MERKEZEFENDİ BELEDİYESİ
2014-2015
İÇ KONTROL STANDARTLARINA
UYUM EYLEM PLANI
İçindekiler
1.
GENEL BİLGİLER............................................................................................................ 1
1.1. COSO Modeli .............................................................................................................. 1
2.
3.
1.1.1.
COSO piramidi..................................................................................................... 2
1.1.2.
COSO küpü .......................................................................................................... 2
İÇ KONTROL SİSTEMİNİN GENEL ESASLARI .......................................................... 3
2.1.
İç Kontrol Sisteminin Tanımı ......................................................................................3
2.2.
İç Kontrol Sisteminin Amacı .......................................................................................3
2.3.
İç kontrolün Temel İlkeleri ......................................................................................... 3
2.4.
İç kontrolün Unsurları ve Genel Koşulları .................................................................... 4
2.5.
İç Kontrol Standartları Şeması .................................................................................... 5
2.6.
İç kontrole İlişkin Yetki ve Sorumluluklar.................................................................... 6
KURUMSAL YAPI ........................................................................................................... 7
3.1.
Misyon ......................................................................................................................... 7
3.2.
Vizyon ......................................................................................................................... 7
3.3.
Temel İlkeler................................................................................................................. 7
3.4.
Organizasyon Şeması ................................................................................................. . 8
4. MERKEZEFENDİ BELEDİYESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM
PLANI ........................................................................................................................................ 9
4.1.
Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Gurubu…................. 9
4.2.
İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Planı Hazırlama Gurubu
4.3.
Eylem Planı İçmal Tablosu …………………………………………….…................. 11
4.4.
İç Kontrol Standartları………………………………………………….…................. 12
…................. 10
1.
GENEL BİLGİLER
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunuyla Kamu Mali Yönetim
Sistemimiz uluslararası standartlar ve Avrupa Birliği uygulamalarına uygun bir şekilde
yeniden düzenlenmiş ve bu kapsamda etkin bir iç kontrol sistemimizin oluşturulması
amaçlanmıştır.
Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Sistemimizin yeniden düzenlenmesi iç kontrol
sistemimizin kurulması ve idarelerin yönetim sorumluluğu çerçevesinde iç kontrol faaliyet ve
süreçlerinin tasarlanıp uygulanması öngörülmektedir.
Ülkemizde Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Sistemini yeniden düzenleyen 5018 sayılı
Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve buna ilişkin ikincil mevzuat COSO modelini esas
alan İç Kontrol Sisteminin kurulmasını hedeflemektedir.
1.1. COSO Modeli
1985 yılında Amerika Birleşik Devletleri’nde kurulan ve kurucu başkanı James C.
Treadway’den dolayı Treadway Komisyonu olarak da bilinen Sahte Mali Raporlama Ulusal
Komisyonu’nun en önemli hedefi; sahte mali raporların nedenlerini belirlemek ve meydana
gelme olasılığını azaltmaktır. Bu amaçla komisyonunun himayesinde iç kontrol literatürünün
yeniden gözden geçirilmesi için COSO (Commitee on Sponsoring Organizations) isimli bir
çalışma grubu oluşturulması kararlaştırılmıştır. Sponsor kurumların iç kontrol sisteminin
kurulması ve etkinliğinin değerlendirilmesi için genel kabul görecek standartlar belirleyen bir
projeyi üstlenmesine karar verilmiştir.
COSO özel sektör girişimi olmakla birlikte bu çatı altında kamuda iç kontrol
düzenlemelerine yönelik önemli araştırmalar ve öneriler gerçekleştirilmiştir. Bu girişim 5
meslek örgütünden oluşmaktadır. Bu örgütler Amerika Muhasebe Derneği (American
Accounting Association), Amerika Mali Müşavirler Enstitüsü (American Institute of Certified
Public Accountants), Uluslararası Finansal Yöneticiler Birliği (Financial Executives
International), Yönetim Muhasebecileri Enstitüsü (Institute of Management Accountants) ve iç
Denetçiler Enstitüsüdür (The Institute of Internal Auditors). Bu Girişimde yer alan meslek
örgütlerinin üyeleri finansal yönetim, iç denetim, iç kontrol sistem çalışmalarında doğrudan
yer aldıklarından yapılan düzenlemeler önemli bir boşluğu doldurmuştur.
Yürütülen proje neticesinde, COSO Raporu olarak da bilinen ve orijinal ismi Internal
Control-Integrated Framework (iç Kontrol-Bütünleşik Çerçeve) olan bir çalışma raporu
oluşturulmuştur. İç kontrol ile ilgili en temel kaynak kabul edilen bu rapor, 1992 yılında
yayımlanmıştır.
1.1.1. COSO Piramidi
İç kontrol unsurlarının birbirleriyle ilişkisini gösterir. Kontrol ortamı temelde yer alır,
kontrol faaliyetleri ve risk değerlendirme yapılırken bilgi ve iletişim kanalları kullanılarak
gözetimin ihtiyaç duyduğu bilgiler sağlanır.
1.1.2. COSO küpü
İç kontrol unsurlarının, iç kontrolün amaçları ve faaliyetlerle ilişkisini gösterir. Faaliyet
ve birimler, hedefler ve iç kontrolün unsurları bir küpün farklı yüzeylerini oluşturur ve
ayrılmaz bir bütündür. Tüm faaliyet ve birimler; faaliyetlerin etkinliği ve etkililiği, bilgilerin
güvenilirliği ve mevzuata uygunluk hedeflerine ulaşmak amacıyla iç kontrolün beş
unsurundan yararlanır.
2.
İÇ KONTROL SİSTEMİNİN GENEL ESASLARI
2.1. İ ç Kontrol Sisteminin Tanımı
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’ nun 55. Maddesi uyarınca iç
kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin
etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını,
muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin
zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan
organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünü olarak
tanımlanmaktadır.
Görev ve yetkileri çerçevesinde, malî yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin
standartlar ve yöntemler Maliye Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standartlar ve yöntemler ise
iç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. Bunlar
ayrıca, sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir.
2.2.
İç Kontrol Sisteminin Amacı
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 56. Maddesi uyarınca iç
kontrolün amacı;
a)
Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir
şekilde yönetilmesini,
b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet
göstermesini,
c)
Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,
d)
Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi
edinilmesini,
e)
Varlıkların
korunmasını,
kötüye
kullanılması
ve
israfını
önlemek
ve
kayıplara karşı
Sağlamak olarak belirtilmiştir.
2.3. İç Kontrol temel ilkeleri
İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve Esaslar’ın 6. Maddesine göre iç
kontrolün temel ilkeleri şunlardır:
a)
İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür.
b)
İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır.
c)
İç kontrol ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar.
d)
İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar.
e)
İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler
belirlenir.
f)
İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap
verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır.
2.4. İç Kontrolün unsurları ve genel koşulları
İç kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve Esaslar’ın 7.Maddesine göre iç
kontrolün unsurları ve genel koşullar şunlardır:
a)
Kontrol ortamı: idarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış
sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans
esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem
verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi
sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir
şekilde belirlenir.
b)
Risk değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen
değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare,
stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç
ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir.
c)
Kontrol faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti
belirlenir ve uygulanır.
d)
Bilgi ve iletişim: idarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde
kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine
getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir.
e)
Gözetim: iç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve
değerlendirilir.
26 Aralık 2007 tarih ve 26738 sayılı Kamu iç Kontrol Standartları Tebliği’ ne göre bu
beş bileşen 18 standart ile iç Kontrol Standartları şemas’ında görüldüğü gibi tanımlanmıştır.
Ayrıca Eylem Planı’ nda verilen 79 genel şart bu 18 standart altında toplanarak iç Kontrol
Standartlarına Uyum Eylem Planı’nı oluşturmaktadır.
2.5. İ ç Kontrol Standartları Şeması
İÇ KONTROL STANDARTLARI ŞEMASI
Kontrol Ortamı
Standartları
Risk Değerlendirme
Standartları
Etik Değerler
ve Dürüstlük
Planlama ve
Programlama
Misyon
Organizasyon
Yapısı ve Görevler
Risklerin
Belirlenmesi ve
Değerlendirilmesi
Personelin
Yeterliliği ve
Performans
Yetki Devri
Kontrol Faaliyetleri
Standartları
Kontrol
Stratejileri ve
Yönetimleri
Prosedürlerin
Belirlenmesi ve
Belgelendirilmesi
Görevler
Ayrılığı
Hiyerarşik
Kontroller
Faaliyetlerin
Sürekliliği
Bilgi Sistemleri
Kontrolleri
Bilgi ve İletişim
Standartları
İzleme Standartları
Bilgi ve İletişim
İç Kontrolün
Değerlendirilmesi
Raporlama
İç Denetim
Kayıt ve
Dosyalama
Sistemi
Hata,
Usulsüzlük ve
Yolsuzlukların
Bildirilmesi
2.6. İç Kontrole İlişkin Yetki ve Sorumluluklar
İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve Esaslar’ın 8. Maddesine göre;
Üst yöneticiler, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkilileri
ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç
kontrolün işleyişinden sorumludur.
İdarelerin malî hizmetler birimi, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının
uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve ön malî kontrol faaliyetini
yürütür. Muhasebe yetkilileri, muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam
ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur.
Üst yöneticiler, harcama yetkilileri ve diğer yöneticiler, mesleki değerlere ve dürüst
yönetim anlayışına sahip olunmasından, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli
yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından,
mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir
çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde
sorumludurlar.
Üst yöneticiler ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, her yıl, i ş
ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve
mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler
ve birim faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler.
İç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve/veya
idarelerin talep ve şikayetleri ile iç ve d ı ş denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate
alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tâbi tutulur ve gerekli önlemler alınır.
3.
KURUMSAL YAPI
3.1. Misyon
Misyonumuz
“Hemşehrilerimizin ortak yerel ihtiyaçlarını zamanında ve en uygun yöntemlerle karşılayarak kentsel
yaşam kalitesini arttırmak.”
3.2. Vizyon
Vizyonumuz
“Ekonomik,sosyal ve kültürel gelişimi çevre bilinci ve değerlere saygı ile bütünleştiren Sosyal
dışlanmanın bulunmadığı dikey yapılaşmanın yerine yatay yapılaşmayı esas alan örnek bir belediye
olmak.”
3.3. T e m e l İ l k e l e r
Temel İlkelerimiz
• “Önce insan” Anlayışıyla Hareket Etmek.
• Hizmette Adalet ve Eşitlik.
•Değerlere Saygı.
• Hizmet Sunumunda Kalite ve Güleryüz.
• Kaynakların Etkin ve Verimli Kullanımı.
• Çevreye Duyarlı Sağlıklı ve Sürdürülebilir Kentleşme.
•Şeffaflık Açıklık ve Hesap Verebilirlik.
• Katılımcı ve Çoğulcu Yönetim Anlayışı.
• Yenilikcilik ve Değişime Uyum Sağlamak.
3.4. Organizasyon Şeması
4.
M E R K E Z E F E N D İ B E L E D İ Y E S İ İ Ç KONTROL
STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve diğer düzenlemeler
doğrultusunda Merkezefendi Belediyesi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem
Planı hazırlık çalışmaları Başkanlık Makamının 18.06.2014 tarih ve 513 sayılı olurları
ile başlatılmıştır.
Kurum içerisinde etkin ve etkili bir iç kontrol sistemi oluşturmak için 13 kişilik
Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu ve 3 kişilik İç
Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulmuştur.
İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının hazırlanması sürecinde Mali
Hizmetler Müdürlüğü Strateji Geliştirme Birimi Eylem Planı hazırlık çalışmalarında
Koordinasyon ve sekretarya hizmetlerini üstlenmiştir.
4.1 Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu
KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI HAZIRLAMA
GRUBU
Sıra No ADI SOYADI
GÖREVİ
ÜNVANI
1
Ercan KOÇAK
Başkan
Mali Hizmetler Müd. V.
2
Fatih IŞIK
Üye
Özel Kalem Müd. V.
3
İsmail GÖKKAYA
Üye
Destek Hizmetleri Müd. V.
4
Serdar ÇİL
Üye
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müd. V.
5
Hatice TİRİT
Üye
Yazı İşleri Müd. V.
6
M.Akif ESKİCİOĞLU
Üye
Kültür ve Sosyal İşler Müd. V.
7
Arif CEBE
Üye
İmar ve Şehircilik Müd. V.
8
İlker ÜRKMEZ
Üye
Hukuk İşleri Müd. V.
9
Yücel FAKİR
Üye
Fen İşleri Müd. V.
10
Ali BECEREN
Üye
Çevre Koruma ve Kontrol Müd. V.
11
Ayşen ŞARCA
Üye
Park ve Bahçeler Müd. V.
12
Ertan DEMİRCİ
Üye
Zabıta Müd. V.
13
Zümrüt KIRMA
Üye
Emlak ve İstimlak Müd. V.
4.2 İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu
İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU
Sıra No
ADI SOYADI
GÖREVİ
ÜNVANI
1
Hasan KILIÇ
Başkan
Başkan Yrd.
2
Yusuf GÖRGÜÇ
Üye
Başkan Yrd.
3
Fatih IŞIK
Üye
Başkan Yrd.
4.3 Eylem Planı İcmal Tablosu
Aşağıda verilen özet tablo uyarınca iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı
çerçevesinde kurumumuzda 79 genel şart için, 45’i Kontrol Ortamı, 15’i Risk Değerlendirme,
25’I Kontrol Faaliyetleri, 19’u Bilgi ve iletişim ve 9’u izleme Standartları olmak üzere
toplamda 114 eylem planlanmıştır.
Standart Kod
No
Standart Adı
Genel Şart Sayısı
Eylem Sayısı
KOS
Kontrol Ortamı Standartları
26
46
KOS 1
Etik Değerler ve Dürüstlük
6
13
KOS 2
Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler
7
13
KOS 3
Personelin Yeterliliği ve Performansı
8
13
KOS 4
Yetki Devri
5
7
9
15
RDS
Risk Değerlendirme Standartları
RDS 5
Planlama ve Programlama
6
10
RDS 6
Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi
3
5
KFS
Kontrol Faaliyetleri Standartları
17
25
KFS 7
Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri
4
4
KFS 8
Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi
3
5
KFS 9
Görevler Ayrılığı
2
3
KFS 10
Hiyerarşik Kontroller
2
3
KFS 11
Faaliyetlerin Sürekliliği
3
6
KFS 12
Bilgi Sistemleri Kontrolleri
3
4
20
19
KFS
Bilgi ve İletişim Standartları
BİS 13
Bilgi ve İletişim
7
6
BİS 14
Raporlama
4
3
BİS 15
Kayıt ve Dosyalama Sistemi
6
8
BİS 16
Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi
3
2
7
9
İS
İzleme Standartları
İS 17
İç Kontrolün Değerlendirilmesi
5
7
İS 18
İç Denetim
2
2
TOPLAM
79
114
1- KONTROL ORTAMI
işbirliği
Yapılacak
Birim
Çıktı / Sonuç
Tamamlanma
Tarihi
İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı
Kamu İç Kontrol Eylem
KOS 1.1.1 oluşturulacak ve Üst Yönetici onayı alınması adına
Planı Hazırlama Grubu
gerekli çalışmalar yürütülecektir.
Tüm Birimler
İç Kontrol
Standartlarına
Uyum Eylem
Planı Taslağı
13.11.2014
Üst Yöneticiler için İç Kontrol ve İç Denetim
KOS 1.1.2 Rehberi tüm üst yöneticilere dağıtılarak bilgi
edinilmesi sağlanacaktır.
Tüm Birimler
Bilgilendirme
Yazısı
20.11.2014
Sürekli
Standart
Kod No
Kamu iç Kontrol Standardı ve Genel şartı
KOS1
Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.
KOS 1.1
KOS 1.2
KOS 1.3
KOS 1.4
KOS 1.5
KOS 1.6
İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve
personel tarafından sahiplenilmeli ve
desteklenmelidir.
Mevcut Durum
İç Kontrol Sistemi tüm personele
duyurulumuş ve Eylem Planı' nın
hazırlanmasına yönelik kurullar
oluşturulmuştur.
İdarenin yöneticileri, iç kontrol sisteminin
uygulanmasında personele örnek olmalıdır.
Yöneticiler sistemin ilkelerine paralel
olarak görevlerini sürdürmektedir.
Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu
kurallara uyulmalıdır.
Etik Kurulu tarafından etik kuralların
güncellenmesi çalışmaları devam
etmektedir.
Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap
verebilirlik sağlanmalıdır.
Belediyemiz Stratejik Planı, Faaliyet
Raporu, Performans Programı,
faaliyetlerin dürüstlük, saydamlık ve
hesap verebilirlik çerçevesinde
yürütülmesini sağlamaktadır.
İdare personeline ve hizmet verilenlere
İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil adil ve eşit davranmak üzere gerekli
ve eşit davranılmalıdır.
mekanizmalar mevcut olup
işletilmektedir.
İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve
belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.
Belediyemizin Faliyetlerine İlişkin
tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve
güvenilir şekilde sunulmaktadır.
Eylem Kod
No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Sorumlu Birim veya
Çalışma Grubu
Üyeleri
Kamu İç Kontrol Eylem
Planı Hazırlama Grubu
İç kontrol sisteminin işleyişi ve sistemle ilgili
KOS 1.1.3 düzenleyici işlemler hakkında bilgilendirme faaliyeti
yapılacaktır.
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Eğitim
faaliyetleri
bilgilendirme
yazıları.
İdare yöneticilerinin İç Kontrol Standartlarına
Uyum Eylem Planı Rehberi ışığında personeline
KOS 1.2.1
örnek olması gerekliliği resmi yazı ile
vurgulanacaktır.
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Resmi Yazışma
Tüm Birimler
Etik Kurul
İnsan Kaynakları ve
Eğitim Müdürlüğü
Tüm Birimler
Etik Kurul
Tüm Birim Müdürleri
Tüm Birimler
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Stratejik Plan,
Performans
Programı,
Faaliyet Raporu
KOS 1.3.1
Etik Kurulu tarafından etik kuralların belirlenmesi
çalışması tamamlanacaktır.
Mevcut personele ve işe girecek yeni personele
KOS 1.3.2 kurumun etik kuralları taahütnamesi
imzalatılacaktır.
Etik Kurul
Sürekli
Sürekli
KOS 1.4.1
Yürütülen faaliyetlerle ilgili bilgi ve belgelerin
ulaşılabilir olması sağlanacaktır.
KOS 1.4.2
Stratejik Plan, Faaliyet Raporu ve Performans
Programlarına kamu kurum ve kuruluşları, kurumiçi
birimler ve vatandaşlar tarafından erişebilirliğin
arttırılması sağlanacaktır.
KOS 1.5.1
Hizmet verilenlere adil ve eşit davranılması adına
eğitim verilecektir.
İnsan Kaynakları ve
Eğitim Müdürlüğü
Tüm Birimler
Eğitim
Toplantısı
Sürekli
KOS 1.5.2
İdare personeli ve hizmet alan vatandaşlara adil ve
eşit hizmet değerlendirme anketi yapılacaktır.
Kültür ve Sosyal İşler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Anket Sonuçları
Sürekli
KOS 1.5.3
Anket şikayet ve öneriler doğrultusunda sonuçları
değerlendirilerek gerekli önlemler alınacaktır.
İnsan Kaynakları
ve Eğitim
Müdürlüğü
Anket
Tüm Birimler ve
Değerlendirme
Üst Yönetim
Raporu
Sürekli
Üst Yönetim
İç Kontrol
Güvence Beyanı
Sürekli
Tüm Birimler
e-BYS
Sürekli
Birim ve İdari Faaliyet Raporu ekinde bulunan İç
KOS 1.6.1 Kontrol Güvence Beyanı Üst yönetici ve Mali
Hizmetler Müdürü tarafından imzalanacaktır.
e-BYS' ye geçilerek idarenin faaliyetlerine ilişkin
KOS 1.6.2 tüm bilgi ve belgelere doğru, tam ve güvenilir olarak
erişilebilirliği arttırılacaktır.
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Destek Hizmetleri
Müdürlüğü
Sürekli
Açıklama
İşbirliği
Yapılacak
Birim
Kamu iç Kontrol Standardı ve Genel şartı
KOS2
Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.
KOS 2.1
KOS 2.2
KOS 2.3
İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli,
duyurulmalı ve personel tarafından
benimsenmesi sağlanmalıdır.
Mevcut Durum
İdarenin Misyonu yazılı olarak
belirlenmiş ve kuruma bağlı tüm
birimlerde görünür şekilde
sunulmaktadır.
Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere
İdare birimlerinin ve alt birimlerinin
idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek
görev tanımları yapılmış yazılı olarak
görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve
tanımlanmıştır.
duyurulmalıdır.
İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu
Görev dağılım çizelgesi mevcuttur.
görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını
Her yıl güncelleştirme çalışması
kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı
yapılacaktır.
ve personele bildirilmelidir.
Eylem Kod
No
Sorumlu Birim veya
Çalışma Grubu
Üyeleri
Standart
Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
İdarenin misyonunun kurumsal internet sitesinde
KOS 2.1.1
yayınlanması sağlanacaktır.
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
İdarenin misyonunun kurumu temsil eden belgelerde
KOS 2.1.2 (Faaliyet Raporu, Stratejik Plan, Performans
Programı v.b.) duyurulması sağlanacaktır.
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
İdare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görev
KOS 2.2.1 tanımları mevcut duruma göre yeniden
düzenlenecek ve yazılı olarak tanımlanacaktır.
KOS 2.2.2
Belirlenen görev tanımları kurum personeli ve
vatandaşların bilgisine sunulacaktır.
KOS 2.5
İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı,
temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap
verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini
gösterecek şekilde olmalıdır.
İdarenin ve birimlerinin organizasyon
yapısı, temel yetki ve sorumluluk
dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun
raporlama ilişkisini gösterecek şekilde
oluşturulmuştur.
KOS 2.7
Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin
sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar
oluşturmalıdır.
Hassas görevler ve bu görevlere ilişkin
prosedürler kısmen belirlenmiştir.
İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel
yetki ve sorumluluk dağılımı, yapılan düzenlemeler
KOS 2.5.1 sonucunda hesap verebilirlik ve uygun raporlama
ilişkisini gösterecek şekilde her yıl yeniden
düzenlenecektir.
Sürekli
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Görev Tanım
Formları
Tüm Birim Müdürleri
Mali
Hizmetler
Müdürlüğü
Görev Tanım
Formları
İnsan Kaynakları
ve Eğitim
Müdürlüğü
Tüm Birim Müdürleri
İnsan Kaynakları
Ve Eğitim
Müdürlüğü
Yazı İşleri
Müdürlüğü
İnsan Kaynakları Görev Dağılım
Ve Eğitim
Çizelgeleri
Müdürlüğü
Görev Dağılım
Çizelgeleri
Tüm Birimler
Fonksiyonel
Görev Dağılımı
Sürekli
Tüm Birimler
Rapor
Sürekli
Tüm Birim Müdürleri
Mali
Hizmetler
Müdürlüğü
Hassas Görev ve
Prosedür Listesi
KOS 2.6.2
Tespit edilen hassas görevler ve prosedürleri
müdürlük personeline duyurulacaktır.
Tüm Birim Müdürleri
Tüm Birim
Personeli
Duyuru Yazısı
Tüm Birim Müdürleri
Mali
Hizmetler
Müdürlüğü
Hassas Görev ve
Prosedür
Değişiklik
Yazısı
Tüm Birimler
e-BYS
Destek Hizmetleri
Müdürlüğü
Sürekli
Tüm Birimler
Müdürlükler hassas görevleri ve bu görevlere ilişkin
prosedürleri belirleyecektir.
e-BYS' ye geçişle birlikte bütün hizmetlerin iş akış
KOS 2.7.1 şemaları yardımıyla üst yöneticilerin takibine
sunulması sağlanarak geliştirilecektir.
Açıklama
Çalışma
Yönetmelikleri
KOS 2.6.1
Hassas görevler ve prosedürlerdeki değişikliklerin
KOS 2.6.3 Mali Hizmetler Müdürlüğü' ne bildirilmesi
sağlanacaktır.
Müdürlükler tarafından görev
sonuçlarını izlemeye yönelik
mekanizma mevcuttur.
Kurumsal
Belgeler
Tüm Birim Müdürleri
KOS 2.4
KOS 2.6
Tüm Birimler
Görev dağılım çizelgeleri idare birimlerinde çalışan
personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki
KOS 2.3.1
ve sorumluluklarını kapsayacak şekilde her yıl
yeniden düzenlenecektir.
İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması
Teşkilat şemasına bağlı olarak belirlenmiş olan
mevcut ve buna bağlı olarak
KOS 2.4.1 fonksiyonel görev dağılımı tüm birimlere
fonksiyonel görev dağılımı
bildirilecektir.
belirlenmiştir.
İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin
yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin
prosedürleri belirlemeli ve personele
duyurmalıdır.
28.11.2014
Tüm Birim Müdürleri
İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı
ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev
dağılımı belirlenmelidir.
Tamamlanma
Tarihi
Web
Mevcut Müdürlük Çalışma Yönetmelikleri yapılan
KOS 2.2.3 düzenlemeye göre yapılandırılacak ve Meclis
onayına sunulacaktır.
Ortaya çıkan görev dağılım çizelgeleri personele
KOS 2.3.2 tebliğ edilecek ve çalışanların görebileceği yerde
asılacaktır.
Destek
Hizmetleri
Müdürlüğü
Çıktı / Sonuç
Sürekli
e-BYS' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
İşbirliği
Yapılacak
Birim
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
KOS3
Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.
KOS 3.1
İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve
hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya
yönelik olmalıdır.
KOS 3.2
İdarenin yönetici ve personeli
İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin
görevlerini etkin ve etkili bir şekilde
ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi,
yürütebilecek bilgi, deneyim ve
deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.
yeteneğe sahiptir.
KOS 3.3
Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her
görev için en uygun personel seçilmelidir.
KOS 3.4
Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme
ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve
bireysel performansı göz önünde
bulundurulmalıdır.
KOS 3.5
KOS 3.6
KOS 3.7
KOS 3.8
Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı
belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim
faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve
gerektiğinde güncellenmelidir.
Mevcut Durum
Eylem Kod
No
Sorumlu Birim veya
Çalışma Grubu
Üyeleri
Standart
Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Performans Programı hedeflerine göre Müdürlükler
İnsan kaynakları yönetimi, Stratejik
İnsan Kaynakları İhtiyaç Analizi Raporu
Plan' da belirlenmiş olan idarenin amaç
KOS 3.1.1 hazırlayarak faaliyetler için ihtiyaç duyulan
ve hedeflerinin gerçekleşmesini
personeli İnsan Kaynakları Müdürlüğü' ne teslim
sağlamaya yöneliktir.
edecektir.
Kurumumuzda mesleki yeterliliğe
önem verilmekte ve her görev için en
uygun personel seçilmektedir.
Personelin işe alınması ile görevinde
ilerleme ve yükselmesinde liyakat
ilkesine uyulmaktadır.
Eğitim faaliyetleri ihtiyacın
belirlenmesini müteakip planlanmakta
ve yürütülmektedir.
Müdürlüklere Eğitim İhtiyaç Talep Formu
KOS 3.2.1 gönderilerek, talepler doğrultusunda yıllık eğitim
programı hazırlanacaktır.
KOS 3.2.2
Oluşturulan eğitim programı uyarınca talep edilen
eğitimlerin alınması sağlanacaktır.
Yeni personel istihdamı ve/veya kurum içi görev
KOS 3.3.1 değişikliklerinde mesleki yeterlilik kriterlerinin
değerlendirilmesi ilkesi sürdürülecektir.
Performansı yetersiz bulunan
personelin performansını geliştirmeye
yönelik önlemler alınmakta ve yüksek
performans gösteren personel için
ödüllendirme mekanizması
bulunmaktadır.
Personel istihdamı, yer değiştirme, üst
görevlere atanma, eğitim, performans
değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan
kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar
yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele
duyurulmalıdır.
Personel istihdamı, yer değiştirme, üst
görevlere atanma, eğitim, performans
değerlendirmesi, özlük hakları gibi
insan kaynakları yönetimine ilişkin
önemli hususlar yazılı olarak
belirlenmiş ve tüm personele
duyurulmuştur.
Eğitim İhtiyaç
Talep Formu
Eğitim Programı
Sürekli
İnsan Kaynakları
Ve Eğitim
Müdürlüğ
Tüm Birimler
Eğitim Faaliyeti
Sürekli
KOS 3.4.2 Değişen koşullar altında kriterler değiştirilecektir.
İnsan Kaynakları ve
Eğitim Müdürlüğü
Tüm Birimler
KOS 3.7.1
Ödül mekanizmasının geliştirilmesine yönelik
mekanizmalar oluşturulacaktır.
Performansı yetersiz bulunan personelin
KOS 3.7.2 performansını geliştirmek üzere motivasyon ve
eğitim aktiviteleri düzenlenecektir.
İnsan kaynakları yönetimine ilişkin tüm mevzuat ve
değişiklikler (üst görevlere atanma, personel
KOS 3.8.1 istihdamı, yer değiştirme, eğitim, performans
değerlendirmesi, özlük hakları gibi) personele
bilgilendirme amacıyla duyurulacaktır.
İnsan Kaynakları
Ve Eğitim
Müdürlüğü
İnsan Kaynakları ve
Eğitim Müdürlüğü
Tüm Birim Müdürleri
İnsan Kaynakları ve
Eğitim Müdürlüğü
İnsan Kaynakları
Ve Eğitim
Müdürlüğü
İnsan Kaynakları
Ve Eğitim
Müdürlüğü
İnsan Kaynakları
Ve Eğitim
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Tüm Birimler
Sürekli
Bireysel
Performans
Kriterleri
Bireysel
Performans
Kriterleri
Eğitim İhtiyaç
Tablosu
Tüm Birimler
Sürekli
Sürekli
Sürekli
İnsan Kaynakları
Sicil Raporları
Ve Eğitim
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Resmi Yazışma
Sürekli
Her Yıl Aralık ayı
sonuna kadar
tamamlanacaktır
Sürekli
Her Yıl Aralık
ayında
yapılacaktır
Tüm Birimler
Sürekli
Tüm Birimler
Sürekli
Tüm Birimler
Açıklama
Sürekli
Tüm Birimler
Tüm Birimler
Ortaya çıkan eğitim fırsatları değerlendirilirken
KOS 3.5.2 Eğitim İhtiyaç Tablosu dikkate alınarak planlama
yapılacakır.
Tamamlanma
Tarihi
İnsan Kaynakları
Ve Eğitim
Müdürlüğü
KOS 3.4.1 Bireysel performans ölçüm kriterleri belirlenecektir.
Tüm birim yöneticileri tarafından Bireysel
Performans Ölçüm Raporu da dikkate alınarak
KOS 3.6.1
Personelin yeterliliği ve performansı bağlı
değerlendirme yapacak ve sonuçlarını İnsan
Personelin yeterliliği ve performansı
olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez
Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü' ne
bağlı olduğu yöneticisi tarafından yılda
değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları
bir kez değerlendirilecektir.
Tüm birim yöneticilerinin performans
personel ile görüşülmelidir.
KOS 3.6.2 Değerlendirme sonuçlarını personeli ile yılda bir
kez görüşmesi için yazı yazılacaktır.
Performans değerlendirmesine göre
performansı yetersiz bulunan personelin
performansını geliştirmeye yönelik önlemler
alınmalı, yüksek performans gösteren personel
için ödüllendirme mekanizmaları
geliştirilmelidir.
İnsan
İnsan Kaynakları
Kaynakları
Tüm Birim Müdürleri
Ve Eğitim
İhtiyaç Analizi
Müdürlüğü
Raporu
İnsan Kaynakları
Ve Eğitim
Müdürlüğü
İnsan Kaynakları ve
Eğitim Müdürlüğü
Müdürlük Yönetmelikleri ve Hizmet Envanter
KOS 3.5.1 Tablolarında bulunan her görev için eğitim ihtiyacı
bulunup bulunmadığı tespit edilecektir.
Çıktı / Sonuç
Duyuru Yazısı
Sürekli
İşbirliği
Yapılacak
Birim
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
KOS4
Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.
KOS 4.1
KOS 4.2
İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri
belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.
Yetki devirleri, üst yönetici tarafından
belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen
yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı
olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.
Mevcut Durum
EBYS' ye geçiş kapsamında imza ve
onay mercilerinin belirlenmesi
çalışmaları devam etmektedir.
Yetki devirleri, yasal mevzuat
hükümleri çerçevesinde yetkinin
sınırlarını gösterecek şekilde ilgililere
bildirilmektedir.
Kurumumuz bünyesinde yapılan yetki
devirleri yetkinin önemi ile uyumlu
olarak yürütülmektedir.
Eylem Kod
No
Sorumlu Birim veya
Çalışma Grubu
Üyeleri
Standart
Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Tamamlanma
Tarihi
İmza ve onay mercilerinin belirlenmesi çalışmaları
KOS 4.1.1 tamamlanarak EBYS' ye aktarılacak ve personele
duyurulması sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve
Eğitim Müdürlüğü
Tüm Birimler
Duyuru Yazısı
Belirlenen imza ve onay mercilerinde ortaya çıkan
KOS 4.1.2 değişiklikler kayıt altına alınarak personele
duyurulması sağlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve
Eğitim Müdürlüğü
Tüm Birimler
Duyuru Yazısı
Sürekli
İnsan Kaynakları ve
Eğitim Müdürlüğü
Tüm Birimler
Yetki Devir
Belgesi
Sürekli
Tüm Birimler
Yetki Devir
Belgesi
Veritabanı
Sürekli
Tüm Birimler
Yetki Devir
Kontrolleri
Sürekli
Tüm Birimler
Yetki Devir
Kontrolleri
Sürekli
Tüm Birimler
Yetki Devir
Kontrolleri
Sürekli
Yetki devirleri, yasal mevzuat hükümleri dikkate
alınarak üst yönetici tarafından belirlenen esaslar
KOS 4.2.1 çerçevesinde, devredilen yetkinin sınırlarını
gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenecek ve
ilgililere bildirilecektir.
Yetki Devir işlemleri EBYS sistemi altyapısında
KOS 4.2.2 sürdürülecek ve devir bilgileri veritabanında
depolanacaktır.
Kurumumuz bünyesinde yapılan yetki devirlerinin
KOS 4.3.1 yetkinin önemi ile uyumlu olarak yürütülüp
yürütülmediği kontrol edilecektir.
İnsan Kaynakları ve
Eğitim Müdürlüğü,
Dest ek Hi zmetleri
Müdürlüğü
İnsan Kaynakları ve
Eğitim Müdürlüğü
KOS 4.3
Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile
uyumlu olmalıdır.
KOS 4.4
Yetki devri yapılan personel görevin
Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği
getirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe
bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.
sahiptir.
Yetki devri yapılan personelin görevin getirdiği
KOS 4.4.1 bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olup olmadığı
kontrol edilecektir.
İnsan Kaynakları
Ve Eğitim
Müdürlüğü
KOS 4.5
Yetki devredilen personel, yetkinin
kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde
yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden
ise bu bilgiyi aramalıdır.
Yetki Devir Belgesinde, yetki devredilen personel
KOS 4.5.1 ile yetki devreden personel arasında oluşturulacak
raporlama sisteminin çerçevesi belirlenecektir.
İnsan Kaynakları
Ve Eğitim
Müdürlüğü
Yetki devredilen personel ile yetki
devreden personel arasında bilgi
alışverişi sağlanmaktadır.
Çıktı / Sonuç
Açıklama
Sürekli
e-BYS' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
2- RİSK DEĞERLENDİRME
Standart
Kod No
RDS5
RDS 5.1
RDS 5.2
RDS 5.3
RDS 5.4
RDS 5.5
RDS 5.6
İşbirliği
Tamamlanma
Yapılacak
Çıktı/ Sonuç
Açıklama
Tarihi
Birim
Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu
sağlamalıdır.
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
Mevcut Durum
İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar
Belediyemiz 2015ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek,
2019 yıllarını
izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle
kapsayan Stratejik
stratejik plan hazırlamalıdır.
Planı katılımcı
yöntemlerle
hazırlanmıştır.
İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile
bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve
göstergelerini içeren performans programı
hazırlamalıdır.
İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans
programlarına uygun olarak hazırlamalıdır.
Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan
ve performans programıyla belirlenen amaç ve
hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.
Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin
hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve
personeline duyurmalıdır.
İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir,
ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.
2015 yılı Performans
Programı faaliyet ve
projeleri ile bunların
kaynak ihtiyacını,
performans hedef ve
göstergelerini içerecek
şekilde hazırlanmıştır.
Kurumumuz
bütçesi
Stratejik
Plan
ve
Performans Programına
olarak
uygun
hazırlanmaktadır.
Kurumumuz tarfından
yürütülen faaliyetlerin
ilgili mevzuata,
Stratejik Plan ve
Performans Programı
ile belirlenen amaç ve
hedeflere uygunluğu
gözetilmektedir.
Yöneticiler, görev
alanları çerçevesinde
idarenin hedeflerine
uygun özel hedefler
belirlemektedir.
2015-2019 Stratejik
Planı doğrultusunda
İdarenin ve birimlerinin
hedefleri, spesifik,
ölçülebilir, ulaşılabilir,
ilgili ve sürelidir.
Eylem Kod
No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Sorumlu Birim veya
Çalışma grubu üyeleri
RDS 5.1.1
Stratejik Plan' da güncelleştirme ihtiyacının tespiti
için araştırma çalışması yapılacaktır.
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Stratejik Plan
Araştırma
Raporu
RDS 5.2.1
Her yıl Performans Programı' nın hazırlanması
sağlanacaktır.
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Performans
Programı
Sürekli
Her yıl hazırlanan Performans Programı
RDS 5.2.2 sonuçlarının izleme-değerlendirme çalışmaları
yapılacaktır.
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
İzleme
Değerlendirme
Raporu
Sürekli
Her yıl Performans Programı izleme-değerlendirme
RDS 5.2.3 sonuçlarını gösterecek şekilde Faaliyet Raporu
hazırlanacaktır.
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Faaliyet Raporu
Sürekli
Her Yıl Mart ayı
sonuna kadar
tamamlanacaktır
Bütçenin her yıl Stratejik Plan ve Performans
RDS 5.3.1 Programına uygun olarak hazırlanması
sağlanacaktır.
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Bütçe
Sürekli
Her Yıl Eylül ayı
sonuna kadar
tamamlanacaktır.
Kurumumuz tarafından yürütülen faaliyetlerin ilgili
mevzuata, Stratejik Plan ve Performans Programı
RDS 5.4.1
ile belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğu izleme
ve değerlendirme çalışmalarıyla takip edilecektir.
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
İzleme
Değerlendirme
Raporu
Sürekli
İzleme ve değerlendirme çalışmalarının sonuçları
RDS 5.4.2 yıllık faaliyet raporlarında yayınlanmasına devam
edilecektir.
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Faaliyet Raporu
Sürekli
Müdürlükler Stratejik Plan ve Performans Programı
RDS 5.5.1 hedeflerine uygun olarak özel hedefler
belirleyecektir.
Tüm Birim Müdürleri
Mali
Hizmetler
Müdürlüğü
Özel Hedefler
Listesi
Sürekli
Bu hedefleri gerçekleştirmek amacıyla toplantılar ya
da yazılı belgeler vasıtasıyla personele duyuracaktır.
Tüm Birim Müdürleri
Tüm Birim
Personeli
Toplantı,
Duyuru Yazısı
Sürekli
Tüm Birim Müdürleri
Mali
Hizmetler
Müdürlüğü
Performans
Programı
Sürekli
RDS 5.5.2
Performans programının hazırlanması aşamasında
İdarenin ve birimlerinin hedeflerinin, spesifik,
RDS 5.6.1
ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olması
sağlanacaktır.
Sürekli
Her Yıl Eylül ayı
sonuna kadar
tamamlanacaktır.
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
RDS6
Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.
Mevcut Durum
Eylem Kod
No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Belediye amaç ve hedeflerine yönelik risklerin
sistematik olarak belirlenmesi adına "Risk
RDS 6.1.1
Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu"
oluşturulacaktır.
RDS 6.1
İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve
hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.
Amaç ve hedeflere yönelik riskler
belirlenecektir.
Sorumlu Birim veya
Çalışma grubu üyeleri
İşbirliği
Yapılacak
Birim
Standart
Kod No
Çıktı/ Sonuç
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Risk Belirleme
ve
Değerlendirme
Komisyonu
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Bilgilendirme
Yazısı
Tamamlanma
Tarihi
Açıklama
RDS 6.1.2
Risk kavramı ve risklerin belirlenmesi adına
bilgilendirme yazısı yazılacaktır.
RDS 6.1.3
Amaç ve Hedeflere yönelik olası riskler belirlenecek
ve risk haritaları çıkarılacaktır.
Risk Belirleme ve
Değerlendirme
Komisyonu
Tüm Birimler
Risk Listesi ve
Risk Raporu
Sürekli
Her yıl sonunda
Risk Raporu
sunulacaktır.
RDS 6.2
Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel
etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.
Risklerin gerçekleşme olasılığı ve
muhtemel etkileri analiz edilecektir.
RDS 6.2.1
Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri
yılda en az bir kez analiz edilerek raporlanacaktır.
Risk Belirleme ve
Değerlendirme
Komisyonu
Tüm Birimler
Analiz Raporu
Sürekli
Her yıl sonunda
Analiz Raporu
sunulacaktır.
RDS 6.3
Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek
eylem planları oluşturulmalıdır.
Risklere karşı alınacak önlemler
belirlenecektir.
RDS 6.3.1
Risklere karşı alınacak önlemler belirlenecek ve
eylem planları oluşturulacaktır.
Risk Belirleme ve
Değerlendirme
Komisyonu
Tüm Birimler
Risk Eylem
Planı
Sürekli
Her yıl sonunda
Risk Eylem Planı
sunulacaktır.
3- KONTROL FAALİYETLERİ
Standart
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
Kod No
KFS7
Mevcut Durum
Eylem Kod
No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Sorumlu Birim veya
Çalışma grubu üyeleri
İşbirliği
Yapılacak
Birim
Çıktı/ Sonuç
Tamamlanma
Tarihi
Tüm Birimler
Faaliyet Kontrol
Sistemi
Sürekli
Faaliyet Kontrol
Sistemi
Sürekli
Dönemsel
Varlık Kontrol
Raporu
Sürekli
Açıklama
Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.
Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol
strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme,
örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma,
Her bir faaliyet ve riskleri için kontrol
KFS 7.1 onaylama, raporlama, koordinasyon,
strateji ve yöntemleri uygulanmaya
doğrulama, analiz etme, yetkilendirme,
çalışılmaktadır.
gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve
uygulanmalıdır.
Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji
KFS 7.1.1 ve yöntemleri belirlemek amacıyla eğitim
verilecektir.
Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi
KFS 7.2 kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası
kontrolleri de kapsamalıdır.
Kısmen, işlem öncesi kontrol, süreç
Faaliyet Kontrol Sistemi gerekli hallerde, işlem
kontrolü ve işlem sonrası kontroller KFS 7.2.1 öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası
yapılmaktadır.
kontrolleri de kapsayacak şekilde düzenlenecektir.
Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel
KFS 7.3 kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını
kapsamalıdır.
Kontrol faaliyetleri, mevzuat
çerçevesinde varlıkların dönemsel
kontrolünü ve güvenliğinin
sağlanmasını kapsamaktadır.
Taşınır ve taşınmaz varlıkların dönemsel kontrol ve
KFS 7.3.1
güvenliği hakkında rapor hazırlanacaktır.
İnsan Kaynakları ve
Eğitim Müdürlüğü
Tüm Birim Müdürleri
Mali
Hizmetler
Müdürlüğü
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Tüm Birimler
KFS 7.4
KFS8
Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti
beklenen faydayı aşmamalıdır.
Kontrol Yöntemi Belirlenme
Sürecindedir
KFS 7.4.1
Maliyet Raporu
Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.
KFS 8.1.1
KFS 8.1
Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen
faydayı aşmayacak şekilde düzenlenecektir.
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri
hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.
Belge Yönetim Sistemine geçiş
sürecinde tüm müdürlüklerin
faaliyetlerine ilişkin iş akış şemaları
oluşturulmaya başlanmıştır.
Prosedürler ve ilgili dokümanlar,
Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya faaliyet veya mali karar ve işlemin
KFS 8.2 mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması başlaması, uygulanması ve
ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. sonuçlandırılması aşamalarını
kapsayacaktır.
Müdürlüklerin faaliyetlerine ilişkin iş akış
şemalarının tamamlanması sağlanacaktır.
Tüm Birim Müdürleri
Mali
Hizmetler
Müdürlüğü
İş Akış Şemaları
Tüm Birim Müdürleri
Mali
Hizmetler
Müdürlüğü
Prosedür Listesi
İş akış şemaları ve yazılı prosedürler işleyiş yada
KFS 8.1.3 mevzutta meydana gelen değişiklilere göre her yıl
revize edilecektir.
Tüm Birim Müdürleri
e Mali
Hizmetler
Müdürlüğü
Revizyon Listesi
Oluşturulacak prosedür ve ilgili dokümanlar faaliyet
veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması
KFS 8.2.1
ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacak
şekilde düzenlenecektir.
Tüm Birim Müdürleri
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birim Müdürleri
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
İş akış şemaları referans alınarak faaliyetler ile mali
KFS 8.1.2 karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler
oluşturulacaktır.
Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel,
Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı,
Prosedürler ve ilgili dokümanlar,
güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve
KFS 8.3 kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel
KFS 8.3.1 mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından
tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve
anlaşılabilir ve ulaşılabilir olacaktır.
ulaşılabilir olacaktır.
Sürekli
Her yıl sonunda
revizyon listesi
teslim edilecektir.
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
KFS9
Görevler ayrılığı:Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.
Mevcut Durum
Eylem Kod
No
KFS 9.1.1
KFS 9.1
Her faaliyet veya mali karar ve işlemin
onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve
kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.
Her faaliyet veya mali karar ve işlemin
onaylanması, uygulanması,
kaydedilmesi ve kontrolü görevleri
farklı kişilere verilmektedir.
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması,
uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolünün farklı
kişilere verildiğini teyit için yazı Müdürlüklere yazı
yazılacaktır.
Mali Hizmetler
Müdrülüğü
Tüm Birimler
Bilgilendirme
Yazısı
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Prosedür
Kontrol Sistemi
Tüm Birim Müdürleri
Tüm Birimler
Hiyerarşik kontroller:Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.
KFS 10.2
Müdürlüklere, oluşturulan prosedürlerin etkili ve
KFS 10.1.1 sürekli bir şekilde uygulanması için kontrol sistemi
Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve
oluşturmaları istenecektir.
sürekli bir şekilde uygulanması için
gerekli kontrolleri yapmaktadır.
Birim Müdürleri oluşturdukları kontrol sistemi
KFS 10.1.2
çerçevesinde gerekli kontrolleri yapacaktır.
Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini
Belge Yönetim Sistemi; yöneticilerin, personelin iş
izlemekte ve onaylamakta, hata ve
ve işlemlerini izlemesine ve onaylamasına, hata ve
KFS 10.2.1
usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli
usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları
talimatları vermektedir.
vermesine imkan verecek şekilde düzenlenecektir.
Destek Hizmetleri
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Tamamlanma
Tarihi
Açıklama
Teyit Yazısı
Görevler ayrılığı ilkesinin uygulanamadığı
durumların tespit edilmesi halinde ilgili
KFS 9.2.1 Müdürlüklere risklere karşı farkındalık ve önlem
alınması hususunda bilgilendirme yazısı
yazılacaktır.
KFS10
Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini
izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin
giderilmesi için
gerekli talimatları vermelidir.
Tüm Birimler
Tüm Birimler
KFS 9.2
KFS 10.1
Mali Hizmetler
Müdrülüğü
Çıktı/ Sonuç
E-BYS geçiş ile birlikte oluşturulan iş akış
şemalarında da her faaliyet veya mali karar ve
KFS 9.1.2 işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve Destek Hizmetleri
kontrolü görevlerinin mevzuata uygun olarak farklı Müdürlüğü
kişilere verilmesi sağlanacaktır.
Personel sayısının yetersizliği nedeniyle
Personel yetersizliği durumunda diğer
görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak
harcama birimlerinden görevlendirme
uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin
yapılmaktadır.
farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.
Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir
şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri
yapmalıdır.
Sorumlu Birim veya
Çalışma grubu üyeleri
İşbirliği
Yapılacak
Birim
Standart
Kod No
Belge Yönetim
Sistemi' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
Sürekli
Sürekli
Belge Yönetim
Sistemi' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
İşbirliği
Yapılacak
Birim
Çıktı/ Sonuç
Tüm Birimler
Birim Personel
Listeleri
Tüm Birimler
İnsan Kaynakları
ve Eğitim
Müdürlüğü, Mali
Hizmetler
Müdürlüğü,
D e s t ek
H i z me t l er i
Müdürlüğü
Bilgilendirme
Yazıları ve
Eğitim
Tutanakları
Sürekli
Tüm Birimler
İnsan Kaynakları
ve Eğitim
Müdürlüğü
Eğitim ve
Rotasyon
Tutanakları
Sürekli
İnsan Kaynakları ve
Eğitim Müdürlüğü
Tüm Birimler
Birim Personel
Listeleri
Sürekli
Görevden ayrılan personel, yaptığı, yapacağı ve
KFS 11.3.1 yarım kalan iş ve işlemleri ile ilgili gerekli bilgileri
rapor halinde birim yöneticisine sunacaktır
Tüm Birim Personeli
Tüm Birim
Müdürleri
Görevden
Ayrılma Raporu
Sürekli
Raporun onaylanmasını müteakip İnsan Kaynakları
KFS 11.3.2 Müdürlüğü' ne bilgi verilerek işlemlerin
tamamlanması sağlanacaktır.
Tüm Birim Müdürleri
İnsan Kaynakları
Ve Eğitim
Müdürlüğü
Görevden
Ayrılma
Sürekli
Standart
Kod No
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
KFS11
Faaliyetlerin sürekliliği:İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.
Mevcut Durum
Eylem Kod
No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Birim personel listeleri vekil personelleri de
KFS 11.1.1 belirtecek şekilde oluşturularak Belge Yönetim
Sistemi' nde kullanılması sağlanacaktır.
KFS 11.1
KFS 11.2
KFS 11.3
Personel yetersizliği, geçici veya
Birimlerce, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem
Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak
sürekli olarak görevden ayrılma, yeni
değişikliklerinin varlığı, mevzuat değişiklikleri gibi
görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine
KFS
11.1.2
bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya
durumlarda bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin
geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile
mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü
yapılması sağlanacaktır.
olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin
durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini
sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli
etkileyen nedenlere karşı gerekli
önlemler alınmalıdır.
önlemler alınmaya çalışılmaktadır.
Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil
personel görevlendirilmelidir.
Görevinden ayrılan personelin, iş veya
işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de
içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu
görevlendirilen personele vermesi yönetici
tarafından sağlanmalıdır.
Gerekli hallerde usulüne uygun olarak
vekil personel görevlendirilmektedir.
Görevinden ayrılan personel, iş veya
işlemlerinin durumunu ile ilgili
bilgilendirme yapmaktadır.
KFS 11.1.3
Birimlerde yürütülen her iş ve işlemin sürekliliğinin
sağlanabilmesi için, asgari sayıda birim
personellerine eğitim ve rotasyon ile tüm
faaliyetlerin öğretilmesi sağlanacaktır.
KFS 11.2.1
Her iş ve faaliyet bazında birim personel listeleri
güncel tutulacaktır.
Sorumlu Birim veya
Çalışma grubu üyeleri
Destek Hizmetleri
Müdürlüğü ve İnsan
Kaynakları ve Eğitim
Müdürlüğü
Tamamlanma
Tarihi
Açıklama
Belge Yönetim
Sistemi' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
Standart
Kod No
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
KFS12
Bilgi sistemleri kontrolleri:İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.
KFS 12.1
Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve
güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı
olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
KFS 12.2
Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara
erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı,
hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit
edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak
mekanizmalar oluşturulmalıdır.
Mevcut Durum
Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve
güvenilirliğini sağlayacak
kontroller yazılı olarak
belirlenecek ve uygulanacaktır.
Bilgi girişi ile bunlara erişim
konusunda yetkilendirmeler yapılmış,
hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi,
tespit edilmesi ve düzeltilmesini
sağlayacak mekanizmalar
oluşturulmuştur.
Eylem Kod
No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi
KFS 12.1.1 çerçevesinde yazılı olarak belirlenmiş olan
kontrollerin takibi sağlanacaktır.
İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak
mekanizmalar geliştirmelidir.
Kurumumuzda mevcut olan Yönetim
Bilgi Sistemi bilişim yönetişimini
sağlayacak şekilde hizmet vermektedir.
Destek Hiznetleri
Müdürlüğü
EBYS' ye geçişle birlikte bilgi sistemine very ve bilgi
KFS 12.1.2 girişi ile bunlara erişim konusunda oluşturulan
Destek Hizmetleri
kriterlerin uygulanmasında süreklilik sağlanacaktır. Müdürlüğü
Süreç ve performans yönetimini de sağlayacak
KFS 12.3.1
şekilde EBYS' ye geçilecektir.
KFS 12.3
Sorumlu Birim veya
Çalışma grubu üyeleri
Bilişim yönetişimi alanındaki gelişmeler ve yeni
KFS 12.3.2 uygulamalar izlenerek sistemin sürekliliği
sağlanacaktır.
Destek Hizmetleri
Müdürlüğü
Destek Hizmetleri
Müdürlüğü, Mali
Hizmetler Müdürlüğü
İşbirliği
Yapılacak
Birim
Çıktı/ Sonuç
Tamamlanma
Tarihi
Tüm Birimler
Sürekli
Tüm Birimler
Sürekli
Tüm Birimler
Sürekli
Tüm Birimler
Sürekli
Açıklama
Belge Yönetim
Sistemi' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
4- BİLGİ VE İLETİŞİM
Standart
Kamu İçç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
Kod No
BİS 13
Mevcut Durum
Eylem Kod
No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Sorumlu Birim veya
Çalışma grubu üyeleri
İşbirliği
Yapılacak
Birim
Çıktı/ Sonuç
Tamamlanma
Tarihi
Açıklama
Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine
sahip olmalıdır.
İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış
BİS 13.1 iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve
iletişim sistemi olmalıdır.
Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine
BİS 13.2 getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye
zamanında ulaşabilmelidir.
Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve
BİS 13.3
anlaşılabilir olmalıdır.
Kurumumuzda mevcut olan Yönetim
Bilgi Sistemi altyapısı ile yatay ve
dikey iç iletişim ile dış iletişimi
kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve
iletişim sistemine sahiptir.
Yöneticiler ve personelin, görevlerini
yerine getirebilmeleri için gerekli ve
yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmesi
için gerekli altyapı mevcuttur.
Kurumumuzda mevcut Yönetim Bilgi
Sistemi çerçevesinde bilgilerin doğru,
güvenilir, tam, kullanışlı ve
anlaşılabilir olmasını sağlamaktadır.
Yöneticiler ve ilgili personel, performans
programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak
BİS 13.4
kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında
erişebilmelidir.
Mevcut Yönetim Bilgi Sistemi' nde
yöneticiler ve ilgili personelin,
performans programı ve bütçenin
uygulanması ile kaynak kullanımına
ilişkin diğer bilgilere zamanında
erişebilmesini sağlayacak altyapı
mevcuttur.
Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç
duyduğu gerekli bilgileri ve raporları
BİS 13.5
üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak
şekilde tasarlanmalıdır.
Mevcut Yönetim bilgi sistemi,
yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli
bilgileri ve raporları üretebilecek ve
analiz yapma imkanı sunacak şekilde
tasarlanmıştır.
Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve
amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve
BİS 13.6
sorumlulukları kapsamında personele
bildirmelidir.
Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon
ve amaçları çerçevesinde beklentilerini
görev ve sorumlulukları kapsamında
personele genel olarak bildirmektedir.
Kurumumuz Yönetim Bilgi Sistemi
yatay ve dikey iletişim sistemi
İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi
personelin değerlendirme, öneri ve
BİS 13.7 personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını
sorunlarını iletebilmelerini sağlayan
iletebilmelerini sağlamalıdır.
çeşitli araçlar (mesaj, birebir görüşme
v.b.) mevcuttur.
Belge Yönetim
Sistemi' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
Kurumumuz bünyesinde mevcut bulunan yatay ve
BİS 13.1.1 dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan bilgi ve
Destek Hizmetleri
iletişim sistemi EBYS' ye geçilerek geliştirilecektir. Müdürlüğü
Tüm Birimler
Belge Yönetim
Sistemi
BİS 13.1.2 Mevcut anlık duyuru sistemi geliştirilecektir.
Tüm Birimler
Anlık Duyuru
Sistemi
Yönetim Bilgi Sisteminden EBYS' ye geçilerek her
BİS 13.2.1
Destek Hizmetleri
türlü bilgiye zamanında erişilebilmesi sağlanacaktır. Müdürlüğü
Tüm Birimler
Belge Yönetim
Sistemi
Belge Yönetim
Sistemi' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
EBYS' de de Yönetim Bilgi Sistemi çerçevesinde
BİS 13.3.1 bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve
anlaşılabilir olması sağlanacaktır.
Tüm Birimler
Belge Yönetim
Sistemi
Belge Yönetim
Sistemi' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
BİS 13.4.1
Mevcut altyapının etkin ve verimli bir şekilde
kullanımı sağlanacaktır.
Destek Hizmetleri
Müdürlüğü
Destek Hizmetleri
Müdürlüğü
Mali Hizmetler
Müdürlüğü, Destek
Hizmetleri
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Yeterli güvence
sağlanmaktadır.
Yeni bir
düzenleme veya
uygulamaya gerek
yoktur.
Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları
çerçevesinde beklentilerini personelin görev ve
BİS 13.6.1 sorumlulukları kapsamında çeşitli iletişim
yöntemleri kullanarak (Yazılı, Elektronik, Toplantı
v.s.) personele bildirecektir.
Tüm Birim Müdürleri
Tüm Birim
Personeli
Sürekli
Yeterli güvence
sağlanmaktadır.
Yeni bir
düzenleme veya
uygulamaya gerek
yoktur.
Standart
Kod No
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
BİS 14
Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.
BİS 14.1
Kurumumuzun Stratejik Plan' ı
İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, doğrultusunda amaçları, hedefleri,
varlıkları, yükümlülükleri ve performans
stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri
programlarını kamuoyuna açıklamalıdır.
ve performans programları her yıl
kamuoyuna duyurulmaktadır.
BİS 14.2
İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama
sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve
hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna
açıklamalıdır.
Kurumumuz bütçesinin ilk altı aylık
uygulama sonuçları, ikinci altı aya
ilişkin beklentiler ve hedefler ile
faaliyetlerini kamuoyuna
açıklamaktadır.
BİS 14.3
Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare
faaliyet raporunda gösterilmeli ve
duyurulmalıdır.
Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler
idare faaliyet raporunda gösterilmekte
ve duyurulmaktadır.
BİS 14.4
Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde
yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak
belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve
faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken
raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.
Mevcut Durum
Eylem Kod
No
Sorumlu Birim veya
Çalışma grubu üyeleri
İşbirliği
Yapılacak
Birim
Çıktı/ Sonuç
Tamamlanma
Tarihi
Açıklama
Yeterli güvence
sağlanmaktadır.
Yeni bir
düzenleme veya
uygulamaya gerek
yoktur.
Kurumumuz bütçesinin ilk altı aylık uygulama
sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin beklentiler,
hedefler ve faaliyetlere ilişkin kurumsal ve mali
BİS 14.2.1
durum beklentiler raporu hazırlanacak ve
Kurumumuz web sitesinde yayımlanarak
kamuoyuna açıklanacaktır.
BİS 14.4.1
Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare
içinde yatay ve dikey raporlama ağı
belirlenmiştir.
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Belirlenmiş olan yatay ve dikey raporlama ağı yazılı
hale getirilecektir.
Birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili
BİS 14.4.2 hazırlanması gereken raporlar hakkında
bilgilendirilecektir.
Mali Hizmetler
Müdürlüğü
Destek
Hizmetleri
Müdürlüğü
Mali Durum
Gerçekleşme ve
Beklenti Raporu
Tüm Birim Müdürleri
Mali
Hizmetler
Müdürlüğü
Raporlama Ağı
Mali Hizmetler
Müdürlüğü, İnsan
Kaynakları ve Eğitim
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Bilgilendirme
Yazısı
Sürekli
Çıktı/ Sonuç
Tüm Birimler
E-İmza altyapısı
Belge Yönetim
Sistemi' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
Destek
Hizmetleri
Müdürlüğü
Belge Yönetim
Sistemi
Belge Yönetim
Sistemi' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
Tüm Birimler
Belge Yönetim
Sistemi
Belge Yönetim
Sistemi' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
Tüm Birimler
Belge Yönetim
Sistemi
Belge Yönetim
Sistemi' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
Tüm Birimler
Belge Yönetim
Sistemi
Belge Yönetim
Sistemi' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
Belge Yönetim
Sistemi
Belge Yönetim
Sistemi' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel ġartı
BĠS15
Kayıt ve dosyalama sistemi:İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.
BİS 15.1
Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik
ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile
idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır.
Mevcut Durum
Eylem Kod
No
İşbirliği
Yapılacak
Birim
Standart
Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Belge Yönetim Sistemi kapsamında E-İmza
Mevcut fiziksel arşiv ve Yönetim Bilgi BİS 15.1.1 altyapısı kurulacaktır.
Sistemi ile kayıt ve dosyalama sistemi,
elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve
giden evrak ile idare içi haberleşmeyi
Belge Yönetim Sistemi ile kayıt ve dosyalama
kapsamaktadır.
BİS 15.1.2 sisteminin idare içi haberleşmenin geliştirilmesi
sağlanacaktır.
BİS 15.2
Kayıt ve dosyalama sistemi fiziksel
ortamda ve elektronik ortamda mevcut
Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel
Yönetim Bilgi Sistemi ile kapsamlı ve
olmalı, yönetici ve personel tarafından
günceldir. Yönetici ve personel
ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.
tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir
durumdadır.
BİS 15.3
Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin
güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır.
Kayıt ve dosyalama sisteminin,
kişisel veri güvenliği ve korunmasını
kapsaması sağlanacaktır.
BİS 15.4
Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş
standartlara uygun olmalıdır.
Kayıt ve dosyalama sistemi elektronik
ortamda, fizksel ortamda standartlara
uygun olarak yürütülmektedir.
BİS 15.5
Gelen ve giden evrak zamanında
Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli,
kaydedilmekte, standartlara uygun bir
standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı
şekilde sınıflandırılmakta ve arşiv
ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza
sistemine uygun olarak muhafaza
edilmelidir.
edilmektedir.
BİS 15.6
Kurumun iş ve işlemlerinin kaydı,
İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı,
sınıflandırılması, korunması ve
sınıflandırılması, korunması ve erişimini de
erişimini de kapsayan, belirlenmiş
kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv
standartlara uygun arşiv ve
ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.
dokümantasyon sistemi mevcuttur.
Sorumlu Birim veya
ÇalıĢma grubu üyeleri
Yazı İşleri Müdürlüğü,
Destek Hizmetleri
Müdürlüğü
Yazı İşleri Müdürlüğü
Belge Yönetim Sistemi' ne geçilerek kayıt ve
dosyalama sistemi kapsamlı, güncel ve yönetici ile
BİS 15.2.1
personel tarafından ulaşılabilirliği ve izlenebilirliği
geliştirilecektir.
Yazı İşleri Müdürlüğü,
Destek Hizmetleri
Müdürlüğü
Belge Yönetim Sisteminde belge yönetim sistemi
uygulanarak kayıt ve dosyalama sisteminin, kişisel
BİS 15.3.1
veri güvenliği ve korunmasını kapsaması
sağlanacaktır.
Yazı İşleri Müdürlüğü,
Destek Hizmetleri
Müdürlüğü
Belge Yönetim Sistemi ile birlikte TS 13298
BİS 15.4.1 Elektronik Belge Yönetimi Standartlarının da
uygulanması sağlanacaktır.
Yazı İşleri Müdürlüğü,
Destek Hizmetleri
Müdürlüğü
Gelen ve giden evrak işlemlerinin Belge Yönetim
Sistemi ile birlikte TS 13298 Elektronik Belge
BİS 15.5.1
Yönetimi Standartlarının uygulanması ile daha hızlı
ve erişebilir olması sağlanacaktır.
Tüm Birim Müdürleri
Destek
Hizmetleri
Müdürlüğü
Yazı İşleri
Müdürlüğü
Fiziksel arşivin mevzuat çerçevesinde
yürütülmesi sağlanacaktır.
Yazı İşleri Müdürlüğü
Tüm Birimler
BİS 15.6.1
Belge Yönetim Sistemi' nin TS 13298 ve mevzuata
BİS 15.6.2 uygun olarak arşivleme ve dokümantasyon
altyapısına sahip olması sağlanacaktır.
Destek Hizmetleri
Müdürlüğü
Tüm Birimler
Tamamlanma
Tarihi
Açıklama
Sürekli
Belge Yönetim
Sistemi
Belge Yönetim
Sistemi' nin
oluşturulması ile
tamamlanacaktır
Çıktı/ Sonuç
Etik Kurulu ve
Üst Yönetim
Tüm Birimler
Hata Usulsüzlük
Yolsuzluk
Bildirim
Yöntemleri
Raporu
Etik Kurulu ve
Üst Yönetim
Tüm Birimler
Tedbir Raporu
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
BİS 16
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.
BİS 16.1
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim
yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır.
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların
bildirim yöntemleri belirlenmiştir.
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim
BİS 16.1.1 yöntemleri Etik Kurulu tarafından belirlenecek ve
personele duyurulacaktır.
BİS 16.2
Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve
yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi
yapmalıdır.
Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük
ve yolsuzluklar hakkında yeterli
incelemeyi mevzuata uygun olarak
yapmaktadır.
BİS 16.2.1
BİS 16.3
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren
personele haksız ve ayırımcı bir muamele
yapılmamalıdır.
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları
bildiren personele haksız ve ayırımcı
bir muamele yapılmamaktadır.
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele
haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmaması için
BİS 16.3.1
yöneticiler ve Etik Kurulu tarafından gerekli
tedbirler alınacakır.
Mevcut Durum
Eylem Kod
No
İşbirliği
Yapılacak
Birim
Standart
Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Sorumlu Birim veya
Çalışma grubu üyeleri
Tamamlanma
Tarihi
Açıklama
5- İZLEME
Standart
Kod No
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
Mevcut Durum
Eylem Kod
No
İS 17
İç kontrolün değerlendirilmesi:İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.
İS 17.1
İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir
değerlendirme yapma veya bu iki yöntem
birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir.
İS 17.2
İS 17.3
İS 17.4
İS 17.5
İç kontrolün değerlendirilmesinde,
yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin
talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim
sonucunda düzenlenen raporlar dikkate
alınmalıdır.
İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda
alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir
eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.
Sorumlu Birim veya
Çalışma grubu üyeleri
İşbirliği
Yapılaca
k Birim
Çıktı/ Sonuç
Tamamlanma
Tarihi
İS 17.1.1
İç kontrol sisteminin işleyişi düzenli olarak
değerlendirilecek ve raporlanarak üst yöneticiye
sunulacaktır
İç Kontrol İzleme ve
Yönlendirme Kurulu
Tüm Birimler
Kontrol Öz
Değerlendirme
Raporu
Sürekli
İS 17.2.1
Anket, şikayet, yıllık faaliyet raporları, planlar, denetim
raporlarının izlenmesi ve değerlendirilmesi sonucunda tespit
edilen eksiklik, hata, usulsüzlük ve yolsuzluğa ilişkin
düzenleyici ve düzeltici
önlemlerin alınması sağlanacak olup bu konuya ilişkin
rapor düzenlenecektir.
İç Kontrol İzleme ve
Yönlendirme Kurulu
Tüm Birimler
Önlem Raporu
Sürekli
İS 17.2.2
Süreç analizi ve süreç iyileştirme çalışmaları ile faaliyetlerdeki
Tüm Birim Müdürleri
iç kontrol yöntemleri geliştirilecektir.
Süreç Analiz
Raporu
Sürekli
İS 17.3.1
İç kontrolün değerlendirilmesinde birimlerin karar verme
konumunda olan yönetici personelinin katılımı
sağlanacaktır.
İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan
kontrol yöntemlerinin belirlenmesi,
bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması
konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.
İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin
birimlerinin katılımı sağlanmalıdır.
Öngörülen Eylem veya Eylemler
İS 17.4.1
İS 17.4.2
İS 17.5.1
Web sayfasında bulunan öneri ve şikayet kutusuna iletilen
talep ve şikayetlerin değerlendirilmesi sağlanacaktır.
İç kontrol öz değerlendirme, yıllık değerlendirme ve iç ve dış
denetim raporlarında tespit edilen hata ve eksiklikler ile
bunlara yönelik önerilerin ilgili birim yöneticileri ile birlikte
değerlendirmesi
sağlanacaktır.
İç kontrolle ilgili olarak yapılan değerlendirmeler sonucunda
alınması gereken önlemler belirlenerek eylem planı
oluşturulacak ve uygulanması sağlanacaktır.
Üst Yönetim,
İç Kontrol İzleme ve
Yönlendirme Kurulu
Mali
Hizmetler
Müdürlüğ
ü
Tüm Birimler
Sürekli
İç Kontrol İzleme ve Destek
Yönlendirme Kurulu Hizmetleri
Müdürlüğü
İç Kontrol İzleme ve
Yönlendirme Kurulu
Tüm Birimler
İç Kontrol İzleme ve
Yönlendirme Kurulu
Tüm Birimler
Sürekli
Sürekli
Eylem Planı
Sürekli
Açıklama
Standart
Kod No
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
İS 18
İç denetim:İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.
İS 18.1
İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon
Kurulu tarafından belirlenen standartlara
uygun bir şekilde yürütülmelidir.
İS 18.2
İç denetim sonucunda idare tarafından alınması İç denetim sonucunda idare tarafından
gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı
alınması gerekli görülen önlemleri
hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.
içeren eylem planı hazırlanmaktadır.
Mevcut Durum
İç denetim faaliyeti mevzuata uygun
biçimde yürütülmektedir.
Eylem Kod
No
İS 18.1.1
İS 18.2.1
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Sorumlu Birim veya
Çalışma grubu üyeleri
İç denetim birimi faaliyetleri standartlara uygun bir
şekilde hazırlanan programlar çerçevesinde düzenli
Üst Yönetim İç Kontrol
olarak yürütülecektir.
İzleme ve Yönlendirme
Kurulu
İç denetim faaliyetleri sonucunda idarece alınması
gereken önlemleri içeren bir eylem planı
hazırlanacak ve uygulanacaktır.
Üst Yönetim
İşbirliği
Yapılacak
Birim
Çıktı/ Sonuç
Tüm Birimler
Tüm Birimler
Tamamlanma
Tarihi
Sürekli
İç Denetim
Eylem Planı
Sürekli
Açıklama
Download

Akdeniz