NECMETTİN ERBAKAN ÜNİVERSİTESİ
MERAM TIP FAKÜLTESİ HASTANESİ
HASTA DOSYALARI ARŞİVİ PROSEDÜRÜ
DOKÜMAN KODU
YAYIN TARİHİ
REVİZYON NO
REVİZYON TARİHİ
IP.18.01
01.05.2006
03
18.07.2014
SAYFA NO
1/3
1.AMAÇ
Teşhis ve tedavi amacıyla gelen hastalara, yaralılara, acil ve adli vaka’lara ait kayıtların ve
kullanılan dokümanların toplanmasına, bu dokümanların hastaların daha sonraki başvurularında
veya araştırmacılar ile adli makamlarca her istenildiğinde hazır bulundurulmasına ilişkin olarak
merkezi tıbbi kayıt ve arşiv sisteminin çalıştırılmasına ve tasnif-temin-muhafaza işlemlerinin
yürütülmesine dair usul ve esasları belirlemektir.
2.KAPSAM
Tıbbi kayıt ve arşiv hizmetleri ile bu faaliyetleri yerine getiren personeli kapsar.
3.SORUMLULAR:
Bu Prosedürün Uygulanmasında sorumlu ve yetkili olanlar;
 Hastane Başhekimi
 Hastane Başhekim Yardımcısı
 Hastane Başmüdürü
 Hastane Müdürü
 Hastane Müdür Yrd.
 Arşiv Memuru
4.ARŞİV PLANI
Arşiv Yerleşim Planı:Tıbbi Arşiv girişinde arşiv yerleşim planı panosu duvarda asılı bulunmaktadır.
Sabit Dosya Numarası:Yatarak Tedavi olan hastaların almış oldukları hasta kayıt numaralarının
dijital ortamda tek bir dosya numarasında birleştirilmesi işlemidir.
5.DOSYALARIN HAZIRLANMASI ARŞİVE TESLİMİ, İÇERİĞİNİN KONTROLÜ VE KABULÜ
5.1. Hasta dosyalarının Hazırlanması ve Arşive Teslimi:
Hasta Dosyası: Yataklı Tedavi Kurumlarına müracaat eden hastaların, muayene, teşhis ve tedavi
evrakının muhafaza edildiği kartondan imal edilmiş saklama dosyasıdır.
5.1.1. Hastanemize müracaat ederek muayene olan ve yatış kararı verilen hastanın yatışı
poliklinik doktoru tarafından yatış işlemlerinin yapılması için kliniğe yönlendirilir. Hasta, hasta
kabul memuruna (Klinik sekreteri) müracaat ederek yatış işlemlerini başlatır.
5.1.2.Hasta Kabul Memuru tarafından hastaya ait bilgiler girildiğinde hastanın daha önceden
yatışının olup olmadığı sistemde görülür. Var ise aynı dosya numarası ile yatış işlemi yapılır, yok
ise yeni bir dosya numarası verilerek yatış işlemi gerçekleştirilir.
5.1.3. Mesai saatleri dışında yatış işlemleri Acil Müracaat tarafından yapılır.
“Kalite Yönetim Sistemi” Klasöründe bulunan belge güncel ve kontrollü olup, baskı alınmış KONTROLSUZ belgedir
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSUZ KOPYADIR.
KY.FR.01.09. REV 03
NECMETTİN ERBAKAN ÜNİVERSİTESİ
MERAM TIP FAKÜLTESİ HASTANESİ
HASTA DOSYALARI ARŞİVİ PROSEDÜRÜ
DOKÜMAN KODU
YAYIN TARİHİ
REVİZYON NO
REVİZYON TARİHİ
IP.18.01
01.05.2006
03
18.07.2014
SAYFA NO
2/3
5.1.4.Taburcu olma kararı verilen hasta için asistan doktor tarafından taburcu işlemi yapılır.
Klinik’te içeriği kontrol edilen ve işi biten hasta dosyaları klinik sekreteri tarafından bilgisayar
ortamında arşiv kayıt formu’na listelenir ve ilgili yerler imzalanarak arşiv birimine belirli bir
düzen içerisinde teslim edilir.
5.2. İçeriğinin kontrolü ve kabulü:
5.2.1.Arşiv birimine teslim edilen dosyaların Arşiv Kayıt Formundaki listeye uyumluluğu arşiv
memuru tarafından tek tek kontrol edilerek imza karşılığı teslim alınır.
5.2.2.Arşiv görevlisine teslim edilecek dosyanın muhtevasına göre, herhangi bir evrakın eksik
olup olmadığını kontrol etmek teslim edenin sorumluluğundadır.
6.DOSYALARIN ARŞİVE YERLEŞTİRİLMESİ
6.1.Dijital ortama kaydedilmeyen hasta dosyaları taranarak dijital ortama aktarılır.
6.2.Dijital ortama aktarılması tamamlanan hasta yatış dosyaları Arşiv Birimi’nde bir sıra ve
düzen içerisinde muhafaza edilir
7.İLGİLİLERE DOSYALARIN ARŞİVDEN TESLİMİ VE GERİ ALINMASI
Doktorlarca (Öğretim Üyeleri) (Tedavi Amaçlı) gerek görülmesi halinde poliklinik ve kliniğe
başvuran ve daha önceki yatışı olan hastanın eski dosyası yada dosyaları, Dosya İstek Formu
(tedavi ve Kontrol) düzenlenerek tıbbi Arşivden istenir. Bilimsel çalışmalar ve araştırmalar için ise
etik kurulun izni ile dosya verilir. Dosyaların incelenmesi tamamlandıktan sonra tıbbi arşive iade
edilir.
8.ARŞİVE YERLEŞTİRİLEN DOSYALARIN KORUNMASI SAKLANMASI VE İMHASI İLE İLGİLİ USUL VE
ESASLAR
8.1. Dosyaların Korunması:
8.1.1.Arşivin ve arşivde bulunan dosyaların korunması için yasalarda belirtilen gerekli nem ve
ısıölçer cihazları konulmuş, kamera sistemi kurulmuş, yangın ve sel gibi doğal afetlere karşıda
gerekli tedbirler alınmıştır.
Temizlik ve İlaçlama:
Günlük düzenli temizliği yaptırılıp, kontrol edilmektedir. Belli periyotlarla düzenli olarak
ilaçlama yaptırılmaktadır.
8.2.Dosyaların Saklanması ve imhası:
Kliniklerden taburcu olan hastalara ait işi biten dosyalar, Arşiv Birimi’nde bir sıra ve düzen
içerisinde muhafaza edilir.
Hasta yatış dosyaları Tıbbi Arşivde saklanır ve imha edilmez.
“Kalite Yönetim Sistemi” Klasöründe bulunan belge güncel ve kontrollü olup, baskı alınmış KONTROLSUZ belgedir
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSUZ KOPYADIR.
KY.FR.01.09. REV 03
NECMETTİN ERBAKAN ÜNİVERSİTESİ
MERAM TIP FAKÜLTESİ HASTANESİ
HASTA DOSYALARI ARŞİVİ PROSEDÜRÜ
DOKÜMAN KODU
YAYIN TARİHİ
REVİZYON NO
REVİZYON TARİHİ
IP.18.01
01.05.2006
03
18.07.2014
SAYFA NO
3/3
9.ADLİ VAKA DOSYALARIN YÖNETİMİ
Adli Vakalara ait dosyalar, Adli Rapor (Rapor Merkezi) birimi tarafından teslim alınır. Arşiv birimine
getirilen adli vaka dosyalarının dijital ortama aktarma işlemi tamamlandıktan sonra başka bir
yerde saklanmak üzere Adli Rapor birimi tarafından teslim alınır. Adli Vaka dosyaları ile ilgili tüm
işlemler Adli Rapor Birimi tarafından yapılır.
10. İLGİLİ DÖKÜMANLAR




KY-FR.01.20 Arşiv Kayıt Formu (Kliniklerden Gelen)
KY-FR.01.21 Arşiv Kayıt Formu (Adli Rapor)
IP.FR.18.01.02 Dosya İstek Formu
GN.FR.1173 Hatalı Hasta Dosyası Düzeltme Formu
“Kalite Yönetim Sistemi” Klasöründe bulunan belge güncel ve kontrollü olup, baskı alınmış KONTROLSUZ belgedir
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSUZ KOPYADIR.
KY.FR.01.09. REV 03
Download

HASTA DOSYALARI ARSIVI PROSEDÜ RÜ