T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MEVZUATLAR
Kanun - Yönetmelik -Usul Esas Adı
YÜKSEKÖĞRETİM KANUNU
YÜKSEKÖĞRETİM PERSONEL KANUNU
DEVLET MEMURLARI KANUNU.
SOSYAL SİGORTALAR VE GENEL SAĞLIK SİGORTASI KANUNU
TÜRKİYE CUMHURİYETİ EMEKLİ SANDIĞI KANUNU
HARCIRAH KANUNU
KAMU MALİ YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU
KAMU İHALE KANUNU
GELİR VERGİSİ KANUNU (GVK)
ÜNİVERSİTELERDE AKADEMİK TEŞKİLÂT YÖNETMELİĞİ
MERKEZÎ YÖNETİM HARCAMA BELGELERİ YÖNETMELİĞİ
YURTİÇİNDE VE DIŞINDA GÖREVLENDİRMELERDE UYULACAK ESASLARA İLİŞKİN YÖNETMELİK
Yan Ödeme Kararnamesi
Bütçe Hazırlama Rehberi
DEVLET MEMURLARINA ÖDENECEK ZAM VE TAZMİNATLARA İLİŞKİN KARAR
ÖN ÖDEME USUL VE ESASLARI HAKKINDA GENEL TEBLİĞ
Yabanci Uyruklu Ögretim Elemani Calistirilmasi Esaslari
DERS YÜKÜ TESPİTİ VE EK DERS ÜCRETİ ÖDEMELERİNDE UYULACAK ESASLAR
No
2547 sayılı Kanun
2914 sayılı Kanun
657 sayılı Kanun
5510 sayılı Kanun
5434 sayılı Kanun
6245 sayılı Kanun
5018 sayılı Kanun
4734 Sayılı Kanun
193 sayılı Kanun
Yönetmelik
Yönetmelik
Yönetmelik
T.C.
HİTİT ÜNİVERSİTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
MAAŞ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan Kaynakları
İş Akış Süreci
İlgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem v.b. terfi değişiklikleri,
yabancı dil puanı, aile yardımı için eşin çalışıp çalışmadığı, çocuk yardımı
için yaş bilgileri v.b değişiklikler KBS ekranından güncellenir. Nakil giden
veya ücretsiz izne ayrılanların da say2000i sisteminden çıkışı yapılarak
güncelleme işlemi tamamlanır. Kesintiler (icra, sendika, emekli borçlanması,
eczane, kira, kefalet, zam ve tazminat ödemelerinde 657 sayılı Kanunun
152.maddesine göre 7 günü aşan hastalık izin süreleri v.b) girilerek
hesaplama işlemi gerçekleştirilir.
Say2000i sisteminden maaş hesaplaması
yapılır.
KBS programından bordro dökümü alınır.
KBS'den alınan bordro ve diğer maaş evrakları
birbirine uygun mu ?
H
E
Say-200 sistemi üzerinden ödeme emri kesilip,
gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine onay
için imzaya gönderilir
Tahakkuk Personeli
H
Gerçekleştirme
görevlisi ve harcama
yetkilisi tarafından
onaylandı mı?
E
Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanır, ekleri ile birlikte
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir
Anlaşmalı bankaya mail gönderilerek
tutarların hesaplara aktarılması
sağlanır.
Evrakların birer sureti de
standart dosya düzenine
göre dosyalanır
Görev Yetki ve Sorumluluklar
Ödeme emri belgesini ve eklerini düzenlemek,
imzaya sunmak.
Tahakkuk teslim tutanağını hazırlamaki Strateji
Geliştirme Daire Başkanlığına göndermek.
Tüm evrakları standart dosya düzenine göre
dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
KISITLI MAAŞ
İnsan Kaynakları
İş Akış Süreci
Görev Yetki ve Sorumluluklar
Açıktan atama, ücretiz izin dönüşü, askerlik
dönüşü ay başına denk gelmeyen durumlarda işe
başlandığı tarihten itibaren yapılır
İşe başlama tarihinden sonra 15 gün içerisinde SGK
sistemi üzerinden "İşe Giriş Bildirgesi hazırlanıp,
İşyeri Tescil" işlemi yapılır
Personel Daire Başkanlığınca hazırlanan maaş için
gerekli belgeler (atama onayı, işe başlama yazısı vb.)
temin edilir.
İşe başlama tarihine göre kısıtlı maaş bordrosu ve
banka listesi hazırlanır
Say-2000-İ sistemi üzerinden veya manuel
oluşturulan bordro ile HYS üzerinden ödeme emri
kesilip, gerçekleştirme görevlisi ve harcama
yetkilisine onay için imzaya gönderilir
Tahakkuk Personeli
H
Personelin işe giriş belgesini hazırlamak, iş yeri
tescil işlemini yapmak.
Kısıtlı maaş için gerekli belgeleri temin etmek.
Kısıtlı maaş bordrosunu ve banka listesini
hazırlamak.
Ödeme emri belgesini ve eklerini düzenlemek,
imzaya sunmak.
Gerçekleştirme
görevlisi ve harcama
yetkilisi tarafından
onaylandı mı?
E
Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanır, ekleri ile birlikte
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir
Evrakların birer sureti de
standart dosya düzenine
göre dosyalanır
Tahakkuk teslim tutanağını hazırlamaki Strateji
Geliştirme Daire Başkanlığına göndermek.
Tüm evrakları standart dosya düzenine göre
dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
DOĞUM YARDIMI İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
İlgili Personel
Doğum yardımı alacak personel
dilekçe ile başvuruda bulunur
Aile durum beyannamesi ve asgari
geçim indirimi beyannamesi
doldurtulur. Takip eden ay
başından itibaren maaş yansıtılır
Çeşitli ödemeler bordorosundan
doğum yardımı bordrosu
hazırlanır
HYS sistemi üzerinden ödeme emri
kesilerek gerçekleştirme görevlisi
harcama yetkilisine onay için imzaya
sunulur
Tahakkuk
Personeli
H
Görev Yetki ve Sorumluluklar
Dilekçe ile başvurmak.
Doğum yardımı için başvuruda bulunmak Aile
durum belgesi, asgari geçim beyannamesi ve
tedavi yardım beyannamesini doldurmak.
Doğum yardım bordrosunu düzenlemek.
Ödeme emri belgesini hazırlamak ve imzaya
sunmak.
Gerçekleştirme
görevlisi ve
harcama yetkilisi
tarafından
onaylandı mı?
E
Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanır,
ödeme emri ve ekleri ile birlikte Strateji
Geliştirme Daire Başkanlığına
gönderilir
Evrakların bir sureti de standart
dosya düzenine göre dosyalanır
Tahakkuk teslim tutanağı hazırlayarak, ekleri
ile birlikte Strateji Geliştirme Daire
Başkanlığına göndermek.
Tüm evrakları standart dosya düzenine göre
dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
ÖLÜM YARDIMI İŞ AKIŞI
İnsan Kaynakları
İş Akış Süreci
İlgili Personel
Ölüm yardımı alacak personel veya yakını dilekçe ile
başvuruda bulunur
Vefat eden personel ise takip eden ay başı maaş
bordrosundan maaşı çıkartılır. Bakmakla yükümlü olduğu eş
veya çocuk ise takip eden ay başından itibaren ödeneği
maaşından çıkartılır
Çeşitli ödemeler bordorosundan ölüm
yardımı bordrosu hazırlanır
HYS sistemi üzerinden ödeme emri
kesilerek gerçekleştirme görevlisi ve
harcama yetkilisine imzaya sunulur
Tahakkuk Personeli
H
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Dilekçe ile başvurmak.
Vefat eden personeli maaş
bordrosundan düşmek, eş veya
cocuk ise yardım ödeneğini iptal
etmek.
Ölüm yardımı bordrosunu
hazırlamak.
Ödeme emri belgesini düzenlemek
ve imzaya sunmak.
Gerçekleştirme
görevlisi ve harcama
yetkilisi tarafından
onaylandı mı?
E
Ödeme emri belgesi, tahakkuk teslim
tutanağı ekleri ile birlikte SGDB' na
gönderilir
Tahakkuk teslim tutanağı ve
eklerini SGDB' na göndermek.
Evrakların bir sureti de standart dosya
düzenine göre dosyalanır
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
EK DERS ÜCRETİ İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Akademik takvime uygun olarak dönem başında, Bölüm
Başkanlıkları tarafından verilecek dersler ve bu dersleri
verecek öğretim elemanları belirlenir.
Belirlenen dersi verecek öğretim elemanı birimde yoksa 2547 sayılı Kanunun ilgili
maddeleri uyarınca diğer birimlerden görevlendirme istenir. Diğer birimler tarafından
uygun görülen görevlendirmeler, öğretim elemanının kendi biriminde verdiği dersler ve
varsa başka birimlerde verdiği dersler detaylı olarak listelenir ve ilgili birime gönderilir.
Ders yükü dağılımı harcama birimi Yönetim Kurulunda görüşülüp karara
bağlanır.
İlgili aya ait fiilen yapılan derslerden zorunlu ders yükü düşülüp geriye kalan
ders yüklerinden ekders ücret çizelgesi (MYHBY-Örnek 15/A) hazırlanır.
Hazırlanan çizelge YÖK tarafından belirlenen Ders Yükü Tespitinde Uyulacak
Esaslara ve diğer ilgili mevzuata uygunluğu yönünden kontrol edilir. Bu
çizelgeye göre çeşitli ödemeler bordrosu (MYHBY-Örnek 13) ve banka listesi
düzenlenir.
Ders verecek öğretim
elemanlarının belirlenmesi.
Ders verecek öğretim elemanının
görev yaptığı birim ile yazışma
yapmak.
Yönetim Kurulu Kararı almak.
Ekders ücret çizelgesi hazırlamak.
Gerekli kontrolleri yaptıktan sonra
bordo yapıp banka listesi
düzenlemek.
Mali İşler
KBS sistemi üzerinden ek ders puantajlar
hazırlanıp HYS sistemi üzerinden ödeme
emri kesilir.
Basımı yapılan
bordrolar
doğru mu?
Ödeme emri belgelerini kesmek ve
imzaya sunmak.
H
E
H
Gerçekleştirme
görevlisi ve
harcama yetkilisi
tarafından
onaylandı mı?
E
Ekleri ile birlikte tahakkuk teslim tutanağı
hazırlanarak SGDB' na gönderilir.
Anlaşmalı bankaya mail
gönderilerek tutarların
hesaplara aktarılması sağlanır.
Evrakların bir sureti de standart
dosya düzenine göre dosyalanır
Tahakkuk teslim tutanağı
hazırlamak, ödeme emri belgesi ve
ekleri ile birlikte SGDB' na
göndermek.
Ekders ücretlerini hesaplara
aktarmak.
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
SINAV ÜCRETİ İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Yarıyıl sonunda yapılan sınavlar için öğretim
elemanlarından, sınava giren öğrenci sayıları istenip
"sınav ücret beyannamesi" hazırlanır.
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Öğrenci sayılarını tespit ederek
sınav ücret beyannamelerini
hazırlamak.
Beyannameler sınav programı, raporlu, görevli, izinli
yazısı kontrol edilerek sınav ücreti puantaj giriş çizelgesi
hazırlanır
Sınav beyannamelerini, personel
rapor, izin, görev durumunu
kontrol etmek.
Hazırlanan puantaj KBS sistemine girilerek bordro sınav
ücret bordrosu oluştururlur.
Sınav ücret bordrosunu hazırlamak.
H
Basımı yapılan
bordrolar doğru
mu?
E
HYS sistemi üzerinden ödeme emri kesilir
harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisine
onay için imzaya sunulur
Tahakkuk
Personeli
H
Ödeme emri belgelerini kesmek ve
imzaya sunmak.
Gerçekleştirme
görevlisi ve harcama
yetkilisi tarafından
onaylandı mı?
E
Ekleri ile birlikte tahakkuk teslim tutanağı
hazırlanarak SGDB' na gönderilir.
Anlaşmalı bankaya mail
gönderilerek tutarların
hesaplara aktarılması sağlanır.
Evrakların bir sureti de standart
dosya düzenine göre dosyalanır
Ödeme evraklarını SGDB' na
göndermek.
Ücretleri hesaplara aktarmak.
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
SÜREKLİ GÖREV YOLLUĞU İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Gelen Personel
Emekli Personel
Atama onayı, işe başlama yazısı,
naklen gelmiş ise maaş nakil
ilmuhabiri, aile durum
beyannamesi ile birlikte
hazırlanan yolluk bildirimi ilgili
personele imzalattırılır.
Emeklilik belgesi ve kadro boşaltma
onayı kontrol edilir.
HYS sistemi üzerinden ödeme
emri kesilerek yolluk bildirimi
ile birlikte onay için imzaya
sunulur
Görev yolluğu için başvuruda
bulunmak ve yolluk bildirimi
hazırlamak.
Ödeme emri belgesi hazırlamak,
imzaya sunmak.
Tahakkuk
Personeli
H
Gerçekleştirme
görevlisi ve
harcama yetkilisi
tarafından
onaylandı mı?
E
Ekleri ile birlikte tahakkuk teslim
tutanağı hazırlanarak Strateji
Geliştirme Daire Başkanlığına
gönderilir
Evrakların bir sureti de standart
dosya düzenine göre dosyalanır
Tahakkuk teslim tutanağı
hazırlamak, ekleri ile birlikte SGDB'
na göndermek.
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU (YURT İÇİ) İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Görev yolluğu için başvuruda
bulunmak ve yolluk bildirimi
hazırlamak.
Geçici Görev Yolluk Bildirimi hazırlamak
ve ilgili personele imzalatmak.
Geçici Görev Yolluk Bildirimi ve ekli
harcama belgeleri yürürlükteki
mevzuata göre kontrol edilir.
Yolluk bildirimini kontrol etmek.
H
Geçici Görev Yolluk
Bildirimi ve ekli harcama
belgeleri mevzuata
uygun mu?
E
HYS sistemi üzerinden ödeme emri
kesilerek yolluk bildirimi ile birlikte
gerçekleştirme görevlisi ve harcama
yetkilisine onay için imzaya sunulur.
Ödeme emri belgesini hazırlamak,
imzaya sunmak.
Tahakkuk
Personeli
H
Gerçekleştirme
görevlisi ve harcama
yetkilisi tarafından
onaylandı mı?
E
Ekleri ile birlikte tahakkuk teslim
tutanağı hazırlanarak Strateji
Geliştirme Daire Başkanlığına
gönderilir
Evrakların bir sureti de standart
dosya düzenine göre dosyalanır
Tahakkuk teslim tutanağı
hazırlamak, ekleri ile birlikte
ödeme emri belgesini SGDB' na
göndermek.
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU (YURT DIŞI) İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Görev yolluğu için başvuruda
bulunmak ve yolluk bildirimi
hazırlamak.
Geçici
GörevYolluk
Yolluk
Bildirimihazırlamak
hazırlamak
Geçici Görev
Bildirimini
ve
ilgili personele
ve ilgili
personeleimzalatmak.
imzalatmak.
Geçici
Görev
Yolluk
Bildirimi
ekli
Geçici
Görev
Yolluk
Bildirimi
ve ekli ve
harcama
belgeleri
yürürlükteki
mevzuata
göre kontrol
harcama
belgeleri
yürürlükteki
edilir.
mevzuata göre
kontrol edilir.
Yolluk bildirimini kontrol etmek.
H
Geçici Görev Yolluk
Bildirimi ve ekli harcama
belgeleri mevzuata
uygun mu?
E
HYS
HYS
sistemi
sistemi
üzerinden
üzerinden
ödeme
ödeme
emri kesilerek
emri
yolluk
kesilerek
bildirimi
yolluk
ile birlikte
bildirimi
gerçekleştirme
ile birlikte
gerçekleştirme
görevlisi ve harcama
görevlisi
yetkilisine
ve harcama
onay için
yetkilisine onay
imzaya
için
sunulur.
imzaya sunulur.
Ödeme emri belgesini hazırlamak,
imzaya sunmak.
Tahakkuk
Personeli
H
Gerçekleştirme
Gerçekleştirme
görevlisi
görevlisi
ve harcama
ve harcama
yetkilisi
yetkilisi
tarafından
tarafından
onaylandı
onaylandı
mı? mı?
E
Ekleri
birlikte
tahakkuk
teslim
Ekleri
ile ile
birlikte
tahakkuk
teslim
tutanağı
tutanağı
hazırlanarak
Strateji
hazırlanarak
Strateji
Geliştirme
Daire
Geliştirme
Daire
Başkanlığına
Başkanlığına
gönderilir
gönderilir
Evrakların
sureti
de standart
Evrakların
birbir
sureti
de standart
dosya
göre
dosyalanır
dosyadüzenine
düzenine
göre
dosyalanır
Tahakkuk teslim tutanağı
hazırlamak, ekleri ile birlikte
ödeme emri belgesini SGDB' na
göndermek.
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
EMEKLİLİK İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Emekli olacak personelin dilekçesi ve ayrılış onayı
geldikten sonra ayrılış tarihini takip eden ay başından
itibaren maaş bordrosundan çıkartılır
Emeklilik dilekçesi, emekli onayı, ayrılış yazısı
tamamlandığında yolluk bildirimi hazırlanır.
HYS sistemi üzerinden ödeme emri belgesi kesilerek
yolluk bildirimi ile birlikte imzaya sunulur.
Tahakkuk
Personeli
H
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Emekli olacak personelin ilgili
belgelerini düzenlemek, takip eden
aybaşı itibariyle maaş
bordrosundan çıkarmak.
Yolluk bildirimi hazırlamak.
Ödeme emri kesilerek imzaya
sunmak.
Gerçekleştirme
görevlisi ve harcama
yetkilisi tarafından
onaylandı mı?
E
Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak ödeme emri
belgesi ve ekleri ile birlikte SGDB' na gönderilir.
SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili yapılır.
Evrakların bir sureti de standart
dosya düzenine göre dosyalanır
Tahakkuk teslim tutanağı
hazırlayarak, ödeme emri belgesi
ve eklerini SGDB' na göndermek.
İşten ayrılış tescilini yapmak.
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
NAKLEN GİDEN İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Kurumdan ayrılacak olan personelin, personel işleri
biriminden ayrılış yazısı geldikten sonra maaş nakil
ilmuhaberi hazırlanarak imzaya sunulur
H
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Maaş nakil ilmuhaberini
hazırlayarak imzaya sunmak.
Paraf ve imzaları
tamam mı?
E
Paraf ve imzaların tam olup
olmadığını kontrol etmek.
İmzaları tamamlattırılan maaş nakil ilmuhaberi zimmet
ile ilgiliye teslim edilir.
Maaş nakil ilmuhaberini zimmet
karşılığı ilgiliye teslim etmek.
Tahakkuk
Personeli
Takip eden ay başı itibariyle maaş bordorosundan
çıkartılır.
Takip eden aybaşından itibaren
maaş bordrolarını çıkarmak.
SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili yapılır.
SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili
yapmak.
Evrakların bir sureti de standart
dosya düzenine göre dosyalanır
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
NAKLEN GELEN İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Rektörlük Makamı tarafından ataması yapılan personelin kurumdan
getirdiği maaş nakil ilmuhaberi ile birlikte işe başlama yazısı geldikten
sonra aile durum beyannamesi ve asgari geçim beyannamesi kişiye
doldurtulur, kurum ile anlaşmalı bankaya hesap açtırılarak İBAN
numarası istenir
SGK sistemi üzerinden işe giriş bildirgesi tekrar tescil işlemi
gerçekleştirilip bir sureti Personel Daire Başkanlığına gönderilir
Göreve başlama
maaş bordrosu
basılmasından
sonramı yapıldı?
E
Tahakkuk
Personeli
Gerçekleştirme
görevlisi ve harcama
yetkilisi tarafından
onaylandı mı?
Say-2000-İ sistemine bilgi
girşleri yapılır.
E
Elde yapılan maaş bordrosundaki
emekli kesenekleride dahil
edilerek sistem üzerinden aylık
prim bildirgesi onaylanır
H
SGK sistemi üzerinden tekrar tescil
işlemi yapmak.
H
Manuel maaş bordrosu
hazırlanıp HYS sistemi üzerinden
ödemeleri kesilerek
gerçekleştirme görevlisi ve
harcama yetkilisinin onayı için
imzaya sunulur
H
Naklen gelen personelin atama
onayı, maaş nakil ilmuhaberi,
göreve başlama yazısı temin etmek,
aile durum beyannamesi
doldurtmak, asgari geçim indirim
beyannamesi doldurmak, bankaya
hesap acmasını sağlamak.
Maaş bordrosunu hazırlamak ve
imzaya sunmak, yeni maaş
bilgilerine göre personel bilgi
formunu hazırlamak, Personel
Daire Başkanlığına göndermek.
Tahakkuk teslim tutanağı
hazırlanarak ödeme emri ve
ekleri Strateji Geliştirme Daire
Başkanlığına gönderilir.
Tahakkuk teslim tutanağı
hazırlayarak, ödeme emri belgesi
ekleri ile birlikte SGDB' na
göndermek.
SGK sistemi üzerinden emekli
kesenekleri süresi içerisinde
gönderimesi sağlanır.
Emekli keseneklerini süresi
içerisinde göndermek, aylık prim
bildirgelerini onaylamak.
SGK sistemi üzerinden
emekli kesenekleri
gönderildi mi?
E
Sistem üzerinden aylık ek bildirge girişi yapılır ve rakamlar Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığının emekli kesenek toplam rakamlarıyla karşılaştırılır
H
Sistemle Strateji Geliştirme Daire
Başkanlığı emekli kesenek
rakamları tutuyor mu?
Rakamlar tekrar kontrol edilir
Evrakların bir sureti de standart dosya
düzenine göre dosyalanır
Sistem üzerinden aylık ek bildirge
girişini yapmak, kesenek
toplamlarını SGDB ile
karşılaştırmak.
Kesenkelerin tutup tutmadığını
kontrol etmek.
E
Sistemden onaylanarak aylık ek prim
bildirgesi alınır ve bir sureti Strateji
Geliştirme Daire Başkanlığına
gönderilir
Tutmayan kesenek toplamlarını
kontrol ederek düzeltmek,
sistemden onaylayarak aylık ek
prim bildirgesi almak ve SGDB'na
göndermek.
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
AÇIKTAN ATAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Rektörlük Makamı tarafından ataması yapılan personelin atama onayı ve işe
başlama yazısı geldikten sonra aile durum beyannamesi, asgari geçim indirimi
beyannamesi doldurtularak kurum ile anlaşmalı bankaya hesap açtırılır İBAN
numarası istenilir
SGK sistemi üzerinden işe giriş bildirgesi hazırlanarak "İşe Giriş Tescil" işlemi yapılır
Atama onayı, işe başlama yazısı ile
birlikte aile durum beyannamasi
doldurtulur, banka hesabı
açtırılması sağlanır.
İşe giriş bildirgesi hazırlamak.
İşe başlama ay
başındamı yapıldı?
H
İşe başlama ay başında yapıldı ise
maaş bordrolorının basılmasından
sonra işe başlandığından
manuel maaş yapılır
Maaş bordroları basımı
gerçekleşmiş ise maaşını elde
yapmak.
E
Tahakkuk
Personeli
H
İşe başlama maaş
bordrosu
basılmasından öncemi
yapıldı?
İşe başladığı tarih ile içinde bulunduğu
ayın 14' ü arasındaki günler için kısıtlı
maaş ve takip eden ayın 15'i ile diğer
ayın 14'ü arasındaki günler içinde tam
maaş yapılır.
E
Takip eden ay maaşı için personel bilgi
formu hazırlanarak Bilgi İşlem Daire
Başkanlığına gönderilir, maaş yapılması
sağlanır.Ayrıca işe başladığı tarih ile
içinde bulunduğu ayın 14' ü arasındaki
günler içinde kısıtlı maaş yapılır.
Evrakların bir sureti de standart dosya
düzenine göre dosyalanır
Personel bilgi formu hazırlamak, işe
başlama tarihine göre maaşının
yapılmasını sağlamak.
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
İSTİFA, ASKERLİK, ÜCRETSİZ İZİN İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
İstifa, askerlik ve ücretsiz izin durumlarında personel işleri
biriminden gelen ayrılış yazısı ile birlikte peşin alınan maaş için
borçlandırma belgesi hazırlanır
Borçlandırma belgesi gerçekleştirme görevlisi ve harcama
yetkilisine onay için imzaya sunulur
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Borçlandırma belgelerini
hazırlamak.
Hazırlanan borçlandırma belgesini
imzaya sunmak.
Gerçekleştirme görevlisi
ve harcama yetkilisi
tarafından onaylandı mı?
Tahakkuk
Personeli
H
Zimmet defterine işlenerek Strateji Geliştrime Daire
Başkanlığına gönderilir. Takip eden ay başından itibaren
maaş bordrosundan çıkartılır
E
Zimmetleyerek SGDB' na
göndermek, takip eden aybaşı
itibariyle maaş bordrosundan
çıkartmak.
SGK sistemi üzerinden ayrılış tescil işlemi gerçekleştirilir,.
SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili
yapmak.
Evrakların bir sureti de standart dosya
düzenine göre dosyalanır
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
DOĞRUDAN TEMİN İŞ AKIŞ SÜRECİ
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Birimlerden teknik şartnameleri ile
birlikte gelen satınalma talepleri
toplanarak sınıflandırılır.
Birimlerden satınalma taleplerini
almak ve sınıflandırmak, teknik
şartnameleri kontrol etmek.
H
İstekler uygun mu?
ödenek yeterli mi?
İlgili birime iade edilir.
E
Genel bütçe ve proje dayanıklı
taşınır alımları için Rektörlük
Makamına talepte bulunmak.
Alınacak malzeme
dayanıklı taşınır
mı?
Satınalma onayını hazırlayarak
imzaya sunmak.
Onay belgesi düzenlenerek
Harcama Yetkilisine imzaya
sunulur.
Satınalma
Birimi
Personeli
H
Malzeme alımı
iptal edilir.
Satınalma onayı harcama yetkilisi
tarafından onaylanmamışsa alımı
iptal etmek ve ilgili birime
bildirmek.
Onay belgesi
imzalandı mı?
E
Teklif mektıplarını hazırlamak, ilgili
firmalara göndermek, alınan
teklifleri değerlendirmek, piyasa
araştırma tutanağı düzenlemek.
Konu ile ilgili firmalar belirlenerek
teknik şartname ile birlikte teklif
mektubu gönderilir.
B
H
E
Teklif mektupları
süresi içinde teslim
alındı mı?
Süresi içinde verilmeyen
teklif mektupları
değerlendirilmeye
alınmaz.
Gelen teklifler idari ve teknik
açıdan değerlendirilirek piyasa
araştırma tutanağı düzenlenir.
İlgili firma ile
sözleşme
yapılacak mı?
H
E
Firma ile sözleşme
yapılarak
malzemenin temini
sağlanır.
İlgili firmaya sipariş
mektubu gönderilir.
H
Sipariş iptal edilir.
Taşınır Kayıt
Kontrol
Personeli
Geçici kabulü yapılan
malzeme ilgili firmaya
iade edilir.
Sipariş
teslim
edildi mi?
E
H
Muayene kabul
komisyonu
kararı olumlu
mu?
Teklif mektuplarını süresi içinde
alınıp alınmadığını takip etmek,
teklifleri değerlendirmek, uygun
olanları belirlemek.
Sipariş mektubunu hazırlamak, ilgili
firma ile sözleşme yapmak,
malzemenin teminini sağlamak.
Muayene kabul komisyonu
tutanağı düzenlemek, taşınır işlem
fişi düzenlemek, kabulü uygun
görünmeyen malzemeyi iade
etmek.
E
Satınalma Birimi
Personeli
Tüm işlermler
sonucu evrakların birer sureti
standart
dosya düzenine göre
dosyalanır.
Ödeme emri belgesi
kesilerek harcama belgeleri
yönetmeliğinde belirtilen belgeler
eklenir ödemesi yapılmak üzere ilgili
birimlere gönderilir.
Ödeme emri belgesini hazırlamak
ve imzaya sunmak, ödenmek üzere
KBS' ye göndermek, tüm evrakların
birer suretini standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
AVANS-KREDİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Mali yıl başında Rektörlük Makamı onayı ile
Harcama Yetkilisi tarafından mutemet
tayin edilir.
Harcama yetkilisi avans mutemedi
yazısını yazmak ve onaya sunmak.
Her yıl merkezi yönetim bütçe kanununda
belirtilen üst sınırlarını aşmamak kaydıyla ivedi
ve zorunlu giderler için avans vermek veya kredi
açmak sureti ile ön ödeme yapılabilir.
Birimlerden gelen talepleri toplayıp
acil ve zorunlu alımları tespit
ederek bütçedeki ödenek
durumunu kontrol etmek.
Birimlerin ihtiyaçlarına ilişkin talepleri alınarak
incelenir ve bütçe kotrolü yapılır.
H
Acil ihtiyaçlar için kullanılmak üzere
avans işlemlerini başlatmak, onayı
hazırlamak ve imzaya sunmak.
Talepler içerisinde acil
ve zorunlu olan var mı?
E
Acil olmayan alımlar
doğrudan temin yolu
ile yapılır.
Satınalma Birimi
Personeli
Evrak dosyasına
kaldırılır.
Birimlerin ve proje yürütücülerini n acil alımları
için çekilecek avans miktarı ile ilgili onay
belgesi hazırlanıp imzaya sunulur.
H
Avans ve kredi
onaylandı mı?
Onaylanmayan avansı dosyasına
kaldırmak.
Harcama belgelerini muhasebe
yetkilisine teslim etmek.
E
Mutemet tarafından avans veya kredi
çekilerek ihtiyacın temini sağlanır.
Avans veya kredi çekmek.
Mutemet ön ödemelerde harcadığı tutara
ilişkin kanıtlayıcı belgeleri avansta 1 ay,
kredide 3 ay içinde (harcamaların bitiminden
itibaren üç gün içerisinde) muhasebe
yetkilisine teslim etmek zorundadır.
Harcamalara ilişkin kanıtlayıcı
belgeleri yasal süresi içerisinde
muhasebe yetkilisine teslim etmek.
Avans ve kredi ile alınan malzemeler taşınır
kayıt kontrol yetkilisi tarafından kayıt altına
alındıktan sonra birime zimmetle teslim edilir
Satın alınan taşınırları teslim alarak
ilgili birimlere zimmetle teslim
etmek.
Muhasebe işlem fişi düzenlenip harcama
belgeleri yönetmeliğinde belirtilen belgeler
eklenerek avansın kapatılması için
muhasebe yetkilisine teslim edilir.
Tüm işlermler sonucu evrakların
birer sureti standart dosya
düzenine göre dosyalanır.
Evrakların birer suretini standart
dosya düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER
BÜTÇE PLAN BİRİMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Maliye Bakanlığı tarafından Haziran ayı içinde ilan
edilen Bütçe Hazırlama Rehberine istinaden Strateji
Geliştirme Daire Başkanlığı'nın talebi üzerine
Fakültemizin bir sonraki yıl için bütçe hazırlıkları
başlatılır.
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Birimlerden gelen bütçe tekliflerini
alarak tasnif etmek
Gelen talepler maliyetlendirmek.
İlk olarak bağlı Bölüm/Birimlerden ihtiyaçlarına ilişkin
gerekçeli talepleri alınır.
Bütçe Plan Birim
Personeli
Gelen talepler önem sırasına göre değerlendirilerek
tahmini maliyetleri tespit edilir.
E-Bütçe sistemi üzerinden, bütçe hazırlama rehberi
doğrultusunda bütçemiz hazırlanarak elektronik
ortamda ve yazılı olarak SGDB.'na gönderilir.
Bütçe teklifine ilişkin belgelerin
birer sureti standart dosya
düzenine göre dosyalanır.
Talepleri bütçe tertiplerine göre
tasnif ederek tablolar oluşturmak
ve Yönetim Kuruluna sunmak.
Yönetim kurulu kararını yazmak ve
Rektörlük Makamına sunmak.
Evrakları standart dosya düzenine
göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ
YATAY GEÇİŞ İLE GELEN ÖĞRENCİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Evrak Kayıt
Personeli
Yatay Geçiş Başvuruları
Yönetmelikte belirtilen süre
içerisinde kabul edilir.
Öğrenci İşleri
Personeli
Başvuru evrakları
tamam mı?
Öğrenci İşleri
Personeli
H
E
Başvurusu kabul
edilmez
Başvurular ilgili komisyon tarafından
incelenerek Yönetim Kuruluna sunulur
Öğrenci İşleri
Personeli
H
Yönetim Kurulu
Kararı olumlu
mu?
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Yatay geçiş başvurusu için gerekli
belgeleri kontrol ederek başvuru
dilekçesini kaydetmek.
Yatay geçiş evraklarını kontrol
etmek.
Evrak eksikliği nedeni ile yatay
geçiş başvurusunun kabul
edilmediğini ilgiliye yazı ile
bildirmek.
Yatay geçiş başvurularını Yönetim
Kuruluna sunmak.
Yönetim Kurulu Kararını adaya
yazılı olarak bildirmek.
E
Öğrenci İşleri
Personeli
Uyum programını Yönetim
Kuruluna sunmak.
Gerekçeli karar ilgiliye
yazı ile bildirilir
Öğrenci İşleri
Personeli
Belirlenen uyum programı öğrenciye
ve ÖİDB'ye yazı ile bildirilir.
Öğrenci İşleri
Personeli
ÖİDP'de öğrencinin kaydı yapılır .
Öğrenci İşleri
Personeli
Öğrencinin daha önce öğrenim gördüğü
Üniversitesinden dosyası istenir
Uyum programını öğrenciye,
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına
yazılı olarak bildirmek.
ÖİDP tarafından ders kaydı
yapmak.
ÖİDP tarafından ders kaydı yapılan
öğrencinin dosyasını önceki
Üniversitesinden yazı ile istemek.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ
DİKEY GEÇİŞ İLE GELEN ÖĞRENCİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Öğrencinin kesin kaydı ÖİDB tarafından yapılır
Önlisansı bitirdiği öğrenim belgeleri ilgili komisyona
bildirilir. İlgili komisyon tarafından intibak programı
çıkarılır.Bu program Yönetim Kuruluna sunulur.
Öğrenci İşleri
Personeli
Yönetim Kurulu Kararı ile intibak kesinleşir.
Öğrenciye bilgi verilir.İntibak sonuçları sisteme girilir.
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Öğrencinin kesin kaydının ÖİDB
tarafından yapılması.
Öğrencinin intibak programını
yazmak ve yönetim kurulunda
görüşmek.
İntibakı kesinleşmek.
Yönetim Kurulu Kararı öğrenciye
ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına
yazı ile bildirmek.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ
KAYIT DONDURMA İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Öğrencinin kayıt dondurma
isteğine ilişkin dilekçesi ekli
mazeretine ilişkin belge ile
birlikte alınır.
Öğrencinin müracaatını kabul
etmek.
Bölüm başkanlığı tarafından
öğrencinin dosyası incelenir
Bölüm Başkanlığı
Öğrencinin dosyasını incelemek.
H
Yönetmelik gereği kaydının
dondurulamayacağı
öğrenciye yazılı olarak
bildirilir.
Öğrencinin kayıt
dondurma hakkı var
mı?
E
Öğrencinin dilekçesi ekleri ile birlikte
Yönetim Kuruluna sunulur.
Fakülte Sekreteri
H
Öğrencinin dilekçesini Yönetim
Kuruluna sunmak
Yönetim Kurulu
Kararı olumlu
mu?
E
Öğrenci İşleri
Personeli
Yönetim Kurulu kararı öğrenci İşleri
Daire Başkanlıklarına, bölümüne ve
öğrenciye bildirilir.
İşlemler sonucu evrakların
birer sureti standart dosya
düzenine göre dosyalanır.
Yönetim Kurulu kararını ilgili birim
ve kişilere bildirmek.
İşlemler sonucu evrakların birer
suretini standart dosya düzenine
göre dosyalamak
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ
DERS MUAFİYETİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Öğrenci, daha önce öğrenim gördüğü
yükseköğretim kurumunda başarılı olduğu
derslerden muafiyetine ilişkin dilekçesini
transkript ve ders içerikleri ile birlikte
bölüme verir.
Öğrenci işleri
personeli
Bölüm, öğrencinin başvurusunu "İntibak
Komisyonuna" sevk ederek
değerlendirilmesini sağlar.
Dilekçe ve eklerini intibak
komisyonuna göndermek.
İntibak Komisyonunca hazırlanan intibak
formu yazı ekinde Fakülte Yönetim
Kuruluna sunulur.
Komisyon raporunu Yönetim
Kuruluna sunmak.
Yönetim Kurulun gündemine alınır.
Fakülte Sekreteri
Yönetim kurulu gündemine almak.
E
Öğrenci işleri
personeli
Bölüme dilekçe vermek.
Yönetim Kurulunca
muafiyeti uygun
bulunmayan ders
var mı?
Karar öğrenciye
bildirilmek üzere
Öğrenci İşlerine
gönderilir.
H
Yönetim Kurulu kararı
ÖİDBşk.lığına ve öğrenciye
bildirilir.
Yönetim Kurulu kararını ilgili birim
ve kişilere bildirmek.
İşlemler sonucu evrakların
birer sureti standart dosya
düzenine göre dosyalanır.
Evrakların bir sureti dosya düzenine
göre dosyalanır.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ
DANIŞMAN ATAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Dekanlık Makamının görüşü
Dekanlık makamının görüşüne göre
danışmanları belirlemek.
Yönetim Kuruluna
sunulması
Öğrenci İşleri
Personeli
İlgili Danışmana yazı ile bildirilir.
Danışman adı öğrenciler
için ilan edilir.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ
HAFTALIK DERS PROGRAMI İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Bölüm
Başkanlıkları
İş Akış Süreci
Ders kayıtları başlamadan en az birkaç hafta önce , bölüm başkanları
tarafından haftalık ders programı hazırlanır.
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Ders programlarını hazırlamak.
Öğrenci İşleri
Personeli
Hazırlanan ders programı yazı ile Öğretim Elemanlarına bildirilir.
Yüksekokulumuz web sayfasında ve öğrenci panolarında ilan
edilir.Öğrenciler, belirtilen süre içerisinde şifreleri ile ders kaydını yaparlar.
Haftalık ders programını Öğretim
Elemanlarına bildirmek, web
sayfasında yayınlamak.
Öğrenci
Danışmanı
Olabilecek muhtemel çakışmalar öğrencinin, dersi veren öğretim üyesinin
oluru ve dekanlığın onayına dayanan başvuruları dikkate alınarak
giderilmeye çalışılır. Yapılan değişiklikler aynı yolla duyurulur.
Olabilecek ders çakışmalarını
önlemye çalışmak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ
DERS KAYDI İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Öğrenci
Öğrenciler akademik takvimde belirtilen süre içerisinde dönem harcını
yatırdıklarında ders kaydı için otomasyon sistemi açılır.
Öğrenci
Öğrenci akademik takvimde belirtilen süre içerisinde otomasyondan o
dönem alacağı dersleri seçerek geçici kaydını yapar.
Öğrenci
Akademik
Danışmanı
Öğrenci danışmanına başvurarak yaptığı kaydı
kontrol ettirir. Kaydı kontrol eden danışman
sistemi onaylayarak kendisi, öğrenci ve kurum
için 3 suret çıktı alır.
Akademik takvimde belirtilen ders kayıt tarihleri
sonunda Öğrenci İşlerine gelen ders kayıt
formları öğrencilerin dosyalarına takılır.
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Dönem harçlarını yatırmak.
Geçici dönem ders kayıtlarını
otamasyon sisteminden yapmak.
Yapılan ders kayıtlarını
danışmanlara onaylatmak.
Ders kayıt formları öğrenci
dosyalarına takmak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ
ARASINAV PROGRAMI İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Bölüm Başkanlığı
Akademik Takvimde belirtilen süre içerisinde arasınav
programı düzenlenir
Öğrenci İşleri
Personeli
Alınan sınav progamı yazı ile Öğretim Elemanlarına
duyurulur, ayrıca Fakültemiz web sayfasında ve panolarda
ilan edilir
Öğrenci İşleri
Personeli
Mazeretleri nedeniyle arasınavlara
giremedikleri gerekçesiyle başvuran
öğrenci var ise Yönetmelik gereği süresi
içerisinde mazeretlerine ilişkin
dilekçeleri alınır
Arasınav Programını düzenlemek.
Arasınav programlarını web
sayfasında ve panolarda ilan
etmek.
Sınavlara maazeretleri nedeniyle
giremeyen öğrencilerini almak.
Dilekçeler ekindeki mazeretleri Yönetmeliğe göre incelenerek
Yönetim Kuruluna sunulur
Fakülte Sekreteri
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Dilekçeleri Fakülte Yönetim
Kuruluna sunmak.
Y.K.K. Olumlu mu?
H
E
Öğrenci İşleri
Personeli
İlan yoluyla
öğrencilere
duyurulur
Olumsuz dilekçeler ilan yolu ile
duyurmak.
Öğrenci İşleri
Personeli
Hazırlanan mazeret sınav programı
ilgili öğretim üyelerine ve ilan yoluyla
öğrencilere duyurulur
Öğretim Elemanı
Öğrencilerin mazeret sınavına
alınmaları sağlanır
Maazeret sınavları panolarda
öğrenciye ilan tmek ve Öğretim
Elemanlarına bildirrmek.
Öğrencileri sınava almak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ
YARIYIL SONU SINAV PROGRAMI İŞ AKIŞ ÜRECİ
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Akademik Takvimde belirtilen süre içerisinde yarıyıl sonu sınav
programı hazırlanır.
Akademik takvime göre yarıyılsonu
sınav programı hazırlamak ve
Öğrenci İşleri birimine teslim
etmek.
Hazırlanan sınav programı yazı ile Öğretim Elemanlarına duyurulur.
Ayrıca Fakültemiz web sayfasında ve panolarda öğrenciye ilan edilir
Sınav programını panolarda ve web
sayfasında yayınlamak.
Öğretim Elemanlarından, Yarıyıl sonu sınavına
girebilme koşulunu (Devam) yerine getirmeyen
öğrencilerin listesi istenir
Öğretim Elemanlarından devam
zorunluluğu listesi istemek.
Listeler öğrenci panolarında ilan edilir
Listeleri panolarda ilan etmek.
Öğrenci İşleri
Personeli
E
Yarıyıl sonu sınavına girebilme
koşuılunu (devam) yerine
getiremeyen öğrenci var mı?
H
Sınava giremeyeceği ilan
yoluyla öğrenciye duyurulur
H
Öğrenci bütünleme
sınavına alınır
Sınava giremeyen öğrencileri
duyurmak.
Öğrenci Yarıyıl sonu sınavında
başarılı mı?
E
Öğrenci bir sonraki
döneme ders kaydı
yaptırır
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ
BÜTÜNLEME SINAV PROGRAMI İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Bölüm Başkanlığı
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Akademik Takvimde belirtilen süre içerisinde bütünleme sınav programı
düzenlenir
Alınan sınav programı derhal yazı ile Öğretim Elemanlarına duyurulur.
Ayrıca Fakültemiz web sayfasında ve panolarda
öğrenciler için ilan edilir
Yarıyıl sonu sınavında başarılı
olamayan öğrenciler bütünleme sınavına
alınır
Bütünleme sınavı
sonucunda öğrenci başarılı
mı?
H
Panolarda ve web sayfamızda sınav
programını duyurmak.
Bütünleme sınavına girmek.
Öğrenci İşleri
Personeli
Bir sonraki yıl başarısız
olduğu dersleri tekrar eder
Bütünleme sınav programı
düzenlemek.
Öğrenci bir sonraki
döneme ders kaydı yaptırır
E
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ
MEZUNİYET İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
H
Öğrencinin transkriptini
inceleyerek mezuniyet aşamasına
gelip gelmediğini kontrol etmek.
Normal öğretim süresi
içerisinde mezuniyet için
alması gereken bütün
derslerden başarılı mı?
E
Açıldığı dönemde dersi
tekrar eder
Gecici mezuniyet
belgesi talep formu,
İlişik kesme belgesi
hazırlanır
Mezuniyet aşamasına gelen öğrenci
gerekli formları Öğrenci İşleri
biriminden alarak hazırlamak.
Öğrenci İşleri
Personeli
İlişik kesme belgelerini eksiksiz olarak teslim eden
öğrencinin geçici mezuniyet belgesi düzenlenerek
parafa sunulur
Tamamlanan ilişik kesme
belgelerini teslim etmek ve
mezuniyet belgesi hazırlamak.
Belge paraflandı
mı?
H
İmza için Makama sunulur.
E
Onaylanan mezuniyet belgesinin bir
sureti imza karşılığı öğrenciye teslim
edilir.
Öğrencinin mezuniyeti ilgili kurumlara
bildirilir.
Öğrenci İşleri
Personeli
Diploma yazım bilgileri düzenlenerek
ÖİDB' na gönderilir
ÖİDB tarafından hazırlanan
diploma öğrenciye teslim edilir.
Geçici mezuniyet belgesini Dekanlık
Makamına sunmak.
Onaylanan belgelerin bir nüshasını
öğrenciye vermek.
İlgili kurumlara öğrencinin
mezuniyetini yazı ile bildirmek.
Diploma bilgilerini Öğrenci İşleri
Daire Başkanlığına göndermek.
Diplomayı öğrenciye vermek.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ
ÖĞRENCİ ASKERLİK İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Kesin kaydı yapılan erkek
öğrenciler için askerlik şubelerine
yazı yazmak.
Öğrenci İşleri
Personeli
Kesin kayıtlardan sonra askerlik çağına girenler
için öğrenci durum belgesi düzenlenir.
Evrak Kayıt
Personeli
Öğrenci durum belgesi ilgili askerlik
şubelerine gönderilir.
Evrak kayıt birimince askerlik
şubelerine göndermek.
Öğrenci İşleri
Personeli
Çeşitli nedenlerle ilişiği kesilen ve
mezun olan öğrenciler ilgili askerlik
şubelerine öğrenci durum belgeleri
ile bildirilir.
İlişiği kesilen öğrencilerin
durumunu ilgili askerlik şubelerine
bildirmek.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ
ÖĞRENCİ TEMSİLCİLİĞİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Dekanlık
Makamı
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Öğrenci konseyi yönergesi gereği Rektörlük Makamı
tarafından bildirilen seçim takvimine göre seçim ve sandık
kurulu oluşturulur
Dekanlık Makamınca seçim ve
sandık kurulu oluşturmak.
Bölüm - Program temsilci seçimi
Seçmen listelerini panolarda ilan
etmek.
Seçmen listeleri hazırlanıp ilan edilir
Seçim Kurulu
Seçim takvimine göre aday başvuruları
alınır
Başvuruda bulunan adayların
dilekçelerini kabul etmek.
Adaylar yönergede
belirtilen şartları
taşıyor mu?
Başvuruda bulunan adayların
yönergeye göre şartları taşıyıp
taşımadıklarını kontrol etmek.
Öğrenci İşleri
Personeli
H
E
Adaylığının uygun
olmadığı ilgili öğrenciye
bildirilir
Aday listeleri ilan edilir, takvime
göre seçim yapılır
1. turda yeterli
katılım (%80)
sağlandı mı?
E
Uygun olmayan adaylara
durumunu bildirip, takvime göre
seçimi yapmak.
Katılım sağlanmış ise 2. tura
geçmek.
H
Sandık Kurulu
2. turda yeterli
katılım (%50)
sağlandı mı?
E
H
3. turda seçime katılan hazirun
listesindeki imzalara göre
belirlenir
Sandık kurulu seçim sonunda oy
sayımı yapar ve tutanakla seçim
kuruluna gönderir.
Sandık kurulu oy pusulaları ve tutanağı
seçim kuruluna gönderilir
E
Seçim Kurulu
Bölüm ve program temsilcileri
arasından fakülte temsilciliği
için aday başvuruları alınır
Öğrenci İşleri
Personeli
Adaylar arasında
fakülte temsilcisi
seçimi yapılır
Tüm program ve
sınıflarda
temsilci seçildi
mi?
2. turda katılım sağlanmış ise 3.
turda katılıma göre seçim yapmak.
H
Herhangi bir nedenle seçimlerde
sonuç alınamayan bölüm - program
için temsilci seçilmemiş olur
(Yönerge madde 5)
Seçim sonucu fakültemizi
üniversite öğrenci konseyinde
temsil etmek üzere Rektörlük
Makamına yazı ile bildirilir
Seçim Kurulu Yüksekokul
Temsilciliği için Bölüm
Temsilciliklerini kazanan adaylar
arasından başvuruda bulunan
adaylar arasından tekrar seçim
yapmak.
En çok oy alan Yüksekokul
Temsilcisi olur ve Rektörlük
Makamına yazı ile bildirmek.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ
ÖĞRENCİ DİSİPLİN İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Dekanlık
Makamı
Disiplin suçu işleyen öğrenci hakkında Dekanlık
Makamınca verilen onay ile soruşturmacı tayin edilir
Dekanlık Makamının onayı ile
soruşturmacı tayin etmek.
Soruşturmacı
Soruşturmaya konu, bilgi ve belgeler
soruşturmacıya yazı ile gönderilir
Bilgi ve belgeleri soruşturmacı
yazışma ile ilgili birimlerden
istemek.
Öğrenci İşleri
Personeli
Soruşturmacı tarafından yapılması istenilen
duyurular ilgili öğrencilere ulaştırılır
Soruşturmacı
İlgili hakkında Soruşturmacı tarafından toplanan
bilgi ve belgeler ışığında hazırlanan dosya
Makamına sunulur
Dekanlık
Makamı
Önerilen ceza
disiplin amirinin
yetkisinde mi?
Öğrenci İşleri
Personeli
E
Panolarda ilan edilerek ilgili
öğrencilere duyuruları yapmak.
H
Verilen cezayı ilgili kurumlara yazı
ile bildirmek.
Disiplin amirinin verdiği cezayı
disiplin kuruluna havale etmek.
Disiplin kuruluna havale
edilir.
E
Ceza yönetmeliğinin 31.
Maddesi gereği ilgili kişi ve
kurumlara bildirilir.
Soruşturma sonunda önerilen
cezayı Dekanlık Makamına
bildirmek.
Önerilen ceza disiplin amirinin yetki
sınırları içinde ise kararı vermek.
Ceza yönetmeliğinin 31.
Maddesi gereği ilgili kişi ve
kurumlara bildirilir
Dekanlık
Makamı
Öğrenci İşleri
Personeli
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Disiplin kurulu
önerilen cezayı
onayladı mı?
H
İlgili öğrenciye bildirilir
Öğrenciye ve ilgili kurumlara yazı
ile bildirmek.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
KÜTÜPHANE İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Çeşitli kaynaklardan gelen kitap - tez dergi vb yayınlar mühürlernir ve
aralarına güvenlik amaçlı manyetik bant
yapıştırılır.
Gelen kitap, tez, dergi vb yayınlar
kayıt altına alındıktan sonra
numaralandırılır.
Gelen yayınlar rutin olarak Fakülte
Bölümlerine duyurulur.
Kitaplar "filemaker" programında kayıt
altına alınır, barkod sistemiyle etiketlenir
ve yerlerine yerleştirilir.
Kütüphaneden yararlanacak
öğrenci ve personele "filemaker"
programından siteme üye yapılır ve
kütüphaneden yararlandırılır.
Kütüphaneden yararlanacak öğrenci ve
personel kütüphaneye sistem üzerinden
üye yapılır.
Öğrenci kimliğiyle gelen öğrenci ya da
personel, görevli tarafından istediği kaynak
verilerek kayda alınır.
Kullandırılan kaynak süresi
yazılarak kullanıcıya bildirilir.
Kaynak iade edildiğinde sistemden
üye hesabından düşülür, kaynak
süre içerisinde iade edilmezse, üye
sözlü olarak uyarılır.
Personel veya öğrenciye kaynağı
kullanabileceği süresi bildirilir.
Kütüphane
Personeli
E
Tanınan süre
içerisinde kaynak geri
iade edildi mi?
Belirlenen süre kadar kitap
alamama cezası verilir ve öğrenci
bu süre boyunca kitap alamaz.
İade edilen kaynak kişi
üzerinden programdan
düşülür.
E
H
Ceza süresi içerisinde
kaynak geri iade
edildi mi?
H
Öğrenci ise mezuniyet ilişik
kesme belgesi imzalanmaz,
personel ise yazı ile uyarılır.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER TAŞINIR KAYIT KONTROL BİRİMİ
SATIN ALMA YOLUYLA TAŞINIR ALIMLARI İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Satınalma birimince alımı yapılan tüketim
ve dayanıklı taşınır "Taşınır Geçici Alındı
Fişi" ile teslim alınır.
Satınalınan taşınırın geçici
kabulünü yapmak.
Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi
tarafından ambara alınan malzeme
"malzeme muayene ve uygunluk
belgesi" düzenlenerek muayene kabul
komisyonunun onayına sunulur.
Geçici kabul yapılan malzemeyi
muayene kabul komisyonunun
onayına sunmak.
Muayene kabul
komisyonu tarafından
taşınırın uygunluğu
onaylandı mı?
H
E
Muayene kabul komisyonu
tarafından uygun bulunmayan
malzemeyi ilgili firmaya iade
etmek.
Malzeme firmaya iade
edilir.
Taşınır Kayıt
Kontrol
Personeli
Alımı yapılan
malzeme dayanıklı
taşınır mı?
H
E
Satın alınan dayanıklı taşınır için
taşınır işlem fişi düzenlenir, sicil
numarası verilerek depo girişi yapılır,
iki nüshası ödeme için ilgili birime
verilir.
Satın alınan tüketim malzemesi için
kod listesindeki hesap kodları itibari ile
taşınır işlem fişi düzenlenerek iki
nüshası ilgili birime verilir.
Ambara alınan taşınır, birimlerin
dayanıklı taşınır ihtiyaçlarına göre
hazırladıkları taşınır istek belgesi karşılığı,
zimmet fişi düzenlenerek teslim edilir.
Alımı yapılan malzeme, giriş kayıtları
yapıldıktan sonra birimlerin
ihtiyaçlarına göre tüketim çıkış fişi
düzenlenerek teslim edilir.
Tüm işlermler sonucu
evrakların birer sureti standart
dosya düzenine göre
dosyalanır.
Taşınır işlem fişi düzenlemek,
Ambar girişi yapmak.
Birimlerin taşınır malzeme
ihtiyaçlarını karşılamak.
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER TAŞINIR KAYIT KONTROL BİRİMİ
DEVİR YOLUYLA MALZEME GİRİŞ İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Harcama Yetkilisinin talimatı
üzerine ihtiyaca göre istek belgesi
düzenlemek.
Malzemenin alınacağı kurum/birime Taşınır
istek belgesi gönderilir.
İstek kabul edildi
mi?
H
E
Devir yoluyla alım
işleminden vazgeçilir
Taşınır Kayıt
Kontrol
Personeli
Malzemeyi verecek olan kurum/birim
tarafından düzenlenen Taşınır İşlem Fişi
(Devir Çıkış) malzeme ile birlikte imza için
birimimize gönderilir. (Devir yapılacak
malzeme tutarı o yıl belirlenen limiti geçerse
Rektör onayına sunulur. Onaydan sonra
birime gönderilir.)
Malzeme teslim alındıktan sonra, malzeme
ile birlikte gönderilen Taşınır İşlem Fişi (Devir
Çıkış) imzalanıp düzenlenen Taşınır İşlem
Fişi (Devir Giriş) ile birlikte malzemeyi teslim
eden kurum/birime gönderilir.
Devir Giriş yoluyla teslim alınan taşınır
gruplarına göre kayda alınır.
Tüm işlemler sonucu
evrakların birer sureti standart
dosya düzenine göre
dosyalanır.10 Gün içerisinde
taşınır devrine ilişkin işlem fişi
muhasebe birimine gönderilir.
İsteğin kabul edilmediğine ilişkin
yazıyı düzenleyerek makamın
imzasına sunmak ve ilgili birime
göndermek
Devri uygun görülen malzemeyi TİF
düzenleyerek ilgili kurum/birime
teslim etmek
Devir alınan malzemeyi teslim
almak ve buna ilişkin TİF'i
düzenleyerek malzemeyi teslim
eden kurum/birime göndermek.
Teslim alınan taşınır kayda alınır.
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
Muhasebe birimine üst yazıyla
bildirim.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER TAŞINIR KAYIT KONTROL BİRİMİ
DEVİR YOLUYLA MALZEME ÇIKIŞ İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İhtiyacı olan kurum/birimlerden gelen
talepler Harcama Yetkilisi tarafından
değerlendirilir.
Birim/kurumlardan gelen istekleri
tasnif edilerek Harcama Yetkilisine
sunmak.
Talep kabul edildi
mi?
H
E
Talebin kabul edilmediği ilgili
kurum/birime yazı ile
bildirilir.
Taşınır Kayıt
Kontrol
Personeli
Malzemenin çıkışına ait Taşınır İşlem Fişi
(Devir Çıkış) malzemeyi talep eden
kurum/birime malzeme ile birlikte imza
için gönderilir. (Devir yapılacak malzeme
tutarı o yıl belirlenen limiti geçerse Rektör
onayına sunulur. Onaydan sonra birime
gönderilir.)
Malzemeyi teslim alan kurum/birim
tarafından imzalanan Taşınır İşlem Fişi
(Devir Çıkış) düzenlenen Taşınır İşlem Fişi
(Devir Giriş) ile birlikte malzemeyi teslim
eden kurum/birime gönderilir.
Devir Çıkış yoluyla teslim edilen taşınırlar
kayıtlardan düşülerek TİF'lerin birer sureti
Konsolide Yetkilisine gönderilir.
Tüm işlemler sonucu
evrakların birer sureti standart
dosya düzenine göre
dosyalanır.
İsteğin kabul edilmediğine ilişkin
yazıyı düzenleyerek makamın
imzasına sunmak ve ilgili
birim/kuruma göndermek
Devri uygun görülen malzemeyi TİF
düzenleyerek ilgili kurum/birime
teslim etmek
Devir edilen malzemeye ilişkin TİF'i
düzenleyerek malzemeyi teslim
alan kurum/birime göndermek.
Devredilen taşınırları kayıtlardan
düşmek.
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER TAŞINIR KAYIT KONTROL BİRİMİ
HİBE YOLUYLA MALZEME GİRİŞ İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Hibe olarak alınacak malzemelerin listesi
Rektör veya Harcama Yetkilisinin onayına
sunulur.
Hibe olarak alınacak malzemelerin
listesini yaparak Harcama Yetkilisi
veya Rektör'ün onayına sunmak
Hibe alınacak malzemeyi incelemek üzere
Harcama Yetkilisi tarafından bir komisyon
oluşturularak malzemenin yerinde
incelenmesi sağlanır.
Komisyon oluşturmak.
Komisyon raporunun sekreterya
hizmetini yaparak hazırlanan
raporu onaya sunmak
Komisyon tarafından hazırlanan rapor Rektör
veya Harcama Yetkilisine sunulur.
Rektör veya
Harcama Yetkilisi
tarafından
onaylandı mı?
Taşınır Kayıt
Kontrol
Personeli
E
Fiyat takdir komisyonu kurulur.
H
Hibe alımından vazgeçildiği
ilgili birim/kuruma bildirilir.
Hibe alımından vazgeçildiğine
ilişkin yazıyı hazırlaıp imzaya
sunarak ilgili birim/kuruma
göndermek
Taşınır İşlem Fişi (Bağış Giriş) düzenlenerek
malzeme depoya alınır.
Bağış giriş için Taşınır işlem fişini
düzenlemek
Ambara alınan taşınır isteğe göre ilgili
birimlere zimmetle teslim edilir.
Ambara alınan taşınırların kayıt
işlmlerini yapmak ve ihtiyacı olan
birimlere teslimini sağlamak.
Tüm işlemler sonucu
evrakların birer sureti standart
dosya düzenine göre
dosyalanır.
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak. İlgili
evraklar üst yazıyla muhasebe
birimine gönderilir.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER TAŞINIR KAYIT KONTROL BİRİMİ
HURDA YOLUYLA MALZEME ÇIKIŞ İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
Taşınır Kayıt
Kontrol
Personeli
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Hurdaya ayrılacak malzemeleri
değerlendirmek üzere Harcama Yetkilisi
tarafından uzmanlık alanına göre en az üç
kişiden oluşan bir komisyon kurulur.
Harcama Yetkilisinin talimatı
üzerine komisyon kurarak
komisyon üyelerine tebliğ etmek
Hurdaya ayrılacak malzemelerin listesi
yapılarak değerlendirilmek üzere komisyona
sunulur.
Hurdaya ayrılacak malzemelerin
listesini yapmak.
Komisyon listede sunulan malzemeleri ilgili
mevzuata göre inceleyerek hazırlayacağı
Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağını
Harcama Yetkilisi/Üst Yönetici onayına
sunar.
Komisyonun sekreterya hizmetini
yaparak hazırlanan raporu onaya
sunmak.İlgili yılın parasal
limitlerinin üstünde olan çıkışlarda
üst yönetici onayına gidilir.
Tutanak Harcama
Yetkilisi tarafından
onaylandı mı?
H
E
Hurdaya ayrılması uygun
bulunmayan malzemeler
kayıtlarda bırakılır.
Kayıtlı değeri Bakanlıkça belirlenecek tutara kadar olan taşınırlar
harcama yetkilisinin, belirlenen tutarı aşanlar ise üst yöneticinin
onayı alınarak TİF (Hurda Çıkış) düzenlenerek kayıtlardan
düşülür.
Tüm işlemler sonucu
evrakların birer sureti standart
dosya düzenine göre
dosyalanır.
Hurdaya ayrılacak malzemeler için
TİF düzenleyerek kayıtlardan
düşmek.
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak. İlgili
evraklar üst yazıyla muhasebe
birimine gönderilir.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER TAŞINIR KAYIT KONTROL BİRİMİ
SAYIM VE DEVİR İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Taşınır Kayıt
Kontrol
Personeli
Harcama Yetkilisince kendisinin veya
görevlendireceği bir kişinin başkanlığında Taşınır
Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin de bulunduğu en az üç
kişiden oluşan sayım kurulu kurulur.
Sayım Kurulu
Harcama Yetkilisinin talimatı
üzerine komisyon kurarak
komisyon üyelerine tebliğ etmek
Sayım kurulu öncelikle ambarlardaki
taşınırları fiilen sayarak bulunan miktarları
Sayım Tutanağına kaydeder.
Ambarlardaki taşınırların sayımını
yaparak tutanak düzenlemek.
Ambar sayımından sonra ortak kullanım
alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı
Taşınır Listeleri ve bunların verilme sırasında
düzenlenen Zimmet Fişleri esas alınarak
sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında
gösterilir.
Kullanımda bulunan taşınırların sayımını
yapmak
Sayımda bulunan
miktarlar ile kayıtlı
miktarlar arasında
fark var mı?
H
Noksan oluğunun tespit edilmesi halinde
"Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı"
ve" Taşınır İşlem Fişi"; fazla olduğunun
tespit edilmesi halinde ise "Taşınır İşlem
Fişi" düzenlenerek, kayıtların sayım
sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır.
Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir
örneği, kayıtların yapılması için Strateji
Geliştirme Daire Bşk.lığına gönderilir.
Taşınır Kayıt
Kontrol
Personeli
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
E
Sayım bir kez daha
tekrarlanır.
Yine farklı çıkarsa bu
miktar "fazla" veya
"noksan" sütununa
kaydedilir.
Giriş ve çıkış belgelerinin birer örneğini
S.G.D.Bşk.lığına göndermek
Kayıtların uygunluğu sağlandıktan sonra
sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve
Döküm Cetveli düzenlenir. Bu Cetvel ve eki
sayım tutanağı ile giriş ve çıkış belgeleri,
taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin yıl sonu
hesabını oluşturur.
Yıl sonu hesabı oluşturmak.
Tüm işlemler sonucu
evrakların birer sureti standart
dosya düzenine göre
dosyalanır.
Tüm evrakları standart dosya düzenine
göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER TAŞINIR KAYIT KONTROL BİRİMİ
TAŞINIR YÖNETİM HESABI İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
Sayım kurulu tarafından onaylanan Taşınır Sayım ve Döküm
Cetveline göre üç nüsha Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı
Cetveli düzenlenir. Bünyesinde kütüphane materyalleri bulunan
idareler ilgili cetveli ayrıca düzenlerler.
Taşınır Kayıt
Kontrol
Personeli
Düzenlenen cetveller Harcama yetkilisinin
onayına sunulur.
H
Harcama Yetkilisi
Muhasebe
Yetkilisi
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
H
Harcama Yetkilisi
tarafından onaylandı
mı?
Muhasebe
Yetkilisince
uygunluğu
onaylandı mı?
Harcama Birimi Taşınır Yönetim
Hesabı Cetvelini düzenlemek
Cetvelleri Onaya sunmak
E
Taşınır Sayım ve Döküm
Cetveline uygunluğu kontrol
edilerek muhasebe
yetkilisine gönderilir.
E
Muhasebe
Yetkilisi
Taşınır Kayıt
Kontrol
Personeli
Muhasebe yetkilisince uygunluğu
onaylanan cetveller harcama
yetkilisine geri gönderir.
Kontrol ederek onayladığı belgeleri
Harcama Yetkilisine geri
göndermek
Onaylanmış cetvellerin bir nüshası, Sayıştayca belirlenecek sürelerde, yıl sonu
sayım tutanağı, sayım ve döküm cetveli ve yıl sonu itibarıyla en son
düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak ile birlikte
muhasebe birimine, bir nüshası malî yılı takip eden ay sonuna kadar taşınır
konsolide görevlisine gönderilir. Cetvellerin birer nüshası harcama biriminde
muhafaza edilir.
Onaylanan belge ve cetvellerin
Sayıştay Başkanlığına, Konsolide
Görevlisine gönderilmesi ve bir
suretinin dosyalanması.
Tüm işlemler sonucu
evrakların birer sureti standart
dosya düzenine göre
dosyalanır.
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER TAŞINIR KAYIT KONTROL BİRİMİ
TÜKETİM ÇIKIŞ İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Birimlerden gelen istek belgelerini
incelemek ve depo mevcutlarıyla
karşılaştırmak
Birimlerin ihtiyaçlarına göre düzenledikleri
Taşınır İstek Belgeleri alınarak incelenir.
Taşınır Kayıt
Kontrol
Personeli
Muhasebe
Yetkilisi
Muhasebe
Yetkilisi
İstenen taşınırlar depo
mevcutlarında yeterli
miktarda var mı?
E
Depo mevcutlarını kontrol etmek
H
Taşınır İşlem Fişi (TİF) düzenlenerek
talebin tamamı karşılanır.
Depo mevcutları dikkate alınarak
TİF düzenlenip bir miktarı
karşılanır.
Birimlerin isteklerini belirleyerek depo
mevcutlarına göre karşılamak.
Tüketim malzemelerine ait Tüketim
Malzemeleri Çıkış Raporları 3'er aylık
dönemler itibariyle düzenlenerek
Konsolide Yetkilisine gönderilir.
Karşılanamayan miktarlar
satınalma yoluyla temin edilmek
üzere Harcama Yetkilisine
bildirilir.
3'er aylık dönemler itibariyle Tüketim
Malzemeleri Çıkış Raporlarını
hazırlayarak Konsolide Görevlisine
Sunmak ve Depo eksiğini Harcama
Yetkilisine bildirmek.
Tüm işlemler sonucu
evrakların birer sureti standart
dosya düzenine göre
dosyalanır.
Tüm evrakları standart dosya düzenine
göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER TAŞINIR KAYIT KONTROL BİRİMİ
ZİMMET VERME İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Birimlerden gelen istek belgelerini
incelemek ve depo mevcutlarıyla
karşılaştırmak
Birimlerden gelen Taşınır İstek Belgeleri
alınarak incelenir.
İstenen taşınırlar depo
mevcutlarında yeterli
miktarda var mı?
Depo mevcutlarını kontrol etmek
H
E
Taşınır Kayıt
Kontrol
Personeli
Zimmet Fişi (Verme) düzenlenerek
talep karşılanır.
Talebin karşılanamadığı ilgili
birime bildirilir.
Zimmetle verilen taşınıra ait
barkotlama işlemi yapılarak
Demirbaş Listesi hazırlanıp ilgiliye
teslim edilir.
Karşılanan miktarlar için Zimmet
Fişi düzenlemek, karşılanamayan
istekleri ilgili birime bildirmek.
Demirbaş listesini hazırlayarak
malzemeyi zimmetle teslim etmek.
Tüm işlemler sonucu
evrakların birer sureti standart
dosya düzenine göre
dosyalanır.
Tüm evrakları standart dosya
düzenine göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
MALİ İŞLER TAŞINIR KAYIT KONTROL BİRİMİ
ZİMMETTEN DÜŞME İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Birimlerden gelen iade taleplerini
incelemek ve malzemeyi kontrol
etmek
Birimlerden gelen iade talepleri incelenerek
teslim alınacak malzeme kontrol edilir.
Taşınır Kayıt
Kontrol
Personeli
Malzeme eksik veya
arızalı olarak mı teslim
edilmek isteniyor ?
E
Teknik Komisyon kurularak taşınırın
eksikliği veya arızasının kişisel
kusurdan kaynaklanıp
kaynaklanmadığı hususunda rapor
istenir.
Teknik komisyon
Kusur Kişisel
kaynaklı mı?
H
Zimmet Fişi (Düşme)
düzenlenerek ilgiliye imzalatılıp
malzeme ambar kayıtlarına alınır.
Harcama Yetkilisinin talimatı
doğrultusundaTeknik Komisyon kurarak
üyelere tebliğ etmek. İadesi kabul edilen
malzemeleri kayıtlardan düşmek
H
E
Değer Tespit Komisyonuna sunmak
Rayiç bedeli tespit edilmek üzere
Değer Tespit Komisyonuna sevk
edilir.
Taşınır Kayıt
Kontrol
Personeli
Malzemenin değeri, tespit edilen
rayiç bedel üzerinden ilgiliden tahsil
edilmek üzere "Kamu Zararlarının
Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar
Hakkındaki Yönetmelik" hükümleri
uygulanır.
İhmal ve kusurdan kaynaklı eksikliği
nedeniyle iade edilen Taşınırın bedelinin
tahsili için gerekli yazışma ve işlemleri
yapmak
Tüm işlemler sonucu
evrakların birer sureti standart
dosya düzenine göre
dosyalanır.
Tüm evrakları standart dosya düzenine
göre dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
FAKÜLTE KURULU
KURUL OLUŞUMU İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Fakülte Kurulu, Bölüm Başkanları ile
Profesörlerin kendi aralarından seçecekleri
3, Doçentlerin kendi aralarından seçecekleri
2, Yardımcı Doçentlerin kendi aralarından
seçecekleri 1 öğretim üyesinden oluşur.
Fakülte Kuruluna üye seçimi öğretim
üyelerine (Prof.,Doç.,Yrd.Doç. ayrı ayrı) yazılı
olarak bildirilerek seçim için davet edilirler.
Üye seçimini yazılı olarak ilgili
öğretim üyelerine bildirmek
Fakülte Sekreteri
Seçim için davet edilen öğretim üyeleri
arasında yoklama yapılarak katılım tutanağı
imzalatılır.
Toplantı tutanağını hazırlayarak
imzalatmak
Dekan
Adaylar belirlenerek ilan edilir.
Adayları belirleyerek ilan etmek
Fakülte Sekreteri
Oy pusulaları dağıtılır ve tekrar toplanarak
oylama işlemi tamamlanır.
Oy pusulalarının dağıtımını yapmak
Dekanlık
Oyların sayımı sonucunda en fazla oyu alan
aday/adayların 3 yıl süreyle
kurul üyeliğine seçildikleri ilan edilir
Kurullar Kalemi
Kurul üyeliğine seçilen
adaylar Fakülte
birimlerine bildirilir.
Kurullar Kalemi
Seçilen adayları ilan etmek
Seçilen adayları birimlere duyurmak
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
FAKÜLTE KURULU
YÖNETİM KURULUNA ÜYE SEÇİMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Yönetim Kuruluna üye seçimi için Fakülte
Kurulu toplantıya davet edilir.
Dekan
Kurulun gündemini belirlemek
Oluşturulan gündem toplantı tarihi, saati
ve yeri belirtilerek yazılı olarak imza
karşılığı kurul üyelerine tebliğ edilir.
Kurullar Kalemi
Personeli
Dekan tarafından belirlenen kurul
gündemini yazarak üyelere tebliğ
etmek
Toplantıya katılan üyelere toplantı katılım
tutanağı imzalatılır.
Fakülte Sekreteri
E
H
Toplantı katılım tutanağını
imzalatmak
Toplantı
için yeterli
çoğunluk
sağlandı mı?
Gündemin
onaylanmasına geçilir.
Toplantı başka bir tarihe
ertelenir.
E
Kurul Üyeleri
Gündemin
tüm maddeleri
kabul edildi mi?
H
Gündemdeki maddeler
sırasıyla görüşülmeye başlanır.
Kabul edilmeyen maddeler
gündemden çıkarılır.
Yönetim Kuruluna seçilecek
üyelikler (Prof.,Doç.,Yrd.Doç.)
için adaylar ayrı ayrı
belirlenerek ilan edilir.
Oy pusulaları dağıtılarak oylama
işlemi tamamlanır
Kurul gündemini görüşmek
Fakülte Sekreteri
Oyların sayımı sonucunda en
fazla oyu alan aday/adayların 3 yıl
süreyle kurul üyeliğine seçildikleri
ilan edilir.
Oy pusulalarının dağıtımını yapmak
Kurullar Kalemi
Karar yazılmak üzere
Kurullar Kalemine verilir.
Bölümlere ve ilgiliye
yazılır.
Kurulun kararını yazarak duyurmak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
FAKÜLTE KURULU GÜNDEMİN GÖRÜŞÜLMESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Dekanlık Makamının Fakülte Kurulu için
belirlediği konulardan gündem oluşturulur.
Dekan
Kurulun gündemini belirlemek
Oluşturulan gündem toplantı tarihi, saati
ve yeri belirtilerek yazılı olarak imza
karşılığı kurul üyelerine tebliğ edilir.
Kurullar Kalemi
Personeli
Dekan tarafından belirlenen kurul
gündemini yazarak üyelere tebliğ
etmek
Toplantıya katılan üyelere toplantı katılım
tutanağı imzalatılır.
Fakülte Sekreteri
E
E
Toplantı katılım tutanağını
imzalatmak
Toplantı için yeterli
çoğunluk sağlandı
mı?
Gündemin
onaylanmasına
geçilir.
Kurul Üyeleri
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
H
Toplantı başka bir tarihe
ertelenir.
Gündemin tüm
maddeleri kabul
edildi mi?
H
Kabul edilmeyen maddeler
gündemden çıkarılır.
Gündemdeki maddeler sırasıyla
görüşülerek karara bağlanır.
Fakülte Sekreteri
Alınan kararlar yazımı için,
Fakülte Sekreteri tarafından
kurullar kalemine verilir
Kurul Üyeleri
Yazımı tamamlanan
kararlar onaylanır.
Kurul gündemini görüşmek
Karar tutanaklarını yazımı için
kurullar kalemine vermek
Kararları onaylamak
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
YÖNETİM KURULU
GÜNDEMİN GÖRÜŞÜLMESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Dekanlık Makamının Yönetim Kurulu için
belirlediği konulardan gündem oluşturulur.
Dekan
Kurulun gündemini belirlemek
Oluşturulan gündem toplantı tarihi, saati
ve yeri belirtilerek yazılı olarak imza
karşılığı kurul üyelerine tebliğ edilir.
Kurullar Kalemi
Personeli
Dekan tarafından belirlenen kurul
gündemini yazarak üyelere tebliğ
etmek
Toplantıya katılan üyelere toplantı katılım
tutanağı imzalatılır.
Fakülte Sekreteri
E
E
Toplantı katılım tutanağını
imzalatmak
Toplantı için yeterli
çoğunluk sağlandı
mı?
Gündemin
onaylanmasına
geçilir.
Kurul Üyeleri
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
H
Toplantı başka bir tarihe
ertelenir.
Gündemin tüm
maddeleri kabul
edildi mi?
Gündemdeki maddeler sırasıyla
görüşülerek karara bağlanır.
H
Kabul edilmeyen maddeler
gündemden çıkarılır.
Fakülte Sekreteri
Alınan kararlar yazımı için,
Fakülte Sekreteri tarafından
kurullar kalemine verilir.
Kurul Üyeleri
Yazımı tamamlanan
kararlar onaylanır.
Kurul gündemini görüşmek
Karar tutanaklarını yazımı için
kurullar kalemine vermek
Kararları onaylamak
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
DİSİPLİN KURULU
GÜNDEMİN GÖRÜŞÜLMESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Dekanlık Makamının Disiplin Kurulu için
belirlediği konulardan gündem oluşturulur.
Dekan
Kurulun gündemini belirlemek
Oluşturulan gündem toplantı tarihi, saati
ve yeri belirtilerek yazılı olarak imza
karşılığı kurul üyelerine tebliğ edilir.
Kurullar Kalemi
Personeli
Dekan tarafından belirlenen kurul
gündemini yazarak üyelere tebliğ
etmek
Toplantıya katılan üyelere toplantı katılım
tutanağı imzalatılır.
Raportör
Üye
E
E
Toplantı katılım tutanağını
imzalatmak
Toplantı için yeterli
çoğunluk sağlandı
mı?
Gündemin
onaylanmasına
geçilir.
Kurul Üyeleri
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
H
Toplantı başka bir tarihe
ertelenir.
Gündemin tüm
maddeleri kabul
edildi mi?
H
Kabul edilmeyen maddeler
gündemden çıkarılır.
Gündemdeki maddeler sırasıyla
görüşülerek karara bağlanır.
Raportör
Üye
Alınan kararlar yazımı için,
Fakülte Sekreteri tarafından
kurullar kalemine verilir
Kurul Üyeleri
Yazımı tamamlanan
kararlar onaylanır.
Kurul gündemini görüşmek
Karar tutanaklarını yazımı için
kurullar kalemine vermek
Kararları onaylamak
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ
YARDIMCI DOÇENT ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
İlanda belirtilen süre içerisinde
evrakları kontrol ederek başvuruyu
kaydetmek.
İlan edilen (ilk atama için) Yardımcı
Doçent Kadrosuna yapılan
başvurular alınır.
Başvurusunun uygun
olmadığı yazılı olarak
adaya bildirilir.
H
Başvuru
evrakları (ilk
atamada)
uygun mu?
Başvuru evraklarının ilanda
belirtilen şartlara uygunluğunu
kontrol etmek.
E
Personel İşleri
Birimi Personeli
Sınav sonucu
adaylara yazılı olarak
bildirilir
H
Yönetmelik gereği Yönetim Kurulu
tarafından oluşturulan yabanc ı dil
jürisi ve sınav tarihi Jüri üyelerine
bildirilir.
Yabancı dil sınav tarihi ve yerini
süresi içerisinde jüri üyelerine
tebliğ etmek.
Yabancı dil sınav tarihi ve yeri
yazılı olarak adaylara bildirilir.
Yabancı dil sınav tarihi ve yerini
süresi içerisinde adaylara yazılı
olarak bildirmek.
Aday Sınav
sonucunda
başarılı mı?
Sınavda başarısız olan adaylara
sonucu yazılı olarak bildirmek.
E
Dekan
Yönetmeliğin ilgili maddesi gereği
Dekan tarafından 3 kişilik Bilim
jürisi Yönetim Kurulu kararıyla
belirlenir.
Yönetmelik gereği bilim jürisini
belirlemek.
Personel İşleri
Birim Personeli
Adayın birer takım dosyası bilim
jüri üyelerine gönderilir.
Adayların birer takım dosyasını
bilim jüri üyelerine göndermek
Jüri üyeleri tarafından gönderilen
raporların Dekanın talimatı
doğrultusunda Y.K. sunmak.
Fakülte Sekreteri
Bilim jüri üyelerinden 1 ay
içerisinde alınan raporlar deneme
dersi (ilk atamalarda) raporu ile
birlikte Yönetim Kuruluna
sunulur.
Personel İşleri
Birim Personeli
H
İlgili kişiye yazı ile
bildirilir
Yönetim Kurulu
Kararı olumlu
mu?
Yönetim Kurulu Kararlarına göre
gerekli yazışmaları yapmak.
E
Rektörlük Makamına
atama teklifinde
bulunulur.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ
ARAŞTIRMA GÖREVLİSİ ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
İlanda belirtilen şartlara göre
Araştırma Görevlisi
başvuruları alınır.
Başvurusunun uygun
olmadığı yazı ile bildirilir
Personel İşleri
Birimi Personeli
H
Evrakları kontrol ederek ilanda
belirtilen süre içerisinde başvuru
dilekçesini almak ve kaydetmek.
Başvuru
evrakları uygun
mu?
Yönetmelik gereği Yönetim
Kurulunca oluşturulan sınav
jürisi, jüri üyelerine bildirilir.
Adayların başvuruları sınav
jürisi tarafından
öndeğerlendirmeye tabi tutulur
Webde İlan için Rektörlük
Makamına bildirilir.
Ön değerlendirmede başarılı olan adaylar giriş
sınavına alınır.
E
Başvuru evraklarının ilanda
belirtilen şartlara uygunluğunu
kontrol etmek.
Y.K. Tarafından oluşturulan sınav
jürisini, jüri üyelerine yazılı olarak
tebliğ etmek.
Öndeğerlendirme sonucunu
adaylara yazılı olarak bildirmek.
Öndeğerlendirme sonucunu Web'
de yayınlamak üzere Rektörlük
Makamına bildirmek.
Öndeğerlendirmede başarılı olan
adayların yönetmelik gereği giriş
sınavını yapmak.
Sınav Jürisi
H
Aday Sınav sonucunda başarılı
mı? İlan sonucu web sayfasında
ilan edilir.
E
Personel İşleri
Birim Personeli
Yönetim Kurulu kararı başvuru belgeleriyle birlikte
Rektörlük Makamına atama teklifinde bulunulur.
Sınavda başarılı olan adayın atama
teklifi için gerekli yazışmaları
hazırlamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ
UZMAN ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Evrakları kontrol ederek belirtilen
süre içerisinde başvuru dilekçesi
almak ve kaydetmek.
İlanda belirtilen şartlara göre Uzman
personel başvuruları alınır.
H
Başvurusunun uygun
olmadığı yazı ile bildirilir.
Başvuru
evrakları
uygun mu?
Başvuru evraklarının ilanda
belirtilen şartlara uygunluğunu
kontrol etmek.
E
Y.K. Tarafından oluşturulan sınav
jürisini, jüri üyelerine yazılı olarak
tebliğ etmek.
Yönetmelik gereği Yönetim Kurulunca
oluşturulan sınav jürisi jüri üyelerine
bildirilir.
Personel İşleri
Birimi Personeli
Sınav
jürisinin ön
değerlendirme
raporu olumlu
mu?
H
E
Öndeğerlendirme sonucunu
adaylara yazılı olarak bildirmek.
Web sayfasında ilan edilmek
üzere Rektörlük Makamına
bildirilir.
Ön değerlendirme sonucu web'de
İlan için Rektörlük Makamına
bildirilir.
Öndeğerlendirme sonucunu Web'
de yayınlamak üzere Rektörlük
Makamına bildirmek.
Öndeğerlendirmede başarılı olan
adayların yönetmelik gereği giriş
sınavını yapmak.
Adaylar giriş sınavına alınır.
Sınav Jürisi
Aday Sınavı
sonucunda başarılı
mı? İlan sonucu web
sayfasında ilan edilir
H
Adayların dosyalarını Yönetim
Kuruluna sunmak
E
Sınavda başarılı olan adayların
atama teklifi için gerekli
yazışmaları hazırlamak.
Başvuru belgeleri ve sınav evrakları ile
birlikte atama işlemi değerlendirilmek
üzere Yönetim Kuruluna sunulur
Personel İşleri
Birim Personeli
H
Yönetim Kurulu Kararı
olumlu mu?
Belgeleri ile birlikte Rektörlük
Makamına atama teklifinde
bulunulur.
E
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ
OKUTMAN ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Evrakları kontrol ederek belirtilen
süre içerisinde başvuru dilekçesi
almak ve kaydetmek.
İlanda belirtilen şartlara göre okutman
personel başvuruları alınır.
H
Başvurusunun uygun
olmadığı yazı ile bildirilir.
Başvuru
evrakları
uygun mu?
Başvuru evraklarının ilanda
belirtilen şartlara uygunluğunu
kontrol etmek.
E
Yönetmelik gereği Yönetim Kurulunca
oluşturulan sınav jürisi jüri üyelerine
bildirilir.
Personel İşleri
Birimi Personeli
Adayların başvuruları sınav
jürisi tarafından
öndeğerlendirmeye tabi tutulur
Y.K. Tarafından oluşturulan sınav
jürisini, jüri üyelerine yazılı olarak
tebliğ etmek.
Öndeğerlendirme sonucunu
adaylara yazılı olarak bildirmek.
Webde İlan için Rektörlük
Makamına bildirilir.
Öndeğerlendirme sonucunu Web'
de yayınlamak üzere Rektörlük
Makamına bildirmek.
Ön değerlendirmede başarılı
olan adaylar giriş sınavına alınır.
Öndeğerlendirmede başarılı olan
adayların yönetmelik gereği giriş
sınavını yapmak.
Sınav Jürisi
H
Sınavda başarılı olan adayın atama
teklifi için gerekli yazışmaları
hazırlamak.
Aday Sınav
sonucunda
başarılı mı?
E
Personel İşleri
Birim Personeli
Rektörlük Makamına atama
teklifinde bulunulur.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ
ÖĞRETİM GÖREVLİSİ ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Evrakları kontrol ederek belirtilen
süre içerisinde başvuru dilekçesi
almak ve kaydetmek.
İlanda belirtilen şartlara göre Öğretim
Görevlisi başvuruları alınır.
H
Başvurusunun uygun
olmadığı yazı ile bildirilir.
Başvuru
evrakları
uygun mu?
Başvuru evraklarının ilanda
belirtilen şartlara uygunluğunu
kontrol etmek.
E
Y.K. Tarafından oluşturulan sınav
jürisini, jüri üyelerine yazılı olarak
tebliğ etmek.
Yönetmelik gereği, Yönetim Kurulunca
oluşturulan sınav jürisi, jüri üyelerine
bildirilir.
Personel İşleri
Birimi Personeli
H
Sınav
jürisinin ön
değerlendirme
raporu olumlu
mu?
E
Öndeğerlendirme sonucunu
adaylara yazılı olarak bildirmek.
Web sayfasında duyurulmak
üzere Rektörlük Makamına
sunulur
Ön değerlendirme sonucu, web'de
İlan için Rektörlük Makamına
bildirilir.
Öndeğerlendirme sonucunu Web'
de yayınlamak üzere Rektörlük
Makamına bildirmek.
Adaylar giriş sınavına alınır.
Öndeğerlendirmede başarılı olan
adayların yönetmelik gereği giriş
sınavını yapmak.
Sınav Jürisi
H
Aday Sınav
sonucunda başarılı
mı?
E
Sonuç web'de yayınlanmak üzere
Rektörlük Makamına sunulur
Başvuru belgeleri, sınav evrakları ile
birlikte atama işlemi değerlendirilmek
üzere Yönetim Kuruluna sunulur.
Personel İşleri
Birim Personeli
H
Yönetim Kurulu Kararı
olumlu mu?
E
Belgeleri ile birlikte Rektörlük
Makamına atama teklifinde
bulunulur.
Sınavda başarılı olan adayın atama
teklifi için gerekli yazışmaları
hazırlamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ
BÖLÜM BAŞKANI ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Bölüm Başkanı
atanacak Bölümde
Bölüm Başkanı olarak
atanabilecek öğretim
üyesi sayısı 1'den fazla
mı?
H
E
Dekan
Bölüm Başkanı
Dekan tarafından
doğrudan atanır.
H
Personel İşleri
Birim Personeli
Yeni bir atama
yapılabilmesi için Bölüm
Kurulunun görüşünü
oluşturmak üzere Bölüm
öğretim üyeleri yazılı
olarak toplantıya davet
edilir.
Dekan
Bölüm Kurulunun görüşü
alınarak Dekan tarafından
atama yapılır.
Bölüm Başkanı
atanacak Bölüm
birden fazla
Anabilim Dalından
mı oluşuyor?
Yeni bir atama yapılabilmesi için
Bölüm Başkanının görev süresinin
sona ereceği tarih, bölümü oluşturan
Anabilim Dalı Başkanlarına yazılı
olarak bildirilerek yazılı görüşleri
istenir.
Anabilim Dalı Başkanlarının 15 gün
içerisinde verecekleri yazılı görüşleri
alınarak Dekan tarafından 1 hafta
içerisinde atama yapılır.
Atamalar; atanan kişiye, Bölüm
Başkanlığına ve Rektörlük Makamına
yazılı olarak bildirilir.
Personel İşleri
Birim Personeli
E
Özlük haklarının gereği için, birim
Tahakkuk Servisine bir suret atama
onayı verilir.
Atama işlemi sonunda
evrakların birer sureti standart
dosya düzenine göre
dosyalanır.
Bölüm Başkanını Atamak
Tek Anabilim Dalı olan bölümlerde
İlgili Bölümün öğretim üyelerini
yazılı olarak toplantıya davet
etmek.
Birden fazla ABD
olanlarda ABD Başkanlarına, yazılı
görüşlerini vermeleri için yazı
yazmak.
Atamaları Rektörlük Makamına,
Bölüm Başkanlığına ilgili kişiye ve
Tahakkuk servisine yazılı olarak
bildirmek.
İşlem sonrası evrakların birer
suretini arşivlemek.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ
İDARİ PERSONEL ATAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Fakültemizde hizmetine ihtiyaç
duyulan idari personel kadrosu,
Rektörlük Makamına yazı ile
bildirilir.
Dekanlık Makamının talimatı
doğrultusunda kadro talep yazısını
hazırlamak.
Fakültemizde görevlendirilecek personel
nakil veya ilk defa Devlet Memurluğuna
atama yoluyla gelen personel ise Rektörlük
Makamınca atama teklifinde bulunulması
istenir.
Personel İşleri
Birim Personeli
Fakültemizde
uygun kadro
var mı?
Rektörlük Makamınca 2547
Sayılı Kanunun 13/b-4
maddesine göre
görevlendirme yapılır.
H
E
Rektörlük Makamınca
ataması yapılan personel bir
yazı ile Fakültemize bildirilir.
Durumuna uygun kadroya
ataması, yazı ile teklif edilir.
Tahakkuk
Personeli
Aday memur olarak SGK girişi
yapılır.
E
Personel, devlet
memurluğuna yeni
mi atandı?
657 Sayılı Kanunun ilgili
maddelerine göre atama teklifine
ilişkin yazıyı hazırlamak.
Ataması yapılan personelin SGK
sistemine girişini yapmak.
H
Personel İşleri
Birim Personeli
Göreve başlaması
Rektörlük Makamına
bildirilir.
Ataması yapılan ve SGK girişi
yapılan personelin göreve başlama
tarihi ve ilgili belgeleri bir yazı ile
Rektörlük Makamına bildirmek.
Fakülte Sekreteri
Göreve başlayan personelin
görev yeri Fakülte Sekreteri
tarafından tebliğ edilir.
Fakültede yeni göreve başlayan
personelin Fakültenin ihtiyacı olan
birimine görevlendirmek, görev
tanımını tebliğ etmek.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ
GÖREV SÜRESİ UZATMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Görev süresi dolacak personelin
Bölüm/Anabilim Dalı Bşk.lığı na bu
durum 3 ay önceden yazı ile bildirilir.
Araştırma Görevlisi,
Uzman,
Öğretim Görevlisi
Yardımcı Doçent
İlgili Personel
İlgili Personel görev süresi
dolmadan en az 1 Ay önce,
dilekçe ekinde faaliyet raporu ile
birlikte Bölüm Başkanlığına
başvuru yapar.
İlgili öğretim üyesi, tebliğ
tarihinden itibaren 1 hafta
içerisnde dilekçe ekinde 4 takım
dosyasını Bölüm Başkanlığına
teslim eder
İlgili Bölüm
Sekreteri
Böüm Başkanlığı, lgili personelin
raporlarını, bölüm görüşü ile
birlikte Dekanlık Makamına
sunar.
Bölüm Başkanlığı kendi
görüşünü de içeren teklifini
Dekanlık Makamına sunar.
İlgililerin başvurularını Bölüm
Başkanlığının görüşü ile birlikte bir
yazı ekinde Dekanlık Makamına
sunmak.
Adayın bilimsel dosyaları,
Dekanlık Makamınca belirlenen
3 kişilik bilim jürisi üyelerine
gönderilir.
Yrd.Doç. Başvurularını Y.K.
Gündemine almak, diğer personel
için Dekanlık görüşünü Rektörlük
Makamına sunmak.
Rektörlük Makamının kararı yazılı
olarak Dekanlığımıza bildirilir.
Bilim jüri üyelerinden alınan
raporlar yapılacak ilk yönetim
kuruluna alınarak aday
hakkında alınan karar Dekanlık
görüşü ile birlikte Rektörlük
Makamına sunulur.
Yrd. Doç. İçin alınan kararı Dekanlık
görüşü ile birlikte yazı ekinde
Rektörlük Makamına sunmak.
Rektörlük
Makamının
Kararı Olumlu
mu?
Rektörlük
Makamının
Kararı Olumlu
mu?
Dekanlık Makamı ilgili dosyayı
inceler ve kendi görüşünü de
ekleyerek Uzman ve Öğretim
Görevlileri için Yönetim Kurulu
Kararı ile birlikte Rektörlük
Makamına sunar.
Personel İşleri
Birim Personeli
H
H
E
Görev süresi dolmadan en az 15
gün önce Bölüm Başkanlığına
başvurmak.
E
İlgili Personele tebliğ
edilmek üzere bölümüne
yazılır.
Gereği için Tahakkuk servisine
ve ilgili personele tebliğ
edilmek üzere bölümüne
bildirilir.
Rektörlük makamınca alınan kadro
boşaltma onayını ilgiliye tebliğ
edilmek üzere bölümüne yazmak
ve alınan tebellüğ belgesini
Rektörlük Makamına sunmak.
Rektörlük makamınca yapılan
yeniden atamayı gereği için
tahakkuk servisine iletmek ve
ilgiliye tebliğ edilmek üzere
bölümüne yazmak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ
GÖREVLENDİRME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Görevlendirilecek personel
bilgileri Birim / Bölüm tarafından
Dekanlık Makamına iletilir.
İlgili Bölüm
Sekreterliği
Görevlendirmede
harcırah ödenmesi söz
konusu mu?
E
1 Haftaya kadar Dekan, 15 güne
kadar Rektör onayı ile görevli sayılır.
15 günü aşan görevlendirmeler için
Yönetim Kurulu'na sunulur.
İdari personel için Dekan
oluruna, Akademik personel için
Yönetim Kuruluna sunulur.
Fakülte Sekreteri
H
H
Bölüm Başkanlığına verilen
dilekçeyi kayda almak, Bölüm
Başkanının onayı ile Dekanlık
Makamına sunmak.
Dekanlık Makamınca Y.K.
Gündemine alınması uygun görülen
evrakı hazırlamak.
Yönetim
Kurulu kararı
olumlu mu ?
E
Harcırahlı olarak
Görevlendirilmesi-nin uygun
görülmediği ilgiliye bildirilir.
Personel İşleri
Birim Personeli
Karar ilgiliye bildirilir.
Yönetim Kurulu Kararı alınıp
Rektörlüğe gönderilir.
Hazırlanan Görevlendirme onayı
Rektörlük Makamının onayına
sunulur.
Dekanlık ve Rektörlük Makamının
kararını ilgili personele yazı ile
tebliğ etmek.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ
İZİN İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
İzin İşlemleri
İlgili Bölüm
Sekreteri
Yıllık İzin
Mazeret İzni
Personel, birim
amirliğinden yazılı
olarak izin talebinde
bulunur.
Personel, birim
amirliğinden yazılı
olarak izin talebinde
bulunur.
Bölüm Başkanlığına verilen
dilekçeyi kayda almak ve Bölüm
Başkanının onayı ile Dekanlık
Makamına sunmak.
Özlük dosyasından izin
durumu kontrol edilir.
Personelin
mazereti
Kanuna uygun
mu?
Personelin izin durumunu
mazeretini kanuna uygunluğunu
kontrol etmek.
E
Önceki yıldan
devreden izni
var mı?
H
Personelin önceki yıldan izninin
olup olmadığını kontrol etmek.
E
H
Öncelikle devreden izin
olmak üzere izin formu
düzenlenerek birim
amirlerine imzaya
sunulur.
Yıllık izin formu
düzenlenerek birim
amirlerine sunulur.
Personel İşleri
Birim Personeli
Birim
Amirlerince
onayladı mı?
Personelin izin formunu
düzenleyerek birim amirine
sunmak.
Personelin izin formunu
düzenleyerek birim amirine
sunmak.
Birim Amirlerine
imzaya sunulur.
H
E
İzin isteğinin
onaylanmadığı İlgili
personele bildirilir.
Dekanlık Makamına
imzaya sunulur
Dekanlık
Makamınca
onayladı mı?
Birim amirince onaylanan izin
formunu Dekanlık Makamına
sunmak ve onaylanmayan izin
formlarını ilgili personele
bildirmek.
H
E
İzin formunun bir özlük
dosyasında dosyalanır, birer
sureti ilgiliye ve Personel
D.Bşk.lığına gönderilir.
Dekanlık makamınca onaylanan
izin formlarını ilgiliye göndermek
ve bir suretini özlük dosyasında
dosyalamak.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
YAZI İŞLERİ BİRİMİ
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
H
Yazı
cevaplandırılacak
mı?
İlgili birimlere veya
bölümlere duyurulur, ve
bir sureti dosyalanır.
E
İlgili bölüme
yazılarak
görüş alınır.
H
E
Kurum ve kuruluşlardan gelen
yazılar ilgili bölümlere
duyurulduktan sonra bir sureti
dosyalanır.
Yazının
cevabı için
bölümlerin
görüşü gerkli
mi ?
İlgili bölümlerden alınan
görüş ve makamın görüşü
doğrultusunda yazılan cevabi
yazı parafa sunulur.
Yazı İşleri
Personeli
Kurum ve kuruluşlardan gelen
yazılar kayda alındıktan sonra havale
için makama sunulur.
Çeşitli Kurum / Kuruluş ile kişilerden gelen ve
gereği için bu birime havale edilen yazılar ilgili
makamın görüşü doğrultusunda işleme alınır.
Fakülte Sekreteri
Evrak
paraf
edildi mi?
Bölüm ve makamdan gelen görüş
doğrultusunda cevabi yazı yazılarak
parafa sunulur.
H
E
İmza için
makama
sunulur.
Makam
tarafından
imzalandı
mı?
H
E
İmzalanan cevap yazısının aslı ilgili
kişi/kurum/kuruluşa gönderilmek
üzere evrak kayıt birimine verilir,
ikinci sureti dosyalanır
Paraf ve imzaları tamamlanan yazı
zarflandıktan sonra gönderilmek
üzere ilgili personele zimmet ile
teslim edilir.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
GENEL EVRAK GELEN İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
İş Akış Süreci
Posta, kurye, görevli memur, fax, elektronik
ortamda gelen evraklar görevli personel
tarafından imza karşılığı teslim alınır
Görevli personel türüne göre (gizli, çok
gizli, hizmete özel, kişiye özel, normal)
gelen evrakları ayırır
Normal ve Hizmete
Özel Evrak
Genel Evrak
Personeli
Evrak Fakülte Sekreteri tarafından açılır,
görevli personel ilgi ve önemine göre Dekan,
Dekan Yardımcılarına arz eder veya ilgili
personele yada uygun gördüğü kişiye havale
eder
Fakülte Sekreteri evrakları ilgisine göre Dekan
veya Dekan Yardımcısına arz eder.
Görevli personelce bu evraklar gelen evrak
kayıt defterine tarih ve numarası verilerek
kayıt edilir
Fakülte Sekreterinin arzı ile Dekan veya
Dekan Yardımcılarından dönen evraklar,
evrak kayıt personeli tarafından ilgili
birimlere zimmetlenir
Fakülteye gelen evrakları evrak
kayıt defterine kaydeder, ilgi ve
önemine göre dağılımını yapar.
Gizli ve çok gizli evrakları Fakülte
Sekreterine teslim eder.
Dekan ve Dekan Yardımcılarından
dönen evraklar ilgili birimlere
zimmetlenir.
Evrağı teslim alan personel aynı
gizlilik içerisinde sonuçlanıncaya
kadar evrak takibi yapar paraflı
evrak ve ekleri ilgili dosyası varsa
dosyasına konulur yoksa yeni dosya
açılarak muhafaza edilir
Görevli evrakların dağıtımını
tamamlayıp zimmet defterini
evrak kayıt birimine teslim
eder
Fakülteye gelen evrakları türüne
göre titizlikle ayrıştırır.
Çok Gizli, Gizli Evrak
Görevli personel evrak kayıt defterinin
"Gelen Sayfasına" geliş tarih ve kayıt sıra
numarası vererek kaydeder. Gelen evrak
kaşesi basılır, tarih ve sayı yazılır, Fakülte
Sekreterine arz edilir. Acele ve günlük
evraklara öncelik verilir.
Birimlere dağıtılmak üzere
zimmetlenen evraklar görevliye teslim
edilir
Fakülteye gelen evrakları imza
karşılığı teslim alır.
Gizli evraklar sonuçlanıncaya kadar
titizlik içerisinde takip edilir.
Birimlere dağıtılmak üzere evraklar
görevliye zimmet ile teslim edilir.
Posta birimi personeli evrakları
dağıttıktan sonra zimmet defterini
evrak kayıt birimine teslim eder.
T.C.
HİTİT ÜNİVERİSTESİ
MÜHENDİSLİK FAKÜLTESİ
GENEL EVRAK GİDEN İŞ AKIŞI
İnsan
Kaynakları
İş Akış Süreci
Görev Yetki ve
Sorumluluklar
Fakültemiz ile ilgili iş ve işlemler ile cevabı yazılar, işlemi
gerçekleştiren personel tarafından hazırlanır ve tarih
konularak birim yetkilisine sunulur.
Fakültemiz ile ilgili cevabi yazılar
hazırlanarak birim yetkilisine imzaya
sunulur.
Birim
yetkilisince
paraflandı
mı?
H
E
Genel Evrak
Personeli
Evrak eksiklikleri
tamamlanmak üzere ilgili
personele geri gönderilir
Evrakta eksiklikler varsa
tamamlanmak üzere ilgili personele
geri gönderilir.
Paraf veya imza için Fakülte
Sekreterine sunulur.
Fakülte Sekreteri
tarafından paraf
veya imza edildi
mi?
H
E
Evrak kontrol için ilgili
birim yetkilisine geri
gönderilir.
İlgili personel
Evrakta eksiklikler varsa
tamamlanmak üzere ilgili birim
yetkilisine geri gönderilir.
Paraf için ilgisine göre Dekan
Yardımcılarına sunulur
İlgili personel
Paraf edilen evrak Dekanlık
Makamına sunulur.
E
Genel Evrak
Personeli
Evraklar kayıt servisinde görevli
personel tarafından giden evrak
defterine sayı ve tarih verilerek
kaydedilir.
Evrak
imzalandı
mı?
H
Kayıtlanan evraklar
Posta, Kurye, Fax veya Elektronik
ortamda Kişilere, İlgili birimlere
veya Kurumlara gönderilir.
Fakültemiz ile ilgili cevabi yazıları
imzaları tamamlandıktan sonra sayı
ve tarih verilerek evrak kayıt
defterine kaydetmek ve ilgili
birimine göndermek.
Download

İş Akış Süreci - Mühendislik Fakültesi