TEORIJA BIROKRATSKE
ORGANIZACIJE
PITANJE
Šta je to birokratija?
Opišite jednom rečenicom.
Rani razvoj teorije
Egipat: 42 nome - birokratski aparat
sastavljen od sveštenika i pisara
Rim: Avgust Oktavijan stvorio je
nepristrasan sistem administracije carstva
Kina: organizacija i popunjavanje državne
administracije po nepristrasnom sistemu
testova i ispita
Prusija: organizacija vojske Frederika
Velikog (mehanički vojnici)
Max Weber
Max Weber (1864-1920) - sociolog,
proučavao organizaciju sa stanovišta
vlasti, moći, funkcionisanja i
racionalnosti
The Theory of Social and Economic
Organization (Introduction and
translation by Talcott Parsons), New
York, USA, Oxford University Press
AUTORITET(vlast)
AUTORITET: izgledi
da će određene osobe
slediti komandu tačno
formulisanog sadržaja
(Herrschaft)
DISCIPLINA
DISCIPLINA: izgledi
da će se deo određenog
velikog broja ljudi,
zahvaljujući navici, brzo,
automatski i šematski
pokoriti jednoj naredbi
MOĆ
MOĆ: Izgledi da se u
okviru jednog društvenog
odnosa sprovede sopstvena
volja uprkos otporu drugih,
bez obzira na čemu se
zasnivaju ti izgledi“.
Statut Univerziteta u Beogradu
Prava i obaveze studenata
Član 87.
(1) Student ima pravo:
1) na upis, kvalitetno školovanje i objektivno ocenjivanje;
2) na blagovremeno i tačno informisanje o svim pitanjima koja se
odnose na studije;
3) na aktivno učestvovanje u donošenju odluka, u skladu sa Zakonom i
statutom;
4) na samoorganizovanje i izražavanje sopstvenog mišljenja;
5) na povlastice koje proizlaze iz statusa studenta;
6) na podjednako kvalitetne uslove studija za sve studente;
7) na obrazovanje na jeziku nacionalne manjine, u skladu sa Zakonom i
statutom;
Statut Univerziteta u Beogradu
Prava i obaveze studenata
Član 87.
(2) Student je dužan da:
1) ispunjava nastavne i predispitne obaveze;
2) poštuje opšte akte Univerziteta i fakulteta na kojem studira.
3) poštuje prava zaposlenih i drugih studenata na Univerzitetu i na
fakultetu na
kojem studira;
4) učestvuje u donošenju odluka u skladu sa Zakonom i statutom.
(3) Student ima pravo na žalbu nadležnom organu fakulteta
na kojem studira, odnosno Senatu, ako studira na
Univerzitetu, ukoliko visokoškolska ustanova prekrši
neku od obaveza iz stava 1. tač. 1)-3) ovog člana.
TIPOVI VLASTI
Racionalna;
Tradicionalna;
Harizmatska.
RACIONALNA VLAST
Postoji konstantna organizacija izvršenja
službenih funkcija, ograničena pravilima;
Postoji opis kompetencija upravljačkih
organa, koje se zasnivaju na:
– obavezi vršenja određenih funkcija zasnovanih na
sistemskoj podeli rada, Primer
– obezbeđenju potrebnog autoriteta da se obavi
posao,
– jasnom definisanju sredstava eventualne prinude i
uslovima u kojima se one mogu primeniti.
RACIONALNA VLAST
Postoji princip hijerarhije, i viša pozicija je
nadređena nižoj. Višoj poziciji se mogu
uputiti žalbe na rad niže pozicije, i ona ima
pravo da izdaje određene komande nižoj
poziciji.
Postupa se po pravilima koja mogu biti a)
tehnička pravila ili b) norme. Primer
RACIONALNA VLAST
Princip hijerarhije u službi
1
1
1
2
3
2
4
2
5
6
7
3
Prodaja
Inženjering
Proizvodnja
3
Nabavka
I&R
RACIONALNA VLAST
RACIONALNA VLAST
Zaposleni u birokratskoj organizaciji ne poseduju
sredstva koja su neophodna za funkcionisanje te
organizacije ali su odgovorni za njihovo
racionalno korišćenje, a lični i službeni poslovi i
imovina su u potpunosti razdvojeni;
Položaj, tj službeno mesto u birokratskoj
organizaciji se ne može prisvojiti na bilo koji
način (kupovinom, nasleđivanjem itd.);
Upravljački akti, odluke i pravila su formulisani u
pisanoj formi (zvaničnim dokumentima) čak i
tamo gde je usmena diskusija obavezan način
komunikacije.
Uticaj racionalne vlasti
Nepotizam, negativna selekcija
“Birokratija je krug iz kojeg nema bekstva, sa
hijerarhijom znanja. Vrh birokratske strukture
poverava nižim slojevima brigu o detaljima, dok
niži nivoi veruju da vrh vodi brigu o strategiji, i
svi se međusobno varaju.”
Eliminacija samovolje
Organizacija postaje mehanička, neelastična,
stalna i unapred određena.
OSOBINE ČINOVNIKA
1. Podvrgnuti su jedinstvenoj strogoj
sistemskoj disciplini i kontroli u vršenju
službe.
2. Svaka pozicija ima jasno određene
nadležnosti (skup poslova koje obavlja
određeni birokratski organ).
OSOBINE ČINOVNIKA
3. Organizovani su po hijerarhijskom poretku.
4. Lično su slobodni i pokoravaju se samo
objektivnim službenim dužnostima.
Pozicije se popunjavaju na osnovu
ugovornog odnosa po slobodnoj volji
zainteresovanih kandidata.
5. Kandidati se postavljaju na poziciju po
kriterijum optimalne prilagođenosti poziciji
na osnovu kvalifikacija koje se mogu
proveravati testovima, dokazivati
diplomom, ili i jedno i drugo.
OSOBINE ČINOVNIKA
6. U svom radu su potpuno odvojeni od vlasništva
nad službenim sredstvima.
7. Činovnici se odnose prema službi kao prema svom
jedinom ili glavnom zanimanju;
8. Za rad se kompenzuju platom, čija se visina
određuje prvenstveno na bazi pozicije u hijerarhiji,
ali i na osnovu odgovornosti posla ili društvenog
statusa, najčešće sa pravom na penziju. Poslodavac
pod određenim uslovima može otpustiti činovnika,
dok su činovnici slobodni da daju otkaz po
slobodnom nahođenju.
9. Vide mogućnost za napredovanje, koje je najčešće
na osnovu zasluga, senioriteta (starost, staž u
organizaciji), ili i jednog i drugog.
SAVREMENA RAZMATRANJA
– LOGIKA POSLEDICE
logika posledice, koja se bazira na
suštinskoj racionalnosti i željenim
izlazima akcije,
– Poznavanje alternativa
– Poznavanje posledica odluke
– Poznavanje preferenci
IDEALNO I OGRANIČENO
RACIONALAN UČESNIK
SAVREMENA RAZMATRANJA
– LOGIKA POSLEDICE
USPEH
1000
A
NEUSPEH
-200
Očekivana korisnost:
1000 * 0.2
+
-200 * 0.8
=
200 – 160 = + 40
Start
B
Očekivana
korisnost
-50
SAVREMENA RAZMATRANJA
– LOGIKA POSLEDICE
U organizacionim pitanjima, dolazi do sledećih problema:
Alternative nisu jasne;
Posledice odluka zavise od velikog broja faktora, nisu
konačan skup, mogući su malo verovatni kontigentni
događaji i ne mogu se proceniti sa prihvatljivom
verovatnoćom
Korisnost i preference posledica odluka su nejasne;
Učesnici nemaju vremena ili znanja da obave potrebne
proračune;
Obavljanje proračuna nije isplativo, jer je previše
komplikovano i skupo pribaviti pouzdane podatke.
SAVREMENA RAZMATRANJA
– LOGIKA PRIKLADNOSTI
Bitni procesi i događaji u organizaciji se moraju
klasifikovati u kategorije (šablonske situacije)
– One se povezuju sa pravilima i pozicijama učesnika u organizaciji.
– Na primer, to mogu biti zapošljavanje novih radnika, postupak
disciplinske odgovornosti, povećanje plate, žalba klijenta, otpremanje
gotovih proizvoda i slično;
Učesnici u organizaciji koji donose odluke moraju imati
jasno definisane formalne pozicije,
– Pozicije uključuju povezivanje sa procesima i događajima u organizaciji.
– Na primer, neko može biti na formalnoj poziciji magacionera, što
podrazumeva uključivanje u procese otpremanja gotovih proizvoda iz
magacina, popisa, prijema i slično;
Učesnici u organizaciji porede pravila i svoje formalne
pozicije sa događajima u organizaciji,
– ponašaju se po pravilima koja najviše odgovaraju poklapanju ovih
faktora
PRAVILA, PRAVILA…
Generalna pravila
– Univerzalna i dugoročno važeća
– Prednost: oslobađaju menadžere
posla u standardnim situacijama
– Mana: Manje kreativnosti
Specifična pravila
– Za posebne zahteve u
organizaciji, specifična i
kratkoročna
SAVREMENI PRINCIPI
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Birokratija se zasniva na principu legitimnog racionalnog autoriteta.
Organizacione pozicije se popunjavaju na osnovu tehničkih
kompetencija izvršilaca, a ne na osnovu društvenog statusa,
prijateljstva ili nasleđivanja.
Dužnosti, odgovornosti i autoritet za odlučivanje treba da bude
jasno opisane.
Uloge u birokratiji su organizovane hijerarhijski, tako da svaku nižu
poziciju kontroliše i nadgleda viša pozicija.
Pravila, standardne radne procedure i norme treba da se koriste za
kontrolu ponašanja i odnosa između uloga u organizaciji.
Administrativne odluke i pravila se formulišu u pisanoj formi.
SAVREMENI PRINCIPI
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
Birokratija se zasniva na principu
legitimnog racionalnog autoriteta.
– lične osobine izvršilaca na upravljačkim
pozicijama nisu izvor autoriteta
– formalni autoritet dolazi iz bezlične pozicije
SAVREMENI PRINCIPI
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
Organizacione pozicije se popunjavaju na
osnovu tehničkih kompetencija izvršilaca, a
ne na osnovu društvenog statusa, prijateljstva
ili nasleđivanja.
– organizacione pozicije treba da popunjavaju
izvršioci koji zbirno donose najviše koristi svima
za koje ta organizacija stvara neku vrednost
– Preporuke mogu postojati, ali samo formalizovano
– Primer: britanska vojska do XIX veka
SAVREMENI PRINCIPI
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
Dužnosti, odgovornosti i autoritet za
odlučivanje treba da bude jasno opisane.
– Responsibility & Accountability
– Ko radi? Koga tužim?
– Biti zadužen (responsible) znači imati operativni nalog
za obavljanje nekog posla (očistiti učionicu, sortirati
magacin, spremiti vežbe...)
– Biti odgovoran (accountable) znači biti zadužen za
dostizanje učinka nekih merljivih veličina (količina
proizvoda, visina profita, nacionalna bezbednost…)
SAVREMENI PRINCIPI
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
Uloge u birokratiji su organizovane hijerarhijski,
tako da svaku nižu poziciju kontroliše i nadgleda
viša pozicija.
– Primer – organizacija sudstva
– Sudovi opšte nadležnosti su osnovni sudovi, viši
sudovi, apelacioni sudovi i Vrhovni kasacioni sud.
– Sudovi posebne nadležnosti su privredni sudovi,
Privredni apelacioni sud, prekršajni sudovi, Viši
prekršajni sud i Upravni sud.
– Ukoliko se privatna tužba podnese sudu koji nije
nadležan, taj sud će, po službenoj dužnosti, dostaviti
tužbu nadležnom sudu.
– Između sudova postoji hijerarhijski odnos iz koga
proističe stepenovanje sudova.
SAVREMENI PRINCIPI
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
Pravila, standardne radne procedure i
norme treba da se koriste za kontrolu
ponašanja i odnosa između uloga u
organizaciji.
– Primer: ocenjivanje zaposlenih u masovnom
restoranu
Pozdravljanje kupca
Zaposleni se smeši
Zaposleni iskreno pozdravlja
Zaposleni održava kontakt očima
Primanje porudžbine
Zaposleni je dobro upoznat sa stavkama menija
Zaposleni prima narudžbinu odjednom, bez ponavljanja
Manje narudžbine (do 4 stavke) zaposleni memorizuje, i ne zapisuje
Zaposleni predlaže kupcu dodatne stavke iz menija
Ostalo:
Ispunjenje porudžbine
Porudžbina se dostavlja pravim redosledom
Piće se sipa pravim redosledom
Stavlja se propisana količina leda
Prilikom sipanja pića, čaše se naginju, i sipanje se aktivira prstom
Čaše za pića se zaklapaju
Vodi se računa o čistoći čaša
Piće se sipa do propisanog nivoa
Ostalo:
Dostavljanje porudžbine
Porudžina je ispravno zapakovana
Kese se savijaju dva puta na vrhu
Ako kupac jede unutra, daje se plastični poslužavnik
Propagandni listiće se stavlja na poslužavnik ispod jela
Porudžbina se dodaje na prikladan način
Traženje i prihvatanje plaćanja
Iznos koji treba da se plati se izgovara jasno i dovoljno glasno
Iznos koji je dao kupac se jasno izgovara
Kusur se broji glasno
Kusur se broji efikasno
Velike novčanice se zadržavaju dok se kusur ne vrati
Ostalo:
Zahvaljivanje i završavanje porudžbine
Zaposleni uvek kaže „Hvala“
Kazano „hvala“ zvuči iskreno
Održava se kontakt očima
Zaposleni kaže „Dođite nam ponovo“
Ostalo:
Da
Ne
Da
Ne
Da
Ne
Da
Ne
Da
Ne
Da
Ne
SAVREMENI PRINCIPI
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
Administrativne odluke i pravila se
formulišu u pisanoj formi.
– nepristrasna i objektivna osnova za praćenje
istorije akcija
– bitne aktivnosti se dokumentuju u pismenoj
formi, i arhiviraju po propisanim pravilima.
– odluke i pravila koji usmeravaju rad moraju
biti dostupni u pisanoj formi, da bi se
obezbedila jasnost i nedvosmislenost.
BIROKRATIJA ŽIVI
VEČNO!
KARAKTERISTIKE
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
specijalizacija;
racionalnost;
profesionalizam;
depersonalizacija službe;
SINE IRE ET STUDIO!
KARAKTERISTIKE
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
autonomija u nadležnosti službe;
stalnost službe;
rast i širenje birokratskog aparata.*
*Pre građanskog rata USA,
federalna birokratija je imala
36.000 zaposlenih, a danas
oko 3.000.000 + outsource
agencije
MINTZBERG I MAŠINSKA I
PROFESIONALNA BIROKRATIJA
Masovna proizvodnja, masovne usluge...
Škole, ostale društvene ustanove, računovodstvene firme...
MANE BIROKRATSKE
ORGANIZACIJE
Priča o birokratama koji mere visinu jarbola za zastavu
MANE BIROKRATSKE
ORGANIZACIJE
Ministarstvo poljoprivrede otkriva da oko 15% zaposlenih
zloupotrebljava kreditne kartive koje su im izdate u službene svrhe,
izuzev ako službeni troškovi ne pokrivaju troškove tetoviranja,
čipkanog donjeg veša, škole za barmene ili konceret Ozzy Osbournea
Federalna vlada USA tokom 2003 nije mogla da uđe u trag 24.5
milijardi potrošenih US$. To znači da je svaku federalni službenik
(činovnik) potrošio oko 9000 US$ bez evidencije.*
"Top Ten Examples of Government Waste," Heritage Foundation website,
http://www.heritage.org/research/budget/bg1840.cfm
„Administrativni asistent asistenta administracije za upravljanje
jedinicom za upravljanje opštim uslugama“,
–
Pozicija koju je kao primer u američkoj administraciji istakao savetnik
američkog predsednika Džimija Kartera
MANE BIROKRATSKE
ORGANIZACIJE
Manja svest o širim posledicama rada;
Spor ili nemoguć proces donošenja odluka, posebno u
nepoznatim situacijama;
Nesvesnost o manama organizacije;
Neslaganje sa mišljenjima koja su konfrontirana sa
propisima;
Tendencija da birokratija kreira sve više pravila i
procedura, pa kompleksnost raste a koordinacija se gubi
(kvaka 22);
Činovnici izveštajima lažno opisuju poštovanje pravila;
Nedozvoljavanje da članovi organizacije koriste zdrav
razum
MANE BIROKRATSKE
ORGANIZACIJE
Hijerarhijska nadređenost može postati nejasna, jer neki
stručnjaci mogu biti isključene iz procesa donošenja
odluka, ili može doći do konflikata zbog kompetentnosti;
Kompetencije stručnjaka-činovnika mogu biti nejasne ili
se mogu koristiti u suprotnosti sa duhom propisa;
Može se stvoriti sistem regrutovanja i napredovanja
kadrova koji se ne bazira na meritokratiji, već na
oligarhiji birokratskog vrha;
Činovnici mogu pokušati da izbegnu odgovornost i
ostanu anonimni tako što neke poslove u organizaciji
neće dokumentovati, ili će napraviti previše haotičnu i
konfuznu dokumentaciju koja se teško pretražuje
Download

TEORIJA BIROKRATSKE ORGANIZACIJE