KASIM 2009
HAZIRLAYAN: ANIL DİNÇSOY
Çerçeve Anlaşmalar ve
Bağlı Münferit Alımların
Sağlıklı Olarak İfa
Edilebilmesi Yönünde
Görüş ve Önerilerimizdir.
Kasım 2009
Çerçeve Anlaşma İhalelerinde ; alıma konu işin ifa edilmesi çerçeve anlaşma kapsamında bulunan firmalar ve
kurumlar arasında yapılacaktır. Bir alımın ilan edildiği anda ; o alıma ilişkin teklifin esasını
etkileyebilecek özellikte olan faktörlerin bilinmemesi, veya sonradan belirlenmesi veya değiştirilmesi
; Kamu İhale Kanunu ‘na aykırıdır.
Bu sebeple her ne kadar teslimat koşullarının düzenlenmesi münferit sözleşme ile belirlenmesi imkanı
idarelere tanınmış ise de ; bu çerçeve anlaşma idari şartnamelerinde veya çerçeve anlaşma metinlerinde
teslimat koşullarının çerçeve anlaşma esnasında belirlenmeyebileceği olarak mütalaa edilmemelidir. Zira bu
şekilde mütalaa edilirse yukarıda açıklandığı şekliyle Kamu İhale Kanunu’nun genel prensiplerine aykırılık
teşkil edecektir.
Ayrıca ; çerçeve anlaşma da teslimat şartlarının açıkça belirtilmiyor olması; bu ihaleye katılmak isteyen
potansiyel isteklilerin ihaleye iştirak etmesine engel teşkil edeceğinden ; rekabetin tesis edilememesi ve hatta
ihalenin yapılamamasına sebep olabilecektir.
Öneri 1 : Çerçeve Anlaşma metni içerisinde teslimat süresinin 30 gün
olarak belirtilmesi ve münferit aşamada bu limitler dahilinde
hastaneler tarafından belirlenmesi.
Öneri 2 : Genelge seviyesinde bir iç yazı marifeti ile hastanelere
teslimat süresinin 30 günün altında tanzim edilmemesi hususunda
talimat verilmesi.
Çerçeve Anlaşma İhalelerinde ; alıma konu işin ifa edilmesi çerçeve anlaşma kapsamında bulunan firmalar ve
kurumlar arasında yapılacaktır. Bir alımın ilan edildiği anda ; o alıma ilişkin teklifin esasını
etkileyebilecek özellikte olan faktörlerin bilinmemesi, veya sonradan belirlenmesi veya değiştirilmesi
; Kamu İhale Kanunu ‘na aykırıdır.
Bu sebeple her ne kadar ödeme koşullarının düzenlenmesi münferit sözleşme ile belirlenmesi imkanı
idarelere tanınmış ise de ; bu çerçeve anlaşma idari şartnamelerinde veya çerçeve anlaşma metinlerinde ödeme
sürelerinin koşullarının çerçeve anlaşma esnasında belirlenmeyebileceği olarak mütalaa edilmemelidir. Zira
bu şekilde mütalaa edilirse yukarıda açıklandığı şekliyle Kamu İhale Kanunu’nun genel prensiplerine aykırılık
teşkil edecektir.
Ayrıca ; Bakanlığımızın ödemelere ilişkin 90 günü aşmayacak şekilde hükümler tanzim edilmesi yönünde
genelgeleri mevcut olup, çerçeve anlaşma da ödeme şartlarını açıkça belirtilmiyor olması; bu ihaleye katılmak
isteyen potansiyel isteklilerin ihaleye iştirak etmesine engel teşkil edeceğinden ; rekabetin tesis edilememesi
ve hatta ihalenin yapılamamasına sebep olabilecektir.
Öneri 1 : Çerçeve Anlaşma metni içerisinde yayınlanan münferit
sözleşme tasarılarında ödemeye ilişkin fatura tarihinden itibaren 90
günü aşmayacak şekilde tanzim edilmiş hükümlerin hazırlanmış
olması.
Öneri 2 : Genelge seviyesinde bir yazı marifeti ile hastanelere
münferit sözleşmelerdeki ödeme ile ilgili maddelerin ödeme
süresinin fatura tarihinden itibaren 90 gün içinde ödenecek şekilde
düzenlenmesi hususunda talimat verilmesi.
Çerçeve Anlaşma İhalelerinde ; idarelerin herhangi bir alım zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak çerçeve
anlaşma listesinde bulunan istekliler, herhangi iki münferit sözleşmeye fiyat atamadığı durumda ilgili kaleme
ilişkin çerçeve anlaşma listesinden düşürülecektir. Bu durumda isteklinin o kaleme ilişkin çerçeve anlaşma
kapsamında diğer münferit alımlara iştirak etme ve ticaret yapma hakkı kısıtlanmaktadır. Bu çerçeve anlaşma
kapmasında kanunca hedeflenen karşılıklı eşitlik ve özgürlük ilkesine aykırıdır.
Ayrıca, %80 nin ithal ürünler ile karşılandığı , yerli imalatında büyük oranda ithal hammadde ye dayandığı
ilaç sektöründe tedarik sıkıntıları çok sık rastlanan bir durumdur. Bu durumda isteklilerin tedarik sıkıntısı
yaşandığı dönemde münferitlere iştirak edememesi ve çerçeve anlaşmaların üç isteklinin altına düşülmesi
sebebiyle sağlıklı yürütülememesi gerçekleşmesi kuvvetli senaryolardan bir tanesidir. Bunun dışında ödeme
süresi ve teslimat süresinin belirlenmesinin münferit alımlara bırakılıyor olması ve teknik şartnamelerde
görülebilen keyfi maddelerden ötürü , fiyat verilmesi ticari olarak mümkün olmayan alımlarda ne yazık ki
yaşanacaktır. Bu gibi durumlarda isteklilerin bu tarzda tanzim olunmuş münferit alımlardan çekinmesi doğal
karşılanmalıdır.
Öneri 1 : Münferit alımlarda fiyat vermeme için belirlenmiş olan üst
sınırın tamamen kaldırılması ve bunun yayınlanacak KIK Genel
Tebliği içinde hukuki dayanak bulması ( Antalya toplantısında KIK
uzmanı tarafından dile getirilmiş çözüm önerisidir. )
Öneri 2 : İdarelerin yayınlamış olduğu alım kalemleri ve
miktarlarından ve üç aylık tahmini alım programlarını belirlemeleri
ve bu program dahilinde , toplam çerçeve miktarını aşmamak kaydı
ile +/- %10 tolerans içinde alım yapma zorunluluğu getirilmesi.
Çerçeve Anlaşma kapsamında münferit alım yapacak idarelerin çerçeve anlaşmaya konu edilen ürünlerden
hangi miktarlarda hangi sıklıkta veya hangi zaman diliminde sipariş edileceğini belirlenmiyor olması,
özellikle lojistik imkanların zorlandığı coğrafyalarda, birimlerde ve/veya tedarikinde sıkıntı olan ithal
ürünlerde sıkıntı yaratmaktadır. Bu aynı zamanda yapılacak sefer sayısının tahmin edilememesine yol
açtığından sağlıklı maliyet hesabı yapılmasına da engeldir. Gerek MKYS zorunlulukları gerekse özellikle ithal
ilaçlarda yaşanan sıkıntıların önüne geçilmesi için idarelerin ürünlerin miktar ve zaman tanımlı teslimat
programlarını yapmaları ve bunun çerçeve anlaşma aşamasında belirlenmesi tedarik sürelerinin kısaltılması;
daha verimli ve düşük maliyetli hizmet verilmesine imkan tanıyacaktır. Ayrıca halen yayınlanmış olan çerçeve
ihalelerinde bir çok kalemin ve bir çok kaleme ait miktarların incelemesi yapılırsa , BU MİKTARLARIN VE
KALEMELRİN O ÇERÇEVE KAPSAMINDAKİ HASTANELERİN İHTİYAÇLARINA GÖRE SAĞLIKLI BİR
BİÇİMDE DÜZENLENMEMİŞ OLDUĞU GÖRÜLECEKTİR.
Öneri 1 : İdarelerin çerçeve anlaşma ihalelerinde miktarlar ile
birlikte kapsam içindeki hastaneler bazında üç aylık alım planlarını
da ihale dokümanı ile birlikte yayınlamaları.
Öneri 2 : İdarelerin yayınlamış olduğu alım kalemleri ve
miktarlarından ve üç aylık tahmini alım programlarını belirlemeleri
ve bu program dahilinde , toplam çerçeve miktarını aşmamak kaydı
ile +/- %10 tolerans içinde alım yapma zorunluluğu getirilmesi.
Çerçeve Anlaşma Mal Alım Yönetmeliği nin 4 numaralı maddesinde “Elektronik posta yoluyla veya faks ile
yapılan bildirimlerde, bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Bu şekilde yapılan bildirimlerin aynı gün idare
tarafından teyit edilmesi zorunludur. Aksi takdirde bildirim yapılmamış sayılır. Teyit işleminin gerçekleşmiş
kabul edilmesi için tebligatın iadeli taahhütlü mektupla bildirime çıkarılmış olması yeterlidir.” hükmü yer
almaktadır. Günümüz koşullarında şehir içinde verilen iadeli taahhütlü tebligatların bile 15-20 günde
gerçekleştiği aşikardır. Bu durumda davet yazısının iadeli taahhütlü postaya verilmiş olmasının teyit edildiğine
ispat teşkil etmesi , özellikle işlem sürelerinin çok kısıtlı tutulduğu durumlarda ; yüklenicinin veya isteklinin
haberdar olmadığı ve aslında resmen tebliğ edilmediği halde hak mahrumiyeti veya cezai yaptırımlar ile
karşılaşması durumlarına imkan tanımaktadır. Çerçeve ve münferit alım aşamalarında sürelerinin kısa olması
ve bu alım türünde süratli işlemler yapılması hedef alındığından, faks ve/veya elektronik posta ile tebligatın
yapılması iki tarafın ortak menfaatidir. Ancak bu sorumluluk asimetrisi sebebiyle bu yöntem
kullanılmamaktadır.
Öneri 1 : Mevcut mevzuatta bu konuda bir değişiklik yapılmasını
beklenilmeden; şartnamelerde yer alan tebligat esaslarında istekli
veya yüklenicinin faks ile aldığı belgeyi faks ile teyit etmesi
anlamında bir madde ile bu konunun güvence altına alınması ve
bunun genelge seviyesinde bir talimat ile birimler iletilmesi.
Öneri 2 : Münferit Alım Davet Yazısı, Kesinleşen İhale Kararı,
Sözleşmeye Davet vb gibi alıma ilişkin tebligat sürelerinin
uzatılması.
Ülkemiz coğrafyası üzerinde özellikle kış koşulları içerisinde ulaşım ve erişim imkanları düşünüldüğünde
Münferit Sözleşmeye Davet yazısının; alımdan 3 gün önce haberdar olacak şekilde tebliğ edilmesi ve 3 gün
içerisinde tüm maliyet ve dokümantasyon çalışmalarını tamamlayıp ihale konusu bölgeye intikal edilmesi çok
güç, bazı bölgeler için ise imkansızdır. Sürenin kısa olması özellikle ulaşımın zor olduğu coğrafyalarda yada
iklim koşullarına dayalı olarak isteklilerin teklif verememeleri sonucunu getirecektir. Münferit alımlara teklif
vermeme durumu iki kere ile sınırlandırıldığından, bu istekliler için hak mahrumiyetinin doğmasına idareler
için ise çerçeve anlaşmaların sağlıklı yürütülememesine veya yeterli rekabet sağlanamadığından ekonomik
olmayan satın almaların gerçekleşmesine sebep olacaktır.
Öneri 1 : Üç gün olarak belirlenmiş bu sürenin 10 iş gününe
çıkarılması.
Öneri 2 : Tebligat esaslarına ilişkin önerimizin değerlendirilmesi.
Sağlık Bakanlığı ‘nın ilgili genelgesi ile Faturaların tahakkuk işlemlerini tamamlayarak fatura tarihinden
itibaren 10 gün içerisinde ödeme evraklarının tamamlayarak saymanlığa sevk edilmesi talimatlandırılmıştır.
Ancak muayene komisyonlarının yedek üye eksikliğinden veya diğer sebeplerden toplanamaması, Taşınır
kayıtlarının imzalarının tamamlanamaması, tahakkuk dosyasında olması gereken belgelerdeki idari imzaların
tamamlatılmaması, izin, yeniden görevlendirme vb sebepler ile vekalet sisteminin işletilememesi gibi bir çok
gerekçeye dayandırılarak bu talimat gereği yerine getirilmemektedir.
Öneri 1 : Bakanlığımızın ilgili genelgesi gereği ödeme evraklarının
tamamlanarak fatura tarihinden itibaren 10 gün içerisinde tahakkuk
işlemlerinin tamamlanarak saymanlığa geçirileceği yönünde
hükümlerin idari şartnamelerde Çerçeve Anlaşma esnasında ödeme
evraklarının düzenlenmesine ilişkin madde içinde tanzim edilmesi
ve bu şekilde imza edilecek münferit sözleşme hükümlerinin
oluşturulması ödeme evrakları ve taahhüt süreleri Sağlık bakanlığı
‘nın ilgili maddesinin fiilen uygulanması.
Öneri 2 : Genelge düzeyinde bir yazı ile idarelerin Bakanlığımızın
ilgili genelgeye uygun ihale dokümanı hazırlaması yönünde
talimatlandırılması.
Malumunuz üzere ilaç ve serumların fiyatları Sağlık Bakanlığı ‘nın ilgili genelgeleri ile belirlenmektedir.
Fiyatının serbest olarak belirlenemediği bir ürün için belirli bir süreye dayalı aşılamayacak en üst fiyatın
belirlenmesi ve tatbik edilmesi çok güçtür. Şu an mevcut durumda dahi 12 ay boyunca fiyatını garanti
edemeyen imalat ve ithalatçılar var iken; bunu 12 ayı aşan sürelerde garanti etmeye yanaşacak tedarikçi firma
bulmak imkansız olacaktır.
Öneri 1 : İlaç, serum, aşı vb gibi fiyatları Bakanlığımızca belirlenen
ürünlerin Fiyat Farkı Kararnamesi içerisine dahil edilmesi.
Öneri 2 : Çerçeve Anlaşmalarda belirlenen fiyatların Bakanlık
tarafından yapılan fiyat değişiklikleri oranında ilaç bazında idareler
tarafından güncellenmesi.
Öneri 3 : Çerçeve anlaşmalarda hiç fiyat teklifi verilmemesi, sadece
yeterliliğe göre liste hazırlanması ( Antalya ‘daki toplantıda Sn. KIK
Uzmanı tarafından dile getirilmiş önderidir. )
Özellikle değişen mevzuat durumlarında ( Özellikle Ambalaj Yönetmeliği ) kurumların teknik şartnamelerde
belirlemiş olduğu hususlar mevzuata aykırı olabilmekte; veya münferit olarak tatbiki zor veya imkansız
uygulamalar teknik şartnamelerde yer alabilmektedir. Keza söz konusu ilaç, serum, aşı vb gibi farmasotik
ürünlerin spesifikasyonlarını düzenleyen hem ulusal hem de ülkemizce kabul görmüş uluslar arası
standartlar mevcut ve yürürlülükte olup Sağlık Bakanlığı tarafından belirlenerek yürütülmektedir. Buna
rağmen ilaçların üzerinde imalat tarihinin bulunması, fatura ile teslimat yapılamayacağı, hasta ölümlerinde
yüklenicinin açılacak davalardan sorumlu olacağı gibi maddeler teknik şartnamelerde yer alabilmektedir.
Öneri 1 : Genel İlaç, serum, kan ürün vb gibi ilaç ana gruplarında
Bakanlığımız bünyesinde standart teknik şartnameler düzenlenmesi
ve idarelerin bu teknik şartnameleri kullanması.
Öneri 2 : Genelge düzeyinde bir genelge ile idarelerde teknik
şartnamelerde yapılan yanlış uygulamalara ilişkin hastanelerin
uyarılması.
Ne yazık ki , idarelerin tüketimine göre ürün tedarik etmemesinden kaynaklanan çok ciddi bir milli servet
kaybı yaşanmaktadır. MKYS ile bunun önüne geçilmesi için adımlar atılmış olsa bile yayınlanmış ihale
şartnamelerde halen miadında tüketilmeyen ilaçların değiştirilmesine yönelik maddelerin yer aldığı
görülmektedir. Halbuki hem tedarik etme hem kullanma hem de MKYS için oluşturulmuş mevzuat gereği bu
ürünlerin doğru alınması, doğru miktarda alınması ve süresi içinde tüketilmesi idarelerin sorumluluğundadır.
Bunun yapılaması durumunda idare, Devlet Kaynakları, Milli Servet, Endüstri , yüklenici de dahil olmak
üzere tüketimin tüm muhatapları zarar görmekte ; ancak şartnamelerde yer alan bu tarz hükümlerden dolayı
idareler bu zarar karşısındaki sorumluluklarından kurtulmuş olmaktadır. Ancak bu değer kaybı halen
devletimizin kaynakları ile karşılanmaktadır.
Öneri 1 : Miadında tüketilemeyen ürünlerin yükleniciler tarafından
değişiminin istenilmemesi ve bunun genelge düzeyinde bir talimat ile
hastanelere bildirilmesi.
Öneri 2 : Miadında tüketilmeyen ürünlerin yükleniciler tarafından değişimi
istenecek ise ;
a. Değişimi istenecek miktarın o alımda yapılan alımın %5 i geçmemesi,
b. Değişimi istenecek ürünlerin miadının dolmasına toplam raf ömrünün
yarısı tamamlanmadan talep edilmesi,
c. Değişimi talep edilen ürün yerine başka ürün verilmesinin yüklenicinin
mutabakatı ile sağlanması.
Ülkemizde piyasaya arz edilen ilaçların muhtelif çeşit ve sayıda muadil ürünleri mevcut olup; bunların kendi
aralarında rekabeti piyasada sağlanmaktadır. Ancak çerçeve anlaşmalarda ve münferit alımlarda sadece üç
teklifin çıkmış olması yeterli sayılmaktadır. Bu aynı marka ve/veya aynı üreticiye ait ilacın üç istekli tarafından
teklif edilmesi halinde muadil rekabeti sağlanmadan alımın ifa edilmesine sebep olacaktır.
Öneri 1 : Çerçeve anlaşma ve münferit alımlarda üç ve üstü muadili
bulunan ürünlerde tüm muadillerinin rekabetinin aranması
yönünde hastanelerin ve çerçeve anlaşmayı gerçekleştirecek
idarelerin bilgilendirilmesi ve talimatlandırılması,
Öneri 2 : Yukarıda belirtilen önerimizin KIK genel Tebliği içerisinde
hukuki dayanağa kavuşturulması.
Dokümantasyona dayalı süreçlerin kısaltılması ve ihale katılım maliyetlerinin düşürülmesi adına ihale için
istenilmesi gereken belgelerin Çerçeve Anlaşma aşamasında bir kereye mahsus istenilmesi prensipte
doğrudur. Ancak bu evrakların münferit sözleşmeye teklif ve münferit sözleşme imza edilmesi aşamalarında
tekrar istenilip istenilmeyeceğinin yayınlanmış şartnameler ile idare insiyatifine bırakılmış olması doğru
olarak belirlenmiş bu prensibi işlevsiz kılmakta ; maliyetlerin azalması sonucunu ortadan kaldırmakta ve
bürokrasi ve kırtasiyeyi azaltmamaktadır.
Öneri 1 : Tüm ihale ve sözleşmelerin edimlerinin ifa edilmesi
aşamalarında istenilecek belgelerin çerçeve anlaşma aşamasında
belirlenerek bir sefer teslim edilmesi yönünde hastanelerin
talimatlandırılması.
Öneri 2 : Yukarıda belirtilen önerimizin KIK genel Tebliği içerisinde
hukuki dayanağa kavuşturulması.
Konu başlığında belirtilen konularda ve sadece imalatçı/ithalatçı firma tarafında tanzim edilebilen ve
doğruluğunu sadece imalatçı/ithalatçı firmanın taahhüt edebileceği bilgi ve belgelerin ihale, sözleşme ve
sözleşme sonrasında yüklenici sorumluluğunda bırakılması sakıncalıdır. Sağlık Bakanlığı hali hazırda istenilen
bu tip belgeleri kontrol etmektedir ve bu konuda amir yetkiye sahiptir. Teslim edilen ilaç ve serumların
imalatçı/ithalatçı firma dan çıkış anına kadar olan tüm süreçlere ilişkin bilgi ve belge taleplerinin
imalatçı/ithalatçı firma dışında yükleniciden talep edilmesi ve ihale –sözleşme-teslimat süreçlerinde
yüklenici sorumluluğunda bırakılması sakıncalıdır.
Öneri 1 : Teslim edilen ilaç ve serumların imalatçı/ithalatçı firma dan
çıkış anına kadar olan tüm süreçlere ilişkin bilgi ve belge
taleplerinin imalatçı/ithalatçı firmadan talep edilmesi ve ihale –
sözleşme-teslimat süreçlerinde yüklenici sorumluluğundan
çıkartılması yönünde hastanelerin talimatlandırılması.
Öneri 2 : Yukarıda belirtilen önerimizin genelge marifeti ile
talimatlandırılması.
Download

Çerçeve Anlaşmalara Teslimat Süresinin Belirsiz Olması :