T.C. MALİYE BAKANLIĞI
ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS)
KULLANICI KILAVUZU
2014
Kasım
i
İçindekiler
GİRİŞ SAYFASI .....................................................................................................................................1
EVRAK ANA SAYFA ..............................................................................................................................2
1.1.
Birim Yetkileri ......................................................................................................................2
1.2.
Görevler ..............................................................................................................................3
1.3.
Bildirimler............................................................................................................................3
1.4.
Uyarılar ...............................................................................................................................3
1.5.
Sık Kullanılanlar ...................................................................................................................4
1.6.
İşlem Yapacaklarım ..............................................................................................................5
1.7.
Kayıt İşlemleri ......................................................................................................................5
1.8.
Birim Evrak İşlemleri ............................................................................................................6
1.9.
Postalama İşlemleri .............................................................................................................6
1.10.
Kapatma İşlemleri ............................................................................................................7
1.11.
İşlem Yaptıklarım .............................................................................................................7
1.12.
Arama İşlemleri ...............................................................................................................8
GİDEN EVRAK ......................................................................................................................................9
1.
İmza Rota Kayıt .......................................................................................................................9
1.1.
2.
İmza Rota Güncelleme ................................................................................................... 12
Evrak Oluştur......................................................................................................................... 12
2.1.
Gizlilik Derecesi.............................................................................................................. 15
2.2.
Yazı Durumu .................................................................................................................. 16
2.3.
Konu Grubu ve Konu seçme ........................................................................................... 17
2.4.
Gönderilecek Yer Seçimi ................................................................................................ 19
2.5.
Kâğıt Ortamında Gitme Durumu..................................................................................... 25
2.6.
İlgi Seçimi ...................................................................................................................... 26
2.7.
Metni Yazınız ................................................................................................................. 28
2.8.
Ek Ekleme ...................................................................................................................... 29
2.9.
Evrak Paraflama ............................................................................................................. 33
2.10.
Paraf Bekleyenler (Toplu Paraflama) .......................................................................... 35
2.11.
Evrak İmzalama .......................................................................................................... 36
2.12.
Evrak Geri Gönderme................................................................................................. 37
2.13.
Evrak İçeriği Karşılaştırma .......................................................................................... 37
2.14.
Dağıtım Planı Oluşturma ............................................................................................ 38
2.15. Evrakı Şablon Olarak Kaydetme ........................................................................................ 40
ii
2.16. Şablon Evrakını Açma........................................................................................................ 41
3.
Postalama İşlemleri ............................................................................................................... 41
3.1.
Postalanacak.................................................................................................................. 41
3.2.
Postaladıklarım .............................................................................................................. 43
3.3.
İade Edilmiş Postalar ...................................................................................................... 44
4.
Favori Kayıt İşlemleri ............................................................................................................. 45
4.1.
Birim Favori Kayıt............................................................................................................... 45
4.2.
Personel Favori Kayıt ......................................................................................................... 46
4.3.
Dış adres Favori Kayıt......................................................................................................... 47
4.4.
Onay Evrakı ....................................................................................................................... 48
GELEN EVRAK.................................................................................................................................... 49
1.1 Gelen Evrak Detaylı Kayıt ......................................................................................................... 49
1.2. Birim Evrak İşlemleri ............................................................................................................... 53
1.2.1. Birimde Kayıt Bekleyen .................................................................................................... 53
1.2.2. Birimde Kaydedilmiş ........................................................................................................ 55
1.2.3. Birimden Teslim Aldığım .................................................................................................. 55
1.3. Havale Onayı İçin Yetkiliye Evrak Gönderme ........................................................................... 60
1.4.İşlem Yapılacak Evraklar .......................................................................................................... 61
1.5. Kapatma İmza Rotası .............................................................................................................. 62
1.6.
Havale Yeri Değiştirme....................................................................................................... 62
RAPOR İŞLEMLERİ ............................................................................................................................. 63
1.
Giden Evrak Zimmet Raporu .................................................................................................. 63
2.
Posta Raporu ......................................................................................................................... 65
DOSYA İŞLEMLERİ ............................................................................................................................. 66
1.
Yeni Dosya Kayıt İşlemleri ...................................................................................................... 66
2.
Gelen Evrak Dosya Bağlama İşlemleri .................................................................................... 67
3.
Giden Evrak Dosya Bağlama İşlemleri .................................................................................... 67
4.
Dosya Birleştirme işlemleri .................................................................................................... 68
iii
GİRİŞ SAYFASI
Tüm kullanıcılar şahıslarına ait olan kurumsal e-posta bilgilerini kullanarak sisteme
girebilirler.
1- Kullanıcı adı, kişi mail adresinin [email protected] işaretinden önceki bölümünü yazılır. Örn.
kişinin mail adresi [email protected] ise bu kişinin kullanıcı adı
‘adi.soyadi’ olacaktır.
2- Maliye.gov.tr adresini kullanmayan birimlerin kullanıcıları, bu bölümden kendi
birimlerini seçmelidir Örn. Muhasebat Genel Müdürlüğü personeli 2 numaralı
bölümden ‘muhasebat.gov.tr’ seçmelidir.
3- Kişilerin e-posta hesabını ya da bilgisayarlarını açarken kullandığı şifredir. EBYS
girişinde şifre hatası alan kullanıcılar öncelikle bilgi işlem biriminden e-posta
bilgilerini doğrulamalıdır.
Kullanıcı şifre güncellemesi; EBYS kullanıcı şifresi kişinin e-posta şifresiyle aynıdır.
Kullanıcı mail şifresini güncellediğinde EBYS giriş şifresi de güncellenmiş olacaktır.
Tüm kullanıcılar Outlook (web mail)’a girerek şifre değişikliği yapabilir.
4- Beni Hatırla, kullanıcı bilgileri yazıldıktan sonra beni hatırla seçilerek oturum
açıldığında kullanıcı adı ve domain bilgisi (örn. muhasebat.gov.tr) kullanıcının
bilgisayarında saklı tutulacaktır, her oturum açma işleminde kullanıcı bilgisi
girmesi gerekmeyecektir. Beni Hatırla seçeneği seçili olmaması durumunda her
oturum açılma işleminde kullanıcı adı ve domain (maliye.gov.tr,muhasebat.gov.tr
vb.) bilgisi girilmesi gerekecektir. Son olarak Giriş butonuna basılarak sisteme giriş
gerçekleştirilir.
1
EVRAK ANA SAYFA
1.1. Birim Yetkileri
Sistemde kullanıcıların yetkileri iki farklı biçimdedir;
Giden Evrak Birim Yetkisi: Evrakın hangi birimden çıkacağını gösteren yetkidir. Her
kullanıcı sadece bir birimde yetkili olduğu için bu yetki üzerinde değişiklik yapmak gerekmez.
Birden fazla birimde giden evrak birim yetkisine sahip kişiler ana sayfanın alt kısmında
bulunan “Birim Seçimi ” linkinden evrakın çıkacağı birimi belirlemeleri gerekir. Birim seçimi
butonu “Ana Sayfa” da sayfanın en alt bölmesinde yer almaktadır.
Kişi aktif olduğu birimi görüntülemek için sağ üst tarafta isminin bulunduğu bölümdeki
butonuna basması gerekir. Burada kullanıcıya ait bilgiler görüntülenecektir.
Gelen Evrak Evrakçı Yetkisi: Bu yetki şube yöneticilerine, daire başkanlarına vb.
birimde yetkili amirlere verilir. Amirlerin, birime gelen evrakları birim adına teslim
alabilmeleri için bu yetkiye sahip olmaları gerekir. Kişinin evrakçı yetkisinin bulunduğu
birimler, evrak sayfasının sol üst kısmında görünen “Aktif Evrakçı Yetkisi” bölümünden
görüntülenebilir. Kullanıcı hangi birimdeki gelen evrakları kontrol etmek isterse
seçeneklerden o birimi seçmelidir.
2
1.2.
Görevler
Evrak ana sayfasının orta bölümünde bildirim amaçlı bulunan penceredir. Kişiye paraflanmak
ya da imzalanmak üzere bir evrak geldiğinde bu bölümde evrak künye bilgileri ve geliş amacı
bilgisi listelenir.
Sağ tarafta bulunan “Tümünü Göster” butonuna basarak tüm görevler listelenir, bu sayfadan
tüm bildirimler temizlenebilir. Buradan silinen bildirim evrakı etkilemeyecektir.
1.3.
Bildirimler
Görevler butonunun yanında yer alır, sayfanın orta kısmındadır. Kişinin parafladığı evrak
işlem gördüğünde bu bölüme evraka yapılan işlemle ilgili özet bilgisi düşer. Örn.
Oluşturduğunuz …… konulu evrak imzalandı vb.
Bildirimlerde de görevlerde olduğu gibi “Tümünü Göster” seçeneğinden düzenleme
yapılabilir.
1.4.
Uyarılar
Herhangi bir evrakla ileriki bir zamanda işlem yapılması gerektiği durumlarda kullanılabilir,
anımsatma amacıyla kullanılır. Evrakın detay sayfasından evrakı uyarı listesine ekleme
butonuna basılır ve uyarı almak istenilen tarih aralığı belirlenir.
3
1.5.
Sık Kullanılanlar
Evrak ana sayfasının sol üst köşesinde yer alan “Sık kullanılanlar” butonu sık kullandığınız
ekranlara hızlı bir şekilde ulaşmak istediğinizde kullanılır. Sık kullanılanlar menüsüne
tıklandığında karşınıza çıkan ekrandan “Düzenle” butonuna basılır. Açılan pencereden “Sayfa
Seçimi” sekmesi tıklanır. “Liste Al” butonuna tıkladıktan sonra sık kullanılanlar menüsünde
görüntülemek istediğiniz sayfalar işaretlenip “Kaydet” butonuna basılır.
4
1.6.
İşlem Yapacaklarım
Kullanıcı şahsına gönderilen evraklara bu sekmeden ulaşır. İşlem yapacaklarım sekmesi giriş
sayfasının sol alanındadır.

Gelen Evrak; kişinin şahsına gönderilen(havale edilen) birime gelen evraklardır.

Havale Onayı Bekleyen; gelen evrak havale edilmeden önce amirin onayına
sunulduğunda amir bu sekmeden evrakı onaylar.(sadece birim yetkililerinde)

Taslak; kişi evrakı imza sürecine sokmadan kaydetme işlemi yaptığında evrak bu
sekmeye gelir. Uzun yazılarda evrakın bir kısmı daha sonra yazılmak istenirse bu işlem
yapılabilir.

Paraf Bekleyen, İmza Bekleyen; Kişiye paraflanmak üzere ya da imzalanmak üzere
giden evrak geldiğinde bu sekmelerden evrakı inceler ve işlem yapar.

Evrak Klasörüm; Kullanıcıların evraklarına daha hızlı ulaşmaları için hazırlanan kişi
klasörüdür. Evrak klasörüne evrak eklenebilmesi için Evrak Klasörüm sayfasına
gidilerek alt bir klasör daha oluşturulması gerekir.
1.7.
Kayıt İşlemleri
Giden evrak, onay yazısı ve fiziksel olarak gelen evrak kayıt işlemleri bu sekmeden yapılır.
Giden evrak oluşturulabilmesi için ‘Evrak Oluştur’, onay yazısı için ‘Onay Oluştur’, gelen evrak
kaydetmek için ‘Gelen Evrak Hızlı Kayıt’ ya da ‘Gelen Evrak Detaylı Kayıt’ seçenekleri
kullanılabilir.
5
1.8.
Birim Evrak İşlemleri
Birime gelen evraklar bu sekmeden görüntülenecektir. Birimde gelen evrakçı yetkisi olan
kullanıcılar bu sekmeyi görebilir.
Evrakçı yetkisi genelde birim amirlerine verilir. Birden fazla birimde evrakçı yetkisine sahip
kullanıcılar, evrak teslim almak istedikleri birimi, ‘Aktif Evrakçı Yetkisi’ bölümünden
seçmeleri gerekir.
1.9.
Postalama İşlemleri
Postalanacak evraklar bu sekmeden görüntülenir. Birimde giden evrakçı yetkisi olan
kullanıcılar bu sekmeyi görebilir. Giden evrakların posta işlemleri EBYS üzerinden
yapılmalıdır, posta işlemi tamamlanmayan evrak karşı birime iletilmez.
6
1.10. Kapatma İşlemleri
Gelen evraka herhangi bir işlem yapması gerekmiyorsa (bilgi olarak gönderilen evraklar) ya
da gelen evraka daha önce bir işlem yapmışsa evrak kapatılır. Kapatma işlemi tek kişi
üzerinden ya da amir onayına gönderilerek yapılabilir. Kapatma için onaya sunulan, kapatma
işleminde paraf bekleyen, kapatma işleminde imza bekleyen evraklar bu sekmede görünür ve
bu sekmeden evrak seçilerek işlem yapılır.
1.11. İşlem Yaptıklarım
Kullanıcı işlem yaptığı evrakları bu sekmeden görüntüleyebilir. Evraka yapılan işleme göre
menüden seçim yapılması gerekir.
7
1.12. Arama İşlemleri
Kullanıcı şahsına, çalıştığı birime gelen ya da giden evrakları görüntülemek istediğinde arama
işlemini bu sekmeden ‘Evrak Arama‘ linkini seçerek açılan sayfadan yapabilir.
Sayfanın üst kısmında bulunan seçenekler kullanılarak şahıs evraklarında ya da birimin
evraklarında arama yapılabilir.
Bu bölümde aranan evrakın tipine(gelen, giden) ve tarih bilgisine dikkat edilmelidir.
Silinen evraklarda görüntülenmek istenirse sağ tarafta bulunan “Silinen evraklar dahil”
işaretlenebilir. Daha detaylı arama yapılmak istendiğinde Gelişmiş Evrak Arama sayfasına
gidilmelidir.
Dosya sistemi kullanan birimler Evrak tipini ve tarihini seçtikten sonra dosya bilgisini seçerek
dosya içerisindeki evraklara erişebilirler.
8
GİDEN EVRAK
Kullanıcıların giden evrak oluşturabilmeleri için öncelikle imza rotası oluşturmaları
gerekmektedir. İmza rotası, evrakı paraflayacak ve imzalayacak kişilerin belirlendiği
aşamadır. İmza rotası her kullanıcı için birden fazla olabilir. örn. Şube Yön. İmzalı, Daire
Başkanı imzalı, Genel Müdür imzalı vb. imza rotaları oluşturulabilir. İmza sürecinde değişiklik
olmadığı sürece oluşturulan imza rotası her evrak için kullanılabilir.
1. İmza Rota Kayıt
Yeni imza rotası eklemek için evrak ana sayfasının üst kısmında bulunan “Sayfa Ara”
bölümüne “imza rota” yazılır, açılan seçeneklerden İmza Rota Kayıt seçeneği seçilir.
Aşağıdaki resimde görülen Rota Kayıt Sayfasındaki alanlar uygun olarak doldurulur. Her
oluşturulan imza rotasında, rotayı oluşturan kişi ve bir adet imzacı bulunmak zorundadır aksi
halde “Kaydet” butonu görünmeyecektir.
9
Rota Adı: Sadece sizin görebileceğiniz bu alandaki bilgiler evraka yansımaz, birden fazla imza
rotanız varsa rota isimlerini karıştırmamak için uygun metin yazılır. Örneğin: “Daire Başkanı
İmzalı” veya “Ali Paraf Hakan paraf Kemal İmza” vb.
İmza Rota Türü: Kaydetmek istediğiniz rotanın giden evrak imza rotası ya da gelen evrak
kapatma rotası bilgisi seçilir.
Konu Grubu: İmza rotası kaydında “Konu Grubu” seçimi zorunlu alan değildir, evrak kayıt
sayfasından da bu seçim yapılabilir veya değiştirilebilir. Buradan seçeceğiniz konu grubu
rotayla birlikte evrakın üzerine otomatik olarak yansıyacaktır.
Miat: Oluşturduğunuz evrakta imza sürecinin tamamlanması için bir süre belirlemek
istiyorsanız 1 ile 30 gün arası bir süre seçebilirsiniz. Süre yoksa bu alana “0” yazmalısınız.
İmza Tipi:

Tire “-“ : Seçtiğiniz kişinin sistemden evrakı paraflamasını ancak evrak çıktısı üzerinde
isminin görünmesini istemiyorsanız bu seçenek kullanılır. Genellikle onay evraklarında
amire kadar olan kişiler “-” seçilir.
10

Paraf: Seçtiğiniz kişinin evrak üzerinde parafçı olarak görünmesini istiyorsanız bu
alandan “Paraf” seçilmelidir.

Koordine: Yazmış olduğunuz evrak kendi biriminizin dışında bir birimin yetkilisi
tarafından da paraflanacaksa bu seçenek belirlenir evrak üzerinde imza tipi Koordine
olarak görünür.

İmza: Evrakta son imzacı olarak görülecek yetkili için seçilecek imza türüdür. Yeni rota
kaydında son kişi imzacı olarak seçilmeden Kaydet butonu görünmez.
Kendimi Ekle Butonu: Kullanıcılar içerisinde kendilerinin bulunmadığı imza rotalarını
oluşturmazlar. Sistemde kişinin kendi adını aramasına gerek kalmadan ekleyebilmesi için
“Kendimi Ekle” butonu kullanılır.
Personel: İmza rotasındaki diğer kişileri seçmek için personel arama kutucuğu kullanılır.
Kullanıcılar yalnızca aynı birim altında görev yapmakta olan kişileri seçerek rotaya
ekleyebilirler. Bakanlık merkezde çalışan kullanıcılar Bakan Bey’e kadar olan ilgili amirleri
rotaya ekleyebilirler. Rotaya eklenmesi gerekip de görünmeyen kullanıcılar için ilgili Birim
Proje Sorumlusuyla irtibata geçilmelidir.
Unvan: Seçilmesi zorunlu olan bu alana, kişinin ünvanı otomatik olarak gelir. Ünvan bilgisi bu
aşamada değiştirilebilir, evrak üzerinde görünecek olan unvanı yazım kurallarına uygun
olarak girilmelidir. Örneğin: V.H.K.İ. veya Genel Müdür vb.
Sık Kullanılan İmza Rotası Olarak Belirle: Bu kutucuk işaretlenerek kayıt gerçekleştirilirse,
evrak oluşturma aşamasında imza rotaları görüntülenmeyecek, açılan tüm evrakların üzerine
bu rota yapışık gelecektir.
Kaydet butonuna basılarak rota kayıt işlemi tamamlanmış olur.
İmza rotası kayıt işleminden sonra evrak ana sayfasına dönülerek “Evrak Oluştur” seçilerek
giden evrak oluşturulmaya başlanır.
11
1.1.
İmza Rota Güncelleme
İmza rotası arama sayfasına gidilir bu sayfadan değiştirilmek istenen imza rotası bulunduktan
sonra güncelle butonuna basılarak rota üzerinde değişiklikler yapılabilir. Rota güncellenirken
kişi isimlerinin solunda bulunan sıra numarasına dikkat edilmelidir, evrak bu sıra numarasına
göre kullanıcıların önüne düşecektir.
2. Evrak Oluştur
Evrak Ana sayfasında sol menüde kayıt işlemleri başlığının altındaki “Evrak Oluştur” linkine
tıklanır.
Evrak oluşturma sayfası açılmadan önce İmza Rota Seçme ekranı otomatik açılır. İmza rota
seçim ekranı otomatik olarak açılmadığı durumlarda internet tarayıcınızın açılır pencerelere
izin vermesi için resimde gösterilen alandan “Her zaman izin ver ” seçilmelidir.
12
“Bu site için seçenekler / Her zaman izin ver” bir kez seçildiği zaman tekrar bu işlemi
yapmadan imza rotası penceresi açılacaktır.
İmza rotası penceresi aşağıda gösterilmiştir. Daha önce oluşturulan imza rotaları bu
pencerede görüntülenir.
Evraka uygun imza rotası “Seç” linkine tıklanarak seçilir.
13
İmza rotalarında yer alan kullanıcıları görüntülemek için rota isimlerinin sol yanında yer alan
“+” sembollerine tıklayabilirsiniz.
Eğer kullanıcının kayıtlı bir imza rotası yoksa veya mevcut rotalardan herhangi biri seçili
değilse sistem kullanıcının evrak oluşturmasına izin vermez. Daha önce sık kullanılan bir imza
rotası belirlenmişse rota kayıt ekranı açılmaz seçili rota evraka yapışık olarak açılır. Sistemde
kayıtlı olan rotalarınız Evrak oluşturma ekranında altta görüldüğü gibi listelenir. Seçilen
Rotadaki isimler evrakta uygun alana otomatik olarak yerleşir.
Rota seçiminden sonra sayfa üzerindeki gerekli kısımlar sırasıyla doldurulur.
14
2.1.
Gizlilik Derecesi
Evrakın en üstünde bulunan “Gizlilik Derecesi” yazısına sağ tıklandığında açılan alttaki
listeden istenilen gizlilik derecesi seçilir. Seçilen durum evrakın üst ve altında kırmızı yazıyla
görünür. Gizli evraklarda sadece gizli evraklar için yetkilendirilmiş olan kişiler işlem yapabilir.
Gizli evrak yetkisi iki şekilde verilebilir;

Gizli Evraklarda İşlem Yapabilme: Evrak içeriğini görüntüleyemez, havale geri
gönderme gibi işlemleri yapabilir.

Gizli Evrak İçeriğini Görüntüleyebilme: Evrak içeriğini görüntüleyebilir ve
işlem yapabilir.
15
2.2.
Yazı Durumu
Evrakta başlık bilgisinin altında sağ üst bulunan “Yazı Durumunu Giriniz” yazısına sağ
tıklandığında açılan alttaki listeden istenilen Özel Durum seçilir. Seçilen durum evrakın sağ
üst kısmında kırmızı yazıyla görünür. Sadece 1 adet özel durum seçilebilir.
16
2.3.
Konu Grubu ve Konu seçme
Standart Dosya Planına uygun konu grubunu seçme ve evrak konusunu yazmak için “Konu ve
konu grubu seçiniz” metni sağ tıklanarak açılır. Konu grubunda yer alan kelime yazılır, sistem
tarafından listelenen uygun konu grubu seçilir. Seçilen konu grubu numarası evrakta birim
haberleşme kodunun bulunduğu alana – işaretiyle eklenir. Konu satırına ise evrak konusu
kısa ve özlü olacak şekilde yazılır. Konu grubunu bilmiyorsanız ağaç yapısını açarak uygun
başlık altındaki grupları inceleyebilir ve seçilirsiniz.
“Evraka Ekle” linkine tıklanarak seçilen ve girilen veriler evraka aktarılır.
17
2.3.1. Konu Grubu Favori Belirleme
Bu sayfa aracılığıyla favorilerinize eklediğiniz konu grupları evrak üzerinde seçim yaparken
evrakı hazırlamanızı hızlandıracaktır.
Favori Konu Grupları Göster/Sakla butona basarak otomatik açılır, sistem daha kolay seçim
yapmanıza yardımcı olur.
Konu grubu favorilerinizi sisteme kaydetmek istediğiniz zaman ana sayfa üzerinde orta
bölümde yer alan sayfa ara kutucuğuna” konu “ yazmanız halinde “Evrak Konu Grup Favori”
sayfasına ulaşabilirsiniz. Altta resmi yer alan bu sayfadan sık kullandığınız evrak konu
gruplarını favori listenize ekleyip çıkartabilirsiniz.
18
2.4.
Gönderilecek Yer Seçimi
Evrakın gideceği yer bilgisinin girildiği alandır. Evrak hazırlama sayfasında “Gönderilecek Yer
Seçiniz” yazısına sağ tıklanır. Açılan Adres Seçme penceresinden adres türleri seçilebilir. İmza
rotası seçme aşamasında açılan pencereyi kapatılmadan evrakın gideceği yer seçilebilir.
Bakanlık Taşra Birimlerinde Gönderilecek yer seçimi ekranı;
Bakanlık Merkez Birimlerinde Gönderilecek yer seçimi ekranı;
Birim ağacına
artı
tıklandıktan sonra alt kısımda listelenen birim isimlerinin sol kenarındaki
tıklanarak birime bağlı altı birimler listelenir, bu alandan evrakın gideceği yer seçilir.
19
2.4.1. Bakanlık Seç
Bakanlık taşra birimleri merkez birimlere evrak yazarken “Bakanlık Seç” sekmesini
kullanmalıdır. Taşra biriminden diğer taşra birimlerine evrak yazılacağı zaman “Birim Adresi
Seç” alanından defterdarlıklar ve bağlı birimleri seçilebilir.
Taşra kullanıcıları için, “Bakanlık Seç” alanında sadece merkez birimler, “Birim Adresi Seç”
alanında ise sadece Defterdarlığa bağlı birimler listelenir.
Bu alan merkez birimlerdeki kullanıcılarda görüntülenemez.
20
2.4.2. Birim Adresi Seç
Bakanlık taşra birimleri, defterdarlıklara ve alt birimlerine evrak gönderileceği zaman evrakın
gideceği yer bilgisini belirledikleri alandır. Merkez birimleri bu alandan taşra ve merkeze bağlı
birimler seçilebilir.
Birim eki kısmına ne-na ekleri eklenebilir. Alt birim kısmına elle giriş yapılabilir, evrak
doğrudan seçili üst birime gider oradan evrakçılar alt birimlere havale eder. Aynı üst birime
ait birden fazla alt birim ayrı ayrı kaydedilebilir.
Alt Birimine Doğrudan Gönder: Birim seçimi yapıldıktan sonra “alt birime doğrudan
gönder” seçilirse evrak gideceği birimin birimde kayıt bekleyen evrakına düşer. Bu link
seçilmeden gönderilirse evrak gönderilen birimin bağlı olduğu üst birime gidecektir.
21
2.4.3. Dış Adres Seç
Bu kısımdan Bakanlığımız bünyesinde olmayan tüm dış kurumlar seçilebilir. Dış Adres veri
tabanı Ebys Proje Sorumluları tarafından oluşturulur. Buradan seçilen adreslere evrak sistem
üzerinden ulaşmaz çıktı alınarak evrak asıllarının gönderilmesi gereklidir. Kullanıcılar
sistemde bulunamayan dış adresler için ilgili proje sorumlusuna başvurulabilir.
22
2.4.4. Şahıs Seç
Kişilere gönderilen evraklar için isim ve adres bilgilerinin seçildiği ekrandır. Seçilen kişilere
evrak sistem üzerinden ulaşmayacağından posta yoluyla veya elden iletilmesi gerekmektedir.
2.4.5. Dağıtım Planı Seç
Dağıtım planı kayıt sayfasında oluşturulmuş olan toplu adres şablonları bu sekme yardımıyla
evraka gideceği adres olarak bir tıklamayla seçilebilir. Evrak çıktısı alınırken planda ekli olan
her bir adres için sistem ayrı döküm verir.
23
2.4.6. Eklenmiş Adresler
Bu sekme yardımıyla eklenmiş olan adresler üzerinde düzenlemeler yapılarak evraka aktarma
işlemi yapılır.

Seçili adreslerin bir bölümünü alt satıra kaydırmak için adresin arasına tıklanarak
enter tuşuna basılır.

Gereği ve Bilgi seçimi yapılabilir.

Silme işlemi gerçekleştirilebilir.

İşaretli adresleri bir üste veya bir alta kaydırılabilir ya da seçili hale getirilip büyük
küçük harfe dönüştürülebilir.

Son olarak evraka ekle linkine tıklanarak değişiklikler evraka eklenir.
“Seçili metni BÜYÜK harfleri çevir”, “Seçili metni KÜÇÜK harfleri çevir” ve “Seçili kelimelerin
İLK harflerini büyüt” linklerinin aktif olarak çalışabilmesi için işlem yapmak istediğiniz metni
aşağıdaki örnekte gösterildiği gibi seçili hale getirip daha sonra işlem yapmak istediğiniz linke
tıklayınız.
24
2.5.
Kâğıt Ortamında Gitme Durumu
Seçili adresler evraka eklendikten sonra sistem kullanıcıyı otomatik olarak bu sayfaya
yönlendirir. Sayfada tüm adresler sıralı halde listelenir ve evrak aslının postayla mı
gönderileceği yoksa sadece elektronik ortamda mı gönderileceği konusunda evet veya hayır
seçimi yapılır. Seçim toplu olarak ta yapılabilir. Kâğıt ortamında gitme durumu seçildikten
sonra “Kaydet ve Kapat” butonuna basılarak işlem tamamlanır.
25
Seçili adresler evrak sayfası üzerinde görünür.
2.6.
İlgi Seçimi
Evrak sayfasında ilgi yazısına sağ tıklanarak ilgi ekleme penceresi açılır.
26
2.6.1. Sistem İçi İlgi Seç
Sistem içi ilgi; daha önce Ebys programı kullanılarak sisteme kaydedilmiş olan evraklardır.
Sekmeye tıklandığında evrak arama sayfası açılır, numarasına, tarihe, konuya veya türüne
göre arama yapılabilir. Bu kısımdan seçilerek eklenen evraklar diğer tarafta içerik olarak ta
görülebilirler.
2.6.2. Sistem Dışı İlgi Ekle
Sistem dışı ilgiler Ebys sisteminde kaydedilmemiş olan yazıları el ile yazarak evraka eklediğiniz
bölümdür. Eklenecek ilgiler elle yazılır.
27
2.6.3. Eklenmiş İlgiler
Seçilen Sistem dışı ve Sistem içi ilgileri evraka aktarmak için “Eklenmiş İlgiler” sekmesine
tıklanır. Açılan sayfada seçili olan ilgiler üzerinde metin değişiklikleri yapılabilir. Yazınız, yazısı
vb. eklemeler yapılarak evraka eklenebilir.
2.7.
Metni Yazınız
Evraka ait metin ister evrak üzerinde yazılabilir istenirse başka bir belgeden kopyalanarak
Ctrl+v tuş kombinasyonu yardımıyla evraka yapıştırılabilir. Word belgesinde kopyalanan bir
metni yapıştırmak istediğinizde sistem tarafında metin üzerinde karakter vb. özellikleri
sıfırlanmasını isteyip istemediğinize dair bir pencere açılır. Yazı tipi tanımlarıyla ilgili kutucuk
işaretlenirse olduğu gibi veya standart metin olarak yapıştırılabilir.
Açılan word editörüne kopyalanan metin yapıştırılır.
28
2.8.
Ek Ekleme
Yazılara ek eklemek için evrak üzerindeki “Ek: ”yazısına sağ tıklanarak ek penceresi
açılır. Yazılara 3 şekilde ek eklenir.
2.8.1. Açıklama Ekle
Evrak aslının da gideceği durumlarda sistemden taranamayacak kadar büyük bir ek varsa bu
alana el ile bilgisi girilir Örneğin: “ Takım Dosya” gibi.
29
2.8.2. Dosya Ekle
Bilgisayarınızda yüklü bir dosyayı ekleme için kullanılır. Ek Açıklama kısmına Dosyanın Evrak
üzerinde görünecek olan adı yazılır. Alt kutucuktan “Gözat” (browse) butonuyla arama
yapılıp ilgili dosya seçilir ve Ekle linkine tıklanarak eklenmiş eklere düşürülür. Bu şekilde
eklenen ekler için 10 MB ekleme boyutu vardır.
30
2.8.3. Evrak Ekle
Sekmeye tıklandığında evrak arama sayfası açılır, numarasına, tarihe, konuya veya türüne
göre arama yapılabilir. Bu kısımdan seçilerek eklenen ekler diğer tarafta içerik olarak ta
görülebilirler.
2.8.4. Eklenmiş Ekler
Eklemiş olduğunuz ekleri silebilir veya “Evraka Ekle” linkine tıklayarak evrak sayfanıza
aktarabilirsiniz. Bu sekmeden “Evraka Ekle” yazısına basmazsanız az önce sisteme yüklemiş
olduğunuz ekler ana evrak ile ilişkilendirilemez.
31
2.8.5. Evrak Kopyası Oluşturma
Daha önce hazırlanmış bir evrakın aynısını yeniden oluşturabilmek için evrak kopyası
oluşturulabilir. Sistem üzerinden oluşturulmuş giden evrakların kopyası alınabilir. Evrak
kopyasının alınarak yeniden düzenlenebilmesi için evrakın detay sayfasından
Evrak Oluştur” seçilmelidir.
32
“Benzer
Bu seçim detayı görüntülenen evrakın bilgilerini evrak editörüne aktaracaktır. Evrakı
oluşturan kişi bu işlemi yaparsa evrakı bire bir aktarır fakat başka bir kullanıcı evrakı
kopyalarsa evrakın imza rota bilgisinin güncellenmesi yapılır.
2.9.
Evrak Paraflama
Tüm verilerini girmiş olduğunuz evrakı paraflayarak imza sürecindeki bir sonraki kişiye
gönderebilmek için sol üst kısımda bulunan “İmza sürecindeki sonraki kişiye gönder”
kutucuğu işaretlenerek disket şeklindeki “Kaydet” butonuna basılır.
2.9.1. Normal Paraflama (e-İmzasız)
Evrakı e-imzasız paraflamak için “imza sürecindeki kişiye gönder” kutucuğu işaretlenir ve
“Kaydet” butonuna basılır.
33
Evrak ana sayfasında “Paraf Bekleyen” menüsünde “Parafla Gönder” butonuna basılır.
34
Paraflama işlemi evrak içeriğinde de yapılabilir, evrak detayından güncelle seçilir “imza
sürecindeki sonraki kişiye gönder” seçilir ve kaydet butonuna basılır.
Evrak içeriğinde değişiklik yapılması durumunda evrak paraflanırsa yada imzalanırsa imza
sürecindeki ilk parafçıya gidecektir.
Paraflanma işlemi tamamlanınca sistem evrak bilgilerini içeren “Evrak Genel” sayfasını açar.
Bu sayfada henüz sayı almamış ve diğer kullanıcılar tarafından paraflanmamış olan evrakınızı
“Evrakı Sil” linki yardımıyla silebilirsiniz.
2.10. Paraf Bekleyenler (Toplu Paraflama)
Kullanıcılar kendi oluşturdukları evrakı paraflamanın yanında diğer kullanıcıların oluşturduğu
ve kendilerinin de imza rotasında parafçı olarak eklendiği evrakları evrak ana sayfalarında
“Paraf Bekleyen” linki altında görürler. Bu sayfada evrak detayına girmeye gerek kalmadan,
işaretledikleri evrakları “Parafla Gönder” butonlarını kullanarak toplu olarak paraflayabilirler.
35
2.11. Evrak İmzalama
Evrak ana sayfasındaki sol menüde “işlem yapacaklarım” sekmesinden imza bekleyen
evraklar listelenir. Evrak künye bilgilerinin solundaki seçme kutusu işaretlenerek ya da
tümünü seç kutusu işaretlendikten sonra “sayı ver gönder” seçilerek evrak imzalanır (eimzasız). Evrakın üzeri tıklanarak sol tarafta evrak içeriği görüntülenebilir.
2.11.1. İçerikten İmzalama
Evrak ana sayfasında “İmza Bekleyen” linki altındaki evrakların detayına girilerek güncelle
menüsüne tıklanırsa giden evrakın içerik sayfası açılır. Kullanıcı içerik üzerinde değişiklik
yapmadan imzalamak isterse istediği evrakı listeden seçili hale getirir ve “Sayı ver Gönder”
yazısına tıklayarak süreci tamamlar. Evrak sayı alır. Henüz e-imza çalışmaları devam ettiği için
imzacının mevcut evrakın ıslak imza ile çıktısını da imzalaması gerekmektedir.
36
Kullanıcı bu evrakın daha sonraki aşamalarını da izlemek isterse ” İmza Bekleyen” listesinde
ilgili evrakı imzalamadan önce seçili hale getirdikten sonra “Takip Ettiklerime Ekle” yazısına
da tıklamalıdır.
2.12. Evrak Geri Gönderme
Evrak paraflama ya da imzalama aşamasında evrak içeriği uygun görülmediği durumda evrak
detayında bulunan
“Geri Gönder” seçeneği kullanılarak evrak ilk paraf işlemini yapan
personele iletilebilir.
2.13. Evrak İçeriği Karşılaştırma
Evrak her kaydedildiğinde bu kayıt aşamalarını sistem arka planda saklar, yapılan
değişiklikleri kontrol edebilmek için evrak detay sayfasında içerik linkine basılır evrak
içeriğinin üst kısmında bulunan “Evrak Versiyonları” butonuna basılarak tüm versiyonlar
görüntülenebilir.
Herhangi iki versiyon seçilerek aralarındaki farklar incelenebilir.
37
2.14. Dağıtım Planı Oluşturma
Dağıtım planı oluşturmak için evrak ana sayfasında sayfa arama çubuğuna “dağıtım”
yazıldıktan sonra çıkan dağıtım planı ara seçeneğine gidilir.
Bu sayfada daha önce tanımlanmış olan dağıtım planları listelenir. Birim adına oluşturulmuş
dağıtım planlarını birimde çalışan her personel görebilir. Kişiye özel dağıtım planlarını sadece
dağıtım planını oluşturan kişiler görebilir.
Yeni dağıtım planı için yeni kayıt butonuna basılır.
38
Bu alanda ilk olarak klasör eklemek gerekir, klasör ekle butonuna basılır.
Klasör adı evrak çıktısında görünmez. Kişi birimin kullanacağı bir dağıtım planı oluşturacaksa
klasör türünü birime özel seçmesi gerekir.
39
Dağıtım Adı: Evrak çıktısı üzerindeki dağıtım alanında görünecek, dağıtım adres
bilgisini özetleyen dağıtım adıdır.
Açıklama: Dağıtım planının özet bilgisidir, yazılması zorunlu değildir evrak üzerinde
bir etkisi yoktur.
Eklenecek Dağıtım Yeri: Eklenecek adresin türüne göre seçim yapılır, sistem dışı
adreslerin eksikliği durumunda proje sorumlusu ile irtibata geçiniz.
Birim isimleri tek tek plana eklendikten kaydet butonuna basılır.
2.15. Evrakı Şablon Olarak Kaydetme
Kullanıcı oluşturduğu bir evrakı şablon olarak kaydettiğinde bu şablonu daha sonra açarak
basit değişiklikler yaparak hızlıca yeni giden evrak oluşturabilir.
Evrak oluşturulduktan sonra editörün üst kısmında bulunan şablon olarak kaydet butonuna
basılması gerekir.
Şablon sayfasına geçildiğinde ilk olarak sol menüden birime özel klasörü ya da kişiye özel
klasörü kontrol edilmesi gerekir, daha önce bir klasör oluşturulmamışsa yeni klasör
eklenmelidir.
40
Eklenen klasör sol menüden seçildikten sonra şablon adını yazarak oluşturulan evrak şablon
olarak kaydedilebilir.
2.16. Şablon Evrakını Açma
Daha önce oluşturulan şablon olarak kaydedilen evrakı çağırıp üzerinde değişiklik yaparak
yeni giden evrak oluşturulması için öncelikle “evrak oluştur” seçeneğine tıklatılarak evrak
editör sayfasına geçilmesi gerekir.
Açılan şablon sayfasındaki sol menüden şablon klasörü seçilir. Daha önce kaydedilmiş olan
tüm evrak şablonları sayfanın sol bölümünde listelenecektir.
Şablon listesinden şablonun içeriğinin görüntülenebilmesi için “Görüntüle” (resimde
gösterilen 1) seçilerek şablon içeriği getirilir. Şablonu seçerek düzenlemeye geçilme işlemi
“Şablonu Seç” (resimde gösterilen 2) seçilerek yapılabilir. Şablonu seç butonuna basıldığında
şablon içeriği evrak editör sayfasına aktarılır.
3. Postalama İşlemleri
3.1. Postalanacak
Kurum dışına gönderilecek evraklar imzalandıktan sonra Giden evrakçı yetkisine sahip
kullanıcılar tarafından postalanır.
41
“Teslim Al ve Postala” veya “Postala” linklerini tıklayarak postalama işlemi
gerçekleştirecekleri ekran açılır. Bu ekrandan Posta türü, Gramaj, Yurtiçi/Yurtdışı bilgisi
girildikten sonra “Postala” butonuna basılarak evrak postalanır.
Dağıtımlı yazılarda postalama işlemi esnasında üst bölümde seçtiğiniz Posta türü, Gramaj,
Yurtiçi / Yurtdışı seçenekleri tüm posta bilgilerine otomatik olarak yansımaktadır.
42
3.2. Postaladıklarım
Postalama işlemi gerçekleştirilen evraklar bu ekranda görüntülenir.
Hatalı gönderilmiş birime iade edilecek veya posta adresinde değişiklik yapılacak evrak
“Detay” linki tıklanarak görüntülenir.
43
Hatalı postalanmış fakat fiziki olarak gönderilmemiş evraklar “Birime İade Et” linki tıklanarak
“İade edilmiş Postalar” ekranında görüntülenir. Postalanmış evrakta “Posta Bilgisi Güncelle”
seçeneği ile Posta türü, Posta adresi, Gramaj bilgileri güncellenebilir.
3.3. İade Edilmiş Postalar
İade edilmiş postalar bu ekranda görüntülenir. Evrak detayı açıp “Posta Bilgisi Güncelle”
seçeneği ile Posta türü, Posta adresi, Gramaj bilgileri güncellenebilir. Düzeltme işlemi
tamamlandıktan sonra “Tekrar Postala” linki tıklanarak evrak tekrar postalanır.
44
4. Favori Kayıt İşlemleri
Evrak kayıt işlemlerinde, havale işlemlerinde sık olarak kullandığınız bilgiler favori olarak
kaydedilir. Favori kayıt işlemlerini oluşturabilmek için evrak ana sayfa üzerinde orta
bölümde yer alan sayfa ara kutucuğuna ”evrak favori kayıt“ yazarak “Evrak favori kayıt /
güncelleme” sayfasına ulaşılır. Bu sayfadan sık kullandığınız birim, Personel ve Dış adres
ekleyip çıkartılır.
4.1. Birim Favori Kayıt
Birim sekmesinde tanımlamış olduğunuz sık kullanılan birimler evrak oluşturma ve birim
havale et ekranlarında sık kullanılanlar bölümünde görüntülenir.
45
4.2. Personel Favori Kayıt
Personel sekmesinde tanımlamış olduğunuz sık kullanılan personeller “Evrak Havale”
ekranında “Birim Personeline Havale” bölümünde görüntülenir.
46
4.3. Dış adres Favori Kayıt
Dış adres sekmesinde tanımlamış olduğunuz sık kullanılan adresler Evrak Oluşturma
sayfasında Gideceği Yerler sekmesinde Dış Adres Seç alanında Sık kullanılanlar bölümünde
görüntülenir.
47
4.4.
Onay Evrakı
Makamdan onay almak için yazılan evraklardır. Evrakın gideceği yer alanına makam adı
yazılır. Evrak sistemden sayı aldıktan sonra otomatik kapanır, postalama işlemi yapılmaz.
Sol menüde bulunan “Onay Oluştur” seçeneğinden onay evrakı oluşturulur. Onay
evraklarında imza rotasındaki imza türleri önemlidir. Örn. İmzacıya kadar tüm kişiler parafçı
seçilmiş ise evrakı hazırlayan kullanıcı onaya sunan kişi gibi evraka yansır. İmza rotası
oluşturma sırasında “-” olarak eklenen kişilerin ismi evrak üzerinde görünmez. “-” den
sonraki ilk parafçının ismi evrakın sağ kısmındaki imza alanında görünecektir.
Onay evrakı için örnek imza rotası aşağıdaki gibi gösterilmiştir.
48
İmza rotası seçildiğinde evraka aşağıdaki gibi yansıyacaktır. İmza rotasında parafçı olarak
seçilen kullanıcının ismi evrakın sağ kısmında, evrakı onaylayacak kullanıcı bilgisi ise alt
kısımda ortada belirmektedir.
GELEN EVRAK
1.1 Gelen Evrak Detaylı Kayıt
Birimler kendilerine elden, postayla, mail veya fax yoluyla gelen evrakları kaydetmek ve
gelen evraklara evrak numarası verebilmek amacıyla bu sayfa kullanılır.
Evrak kaydı yapılırken kişinin aktif olan birimine göre kayıt gerçekleştirilir. Kişinin birden fazla
birimde kullanıcı kaydı varsa mutlaka ana sayfadan “Birim Seçimi” menüsünden kayıt yapmak
istediği birimi seçmelidir. Genel olarak kullanıcılar sadece bir birimde kayıtlı oldukları için bu
bölümden birim seçimi yapmayacaklardır.
49
Evrak kayıt sayfasında aşağıda belirtilen veriler uygun şekilde doldurulur.
Geliş Şekli: Evrakın birime ulaşma şekli seçilir, birden fazla seçenek işaretlenebilir.
Geldiği Yer: Bakanlık İçi, Bakanlık Dışı ve Şahıs seçeneklerinde uygun olan kutucuk işaretlenir.
Bakanlık içi ve dışı birimler, birim adının birkaç harfi yazılarak seçilebilir, iç birimler birim
ağacında da seçilebilir. Şahıs seçeneği el ile yazılır.
Yasal Statü: TS 13298 Standartları gereğince kayıt edilen evraklarda bulunması gereken Özel
hayatın korunması ve Bilgi Edinme Başvuruları üst veri olarak tutulur.
T.C. Kimlik No: Gerekli durumlarda yazılır zorunlu alan değildir.
Gizlilik Derecesi: Bu seçenekler işaretlendiğinde evrakı yalnızca gizli evraka işlem yapma
yetkisi olan kullanıcılar açabilir. Bu yetkiyi sadece Amirin yazılı isteği ile birim proje
sorunluları verebilir.
Özel Durum: Evraka uygun durum seçilir.
Evrak Sayısı: Evrakı gönderen kurumun verdiği sayı girilir. Evrakta sayı yoksa Bila ibaresi
yazılabilir.
Evrak Tarihi: Evrakı gönderen kurumun evraka verdiği tarih girilir. Evrakta tarih yoksa günün
tarihi girilebilir.
50
Evrak No: Kayıt işlemi tamamlandığında sistem tarafından otomatik olarak verilir.
Havale Onayına Gönder: Bu kutucuk işaretlendiğinde birimde havale onayı yapacak olan
yetkili amirlerin adları seçilebilir hale gelir.
Yetkili: Birimin gelen evrakçısı evrakı kaydedip gideceği adresleri seçtikten sonra adreslerin
uygunluğuna karar verecek olan yetkilinin seçildiği ekrandır. Birimde havale için yetkili
görünmüyorsa ilgili proje sorumlusu ile irtibata geçilmelidir.
Havale: Evrakın havale edileceği adreslerin seçilebildiği ekrandır, açılan ekrandan birim adı
otomatik olarak seçilir.
Miadı: Evrakı kaydederken işlem yapılması gereken gün belirtilecekse 1-30 gün arası seçim
yapılabilir.
Açıklama: Evrakla İlgili daha sonraki evrak aramalarında görüntülenecek bir açıklama girişi
yapılmak isteniyorsa bu alana girilebilir.
51
İçerik Yükle: Gelen evraka ait üst yazı tarayıcıdan geçirilerek içerik butonu aracılığıyla
bilgisayardan seçilerek sisteme yüklenir, böylelikle evrakın havale edildiği birimdeki kullanıcı
“içerik” butonuna basarak taranmış içeriğe ulaşabilir.
Ek Ekle: Gelen evraka ait ekler bu sayfadan eklenir. Evrakın eki bilgisayar ortamına
aktarıldıktan sonra “Sistem İçi Ek Ekle” sekmesinden eklenir. Bilgisayar ortamına
aktarılamayan ekler için “Açıklama Ekle” sekmesinden ekin açıklamasını yazmak yeterli
olacaktır. Birden fazla ek olması durumunda tüm ekler yüklendikten sonra “Eklenmiş Ekler”
sekmesinden evraka ekle seçilerek eklerin kayıt işlemi tamamlanır.
İlgi Ekle: Evraka ait ilgiler varsa açıklama olarak ya da “Sistem İçi İlgi Ekle” sekmesinden
sistem içerisindeki bir evrak ilgi olarak eklenebilir. İlgi ekleme işlemi bittikten sonra “Eklenmiş
İlgiler” sekmesinden evraka ekle seçilerek ilgiler kaydedilir.
52
Kaydet: Butona basıldığında sistem evraka bir gelen evrak numarası vererek kaydeder ve
evrakı havale onayı için seçilen amirin “Havale Onayı Bekleyenler” (İşlem Yapacaklarım/
Havale Onayı Bekleyenler) sayfasına düşürür. Havale onayı için yetkili onayı seçilmeden kayıt
işlemi yapılmış ise evrak havale edilen birimin “Birimde Kaydedilmiş” evraklarına gelir.
1.2. Birim Evrak İşlemleri
Bu sekmeyi sadece birimde evrakçı yetkisine sahip kullanıcılar görebilir. (Şube Yön. Daire
Başk. vb.) Maliye Bakanlığına bağlı diğer birimler tarafından kaydedilerek sistem üzerinden
gönderilmiş olan evrakların birim adına teslim alınarak birim numaratöründen sayı verilmesi
işlemidir.
1.2.1. Birimde Kayıt Bekleyen
Sadece birim adına yetkilendirilmiş olan gelen veya genel evrakçılar tarafından görülebilir.
Evrakı kaydeden kurumun verdiği evrak numarası ile görünür.
Açılan sayfada görünen;
Evrak No: Karşı kurumun giden evrak numarasını gösterir, “Evrak No” yazısının üstüne
basıldığında büyükten küçüğe tekrar basıldığında küçükten büyüğe doğru listeleme yapar.
Filtrele: Bu kutucuğun içerisine bir evrak numarası yazılarak aratıldığında birçok evrakın
içerisinden aratılan evraka daha kolay ulaşılabilir.
53
Kâğıt Ortamında Gelmeyecek Evraklarla Çalış: Bu linke tıklandığında yalnızca karşı kurum
tarafından elektronik imzalı olarak kaydedilerek gönderilmiş olan ve aslı gelmeyecek evraklar
listelenir.
Konu/Geldiği Yer: Evrakın konusunu ve gönderen birimi gösterir başlığa tıklandığında harf
sıralamasına göre filtreleme yapar. Konu üzerinde farenizin imlecini 1 sn. bekletirseniz
otomatik ön izleme penceresi açılır ve kapanır.
Tarih: Evrakın birime geldiği tarihi gösterir.
Kayıt Tarihi: Evrakı ilk kaydeden birimin verdiği tarihi gösterir.
Miat: Süreli evraklarda seçilen gün sayısını gösterir.
Kağıt Ortamında Gelecek mi: Evrak aslının olup olmadığını gösterir. Hayır seçeneği seçilmişse
aslı beklenmeden teslim alınabilir.
İçerik: Butona tıklandığında evrakın ön izleme penceresini kalıcı olarak açar, bir kez daha
tıklandığında kapatır.
Detay: Evrakla ilgili içerik ve kayıt bilgilerinin detayına ulaşılan sayfadır.
Birim Adına Teslim Al: Bu link aracılığıyla teslim alınan evraklar kurumun gelen evrak sayısını
alarak “Birimde Kaydedilmiş Evraklar” sayfasına düşerler. Sizinle aynı yetkideki diğer
evrakçılar birimde kaydedilmiş evrakların arasında bu evraklar görebilir ve şahsına teslim
alarak işlem yapabilirler.
Şahsıma Teslim Al: Bu link aracılığıyla teslim alınan evraklar kurumun gelen evrak sayısını
alarak işlem yapılmak üzere “Birimden Teslim Aldığım” sayfanıza düşer. Sizinle aynı yetkideki
diğer evrakçılar teslim aldığınız bu evraka işlem yapamaz ve birim evraklar içerisinde
göremezler.
54
1.2.2. Birimde Kaydedilmiş
Birim yetkilisi tarafından birim adına teslim alınan birimden gelen evrak sayısı almış
evraklardır. Birimde evrakçı yetkisine sahip kullanıcılar bu evrakları teslim alarak birim
personeline havale edebilir ya da evrakla ilgili işlem yapabilirler.
1.2.3. Birimden Teslim Aldığım
İşlem yapmak üzere kişinin birimden şahsına teslim aldığı evraklardır. Birime gelen herhangi
bir evraka işlem yapılabilmesi için kişi evrakı şahsına teslim alması gerekir, şahsa alınmamış
evraklar üzerinde havale, cevap yazma, saklıya alma gibi işlemler yapılamaz.
İşlem yapılmak istenilen evrakın sağındaki “Detay” butonuna tıklandığında aşağıda görülen
evrak genel sayfasına ulaşılır bu sayfa üzerindeki menülerden;
55
Havale Et: Birim yetkilisi evrakı teslim aldıktan sonra alt birime ya da biriminde görevli
personele havale işlemi yaptığı bölümdür. Evrak birden fazla birime ya da birden fazla kişiye
aynı anda gönderilebilir. Evrak Havale onayına gönderilmeden doğruda ilgili birim ya da
kişiye havale edilebilir.
Havale Onayı: Evrak genel sayfasına tekrar gitmenizi gerektirmeden sayfadan doğrudan
Havale Onayı işlemi gerçekleştirebilmenizi sağlar.
İçerik: Evraka ait sisteme kaydedilmiş olan içeriğin görüntülendiği sayfa.
Güncelle:
Evrak
kendinizce
kaydedilmiş
bir
gelen
evrak
ise
detay
bilgilerini
güncelleyebildiğiniz sayfaya ulaşırsınız. Diğer birimlerce kaydedilmiş bir evrak ise sistem
güncelleme yapmanıza izin vermez.
Cevap Yaz: Bu linke tıklandığında, giden evrak oluşturma aşamasına geçilir. Gelen evrakla
hazırlanan evrak otomatik olarak ilişkilendirilir. Giden evrak sayı aldığında gelen evrak da
otomatik olarak kapatılır. Cevap yaz seçeneğine tıklandıktan sonra Sistem aşağıda gösterilen
resimdeki gibi bir giden evrak oluşturma sayfası açar.
56
Evrakın konusu, ilgisi ve cevap verileceği yer bilgisi giden evrakın üzerine otomatik yansır.
Kapatma Akışı Başlatma: İşi biten evrakı sistem arşivine kaldırmak için kullanılır. Daha önce
oluşturduğunuz kapatma rotalarından evrak durumuna uygun olan bir tanesi seçilerek
evrakın kapatma akışı işlemi başlatılır.
Kapatılan evraklar Evrak Ana Sayfasındaki “Kapatma İşlemleri” menüsünün altına düşer.
Kapatma rotasında paraf veya imza sürecinde yer alıyorsanız bu menüden giriş yaparak
“Paraflayacaklarım” veya “İmzalayacaklarım” menülerinden
işlemini tamamlamalısınız.
57
paraflama veya imzalama
Sadece kendinizin imzacı olduğu rotadaki kapatma işlemleri bu menüye düşmeden otomatik
kapanır.
Akış Rota seçimi alanında kapatma imza rotası olarak tanımlamış olduğunuz imza rotaları
listelenmektedir. Kapatma akışını başlatmak için bu imza rotalarından uygun olanının üzerine
gelip tıklayınız. Seçim gerçekleştiğinde “Kapatma akışı Onayla” butonu aktif hale gelir.
58
Evrakın kapatılması uygun görülmediğinde ya da kapatma bilgilerinin güncellenmesi
gerektiğinde kapatma işlemini onaylayacak (paraflayacak) olan kişi “Geri Gönder” veya
“Onay İptal Et” diyerek kapatma sürecini başa alır.
Kapatma İşlemlerinde “Paraflayacaklarım” veya “İmzalayacaklarım” sürecinde “Geri Gönder”
butonuna basılarak kapatma akışındaki bir önceki parafçının “Paraflayacaklarım” menüsüne
geri gönderilmesi sağlanır. “Onay İptal Et” butonuna basıldığında kapatma işlemi başlatan
kullanıcının İşlem Yapacaklarım / Gelen Evrak menüsüne ya da Birim Evrak İşlemleri /
Birimden Teslim Aldığım (evrak birimden kapatma işlemi bağlatılmış ise) menüsüne evrakın
geri gönderilmesi sağlanır.
Kapatılan Evrakın Kapatan Evrak Bilgisi Değiştirme: Kapatılan evrak kişinin evrak klasörüne
kaldırdıklarım sekmesinde görülecektir. Evrak detay sayfasına geçildikten sonra sayfanın en
alt kısmında bulunan dosyalama bilgileri görüntülenir. Bu bölümde kapatma açıklaması ve
kapatan evrak görüntülenebilir. ”Güncelle” seçeneğinden kapatan evrak değiştirilebilir.
Geri Gönder: Evrakı size havale etmiş olan birime evrakı geri gönderebilirsiniz. Evraka işlem
yapan ilk birim kendi biriminizse geri gönderme yapılamaz.
Evrakı Sil: Giden Evrak silme işlemi evrakı oluşturan kullanıcı tarafından yöneticisinin evrakı
imzalaması aşamasına kadar kendisi silebilir. Evrak imzalanmış ise imzalayan kullanıcı
tarafından silinebilir. Şubeler arasında yazışmalarda evrak imzalandıktan sonra diğer şubeye
otomatik olarak postalandığından evrak silme işlemi gerçekleştirilemez. Gelen evrak birimde
kaydedildikten sonra kaydeden kişi tarafından silinebilir.
Konu Grubu Değiştir: Yanlış seçilmiş veya birime uygun olarak değiştirilmek istenen konu
grubu bu link aracılığıyla değiştirilebilir.
Detaylı Evrak Safahatı: Evrakın işlem gördüğü tüm süreçleri ağaç yapısı şeklinde gösteren
sayfadır.
59
1.3. Havale Onayı İçin Yetkiliye Evrak Gönderme
Birimlerde yalnızca Gelen veya Genel evrakçılarının görebildiği sayfadır. Bu sayfada
kaydedilen veya teslim alınan gelen evrakların gideceği yeri ve onaylayacak amirin ismini
seçebilirler.
Butona basıldığında açılan pencerede en üstte havaleye onay verecek birim amirlerinin
isminin seçilebildiği açılır kutucuk bulunur.
Gelen evraklar Birim İçi, Birim Personeli ve Kurum Dışı olmak üzere 3 şekilde havale edilebilir.
Havale Notu Ekle linki tıklanırsa açılacak pencere aracılığıyla birimlere evrakla ilgili özel
bilgiler de verilebilir.
60
Evrakın havale edileceği adresler aratılarak bulunduktan sonra “Ekle” butonuna basılarak
seçili hale getirilir. Ardından Havale Onayına Gönder linkine tıklanarak işlem tamamlanır.
1.4.İşlem Yapılacak Evraklar
Kullanıcının kendisine gelen evraka işlem yapacağı sekmedir. Kullanıcı bu alandan kendisine
gönderilen evrakı imzalama, paraflama gibi işlemleri yapar.
İşlem yapacaklarım menüsünde “Gelen Evrak” sekmesi kişiye gönderilen evrakları listeler, kişi
bu evraklara cevap yazma ya da evrakla ilgili bir işlem yapılmayacaksa kapatma işlemi yapar.
61
1.5. Kapatma İmza Rotası
Gelen evraklarda, evrakla ilgili daha önce işlem yapılmışsa ya da evrakla ilgili herhangi bir
işlem yapılması gerekmiyorsa bu evrak saklıya alınır. Evrakın kapatılabilmesi için kullanıcıya
ait en az bir adet kapatma imza rotası olması gerekir.
Kapatma imza rotası oluşturabilmek için ana sayfada bulunan sayfa arama çubuğuna “imza”
yazılır ve açılan seçeneklerden imza rota kayıt seçilir.
Kapatma imza rotası oluşturulması için dikkat edilmesi gereken kısımlar resim üzerinde
vurgulanmıştır.
Gerekli alanlar doldurulduktan sonra rota kaydedilir, oluşturulan bu rotayla evrak saklıya
alma işlemi yapılır.
1.6.
Havale Yeri Değiştirme
Gelen evrak havale işleminde bir yanlışlık yapılmış ise evrakı havale eden kişi evrak
detayından evrakı havale ettiği yeri değiştirebilir ya da yeni bir havale yeri ekleyebilir.
Kullanıcı daha önce havale ettiği evraka “İşlem Yaptıklarım/ Havale ettiklerim” seçeneğinden
ulaşabilir.
62
“Havale Yeri Ekle” seçilerek önceki havale edilen yerler silinebilir ya da yeni havale yeri
eklenebilir.
RAPOR İŞLEMLERİ
1. Giden Evrak Zimmet Raporu
Evrak personelinin evrakları fiziksel olarak teslim ederken rapor aldıkları sayfadır. Evrak
raporları tarihe, gönderilen birime, posta türüne vb. göre alınabilir. Evrak ana sayfasının üst
kısmında bulunan “Sayfa Ara” bölümüne “zimmet” yazılır, açılan listeden “Evrak Zimmet
Raporu ” seçilir.
63
Açılan sayfada rapor alınmak istenen evrakın türü ve tarih aralığı bilgileri seçilir.
Rapor Al: Birimdeki giden tüm evrak bilgilerini dökümünü verir.
Evrak Listesi Al: Evrakları listeler ve evrakları seçerek rapor alma imkânı sağlar.
Birim Listesi Al: Evrakların gideceği yerlerin liste bilgisini verir.
Evrak Listesi Al butonuna basılarak belirtilen kriterler arasındaki evraklar listelenir.
Çıktısı alınmak istenilen evraklar tek tek işaretlenerek “Seçili Evraklar İçin Rapor Al” tıklanır.
64
2. Posta Raporu
Postaya verilecek evrakları fiziksel olarak teslim etmeden önce rapor aldıkları sayfadır.
65
DOSYA İŞLEMLERİ
Evveliyatı olan evrakların aynı dosyaya eklenebilmesi için kullanılır. Gelen evraklar birim
evrakçısı tarafından dosyasıyla ilişkilendirilir. Giden evrakların dosya bilgisi, evrakı hazırlayan
kişi tarafından evrakın hazırlaması aşamasında seçilir.
Dosya işlemlerinin kullanım zorunluluğu yoktur, ihtiyaca göre bakanlığın bazı birimleri
dosya işlemlerini kullanmaktadır.
1. Yeni Dosya Kayıt İşlemleri
Her birim kendi dosyalarını manual olarak oluşturmaktadır. Yeni dosya bilgisi eklemek için
“Gelen evrak hızlı kayıt” ya da “gelen evrak detaylı kayıt” sayfaları kullanılabilir.
Gelen evrak kayıt sayfasında dosya bilgisinin bulunduğu alandan yeni dosya eklenir.
Resimde gösterilen alandan “+” butonuna tıklanarak dosya adı yazılır.
Dosya adı yazıldıktan sonra tamama basılarak yeni dosya kaydedilir.
66
2. Gelen Evrak Dosya Bağlama İşlemleri
Dosya kayıt işlemlerinde olduğu gibi gelen evrak kayıt sayfasından gelen evraklar dosyayla
ilişkilendirilmektedir. Bir evrak birden fazla dosyaya bağlanabilir. Dosya adının birkaç harfi
yazılarak 3 saniye bekledikten sonra yazılan dosya adıyla ilgili dosyalar sayfada listelenir ve
uygun olan dosya bilgisi seçilir.
3. Giden Evrak Dosya Bağlama İşlemleri
Giden evraklar hazırlanırken dosyaya bağlanmalıdır. Resimde gösterilen butona basılarak
giden evrak dosya bilgileri girilir.
Açılan pencereden daha önce kaydedilmiş olan dosyanın birkaç harfi yazılarak seçilir.
67
4. Dosya Birleştirme işlemleri
Dosya birleştirme işlemleri sayfasına erişebilmek için ana sayfadaki sayfa ara alanına “dosya”
yazılarak 3 saniye beklenir açılan menüden “Dosya Ayarları” seçilir.
Açılan sayfada birleştirilecek olan dosyaların bilgilerinin girilmesi istenir. Üst alanda yazılan
dosya pasif olarak saklanır, ikinci alana yazılan dosya adı aramalarında ilk dosyada bulunan
evraklarda listelenir.
68
Download

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)