• Örgütlenme, amaca ulaşmamız için gerekli olan araç ve
olanakları bir düzende toplamaktır. İşlerimizin ve
yaptıklarımızın gerçekleşmesi için örgütlere ve
örgütlenmeye gereksinim vardır. İyi bir örgüt ve
örgütlenme sayesinde, işlerimizi verimli bir biçimde
sonuçlandırma olanağı buluruz. Örgüt bir amaç değil,
amaçların gerçekleşmesi için bir araçtır.
• Mal veya hizmet üreten bir örgütün yaşamını sürdürmesi,
çevresiyle iletişim kurabilme yeteneğiyle doğrudan
ilişkilidir. Çevresinden soyutlanmış bir örgütün devamlılığı
mümkün değildir. O halde büyüklüğü, faaliyet alanı ne
olursa olsun örgütler öncelikle hedef kitleleri olmak üzere
çevreleri ile ilişki kurmak ve çevresine karşı duyarlı olmak
zorundadır.
• Halkla ilişkiler birimi; örgütün yaşamsal bir parçasıdır ve
örgüt bütünü içerisinde incelenmesi gerekir. Halkla
ilişkiler birimini örgütten ayrı olarak değerlendirmek
mümkün değildir ve bu birimler bütünü oluşturan tüm
bölümler gibi örgüte çok önemli katkıda bulunur ve ahenk
içerisinde çalışmayı öngörür.
• Örgüt ölçeği ne olursa olsun veya halkla ilişkiler biriminin
büyüklüğü ve yapısı nasıl olursa olsun, halkla ilişkiler
biriminin temel ve asli görevi; örgüt amaçları
doğrultusunda örgüt imajını çevreye yansıtmaktadır. Bu
imajın içeriğinde ne kadar saygınlık, güven, doğruluk,
çabukluk ve içtenlik gibi değerler varsa halkla ilişkilerde o
oranda başarılı olunmuş sayılabilir.
• Başarılı bir halkla ilişkiler faaliyeti, bilimsel bir çalışmayı ve
bu çalışmayı yapacak uzman ve yetenekli personeli
zorunlu kılar. Bununla birlikte halkla ilişkiler faaliyeti
sadece bu iş için özel eğitim almış ve konusunda uzman
profesyonel personel tarafından yürütülmez. Örgütte
çalışan tüm personelin bu konuda üstlenmesi gereken
sorumluluklar bulunmaktadır.
• Teşkilatlanma yönetsel bir faaliyettir. Yani yönetimin bir
fonksiyonudur. Bir yönetici tarafından herhangi bir
teşkilatlanmanın yapılabilmesi için; tesis edilecek
teşkilattan beklentilerin, bir başka ifade ile bu teşkilatın
görevlerini ve iş hacimleri ile iş kapasitelerinin ortaya
konulması gereklidir.
• Önce bir yapı oluşturup sonra bu yapıya birtakım görevler
yüklemek doğru bir yol olmaz. Bu nedenle, halkla ilişkiler
biriminin tesis edilmesinden önce örgütlemeye tesir eden
konunun incelenmesi ve değerlendirilmesi gereklidir.
• Örgütlenmeye etki eden ve asgari dikkate alınması gerekli
konuların başında; örgütün ölçeği, faaliyet alanı , hedef
kitleleri, hedefleri ve bütçesi olmalıdır.
• Mal veya hizmet üreten bir şirketin büyüklüğü halkla
ilişkiler biriminin yapılanmasını doğrudan etkileyen en
önemli etkendir. Örneğin, küçük işletmeler dar bir
pazar alanı içinde çalıştıklarından çevreyle ilişkilerde
zorluk çekmezler. İşletmenin sahibi halkla ilişkiler
sorumluluğunu bizzat yüklenir, çevreyi yakından tanır,
yerel kuruluşlarla olan ilişkileri, ayrıca komşular ve
tüketicilerle ilişkileri bizzat kendisi yürütür.
• Orta büyüklükteki bir işletmede halkla ilişkiler uğraşları
giderek daha da yoğunlaştığından bu işleri yürütmek
üzere firma organizasyonu içinde pazarlama yada
personel müdürlüğüne bağlı bir iki halkla ilişkiler
uzmanının çalıştırıldığı görülür. Bu ünite bazen bir şeflik
şekline de dönüşebilir.
• Büyük işletmelerde ise; halkla ilişkiler faaliyeti genellikle
bu maksatla teşkil edilmiş, profesyonel ve bağımsız bir
departman tarafından yürütülür. Bu departmanın
oluşumu ve yapılandırılması ise, yine firmanın büyüklüğü,
faaliyet alanı ve hedef kitlesi ile göreceli olarak farklılıklar
gösterebilir.
Bu tür işletmelerde kesin bir kural olmamakla birlikte;
o Planlama,
o Dış ilişkiler,
o İç ilişkiler,
o Basınla ilişkiler,
o Koordinasyon dan sorumlu bir ayrı birimler veya bu
alanlarda görevlendirilen ayrı personel bulunur.
• Halkla ilişkiler faaliyetinin yürütülmesi için yapılabilecek
ünitenin veya personel hacminin tespitine esas olan bir diğer
önemli kriter faaliyet alanı ve hedef kitledir. Her ne kadar,
genellikle faaliyet alanı ve hedef kitle, şirketin ölçeğine paralel
olarak değişirse de ara üretici konumunda olan veya belirli
piyasaya hakim tekelci bir şirket için durum farklı olabilir. Genel
müdürlüğe bağlı bir halkla ilişkiler müşaviri ile bu faaliyetlerini
yürütebilirler. Buna birkaç örnek vermek gerekirse; Botaş, Tekel
işletmeleri veya otomotiv sanayiinde yan ürün (Buji, Radyatör
v.b) üreten bir fast-food restaurant zinciri için et, hamburger
ekmeği üreten işletmeleri bu kategoride düşünebiliriz.
• Amaçları doğrultusunda misyonunu ve vizyonunu
belirleyen, buna bağlı olarak politikalarını saptayan
işletmelerin mutlaka kısa vade, orta vade ve uzun vade
hedefleri de vardır. İşte bu tür planlı ve ciddi işletmelerde
halkla ilişkiler faaliyetlerinin hacmi ve yapılanması,
hedeflerin büyüklüğü ile doğru orantılıdır.
• İşletmelerde, yönetim süreci içerisinde tespit edilen
politikalar kapsamında değerlendirilen halkla ilişkiler
faaliyetlerinin yoğunluğu ve hacmi örgüt hedeflerine bağlı
olarak artacak veya azalacaktır.
• Bütçeleme işlemi de yönetimin temel fonksiyonlarından biridir.
Tüm işletmelerde yönetim; işletme hedefleri ile buna bağlı
olarak iş programlarını, üretim, tanıtım, reklam, pazarlama,
araştırma ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin mevcut bütçesiyle
dengelemeye çalışır. Bir başka deyimle bütçesi ile orantılı
olarak faaliyet gösterir ve bütçesine göre harcama yapar.
• Bir genelleme yapmak gerekirse; bütçe anlamında önemli
sıkıntıları olmayan veya firma imajını her şeyin üzerinde
önemseyerek halkla ilişkiler faaliyetleri için yeterli oranda
bütçe ayırabilen işletmelerin teşkil edeceği halkla ilişkiler
kadrosu daha geniş ve zengin olacaktır şeklinde düşünebiliriz.
• Halkla ilişkiler biriminde görev yapan ve bu alanda farklı
konularda uzmanlaşan personel için her kurum değişik
görev tanımları yapabilmektedir. Örneğin bir üniversitenin
basınla ilişkilerde sorumlu uzman personelinden
beklentileri ile bir valiliğin halkla ilişkiler bürosunda görev
yapan ve basın işlerinden sorumlu uzman personelin
görev tanımlarının tamamen aynı olması mümkün
değildir. Dolayısıyla bu birimlerde çalışan müdür, genel
müdür, basın danışmanı, iç ilişkiler uzmanı, dış ilişkiler
uzmanı v.b. personelin her biri için standart bir görev
tanımı yapmak mümkün değildir.
 Kurumun/işletmenin çalışmaları ve faaliyetleri hakkında
kamuyu bilgilendirmek.
 İşletme içi ilişkileri düzenleyerek dersini aidiyet duygularını
geliştirmek, kurum içi iletişimi sürdürmek
 Yerel ulusal uluslararası görsel yazılı medya ve kurum dışı diğer
kitle bilimlerle ilişkileri düzenlemek.
 Araştırma yapmak bilgi toplamak ve değerlendirmek
 Kurumun işletmenin kimliğini misyonunu tanıtıcı çalışmalar
yapmak
 Kurum işletme içi ve dışında çeşitli etkinlikler düzenlemek(
sergi gösteri tören gezi v.b. )
 Gelen konuklara işletme kurumunu gezdirmek
 Yeni katılan personel için işletme tanıtıcı program hazırlamak
ve uygulamak
 Tanıtıcı ve bilgilendirici yayın hazırlamak
 Kurum ile ilgili basında çıkan haberleri takip etmek
değerlendirmek arşivlemek
 Yönetim tarafından talep edilen görevleri yerine getirmek
A. Halkla ilişkiler daire başkanı/ genel müdür
o Kurum ile ilgili her türlü halkla ilişkiler faaliyetlerini planlamak,
o Faaliyet programı hazırlamak,
o Programa uygun personel görevlendirmesi yapmak,
o Bütçeleme yapmak,
o Yönetime karşı halkla ilişkiler alanında müşavirlik yapmak,
o Faaliyetlerin denetimini yapmak değerlendirmek ve düzeltici
tedbirler almak,
o Görsel ve yazılı medya ile doğrudan temas kurmak. (basın
brifingi, basın toplantısı).
Halkla ilişkiler müdürü/ koordinatör/ danışman/ müşavir
o İşletme veya kurumun halkla ilişkilerden sorumlu
biriminin en üst düzey yöneticisi ise yukarıda belirtildiği
şekilde halkla ilişkiler faaliyetlerinde planlama
programlama görevlendirme müşavirlik bütçeleme
denetleme değerlendirme ve düzeltici tedbirlerin
alınmasına ilişkin görevleri yapmak ve medya ile
doğrudan temas kurmak,
o Daha büyük bir departmanın yalnızca belirli bir ilgi alanı(
basın, dış ilişkiler v.b.)'ndan sorumlu yönetici ise;
İlgi alanına yönelik planlama yapmak,
Yapılan planlama doğrultusunda iş programı yapmak ve
personel görevlendirmek,
Araştırma ve bilgi toplamaya yönelik raporları
değerlendirmek ve tekliflerde bulunmak,
Basın bildirisi hazırlamak,
Basın toplantısı hazırlığı yapmak,
Basın bülteni hazırlamak,
Diğer birimlerle koordinasyon da bulunmak,
Üst yönetim tarafından verilen görevleri yerine getirmek.
o Araştırma yapmak,
o Bilgi toplamak,
o Rapor hazırlamak,
o Basın bildirisi basın bülteni hazırlamak,
o Tanıtım dergisi broşürü hazırlamak,
o Tekliflerde bulunmak,
o Üst yönetim tarafından verilen görevleri yerine getirmek.
Mehmet ŞİRAZ
Download

12-HALKLA ÝLÝÞKÝLER BÝRÝMÝNÝN ÖRGÜT