri, sağlık, izin, rapor, terfi, görevlendirme, yer
değiştirme, ödüllendirme, disiplin vb. insan
kaynaklarıyla ilgili tüm işlemleri kapsar.)
- Ayniyat ve demirbaş işlemleri.
- Büro makinelerinin, malzemelerin alımı, bakımı ve
onarımıyla ilgili işlemler.
- Büro için personel bulunması, seçilmesi, işe alınması
ve eğitilmesi, ilişkilerin sürdürülmesi, çalışanların
sağlığının, güvenliğinin ve refahının sağlanmasıyla
ilgili işlemler.
- Yemekhane, kafeterya, kreş, otopark vb. yerler için
idari destek hizmetlerinin verilmesiyle ilgili işler.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO FAALIYET ALANLARINDA ÇALIŞAN KIŞILER

Çok geniş alana yayılmış bu işleri yapmak üzere bürolarda
yöneticiler, uzmanlar, teknik ve profesyonel personel,
memurlar, sekreterler, güvenlik görevlileri ve diğer büro
personeli çalışır.
 Yöneticiler:
Tüm büro faaliyetlerini planlayan,
örgütleyen, yönelten, koordine eden ve
kontrolünü yapan kişilerdir. Genellikle müdür,
müdür yardımcısı ve şef gibi unvanlar alırlar.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO FAALIYET ALANLARINDA ÇALIŞAN KIŞILER

Uzmanlar, danışmanlar: Belli bir uzmanlık
alanında teori, uygulama ve deneyim yoluyla
geniş bilgi, beceri kazanmış ve ustalaşmış
kişilerdir. Bu kişiler emir komuta zincirinde yer
almazlar; büronun kurmay elemanlarıdır.
Görevleri, yöneticiye ilgili oldukları konularda
danışmanlık yapmaktır. Mali müşavir, avukat,
ekonomist, siyaset bilimci, uluslararası ilişkiler
uzmanı vb.leri genellikle büro ortamında çalışan
uzmanlardır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO FAALIYET ALANLARINDA ÇALIŞAN KIŞILER
 Memurlar: Geniş anlamda bir işi yapmakla
görevlendirilmiş kişilerdir. Memur sözcüğü daha çok kamu
hizmetlerinin yerine getirilmesinde asli ve sürekli olarak
görev yapan kişiler olan “devlet memurları” için
kullanılmaktadır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO FAALIYET ALANLARINDA ÇALIŞAN KIŞILER

Türk Kamu Hukuku’nda memurluk bir meslek olarak kabul
edilir. Günümüzde memurlar, çağdaş toplumun önemli bir
sınıfı haline gelmişlerdir. Büro memuru, öncelikli olarak
belge (evrak) ya da kayıt yönetimiyle ilgili faaliyetleri
yapmak üzere işe alınmış kişidir. Bu nedenle büro
memuruna “kağıt süreçleme operatörü” denebilir. Büro
memuriyeti ise, büro memurunun işi, görevi anlamında
kullanılır. Bürolarda muhasebe memuru, kayıt kabul
memuru, muhaberat memuru, sicil memuru, kütüphane
memuru, dosya ve arşiv memuru vb. unvanlar alan çok
sayıda memur çalışır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO FAALIYET ALANLARINDA ÇALIŞAN KIŞILER
 Sekreterler:
Büro ortamının gerektirdiği
bilgilerle donatılmış, büroda çalışan bir ya da birkaç
kişiye ya da tek bir yöneticiye yardımcılık yapan
kişilerdir.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO FAALIYET ALANLARINDA ÇALIŞAN KIŞILER
 Sekreterlerin
görev ve sorumluluklarının
tümü, çalıştıkları bölüm ve bu bölümdeki
yöneticiler çevresinde odaklanmıştır. Temel
görevleri arasında, yazılı ve sözlü iletişimi
sağlamak, ziyaretçilerle ve randevularla
ilgilenmek, dosyalama ve belgelerle ilgili
diğer işleri yapmak sayılabilir. Bir işletmede
görev yaptıkları yere ve hiyerarşik düzeye
göre bölüm ya da kat sekreteri, bölüm
yöneticisi sekreteri, genel müdür sekreteri ve
yönetici sekreter gibi unvanlar alırlar.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO FAALIYET ALANLARINDA ÇALIŞAN KIŞILER
 Güvenlik
görevlileri: Büro güvenliğinden
sorumlu olarak çalışan bekçiler, güvenlik
memurları, dedektifler ve bina bakıcıları bu
grupta yer alır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜRO FAALIYET ALANLARINDA ÇALIŞAN KIŞILER

Diğer büro personeli: Bürolarda stenograf, daktilograf,
resepsiyonist, bilgi ve posta dağıtıcısı, kurye, veznedar,
bilgisayar operatörü, santral görevlisi, temizlik görevlisi,
tamir-bakım ve elektrik teknisyeni, şoför gibi farklı
alanlarda hizmet veren personel de görev yapmaktadır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
ALTINCI HAFTA
BÜROLARIN FAALİYETLERİNİN
DEĞİŞİMİ,
GELENEKSEL BÜROLARIN ÇAĞDAŞ
BÜROLARA DÖNÜŞTÜRÜLMESİ
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN FAALİYETLERİNİN DEĞİŞİMİ
 Günümüzde
büro faaliyetlerinin önceliğini “asıl
işi karar vermek olan” yöneticilerin ihtiyaç
duyduğu veriyi ihtiyaç duyduğu türde ve
formatta toplamak, işlemek ve bilgi haline
dönüştürerek vermektir.
 O nedenle, büro işleri “hizmet işi” değil “bilgi işi”
olarak değerlendirilmektedir. Büro çalışanları
da “personelden” ziyade “bilgi işçisi” olarak
nitelendirilmektedir. Büro faaliyetleri, örgütün
asıl işlevleri olan planlama, örgütleme,
kadrolama, yöneltme ve denetim faaliyetlerinin
yanında ikincil nitelikte çalışmalardır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
BÜROLARIN FAALİYETLERİNİN DEĞİŞİMİ


Büro faaliyetlerinin ikincil nitelikte olması bunların
yardımcı ve kolaylaştırıcı nitelikteki işler
olmasından kaynaklanmaktadır. Ancak bugün
bürolarda yapılan işler ikincil olmaktan çıkmıştır.
Hatta çağdaş bürolar, örgütün temel faaliyetlerini
yürütecek şekilde çalışmalarını planlamaktadır.
İnsan kaynakları yönetiminin
gelişmesi, bilginin bir sektör
olarak metalaşması (alınıp
satılabilmesi) büro faaliyetlerinin
temel işi haline gelmiş ve klasik
dönemlerde yapılan büro
faaliyetleri gelenekselleştirmiştir.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
GELENEKSEL BÜROLARIN ÇAĞDAŞ BÜROLARA DÖNÜŞTÜRÜLMESİ
 Hizmet
ve mal üretiminin otomasyona
dayalı olarak yapılması nedeniyle
günümüzdeki çağdaş bürolar, bilgi
teknolojilerini kullanarak bilgiyi işleyen,
depolayan ve hizmete sunan kuruluşlar
olarak 21.yüzyılda yerlerini almışlardır.
“Büro otomasyonu” şeklinde de ifade
edilen bu işlemler, bilgisayar sistemleri,
modemler, terminaller (networks) ve email gibi araçlarla gerçekleştirilmektedir.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
GELENEKSEL BÜROLARIN ÇAĞDAŞ BÜROLARA DÖNÜŞTÜRÜLMESİ
 Hizmet
ve mal üretiminin otomasyona
dayalı olarak yapılması nedeniyle
günümüzdeki çağdaş bürolar, bilgi
teknolojilerini kullanarak bilgiyi işleyen,
depolayan ve hizmete sunan kuruluşlar
olarak 21.yüzyılda yerlerini almışlardır.
“Büro otomasyonu” şeklinde de ifade
edilen bu işlemler, bilgisayar sistemleri,
modemler, terminaller (networks) ve email gibi araçlarla gerçekleştirilmektedir.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
GELENEKSEL BÜROLARIN ÇAĞDAŞ BÜROLARA DÖNÜŞTÜRÜLMESİ

Çağdaş Bir Büronun Yapısı;
 Geniş bir alana yerleşmiştir.
 Çok sayıda personeli vardır.
 Çalışanların eğitim düzeyleri yüksektir.
 Çağdaş makinalar ve teknikler kullanılır.
 Yüksek beceri ve uzmanlık gerektirir.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
GELENEKSEL BÜROLARIN ÇAĞDAŞ BÜROLARA DÖNÜŞTÜRÜLMESİ
Kaynak: Brealey: 1982, 14; Benligiray ve diğerleri: 1991, 9.
Büronun Yapısı
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
« Eğer bir işletmenin organizasyonu zayıf ve
yönetimi yetersiz ise, o işletmede hiçbir
şeyin doğru gitmesi beklenemez. »
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ
Üniversitesi
GELENEKSEL BÜROLARIN ÇAĞDAŞ BÜROLARA DÖNÜŞTÜRÜLMESİ
 Destekleyici
duvarlar, finansal kontrol
ve üretim kalitesidir. Eğer bu duvarlar
zayıf ise, tüm yapı çökebilir. İşletmenin
bütün faaliyetlerini destekleyecek geliri
sağladığı için pazarlama koruyucu
çatıyı oluşturur. Çünkü bir işletmenin
yaşamını sürdürebilmesi, büyük ölçüde
üretime ve ürettiği mal ve hizmeti
pazarlayabilme başarısına bağlıdır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
GELENEKSEL BÜROLARIN ÇAĞDAŞ BÜROLARA DÖNÜŞTÜRÜLMESİ
 Destekleyici
duvarın ve koruyucu
çatının ayakta kalabilmesi için ara
katlardaki tüm bölümlerin işlevlerini
tam olarak yerine getirmesi gerekir.
Ara katlardaki işlevlerin tümü de büro
hizmetlerinden oluşmaktadır.
Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | [email protected] | Uludağ Üniversitesi
Download

BÜRO YÖNETİMİ Öğr. Gör. Ercan KOÇOĞLU www.ercankocoglu