İçerenköy, Ali Nihat Tarlan Cad.
Eryılmazlar Sokak No :8 Kat : 3
34752 Ataşehir – İSTANBUL
Tel : (0 2 1 6 ) 574 74 14 PBX
Faks: ( 0 216 ) 574 22 12
İSTANBUL, 04.04.2014
SİRKÜLER (2014/13)
Konu: E- Fatura Uygulamasına İlişkin Açıklamalar
Bilindiği üzere 433 seri nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile ertelenmiş olan elektronik fatura
gönderme ve alma zorunluluğu 01.04.2014 tarihi itibariyle başlamış bulunmaktadır. Bu kapsamda
uygulama ile ilgili olarak Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından aşağıdaki açıklamalar yapılmıştır.
Buna göre;
E-Fatura Düzenleme Zorunluluğu
Elektronik fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler 01.04.2014 tarihinden itibaren birbirlerine
elektronik ortamda fatura düzenlemek zorunda olmakla birlikte, elektronik fatura uygulamasına
kayıtlı olmayan mükelleflere yaptıkları mal teslimi ve hizmet teslimleri için kağıt ortamında fatura
düzenlemeye devam edeceklerdir.
E-Faturanın Saklanması ve İbraz Yükümlülüğü
E-faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilememesi Mali Mühür ile garanti
altına alınmış olduğundan, kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle mükellefler
düzenledikleri ve aldıkları e-faturaları Mali Mührü de içerecek şekilde kanuni süreler içerisinde
kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda saklamak ve istendiğinde
elektonik, manyetik veya optik araçlar vasıtası ile ibraz etmek zorundadırlar.
E-Faturanın Arşivlenmesi
Bilindiği üzere elektronik fatura uygulamasında düzenlenen ve alınan faturalara ilişkin olarak Gelir
İdaresi Başkanlığı tarafından saklama hizmeti verilmemektedir. Bu nedenle portal üzerinden
düzenlenen ve alınan faturalar, mükellefler tarafından arşivlenerek kendi bilgi işlem sistemlerinde
veya Gelir İdaresi Başkanlığından saklama hizmeti konusunda yetki almış kuruluşların bünyesinde
saklanmalıdır.
E-Faturaya İtiraz Etme veya Reddetme
E-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar, uygulama kapsamında gönderilen e-Faturanın
temel/ticari olduğuna bakılmaksızın, gelen e-faturaları almaktan imtina edemezler ve Başkan
tarafından yayımlanmış olan şema/şematron kontrolleri ile imza doğrulaması hatası dışında
reddedemezler.
Mükellefler, temel fatura kapsamında düzenlenen faturalara, mevzuat hükümleri çerçevesinde
muhasebe kayıtlarına aldıktan sonra iade faturası düzenlemek sureti ile ya da muhasebe kayıtlarına
alınmadan harici yollar ile (örneğin noterden itiraz yolu ile) sistem dışından itiraz edebilirler. Ticari
fatura kapsamından düzenlenen faturalara ise uygulama yanıtı ile redderek itiraz edilebilirler.
1
İçerenköy, Ali Nihat Tarlan Cad.
Eryılmazlar Sokak No :8 Kat : 3
34752 Ataşehir – İSTANBUL
Tel : (0 2 1 6 ) 574 74 14 PBX
Faks: ( 0 216 ) 574 22 12
E-Fatura Uygulamasına Kayıtlı Kullanıcının Unvanının veya Nev’inin Değişmesi
E-Fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, unvanının veya nev’inin değişmesi halinde 15 gün
içinde unvan veya nev’i değişikliğine ait Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden
bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla, yeni unvana ait mali mühür temini için
Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir.
Unvanı veya Nev’i değişiken mükelleflerin e-Fatura sistemindeki unvanı, dilekçe sonucunda
güncellenecek olup, bu mükellefler yeni mali mühür alınana kadar, eski unvana ait mali mühür ile
işlem yapabileceklerdir.
Mükellefler bu süre zarfında, eski unvanlarına düzenlenen faturaları muhasebeleştirebilecek,
düzenleyecekleri e-Faturalarda, yeni unvan ve Vergi Kimlik Numarası bilgilerine ise faturanın
açıklama alanında yer vereceklerdir.
Yeni unvanlarına ait mali mührün üretim/teslim bilgisi Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından
Başkanlığa iletildikten sonra, Başkanlık tarafından eski hesapları kapatılarak, yeni hesapları aktive
edilecektir. Bu tarihten sonra yeni VKN, yeni unvan ve yeni mali mühür kullanılarak e-fatura
düzenlenecektir.
Durum Kodları;
E-Fatura gönderiminde ve alımında sıklıkla ortaya çıkan aşağıda belirtilen hata durum kodu
türlerine göre işlem yapılacaktır.
“1220 “HEDEFTEN SISTEM YANITI GELMEDI” DURUM KODU
Bu durum faturanın alıcının posta kutusuna iletildiği ancak alıcı tarafından sisteme cevap
dönülmediği anlamına gelmektedir. Bu durumda fatura başarılı kabul edilmeli, aynı fatura tekrar
gönderilmemelidir. Faturaının tekrar gönderilmeye çalışılması mükerrerliğe sebep olacağından
sistem tarafından kabul edilmeyecektir.
Alıcı taraf ise sistemine düşen faturayı Gelir İdaresinin belirlediği şema /şematron ve imza
kontrollerinden geçirerek, fatura başarılı ise 1200 “ZARF BASARIYLA ISLENDI” sistem yanıtını
dönerek, hata tespit edilmiş ise ilgili hata kodunu dönerek fatura değişim sürecini tamamlamalıdır.
Hedeften sistem yanıtının 1200 “ZARF BASARIYLA ISLENDI” durum kodu ile gelmesi halinde
Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1300 “BASARIYLA
TAMAMLANDI” olur.
Hedef sistemden 1200 durum kodu dışında zarfın başarısız işlendiğine dair bir kod dönülmesi
halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1230 “HEDEFTEN SISTEM
YANITI BASARISIZ GELDI” olur.
2
İçerenköy, Ali Nihat Tarlan Cad.
Eryılmazlar Sokak No :8 Kat : 3
34752 Ataşehir – İSTANBUL
Tel : (0 2 1 6 ) 574 74 14 PBX
Faks: ( 0 216 ) 574 22 12
“1210 “DOKUMAN BULUNAN ADRESE GONDERILEMEDI” DURUM KODU
Alıcının sistemine erişilemediği anlamına gelmektedir. Bu durumda satıcı alıcıya hata ayrıntısını
bildirerek sistemini düzeltmesi yönünde uyarmalıdır.
1210 durum kodu 48 saatlik tekrar gönderme süreci sonunda alıcının posta kutusuna erişilememesi
durumunda 1215 “DOKUMAN GONDERIMI BASARISIZ. TERKAR GONDERME
SONLANDI” durum kodunu alır. 48 saat içinde fatura alıcının sistemine iletilmişse ve başarılı
olarak sonuçlanmışsa 1300 “BASARIYLA TAMAMLANDI”, hata almış ise 1230 “HEDEFTEN
SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI” durum koduna güncellenir. 1210 durum kodu 1215,1230
ve 1300 durum koduna dönüşene kadar hiçbir işlem yapılmamalıdır.
“1230 “HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI” ve “1215 “DOKUMAN
GONDERIMI BASARISIZ. TERKAR GONDERME SONLANDI” DURUM KODU
Bu durum kodlarının alınmasının ardından, ilgili zarftaki faturalar göndericinin entegrasyon ya da
özel entegrasyon kullanıcıları olması durumunda aynı Fatura ID’siyle tekrar gönderilebilir.
Göndericinin portal kullanıcısı olması durumunda ise yeni fatura ID'si ile yeniden fatura
oluşturulması ve bu hatalı faturaların gelen/gönderilen faturalarla birlikte saklanması
gerekmektedir. Yeniden oluşturulan faturalarda daha önce hata alınan fatura numarasına ve hata
sebebine ilişkin bilginin faturanın not alanına yazılması uygun olacaktır.
Bilgilerinize sunarız.
Saygılarımızla,
3
Download

İSTANBUL, 04.04.2014 SİRKÜLER (2014/13) Konu: E