ZAMAN YÖNETİMİ
Prof.Dr.Nilüfer Sezer
İ.Ü.İletişim Fakültesi
20 Temmuz 2015
İ.Ü.Kongre Kültür Merkezi 2 AB
Konferans Salonu
Bir gün üniversitede işletme okuyan bir grup
öğrenci, zaman yönetimi uzmanı hocalarından
ummadıkları bir ders aldılar. Hocaları,
karşısında yarım daire halinde oturan öğrenci
grubuna “Evet! Şimdi ders zamanı! diye
seslendi... Masanın altından çıkardığı geniş
ağızlı büyükçe bir küpün içine, yine masanın
altından çıkardığı yumruk büyüklüğündeki taşları
dikkatli biçimde koymaya başladı. Küp ağzına
kadar dolup da daha fazla taş alamayınca,
“Küp doldu mu?” diye sordu. Sınıftaki herkes
birlikte bağırdı: “Evet!”
“Öyle mi?” diye
karşılık verdi zaman yönetimi uzmanı. Masanın
altından bir kova çakıl taşı çıkardı. Küpü önce
sallayıp daha sonra içine çakıl taşlarını koydu.
Küpü tekrar salladı. Böylece küçük taşlar büyük
taşların arasında kendilerine yer buldular. Ve
aynı soruyu bir kez daha sordu: “Küp şimdi
doldu mu?”
Sınıftaki öğrenciler, uzmanın ne yapmak
istediğini yavaş yavaş anlamaya başlamışlardı.
İçlerinden birisi “Herhalde hayır!” diye
cevapladı...
“Güzel” dedi uzman ve masanın altından bu
defa bir kova kum çıkardı. Kumu küpe
boşaltmaya başladı. Kumlar büyük taşlarla çakıl
taşlarının arasındaki boşlukların hepsini
doldurdu. Sorusunu bir defa daha
sordu:
“Küp doldu mu?” Öğrenciler bir
ağızdan “Hayır” diye bağırdı. Bir defa daha
“Güzel” dedi ve masanın altından bir sürahi su
çıkardı ve küpe ağzına kadar su doldurdu.
Küpün artık tamamen dolduğu
söylenebilirdi. Hocaları öğrencilere dönüp
sordu:
“Bu örnek bize neyi gösteriyor?”
Çalışkan bir öğrenci elini kaldırdı ve çıkardığı
dersi özetledi: “Programınız ne kadar dolu
olursa olsun, gerçekten gayret ederseniz, o
programa birkaç şey daha ilave
edebilirsiniz.”
“Hayır” dedi uzman. “Bu
örneğin bize öğrettiği şey şu: Eğer büyük
taşları önce koymazsanız, bir daha asla
koyamazsınız.”
Peki ya “sizin hayatınızdaki
‘büyük taşlar’ ne? Öncelik sıralamanızda ilk
sırayı ne teşkil ediyor?
"İşte o büyük taşlar ne ise, hayat küpünüze
önce onları koyun.”
Zaman; Yerine konması, döndürülmesi,
yenilenmesi, depolanması, satın alınması olanaklı
olmayan bir kaynaktır.
Zaman yönetimi, planlama/karar verme,
uygulama ve denetleme süreçlerinden oluşan
sürekli bir döngüdür.
Hepimizin
haftada 168 saati var,
siz bu saatleri nasıl
değerlendiriyorsunuz?
Zamanın yetmediğini, işimizin çok olduğunu söyler
yakınıp dururuz.
Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne
yaparız?
ZAMANIN ÖNEMİ
BİR SENE’nin değerini anlayabilmek için
sınıfta kalan bir öğrenciye sorun.
BİR AY’ın değerini anlayabilmek için,
prematüre bir bebek dünyaya getiren bir
anneye sorun.
BİR HAFTA’nın değerini anlayabilmek için
haftalık bir derginin editörüne sorun.
BİR SANİYE’nin değerini anlayabilmek için,
bir kazayı kılpayı atlatan bir adama
sorun.
BİR MİLİSANİYE’nin değerini anlamak için,
olimpiyatlarda gümüş madalya alan
sporculara sorun.
72 yıl yaşayan bir insan;
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
21 yıl uyuyarak,
14 yıl çalışarak,
7 yıl kişisel bakım faaliyetleriyle
uğraşarak,
6 yıl yemek yiyerek,
6 yıl seyahat ederek,
5 yıl kuyrukta bekleyerek,
4 yıl öğrenerek,
3 yıl toplantılara katılarak ,
2 yıl arayıp kendisini bulamayanları
arayarak,
1 yıl kayıp eşyaları arayarak,
3 yıl diğer faaliyetler.
BİR SAATLİK ZAMANIN DEĞERİ
Nereye gidiyor?
1. Netleşmemiş hedefler,
2. Planlamada yapılan hatalar,
3. Plansızlık,
4. Önceliklere gerekli önemi verememe,
5. Sürekli erteleme,
6. Öze inememe,
7. Ayrıntılarla fazla uğraşma,
Objektif zaman; Ölçülebilen ve
gözlenebilen saat zamanıdır.
Sübjektif zaman; Ölçülmesi ve
değerlendirmesi zor bir zamandır.
Ortalama bir insan ömrü aşağı
yukarı iki yüz bin (200.000)
planlanabilir saatle sınırlıdır.
İktisadi olarak yapılan
araştırmalara göre, bir insan
toplam iş görebilme gücünün
ancak % 30 – 40'ını
kullanabilmektedir.
Peki geriye kalan %60
civarındaki iş görebilme gücü
nereye gidiyor?
Zaman nedir?
Zaman sahip olduğumuz
en önemli ve değerli
hazinedir. Her ne kadar;
Vakit nakittir, Time is
money veya Zeit ist Geld
diyerek tüm dünya
insanları zamanı parayla
eş tutsalar da, aslında
zaman paradan önemli ve
değerlidir.
ZAMAN çok değerli bir
sermayedir.
ZAMAN mutlak kardır.
ZAMAN satın alınmaz.
ZAMAN saklanmaz ve
depolanmaz.
ZAMAN çoğaltılamaz.
ZAMAN kesinlikle bir daha geri
gelmemek üzere akıp gider.
Doğan her yeni gün, kişi için
karşılıksız ve geri ödemesi
olmayan yüz milyarlarca kredi
değerindedir.
BİR İŞ GÜNÜMÜZÜ NASIL HARCARIZ ?
İş ve çalışma zamanımızın kontrol genel olarak
üç ana noktada toplanır.
A - AMİR :Çalışma zamanımızın önemli bir
kısmı amirimizin kontrolü altındadır. Bu süre
içerisinde onun verdiği işleri yapar ve onun
direktiflerini yerine getiririz.
B-SİSTEM :Çalışma zamanımızın bir bölümünü
de çalışma düzenimiz. (Kurum hiyerarşisi ) alır.
C-KENDİMİZ : Nihayet, çalışma zamanımızın
bir bölümünü de doğrudan kendimiz kontrol
ederiz.
Ne yapacağımıza, nasıl yapacağımıza, ne zaman
hangi sürede yapacağımıza kendimiz karar
veririz.
BOŞ DURMAYIP BİR İŞ
YAPIYOR OLSANIZ BİLE,
O ANDA YAPILACAK DAHA
ÖNEMLİ BIR İŞİNİZ VARSA
ZAMANINIZI BOŞA
HARClYORSUNUZ
DEMEKTİR...
NE YAPTIĞIMIZ DEĞİL, NE
İÇİN YAPTIĞlMIZ
ÖNEMLİDİR.”
PARETO KANUNU






80:20 olarak bilinen bu teori yalnız rasyonel
zaman yönetimi için değil, değişik bilimsel
alanlarda da geçerlidir. Bu teoriye göre, örneğin
Ciromuzun % 80' nini müşterilerimizin % 20’si
sağlar.
% 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur.
Gazetenin % 20'si haberlerin % 80' nini
oluşturur.
Toplantı zamanının % 20 'si kararların % 80’nini
doğrudan etkiler.
Masa üstü çalışmanın % 20’si işteki başarının %
80’nini sağlar.
80:20 kuralı ilk defa İtalyan ekonomist Vilfredo
Pareto tarafından 19. Y.Y da ortaya atılmıştır.
Burada önemli olan mesleki ve özel alanda
hedefleri tespit edip bunlara ulaşabilmek için bu
kuralı göz önünde tutarak gerekli çabayı sarf
etmektir.
İŞ VE ÖZEL YAŞAMDA BAŞARILI OLMAK İÇİN ERİŞMEK
İSTEDİĞİNİZ TÜM MESLEKİ VE ÖZEL HEDEFLERİNİZİ
AÇIK VE NET OLARAK BELİRLEYİN !
ULAŞMAK İSTEDİĞİNİZ HEDEFLER
1- Mesleki ve kariyer hedefleriniz :
...........................................................................
Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu
tedbirler :
...........................................................................
2- Arzuladığınız diğer kişisel ve özel hedefler :
...........................................................................
Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu
tedbirler :
...........................................................................
3- Yaşam hedefiniz :
...........................................................................
Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu
tedbirler :
...........................................................................
ZAMANI PLANLAMANIN KAZANDIRDIĞI AVANTAJLAR












Mesleki ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaşma
Gerçekten önemli işlerimiz ve hedeflerimiz için zaman kazanma
Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına sağlıklı bakma
Unutmayalım ki en önemli planlama prensibi yazılı
faaliyetlerdir.
Yalnız akılda kalan planın ana hatları ve hatta tamamı
unutulabilir.
Yazılı planlar zihnin yükünü hafifletir.
Yazılı bir plan kişinin işe karşı olan motivasyonunu yükseltir.
Onu işinde daha etkin kılar.
Yazılı plan sayesinde, belirlenen hedeflerde daha az sapmalar
olur,
Konsantrasyon artar, güç görünen işler zamanında biter.
Gün bitiminde halledilmemiş işler gözümüzden kaçmaz, kontrol
kolaylaşır.
Yapacağınız günlük planlar sayesinde başarı artar, önemli
işlerinizi engelleyen ıvır zıvır işleri ikinci plana atabilirsiniz.
Yazılı yapılan günlük planlarınız, önce veya sonra yapılan ya da
bitmemiş işlerinizi takip etmenizi kolaylaştırır, gerekli tedbirleri
almanızı sağlar.
ZAMAN BÜTÇESİ
Etkili bir zaman bütçesi yapabilmek için en
azından aşağıdaki hususlara dikkat etmek
gerekir.







Zamanınızı bütçeleyin fakat belirli ölçülerde
toleranslı olsun.
Olmayacak işlere vakit harcamayın
Yardımcılarınızdan ve elemanlarınızdan etkin bir
şekilde yararlanmayı bilin
Kendiniz ve birlikte çalıştığınız insanların özel
sorunlarına gereğinden fazla zaman ayırmayın
Açık kapı politikanızı sınırlandırın
İşi bitirdiğinizde bırakmayı bilin
Mali bütçede olduğu gibi zaman bütçesinde de
kayıt tutun.
YEDEK ZAMANINIZ OLSUN
Hiç bir zaman herşey planladığımız gibi aynen
gerçekleşmez. Bu nedenle çalışma süremizin, ortalama %
60 kadar kısmını planlamamız doğru olacaktır.
Zamanımızın % 100'ünü veya buna yakın oranını
planlamamız önceden tahmin edilemeyen, süreleri
bilinmeyen durumlar nedeniyle imkansızdır. Bu nedenle bu
durumlar için yedek zaman ayırmalıyız.
Zamanımızı planlarken 3 ana kategoride değerlendirmeliyiz.
A- % 60 planlanmış işler için,
B- % 20 planlanmamış aniden çıkan, zaman çalan durumlar
için,
C- % 20 sosyal faaliyetler ( çeşitli özel durumlar)
KİŞİNİN GÜN BOYUNCA SAHİP OLDUĞU
İŞ GÖRME GÜCÜ
Her insanın kendine özgü yaşam
alışkanlıkları vardır; beslenme sosyal
ilişkiler, uyku düzeni, çalışma koşulları
vs. gibi.Bütün bu bireysel farklara
rağmen her insanın doğal yaşam
ritminde ortak olan teme! özellikler
vardır. Bu özelliklerden biride bilim
adamlarınca yapılan araştırmalara
göre, bir insanın 24 saat boyunca iş
görme güçlerinin yani randımanlarının
ortak bir ortalama grafiğe sahip
olmalarıdır.
ÖĞLE ÖNCESİ
ÖĞLE
ÖĞLE SONRASI
AKŞAM
GECE
+
50
İ
Ş
G
Ö
R
M
E
0
G
Ü
C
Ü
50
6
8
10
12
14
16
18
20
22
24 SAATİN DAĞILIMI / BİR GÜN
24
2
4
Zamanı yönetebilmek
yaşamı kontrol
edebilmektir.
Zaman yönetimini
başarabilmek için;
1.
Kontrol edebildiğimiz
olayları planlamak,
2.
Kontrol edemediğimiz
bizim dışımızdaki olayları
yönetebilmek.
Çok önemlidir.
Adamın biri ormanda dolaşırken bir ormancıya
rastlar. Ormancı bütün gücüyle henüz yeni kesilmiş
olan bir ağaç kütüğünü parçalarına ayırmakla
meşguldür.
Adam ormancıya yaklaşır ve ormancının kan ter
içinde, kör bir testereyle işini yapmaya çalıştığını
görür ve dayanamaz:
“Affedersiniz, testereniz kör ve siz hala kütüğü
kesmeye, parçalamaya çalışıyorsunuz.
HİÇ TESTERENİZİ BİLEMEYİ DÜŞÜNDÜNÜZ
MÜ?”
Bunun üzerine ormancı sinirlenerek adama döner ve
“Bunun için hiç zamanım yok, bir an önce işimi
bitirmek zorundayım, lütfen bana engel olmayın”
diye söylenir.
TESTERENİZİ NE ZAMAN BİLEMEK
İSTİYORSUNUZ ?
Zaman Yönetimi
Yaklaşımları








Düzen Yaklaşımı
Zamana Sahip Çıkma Yaklaşımı
Başarı (Hedef) Yaklaşımı
Abc Yaklaşımı
Covey’in Zaman Yönetimi
Yaklaşımı
Teknoloji (Sihirli Araç) Yaklaşımı
Beceri Yaklaşımı
İyileştirme (Özbilinç) Yaklaşımı
Düzen Yaklaşımı
(Kendini Toparla
Yaklaşımı)
1.
2.
3.
Zaman Yönetimi sorunlarının
kaynağı, düzensizliktir
Zamanı etkili kullanma yolu,
düzenli olmaktır.Bu amaçla
Nesneler
Görevler
İşgörenler düzenlenmelidir...
Zamana Sahip Çıkma Yaklaşımı
1.
2.
Zaman akıp gitmektedir...
Zamana sahip çıkmak ve onu
kullanmak gerekir.
Kendini yalıtmak
Yetki devretmek
Başarı (Hedef) Yaklaşımı
Amacın ortaya konulmuş
olması zamanı etkili
kullanılmasını sağlar
Kısa erimli amaç koyup ,
kendini ve süreci denetle ve
değerlendir...
Abc Yaklaşımı
İşler öncelik sırasına
konularak yapılırsa, zaman
akılcı kullanılmış olur
A: Birincil öncelikli
ertelenemez
B: Orta derecede önemli
ertelenebilir
C: Sonraya bırakılabilir
yapılmaması durumunda zarar
doğurmayan işler
Covey’in Zaman Yönetimi Yaklaşımı





Zamanın etkili kullanılması,
önceliklerin ve önemliliklerin
(değerlerin) tercih edilmesi
ve sıralanmasıdır
Öncelikli olana önem verme
Önemli olana öncelik verme
SAAT ----- randevu ve
işleri
PUSULA ---- vizyon, misyon
Zaman yönetimi sorunu,
SAAT ve PUSULA
uyumsuzluğunda doğar ...
Teknoloji (Sihirli Araç) Yaklaşımı
Doğru araç ve gereçler
zamanın etkili ve verimli
kullanılmasını sağlar...
Ajanda, takvim, bilgisayar vb
araç ve gereçler kullanılarak
zaman kazanılması amaçlanır
Beceri Yaklaşımı
1.
2.
3.
4.
5.
Zamanı yönetmek,
Doğru karar verme
Amaç belirleme
Planlı iş yapma
Öncelikleri sıralama
Akılcı yetki devretme gibi
becerilere sahip olmayı
gerektirir. . .
İyileştirme (Özbilinç) Yaklaşımı
Zamanın etkili
kullanılamaması, çevreye
yenik düşme ve
mükemmeliyetçi olmaktan
kaynaklanır
Psikolojik ve sosyolojik
engelleri kaldırmak
Mükemmeliyetçilikten
kaçınmak ...
ZAMANIN ETKİLİ
KULLANIMINI ETKİLEYEN
UNSURLAR
o
ZAMAN TUZAKLARI
o
ZAMAN KAYBETTİRİCİLER
o
TOPLANTILAR
Zaman Tuzakları

















Plânsızlık
Ertelemek
Kendini gereğinden fazla işe adamak, işkolik olmak
Aynı anda birçok işle uğraşmak
Teknolojiyi etkili kullanamama
Aşırı titizlik
Sohbet severlik
Acelecilik
Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma
Rutin ve gereksiz işler, Gereksiz telefonlar
Açık kapı politikası (hayır diyememek)
Gereksiz telefonlar
Gündemsiz ve verimsiz toplantılar
Kararsızlık
Yetki verememek, devredememek
Dağınık masa ve büro düzeni
Önem, öncelik ve aciliyet sorunları
Planlama Kısıtlı Zamanın Stresinden
Kurtulmanın Anahtarıdır.
Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında
bitmemekte ve bunun sonucunda işleri
planlamaya zaman kalmamaktadır.
Planlamada Beş Yaygın Bahane
1. Plan yapmaya vaktim yok.
2. Neler yapmam gerektiğini zaten biliyorum.
Neden plan yapmaya zaman harcayayım.
3. Plan yapmak bana fayda getirmiyor. Günüm çok
fazla bölünüyor.
4. Uzun bir iş listem olduğunda kendimi kısıtlanmış
hissediyorum.
5. Doğru dürüst plan yapmayı bilmiyorum.
Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin
temelidir.
Yönetim planlamayla başlar.
Ve en önemli aşamadır...
Öncelikler Belirleyememek
ve Sıraya Koyamamak






Hoşlandığımızı
Çabuk bitecek olanı
Kolay olanı
Bildiğimizi
Acele yapılanı
Başkalarının
isteğini
Hoşlanmadığımızdan
Uzun sürecek
olandan
Zor olandan
Bilmediğimizden
Önemli olandan
Kendi seçtiğimizden
YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR...
Her yerde olmaya çalışan, hiçbir yerde
olamaz.
Dikkatini ve enerjisini birçok iş arasında
dağıtan, başarısızlığın kapısını aralamış
olur.
.
Bireysel Zamanı Etkin Kullanma
Yöntemleri:Ertelemekten Kaçının





Erteleme kişinin kendisinin yarattığı en sık
görülen zaman tuzağıdır.
Ertelemeciliğin 2 çeşidi vardır: Ertelenenlerin
farkında olunduğu “bilinçli erteleme” ve
farkında olunmadan yapılan “bilinçsiz
erteleme”.
Bilinçli erteleme, tanınması ve belirli önlemler
alınması en kolay ertelemedir. Bilinçsiz
erteleme ise biraz daha zorludur; çünkü
kendimizi onu yaparken yakalamamız gerekir.
Ertelemenin iki şeklinin de fırsat maliyeti
yüksektir.
Erteleme alışkanlığını yenmek için her bir iş
için son tarih saptamak, en tatsız işi en önce
yapmak, işi oyun haline getirmek gerekir. Bir
ödül saptamak da işi kısa sürede bitirmeye
teşvik edebilir.
Ertelemenin Önüne Geçmeye İlişkin Yöntemler





Salam veya dilimleme tekniği: Önemli ve büyük
işlerin daha küçük parçalara bölünmesi, her bir
parçanın tek tek ele alınarak sonuçlandırılması.
Bilanço tekniği: Bütün lehte ve aleyhteki
noktaları ortaya koyup onlardan güç alarak
hareket etmeyi gerektirir. Özellikle karar alma
durumunda, karara destek olacak bilgileri
toplamada bu yöntem çok yararlıdır.
Erteleme çekmecesi tekniği: Zor gelen işlerinize
ait evrakların tümünü bir çekmeceye koyup,
işlerin zamanı geçinceye kadar orada bırakmayı
gerektirir.
Ödül tekniği: İşi tam ve duyarlı biçimde yerine
getirdiğinizde, kendi kendinize bir ödül vaat
etmenizi gerektirir.
Komite tekniği: Önemli kararları ve işleri
başkalarıyla birlikte almayı gerektirir. Böylece
kişi ağır sorumluluk duygusundan ve onun
yarattığı stresten kurtularak erteleme
nedenlerini geride bırakır.
ERTELEMEK
Erteleme alışkanlığı en önemli zaman
yönetimi tuzaklarından birisidir.
Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle
uğraşmaktan alıkoyan erteleme;
Kişinin kariyerini yıkabilecek,
mutluluğunu bozacak ve hatta
yaşamını kısaltacak, her alanda
başarıyı önleyen, gizli gizli
zarar veren bir alışkanlıktır.
Fazla İşe Kendini
Gereğinden Fazla Adamak
İşlerimizi verimli bir şekilde
yapabilmemiz için fiziksel ve
zihinsel olarak zinde
olmalıyız. Bu da ancak düzenli
bir çalışmayla olur.
Kendini gereğinden fazla işe
adayan insanların, ailesine,
spora, gezmeye ve diğer
sosyal faaliyetlere ayıracak
zamanları yoktur.
Fazla İşe Kendini
Gereğinden Fazla Adamak
Plansız iş yaptıkları için işe
yaramayan işler işkolik
insanların zamanında önemli
bir yer tutar.
En kötü zaman tüketicileri
çoğunlukla en çok ve en uzun
çalışıyor görünebilirler.
Ancak çok etkili değildirler.
Çünkü bunlar zamanlarını iyi
yönetmezler.
ACELECİLİK
Bazı insanlar zaman
baskısından hoşlanırlar.
Bunlar aceleci tavır
takınarak kendilerini
sürekli bir şeyler
yapmak zorunda
hissederler.
Bunlar “A tipi kişilik”
olarak adlandırılırlar.
Aceleci tavır zaman
yönetimine ters düşer.
Aceleci Olmayın
İşleri zamanında yapıp, acele etmemek için
alınması gereken önlemler:






Ana işleri önce yapın,
Planlama ve değerlendirme için kendinize günlük
düşünme zamanı ayırın,
İşin nasıl yapılacağına karar vermeden önce, ne
elde etmek istediğinizi başlangıçta açık olarak
ortaya koyun,
İş sırasında küçük çalışma boşlukları bulduğunuz
herhangi bir anda, şahsi takviminiz üzerinde
çalışın,
Uyarı ve heyecan kotanızı olumlu şekilde
doldurun,
İşlerin son saati yerine, işleri uygun zaman
dilimlerine bölün ve her bir dilimi kendi saatinde
bitirin.
Kırtasiyecilik ve Verimsiz
Okuma
Çalışma masalarının üzerinde o an
çalışılan konuyla ilgisi olmayan değişik
şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin
yavaşlamasına neden olur.
Rutin ve Gereksiz İşler
Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya
ilişkin bir fikri olmayan vasıfsız kişiler
tarafından yapılacak hale getirilmesi
rutin işlerdir.
Gündemsiz ve Verimsiz
Toplantılar
Yapılan her türlü toplantı
zaman alıcıdır. Sorun,
Gündemi belirlenmeden yapılan,
Normal süresini aşan ve
Amacına ulaşmayan
toplantılardır.
Kararsızlık
Zaman ve para kaybına neden
olduğu gibi, moralsizliğe de yol
açar.
Toplantının Yararları
•
İş arkadaşlarınızla muhabbet edebilirsiniz
•
Dilediğiniz kadar çay içebilirsiniz
•
Rahatsız edilmeden uyuyabilirsiniz
•
Karar vermemenin hazzını yaşarsınız
•
Anlamsız karalamalar yaparsınız
•
Bir daha hiç bakmayacağınız notlar alırsınız
•
Kendinizi önemli hissedersiniz
•
İş arkadaşlarınızın canını sıkarsınız
Toplantıda Yönetim
Yetersizliği
•
Görüş farklılıklarını yakalama ve ilerlemeleri bir
sonuca bağlama konusunda rehberlik
edememek.
•
Değişik bakış açılarını merakla takip etmemek.
•
Tartışmaları kontrol edememek.
•
Toplantıyı uygun bir şekilde sonlandıramamak.
•
Kayıt tutmamak.
Toplantıda Yapısal Yönden
Eksiklik
•
Katılımcıların gerekli bilgileri önceden
edinemedikleri için toplantıya hazırlıksız
gelmeleri.
•
Toplantının zamanından önce sona erdirilmesi.
•
Diğer konular hiç gündeme getirilmezken, aynı
başlık üzerinden defalarca geçilmesi.
•
Toplantının amacı ve insanların orada olma
nedeni konusunda belirsizlik.
Etkili Bir Toplantı İçin
TOPLANTI ÖNCESİ
•
Gündemin hazırlanması
•
Zamanın planlanması
•
Katılımcıların bilgilendirilmesi
•
Ortamın hazırlanması
gereklidir.
Katılımcıların, konu ile “ilgili” veya “bilgili”
olmasına dikkat edilir.
Katılımcı sayısı belirli bir sınırda tutulmalıdır.
Sorun çıkaran tipler, ya toplantıya
çağırılmamalı ya da bunlara karşı önlemler
alınmalı.
Hayır
Diyememek...
Eğer
ilgilenebileceğinizden
fazlasını üstlenirseniz,
kaliteniz zarar
görecektir
YANLIŞ
DÜŞÜNCELER
Her şeyin
nerede olduğunu
biliyorum
Ben zaten çok
düzenli bir insan
değilim
İşimi gayet
güzel yapıyorum
Dağınık masa;
ya, sen ona bak
Yorgunluk
Verimsizlik,
Baş edememe hissi,
Stres ve hakimiyet
yoksunluğu oluşturur,
Ayrıca yaşamınızı
kısıtlar.
Ne kadar zeki
olduğumun bir
göstergesi değil
mi?
Bu kadar
dağınıklık içinde
bu başarı çok
çalıştığımın
göstergesi



Başkalarından önce kendimizi
yönetmeliyiz.
Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün
püf noktasıdır.
Bu zaman konusunda etkili alışkanlıklar
kazanmak ve bunları uygulamaktır.
ZAMAN
KAYBETTİRİCİLER

Düzensizlik

Hayır diyememek

Gecikmeler

Sürprizler

Aksaklıklar

Beklenmedik ziyaretçiler

Dedikodu

Gereksiz titizlik

Kahve sohbetleri
Gecikmelerle Mücadele






Bitirme tarihini belirleyin.
İlk önce sıkıcı olan işi yapın.
Şimdi yapın!
Ödüllendirme sistemi kurun.
İşleri küçük bölümlere ayırın.
Sizi uyaracak biriyle anlaşın.
Zamanı İyi Kullanmanın Üç
Yolu
1.
Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri
bırakmak.
2.
Yaptığınız işte daha etkin olmak.
3.
Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha
bulmak
Zamanı İyi Değerlendirmenin
Bize Kazandıracakları
Kariyer planlaması
 Okumak
 İletişim
 Dinlenme
 Düşünme

Öncelikle Olağan Bir
Günümüzü Not Etmeliyiz




En azından her yarım saat için
faaliyetlerinizi kaydedin. Detaylı olsun.
Örneğin ziyaretçilerinizin isimlerini
yazın. Süreyi ve sohbet konusunu
kaydedin.
Her faaliyet hakkında yorum yazın.
Bazı şeyler her zamankinden uzun mu
sürdü? Niçin? Yarıda mı bırakmak
zorunda kaldınız?
Günün sonunda harcanan zamanı
toplayın ve yorumunuzu da ekleyin.
En iyi zaman;

Kendimize bir enerji çemberi
çizmeliyiz.

Günün en iyi ve en verimli zamanını
belirlemeliyiz.
%100
En iyi zaman
0
8:00
Öğle
17:00
Öncelik Sırasına Koymak

Kesinlikle
yapılmalı

Yapılmalı

Yapılması iyi olur
Önceliklerin planlanması
Önceliklerin belirlenmesi
Etkinliklerin planlanması
Yapılan planın uygulanması
Çalışma sırasında
kesintilerin önlenmesi
Zamanın doğru etkinliklere
yönlendirilmesi
Zamanın günlük
programlanması
Uygun bitiş süreleri
belirleyin.
Öncelikleri Belirlemedeki
Kriterlerimiz

Karar

Görecelik

Zamanlama
Alfabetik Kodlama
A: Bugün yapılması şart
ve gerekli olanlar
B: Bugün yapılması
gerekenler
C: Bugün yapılabilirler.
Renklerle Kodlama
Acil işler için kırmızı
Daha az önemli olanlar
için sarı
Çok önemli olmayan iler
için ise yeşil tercih
edilebilir.
1. Sorumlulukları,
öncelikleri ve
amaçları belirleyin.
2. Gereksiz yere
uygun olmayan
faaliyetleri eleyin.
Zirve
enerji zamanınızı
optimum kullanın.
Olabildiğince
dağıtım
yapın.
3. Haftalık ve günlük
zamanı kullanmanızı
planlayın ve
programlayın.
Beklenmedik
olaylar için
boşluk bırakın.
Engellerin çoğunu
olabildiğince
Eleyin ya da azaltın.
63
Acil ve Önemli İşleri Ayırt Edin



Asıl amaçtan uzaklaşmadan bir
işin ne kadar süre
geciktirilebileceğinin
belirlenmesine “acillik
değerlendirilmesi” denir.
İşin aciliyeti zaman faktörünün
ne denli kritik unsur olduğunu
göstermektedir.
Yaptığınız işlerin asli
hedeflerinize ulaşmanızdaki etkisi
o işin önemini gösterir.
Önemli işler; “evliya” gibidir. Saygın, saygılı, sessiz
ve sadedirler. Mütevazı olmayı ve arka planda
kalmayı severler. Kendilerini fark ettirme gibi bir
dertleri yoktur.
Acil işler ise, “reklâm budalası” gibidir. Cazgır ve
arsız. Kendini göstermeye ve ilgi odağı olmaya
çalışırlar. Gerçekte önemsizdirler, ama etrafa
saçmaya çalıştıkları ışığın, gözleri kamaştırmasından
bu anlaşılmaz.
Önem ve Aciliyet
Ö
N
E
M
L
İ
ÖNEMLİ
ÖNEMLİ
2
1
ACİL DEĞİL
ACİL
ÖNEMSİZ
ÖNEMSİZ
4
3
ACİL DEĞİL
ACİL
ACİL
ÖNEMLİ
Bu işler acil
olmamasına
rağmen, onları
ertelemeye
çalışmamalıyız
Bu tür işlere ve
durumlara
düşmekten özel
çaba harcamalıyız
ACİL DEĞİL
Bu işleri yapmak için
yeterli vakti mutlaka
ayırmalıyız
Bu karedeki işlere
lüzumundan fazla
vakit
harcamamalıyız
ACİL
Etkili Planlama
1.
2.
3.
4.
5.
Hafta boyunca yapmak istediklerinizi
listeleyin ve öncelik sırasına dizin.
“Günlük Yapılacaklar” listesini
önceliklerine göre hazırlayın.
Listenizin başındaki işlere büyük bir
dikkatle yaklaşın.
Başladığınız işi bir kerede
tamamlayın.
“Zamanınızı en iyi şekilde nasıl
değerlendirebilirim?” diye kendinize
sorun ve uygulayın.
GARFIELD
KURALLARI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Canlılar yorgun doğar, dinlenmek için
yaşar.
Çalışmak yorar.
Yarın yapabileceğin işi bugün yapma.
Bugünün işini yarına bırakma,
erteleyebileceğin kadar ertele.
Dinlenen birini görünce, ona eşlik et.
Oturmak mümkünse ayakta durma,
yatmak mümkünse oturma.
Çalışma isteği gelince, hemen bir
yere otur ve geçmesini bekle.
Tembellikten kimse ölmemiş.
İş Zamanını Etkin Kullanma
Yöntemleri: İletişim Araçlarının
Etkin Kullanımı
Telefon hem en çok zaman kazandıran
hem de en çok zaman tuzağı oluşturan
araç olabilir. Yönetici telefon
aramalarında zaman tuzağına düşmemek
için şunlara dikkat etmelidir:





Önce kiminle konuşacağını sekretere
söylemeli, bu kişinin olmadığı durumlarda
aynı bilgiyi verecek kişinin olup olmadığını
saptamalıdır,
Konuşulacak konular kısaca not edilmeli,
Konuyla ilgili dosya varsa, el altında
bulundurulmalı,
Telefon üç defadan çok çaldırılmamalı,
istenilen kişiye ulaşıldığında kimlik ve konu
belirtilmeli,
İstenilen yanıt anında alınamıyorsa,
beklemek yerine, bir süre sonra tekrar
aranılacağı söylenerek telefon
kapatılmalıdır.
Telefon konuşmalarında zaman kaybetmemek
için yöneticinin uyabileceği bazı ilkeler şunlar
olabilir:







Nezaket sözlerini ve girişleri çok kısa tutun,
Cevaplarınızın kısa ve kesin olmasına özen
gösterin,
Sizi arayan kişinin ne söylediğini dikkatle
dinleyin, konuştuğunuz kişiye odaklanın,
Eğer mümkünse telefonlara cevap verme görevini
başkasına devredin,
Telefon yanında mutlaka kalem ve kağıt
bulundurun,
Sözcükleri olduğu kadar ses tonunun da dinleyin;
ses tonu size karşınızdakinin duyguları hakkında
ipucu verecektir,
Karşınızdakinin söylediği her şeyi duyduğunuzdan
emin olmak için telefonu en son siz kapatın.
Zaman yönetimine katkı
sağlayabilecek araçlar
Ses kayıt cihazı
 Çağrı cihazları
 Cep telefonları, özellikle Akıllı
Telefonlar
 Belgegeçer (Fax) cihazları
 Tablet
 Ipad
 Notebook, PC
Ve elbette İnternet

Sekretarya Hizmetlerinin Etkin
Kullanımı
Sekreter örgütsel zaman yönetimi açısından şunlara
dikkat etmelidir:








Yalnızca yönetici için değil, genel anlamda işletmenin
bütünü içinde gerekli bilgi akışını sağlayacak kadar,
iletişim araçlarından yararlanmayı bilmelidir.
Sekreter, yöneticisinin çalışma ilkelerine uygun olarak
zamanı düzenleyebilmeli ve program yapabilmelidir.
Sekreter, yöneticisinin hatırlatmasına gerek kalmadan,
programları başlatabilmeli, yürütüp, kontrol
edebilmelidir.
Sekreter, bazı sorunları yöneticiye getirmeden
çözebilecek insiyatif ve yeteneğe sahip olmalıdır.
Sekreter, yönetici masasının üzerinde uzun süre duran
evrakları, diğer yöneticilerin beklentilerin uygun olarak
düzenleyebilmeli ve diğer yöneticilerin elindeki bilgileri
de gerektiğinde toparlayabilmelidir.
Sekreter, çalışma saatine aldırmaksızın, işini
bitirinceye kadar her gün çalışabilmelidir. Zorunlu
olduğu zamanlarda, hafta sonları ve akşamları
isteyerek işte kalabilmelidir.
Sekreter, yöneticiye ihtiyaç duymadan günlük işleri ve
uygulamaları sürdürebilmelidir.
Sekreter, yöneticisi adına araştırma yapabilmelidir.
Sekreteriyle etkin bir işbirliği içinde
olma isteyen yöneticiler mutlaka
aşağıda belirtilen hususlara uymalıdır:






Sabahları kısa bir günlük toplantı yapın,
Sekreterini işleri üzerine alması için teşvik
edin,
Sorumluluk almayı özendirin. Onun güçlü
yönlerini kullanın,
Sekreterinizi destekleyin, sekreterinizin
düzen duyusuna güvenin,
Sekreterinizi sık sık yanınıza çağırmayın,
Sabah ve öğleden sonra görüşmelerinizi
sabit bir saate alın.
ÖZETLE
Zaman Akışının Farkında Olun
Zaman algısının ve zaman akışının
farkında olabilmek için zamanın;



Getirisi en yüksek, ancak ikamesi
olmayan tek sermaye olduğunun
bilincinde olunmalı,
Bireysel ve örgütsel verimliliğin ve
etkinliğin, zamanın etkin yönetiminin
bir sonucu olduğu bilinmeli,
Kişisel amaçlar için harcanan zamanın,
kişinin daha verimli zaman kullanmasına
katkıda bulunmalıdır.
Kendi Kendinize Söz Verin
Analiz Yapın
Planlama Yapın
Etkin ve Hızlı Okuma Teknikleri
Geliştirin
Enerji Periyotlarına Uyun
Aceleci Olmayın
Mükemmelci Olmayın
Büyük İşleri Uygun
Dilimlere Bölün
Bir İş Üzerinde
Durun ve
Tamamen Bitirin
Bir günün başarılı geçmesi için
uyulması gereken altın kurallar







Önce ana ve zorunlu işleri yapın,
Birbiriyle ilgili faaliyetleri
gruplandırın,
Büyük ileri elverişli dilimlere bölün,
Bir zaman tablosu kullanın,
Bir anda bir tek iş üzerinde durun,
İşi tamamıyla bitirin,
İşi şimdi yapın.
Yaratıcı Düşünme İçin “Özel Bir Mekan”
Ayırın
“Hayır”da Hayır Vardır
Dakikalardan Oluşan Hedefler Edinin
Zaman Çizelgesi Kullanın
Yapılacak İşlerin Listesini Çıkarın
KENDİMİZİ SINAYALIM

Enerjimin en yüksek olduğu zamanı biliyorum ve çalışmamı
buna göre planlıyorum.

Günlük “yapılacaklar” listesi hazırlıyorum.

Acelecilik huyumdan vazgeçiyorum.

Sorumlu olduğumdan fazla iş üstlenmiyorum.

İşlerimi önem ve aciliyetine göre planlıyorum.

Ani işler için zaman bırakıyorum.

Zamanımı öncelikler sırasına göre planlıyorum.

Dedikodu ve kahve sohbetlerimi uygun zamanlarda
yapıyorum

Masamı topluyorum!

Garfield’ ı örnek almaktan vazgeçiyorum.

Oyalanmaktan ve ertelemekten de vazgeçiyorum.

“Hayır” da diyebiliyorum.

Kendimi ödüllendiriyorum.
‘Çalışmadan,
öğrenmeden,
yorulmadan rahat
yaşamanın
yollarını aramayı
alışkanlık haline
getirmiş milletler;
Evvela
Haysiyetlerini,
sonra
Hürriyetlerini ve
daha sonra da
İstikballerini
kaybetmeye
mahkumdurlar.’
82
M.Kemal ATATÜRK
Başkalarının güç bulduğu
şeyleri yapmak YETENEK,
Yetenekli insanların
olanaksız gördüğü şeyi
yapmak ise DEHAdır.
ÖNERİLEN KAYNAKÇA
Zaman Yönetimi (Cd)
KURALDIŞI YAYINLARI,
Seslendiren : Nil Gün
Zaman Yönetimi
EZGİ KİTABEVİ,
Yazar : Prof. Dr. Zeyyat Sabuncuoğlu,, Dr. Muammer Paşa,
Herkes İçin Zaman Yönetimi
OPTİMİST YAYINLARI,
Yazar : Polly Bird,
Çevirmen : İbrahim Şener
Zaman Yönetimi
BETA BASIM YAYIM,
Yazar : Prof. Dr. Zeyyat Sabuncuoğlu,, Dr. Muammer Paşa,, Dr. Kurtuluş Kaymaz,
Zaman Yönetimi / Ünver Ünlü Bayramlı
Yazar : Öğr. Gör. Ünver Ünlü Bayramlı,
NOBEL YAYIN DAĞITIM,
Zaman Yönetimi (Cep Boy)
OPTİMİST YAYINLARI,
Yazar : Melissa Raffoni,
Çevirmen : Ahmet Kardam
Etkili Zaman Yönetimi
Yazar : John Adair,
BABIALİ KÜLTÜR YAYINCILIĞI,
Zaman Yönetimi
Yazar : Jane Allan,
HAYAT YAYINLARI,
Çevirmen : Yard. Doç. Dr. Mehmet Zaman Derleyici : Rahime Demir
Başarmak İçin Zaman Yönetimi
Yazar : Yaşar Değirmenci,
ZAMBAK YAYINLARI,
Zaman Yönetimi / Hasan Tutar
NOBEL YAYIN DAĞITIM,
Yazar : Kollektif ,
Derleyici : Doç. Dr. Hasan Tutar
Kişisel Zaman Yönetimi
Yazar : Marion E. Haynes,
ALFA YAYINLARI,
Çevirmen : Yaşar Bülbül
Zaman Yönetimi ve Yönetsel Zamanda Etkinlik
Yazar : Komisyon ,
GAZİ KİTABEVİ,
Boş Zaman Rekreasyon Yönetimi ve Örnek Animasyon Uygulamaları
DETAY YAYINCILIK,
Derleyici : Prof.Dr. Necdet Hacıoğlu, Ayhan Gökdeniz, Yakup Dinç
Zaman Yönetimi
ETAP YAYINEVİ,
Yazar : Cemil Güzel,
Yoğun İnsanlar için Zaman Yönetimi
BEYAZ YAYINLARI,
Yazar : Roberta Roesch,
Çevirmen : Selim Yeniçeri
Zaman Yönetimi
SEÇKİN YAYINCILIK,
Zaman Yönetimi
Yazar : Ray Josephs,
EPSİLON YAYINLARI,
Çevirmen : Özlem Koşar
Zaman Yönetimi
TİMAŞ YAYINLARI,
Editor : Doç. Dr. Hasan Tutar,
Yazar : Jane Smith,
TEŞEKKÜR EDERİM
[email protected]
05303534249
Download

20 Temmuz 2015 Tarihinde Düzenlenen "Zaman Yönetimi" Konulu