Nastavení služby Profi Komunikace
(aplikace Microsoft Lync)
jednoduchý uživatelský manuál
Obsah
Úvod....................................................................................................................................................................................... 2
Stažení aplikace Microsoft Lync ............................................................................................................................................. 3
Instalace MS Lync................................................................................................................................................................... 5
První spuštění Microsoft Lync ................................................................................................................................................ 7
Používání MS Lync - komunikátoru........................................................................................................................................ 9
Vyhledávání uživatele ........................................................................................................................................................ 9
Rychlé zprávy ..................................................................................................................................................................... 9
Ukládání Historie Rychlých zpráv..................................................................................................................................... 10
Audio volání a audiovizuální volání ................................................................................................................................. 11
Sdílení plochy a programů ............................................................................................................................................... 12
Komunikace s více účastníky............................................................................................................................................ 13
Konference........................................................................................................................................................................... 15
Vytvoření konference z prostředí MS Lync ...................................................................................................................... 15
Vytvoření konference přes webové rozhraní .................................................................................................................. 17
Připojení uživatele do meetingu přes Lync WebApp ................................................................................................... 19
Připojení uživatele do meetingu přes Lync Attendee .................................................................................................. 21
Vytvoření konference přes Outlook ................................................................................................................................ 22
Nahrávání konference ..................................................................................................................................................... 23
Lync a MAC OS ..................................................................................................................................................................... 25
Instalace aplikace Lync na MAC OS.................................................................................................................................. 25
Lync na MAC OS a jeho spuštění...................................................................................................................................... 28
Úvod
Tento uživatelský návod popisuje instalaci a základní používání služby Profi Komunikace, založené na serverovém
řešení Microsoft Lync. Microsoft Lync je určený pro firemní komunikaci a pořádání audio/video/webových konferencí
mezi uživateli Profi Komunikace nebo externími uživateli (vaši zákazníci nebo obchodní partneři).
Služba Profi Komunikace umožňuje tyto základní funkce:
- Instant messaging (rychlé zprávy)
- Audio / video hovor mezi dvěma účastníky
- Audio / video konferenční hovor mezi více účastníky
- Online Meeting (virtuální audio/video/webová konference se sdílením zvuku, obrazu a dat)
- Zobrazení prezence (aktuálního stavu) uživatele / uživatelů
- Sdílení obrazovky
Rozdíly v tarifech Profi Komunikace:
Nainstalované aplikace
On-line komunikace (Instant
Messaging)
Počet účastníků (audio/video
konference)
Počet účastníků (chat)
Informace o přítomnosti
Sdílení souborů a aplikací
Prezentace/školení
(konference)
Nahrávání
prezentací/školení
Připojení k telefonii
BASIC
Lync klient
ANO
BUSINESS
Lync klient
ANO
2
20
5
ANO
NE
NE
20
ANO
ANO
ANO
NE
ANO
NE
ANO (při dokoupení Profi
Ústředna)
Požadavky a předpoklady pro používání služby Profi Komunikace:
Služba Profi Komunikace je podporována na operačních systémech Windows XP(SP3)/Vista (SP1)/7, Mac OS X (10.2 a
vyšší). Je podporován pro obě architektury operačních systémů 32bit (i386) a 64bit (x64). Aplikace pro webové rozhraní
je kompatibilní s IE 6 (a novější) a všechny prohlížeče podporující Silverlight.
Stažení aplikace Microsoft Lync
Pro provoz služby Profi Komunikace na platformě PC s OS Windows je nutné na uživatelském počítači nainstalovat
klientskou aplikaci Microsoft Lync (dále jen „MS Lync“). Instalační soubory MS Lync jsou ke stažení v administračním
rozhraní Profi Komunikace. Právo na stažení instalačních souborů má pouze administrátor společnosti (pokud nevíte,
kdo je administrátorem, tak požádejte techn.podporu [email protected] , která Vám tuto informaci sdělí).
V případě že chcete stáhnout instalační soubor MS Lync, je potřeba otevřít stránku http://www.accloud.cz. Na této
stránce je potřeba dole kliknout na „Správa účtu“, jak je vidět na obrázku níže:
Po kliknutí na „Správa účtu“ se dostanete na stránku přihlášení do administrace. Pro přihlášení je potřeba přihlašovací
jméno (ve tvaru [email protected] např.: [email protected]) a heslo k vašemu účtu (viz obr.):
Po přihlášení do administračního rozhraní se vám zobrazí obrazovka a v levém sloupci je možnost „stažení – Profi
Komunikace“ pokračujte touto možností dále.
Zobrazí se vám na výběr více verzí instalací MS Lync (pro 32b nebo 64b operační systém Windows a CZ nebo EN
jazyk), navíc je k dispozici i verze pro operační systém MAC OS (viz obr.). Vyberte verzi a pokračujte tlačítkem
„Stáhnout“ pro stažení instalačního souboru MS Lync.
Instalace MS Lync
Pozn.: Pokud již máte nainstalován MS Office Communicator (předchozí verze klientského prostředí Profi Komunikace),
není potřeba jej odinstalovat. Odinstalace se provede automaticky.
Po stažení MS Lync do vašeho počítače spusťte instalaci LyncSetup.exe (název instalačního souboru se odvozuje podle
verze, kterou stáhnete)
Při instalaci doporučujeme ponechat nastavení tak, jak je vidět na obrázku níže. „Program files (x86)“ se zobrazuje u
64bit systémů. Pokračujte tlačítkem „Nainstalovat“.
Po stisknutí tlačítka „Nainstalovat“ se vám zobrazí okno informující o potřebě vypnutí aplikací, které jsou vypsané níže,
včetně Microsoft Office Communicator (viz obr.níže). Pokračujte v instalaci tlačítkem „Ano“.
Po úspěšné instalaci se vám ukáže okno, které vidíte na obrázku níže.
Zobrazí se vám cesta, kde byl MS Lync nainstalován a zda máte zájem spustit aplikaci Lync. Pokračujte tlačítkem
„Zavřít“.
První spuštění Microsoft Lync
Pro přihlášení potřebujete:
Přihlašovací adresa: [email protected]
Přihlašovací jméno: jmé[email protected]éna.cz (pokud používáte službu ProfiEmail, tak použijete emailovou adresu,
kterou máte zřízenou)
Heslo: pokud používáte další službu např: Profi Email, tak je heslo totožné, v opačném případě vám bude vytvořeno
Tyto údaje obdržíte od pracovníků technické podpory při zřízení služby Profi Komunikace.
Po spuštění aplikace MS Lync se zobrazí následující okno (viz obr.).
Zde je potřeba zadat přihlašovací údaje. Přihlašovací adresa bývá většinou stejná jako přihlašovací jméno (ve tvaru [email protected] např.: [email protected]).
Po vyplnění pokračujte tlačítkem „přihlásit se“.
V případě že, přihlašovací adresa je správně zadaná, budete vyzváni k zadání přihlašovacího jména a hesla
(přihlašovací jméno bývá ve tvaru jmé[email protected]éna.cz) jak je vidět na obrázku níže. Funkce „Uložit heslo“ zajistí, že
při každém zapnutí Lync nebude již heslo vyžadováno. V případě, že chcete změnit přihlašovací adresu, pokračujte
podtrhnutým textem „Změnit“, kde je možnost přepsat přihlašovací adresu. Pro přihlášení do aplikace Lync pokračujte
tlačítkem „Přihlásit se“
Jestliže prohlášení proběhlo úspěšně, zobrazí se vám okno, které vidíte níže.
V tuto chvíli máte Lync připraven k použití.
Používání MS Lync - komunikátoru
Komunikace se účastní vždy dva a více členů. Jednotlivé funkce lze kombinovat. Během komunikace lze kdykoliv
zapnout jak rychlé zprávy, tak audio volání, audiovizuální volání a také i sdílet daný obsah (sdílení plochy, programu,
dokumentu, atd.).
Vyhledávání uživatele
Pro vyhledání uživatele stačí pouze zadat jeho jméno nebo jeho část nebo email do obdélníku s lupou vpravo, kde je text
„Najít Kontakt“, jak je vidět na obrázku níže vlevo.
Jak je vidět na obrázku níže vpravo, seznam vyhledaných kontaktů se vám během chvíli zobrazí v seznamu kontaktů.
Pro zrušení vyhledávání je potřeba zmáčknout křížek, který je ve vyhledávacím poli.
Rychlé zprávy
Odeslat rychlé zprávy (rychlá textová komunikace / chat) je možno jak na kontakt, který už máte v seznamu kontaktů
nebo i kontaktu, který jste vyhledali. Stačí pouze najet myší na daný kontakt a chvilku počkat, než se vám zobrazí
přídavné okno, kde máte na výběr více možností. Jednou z nich je právě odesílání rychlých zpráv v podobě bubliny
rozhovoru (modře označeno), jako je vidět na obrázku níže. Pro rychlejší otevření okna pro odesílání rychlých zpráv
stačí pouze rychle 2x kliknout na daný kontakt.
Po zavření tohoto okna bude historie komunikace vymazaná (v případě nastavení ukládání komunikace uložena
v Outlooku, pokud používá MS Outlook a poštovní schránku na Exchange serveru (např. v rámci služby Profi Email).
Ukládání Historie Rychlých zpráv
Pokud chcete ukládat komunikaci rychlých zpráv (standardně se po uzavření okna komunikace s kontaktem smaže), je
potřeba mít zapnutou možnost ukládání komunikace přes rychlé zprávy, do Outlooku ve vašem počítači. Tuto možnost
naleznete tak, že v otevřeném MS Lync vpravo nahoře klikněte na „ozubené kolečko (možnosti)“ - viz dole na obr.
červeně označeno.
Po kliknutí se vám zobrazí okno nastavení „Možnosti“. V levém menu je potřeba vybrat možnost „Osobní“. Je důležité
mít vybranou schránku/program, kde se budou informace z MS Lync ukládat (první červený obdélník na obrázku níže) a
po té je potřeba mít zaškrtnutou možnost „Konverzace pomocí rychlých zpráv ukládat do e-mailové složky Historie
konverzací“(druhý červený obdélník na obrázku níže. Změny potvrďte tlačítkem „OK“. Bude se ukládat do složky pošt.
schránky (popdorován MS Exchange server, např. služba Profi Email).
Historii naleznete v Outlooku ve složce „Historie konverzací“
Audio volání a audiovizuální volání
Jednou z dalších možností MS Lync je audio volání a audiovizuální volání. Během volání (pouze zvuk) lze jedním
kliknutím zapnout i audiovizuální volání (zvuk + video). Pro volání konkrétnímu kontaktu je potřeba v seznamu kontaktů
(seznamu vyhledaných kontaktů) přenést kurzor myši na daný kontakt, u kterého se vám zobrazí možnost „zavolat“(nebo
u okna které se vám ukáže ikonka telefonního sluchátka), tímto tlačítkem spustíte audio volání, jak je vidět na obrázku
níže.
Po zapnutí audio volání vám vyskočí okno daného kontaktu, během volání lze zapnout jak rychlé zprávy, audiovizuální
volání, tak i sdílet daný obsah (sílení obrazovky, dokumentu, programu…) tomuto kontaktu. Pod možnostmi komunikace
s konkrétním kontaktem naleznete možnosti audio volání - nastavení mikrofonu (můžete mikrofon ztlumit), nastavení
reproduktorů nebo sluchátek (zda chcete vypnout nebo zapnout). Vidět také můžete, jak dlouho audio volání trvá, sílu
připojení k síti a také je zde možnost přidržet audio volání. Pro ukončení audio volání je potřeba kliknout na ikonku
telefonního sluchátka s křížkem nebo dané okno zavřít.
Pro zapnutí audiovizuálního volání stačí pouze kliknout na tlačítko „Video“, tímto krokem zapnete video. Zahájení
audiovizuálního rozhovoru musí potvrdit také druhá strana.
Jakmile povolí druhá strana video, zobrazí se ve velké obrazovce (do té doby budete vidět pouze sebe vpravo dole). I
zde máte možnost různého nastavení a informací, např. ztlumení mikrofonu, reproduktorů (sluchátek), čas audio volání,
čas audiovizuálního volání a podržení volání. Navíc můžete nastavit parametry pro video (posunout video do zvláštního
okna, ukázat malý/velký vlastní obraz).Pro ukončení audio volání je potřeba kliknout na ikonku telefonního sluchátka
s křížkem nebo kliknutím na křížek tohoto okna.
Sdílení plochy a programů
Tato funkce přináší možnost sdílení Vaši obrazovky nebo sdílení libovolné aplikace. Má také možnost předat řízení
koncovému uživateli, který bude ovládat Vaši plochu nebo aplikaci
S uživatelem můžeme sdílet:
- Plocha – sdílíme naši plochu
- Program – sdílíme program, který máme otevřený
- Prezentaci PowerPoint
- Nová tabule – sdílí tabuli, kam můžou psát přizvaní uživatelé
- Nové hlasování – možnost udělat malou anketu jednoduchým způsobem
Po vytvoření sdílení „plochy“ vidíme na obrázku možnost:
Bod 1. - tato možnost slouží k předání ovládání Vaši plochy
Bod 2. Panely, kde můžeme uživateli soukromě volat psát atd.
Bod 3. Možnost náhledu, co právě sdílíte
Bod 4. Tento panel a jeho funkce bude popsána dále (komunikace s více účastníky)
Bod 5. Umožňuje posílání souboru dané konverzační skupině nebo uživateli.
Bod 6. Ukončí sdílení, ale ne konverzaci.
Takto vypadá sdílení plochy:
Komunikace s více účastníky
(rychlé zprávy, audio volání, audio vizuální a sdílení)
Do komunikace lze pozvat více kontaktů tak, aby mezi sebou komunikovali jak přes rychlé zprávy, audio volání,
audiovizuální volání i sdílení. Stačí pouze kliknout na ikonku dvou lidí vpravo od tlačítka „sdílet“, jak je vidět na obrázku
níže, a stisknout odkaz „pozvat zadáním jména nebo telefonní čísla…“.
Otevře se vám nové okno s vašimi kontakty, které ještě v komunikaci nejsou. V případě, že chcete pozvat kontakty, které
nemáte ve vašem seznamu kontaktů, můžete požadovaný kontakt vyhledat.
Účastníka můžete také přidat jednoduchým přetáhnutím Ikony kontaktu do právě probíhající komunikace.
Konference
Tato část návodu Vám ukáže, jak vytvářet online meeting (konferenci) pro uživatele, ale i pro hosty.
Konference můžete zahájit okamžitě přímo z klienta Lyncu, popřípadě naplánovat WebSchedulerem. Pokud používáte
službu Profi Email, můžete zaplánovat či rovnou zahájit konferenci ze svého MS Outlook.
Vytvoření konference z prostředí MS Lync
Klikneme na tlačítko “zahájit schůzku“ Panelu Lync.
Po zahájení „schůzky“ mohu přizvat uživatele (externí nebo uživatele v lyncu) pomocí následujících kroků:
1. Vybereme uživatele Lyncu ze svého seznamu kontaktů nebo ho vyhledáme.
2. Kliknutím na tlačítko „Pozvat e-mailem“ se Vám otevře poštovní klient.
3. Zde naleznete odkaz na webovou adresu pro připojení externích uživatelů.
Po přihlášení Hosta z webového prostředí a dalšího Účastníka se nám zobrazí následující:
Vytvoření konference přes webové rozhraní
Zadejte do Internet prohlížeče adresu https://lpool.profiemail.cz/scheduler/ . Zobrazí se stránka, kde se přihlasíte
pomocí údajů aplikace Lync (viz obr.):
Po přihlášení se otevře okno:
1. Položka 1 zobrazuje již naplánovaný meeting.
2. Kliknutím na odkaz (bod2) se připojíme na meeting.
3. Položka číslo 3 ( Create New Meeting ) vytvoří nový meeting.
Nyní vyplníme informace o konferenci, které můžeme poté odeslat účastníkům (viz obr.) Důležitá políčka jsou:
Subject(název meetingu), Meeting Time (čas konání), Invitations and Audio (emailové adresy účastníků – oddělené
středníkem “ ; “ )
Po vyplnění údajů se zobrazí informace pro připojení do Lync konference (odkaz pro uživatele Lyncu „Join online
meeting“ s konkrétním odkazem). Odkaz je uživatelům také zaslán emailem.
Na následujícícm obrázku je vidět vytvořená konference pojmenovaná „testovací meeting“:
Připojení uživatele do meetingu přes Lync WebApp
Pokud již máte nainstalovaný MS Lync, stačí kliknout na odkaz pro meeting. Aplikace se sama spustí a připojí
k meetingu.
Pokud nemáte Lync klienta nainstalovaného, lze se připojit dvěma způsoby:
přes webové rozhraní (Lync Web App) – nemusíte instalovat žádnou aplikaci na Váš počítač, ale máte omezenou
funkcionalitu (pouze rychlé zprávy a sdílení dat. Nelze audio/video).
přes aplikaci Lync Attendee – nutno nainstalovat speciální aplikaci pro ostatní účastníky, obsahuje většinu funkcí
standardního Lync klienta
Lync WebApp vypadá následovně:
Pokud máte nastaveno zablokování otevírání oken (Pop-up blocker), tak se objeví upozornění na otevření nového okna.
V druhém boxu je odkaz „Join with pop-up blocker turned on“ – při kliknutí dojde k otevření aplikace v novém okně.
Máte dvě možnosti připojení do konference (jako host/„guest“ nebo jako uživatel Lync s účtem služby Profi Komunikace).
První možnost připojit se jako host (Join as a guest):
Vyplňte své jméno a připojte se tlačítkem “Join Meeting“
Pokud jste uživatelem Lyncu (mám účet Profi Komunikace), můžete se přihlásit svými údaji:
Po přihlášení se otevře okno, kde vidím jednotlivé účastníky konference. Nyní s nimi můžete komunikovat (omezení
pouze na chat/Rychlé zprávy a sdílení dat)
Připojení uživatele do meetingu přes Lync Attendee
Lync Attendee Instalátor si můžete stáhnout http://www.microsoft.com/downloads/cs-cz/details.aspx?familyid=1772a5ad9688-4861-8387-ec30411bf455&displaylang=cs
Lync Attendee je klient, který urychluje a zkvalitňuje práci pro připojení do konference pro hosty. Po nainstalování klienta
se Vám otevřou možnosti nastavení, kde si můžete předdefinovat data, pod kterými vystupujete v konferenci.
V záložce Osobní můžeme nastavit identifikaci pro připojení ke konferenci. Jako další položky nastavení jsou zvuková
zařízení, vyzváněcí tóny a videozařízení.
Po připojení do konference se automaticky předvyplní námi definované informace v klientovi Attendee (viz obr)
Vytvoření konference přes Outlook
Upozornění: Tato možnost je možná pouze tehdy, pokud klient využívá současně i službu Profi Email. Je to z důvodu
nastavení licenční politiky Microsoft.
V položce kalendář si zvolíme čas, kdy chceme vytvořit konferenci a na horní panelu zvolíme „Nová online schůzka“
V těle emailu se vytvořily odkazy pro připojení na konferenci přes klienta Lync nebo Lync Attendee, ale také přes webové
prostředí bez použití klienta Lync.
Přijetí mailové zprávy vypadá následovně:
Nejprve si přizveme účastníky konference pomocí:
1.
Pozvání zadáním jména
2.
Pozvat e-mailem (spustí klienta s možností odeslání mailu)
Poté po připojení do konference můžeme používat funkce „Zavolat“, „Video“, a „Sdílet“
Nahrávání konference
Celý průběh konference máte možnost nahrát na svůj lokální disk a následně sdílet v síti. Během konference stačí
provést následující kroky:
Kliknutím na „Spustit záznam“ začneme nahrávat, zobrazí se nám upozornění (viz obr.)
Během nahrávání konference máte možnost záznam „pozastavit“ a pak dále pokračovat, nebo záznam zastavit a
následně ho uložit.
Po „zastavení záznamu“ se Vám objeví okno s možností uložení záznamu (viz. Obr.).
Přes tlačítko „Možnosti“ můžete ještě nastavit, zda chcete nahrávat Zvuk/Sdílený obsah/Rychlé zprávy/Video
účastníka/Panoramatické video a nastavit čas části záznamu, kterou chcete publikovat.
Všechny nahrávané záznamy pak můžete shlédnout ve správci záznamu, který najdete buď přímo v MS Lync, nebo ve
Správci záznamu v nabídce Start:
Po kliknutí na „Správce záznamů“ se Vám zobrazí aplikace, které zobrazuje všechny nahrávané záznamy.
Lync a MAC OS
Microsoft pro Lync vydal plnohodnotného klienta. Tento klient má totožné funkce jako klient pro Windows.
Instalace aplikace Lync na MAC OS
Jakmile si stáhnete MS Lync ze stránek Profi Komunikace, dostanete soubor s koncovkou „.zip“, jak je vidět na obrázku
níže.
Tento soubor dvojklikem myši otevřete, Mac by vám měl automaticky rozbalit archív.
Vytvoří se vám ve stejné složce instalační obraz „Microsoft Lync“ který dvojklikem spustíte
Spuštěním se vám otevře okno, které vidíte níže s instalačním souborem MS Lync. Pokračujte otevřením tohoto
instalačního souboru.
Po spuštění instalátoru se vám otevře další okno s instalačním průvodcem MS Lync.
Pokračujte tlačítkem „continue“
Na další stránce se vám ukáže licenční ujednání, které je nutní potvrdit, abyste mohli pokračovat dále v instalaci MS
Lync. Pokračujte tlačítkem „Continue“.
Tlačítkem „Agree“ potvrzujete licenční podmínky MS Lync. Pokračujte tímto tlačítkem dále.
Na další obrazovce lze nastavit, kde chcete umístit MS Lync a které součásti MS Lync nainstalovat. Doporučujeme
nechat standartní nastavení. Pokračujte tlačítkem „Install“ pro nainstalování MS Lync.
Po úspěšné instalaci se zobrazí obrazovka s potvrzením úspěšné instalace. Pokračujte tlačítkem „close“.
V tuto chvíli máte MS Lync nainstalován a nic nebrání tomu, abyste program mohli spustit. MS Lync najdete v seznamu
aplikací (nebo na spodním panelu).
Po prvním spuštění MS Lync se vám zobrazit Potvrzení licenčních podmínek. Pokračujte tlačítkem „Accept“ pro spuštění
programu MS Lync.
Lync na MAC OS a jeho spuštění
Lync pro Mac má stejné vlastnosti jako pro Windows. Ať už jde o přihlášení nebo o používání (zprávy, video, sdílení).
Download

Konfigurace Lync