T.C. MALĠYE BAKANLIĞI
ELEKTRONĠK BELGE YÖNETĠM SĠSTEMĠ
KULLANICI KILAVUZU
2014
1
Ġçindekiler
EVRAK ANA SAYFA ........................................................................................................................... 4
1.1.
Birim Yetkileri ........................................................................................................................ 4
1.2.
Görevler ................................................................................................................................... 5
1.3.
Bildirimler ............................................................................................................................... 5
1.4.
Uyarılar.................................................................................................................................... 5
GİDEN EVRAK ...................................................................................................................................... 7
1.
İmza Rota Kayıt........................................................................................................................... 7
2.
Evrak Oluştur .............................................................................................................................. 9
2.1.
Gizlilik Derecesi ................................................................................................................ 11
2.2.
Yazı Durumu ..................................................................................................................... 11
2.3.
Konu Grubu ve Konu seçme ............................................................................................. 12
2.4.
Gönderilecek Yer Seçimi .................................................................................................. 13
2.5.
Kâğıt Ortamında Gitme Durumu ....................................................................................... 17
2.6.
İlgi Seçimi ......................................................................................................................... 19
2.7.
Metni Yazınız .................................................................................................................... 21
2.8.
Ek Ekleme ......................................................................................................................... 22
2.9.
Evrak Paraflama ................................................................................................................ 25
2.10.
Paraf Bekleyenler (Toplu Paraflama) ............................................................................ 27
2.11.
Evrak İmzalama ............................................................................................................. 28
2.12.
Evrak Geri Gönderme.................................................................................................... 29
2.13.
Evrak İçeriği Karşılaştırma............................................................................................ 29
2.14.
Dağıtım Planı Oluşturma ............................................................................................... 30
GELEN EVRAK ................................................................................................................................... 33
1.1 Gelen Evrak Detaylı Kayıt .......................................................................................................... 33
1.2. Birim Evrak İşlemleri ................................................................................................................. 36
1.2.1. Birimde Kayıt Bekleyen ...................................................................................................... 36
1.2.2. Birimde Kaydedilmiş........................................................................................................... 37
1.2.3. Birimden Teslim Aldığım.................................................................................................... 38
1.3. Havale Onayı İçin Yetkiliye Evrak Gönderme........................................................................... 41
1.4. İşlem Yapılacak Evraklar .......................................................................................................... 42
1.5. Kapatma İmza Rotası ................................................................................................................. 43
2
3
EVRAK ANA SAYFA
1.1. Birim Yetkileri
Sistemde kişinin yetkileri iki farklı biçimdedir;
Giden Evrak Birim Yetkisi: Evrakın hangi birimden çıkacağını gösteren yetkidir.
Her kullanıcı sadece bir birimde yetkili olduğu için bu yetki üzerinde değişiklik yapmak
gerekmez . Birden fazla birimde giden evrak birim yetkisine sahip kişiler ana sayfanın alt
kısmında bulunan “Birim Seçimi ” linkinden evrakın çıkacağı birimi belirlemeleri gerekir.
Kişi aktif olduğu birimi görüntülemek için sağ üst tarafta isminin bulunduğu bölümdeki
butona basması gerekir. Burada kullanıcıya ait bilgiler görülecektir.
Gelen Evrak Evrakçı Yetkisi: Bu yetki şube yöneticilerine, daire başkanlarına vb.
birimde yetkili amirlere verilir. Amirlerin, birime gelen evrakları birim adına teslim
alabilmeleri için bu yetkiye sahip olmaları gerekir. Kişinin evrakçı yetkisinin bulunduğu
birimler, evrak sayfasının sol üst kısmında görünen “Aktif Evrakçı Yetkisi” bölümünden
görüntülenebilir. Kullanıcı hangi birimdeki gelen evrakları kontrol etmek isterse
seçeneklerden o birimi seçmelidir.
4
1.2. Görevler
Evrak ana sayfasının orta bölümünde bildirim amaçlı penceredir. Kişiye paraflanmak ya da
imzalanmak üzere bir evrak geldiğinde bu bölümde evrak künye bilgileri ve geliş amacı
bilgisi listelenir.
Sağ tarafta bulunan “tümünü göster ” butonuna basarak tüm görevler listelenir, bu sayfadan
tamamlanmış görevler temizlenebilir. Buradan silinen bildirim evrakı etkilemeyecektir.
1.3. Bildirimler
Görevler butonunun yanında yer alır, sayfanın orta kısmındadır. Kişinin parafladığı evrak
işlem gördüğünde bu bölüme evraka yapılan işlemle ilgili özet bilgisi düşer. Örn.
Oluşturduğunuz …… konulu evrak imzalandı vb.
Bildirimlerde de görevlerde olduğu gibi “tümünü göster ” seçeneğinden düzenleme
yapılabilir.
1.4. Uyarılar
Herhangi bir evrakla ileriki bir zamanda işlem yapılması gerektiği durumlarda kullanılabilir,
anımsatma amacıyla kullanılır. Evrakın detay sayfasından evrakı uyarı listesine ekleme
butonuna basılır ve uyarı almak istediğiniz tarih aralığı belirlenir.
5
6
GĠDEN EVRAK
Kullanıcıların giden evrak oluşturabilmeleri için imza rotası oluşturmaları gerekmektedir.
İmza rotası, evrakı paraflayacak ve imzalayacak kişilerin belirlendiği aşamadır. İmza rotası
her kullanıcı için birden fazla olabilir. örn. Şube Yön. İmzalı, Daire Başkanı imzalı, Genel
Müdür imzalı vb. imza rotaları oluşturulabilir. İmza sürecinde değişiklik olmadığı sürece
oluşturulan imza rotası her evrak için kullanılabilir.
1. Ġmza Rota Kayıt
Yeni imza rotası eklemek için evrak ana sayfasının üst kısmında bulunan “Sayfa Ara”
bölümüne “imza rota” yazılır, açılan seçeneklerden İmza Rota Kayıt seçeneği seçilir.
Aşağıdaki resimde görülen Rota Kayıt Sayfasındaki alanlar uygun olarak doldurulur. Her
oluşturulan imza rotasında, rotayı oluşturan kişi ve bir adet imzacı bulunmak zorundadır aksi
halde “Kaydet” butonu görünmeyecektir.
7
Rota Adı: Sadece sizin görebileceğiniz bu alandaki bilgiler evraka yansımaz, birden fazla
imza rotanız varsa rota isimlerini karıştırmamak için uygun metin yazılır. Örneğin: “Daire
Başkanı İmzalı” veya “Ali Paraf Hakan paraf Kemal İmza” vb.
Ġmza Rota Türü: Kaydetmek istediğiniz rotanın giden evrak imza rotası ya da gelen evrak
kapatma rotası bilgisi seçilir.
Konu Grubu: İmza rotası kaydında “Konu Grubu” seçimi zorunlu alan değildir, evrak kayıt
sayfasından da bu seçim yapılabilir veya değiştirilebilir. Buradan seçeceğiniz konu grubu
rotayla birlikte evrakın üzerine otomatik olarak yansıyacaktır.
Miat: Oluşturduğunuz evrakta imza sürecinin tamamlanması için bir süre belirlemek
istiyorsanız 1 ile 30 gün arası bir süre seçebilirsiniz. Süre yoksa bu alana “0” yazmalısınız.
Ġmza Tipi:




Tire “-“ : Seçtiğiniz kişinin sistemden evrakı paraflamasını ancak evrak çıktısı
üzerinde isminin görünmesini istemiyorsanız bu seçenek belirlenir.
Paraf: Seçtiğiniz kişinin evrak üzerinde parafçı olarak görünmesini istiyorsanız bu
seçenek belirlenir.
Koordine: Yazmış olduğunuz evrak kendi biriminiz dışında bir birimin yetkilisi
tarafından da paraflanacaksa bu seçenek belirlenir evrak üzerinde imza tipi Koordine
olarak görünür.
İmza: Evrakta son imzacı olarak görülecek yetkili için seçilecek imza türüdür. Yeni
rota kaydında son kişi imzacı olarak seçilmeden kaydet butonu görünmez.
Kendimi Ekle Butonu: Kullanıcılar içerisinde kendilerinin bulunmadığı imza rotalarını
oluşturmazlar. Sistemde kişinin kendi adını aramasına gerek kalmadan ekleyebilmesi için
“Kendimi Ekle” butonu konulmuştur.
Personel: İmza rotasındaki diğer kişileri seçmek için personel arama kutucuğu kullanılır.
Kullanıcılar yalnızca aynı birim altında görev yapmakta olan kişileri seçerek rotaya
ekleyebilirler. Bakanlık merkezde çalışan kullanıcılar Bakan Bey’e kadar olan ilgili amirleri
rotaya ekleyebilirler. Rotaya eklenmesi gerekip de görünmeyen kullanıcılar için ilgili Birim
Proje Sorumlusuyla irtibata geçilmelidir.
Unvan: Seçilmesi zorunlu olan bu alana, kişinin ünvanı otomatik olarak gelir. Ünvan bilgisi
bu aşamada değiştirilebilir, evrak üzerinde görünecek olan unvanı yazım kurallarına uygun
olarak girilmelidir. Örneğin: V.H.K.İ. veya Genel Müdür vb.
Sık Kullanılan Ġmza Rotası Olarak Belirle: Bu kutucuk işaretlenerek kayıt
gerçekleştirilirse, evrak oluşturma aşamasında imza rotaları görüntülenmeyecek, açılan tüm
evrakların üzerine bu rota yapışık gelecektir.
Kaydet butonuna basılarak rota kayıt işlemi tamamlanmış olur.
İmza rotası kayıt işleminden sonra evrak ana sayfasına dönülerek “Evrak Oluştur” seçilerek
giden evrak oluşturulmaya başlanır.
8
2. Evrak OluĢtur
Evrak Ana sayfasında sol menüde kayıt işlemleri başlığının altındaki “Evrak Oluştur” linkine
tıklanır.
Evrak oluşturma sayfası açılmadan önce İmza Rota Seçme ekranı otomatik açılır. Evraka
uygun imza rotası “seç” linkine tıklanarak seçilir. Eğer kullanıcının kayıtlı bir imza rotası
yoksa veya mevcut rotalardan herhangi biri seçili değilse sistem kullanıcının evrak
oluşturmasına izin vermez. Daha önce sık kullanılan bir imza rotası belirlenmişse rota kayıt
ekranı açılmaz seçili rota evraka yapışık olarak açılır.
Sistemde kayıtlı olan rotalarınız Evrak oluşturma ekranında altta görüldüğü gibi listelenir.
9
Seçilen Rotadaki isimler evrakta uygun alana otomatik olarak yerleşir.
Rota seçiminden sonra sayfa üzerindeki gerekli kısımlar sırasıyla doldurulur.
10
2.1. Gizlilik Derecesi
Evrakın en üstünde bulunan “Gizlilik Derecesi” yazısına sağ tıklandığında açılan alttaki
listeden istenilen gizlilik derecesi seçilir. Seçilen durum evrakın üst ve altında kırmızı yazıyla
görünür. Gizli evraklarda sadece gizli evraklar için yetkilendirilmiş olan kişiler işlem
yapabilir.
Gizli evrak yetkisi iki şekilde verilebilir;


Gizli Evraklarda ĠĢlem Yapabilme: Evrak içeriğini görüntüleyemez, havale
geri gönderme gibi işlemleri yapabilir.
Gizli Evrak Ġçeriğini Görüntüleyebilme: Evrak içeriğini görüntüleyebilir ve
işlem yapabilir.
2.2. Yazı Durumu
Evrakta başlık bilgisinin altında sağ üst bulunan “Yazı Durumunu Giriniz” yazısına sağ
tıklandığında açılan alttaki listeden istenilen Özel Durum seçilir. Seçilen durum evrakın sağ
üst kısmında kırmızı yazıyla görünür. Sadece 1 adet özel durum seçilebilir.
11
2.3. Konu Grubu ve Konu seçme
Standart Dosya Planına uygun konu grubunu seçme ve evrak konusunu elle girmek için sağ
tıklanarak açılır. Konu grubunda yer alan kelime yazılır, sistem tarafından listelenen uygun
konu grubu seçilir. Seçilen konu grubu numarası evrakta birim haberleşme kodunun
bulunduğu alana – işaretiyle eklenir. Konu satırına ise evrak konusu kısa ve özlü olacak
şekilde yazılır.
Konu grubunu bilmiyorsanız ağaç yapısını açarak uygun başlık altındaki gruplar incelenir ve
seçilir.
12
“Evraka Ekle” linkine tıklanarak seçilen ve girilen veriler evraka aktarılır.
2.3.1. Konu Grubu Favori Belirleme
Bu sayfa aracılığıyla favorilerinize eklediğiniz konu grupları evrak üzerinde seçim yaparken
altta kırmızı kutucuk içerisinde işaretli olan butona basılarak otomatik açılır, sistem daha
kolay seçim yapmanıza yardımcı olur. Konu grubu favorilerinizi sisteme kaydetmek
istediğiniz zaman ana sayfa üzerinde orta bölümde yer alan sayfa ara kutucuğuna” konu “
yazmanız halinde “Evrak konu grup favori” sayfasına ulaşırsınız. Altta resmi yer alan bu
sayfadan sık kullandığınız evrak konu gruplarını favori listenize ekleyebilirsiniz.
2.4. Gönderilecek Yer Seçimi
Evrak Üzerinde “Gönderilecek Yer Seçiniz” yazısına sağ tıklanır. Açılan Adres Seçme
penceresinden beş farklı türde adres seçilebilir.
13
2.4.1. Birim Adresi Seç
Bu sekme taşra birimlerinde birbirine evrak gönderirken, Merkez birimlerinde tüm taşra ve
merkeze evrak gönderilirken kullanılır. Birim eki kısmına ne-na ekleri eklenir. Alt birim
kısmına elle giriş yapılır, evrak doğrudan seçili üst birime gider oradan evrakçılar alt
birimlere havale eder. Aynı üst birime ait birden fazla alt birim ayrı ayrı kaydedilebilir.
Alt Birimine Doğrudan Gönder: Birim seçimi yapıldıktan sonra “alt birime
doğrudan gönder” seçilirse evrak gideceği birimin birimde kayır bekleyen evrakına düşer. Bu
link seçilmeden gönderilirse evrak gönderilen birimin bağlı olduğu üst birime gidecektir.
14
2.4.2. Dış Adres Seç
Bu kısımdan Bakanlığımız bünyesinde olmayan tüm dış kurumlar seçilebilir. Dış Adres veri
tabanı Ebys Proje Sorumluları tarafından oluşturulur. Buradan seçilen adreslere evrak sistem
üzerinden ulaşmaz çıktı alınarak evrak asıllarının gönderilmesi gereklidir. Kullanıcılar
sistemde bulunamayan dış adresler için ilgili proje sorumlusuna başvurulabilir.
15
2.4.3. Şahıs Seç
Kişilere gönderilen evrakla için isim ve adres bilgilerinin seçildiği ekrandır. Seçilen kişilere
evrak sistem üzerinden ulaşmayacağından posta yoluyla veya elden iletilmesi gerekmektedir.
2.4.4. Dağıtım Planı Seç
Dağıtım planı kayıt sayfasında oluşturulmuş olan toplu adres şablonları bu sekme yardımıyla
evraka gideceği adres olarak bir tıklamayla seçilebilir. Evrak çıktısı alınırken planda ekli olan
her bir adres için sistem ayrı döküm verir.
2.4.5. Eklenmiş Adresler
Bu sekme yardımıyla eklenmiş olan adresler üzerinde düzenlemeler yapılarak evraka aktarma
işlemi yapılır.
16





Seçili adreslerin bir bölümünü alt satıra kaydırmak için adresin arasına tıklanarak enter
tuşuna basılır.
Gereği ve Bilgi seçimi yapılabilir.
Silme işlemi gerçekleştirilebilir.
İşaretli adresleri bir üste veya bir alta kaydırılabilir ya da seçili hale getirilip büyük
küçük harfe dönüştürülebilir.
Son olarak evraka ekle linkine tıklanarak değişiklikler evraka eklenir.
2.5. Kâğıt Ortamında Gitme Durumu
Seçili adresler evraka eklendikten sonra sistem kullanıcıyı otomatik olarak bu sayfaya
yönlendirir. Sayfada tüm adresler sıralı halde listelenir ve evrak aslının postayla mı
gönderileceği yoksa sadece elektronik ortamda mı gönderileceği konusunda evet veya hayır
seçimi yapılır. Seçim toplu olarak ta yapılabilir. Kâğıt ortamında gitme durumu seçildikten
sonra “Kaydet ve Kapat” butonuna basılarak işlem tamamlanır.
17
Seçili adresler evrak sayfası üzerinde görünür.
18
2.6. Ġlgi Seçimi
Evrak sayfasında ilgi yazısına sağ tıklanarak ilgi ekleme penceresi açılır.
2.6.1. Sistem İçi İlgi Seç
Sistem içi ilgi; daha önce Ebys programı kullanılarak sisteme kaydedilmiş olan evraklardır.
Sekmeye tıklandığında evrak arama sayfası açılır, numarasına, tarihe, konuya veya türüne
göre arama yapılabilir. Bu kısımdan seçilerek eklenen evraklar diğer tarafta içerik olarak ta
görülebilirler.
19
2.6.2. Sistem Dışı İlgi Ekle
Sistem dışı ilgiler Ebys sisteminde kaydedilmemiş olan yazıları el ile yazarak evraka
eklediğiniz bölümdür. Eklenecek ilgiler elle yazılır.
2.6.3. Eklenmiş İlgiler
Seçilen Sistem dışı ve Sistem içi ilgileri evraka aktarmak için “Eklenmiş İlgiler” sekmesine
tıklanır. Açılan sayfada seçili olan ilgiler üzerinde metin değişiklikleri yapılabilir. Yazınız,
yazısı vb. eklemeler yapılarak evraka eklenebilir.
20
2.7. Metni Yazınız
Evraka ait metin ister evrak üzerinde yazılabilir istenirse başka bir belgeden kopyalanarak
Ctrl+v tuş kombinasyonu yardımıyla evraka yapıştırılabilir. Word belgesinde kopyalanan bir
metni yapıştırmak istediğinizde sistem tarafında metin üzerinde karakter vb. özellikleri
sıfırlanmasını isteyip istemediğinize dair bir pencere açılır. Yazı tipi tanımlarıyla ilgili
kutucuk işaretlenirse olduğu gibi veya standart metin olarak yapıştırılabilir.
Açılan word editörüne kopyalanan metin yapıştırılır.
21
2.8.
Ek Ekleme
Yazınıza ek eklemek için evrak üzerindeki “Ek: ”yazısına sağ tıklanarak ek penceresi açılır.
Yazılara 3 şekilde ek eklenir.
2.8.1. Açıklama Ekle
Evrak aslının da gideceği durumlarda sistemden taranamayacak kadar büyük bir ek varsa bu
alana el ile bilgisi girilir Örneğin: “ Takım Dosya” gibi.
22
2.8.2. Dosya Ekle
Bilgisayarınızda yüklü bir dosyayı ekleme için kullanılır. Ek Açıklama kısmına Dosyanın
Evrak üzerinde görünecek olan adı yazılır. Alt kutucuktan “Gözat” (browse) butonuyla arama
yapılıp ilgili dosya seçilir ve Ekle linkine tıklanarak eklenmiş eklere düşürülür. Bu şekilde
eklenen ekler için 10 MB ekleme boyutu vardır.
23
2.8.3. Evrak Ekle
Sekmeye tıklandığında evrak arama sayfası açılır, numarasına, tarihe, konuya veya türüne
göre arama yapılabilir. Bu kısımdan seçilerek eklenen ekler diğer tarafta içerik olarak ta
görülebilirler.
2.8.4. Eklenmiş Ekler
Eklemiş olduğunuz ekleri silebilir veya “Evraka Ekle” linkine tıklayarak evrak sayfanıza
aktarabilirsiniz. Bu sekmeden “Evraka Ekle” yazısına basmazsanız az önce sisteme yüklemiş
olduğunuz ekler ana evrak ile ilişkilendirilemez.
24
2.9. Evrak Paraflama
Tüm verilerini girmiş olduğunuz evrakı paraflayarak imza sürecindeki bir sonraki kişiye
gönderebilmek için sol üst kısımda bulunan “İmza sürecindeki sonraki kişiye gönder”
kutucuğu işaretlenerek disket şeklindeki “Kaydet” butonuna basılır.
2.9.1. Normal Paraflama (e-İmzasız)
Evrakı e-imzasız paraflamak için “imza sürecindeki kişiye gönder” kutucuğu işaretlenir ve
“Kaydet” butonuna basılır.
25
Amir sayfasında “Paraf Bekleyen” menüsünde “Parafla Gönder” butonuna basılır.
Paraflama işlemi evrak içeriğinde de yapılabilir, evrak detayından güncelle seçilir “imza
sürecindeki sonraki kişiye gönder” seçilir ve kaydet butonuna basılır.
Evrak içeriğinde değişiklik yapılması durumunda evrak paraflanırsa yada imzalanırsa imza
sürecindeki ilk parafçıya gidecektir.
Paraflanma işlemi tamamlanınca sistem evrak bilgilerini içeren “Evrak Genel” sayfasını açar.
Bu sayfada henüz sayı almamış ve diğer kullanıcılar tarafından paraflanmamış olan evrakınızı
“Sil” linki yardımıyla silebilirsiniz.
26
2.10. Paraf Bekleyenler (Toplu Paraflama)
Kullanıcılar kendi oluşturdukları evrakı paraflamanın yanında diğer kullanıcıların oluşturduğu
ve kendilerinin de imza rotasına eklendiği evrakları evrak ana sayfalarında “Paraf Bekleyen”
linki altında görürler. Bu sayfada evrak detayına girmeye gerek kalmadan, işaretledikleri
evrakları “Parafla Gönder” butonlarını kullanarak toplu olarak paraflayabilirler.
27
2.11. Evrak Ġmzalama
Evrak ana sayfasındaki sol menüde “işlem yapacaklarım” sekmesinden imza bekleyen
evraklar listelenir. Evrak künye bilgilerinin solundaki seçme kutusu işaretlenerek ya da
tümünü seç kutusu işaretlendikten sonra “sayı ver gönder” seçilerek evrak imzalanır (eimzasız). Evrakın üzeri tıklanarak sol tarafta evrak içeriği görüntülenebilir.
2.11.1. İçerikten İmzalama
Evrak ana sayfasında “İmza Bekleyen” linki altındaki evrakların detayına girilerek güncelle
menüsüne tıklanırsa giden evrakın içerik sayfası açılır. Kullanıcı içerik üzerinde değişiklik
yapmadan imzalamak isterse istediği evrakı listeden seçili hale getirir ve “Sayı ver Gönder”
yazısına tıklayarak süreci tamamlar. Evrak sayı alır. Henüz e-imza çalışmaları devam ettiği
için imzacının mevcut evrakın ıslak imza ile çıktısını da imzalaması gerekmektedir.
28
Kullanıcı bu evrakın daha sonraki aşamalarını da izlemek isterse ” İmza Bekleyen” listesinde
ilgili evrakı imzalamadan önce seçili hale getirdikten sonra “Takip Ettiklerime Ekle” yazısına
da tıklamalıdır.
2.12. Evrak Geri Gönderme
Evrak paraflama ya da imzalama aşamasında evrak içeriği uygun görülmediği durumda evrak
detayında bulunan “Geri Gönder” seçeneği kullanılarak evrak ilk paraf işlemini yapan
personele iletilebilir.
2.13. Evrak Ġçeriği KarĢılaĢtırma
Evrak her kaydedildiğinde bu kayıt aşamalarını sistem arka planda saklar, yapılan
değişiklikleri kontrol edebilmek için evrak detay sayfasında içerik linkine basılır evrak
içeriğinin üst kısmında bulunan “Evrak Versiyonları” butonuna basılarak tüm versiyonlar
görüntülenebilir.
Herhangi iki versiyon seçilerek aralarındaki farklar incelenebilir.
29
2.14. Dağıtım Planı OluĢturma
Dağıtım planı oluşturmak için evrak ana sayfasında sayfa arama çubuğuna “dağıtım”
yazıldıktan sonra çıkan dağıtım planı ara seçeneğine gidilir.
Bu sayfada daha önce tanımlanmış olan dağıtım planları listelenir. Birim adına oluşturulmuş
dağıtım planlarını birimde çalışan her personel görebilir. Kişiye özel dağıtım planlarını sadece
dağıtım planını oluşturan kişiler görebilir.
Yeni dağıtım planı için yeni kayıt butonuna basılır.
30
Bu alanda ilk olarak klasör eklemek gerekir, klasör ekle butonuna basılır.
Klasör adı evrak çıktısında görünmez. Kişi birimin kullanacağı bir dağıtım planı
oluşturacaksa klasör türünü birime özel seçmesi gerekir.
31
Dağıtım Adı: Evrak çıktısı üzerindeki dağıtım alanında görünecek, dağıtım adres
bilgisini özetleyen dağıtım adıdır.
Açıklama: Dağıtım planının özet bilgisidir, yazılması zorunlu değildir evrak üzerinde
bir etkisi yoktur.
Eklenecek Dağıtım Yeri: Eklenecek adresin türüne göre seçim yapılır, sistem dışı
adreslerin eksikliği durumunda proje sorumlusu ile irtibata geçiniz.
Birim isimleri tek tek plana eklendikten kaydet butonuna basılır.
32
GELEN EVRAK
1.1 Gelen Evrak Detaylı Kayıt
Birimler kendilerine elden, postayla, mail veya fax yoluyla gelen evrakları kaydetmek
ve gelen evraklara evrak numarası verebilmek amacıyla bu sayfayı kullanırlar.
Evrak kaydı yapılırken kişinin aktif olan birimine göre kayıt gerçekleştirir. Kişinin
birden fazla birimde kullanıcı kaydı varsa mutlaka ana sayfadan “Birim Seçimi” menüsünden
kayıt yapmak istediği birimi seçmelidir. Genel olarak kullanıcılar sadece bir birimde kayıtlı
oldukları için bu bölümden birim seçimi yapmayacaklardır.
Evrak kayıt sayfasında aşağıda belirtilen veriler uygun şekilde doldurulur.
GeliĢ ġekli: Evrakın birime ulaşma şekli seçilir, birden fazla seçenek işaretlenebilir.
Geldiği Yer: Bakanlık İçi, Bakanlık Dışı ve Şahıs seçeneklerinde uygun olan kutucuk
işaretlenir. Bakanlık içi ve dışı birimler, birim adının birkaç harfi yazılarak seçilebilir, iç
birimler birim ağacında da seçilebilir. Şahıs seçeneği el ile yazılır.
33
Yasal Statü: TS 13298 Standartları gereğince kayıt edilen evraklarda bulunması gereken
Özel hayatın korunması ve Bilgi Edinme Başvuruları üst veri olarak tutulur.
T.C. Kimlik No: Gerekli durumlarda yazılır zorunlu alan değildir.
Gizlilik Derecesi: Bu seçenekler işaretlendiğinde evrakı yalnızca gizli evraka işlem yapma
yetkisi olan kullanıcılar açabilir. Bu yetkiyi sadece Amirin yazılı isteği ile birim proje
sorunluları verebilir.
Özel Durum: Evraka uygun durum seçilir.
Evrak Sayısı: Evrakı gönderen kurumun verdiği sayı girilir. Evrakta sayı yoksa Bila ibaresi
yazılabilir.
Evrak Tarihi: Evrakı gönderen kurumun evraka verdiği tarih girilir. Evrakta tarih yoksa
günün tarihi girilebilir.
Evrak No: Kayıt işlemi tamamlandığında sistem tarafından otomatik olarak verilir.
Havale Onayına Gönder: Bu kutucuk işaretlendiğinde birimde havale onayı yapacak olan
yetkili amirlerin adları seçilebilir hale gelir.
Yetkili: Birimin gelen evrakçısı evrakı kaydedip gideceği adresleri seçtikten sonra adreslerin
uygunluğuna karar verecek olan yetkilinin seçildiği ekrandır. Birimde havale için yetkili
görünmüyorsa ilgili proje sorumlusu ile irtibata geçilmelidir.
34
Havale: Evrakın havale edileceği adreslerin seçilebildiği ekrandır, açılan ekrandan birim adı
otomatik olarak seçilir.
Miadı: Evrakı kaydederken işlem yapılması gereken gün belirtilecekse 1-30 gün arası seçim
yapılabilir.
Açıklama: Evrakla İlgili daha sonraki evrak aramalarında görüntülenecek bir açıklama girişi
yapılmak isteniyorsa bu alana girilebilir.
Ġçerik Yükle: Gelen evraka ait üst yazı tarayıcıdan geçirilerek içerik butonu aracılığıyla
bilgisayardan seçilerek sisteme yüklenir, böylelikle evrakın havale edildiği birimdeki
kullanıcı “içerik” butonuna basarak taranmış içeriğe ulaşabilir.
Ek Ekle: Gelen evraka ait ekler bu sayfadan eklenir. Evrakın eki bilgisayar ortamına
aktarıldıktan sonra “Sistem İçi Ek Ekle” sekmesinden eklenir. Bilgisayar ortamına
aktarılamayan ekler için “Açıklama Ekle” sekmesinden ekin açıklamasını yazmak yeterli
olacaktır. Birden fazla ek olması durumunda tüm ekler yüklendikten sonra “Eklenmiş Ekler”
sekmesinden evraka ekle seçilerek eklerin kayıt işlemi tamamlanır.
Ġlgi Ekle: Evraka ait ilgiler varsa açıklama olarak ya da “Sistem İçi İlgi Ekle” sekmesinden
sistem içerisindeki bir evrak ilgi olarak eklenebilir. İlgi ekleme işlemi bittikten sonra
“Eklenmiş İlgiler” sekmesinden evraka ekle seçilerek ilgiler kaydedilir.
Kaydet: Butona basıldığında sistem evraka bir gelen evrak numarası vererek kaydeder ve
evrakı havale onayı için seçilen amirin “Havale Onayı Bekleyenler” (İşlem Yapacaklarım/
Havale Onayı Bekleyenler) sayfasına düşürür. Havale onayı için yetkili onayı seçilmeden
35
kayıt işlemi yapılmış ise evrak havale edilen birimin “Birimde Kaydedilmiş” evraklarına
gelir.
1.2. Birim Evrak ĠĢlemleri
Bu sekmeyi sadece birimde evrakçı yetkisine sahip kullanıcılar görebilir. (Şube Yön. Daire
Başk. vb.) Maliye Bakanlığına bağlı diğer birimler tarafından kaydedilerek sistem üzerinden
gönderilmiş olan evrakların birim adına teslim alınarak birim numaratöründen sayı verilmesi
işlemidir.
1.2.1. Birimde Kayıt Bekleyen
Sadece birim adına yetkilendirilmiş olan gelen veya genel evrakçılar tarafından görülebilir.
Evrakı kaydeden kurumun verdiği evrak numarası ile görünür.
Açılan sayfada görünen;
Evrak No: Karşı kurumun giden evrak numarasını gösterir, “Evrak No” yazısının üstüne
basıldığında büyükten küçüğe tekrar basıldığında küçükten büyüğe doğru listeleme yapar.
Filtrele: Bu kutucuğun içerisine bir evrak numarası yazılarak aratıldığında birçok evrakın
içerisinden aratılan evraka daha kolay ulaşılabilir.
36
Kağıt Ortamında Gelmeyecek Evraklarla ÇalıĢ: Bu linke tıklandığında yalnızca karşı
kurum tarafından elektronik imzalı olarak kaydedilerek gönderilmiş olan ve aslı gelmeyecek
evraklar listelenir.
Konu/Geldiği Yer: Evrakın konusunu ve gönderen birimi gösterir başlığa tıklandığında harf
sıralamasına göre filtreleme yapar. Konu üzerinde farenizin imlecini 1 sn. bekletirseniz
otomatik ön izleme penceresi açılır ve kapanır.
Tarih: Evrakın birime geldiği tarihi gösterir.
Kayıt Tarihi: Evrakı ilk kaydeden birimin verdiği tarihi gösterir.
Miat: Süreli evraklarda seçilen gün sayısını gösterir.
Kağıt Ortamında Gelecek mi: Evrak aslının olup olmadığını gösterir. Hayır seçeneği
seçilmişse aslı beklenmeden teslim alınabilir.
Ġçerik: Butona tıklandığında evrakın ön izleme penceresini kalıcı olarak açar, bir kez daha
tıklandığında kapatır.
Detay: Evrakla ilgili içerik ve kayıt bilgilerinin detayına ulaşılan sayfadır.
Birim Adına Teslim Al: Bu link aracılığıyla teslim alınan evraklar kurumun gelen evrak
sayısını alarak “Birimde Kaydedilmiş Evraklar” sayfasına düşerler. Sizinle aynı yetkideki
diğer evrakçılar birimde kaydedilmiş evrakların arasında bu evraklar görebilir ve şahsına
teslim alarak işlem yapabilirler.
ġahsıma Teslim Al: Bu link aracılığıyla teslim alınan evraklar kurumun gelen evrak sayısını
alarak işlem yapılmak üzere “Birimden Teslim Aldığım” sayfanıza düşer. Sizinle aynı
yetkideki diğer evrakçılar teslim aldığınız bu evraka işlem yapamaz ve birim evraklar
içerisinde göremezler.
1.2.2. Birimde KaydedilmiĢ
Birim yetkilisi tarafından birim adına teslim alınan birimden gelen evrak sayısı almış
evraklardır. Birimde evrakçı yetkisine sahip kullanıcılar bu evrakları teslim alarak birim
personeline havale edebilir ya da evrakla ilgili işlem yapabilirler.
37
1.2.3. Birimden Teslim Aldığım
İşlem yapmak üzere kişinin birimden şahsına teslim aldığı evraklardır. Birime gelen herhangi
bir evraka işlem yapılabilmesi için kişi evrakı şahsına teslim alması gerekir, şahsa alınmamış
evraklar üzerinde havale, cevap yazma, saklıya alma gibi işlemler yapılamaz.
İşlem yapılmak istenilen evrakın sağındaki “Detay” butonuna tıklandığında aşağıda görülen
evrak genel sayfasına ulaşılır bu sayfa üzerindeki menülerden;
Havale Et: Birim yetkilisi evrakı teslim aldıktan sonra alt birime ya da biriminde görevli
personele havale işlemi yaptığı bölümdür. Evrak birden fazla birime ya da birden fazla kişiye
aynı anda gönderilebilir. Evrak Havale onayına gönderilmeden doğruda ilgili birim ya da
kişiye havale edilebilir.
38
Havale Onayı: Evrak genel sayfasına tekrar gitmenizi gerektirmeden sayfadan doğrudan
Havale Onayı işlemi gerçekleştirebilmenizi sağlar.
Ġçerik: Evraka ait sisteme kaydedilmiş olan içeriğin görüntülendiği sayfa.
Güncelle:
Evrak
kendinizce
kaydedilmiş
bir
gelen
evrak
ise
detay
bilgilerini
güncelleyebildiğiniz sayfaya ulaşırsınız. Diğer birimlerce kaydedilmiş bir evrak ise sistem
güncelleme yapmanıza izin vermez.
Cevap Yaz: Bu linke tıklandığında sistem bir giden evrak oluşturma sayfası açar. Evrakın
konusu, ilgisi ve cevap verileceği yer bilgisi giden evrakın üzerine otomatik yansır.
39
Kapatma AkıĢı BaĢlatma: İşi biten evrakı sistem arşivine kaldırmak için kullanılır. Daha
önce oluşturduğunuz kapatma rotalarından evrak durumuna uygun olan bir tanesi seçilerek
evrakın kapatma akışı işlemi başlatılır. Kapatılan evraklar Evrak Ana Sayfasındaki Kapatma
İşlemleri menüsünün altına düşer. Kapatma rotasında paraf veya imza sürecinde yer
alıyorsanız bu menüden giriş yaparak paraf veya imza işlemini tamamlamalısınız. Sadece
kendinizin imzacı olduğu rotadaki kapatma işlemleri bu menüye düşmeden otomatik kapanır.
Geri Gönder: Evrakı size havale etmiş olan birime evrakı geri gönderebilirsiniz. Evraka
işlem yapan ilk birim kendi biriminizse geri gönderme yapılamaz.
Evrakı Sil: Sadece Kendi kaydetmiş olduğunuz gelen evrakları silebilirsiniz.
Konu Grubu DeğiĢtir: Yanlış seçilmiş veya birime uygun olarak değiştirilmek istenen konu
grubu bu link aracılığıyla değiştirilebilir.
Detaylı Evrak Safahatı: Evrakın işlem gördüğü tüm süreçleri ağaç yapısı şeklinde gösteren
sayfadır.
40
1.3. Havale Onayı Ġçin Yetkiliye Evrak Gönderme
Birimlerde yalnızca Gelen veya Genel evrakçılarının görebildiği sayfadır. Bu sayfada
kaydedilen veya teslim alınan gelen evrakların gideceği yeri ve onaylayacak amirin ismini
seçebilirler.
Butona basıldığında açılan pencerede en üstte havaleye onay verecek birim amirlerinin
isminin seçilebildiği açılır kutucuk bulunur.
Gelen evraklar Birim İçi, Birim Personeli ve Kurum Dışı olmak üzere 3 şekilde havale
edilebilir. Havale Notu Ekle linki tıklanırsa açılacak pencere aracılığıyla birimlere evrakla
ilgili özel bilgiler de verilebilir.
41
Evrakın havale edileceği adresler aratılarak bulunduktan sonra “Ekle” butonuna basılarak
seçili hale getirilir. Ardından Havale Onayına Gönder linkine tıklanarak işlem tamamlanır.
1.4. ĠĢlem Yapılacak Evraklar
Kullanıcının kendisine gelen evraka işlem yapacağı sekmedir. Kullanıcı bu alandan kendisine
gönderilen evrakı imzalama, paraflama gibi işlemleri yapar.
İşlem yapacaklarım menüsünde “Gelen Evrak” sekmesi kişiye gönderilen evrakları listeler,
kişi bu evraklara cevap yazma ya da evrakla ilgili bir işlem yapılmayacaksa kapatma işlemi
yapar.
42
1.5. Kapatma Ġmza Rotası
Gelen evraklarda, evrakla ilgili daha önce işlem yapılmışsa ya da evrakla ilgili herhangi bir
işlem yapılması gerekmiyorsa bu evrak saklıya alınır. Evrakın kapatılabilmesi için kullanıcıya
ait en az bir adet kapatma imza rotası olması gerekir.
Kapatma imza rotası oluşturabilmek için ana sayfada bulunan sayfa arama çubuğuna “imza”
yazılır ve açılan seçeneklerden imza rota kayıt seçilir.
Kapatma imza rotası oluşturulması için dikkat edilmesi gereken kısımlar resim üzerinde
vurgulanmıştır.
Gerekli alanlar doldurulduktan sonra rota kaydedilir, oluşturulan bu rotayla evrak saklıya
alma işlemi yapılır.
43
Download

elektronġk belge yönetġm sġstemġ kullanıcı kılavuzu