Reservation – Options
Accompanying
Rezervasyon sahibi ile aynı odayı paylaşacak olan aile bireyleri, arkadaşlar gibi diğer
konukların kimlik bilgilerinin kaydedildiği opsiyondur.
Odadaki diğer konukların kimlik bilgilerinin kaydedilmesi güvenlik açısından oldukça önemlidir. Bu konuklar için ayrı bir folio açılmaz.
Tüm harcamaların rezervasyon sahibi tarafından karşılanacağı durumda kullanılır.
Rezervasyon listelerinde de bu konukların isimleri görüntülenmez.
Options >Accompanying komutunu verin. Profile search ekranından odayı paylaşacak olan
konuk daha önceden sistemde kayıtlı ise Search edin değilse New butonu ile yeni giriş yapın.
Individual Profile bölümünde öğrendiğiniz şekilde konuğun kimlik bilgilerini kaydedip OK
butonu ile işleminizi onaylayın.
Profil kaydı yapılan konuklar Accompanying Guests penceresinde listelenir. Konuğun
bilgilerini düzenlemek için Edit tuşunu, yeni bir konuk eklemek için Attach tuşunu, konuğu
accompanying listesinden çıkarmak için Detach tuşunu kullanın.
Add On
Bu opsiyon rezervasyon kopyalamak için kullanılır. Bir rezervasyon, aynı konuk
için farklı bir tarih aralığında rezervasyon oluşturmak üzere veya benzer özelliklerdeki bir
rezervasyonu hızlı bir şekilde oluşturmak üzere kopyalanabilir. Rezervasyon farklı bir
konukta kullanılmak üzere kopyalandıysa kopyalanan rezervasyonun ismi değiştirilir.
Böylece, yalnızca profil bilgileri değiştirilir ve rezervasyon kartlarındaki bilgileri tekrar
doldurmanız gerekmez.
Bir rezervasyonu isim değişikliği yapmadan kopyalamak için aşağıdaki adımları
izleyin:
Options > Add On komutunu verin.
Aşağıdaki ekrandan hangi bilgilerin kopyalanmasını istiyorsanız işaretleyin. Gerekirse
Room Type' ı da bu aşamada değiştirebilirsiniz. OK tuşuna basın.
Bu komut ile orijinal rezervasyon kapanır, ekranda kopyalanmış olan rezervasyon kalır,
gerektiğinde bu aşamada da kart üzerinde değişiklikler yapılabilir. Rezervasyonu Save
ettikten sonra konfirmasyon numarasına ait mesaj ekrana gelir.
Kopyalanmış bir rezervasyonda isim değişikliği yapmak için aşağıdaki adımları
izleyin;
Add On işleminden sonra ekranda açık olan kopya rezervasyon üzerinde Name
satırının sonundaki üç nokta butonuna basın.
Açılan Individual Profile ekranında New komutunu verin.
Agent/Company
Opera, individual türde oluşturulmuş bir rezervasyonu daha sonradan companyfagency,
group ya da contact bağlantılı bir rezervasyon türüne dönüştürme olanağı sunar. Böyle bir
işlem yapmanız gerektiğinde ilgili rezervasyon üzerinde aşağıdaki adımları izleyin:
Options > Agent&Company komutunu verin. Profile Linkage ekranında rezervasyon
için bağlantı kuracağınız profilin adını kendine ait satırda yazın. Örneğin acente bağlantısı
kurmak için agent satırını kullanmanız gerekir. İlgili profili aramak için satırların sonundaki
açılır liste butonlannı kullanabilirsiniz.
Açılan Profile Search ekranında bağlantı oluşturacağınız profili search edin.
Profili seçip OK butonunu tıklayın.
Profile Linkage ekranını OK butonu ile kapatın.
Rezervasyon ekranının üst bölümünde konuğun acente bağlantısının kurulduğunu Agent
satırında görebilirsiniz.
Bağlantıyı ilk kez oluşturmak ya da düzenlemek için buradaki agent, company
satırlarını da kullanabilirsiniz.
Alert
Bu opsiyon kullanılarak, rezervasyon, check in ve out esnasında konukla ilgili konukla
ilgili uyarı mesajları ekrana getirilir. Örneğin; check in sırasında konuğun geldiğini bir
yöneticiye haber vermeniz gerektiğinde veya konuğun black liste alındığınından diğer
elamanları haberdar etmeniz gerektiğinde kullanabilirsiniz.
Aşağıdaki ekranda görülen uyarı mesajlarında otellere göre farklılıklar olabilir.
Options > Alert komutunu verin. Alert Input ekranındaki Code seçeneklerini açın.
Mesajınızı seçin ve OK tuşuna basın.
Mesajınızı seçin ve OK tuşuna basın. Area listesinden seçim yapın.
İşleminizi onaylayın.
Alert Input ekranı aşağıdaki şekilde görünecektir. OK düğmesine basın.
Alert ekranında yeni bir uyarı mesajı eklemek için New, varolan bir Alert'ü
düzenlemek için Edit, silmek için Delete tuşlarını kullanın.
Cancel
Konukların rezervasyonlarının iptal edilmesi gerektiğinde bu opsiyon kullanılır. iptal edilen
rezervasyonlar sistemde belirtilen ayrılış tarihine kadar (departure date) saklanırlar.
Rezervasyon iptali için aşağıdaki adımları izleyin;
Options > Cancel komutunu verin Cancellation ekranında rezervasyonun iptal
nedenini belirtmek üzere Reason seçeneklerini açın Cancellation Reasons ekranında konuk
için uygun olan seçeneği seçin ve OK butonunu tıklayın.
Sistem iptal edilen rezervasyon için bir numara atar. Rezervasyonun iptal edildiğini
belirten Cancellation Number mesajını OK butonu ile kapatın.
Reinstate
İptal edilen rezervasyonların tekrar aktifleştirilmesi işlemi Reinstate olarak adlandırılır. Bu
durumda rezervasyonu yeniden aktifleştirmek üzere aşağıdaki adımları izleyin;
Reservation > Update Reservation komutu verin Reservations ekranında iptal edilen
rezervasyonları da görüntüleyebilmek için Advanced butonunu tıklayın (D Search Type
başlığı atındaki seçeneklerden Cancellation seçeneğini işaretleyin.
Uygun arama kriterlerini belirttikten sonra Search butonunu tıklayın. Status başlığı
altında rezervasyonun Cancelled durumunda olduğuna dikkat edin.
Sistem rezervasyonu aktifleştirmek üzere onay ister. Yes butonu ile işlemi onaylayın.
Confirmation Letter
Confirmation Letter, yapılan rezervasyonları teyit etmek üzere ilgili kişilere gönderilen belgelerdir. Bu belgeler, genellikle münferit rezervasyonlar için konuklar talep
ettiğinde gönderilir. Ancak, company, travel agent ve contact bağlantılı rezervasyonlarda talep
olmasa da, otel tarafından reservasyon bilgilerini kesinleştirmek amacıyla ilgili kişilere
gönderilir. Options grubundan Confirmation Letter komutunu verdikten sonra aşağıdaki
Confirmations ekranı görüntülenir. Bu ekranda mektubu düzenlemek, görüntülemek,
göndermek gibi gerekli tüm işlemleri yapabilirsiniz. Conf. Name başlığı altındaki açılır
listeden sistemde kayıtlı olan mektup türlerinden konuk için uygun olan teyit mektubu
seçebilirsiniz. Adress, Email ve Fax başlıkları altındaki açılır listelerden de gerektiğinde
düzeltmeler yapabilirsiniz.
Customize: Mektuptaki bilgileri düzenlemek için kullanılır.
File: Dosyanın kayıt yerini seçmek için kullanılır.
Previeıv: Mektubun gönderilemeden önceki ön izlemesini yapmak için kullanılır.
Send: Mektubu Outlook ile konuğa göndermek için kullanılır.
Aşağıda bir Confirmation Letter örneği verilmiştir.
Credit Cards
Bu opsiyon, konuğun ödeme tipi kredi kartı olarak tanımlandığı takdirde aktif- leşir. Aksi
takdirde bu düğmeler kapalıdır. Konuğun kredi kartı limitinin bir miktarını bloke etmek (ön
provizyon) için kullanılır. Ön provizyon rakamı yanlışlıkla fazla yazıldıysa, o kadar miktar
tekrar negatif olarak girilir.
Options > Credit Cards komutunu verin. Authorization butonuna basın.
Bu komut içindeki seçenekler otellerde buradakinden daha fazla olabilir. ©
Authorization ekranında Manual butonuna basın.
Manual Authorization ekranında ilgili düzenlemeyi yapın.
Currently Authorized Amount: Approve (onaylama) işlemi yapıldıktan sonraki rakamı
görüntüler.
Current Guest Balance: Konuğun o zamana kadar olan balansını görüntüler.
Amount Manually Approved : Approve ettiğiniz rakamı yazın.
Approval Code: Kredi kartı şirket kodu, slibin altında yazan numarayı yazın.
Tüm bilgileri girdikten sonra OK düğmesi ile onaylayın. Konuğun rezervasyon kartı
yaptığınız işlemlerden sonra otomatik olarak güncellenir.
Download

reservation_options