BAŞVURU KABUL VE SÖZLEŞME
PROSEDÜRÜ
1.AMAÇ VE KAPSAM
Bu prosedürün amacı; müşteriden belgelendirme başvurularının alınması, değerlendirilmesi, takip
edilmesi, sözleşme yapılması için uygulanacak yöntemleri ve sorumlulukları belirler.
2.TANIMLAR
3.İLGİLİ DOKÜMANLAR
ISO/EN 17021
FM.52 Teklif Takip Listesi
FM.75 Belgelendirme Başvuru Formu
FM.75 Ek 1 Belgelendirme Başvuru Formu Eki
FM.76 Başvuru Gözden geçirme formu
FM.77 Belgelendirme Fiyat Teklifi/Sözleşmesi
FM.78 Genel Şartlar Metni
FM.79 Sözleşme Sonrası Gönderilmesi Gereken Evraklar
TL.19 Fiyatlandırma Talimatı
TL.20 Denetim Sürelerinin Belirlenmesi Talimatı
TL.21 Çok Şubeli Kuruluşların Belgelendirilmesi Talimatı
PR.10 Belgelendirme Prosedürü
4.PROSEDÜR
4.1. Planlama Sorumlusu IS0 9001 Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili başvuruları “FM.75 Belgelendirme
Başvuru Formu” ile ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi ve ISO 22000 Gıda Güvenliği Yönetim
Sistemi ile ilgili başvuruları da “FM.75” formuna bağlı olarak “FM.75 Ek 1 Belgelendirme Başvuru
Formu Eki”doldurulmuş olarak
veya telefon, faks, e-mail veya A1 Belgelendirme web sitesi
üzerinden alır. Tüm başvurular Planlama Sorumlusu’nda toplanır.
4.2. Beklenilen, Başvuru formunun müşteri tarafından doldurulmasıdır. Bu durumumun dışında
olanlar için Planlama Sorumlusu tarafından oluşturulur. Sistem Belgelendirme Müdürü ilgili formu
dikkate alarak başvurunun kapsamının A1 Belgelendirme’ye uygunluğunu, “FM.76 Başvuru Gözden
geçirme formu” ile kontrol eder.
Adı Soyadı
Hazırlayan
Onay
Turgay Bulamur
Erdem Işıklar
İmza
Doküman No
PR.08
Yayın Tarihi
01.07.2013
Revizyon Tarihi
10.09.2013
Revizyon No
01
Sayfa
1/5
BAŞVURU KABUL VE SÖZLEŞME
PROSEDÜRÜ
4.3. Eğer başvuru herhangi bir sebep ile red edilir ise Planlama Sorumlusu tarafından müşteriye
durum fax veya e-mail ile yazılı olarak bildirilir.
4.4. Başvuru, belgelendirme kapsamına uygun ise Planlama Sorumlusu, Sistem Belgelendirme
Müdürü ile çalışma yaparak “FM.77 Belgelendirme Fiyat Teklifi/Sözleşmesi”ni,
Fiyatlandırma Talimatı”,
“TL.19
“TL.20 Denetim Sürelerinin Belirlenmesi Talimatı” ve “TL.21 Çok
Şubeli Kuruluşların Belgelendirilmesi Talimatı” na göre hazırlar.
4.5. “FM.77 Belgelendirme Teklifi/Sözleşmesi”nin ayrılmaz bir parçası olan “FM.78 Genel Şartlar
Metni” www.a1cert.com adresinde kamuya duyurulmuştur.Sözleşmenin karşılıklı olarak imzalanması
ile birlikte Genel Şartlar Metni de devreye girer.
4.6 Belgelendirme Fiyat Teklifi/Sözleşmesi Planlama Sorumlusu tarafından fax veya e-mail yoluyla
müşteriye gönderilir. Müşteri anlaşmanın kabul edilmesi durumunda, müşteriden, iki kopya İmzalı
Sözleşme ile birlikte aşağıdaki belgeler istenir. İstenilen Belgeler Listesi’ne
www.a1cert.com
adresinden ulaşılabildiği gibi “FM.79 Sözleşme Sonrası Gönderilmesi Gereken Evraklar”
Talep edilmesi durumunda fax veya e-mail yoluyla müşteriye gönderilir.
 Vergi Levhası
 Ticaret Sicil Gazetesi fotokopisi
 Güncel SSK bordrosu
 Oda Faaliyet Belgesi
 Sözleşmeyi imzalayan yetkili imza sirküleri
 Firmanın el kitabı ve prosedürleri. (Elektronik ortamda dokümantasyonu olan ve denetim öncesi
tedarik edilemeyen firmaların risk grubuna bakılmaksızın Aşama 1 denetimi planlanır ve yerinde
dokuman incelemesi gerçekleştirilir)
 Sektöre özgü kanuni mevzuat şartlarının yerine getirildiğini gösteren evrakların(Belge, izin,
ruhsat vs.)
4.7 Birden çok şubede faaliyet gösteren firmaların teklif ve sözleşmesinde, sertifikada ve
belgelendirme kapsamında yer alacak tüm şubelerin adı ve adresleri yer alır.
4.8 Yönetim Sistemi ile ilgili teklif sürecinin tamamlanmasından sonra müşterinin teklifi kabul etmesi
ile birlikte teklif, sözleşme niteliği kazanır. Planlama Sorumlusu Müşteriye dosya numarası vererek
“FM.52 Teklif Takip Listesi” den takip eder.
Adı Soyadı
Hazırlayan
Onay
Turgay Bulamur
Erdem Işıklar
İmza
Doküman No
PR.08
Yayın Tarihi
01.07.2013
Revizyon Tarihi
10.09.2013
Revizyon No
01
Sayfa
2/5
BAŞVURU KABUL VE SÖZLEŞME
PROSEDÜRÜ
Teklif ve/veya Dosya numarası aşağıda gösterildiği gibi verilir.
Sıra no-T-A-0001
Sıra no Listede takip edilen sıranın numarası
T- (sadece teklif aşamasında yer alır. Sözleşmeyi müteakip kaldırılır)
A- (A Aşağıda verildiği gibi yönetim sisteminin cinsidir )
K
Kalite Yönetim Sistemi - ISO 9001
C
Çevre Yönetim Sistemi –ISO 14001
G
Gıda Yönetim Sistemi -ISO 22000
İşçi Sağlığı Ve Güvenliği Yön. Sis. –ISO
18001
Entegre Denetimler için örnekler
H
KC
Kalite + Çevre
KG
Kalite + Gıda
KGC Kalite + Gıda + Çevre
Tüm yönetim sistemlerinde 0001 den başlayan ve kendi içinde artan sıra ile devam eden bir
numaralama kullanılır)
Örnek:
1-T-K-0001 Kalite Yönetim Sisteminin 1.sırasında 1. Teklif
2-T-KC-0001 Kalite+Çevre Entegre Yönetim Sistemi 1.sırasında 2. Teklif gibi.
Teklif aşaması Tamamlandıktan sonra kullanılacak kod aşağıdaki gibi olacaktır.
1-K-0001 Kalite Yönetim Sisteminin 1.sırasında 1 nolu dosya
2-KC-0001 Kalite+Çevre Entegre Yönetim Sisteminin 1.sırasında 2. dosya
4.9 A1 Belgelendirme tarafından müşterinin imzalı Belgelendirme Teklifi imzalanarak bir kopyası
kendinde kalmak üzere diğer kopyayı müşteriye gönderir.
4.10 Planlama Sorumlusu dokümanların tamamlanması ile birlikte müşteri dosyasını oluşturarak
“PR.10 Belgelendirme Prosedürü” ne uygun olarak çalışmaları başlatır.
5.SORUMLULUK
Bu prosedürün Uygulanmasından Sistem Belgelendirme Müdürü ve Planlama Sorumlusu
Sorumludur.
Adı Soyadı
Hazırlayan
Onay
Turgay Bulamur
Erdem Işıklar
İmza
Doküman No
PR.08
Yayın Tarihi
01.07.2013
Revizyon Tarihi
10.09.2013
Revizyon No
01
Sayfa
3/5
Adı Soyadı
Doküman No
PR.08
Yayın Tarihi
01.07.2013
PLANLAMA
SORUMLUSU
SİSTEM
BELGELENDİRME
MÜDÜRÜ
A1
BELGELENDİRME
MÜŞTERİ
A
1.AŞAMA
MASADA
MI?
H
E
TEKLİF/SÖZLEŞME
İNCELEME
ONAYLI SÖZLEŞME /
MUAYENE KARARI
FM.77, FM.52
TEKLİF/SÖZLEŞME
HAZIRLAMA
GÖNDERME
H
E
SİSTEM BELGELENDİRME BAŞVURU SÜRECİ
H
EKSİK
BELGELER İN
İSTENMESİ
İSTENİLEN
BELGELER İN
GÖNDERİLMESİ
BAŞVURU KABUL VE SÖZLEŞME
PROSEDÜRÜ
6.SİSTEM BELGELENDİRME BAŞVURU SÜRECİ
E
Hazırlayan
Onay
Turgay Bulamur
Erdem Işıklar
İmza
Revizyon Tarihi
10.09.2013
Revizyon No
01
Sayfa
4/5
Adı Soyadı
Doküman No
PR.08
Yayın Tarihi
01.07.2013
Revizyon Tarihi
10.09.2013
SİSTEM
BELGELENDİRME
TALEBİ
SİSTEM
BELGELENDİRME
TALEBİ
SİSTEM
BELGELENDİRME
TALEBİ
A1
BELGELENDİRME
SİSTEM
BELGELENDİRME
MÜDÜRÜ
PLANLAMA
SORUMLUSU
FM.76
SİSTEM
BELGELENDİRME
TALEBİ
MÜŞTERİ
H
E
BAŞVURU
GÖZDEN
GEÇİRME
SİSTEM BELGELENDİRME BAŞVURU SÜRECİ
RİSK
DEGERLENDİRME
A
BAŞVURU KABUL VE SÖZLEŞME
PROSEDÜRÜ
Hazırlayan
Onay
Turgay Bulamur
Erdem Işıklar
İmza
Revizyon No
01
Sayfa
5/5
Download

BAŞVURU KABUL VE SÖZLEŞME PROSEDÜRÜ