BSP Manual for Agents – Local Procedures
Chapter 14
IATA Czech Republic & Slovak Republic
December 2010
česko – anglická verze
ÚVOD: Tento document se týká BSP výhradně procedur platných v BSP CZ a BSP SK.
Informace o procedurách v ostatních BSP najdete v BSP Manual for Agents.
CHAPTER 14 - Local Procedures
14.1 ADRESY A KONTAKTY
IATA kancelář BSP CZ/SK
Tým IATA Česká republika a Slovensko
Výpočetní středisko
Clearingová banka
Schválené rezervační systémy
Local Customer Advisory Group
Agency Programme Joint Council
14.2 ZAPOJENÍ LETECKÝCH SPOLEČNOSTÍ
Billing and Settlement Plan
Aktuální seznam leteckých společností v BSP
Ukončení členství letecké společnosti v BSP
Kontakty na letecké společnosti
14.3 SLUŽBY PRO ZÁKAZNÍKY - DOTAZY
14.4 LETECKÉ PŘEPRAVNÍ DOKUMENTY – ELEKTRONICKÁ LETENKA
Electronický ticketing
14.5 STANDARD ADMINISTRATIVE FORMS
Agency Sales Transmittal Form
CCCF
Airline´own accounting memoranda (ADM/ACM)
14.6 KOMPLETACE LETECKÝCH PŘEPRAVNÍCH DOKUMENTŮ
Ticketing Authority
14.7 CANCELLATION PROCEDURY - „VOIDING
14.8 BSP BILLING REPORTS - OUTPUT
14.9 REMITTANCE PROCEDURES
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 2 of 26
Chyby v reportech nebo chybějící Notice of Billing Statement
Net Remittance
14.10 SANKCE, ADMINISTRATIVNÍ A CLEARING BANK POPLATKY
14.11 PRODEJE KREDITNÍ KARTY
14.12 REFUNDS
14.13 PRACOVNÍ KALENDÁŘ
14.14 IATA LOGO
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 3 of 26
14.1 ADRESY A KONTAKTY
IATA kancelář BSP CZ/SK
Adresa:
IATA
International Air Transport Association
Smetanovo nábřeží 4
110 00 Praha 1
Česká republika
Pokud mate jakýkoliv dotaz, obraťte se na nás prostřednictvím “IATA Customer Portal Europe Contact Us”: http://www.iata.org/customer-portal/Pages/index.aspx
Telefony:
Customer service pro aerolinie:
Customer service pro agentury:
+420 242 499 886 (od 9h00 do 16h00)
+420 242 499 887 (od 9h00 do 12h00)
Jak kontaktovat IATA kancelář:
Dear Airline/Agent,
In order to improve the quality of our Customer Service, a web based contact service has been put in
place: http://www.iata.org/customer. This will enable you to find answers to most of your questions
online or you may submit your queries 24 hours a day. We will follow up the handling of all cases
created by these means.
Please choose the option „Contact us/log an enquiry“ on http://www.iata.org/customerportal/Pages/index.aspx (we advise you to keep this link among your favourite websites), where you
will find an online form that can be completed, enabling us to identify your account immediately and
assist you as soon as possible (please see the print screens attached). Please refer to your web case
number if your new query related to a previous web case.
In order to provide a timely response to your enquiries logged through our website, we would like to
bring to your attention that all emails sent to a personal e-mail addresses (or IATA Prague general
address [email protected]) will remain unanswered as from 16th September, 2008.
As of the same date there will be new customer service phone lines: +420 242 499 886 for airlines
(available every day from 9AM to 4PM) and +420 242 499 887 (available every day from 9 AM to 12
AM). Beyond these hours, and as your first option anyway, we would kindly ask you to, as
said, submit your query via the customer portal: http://www.iata.org/customer-portal/Pages/index.aspx
- please see below:
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 4 of 26
If you need to contact us/log a query, then please go to http://www.iata.org/customer and click the
option Contact us/ Log an enquiry.
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 5 of 26
Fill in the form and send it to us.
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 6 of 26
IATA tým Česká a Slovenská republika
- Anca Apahidean, Area Manager RO, MD, CZ, SK, HU, PL
- Blanka Svobodová, Acting Country Manager CZ, SK, HU and Manager Passenger and Cargo
Services CZ, SK, HU
- Martina Hochmanová, Assistant Manager, Accreditation Services IDFS
- Marek Hrubeš, Financial Controller IDFS
- Ludmila Mihulková, Officer, Agency Services IDFS CZ/SK
Výpočetní středisko (DPC = Data Processing Centre)
Výpočetním střediskem se rozumí subject, jehož úkolem je příjem, kontrola a zpracování prodejů
realizovaných IATA cestovními kancelářemi a dále pak distribuce jednotlivých konsolidovaných
sestav vyúčtování (zahrnujících veškeré prodeje realizované v daném období) cestovním kancelářím,
leteckým společnostem a IATA/BSP kanceláři.
Výpočetním střediskem pro BSP CZ/SK je firma Accelya, která sídlí v Madridu. Pokud mate jakýkoli
dotaz, který se týká Agent Billing Analysis, obraťte se na kancelář IATA v Praze, která zajišťuje
veškerou komunikaci s výpočetním střediskem.
Clearingová banka
Úkolem clearingové banky, vybrané příslušným BSP, je příjem částek za prodeje od cestovních
kanceláří a jejich redistribuce leteckým společnostem. Agentura obdrží od IATA Praha (paní Ludmily
Mihulkové) číslo účtu, na který pak provádí úhrady prodejů.
Banky pro BSP CZ a BSP SK:
- UniCredit Bank, a.s. Česká republika
- UniCredit Bank, a.s. Slovensko
úhrady prodejů v České republice
úhrady prodejů na Slovensku
Schválené rezervační systémy (GDS = Global Distribution Systems)
Pro vystavování neutrálních přepravních dokladů v IATA akreditovaných agenturách jsou v BSP
CZ/SK schváleny tyto rezervační a tiketovací systémy (GDS/CRS):
Amadeus (AGTD)
Galileo (GDSL)
Sabre (SABR)
Použití jiného než schváleného automatizovaného ticketovacího systému je zakázáno (na rozdíl od
použití jiného rezervačního systému).
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 7 of 26
Informace o přesném způsobu a postupu vystavování letenek jsou cestovním agenturám dodány při
zavedení automatického ticketingu, a to přímo příslušným CRS, který organizuje a zajišťuje tzv.
školení ticketingu.
Kontakty:
Amadeus
Galileo
Sabre
[email protected]
[email protected]
via website: http://customersupport.sabre.com
Local Customer Advisory Group (LCAG)
Jedná se o skupinu zástupců leteckých společností, kteří jsou jmenování PaConf (Konferencí) v
zemi, kde funguje BSP, jako poradní poradní organ IATA ISS Managementu ve věcech spojených s
customer service a se zaváděním a plněním lokálních pravidel a funkcí.
Aktuální členové LCAG CZ/SK:
Mr Jiří Marek (předseda)
Mr František Šiling
Mr Fabrice Tamegger
Mr Petr Duchek
Ms Tereza Lencová
Mr Milan Feherváry
OK
AF/KL/DL
LH/OS/LX
BA
EK
AY
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Agency Programme Joint Council (APJC)
Tento výbor, složený ze zástupců leteckých společností i agentur, řeší veškeré záležitosti Agency
Programu v České republice a na Slovensku a podává návrhy na změny k Passenger Agency
Conference, která poté zpětně informuje Výbor o změnách, které byly schváleny.
Aktuální členové APJC CZ/SK:
Airlines
Mr Jiří Marek (předseda)
Mr František Šiling
Mr Fabrice Tamegger
Mr Petr Duchek
Ms Tereza Lencová
Mr Milan Feherváry
OK
AF/KL/DL
LH/OS/LX
BA
EK
AY
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Agents
Mr Miroslav Bělovský
Mr Tomáš Návrat
Ms Pavel Němec
Ms Květoslava Zajacová
Mr Udo Wichert
Mr Martin Horváth
OK Tours
Čedok
HRG
Satur Travel
Thomas Cook
pelicantravel.com
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 8 of 26
14.2 ZAPOJENÍ LETECKÝCH SPOLEČNOSTÍ
Billing and Settlement Plan (BSP)
Billing and Settlement Plan (BSP) je jednoduchý a vyzkoušený systém, usnadňující IATA
akreditovaným cestovním kancelářím procesy spojené s prodejem, vykazováním a úhradou leteckých
přepravních dokladů a dalších aktivit.
BSP systém vznikl původně jako aktivita bank, které chtěly pro svoje činnosti dočasně využít
značných prostředků realizovaných z prodeje letecké přepravy. První systém BSP pod patronací
IATA dopravců vznikl v roce 1971 v Japonsku a od té doby se rozšířil prakticky po celém světě.
Jednotné zúčtovací postupy a další standardní procedury systému BSP umožňují efektivní a kvalitní
výpočet a převod prodejů z letecké přepravy. Eliminují nutnost uzavírání separátních zúčtovacích
smluv mezi jednotlivými členy systému BSP, čímž se snižuje množství práce a času spojeného s
administrativou, a ve finale to vede k úspoře finančních nákladů.
Klíčovým nástrojem BSP je neutrální zúčtovatelný doklad tzv. Electronic Ticket, který je používán
akreditovanými agenturami v zastoupení všech dopravců, kteří jsou do BSP zapojeni.
Pro správnou kalkulaci prodejů uskutečněných v systému BSP využívá IATA kancelář služeb
výpočetního střediska, které připravuje vyučtování částek jak pro:
A/ agentury - tzv. Agent Billing Analysis (de facto faktura) - stanovuje, jaké finanční prostředky
utržené za prodej letecké přepravy za určité, přesně definované prodejní období, mají být IATA
akreditovanou agenturou převedeny na účet do určené IATA BSP clearingové banky;
B/ dopravce - tzv. Airline Billing Analysis (de facto avízo) - informuje o stavu prodejů letecké přepravy
dané letecké společnosti uskutečněné IATA akreditovanými agenturami za určité, přesně definované
prodejní období a tedy o částce, která bude dopravci převedena na účet z clearingové banky.
Do systému BSP jsou kromě IATA akreditovaných agentur, leteckých společností a IATA kanceláře
jako administrátora, zapojeny tedy i další subjekty: clearingová banka, výpočetní středisko a
rezervační systémy (nahlašují údaje o prodejích ve stanovených formátech a časech).
IATA kancelář v roli koordinátora systému BSP vystupuje ve vztahu agentura - letecká společnost
jako neutrální subjekt. IATA Country Manager se svými spolupracovníky má za úkol koordinovat a
dohlížet na veškeré činnosti tak, jak je definováno příslušnými IATA rezolucemi. Agentura pak řeší
s dopravcem veškeré záležitosti týkající se tarifů, jejich podmínek a použití, ticketovacích požadavků
a postupů a dalších záležitostí, přímo souvisejících s obchodním vztahem agentura - letecká
společnost.
Výhody BSP:
-
agentury vystavují jeden standardní výkaz prodejů a platí jednu částku na centrální účet;
letecké společnosti přijímají jednu úhradu za všechny agenty;
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 9 of 26
-
neutrální zúčtovatelný přepravní dokument nahrazuje přepravní doklad jednotlivých leteckých
společností;
prodeje agentur jsou avizovány elektronicky;
centrální distribuce elektronických letenek pod kontrolou IATA BSP;
zjednodušení administrativy - používání jednotných elektronických formulářů (BSPlink);
vykazování všech prodejů do jednoho centra;
využití automatizace ve vystavování přepravních dokladů umožňuje úsporu času a prostředků a
zároveň zvýšuje úroveň služeb;
zvýšená kontrola financí díky centralizaci plateb;
standardní procesy umožňující provádění jednotných kontrol kvality;
komplexní kontrola systému neutrálním subjektem.
Členství v BSP systému je otevřené pro všechny letecké společnosti (členy i nečleny IATA), přičemž
jednotlivé BSP systémy obsluhují vždy jednu zemi či určený region.
Aktuální seznam leteckých společností v BSP (prosinec 2010)
ADRIA AIRWAYS
AEGEAN AIRLINES
AER LINGUS
AEROFLOT
JSC DONAVIA
AEROLINEAS ARGENTINAS
AEROMEXICO
AEROSUR
AEROSVÍT AIRLINES
AIR ASTANA
AIR AUSTRAL
AIR BALTIC
AIR BERLIN
AIR CANADA
AIR EUROPA LINEAS AEREAS
AIR FRANCE
AIR CHINA
AIR MADAGASCAR
AIR MALTA
AIR MAURITIUS
AIR NAMIBIA
AIR NEW ZEALAND
AIR SEYCHELLES
AIRCOMPANY TATARSTAN
ALITALIA SPA
ALL NIPPON AIRWAYS
AMERICAN AIRLINES
JP
A3
EI
SU
D9
AR
AM
5L
VV
KC
UU
BT
AB
AC
UX
AF
CA
MD
KM
MK
SW
NZ
HM
U9
AZ
NH
AA
165
390
053
555
733
044
139
275
870
465
760
657
745
014
996
057
999
258
643
239
186
086
061
966
055
205
001
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 10 of 26
ASIANA AIRLINES, INC.
ATLANT-SOYUZ Airlines
AUSTRIAN
AZAL AZERBAIJAN AIRLINES
BANGKOK AIRWAYS
BELAVIA
BRITISH AIRWAYS
BRITISH MIDLAND AIRWAYS
BRUSSELS AIRLINES
BULGARIA AIR
CATHAY PACIFIC
CIMBER AIR
CITY AIRLINE AB
CONDOR
CONTINENTAL AIRLINES
CROATIA AIRLINES
CYPRUS AIRWAYS
ČSA Czech Airlines
DELTA AIR LINES
DONBASSAERO AIRLINES
EGYPT AIR
EL AL
EMIRATES
ETHIOPIAN AIRLINES
ETIHAD AIRWAYS
EVA AIR
FINNAIR
FLYBABOO
FLYBE
GULF AIR
HAHN AIR
HAINAN AIRLINES
HELI AIR MONACO
HONG KONG AIRLINES
CHINA AIRLINES
CHINA EASTERN AIRLINES
CHINA SOUTHERN AIRLINES
IBERIA
ICELANDAIR
JAL Japan Airlines
JAT Airways
JET AIRWAYS
Kenya Airways
KLM Royal Dutch Airlines
KOREAN AIR LINES
KUWAIT AIRWAYS
LAN AIRLINES
OZ
7B
OS
J2
PG
B2
BA
BD
SN
FB
CX
QI
CF
DE
CO
OU
CY
OK
DL
7D
MS
LY
EK
ET
EY
BR
AY
F7
BE
GF
HR
HU
YO
HX
CI
MU
CZ
IB
FI
JL
JU
9W
KQ
KL
KE
KU
LA
988
499
257
771
829
628
125
236
082
623
160
647
419
881
005
831
048
064
006
897
077
114
176
071
607
695
105
033
267
072
169
880
747
851
297
781
784
075
108
131
115
589
706
074
180
229
045
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 11 of 26
LOT Polish Airlines
LUFTHANSA
LUXAIR
MALAYSIA AIRLINES
MALEV
MERIDIANA
MONTENEGRO AIRLINES
OLYMPIC AIR
OMAN AIR
PE B&H AIRLINES d.o.o.
POLET JSC Aircomany Polet
PULKOVO
QATAR AIRWAYS
ROYAL BRUNEI AIRLINES
ROYAL JORDANIAN AIRLINES
SAS
SATA INTERNACIONAL
SIBERIA AIRLINES
SINGAPORE AIRLINES
SOUTH AFRICAN AIRWAYS
SRILANKAN AIRLINES
SUN D'OR
SWISS
TAM BRAZILIAN AIRLINES
TAP PORTUGAL
TAROM
THAI AIRWAYS
JSC TRANSAERO AIRLINES
TURKISH AIRLINES
UKRAINE INT. AIRLS.
UNITED AIRLINES
URAL AIRLINES JSC
US AIRWAYS, INC.
UTAIR AVIATION
UZBEKISTAN AIRWAYS
VIETNAM AIRLINES
VIRGIN ATLANTIC
YAMAL AIRLINES
YEMENIA YEMEN AIRWAYS
LO
LH
LG
MH
MA
IG
YM
OA
WY
JA
YQ
Z8
QR
BI
RJ
SK
S4
S7
SQ
SA
UL
2U
LX
JJ
TP
RO
TG
UN
TK
PS
UA
U6
US
UT
HY
VN
VS
YC
IY
080
220
149
232
182
191
409
050
910
995
342
195
157
672
512
117
331
421
618
083
603
383
724
957
047
281
217
670
235
566
016
262
037
298
250
738
932
664
635
Ukončení členství letecké společnosti v BSP
Tak jako v jiných oblastech hospodářské činnosti může i v oblasti letecké dopravy dojít k zastavení
činnosti letecké společnosti, popř. k jejímu bankrotu. V takové situaci IATA kancelář postupuje
v souladu se zněním příslušné IATA rezoluce. Dojde-li k zastavení činnosti letecké společnosti v
daném teritoriu, IATA kancelář posoudí další setrvání společnosti jako člena BSP. Je-li rozhodnuto,
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 12 of 26
že činnost dopravce v BSP bude pozastavena nebo ukončena, je povinností IATA kanceláře ihned
informovat ostatní partnery zapojené do systému BSP.
Pro cestovní kanceláře pak platí následující pravidla:
- vystavování přepravních dokladů na takovou leteckou společnost je zakázáno, tj. agentura nesmí
používat ticketing authority této společnosti pro vystavování letenek;
- agentura musí vykázat všechny prodeje a refundace na uvedenou leteckou společnost v nejbližší
zúčtovací periodě (nebo podle pokynů IATA kanceláře);
- agentura musí informovat klienty o vzniklé situaci, zajistit a provést refundace dříve vystavených
letenek a tyto vykázat na ASTF v termínu stanoveném IATA kanceláří;
- agentura musí veškeré pohledávky vzniklé po termínu stanoveném IATA kanceláří řešit přímo
s leteckou společností.
V případě, že by činnost letecké společnosti byla obnovena, budou cestovní kanceláře informovány
opět prostřednictvím IATA kanceláře.
Kontakty na letecké společnosti
Kontakty na jednotlivé letecké společnosti v BSP jsou uvedeny na Agent Consolidated Billing
Statement při každém vyúčtování.
Kontakty najdete take v BSPlinku:
General Queries - Airlines
Address Maintenance - Address Query Airlines
14.3 SLUŽBY PRO ZÁKAZNÍKY – DOTAZY
Existuje několik způsobů, jak najít odpověď na vaši otázku ohledně prodejů a BSP procedur. Jedním ze
zdrojů informací by měl být tento manuál. Jinak se - podle toho, čeho se váš dotaz týká - obraťte na
jeden z následujících subjektů :
- helpdesk příslušného rezervačního/tiketovacího systému - při problémech s kompletací prodejů
nebo při stahování reportů z rezervačního systému;
- na konkrétní leteckou společnost, případně rezervační/tiketovací system - dotazy ohledně vydávání
letenek a pravidel s tím spojených;
- IATA - nesrovnalosti mezi tím, co jste reportovali prostřednictvím vašich reuervačních/tiketovacích
systémů a reporty v BSPlinku.
- www.iata.org - komplexní informace o aktivitách IATA, rezolucích, online obchod IATA publikací
- IATA Customer Portal: http://www.iata.org/customer-portal/Pages/index.aspx
- BSPlink - Systém BSPlink je přístupný každé IATA agentuře na stránkách www.bsplink.iata.org
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 13 of 26
BSPlink je uživatelské rozhraní používané všemi účastníky BSP procesu, přes které agentury dostávají
BSP reporty a probíhají v něm ADM/ACM opravy nebo Refund Applications. Taktéž letecké společnosti
udržují funkci Ticketing Authority přes BSPlink, takže agentura může online zjistit, jestli jí ta která
letecká společnost povoluje vystavovat letenky. IATA prostřednictvím BSPlinku komunikuje trhu
všechny důležité změny.
Agentury by měly kontrolovat BSPlink pravidelně - nové složky ke stáhnutí, ADM/ACM, BSP bulletin
týkající se nových procedur nebo změn. Kromě toho si mohou agentury online stahovat reporty, mají
přístup k historickým BSP data, mohou si zvolit upozorňování emailem na nové složky apod.
Každá IATA akreditovaná agentura obdrží v rámci akreditačního procesu přístup a heslo do BSPlinku.
14.4 LETECKÉ PŘEPRAVNÍ DOKUMENTY - ELEKTRONICKÁ LETENKA
V praxi existují dva druhy leteckých přepravních dokumentů:
1) neutrální přepravní doklady určené pro prodej letecké přepravy v IATA akreditované agentuře;
2) přepravní doklady jednotlivých dopravců.
IATA akreditovaná agentura je oprávněna vystavovat pouze neutrální BSP doklady, které jí byly IATA
kanceláří přiděleny. Zároveň je oprávněna vyměňovat/refundovat pouze tyto doklady, tj. doklady
vystavené ve své konkrétní schválené pobočce - IATA lokaci za předpokladu, že dopravce nevyžaduje
provádění změn přímo v kanceláři dopravce.
V současnosti se používají tyto neutrální přepravní dokumenty:
- Elektronická letenka
- V-MPD (virtuální MPD vystavované v systému BSPlink)
- Automated MCO issued via GDS (MD 50, vystavované přes rezervační systém)
Následují dokumenty, které už nejsou používány:
- Papírová letenka typu OPTAT
Tento doklad se v BSP CZ/SK nepoužívá od 1. 6. 2008. Agentura je však stále povinna Agent kupón
společně s VOID kupóny letenek vystavených v období před 1. 6. 2008 archivovat, a to 5 let ode dne
vystavení.
V případě, že agentura provádí výměnu papírové letenky za elektronickou, manipulace s kupóny je
následující: letové kupóny původní papírové letenky (doklad „original issue“), které cestující předkládá
k výměně, zasílá agentura doporučeně společně s kopií Agent kupónu nové elektronické letenky přímo
na adresu dopravce. V dopise, který ke kupónům přikládá, dopravce písemně informuje, jaké original
kupóny zasílá, tj. uvádí jejich čísla; kopii dopisu si pak agentura zakládá společně s original Agent
kupónem vyměněné letenky.
- manuální MPD
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 14 of 26
Elektronický ticketing
- řídí se Rezolucí 854 (o zavádění a činnosti automatických a elektronických tiketovacích systémů v
BSP) a dale technickými a jinými specifikacemi schválenými PAConf a podle PSC Rezolucí.
Subjekt, který chce agenturám poskytnout vybavení pro tisk elektronických dokumentů, musí uvědomit
IATA kancelář, která překontroluje kompatibilitu tohoto systému a BSP a bude.li tento system v souladu
s příslušnou Rezolucí (co se týče vzhledu vydávaných dokumentů a formátu reportů).
Při elektronickém ticketingu dojde k záznamu prodeje, aniž by byl vydán papírový letový kupón.
Elektronický letový kupón zůstává v systému letecké společnosti prostřednictvím GDS, který agentura
používá.
Elektronický ticketing přináší výhody pro agentury i koncové zákazníky:
Pro agentury:
- zjednodušení co se týče skladování dokumentů;
- elektronické letenky se automaticky reportují do DPC za účelem zúčtování;
- refundy letenek se provádějí pouze elektronicky; snažší propojení s back office účetními systémy.
Pro koncové zákazníky:
Pasažér nemusí čekat v řadě na letišti u přepážky letecké společnosti, aby si vyzvedl letenku, může jít
rovnou k odbavení nebo gatu. Navíc, na letištích dnes existují samoodbavovací kiosky, který celý
process odbavení (s elektronickou letenkou) zjednodušují.
Hlavní charakteristiky elektronické letenky:
- letové kupóny nejsou tištěny na standardní přepravní dokumenty;
- letecká společnost, jejíž ticketing authority byla použita k vystavení elektronické letenky, má přístup k
datům z letového kupónu v momentě, když se pasažér dostaví k odbavení;
- elektronická letenka může být vydána pouze v případě, že všechny segmenty mohou být vystaveny
jako ET.
Možnost vystavení elektronické letenky indikuje přímo rezervační/ticketovací systém. Letecké
společnosti postupně zavádějí elektronický ticketing do všech svých destinací. Od června 2008 již
nejsou papírové letenky vystavovány vůbec a všechny cesty jsou ticketovány resp. zaznamenány
pouze na elektronické letenky.
O zásobu čísel elektronických letenek si agentura nežádá, tj. neprovádí objednávku. Dostatečnou
zásobu „elektronických letenek“ přiděluje agentuře rezervační/ticketingový systém, který používá.
Při vystavení resp. vygenerování elektronické letenky rezervační systém vytiskne „Audit“ a „Agent“
kupóny na „itinerářové“ tiskárně. Tyto kupóny si agentura ponechává / archivuje v kanceláři po dobu 5
let (stejně jako „růžové“ tj. Agent kupóny OPTAT letenek a manuálních MPD). Na ASTF se neuvádějí
počty či číselné řady vystavených elektronických letenek, údaje o prodejích jsou hlášeny rezervačním /
ticketovacím systémem do výpočetního střediska automaticky. Poznámka: GDS může tisknout jen
Agent kupón, nemusí tisknout i Audit kupón.
Při vystavení elektronické letenky je „itinerářovou“ tiskárnou natištěn také rozpis cesty (itinerář). Je
povinností vystavující agentury tento cestujícímu doručit/předat, a to buď v papírové podobě (pokud je
cestující přítomen v agentuře) nebo elektronickou poštou.
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 15 of 26
14.5 STANDARD ADMINISTRATIVE FORMS (SAF)
V BSP CZ/SK se dosud setkáte s těmito administrativními formuláři:
1) vystavované (vyplňované) IATA agenturou
- Výkaz prodejů / Agency Sales Transmittal Form (elektronická verze);
- CCCF (papírový formulář);
- Refund Application/Authority Form (elektronická verze).
2) vystavované (vyplňované) leteckou společností
- Agency Debit Memo (elektronická verze);
- Agency Credit Memo (elektronická verze).
Vykazování prodejů v BSP CZ/SK probíhá dle termínů stanovených Pracovním kalendářem BSP.
Každý měsíc má čtyři tzv. „reporting“ a „billing“ periody. Pro vykazování prodejů se používá elektronický
„Výkaz prodejů“ (ASTF), přičemž vykazování prodejů probíhá 4x do měsíce, tzn. souhrnně za
reportovací periody 1, 2, 3 a 4.
Reportovací periody v BSP CZ/SK:
1. perioda probíhá ve dnech od 1. do 07. v každém měsíci vč.;
2. perioda probíhá od 08. do 15. v každém měsíci vč.;
3. perioda probíhá od 16. do 23. v každém měsíci vč.;
4. perioda probíhá od 24. do konce měsíce vč.
ASTF (Agency Sales Transmittal Form) je v současné době standardní elektronický formulář, který
se vyplňuje v systému BSPlink a který nahrazuje rozličné Výkazy prodejů jednotlivých leteckých
společností. Do tohoto formuláře je nutné vyplnit pečlivě všechny předepsané náležitosti, neboť tímto
formulářem agentura „přiznává“ prodeje uskutečněné na BSP dopravce za dané reportovací periody.
Vyplněný formulář ASTF odesílá agentura automaticky prostřednictvím systému BSPlink.
www.bsplink.iata.org - Sales Transmittal - Enter Sales Transmittal
Formulář vyplňte následujícím způsobem:
- pokud máte „nulové“ tj. žádné prodeje, označte „1 = Nil Sales“;
- pokud máte „automatické“ prodeje, označte „2 = Automated Documents only“.
Formulář po vyplnění odešlete tlačítkem „Submit“, objeví se informační okno „The STF is going to be
stored“, volbu potvrdíte tlačítkem „OK“.
Systém BSPlink potvrdí uložení formuláře a nabídne jeho tisk „Print Sales Transmittal“ a náhled „Show
Sales Transmittal“.
Pozdní dodání, popř. nedodání Výkazu prodeje (ASTF) je ve smyslu IATA rezolucí (Travel Agent´s
Handbook) považováno za tzv. Irregularity se všemi následky, které z toho pro agenturu vyplývají.
CCCF (Credit Card Charge Form)
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 16 of 26
CCCF nebo též UCCCF (Universal Credit Card Charge Form) je formulář, který se používá
v případech, kdy prodeje leteckých přepravních dokladů jsou hrazeny kreditními kartami, a to v těch
případech, kdy je prodej realizován přímo na účet letecké společnosti. V BSP CZ/SK je k dispozici 5ti
kuponové UCCCF. Při zasílání kopií CCCF letecké společnosti se řiďte pokyny, které pro tento formulář
vydala.
Airline’ own accounting memoranda - ADM/ACM
Pro vyrovnání vzniklých diskrepancí částek mezi agenturami a leteckými společnostmi se používají
formuláře Agency Debit Memo (ADM) a Agency Credit Memo (ACM). Tyto formuláře mají k dispozici
letecké společnosti a jenom letecké společnosti je mohou vystavit, agentura je pouze kontroluje.
Oba tyto formuláře jsou dnes k dispozici v elektronické podobě v systému BSPlink, kde je letecké
společnosti vystavují. Přes stejný systém má agentura možnost uvedené doklady prohlížet a v případě
připomínek tak může oba formuláře před jejich automatickým zaúčtováním námitkovat.
ADM, pokud je vystaveno, je nutné považovat jako vystavenou a splatnou fakturu, tzn. že reklamovaný
rozdíl je třeba neprodleně ověřit a prostřednictvím BSP zúčtování uhradit (probíhá automaticky). V
případě nesouhlasu je nutné vystavené ADM okamžitě písemně námitkovat a vyjasnit s dopravcem.
Každé ADM je v systému BSPlink udržováno se statusem „pending“ (tj. čekající na zúčtování) 30 dní,
tzn. že agentura má dostatek času vznést proti ADM své námitky, pokud považuje ADM za chybně
vystavené.
Vzhledem k tomu, že mnohdy nebyly námitky vznesené agenturou leteckou společností řešeny vůbec,
popřípadě bylo řešení zdlouhavé a netransparentní, byla v letošním roce schválena úprava IATA
Rezoluce 850m, která vstoupila v platnost 1. ledna 2008 - „Issue and Processing of Agency Debit
Memos (ADMs). Rezoluce je závazná a musí být dopravci respektována. Její celé znění je uvedeno
v Travel Agent´s Handbook, níže jsou uvedeny pouze dva výňatky:
2.1 Airlines are required to publish and communicate in writing their ADM policies to Agents in advance
of implementation.
3.1 ADMs shall only be processed through the BSP if issued within nine months of the final travel date.
Any debit action initiated beyond this period shall be handled directly between the BSP Airline and
Agent.
ACM, pokud je vystaveno, lze považovat za „avízo“ a bude IATA agentuře zaúčtováno bez prodlení, tj.
ihned po skončení reporting periody, ve které bylo vystaveno.
ADM / ACM vystavená leteckou společností v systému BSPlink se zúčtují (pokud nejsou námitkována)
automaticky a nemusejí tedy být na ASTF nijak vykazována.
14.6 KOMPLETACE LETECKÝCH PŘEPRAVNÍCH DOKUMENTŮ
Ticket Imprinter je technické zařízení, které slouží k validaci CCCF. Správné použití ticket imprinteru
je pro zaměstnance nových agentur demonstrováno při vstupním BSP školení.
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 17 of 26
Agentury, které vystavují větší množství CCCF se mohou setkat se situací, že imprinter je třeba seřídit,
aby správně fungoval. Návod na seřízení je přiložen ke každému novému imprintru, popř. je možné si
ho vyžádat v kanceláři IATA.
Ticketing Authority (elektronická verze CIP = Carrier Identification Plate)
Jedná se o umožnění validování automatizovaných dokladů na daného dopravce (tj. možnost
automatického ticketingu, validování dokladu ticketovacím systémem).
Všechny IATA cestovní kanceláře jsou dnes povinně vybaveny elektronickým ticketingem, a proto
veškeré údaje jsou do letenky zaznamenány přímo ticketovacím systémem. Pokud se však letecká
společnost rozhodne agentuře Ticketing Authority nepřidělit, tj. vyjádří svou nevůli s danou agenturou
spolupracovat, je automatický ticketing pro danou agenturu na tohoto dopravce uzavřen.
Use of BSPlink for Ticketing Authority Management (Official communication posted on BSPlink on 19
May 2009):
Dear BSP Participant.
In an effort to simplify the business relationship between airlines and the travel agent community, IATA
is working to enforce BSPlink as the only tool to manage the Airline Ticketing Authority.
With this in mind, we are planning a synchronization process to ensure that all the GDSs have the
same information as shown on the BSPlink system with regards to airline ticketing authority information.
To ensure the success of the project, we would like to remind you about the following facts,
•
•
You must notify IATA whenever you change or acquire a new GDS connection at your premises.
This information is vital to ensure that whatever updates on ticketing authority the airlines make via
BSPlink, are forwarded to the correct party (*).
Your first point of contact regarding ticketing authorities should always be the airline, and not the
GDS nor IATA. If you don’t have a ticketing authority or loose it for one or more carriers on your GDS,
only the airline can update the ticketing authority records through BSPlink.
14.7 CANCELLATION PROCEDURY - “VOIDING”
Vzhledem k zavedení systému denního reportování (tzv. Daily Reporting) prodejních dat z rezervačních
systémů (v platnosti od 01.12. 2001), byla příslušně upravena i délka, po kterou je možné vystavený
doklad označit za neplatný. Platí, že chybně vystavené doklady, je v systému možné označit za
neplatné pouze v den vystavení, což v praxi znamená zhruba do půlnoci daného dne, kdy byl doklad
vystaven. Protože tehdy jsou prodejní data agentury automaticky převedena do výpočetního střediska
a zpracována.
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 18 of 26
14.8 BSP BILLING REPORTS - OUTPUT
V termínu stanoveném Pracovním kalendářem obdrží agentura z výpočetního střediska základní sadu
elektronických výstupů (s označením R2100), které obsahují informace o zúčtované billing. Těmito
základními výstupy jsou:
a) Header – „hlavička“/na této uvodní stránce je jméno, adresa agentury a IATA kód;
b) Výstup R2011 Agent Invoice/„faktura“, kde je pod označením „Net to pay“ stanovena částka k
odvodu tj. částka, kterou agentura převede na příslušný IATA/BSP účet u clearingové banky;
c) Výstup R2930 Aget Billing Analysis/ Agent Billing analýza je základním výstupem obsahujícím
zúčtovací informace o každém jednotlivém dokladu vystaveném a vykázaném v billing periodě;
doklady jsou uvedeny v rozlišení podle druhu, s uvedením mezisoučtů za každý druh dokladu;
závěr výstupu tvoří stránky, kde jsou uvedeny celkové součty a celková suma prodejů; agentura
by si měla ihned po obdržení tohoto výstupu zkontrolovat správnost vyúčtování;
d) Výstup R2024 Breakdown of Agent Sales per Carrier/část výstupů konsolidující prodeje agentury
na jednotlivé dopravce;
e) Výstup R2915 Details on Excessive Cancelleds/ tento výstup je generován pouze v případě, že
agentura v některé z reporting period označila za neplatné tj. „voidovala“ více než 10% z
vystavených letenek; příslušný poplatek za překročení povoleného limitu je na tomto výstupu
rozúčtován.
Vyúčtování je agentuře dodáváno v elektronické podobě přes systém BSPlink. Doporučujeme IATA
agenturám si výstupy před kontrolou vždy ze stránek BSPlink systému „stáhnout“ a uložit, tj.
archivovat pro pozdější případné použití. Výše uvedené soubory jsou totiž v systému k dispozici a je
možné je stahovat pouze dva měsíce od uvedení do BSPlink tabulky „Files“ - „Download“, pak jsou
ze systému vymazány.
Jakékoliv případné nesrovnalosti ve výstupech reportuje agentura do IATA kanceláře.
Vstup do systému BSPlink zajišťují unikátní login a password, který IATA agentura obdrží po zapojení
do systému BSP. Součástí zapojení agentury do systému BSP je i školení, jak systém používat.
Podrobný manuál je k dispozici na úvodní stránce systému BSPlink, stejně jako další základní
informace a kontakty.
Systém BSPlink slouží k elektronickému předávání dat mezi jednotlivými složkami systému BSP, tj.
zejména mezi agenturou / leteckou společností a výpočetním střediskem (dodávání elektronických
výstupů), mezi agenturou a leteckou společností navzájem (ADM, ACM formuláře), agenturou /
leteckou společností a IATA kanceláří (kontrola zúčtování apod.).
Níže najdete popis základních BSP výstupů:
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 19 of 26
BSP Agent Billing
Statement and Analysis
This Agent Statement provides a summary for each
Airline followed by a list of ALL transactions billed to
the Agent for the specified Billing Period. Transactions
are sorted by the four main “groups”, being ISSUES,
ADM, ACM and REFUNDS.
• This report has a summary of all sales for billing
period displayed (Summary Box) at the top.
• NTFA (Net Fare Amount) are not displayed on
“Comments” column. The NTFA can be
calculated (Balance Payable amount less Tax
amounts).
• "Supplementary Commission Rate" (percentage)
in addition to "Supplementary Commission
Amount" is displayed.
• Exchange tickets, Check Digit and Coupon Usage
Indicator on exchanged ticket number are
displayed ("Comments" column).
• Tour Code is displayed on “Comments” column.
• “Tax on Commission” is displayed in a separate
column (but it is not currently applicable in
Ireland)
• Date of Issue is displayed on its own column.
• No total amounts per tax type are displayed, but
can be found in “Agent Tax Type Summary
Report”.
• Breakdown of sales per airline is displayed.
Frequency:
Periodically
Media:
BSPlink
Format:
PDF
File name:
STMmmpE (see description
above)
Price:
Standard – free of charge.
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 20 of 26
BSP Agent Consolidated
Billing Statement
This report consolidates totals for each Billing Period
in the month up to and including the current Billing
Period.
• This report has a total amount per billing period
displayed.
Agent TAX Type Summary
Report
Agent Annual Sales
Volume & STD Usage
Frequency:
Periodically
Media:
BSPlink
Format:
PDF
File name:
CONSmmpE (see description
above)
This report provides a summary of the tax types for
each Agent, giving totals for each tax type and broken
up into cash and credit, refunds and ADMs and ACMs.
Frequency:
Periodically
Media:
BSPlink
Format:
PDF
File name:
TAX1mmpX (see description
above)
Price:
Standard - free of charge.
This is by calendar month and it outlines all sales
volumes and STD Usage for an agent. The
report is grouped by airlines showing gross and
net issues for domestic and international.
Frequency:
Annual
Media:
BSPlink
Format:
PDF
File name:
STGSVyyX (see description
above)
Price:
Standard – free of charge
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 21 of 26
Agent Financial Year
Summary
This report gives agents financials by calendar
month.
Frequency:
Annual
Media:
BSPlink
Format:
PDF
File name:
STGFYyyX (see description
above)
Price:
Standard - free of charge
14.9 REMITTANCE PROCEDURES
IATA posílá jménem všech leteckých společností zapojených do BSP CZ/SK každé agentuře Agent a
Billing Analysis and Summary, na které je určena částka, kterou agentura musí zaplatit nebo kterou
agentura dostane v Remittance and Settlement day podle příslušného Pracovního kalendáře.
Veškerá činnost systému BSP a složek v něm zapojených se řídí tzv. Pracovním kalendářem BSP.
Každá ze složek systému BSP má Pracovním kalendářem přesně určené termíny ke splnění svých
úkolů, tzn. že každá složka zapojená do systému BSP používá svoji speciální verzi Pracovního
kalendáře.
Pracovní kalendář je připravován vždy na kalendářní rok a je schvalován vedením IATA v Ženevě. Data
a termíny uvedené v Pracovním kalendáři uvádějí, kdy příslušná činnost / BSP procedura musí být
dokončena. Plnění termínů stanovených Pracovním kalendářem je důsledně kontrolováno IATA
kanceláří a dopravci. Jakékoliv výjimky nebo posouvání termínů daných Pracovním kalendářem BSP
jsou absolutně vyloučeny.
Do termínů označených jako „Remittance Date“ je agentura povinna odvést celkovou částku za prodeje
a další poplatky, tak jak je uvedeno na Agent Billing analýze, na příslušný účet u BSP.
Jakékoliv zpoždění platby do BSP, bez ohledu na příčinu, proč k němu dochází, je vždy považováno
jako chyba na straně agentury a má za následek zaslání výtky - tzv. „irregularity notice“. Na základě
IATA rezolucí je zahájen proces k odebrání IATA akreditace vždy, když agentura vykazuje čtyři
„irregularities“ v průběhu období po sobě následujících 12 měsíců. V případě opožděné platby je
zasílaná „irregularity notice“ počítána rovnou jako dvě irregularity, proto je potřeba dodržování termínů
plateb věnovat maximální pozornost.
S každou „irregularity“ je spojena pokuta ve výši CZK 1.000 resp. při dalších „irregularities“ CZK 2.000.
Dojde-li ke zpoždění úhrady, resp. není-li vyúčtovaná prodejní perioda v příslušný den uhrazena, je
agentura vyzvána k okamžité nápravě. Nedojde-li k úhradě do 24 hodin od výzvy, je agentura
považována
za
agenturu
v úpadku.
IATA
kancelář
zajistí
okamžité
pozastavení
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 22 of 26
automatizovaného/elektronického ticketingu ve spolupráci s příslušným rezervačním systémem. Celá
záležitost je pak řešena ve smyslu příslušných IATA rezolucí.
Chyby v reportech nebo chybějící Notice of Billing Statement
Pokud agentura neobdrží do Remittance date svůj Notice of Billing Statement, měla by o tom
neprodleně informovat IATA kancelář, kde se take dozví přesnou částku, kterou bude muset zaplatit
IATA v den vyúčtování.
Může se stát, že tiketovací system nereportuje část prodejů agentury za konkrétní zúčtovací období
(periodu) nebo částka není přesná díky nedbalosti agentury, která nevykázala všechny prodané
letenky.
Pak agentura musí rovněž kontaktovat IATA kancelář a domluvit se na výši depozitu, který zaplatí ve
dni Remittance.
Net Remittance
Net Reporting znamená dohodu mezi leteckou společností a agenturou reportovat prodeje jinak než
pod publikovaným tarifem. Rozdíl mezi částkou uvedenou ve “fare box” na dokumentu a
odsouhlaseným tarifem tvoří agenturní komisi, nebo může agentura prodat letenku za nižší cenu.
Pokud se letecká společnost dohodne s agenturou na net reportingu, přidělí agentuře speciální kód
(eg. Tour code, Commercial Agreement Reference).
14.10 SANKCE, ADMINISTRATIVNÍ A CLEARING BANK POPLATKY
Více v Rezoluci 818g Travel Agent’s Handbook.
Poplatek za BSPlink se vybírá měsíčně za každou IATA lokaci a je zahrnut v Agent Billing Analysis. Pro
BSP CZ je to v současnosti 1044Kč včetně DPH, v BSP SK 33EUR.
14.11 PRODEJE KREDITNÍ KARTY
Pokud to letecká společnost akceptuje a v souladu s pravidly v tomto manuálu, může agentura přijímat
platby kreditními kartami. Nejsou-li ale dodržena všechna pravidla, platba se může objevit v Agent
Billing jako platba cash a letecká společnost nemusí zpětně akceptovat platbu kreditní kartou za tu
kterou transakci. Pokud zákazník odmítne zaplatit za transakci provedenou agenturou, která není v
souladu se všemi pravidly, letecká společnost vystaví ADM (Agency Debit Memo) na plnou odmítnutou
částku a agentura bude muset tuto částku zaplatit. Proto je velice důležité, aby všechny agentury
rozuměly základním principům prodejů na kreditní karty.
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 23 of 26
Agentura by měla vždy postupovat podle obecně platných bezpečnostních opatření a ujistit se, že je
karta akceptována:
- Akceptuje vůbec daná letecká společnost platby kreditními kartami?
- Akceptuje letecká společnost právě tento typ kreditní karty a u kterých tarifů?
- Je správná zkratka kreditní karty?
VI - Visa
CA - Master Card (including Eurocard)
DC - Diners Club
AX - American Express Card
TP -Airlines own UATP cards (ATCAN)
- Je tato karta platná, není prošlá?
- Je nějak poškozená ?
- Je karta vedena na blacklistu kreditní společnosti ?
- Odpovídá identita zákazníka (ID karta) údajům uvedených na kartě?
- Byla tato karta schválena kreditní společností (approval code)?
Agentura si dale musí uvědomit, jak si letecká společnost přeje reportovat kreditní prodeje. (Například
zda-li vyžadují poslat emailem Agent kupón dohromady s kopií CCCF ihned po uskutečnění prodeje.)
Existují dva typy prodejů na kreditní karty:
1) Přímo leteckou společností
V tomto případě je Form of Payment CC a částka na letence nebo vMPD je uvedena na “Credit
Balance”. Letecká společnost si účtuje plnou platbu od zákazníka a agentura dostane pouze provizi
za zprostředkování prodeje. (Jinými slovy platba se objeví jako negativní částka - provize, o kterou
pak bude snížena celková částka, kterou musí agentura zaplatit.
IATA akreditované agentury smějí akceptovat pouze přímé (face to face) platby kreditní kartou - tzn.
klient musí být v době platby přítomen v agentuře a stvrdit transakci podpisem (který agentura
zkontroluje s podpisem na zadní straně kreditní karty). Agentura nesmí provést žádost o platbu
kreditní kartou přes email, dopis nebo fax.
Agentura akceptuje jiné než face to face platby pouze na vlastní riziko a v takovém případě jsou
jakékoliv poplatky spojené s případným dispute těchto transakcí účtovány agentuře, která letenku
vydala.
Pokud má letecká společnost problém s nějakou platbou uskutečněnou přes kreditní kartu a zjistí, že
agentura nedodržela pravidla této letecké společnosti pro kreditní karty nebo obecná pravidla pro
kreditní platby, vydá na agenturu ADM. Jestliže však byly všechny postupy dodrženy, kreditní platba
byla autorizována autorizačním kódem a klient podepsal CCCF, pak je to letecká společnost, která
nese důsledky případných ztrát.
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 24 of 26
2) Přes agenturu
Zákazník platí kreditní kartou na účet agentury. V takovém případě je tato transakce považována za
cash prodej a objeví se pod “Cash Collection”. Agentura zaplatí příslušnou částku (po odečtu komise)
do clearingové banky.
Credit Card acceptance in the CZ/SK (Official communication posted on BSPlink on 12 May 2009):
Dear BSP Member,
Current procedures foresee that when an agent is about to issue a ticket for an airline using a credit
card as form of payment, the agent must check if that airline accepts that particular credit card. If this
is not done and the airline does not accept that particular credit card, either the transaction is
changed into cash by the BSP or that airline will send an ADM to the agent concerned with the aim to
recover the ticketed amount from the agent.
As the aim is to move to a fully automated BSP and to reduce the workload for both agents and
airlines, we need to change the above-described process. Indeed, taking into consideration the
growing number of airlines participating in BSP CZ and BSP SK, who all have different policies
related to the acceptance of credit cards, we can no longer require from the agents that they manage
fully updated files on the various credit card acceptance rules.
Effective 01 June 2009, the BSP data processing center will no longer check if an airline accepts a
certain credit card or not. In other words, when the credit card has been accepted by the GDS, the
transaction will no longer be changed into cash.
This new procedure becomes possible as the GDSs that are accredited by BSP CZ and BSP SK all
have a feature that allows checking if an individual airline accepts or does not accept a certain credit
card. In order to have this system operational, all airlines that are member of BSP CZ and BSP SK
will need to update the credit card acceptance tables maintained by the GDSs. May we therefore
ask you to contact the 3 GDSs doing business in BSP CZ and BSP SK (Amadeus – Galileo –
Sabre) well before 31 May so that your airline tables are correctly set up.
14.12 REFUNDS
Refund znamená vrácení peněz za již zaplacenou leteckou dopravu, a to buď celé částky nebo jenom
její části, v závislosti na druhu letenky a jestli už nějaký úsek letenky byl proletěn. Refundovaná
částka může být ponížena o poplatek za zrušení (tato částka se na Agent Billing Analysis objevuje
pod taxou “CP”), kterou si účtuje letecká společnost nebo agentura (v takovém případě hovoříme o
manipulačním poplatku).
Existují dva druhy refundů:
- Direct Refunds - prostřednictvím GDS/CRS
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 25 of 26
Agentury samy vystavují (na základě zplnomocnění od leteckých společností) Direct refunds. Jedná
se obvykle o plný refund letenky (ať už ponížený o poplatek za zrušení nebo ne) nebo jinou
jednoduchou transakci. Refund Notice/Refund Autorization document musí být archivován.
- Refund Applications - přes BSPlink
Tuto problematiku postihuje Rezoluce 824r Refunds To Agents (viz Travel Agent Handbook). Podle
této rezoluce musí letecká společnost vypořádat refund za kompletně neproletěný letecký doklad ve
zúčtovací periodě následující po té, kdy agentura refund oznámila. V případě již částečně proletěných
dokumentů, letecká společnost musí refund vyplatit do dvou měsíců od data podání žádosti.
IATA akreditovaná agentura může žádat pouze o refund dokumentů, které byly vystaveny s platným
IATA agenturním číslem.
Agentury používají dokument Refund Application/Authority v případě, kdy nemůžou sami stanovit
částku, která má být vrácena, nebo nemají zplnomocnění od leteckých společností autorizovat
refund, či z technických důvodů Direct refund nemůže být proveden.
Agentura vyplní pouze horní část elektronického formuláře Refund Application v BSPlinku, společně s
vysvětlením, proč o refund žádá. Pak je formulář uzavřen a je mu přidělen kód (400x xxx xxx). Další
dokumenty související s tímto refundem mohou být připojeny (nahrány), nebo je agentura doručí
letecké společnosti doporučeně poštou.
Pokud letecká společnost souhlasí s refundem, doplní spodní část elektronického formuláře v
BSPlinku “Authority”. Statut refundu se změní z “pending” na “authorized”. Žádost bude automaticky
vypořádána v té zúčtovací periodě, ve které rozhodla letecká společnost.
Agentury by neměly vracet peníze zákazníkům, doku neznají, zda-li letecká společnost refund
akceptovala.
14.13 PRACOVNÍ KALENDÁŘ
Pracovní kalendář demonstruje všechny důležitá data/termíny, kterými se řídí BSP Remittance and
Settlement process. Dodržování těchto termínů je pro agentury závazné.
http://www2.iata.org/sites/FMC/Files/czech-republic-slovakia-bsp-reporting-calendar-agents.pdf
14.14 IATA LOGO
IATA akreditovaná agentura může používat logo na hlavičkovém papíře a svých propagačních
materiálech v takové podobě, v jaké jej dostane od IATA kanceláře. Velikost může být upravena podle
stanovených podmínek, ale poměr výška/šířka musí zůstat stejný.
Pokud potřebujete IATA logo, kontaktujte IATA kancelář.
BSP CZ/SK Manual for Agents – Chapter 14 – PROSINEC 2010
Page 26 of 26
Download

BSP Manual for Agents – Local Procedures