EK-4 AÇIKLAMALAR
İçDen kullanıcı eğitimlerinde İç Denetçiler kendi kurumlarının denetim evrenleri
üzerinden çalışma yapacaktır. Denetim evrenlerin İçDen’e geçiş aşamasında çok önemli
bir yer tutması sebebiyle, belirtilen kurallara uygun olarak hazırlanması büyük önem arz
etmektedir.
Bu itibarla, kamu idarelerinin denetim evrenlerini oluşturma sürecinde dikkat etmesi
gereken hususlar şunlardır;
Denetim evreni hazırlanırken kurumda yer alan faaliyetler/süreçler alt sürece sahip
-
değilse sadece ana faaliyet şayet alt faaliyetleri/süreçleri bulunuyorsa ana faaliyet ve alt
faaliyet/süreç şeklinde iki düzeyde gösterilmelidir. Denetim evrenlerinde, bir alt
faaliyetin/sürecin alt faaliyeti anlamına gelecek şekilde üçüncü bir düzeye yer
verilmemelidir. Örneğin;
Kod
1
Tanım
Bağlı Bulunduğu
Faaliyet Kodu
Faaliyet Tipi
Alan Yönetimi Süreci
Süreç
1.1
Milli Parklar Süreci
1
Süreç
1.1.1
Kaçkar Milli Parkı
1
Süreç
1.2
Tabiat Parkları Süreci
1
Süreç
1.3
Tabiat Koruma Alanları Süreci
1
Süreç
şeklinde bir gösterim yanlış olacaktır. Doğru yazım şekli aşağıdaki şekilde olmalıdır.
Kod
1
-
Tanım
Bağlı Bulunduğu
Faaliyet Kodu
Faaliyet Tipi
Alan Yönetimi Süreci
Süreç
1.1
Milli Parklar Süreci
1
Süreç
1.2
Tabiat Parkları Süreci
1
Süreç
1.3
Tabiat Koruma Alanları Süreci
1
Süreç
Denetim evreninde yer alan bir faaliyet/süreç birden fazla birimle ilişkilendirilmek
isteniyorsa ilişkili olan her bir birim ayrı bir satırda gösterilmeli, diğer bir ifadeyle, ilgili
birimler aralarına noktalama işareti konularak tek bir satır içerisinde sıralanmamalıdır.
1
Örneğin;
Faaliyet/Süreç
Birim
Mal ve Hizmet Alımı Süreci İd. ve Mâli İş. D. Bşk., Mühendislik Fakültesi, SKSD
şeklinde bir gösterim yanlış olacaktır. Doğru yazım şekli aşağıdaki şekilde olmalıdır.
Faaliyet/Süreç
Mal ve Hizmet Alımı Süreci
-
Birim
İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı
Mal ve Hizmet Alımı Süreci
Mühendislik Fakültesi
Mal ve Hizmet Alımı Süreci
Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı
Denetim evrenlerinde yer alan faaliyetlerle/süreçlerle ilgili birimler tanımlanırken
kısaltma kullanılmamasına özen gösterilmeli ve birimin tam adı yazılmalıdır. Öte
yandan, ilgili birim ismi için mutlaka bir kısaltma kullanmak gerekiyorsa o birim için
her seferinde (her satırda) noktalama işareti olmadan aynı ifade kullanılmalı, farklı
kısaltmalar kullanılmamalıdır. Örneğin; bir üniversitede yer alan “Sağlık, Kültür ve
Spor Daire Başkanlığı” ifadesi yerine “SKSD” ifadesi veya “Strateji Geliştirme Daire
Başkanlığı” için “SGDB” ifadesi kullanılmak isteniyorsa bu ifadeler her satırda aynı
şekilde yazılmalıdır. Doğru yazım şekli aşağıda gösterilmiştir.
Faaliyet/Süreç
-
Birim
Mezuniyet İşlemleri Süreci
SKSD
Öğrenci Belge İşlemleri Süreci
SKSD
Ön Mali Kontrol İşlemleri Süreci
SGDB
Bütçe Hazırlık İşlemleri Süreci
SGDB
Birimler tanımlanırken “Merkez birimler/ilgili birimler/harcamacı birimler/akademik
birimler/idari birimler” gibi tanımlayıcı nitelikte olmayan veya o kuruma özgü
ifadelerin kullanımından kaçınılmalı ve sürecin ilgili olduğu birimin adı tam ve açık
2
olarak
yazılmalıdır. Diğer taraftan,
eğer
süreç kurumdaki
tüm
birimlerle
(merkez/taşra) ilişkili ise “Tüm Birimler” ifadesi kullanılabilir.
-
Örneğin;
Faaliyet/Süreç
Birim
Mal ve Hizmet Alımı Süreci
Merkez Birimler
Mal ve Hizmet Alımı Süreci
Akademik Birimler
şeklinde bir gösterim yanlış olacaktır. Doğru yazım şekli aşağıdaki şekilde olmalıdır.
Faaliyet/Süreç
-
Birim
Mal ve Hizmet Alımı Süreci
İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı
Mal ve Hizmet Alımı Süreci
Diş Hekimliği Fakültesi
Birimler tanımlanırken il düzeyindeki taşra birimleri ve/veya bölge müdürlükleri için
“İl Müdürlükleri” ve/veya “Bölge Müdürlükleri” ifadeleri kullanılmamalı, ilgili
birimler tek tek yazılmalıdır. Örneğin;
Faaliyet/Süreç
Birim
Mal ve Hizmet Alımı Süreci
81 İl Müdürlüğü
Mal ve Hizmet Alımı Süreci
Tüm Bölge Müdürlükleri
şeklinde bir gösterim yanlış olacaktır. Doğru yazım şekli aşağıdaki şekilde olmalıdır.
Faaliyet/Süreç
Birim
Mal ve Hizmet Alımı Süreci
Ankara İl Milli Eğitim Müdürlüğü
Mal ve Hizmet Alımı Süreci
İstanbul İl Milli Eğitim Müdürlüğü
Mal ve Hizmet Alımı Süreci
I. Bölge Müdürlüğü
Mal ve Hizmet Alımı Süreci
II. Bölge Müdürlüğü
3
-
Gerek faaliyet/süreçler gerekse birimler tanımlanırken, tüm kullanımlarda, ilk harflerin
büyük olmasına dikkat edilmeli, farklı font ve/veya karakter kullanılmamalıdır.
Örneğin;
Faaliyet/Süreç
Birim
Mal ve Hizmet alımı süreci
Ankara İl Milli Eğitim müdürlüğü
Mal satış gelirleri süreci
Döner sermaye işletmesi
Ruhsat Denetim İşlemleri Süreci
Zabıta Dairesi Başkanlığı
şeklinde bir gösterim yanlış olacaktır. Doğru yazım şekli aşağıdaki şekilde olmalıdır.
Faaliyet/Süreç
-
Birim
Mal ve Hizmet Alımı Süreci
Ankara İl Milli Eğitim Müdürlüğü
Mal Satış Gelirleri Süreci
Döner Sermaye İşletmesi
Ruhsat Denetim İşlemleri Süreci
Zabıta Dairesi Başkanlığı
Birimler tanımlanırken bu birimlerin hizmet türünün (“Ana Hizmet Birimi” veya
“Danışma Birimi” gibi) doğru tespit edilmesine dikkat edilmelidir.
-
Birim kategorisi tespit edilirken tanımlamalar daire başkanlığı düzeyinde bırakılacak
ve daire başkanlığının altında yer alan birimler tanımlanmayacaktır. Örneğin; şube
müdürlüğü, şeflik gibi birimler tanımlanmayacaktır.
Birim Adı
Hukuk Müşavirliği
Birim Tipi
Birim Kategorisi
Hizmet Birimi
Daire Başkanlığı
Protokol Müdürlüğü Hizmet Birimi
Şube Müdürlüğü
şeklinde bir gösterim birim kategorisinde şube müdürlüğüne yer verildiği için yanlış
olacaktır.
4
Yukarıda belirtilen hususlar çerçevesinde Denetim Evrenlerinin oluşturulmasında
yaşanan tereddütler ile ilgili olarak aşağıda iletişim bilgileri belirtilen Dairemiz personeli ile
iletişim kurulabilir.
Adı Soyadı
Unvanı
Telefon
E-posta
Gamze Yudum SÜLER
Maliye Uzmanı
(312) 415 15 39
[email protected]
Çağrı CANCANOĞLU
Maliye Uzmanı
(312) 415 14 36
[email protected]
Ozan ALKAN
Maliye Uzmanı
(312) 415 14 09
[email protected]
Bulut TUNCA
Maliye Uzmanı
(312) 415 27 06
[email protected]
Fergün SİPER
Çözümleyici
(312) 215 58 33
[email protected]
Yasin ARSLAN
Maliye Uzman Yrd.
(312) 415 13 95
[email protected]
5
Download

EK-4 Açıklamalar