BİLGİ YÖNETİMİNE GİRİŞ
1


Eflatun ve Aristo’dan bu yana pek çok filozofun üzerine
kuramlar oluşturduğu, tarih kadar eski bir konu; “bilgi” ne
oldu da şimdilerde bu kadar fazla anılır oldu?
Bilginin öneminin anlaşılmasındaki etkenler neydi ve bilginin
bireyleri, kurumları ve toplumları etkileme becerisi nereden
ve nasıl bir süreçten geçerek ortaya çıktı?
2

Yirmi birinci yüzyıl bilgi çağı olup, bu çağda etkin olarak
olabilecek toplumlar ancak bilgi üreten, bilgiyi yayan,
paylaşan ve kullanan toplumlardır.
3

Değeri eski çağlardan beri bilinen bilginin, giderek kritik bir
kaynak özelliklede üretim faktörü haline dönüşmesi ile
sonuçlanan bu evrimin önemi, bireylerin, kurumların ve
toplumların yaşama biçimlerini etkilemiş olmasına
dayanmaktadır. Biraz daha detay anlamda bu önem, bilginin
kullanım alanı ve içeriğinin işlevsel bir yapıya dönüşmesi- ki bu
dönüşüm tarihin hiçbir döneminde bu denli olmamıştırsebebiyle artmıştır.
4




Şüphesiz ki bilgi artık güçtür:
Bilgi güçtür, çünkü en değerli ve en kritik üretim faktörü haline
dönüşmüştür.
Bilgi güçtür, çünkü büyük fabrikalardan, şişkin banka hesaplarından daha
değerli ve daha güçlüdür.
Bilginin kendisinin, kullanım alanının ve işlevselliğinin öneminin anlaşılması,
yeni yaklaşımların doğmasında etkili olmuştur. Bunlardan ilki Öğrenen
Organizasyon, Strateji Odağı, Kurumsal Zeka gibi yönetim alanındaki yeni
yaklaşımlar, ikincisi ise enformasyon teknolojilerinin gelişmesiyle Yönetim
Bilişim Sistemleri, Karar Destek sistemleri, Uzman Sistemler gibi bilişim
alanındaki yaklaşımlardır.
5
Bu kavramlar ortaya atılmadan önce de iyi yöneticiler çalışanlarının
deneyimlerine ve becerilerine yani bilgiye değer veriyorlardı.
Bu kavramlar çeşitli disiplinler açısından yeni bakış açıları getirseler de
pek çoğu sözlerini tutma konusunda başarılı olamamışlardır. Bu girişimlerin
neticesi, işletmeleri daha temel, daha genel ve performans, verimlilik ve
yenilik açısından yaşamsal öneme sahip bir şeylerin arayışına yöneltmiştir.
Sonuç olarak yaşanan deneyimler, bir kurumun nasıl çalıştığının temelini,
kurumun ve o kurumda çalışanlarının bildikleri olduğunu göstermiştir. Bu
derste amacımız kurumlar için yaşamsal öneme sahip olan bilgileri
yönetmektir.
6
Bilgi Yönetimi
Bilgi yönetimi, günümüzde kurumların rekabet üstünlüğünü
sağlayabilmeleri ve yaşamlarını sürdürmeleri için en önemli unsurlardan
biridir. Kurumlarda doğru bilginin doğru yerde doğru kişide doğru
zamanda bulunabilmesini sağlayacak olan sistemleri geliştirmek son
yıllarda yönetim bilimi araştırmalarının önemli konularından biridir.
7
Bilgiyi yönetmek derken,


Bilginin değer yaratacak şekilde üretim faktörü olarak
kullanılmasını,
Kurum çalışanlarının beyinleri içerisindekileri, enformasyon
teknolojilerini kullanarak ekip ruhu anlayışıyla yönetmeyi
kastediyoruz.
8
Bilgi yönetimi en yalın şekilde, bilgiyi oluşturmak, elde tutmak,
paylaşmak ve geliştirmek için kullanılacak yöntemlerdir.
Bilgi yönetiminde bilginin oluşturulması, saklanması ve kullanılmasının
yanı sıra organizasyonların amaçlarını karşılamaya da dikkatleri
çekmiştir.
9
Açıklamalar dikkate alındığında bilgi yönetimini rekabet
üstünlüğü sağlayabilmek ve entellektüel sermayeyi en üst
seviyede kullanabilmek amacıyla kurumlarda doğru bilginin doğru
yerde, doğru kişide, doğru zamanda, bulunabilmesini sağlayacak
olan sistemlerin geliştirilmesi olarak tanımlamak yanlış olmaz.
10
Bilgi Yönetimi ve Kültürü Sayesinde bir Örgüt
Rekabet üstünlüğü elde eder.
 Ortaya çıkan örgüt sorunlarını daha hızlı çözerek üretimi
arttırır.
 Bir yandan yeni ürünler ve hizmetler üretirken, diğer yandan
var olan ürünleri geliştirir.
 Daha yüksek düzeyde bir öğrenme ve yenileşme gerçekleşir.

11
Temel kavramlar






Veri (Data),
Enformasyon (Information),
Bilgi (Knowledge),
Kurumsal Bilgi,
Yönetim,
Kurumsal Bilgi Yönetimi.
12
Veri



Veri, işlenmemiş ham bilgi de denilen veri “data“ karşılığı olarak
kullanılan ve “datum” sözcüğünün çoğulu olan bir kavramdır. Veri
kavramı, çeşitli durumların, gözlemlerin veya oluşumların her türlü
gösterimidir.
Bu gösterimler sayısal veya alfa nümerik karakterler ya da semboller
olabileceği gibi çeşitli biçimlerdeki grafik çizimler ve diğer tüm grafik
gösterimler şeklinde de olabilir.
Bilginin ham maddesi olan veri, miktarları, eylemleri, olguları vs., temsil
eden, sembollerden oluşan bir grup olarak ta tanımlanır. Veriler yıllar
geçse de her zaman aynıdır, içeriği ve önemi değişmez.
13
Şehirler
Yıllar
Üretim miktarı
satış
Tokat
1995-2000
15 000
13 250
Ankara
1995-2000
76 000
76 000
Sivas
1995-2000
18 000
13 000
14
15
Enformasyon


Düzenlenmiş/işlenmiş veri olarak da tanımlanabilir. Günümüzde bilgi
teknolojileri tarafından gerçekleştirilen ve verilerin işlenmesideki*
amaç, belirli bir amaç için bir araya getirilmeleridir.
Bir anlamda enformasyon karar verebilmemiz için yeterli değildir
ancak konu hakkında sentez yapabilmemizde (bilgi altyapımızı
oluşturmamızda) etkendir. Bu yüzdendir ki bilgiye ulaşmak için
gerekli olan enformasyona sahip olmalıyız.
16
17


Peter Drucker’ in tanımına göre; “Enformasyon, uyumluluğu
ve amacı olan veridir”.
Enformasyon veriden çok daha anlamlı ve derin bir içeriğe
sahiptir.
18


Bireylerin almış oldukları eğitim veya kurumsal (hizmetiçi) eğitimler
enformasyona sahip olmak içindir. Diğer bir deyişle, bireylerin ve kurumların
enformasyona sahip olmak istemelerindeki temel düşünce; ana hedef olan ve
rekabet ortamlarında ihtiyaç duydukları bilgiye ulaşabilmek için gerekli
altyapıyı sağlamaktır.
Örneğin bir hukukçuyu düşünelim: Bir avukatın eğitimi boyunca edindiği her
türlü malumat (kanunlar, anayasalar, kurallar vb.) enformasyondur ve bu
enformasyonu alan kişi mahkemede bilgisini kullanarak müvekkilini savunur.
19
Bilgi


İşlenmiş, derlenmiş, organize edilmiş, yorumlanmış ve karar
alabilmede kullanılabilmek için bir işlem sürecinden geçirilerek
anlamlı ve değerli hale dönüştürülmüş kararları ve davranışları
etkileyen değerdir.
Enformasyon ve bilgi kavramları çoğu kez birbirlerinin yerine
kullanılmaktadır. Esas itibariyle bu kavramlar, içerikleri ve işlevleri
bakımında birbirlerinden oldukça farklıdır ve bilgi hiyerarşisi
içerisindeki ilişkileri şöyle gösterilebilir:
20




Peter Drucker bilgiyi şöyle tanımlamaktadır.
Bireylerin eylemlerinin temelini oluşturur.
Bir örgüt ya da bireyi daha etkili ve farklı bir
eylem için yeterli hale getirir.
Enformasyonu bir kişi ya da nesneye aktaran
şeydir.
21
Değer
Sentezleme
Analiz etme
Özetleme
Gruplama
Toplama
Bilgi
Bilgi
Enformasyon
Enformasyon
Veri
Veri
22



Bir konu hakkında analiz yapabilmek için veriye, sentez yapabilmek için
enformasyona ve doğru karar verebilmek için bilgiye ihtiyaç duyarız.
Veriler bilişim teknolojileri tarafından işlenerek enformasyona,
enformasyon bireyler ve kurumlar tarafından işlenerek bilgiye
dönüştürülür
Veri, işlenmemiş ham bilgi de denilen veri “data“ karşılığı olarak
kullanılan bir kavramdır. Veri kavramı, çeşitli durumların, gözlemlerin
veya oluşumların her türlü gösterimidir. Bu gösterimler sayısal veya alfa
nümerik karakterler ya da semboller olabileceği gibi çeşitli
biçimlerdeki grafik çizimler ve diğer tüm grafik gösterimler şeklinde
de olabilir.
23

Bazı örnekler vermek gerekirse, elbisenizin
rengi bir bilgi değil, bir veridir, içinde
bulunulan toplumda hangi renk elbiselerin
tercih edildiği bir enformasyondur
(haber/malumat), elbiseyi
renklendirebilmek bir bilgidir.
24
25


Veri ve Enformasyon Arasındaki Fark
Enformasyonun verilerden en önemli farkı
daha anlamlı olmasıdır. Yani enformasyonun
belli bir anlamı vardır. Yalnızca alıcının
biçimlendirmesi değil aynı zamanda
kendisinin de bir biçimi vardır. Belli bir amaca
göre organize edilmiştir. Verilere belli bir
anlam katıldığında enformasyona dönüşür
26
Enformasyon ve Bilgi Arasındaki Fark
Bilgi, enformasyonun yorum, analiz ve
bağlam ile zenginleştirilmiş halidir.

27
28
Kurumsal Bilgi



Kurumsal bilgi, kurum içinde üretilen veya kuruma dışarıdan gelen, o
kurumla ilgili kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgiyi ifade
etmektedir.
Kurumun etkinliği, denetimi, yönetimi, geliştirilmesi vb. ile ilgili
olarak üretilen, alınan, kullanılan ve bu nedenlerle özel bir nitelik
kazanan her türlü malumat, fikir ve olgulardır.
Bilgi kurumlarda sadece belge ve yayınlara yansımakla kalmaz aynı
zamanda kurumsal düzen, kurallar, deneyimler ve uygulamaları ifade
eder.
29
Yönetim




Yönetim, işletmelerin amaçlarına ulaşabilmeleri için insan ve fiziksel
kaynaklarının planlanması, örgütlenmesi, motivasyonu (yöneltme),
koordinasyonu (eşgüdüm) ve kontrolü fonksiyonlarının yerine
getirilmesidir.
Yönetim konusunda farklı yaklaşımlar olsa da tanımlar incelendiğinde
başlıca üç nokta üzerinde durulduğu görülmektedir: Ortak bir amaç,
İnsan topluluğu, İşbirliği.
Yönetim her türlü grup için söz konusudur, kurumsal anlamda başlıca 3
seviye yönetim vardır: Alt kademe yöneticileri (Operasyonel /
Program Yönetimi ), Orta kademe yöneticiler (Fonksiyonel / Taktiksel
Yönetim ), Tepe yöneticileri
(Stratejik Yönetim)
30
Kurumsal Bilgi Yönetimi
Kurumsal Bilgi Yönetimi, kurumun bilgi kaynaklarının
düzenlenmesi, etkin kullanımı ve yönetimi, kayıtlı bilginin
üretimi, dağıtımı, organize edilmesi, depolanması, erişim ve
kullanılmasını ifade etmektedir. Kısaca kurumsal bilgi yönetimi,
kurum bilgisinin üretimi, depolanması, düzenlenmesi, erişimi ve
dağıtımını kapsar.
31
Kurumsal bilgi yönetimi spesifik bilgi içeren kaynakların sistematik
yönetiminin geliştirilmesi olarak da ifade edilebilir.
Kurumsal bilgi yönetiminde amaç, kurumsal bilginin depolanması,
erişilmesi, yayılması, alıkonulması ve korunmasıdır.
Kurumsal bilgi yönetimi bilgi işçileri olarak tanımlanan kişilerin
ürettikleri kişisel bilgilerin, bilgi yöneticisi olarak tanımlanan kişilerin
ürettikleri takım bilgisinin ve diğer tüm kurumsal bilgilerin yönetilmesini
kapsar ve günümüzde bilginin stratejik bir kaynak olmasının anlaşılması
ile birlikte kurumsal bilgi yönetiminin önemi özellikle üst düzey
yöneticiler tarafından kabul edilmektedir.
32
Kurumsal bilginin yönetiminde bir araç olarak ağ sistemleri kullanmak bu
anlayışın gerçeklenmesinde önemli bir etken olmakla birlikte tek başına
yeterli değildir.
Kurumsal bilgi yönetimini başarıyla uygulayan örgütler, farklı mekanlarda
çalışan bir grubun, ortak kullanımına sunulmuş bir web sitesi üzerinden
faaliyetlerini yürüten örgütlerdir. Bu örgütler mekandan bağımsız olarak
çalışmayı, sanal olarak işe gidip gelmeyi olanaklı kılan örgütlerdir.
Bu tür kurumları farklı coğrafi bölgelerdeki işletmelerin belirli
ürünlerin üretilmesi amacıyla ağ teknolojileri yardımıyla birbirlerine
bağlanan, uyumlu olarak çalışan ve tek bir işletme olarak faaliyet
gösteren kurumlar olarak da tanımlayabiliriz.
33
Kurumsal bilgi
Kurumsal bilgi, kurum içinde üretilen veya kuruma dışarıdan gelen, o
kurumla ilgili kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgiyi ifade etmektedir.
İnsanların kafasında olan, kurumsal faaliyetler sonucunda oluşmuş ve
yazılı bir şekilde kaydedilmemiş bilgiler de kurumsal bilgi kapsamında
değerlendirilmektedir.
34
Kurumsal bilginin kayıtlı hale getirilmesi, kurum içinde gerekli yerlere iletilmesi ve
bir sonraki çalışanlara devredilmesi, hem eski tecrübelerin etkin olarak kullanımını
hem de benzeri çalışmaların tekrarlanmasını önleyeceği gibi atılacak adımlarda hata
oranının azalmasını da sağlayacaktır.
Kurumsal bilgi yönetimi ile firmanın bilinen ve bilinmeyen zihinsel birikimi, başarı ya
da başarısızlıkta belirleyici rol oynayan ve günlük kararları almayı sağlayan her
türlü bilgi çalışanlarına aktarılır.
Bu nedenle, bilgi yönetimi, bilgi çalışanlarını kurumsal bilgi tabanına bağlayarak
birbirinin yerini alabilecek bileşenlere dönüştürmeyi ve dolayısıyla çalışanları
başarılı oldukları alanlara yöneltmeyi de hedeflemektedir. Bu açıdan bakıldığında
ise bilgi yönetimi, çalışanlara fırsat ve rekabet ortamı sağlayarak kurumun
başarısına ivme kazandıracak bir sistemdir.
35

Kurum ve kuruluşların bünyesinde yer alan ve kurumun
işlemleri, araştırmaları, projeleri, planları, mal/hizmet
üretimleri sürecinde ortaya çıkan belgeler, bu belgelerin
depolandığı mekanlar ve bu mekanlarda çalışan kişiler
kurumsal bilgi yönetiminin parçalarını meydana getirmektedir
36


Kurumsal bilgi, kurum içinde üretilen veya kuruma dışarıdan gelen, o
kurumla ilgili kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgiyi ifade etmektedir.
Kurumun etkinliği, denetimi, yönetimi, geliştirilmesi vb. ile ilgili olarak
üretilen, alınan, kullanılan ve bu nedenlerle özel bir nitelik kazanan
her türlü malumat, fikir ve olgulardır.
37
İçinde bulunduğumuz yeni teknolojik devrim iki önemi özelliğe
sahiptir.
Bunlardan biri, bilgi işlem (information processing) sürecinin
teknolojik devrim sayabileceğimiz olgunun temelini
oluşturması, ikinci özellik ise bilginin üretimin odak noktası
haline gelmesidir.
38
Günümüz rekabet koşullarında işletmeler, süreçleri, bu süreçlerin hızı ve
etkin yönetimi ile kurumsal iddialarını sürdürülebilmektedir.
Kurum yöneticileri açısından ise, etkin bir bilgi yönetimi uygulaması,
edinilen bilgilerin karar verme süreçlerine entegre edilmesine bağlıdır.
39
Bilgi Yönetiminin Avantajları

Kurumlarda bilginin yönetilmesi her geçen
gün daha çok önem kazanmaktadır. Yeni
bilgilerin üretilmesi, elde edilmesi,
güncellenmesi, depolanması, güncellenmesi
gereksinimi her geçen gün daha çok
artmaktadır. Bu kapsamda bilgi yönetimi
aktivitelerinin önemi de artmaktadır.
40
–








Temel avantaj ve yararları şu şekilde listelemektedir.
Organizasyona kritik uzmanlıklar tutmayı sağlar,
Daha büyük adaptasyon ve esneklik sağlar,
İnsan para yatırımında daha yüksek dönüşüm sağlar
Rekabet avantajını artırır,
Değer toplama ve oluşturma
Zeki mallar için yasal koruma sağlar,
Ürünlerde ve servislerde bilgiyi oturtmaya önem verir.
Müşteri odaklıdır.
41





Bilgi yönetiminin yetersiz olduğu durumlarda
ise ortaya çıkan dezavantajlar arasında
Verimlilik kaybı
Elverişli zaman kaybı,
Aşırı bilgi yükleme,
Bilgi erozyonu
42
Bilgi Yönetiminin Zorlukları



Bilgi yönetiminin çok fazla fayda ve avantajının olması, kurum
için hayati önem taşımasının yanı sıra organizasyonlarda
bilginin yönetilmesi kolay bir iş değildir.
Bilginin elle tutulamaz ve ölçülmesinin çok olması gibi
niteliklerinden dolayı bilgi yönetimi aktivitelerinin kuruma özel
yöntemleri geliştirmeyi zorunlu kılmaktadır.
Standart bilgi yönetim modelleri geliştirilmekte ve önerilmekte
ancak bunları entegre bir şekilde uygulamanın gözlerden
kaçtığı görülmektedir. Buda çalışmaların avantajlarını ortaya
çıkartmayı zorlaştırmaktadır.
43
Bilgi Yönetiminin Zorlukları


Bilgi yönetimi geniş bir kurumsal sözlük
gerektirir,
Bilgi yönetiminde bilgileri kullanmak ve paylaşmak
zorunluluğu vardır. Hangi bilgilerin ne zaman
kullanılacağı bilinmediğinden bilgileri doğru
zamanda doğru kişide ve doğru yerde bulundurmak
kolay değildir. Bilgi yönetimi kurumsal bilgilerin
açıkça gösterilmesini gerekli kılar. Standart bilgi
gösterim yöntemleri ile her türlü bilgiyi
gösterebilmek çok zordur. Kuruma özgü bilgi
gösterim yöntemlerinin geliştirilmesi gerekli
olmakta bu da kolay bir iş değildir.
44

Bilgi kurum içinde her yerde dağınık olarak
bulunmaktadır. Bu bilgilerin bir araya gelmesi
ile etkin kararlar verilmektedir. Bilgileri
toplayıp bir araya getirmek görüldüğü kadar
kolay bir iş değildir.
45

Bilginin güncellenmesi ve değiştirilmesi
aktiviteleri günün koşullarına uyum
bakımından çok önemlidir. Ancak bir
bilginin güncellenmesi ve geliştirilmesi
diğer birimlerde bulunan bilgileri de
etkilemekte ve onlarında güncellenmelerini
zorunlu kılmaktadır.
46

Kurumsal olarak bilgi yönetimi
çalışmalarından faydalanmak bilgi yönetimi
sistemlerinin kurumsal olarak entegre bir
şekilde çalışması gerekmektedir. Bilgi
yönetiminin bir kurum kültürü haline
dönüştürülmesi lazımdır. Kurumsal kültürü
değiştirmek bilindiği gibi kolay bir iş
değildir.
47

Bilgi yönetimi stratejilerini belirlemek için
kapsamlı analizlerin yapılması
gerekmektedir. Eksik analizler ile etkin
stratejiler ortaya koymak zordur.
48
Bilgi yönetimi için engel oluşturan unsurları
şu şekilde sıralamak mümkündür.
 Enformasyon fazlalığı,
 Bilgiyi paylaşmak için çalışan
motivasyonunun düşük olması
 Şirketteki teknolojinin seviyesinin yetersiz
olması,
49




Çalışanların bilgi yönetimi ile ilgili yetki ve
sorumluluklarının tanımlanmamış olması
Mevcut enformasyon teknolojilerinin entegre
bir ortamda kullanılmaması
Ağ sistemlerinin güvenliğinin yetersiz olması
Bilgilerin güncellenmeden eski halleri ile
kullanılması
50












Örgüt kültüründeki olumsuz yaklaşımlar,
Bilgi yönetimi faaliyetlerinin sahipsiz olması,
Enformasyon/iletişim teknolojisinin yetersizliği,
Zamanın yetersiz oluşu,
Güdüleme/teşvik sistemlerinin yetersizliği,
Standart olmayan bilgi yönetimi süreçleri,
Takımdan çok kişiselliğin önemli görülmesi ve bireyselliğin öne
çıkartılması,
Örgütsel yapı,
İşyerinde fiziksel düzenlemedeki aksaklıklar,
İşgücü devir hızının yüksek olması,
Kurumsal stratejiler konusunda ortak anlayışın sağlanamaması
Üst yönetimin bilgi yönetiminin önemini anlamadaki başarısızlığı
51
TEŞEKKÜRLER…
52
Kaynakça
-Sakarya Üniversitesi Uzaktan Eğitim Ders Notları
-Bilginin Yönetimi
Amrit Tiwana, Dışbank Yayınları,2003.
-Kurumsal Bilgi Yönetimi Modeli
Seher Arslankaya, Yayımlanmamış Doktora Tezi,2007.
-Bilgi Yönetiminde Bilgiyi Anlamak
Ufuk Durna-Yavuz Demirel,2007.

53
Download

1.Hafta-Bilgi Sistemlerine Giriş