Örgütsel Tasarım
AÇIK SISTEM TASARIMI
Çevre
 Çevre sınırsızdır ve örgüt çevresi dışarıdaki
her şeyi kapsar.
 Örgütün duyarlı olduğu ve hayatta kalmak
için karşılık vermesi gerektiği çevrenin
özelliklerini göz önünde bulunduracağız.
Çevre
 Örgütsel çevre, örgüt sınırları dışında mevcut
olan ve örgütün tümünü veya bir bölümünü
etkileme potansiyeline sahip olan bütün
unsurlar şeklinde tanımlanmaktadır.
 Örgüt çevresi dış sektörler içindeki alanı
analiz ederek anlaşılabilir.
 Örgütün alanı, seçilmiş çevresel faaliyet
alanıdır.
Çevre
o Bir örgüt sunulan ürün, hizmet ve piyasalara
ilişkin kendisi için belirlediği bölgedir.
o Alan, örgütün odaklandığı pazar boşluğunu
tanımlar ve hedeflerine ulaşmak için etkileşeceği
dış sektörü tanımlar.
o Çevre, çeşitli sektörlerden veya benzer unsurları
içeren dış çevre alt bölümlerinden oluşur.
Çevre
o Her örgüt için 10 çalışma alanı analiz edilebilir:
o Endüstri, hammaddeler, insan kaynakları, finansal
kaynaklar, piyasa, teknoloji, ekonomik şartlar,
devlet, sosyo-kültürel ve uluslar arası
Faaliyet alanı
o Faaliyet alanı, örgütün doğrudan etkileştiği ve
amaçlarına ulaşmak için örgüt yeteneği üzerinde
doğrudan bir etkiye sahip olan çalışma alanlarını
içermektedir.
o Endüstri, hammaddeler, pazar, insan kaynakları ve
uluslar arası faaliyet alanlarından oluşur.
Çalışma alanları
(sektörler)
Endüstri
Endüstri ile ilgili rakipler, sektör büyüklüğü ve rekabet edebilirlik
Hammadde
Tedarikçiler, imalatçılar, gayri menkul, hizmetler
İnsan kaynakları
İşgücü piyasası, iş ve işçi bulma kurumu, üniversiteler, meslek
okulları, diğer örgütlerdeki çalışanlar, sendikalaşma
Finansal
kaynaklar
Hisse senedi piyasası, bankalar, tasarruf ve krediler, özel yatırımcılar
Pazar
Müşteriler, tüketiciler, potansiyel ürün ve hizmet kullanıcıları
Teknoloji
Üretim teknikleri, bilim, bilgisayarlar, bilgi teknolojisi, e-ticaret.
Ekonomik şartlar
Durgunluk, işsizlik oranı, enflasyon oranı, yatırım oranı, ülke
ekonomisi, büyüme
Devlet
Kentler, yasa ve düzenlemeler, vergiler, hizmetler, yargı sistemi, politik
süreçler
Sosyo-kültür
Uluslar arası
Yaş, değerler, inançlar, eğitim, din, iş ahlakı, tüketici ve yeşil hareket
Yabancı işletmelerle rekabet ve kazanç, deniz aşırı pazarlara giriş,
yabancı gümrükler, düzenlemeler, döviz kurları
Genel çevre
Bu çalışma alanı, bir işletmenin günlük
operasyonları üzerinde dolaylı bir etkiye
sahiptir.
Devlet, sosyo-kültür, ekonomik şarlar,
teknoloji ve finansal sektörlerden oluşur.
Çevresel belirsizliklere uyum
sağlamak
İşletmeler için şu soru önemli :
“Değişim ve karmaşıklık gibi kriterler bazında çevre nasıl
farklılaşır ?”
Bu soruyu yanıtlayan işletmeleri başka bir soru daha
beklemektedir. O soru da:
“Acaba örgütler farklı düzeylerdeki çevresel belirsizliklere
nasıl uyum sağlarlar ?” sorusudur.
Çünkü belirlilik ortamında faaliyet gösteren bir işletmenin
yönetimi ve denetimi, belirsizlik ortamında faaliyet gösteren
bir işletmeye göre farklılık gösterecektir.
Çevresel belirsizlik
Çevre örgütü nasıl etkiler?
Çevrede meydana gelen olaylar, çeşitli
boyutlarda tanımlanabilir:
 Çevrenin durgun veya değişken, homojen veya
heterojen, odaklanmış ya da dağınık, basit ya
da karmaşık olup olmadığı vs.
Çevresel belirsizlik
Bu boyutlar, çevrenin örgütleri etkilemesini iki
şekilde özetlemektedir:
• Çevre hakkındaki bilgi edinme
• Çevreden kaynak elde etme ihtiyacı
Karmaşıklık ve değişim, bilgi toplamaya daha
fazla gereksinim duyar.
Çevresel belirsizlik
Çevresel belirsizlik, öncelikle örgütün, düzenli
ve günlük bazda iş yaptığı sektörler ile ilgilidir.
Örgütlerin etkin olmak için belirsizlikle baş
edebilmesi ve onu iyi bir şekilde
yönetebilmesi gerekir.
Belirsizlik, karar vericilerin çevresel faktörler
hakkında yeterli bilgileri olmaması ve dış
bilgileri tahmin etmede zorlanmasıdır.
Çevresel belirsizlik
Belirsizlik, örgütsel tepkilerde başarısızlık
riskini arttırır ve karar seçenekleri ile ilgili
maliyetleri ve olasılıkları hesaplamayı
zorlaştırır.
Belirsizliği etkileyen başlıca çevresel özellikler,
dış dünyanın basit veya karmaşık, durgun ya
da değişken olması şeklinde ifade edilebilir.
Basit-Karmaşık
• Bu boyut, örgütün operasyonları ile ilgili dış
unsurların benzersizliği veya farklılığını
gösteren çevresel karmaşıklıkla ilgilidir.
Durgun-Değişken
• Bu boyut, çevredeki unsurların dinamik olup
olmadığını gösterir.
• Çevre aylık ya da yıllık periyotta aynı kalıyorsa
durgundur.
• Değişken şartlar altında çevresel unsurlar,
beklenmedik bir şekilde değişir.
Çevresel karmaşıklık
Basit+Durgun= Düşük belirsizlik
1. Az sayıda dış unsurlarda
DURGUN benzerlik
2. Unsurlar aynı kalır veya yavaş
bir şekilde değişir.
ÇEVRESEL DEĞİŞİM
Basit+Değişken= Yüksek-orta
belirsizlik
1. Az miktarda dış unsurlar
DEĞİŞKEN benzerdir.
2. Unsurlar sıklıkla ve
beklenmedik bir şekilde değişir.
BASİT
Karmaşık+Durgun= Düşük-Orta
belirsizlik
1. Büyük miktarda dış unsurlar
farklıdır.
2. Unsurlar aynı kalır ya da
yavaş bir şekilde değişir.
Karmaşık+Değişken=Yüksek
belirsizlik
1. Büyük miktarda dış unsurlar
benzersizdir.
2. Unsurlar sıklıkla ve tahmin
edilemez bir şekilde değişir.
KARMAŞIK
Çevresel belirsizliklere uyum
sağlamak
Tampon
Bölümler
ve Sınır
Genişletme
Söz konusu
farklılıklar
yandaki konular
bağlamında ön Pozisyonlar ve
plana
Bölümler
çıkabilecektir.
Organik
ve
Mekanik Yönetim
Süreçleri
Farklılaşma
ve
Bütünleşme
Planlama,
Tahmin ve
Karşılık Verme
Pozisyonlar ve Bölümler
Dış çevrenin karmaşıklığı arttıkça, işletme içindeki
pozisyonlar ve bölümlerin de sayısı artar. Sonuç
olarak, işletmenin iç çevresinin karmaşıklığı da
artar.
Dış çevrenin karmaşıklığının artması ile işletme
içindeki pozisyonlar ve bölümlerin sayısının artması
arasında nasıl bir nedensellik mevcuttur ?
Tampon bölümler ve sınır
genişletme
Çevresel belirsizliklerle başa çıkmanın bir yolu da
tampon bölümler kurmaktan geçmektedir. Bu
sayede çevredeki belirsizliklerin etkilerinin
azaltılması amaçlanmaktadır.
Örgüt içindeki teknik bölümler, örgütün temel
üretim faaliyetlerini gerçekleştirirler.
Tampon bölümler teknik bölümleri çevreler ve
çevre ile örgüt arasındaki hammadde, kaynak ve
para değişimini sağlarlar. Bu sayede teknik bölümler
daha etkin bir şekilde faaliyetlerini sürdürebilir.
Tampon bölümler ve sınır
genişletme
Sınır genişletme rolü, örgüt ile dış çevrenin kilit unsurları
arasında bağ kurulmasını sağlar. Sınır genişletme temelde
bilginin değişimi üzerine odaklanır. Amaç, çevrede yaşanan
değişime ilişkin bilgilerin belirlenmesi ve örgüte taşınması ve
çevreye örgüt ile ilgili bilgiler sunulmasıdır.
Hi-Tech işletmelerinde yapılan bir çalışma göstermektedir ki,
rekabetçi başarısızlıkların %97’sinin nedeni, pazardaki
değişimlere duyarsızlık ve hayati değer taşıyan bilgilerin
değerlendirilememesidir.
Tampon bölümler ve sınır
genişletme
İstihbarat uzmanları, üst düzey yöneticilere
rakiplerinin yeni ürünleri, üretim maliyetleri
veya eğitim teknikleri gibi konularda bilgi
sağlarlar.
Farklılaşma ve bütünleşme
Çevresel belirsizlik, farklı fonksiyonel bölümlerdeki
yöneticiler arasındaki bilişsel ve duygusal farklılıklar
ve aynı zamanda bu bölümler arasındaki biçimsel
yapı farklılıklarıdır.
Çevresel belirsizlik arttıkça, işletme içindeki
bölümler, kendilerini ilgilendiren belirsizlikle başa
çıkabilmek için aşırı derecede uzmanlaşma
eğilimine girerler.
Farklılaşma ve bütünleşme
Paul Lawrence ve Jay Lorsch, 10 işletmedeki üç bölümü
(Üretim, Ar-Ge ve Satış) incelemişlerdir.
Araştırma sonuçlarına göre her bölüm, dış çevrenin
belirsizliğine karşı farklı bir oryantasyon ve yapılanmaya
gitmiştir.
ÖRGÜTSEL BÖLÜMLER ÇEVRESEL
İHTİYAÇLARI KARŞILAMAK ÜZERE
FARKLILAŞIRLAR
CEO
Ar-Ge
(Bilimsel çevre)
Üretim
(Üretim çevresi)
Satış
(Pazar çevresi)
Bilimsel Yayınlar
Araştırma Merkezleri
Profesyonel Kurumlar
Hammadde
İşgücü
Tedarikçiler
Üretim Ekipmanı
Müşteriler
Reklam Ajansları
Dağıtım Sistemi
Rakipler
ÖRGÜTSEL BÖLÜMLER ARASINDA
HEDEFLERİN FARKLILAŞMASI
Özellik
Ar-Ge
Üretim
Satış
Hedefler
Ürün geliştirme,
kalite
Etkin üretim
Müşteri
memnuniyeti
Zaman Odağı
Uzun
Kısa
Kısa
İnsanlararası Yapı
Çoğunlukla
görev
Görev
Sosyal
Yapının Biçimselliği
Düşük
Yüksek
Yüksek
Farklılaşma ve bütünleşme
Aşırı farklılaşmanın sonuçlarından biri, bölümler
arası koordinasyonun güçleşmesidir.
Bölümlerin tutumları, hedefleri ve çalışma
sistemleri farklılaştıkça, koordinasyonun sağlanması
için daha fazla zaman ve kaynağın ayrılması zorunlu
olacaktır.
Organik ve mekanik yönetim
süreçleri
Tom Burns ve G.M. Stalker, İngiltere’de 20 büyük
ölçekli işletmeyi incelemiş ve dış çevre ile
işletmenin yönetim yapısı arasında önemli bir
ilişkinin var olduğunu ortaya koymuştur.
MEKANİK YAPI VE ORGANİK YAPI NEDİR?
Organik ve mekanik yönetim
süreçleri
MEKANİK ÖRGÜT
ORGANİK ÖRGÜT
1.
2.
1.
3.
4.
5.
Görevler uzmanlaşmaya dayanır.
Görevler kesin ve katı bir şekilde
tanımlanmıştır.
Katı, hiyerarşik ve kontrole dayalı bir yapı
vardır. Çok sayıda kural
mevcuttur.
Bilgi ve karar alma merkezileşmiştir ve
örgütün üst basamaklarında
toplanmıştır.
İletişim dikeydir.
2.
3.
4.
5.
Çalışanlar bölümün genel işlerine katkı
yaparlar.
Görevler, ekip çalışması ile belirlenir ve
dağıtılır.
Daha az yetki hiyerarşisi ve denetim
mevcuttur. Daha az sayıda
kural vardır.
Bilgi ve görevlerin denetimi işletmenin
herhangi bir noktasında
gerçekleşebilir. Merkezileşmemiş bir
yapı söz konusudur.
İletişim yataydır.
Planlama, tahmin ve karşılık verme
Örgütün bütünleşmesinin ve daha organik bir
yapıya geçişinin arkasındaki temel neden, örgütün
belirsiz çevrelerdeki ani değişimlere hızlı cevap
verebilme becerilerinin geliştirilmesidir.
Planlama, tahmin ve karşılık verme
• HERŞEYİN HIZLA DEĞİŞTİĞİ BİR ÇEVREDE
PLANLAMANIN ANLAMI VAR MIDIR ?
• Aslında bu tür çevrelerde planlama ve çevresel tahminlerin
daha büyük bir önemi vardır. Çünkü ancak bu sayede
işletme hızlı değişimlere, hızlı ve koordine tepkiler
geliştirebilir.
Planlama, tahmin ve karşılık verme
•
Çevre istikrarlı iken, işletme operasyonel sorunlarına ve gündelik
etkinliğe odaklanabilir. Uzun dönemli planlama ve tahmin çok da gerekli
olmayabilir. Çünkü gelecekteki çevresel talepler, bugünkü ile neredeyse
aynı olacaktır.
•
Ancak belirsizlik arttığında, planlama ve tahmin bir zorunluluk
olacaktır. Planlama, dışarıdaki değişimlerin ters etkilerini azaltacaktır.
Bu tip çevresel koşullarda çalışan işletmeler genellikle ayrı planlama
bölümleri kurarlar.
Download

Örgütsel Tasarım