Türk Omurga Derneği
Turkish Spine Society
Başkan
President
Serdar Kahraman
2. Başkan
Vice President
Ömer Akçalı
Genel Sekreter
Secretary
Alparslan Şenköylü
Sayman
Treasurer
Çağatay Öztürk
Üyeler
Members
Haluk Berk
Hakan Caner
Uygur Er
Esat Kıter
Deniz Konya
Halil İbrahim Seçer
XI. ULUSLARARASI TÜRK OMURGA KONGRESİ 2015
Prof. Dr. Hakan Caner anısına
13-16 Mayıs 2015
Teknik şartname
Madde 1- İşveren
Türk Omurga Derneği (Bundan sonra TOD diye geçecektir)
a) Adı: Türk Omurga Derneği
b) Adresi : Angora Caddesi 187. Sokak Vadikent 90 Sitesi No:41 Beysukent / ANKARA
c) Telefon numarası: (312) 236 18 75
d) Faks numarası: (312) 236 27 69
e) Elektronik Posta Adresi : [email protected]
Kongre Başkanı: Prof Dr Haluk Berk (bundan sonra Başkan diye geçecektir)
Kongre Sekreterleri:
Prof Dr Esat Kıter
Doç Dr Halil İbrahim Seçer
(bundan sonra sekreterler diye geçecektir)
Madde 2- İş Tanımı
4.1 Mayıs 2015 de XI. Uluslararası Türk Omurga Kongresi organizasyonunu kapsamaktadır.
4.2. Kongrenin organizasyonunda ihaleyi kazanan Profesyonel Kongre Organizasyon şirketi
Sekreterya Ofisi
Angora Caddesi 187. Sokak
Vadikent 90 Sitesi No:41
Beysukent, ANKARA, TÜRKİYE
Tel :+90 (312) 236 18 75
Faks : +90 (312) 236 27 69
www.turkomurga.org.tr
(PCO) tek yetkili seyahat ve organizasyon şirketidir ve bütün istekler PCO'a
yönlendirilecektir.
4.3.Yurtiçindeki ve yurtdışındaki turizm şirketleriyle ve diğer şirketlerle temas PCO'ın
görevidir.
4.4 Kongre süresi 1 gün kayıt ve kongre öncesi kurs, 3 gün kongre olmak üzere toplam 4
gündür.
Kongre Düzenleme kurulu tarafından değiştirilme hakkı saklı kalmak koşuluyla taslak
program aşağıdaki gibidir.
4.5 Kongreye 300-350 katılım beklenmektedir.
4.6 Yurtdışından davet edilecek 10 konuşmacı kayıt, konaklama ve ulaşım masrafları kongre
bütçesi tarafından karşılanacaktır. (Okyanus aşırı Business, Avrupa ekonomi sınıfı uçak
bileti)
4.7 TOD Yönetim kurulu üyeleri kayıt, konaklama ve ulaşım masrafları kongre bütçesinden
karşılanacaktır.
4.8 Kongre programında yer alan açılış kokteyli ve Gala yemeği ve kahve molaları ihale
sonunda şeçilecek kongre merkezine göre değerlendirilecektir. Tam pansiyon kongre
merkezlerinde ayrıca bütçelendirilmeyecek ancak tam pansiyon dışı bir kongre
merkezinde sponsor satışına sunulacaktır.
Türk Omurga Derneği
Turkish Spine Society
Pre kongre
Başkan
President
Serdar Kahraman
1. gün
2. Başkan
Vice President
Ömer Akçalı
12:00-14:00 Öğle çalıştayları
14:15-17:30 Bilimsel program
Genel Sekreter
Secretary
Alparslan Şenköylü
2. gün
Sekreterya Ofisi
Angora Caddesi 187. Sokak
Vadikent 90 Sitesi No:41
Beysukent, ANKARA, TÜRKİYE
Tel :+90 (312) 236 18 75
Faks : +90 (312) 236 27 69
www.turkomurga.org.tr
18:00-19:30 Açılış kokteyli
8:00-12:00 Bilimsel program
12:00-14:00 Öğle çalıştayları
14:15-15:30 Bilimsel program
Sayman
Treasurer
Çağatay Öztürk
Üyeler
Members
Haluk Berk
Hakan Caner
Uygur Er
Esat Kıter
Deniz Konya
Halil İbrahim Seçer
07:00-18:00 Kayıt
09:00-16:00 Kongre öncesi kurs
17:00 -18:30 Açılış
8:00-12:00 Bilimsel program
3. gün
15:30-18:00 TOD Genel kurul 1
20:00-23:00 Gala yemeği
8:00-12:00 Bilimsel program
12:00-14:00 Öğle çalıştayları
14:15-17:30 Bilimsel program
En az 100 oturma kapasiteli
En az 500 oturma kapasitesi olan salon (300 dersane
düzeni+200 tiyatro düzeni)
En az 3 50-80 pax salon
En az 500 oturma kapasitesi olan salon (300 dersane
düzeni+200 tiyatro düzeni)
Stand alanında
En az 500 oturma kapasitesi olan salon (300 dersane
düzeni+200 tiyatro düzeni)
En az 3 50-80 pax salon
En az 500 oturma kapasitesi olan salon (300 dersane
düzeni+200 tiyatro düzeni)
Üyelere (80 kişi)
En az 500 oturma kapasitesi olan salon (300 dersane
düzeni+200 tiyatro düzeni)
En az 3 50-80 pax salon
En az 500 oturma kapasitesi olan salon (300 dersane
düzeni+200 tiyatro düzeni)
Madde 3- Kongre merkezi
İhaleye katılan PCO lardan Antalya, Çeşme ve Bodrum olmak üzere üç alternatif yer üzerinde
çalışma yapmaları beklenir.
Kongre merkezinde
· En az 500 kişi oturma kapasitesinde (300 dersane-200 tiyatro oturma düzenli) ana salon
· En az 200m2 net stand alanına izin verecek endüstri sergi alanı (yaklaşık 1000m2)
· Öğlen endüstri çalıştayları için 3 adet en az 50-100 kişilik sunum kontrol merkezine
bağlantılı ve teknik altyapısı olan salon
· Slayt kontrol ve sunum kontrol odası
· En az 10 monitörlü eposter alanı
· İnternet alanı
· TOD üye dinlenme alanı
Madde 4- Banka Hesapları ve Faturalar
4.1. PCO tarafından TL ve EURO banka hesabı açtırılacak, katılımcılara duyurulacak ve bütün
kongre gelirleri bu hesaplarda toplanacaktır.
4.2. Faturalar PCO tarafından düzenlenecektir.
Madde 5 - Teknik ve İdari Sorumluluk :
5.1. PCO, Kongre'nin tüm teknik ve idari sorumluluğunu yüklenmiş olup, söz konusu
·
·
·
·
kongrenin kalite yönünden en yüksek düzeyde tutulmasını garanti edecektir. Geçmiş
kongre deneyimlerini ve teknik olanaklarını teklif ekinde sunmaları beklenmektedir.
Tüm kayıtların yönetilmesi
Kongre web sitesi alınması ve yönetimi
Kongre yazışma ve dosyalarının yedeklenmesi ve sürekliliğinin garantiye alınması
Kongre sırasında slayt kontrol odası kurulması ve yönetimi, sunum teknik altyapısının
kurulması ve yönetimi, Ses ve ışık düzeninin kurum ve yönetimi, İnternet (WiFi) kurulum
Türk Omurga Derneği
Turkish Spine Society
Başkan
President
Serdar Kahraman
2. Başkan
Vice President
Ömer Akçalı
Genel Sekreter
Secretary
Alparslan Şenköylü
Sayman
Treasurer
Çağatay Öztürk
Üyeler
Members
Haluk Berk
Hakan Caner
Uygur Er
Esat Kıter
Deniz Konya
Halil İbrahim Seçer
·
ve katılımcılara sağlanması,
Kongre merkezinin durumuna göre katılımcıların ve davetli konuşmacıların transferlerinin
sağlanması.
Madde 6- Kar / Zarar Paylaşımı
6.1. Tüm kongre gelirlerinin (kayıt, stand, konaklama, uydu sempozyum, sponsor ve reklam
gelirleri, v.b) PCO tarafından toplanacaktır.
6.2. Ücretini ödeyen katılımcı sayısının en az 350 kişi olması ve en az 30 birim (1 birim = 6m2)
ücretli stand sponsorluğu ile gerçekleşmesi durumunda Derneğe en fazla gelir garanti
eden PCO ihaleyi almaya hak kazanacaktır.
Ücretli kişi sayısının ve stand sayısının yukarıda belirtilen sayıların üstünde olması
durumunda kar , %80 Dernek %20 PCO olarak paylaşılacak, altında olması durumunda
zarar garanti bedel üzerinden yüzdesel oranda düşürülecektir.
6.3. Garanti gelirin, %20'si sözleşmenin imzalamasından 1 ay sonra, %20'si Kasım 2014, %20'si
kongreden 1 ay önce ve geri kalan bakiye ise kongre bitiminde yapılacak karşılıklı
mutabakata istinaden takip eden ay sonunda PCO tarafından Dernek'e ödenecektir.
Madde 7 - Harcamalar ve Finansman
7.1. Kongre çalışmalarının fiilen başlaması ve hazırlık çalışmalarının yürütülmesi için
Kongre'nin gelirleri gelmeye başlayıncaya kadar gereken yatırımlar ve ön harcamalar PCO
tarafından karşılanacaktır.
7.2. Tüm gelir ve gider hesapları TL/Euro esasına göre tutulacaktır.
Madde 8 – Kongre Satış Fiyatları
8.1. Kongre Kayıt ücretleri aşağıdaki şekilde belirlenmiştir.
Sekreterya Ofisi
Angora Caddesi 187. Sokak
Vadikent 90 Sitesi No:41
Beysukent, ANKARA, TÜRKİYE
Tel :+90 (312) 236 18 75
Faks : +90 (312) 236 27 69
www.turkomurga.org.tr
31.Ocak.2015'a kadar
31.Ocak.2015 sonrası
Uzman, TOD üyesi
150 EURO
175 EURO
Uzman, TOD üyesi olmayan
200 EURO
225 EURO
Asistan, Hemşire
125 EURO
150 EURO
Firma temsilcisi
200 EURO
250 EURO
8.2. Kongre Sponsorluk ve Stand ücretleri aşağıdaki şekilde belirlenmiştir.
2
Stand ücreti (6m ):
Uydu Sempozyumu:
Yaka kartı ve ipi:
İnternet köşesi:
CD :
4.500 Euro
10.000 Euro
2.000 Euro
2.000 Euro
1.500 Euro
8.3. Kayıt,Konaklama veya Sponsorluk ücretlerinden bakiye ödemelerini
kongre bitiş
tarihinden sonraki bir tarihte yapmak isteyen firmaların, kalan bakiye ödemelerine % 10
tutarında ilave bir tutar eklenecektir.
8.4 PCO yukarıda belirtilen yer ve kapasitedeki kongre merkezini dikkate alarak hazırladığı
bütçe tablosunu Başkana sunar
Türk Omurga Derneği
Turkish Spine Society
Başkan
President
Serdar Kahraman
2. Başkan
Vice President
Ömer Akçalı
Genel Sekreter
Secretary
Alparslan Şenköylü
Sayman
Treasurer
Çağatay Öztürk
Üyeler
Members
Haluk Berk
Hakan Caner
Uygur Er
Esat Kıter
Deniz Konya
Halil İbrahim Seçer
9 – Cezai Şartlar
9.1. Olağanüstü hal nedeniyle, tarafların istemi dışında Kongre'nin belirlenen tarihte
yapılmaması halinde, o tarihe kadar fiilen yapılmış olan tüm masraflar ertelenen kongre
için geçerli sayılacaktır.
9.2. BAŞKAN ve/veya DERNEK, herhangi bir sebeple PCO'ın kusuru olmadan organizasyonun
sorumluluğunu PCO'tan alır veya başka bir firmaya devir ederse Dernek PCO' a o güne
kadar yapmış olduğu tüm masrafları ve 30,000.- EURO (otuzbin Avro) tazminat
ödeyecektir.
9.3. PCO üstlendiği herhangi bir sorumluluğu yerine getirmez ise Dernek'e 30.000 EURO
tazminat ödeyecektir.
Madde 10 – Ticari Gizlilik
10.1. PCO ile BAŞKAN arasındaki ilişkiler bu sözleşmenin taraflarca imzalanmasından itibaren
tam bir iş anlaşması gizliliği içinde yürütülecektir. Üçüncü şahıslara bilgi verilmesi ancak
tarafların mutabakatı ile mümkün olabilecektir.
Madde 11 – İhale
11.1 İhaleye son katılma tarihi 11 Nisan 2014 saat 17:00 dir
11.2 İhaleye katılacak PCO lardan T.C. Turizm Bakanlığı A grubu belgesi, TÜRSAB, ICCA, IAPCO üyesi
olma ve ISO Belgesi ile IATA belgesi olma koşulu aranır.
11.3 İhaleye katılacak PCOlar dosyalarını yukarıda belirtilen TOD merkezine teslim ederler.
11.4 Başkan ve TOD yönetim kurulu ön elemeyi yapar ve ilk 3 PCO ya sunumlarını yapmak için davetiye
yollar.
11.5 Ön elemeyi geçen 3 PCO sunumlarını 21 Nisan 2014 de İzmir'de DEÜ Ortopedi ve Travmatoloji
Anabilim Dalında gerçekleştirirler.
Sekreterya Ofisi
Angora Caddesi 187. Sokak
Vadikent 90 Sitesi No:41
Beysukent, ANKARA, TÜRKİYE
Tel :+90 (312) 236 18 75
Faks : +90 (312) 236 27 69
www.turkomurga.org.tr
Prof Dr Haluk Berk
Kongre Başkanı
Prof Dr Esat Kıter
Kongre Sekreteri
Doç Dr Halil İbrahim Seçer
Kongre Sekreteri
Download

tod kongre 2015 şartname 16mart2014