TRAKYA KALKINMA AJANSI
2013/2014 Yılı Proje Teklif Çağrısı
Proje Başlangıç Toplantısı
Gündem
Mali Destek Yasal Çerçeve
5449 Sayılı Kanun
Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği
Destek Yönetim Kılavuzu ve Ekleri
Proje Uygulama Rehberi ve Ekleri
Proje Teklif Çağrısı Süreci
Proje Teklif Çağrısı Dönemi (Program Yönetimi)
Uygulama Dönemi (İzleme ve Değerlendirme, Muhasebe ve Ödeme)
İzleme ve Değerlendirme
Uygulama Eğitimleri
İzleme Ziyaretleri
Raporlamalar
Muhasebe ve Ödeme
Ödemeler
Faiz Hesabı ve Muhasebeleştirme Unsurları
Yasal Çerçeve
25.01.2006 tarih ve 5449 Sayılı Kalkınma Ajanslarının
Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun
08.11.2008 tarih ve 27048 sayılı
Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği
Destek Yönetim Kılavuzu ve Ekleri
Proje Uygulama Rehberi ve Ekleri
(Satın Alma Rehberi & Görünürlük Rehberi)
http://www.trakyaka.org.tr/content-356-uygulama_dokumanlari.html
Proje Teklif Çağrısı – Uygulama Öncesi
Süreç Adımları
- Hazırlık
- Teklif Çağrısı İlanı
- Değerlendirme
Ön İnceleme
Teknik ve Mali Değerlendirme
Bağımsız Değerlendiriciler
Genel Sekreterlik
- Ön İzleme Ziyaretleri
- Bütçe Revizyonu
Değerlendirme Komitesi
- Yönetim Kurulu Onayı
- İlan
- Sözleşmelerin İmzalanması
Neler inceleniyor?
-Ön inceleme
- Teknik & Mali
İnceleme
- Risk Analizi
- Bütçe Uygunluğu
Destek Sözleşmesi
- Destek Sözleşmesi
“Özel Koşullar” ve
eklerinden oluşmakta
olup,
Destek yararlanıcısına
destek, sözleşmedeki
hüküm ve koşullar
uyarınca verilir.
Destek yararlanıcısı,
projenin uygulanması
konusunda Ajansa karşı
tek başına sorumludur.
EK I: Başvuru Formu ve Ekleri
EK II: Destek Sözleşmesi İçin Genel Koşullar
EK III: Proje Bütçesi
EK IV: Destek Yararlanıcıların Tabi Oldukları Satın Alma
Kuralları
EK V: Ödeme Talebi
EK VI: Mali Kimlik Formu
EK VII: Kimlik Beyan Formu
EK VIII: Yararlanıcı Beyan Formu
EK IX: Ara ve Nihai Rapor Formları
EK X: Proje Sonrası Değerlendirme Raporu
EK XI: Harcama Teyidi (Gerekli ise)
EK XII: Mali Kontrol Muvafakatnamesi ve Taahhütnamesi
EK XIII: Destek Miktarının Ödenmesi İçin Teminat Belgesi
(Gerekli ise)
EK XIV: Haciz Beyannamesi (Gerekli ise)
EK XV: Destek Alma Kurallarına Uygunluk Beyanı
EK XVI: KOBİ Vasfına Uygunluk Beyanı (Gerekli ise)
Ek XVII: Çifte Finansman Olmadığına Dair Taahhütname
Ek XVIII: Kaynakların Kullanımı Muhasebeleştirilmesi İle
Diğer Hususlara İlişkin Usul ve Esaslar
Proje Teklif Çağrısı – Uygulama Dönemi
Süreç Adımları
- Başlangıç Toplantısı
- Uygulama Eğitimleri
İzleme Ziyaretleri
- İlk İzleme
- Düzenli İzlemeler
- Fiziksel Kontroller
- Sorun Yönetimi
- Teknik ve Mali Raporlamalar
Hakediş ve Ödemeler
- Satın Alma
- Mali Belgeler
Neler yapılıyor?
-
İlerlemenin takibi
- Risk Değerlendirmesi
- Uygulama Desteği
- Satın alma Kuralları
- Görünürlük Kuralları
- Bütçe ve Faaliyet Uyumu
- Performans Göstergeleri
- Belgelendirme ve
Destekleyici Belgeler
İzleme & Değerlendirme Unsurları
“ Kamu kaynaklarının etkin kullanımı”
Denetim
Dış Denetim
(Harcama Teyidi Raporu)
Sayıştay
(Düzenli Denetimler)
Devlet Denetleme Kurulu
(Denetim ve Raporlama)
Bölge Mahkemeleri
(Usulsüzlükler)
İç İzleme (Yararlanıcı)
Dış İzleme (Ajans)
Gerekli önlemleri almak
Risk tespitlerini yapmak ve tedbirler almak
Revizyonları zamanında yapmak
Satın almalarda yararlanıcılara destek olmak
Düzenli veri toplama, raporlama ve dokümantasyon
Yararlanıcı raporlarını incelemek
Proje çıktıları ve performans göstergelerinin öngörülen tarih
ve maliyette gerçekleştirilmesi
Sorun ve eksikliklere çözüm önerileri geliştirmek,
takibini yapmak
Bilgilendirme toplantıları, eğitimler ve izleme ziyaretleri
gerçekleştirmek
Proje Uygulama Süreci – Önemli Tarihler
Raporlar
Zaman
Sözleşme İmzalama
Yazılı bildirimden itibaren 10 iş günü içerisinde
Proje Uygulama Eğitimleri
Sözleşme imzalandıktan sonra 15 gün içerisinde
İlk İzleme Ziyareti
Sözleşme imzalandıktan sonra 15 gün içerisinde
Yararlanıcı Beyan Formları
Sözleşmeden itibaren 2 aylık dönemlerde,
dönem sonundan itibaren 7 gün içerisinde
Düzenli İzleme Ziyaretleri
Proje uygulama süresi içerisinde en az 2 defa
Ara Rapor
Ara rapor onayı 10 gün içerisinde
Ara Ödeme
Onaydan itibaren 30 gün içerisinde
Anlık İzleme Ziyaretleri
Gerekli görüldüğü hallerde
Nihai Rapor
Projenin tamamlanmasından sonra 30 gün içerisinde, nihai
rapor onayı 30 gün içerisinde
Nihai Ödeme
Onaydan itibaren 30 gün içerisinde
Proje Değerlendirme Raporu
Projenin tamamlanmasından (nihai ödeme) 3 ay sonra
Proje Uygulama Süreci - Yararlanıcı
Raporları
Raporlar
Zaman
Yararlanıcı Beyan Raporu
2 ayda bir
Ara Rapor
(KAYS)
İhtiyaç duyulması halinde proje süresi
içinde
Nihai Rapor
(KAYS)
Proje süresinin sona ermesini müteakip
30 gün içerisinde
Harcama Teyit Raporu
(Bağımsız Mali Denetim)
Nihai raporla birlikte
(talep edilmesi halinde)
Proje Sonrası Değerlendirme Raporu
Projenin sona ermesinden üç ay sonra
Satın Alma
Harcama usul ve esasları…
İlgili kanunlarca belirlenen
yararlanıcılar
(KİK vb.)
Hiçbir kanun tarafından
belirlenmemiş yararlanıcılar
(KOBİ, TSO vb.)
Tabi oldukları satın alma
mevzuatına göre
Satın alma Rehberi’ne göre
Ajans, tüm yararlanıcıların ihale süreçlerinde
gözlemci olarak yer alabilir ve süreçle ilgili tüm
belgeleri yararlanıcılardan talep edebilir.
Desteğin Hesaplanması
BÜTÇE KALEMLERİ
Giderler
GERÇEKLEŞEN
HARCAMALAR
BÜTÇE
Birim
Maliyet
(TL)
Toplam
Maliyet
(TL)
Birim
Miktar Maliyet
(TL)
Toplam
Maliyet
(TL)
UYGUN MALİYET
Toplam
Maliyet
(TL)
Birim
Miktar
Örnek 1 3.2 Bilgisayar
adet
2
1.000 2.000
2 1.100 2.200
2
1.000 2.000
200
Örnek 2 3.2 Bilgisayar
adet
2
1.000 2.000
3 1.000 3.000
2
1.000 2.000
1.000
Örnek 3 3.2 Bilgisayar
adet
2
1.000 2.000
1 1.000 1.000
1
1.000 1.000
0
Örnek 4 3.2 Bilgisayar
adet
2
1.000 2.000
1 1.100 1.100
1
1.000 1.000
100
Örnek 5 3.2 Bilgisayar
adet
2
1.000 2.000
1
1
900
900
Miktar
Birim
Maliyet
(TL)
UYGUN
OLMAYAN
MALİYET
900
900
0
Satınalma Süreçleri – Temel İlkeler
 Önceden belirlenen standartlarda ve yeterli şartnameler
hazırlanmalıdır. (Örn. Teknik şartnameler, iş tanımları, keşif özetleri,
iş sözleşmeleri vb.)
 Satın alımlarda belirli bir marka, model, menşei, patente yönelik
özellikler ve tanımlamalara yer verilmemelidir.
 Satın alma süreçleri adil rekabet şartlarına uygun
gerçekleştirilmelidir. (Tarafsız, eşit muamele ve ihtiyaçlara uygun)
 Satın alıma konu olan işler, etkin duyuru ilkesine uygun biçimde
potansiyel yüklenicilere bildirilmelidir.
Çıkar İlişkisi: Projenin hazırlanmasına katılan herhangi bir
firma veya uzman bu hazırlık çalışmasına dayalı ihalelere
iştirak etmemelidir.
Satınalma Süreçleri – Temel İlkeler
Satın alma süreçleri ile ilgili tüm belgeler kayıt altına alınmalı ve 10
yıl saklanmalıdır.
 Satın almalar ile ilgili maliyetler, yararlanıcının veya ortaklarının
muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır ve saptanabilir, doğrulanabilir
ve destekleyici belgelerin asılları ile kanıtlanabilir olmalıdır.
 Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır.
Geriye dönük olarak hiçbir ihale yapılamaz.
 KİK’e tabi olmayan yararlanıcılar, ihalelerinde Trakya Kalkınma
Ajansı’nın yayınladığı standart belge ve formatları kullanmalıdır.
Sözleşme Değişiklikleri
Sözleşmelerde değişiklik yapılmaması esastır.
Eğer değişiklik gerekirse:
- Proje amacını değiştirmemeli
- Gerekçeleri sağlam olmalı ve belgelerle desteklenmeli
- Sözleşme süresi zarfında olmalı ve geriye dönük olmamalı
- Destek kararını sorgulatmamalı ve eşit muamele ilkesine uygun
olmalı
Sözleşme Değişiklikleri
Küçük Değişiklik
Bildirim Şekli
Zaman
Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi
olmayan küçük değişiklikler
Ara ya da Nihai rapor
Bir sonraki rapor
Diğer Değişiklikler
Bildirim Mektubu
Değişikliğin uygulanmasından sonra
en geç 10 gün içerisinde
Zeyilname
Bildirim Şekli
Zaman
Zeyilname Mektubu
Değişikliğin yürürlüğe girmesinden
makul bir süre önce.
Tüm Zeyilname Talepleri
Projenizde, zeyilname gerektirecek büyüklükte
değişiklikler yapmamanız önerilir.
Projeye yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin
eklenmesi durumunda, bunun proje amaçlarını
gerçekleştirmek için zaruri olduğu
gerekçelendirilmelidir.
Cezai Müeyyideler
▶ Nihai raporun tanınan ek süreler geçtikten sonra teslim
edilmesi halinde
▶ Başvuru formunda gerçekleştirmeyi taahhüt ettiği ancak
tamamen veya kısmen gerçekleştirmediği veya eksik
gerçekleştirdiği her bir husus için
▶Gerçekleştirilmeyen her bir görünürlük uygulama ve faaliyeti
için
▶Aynı konuda 2 defa erken uyarı raporu düzenlenmesi halinde
Ajans, destek tutarının %1’i oranında cezai şart uygulama
hakkını haizdir.
Kusurlu Fesihler
▶ Yararlanıcının kusuru sebebiyle sözleşmenin feshedildiği
durumlarda, destek yararlanıcısı, o zamana kadar kendisine
ödenen destek tutarının faiziyle birlikte tamamını ve sözleşmedeki
Ajans toplam destek miktarının %10’unu cezai şart ödemeyi
kayıtsız şartsız kabul ve taahhüt eder.
▶ Bunun yanı sıra Ajansın sözleşmenin feshi sebebiyle uğradığı
zarar ve ziyanlar karşılığında tazminat talep etme haklı saklı olup,
cezai şart talep etme hakkının alternatifi olarak yorumlanamaz.
Ayrıca, suç teşkil eden durumlarda, bu kişiler hakkında savcılığa
suç duyurusunda bulunulur.
Kısa Kısa…
 Projenin uygulanmasına, iki taraftan en son imzalayan tarafın
imzaladığı günden itibaren başlanır.
Sözleşmeye ilişkin damga vergisinin tek nüsha üzerinden
ödendiğine dair belge ön ödeme yapılmadan önce ajansa teslim
edilir.
Proje hesabından yapılan tüm transferler proje hesabından
yüklenicilerin hesabına yapılmalıdır. Bu şartlar dışında zaruri bir
durum oluşması halinde, bir ay içinde en fazla 1.000 TL’lik ödeme bu
kural dışında gerçekleştirilebilir.
 Destek miktarı 200.000 TL ve üzerinde olan projelerde YMM /
SMMM Odası veya SPK’ca onaylanmış bağımsız denetim şirketine
mensup onaylı bir denetçi tarafından denetim gerçekleştirilebilir.
Proje Sonrasında…
Proje tamamlandıktan sonra Ajans tarafından denetim faaliyetleri
gerçekleştirilebilecek olup, imzalanan sözleşme ile yararlanıcı;
▶ Belgelerin 10 yıl süre ile saklanacağını,
▶ Görünürlüğün 3 yıl süre sağlanacağını,
▶ Makine ve ekipmanların 3 yıl süre ile amacı dışında
kullanılmayacağını, atıl durumda bırakılmayacağını, gerekçesiz ve
yazılı izin olmaksızın bölge dışına çıkarılmayacağını
taahhüt etmektedir.
İyi dilekler…
Açık iletişim
Paylaşım
Dürüstlük
Download

Proje Teklif Çağrısı - Trakya Kalkınma Ajansı