+
2014-2015
+
Giriş
Sürecin Başlaması
Pasaport
Gitmeden Önce Hazırlanacak Belgeler
Taahhütname
Başvuru (Application)
Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement)
Öğrenim Anlaşması Denklik Formu
Görevlendirme ve Denklik
Öğrenim Anlaşması Değişiklik Formu
(Changes to Original Learning Agreement)
Öğrenim Anlaşmasında Yapılan Değişiklik için Denklik Formu
Konaklama (Accommodation)
Erasmus+ Dil Yeterliliği ve Desteği
Kabul Belgesi (Letter of Acceptance) ve Hibe Yazısı (Financial Proof)
Vize İşlemleri
Sözleşme ve Banka Hesabı
Hibe Miktarları
Hibe Ödemesi ve Kesintisi
ESOGÜ Kayıt
Dönüş Belgeleri
Katılım Belgesi (Certificate of Attendance)
Pasaport Giriş-Çıkış Tarihleri
Transkript (Transcript of Recorts)
Nihai Rapor ve Geri Bildirim Formu
Akademik Tanınma (Proof of Recognition)
ESOGÜ Not Dönüşüm Tablosu
ESOGÜ Erasmus Bölüm Koordinatörleri Listesi
İletişim Bilgileri
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
24
26
27
28
29
30
32
GİRİŞ
Erasmus+ Programı kapsamında
Öğrenim Hareketliliği için yurt dışında
eğitim alma hakkını kazanmış bulunan
tüm öğrencilerimizi kutlar,
başarılarının devamını dileriz.
Erasmus+ Programı, hareketlilikten
yararlanan öğrencilere gittikleri ülkeye
göre değişebilen miktarda maddi katkı,
akademik ve kültürel fayda sağlar.
Erasmus+ Programı nitelikli, açık fikirli, uluslararası
deneyime sahip gençler yetişmesinde etkilidir.
Bu el kitabı Erasmus+ Programı Öğrenci Hareketliliği
Programı kapsamında yurtdışında eğitim alacak olan
öğrencilerimiz için, yapılması gereken işlemler konusunda
bilgi vermek amacıyla ESOGÜ Uluslararası İlişkiler Birimi
tarafından hazırlanmıştır.
Tüm öğrencilerimizin güzel ve faydalı bir Erasmus + Öğrenim
Hareketliliği dönemi geçirmelerini dileriz.
2
SÜRECİN BAŞLAMASI
Uluslararası İlişkiler Birimi tarafından, öğrencinin Erasmus
aday öğrencisi olduğu, iletişim bilgileri ile birlikte misafir
olacağı üniversiteye e-posta ile bildirilir.
Karşı üniversite, birimimiz aracılığı ile veya direkt öğrenciye
başvuru prosedürlerini belirten bir e-mail gönderir.
Öğrenci, başvuru sürecinde, ilgili üniversitenin web
sayfasında bulunmayan her türlü bilgi için (ders listeleri,
ECTS/AKTS kredileri, konaklama, akademik takvim vs.) eğitim
alacağı üniversite ile iletişime geçebilir.
3
PASAPORT
Erasmus öğrencileri pasaport alırken
pasaport harç ücreti ödemezler.
Bunun için birimimiz tarafından
«HarçsızPasaport» yazısı verilmektedir.
Erasmus öğrencileri, birimimizden alacakları
yazıyı Eskişehir Vergi Dairesi Başkanlığı’nda
onaylattırdıktan sonra harçsız pasaport için
başvuruda bulunabilirler.
Eskişehir İl Emniyet Müdürlüğü Pasaport Şube Müdürlüğü
tarafından istenilen diğer belgeler (Güncel bilgiler için, lütfen ilgili
kurumun web sayfasını kontrol ediniz):
• TC kimlik numarası bulunan nüfus cüzdanının aslı ve fotokopisi.
• Son 6 ay içinde çekilmiş 2 adet arka fonu beyaz, 5x6 cm ebadında
biometrik fotoğraf.
• Varsa daha önceden alınmış pasaport.
• Pasaport cüzdan bedelinin yatırıldığına dair dekont (Yurt içinde
yatırılacak defter ve harç bedelleri dekontlarına “tahsil edilmiştir”
kaşesinin basılması, 1 nüshasının vatandaşa verilmesi ve dekontta
tahsilatı yapan memurun ıslak imzasının bulunması gerekmektedir).
• Pasaportlar Ankara’da tanzim edildikten sonra PTT aracılığı ile
adrese teslim edilmektedir.
4
GİTMEDEN ÖNCE
HAZIRLANACAK BELGELER
A- Başvuru Aşamasında:
ESOGÜ tarafından istenilen belgeler:
•Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
•Taahhütname
•Öğrenim Anlaşması Denklik Formu
Başvuru Evrakları:
Aşağıdaki belgeler başvuru için karşı
üniversiteye gönderilmek üzere
birimimize teslim edilecektir. Belgeler, her
üniversiteye göre değişiklik gösterebilir.
•Başvuru Formu (Application Form)
•Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement)
•Konaklama Formu (Accommodation Form)
•Fotoğraf
•Pasaport Fotokopisi
•ESOGÜ-Transkript
•Özgeçmiş (CV) (İsteniyorsa)
•Niyet Mektubu (Motivation Letter, Letter of Intention..) (İsteniyorsa)
•Dil Belgesi (ESOGÜ tarafından yapılan sınav harici bir belge
gerekiyorsa)
B- Kabul edildikten sonra:
•Kabul Belgesi Fotokopisi
•Vize Fotokopisi
•Hesap Cüzdanı Fotokopisi
•Sözleşme
5
TAAHHÜTNAME
Erasmus öğrencisi ile kurumumuz arasında, öğrencinin
yerine getirmekle yükümlü olduğu sorumlulukları belirten
“Erasmus Öğrenci Taahhütnamesi” imzalanmalıdır.
Taahhütname ile öğrenci, gitmeden önce, gittikten sonra ve
döndükten sonra teslim etmesi gereken evrakları tamamlayıp,
zamanında teslim edeceğini taahhüt eder. 2 adet hazırlanır.
Bir kopyası öğrenciye verilir, diğeri öğrencinin dosyasında
bulundurulur.
6
BAŞVURU
(Application)
Her öğrenci eğitim alacağı
üniversitenin başvuru tarihlerini
takip etmekle yükümlüdür.
Öğrenci gideceği üniversitenin
web-sayfasını inceleyip başvuru
süreci hakkında bilgi sahibi olduktan
sonra ilgili formları indirip,
doldurmalıdır.
Başvuru formu bulunmayan
üniversiteler için web sayfamızda
bulunan formlar kullanılabilir.
Belgeler üniversitelerin son başvuru tarihlerinden en geç 10
gün öncesine kadar hazırlanıp, birimimize teslim edilmelidir.
Belgelerin son başvuru tarihine kadar birimimize teslim
edilmemesi halinde doğabilecek olumsuz sonuçlardan öğrenci
sorumludur.
7
ÖĞRENİM ANLAŞMASI
Learning Agreement
Sürecin en önemli aşamalarından olan learning agreement
(öğrenim anlaşması) karşı üniversiteden alınacak dersleri
belirtir.
Ders seçimleri kesinlikle Erasmus Bölüm Koordinatörünün
onayıyla gerçekleştirilmelidir.
Her iki üniversite yetkilileri tarafından onaylanan ve Erasmus
faaliyeti esnasında öğrencinin ders yükümlülüğünü gösteren
bu form, yurtdışında alınan kredilerin denkliklerinin
yapılmasını garanti eder.
Onaylı kopyasının mutlaka öğrenci dosyasında bulunması
zorunludur.
Öğrenim Anlaşmasıyla seçilecek derslerin kredi toplamı
mutlaka 30 ECTS/AKTS olmak zorundadır.
8
ÖĞRENİM ANLAŞMASI
DENKLİK FORMU
Öğrenim anlaşmasında yer alan derslerin karşılığında
ESOGÜ’de muaf sayılacak dersleri gösteren,
“Öğrenim Anlaşması Denklik Formu” 3 adet hazırlanır.
Bölüm koordinatörlerinin danışmanlığında hazırlanan bu
formlar öğrenci aracılığı ile imzalı olarak Uluslararası İlişkiler
Birimine iletilir. Kurum koordinatörünün onayından sonra
formların bir nüshası yönetim kurul kararı için ilgili birime
gönderilir.
Denklikler için; öğrencinin alacağı derslerin ECTS/AKTS
kredilerinin toplamı ile öğrencinin ESOGÜ’de muaf sayılacağı
derslerin ECTS/AKTS kredileri toplamının denk olması
gerekmektedir (± 2 kredi olabilir).
9
GÖREVLENDİRME VE
DERS DENKLİĞİ
Birimimiz tarafından, Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği kapsamında
yurt dışında eğitim alacak öğrencilerin birimlerinden ilgili akademik
dönem için görevlendirilmeleri ve hazırlamış oldukları learning
agreement (öğrenim anlaşması) da belirtilen derslerin denkliği için
Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı istenir.
REKTÖRLÜK
(Yönetim Kurulu Kararı)
10
ÖĞRENİM ANLAŞMASI
DEĞİŞİKLİK FORMU
(Changes to Original Learning Agreeme
nt)
Öğrenci, karşı üniversiteye gittikten
sonra öğrenim öncesinde hazırlanan
ve onaylanan öğrenim anlaşmasındaki
derslerde her hangi bir değişiklik
olması durumunda, mutlaka bölüm
koordinatörünün onayı ve bilgisi
dahilinde değişiklik formunu
doldurmalıdır.
Formda silinen (deleted) ve yeni
eklenen (added) derslerin belirtilmesi
zorunludur.
Bu form, öğrenci veya karşı üniversite tarafından, öğrenime
başlandıktan sonra en geç 15 gün içinde e-mail ile birimimize
gönderilmelidir.
Öğrenim anlaşmasında yapılacak değişiklik sonrasında
derslerin kredi toplamı mutlaka 30 ECTS/AKTS olmak
zorundadır. (Bu şartın sağlanamaması durumunda,
öğrenci tarafından misafir olduğu üniversitenin birimimizi
bilgilendirmesi sağlanır.)
11
ÖĞRENİM ANLAŞMASI
DEĞİŞİKLİĞİ İÇİN DENKLİK FORMU
“Öğrenim Anlaşması Değişiklik
Formu”nda yapılan değişikliklerden
sonraki güncel ders listesini ve
karşılığında ESOGÜ’de muaf sayılacak
dersleri belirten “Denklik Formu”
3 adet hazırlanır.
Bölüm koordinatörlerinin
danışmanlığında hazırlanan bu formlar
öğrenci tarafından önce e-maille,
sonra asılları imzalı olarak posta ile
Uluslararası İlişkiler Birimine gönderilir.
Bölüm/Fakülte Koordinatörü ve Kurum
koordinatörünün imzalarından sonra
formların bir nüshası daha önceden
alınmış olan yönetim kurulu kararının
güncellenmesi için ilgili birime
gönderilir.
Denklikler için; öğrencinin alacağı derslerin ECTS/AKTS
kredilerinin toplamı ile öğrencinin ESOGÜ’de muaf
sayılacağı derslerin ECTS/AKTS kredileri toplamının denk
olması gerekmektedir (± 2 kredi olabilir).
12
KONAKLAMA
ACCOMMODATION
Öğrenci kalacak yerini kendisi temin etmek zorunda olup, bu
konuda karşı üniversitenin yetkilileri ile iletişime geçmelidir.
Kalacak yer temin eden üniversiteler, web sayfalarında
“Application Form”unun yanında “Accommodation Form” da
yayınlamaktadır. Bu form doldurulup, başvuru belgelerine
eklenmelidir.
Başvuruları online kabul eden üniversiteler ise
“Accommodation Form” unu da online olarak almaktadır.
Kalacak yer temin etmeyen üniversiteler ise konaklama ile
ilgili öğrenciyi ilgili birimlere yönlendirip, alternatifler sunabilir.
13
ERASMUS+DİL YETERLİLİĞİ
ve DESTEĞİ
Avrupa Birliği Komisyonu tarafından
online dil desteği verilmektedir.
Bu destek başlangıçta 5 yaygın dil
olan Almanca, İngilizce, İspanyolca,
Fransızca ve İtalyanca için
verilecektir.
Üniversite tarafından yerleştirilen
öğrenci faaliyetten önce ve sonra
zorunlu olarak online dil
sınavına girecektir. Gitmeden önce
dil değerlendirme testinin sonuçları,
öğrencilerin hareketlilik faaliyetlerine
katılmalarına engel olmayacaktır. D
il
seviyesi yetersiz olan öğrenci
faaliyeti süresince zorunlu olarak
online ders alacaktır. Yeterli olan
öğrenciler ise isteğe bağlı olarak
online ders alabilecektir.
Diğer diller için isteğe bağlı olarak aylık hibe desteği
verilecektir. Böylece, yaygın diller haricindeki az kullanılan ve
öğretilen dillerin konuşulduğu program ülkelerinde, öğrenciler
Erasmus dönemince yerel dil kurslarına k atılabilecekler ve bu
kurslar için hibe desteği alabileceklerdir.
14
(Letter of Acceptance)
(Financial Proof)
Eğitim alınacak üniversite, öğrencinin başvuru belgelerini
aldıktan sonra, başvuruyu uygun bulması halinde öğrenci
adına düzenlenmiş kabul mektubunu (Letter of Acceptance)
gönderir. Kabul mektubu öğrencinin başvuru formunda
belirttiği adrese gönderilebileceği gibi, birimimiz adresine de
gönderilebilmektedir. Kabul mektubunun orijinali öğrencide,
fotokopisi birimimizde bulunmalıdır.
Kabul mektubu gelen öğrenciye birimimiz tarafından
hazırlanan hibe yazısı (Financial Proof) verilir. Hibe yazısı,
öğrencinin Erasmus Öğrenim Hareketliliğine katılacağını
belirtir ve gideceği ülkeye göre alacağı aylık hibe miktarını
gösterir.
15
VİZE İŞLEMLERİ
Vize işlemleri ve masrafları tamamen
Erasmus öğrencisinin
sorumluluğundadır.
Kabul mektubunun ve hibe yazısının
alınması ile vize başvuru süreci
başlamış olur.
Vize için gerekli diğer belgeler (sağlık ve seyahat sigortası, uçak
rezervasyonu...vb.), ilgili ülkenin
konsolosluklarından öğrenilebilir.
Kalınacak süre 3 aydan fazla olduğu
için bazı ülkelerde (Finlandiya,
Çek Cumhuriyeti, İsveç...gibi) alınacak vize oturma izni
olmaktadır. Oturma izni ve vize işlemleri bazı ülkeler için uzun
sürdüğü için vize başvuruları mümkün olduğunca erken
yapılmalıdır.
Vize alındıktan sonra pasaporttaki vize sayfasının
fotokopisinin birimimize verilmesi zorunludur.
16
SÖZLEŞME VE BANKA HESABI
Hibe ödemesinin yapılabilmesi için gerekli olan sözleşme,
tarafların yasal haklarını ve hibe ödeme bilgilerini içermektedir. Bu sözleşmenin yapılabilmesi için, öğrencinin gitmeden
önce mutlaka T.C. Ziraat Bankası Eskişehir Şubesinde (Şube
Kodu: 117) avro hesabı açtırıp, hesap cüzdanı fotokopisini
birimimize teslim etmesi gerekmektedir.
Başvuru sürecinin ve tüm bu evrakların tamamlanması
halinde ilk hibe ödemesi için birimimiz tarafından ödeme
talimatı verilir.
17
HİBE MİKTARI
Hibeler yurtdışı öğrenim masraflarının
tamamını karşılamaya yönelik olmayıp,
sadece maddi bir destektir.
Erasmus+ programında öğrenim
hareketliliği hibe miktarları,
ülkelerin yaşam maliyetlerine göre 3
gruba ayrılmıştır.
Ülke
Grupları
1. Grup
500
2. Grup
400
3. Grup
18
Ülkeler
Bulgaristan, Estonya, Litvanya,
Macaristan, Malta, Polonya,
Romanya, Slovakya, Makedonya
300
HİBE ÖDEMESİ ve
KESİNTİSİ
Faaliyetin başlangıcında, öğrenciye ödenecek toplam hibe miktarı,
kabul belgesinde belirtilen tarihlere göre hesaplanır ve bunun % 80’i
öğrencinin hesabına ilk ödeme olarak yatırılır. Geriye kalan % 20’lik
kısmın ödemesi ise, öğrenim dönemi sonunda, öğrenciye verilen
“katılım belgesi”nde ve pasaport giriş/çıkış tarihlerinde yer alan
kesin gerçekleşme süresi ve öğrencinin başarı ve sorumluluklarını
yerine getirme düzeyi dikkate alınarak yapılır. Sorumluluklarını yerine
getirmeyen, belgelerini zamanında teslim etmeyen ve başarısız
öğrencilerin hibelerinde kesinti yapılması söz konusudur. Öğrenim
Anlaşmasında belirlenen ders programının (toplam kredi sayısının)
en az üçte ikisinde başarılı olamayan öğrenciler başarısız olarak
değerlendirilir.
Öğrencinin, almış olduğu ECTS kredilerinin tümünden başarısız olması
halinde kalan % 20 hibe miktarı kesinlikle ödenmez.
Ayrıca, belgelerini en geç 31 Ekim 2015 tarihine kadar birimimize
teslim etmeyen öğrencilerin de kalan % 20 hibe miktarı kesinlikle
ödenmez.
Öğrenci öğrenim hareketliliği süresince evraklarını istenilen
sürede tamamlayıp, ESOGÜ Uluslararası İlişkiler Birimine teslim
etmek zorundadır. Eksik belge olması halinde döndükten sonra kalan
% 20 lik hibenin % 10’u için kesinti yapılır.
Eğer öğrenci derslerine devam etmeyerek tüm derslerinden başarısız
olmuş ise, Erasmus öğrencisi olma sorumluluğunu yerine getirmemiş
olacağı için kendisine ödenmiş olan hibe miktarının tamamının iadesi
istenir.
19
ESOGÜ KAYIT
Erasmus öğrencileri gittikleri ülkede üniversite için herhangi
bir öğrenim ücreti ödememektedir. Öğrenim harcını (varsa)
kendi üniversitesine yatırmakla yükümlüdür. Bu nedenle, harç
yatırması gereken öğrenciler gitmeden önce harç ücretlerini
yatırmalı veya bu işlem için bir yakınını görevlendirmelidir.
Öğrenci, ESOGÜ öğrenci sisteminde Erasmus öğrencisi olarak
görüneceği için, ders kaydı yaptırmasına gerek yoktur.
Yurtdışında bulunulan süre boyuncu, öğrencinin Türkiye’den
aldığı öğrenim kredisi vb. burslarında kesinti olmayacaktır.
20
DÖNÜŞTE GETİRİLECEK
BELGELER
1- KATILIM SERTİFİKASI
2- PASAPORT GİRİŞ-ÇIKIŞ TARİHLERİ
3- TRANSKRİPT
4- NİHAİ RAPOR FORMU
5– GERİ BİLDİRİM FORMU
21
1- KATILIM BELGESİ
(CERTIFICATE of ATTENDANCE )
Öğrenci Türkiye’ye dönmeden önce misafir olduğu
üniversiteden, öğrenimin başlangıç ve bitiş süresini teyit eden
(imzalı ve mühürlü) Katılım Sertifikası almak zorundadır.
Belge örneği sonraki sayfada mevcut olup, aynı zamanda
birimimizin web sayfasından da temin edilebilir.
Öğrenci bu belgenin kendisinde de bulunmasını istemesi
halinde iki nüsha hazırlanmasını talep etmelidir.
Hibe hesaplaması gün ve ay üzerinden yapıldığı için katılım
sertifikasındaki tarihler mutlaka gün/ay/yıl olarak
belirtilmelidir.
22
(CERTIFICATE of ATTENDANCE )
Örnek Form
For Erasmus Students
ATTENDANCE CERTIFICATE
2-PASAPORT GİRİŞ-ÇIKIŞ
TARİHLERİ
Geri kalan hibe ödemelerinin hesaplanabilmesi için
pasaportta bulunan Türkiye giriş-çıkış tarihlerini gösteren
sayfaların fotokopisi birimimize teslim edilmelidir.
Öğrencinin öğrenim faaliyeti ile ilgisi olmadan tatil günleri
hariç bir haftadan fazla süre ile misafir olduğu şehirden/
ülkeden ayrılması durumunda ayrı kaldığı süreler için hibe
ödemesi yapılamaz.
24
Örnek
25
3-TRANSKRİPT
Transcript of Recorts
Yurtdışında alınan dersleri, ECTS kredilerini ve notları
gösteren belgeler (transkriptler), hareketlilik sonrasında
misafir olunan üniversite tarafından birimimize gönderilir
veya öğrenci tarafından dönüş sonrasında birimimize teslim
edilir. Akademik tanınma için gerekli olan bu belgenin
tesliminden sonra akademik tanınma işlemlerine başlanır.
26
4-NİHAİ RAPOR
5-GERİ BİLDİRİM FORMU
Nihai Rapor, Erasmus faaliyeti sürecine ilişkin özet bilgileri ve
değerlendirmeleri içeren belgedir.
Web sayfamızda bulunan bu belgenin faaliyet dönemini
tamamlayan öğrenci tarafından doldurulup e-posta ile
[email protected] adresine gönderilmesi zorunludur.
Erasmus öğrencisi olarak sorumluluklarını yerine getirmiş
olan ve tüm evrakları eksiksiz olarak birimimize teslim eden
öğrenciye, nihai rapor sonrası kalan hibe ödemesi yapılır.
Geri Bildirim Formu, konuk olduğunuz üniversiteye gidiş
aşamasında ve oradaki öğreniminiz esnasında yaşadığınız
deneyimleri ve değerlendirmelerinizi içeren (pasaport, vize,
seyahat, kalacak yer vb.) bir formdur. Bu form bir sonraki
öğrenim dönemlerinde yurtdışına gidecek öğrencilere
yardımcı olması açısından önem arz etmektedir. E-posta ile
[email protected] adresine gönderilmelidir.
27
AKADEMİK TANINMA BELGESİ
(Proof of Recognition)
Erasmus Öğrenim Hareketliliği kapsamında eğitim alınan
üniversite tarafından verilmiş olunan transkriptin birimimize ulaşması ile birlikte Akademik Tanınma ile ilgili süreç
başlamış olur. Akademik tanınmada, öğrencinin
Learning Agreement’da yer alan tüm derslerin ECTS/AKTS
toplamı ile ESOGÜ’de sayılacak derslerin ECTS/AKTS
toplamının denk olması esastır.
Akademik Tanınma bölüm tarafından yapılır. Faaliyet sonrası
ders denklik işlemleri yapılırken Öğrenim Anlaşmaları, Denklik
Formları ve Transkript birlikte değerlendirilir. Ders denkliğinin
Öğrenim Anlaşmalarında yer alan tüm dersler için yapılması
esastır ve aşağıdaki aşamalar takip edilir:
1- Karşı üniversite tarafından verilen transkript öğrenci veya
karşı kurum tarafından Uluslararası İlişkiler Birimine (UİB)
iletilir.
2- Erasmus koordinatörünün danışmanlığında, öğrenim
anlaşmaları ve transkript birlikte değerlendirilerek “Akademik
Tanınma Belgesi” hazırlanır.
3- Üç adet hazırlanan belge imzalı olarak UİB’ne iletilir.
4- UİB tarafından belgenin bir kopyası öğrenciye verilir, bir
kopyası öğrencinin dosyasına konur, bir kopyası ise Yönetim
Kurulu Kararı alınması için ilgili fakülteye/enstitüye/
yüksekokula gönderilir.
28
ESOGÜ NOT DÖNÜŞÜM TABLOSU
29
30
31
İLETİŞİM BİLGİLERİ
32
Download

ESOGÜ Erasmus Öğrenim Hareketliliği El Kitabı