Defterdarlıklarda Yürütülen İşlem Süreçleri Çalışmaları
Hakkında Duyuru
Bilindiği üzere; 13/02/2014 tarihli ve 41356305-612.01/267 sayılı İç Kontrol
Genelgesi (2014/1), Defterdarlıklarda işlem süreçlerinin çıkartılmasına yönelik
çalışmaların yürütülmesine esas yöntemi de düzenlemiştir.
Söz konusu Genelge’nin 3 üncü maddesinde;
“ Madde-3) 2014 yılı Nisan ve Mayıs aylarında, SGB ve MAYEM koordinasyonunda
Defterdarlık personeline “Süreç Yönetimi Eğitimi” verilecek ve sonrasında
Defterdarlıklarda yürütülen işlemlerin süreçlerinin çıkartılmasına başlanacaktır.
Bu çalışmalarda aşağıdaki yöntemin uygulanması uygun görülmüştür.
a) Defterdarlıklarda işlem süreçlerin çıkarılmasının koordinasyonunu sağlamak
üzere, Defterdarlık İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu (İYK) üyelerinden bir
yönetici görevlendirilecektir.
b) Defterdarlığa bağlı her alt birimde (daire başkanlıkları/müdürlükler) eğitim alan
personel başkanlığında çalışma grupları oluşturulacak ve bu birimlerin
yöneticileri, dairelerinin/müdürlüklerinin ağırlıklı fonksiyonlarını içeren temel
süreçlerin çıkarılmasından ve bu süreçlerin iç kontrol olgunluk seviyesinde
olmasından sorumlu olacaklardır.
c) İlgili merkez birim görevlileri bu çalışmalara destek verecekler ve merkezde
çıkartılmış benzer işlem süreçlerini ilgili müdürlükleriyle paylaşacaklardır.
d) Çıkartılan işlem süreçlerine ilişkin iş akış şemaları, defterdarlığın internet
sayfalarında yayımlanacaktır.
e) Söz konusu çalışmalar, 2014 yılı Kasım ayı sonuna kadar sonuçlandırılacaktır.”
hükmü yer almaktadır.
Bu amaçla, Defterdarlık personeline verilen “Süreç Yönetimi Eğitimleri” Haziran ayı
sonu itibariyle tamamlanmıştır. Bu konuda, yapılacak çalışmalara yardımcı olmak üzere
aşağıdaki açıklamaların yapılması gerekli görülmüştür.
1) Bu çalışmalarda kullanılacak şablonlar, merkez görevlileri ve diğer bilgiler,
aşağıdaki internet adresinde yer almaktadır.
http://www.maliye.gov.tr/Sayfalar/DeftarliklarislemSurecleri.aspx
(SGB Portal’daki İç Kontrol başlığı altındaki Defterdarlık İşlem Süreçleri sekmesi
de buraya yönlendirmektedir. Şablonlar için gerekli olan, kullanıcı adı ve şifre
bilgileri son gruplarda eğitime katılan personele verilmiştir.)
2) Çalışmalara, Defterdarlıklarda işlem süreçlerin çıkarılmasının koordinasyonunu
sağlamak üzere, Defterdarlık İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu (İYK)
üyelerinden bir yöneticinin, Sn. Defterdar tarafından görevlendirilmesiyle
başlanacaktır.
3) Sonrasında, Defterdarlığa bağlı her alt birimde (daire başkanlıkları/müdürlüklerde)
eğitim alan personel başkanlığında çalışma grupları oluşturulacaktır.
../.
-24) Eğitim alan personel, kendi müdürlüğünde oluşturulacak çalışma grubunu
koordine ederek müdürlüğündeki işlem süreçlerinin çıkarılmasında grubu
yönlendirecek ve süreçlerin çıkartılmasına teknik destek sağlayacaktır. Bu
personel, süreçleri asla tek başına çıkartmayacak süreçle ilgili kişiler de bu
çalışmalara mutlaka katkı vereceklerdir. Gerektiğinde ilgili merkez birimi
görevlileri ile iletişim sağlanacaktır.
5) Bu iş ile görevlendirilen tüm personele, yeterli zaman birim yetkililerince
sağlanacak ve çalışmalar bizzat yakından takip edilecektir.
6) İlgili merkez birim görevlileri bu çalışmalara destek verecekler ve merkezde
çıkartılmış benzer işlem süreçlerini ilgili müdürlükleriyle paylaşacaklardır.
7) Süreçler, eğitimlerde gösterilen tablolarının her süreç için ayrı ayrı
doldurulmasıyla çıkarılacaktır. Sisteme yükleme yapılması veya yazılıma giriş
yapılması söz konusu değildir.
8) Taslak olarak çıkarılan süreçlerin bir kısmı, onaylanmadan önce ilgili merkez
birimleri ile de paylaşılacak ve ilgili merkez birimleri görevlileri tarafından
müdürlüklerde örnek süreçler (en az bir süreç) seçilerek inceleme ve
değerlendirme yapılacaktır. Bu değerlendirmeler sonrasında, defterdarlıklarda
diğer süreçler de bu örnek sürece göre gözden geçirilerek nihai hale getirilecektir.
9) Nihai hale getirilen süreçlere ilişkin “Süreç Modeli” ile “37_P_Ac” sayfalarını
ilgili müdürler imzalayacaklardır.
10) Defterdarlıklarda çıkartılan tüm süreçlerin söz konusu sayfaları, Defterdarlığın
işlem süreçlerinin koordinasyonu ile görevlendirilmiş İYK Üyesi tarafından
topluca Sn. Defterdarın Onayına sunulacaktır. Onaylanan süreçlerin “Süreç
Modeli” sayfaları defterdarlığın internet sayfasında yayınlanacaktır. Sürece ilişkin
diğer bilgi ve tabloların çıktıları, denetime hazır halde dosyasında saklanacaktır.
11) Bu çalışmalar, 2014 yılı Kasım ayı sonuna kadar sonuçlandırılacaktır.
Bu kapsamda;
a) Defterdarlığın işlem süreçlerinin koordinasyonu ile görevlendirilmiş İYK
üyesinin isminin,
b) Müdürlükler bazında işlem süreçlerinin çıkarılması için oluşturulan çalışma
grubu üyelerinin isimleri ile iletişim bilgilerinin,
c) Çıkarılacak süreç listelerinin,
21 Temmuz 2014 Pazartesi günü mesai bitimine kadar [email protected]
adresine gönderilmesi gerekmektedir.
Duyurulur.
STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI
Download

Defterdarlık İşlem Süreçleri Çalışması Hakkında