Puan
2
0
(5)
mekte
Geliştiril
Açıklama
Hayır
(4)
Sorular
Evet (3)
No
1
KONTROL ORTAMI
KONTROL ORTAMI: Kontrol ortamı, iç kontrol sisteminin diğer unsurlarına temel oluşturan genel bir çerçeve sağlamaktadır. Misyonun
belirlenmesini, kurum personeline duyurulmasını ve bunlarla uyumlu bir organizasyon yapısının ve kurumsal kültürün oluşturulmasını tanımlamak amacıyla
kullanılan bir kavramdır. Kontrol ortamı üzerinde etkili temel unsurlar kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik
destekleyici tutum, insan kaynakları yönetimi için yazılı kurallar ve uygulamalar, kurumsal yapı, yönetim felsefesi ve iş yapma biçimi olarak sayılabilir.
Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Kontrol Ortamı Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili
bölümü okuyunuz.
1
Biriminizde Kamu İç
Kontrol Standartları
bilinmekte mi?
(Bu konuda farkındalığı artırmak amacıyla
eğitimler verilmesi ve toplantılar düzenlenmesi
uygun olacaktır.)
X
Başkanlığımızca Kamu İç Kontrol Standartları bilinmekte
KOS 1.2 ile KOS 2.7 Standart Kod numaralı standartlar
kapsamında belirli periyotlarla toplantılar düzenlenerek iç
işleyiş hakkındaki işlemler tutanağa bağlanmaktadır.
Ayrıca Başkanlığımızda 27.05.2013 tarihinde ve 13.12.2013
tarihinde düzenlenen toplantılarla İç Kontrol Standartları
eğitimi tüm personele verilmiştir.
(Bakınız. Ek 24.05.2013 ve 13.12.2013 tarihli yazı ve
ekleriyle 2013 yılı Toplantı Tutanakları-26 sayfa)
2
Biriminizde iç kontrol sistemi ve işleyişine ilişkin
olarak yönetici ve personelin farkındalık ve
Başkanlığımızda İç Kontrol Sistemine ilişkin tüm veriler web
sitemizde en güncel haliyle bulunmaktadır.
sahiplenilmesini arttırmaya yönelik çalışmalar
yürütülüyor mu?
Örneğin; iç kontrole ilişkin periyodik
bilgilendirme toplantıları yapılması, tanıtım
broşürleri hazırlanması, iç kontrolün hizmet içi
eğitim programlarına dahil edilmesi, iç kontrole
ilişkin bilgi ve belgelere birimin web/intranet
sayfasında kolay erişilebilir şekilde yer verilmesi
gibi çalışmalar yürütülmekte mi?
X
Başkanlığımızca Kamu İç Kontrol Standartları KOS 1.2 ile
KOS 2.7 Standart Kod numaralı standartlar kapsamında
belirli periyotlarla toplantılar düzenlenerek iç kontrol sistemi
ve iç işleyiş hakkındaki işlemler tutanağa bağlanmaktadır.
Ayrıca Başkanlığımızda 27.05.2013 tarihinde ve 13.12.2013
tarihinde düzenlenen toplantılarla İç Kontrol Standartları
eğitimi tüm personele verilmiştir.
(Bakınız. Ek 24.05.2013 ve 13.12.2013 tarihli yazı ve ekleriyle
2013 yılı Toplantı Tutanakları-26 sayfa)
3
Biriminizin
her
düzeydeki
yönetici
ve
personeli, etik davranış ilkeleri ve bu ilkelere
ilişkin
sorumlulukları
hakkında
bilgilendiriliyor
mu?
Örneğin, kamu etik kurallarının içselleştirilmesi
yönünde
verilen
toplantılara
eğitimlere
yönetici
ve
ve
düzenlenen
personelin
katılımı
sağlanıyor mu?
(Etik davranış ilkelerinin, biriminiz personeli için
düzenlenen uygulanan temel, hazırlayıcı ve
hizmet içi eğitim programlarında yer alması
uygun olacaktır.)
X
Başkanlığımız personeline ve yeni başlayan personele etik
davranış ilkeleri ve bu ilkelere ilişkin sorumlulukları
kapsamında “KAMU GÖREVLİLERİ ETİK SÖZLEŞMESİ” tüm
personele imzalatılmış özlük dosyalarına takılmıştır.
Başkanlığımızca etik ilkeler belirlenmiş ve bürolara asılmıştır;
Doğruluk, Halka Hizmet Bilinci, Hizmet Strandartlarına
Uymak, Amaç ve Misyona Bağlılık, Dürüstlük ve Tarafsızlık,
Saygınlık ve Güven, Nezaket ve Saygı, Ayrımcılık
Yapmamak, Saydamlık ve Katılımcılık, Hediye Almamak,
Kamu Mallarını Korumak, Savurganlıktan Kaçınmak, Çıkar
Çatışmasından Kaçınmak, Hesap Verme Sorumluluğu,
İmtiyazsız Kamu Hizmeti. Kamu Görevlileri Etik Davranış
İlkeleri İle Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik
gereğince Üniversitemiz İç Kontrol Standartları Eylem Planı
çalışmaları Kontrol Ortamı Standartları kapsamında KOS1
Standart Numaralı (Etik Değerler ve Dürüstlük) eylemle ilgili
Üniversitemiz İletişim Fakültesinde 27.05.2013 tarihinde
10.00-11.00 saatleri arasında Başkanlığımız personeline
eğitim vermek üzere Başkanlığımız Şube Müdürü Hatice
ÜNAL; 24.05.2013 tarihli 42204 sayılı yazı ile görevlendirilmiş
ve eğitim gerçekleştirilmiştir. Bakınız. Ek:KAMU GÖREVLİLERİ
ETİK SÖZLEŞMESİ VE 24.05.2013 TARİHLİ TOPLANTI VERİLERİ
4
Biriminizin
personeli,
her
etik
düzeydeki
dışı
uygulanacak
davranış
yaptırımlar
yönetici
ve
durumunda
hakkında
bilgilendirilmekte midir?
(Bu soruya "evet" cevabı verilmiş ise bu
farkındalığın nasıl sağlandığı açıklanmalıdır.)
5
X
Biriminizde vatandaşa doğrudan sunulan
Başkanlığımızda Kamu Hizmet Standartları Tablosu ve
Kamu Hizmet Envanteri bulunmaktadır.
hizmetlerle ilgili süre ve yöntem konusunda bir
standart geliştirildi mi?
(Bu
soru
cevaplandırılırken
Kamu
Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve
Esaslara İlişkin Yönetmelik kapsamında yapılan
çalışmalar da değerlendirilebilir.)
Başkanlığımız personeline ve yeni başlayan personele etik
davranış ilkeleri ve bu ilkelere ilişkin sorumlulukları
kapsamında “KAMU GÖREVLİLERİ ETİK SÖZLEŞMESİ” tüm
personele imzalatılmış, bürolara Etik İlkeler asılmış ve konu
hakkında ilgili tüm personel bilgilendirilmiştir.
X
Başkanlığımız web sitesinde en güncel haliyle
vatandaşların erişimine açıktır.
Bakınız:
http://idarimali.istanbul.edu.tr/
"Evet" seçeneği işaretlenmişse "Açıklama" bölümünde kanıtlara(iç düzenlemeler, yapılmış faaliyetlerin detayları vb.)
yer verilmelidir.
4 "Hayır" seçeneği işaretlenmiş ise "Açıklama" bölümünde gerekli açıklamalara yer verilmelidir.
5 "Geliştirilmekte" seçeneği işaretlenmişse "Açıklama" bölümünde gerekli açıklamalar (planlanan faaliyetlerin
detayları vb.) yapılmalıdır.
3
6
Biriminizin tüm iş ve işlemleriyle ilgili çıktılara
personelin ve yetkili mercilerin erişimleri
sağlanıyor mu?
Başkanlığımızda Kamu Hizmet Envanteri ve Kamu
Hizmet Standartları tablolarının yanında
faaliyetlerimize ilişkin tüm iş ve işlemler Kamu İç
Kontrol Standartları KOS 1.6 kapsamında
X
faaliyetlerimize ilişkin tüm bilgi ve belgeler sürekli
olarak güncellenmekte ve “Aylık Birim Faaliyet
Raporu” düzenlenerek Başkanlığımız sitesinde
izleyen ayın ilk haftasında yayınlanmaktadır. Bakınız:
http://idarimali.istanbul.edu.tr/
7
Biriminizde personelin ve birimden hizmet
Her hafta düzenli olarak birimlerin Şube Müdürleri
alanların değerlendirme, öneri ve sorunlarını
bildirebilecekleri uygun mekanizmalar (anket,
Başkanlığında toplanması neticesinde iş ve
yüz yüze görüşme, toplantı, elektronik başvuru
işlemlerin takibi yapılmakta sonuçları
vb.) mevcut mu? Etkin olarak kullanılıyor mu?
hızlandırılmakta ve büroların görüş, öneri, isteklerini
(Mevcut ise kullanılan yöntemler hakkında
kısaca bilgi veriniz.
Düzenlenecek anketlerin
olması tavsiye edilmektedir.)
gizlilik
almak üzere haftalık ve aylık birim faaliyet
esaslı
raporlarımıza ek olarak Kamu İç Kontrol Standartları
X
KFS 7.1 standart kod no kapsamında “İÇ KONTROL
STANDARTLARI
DÜZELTİCİ/ÖNLEYİCİ/GELİŞTİRİCİ FAALİYET
FORMU” düzenlenmiş ve uygulanması kapsamında
girişimler yapılmıştır. Bakınız: Doldurulmuş İlgili Form
örneği ve Şube Müdürleri Başkanlığında haftalık
olağan toplantı tutanak örnekleri (Örnek olarak her
müdür ayrı ayrı birer nüsha konulmuştur.)
8
Biriminizin misyonu yazılı olarak belirlenip,
duyuruldu mu?
X
İç Kontrol Standartları KOS 2.1 kapsamında
Başkanlığımız ilan panosunda ayrıca web sitemizde
(Misyon; ilan panolarında, intranette, e-posta
de duyurulmuştur. Duyuru için Bakınız;
yoluyla personele duyurulabilir.)
http://idarimali.istanbul.edu.tr/?page_id=6098
9
Biriminizin ve alt birimlerin görev tanımlarına
Başkanlığımız görev tanımları en güncel haliyle ekte
yönelik bir düzenleme(yönerge, genelge, onay
vb.) var mı?
(Bu soruya "Hayır" cevabı verilmişse bu
işlemlerin
ne
zaman
gerçekleştirilmesinin
planlandığı belirtilmelidir.)
X
sunulmaktadır. Bakınız: İş Akış Çizelgesi (Revizyon
Tarihi: 5 Mart 2014-5 sayfa).
10
Biriminizin
her
düzeydeki
yönetici
ve
personeli için görev tanımları yazılı olarak
belirlendi mi? İlgili yönetici ve personele bildirildi
mi?
(Personel görev tanımları, personelin görev
yaptığı birimin görev tanımı esas alınarak
hazırlanmalı, ilgili personele tebliğ edilmeli ve
yılda en az bir kez gözden geçirilmeli ve
X
güncellenmelidir.
Bu soruya cevap verilirken personel görev
tanımlarının format ve içeriğinin belirlenmesine
ve belirli aralıklarla güncellenmesine yönelik iç
düzenleme
bulunup
bulunmadığı
da
değerlendirilmelidir.)
11
Biriminizin
organizasyon
şeması
görev
dağılımını, hesap vermeye uygun raporlama
X
kanallarını gösteriyor mu?
12
Biriminizin
ve
alt
birimlerin
görevleri,
idarenizin ve biriminizin misyonu ile uyumlu mu?
(Birimin ve alt birimlerin görevlerinin misyonla
uyumunun sağlanması ve değişikliklerin sürekli
izlenerek organizasyon yapısı ve görevlerin
değişiklikler çerçevesinde revize edilmesi
gerekmektedir.)
X
28.02.2011 tarihli ve 40729-12752 sayılı yazımızla
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına personel
görev tanımlarına yer verilmiştir. Görev tanımları
yeni personel için yazıyla kişiye tebliğ
edilmektedir. (Örnek için Bakınız; Görevlendirme
yazısı örnekleri 2 sayfa) 08.04.2013 tarihli ve
41442-22693 sayılı yazı ekimizde görev
tanımlarımız gönderilmiş olup, en son
güncellemeyle Başkanlığımız her düzeydeki
yönetici ve personeli için görev tanımları ADEK
kapsamında oluşturulmuştur.
Bakınız; Ek CD –ADEK kapsamında yapılan görev
tanımları
Organizasyon şeması görev dağılımı Memur, Şef,
Müdür, Daire Başkanı şeklinde hiyerarşik düzende
oluşturulduğundan görev alanıyla ilgili hesap
verme mekanizmaları işletilmektedir.
Başkanlığımız misyonunun oluşturulmasında
destek hizmetleri fonksiyonu etkili olmuştur. Bu
kapsamda bürolarımızda yapılan iş ve işlemler
misyonumuzla uyumludur.
Görev tanımları dikkate alınırken idarenin ve
birimin misyonuna uyumlu olması dikkate
alınmıştır.
13
Biriminizde hassas görevler ve bu görevlere
ilişkin prosedürler belirlendi mi?
(Söz
konusu
prosedürlerin
yazılı
olarak
belirlenmesi, personele duyurulması ve hassas
görevlere uygun kontrol faaliyetlerinin(görevler
ayrılığı, rotasyon, yedek personel belirleme vb.)
X
belirlenmesi önerilmektedir.)
14
Biriminizde her düzeydeki yöneticinin, verilen
görevlerin
sonucunu
izlemesini
sağlayacak
mekanizmalar oluşturuldu mu?
("Evet" cevabı verilmiş ise bu mekanizmaların
neler olduğu (raporlar, iş planları, periyodik
toplantılar,
otomasyon
programı
vs.)
belirtilmelidir.)
15
Yazılı olarak belirlenmiş görevde yükselme
usulleri var mıdır?
(Söz konusu usullerin personelin performansını
da dikkate alacak şekilde belirlenmesi ve bu
usullerden
personelin
haberdar
edilmesi
gerekmektedir.)
16
X
Biriminizde her görev için gerekli eğitim
ihtiyacı belirlenerek, bu ihtiyacı giderecek
eğitim
faaliyetleri
her
yıl
planlanarak
yürütülmekte mi?
X
X
Hassas görevlere ilişkin prosedürler belirlenerek
personele 16.12.2013 tarihli toplantımızda tebliğ
edilmiştir. Ayrıca Kontrol Faaliyetleri Prosedürü
belirlenerek hassas görevlere ilişkin kontrol
faaliyetleri belirlenmiştir. Bakınız; Ek CD
16.12.2013 tarihli İÇ KONTROL STANDARTLARI
SUNUMU, Kontrol Faaliyetleri Prosedürü
fotokopileri
Yöneticiler verilen görevlerin sonuçlarını izlemeye
yönelik olarak haftalık toplantılar
düzenlemektedir. Örnek toplantı tutanakları
ektedir.
Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim
Kurumları Personeli Görevde Yükselme Ve Unvan
Değişikliği Yönetmeliği hükümlerine göre idarece
işlem yapılmaktadır.
Başkanlığımız İç kontrol standartları kapsamında
2013 yılı Aralık ayında Personel Performans
Değerlendirme Anketi düzenlenmiş olup tüm
personelin eğitim alması gerektiği kanaatine
varılmıştır. Bakınız; İç kontrol standartları
uygulama sonucu (1 sayfa), Eğitimin yapıldığına
ilişkin toplantı tutanakları (9 sayfa).
17
Biriminizin yöneticileri personelin yeterliliği ve
performansı
ile
ilgili
olarak
yaptıkları
değerlendirmeleri ilgili personelle paylaşıyor
mu?
(Yöneticilerin çalışanların performansına ilişkin
değerlendirme
sonuçlarını
çalışanları
ile
paylaşmaları önerilmektedir.)
18
X
Biriminizde performans değerlendirmesine
göre performansı yetersiz bulunan personelin
performansını
geliştirmeye
yönelik
önlemler
alınıyor mu?
(Örneğin, performansı yetersiz görülen
personelin performansını geliştirmek için eğitim
verilmesi, teşvik etmek için eksik alanları ile ilgili
görüşmeler yapılması, tecrübeli personelin
refakatinde görevlendirilmesi gibi önlemler
alınıyor mu?)
X
Başkanlığımız çalışanlarına mahsus yapılan 2013
yılı performans değerlendirme anketi neticesinde
birimimiz çalışanlarına değerleme puanına ilişkin
belgelerini vermek üzere 20.03.2014 tarihinde
saat 15.00’te 42 kişilik toplantı düzenlenmesi
planlanmıştır. Personel performans değerleme
puanları belgelerde mevcuttur. Bakınız;
13.03.2014 tarihli ve 28792 sayılı yazı
Başkanlığımız İç kontrol standartları kapsamında
2013 yılı Aralık ayında Personel Performans
Değerlendirme Anketi düzenlenmiş olup yapılan
değerlendirme sonucunda her bir birim
faaliyetleri ve sorumluluklarıyla ilgili olarak
mevzuatları kapsamında çalışanların iş deneyimi
ve uygulama birliğini sağlamak 2013 yılında
yoğun mevzuat değişikliklerinin yaşanmasından
dolayı çalışanlar sorumlu şube müdürleri
başkanlığında iç birim eğitiminin düzenlenmesi
gerektiği uygun görülmüştür. 2014 ve ileriki
yıllarda aynı şekilde performans değerlendirme
anketi ve yüzyüze görüşme yöntemi ile sürekli
olarak değerlendirme yapılacak ve gerekli
önlemler alınacaktır.
19
Biriminizde
personel
için
yüksek
performans
geliştirilmiş
ve
gösteren
uygulanan
ödüllendirme mekanizmaları var mı?
(Yüksek performans gösteren personel için
ödül/motivasyon
mekanizmaları
(yönetici
tarafından tüm çalışanlar huzurunda takdir
edilme, başarı belgesi, yurt içi ve yurt dışı kariyer
geliştirme fırsatlarından yararlandırma vb.)
geliştirilmesi ve bu kriterlerin tüm personele
bildirilmesi tavsiye edilmektedir.)
20
Biriminiz personeline yönelik insan kaynakları
ile
ilgili
prosedürler
(personel
alımı,
yer
değiştirme, üst görevlere atanma, performans
değerlendirmesi vb.) var mı?
21
X
Biriminizde iş akış süreçlerindeki imza ve onay
mercileri belirlendi mi?
(İş akış süreçlerinin belirlenmesi ve bu
süreçlerdeki imza ve onay mercilerinin
belirlenmesi ve duyurulması önerilmektedir.)
22
X
Biriminizde
yapılacak
yetki
X
devirlerinin
esasları yazılı olarak belirlendi mi?
(Yapılacak yetki devirlerinin kapsam, miktar,
süre ve devredilen yetkinin başkasına devredilip
devredilemeyeceği
gibi
bilgileri
içermesi
gereklidir. Ayrıca, yetki devri yapılırken yetki ve
sorumluluk dengesinin korunmasına özen
gösterilmelidir.)
X
Başkanlığımız çalışanlarına mahsus yapılan 2013
yılı performans değerlendirme anketi neticesinde
birimimiz çalışanlarına değerleme puanına ilişkin
belgelerini vermek üzere 20.03.2014 tarihinde
saat 15.00’te 42 kişilik toplantı düzenlenmesi
planlanmıştır. 8 Teşekkür Belgesi, 20 Takdir Belgesi
verilmiştir.
Üniversitemiz Personel Daire Başkanlığınca yerine
getirilmektedir.
Başkanlığımız iş akış sürecindeki “sorumlular”
kısmında imza ve onay mercileri belirlenmiştir.
Bakınız; Başkanlığımız İş Akış Süreci (3 sayfa).
Başkanlığımızda yetki devrine esas form
düzenlenmiş olup, formun alt kısmında yasal
dayanaklara değinilmiştir. Bakınız; Başkanlığımız
Harcama Yetkisi Devir Belgesi (3 sayfa).
23
Biriminizde yetki devredilecek personel için
asgari gereklilikler (bilgi, beceri ve deneyim)
belirlendi mi?
24
Biriminizde
yetkinin
yetki
kullanımına
devredilen
ilişkin
X
personelin,
olarak
belli
dönemlerde yetki devredene rapor vermesine
ilişkin düzenleme var mıdır?
X
Hiyerarşik olarak mevzuata göre bir alt
kademedeki personele devredilebilmektedir.
Konuya ilişkin Başkanlığımız Harcama Yetkisi Devir
Belgesi Ek-2 “Yetki Devri Formu” bulunmaktadır.
Bakınız; Yetki Devri Formu Ek-2 (1 sayfa).
TOPLAM PUAN - KONTROL ORTAMI
RİSK DEĞERLENDİRME
RİSK DEĞERLENDİRME: Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli
önlemlerin belirlenmesi sürecidir. Bu bölümde idare, risk algısı ve riskle başa çıkabilme kapasitesini aşağıdaki sorular aracılığıyla bir öz değerlendirmeye
tabi tutmalıdır.
Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Risk Değerlendirme Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen
ilgili bölümü okuyunuz.
1
Performans programında yer alan hedeflere
ulaşma
düzeyinin
değerlendirilmesine
izlenmesi
yönelik
Stratejik Plan kapsamında
ve
raporlama
prosedürü belirlendi mi?
"Evet" cevabı verildiyse uygulamada izleme
ve değerlendirme sürecinin nasıl işlediği kısaca
açıklanmalıdır.
X
yılı içinde Uluslararası diğer
kuruluşlarla oluşturulan işbirliği sayısı/Adet izleme ve
değerlendirme sürecinde Üniversitemizin Uluslararası
kuruluşlara üyelik aidatı ödemeleri performans olarak
gösterilmekte konuyu Başkanlığımız Harcırah ve Ön
Ödeme Bürosunca takibi yapılmakta ve Bütçe Bürosunca
performans değerlendirmesi verileri Strateji Geliştirme Daire
Başkanlığına gönderilmektedir. Bakınız; 23.07.2013 tarih ve
43257-45322 sayılı yazı ile 14.08.2013 tarih ve 43575-49308
sayılı yazılar ve ekleri (8 sayfa).
2
Yapılan işlemler Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu,
yılı içi yayınlanan Dönemi Bütçe Çağrısı ve Bütçe
Hazırlama Rehberi ile Yılı Merkezi Yönetim Bütçe
Bütçe hazırlık sürecinde stratejik plan ve
performans programlarına uyumu sağlamaya
yönelik prosedür var mıdır?
(Stratejik planda gösterilen amaç ve
hedeflerin
hangi
faaliyet
ve
projelerle
gerçekleştirileceği,
hangi
göstergelerin
izleneceği ve bu faaliyet ve projeler için gerekli
kaynak ihtiyacı performans programlarında
gösterilmektedir. Bu nedenle, birimlerin bütçe
tekliflerini hazırlarken söz plan ve programları
dikkate almaları gerekmektedir.)
3
Uygulama Tebliğlerine göre işlem yapılmaktadır.
X
Biriminizde yürütülen faaliyetlerin stratejik
plan ve performans programıyla belirlenen
amaç ve hedeflerle uyumunu sağlamaya
yönelik bir prosedür var mıdır?
(Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli
kullanılması bakımından birimler faaliyetlerinde
idarenin
stratejik
planı
ve
performans
programında belirtilen amaç ve hedeflerine
odaklanmalıdır.)
4
Biriminiz
tarafından
görev
alanınız
çerçevesinde
idarenizin
hedeflerine
uygun
spesifik hedefler belirlendi mi?
X
X
Başkanlığımız bütçe hazırlama süreci kapsamında
destek birimi olmamız dolayısıyla oluşan taleplere
göre planlama yapılmakta, bu kapsamda strateji
plan ve performans programları 3 yıllık tahmini
bütçeyle ilişkilendirilmektedir. Bakınız; Sermaye
tertipleri talep formu
Kaynaklarımızın etkili, ekonomik ve verimli kullanılması
amacıyla cari giderlerimize ilişkin doğrudan temin
yöntemiyle yapılacak alıma mahsus katılımı
arttırmaya yönelik sistem değişikliğine gidilmiş olup,
düzenlenen form ektedir. Ayrıca Başkanlığımız bütçe
hazırlama sürecinde sermaye giderlerimize ilişkin
oluşturduğumuz Gider Bütçe Fişleri” Yapı İşleri ve
Teknik Daire Başkanlığının 12.06.2013 tarihli ve 181736561 sayılı yazı gereğince …Yılı Yatırım Projelerinin
Stratejik Plan ve Performans Programı ile İlişkisi
kapsamında amaç, hedef ve performans hedefi
olarak İ.Ü. Stratejik Planla ilişkilendirmesi yapılmıştır.
Bakınız; Doğrudan Temin alımıyla ilgili sistem
değişikliğine gidildiğine ilişkin ilgili form ve Doğrudan
Temin Harcama Talep Formu, Yapı İşleri ve Teknik
Daire Başkanlığının yazısı ve ilişkilendirme cevabımız.
(11 sayfa).
Başkanlığımızca Rektörlük Hedef Yönetim Planını
desteklemek amacıyla 2013 yılında Başkanlığımıza
yönelik 2013 yılı Hedef Yönetim Planı oluşturulmuştur.
Bakınız; İ.Ü. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 2013
Hedef Yönetim Planı
5
Biriminizde,
onaylanmış
üst
olan
risk
yönetici
strateji
tarafından
belgesi
tüm
çalışanlara duyuruldu mu?
X
6
Biriminizde risk yönetimine ilişkin görev ve
sorumluluklar açık bir şekilde ve yazılı olarak
belirlendi mi?
(Risk yönetiminde görev ve sorumlulukların
net olarak belirlenmesi ve söz konusu görev ve
sorumlulukların uygun, yetkin ve yetkilendirilmiş
kişilere verilmesi, risk yönetimi için güçlü bir alt
yapı oluşturur.
İdareniz için Risk Strateji Belgesi hazırlanmış
ise söz konusu belgede risk yönetimine ilişkin
görev ve sorumluluklara da yer verilmiş olması
gerekir.)
7
X
Biriminizde riskler, birim/program ve alt birim/
operasyonel düzeyinde tespit ediliyor mu?
X
Başkanlığımızda üst yönetici tarafından onaylanmış
“Risk Strateji Belgesi” bulunmamaktadır. Ancak
Başkanlığımız Risk Yönetimi Çalışmaları kapsamında
16.04.2012 tarihinde toplantı düzenlenmiş ve
Başkanlığımızda Risk Belirleme Ekibi kurulmuştur.
20/21/22 Kasım 2013 tarihlerinde her bir büromuza ait
iş riskleri çıkartılmıştır. Faaliyet alanlarımızla ilgili riskler
sürekli olarak her yıl güncellenecektir. Bakınız;
16.04.2013 tarihli toplantı tutanağı ve eki (2 sayfa),
20/21/22 Kasım 2013 tarihleri toplantı tutanağı, Genel
Sekreterlik Makamına yazılan 29.11.2013 tarihli ve
45482 sayılı yazı ve Kamulaştırma Bürosunun Risk
Raporu (2 sayfa) Bürolarımıza ait iş riskleri
prosedürleri (26 sayfa).
Başkanlığımız Risk Yönetimi Çalışmaları kapsamında
16.04.2013 tarihinde toplantı düzenlenmiş ve
Başkanlığımızda Risk Belirleme Ekibi kurulmuştur.
20/21/22 Kasım 2013 tarihlerinde her bir büromuza ait
iş riskleri çıkartılmış ve gerekli prosedürler
oluşturulmuştur. Faaliyet alanlarımızla ilgili riskler sürekli
olarak her yıl güncellenecektir. Bakınız; madde 5
Risklerin tespitinde Kontrol Ortamı Madde 7
kapsamında açıklamış olduğumuz hususlar dahilinde
risk önleme ve bertaraf yöntemi uygulanmaktadır.
8
Biriminizde tespit edilen risklerin, muhtemel
etkileri ve gerçekleşme olasılıkları ölçülüyor mu?
(Tespit edilen risklerin olasılık ve etkileri
ölçülmeli ve rakamla gösterilmelidir.)
9
Biriminizde
tespit
puanlarına(Etki
x
edilen
Olasılık)
riskler,
risk
veya
önem
derecelerine göre önceliklendiriliyor mu?
Risklerin
önem
sırasına
göre
önceliklendirilmesi kaynak tahsisinde etkinliği
sağlar.
10
Biriminizde
tespit
edilen
riskler
X
X
Tüm faaliyetlerimiz aynı önem sırasında olduğundan
bu kapsamda Başkanlığımız büroları, riskleri bulgu
halinde kayıt altına almaktadır. Bakınız; Risk
Değerlendirme Madde 5
uygun
araçlarla kayıt altına alınıyor mu?
(Risklerin kaydedilmesi, verilen kararlar için
kanıt
oluşturulmasına,
içindeki
kişilerin
sorumluluklarını
risk
yönetimi
görmelerine
ve
izlenmesine yardımcı olmaktadır.
Bu soruya "Evet" cevabı verilmiş ise risklerin
kaydında kullanılan araçlar (risk kayıt formu,
yazılım vb.)belirtilmelidir.)
11
X
Biriminizde tespit edilen risklere verilecek
cevap
yöntemi
belirlenirken
fayda-maliyet
analizi yapılıyor mu?
(Risklere
verilecek
cevaplar
belirlenirken; cevabın faydasının, getireceği
maliyetten yüksek olmasına dikkat edilmesi
gerekmektedir.)
Kontrol Ortamı Madde 7 kapsamında “İzleme
Yöntemi” ile takip edilerek sonuçları, gerçekleşen
veya gerçekleşme olasılığı bulunan risklerin anında
çözümüne yönelik prosedür geliştirilmektedir.
Gerçekleşme olasılığı göz önüne alınarak üst
yönetimin de katıldığı toplantıların yapılması. Ek:
Hizmet Alımı --------------------Risk önleme yöntemi olarak sorumlu şube
müdürlerince sürekli izleme yöntemi kullanılmaktadır.
Tüm faaliyetlerimiz aynı önem sırasında olduğundan
gerçekleşme olasılığı bulunan risklerin yüksek risk
olarak değerlendirilmesi ve izleme yöntemiyle tespit
edilen risklerin anında çözümü amaçlanmaktadır.
Bakınız; Kontrol Ortamı Madde 14
X
Kamu kaynaklarının etkin, ekonomik, verimlilik esasına
göre her birimin faaliyetleri kapsamında yüksek risk
olarak değerlendiriliyor. Bakınız; Taşınmazlar Bürosu
Uzlaşma Komisyonu Tutanağı, Ön Mali Kontrolde
Araştırmacı Şadiye YILMAZ’ın görevlendirilmesi
12
Kontrol Ortamı Madde 7 kapsamında açıklamış
olduğumuz hususlar dahilinde risk önleme ve
bertaraf yöntemi uygulanmaktadır.
Biriminizde tespit edilen risklerin gerçekleşme
olasılıklarında veya etkilerinde bir değişiklik olup
olmadığı ya da yeni risklerin ortaya çıkıp
çıkmadığı belirli periyotlarla gözden geçiriliyor
mu?
(Tespit edilen riskler risklerin önem derecesine
X
göre yılda en az bir kez olmak üzere gözden
geçirilmelidir.)
13
Risk yönetimi sürecinde personelin katkısı
alınıyor mu?
(Personelin risk yönetim sürecini sahiplenmesi
ve işlerinin bir parçası olarak görmesi, risklere
karşı güçlü bir kurumsal risk yönetimi sürecinin
etkililiğini artıracaktır.
X
Bu soruya "evet" cevabı verdiyseniz bu katkıyı
Başkanlığımız Risk Yönetimi Çalışmaları kapsamında
16.04.2012 tarihinde toplantı düzenlenmiş ve
Başkanlığımızda Risk Belirleme Ekibi kurulmuştur.
20/21/22 Kasım 2013 tarihlerinde her bir büromuza ait
iş riskleri çıkartılmıştır. Faaliyet alanlarımızla ilgili riskler
sürekli olarak her yıl güncellenecektir. Bakınız; madde
5
nasıl sağladığınızı açıklayınız.)
14
Biriminiz yönetici ve personeli risk yönetimine
ilişkin görev ve sorumluluklarının bilincinde mi?
(Bu soruya cevap verilirken personelin risk
yönetimindeki görev ve sorumluluklarına ilişkin
bilgilendirme ve farkındalığın nasıl sağlandığı
değerlendirilmeli
ve
bu
kapsamda
hangi
X
araçların kullanıldığı açıklanmalıdır.)
15
İlgili birimle gerekli koordinasyon kurularak (telefon,
yüzyüze görüşme) işbirliği sağlanmaktadır.
Biriminizin diğer birimlerle ortak yürütülmesi
gereken riskleri bulunması durumda söz konusu
risklerin yönetilmesine ilişkin olarak ilgili birim ile
Başkanlığımız Risk Yönetimi Çalışmaları kapsamında
16.04.2012 tarihinde toplantı düzenlenmiş ve
Başkanlığımızda Risk Belirleme Ekibi kurulmuştur.
20/21/22 Kasım 2013 tarihlerinde her bir büromuza ait
iş riskleri çıkartılmıştır. Faaliyet alanlarımızla ilgili riskler
sürekli olarak her yıl güncellenecektir. Bakınız;
16.04.2013 tarihli toplantı tutanağı ve eki (2 sayfa),
20/21/22 Kasım 2013 tarihleri toplantı tutanağı
X
gerekli işbirliği ve iletişim sağlanıyor mu?
16
Biriminizde
risk
yönetiminden
elde
Belirlenen takvim kapsamında Genel Sekreterlik
Makamınca düzenlenen ve Daire Başkanları, Fakülte
ve Enstitü Sekreterlerinin katılımıyla yapılan periyodik
toplantılarda risk yönetiminden elde edilen
deneyimler gündem konusu yapılarak
paylaşılmaktadır.
edilen
deneyimler diğer birimlerle paylaşılıyor mu?
(Özellikle yeni ortaya çıkmış riskler ve bunlarla
başa çıkma yöntemleri konusunda olumlu ve
olumsuz
deneyimlerin
anlamda
nelerin
bilinmesi,
paylaşılması
yanlış
hataların
ve
bu
gidebileceğinin
tekrarlanmasını
önleyebilecek ve risklerle başa çıkmada etkinliği
artıracaktır.
Bu
soruya
"evet"
cevabı
verdiyseniz
deneyimlerin hangi yöntemlerle paylaşıldığını
(çalışma toplantıları, uygulamalı eğitimler, farklı
X
iletişim kanalları ile bilgi paylaşımı, iyi uygulama
örneklerinin paylaşılması, olumsuz örneklerin ya
da hataların paylaşılması gibi) açıklayınız.)
TOPLAM PUAN - RİSK DEĞERLENDİRME
KONTROL FAALİYETLERİ
KONTROL FAALİYETLERİ: Kontrol faaliyetleri, hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika
ve prosedürlerdir.
Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Kontrol Faaliyetleri Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen
ilgili bölümü okuyunuz.
1
Biriminizin her bir faaliyet ve riskleri için etkin
kontrol
strateji
ve
yöntemleri
Başkanlığımızın her bir faaliyet ve riskleri için
belirlenip
“Kontrol Faaliyetleri Prosedürü” oluşturulmuş olup
uygulanıyor mu?
hassas görevlere ilişkin tüm işlemlerimizin her
(Belirlenmiş kontroller risklerle uyumlu olmalı,
riskin niteliğine göre farklı kontrol yöntemleri
adımında “Sorumlular, İş Akışı, Faaliyet, Doküman,
belirlenmelidir.
Kontrol Stratejisi ve Yöntemi” adımları belirlenmiştir.
Kontrol strateji ve yöntemleri; düzenli gözden
geçirme,
örnekleme
karşılaştırma,
koordinasyon,
yetkilendirme,
yoluyla
onaylama,
doğrulama,
gözetim,
kontrol,
raporlama,
analiz
etme,
inceleme,
izleme,
Bakınız; Hassas Görevler Prosedürü, Kontrol
X
Faaliyetleri Prosedürü (13 sayfa).
varlıkların periyodik kontrolü ve güvenliği vb.
şekilde belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
Birimdeki kontroller, gerekli hallerde, işlem
öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası
kontrolleri de kapsamalıdır.)
2
Biriminizde kontrol faaliyetleri tespit edilirken
fayda - maliyet analizi yapılıyor mu?
(Birimde
maliyeti
ile
belirlenen
beklenen
kontrol
faydası
az
seçilmelidir.)
maliyetli
kullanılması amacıyla oluşturulan prosedürler, göz
yönteminin
kıyaslanmalı,
maliyeti faydasını aşan kontroller belirlenmeli ve
daha
Kamu kaynaklarının etkin, verimli ve ekonomik
alternatif
kontroller
X
önüne alınan mevzuatlar kapsamında
değerlendirilerek iç kontrol standartları oluşturulmuş
olup elde edilen fayda gözetilmektedir. Sonucuna
göre değerlendirmesi yapılmaktadır.
3
Biriminizde uygulanan kontrol faaliyetlerinin
etkililiği düzenli olarak gözden geçiriliyor mu?
(Kontrol faaliyetlerinin etkinliği ve işleyişinin
planlandığı şekilde gerçekleşmesi izlenmelidir.
Kontrollerin işlediğine ilişkin gerekli kanıtlar
periyodik
olarak
toplanmalı
ve
analiz
edilmelidir.)
Kontrol faaliyetlerinin etkililiğine ilişkin her hafta şube
müdürleri başkanlığında düzenlenen toplantılarla
X
aylık ve yıllık birim faaliyet raporlarıyla ayrıca risk
belirleme ekiplerimizle düzenli olarak gözden
geçirilmektedir. Bakınız; Önceki maddeler
kapsamında dosyada bulunan tüm toplantı
tutanakları
4
Biriminizin
faaliyetleri
ile
mali
karar
ve
işlemlerine ilişkin yazılı prosedürler mevcut mu?
(Biriminizin faaliyetleri ile mali karar ve
işlemleri hakkında yazılı prosedürler bulunmalıdır.
Bu prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet
veya mali karar ve işlemin başlaması,
uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını
kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar,
güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili
personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir
olmalıdır.)
Başkanlığımız mali konuların hepsi hassas görevler
kapsamındadır. Ayrıca düzenlediğimiz Kontrol
Faaliyetleri Prosedürü ile desteklenmektedir. Bakınız;
1. madde
X
5
Biriminizin
prosedürlerin
yöneticileri
etkili
ve
sürekli
tarafından,
bir
Başkanlığımızca İç kontrol standartları standart kod
şekilde
uygulanması için gerekli kontroller yapılıyor mu?
(Birimin faaliyet ve işlemleri bu alanda
yapılmış olan düzenlemeler çerçevesinde
yürütülmelidir.
Bu
düzenlemelere
uyulup
uyulmadığı yöneticiler tarafından sistemli bir
şekilde kontrol edilmelidir. Bu amaçla paraf,
uygun görüş, kontrol listeleri ve fiziki sayım gibi
kontrol süreçleri tanımlanabilir. Bu kapsamda,
personel
tarafından
yapılan
işlerin
düzenlemelere uygun olup olmadığı yöneticiler
tarafından izlenmelidir. Belirlenen hata ve
usulsüzlüklerin ne şekilde giderileceğine ilişkin
olarak yönetici talimatları oluşturulmalıdır.)
no: BİS 16.2 ve BİS 16.3 kapsamında Hata
Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi, Yöntemi ve
Uygulanması talimatı oluşturulmuştur. Bakınız; Hata
Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi, Yöntemi ve
X
Uygulanması (1 sayfa).
6
Başkanlığımız her düzeydeki yönetici ve personeli
için görev tanımları ADEK kapsamında
oluşturulmuştur. Dolayısıyla görevler ayrılığı ilkesi
mali ya da mali olmayan tüm karar ve
işlemlerimizde uygulanmaktadır. Bakınız; Kontrol
Ortamı Madde 10
Biriminizde görevler ayrılığı ilkesi uygulanıyor
mu?
Hangi durumlarda görevler ayrılığı ilkesini
uyguladığınızı açıklayınız.
(Her faaliyet veya mali karar ve işlemin
onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve
kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir ve
görevler
ayrılığı
ilkesinin
gözetildiği
yazılı
dokümanlarla desteklenmelidir.
Personel sayısının yetersizliği nedeniyle
görevler
ayrılığı
ilkesinin
tam
olarak
uygulanamadığı hallerde, yöneticiler risklerin
farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Bu
tür durumlarda riski yönetmek için başka kontrol
prosedürleri belirlenmelidir.)
7
X
Biriminizde personel yetersizliği, geçici veya
sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi
sistemlerine
geçiş,
değişiklikleri
ile
yöntem
olağanüstü
veya
mevzuat
durumlar
gibi
faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı
önlemler alınıyor mu?
"Evet" cevabı verildiğinde buna ilişkin kanıtlar
gösterilebilir.
X
Başkanlığımız personel yetersizliği ile ilgili 2013 yılı
ve 2014 yılında Personel Daire Başkanlığına
yazılan 03.01.2013 tarih 40033-452 sayılı yazı,
31.01.2013 tarih 40393-6178 sayılı yazı, 07.02.2013
tarih ve 40466-8085 sayılı yazı,16.12.2013 tarih ve
45783-75106 sayılı yazı bulunmaktadır. Bakınız;
Ek: İlgili yazıların fotokopisi
8
Biriminizde vekalet sistemi etkin bir şekilde
uygulanmakta mı?
(Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil
personel görevlendirilmelidir. Vekil olarak
görevlendirilen personel gerekli niteliğe sahip
olmalıdır. Personel kanunlarında yer verilen
vekalet müessesesine ilişkin olarak, ayrıntılı iç
düzenlemeler yapılmalı ve vekil personelde
aranacak
nitelikler
ayrıntılı
olarak
belirlenmelidir.)
9
Biriminizde
görevinden
ayrılan
X
28.02.2011 tarihli ve 40729-12752 sayılı yazımızla
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına hassas
görevlere ilişkin personel görev alanı raporları
gönderilmiştir. Örnekler için bakınız; 3 sayfa
personel,
yürüttüğü iş ve işlemlerin durumuna ilişkin olarak
yeni görevlendirilen personele rapor veriyor
mu?
(Görevinden ayrılan personelin, iş veya
işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de
içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu yeni
görevlendirilen personele vermesi yöneticiler
tarafından
sağlanmalıdır.
Raporda,
yürütülmekte olan önemli işlerin listesine,
öncelikli olarak dikkate alınacak risklere, süreli
işler listesine ve benzeri hususlara yer
verilmelidir.)
10
Biriminizde
kullanılan
bilgi
X
sistemlerinin
güvenliğini sağlamaya yönelik mekanizmalar
var mı?
(Bu soruya cevap verilirken idarede bilgi
güvenliği
yönetim
sistemi,
İSO'nun
bilgi
güvenliğine ilişkin sertifikası vb. mekanizmaların
var olup olmadığı değerlendirilmelidir.)
Başkanlığımız her düzeydeki yönetici ve personeli
için görev tanımları ADEK kapsamında
oluşturulmuştur. Söz konusu görev tanımlarında
vekili açıkça belirtilmiş olup asilin “görev ve
sorumlulukları”nı kullanır. Bakınız; Kontrol Ortamı
Madde 10
X
SGK Hizmet Takip Programı, Kamu Harcama ve
Muhasebe Bilişim Sistemi(KBS), Say-2000
Otomasyon Programları, E-Bütçe Sistemi
Otomasyon Programı, Maliye Bakanlığı E-Bordro
Sistemi, EKAP Otomasyon Programı, Kamu Bilgi
Sistemi Taşınır Yönetim Sistemi, Kamu Bilgi Sistemi
Harcama Yönetim Sistemi gibi otomasyon
sistemleri üzerinden işlemler yürütülmektedir.
11
Başkanlığımızda bilgi sistemine veri ve bilgi girişi
ile bunlara erişim konusunda Özlem ATAR
görevlendirilmiş ve yetkilendirilmiştir. Bakınız; ek
14.02.2014 tarih 15569 sayılı görevlendirme yazısı
Biriminizde bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile
bunlara
erişim
konusunda
yetkilendirmeler
yapıldı mı?
(Bilgi sistemine yalnızca yetkili personelin
erişimi sağlanmalıdır. Bu amaçla, bilgisayar
programlarına
güncellenen
erişebilmek
bilgi
üzere,
güvenliği
sürekli
yazılımları
kullanılmalıdır. Belgelerle çalışılırken, belirlenmiş
olan
gizlilik
düzeyinin
korunmasına
X
ilişkin
düzenlemelere uyulmalıdır.)
12
Bilgi
sisteminde
yeterli
bir
yedekleme
mekanizması ve teste tabi tutulmuş olağanüstü
durum onarım planları/eylem planları mevcut
mu?
X
Birimimizde SGK Hizmet Takip Programı, Kamu
Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi(KBS), Say2000 Otomasyon Programları, E-Bütçe Sistemi
Otomasyon Programı, Maliye Bakanlığı E-Bordro
Sistemi, EKAP Otomasyon Programı, Kamu Bilgi
Sistemi Taşınır Yönetim Sistemi, Kamu Bilgi Sistemi
Harcama Yönetim Sistemi gibi otomasyon
sistemleri kullanılmaktadır. İlgili Daire
Başkanlığınca planlaması yapılmaktadır.
TOPLAM PUAN - KONTROL FAALİYETLERİ
BİLGİ VE İLETİŞİM
BİLGİ VE İLETİŞİM: Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin, hedeflerin
gerçekleştirilmesi ve iç kontrole ilişkin sorumluluklarını yerine getirmelerine imkân verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak uygun bir bilgi,
iletişim ve kayıt sistemini kapsar.
Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin Bilgi ve İletişim Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili
bölümü okuyunuz.
1
İletişimin konusu esas alınarak yazılı, sözlü veya
elektronik iletişim sistemi kullanılmaktadır. Bakınız;
Personelin e-mailleri alınmış olup listesi ektedir.
Biriminizde yatay ve dikey iletişimi kapsayan
yazılı, elektronik veya sözlü etkin bir iç iletişim
sistemi mevcut mu?
(Soru cevaplandırılırken personelin birbirleri
ve yöneticileri ile hangi yöntemlerle/araçlarla
iletişim kurdukları tespit edilerek bunların uygun
ve/veya
etkin
olup
olmadıkları
değerlendirilmelidir.
Personelin görevlerini kesintisiz şekilde yerine
getirebilmelerini sağlayacak bilgileri alabilmeleri
için üst yönetim dâhil her düzeydeki
yöneticilerle
iletişim
içerisinde
olması
sağlanmalıdır.)
2
Biriminizde dış paydaşlar ile etkin iletişimi
sağlayacak bir dış iletişim sistemi mevcut mu?
3
X
X
Mevcut iç ve dış iletişim sistemleri personelin
ve/veya dış paydaşların beklenti, öneri ve
şikâyetlerini iletmelerine imkân veriyor mu?
(Örneğin; 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı
Kanununun kurum içerisinde etkin bir şekilde
işleyip işlemediği, talep ve şikâyetlerin süresinde
cevaplanıp
cevaplanmadığı,
çalışanların
şikâyet ve önerilerini yönetime sunmasına imkân
veren bir sistemin mevcut olup olmadığı
değerlendirilmelidir.)
X
Başkanlığımızda dış paydaşlarla etkin iletişim
kanallarımız dilekçe yoluyla başvuru ve
Üniversitemiz Bilgi Edinme Sistemi üzerinden
başvurulardır.
Başkanlığımızda iç ve dış iletişim sistemlerine ilişkin
4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununun kurum
içerisinde etkin bir şekilde işlemekte talep ve
şikayetler anında değerlendirmeye alınarak
süresi içerisinde cevaplandırılmaktadır.
4
Biriminizde,
personelin
görev
ve
sorumlulukları ile birimin misyon ve hedefleri
kapsamında
kendisinden
neler
beklendiği
yöneticiler tarafından yazılı olarak belirlenip ilgili
personele bildiriliyor mu?
(Her kademedeki yöneticiler, birimin misyon,
ve hedefleri çerçevesinde beklentilerini görev
ve
sorumlulukları
kapsamında
personele
bildirmelidir.)
5
X
Mevcut bilgi sistemleri idare/birim tarafından
belirlenmiş
hedeflerin
izlenmesine
ve
bu
doğrultuda gerçekleştirilen faaliyetler üzerinde
etkin bir gözetim ve değerlendirme yapılmasına
imkân veriyor mu?
(Yönetim
bilgi
sistemi,
karar
alma
süreçlerinde yöneticilerin ihtiyaç duydukları
bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz
yapma
imkânı
sağlayacak
şekilde
tasarlanmalıdır.)
X
Başkanlığımız görev tanımları en güncel haliyle
ekte sunulmaktadır. Ayrıca ADEK kapsamında
oluşturulan doküman listesi (ektedir) ile iş ve
işlemlerin yapılması konusunda birim içi formlar
ve mevzuat ile alım sürecinin sağlıklı başlaması
amaçlanmış, Teknik Şartname Hazırlama Talimatı
oluşturularak uygulama birliği sağlanması
amaçlanmış web sitemizde yayınlanmıştır.
Bakınız: İş Akış Çizelgesi (Revizyon Tarihi: 5 Mart
2014-5 sayfa). Görevlendirme Yazısı Örnekleri (2
sayfa), Teknik Şartname İçerik Formatı ve
Hazırlama Talimatı (10 sayfa), ADEK Doküman
Listesi (3 sayfa).
SGK Hizmet Takip Programı, Kamu Harcama ve
Muhasebe Bilişim Sistemi(KBS), Say-2000
Otomasyon Programları, E-Bütçe Sistemi
Otomasyon Programı, Maliye Bakanlığı E-Bordro
Sistemi, EKAP Otomasyon Programı, Kamu Bilgi
Sistemi Taşınır Yönetim Sistemi, Kamu Bilgi Sistemi
Harcama Yönetim Sistemi gibi otomasyon
sistemleri üzerinden ilgili raporlar dökülmektedir.
6
Biriminizde hangi raporların, kim tarafından,
ne sıklıkta, ne zaman hazırlanacağı, kime
sunulacağı, dayanağı ve hazırlanan raporların
kim
tarafından
kontrol
edileceği
açıkça
belirlenip ve personele duyuruldu mu?
(Birim içinde yatay ve dikey raporlama ağı
yazılı olarak belirlenmeli, alt birimler ve personel,
görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması
gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.)
7
X
Birimin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması,
korunması ve erişimini kapsayan belirlenmiş
standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon
sistemi mevcut mu?
X
Başkanlığımızda her yıl oluşturulan raporlar
dönemi ve kanuni dayanağıyla birlikte çıkarılmış
olup ilgili personel bilgisi dahilindedir. Bakınız; 5
sayfa 23.12.2011 tarihli ve 44835-79945 sayılı
Genel Sekreterliğe yazdığımız yazı ve ekleri
YÖK’ün Saklama Süreli Standart Dosya Planı
kapsamında Üniversitemiz EBYS sistemi üzerinden
evrak üretilmekte ve EBYS arşivinin yanısıra
bürolarımız standart dosya planı koduna uygun
şekilde üretilen evrakları dosyalamaktadır.
8
Biriminizde -elektronik ortamdakiler dâhilgelen ve giden her türlü evrak ile daire içi
haberleşmenin, iş ve işlemlerin kaydedildiği ve
sınıflandırıldığı kapsamlı ve günceli bir kayıt ve
dosyalama sistemi mevcut mu?
(Kayıt
ve
dosyalama
sistemi
kapsamlı,
güncel ve belirlenmiş standartlara uygun olmalı,
yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve
izlenebilir olmalıdır.
Bu soru cevaplanırken Başbakanlık Standart
Dosya Planı Genelgesi(2005/7) ile Elektronik
Belge Standartları Genelgesi (2008/16) nde
belirtilen hususlara uyulup uyulmadığı da
değerlendirilmelidir.)
9
Biriminiz
personeli
idare
içinden
ve
X
idare
dışından yapılacak ihbar ve şikâyetlere yönelik
prosedürler hakkında bilgi sahibi mi?
(İhbar
prosedürlerinin
ilan
internet/intranet
sayfaları
ve
yöntemlerle duyurulmalıdır.)
panoları,
benzeri
X
YÖK’ün Saklama Süreli Standart Dosya Planı
kapsamında Üniversitemiz EBYS sistemi üzerinden
evrak üretilmekte ve EBYS arşivinin yanısıra
bürolarımız standart dosya planı koduna uygun
şekilde üretilen evrakları dosyalamaktadır.
Bürolarımızın kullanmış olduğu Standart Dosya
Planı Kodu ektedir. (15 sayfa). Böylece yönetici
ve personel istenilen evraka kolayca
ulaşabilmektedir.
Başkanlığımızda İç Kontrol Standartları
kapsamında Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların
Bildirilmesi, Yöntemi ve Uygulanması prosedürleri
16.12.2013 tarihinde yapılan İÇ KONTROL
STANDARTLARI SUNUMU ile personel
bilgilendirilmiştir. Bakınız; Hata Usulsüzlük ve
Yolsuzlukların Bildirilmesi, Yöntemi ve
Uygulanması prosedürleri (1 sayfa), Kontrol
Ortamı Madde 13
10
İhbar sistemi olası veya süregelen usulsüzlük,
yolsuzluk ve sorunların kurum içinden ve kurum
dışından
bildirilebilmesi
için
uygun
araçlar
içeriyor mu?
(Çalışanlar ile dış paydaşlara bu araçlarla
ilgili yeterli bilgilendirme yapılmalıdır.)
11
X
İhbar sistemi, bildirimde bulunan personelin
güvenliğini sağlayıcı (haksız ve ayırımcı bir
muameleye tabi tutulmama gibi) prosedürler
içeriyor mu?
(Bildirim yapan personele haksız ve
ayrımcı
muamele
yapılmaması
hususunda
X
Başkanlığımızda İç Kontrol Standartları
kapsamında Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların
Bildirilmesi, Yöntemi ve Uygulanması prosedürleri
kapsamında uygun ilkeler belirlenmiştir.
Başkanlığımızda İç Kontrol Standartları
kapsamında Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların
Bildirilmesi, Yöntemi ve Uygulanması prosedürleri
kapsamında uygun ilkeler belirlenmiştir.
yöneticiler gerekli tedbirleri almalıdır.)
TOPLAM PUAN- BİLGİ VE İLETİŞİM
İZLEME
İZLEME: İç kontrol sistemi, idarelerin karşı karşıya kaldığı risklere ve değişikliklere sürekli olarak uyum göstermesi gereken dinamik bir süreçtir. Bu nedenle, iç
kontrol sisteminin; değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere gerektiği biçimde uyum göstermesini sağlamak amacıyla izlenmesi gerekir. Etkili ve
verimli bir izlemenin temelinde idarenin hedefleri ile ilgili, anlamlı, risklere yönelik önemli kontrollerin değerlendirildiği izleme prosedürlerinin tasarlanması
ve uygulanması yatar.
İzleme, doğru tasarlanıp uygulandığında, idarelere iç kontrol sisteminin etkinliği hakkında doğru ve ikna edici bilgi sağlar, iç kontrol aksaklıklarını
zamanında tespit eder ve düzeltici önlem alacak kişilere ve gerektiğinde üst yönetime iletir. Böylece, kontrol sürecinde karşılaşılan aksaklıkların idarenin
hedeflerine önemli bir zarar vermeden düzeltilmesi sağlanmış olur.
Detaylı açıklamalar Kamu İç Kontrol Rehberinin İzleme Bölümünde yer almakta olup aşağıdaki soruları cevaplamadan önce lütfen ilgili bölümü
okuyunuz.
1
Biriminizde iç kontrolün etkili bir şekilde işleyip
Her hafta düzenli olarak birimlerin Şube Müdürleri
işlemediği
konusunda
yöneticilere
geri
bildirimde bulunmaya olanak sağlayacak
Başkanlığında toplanması neticesinde iş ve
toplantılar düzenleniyor mu?
işlemlerin takibi yapılmakta sonuçları
hızlandırılmakta böylece iş ve işlemlerde geri bildirim
bulunmaya olanak sağlayacak yeterli süre
X
2
3
Başkanlığımızda her yıl oluşturulan raporlar
dönemi ve kanuni dayanağıyla birlikte çıkarılmış
olup her yıl güncellenmektedir. Bakınız; Bilgi ve
İletişim Madde 6
Biriminizde sürekli izleme faaliyetleri etkin
olarak uygulanıyor mu?
(Mali raporların ve faaliyet raporlarının
gözden
geçirilmesi
ve
değerlendirilmesi,
üçüncü şahıslardan gelen şikâyet ve iddiaların
araştırılması vb. sürekli izleme faaliyetleri ile
sorunlar daha çabuk tespit edilip kontrol
aksaklıkları için zamanında gerekli önlemler
alınabildiğinden idarelerin öncelikle sürekli
izleme
faaliyetlerine
ağırlık
vermeleri
önerilmektedir.)
X
Biriminizde iç kontrol sistemi, yılda en az bir
kez değerlendiriliyor mu?
(Biriminizde
iç
kontrol
sisteminin
hangi
aralıklarla değerlendirildiği ve kullanılan yöntem
hakkında bilgi veriniz.
İç kontrol sistemi süreklilik temelinde izlenmeli
gerektiğinde
de
özel
değerlendirme
yöntemleriyle değerlendirilmelidir.
İç kontrol sisteminin özel değerlendirilmesi,
çalışma grubu oluşturulması veya soru formu
uygulaması suretiyle yapılabilir.)
bulunmaktadır.
X
Başkanlığımızda 06.01.2014 tarihli toplantı kararı
gereği, 09.01.2014 tarihli ve 1936 sayılı dağıtım
yazısıyla “İzleme ve Değerlendirme Komisyonu”
kurulmuş, komisyonun yapacağı görevler
tanımlanmıştır. Buna göre Başkanlığımızda
yürütülen iç kontrol sistemiyle ilgili iş ve işlemler
3’er aylık raporlar halinde düzenlenecektir.
Bakınız; 06.01.2014 tarihli toplantı tutanağı,
09.01.2014 tarihli ve 1936 sayılı yazı 2 sayfa).
4
İç
kontrolün
değerlendirilmesinde,
yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya kurumların
talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim
sonucunda
düzenlenen
raporlar
dikkate
alınmakta mı?
X
5
Biriminizin yönetici ve çalışanlarıyla iç
denetim birimi arasında etkin bir işbirliği var mı?
(Biriminizin yönetici ve personelinin iç denetim
faaliyetlerine
yönelik
farkındalık
düzeyini
artırmak için neler yapıldı? Kısaca yazınız.)
X
Başkanlığımızda iç kontrolün sisteminin
değerlendirilmesinde dış denetimle ilgili Sayıştay
Başkanlığının “İstanbul Üniversitesi 2011 Yılı
Taslak Denetim Raporu”, 62. Sayfa ile 67.
Sayfalar arası; İç Denetimle İlgili İç Denetim Birim
Başkanlığının 29.03.2013 tarihli ve 94-20355 sayılı
yazı ekinde gönderilen “İç Kontrol Sistemi Soru
Formu”ndaki eksikliklerimizi dile getiren Strateji
geliştirme Daire Başkanlığının 19.08.2013 tarihli ve
3190-50342 sayılı yazı ekindeki puanlarımız
değerlemeye alınmıştır. Haftalık yapılan
toplantılarımızla personelin ve Şube Müdürlerinin
görüş ve önerileri doğrultusunda ayrıca
Başkanlıkça düzenlenen toplantılarla da Daire
Başkanı ve Şube Müdürlerinin düzenlemesi ile İç
Kontrol Sistemi şekillendirilmiş bulunulmaktadır.
Başkanlığımızca Kamu İç Kontrol Standartları
bilinmekte KOS 1.2 ile KOS 2.7 Standart Kod
numaralı standartlar kapsamında belirli
periyotlarla toplantılar düzenlenerek iç işleyiş
hakkındaki işlemler tutanağa bağlanmaktadır.
Ayrıca Başkanlığımızda 27.05.2013 tarihinde ve
13.12.2013 tarihinde düzenlenen toplantılarla İç
Kontrol Standartları eğitimi tüm personele
verilmiştir. Bakınız; Kontrol Ortamı Madde 1
6
İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda
alınması
gereken
önlemler
belirlenip
uygulanıyor mu?
(Biriminizde önlemlerin izlenmesinden sorumlu
kişi ve birim ile izleme yöntemine ilişkin kısaca
bilgi veriniz. İzleme sonuçları hangi yönetim
kademesiyle ve hangi aralıklarla paylaşılıyor?
Belirtiniz.)
7
X
Biriminizde, iç denetim raporlarına istinaden
alınması gereken önlemlere ilişkin hazırlanan
eylem planları izleniyor mu?
(Cevabınız
"evet"
ise
kullanılan
yöntemi hakkında bilgi veriniz.)
TOPLAM PUAN - İZLEME
GENEL TOPLAM:
izleme
X
Başkanlığımızda 06.01.2014 tarihli toplantı kararı
gereği, 09.01.2014 tarihli ve 1936 sayılı dağıtım
yazısıyla “İzleme ve Değerlendirme Komisyonu”
kurulmuş, komisyonun yapacağı görevler
tanımlanmıştır. Buna göre Başkanlığımızda
yürütülen iç kontrol sistemiyle ilgili iş ve işlemler
3’er aylık raporlar halinde düzenlenecektir.
Bakınız; İzleme Madde 3
Başkanlığımızda İç Denetim Raporlarına
istinaden alınması gereken önlemlere ilişkin
eylem planlarının izlemesi yapılmaktadır. Bakınız;
Ek; 23.07.2013 tarihli Taslak Raporda Yer Alan
Bulgulara Yönelik Başkanlığımız Cevap ve Eylem
Planı (3 sayfa).
EK 2. İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu
T.C.
İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI
İÇ KONTROL SİSTEMİ DEĞERLENDİRME RAPORU
2013 YILI
İÇİNDEKİLER
I-GİRİŞ
A. Misyon ve Vizyon
Misyonumuz
Üniversitemiz birimlerinin, hizmetlerini en iyi şekilde yürütebilmeleri için, Başkanlığımızın ve destek ödeneğimizin altında,
mevcut ödenekler dahilinde mal ve hizmetlerin yasalar ve mevzuata uygun olarak en kısa zamanda, kaliteli ve en elverişli fiyatla satın
alınması, depolanması ve dağıtılması ve bununla birlikte tüm Rektörlük kadrosundaki personeli ilgilendiren konularda (maaş, yolluk
vb.) hizmet kalitesinin artırılmasını sağlayarak, Üniversitemize yakışır şekilde, diğer birim, kurum ve üçüncü şahıslara örnek teşkil
edecek, etik değerlere uygun işlemler meydana getirmektir.
Vizyonumuz
Teknolojik imkanlarla donatılmış, kanunda belirtilen usulleri en iyi şekilde çalışmalarına ilke edinen, konusunda uzman, bilinçli,
çalışkan ve gelişimci personeliyle, her zaman önce kamunun ve kurumun menfaatlerini ön planda tutarak, temin ettiği kaynakları en
mükemmel şekilde kullanarak Üniversitemizde örnek bir Başkanlık olmaktır.
B. Organizasyon Yapısı (2013 yılı)
II. İÇ KONTROL SİSTEMİ SORU FORMU SONUÇLARI
II.1.Kontrol Ortamı
II.2.Risk
Değerlendirme
Başkanlığımızca belirlenen eylem planına bağlanan yöntem ve süreçlerin
izlenmesine, aktif ve dinamik olarak çalışanların sürece katılmasına,
içselleştirmesine, iç kontrol standartlarının çalışanlarca kabullenilip
sürdürülebilir mahiyette yürütülmesinin sağlanmasına ve devamına
Başkanlığımızca belirlenen eylem planına bağlanan yöntem ve süreçlerin
izlenmesine aktif ve dinamik olarak çalışanların sürece katılmasına,
içselleştirmesine, iç kontrol standartlarının çalışanlarca kabullenilip
sürdürülebilir mahiyette yürütülmesinin sağlanmasına ve devamına
II.3.Kontrol Faaliyetleri
II.4.Bilgi ve İletişim
II.5.İzleme
Başkanlığımızca belirlenen eylem planına bağlanan yöntem ve süreçlerin
izlenmesine aktif ve dinamik olarak çalışanların sürece katılmasına,
içselleştirmesine, iç kontrol standartlarının çalışanlarca kabullenilip
sürdürülebilir mahiyette yürütülmesinin sağlanmasına ve devamına
Başkanlığımızca belirlenen eylem planına bağlanan yöntem ve süreçlerin
izlenmesine aktif ve dinamik olarak çalışanların sürece katılmasına,
içselleştirmesine, iç kontrol standartlarının çalışanlarca kabullenilip
sürdürülebilir mahiyette yürütülmesinin sağlanmasına ve devamına
Başkanlığımızca belirlenen eylem planına bağlanan yöntem ve süreçlerin
izlenmesine aktif ve dinamik olarak çalışanların sürece katılmasına,
içselleştirmesine, iç kontrol standartlarının çalışanlarca kabullenilip
sürdürülebilir mahiyette yürütülmesinin sağlanmasına ve devamına
III. DİĞER BİLGİLER
III.1. İç Denetim
Sonuçları
III.2.Dış Denetim
Sonuçları
İç Denetim sonucunda öneriler, toplantı gündemi yapılarak ilgililerle tartışıldı
ve kabul edilebilir bulundu. Eylem Planına bağlanarak sonuçlandırıldı.
Dış Denetim sonucunda Sayıştay sorgusu gereği toplantı yapılarak ilgililerle
tartışıldı ve kabul edilebilir bulundu. Eylem Planına bağlanarak
sonuçlandırıldı. Dosyalar halinde muhafaza edildi.
Başkanlığımızca ADEK kapsamında yapılan İç ve Dış Kaynaklı
Dokümanlar
III.3. Diğer Bilgi Kaynakları
Ön
Mali
Kontrole
İlişkin Veriler
Süreç Kontrolü kapsamında “Uygun Görüş” alınmayan iş ve
işlemler
bulunmamakta,
herhangi
bir
olumsuzluk
gözlenmemektedir.
Kişi
ve/veya
İdarelerin Talep ve
Şikâyetleri
Kişi veya idarelerin talep ve şikayetlerinin dikkate alınması
kapsamında mekanizma oluşturulmuş ve çözüm sağlanmıştır.
Diğer Bilgiler
IV. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN GELİŞİMİ
Başkanlığımız 2012 yılı İç Kontrol Sisteminin değerlendirmesinde İç Denetim Birim Başkanlığının
29.03.2013 tarihli ve 94-20355 sayılı yazı gereğince oluşturulan İç Kontrol Soru Formu sonuçları
itibariyle dikkate alınmış ve 2013 yılı eylem planı düzenlenmiştir.
V. SONUÇ VE ÖNERİLER
İç Kontrol Standartları kapsamında Başkanlığımızca belirlenen ve sürdürülebilir süreçlerin
çalışanlarca kabul edilebilirliğinin sağlanmasına, Başkanlığımız belirlenen Kontrol Ortamı
Standartlarına aktif katılımına ve süreçlerin değiştirilebilir dinamik durumda açık tutulmasına
sonuçları kapsamında izlenerek değerlendirmesinin devamına
V.1. Güçlü Yönler
Belirlenen eylemlerin devamına
Belirlenen eylemlerin devamına
V.2. İyileştirmeye
Açık Alanlar
V.3.
Eylem
İçin Belirlenen eylem planının revize edilebilir olması ve bu durumun izlenmesi
Öneriler
Download

E v et (3) H a y ır (4 ) Ge liştiril m e kte (5)