Dokument :
PP02-CZ-SK
Verzia N°
2.2
Dátum účinnosti:
14.6.2013
Posledná aktualizácia:
03. 01. 2012
Rozsah aplikácie:
Všetci zamestnanci
Dostupnosť:
Bez obmedzenia
PP02
Oblasť:
Všetky oblasti
Zásady správania
Počet strán
– 26 –
Arval Group
(Code of Conduct)
Autor
Vydáva
Schvaľuje
Meno
Mikuláš Fedor
Libor Mudra
Štefan Majtán
Funkcia
Territory Head of
Compliance
Regional PCC
Manager, CE region
Regional General
Manager, CE region
Dátum
05. 12. 2011
14.6.2013
14.6.2013
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
2 of 24
Content
Editoriál Philippa Bismuta,...............................................................................................................................................................3
1. ÚVOD DO ZÁSAD SPRÁVANIA ................................................................................................................................................4
1.1. IMPLEMENTÁCIA ZÁSAD SPRÁVANIA............................................................................................................................5
1.2. KONANIE V SÚLADE SO ZÁSADAMI SPRÁVANIA .........................................................................................................5
1.3. OBOZNÁMENIE SO ZÁSADAMI SPRÁVANIA..................................................................................................................5
1.4. DODRŽIAVANIE ZÁKONOV, PRAVIDIEL A PREDPISOV................................................................................................5
1.5. KONFLIKT ZÁUJMOV........................................................................................................................................................6
2. OBCHODNÉ VZŤAHY................................................................................................................................................................6
2.1. ÚVOD .................................................................................................................................................................................6
2.2. RIADENIE VZŤAHOV SO ZÁKAZNÍKMI............................................................................................................................6
2.3. RIADENIE VZŤAHOV S DODÁVATEĽMI ..........................................................................................................................7
2.4. KONKURENCIA .................................................................................................................................................................8
2.5. RIADENIE VZŤAHOV SO SPROSTREDKOVATEĽMI ......................................................................................................8
2.6. PREDAJ OJAZDENÝCH VOZIDIEL...................................................................................................................................9
3. DARY, POZVANIA, SLUŽOBNÉ CESTY...................................................................................................................................9
3.1. PRIJÍMANIE DAROV A POZVANÍ ...................................................................................................................................10
3.2. POSKYTOVANIE DAROV................................................................................................................................................11
3.3. ŠPECIFICKÉ DRUHY POZVANÍ......................................................................................................................................11
3.3.1.
Pozvánka na marketingovú demonštračnú akciu produktov a služieb..........................................................11
3.3.2.
Pozvánka na odbornú prezentáciu.....................................................................................................................12
3.3.3.
Pozvánky na akcie/stretnutia s cieľom zlepšenia obchodných vzťahov........................................................12
3.3.4.
Pozvánky na voľnočasové aktivity a ďalšie pozvánky, ktoré nie sú zahrnuté vo vyššie uvedených troch
kategóriách .............................................................................................................................................................................13
4. ZÁŠTITY A SPONZORING ......................................................................................................................................................13
5. BOJ PROTI KORUPCII A PRANIU ŠPINAVÝCH PEŇAZÍ ......................................................................................................14
5.1. BOJ PROTI KORUPCII ....................................................................................................................................................14
5.2. BOJ PROTIPRANIU ŠPINAVÝCH PEŇAZÍ .....................................................................................................................14
6. SÚKROMIE A OCHRANA DÁT................................................................................................................................................15
7. SPRÁVNE POUŽÍVANIE SOCIÁLNYCH MÉDIÍ (SIETÍ)..........................................................................................................15
8. ZÁSADY SPRÁVANIA PRI SPRAVOVANÍ INFORMÁCIÍ........................................................................................................17
8.1. DÔVERNOSŤ INFORMÁCIÍ A ICH SPRAVOVANIE .......................................................................................................17
8.2. SPRAVOVANIE SÚBOROV.............................................................................................................................................17
8.3. KOMUNIKÁCIA ................................................................................................................................................................18
8.3.1.
Oficiálna komunikácia .........................................................................................................................................18
8.3.2.
Iná komunikácia ...................................................................................................................................................18
9. „WHISTLEBLOWING“ – Etická dôverná linka ..........................................................................................................................19
9.1. ČO JE TO „WHISTLEBLOWING“?...................................................................................................................................19
10.
POUŽÍVANIE MAJETKU SPOLOČNOSTI ARVAL ..........................................................................................................21
11.
PODPIS DOHODY ORGANIZÁCIE SPOJENÝCH NÁRODOV „GLOBAL COMPACT“..................................................22
12.
PÁR OTÁZOK, KTORÉ BY STE SI MALI POLOŽIŤ PREDTÝM, AKO UROBÍTE NEJAKÉ ROZHODNUTIE.................23
13.
REFERENČNÉ DOKUMENTY.........................................................................................................................................24
14.
HISTÓRIA DOKUMENTU ................................................................................................................................................24
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
3 of 24
Editoriál Philippa Bismuta,
generálneho riaditeľa spoločnosti Arval
Arval je významným hráčom na poli multi-brandového full-service lízingu automobilov. Našim
zákazníkom ponúkame skúsenosti a kvalita našich služieb im umožňuje externalizovať riziká spojené s
vlastníctvom vozidla a zároveň zjednodušiť a optimalizovať mobilitu ich zamestnancov.
V každom aspekte nášho podnikania kladieme dôraz na dodržiavanie zásad zodpovedného
správania sa na základe našej vízie a silných hodnôt skupiny BNPP. Tieto sú zdieľané jednotlivými
subjektmi skupiny Arval a jej zamestnancami. Vízie a hodnoty nás vedú a tvoria obraz našej firemnej
kultúry a dobrého mena. Tiež spájajú značku Arval s jej zákazníkmi, dodávateľmi a všetkými jej partnermi.
Stále sa rozširujúca medzinárodná spoločnosť Arval musí pokračovať v budovaní svojich vzťahov s jej partnermi na základe praktík
odvodených z najvyšších kvalitatívnych štandardov. Dlhodobo udržateľná dôvera našich partnerov je podmienená našou
poctivosťou, bezúhonnosťou, rešpektom k druhým a spravodlivým rozhodovaním na základe objektívnych informácií na všetkých
úrovniach a za všetkých okolností.
Táto publikácia si kladie za cieľ poskytnúť každému z Vás sprievodcu pre lepšie pochopenie Vašej zodpovednosti na pracovisku
a pre prijímanie správnych rozhodnutí. Poskytuje smer, ktorý Vám pomôže vyriešiť problémy a otázky, ktoré môžu nastať počas
každodennej práce.
Bude slúžiť tiež ako asistent riadenia našich činov, bude motivovať naše rozhodnutia a prinášať naše hodnoty do reálneho života.
Ďakujeme Vám za Váš príspevok k dodržiavaniu zásad obsiahnutých v týchto Zásadách správania sa. Ich aplikácia zabezpečí
pevnosť a budúcnosť našej spoločnosti Arval.
Philippe Bismut
1.
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
4 of 24
ÚVOD DO ZÁSAD SPRÁVANIA
Tieto Zásady správania sa (ďalej len „zásady“) sumarizujú pravidlá, ktorými sa riadi správanie
zamestnancov skupiny. Hoci tieto pravidlá pokrývajú širokú paletu praktík a postupov, nechceme
sa zaoberať každou situáciou s etickým dôsledkom: cieľom je definovať hlavné princípy, ktoré
tvoria predmet zásad spoločnosti ARVAL a jej zamestnancov.
Tento dokument obsahuje informácie a princípy ohľadom toho, ako sa správať v rôznych
situáciách. Avšak, v každodennom živote existuje mnoho iných okolností, kedy sa každý
jednotlivec musí spoliehať predovšetkým na svoj vlastný zdravý rozum a úsudok, aby sa správal
správne. Každý zamestnanec zodpovedá za svoje vlastné profesionálne správanie.
Skutočnosť, že kolega alebo konkurent sa môže správať inak, než je ustanovené v tomto dokumente, by v žiadnom prípade nemala
poskytovať dôvod na porušovanie pravidiel skupiny alebo na ospravedlnenie takéhoto porušovania. Snaha dosiahnuť vyššie tržby
alebo zisk neospravedlňuje neetické správanie.
Ak sú pravidlá národných alebo miestnych zákonov, ktoré sa vzťahujú na podnik, tvrdšie než pravidlá ustanovené v tomto
dokumente, potom by sa mali použiť tvrdšie pravidlá. Rovnako tak v prípade akýchkoľvek rozporov národných alebo miestnych
pravidiel právnych predpisov s týmito zásadami, musia zamestnanci dodržiavať miestne zákony v súlade s pokynmi svojho
nadriadeného.
Tento dokument nie je právne záväzný a nevytvára žiadne nové práva a povinnosti medzi zamestnancami podnikov skupiny
a uvedenými spoločnosťami. Spoločnosť ARVAL ho môže kedykoľvek zmeniť.
Spoločnosť ARVAL chce za každých okolností presadzovať kultúru čestnosti a integrity. Každý zamestnanec by sa mal snažiť
o vhodné správanie a o dodržiavanie najvyšších etických štandardov, predovšetkým vo vzťahu k ustanoveniam, ktoré sú obsiahnuté
v týchto zásadách, a k hodnotám skupiny. Naše odhodlanie dodržiavať najvyššie etické štandardy by sa malo premietnuť do
všetkých oblastí aktivity spoločnosti ARVAL, vrátane jej vzťahov s akcionármi, zamestnancami, zákazníkmi, dodávateľmi
a konkurentmi.
Zamestnanci by mali tieto zásady prísne dodržiavať a nemali by sa správať, alebo by sa nemalo zdať, že sa správajú v rozpore
s etikou skupiny. Konanie v rozpore so zákonom alebo týmito zásadami, či už úmyselné alebo neúmyselné, môže mať nepriaznivé
následky pre spoločnosť ARVAL a pre všetky zainteresované osoby.
Dobré meno spoločnosti ARVAL, pokiaľ ide o jej integritu a profesionalizmus, je jedným z jej najväčších aktív. Každý zamestnanec
by si mal byť vedomý, že jeho/jej konanie tvorí základ dobrého mena skupiny a že je životne dôležité, aby každý jednotlivec konal
v súlade s týmito zásadami a existujúcimi pravidlami a nariadeniami.
V tomto dokumente sa slová „ARVAL“ a „SKUPINA“ vzťahujú na celú skupinu, pozostávajúci z podnikov, ktoré sa zaoberajú
lízingom vozidiel a servisom v rámci skupiny ARVAL, a to bez ohľadu na ich podnikový názov alebo geografickú lokalitu. Slovo
„zamestnanec“ sa vzťahuje rovnako na plateného radového zamestnanca, ako aj na výkonného riaditeľa alebo na akúkoľvek inú
osobu, ktorá by mohla konať v mene alebo v prospech jedného podniku skupiny.
1.1.
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
5 of 24
IMPLEMENTÁCIA ZÁSAD SPRÁVANIA
Každá spoločnosť skupiny je zodpovedná za implementovanie týchto zásad podľa obmedzení vyplývajúcich zo špecifických
požiadaviek na jej podnikateľské aktivity alebo z jej geografickej polohy. Dodržiavanie a uplatňovanie pravidiel uvedených v týchto
zásadách sa vzťahuje na všetkých zamestnancov, v závislosti na ich pracovnom zaradení a zodpovednosti. Za týmto účelom by mali
byť všetci zamestnanci ostražití pokiaľ ide o ich vlastnú zodpovednosť, ale aj z hľadiska ľudí, ktorí sú okolo nich, v ich tíme alebo
pod ich vedením.
Osoba zodpovedná za aplikáciu týchto zásad na najvyššej úrovni je vedúci ARVAL Group Compliance, ktorý je podriadený
generálnemu riaditeľovi skupiny Arval.
Akékoľvek otázky týkajúce sa aplikácie zákona by mali byť adresované na líniových manažérov alebo na vedúceho oddelenia
Compliance (buď priamo v spoločnosti dotknutého zamestnanca alebo na úrovni ARVAL Group).
1.2.
KONANIE V SÚLADE SO ZÁSADAMI SPRÁVANIA
Zamestnanci by mali konať v súlade s ustanoveniami uvedenými v týchto zásadách
.
ARVAL uznáva, že tieto zásady by sa mali uplatňovať spravodlivo na všetky dotknuté osoby.
1.3.
OBOZNÁMENIE SO ZÁSADAMI SPRÁVANIA
Tieto zásady sú zverejnené na intranetových stránkach jednotlivých spoločností skupiny ARVAL.. Sú dostupné pre všetky subjekty v
skupine ARVAL. Aby sa zabezpečilo, že všetci zamestnanci sú si vedomí svojich povinností, je zodpovednosťou líniového vedenia
povzbudiť svojich zamestnancov k prehliadnutiu danej webovej stránky, vysvetliť im obsah a zabezpečiť aby ho pochopili v plnom
rozsahu. Táto kontrolná procedúra by mala byť vykonávaná pravidelne na ročnej báze.
Akýkoľvek nový zamestnanec spoločnosti by mal byť informovaný o týchto zásadách a spôsoboch ako k nim možno získať prístup.
1.4.
DODRŽIAVANIE ZÁKONOV, PRAVIDIEL A PREDPISOV
Keďže Arval pôsobí v mnohých krajinách, podliehajú jeho zamestnanci čas od času značne rozdielnym zákonom a miestnym
predpisom. My všetci sme povinní poznať a rešpektovať ich vo všetkých krajinách nášho pôsobenia.
Tieto zásady definujú princípy príkladného správania sa, ktoré sa očakáva a ktoré platí celú skupinu. V prípade odlišných zákonov,
predpisov, miestnych zvykov musia zamestnanci zabezpečiť toto príkladné správanie za všetkých okolností, či už na základe
pravidiel stanovených v tomto dokumente, alebo na základe miestnych predpisov.
Ak sa zamestnanec domnieva, že určitá prax vyvoláva otázky týkajúce sa súladu a správneho uplatňovania zákona alebo predpisov,
mal by vec čo najskôr oznámiť svojmu nadriadenému, prípadne vyššiemu stupňu líniového manažmentu. V prípade, že jeho líniový
manažér mu nie je schopný odpovedať na danú otázku, alebo ak existuje nesúhlas medzi týmito zásadami a odporučením líniového
manažéra, môže tiež zamestnanec kontaktovať a požiadať o radu vedúceho oddelenia Compliance. Pokiaľ sa otázky týkajú oblastí,
na ktoré sa vzťahuje „Whistleblowing policy“, zamestnanec by mal použiť postup pri reportovaní incidentov uvedený nižšie.
1.5.
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
6 of 24
KONFLIKT ZÁUJMOV
Všetci zamestnanci by sa mali snažiť vyvarovať situácie, kedy by mohlo dôjsť k potenciálnemu alebo reálnemu konfliktu medzi ich
vlastnými záujmami a záujmami spoločnosti ARVAL.
Mali by sa zdržať obsadenia pozície, zamestnania alebo držby finančného podielu v akejkoľvek konkurenčnej spoločnosti,
u zákazníka, dodávateľa, či obchodného partnera ARVALu, ak by to mohlo mať dopad na vzťahy medzi Arvalom a týmito subjektmi.
Samotné vyvolanie podozrenia na konflikt záujmov by mohlo poškodiť dobrú povesť ARVALu, ako aj dobré meno zamestnancov
spoločnosti.
Vo veciach týkajúcich sa konfliktu záujmov sa zamestnancom dôrazne odporúča oznámiť zamestnávateľovi všetky relevantné
skutočnosti, aby bolo možné vykonať analýzu situácie. Dotknutý zamestnanec by preto mal deklarovať tieto skutočnosti svojmu
priamemu nadriadeného, ktorý ich bude konzultovať s vedúcim oddelenia Compliance.
2.
2.1.
OBCHODNÉ VZŤAHY
ÚVOD
Každé oddelenie a každá funkcia v rámci podniku prispieva k jeho úspechu. Avšak, oddelenie predaja má zvláštnu vlastnosť byť
v kontakte s veľmi dôležitým zdrojom, so zákazníkom. Budúcnosť podniku závisí od výkonu predajcov, ich znalostí a úspešnosti ich
úloh, ale budúcnosť podniku taktiež závisí od ich osobného vystupovania, pretože zákazník vníma etiku, hodnoty a princípy skupiny
práve cez predajcov. Toto je dôvod, prečo naše správanie voči klientom tvorí životne dôležitú oblasť politiky skupiny. Preto
považujeme za potrebné predložiť niekoľko základných zásad a uviesť niekoľko pravidiel a princípov pre zamestnancov, aby
pochopili zmysel toho, čo sa od nich očakáva, po celom svete, a vo všetkých podnikoch skupiny.
Táto časť zásad sa nevzťahuje len na jednotlivcov, ktorí pracujú v Oddelení predaja, ale je všeobecnou pripomienkou pre všetkých
zamestnancov skupiny o tom, ako sa správať k zákazníkom. Nemá za cieľ poskytovať odpovede na všetky situácie, ktoré môžu
nastať, ale namiesto toho predkladá zásady, ktoré pomôžu zamestnancom skupiny konať v dobrom úsudku. Taktiež nemá za cieľ
nahradiť dialóg medzi zamestnancom a vedúcim oddelenia pri riešení citlivých situácií.
2.2.
RIADENIE VZŤAHOV SO ZÁKAZNÍKMI
Zamestnanci by mali dodržiavať všetky zmluvy, uzatvorené medzi spoločnosťou a jeho zákazníkmi tak, aby nikdy nenarušili ich
dôveru a aby vždy splnili ich očakávania. Taktiež by mali dodržiavať všetky pravidlá, ktorými sa riadia ich aktivity, predovšetkým tie,
ktoré sa vzťahujú na bezpečnosť a konkurenciu a tie, ktoré uprednostňujú dlhodobé obchodné vzťahy, založené na rovnováhe
vzájomných záujmov.
Nakoniec by mali reklamácie vybavovať čo najrýchlejšie sami alebo by mali postúpiť na vybavenie.
Všetci zamestnanci by mali byť na profesionálnej úrovni eticky bezúhonní. Nikdy by sa nemali kriticky vyjadrovať o svojom kolegovi,
o podniku v skupine alebo o tretej strane.
Mnohí zamestnanci podnikov v rámci skupiny sú v priamom kontakte so zamestnancami zákazníkov. Pokiaľ sú počas platnosti tejto
zmluvy známe osobné alebo profesionálne skutočnosti, týkajúce sa týchto zamestnancov, je potrebné zabezpečiť, aby sa
informácie, ktoré sa týkajú ich súkromného života, rešpektovali. Mali by sa používať len informácie, týkajúce sa podniku, a to len
v rámci profesionálnej oblasti.
Vo všeobecnosti platí, že osobné informácie, týkajúce sa jednotlivca, predovšetkým zákazníka, dodávateľa alebo zamestnanca, by
nemali byť postúpené osobe, ktorá nemá žiaden profesionálny dôvod mať k takýmto informáciám prístup alebo mimo spoločnosti.
Okrem toho by mal existovať postup pripravený manažmentom, ktorý musí byť ovládaný zamestnancami a ktorý má usmerniť
komunikáciu uvedených informácií, týkajúcich sa jednotlivca.
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
7 of 24
Niektoré krajiny môžu mať prísnejšie pravidlá než iné krajiny; vedenie podniku by malo zabezpečiť, aby zamestnanci boli o týchto
pravidlách informovaní vždy, keď je potrebné súbory previesť z jednej krajiny do druhej.
Aby bolo možné vyhnúť sa akémukoľvek riziku konfliktu záujmov, zamestnanci by mali informovať svojich nadriadených a Oddelenie
ľudských zdrojov o akomkoľvek osobnom vzťahu, ktorý by mohli mať so zákazníkom (ak majú príbuzenský vzťah alebo majú osobný
vzťah s vedúcim pracovníkom alebo predajcom z takéhoto podniku, atď.), ak si ich funkcia vyžaduje, aby boli v kontakte s týmto
zákazníkom.
Po tomto vyhlásení zamestnanca musí priamy nadriadený daného zamestnanca okamžite zabezpečiť, že pre osoby v osobnom
vzťahu so ním už zamestnanec nebude naďalej spracovávať žiadne administratívne požiadavky alebo úpravy dát v IT systémoch
spoločnosti. Tieto povinnosti musia byť prevedené na iného zamestnanca.
2.3.
RIADENIE VZŤAHOV S DODÁVATEĽMI
Všetci zamestnanci sa môžu niekedy dostať do priameho kontaktu s dodávateľmi. Ak by k tomu došlo, vždy by mali hájiť záujmy
skupiny, mali by si udržať nezávislosť úsudku a mali by sa vyhnúť situácii, v rámci ktorej by mohlo dôjsť ku konfliktu záujmov.
Aby bolo možné zachovať dôverné a dlhotrvajúce obchodné vzťahy, zamestnanci by sa vždy, keď je to možné, mali snažiť nájsť
riešenia, ktoré vyhovujú obom stranám. Zamestnanci by mali nadviazať vzájomne zdvorilý vzťah.
Vzťahy s dodávateľmi sa riadia nasledujúcimi princípmi:
¾
bezúhonnosť, čestnosť, integrita a nestrannosť;
¾
rešpektovanie druhých, lojálnosť;
¾
zmluvy, sľuby a dohody by sa mali dodržiavať, predovšetkým tie, ktoré sa týkajú platobných podmienok;
¾
mali by sa dodržiavať platné medzinárodné a národné nariadenia, ktoré sa vzťahujú na danú záležitosť,
predovšetkým tie, ktoré majú spojitosť s konkurenciou;
¾
rešpektovanie dôverného charakteru záležitostí, týkajúcich sa tretích strán, kedy by informácie mohli potenciálne
ohroziť záujmy dodávateľa;
¾
informácie poskytované dodávateľom musia byť presné;
¾
všetci dodávatelia zúčastnení na spoločnom projekte musia dostať rovnaké informácie;
¾
poskytovanie správnych informácií dodávateľom, s ktorými spoločnosť ukončila spoluprácu. Títo by mali vždy dostať
informáciu, prečo ich ponuka nebola akceptovaná berúc zároveň do úvahy pravidlá dôvernosti;
¾
pri nezhodách by sa malo hľadať rýchle a rovnocenné riešenie;
¾
udržiavanie nezávislosti zabezpečením, že dodávatelia nebudú príliš ekonomicky závislí na spoločnosti Arval.
Zamestnanci, ktorí pracujú v oddeleniach nákupu, by mali venovať zvláštnu pozornosť aplikácii týchto princípov.
Aby sa bolo možné vyhnúť riziku konfliktu záujmov, zamestnanci by mali informovať svojich priamych nadriadených a vedúceho
oddelenia Compliance o akomkoľvek osobnom vzťahu s dodávateľom (ak sú v príbuzenskom vzťahu alebo v osobnom vzťahu
s manažérom alebo predajcom danej spoločnosti, atď.), ak si ich funkcia vyžaduje, aby boli v kontakte s týmto dodávateľom.
Po tomto vyhlásení zamestnanca musí priamy nadriadený daného zamestnanca okamžite zabezpečiť, že pre osoby v osobnom
vzťahu so ním už zamestnanec nebude naďalej spracovávať žiadne administratívne požiadavky alebo úpravy dát v IT systémoch
spoločnosti. Tieto povinnosti musia byť prevedené na iného zamestnanca.
Nákupca spoločnosti Arval si musí byť vedomý, že jeho pozícia ho vystavuje tlakom zo strany dodávateľov. Musí dôsledne
dodržiavať „Arval Gift Policy“.
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
8 of 24
Nákupca je povinný vyhnúť sa akejkoľvek činnosti, ktorá môže byť interpretovaná dodávateľom ako druh nátlaku, ako napríklad:
2.4.
¾
recipročné opatrenia (nákup od dodávateľa výmenou za predaj tovaru).
¾
Podmienky posúvajúce dodávateľa do pozície závislosti od kupujúceho.
¾
Žiadanie dodávateľa o sponzoring športových klubov, kultúrnych podujatí, zapojenie sa do súťaží/lotérií.
KONKURENCIA
Mnohé krajiny uplatňujú vysoké pokuty za porušovanie zákonov o konkurencii. Určité dohody medzi jedným alebo viacerými
konkurentmi sa pokladajú za dohody, ktoré bránia konkurencii, a preto sú zakázané. Napríklad, dohody uzatvorené s nasledujúcimi
úmyslami:
¾
predkladanie ponúk na výberové konanie, ktoré boli vopred dohodnuté;
¾
fixovanie nákupných alebo predajných cien;
¾
rozdeľovanie alebo segmentácia trhov, zdrojov, buď cez geografickú oblasť, profil zákazníka alebo cez iné kritériá;
¾
vytlačenie konkurencie, zákazníka alebo nováčika z trhu.
Okrem toho, podnik, ktorý má značnú alebo vedúcu pozíciu na trhu, by nemal túto pozíciu zneužívať, nemal by dostať zákazníka
alebo dodávateľa do pozície finančnej závislosti alebo by nemal uplatňovať diskriminačnú alebo nadmernú cenotvorbu.
Legitímny prieskum informácií o konkurencii a/alebo dodávateľoch, v kontexte štúdie trhu, by nemal brániť bežnej, voľnej
konkurencii, nakoľko by mohlo dôjsť k zákonným postihom.
Aj keď zamestnanci môžu voľne využívať rôzne zdroje informácií pre monitorovanie konkurenčných a technologických aktivít – ako
napríklad tlač a iné média, reklamné brožúry, správy konzultantov, spätnú väzbu od zákazníkov a návštevy výstav alebo
priemyselných miest – mali by sa zdržať akýchkoľvek neetických praktík.
Akékoľvek uchýlenie sa k nelegálnym praktikám je zakázané, vrátane využívania služieb sprostredkovateľa, ktorý by mohol používať
nelegálne praktiky, alebo neoprávnený vstup do priestorov konkurencie, predovšetkým do ich digitalizovaných informácií.
Okrem toho, pracovníci nevyužijú žiadne informácie, ktoré získali za takýchto okolností, a nebudú kopírovať alebo napodobňovať
štúdie alebo publikácie, ktoré sú chránené patentmi alebo autorskými právami.
Avšak, prieskum informácií je naďalej podstatný, a to pokiaľ ide o spoznanie pozície podniku vo vzťahu k jeho konkurencii, a v tomto
zmysle sa povoľujú všetky prostriedky, pokiaľ sú legálne a etické.
Hoci v rôznych častiach sveta existuje rôzna úroveň rizika, etické nariadenia spoločnosti ARVAL zostávajú po celom svete rovnaké.
2.5.
RIADENIE VZŤAHOV SO SPROSTREDKOVATEĽMI
Sprostredkovateľom je fyzická osoba, ktorá nie je zamestnancom skupiny ARVAL alebo právnická osoba, ktorá nie je prepojená so
skupinou Arval, ktorá za odmenu sprostredkováva skupine Arval nových zákazníkov.
Spolupráca so sprostredkovateľmi je bežnou praxou. Každý nový pracovný vzťah so sprostredkovateľom a taktiež všetky zmeny
podmienok s existujúcim sprostredkovateľom je potrebné predložiť na schválenie výboru pre „sprostredkovateľov“.
Výber sprostredkovateľov závisí od nasledujúcich faktorov:
¾
Osobné údaje o manažéroch, o ich reputácii, o ich sieti kontaktov,
¾
Zručnosti a schopnosti,
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
9 of 24
¾
Finančné zázemie, ekonomická, právna a politická zraniteľnosť,
¾
Riziko konfliktu záujmov.
Nadviazanie pracovného vzťahu podlieha podpísaniu riadnej zmluvy.
Sprostredkovateľom sa platí šekom alebo bankovým prevodom, na základe faktúry, podľa stanovených postupov, aby bolo možné
zabezpečiť, aby žiaden podnik skupiny nemohol byť obvinený alebo niesť zodpovednosť za právne alebo fiškálne podvody.
2.6.
PREDAJ OJAZDENÝCH VOZIDIEL
Spoločnosť ARVAL pripisuje veľkú dôležitosť profesionálnym a etickým vlastnostiam svojich pracovníkov, ktorí predávajú ojazdené
vozidlá.
Predajca ojazdených vozidiel zodpovedá za to, aby sa vyhol konfliktu záujmov a aby zabezpečil ochranu proti manipulácii zo strany
kupujúcich. Taktiež sa musí postarať o to, aby sa nezmenila jeho nestrannosť, objektivita a nezávislosť úsudku. Ak sa v tomto smere
objavia ťažkosti, mal by sa otvorene pozhovárať so svojimi kolegami a s vedúcim oddelenia o tom, aký správny postup zvoliť.
Vzťahy s kupujúcimi by sa mali riadiť bezúhonnosťou, čestnosťou, integritou a nestrannosťou:
¾
informácie, poskytované kupujúcim, by mali byť presné;
¾
všetkým kupujúcim, ktorí sa zúčastňujú určitého projektu, by malo byť poskytnuté rovnaké množstvo informácií;
¾
mali by sa dodržiavať národné a medzinárodné nariadenia, ktoré sa vzťahujú na danú záležitosť;
¾
zmluvy, sľuby a dohody by sa mali dodržiavať, najmä tie, ktoré sa týkajú platobných podmienok;
¾
mala by sa udržiavať diskrétnosť a rešpektovanie dôverného charakteru informácií v prípade, kedy informácie môžu
potenciálne poškodiť záujmy kupujúceho, podniku v rámci skupiny alebo dokonca aj klienta;
¾
nezhody by sa mali vyriešiť rýchlo a spravodlivo;
¾
mala by sa rešpektovať lojalita, slušnosť, spravodlivosť a obchodné zmluvy.
Predajcovia by mali vedieť o tom, že ich pozícia ich vystavuje potenciálny lákadlám a nátlaku zo strany kupujúcich.
Musia zachovávať nestrannosť svojho úsudku a ich vystupovanie by v žiadnom prípade nemalo vyvolávať dojem, že je možné ich
ovplyvniť.
Tak, ako všetci zamestnanci spoločnosti ARVAL, aj oni by mali dodržiavať pravidlá, týkajúce sa darov a pozvaní.
Predajcovia by za každých okolností mali odmietnuť hotovostné platby za ojazdené vozidlá.
3.
DARY, POZVANIA, SLUŽOBNÉ CESTY
Výmena darov alebo pozvanie môže prispieť k vzájomnému porozumeniu a zlepšiť obchodné vzťahy, ale tiež môžu
vytvárať konflikty medzi osobnými záujmami a pracovnými povinnosťami zamestnanca.
V dôsledku toho musia zamestnanci odmietnuť všetky dary alebo pozvania od dodávateľov alebo
odberateľov, ak presahujú tzv. „primeranú hodnotu“. Hodnota daru je považovaná za primeranú, ak nie je
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
10 of 24
pravdepodobné, že spôsobí ovplyvnenie rozhodovania sa jeho príjemcu, alebo ak nevzbudí pochybnosti o príjemcovej integrite,
alebo sa nejaví neprimeraná vo vzťahu k obchodným vzťahom 1 .
3.1.
PRIJÍMANIE DAROV A POZVANÍ
Všetky prijaté dary by mali byť:
-
bez ohľadu na hodnotu (s výnimkou bežných pozorností malej hodnoty) oznámené priamemu nadriadenému, ktorý ich je
povinný zaznamenať do jednotného zoznam príjemcov darov a pozvaní.
-
odmietnuté obdarovanou osobou, ak ich hodnota presahuje primeranú hodnotu, ktorá bola určená pre danú spoločnosť. Je
povinnosťou oznámiť každé takéto odmietnutie priamemu nadriadenému, ktorý tento fakt zaznamená do jednotného
zoznamu príjemcov a ktorý zároveň odošle správu vedúcemu odd. Compliance.
Konkrétne je v dôsledku pracovných vzťahov prísne zakázané tak pre zamestnancov, ako aj pre ich rodiny prijať
nasledovné:
-
akékoľvek platby v hotovosti alebo v akejkoľvek inej podobe platobného styku, bez ohľadu na okolnosti (Vianoce, ukončenie
pracovného pomeru, zmena pozície, apod.) alebo platiacu stranu strany (zákazník, dodávateľ alebo iná protistrana);
-
akýkoľvek osobný mandát alebo plnú moc akéhokoľvek druhu od zákazníka; všeobecnejšie poskytovanie akýchkoľvek
služieb mimo oblasti podnikateľskej činnosti skupiny BNPP, či už za úplatu alebo bezplatne.
-
akékoľvek osobné odmeny za odborné služby poskytnuté v rámci zamestnaneckého pomeru so spoločnosťou Arval,
-
dary pre členov rodiny bez ohľadu na hodnotu ( vrátane tých, ktoré by boli za normálnych okolností považované
za primerané);
-
dary prijaté zamestnancom priamo u neho doma.
Konanie v prípade identifikovaného problému so zákazníkom
Pracovník informuje jeho priamych nadriadených, že on/ona nedávno odmietol dar od zákazníka v kontexte profesionálneho vzťahu,
ktorý bol ponúknutý jemu osobne alebo členovi jeho rodiny, a ktorý presahuje rozumnú hodnotu.
Vzhľadom k tomu, že odmietnutie daru by mohlo negatívne ovplyvniť náš vzťah so zákazníkom, musia zamestnanci vždy informovať
svojho líniového manažéra o takejto situácii. Líniový manažment musí s pomocou vedúceho odd. Compliance analyzovať situáciu a
posúdiť, či konkrétny dar je alebo nie je prijateľný.
Všeobecne sa odporúča, aby zamestnanci informovali všetkých svojich obchodných partnerov o princípoch spoločnosti Arval
ohľadom prijímania/darovania darov a pozvaní už pri prvotnom zakladaní nových obchodných vzťahov. Rovnako by sa mali sami
zoznámiť s podobnými princípmi platiacimi v spoločnostiach našich nových obchodných partnerov. Tento postup pomôže vyhnúť sa
prípadným nedorozumeniam.
Napríklad vo Francúzsku (bez toho, aby táto suma bola povinne aplikovateľná pre všetky regióny) je za dar primeranej hodnoty
považovaný taký dar, ak jeho kumulatívna peňažná hodnota od/ pre jedného a toho istého klienta a zamestnanca
nepresiahne 230 EUR € za kalendárny rok.
1
3.2.
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
11 of 24
POSKYTOVANIE DAROV
Žiadne dary presahujúce primeranú hodnotu stanovenú účtovnou jednotkou nemôžu byť poskytnuté tretej strane. V
prípade, že uplatňovanie týchto zásad môže negatívne ovplyvniť vzťahy medzi účtovnou jednotkou a zákazníkom, líniový
manažment spolu s vedúcim odd. Compliance rozhodne o poskytnutí takéhoto konkrétneho daru.
Všetky výnimky z týchto zásad sú predmetom podrobného písomného súhlasu s predmetom a hodnotou daru od líniového
manažmentu danej účtovnej jednotky, ktorý musí o tomto svojom rozhodnutí informovať vedúceho odd. Compliance, do ktorého
pôsobnosti daná účtovná jednotka patrí. Vedúci odd. Compliance musí uchovávať všetky záznamy o týchto schváleniach
manažmentom.
3.3.
ŠPECIFICKÉ DRUHY POZVANÍ
Pre pozvánky vo všeobecnosti platia rovnaké zásady ako pre dary, ktoré boli uvedené vyššie.
Vo všeobecnosti platí:
Výdavky na pozvania musia byť odôvodnené obchodným záujmom spoločnosti v rámci dodávateľsko-odberateľských vzťahov.
Mala by preto existovať priama úmera medzi výdavkami na pozvaného zákazníka a ziskovosťou obchodného vzťahu, ktorý existuje
medzi daným zákazníkom a spoločnosťou ARVAL.
Vyplýva z toho, že pozvania je potrebné poskytovať najmä existujúcim a nie potenciálnym zákazníkom. Osobitná pozornosť
ohľadom vhodnosti sa odporúča dodržať v záležitostiach týkajúcich sa poskytovania pozvánok potenciálnym zákazníkomprospektom.
Pozvanie odoslané zákazníkovi alebo dodávateľovi by malo byť analyzované po etickej stránke úplne rovnakým spôsobom, ako
keby bol príjemcom takéhoto pozvania sám ARVAL. Inými slovami, ARVAL nemôže poskytovať také pozvánky, o ktorých vie, že ak
by bol sám príjemcom takéhoto pozvania, tak by toto muselo byť odmietnuté.
V prípade akýchkoľvek pochybností ohľadom vhodnosti pozvania je vhodné požiadať líniový manažment prijímateľa o jeho názor na
prijateľnosť danej pozvánky pre ich spoločnosť.
Existujú 4 hlavné typy pozvaní:
3.3.1.
Pozvánka na marketingovú demonštračnú akciu produktov a služieb
Jedná sa o pozvanie na demonštráciu zariadení, služieb, či produktov.
Predchádzajúci súhlas líniového manažmentu je vyžadovaný automaticky, či už je dotknutý zamestnanec poskytovateľom
alebo príjemcom pozvania.
Akonáhle náklady na pozvanie (celková hodnota na/od jedného zákazníka) prekročia „primeranú hodnotu“ jednotne
stanovenú generálnym riaditeľom a vedúcim odd. Compliance danej účtovnej jednotky, je vopred potrebné obdržať na
takéto pozvanie názor vedúceho odd. Compliance. V prípade jeho negatívneho stanoviska je treba tento fakt eskalovať na
vyššie úrovne riadenia v skupine Arval/BNPP, až kým nedôjde k prijatiu konsenzuálneho rozhodnutia líniovým
manažmentom a Compliance.
Tento typ pozvania je prijateľný za predpokladu, že:
• Demonštračný program je z hlavnej časti odbornej povahy (60 / 70%),
• Pomer medzi nákladmi na pozvanie a potenciálnou hodnotou budúceho obchodného vzťahu zostáva
konzistentný (napr. návštevy zahraničných tovární ponúknuté zákazníkmi s nízkou ziskovosťou alebo nízkym
potenciálom by mali byť zo strany ARVALu odmietnuté).
• Cestovné a ubytovacie náklady sú hradené pozvanou stranou.
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
12 of 24
Ak jeden alebo viac z týchto troch kritérií nie sú splnené, musí byť kontaktované oddelenie Compliance, aby takýto
návrh pozvania validovalo (v takomto prípade Compliance určí náklady, ktoré by mali byť hradené pozvanou stranou)
alebo ho zamietlo.
3.3.2.
Pozvánka na odbornú prezentáciu
Je to pozvánka, v ktorej pozývajúca strana požaduje, aby pozvaná strana vykonala prezentáciu na danú odbornú tému
zodpovedajúcu jej odboru.
Predchádzajúci súhlas líniového manažmentu je vyžadovaný automaticky, či už je dotknutý zamestnanec poskytovateľom
alebo príjemcom pozvania.
Zamestnanec nesmie byť platený pozývajúcou stranou.
Ak pozvaná strana požiada o finančnú náhradu za svoju prezentáciu, takáto požiadavka musí byť schválená:
• líniovým manažmentom a Compliance,
• právnym resp. daňovým oddelením pre otázky týkajúce sa sociálnych odvodov vo vzťahu k žiadanej odmene.
Tento typ pozvania je prijateľný za predpokladu, že:
• Odborná prezentácia tvorí hlavnú časť celkového programu (60 / 70%),
• Pomer medzi nákladmi na pozvanie a potenciálnou hodnotou budúceho obchodného vzťahu zostáva
konzistentný. Táto potenciálna hodnota nemusí byť iba peňažnej podoby, ale môže byť posudzovaná aj z
hľadiska citlivosti na kľúčové oblasti alebo z hľadiska zlepšenia „image“ našej spoločnosti.
Ak jeden alebo viac z týchto troch kritérií nie sú splnené, musí byť kontaktované oddelenie Compliance, aby takýto
návrh pozvania validovalo (v takomto prípade Compliance určí náklady, ktoré by mali byť hradené pozvanou stranou)
alebo ho zamietlo.
3.3.3.
Pozvánky na akcie/stretnutia s cieľom zlepšenia obchodných vzťahov
Je to pozvánka zameraná na udržiavanie obchodných vzťahov s partnerom v menej formálnom kontexte - obvykle ide
obchodný obed.
Obdržaná pozvánka tohto typu by mala byť vrátená, ak je to možné a prípustné.
Tento typ pozvania je prijateľný za predpokladu, že:
• pozvanie sa neopakuje príliš často. Vo všeobecnosti je považované za prípustné akceptovať/poskytnúť 1 takéto
pozvanie za kalendárny štvrťrok, inými slovami 4 pozvania za kalendárny rok, na jedného obchodného partnera.
V prípade častejšej frekvencie je nutné obdržať predbežný súhlas od líniového manažéra daného zamestnanca.
Od prvého stretnutia sa odporúča dodržiavať princíp reciprocity takýchto pozvaní.
• zostáva v cenovom rozpätí, ktoré neprekročí primeranú hodnotu nastavenú pre dary a pozvania,
• dôvod pozvania zostáva prísne profesionálny a nezahŕňa ostatných členov rodiny.
Ak jeden alebo viac z týchto troch kritérií nie sú splnené, musí byť kontaktované oddelenie Compliance, aby takýto
návrh pozvania validovalo alebo ho zamietlo.
3.3.4.
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
13 of 24
Pozvánky na voľnočasové aktivity a ďalšie pozvánky, ktoré nie sú zahrnuté vo vyššie uvedených troch
kategóriách
Sú to pozvánky, ktoré sú v podstate iného ako profesionálneho charakteru (60/70% celkového času subjektu pozvánky je
v prospech voľnočasových aktivít, ako sú napríklad športové, či kultúrne podujatia).
Pozvanie tohto druhu by malo byť považované za "dar". Pravidlá pre jeho akceptáciu je teda predmetom rovnakých limitov
a pravidiel primeranosti, ako sú pravidlá pre prijímanie darov uvedených vyššie.
Vo všetkých prípadoch, pozvánka, ktorá zahŕňa aj člena rodiny, vždy patrí do kategórie "pozvánok na
voľnočasové aktivity".
Akonáhle hodnota pozvánky prekročí danú „primeranú hodnotu“, musí byť kontaktované oddelenie Compliance, aby
takýto návrh pozvania validovalo (v takomto prípade Compliance určí náklady, ktoré by mali byť hradené pozvanou
stranou) alebo ho zamietlo.
Výnimkami z tohto pravidla sú pozvánky, pri ktorých cieľom našej spoločnosti podpora jej imidžu a posilnenie značky cez
športové a kultúrne podujatia v národnom alebo medzinárodnom meradle. Pri takýchto typoch pozvania sa v zásade
pozvanie týka veľkého množstva pozvaných hostí.
Táto „policy“ neupravuje pozvania tohto typu, ak:
• nenastáva situácia, že jeden konkrétny pozvaný hosť profituje z pozvania neproporcionálne viac ako ostatní
pozvaní hostia-dodávatelia alebo odberatelia. Napríklad platí, že úhrada cestovaných alebo ubytovacích
nákladov konkrétnemu pozvanému hosťovi predstavuje špecifickú výhodu, ktorej poskytnutie má byť predmetom
schválenia Compliance.
• jeho hodnota zostáva v súlade s hodnotou obchodného vzťahu.
Ako príklad takýchto výnimiek môžeme uviesť Roland Garros pre BNP Paribas, TROPHEE Lancôme pre L'Oréal, Formula
1 Grand Prix pre zúčastnených výrobcov, atď.
4.
ZÁŠTITY A SPONZORING
Spoločnosti v skupine si uvedomujú svoju svojej spoločenskú zodpovednosť a prejavujú to najmä svojimi akciami v oblastiach
preberania záštit a poskytovania sponzoringu.
Záštita sa poskytuje zvyčajne vo forme finančnej podpory poskytovanej aktivitám v oblasti umenia, literatúry a vedy alebo na
humanitárne akcie - na podporu ich rozvoja. Sponzoring je marketingová aktivita zameraná na posilnenie imidžu firmy alebo
zvýšenie jeho profilu medzi širokou verejnosťou, alebo medzi niektorými kategóriami osôb.
Pre prípad záštity aj sponzoringu je potrebné dodržať rovnaké opatrenia. Predovšetkým je nutné skontrolovať kvalitu, dobrú povesť a
cieľ činnosti prijímateľov, ako aj dodržať právne podmienky, ktoré im umožnia legálne prijímať firemné dary.
Pred akoukoľvek aktivitou tohto druhu by zamestnanci mali zvážiť ako bude takýto postup posudzovaný tlačou, partnermi a vodami
rôznych názorových skupín alebo potenciálnymi zákazníkmi. Môžu existovať oblasti, ktoré nie sú v súlade s činnosťou firmy, či
skupiny.
Medzi ďalšie bezpečnostné opatrenia, ktoré by sa mali dodržiavať pri týchto aktivitách, môžeme vymenovať nasledovné:
¾
zabezpečenie prístupu spoločnosti Arval k stanovám a najnovším výročným správam organizácie príjemcu a
zabezpečenie toho, že je vedená spôsobom, ktorý je v súlade so zákonmi a predpismi, ktoré sa jej týkajú,
¾
identifikácia vedenia organizácie príjemcu. - mená, činnosti a úlohy administrátorov a riaditeľov, pokiaľ je to možné,
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
14 of 24
¾
identifikácia názvov a činností ďalších sponzorov príjemcu a overenie, či medzi nimi už nefiguruje inej spoločnosti v rámci
skupiny BNPP,
¾
odmietnutie ponuky na obsadenie pozície člena predstavenstva alebo riaditeľa spoločnosti príjemcu. Ak sa tomu nedá
vyhnúť, musí sa zabrániť vzniku konfliktu záujmov, a musia byť zvážené všetky možné dôsledky takéhoto rozhodnutia,
¾
vypracovanie písomnej zmluvy určujúcej akúkoľvek odplatu zo strany príjemcu, ako napríklad voľné vstupenky,
zobrazovanie reklamného loga spoločnosti poskytovateľa, športové súpravy, bannery, atď.
Sponzorovaním zle riadenej organizácie môže utrpieť „image“ celej skupiny BNPP.
Osobitnú pozornosť treba venovať podporovaniu profesionálnych športových klubov, pri ktorých je žiadaná finančná podpora
neproporcionálne väčšia v porovnaní s podporou pre amatérske kluby. Rozvoju tohto druhu športového sponzoringu nie je
súčasťou politiky skupiny BNPP.
Ďalej je zakázané spoločnostiam v skupine BNPP odmeňovať zamestnancov za neoficiálne pozície (politické funkcie,
poradcovia, ktorí nie sú na výplatnej listine spoločnosti, vrcholní športovci, atď.).
5.
5.1.
BOJ PROTI KORUPCII A PRANIU ŠPINAVÝCH PEŇAZÍ
BOJ PROTI KORUPCII
V krajinách na celom svete je pokus o podplácanie osôb, ktoré držia politické, legislatívne, administratívne alebo súdne pozície, či už
do nich boli menovaní alebo zvolení, nezákonný. V tých krajinách, ktoré ratifikovali Dohovor OECD 2 o "boji proti podplácaniu
zahraničných verejných činiteľov v medzinárodných obchodných transakciách", majú súdy právo žalovať každú fyzickú alebo
právnickú osobu, ktorá podpláca alebo je spolupáchateľ podplácania zahraničného verejného činiteľa.
Tieto sankcie sú zvyčajne rovnaké, či už sa týkajú podplácania verejného činiteľa alebo zahraničného verejného činiteľa.
ARVAL odmieta akúkoľvek formu korupcie, na všetkých úrovniach riadenia. Táto politika spoločnosti ARVAL sa nevzťahuje
iba na zahraničných verejných činiteľov, ale na všetky osoby, ktoré môžu byť predmetom podplácania pre ich postavenie, funkciu
alebo kontakty.
5.2.
BOJ PROTIPRANIU ŠPINAVÝCH PEŇAZÍ
Pranie špinavých peňazí je akékoľvek použitie prostriedkov k zlegalizovaniu priamych alebo nepriamych aktív alebo príjmov
pochádzajúcich z trestnej činnosti.
Poskytovanie investičných facilít, zatajenie respektíve prevod takýchto prostriedkov je taktiež aktom prania špinavých peňazí.
Je povinnosťou všetkých zúčastnených zamestnancov vykonávať starostlivý výber nových zákazníkov na základe podrobnej
identifikácie zákazníkov a znalosti o ich činnosti, ich prostredia a motívov. Táto identifikácia musí byť vo všetkých prípadoch
podporená oficiálnou a právnou dokumentáciou, ktorá je prispôsobená konkrétnym detailom fyzickej alebo právnickej osoby.
Hotovostné platby od zákazníkov alebo iných tretích strán sú prísne zakázané. Rovnako je úplne
zakázané prijímanie platieb od fyzických osôb alebo právnických osôb, ktoré nemajú súvislosť s
podkladovou transakciou.
2
Všetky krajiny OECD, rovnako ako aj iné krajiny sveta, ratifikovali Dohovor OECD zo 17. decembra 1997. Dohovor definuje korupciu takto: "Každá zmluvná strana
musí prijať také opatrenia, ktoré umožnia ustanoviť, že sa všetky osoby podľa vnútroštátneho práva bude jednať o trestný čin pre, ak tieto budú úmyselne ponúkať,
sľubovať alebo poskytovať neprimerané finančné alebo iné výhody, či už priamo, alebo prostredníctvom sprostredkovateľov, a to zahraničnému verejnému činiteľovi,
za zahraničného činiteľa alebo za tretiu stranu za účelom vvkonania alebo zdržania sa konania vo vzťahu k plneniu služobných ich povinností, za účelom získania
alebo udržania podnikateľskej alebo inej nenáležitej výhody v rámci medzinárodného obchodu ".
6.
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
15 of 24
SÚKROMIE A OCHRANA DÁT
ARVAL garantuje svojim zamestnancom, ako aj tretím stranám s ktorými je skupina vo vzťahu, individuálne právo na kontrolu nad
zberom, spracovaním, obehom a ukladaním ich osobných údajov.
Osobným údajom sa rozumie akákoľvek informácia týkajúca sa fyzickej osoby, podľa ktorej by táto osoba mohla byť identifikovaná,
či už priamo alebo nepriamo buď odkazom na identifikačné číslo alebo na jednu alebo viac informácií, ktoré sú jedinečné pre danú
osobu. Na účely určenia, či je osoba identifikovateľná je potrebné zhodnotiť všetky spôsoby identifikácie ktoré má ich spracovateľ
alebo akákoľvek iná osoba k dispozícii.
Človek je identifikovaný, napríklad, keď sa jeho alebo jej priezvisko (alebo meno, adresa, e-mailová adresa, fotografia) objaví v
súbore. Osoba je tiež identifikovateľná, ak súbor obsahuje informácie, ktoré umožňujú jeho/jej identifikáciu nepriamo (telefónne
alebo registračné číslo, číslo karty, IP adresa počítača, atď.)
Rôzne spoločnosti skupiny ARVAL sa zaväzujú zhromažďovať a spracovávať osobné údaje dôveryhodným, primeraným a
legitímnym spôsobom. Zdržia sa zberu a hlavne spracovania dát klasifikovaných ako "citlivé", poukazujúcich priamo alebo nepriamo
na rasový či etnický pôvod osoby alebo politické, filozofické alebo náboženské názory, členstvo v odborových organizáciách alebo
na otázky týkajúce sa ich zdravia a sexuality.
Aj keď sa jednotlivé krajiny v Európskej únii fungujú na rovnakých princípoch, pretože implementovali do svojich
vnútroštátnych právnych predpisov Európsku smernicu 95/46/ES z 24. októbra 1995, toto nemusí nevyhnutne platiť v iných
krajinách mimo EÚ. Otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov by preto mali byť posudzované vždy individuálne v
súlade s platnými predpismi.
7.
SPRÁVNE POUŽÍVANIE SOCIÁLNYCH MÉDIÍ (SIETÍ)
"Povesť je jedným z našich najcennejších aktív, čo sa týka našich zákazníkov, partnerov a spoločenstva okolo nás: jej
udržanie na vysokej úrovni je nevyhnutnou podmienkou prosperity a udržateľnosti skupiny BNP PARIBAS." 3
Médiá popisujú komunikačné prostriedky, či už prirodzené alebo na báze technológií, ako prostriedky umožňujúce prenos správ.
Popri tradičný médiách (noviny, televízia, knihy, časopisy, rozhlas, apod.) vznikli vďaka technologickému vývoju nové typy médií
známe ako „sociálne médiá“.
Tieto sú založené na štyroch kľúčových prvkoch:
• technická infraštruktúra pre distribúciu informácií v sieťovej forme (Web 2.0);
• systém, v ktorom sú subjekty prijímajúce informácie zároveň aj tí, ktorí informácie vydávajú, používajú alebo produkujú;
• cieľové skupiny zložené z definovaných spoločenstiev a
• neustále sa meniace informácie.
Sociálne siete používajú "inteligenciu“ týchto moderných sociálnych médií. Ako také, sú tvorené komunity alebo skupiny jednotlivcov,
ktoré spoločne pracujú na vytvorení a výmene informácií podľa rôznych, veľmi rozmanitých kritérií.
Všeobecný kódex správania sa v sociálnych sieťach
Tieto zásady sú platné pre všetkých zamestnancov skupiny Arval
Konaj spravodlivo, čestne a transparentne
Zamestnanci musia byť úprimní, verní a zdvorilí: je to jediné správne správanie sa, či už v reálnom alebo vo virtuálnom svete!
Členovia v rámci internej komunity si musia uvedomiť, že použitie tzv. „alias“ nie je povolené.
3
B.Prot , vo svojom úvodnom slove k BNP Paribas Code of Conduct
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
16 of 24
Rešpektuj druhých
Rešpektovanie názorov iných ľudí: každý má právo vyjadriť svoj názor na danú tému.
Zásadný bod: Tvoje pripomienky, nesmú obsahovať žiadnu formu diskriminácie alebo obťažovania, najmä ohľadom rasy, farby pleti,
vyznania, náboženstva, pôvodu, národnosti, veku, pohlavia, sexuálnej orientácie, rodinného stavu, zdravotného postihnutia alebo
politického názoru.
Konaj v súlade so zákonmi, predpismi, profesijnými štandardmi a pokynmi skupiny Arval
Pred vytvorením sociálne siete priamo zahŕňajúcej značku skupiny Arval/BNPP musí byť takýto zámer vždy oznámený vopred na
MCQ E-Communication.
Samozrejme, že ktokoľvek môže vyjadriť svoj názor na čokoľvek, ale vždy len z osobného pohľadu (čo je vhodné uviesť
v užívateľovom alebo mediálnom profile) a za žiadnych okolností nie v mene Avalu alebo BNP PARIBAS Group –na takéto
vyhlásenia má oprávnenie iba skupina pracovníkov, ktorí sú zvlášť určení pre styk s médiami a ktorí sú zároveň oprávnení
vyjadrovať sa v mene skupiny.
To isté platí pre sťažnosti zákazníkov. Aj pri tých najlepších úmysloch sa do nich nenechajte osobne zaangažovať. Aj na riešenie
takýchto prípadov má skupina odborné útvary na to určené.
Prístup k externým sociálnym sieťam nie je povolený - s výnimkou zamestnancov, ktorí spravujú naše vlastné siete a niektorých
sietí, ako konkrétne Linked In, Viadeo a Yammer - z Vašej pracovnej stanice. Smartphony však umožňujú prístup kedykoľvek, aj
počas pracovnej doby. Nikto však nesmie zabudnúť na to, že jeho/ju viaže so zamestnávateľom pracovná zmluva, ktorú musí
dodržiavať.
Správaj sa profesionálne a zodpovedne
Človek by mal zúčastniť len takých "konverzácií", ak v nich má čo rozumného povedať.
V každom prípade je vhodné vážne premýšľať pred odoslaním každého osobného komentára alebo pred zdieľaním komentára
niektorého iného člena sociálnej siete: správy zverejnené na internete sú prakticky "nezmazateľné" a môžu byť kdekoľvek veľmi
rýchlo zdieľané. Ako takých, je nutné sa vyvarovať všetkých impulzívnych reakcií,.
Nová skratka KYN ("Know Your Network"): človek musí byť veľmi opatrný, pokiaľ ide o informácie týkajúce sa jeho / jej osobného
života, keďže zaregistrovaním sa na danej sieti zároveň súhlasí, aby sa zverejnili jeho osobné údaje (mobilný telefón, privátna
adresa alebo e-mailové adresy sú len zriedka potrebné pre "aktívny" život na sociálnych sieťach); bezpečnostné nastavenia profilu
užívateľa musia byť nakonfigurované s veľkou opatrnosťou, na rôzne užívateľské kontá je potrebné zadávať rôzne heslá, ktoré sa
musia pravidelne obmieňať. Nakoniec, navrhovaní "priatelia", ktorí nie sú známi užívateľovi nemajú byť akceptovaní: Nemusia byť
tak priateľskí, ako sa zdajú!
Zo svojej podstaty činnosti BNP PARIBAS aj tie vášho zamestnávateľa vyžadujú rešpektovanie dôležitých pravidiel pokiaľ ide
o dôvernosť. Na toto sa nemôže zabudnúť, a preto nikdy nediskutujte o našich zákazníkoch alebo ich transakciách v rámci
sociálnych sietí - aj keď títo zákazníci sú na danej sieti označení ako "priatelia", alebo ak vás niekto poprosil o láskavosť.
Ak chce zamestnanec zdieľať niektoré aspekty jeho / jej profesijného života v skupine BNPP/Arval s ostatnými, tak musí byť
obzvlášť opatrný: nič zamestnancom nebráni v rozprávaní o tom, na ktorom oddelení alebo v ktorej spoločnosti pracujú, ale
akékoľvek informácie týkajúce sa interných procesov spoločnosti sú prísne dôverné, a ako také nesmú byť nikdy sprístupnené
neautorizovaným tretím stranám.
V rovnakom duchu by zamestnanec nemal na sociálnych sieťach nikdy hovoriť o kolegoch alebo nadriadených. V prípade sťažností
na niektorých z nich je najlepším spôsobom ako si o tom pohovoriť forma osobného rozhovoru medzi 4mi očami a nie diskusia
prostredníctvom sociálnej siete.
Chráň dobré meno a záujmy BNP PARIBAS
Pri účasti v "diskusných fórach", musia mať zamestnanci vždy na pamäti, že sú je viazaní pracovnou zmluvou so skupinou BNPP.
Zamestnávateľ je tak oprávnený očakávať od nich absolútne lojálne správanie a netolerovať žiadne vyhlásenia, ktoré by mohli
poškodiť jeho dobré meno a ktoré by neboli prijateľné prostredníctvom žiadnych iných verejných informačných kanálov.
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
17 of 24
Nahlás prípadné zistených nezrovnalostí
Zamestnanec nesmie odpovedať vo svojom mene na vyhlásenia, ktoré môžu poškodiť povesť spoločnosti Arval alebo skupiny BNP
PARIBAS - skupina má k dispozícii monitorovacie systémy a profesionálnych hovorcov, ktorí sú zodpovední za tieto vyhlásenia.
Každopádne je ale veľmi vhodné oznámiť každý zistený prípad takéhoto vyhlásenia ohrozujúceho reputáciu skupiny BNPP
z akéhokoľvek zdroja príslušnému Communication Manažérovi.
8.
ZÁSADY SPRÁVANIA PRI SPRAVOVANÍ INFORMÁCIÍ
Nedbanlivé zverejnenie alebo použitie dôverných informácií, ktoré by mohli ovplyvniť cenu registrovaných akcií 4 , môže pre
zainteresované strany viesť k disciplinárnym postupom, vyšetrovaniu alebo konaniu zo strany burzových úradov, ktoré sú
zodpovedné za obchodovanie s predmetnými akciami, alebo by to mohlo viesť k súdnemu konaniu.
Tento dokument nemá za cieľ uvádzať všetky okolnosti. Preto, každý jednotlivec by sa mal spoliehať na svoj zdravý rozum a úsudok
pri rozhodovaní sa o stupni dôvernosti, ktorý má byť pripísaný určitej informácii a pri určovaní toho, či zverejnenie takejto informácie
by mohlo mať nepriaznivé následky pre neho/ňu, skupinu alebo pre iné fyzické alebo právnické osoby.
Ak sa vyskytnú pochybnosti o charaktere určitej informácie, zamestnanci by sa mali obrátiť o radu na svojho vedúceho oddelenia,
Právne oddelenie a na Permanent Controllera svojej spoločnosti alebo dokonca aj ústredia podniku.
8.1.
DÔVERNOSŤ INFORMÁCIÍ A ICH SPRAVOVANIE
V rámci normálneho priebehu povinností zamestnanca sa od neho očakáva, aby spravoval a uchovával veľké množstvo informácií.
Tieto informácie sa môžu týkať zákazníkov, pracovníkov, podniku alebo vo všeobecnosti sa môžu týkať ekonomickej, obchodnej
alebo právnej situácii podniku: tržby alebo finanční partneri, dodávatelia, manažment, iné podniky v skupine, atď.
Niektoré tieto informácie majú dôverný charakter. Obyčajne sa vzťahujú na jednotlivcov alebo jednoducho na priemyselné alebo
obchodné záujmy: plánovanie tržieb, strednodobé plány, finančné správy, cenové štúdie, systém riadenia a organizácie poskytujúci
konkurenčnú výhodu, meranie výkonov, atď. Tieto informácie by mohla využiť konkurencia alebo obchodníci s akciami.
Neautorizované poskytnutie takýchto informácií môže vážne poškodiť spoločnosť Arval.
Preto musia zamestnanci vo vnútri podniku, aj mimo neho, diskrétne zaobchádzať so všetkými informáciami, ktoré podnik poskytuje
alebo ktoré sa naň vzťahujú.
Predpokladá sa, že všetky informácie, ktoré nie sú dostupné verejnosti (inými slovami, ktoré neboli predmetom tlačovej správy,
publikácie alebo oficiálne prezentácie podniku), sú dôvernými informáciami.
8.2.
SPRAVOVANIE SÚBOROV
Každý pracovník a každé oddelenie zabezpečí:
4
¾
aby sa uchovávali len tie informácie, ktoré sú potrebné pre oddelenie,
¾
aby boli odborné informácie chránené, predovšetkým dôverné informácie, a toto sa takisto vzťahuje na obeh a archiváciu
dokumentov,
¾
aby sa rešpektovali postupy pre klasifikáciu informácií podľa ich dôležitosti a citlivosti,
¾
aby sa, v prípade potreby, rešpektovali nariadenia, ktorými sa riadi spravovanie osobných údajov.
BNP PARIBAS, materská spoločnosť spoločnosti ARVAL, je spoločnosťou registrovanou na burze.
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
18 of 24
Manipulácia so súborom alebo dokončenie úlohy, môže osobu, ktorá je za to zodpovedná, viesť k tomu aby sa spojila s inými
zamestnancami skupiny alebo aby komunikovala so zástupcami mimo organizácie. Pracovníci by sa mali postarať o to, aby prístup
k dôverným informáciám, ktoré sú obsiahnuté v súbore, bol udelený len ľudom, ktorých spolupráca alebo účasť je nutná. Všetky
zverené dôverné informácie by sa mali obmedzovať len na tie podrobnosti, ktoré daná osoba alebo osoby (interné alebo externé)
potrebujú pre efektívne plnenie svojich úloh.
Kontakty by mali byť systematicky informované o dôvernom charaktere informácií alebo o stupni dôverného charakteru informácií,
ktoré sú im poskytované. Musia dodržiavať pravidlá obozretnosti uvedené v tomto dokumente.
8.3.
8.3.1.
KOMUNIKÁCIA
Oficiálna komunikácia
Každý podnik má svojho vlastného hovorcu: buď je to generálny riaditeľ podniku alebo človek, koho nominoval, aby v jeho
mene vystupoval.
Pracovník nesmie na verejnosti hovoriť, písať alebo poskytovať rozhovory o záležitostiach, ktoré sa týkajú podniku
v skupine, bez oprávnenia od osoby, ktorá je na to riadne zmocnená. Takýto pracovník sa postará o to, aby informácie,
ktoré by nemali – alebo ešte nemali – byť publikované, boli uchované mimo dosah verejnosti, a mal by byť pozorný
v prípadoch, keď sa otvorí informácia, ktorá môže byť dôverná.
V krízových situáciách, napríklad, keď sa spochybňuje dobré meno podniku v skupine, prípadne jedného alebo viacerých
tretích strán z dôvodu výnimočných okolností, nehody, spochybnenia pracovníka, atď., by všetci zamestnanci mali
rešpektovať nasledujúce pravidlo:
¾
obráťte sa na osobu, ktorá je jediným mediálnym kontaktom pre všetky záležitosti, týkajúce sa takejto krízovej
situácie, nakoľko je to jediná osoba, oprávnená o tom hovoriť mimo podnik,
¾
zdržte sa všetkých komentárov,
¾
odkážte všetkých novinárov na vyššie uvedenú osobu,
¾
ak musíte odpovedať, neposkytujte žiadne vysvetlenie alebo názor, a poskytnite fakty, ktoré sa dajú overiť
a ktoré majú priameho svedka. Nesprávne prehlásenia môžu mať za následok súdne pokuty.
Všeobecne platí, že správnou a obozretnou odpoveďou na žiadosť tretej strany o informácie je „Osoba, ktorá je
oprávnená zodpovedať vašu otázku je ......... Môžete ho/ju kontaktovať na ...“.
8.3.2.
Iná komunikácia
Mimo ich profesionálnej právomoci/povinnosti môžu zamestnanci poskytovať len také informácie, týkajúce sa ich podniku
alebo skupiny, ktoré sú už verejne známe, inými slovami, keď ich podnik už zverejnil.
Je potrebné byť veľmi opatrný pri konverzácii s kolegami na všetkých verejných miestach, v reštauráciách, v lietadlách, vo
vlakoch, v radách, atď.
- Zdržať sa poskytnutia dôverných informácií týkajúcich sa bývalého zamestnanca,
- Vrátiť všetky dôverné informácie (vrátane všetkých kópií), akonáhle zamestnanec opustí ARVAL,
- Vyhnúť sa písomným alebo ústnym vyjadreniam k témach mimo jeho rozsah kvalifikácie a kompetencie.
- Zabezpečiť, aby nedošlo k zámene medzi osobnými názormi a záujmami zamestnanca s názormi a záujmami
spoločnosti (zamestnanci by sa napríklad mali vyhnúť používaniu hlavičkového papiera ARVAL pre osobnú komunikáciu
a vyjadrovaniu osobných názorov v pracovnej komunikácii).
9.
9.1.
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
19 of 24
„WHISTLEBLOWING“ – Etická dôverná linka
ČO JE TO „WHISTLEBLOWING“?
Pri svojej činnosti kladie ARVAL zvýšené očakávania na dodržiavanie stanovených pravidiel
činnosti, ktoré sú jednou zo záruk dobrého mena spoločnosti. Toto očakávanie sa týka všetkých
zamestnancov, ktorí musia neustále zabezpečovať aby ich činnosť bola v súlade s týmito
pravidlami. Skupina Arval im za účelom plnenia týchto očakávaní poskytne potrebné prostriedky
a ponúkne im spôsob, ako požiadať o radu alebo kde adresovať ich prípadné otázky.
„Whistleblowing“ - Etická dôverná linka predstavuje mechanizmus, ktorý umožňuje všetkým
zamestnancom oznámiť svoje obavy z pozorovanej potenciálnej alebo aktuálnej nekalej praktiky
vnútri spoločnosti ARVAL v oblasti financií, účtovníctva a bankovníctva, boja proti korupcii a
úplatkárstvu a protikonkurenčného konania. Tento mechanizmus je založený na piatich
základných princípoch, ktoré by mali byť rešpektované vo všetkých činnostiach - a to bez
výnimky:
¾
aby nedošlo k poškodeniu povesti skupiny;
¾
aby nedošlo k poškodeniu skupiny samotnej;
¾
rešpektovanie právnych, regulačných, profesionálnych a etických záväzkov a postupov;
¾
rešpektovanie integrity trhu;
¾
rešpektovanie prvenstva záujmu nášho klienta.
Všetci zamestnanci, pri každej činnosti, ktorú vykonávajú alebo ktorej sú si vedomí, by mali dbať na dodržiavanie týchto zásad. V
prípade akejkoľvek pochybnosti, by sa mali obrátiť na ich priamych nadriadených. Ak si je zamestnanec vedomý akéhokoľvek
nekalého konania alebo zanedbania povinností vyplývajúcich z hore uvedených piatich základných princípov, môže tiež použiť etickú
dôvernú linku pre „Whistleblowing“ a oznámiť takéto konanie príslušnému lokálnemu vedúcemu oddelenia Compliance alebo jeho
nadriadenému.
Za žiadnych okolností by zamestnanec nemal vykonávať žiadne vyšetrovanie na vlastnú päsť.
Participácia oddelenia Compliance na tomto procese sa riadi osobitným postupom, ktorý zahŕňa:
¾
Je zabezpečené vyhlásenie zamestnanca, že jeho oznámenie spadá do oblasti pokrytej Etickou dôvernou linkou –
„Whistleblowing policy“. Zamestnanec sa musí pri takomto oznámení identifikovať - jeho/jej totožnosť budú ale
považované za dôverné informácie.
¾
Dôvernosť informácií obdržadných v rámci oznámenia zamestnanca je zabezpečená oddelením Compliance
(lokálnym alebo zo skupiny). Zamestnanec musí mať možnosť získať kópiu správy vypracovanej oddelením
Compliance po došetrení oznámenia prijatého od zamestnanca.
¾
Ak je kontaktovaný vedúci oddelenia Compliance, tento okamžite vypracuje správu o oznámení, ktorú následne
posiela zodpovednej osobe za whistleblowing v rámci Group Compliance tak, aby táto mohla prijať ďalšie opatrenia,
ak už odpoveď na daný problém nebola daná ihneď. Na tejto úrovni by malo byť každé použitie dôvernej linky
sprevádzané osobným pohovorom s osobou, ktorá linku použila.
¾
Ihneď ako sú všetky potrebné údaje prijaté v rámci whistleblowing dôvernej linky zaznamenané, nasleduje
informovanie všetkých osôb, na ktoré sa vzťahuje oznámenie, aby sa mali možnosť vyjadriť k/oponovať voči
spracovávaným údajom. Informácie poskytnuté dotknutým osobám zahŕňajú reportované fakty, určenie subjektu
zodpovedného za prešetrenie oznámenia (ARVAL), príjemcov reportovaných údajov a podmienky pre uplatnenie
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
20 of 24
práva na prístup a opravu údajov, pokiaľ sú reportované dáta nesprávne, zavádzajúce alebo už neaktuálne.
Informovanie osoby, na ktorú sa dôverné oznámenie vzťahuje môže byť odložené na dobu nevyhnutne potrebnú pre
zabezpečenie všetkých potrebných informácií a zabránenie zničeniu potrebných dôkazov.
¾
Compliance zabezpečí pre fungovanie dôvernej linky vhodné prostriedky (telefónna linka so záznamníkom hovorov,
vyhradená poštová a e-mailová adresa).
¾
Whistleblowing Manager okamžite po oznámení pripraví štandardnú správu o oznámení, ktorá musí byť striktne
dôverná a ktorej kópiu môže poskytnúť oznamovateľovi tejto informácie.
¾
Compliance vykoná vyšetrovanie v úplnej diskrétnosti s prípadnou podporou interného auditu (Inspection General).
¾
Spätná väzba je poskytnutá oznamovateľovi ihneď, ako je to možné tak, aby boli zodpovedané všetky otázky a aby
bol oznamovateľ informovaný o prípadných prijatých opatreniach..
Pri spracovaní oznámenia prijatého prostredníctvom dôvernej linky budú spracovávané výhradne nasledovné dáta:
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
identita, funkcia a kontaktné údaje zamestnanca pripravujúceho report,
identita, funkcia a kontaktné údaje oznamovateľa,
identita, funkcia a kontaktné údaje zamestnanca/-ov zbierajúcich a analyzujúcich podporné dokumenty,
popis hlásených skutočností,
správa o zistených skutočnostiach pre overenie odôvodnenosti oznámenia,
prehľad o vykonaných činnostiach overovania,
popis následných krokov na adresovanie nahláseného nesprávneho konania.
Tieto údaje sa budú zbierať iba v prípade, že je to potrebné na prešetrenie údajného nesprávneho konania.
Pre vylúčenie pochybností, zhromaždené údaje budú považované vo všetkých situáciách za dôverné a nebudú prezentované
Group Compliance, alebo všeobecne v rámci skupiny, pokiaľ sa to neukáže ako potrebné pre vyšetrovanie a overenie tvrdených
skutočností alebo ak nutnosť takéhoto oznámenia priamo nevyplýva z organizačnej štruktúry skupiny. Ak je takéto informovanie
líniového vedenia, členov útvaru interného auditu alebo osoby Group Compliance zodpovednej za whistleblowing nutné, ARVAL im
oznámi iba také údaje, ktoré sú potrebné k riešeniu prípadu a zabezpečí, že prijímajúce osoby sú informované o striktnej dôvernosti
zverených informácií.
Použitie dôvernej linky na oznamovanie zisteného nesprávneho konania predstavuje pre zamestnanca právo a nie povinnosť. V
dôsledku toho akékoľvek kroky uskutočnené zamestnancom v dobrej viere v tejto súvislosti nebudú považované za nevhodné
správanie. Osobitne sa bude zamestnanec nesmie byť postihnutý, alebo predmetom priamej alebo nepriamej diskriminácie
akéhokoľvek typu pre skutočnosť, že pristúpil k oznámeniu podozrivého konania v rámci dôvernej linky, ako je definované vyššie - aj
keď jeho / jej podozrenie nebude potvrdené následným vyšetrovaním. Oznamovateľ ale môže byť právne a / alebo disciplinárne
riešený v prípade zneužitia alebo nesprávneho použitia etickej dôvernej linky.
Každá dotknutá osoba ako aj každý zamestnanec, ktorý použije etickú dôvernú linku majú právo na prístup k jeho / jej osobným
údajom, a tiež majú právo požadovať opravu alebo odstránenie nepresných, neúplných, nepodložených alebo neaktuálnych údajov
týkajúcich sa jeho/jej osoby. Zamestnanci môžu využiť tohto práv kontaktovaním lokálneho vedúceho Compliance.
Compliance zabezpečí dodržiavanie týchto opatrení.
10.
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
21 of 24
POUŽÍVANIE MAJETKU SPOLOČNOSTI ARVAL
Majetok (aktívum) spoločnosti ARVAL tvoria budovy, ich obsah a nehmotný majetok. Nápady, know-how, záznamy o zákazníkoch,
obchodné praktiky, ako aj všetky údaje a informácie, ku ktorým majú prístup zamestnanci pri výkone ich práce sú základné časti
majetku je ARVAL.
Každý zamestnanec sa musí snažiť zabezpečiť celistvosť aktív skupiny ARVAL. Žiadne aktívum skupiny Arval nemôže byť použité
na nezákonné účely alebo na účely, ktoré nemajú žiadnu súvislosť s činnosťou skupiny.
Žiadny zamestnanec nesmie využívať aktíva skupiny Arval pre svoju súkromnú potrebu, alebo poskytnúť tieto aktíva k
dispozícii inej osobe, alebo v prospech akejkoľvek inej strany než ARVAL.
Zamestnanci by sa mali zdržať používania firemných prostriedkov pre svoje súkromné záujmy. Súkromné použitie
komunikačných nástrojov, ako sú e-mail, telefón alebo internet sa toleruje za podmienky, že zostane obmedzené, že je to
odôvodnené potrebou zabezpečenia rovnováhy medzi osobným a pracovným životom, a že nevznikajú žiadne neprimerané náklady
alebo narušenia obchodne činnosti spoločnosti.
Je prísne zakázané používať komunikačné nástroje a siete spoločnosti na nezákonné účely, najmä pre komunikáciu správ
s rasovou, politickou, sexuálnou alebo poškodzujúcou povahou.
Zamestnanci upustia od nezákonného kopírovania softvéru používaného skupinou ARVAL, a taktiež upustia od jeho
užívania k neoprávneným účelom.
11.
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
22 of 24
PODPIS DOHODY ORGANIZÁCIE SPOJENÝCH NÁRODOV „GLOBAL
COMPACT“.
Podpis dohody OSN s názvom „Global Compact“ vo februári 2004 znamenal zo strany spoločnosti ARVAL významný záväzok
k dodržiavaniu základných princípov udržateľného rozvoja, a umožnil spoločnosti ARVAL, aby svoj záväzok vyjadrila oficiálne
a verejne.
Global Compact predstavuje zásady dobrého korporátneho a environmentálneho správania sa na medzinárodnej úrovni, a bol
iniciovaný Kofi Annanom, generálnym tajomníkom OSN, s cieľom podporiť zapojenie firiem do iniciatívy trvalo udržateľného rozvoja.
Je založený na desiatich princípoch týkajúcich sa ľudských práv, pracovných štandardov, rešpektu k životnému prostrediu a boji
proti korupcii.
Ľudské práva
1. Spoločnosti sú vyzvané, aby podporovali a rešpektovali, v rámci svojej sféry vplyvu, ochranu medzinárodne uznaných ľudských
práv
2. Mali by zabezpečiť, aby ich vlastné spoločnosti neboli zainteresované v porušovaní ľudských práv
Pracovné štandardy
3. Spoločnosti sú vyzvané, aby zabezpečili slobodu združovania sa a aby faktické uznali právo na kolektívne vyjednávanie
4. Odstránenie všetkých foriem nútenej alebo povinnej práce
5. Účinné zrušenie detskej práce
6. Odstránenie diskriminácie v zamestnaní a povolaní
Prírodné prostredie
7. Spoločnosti sú vyzvané, aby uplatňovali preventívny prístup k environmentálnym výzvam
8. Mali by sa zaviazať k iniciatívam na podporu väčšej zodpovednosti za životné prostredie
9. Mali by podporovať rozvoj a šírenie technológií šetrných k životnému prostrediu
Boj proti korupcii
10. Spoločnosti sú vyzvané, aby bojovali proti všetkým formám korupcie vrátane vydierania a úplatkárstva.
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
23 of 24
12. PÁR OTÁZOK, KTORÉ BY STE SI MALI POLOŽIŤ PREDTÝM, AKO UROBÍTE
NEJAKÉ ROZHODNUTIE
¾
Je to legálne (bude toto moje rozhodnutie v rozpore so zákonom alebo s internými nariadeniami spoločnosti ARVAL)?
¾
Mohlo by moje rozhodnutie mať negatívne následky pre mňa alebo pre spoločnosť ARVAL?
¾
Je toto rozhodnutie, z krátkodobého a z dlhodobého hľadiska, spravodlivé pre všetky zainteresované strany?
¾
Trápilo by ma, keby ostatní ľudia vedeli o mojom rozhodnutí?
¾
Ak urobím takéto rozhodnutie, budem môcť v noci spávať?
Document ID
Version
PP02-CZ-SK
2.2
Effective date
14.6.2013
Page
24 of 24
13. REFERENČNÉ DOKUMENTY
Verzia
Dátum
Titul
N/A
25.4.2008
Rules of conduct concerning relationships between BNP Paribas Group employees and
suppliers issued by Information Technology and Processes (ITP) Procurement & Supplier
Relationship
N/A
30.10.2008
Gift policy issued by Group Compliance
N/A
March 10th 2009
Standard Security – 08 dec_Tr_Ang.doc, BNP Paribas Group procedure
N/A
Nov 2011
Arval Group CoC
14. HISTÓRIA DOKUMENTU
Verzia
Autor
Dátum
Obsah / Zmeny
1.0
Ejanošková
31.10.2008
Initial version of CoC
Povinná formální revize beze změn obsahu, doplnění identifikačních tabulek dokumentu
(metadata)
L.Mudra
1.1
L.Mudra
11.5.2010
2.0
M.Fedor
15.8.2010
2.1
MGosset +
MFedor
3.1.2012
Zosúladenie formátu procedúry so vzorom z PP03
Pridanie dokumentov do príloh:
1. Clean Desk Policy
2. Dress Code
3. Gift Policy,
4. Gift Policy Register
5.
Whistle blowing procedúra
6.
Whistle blowing dôverná linka
Update in line with Arval Group CoC.
2.2
L.Mudra
14.6.2013
Kontrola platnosti, aktualizace na verzi 2.2
•
•
Download

Kódex správania sa