2013-2014 GÜZ YARIYILI
PROJE YAPIM YÖNETİMİ DERSİ
PROJEDE iLETiŞiM YöNETiMi
10071057 T.GAMZE ÇELİK
Proje İletişim Yönetimi, proje bilgilerinin zamanında ve
uygun şekilde üretilmesi, toplanması, dağıtılması,
saklanması, erişilmesi ve nihai olarak tanzim edilmesi için
gereken süreçleri içerir. Proje yöneticileri zamanlarının
büyük bir bölümünü hem organizasyon içi hem
de organizasyon dışı proje paydaşları ile iletişim kurmaya
ayırırlar.
•
Etkin bir iletişim, farklı kültürel ve
organizasyonel geçmişleri, farklı
deneyim düzeylerini ve farklı bakış
açılarını birleştirerek projeyle
ilişkili çok farklı özelliklere sahip
paydaşlar arasında bir köprü
oluşturur.
•
Proje İletişim Yönetimi süreçleri şu şekildedir;
1.Paydaşların Belirlenmesi (Initializing) : Bu süreç içersinde projeden
pozitif veya negatif etkilenecek bütün paydaşlar belirlenir. Bu paydaşlar
proje üzerinde olabilecek etkileri ve sorumlulukları bazında gruplanırlar.
2.İletişimin Planlanması (Planning) : Bu süreç içersinde daha önceden
belirlenmiş paydaşlar ile ne şekilde, ne zaman iletişimin
gerçekleştirileceği planlanır.
3.Bilgilerin Dağıtılması (Execution) : Bu süreç içersinde iletişim proje
esnasında planlanmış şekilde yürütülür.
4.Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi (Control) : Bu süreç içersinde
gerçekleşen veya gerçekleşebilecek paydaş beklentilerinin yönetilir.
5.Performansın Raporlanması (Reporting) : Bu süreç içersinde özellikle
projenin performans raporlamasının nasıl ve hangi sıklıkla yapılacağı
belirlenir ve gerçekleştirilir.
1. Paydaşların Belirlenmesi:
Paydaşların belirlenmesi projeden
etkilenen tüm kişi ve organizasyonların
belirlenmesi ve onların çıkarlarına,
projeyle ilişkilerine ve projenin başarısı
üzerindeki etkilerine ilişkin bilgilerin
belgelenmesi sürecidir.
2. İletişimin Planlanması:
İletişimin planlanması süreci,
paydaşların bilgi ve iletişim ihtiyaçlarına
yanıt vermek için yürütülür; örneğin,
kimin hangi bilgiye ne zaman ihtiyaç
duyacağı, bu bilgilerin onlara nasıl ve
kimin tarafından verileceği gibi konularda
kararlar alınır. Proje bilgilerinin iletişimi
tüm projeler için ortak bir ihtiyaç olmakla
birlikte, bilgi ihtiyaçlarında ve bilgi
dağıtımı metodlarında büyük farklılıklar
görülür.
3. Bilgilerin Dağıtılması:
Bilgilerin dağıtılması planlandığı şekilde ilgili bilgilerin proje
paydaşlarına sunulması sürecidir. Proje yaşam döngüsünün tamamı
boyunca ve tüm yönetim süreçlerinde yerine getirilir. Ancak
odaklanılması gereken süreç, iletişim yönetim planının uygulanmasını
ve beklenmedik bilgi taleplerine yanıt verilmesini de içeren yürütme
sürecidir.
Bilgilerin Dağıtılması sürecinin olağan çıktıları şu şekildedir;
• Paydaş Bildirimleri
• Proje Raporları
• Proje Sunumları
• Proje Kayıtları
• Paydaşlardan gelen geribildirimler
• Alınan derslere ilişkin belgeler
4. Paydaş Beklentilerinin Yönetilmesi:
Paydaş beklentilerinin yönetilmesi, paydaşların ihtiyaçlarını karşılamak
ve ortaya çıkan sorunları ele almak üzere onlarla iletişim kurma ve birlikte
çalışma sürecidir. Beklentilerin yönetilmesi, paydaşların projenin
faydalarını ve risklerini anlamalarını sağlayarak projenin başarı olasılığını
arttırır. Böylece paydaşların projenin aktif destekçileri olmaları ve
projedeki seçeneklerin risk değerlendirmelerine yardım etmeleri sağlanır.
Kişilerin projeye tepkileri tahmin edilirse, bu kişilerin desteklerini
kazanmaya ya da potansiyel negatif etkileri en aza indirmeye yönelik
önleyici eylemlerde bulunabilinir.
Proje yöneticisi paydaş beklentilerinin yönetiminden sorumludur.
Paydaş beklentilerinin aktif şekilde yönetilmesi, çözülmemiş paydaş
sorunları yüzünden projenin amaçlarına ve hedeflerine ulaşmaması
riskini azaltır ve proje boyunca yaşanabilecek kesintileri sınırlar.
5. Performansın Raporlanması:
Performansın raporlanması, durum
raporları, ilerleme ölçümleri ve
öngörüler gibi performans bilgilerinin
toplanması ve dağıtılması sürecidir.
Performans raporlaması süreci, gerek
projedeki ilerlemenin ve performansın
anlaşılması ve iletilmesi gerekse proje
sonuçlarının öngörülmesi amacıyla
temel çizgi verilerinin ve gerçekleşen
verilerin karşılaştırmalı olarak periyodik
bir şekilde toplanmasını ve analiz
edilmesini içerir. Performans raporları,
hedef kitlenin her bir üyesine uygun
düzeyde bilgi sağlamalıdır. Format,
basit bir durum raporundan daha
ayrıntılı raporlara kadar değişiklik
gösterebilir.
Proje, paydaşlarının belli bir amaç doğrultusunda geçici bir süre bir araya
geldikleri bir ortam olduğundan, iletişim çok önem kazanmaktadır. Uzun
süre bir arada yaşamış ve yaşayacak olan insanların örneğin bir aile içinde
Veya hiyerarşik yapıdaki bir iş ortamında bir şekilde denge gelmiş bir
iletişim mekanizması vardır.
Fakat projede belirli bir süre içinde performans göstermesi gereken farklı
yapıdaki insanların arasında etkin bir iletişim ortamı kurmak gerekmektedir.
Bu olgu proje iletişim yönetimini ve iletişim planını önemli kılar.
Bir projenin iletişim planının
merkezinde proje lideri bulunmalıdır.
Doğru olan, tüm bilgilerin proje
liderine akması ve onun tarafından
dağıtılmasıdır. Proje uygulamalarında
ise buna aykırı bir çok uygulamaya
rastlanmaktadır.
Örneğin proje liderinin rapor
ettiği kişinin, (genellikle sponsorun)
ekipten birisine doğrudan bir talimat
vermesi çok rastlanan bir olaydır.
Veyahut müşteri, ekip
elemanlarından herhangi birine
isteklerini iletme yetkisini görür, onun
sözlerini de bir taahhüt olarak alır.
Bazen olayları hızlandırdığı için
faydalı olabilen bu tür davranışlar
sonunda olumsuzluklar doğurur.Bu
nedenle eğer tüm bilgiyi proje lideri
tarafından akıtmak mümkün
olamıyorsa bile onun yokluğunda olan
olayları en kısa zamanda kendisine
ulaştırmak gerekir.
Bu noktada, proje paydaşlarının
beklentilerini irdelemeye ve iletişim
yönetimine yansımalarına bakılmaya
çalışılacaktır.
MÜŞTERİ
Müşteri, projenin zamanında ve kendi kalite beklentisine uygun olarak
tamamlanmasını beklemektedir. Bu nedenle kendisine, belli aralıklarla
İşlerin onun istediği doğrultuda gittiğine veya beklentilerini değiştirmesi
için işlerin yolunda gitmediğine dair bilgi verilmelidir.
Müşteriye düzenli sürelerde (sürenin ne olacağı her bir proje ve
Müşteri için özel olarak belirlenmelidir) proje hakkında yazılı veya sözlü
geri bildirimde bulunulmalıdır. Bu genelde proje gelişim raporu olarak
adlandırılır.
Projenin belirli aşamalarına, kilometre taşlarına ulaşıldığında müşteri
İle birlikte proje değerlendirme toplantısı yapılmalı ve projenin durumu
beraberce gözden geçirilmelidir.Toplantının sonunda bir toplantı notunun
yayınlanması unutulmamalıdır.
SPONSOR
Projenin zamanında ve öngörülen kaynaklarla bitmesini, olumsuz bir
sürprizle karşılaşmamayı, problemleri çözülmüş olarak önüne gitmenizi
ve onun vaktini fazla almamanızı bekler.
Buna karşılık proje ekibinin sponsordan beklentisi,sponsorun projeye
destek olması, ekibin yaptığı iyi işleri görmesi ve olası ek kaynak
İhtiyacına olumlu yanıt vermesidir.
• Sponsora belli frekanslarla proje hakkında yazılı veya sözlü geri
bildirimde bulunulmalıdır.
• Projenin planlanandan sapmalarını (olumlu veya olumsuz yönde)
belli aralıklarla, gerçekçi olarak ve somut sayılarla sponsora
bildirilmelidir.
PROJE EKİBİ
Proje ekibinin kendi içindeki iletişim, tahmin edebileceği gibi en iyi
kurgulanması gerekendir.
Proje ekibi farklı kültürlerden farklı birimlerden geçici bir süre için bir
araya gelmiş bir gruptur. Hem kendi üzerlerine düşen görevi en iyi
şekilde yapmak, hem de kendi yaptıkları işi diğer ekip üyelerinin işleri ile
koordineli yapmak durumundadır.
Proje ekip üyeleri, projenin genel gidişi hakkında bilgilenmek, ortaya
çıkan problemler hakkında görüş alış verişinde bulunmak ve kendi
ürettiklerinin projenin tümü içindeki yerini görmek isterler.
Proje liderinin ekipten beklentisi, işlerin vaktinde ve kaliteli olarak
tamamlandığını duymaktır.
• Belli aralıklarla tüm proje ekibinin
bir araya geldiği bir toplantı
düzenlenmelidir. Bu toplantı kesinlikle
gerekenden uzun olmamalıdır.
Proje liderinin ve ekip elemanlarının
birbirlerini bilgilendirmeleri ve bir
sonraki periyotta çıkacak problemleri
tartışma toplantısıdır.
• Özel sorunlar çıktığında bu
sorunun çözümü için yalnızca
konuya katkıda bulunabileceklerin
katılımıyla toplantı düzenlenmelidir.
Paydaşların birbirinden kopuk
olduğu projelerin başarı şansının
daha düşük olduğuna karşılık proje
tümüyle bir sürekli iletişim
platformuna da dönüşmemelidir. Bu
nedenle;
• İletişimin azı kadar, fazlası da
verimi düşürür,
• Verimli toplantı yönetimi ile ilgili
kuralların unutulmaması gerekir.
KAYNAKÇA;
•
PROJE YÖNETİMİ GENEL BİLGİLENDİRME Semineri-İpek KOSTAK İLERİAK Çevre Mühendisi Yönetim Danışmanı
• 2.Proje ve Yapım Yönetimi Kongresi 2012 İzmir
• Türesoy, M., 1989. Yapı Üretiminde Süre Tahmini ve Yapım Süresini Etkileyen
Faktörler, Yüksek Lisans Tezi, İ.T.Ü. Fen Bilimleri Enstitüsü, İstanbul.
• Can Atuf Kansu-Proje Yönetimi
• 4.Newton,Richard,1964,Çeviren:İlker Gülfidan, Adım Adım Proje Yönetimi, Optimist
Yayın
• seminer.metu.edu.tr/notlar/908/proje_100119.pdf
• Proje-yönetimi-nedir.metaarama.com• www.alginerozan.com/2008/06/20/proje-iletişim-yönetimi
• www.projeyönetimi.com/tiasp?eid=62&C7oklu%20projelerin%20Y%F6
Download

Iletisim Yonetimi