INFORMATIKA – aplikační software pro práci s informacemi
Hromadná korespondence
Pracovní list pro žáky
Autor: RNDr. Ivanka Dvořáčková
Gymnázium K. V. Raise, Hlinsko, Adámkova 55
Únor 2013
Gymnázium K. V. Raise, Hlinsko, Adámkova 55
Hromadná korespondence
– slouží k hromadnému odesílání dopisů, e-mailů, vytváření štítků, obálek
– potřebujeme dopis (e-mail, příp. jiný dokument), který budeme rozesílat, je vhodné si ho připravit dopředu, ale lze
jej vytvořit až při vyvolání funkce hromadná korespondence
– dále potřebujeme databázi příjemců, stačí tabulka s údaji v textovém editoru, případně v tabulkovém editoru,
případně databázový soubor, adresář e-mailů
– výstupem bude jeden soubor, který bude obsahovat jednotlivé dopisy
Úkoly
1. Otevřete nový dokument ve Wordu, uložte ho s názvem adresy.docx do své složky do složky Hromadná
korespondence, kterou při ukládání vytvoříte ve své složce Texty.
2. Nastavte orientaci stránky na šířku (Rozložení stránky → Orientace → Na šířku)
3. Do zápatí dokumentu napište Vyřizuje: Vaše jméno a příjmení (Vložení → Záhlaví a zápatí → Prázdné, nebo dvojklik
do oblasti zápatí), po napsání textu vytvořte nad řádkem s textem horní ohraničení (Domů → Odstavec → ikona
pro Ohraničení → vybrat Horní ohraničení), na druhý řádek napište text Třída: uveďte vaši třídu, vše zarovnejte
doleva
4. Do záhlaví vložte text Adresy pro hromadnou korespondenci, zarovnejte doleva, pod textem vytvořte pomocí
dolního ohraničení čáru
5. Zavřete záhlaví a zápatí
1
Gymnázium K. V. Raise, Hlinsko, Adámkova 55
6. Vytvořte následující tabulku (Vložit → Tabulky → Tabulka) – 8 sloupců, 9 řádků a doplňte podle vzoru, využívejte
kopírování
Oslovení_1
Vážený pan
Vážená slečna
Vážený pan
Vážená slečna
Vážený pan
Vážená slečna
Vážená slečna
Vážený pan
Jméno
Petr
Alena
Jan
Kamila
Richard
Monika
Radka
Vilém
Příjmení
Kovář
Sedláková
Krejčí
Zedníková
Řezník
Uhlířová
Truhlářová
Tesař
Ulice
Pampelišková
Chrpová
Kopretinová
Luční
Jetelová
Jitrocelová
Heřmánková
Blatouchová
Město
Hlinsko
Chrudim
Hlinsko
Chrudim
Chrudim
Hlinsko
Hlinsko
Chrudim
PSČ
539 01
537 01
539 01
537 01
537 01
539 01
539 01
537 01
Oslovení_2
Vážený pane,
Vážená slečno,
Vážený pane,
Vážená slečno,
Vážený pane,
Vážená slečno,
Vážená slečno,
Vážený pane,
Body
92
85
76
81
89
78
87
72
7. Dokument s tabulkou uložte a soubor zavřete.
8. Otevřete opět nový soubor ve Wordu, uložte ho pod názvem Dopis.docx do své složky do složky Hromadná
korespondence (dříve vytvořené).
9. Napište dopis podle předlohy, dbejte na správnou typografii, po napsání soubor uložte do dříve vytvořené složky
Hromadná korespondence a nezavírejte.
2
Gymnázium K. V. Raise, Hlinsko, Adámkova 55
REKSA, a. s. – reklamní a sázková agentura,
Bludišťová 55, 111 50 Praha 1
dovolujeme si vám s radostí oznámit, že vzhledem k tomu, že
jste v naší celostátní soutěži nasbíral(a)
bodů, stal(a) jste se
výhercem (výherkyní) nového tabletu v hodnotě 15 530 Kč. Výhra
Vám bude doručena během několika dnů.
Gratulujeme Vám a děkujeme za přízeň.
Karel Štědrý
ředitel marketingu a obchodu
V Praze, 10. 2. 2013
Pokyny pro úpravu dopisu
1. Do záhlaví Název a adresa společnosti: písmo Calibri, vel. 14,
řádkování 1,15, barva písma modrá, zarovnat na střed, vložit dolní
ohraničení, zavřít záhlaví
2. Pro vlastní dopis změnit písmo na Cambria a vytvořit asi 4 volné
řádky (pro budoucí vložení adresy a oslovení), po vložení polí se
dopis bude ještě upravovat
3. Datum napište dnešní
10. Na kartě Korespondence v oddílu Spustit hromadnou korespondenci
klikněte na šipku u ikony Spustit hromadnou korespondenci a vyberte
nabídku Podrobný průvodce hromadnou korespondencí a postupujte
podle jednotlivých kroků (typ dokumentu Dopisy → Počáteční dokument
→ Použít aktuální → Vybrat příjemce → použít existující seznam →
Procházet (nalézt uložený soubor s adresami) – po otevření se objeví
3
Gymnázium K. V. Raise, Hlinsko, Adámkova 55
okno Příjemci hromadné korespondence (zde lze vybrat a upravit, komu
bude dopis poslán, využívejte poznatků z Excelu) → Vytvořit dopis →
Další položky → Vložit slučovací pole – naklikat požadované proměnné
údaje do dopisu, potom tato proměnná pole (označeny dvojitými
ostrými závorkami) v dopise normálně formátujte tak, jak chcete, aby
dopis vypadal (tučné písmo u města, oslovení u dopisu na novém řádku,
body tučně modře, zobrazte skryté znaky a vymazat přebytečné mezery,
případně entery, řádkování adresní části 1,5 a vlastního dopisu 2) →
Zobrazit náhled dopisů, případně provést úpravy příjemců → Dokončit
hromadnou korespondenci → vybrat Upravit jednotlivé dopisy (nebo lze
vybrat přímo Tisk) → Sloučit – po sloučení vznikne nový soubor
obsahující tolik dopisů, kolik bylo adresátů (v kterém dopise jste,
poznáte podle počtu stránek), tento nový soubor je jiný než původní a je
třeba ho uložit pod jiným názvem
11. Sloučený dokument obsahující všechny dopisy již s konkrétními údaji
uložte s názvem Sloučení_1.docx do dříve vytvořené složky Hromadná
korespondence, potom dokument Sloučení_1 zavřete (objeví se
nesloučený dokument Dopis.docx, ve kterém lze provádět změny
a poslat ho jiným příjemcům)
12. Nyní vytvořte nový dokument pouze těm, kteří získali 85 a více bodů
(lze různě, ale stačí v průvodci se vrátit o několik kroků zpět k výběru
adresátu a zde v tabulce vybrat příslušné příjemce), opět slučte do
jednoho dokumentu a uložte opět tento dokument do vaší složky do
složky Hromadná korespondence pod názvem Sloučení_2.docx, po uložení
jej zavřete (objeví se dokument Dopis.docx)
13. Pokud vám zbývá čas, vytvořte další dopis určený pouze adresátům
z Hlinska a uložte ho opět do složky Hromadná korespondence pod
názvem Sloučení_3.docx
14. Zavřete dokument Dopis.docx, nyní ho neukládejte (bude připraven bez
polí adres a proměnného textu pro další použití.
Použité zdroje
Nápověda Microsoft Word
4
Download

IT 30 Hromadná korespondence – pracovní list.pdf (484