Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
ZAVRŠNI IZVEŠTAJ SIQAS-a:
PRIMER DOBRE PRAKSE
Vera Marković
Univerzitet u Nišu
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
INTERNAL QUALITY ASSURANCE
AT SERBIAN UNIVERSITIES
- SIQAS  Izabran u okviru prvog poziva Tempus IV
programa i realizovan u periodu od januara 2009.
do aprila 2012.
 Koordinatorska institucija: Univerzitet u Nišu
 Koordinator: prof. dr Vesna Lopičić
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
Struktura prezentacije
I.
Pripreme za izradu izveštaja: sajt, formulari i
dokumentacija
II. Organizacija izrade izveštaja: timski rad
III. Narativni deo izveštaja
IV. Finansijski izveštaj
V. Zaključci i preporuke
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
I. Priprema za izradu izveštaja:
sajt, formulari i dokumentacija
Zvanični datum završetka projekta je ujedno i datum do
koga se moraju završiti sve aktivnosti.
 Da bi se izradio završni izveštaj, a posebno njegov
narativni deo, korisno je da se se svi materijali i svi
izveštaji o obavljenim aktivnostima (publikacije,
dokumenti, akti, izveštaji sa putovanja, agende i
prezentacije sa konferencija/seminara, i sl.) mogu naći
na jednom mestu.
 Najbolje je ako se svi materijali i izveštaji nalaze na
sajtu projekta, jer će preko sajta i EACEA imati uvid u
rezultate projekta.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
Budžet
 Pretpostavka je da je budžet “sredjen” do početka izrade
završnog izveštaja.
 Idealno je da nakon završetka projekta deklarisani troškovi
budu što bliži procenjenim troškovima koji su odobreni od
strane EACEA za realizaciju projektnih aktivnosti.
 Ako se potroši mnogo manje, to može značiti da deo
aktivnosti nije realizovan i može se dovesti u pitanje da li su
ispunjeni ciljevi projekta.
 Ako se potroši više od ukupnog iznosa planiranog budžeta,
ti troškovi neće biti priznati.
 Voditi računa o tzv. „predfinansiranju“ (treba da se unapred
isfinansira poslednja tranša koja se dobija tek po usvajanju
završnog izveštaja, a koja iznosi do 10% budžeta).
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
Formulari i dokumentacija
 Da bi se popunio finansijski deo izveštaja, neophodno je
imati pripremljenu dokumentaciju.
 Svi staff formulari trebalo bi da budu popunjeni, potpisani i
overeni u što kraćem vremenskom periodu nakon isplate
honorara
 Svi IMR formulari trebalo bi da budu popunjeni i potpisani
što pre po povratku sa puta. Preporuka: Odmah prikupiti i svu
prateću dokumentaciju (napraviti kopije svih avio karata,
bording pasova, autobusnih i voznih karata, računa za
iznajmljena vozila i slično).
 Svi ostali računi, na primer za printanje, opremu itd. takodje
treba blagovremeno da se kopiraju ili skeniraju, i savet je da se
sve kopije čuvaju kod koordinatora. Kako ce se to organizovati,
zavisi od koordinatora.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
II. Organizacija izrade izveštaja: timski rad
VAŽNO: Početi na vreme!
 Veoma je važno izradu izveštaja početi na vreme.
Predvidjeno je 2 meseca za izradu izveštaja. To izgleda
puno, ali završni izveštaj zaista iziskuje dosta vremena
 Rok za podnošenje izveštaja se ne sme prekoračiti.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
II. Organizacija izrade izveštaja: timski rad
VAŽNO: Timski rad!
 Dobra organizacija pripreme završnog izveštaja
umnogome će olakšati posao. Savet je da koordinator
ne priprema izveštaj sam, već da se to radi timski. S
druge strane, tim koji radi izveštaj ne bi trebalo da bude
previše veliki.
 Mogući su različiti pristupi prenošenja dela obaveza
oko pripreme izveštaja na partnere.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
II. Organizacija izrade izveštaja: timski rad
Na primer, mogu svi partneri ponaosob da
popunjavaju izveštaj, a onda da koordinator izvrši
kompilaciju i da objedini sve te pojedinačne izveštaje. To
može olakšati posao koordinatoru, ali treba voditi
računa, da u situaciji kada ima mnogo partnera može da
se pojavi problem efikasnosti, a takodje treba izbeći
grešku različitih stilova pisanja i nedoslednosti u
odgovorima.
Primer projekta SIQAS: Koordinatorka je zamolila
nekoliko kontakt osoba da joj pomognu u pisanju
narativnog dela izveštaja, i to tako što je svako obradio
po jednu od tema, npr. „mobilnost“, „oprema“,
„diseminacija“ i slično, a onda je koordinatorka na bazi
toga uradila kompletan narativni deo izveštaja.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
II. Organizacija izrade izveštaja: timski rad
Savet: Zbog obima posla, korisno je da koordinator
zaduži neku drugu osobu iz svog najužeg tima za
izradu finansijskog izveštaja, ali naravno moraće
neprestano i sam da prati taj posao.
To može, ali ne mora da bude osoba koja se
profesionalno bavi finansijama, npr. može biti zadužen i
neko od nastavnog osoblja.
Medjutim, u svakom slučaju od izuzetne je važnosti
dobra saradnja i pomoć od strane računovodstava.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
II. Organizacija izrade izveštaja: timski rad
Savet: Organizovati što je moguće bolje
ljudske, prostorne i tehničke resurse.
Dobro je da se radi u dovoljno velikoj
prostoriji, potrebna su bar dva računara,
skener, printer, uredjaj za kopiranje i
dovoljno
kancelarijskog
materijala.
Takodje je korisno da jedna ili dve osobe
budu zadužene za razne administrativne i
tehničke poslove, npr. kopiranje.
Savet: Poželjno je svakodnevno na kraju
radnog dana praviti back-up verziju
izveštaja. U slučaju da se bilo šta
nepredvidjeno desi, nećete izgubiti ono
što ste prethodno radili.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
III. Narativni deo izveštaja
Ima za cilj da pruži detaljniji uvid u
realizovane aktivnosti i dostignuća projekta.
Obuhvata sledeće delove:
1. Realizovane aktivnosti – kratak opis aktivnosti koje su
se desile nakon podnošenja srednjoročnog izveštaja
2. Opis dostignuća projekta – pregled sveukupnih
rezultata i dostignuća projekta, kao i njihov značaj i uticaj
3. Statistika i indikatori – treba uneti brojčane parametre i
pokazatelje
4. Detaljna tabela postignutih rezultata - po jedna tabela
za svaki ishod ili radni paket
5. Kratak sumarni izveštaj (za EU publikacije)
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
III. Narativni deo izveštaja
Saveti:
 Pažljivo pročitati objašnjenje koje se nalazi uz svaku rubriku
koju treba popuniti, posebno tamo gde su navedena pitanja na
koja treba odgovoriti! Treba dati sve opise i informacije koje se
traže, ali koliko je god moguće koncizno, bez rasplinjavanja.
 Posebno obratiti pažnju na to da treba pokazati da su
postignuti sveukupni ciljevi projekta i da je projekat dao
doprinos zvaničnim prioritetima razvoja visokog
obrazovanja. Nemojte zaboraviti da istaknete dugoročne
pozitivne efekte vašeg projekta!
 Medjutim, treba biti iskren i pomenuti ukoliko neke aktivnosti
nisu realizovane – pri tome treba objasniti koje objektivne
okolnosti su bile razlog za to, i koje mere su preduzete da to ne
ugrozi postizanje glavnih ciljeva projekta.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
III. Narativni deo izveštaja
Saveti:
 Statističke pokazatelje treba uraditi precizno (kada su svi
formulari kompletirani to nije veći problem).
 Tabela postignutih rezultata je najobimniji deo posla
(SIQAS - oko 70 str.).
 Ne kopirati tekst iz aplikacije!
 Voditi računa da se ona uradi precizno i dovoljno
informativno, a posebno treba što je moguće preciznije i
bolje opisati specifične i merljive indikatore postignutih
rezultata.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
III. Narativni deo izveštaja
Saveti:
 Ne zaboravite da opišete ulogu i aktivnosti partnera –
posebno iz EU (česta je primedba da oni nisu dovoljno
uključeni)
 Obrazložiti sve promene u odnosu na prethodno odobren
izveštaj (ako ikako može, prikažite da su promene izvršene u
cilju poboljšanja ishoda projekta!!)
 Posebnu pažnju posvetiti kratkom sumarnom izveštaju
jer će on biti publikovan, dakle vidljiv i reprezentovaće
uspešnost vašeg projekta.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
 Veoma važan !!!
 Excel fajl (savet: treba da radi neko ko
ima iskustva u korišćenju Excel-a)
Ima sledeće blokove (crveno označeni se popunjavaju) :
 Financial Statement
 Country codes
 Staff Costs
 Travel Costs and Cost of Stay
 Equipment Costs
 Printing and Publishing
 Other Costs
 Expenses > 25,000.00 €
 Indirect Cost
 Co-financing and exchange rate
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
Financial Statement
To je tabela koja prikazuje:
 sumarni pregled svih odobrenih i deklarisanih troškova
po budžetskim linijama,
 ukupan odobreni budžet i ukupan deklarisani budžet,
 zahtevani i deklarisani iznos kofinansiranja.
Savet: pažljivo pročitati instrukcije za popunjavanje.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
Financial Statement
Nekoliko napomena u vezi budžeta projekta:
 Veoma je bitno poštovanje odobrenih sredstava po
budžetskim linijama, koliko god je to moguće.
 Dozvoljeno je prelivanje od 10% izmedju pojedinih
budžetskih linija, ali pri tome postoje i neka ograničenja –
treba dobro proučiti pravila)
 Medjutim, nekada se pokaže da tokom pisanja aplikacije
nisu sve kategorije troškova procenjene kako treba. U tom
slučaju je najbolje tokom projekta zatražiti modifikaciju
budžetskih linija, uz dobro obrazloženje, naravno
poštujući limite za pojedine kategorije troškova koji važe za
taj poziv.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
Financial Statement
Nekoliko napomena u vezi budžeta projekta:
 Dobro je da je raspodela izmedju partnera u projektu
izbalansirana i da ne odstupa previše od raspodele
predvidjene aplikacijom. Prevelika odstupanja mogu biti
signal da je neki od partnera bio neaktivan ili da projekat
nije bio dobro vodjen od strane koordinatora.
 Vrlo važno je na vreme se pozabaviti kofinansiranjem, jer
ukoliko ne obezbedite tu stavku u budžetu, dobićete manje
sredstava za ono što ste već potrošili, znači podrazumava se
da morate da imate kofinansiranje u onom procentu koji je
ugovoren. U našem pozivu to je bio procenat od 5%, medjutim
kasnije je taj procenat povećan na 10%, tako da to baš i nije
jednostavno obezbediti.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
Staff costs
Pažljivo pročitati instrukcije !!!
Saveti:
 Najpre složiti i numerisati staff formulare za kompletan
projekat (od svih partnera zajedno)
 Veoma pažljivo popunjavati Excel tabelu, na osnovu
staff formulara. Svi podaci u formularima i Excel tabeli
moraju da se u potpunosti slažu! Jedini izuzetak je opis
aktivnosti, koji ukoliko je u formularu predugačak, može
se sažeti.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
Staff costs
Saveti:
 Voditi računa o referentnim (maksimalnim iznosima po
danu), prema instrukcijama za dati poziv. U izuzetnim
slučajevima može se primeniti i veći iznos, ukoliko se može
dokazati da su zarade u matičnoj instituciji u tom periodu
bile veće od referentnih. Savet je da se to izbegne, jer
zahteva pribavljanje dodatne dokumentacije.
 Voditi računa da se visina dnevnice odredjuje prema vrsti
dužnosti, a ne prema zvanju. Ako je profesor obavljao
administrativni posao, dnevnica odgovara toj vrsti posla. U
slučaju studenata uvek se primenjuje dnevnica za
administrativne poslove.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
Staff costs
Saveti:
 Naš savet je da se korišćenje razlomljenih brojeva i
decimala kod prikazivanja broja radnih dana izbegava koliko
god je moguće.
Primer greške:
Administrativnom radniku za obavljeni posao isplaćen je
iznos od 100 €. Kako je dnevnica za te poslove 35 €,
deljenjem 100/35 dobijeno je 2.8571..., pa je u staff formular
upisano zbog zaokruživanja 2.8 dana. U Excel tabeli je na
osnovu toga pisalo:
Broj dana: 2.8, dnevnica: 35 €, total: 100 €,
što je pogrešno, jer je: 2.8 x 35 = 98 €.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
Staff costs
Saveti:
 Treba izbegavati koliko god je to moguće preklapanje
perioda za koje su isplaćivani honorari, jer može da izazove
sumnju da su jedni te isti radni dani prikazani u okviru
različitih aktivnosti, i dva puta naplaćeni
 Voditi računa da se subota i nedelja ne mogu računati
kao radni dani
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
Primer greške:
18-03-11
22-03-11
5.00
40.00
200.00
- 80 € !!!!
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
Travel Costs and Cost of Stay
Pažljivo pročitati instrukcije !!!
Saveti:
 Prikupiti, složiti i numerisati IMR formulare za
kompletan projekat (od svih partnera zajedno).
 Veoma pažljivo popunjavati Excel tabelu, na osnovu
IMR formulara. Svi podaci u formularima i Excel tabeli
moraju da se u potpunosti slažu! Ovo je veliki posao
ukoliko ima puno mobilnosti – početi na vreme !!!
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
Travel Costs and Cost of Stay
Saveti:
 Prikupljati na vreme svu prateću dokumentaciju.
Obratiti pažnju na bording pasove, jer se oni često gube.
Ukoliko se i pored mera opreza izgubi neki bording pas,
obrazložiti i na neki drugi način dokumentovati da je
osoba boravila na putu (izveštaj, fotografije sa posete i
sl.)
 U slučaju prevoza sopstvenim kolima, pridržavati se
kilometraže po preporuci EACEA:
http://www.viamichelin.com/
i ukoliko je moguće, priložiti račune za putarine i gorivo.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
Travel Costs and Cost of Stay
Saveti:
 Uz svaki IMR formular napraviti detaljni pregled
strukture troškova, na primer:
 dnevnice
 troškovi vadjenja vize
 troškovi putnog osiguranja
 troškovi puta grad A – grad B
 troškovi avio prevoza grad B – grad C
 troškovi iznajmljivanja vozila na relaciji grad C –
grad D .... itd.
To je dobro za slučaj da se traži naknadno
objašnjenje troškova.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
Travel Costs and Cost of Stay
Primer dobre prakse - SIQAS:
540 mobilnosti, 172,900.00 €,
od čega nije priznato samo 200 € (zbog nedostatka
nekoliko karata)
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
Equipment Costs
Pridržavati se instrukcija! U Excel tabeli prikazati detalje 3
ponudjača u postupku tendera, ako je iznos > 25,000 €.
Printing and Publishing
Voditi računa da se deklariše iznos bez PDV-a.
Other Costs
Pribaviti dokaze o provizijama koje se plaćaju bankama
prilikom transfera novca. Obavezno traziti od
racunovodstva da izdvaja izvestaje iz banke sa
obelezenim provizijama za svaku transakciju, inace ce ta
budzetska linija ostati neiskoriscena
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
IV. Finansijski izveštaj
Kofinansiranje
Podleže istim pravilima u pogledu toga šta se smatra
dozvoljenim troškovima, kao i TEMPUS finansiranje
Savet: Koliko god je moguće, obezbediti da kofinansiranje
bude izbalansirano po budžetskim linijama (moguće stavke:
troskovi puta medju partnerima, kupovina opreme, stampanje
materijala u funkciji projekta...). Takodje je poželjno da
kofinansiranje bude izbalansirano po partnerima.
Mislite na vreme o kofinansiranju!
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
Na kraju:
 Proverite da li ste pripremili sve sa check-liste!
 Veoma pazljivo proučite instrukcije za slanje (sta
se kopira i u koliko primeraka) .
 Ukoricite različite setove kopija.
 I sve to spremite bar dva dana pre roka za
slanje!
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
V. Zaključci i preporuke
 Tokom trajanja projekta postavljati ažurno sve
materijale, publikacije, izveštaje i slično na sajt, i
prikupljati formulare i dokumentaciju vezano za
finansijski aspekt
 Početi na vreme izradu završnog izveštaja –
najmanje 2 meseca pre roka
 Organizovati što je moguće bolje ljudske,
prostorne i tehničke resurse za pripremu izveštaja.
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
V. Zaključci i preporuke
 Pažljivo slediti uputstva i pravila TEMPUS-a, voditi računa
da se ona u odredjenoj meri menjaju kada su različiti pozivi u
pitanju
 Kada stignu komentari i zahtevi od službenika EACEA koji
je kontrolisao finansijski izveštaj, treba ažurno odgovarati,
slati sve ono što se traži, pisati ako treba iscrpna objašnjenja
i opravdanja.
 U slučaju nedoumica, ne ustručavati se od konsultovanja
sa Tempus kancelarijom – SIQAS iskustvo je veoma
pozitivno. Velika zahvalnost na pomoći !!!!
Koordinativni sastanak Tempus projekata – Beograd, 22.10.2012
Hvala na pažnji !
Puno uspeha u pripremi završnog
izveštaja !
Download

ZAVRŠNI IZVEŠTAJ SIQAS-a: PRIMER DOBRE PRAKSE