Generali Grubunun Bildirilen Durumların Yönetilmesi ile ilgili Süreci
1. Giriş
Bu belgede, Grup Davranış Kuralları uyarınca bildirilen durumların yönetilmesi konusunda Generali Grubu
tarafından başvurulan süreç açıklanmaktadır.
2. Resmi Olmayan Şekilde Ele Alınan Durumlar
Müdürlere bildirilen durumların önemli bir kısmında bildiren kişi, durumun müdür tarafından resmi olmayan bir
şekilde ele alınmasını ve diğer departmanlara iletilmemesini bekler. Durumun ciddiyeti, niteliği veya tarafsızlığın
sağlanamaması gibi nedenlerle müdürün durumu resmi olmayan bir şekilde çözememesi halinde, söz konusu
bildirim yönetilmek üzere Uyumluluk Sorumlusuna iletilecektir1.
3. Bildirim Kanalları
Generali Grubu yerel yönetime ek olarak çeşitli alternatif bildirim kanalları sunar, bunlara aşağıdakiler dahildir:



Yerel Uyum Birimi
Grup Uyum Birimi
Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı
4. Bildirim ile ilgili Sınırlamalar – Uyumluluk Yardım Hattı
Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı'na bildirilebilecek durumlar aşağıdakilerle sınırlıdır:
Finansal Hususlar
Finansal bir belgenin, sözleşmenin veya raporun tamamının veya bir kısmının
değiştirilmesi, tahrif edilmesi veya sahtesinin düzenlenmesi; yanıltıcı
izlenimler yaratılması, önemli olgulara yer verilmemesi veya yanlış hak
taleplerinde bulunulması; yanlış finansal açıklamalar, içeriden bilgi edinebilen
kişilerin gerçekleştirdiği ticari faaliyetler veya iç finansal denetimlerle ilgili
şüpheli uygulamalar.
Denetim ve Muhasebe
Bilgilerin kasıtlı olarak yanlış beyan edilmesi, iç veya dış denetçilerle
ilişkilerde uygun olmayan bir şekilde nüfuz kullanılması veya bağımsızlık ile
ilgili şüpheler ya da faaliyetlerin denetim işlevlerinin göz ardı edilmesi.
Bunlara muhasebe, denetim veya iç finansal denetimlerle ilgili şüpheli
eylemler dahildir (örnekler şunları içerir: vergi kaçırma, gelirlerin yanlış beyan
edilmesi, giderlerin yanlış beyan edilmesi, varlıkların yanlış beyan edilmesi,
muhasebe ilkelerine uyulmaması, yasal olmayan işlemler).
Bankacılık
Etik olmayan veya şüpheli bankacılık uygulamaları ile ilgili durumlar.
(Örnekler şunları içerir: kara para aklama, bankacılıkta sahtecilik; zimmete
para geçirme; banka belgelerinin, raporlarının veya kayıtlarının değiştirilmesi,
tahrif edilmesi veya sahtelerinin düzenlenmesi ya da düzenleyici veya iç
bankacılık denetimleri ile ilgili şüpheli uygulamalar).
Grup Uyumluluk Politikası uyarınca Uyumluluk Birimi herhangi bir operasyonel birimden bağımsızdır. Uyumluluk
Sorumlusu yönetim kuruluna rapor verir.
1
Rüşvetle Mücadele
Bir iş ilişkisini veya işle ilgili bir kararı uygun olmayan bir şekilde etkileme
girişimi olarak kabul edilebilecek herhangi bir şeyin verilmesi dahil olmak
üzere, usulsüz teşviklerle başka bir kişi veya kurumun resmi veya siyasi
eylemini etkileme.
Finans, Denetim ve
Muhasebe, Bankacılık veya
Rüşvetle Mücadelede Üst
Yönetim
Yukarıda belirtilen eylemler CEO, CFO, Genel Müdür, İnsan Kaynakları
Müdürü veya İç Denetim Müdürü dahil olmak üzere, Yönetim Kurulunun
herhangi bir üyesi ile ilgili olabilir.
Diğer durumlar alternatif kanallar yoluyla bildirilmelidir.
Yerel yasalar uyarınca daha farklı sınırlamalar geçerli olabilir.
5. İlk Durum Ataması
Bildirildikten sonra, konuyla ilgilenecek Uyum Sorumlusu’nu belirlemek için durum değerlendirilecektir.
Durum, Generali Grubu’nun sorunların ele alınması ile ilgili kuralları uyarınca ilgili kişiye atanacaktır; bu da
aşağıdaki belirtilen özellikler dışında, bildirimlerin normalde yerel şirketin Uyum Sorumlusu’na atanacağı
anlamına gelir.
Bildirilen Duruma Dahil Olan Taraflar veya Hususlar
Şirket üst yönetimi
Durumun Atanacağı Kişi
Bölgesel veya Grup Uyum Sorumlusu
Önemli muhasebe, denetim veya finans konuları
Bölgesel veya Grup Uyum Sorumlusu
Yerel veya Bölgesel Uyum Sorumlusu
Grup Uyum Sorumlusu
Grup Uyum Sorumlusu
Assicurazioni Generali Yönetim Kurulu Başkanı
Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı yoluyla bildirilen durumlar, yukarıda belirtilen kurallara göre ilgili uyum
sorumlusuna otomatik olarak atanır.
Bölgesel/Grup Uyum Sorumluları olayın gerçekleştiği ülkeden başka bir ülkede bulunabilir; bununla birlikte, ilgili
tüm bilgiler yerel mevzuata ve Generali Grubu Veri Koruma politikasına uygun bir şekilde ele alınacaktır
(ayrıntılar için lütfen yerel Gizlilik Sorumlusu ile iletişime geçin).
6. Durumun atanması için gerekli ayrıntılar
Bir durum bildirilirken, bildiren kişi durumun atanma sürecine yardımcı olmak için aşağıdaki bilgileri sunmalıdır:
1.
2.
3.
4.
Bildiren kişinin bulunduğu ülke;
Bildirilen ihlalin gerçekleştiği ülke;
Bildirimin ilgili olduğu Generali Grup şirketi;
Durumun aşağıdakileri içerip içermediği:
o Üst Yönetim
o Uyumluluk Sorumlusu
o Önemli muhasebe, denetim veya finans konuları.
Yukarıdaki bilgiler, aynı zamanda yerel yasaların bildirim kanallarının kullanılmasını sınırladığı durumların
belirlenmesine de yardımcı olacaktır.
7. Durumun değerlendirilmesi ve incelenmesi
Durumun değerlendirilmesi ve incelenmesi, azami gizlilik içinde gerçekleştirilecektir ve ilgili bilgiler sadece
Uyum Birimi ile diğer kişiler arasında sadece bilinmesi gereken durumlarda paylaşılacaktır.
İlgili Uyum Birimi’nin durumu ele alabilmesi ve durumun bir inceleme başlatılabilecek kadar ayrıntı içermesi için
bir ön değerlendirme yapılacaktır.
Ön değerlendirme tamamlandıktan sonra, Uyum Birimi, gerektiğinde İç Denetim Departmanı’ndan ve diğer dış
profesyonel danışmanlardan destek alarak durumu incelemeye başlayacaktır.
8. Düzeltici Tedbirler
İncelemeden sonra Uyum Birimi gereken düzeltici tedbirleri belirleyecektir.
Disiplin cezalarının uygun olduğu durumlarda, Uyum Birimi İnsan Kaynakları Departmanı’nı sürece dahil
edecektir.
Tüm düzeltici tedbirler, nihai karar için şirket CEO'suna/yönetim organına sunulacaktır.
9. EthicsPoint Veri Tabanı
Resmi olmayan bir şekilde ele alınanlar hariç olmak kaydıyla, Generali Grubu içerisinde bildirilen tüm durumlar,
EthicsPoint veri tabanına kaydedilecektir.
Bildirilen durumlara erişim, tek tek durum bazında belirlenmekte olup Uyum Birimi ve ilgili olunan durumlarda
ve sadece bilinmesi gerektiği ölçüde olmak kaydıyla, incelemeyi yapan kişilerle sınırlıdır.
EthicsPoint Veri Tabanı, Avrupa Birliği içerisinde yer alan sunucularda üçüncü taraf bir sağlayıcı tarafından
tutulmaktadır.
10. Raporlama
EthicsPoint Veri Tabanı yerel, bölgesel ve grup seviyesinde düzenli olarak raporların oluşturulmasına olanak
tanır. Raporlar, örneğin iddia türüne veya ülkeye göre gruplanan durum sayısı gibi, durumlarla ilgili genel
ayrıntılarla sınırlıdır.
Raporlar, ilgili kişilerin kimlikleri gibi durumlarla ilgili kişisel bilgiler (örneğin ilgili kişilerin adları) içermez.
11. Durumun Sonlandırılması ve Kişisel Bilgilerin Kaldırılması
Durum sonlandırıldığında, EthicsPoint Veri Tabanındaki kişisel bilgiler kaldırılır ve sadece bildirim ve trend
analizleri için isimsizleştirilen bilgiler tutulur.
Düzeltici tedbirlerin tamamlanması için gereken veya yerel mevzuat uyarınca zorunlu olan durumlarda, kişisel
bilgiler EthicsPoint Veri Tabanı dışında ilgili birimler tarafından tutulabilir.
Download

Şüphelerin Yönetim Süreci