Recepcijsko poslovanje
Uvodna reč
ProSoft Sistem
Uputstvo za recepcijsko poslovanje je napravljeno
u cilju bližeg upoznavanja zaposlenih sa recepcijskom
aplikacijom, i predstavlja dopunu obuci, koju su svi
zaposleni prošli. Osim što će umnogome olakšati rad,
tj. razjasniti eventualne nedoumice, uputstvo može
poslužiti kao podsetnik u bilo kom trenutku.
Sa nadom da neće biti većih problema, i da će
uputstvo poslužiti svrsi, želimo Vam srećan rad i
uspešno poslovanje.
ProSoft Sistem
RECEPCIJSKO POSLOVANJE
©2008 ProSoft Sistem
- dopunjeno izdanje -
Sva prava zadržana. Nije dozvoljeno neovlašćeno korišćenje ili reprodukovanje bilo kog dela ovog dokumenta u
bilo kom obliku ili nameni, bez pismenog odobrenja autora.
Proizvodi drugih proizvodjača, koji su eventualni spomenuti u uputstvu, mogu prestavljati zastićena
imena/proizvode, i pripadaju njihovim vlasnicima. Autor uputstva ne polaže nikakva prava na zaštićene proizvode
drugih proizvođača.
Iako je uputstvo pravljeno vrlo pažljivo, autor se ne može smatrati odgovornim za sve eventualne greške, ili štetu
nastalu korišćenjem ovog uputstva. Takođe, autor se ne može smatrati odgovornim za eventulani komercijalni
gubitak/štetu nastalu direktnim ili indirektim korišćenjem ovog uputstva.
U Beogradu 2010.
Izdavač/Autor:
ProSoft Sistem d.o.o.
Beograd, Srbija
Tehnički urednici:
Nebojša Čemerikić
Predrag Knežević
Dizajn:
Nebojša Čemerikić
Koordinatori:
Branko Radosavljević
Predrag Perović
v 01.04.08
Specijalna zahvalnica:
Hvala svima koji su doprineli i učestvovali u razvoju i
unapređivanju recepcijske aplikacije, a samim tim i u izradi
ovog uputstva.
Takođe, zahvaljujemo se i onima koji su (ili koji će) nam
ukazali poverenje, te koriste aplikaciju i samim tim nam
pomažu u razvoju iste.
Sadržaj
1
SADRŽAJ
8
Poglavlje I Uvod
1
Osnovni prozor
................................................................................................................................... 9
Linija sa alatkama
..........................................................................................................................................................
9
14
Poglavlje II Recepcija
1
Promena hotelskog dana (Automatsko
...................................................................................................................................
zaduženje)
14
2
Promena hotelskog dana (Ručno)
................................................................................................................................... 15
3
Izdavanje računa za goste u prolazu
...................................................................................................................................
/ Ostale usluge
16
4
Pregled blagajne
................................................................................................................................... 17
5
Pregled izdatih računa
................................................................................................................................... 18
6
Specifikacija izdatih računa
................................................................................................................................... 18
7
Pregled sobnih računa (Stanje/Balans)
................................................................................................................................... 19
8
Rekapitulacija blagajne po dokumentima
................................................................................................................................... 20
9
Rekapitulacija blagajne po uslugama
................................................................................................................................... 21
10
Rekapitulacija blagajne (zaduženja
...................................................................................................................................
i uplate)
21
11
Rekapitulacija blagajne (uplate)................................................................................................................................... 21
12
Rekapitulacija blagajne po uplatama
...................................................................................................................................
i načinu plaćanja
22
13
Rekapitulacija poreza
14
Preuzimanje externih zaduženja
................................................................................................................................... 22
15
Specifikacija externih zaduženja
................................................................................................................................... 23
16
Štampa specifikacije računa za...................................................................................................................................
turističku grupu
24
................................................................................................................................... 22
26
Poglavlje III Radni prostor
1
Recepcija
................................................................................................................................... 26
Prijem gosta ..........................................................................................................................................................
Podaci o gostima
.........................................................................................................................................................
Korekcija matičnih
.........................................................................................................................................
podataka
Preuzimanje podataka
...................................................................................................................................
iz arhive gostiju
Ažuriraj registar gostiju
...................................................................................................................................
Info registar
...................................................................................................................................
Popust
.........................................................................................................................................................
Doplate .........................................................................................................................................................
Routing .........................................................................................................................................................
Garancija plaćanja
.........................................................................................................................................................
Parking .........................................................................................................................................................
Štampa reg..........................................................................................................................................................
lista
Štampa podataka
.........................................................................................................................................................
Sinhronizacija
.........................................................................................................................................................
cele grupe
Izvrši prijem
.........................................................................................................................................................
Korekcija prijema
..........................................................................................................................................................
Prijem grupe ..........................................................................................................................................................
Odjava grupe ..........................................................................................................................................................
Blagajna zaduženje
..........................................................................................................................................................
Blagajna uplata
..........................................................................................................................................................
27
28
29
31
31
32
33
35
36
38
39
39
39
40
41
42
42
43
44
45
2
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Zad.više gostiju
..........................................................................................................................................................
Sobni račun ..........................................................................................................................................................
Pregled dokumenta
.........................................................................................................................................................
Štampa kartice
.........................................................................................................................................................
Info rezervacija
.........................................................................................................................................................
Beleška .........................................................................................................................................................
Telefon .........................................................................................................................................................
Internet .........................................................................................................................................................
Kreiraj predračun
.........................................................................................................................................................
Avansno zaduženje
.........................................................................................................................................................
Storno dokumenta
.........................................................................................................................................................
Plaćanje .........................................................................................................................................................
Odobrenje popusta.........................................................................................................................................
Opcije
.........................................................................................................................................
Naslov računa
.........................................................................................................................................
Sve u jedan račun .........................................................................................................................................
Automatska raspodela
.........................................................................................................................................
Tekst dokumenta .........................................................................................................................................
Način plaćanja .........................................................................................................................................
Odjava gosta
.........................................................................................................................................................
Status sobe ..........................................................................................................................................................
Legenda
..........................................................................................................................................................
Filter
..........................................................................................................................................................
2
Rezervacije
45
46
47
48
48
49
50
51
51
53
54
55
56
59
59
60
61
62
63
65
66
66
67
................................................................................................................................... 68
Nova rezervacija
..........................................................................................................................................................
Kreiraj Predračun
.........................................................................................................................................................
Legenda
..........................................................................................................................................................
Pregled kapaciteta
..........................................................................................................................................................
(jedan tip)
Pregled kapaciteta
..........................................................................................................................................................
(svi tipovi)
68
70
70
71
71
3
Knjiga gostiju
................................................................................................................................... 72
4
Rezervacija ostalih prostorija ................................................................................................................................... 73
Nova rezervacija
..........................................................................................................................................................
74
78
Poglavlje IV Rezervacije
1
Ažuriranje rezervacija
................................................................................................................................... 78
2
Sinhronizacija resursa sa bazom
...................................................................................................................................
na internetu
79
3
Pregled statusa soba po kategorijama
...................................................................................................................................
za jedan dan
79
4
Grafički pregled kapaciteta po sobama
................................................................................................................................... 81
5
Grafički pregled kapaciteta / Zbirno
................................................................................................................................... 81
6
Pregled kapaciteta po tipovima ...................................................................................................................................
soba
82
7
Pregled rezervacija po datumu...................................................................................................................................
unosa rezervacije
83
8
Pregled rezervacija po datumu ...................................................................................................................................
prijema gosta
84
9
Pregled planiranih prijema (buking
...................................................................................................................................
lista)
84
10
Pregled planiranih prijema za period
................................................................................................................................... 85
11
Rezervacije ostalih prostorija ................................................................................................................................... 85
12
Specifikacija rezervacija po datumima
................................................................................................................................... 85
13
Specifikacija rezervacija po objektima
................................................................................................................................... 86
Promena statusa
..........................................................................................................................................................
Poglavlje V Fakturisanje
1
79
88
Pregled stanja (Računi-Firme) ................................................................................................................................... 88
Sadržaj
Zbirna kartica..........................................................................................................................................................
3
89
2
Štampanje stanja - Firme
................................................................................................................................... 89
3
Otvaranje sobnih računa za firme
................................................................................................................................... 90
4
Unos i obrada predračuna
5
Naknadna štampa predračuna ................................................................................................................................... 92
................................................................................................................................... 91
94
Poglavlje VI Izveštaji
1
Finansijski izveštaji
................................................................................................................................... 94
Realizacija po ..........................................................................................................................................................
uslugama, cenovnicima itd
Realizacija po ..........................................................................................................................................................
turističkim operaterima
Pregled odobrenih
..........................................................................................................................................................
popusta
Pregled izvršenih
..........................................................................................................................................................
usluga (detaljno)
Uporedni pregled
..........................................................................................................................................................
(noćenja, BTO)
Realizacija/Telefon
..........................................................................................................................................................
Rekapitulacija ..........................................................................................................................................................
sobnih računa
Plan prihoda ..........................................................................................................................................................
2
Statistički izveštaji
................................................................................................................................... 100
Statusi soba po
..........................................................................................................................................................
danima
Statusi soba po
..........................................................................................................................................................
tipu sobe
Statistika po ..........................................................................................................................................................
uslugama, grupama usluga, cenovnicima, pozicijama prijema
3
Izveštaji iz knjige gostiju
Izveštaji za domaćinstvo
Pregled
Pregled
Pregled
Pregled
Pregled
Izveštaj
100
101
101
................................................................................................................................... 101
Knjiga stranih
..........................................................................................................................................................
gostiju
Knjiga domaćih
..........................................................................................................................................................
gostiju
Pregled boravaka
..........................................................................................................................................................
po državljanstvu
Pregled boravaka
..........................................................................................................................................................
po državljanstvu (Statistika)
Pregled gostiju
..........................................................................................................................................................
za osiguranje
Pregled boravaka
..........................................................................................................................................................
za datum
Obrazac TU-11a
..........................................................................................................................................................
4
95
96
97
97
98
98
99
99
102
102
103
103
104
104
104
................................................................................................................................... 105
zauzetih
..........................................................................................................................................................
soba
slobodnih
..........................................................................................................................................................
soba
zauzetih
..........................................................................................................................................................
i nečistih soba
svih ..........................................................................................................................................................
soba po kategorijama
statusa
..........................................................................................................................................................
soba po kategorijama
za domaćinstvo
..........................................................................................................................................................
105
105
105
106
107
108
5
Pregled pojedinačne usluge po...................................................................................................................................
sobama i gostima
111
6
Pregled prijavljenih usluga po...................................................................................................................................
sobama i gostima
111
7
Pregled prijavljenih gostiju (specifikacija)
................................................................................................................................... 112
8
Pregled gostiju predviđenih za...................................................................................................................................
odjavu
112
9
Kontrolni izveštaj (pre promene
...................................................................................................................................
hotelskog dana)
112
10
Lista rođendana
................................................................................................................................... 113
11
Kartica sobe/Telefon
................................................................................................................................... 113
12
Dnevni žurnal / Zbirno
................................................................................................................................... 114
13
Dnevni žurnal / Analitički
................................................................................................................................... 114
118
Poglavlje VII Knjiga gostiju
1
Radni prostor / Knjiga gostiju................................................................................................................................... 118
2
Radni prostor / Recepcija
................................................................................................................................... 119
3
Nomenklature
................................................................................................................................... 119
Nomenklatura..........................................................................................................................................................
država i državljanstava
120
4
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Nomenklatura..........................................................................................................................................................
putnih isprava i viza
Nomenklatura..........................................................................................................................................................
razloga boravka
Nomenklatura..........................................................................................................................................................
država (statistika)
4
Transfer podataka
................................................................................................................................... 123
Obračun broja
..........................................................................................................................................................
strana za knjigu stranaca
Prenos podataka/
..........................................................................................................................................................
Prijave stranih državljana
Poništavanje ..........................................................................................................................................................
obračuna strana
Pregled podataka
..........................................................................................................................................................
na disketi
5
Registar gostiju
121
122
123
123
126
126
127
................................................................................................................................... 127
Filter
..........................................................................................................................................................
Pregled boravaka
..........................................................................................................................................................
Unos/Ažuriranje
..........................................................................................................................................................
podataka
Preuzimanje gosta
..........................................................................................................................................................
iz liste boravaka
Automatsko formiranje
..........................................................................................................................................................
registra gostiju
128
132
133
133
134
6
Šifarnik statusa gostiju
................................................................................................................................... 135
7
Automatsko slanje e-maila
................................................................................................................................... 136
8
Izveštaji iz registra gostiju
................................................................................................................................... 137
Detaljan pregled
..........................................................................................................................................................
podataka o gostima
Tabelarni pregled
..........................................................................................................................................................
boravaka grupisamo po gostima
Tabelarni pregled
..........................................................................................................................................................
boravaka zbirno po gostima
Spisak gostiju..........................................................................................................................................................
izdvojenih filterom
137
138
138
139
142
Poglavlje VIII Matični podaci
1
Unos objekata
................................................................................................................................... 143
2
Tipovi soba
................................................................................................................................... 145
3
Unos soba
................................................................................................................................... 146
4
Unos ostalih prostorija
................................................................................................................................... 147
5
Unos parking mesta
................................................................................................................................... 148
6
Unos karakteristika soba
................................................................................................................................... 149
7
Unos karakteristika po sobama
................................................................................................................................... 150
8
Unos hotelskih usluga
................................................................................................................................... 151
9
Unos grupnih usluga
................................................................................................................................... 152
10
Unos grupa cenovnika
................................................................................................................................... 153
11
Unos standardnog cenovnika ................................................................................................................................... 153
Nov cenovnik..........................................................................................................................................................
Ažuriranje cena
..........................................................................................................................................................
Ažuriranje cena
..........................................................................................................................................................
u procentima (%)
Štampanje cenovnika
..........................................................................................................................................................
155
156
156
157
12
Unos posebnog cenovnika
................................................................................................................................... 158
13
Unos cenovnika parking mesta
................................................................................................................................... 160
14
Unos cenovnika internet zakupa
................................................................................................................................... 160
15
Unos cenovnika doplata
................................................................................................................................... 161
16
Unos šifarnika popusta
................................................................................................................................... 162
17
Unos komitenata
................................................................................................................................... 162
18
Unos šifarnika valuta
................................................................................................................................... 163
19
Unos sredstava plaćanja
................................................................................................................................... 164
20
Unos dnevnih promena kursa ................................................................................................................................... 164
21
Unos poreskih grupa / Tarifa ................................................................................................................................... 165
Sadržaj
5
22
Unos izjava
................................................................................................................................... 165
23
Unos pozicija prijema
................................................................................................................................... 166
170
Poglavlje IX Fiskalne operacije
1
Parametri fiskalnog uređaja ................................................................................................................................... 170
2
Programiranje opcija štampe ................................................................................................................................... 170
3
Poreske grupe
4
Korekcija vremena (Letnje/Zimsko)
................................................................................................................................... 171
5
Šifarnik artikala / Sinhronizacija
................................................................................................................................... 172
6
Specifikacija dnevnih izveštaja
................................................................................................................................... 172
7
X / Z Izveštaj
................................................................................................................................... 173
8
Službena uplata/isplata
................................................................................................................................... 173
9
Periodični izveštaj
................................................................................................................................... 174
Status fiskalnog aparata
................................................................................................................................... 174
10
................................................................................................................................... 171
Poglavlje X Razno
Poglavlje XI Prilog I - Prečice tastature
Index
176
180
182
Poglavlje
1
8
1
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Uvod
Program je namenjen praćenju rada hotelske recepcije. Korisnici koji nameravaju da koriste ovaj
program trebali bi da poznaju rad u Windows okruženju.
Nakon startovanja aplikacije dobijamo formu za prijavu korisnika. Za podrazumevano ime
korisnika aplikacije, koristi se ime korisnika koji je prijavljen u Windows sistemu.
U prozor (sa gornje slike) ćemo uneti korisničko ime i lozinku (ukoliko postoji), i pritiskom na taster
OK ući u samu aplikaciju.
Nakon uspešno obavljene prijave korisnika dobijamo sledeći izgled ekrana.
Uvod
1.1
9
Osnovni prozor
Goreprikazani osnovni prozor se sastoji iz više delova, koji će biti posebno pojašnjeni; ti delovi su:
1. Osnovni meni (File, Edit, Prozori...) će biti detaljno objašnjen, stavku po stavku, tačnije, njegovi
delovi bitno za funkcionisanje programa i rad recepcije.
Kao što se primećuje, prema tom meniju je i pravljeno uputstvo, tj. njegove celine/poglavlja.
2. Linija sa alatkama
3. Osnovni prozor - Recepcija
1.1.1
Linija sa alatkama
Linija sa alatkama sadrži alatke koju su nam često potrebne u radu, te su "izvučene" u osnovni
prozor, kako bi nam bile lako dostupne, bez ulaska u neki od osnovnih menija.
Taster Štampaj će odštampati ono sto se u tom trenutku nalazi na ekranu, te je vrlo bitno da ga ne
koristimo kada se nalazimo u osnovnom prozoru, jer ćemo kao rezultat dobiti mnogo odštampanih
strana, bez ikakve potrebe. Tasteri Undo, Iseci (Cut), Kopiraj(Copy), Nalepi(Paste), AZ(Sort
ascending/descending), Briši(Delete), odgovaraju uobičajenim Windows prečicama , i redom
služe da poništimo prethodno urađenu komandu (Undo), isečemo i kopiramo deo teksta (Cut),
kopiramo bez brisanja (Copy) ili obrišemo željeni tekst (Briši). Tasterom AZ ili ZA možemo složiti
podatke u tabelama u opadajuci ili rastući niz (po abecednom redu).
Taster Digitron pokreće osnovni Windows kalkulator, koji će nam pomoći pri izvođenju
jednostavnih računskih operacija.
Taster Pošta nas uvodi u deo aplikacije određen za međusobnu komunikaciju korisnika iste.
10
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
U prvom prozoru će biti prikazane poruke koje smo primili, sa mogućnošću izbora da li želimo da
vidimo samo novu poštu, pročitane poruke ili sve zajedno. Takođe, ovaj prozor nam daje
mogućnost da obrišemo selektovane ili sve poruke. Drugi prozor predstavlja formu sa slanje nove
pošte (taster Nova pošta), gde u gornje polje upisujemo tekst poruke, a u donjem polju biramo
kojem ćemo korisniku/korisnicima poslati poruku. Čekiranjem polja Hitno, poruka će se pojaviti na
ekranu primaoca bez obzira na to šta trenutno radi (ili u trenutku prijave, ukoliko nije trenutno
prijavljen na aplikaciju); u suprotnom, primaoc će videti poruku tek kada udje u Poštu.
Tasterom Beleške otvaramo priručnu beležnicu, koja služi da ostavimo podsetnik ili bilo kakvu
drugu poruku sebi ili kolegama. Za razliku od pošte, ovu beležnicu vide svi korisnici aplikacije, i svi
mogu menjati beleške upisane u nju.
Taster Račun nam otvara prozor za izdavanje tzv. prolaznih računa. Objašnje je dato na strani
Izdavanje računa za goste u prolazu.
U polje [Podaci o gostu] upisujemo lice ili firmu na koju želimo da račun glasi.
U polje [Grp.Usl] unosimo grupnu uslugu.To su najčešće Ostale usluge (OS).
Uvod
11
U polje [Usluga] unosimo uslugu koja se naplaćuje. Nakon što popunimo ovo polje naziv usluge će
biti automatski prikazan u polju [Naziv usluge].
U polje [Opis] unosimo slobodan tekst.
U polje [Iznos] unosimo iznos usluge.
U polju [Napomena/Beleska] unosimo slobodan tekst koji se štampa na kraju računa.
Nakon što popunimo polja, račun možemo odštampati klikom na taster OK, ili odustati od izdavanja
računa klikom na taster Odustani.
Taster Blagajna otvara tekuću blagajnu, čija će upotreba biti detaljno objašnjena u meniju
Recepcija/Pregled blagajne.
Taster Sobni računi otvara pregled sobnih računa, čija će upotreba biti detaljno objašnjena u
meniju Recepcija/Pregled sobnih računa (Stanje/Balans).
Tasterom Gosti dobijamo prozor, kao na sledećoj slici:
Ova forma daje abecedni spisak trenutno prijavljenih gostiju. Međutim njena najveća vrednost je u
tome što pomoću nje možete pronaći gosta i odmah dobiti informaciju o tome u kojoj sobi se nalazi.
Naime ako u polju [Unesite ime ili deo imena] unesete deo imena ili prezimena gosta ,a zatim
pritisnete taster Enter sa (tastature) program će odmah suziti listu i vi ćete na njoj lako pronaći
traženog gosta. Duplim klikom na ime gosta, ulazimo u korekciju njegovih podataka.
Tasterom Zatvori izlazimo (zatvaramo) trenutno otvoren prozor, a ukoliko se nalazimo na
osnovnom radnom prozoru (Recepcija, Rezervacije, Knjiga gostiju, Rezervacije ostalih prostorija)
korišćenje ovog tastera će nas izlogovati iz aplikacije i vratiti na prozor za logovanje na sistem.
12
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Važno je napomenuti da se izlaskom iz aplikacije ne gubi ništa od podataka, tj da su svi podaci
sačuvani, bez obzira da li je prekid rada u aplikaciji bio redovan, slučajan nasilan (nestanak struje i
sl.)...
Poglavlje
2
14
2
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Recepcija
Opcija recepcija nalazi se na osnovnom meniju aplikacije i sastoji se od sledećih opcija:
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
2.14
2.15
2.16
2.1
Promena hotelskog dana (Automatsko zaduženje)
Promena hotelskog dana (Ručno)
Izdavanje računa za goste u prolazu (Ostale usluge)
Pregled blagajne
Pregled izdatih računa
Specifikacija izdatih računa
Pregled sobnih računa (Stanje/Balans)
Rekapitulacija blagajne po dokumentima
Rekapitulacija blagajne po uslugama
Rekapitulacija blagajne (Zaduženja i uplate)
Rekapitulacija blagajne (Uplate)
Rekapitulacija blagajne po uplatama i načinu plaćanja
Rekapitulacija poreza
Preuzimanje externih zaduženja
Specifikacija externih zaduženja
Štampa specifikacije računa za turističku grupu
Promena hotelskog dana (Automatsko zaduženje)
Automatsko zaduženje, odnosno Automatska promena hotelskog dana, spada u obavezne radnje
koje moramo uraditi jednom dnevno.
Najčesće, zaključivanje dana se obavlja kasno uveče ili ujutro, čime počinje novi hotelski dan, koji
nije vremenski vezan za realni tekući dan (ne traje od 00-24h, već traje u skladu sa potrebama
određenog hotela).
Korišćenjem ove komande, računar će svim gostima koji borave u hotelu automatski zadužiti
osnovne usluge, na koje je gost prijavljen (noćenje, doručak, BT i osiguranje). Pored zaduženja,
automatski će se promeniti i dan, tj. datum će biti prvi naredni od trenutnog.
Pre nego što upotrebimo taster Obrada, moraćemo da zatvorimo tekuću blagajnu i izvršimo neke
Recepcija
15
kontrolne radnje, kako bi nam aplikacija dozvolila da (pravilno) zatvorimo tekući dan i pređemo u
sledeći.
Korišćenjem Kontrolnog izveštaja , na najlakši način kontrolišemo da li je sve kako bi trebalo biti.
Na gornjoj slici vidimo tri polja koja se mogu "čekirati" i u pravo ta tri polja nam kontoliše
pominjani Kontrolni izveštaj. U idealnom slučaju, ne smemo čekirati niti jedno od tih polja, tj.
pomoću kontrolnog izveštaja ćemo uočiti eventualne nepravilnosti i ispraviti ih pre nego što
zatvorimo hotelski dan. Ukoliko čekiramo bilo koje polje (od tri ponuđena), računar neće vršiti
kontrolu gostiju po tom parametru i dozvoliće nam da uradimo zaduženje/zatvaranje dana, iako
postoji neka nepravilna/nelogična situacija.
Ukoliko je check box (Odobrava se boravak gostima čije su sobe bukirane za današnji dan )
aktiviran - biće dozvoljeno ostaviti gosta u sobi, koja je bila bukirana za drugog gosta u
tekućem danu;
Ukoliko je check box (Automatsko produženje boravka gostima koji nisu predviđeni za
odjavu) aktiviran, sistem će automatski takvim gostima produžiti boravak i zadužiti ih za
prethodnu noć;
Ukoliko je check box (Dozvoli boravak gostima koji nisu predviđeni za noćenje) aktiviran
sistem će automatski takvim gostima dozvoliti da ostanu i neće prekinuti izvršavanje
Automatskog zaduženja.
Najbolja je varijanta kada možemo da zatvorimo tekući dan bez korišćenja ovih polja, tj. ukoliko
nam računar prijavi grešku, moramo je naći i ispraviti, a kontrolni izveštaj će
nam umnogome pomoći da eventualnu grešku/nepravilnost lociramo.
2.2
Promena hotelskog dana (Ručno)
Za razliku od Automatskog zaduženja, ručna promena hotelskog dana će nam dozvoliti da
promenimo hotelski dan, bez ikakve naknadne kontrole, i za broj dana koji mi želimo (ne mora biti
samo jedan dan unapred, kao kod automatske promene). Korišćenje ove funkcije je vrlo
jednostavno: ukucaćemo željeni datum i kliknuti na taster Promeni datum, nakon čega će aplikacija
promeniti datum na željeni, ali i zadužiti sve goste (za osnovnu uslugu) za broj dana koji su
"preskočeni".
Ovu opciju ne treba koristiti, osim u specijalnim slučajevima uz obaveznu konsultaciju sa ProSoft
Sistemom i rukovodstvom hotela.
16
2.3
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Izdavanje računa za goste u prolazu / Ostale usluge
Taster Račun na glavnom prozoru (odgovara ovoj opciji iz menija Recepcija) nam otvara prozor za
izdavanje tzv. prolaznih računa. Ovaj račun se najčešće koristi kada želimo da naplatimo uslugu
korisniku koji nije prijavljen u neku od soba (recimo: uslužni telefon, internet...) pa iskorišćene usluge
ne možemo zadužiti na sobni račun.
Taster Način plaćanja služi za odabir željene vrste plaćanja, kao na narednoj slici.
Recepcija
2.4
17
Pregled blagajne
U polje [Blagajna broj] unosimo broj blagajne koju želimo da vidimo. Program nudi najveći broj.
Taster [Pregled sobnog računa] je identičan onom koji se nalazi na glavnoj strani i koji će biti
posebno pojašnjen.
Taster [Pregled dokumenta] predstavlja gotovinski račun za štampu, što nam daje mogućnost da
izdati račun ponovo odštampamo na više načina, kako bi izabrali onaj najbolji, koji najviše
odgovara našim, ili potrebama komitenata u količini koja nam je potrebna.
Taster [Štampaj blagajnu] služi da se blagajna odštampa.
Izveštaj sadrži sve podatke koji su prikazani na ekranu plus ime korisnika (operatera) koji je otvorio
blagajnu, vreme otvaranja i vreme zatvaranja (ako je zatvorena) blagajne, kao i rekpitulaciju usluga
sa iznosom svake vrste pojedinačne usluge.
Taster [Zatvori blagajnu] služi za zatvaranje blagajne. Naredna blagajna se otvara automatski, pri
prvom sledećem zaduženju ili naplati.
Taster [Ponovi Fisk.Isečak] služi za naknadnu stampu fiskalnog isečka, selektujete račun pa
kliknete na taster Ponovi fiskalni isečak. Ukoliko u polju FS.Blok stoji broj 0 (nula), a imamo i
broj u polju Got.Rc., to nam je signal da je račun naplaćen, ali da fiskalni račun nije odštampan. U
tom slučaju možemo ponoviti štampu fiskalnog isečka.
Ako je račun jednom odštampan na fis.štampaču, više nije moguće ponoviti njegovu štampu.
18
2.5
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Pregled izdatih računa
Ovaj izveštaj predstavlja spisak svih računa koje smo izdali. Možemo izvršiti filtriranje po načinu
plaćanja, ili upotrebom opšteg filtera (Registar gostiju). Ostale komande su već objašnjene u
raznim poglavljima ovog uputstva.
2.6
Specifikacija izdatih računa
Korišćenjem ove opcije dobijamo izveštaj za štampu, prilagođen našim potrebama. Tačnije,
predstavlja skraćenu verziju za štampu, prethodnog izveštaja koju možemo prilagođavati po više
parametara.
Recepcija
2.7
19
Pregled sobnih računa (Stanje/Balans)
Nakon otvaranja forme dobijaju se svi trenutno otvoreni sobni računi .Izborom jedne od opcija u
donjem levom uglu forme (radio dugmad) moguće je promeniti prikaz na Sve račune ili samo
Zatvorene račune.Izborom tastera Reaktivacija sobnog računa moguće je izvršiti ponovno
otvaranje već zatvorenog sobnog računa. Pre toga treba promeniti prikaz u Zatvoreni računi i
izabrati račun koji želimo da otvorimo.
Klikom na dugme Reaktivacija zatvoren račun će nestati iz spiska Zatvoreni računi, promeniće
svoj status u otvoren račun i klikom na radio dugme Otvoreni računi če se pojaviti u tom spisku.
20
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Izborom tastera Pregled sobnog računa moguće je videti sve stavke koje čine jedan sobni račun.
Pre toga je potrebno izabrati sobni račun čije detalje želimo da vidimo.To se radi klikom u bilo koje
polje u redu koji sadrži broj sobnog računa čije detalje želimo da vidimo. Klikom na to dugme će se
otvoriti podforma Pregled sobnog računa, a kroz tu podformu možemo ponovo kompletno da
korigujemo ceo račun ili samo da ga pregledamo. Ako želimo da jedan reaktiviran račun ponovo
zatvorimo treba da kliknemo na dugme Odjavi gosta u podformi Pregled sobnog računa.
2.8
Rekapitulacija blagajne po dokumentima
Rekapitulacija blagajne po dokumentima nam daje pregled svih dokumenata (potvrde, zaduženja,
storna) sa rednim brojevima,datumima,iznosima (zaduženja i uplata) kao i recepcionarom koji je dati
dokument obradio.
Kao što se na priloženoj slici vidi, ovaj izveštaj možemo filtrirati po više osnova (željeni datum, sobe,
blagajne, smena...)
Recepcija
2.9
21
Rekapitulacija blagajne po uslugama
Rekapitulacija blagajne po izvršenim uslugama daje isti prozor za odabir željenog izveštaja kao kod
izveštaja po dokumentima, ali će dobijeni dokument biti drugačiji. Naime, korišćenjem ove forme,
dobijamo izveštaj o grupama usluga (ND, DO, PA, PP...) i pojedinačnim uslugama (noćenje,
doručak, osiguranje, BT, mini-bar...) koje su izvršene. Ovaj izveštaj će sadržati pojedinačan i zbirni
izveštaj o količini i vrednosti zaduženih i naplaćenih usluga, u okviru željenog opsega datuma, soba,
blagajni...
2.10
Rekapitulacija blagajne (zaduženja i uplate)
Po izboru željenog datuma, odnoso opsega blagajni, ovaj izveštaj će dati blagajne po brojevima i
datumima, sa iznosom zaduženja i naplata za svaku od njih.
2.11
Rekapitulacija blagajne (uplate)
Za razliku od prethodnog izveštaja, ovaj će nam dati samo uplate po blagajnama i datumima (za
svaki dan biće prikazane sve blagajne koje su imale naplate), ili zbirno po datumima gde će biti
prikazano samo po datumima.
22
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Pored samih iznosa naplata, ovaj izveštaj nam daje i načine plaćanja po blagajnama (gotovina,
kartice, fakture, čekovi).
2.12
Rekapitulacija blagajne po uplatama i načinu plaćanja
Prozor za odabir parametara nam daje opcije odabira željenog ospega datuma/blagajni.
Izveštaj koji dobijamo će nam dati svaku uslugu (noćenje, mini bar, doručak, vešeraj...) koja je
naplaćena u željenom periodu, sa iskazanom poreskom stopom i načinom plaćanja (gotovina, ček,
kartica, žiralno).
2.13
Rekapitulacija poreza
Kao što samo ime kaže, ova forma nam daje rekapitulaciju poreza u željennom periodu (ili za
željenu blagajnu), po poreskim stopama (0, 8 ili 18%) i pojedinačnim uslugama unutar tih stopa.
2.14
Preuzimanje externih zaduženja
Opcija preuzimanje externih zaduženja se koristi u situacijama kada u parametrima nije postavljeno
automatsko zaduženje gostiju externim obavezama
(računi iz restorana,šanka ...) , pokretanjem te opcije dobićete sledeću podformu:
Recepcija
23
U donjem delu podforme se nalaze dugmad za prikaz [Nezaduženo] i [Sporno] u zavisnosti koje je
dugme kliknuto u podformi će Vam biti prikazani detalji tih zaduženja. U detaljima će Vam biti
prikazani datum, vreme, broj sobe, ime gosta, opis računa, iznos računa, šifra usluge koja je zaduž
ena, operater koji je izvršio zaduženje. Kolona status se koristi da bismo čekirali konkretan račun i
klikom na dugme [Zaduži] zadužili gosta za selektovane (čekirane) račune. Ukoliko neke od računa
gost ne prihvata čekiramo ih u status sporno. Dugme [Poništi sve] i dugme [Ozna či sve] se koriste
kao pomoć kod bržeg zaduženja gostiju. Dugme [Stampa specfikacije] će vam odstampati
specifikaciju prikazanih zaduženja.
2.15
Specifikacija externih zaduženja
Ovaj izveštaj štampa specifikaciju externih zaduženja. Moguće je postaviti uslove za:
period
vrstu externih zaduženja
(nezaduženo, zaduženo, sporno)
24
2.16
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Štampa specifikacije računa za turističku grupu
Ovaj izveštaj štampa specifikaciju gotovinskih računa za selektovanu turističku grupu. Potrebno je
samo selektovati turističku grupu za koju želite specifikaciju računa i kliknuti na taster OK. Dobijamo
spisak svih gostiju iz date grupe sa njihovim zaduženjima.
Poglavlje
3
26
3
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Radni prostor
U ovom meniju menjamo radnu površinu/prostor u kome radimo.
Postoje četiri osnovna radna prostora koja možemo koristiti. Bitno je napomenuti da će korišćenje
tastera Zatvori, na bilo kojem od ovih radnih prostora, dovesti do izlaska iz aplikacije.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.1
Recepcija
Rezervacije
Knjiga gostiju
Rezervacija ostalih prostorija
Recepcija
Pored osnovnog menija i linije sa alatkama, u radnom prozoru Recepcija, na centralnom delu
prozora možemo videti grafički prikaz svih soba (po nivoima i kategorijama). Spisak gostiju koji se
nalaze u sobi dobijamo u donjem desnom uglu, posle klika mišem na željenu sobu (na spisku će se
pojaviti samo gosti koji su prijavljeni kao master MST).
*Za objašnjenje funkcija tastera sa donjeg dela prozora kliknite na željeni taster.
Radni prostor
3.1.1
27
Prijem gosta
Podforma za prijem gosta je podeljena na tri osnovna dela .
U delu (Podaci o prijemu) se unose sledeci podaci:
[Soba] - broj sobe u koju primamo gosta dugme [...] je pomoćno dugme koje će vam omogu
ćiti da brzo proverite slobodne sobe za period koji koji tražite;;
[Usluga] - unosi se vrsta grupne usluge na koju primate gosta (najčešće ND-noćenje sa
doručkom)
[Cena] - unosi se redovan ili poseban cenovnik koji će važiti za prijem tog gosta. Ukoliko
polje ostane prazno, za taj prijem će važiti promenljivi/redovan cenovnik iz kalendara;
[Opcija] - mogućnost odabira jedne od tri moguće opcije;
* Cena za prvu osobu - Ukoliko se u dvokrevetnoj sobi nalaze dve osobe, od kojih jedna
plaća single use cenu (ne jedan ležaj/50%)
* Cena za drugu osobu - Ukoliko u dvokrevetnoj sobi boravi jedna osoba, a želimo da joj
naplatimo 50% cene/jedan ležaj, a ne single use cenu.
* Doplata za drugu osobu - Razlika u ceni između single use i cene pune sobe.
[Tip sobe] - unosi se tip sobe koji se plaća, ukoliko gost ne plaća redovnu cenu sobe u kojoj
boravi, već plaća po ceni neke druge sobe;
[Koristi restoranske usluge] - unosi se dozvola za prenos računa iz restorana na račun
sobe;
[Period boravka od] - unosi se datum prijema gosta;
[Period boravka do] - unosi se datum odlaska gosta;
[Broj dana] - računar će automatski dati broj dana ako ste uneli datum prijema i odlaska
gosta. Ukoliko preskočite datum odlaska, a unesete broj dana, dobićete automatski datum
odlaska gosta;
[Broj osoba] - broj osoba se unosi automatski po prijemu gostiju u formatu x+y, gde je x
broj obraslih, a y broj dece u sobi;
28
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
-
-
U obzir treba uzeti da se deci ne zadužuje nijedna usluga, već sve moramo zadužiti naknadno
(po potrebi);
[Gost ne plaća sledeće usluge] - upisuju se pojedinačne usluge koje gost neće plaćati
(recimo: Boravišna taksa);
[Pozicija prijema] - Pozicija prijema se određuje po definisanim stavkama (predefinisane u
softveru ili po izboru menadžmenta hotela), te se gosti mogu podeliti na individualne, grupne
dolaske, firme... ;
[Firma / turistička agencija] - upisuje se naziv firme (koja je uneta kroz formu Unos
komitenata ) koja će platiti iili koja je rezervisala smeštaj za gosta;
[Turistička grupa] - upisuje se naziv turističke grupe, ako je gost došao kao član neke
turističke grupe, ili bilo kakve druge grupe, kako bi se gosti "povezali" .
U delu (Podaci o rezervaciji) se nalaze podaci unešeni u trenutku pravljenja rezervacije (ukoliko je
ima), i tu možemo videti koji je tip sobe određen, do kada važi rezervacija (posle tog roka se
automatski otkazuje) i napomenu koja je ubačena pri izradi rezervacije.
U delu (Podaci o gostu) možemo videti osnovne matične podatke o gostu, kao i belešku koja je
vezana za matične podatke i uvek će se pojavljivati kada primimo istog gosta.
*Objašnjenje ostalih tastera iz menija Podaci o gostu (Dodaj, Odjavi...) kao i tastera iz
donjeg dela polja za prijem gosta (Popust, Doplate...) možete videti klikom na iste.
3.1.1.1
Podaci o gostima
Taster Dodaj se koristi kada želimo da dodamo u sobu/knjigu gostiju i pratioca gosta, klikom na to
dugme sistem će vas obavestiti da hoćete da dodate gosta i pitati Vas da li je taj gost već boravio u
hotelu, ako klikom na [Da] to potvrdite otvoriće Vam spisak svih gostiju koji su do tog momenta
boravili u hotelu i ponuditi da ukucavanjem dela njegovog imena pronadjete gosta u datom spisku.
Njegovim pronalaskom i selektovanjem, duplim klikom ga automatski prebacujete u spisak. Sve
matične podatke možete ispraviti i sistem će ih takve evidentirati u knjigu gostiju.
Pored imena novododatog gosta će stajati oznaka [OST] , ta oznaka kazuje da je taj gost pratilac,
a ne nosilac računa [MST].
Sva zaduženja za datu sobu idu na sobni račun Master-a, dok OST neće imati nikakvo zaduženje.
Ukoliko želimo da odjavimo gosta iz sobe, to činimo pomoću tastera Odjavi. Gost će ostati na
spisku, ali će imati datum odjave i samim tim mu ništa više neće biti zaduživano do odjave Master-a
iz sobe.
Taster Obriši služi da obrišemo nekog od gostiju koje smo uneli u sobu. Ne možemo obrisati
nosioca računa (MST).
Radni prostor
29
Taster Master se koristi kada želimo da promenimo nosioca računa. Selektujemo gosta sa oznakom
[OST] i kliknemo na dugme Master u tom momentu sistem će dodeliti oznaku [MST] selektovanom
gostu, a predhodnom masteru dodeliti oznaku [OST].
Korišćenjem ovog tastera ulazimo u polje za unos matičnih podataka gosta.
3.1.1.1.1
Korekcija matičnih podataka
Korekcija matičnih podataka služi za unos osnovnih podataka o gostu i eventualnu kasniju korekciju
istih.
Matični podaci se unose iz ličnog dokumenta/putne isprave u predviđena polja, od kojih ćemo
pojasniti najbitnija ili ona koja bi mogla biti nejasna.
Domaći/strani gost - funkcija ovog polja je jasna, sa napomenom da je moguće odabrati i domaći/
strani dete, što je bitno kod uzimanja zaduženja za sobu, kao i za broj ležajeva/osoba u sobi. Kada
30
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
osobu prijavimo kao dete, pored toga da neće zauzimati ležaj u sobi, neće imati zaduženje, pa ćemo
svako eventualno zaduženje (osiguranje, pola boravišne takse, procenat smeštaja) morati sami da
zadužimo preko blagajne ili doplata.
U poljima Državljanstvo i Država rođenja ne moraju biti navedene iste države, jer mesto rođenja
ne odgovara uvek državi izdavanja pasoša (državljanstvu).
Kada popunimo podatke o državljanstvu, prelazimo na centralni deo prozora, gde levu stranu (osim
datuma i vremena prijave/odjave) popunjavamo za strane goste, dok desnu stranu (od Mesta
boravka do Ime roditelja) popunjavamo za domaće goste.
Vrsta i broj putne isprave odgovaraju putnoj ispravi koju nam je gost dao. Za strane goste to može
biti pasoš (lični, diplomatski/sliužbeni), turistička propusnica ili lična karta (za goste iz Republike C.
Gore ili BiH). Novo polje je Datum izdavanja, koje je propisano novm knjigom gostiju.
Polja Vrsta vize, Broj vize i Mesto izdavanja popunjavamo samo ako gost ima vizu u pasošu.
Razlog boravka unosimo ukoliko nam je poznat. Ova stavka nije bitna kod prijavljivanja stranih
gostiju MUPu.
Mesto ulaska odgovara mestu ulaska u Republiku Srbiju, a isto možemo pročitati na pečatu koji se
nalazi u pasošu. Za ostala dokumenta, na kojima nemam pečat, poput LK, pitaćemo gosta na kom
je graničnom prelazu ušao u Srbiju. Datum ulaska se određuje na isti način kao i Mesto ulaska.
Datum isticanja važenja boravka se određuje po uputstvima datim od strane Odelenja za strance
MUPa, u zavisnosti od države do države, osim u slučaju posedovanja vize, gde se datum isticanja
boravka poklapa sa datumom isticanja roka važenja vize.
Sa desne strane se nalaze polja za unos podataka domaćih gostiju, osim polja Za statistiku, koje se
popunjaava za sve goste.
U polje Za statistiku unećemo Vrstu aranžmana (samostalno ili preko posrednika) i Državu (koja
odgovara državljanstvu). Ukoliko se tražena država ne nalazi na spisku koji postoji (sačinjenom od
strane Zavoda za statistiku), ubacićemo je kao Ostale evropske/vanevropske zemlje, pa ćemo u
polju Ostale zemlje ručno uneti naziv države izdavaoca pasoša. U slučaju da je traažena država na
postojećem spisku, polje Ostale zemlje ćemo ostaviti prazno.
Ostala polja su jasna, potrebno je samo prepisati podatke iz lične karte ili pasoša.
Polje Status gosta je vezano za registar gostiju, i podatak u istom zavisi isključivo od nas, odnosno
odluka menadžmenta o ˝kategorisanju˝ gostiju.
Datum i vreme prijema/odjave gosta se ne unose ručno, već će biti automatski popunjeni pri
prijemu/odjavi gosta.
U polju Napomena, unosimo napomenu koja je vezana za matične podatke, što znači da će se pri
svakom sledećem prijemu istog gosta (i preuzimanju njegovih matičnih podataka) pojavljivati i
napomena o tom gostu (napomena je proizvoljna).
Korekcija elemenata za knjigu stranaca nam daje obaveštenje da li smo popunili sve potrebne
elemente prijave stranih gostiju.
Klikom na neki od tastera sa slike otvoriće se prozor sa pojašnjenjem njihove funkcije.
Radni prostor
31
3.1.1.1.1.1 Preuzimanje podataka iz arhive gostiju
Korišćenjem ovog tastera, otvoriće nam se prozor sa spiskom svih gostiju koji nam se nalaze u
registru gostiju.
Koristi se kada primamo gosta koji nam je već boravio u hotelu.
U polju za pretragu ćemo uneti deo imena/prezimena i tako pronaći željenog gosta.
Po preuzimanju podataka iz arhive, ostaje nam samo da proverimo da li imamo sve potrebne
podatke, i da li se oni slažu sa putnom ispravom gosta (možda je gost u međuvremenu promenio LK
ili pasoš, a samim tim i broj putne isprave; drugi granični prelaz i vreme prelaska istog...)
3.1.1.1.1.2 Ažuriraj registar gostiju
Ažuriranje registra gostiju se može izvršiti na dva načina, i to:
- Automatski, iz samog registra
- Ažuriranjem pri samom prijemu gosta, i ovaj slučaj je ovde prikazan
Kada popunimo osnovne podatke o gostu, potrebno je da te podatke ˝prosledimo˝ registru, putem
goreprikazane forme.
Postoje četiri ˝checkbox-a˝ koji predstavljaju parametre po kojima će se podaci uparivati u registar,
tj po kojima će aplikacija pokušati da pronađe da li je taj gost već boravio kod nas u hotelu,
odnosno da li već postoji u registru. Preporuka je da koristimo Ime i prezime i JMBG za domaće
goste, kao Ime i prezime i Datum rođenja za strane goste.
Ukoliko računar pronađe gosta po zadatim kriterijumima, izvršećemo povezivanje prijave sa
registrom, tako sto ćemo odabrati gosta sa liste Moguće veze sa gostima iz registra, a zatim
kliknuti na taster Poveži prijavu sa odabranim gostom.
Ako gosta nema u registru, ubacićemo ga pomoću tastera Dodaj novog gosta u registar.
32
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Kada je registar ažuriran, podaci u Korekcija matičnih podataka gosta biće prikazani belim slovima
(a ne žutim, kakva su u početku, što signalizira da dati podatak nije poznat registru).
3.1.1.1.1.3 Info registar
Korišćenjem Info registra dobijamo karticu gosta sa podacima koji su uneti u registar.
Radni prostor
3.1.1.2
33
Popust
Dugme Popust se koristi u situaciji kada želimo gostu da damo popust u momentu prijema. Popust
se može dati na sve usluge koje može da koristi gost ili na deo tih usluga. Klikom na dugme pojaviće
se podforma Odobrenje popusta, na njoj će biti prikazane sve usluge na koje možete dati popust.
Usluge na kojima želimo popust ćemo selektovati klikom miša na red usluga u prozoru usluga.
Selektovane usluge će pocrveneti što znači da su selektovane. Pošto smo selektovali usluge za
popust treba da pritisnemo dugme Unesi, čime ćete preneti te usluge u donji deo prozora gde ćete
im dodeliti konkretan procenat popusta. U tom delu prozora imate kolone Status, Usluga, Naziv
usluge i % Popust.
Status
U ovoj koloni će biti prikazan status te usluge, t.j. da li je taj popust aktivan ili nije (Radi/Stop),
kolona status ima te dve opcije. Status (Radi) dobija automatski postavljanjem popusta na tu sulugu
što znači da će korišćenje te usluge biti automatski umanjeno za iznos popusta za sve vreme boravka
gosta u hotelu. Status (Stop) se postavlja ručno pojedinačno tako što kliknemo na konkretnu uslugu
u kolonu status i iz padajuće liste odaberemo status (Stop), taj status se koristi u situacijama kada
gost nema pravo na popust za odredjene situacije na pr.: gost je pozvao prijatelje na ručak , ručak
je kategorija usluga na koju ima popust ali nema pravo na popust u tim situacijama, mi treba da
uđemo u korekciju prijema gosta, kliknemo na dugme popust, kliknemo na uslugu u koloni status
promenimo status na Stop zatvorimo sve podforme zadužimo gosta za iznos ručka koji neće biti
umanjen za procenat popusta, po zavrsetku zaduženja moramo vratiti status usluge na Radi da bi
ubuduće popust bio aktivan. To ćemo uraditi na isti način.
Šifra usluge i Naziv usluge
Kao što i samo ime kaže, te kolone prikazuju sifru i naziv usluge;
% Popust
U koloni za popust unosimo procenat za koji želimo da damo popust kod zaduženja te usluge,
34
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
vrednost te usluge će se automatski umanjiti na zaduženju;
Usl.Knj.
Odabir usluge na koju se popust knjiži je opcija za varijante kada se popust obračunava na jednu, a
oduzima od druge usluge;
Šif.Popusta
Ukoliko imamo predefinisane popuste, ovde ćemo odabrati željeni;
Na podformi Odobrenje popusta se nalaze i sledeća pomoćna dugmad:
Selektuj sve
Taster koje se koristi kao pomoć kada želimo da damo popust na sve usluge, klikom na to dugme
biće selektovane sve usluge u prozoru Usluge,
Samo osnovna usluga
Klikom na to dugme će biti selektovane osnovne usluge t.j. usluge koje se sadrže u grupnoj usluzi na
koju je prijavljen gost / treba voditi računa da se na boravišnu taksu i osiguranje nikad ne daje
popust.
Poništi sve
Taster poništava sva selektovanja usluga u prozoru Usluga,
Unesi
Taster Unesi se koristi da bi preneli selektovane usluge u naredni prozor za dodelu popusta, jedini
način da prenesete selektovanu uslugu iz prozora Usluge u prozor za dodelu popusta je da kliknete
na taster Unesi.
Zaustavi
Taster zaustavi se koristi u situaciji kada želimo da promenimo status svim uslugama na popustu,
klikom na to dugme sve usluge će dobiti status Stop,
Pokreni
Taster pokreni se koristi kada zelimo da zaustavljen popust kod usluga ponovo pokrenemo, klikom
na to dugme sve usluge sa statusom Stop će biti pokrenute i dobiti status Radi
Ako želimo da potpuno izbrišemo neki popust dovoljno je da selektujemo red iz prozora
unosa popisa i pritisnemo tipku delete ili ikonicu korpu za otpatke iz osnovnog menija posle toga će
taj red nestati biti obrisan iz popusta ali će sva zaduženja umanjena za popust koja su do tog
momenta urađena ostati tamo gde su i bila.
Ukoliko imamo predefinisane popuste, možemo ih odabrati iz padajućeg menija Popust.
Pošto smo dodelili popuste zatvaramo tu podformu na Close [x].
Radni prostor
3.1.1.3
35
Doplate
Klikom na taster Doplate dobijamo prozor u kome će, sa leve strane, biti prikazan spisak svih
doplata koje smo napravili pomoću Unosa cenovnika doplata.
Jednostavnim odabirom željene doplate i pritiskom na taster Prenesi u račun gosta, doplata će biti
dodata na sobni račun.
Ovu opciju najčešće koristimo kada gostima želimo da naplatimo neku uslugu u nestandardnom
iznosu.
Kao što smo već rekli, ako gosta prijavimo kao dete, on neće imati nikakvo zaduženje, pa se prave
doplate u slučaju da dete, u zavisnosti od godina, plaća neki deo smeštaja (recimo 30 ili 50 % od
redovne cene) ili 50% BT, a osiguranje se svakako mora naplatiti. Takođe, postoje i razne druge
doplate (ukoliko nismo napravili poseban cenovnik), kao npr. doplata za novogodišnjiu noć i sl
36
3.1.1.4
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Routing
Taster Routing se koristi u situaciji kada želimo da usluge za koje zadužujemo gosta automatski
preusmeravmo-rutiramo na drugog gosta ili na neku firmu.
Preusmerenje se može dati na sve usluge koje može da koristi gost ili na deo tih usluga.
Klikom na taster Routing pojaviće se podforma Preusmeravanje obaveza gosta, koja će biti
podeljena na tri dela . Prvi deo je prozor na kome će biti prikazane sve usluge koje se mogu rutiratipreusmeravati, u drugom prozoru su dva takozvana jezička sa pregledom svih gostiju u hotelu i
jezičak sa pregledom svih firmi i treći prozor(dole) u kome će biti prikazane sve usluge sa svojim
statusom i lokacijim na koga su preusmerene.
Usluge kojie želimo da preusmerimo će mo selektovati klikom miša na red usluga u prozoru
usluga. Selektovane usluge će pocrveneti što znači da su selektovane. Pošto smo selektovali usluge
za preusmerenje prelazimo na drugi prozor iste podforme i određujemo na koga će ići to
preusmerenje. Možemo izabrati pojedinog gosta sa spiska Gosti ili neku od firmi sa spiska Firme,
ovde treba naglasiti da možete konbinovati preusmerenja kako Vama odgovara , t.j. možete ako
želite svaku uslugu preusmeriti na dugog gosta ili komintenta. Ako ste uslugu preusmerili na nekog
gosta iz neke druge ili iste sobe preusmerenje će važiti sve dok je taj gost u sobi, odjavom gosta na
koga je išlo preusmerenje Vi ste automatski prekinuli tu vezu i u buduće će sva zaduženja gosta
ostajati na njegov račun-sobu. Ako je preusmerenje bilo na firmu zatvaranjem računa te firma veze
se neće prekinuti nego će sistem automatski otvoriti novi račun na koji će nositi preusmerena
zaduženja. Pošto smo selektovali usluge koje želimo da preusmerimo i kada smo selektovali gosta/
firmu na koju želimo preusmerenje, treba da pritisnemo taster Izvrši preusmerenje čime će usluge
biti prenete u donji prozor iste podforme . U tom prozoru će biti prikazane sve usluge sa svojim
statusom i mestom preusmerenja.
U tom delu prozora imate kolone Status, Usluga, Naziv usluge i Preusmerenje,
Status
U ovoj koloni će biti prikazan status te usluge, tj. da li je taj Routing aktivan ili nije (Radi/Stop).
Radni prostor
37
Status (Radi) dobija automatski postavljanjem rutiranja-preusmerenja na tu uslugu, što znači da će
korišćenje te usluge,zaduženje, biti automatski preusmereno na gosta-firmu za sve vreme boravka
gosta u hotelu. Status (Stop) se postavlja ručno, pojedinačno, tako što kliknemo na konkretnu
uslugu u kolonu status i iz padajuće liste odaberemo status (Stop), taj status se koristi u situacijama
kada ne želimo da zaduženje te usluge bude preusmereno bilo gde nego hoćemo da ostane na račun
-sobu gosta na pr.: gost je pozvao prijatelje na ručak , ručak je kategorija usluga koja je
preusmerena da je plaća Firma, pošto gost ne želi da taj račun ode na plaćanje firme, mi treba da uđ
emo u korekciju prijema gosta, kliknemo na dugme Routing, kliknemo na uslugu u koloni status, te
promenimo status na Stop, zatvorimo sve podforme, zadužimo gosta za iznos ručka koji neće biti
preusmeren. Po završetku zaduženja moramo vratiti status usluge na Radi kako bi ubuduće
preusmerenje bilo aktivno, a to ćemo uraditi na isti način.
Preusmerenje
U koloni Preusmerenje je prikazana destinacija preusmerenja te usluge, vrednost te usluge će se
automatski preusmeriti na račun tog gosta ili te firme
Na podformi Preusmerenje obaveza gosta se nalaze i sledeća pomoćna dugmad:
Selektuj sve
Taster koji se koristi kao pomoć kada želimo da preusmerimo-rutiramo sve usluge, klikom na to
dugme biće selektovane sve usluge u prozoru Usluge,
Samo osnovna usluga
Klikom na taj taster, biće selektovane osnovne usluge t.j. usluge koje se sadrže u grupnoj usluzi na
koju je prijavljen gost,
Poništi sve
Taster poništi sva selektovanja usluga u prozoru Usluga,
Zaustavi
Taster zaustavi se koristi u situaciji kada želimo da promenimo status svim uslugama na
preusmerenju, klikom na to dugme sve usluge će dobiti status Stop,
Pokreni
Taster pokreni se koristi kada zelimo da zaustavljeno preusmerenje kod usluga ponovo pokrenemo,
klikom na to dugme sve usluge sa statusmo Stop će biti pokrenute i dobiti status Radi.
Izvrši preusmerenje
Taster izvrši preusmerenja se koristi da bi preneli selektovane usluge u naredni prozor preusmerenja,
jedini način da prenesete selektovanu uslugu iz prozora Usluge u prozor za preusmerenje je da
kliknete na dugme Izvrši preusmerenje
Ako želimo da potpuno izbrišemo neko preusmerenje dovoljno je da selektujemo red iz
trećeg prozora preusmerenja i pritisnemo tipku delete ili ikonicu korpu za otpatke iz osnovnog
menija posle toga će taj red nestati i biti obrisan iz preusmerenja ali će sva preusmerenja koja su do
tog momenta urađena ostati tamo gde su i bila. Preusmerenje se automatski isključuje u slučaju da
upišemo datum do kojeg isto važi.
Pošto smo postavili preusmerenja-rutiranje usluga zatvaramo tu podformu na Close [x].
38
3.1.1.5
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Garancija plaćanja
Podforma Garancija plaćanja / Predautorizacija nam služi za unos iznos garancije plaćanja, koji
će se pojaviti kao informaciju na sobnom računu gosta.
Kao na datom primeru kolona PredAutorizovano su sredstva koja su data kao garancija pa uvek
možemo imati informaciju o balansu samog računa gosta. Informacija o garanciji i balansu je data i
kod izveštaja blagajne .
U podformi Garancija plaćanja se unose:
Vrsta plaćanja
Kolona u koju se unosi sifra vrste plaćanja i može biti (gotovina, kartica, čekovi,žiralno ...) iz
padajuće liste te kolone se odabere jedna od vrste plaćanja, jedna garancija može da ima više vrsta
plaćanja
Naziv
Naziv vrste plaćanja-garancije - odgovara prethodno unetoj šifri plaćanja
Opis
Unosi se opis garancije plaćanja broj kartice, broj predautorizacije i t.d.
Iznos
Radni prostor
39
Unosi se iznos garancije, odnosno uplaćenih sredstava.
Sledi pitanje da li ste dobro uneli iznos, ukoliko jeste, potvrdite i uneli ste garanciju plaćanja. Već
unetu garanciju ne možete obrisati niti je ispravlajti već je možete jedino stornirati, odnosno uneti je
isto kao i onu koju želimo da storniramo, samo sa negatinim predznakom
Pošto smo uneli garanciju plaćanja usluga zatvaramo tu podformu na Close [x].
3.1.1.6
Parking
Klikom na taster Parking otvoriće se podforma za unos Vozila na parkingu.
U polje Sif.Prk.Mes. unosi se šifra parking mesta (koja je uneta kroz formu Unos parking mesta).
Nakon popunjavanja ovog polja odmah se dobijaju podaci u poljima Opis parking mesta, Cena i
Ukupno. Cena parking mesta važi za jedan dan.
U polje Reg.Oznaka upisuje se registracija vozila . Dugme Parking potvrda služi da bi se gostu
izdala potvrda o korišćenju parking mesta.
3.1.1.7
Štampa reg. lista
Klikom na taster Reg.List sistem će Vam odstampati registracioni list za gosta, koji gost treba da
potpiše kao garanciju da prihvata uslove koji su navedeni u registracionom listu. Izjava iz reg.lista se
unosi kroz matične podatke i unos izjava.
Ovaj dokument može poslužiti i kao dokaz boravka gosta u hotelu.
3.1.1.8
Štampa podataka
Klikom na taster Štampa podataka sistem će odštampati sve podatke vezane za prijem gosta .
40
3.1.1.9
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Sinhronizacija cele grupe
Podforma za sinhronizaciju grupe služi za dodeljivanje istih parametara većem broju gostiju.
Kao što se sa slike vidi, u mogućnosti smo da željenoj grupi gostiju dodelimo isti popust, doplatu,
preusmerenje (routing) ili ostale elemente.
Najčešće korišćene opcije za sinhronizovanje su popusti i preusmerenja obaveza.
Kada označimo parametre koje želimo sinhronizovati, u polje sa desne strane ćemo ubaciti sve goste
kojima želimo da dodelimo istu uslugu kao i gostu sa čijeg sobnog računa vršimo sinhronizaciju.
Goste možemo dodati na tri načina , i to dodavanjem svih gostiju iz grupe (u kojoj se nalazi naš
gost), dodavanjem svih gostiju koji su bili u istoj rezervaciji sa gostom , kao i ručno, korišćenjem
tastera Dodaj gosta, pomoću kojeg ćemo dobiti spisak svih gostiju koji trenutno borave u hotelu
Radni prostor
41
Odabirom željenog gosta, ubacićemo ga na listu gostiju za sinhronizaciju, bez obzira da li je vezan za
gosta (čije parametre koristimo za sinhronizaciju) ili ne. Kada smo izabrali goste koje želimo
sinhronizovati (a izabrali smo opcije koje sinhronizujemo) , pritiskom na taster Izvrši
sinhronizaciju ćemo sinhronizovati željenu opciju sa svim gostima.
To znači da ako naš gost ima odobren popust na neke usluge u iznosu od 10%, i izvršimo
sinhronizaciju popusta, svi gosti koji su sinhronizovani će dobiti taj isti popust (isto važi i za routing/
doplatu).
Korišćenjem sinhronizacije umnogome štedimo vreme, posebno kod velikih grupa gostiju, gde
popust ili routing ne moramo pojedinačno uneti svim gostima, već samo jednom gostu, a zatim
izvršiti sinhronizaciju. Važno je napomenuti da svi gosti moraju imati isti routing ili iznos popusta.
3.1.1.10 Izvrši prijem
Kao što im ime govori, taster Izvrši prijem (pojedinačno) služi da primimo gosta u sobu. Gosta
možemo primiti u sobu i bez unetih svih podataka, ali ih naknadno možemo korigovati. Razlika
između funkcije ovih tastera je vidljiva kada primamo više gostiju odjednom u sobu. Ukoliko želimo
da imamo samo jednog nosioca računa koristićemo taster Izvrši prijem, čime dobijamo jednog
nosioca računa (MST), dok će se svi ostali voditi kao OST. Kada imamo situaciju da imamo više
gostiju, a svaki želi poseban račun (tj. svako ej nosilac svog računa), iskoristićemo opciju Izvrši
prijem pojedinačno kako bi sve goste prijavili kao nosioce, odnosno MST.
42
3.1.2
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Korekcija prijema
Korekcija prijema će nam otvoriti prozor identičan onom za prijem gosta. Razlika je u tome što će
taster Prijem gosta dodati novog gosta u sobu, a Korekcija prijema služi za korekciju podataka
gosta koji je već primljen u sobu.
3.1.3
Prijem grupe
Opciju Prijem grupe koristimo kada želimo odjednom primiti više gostiju u sobe. Kao što se sa
slike vidi, podaci koje možemo uneti nisu kompletni, tj. kasnije ćemo svakako morati da vršimo
korekciju. Međutim, korišćenjem ove opcije, možemo povezati goste (po imenu u polju Naziv
grupe) radi lakše sinhronizacije, ili kako bi brže ubacili goste u sobe (zbog lakšeg pregleda
slobodnih soba u slučaju velike popunjenosti i sl.)
Koristeći polje Komitent, možemo dodeliti naziv firme koji će stajati uz gosta, kako bi imali i tu
vrstu evidencije (bez obzira da li gost plaća račun ili firma to čini za njega).
Podaci koje popunimo u poljima Naziv grupe i Komitent će se pojaviti u polju za prijem/
korekciju podataka, u poljima Turistička grupa i Firma.
Čekiranjem polja Prikaži samo slobodne sobe, računar će u padajućem meniju (kolona Soba)
nuditi samo slobodne sobe.
Kada smo popunili sva polja, klikom na taster OK izvršićemo prijem gostiju u sobe. Ukoliko smo se
u međuvremenu predomislili, uvek možemo odustati, korišćenjem tastera Odustani i vratiti se na
glavni prozor recepcije.
Radni prostor
3.1.4
43
Odjava grupe
Podforma za odjavu grupe nam omogućava odjavu ili zaduženje grupe gostiju, bez potrebe za
pojedinačnom odjavom svih gostiju.
Pre svega, potrebno je da u polju Grupa odaberemo turističku grupu sa kojom želimo da radimo.
Da bi to bilo moguće, svi gosti iz grupe moraju biti ˝povezani˝ imenom grupe.
Kada smo odabrali željenu grupu, na levoj strani podforme biće nam prikazani svi gosti iz grupe, kao
i njihovo trenutno zaduženje. Sada nam ostaje samo da primenimo neku od opcija prikazanih u
gornjem desnom uglu podforme.
- Zaduži grupu za tekući dan
Ovo je opcija koja omogućava automatsko zaduženje svih gostiju iz grupe, za tekući dan.
- Odjavi gosta
Odjavljujemo odabranog gosta sa liste, ali nam računar neće dozvoliti automatsku odjavu ukoliko
gost ima neko neregulisano zaduženje, već će nam otvoriti formu za naplatu.
- Odjavi gosta (Gotovina)
Pritiskom na ovaj taster, svi gosti sa spiska će biti odjavljeni, a ukoliko su imali neka zaduženja, za
svakog od njih pojedinačno će biti automatski formiran i naplaćen gotovinski račun.
- Izvrši preusmerenje
Preusmerenje obaveza cele grupe na nekog od gostiju ili firmu može da se uradi i na ovaj način (ne
samo kroz sinhronizaciju). Potrebno je, pored grupe za koju vršimo preusmerenje, izabrati gosta/
firmu (iz menija sa desne strane) na koje želimo da izvršimo preusmerenje, a zatim kliknemo na
taster Izvrši preusmerenje .
44
3.1.5
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Blagajna zaduženje
Ova podforma nam omogućuje da sobni račun gosta zadužimo za bilo koju uslugu. Najčešće su u
pitanju telefoni, minibar i sl.usluge,ali možemo zaduživati i osnovne usluge-ND (noćenje, doručak,
BT i osiguranje).
U polje Grp.Usl. unosimo šifru grupne usluge u čiji sastav ulazi pojedinačna usluga za koju
zadužujemo gosta. To je najčešće gruoa OS-Ostale usluge;
U polje Usluga unosimo šifru pojedinačne usluge za koju zadužujemo gosta;
Polje Naziv usluge će biti automatski popunjeno, po izboru odgovarajuće usluge u polju Usluga;
U polje Opis unosimo slobodan tekst, koji će približnije opisati izvršenu uslugu;
U polje Količina unosimo broj izvršenih usluga;
U polje Iznos unosimo ukupnu vrednost usluge;
Klikom na taster OK, sistem će automatski zadužiti gosta za navedene usluge, dok će klik na taster
Odustani otkazati kompletan unos.
U slučaju da smo stornirali osnovne usluge, ili da iste moramo ponovo zadužiti iz nekog drugog
razloga, zaduženje možemo izvršiti i pomoću tastera Uzmi dnevno zaduženje, kojim ćemo zadužiti
osnovne usluge, po cenovniku za datu sobu.
Čekiranjem opcije Štampanje dokumenta, sistem će automatski odštampati potvrdu o zaduženju.
Istu potvrdu možemo ponovo odštampati u bilo kom trenutku iz sobnog računa gosta.
U polje Napomena/Beleške, unosimo proizvoljan tekst.
Ukoliko želimo da istivremenno zadužimo više gostiju za različite usluge koristićemo opciju
Zaduženje više gostiju.
Radni prostor
3.1.6
45
Blagajna uplata
Taster Blagajna uplatapredstavlja prečicu ka formi za naplatu računa, tj. odgovara tasteru
Plaćanje, koji se nalazi u okviru sobnog računa
.
3.1.7
Zad.više gostiju
Postupak odgovara podformi Blagajna zaduženje, sa tim što možemo odjednom zadužiti više
gostiju (npr. kada za više soba zadužujemo za minibar, nema potrebe da ulazimo u sobne račune
svake sobe pojedinačno, već sve to možemo uraditi korišćenjem ove jedne forme).
U polju Soba biramo broj sobe u kojoj se nalazi gost kojeg želimo da zadužimo;
U polju Prijem, biće nam ponuđeni svi gosti iz date sobe koje možemo zadužiti, odnosno svi gosti
koji se vode kao MST. Kada iz padajućeg menija izaberemo željenog gosta; njegovo ime i prezime
će se automatski popuniti u polju Ime;
U polje Grupa unosimo šifru grupne usluge u čiji sastav ulazi pojedinačna usluga za koju
zadužujemo gosta. To je najčešće gruoa OS—Ostale usluge;
U polje Usluga unosimo šifru pojedinačne usluge za koju zadužujemo gosta;
U polje Opis unosimo slobodan tekst, koji će približnije opisati izvršenu uslugu;
U polje Količina unosimo broj izvršenih usluga;
U polje Iznos unosimo ukupnu vrednost usluge;
Klikom na taster Zaduži, sistem će automatski zadužiti goste za navedene usluge, dok će klik na
taster Odustani otkazati kompletan unos.
46
3.1.8
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Sobni račun
Iz sobnog računa možemo upravljati svim parametrima vezanim za boravak gosta u hotelu, od
njegovih matičnih podataka, preko podataka vezanih za boravak (soba, cena, period boravka...) pa
sve do odjave/naplate računa.
Na srednjem delu sobnog računa nalaze se podaci o svim zaduženjima/naplatama koja su izvršena
(automatski ili ručno). U koloni Dokument se nalaze bojevi dokumenata i oni predstavljaju potvrde
o zaduženju (Ptv) ili naplaćene račune (Gtr.). Polje nenaplaćene usluge nam daje spisak usluga
koje čekaju na naplatu, dok polje sve predstavlja spisak svih izvrsenih usluga od trenutka prijema
gosta, bez obzira da li su naplaćene ili ne.
*Klikom na neki od tastera iz donjeg dela forme (na slici gore) dobićete pojedinačno
objašnjenje njihove funkcije.
Radni prostor
3.1.8.1
47
Pregled dokumenta
Kako bi pregledali dokument, potrebno je da odaberemo željeni dokument i zatim kliknemo na
taster Pregled dokumenta.
U slučaju da želimo da pregledamo neko zaduženje (potvrdu), kada je izaberemo, dobićemo sledeći
prozor:
Ovde možemo odabrati u kom ćemo formatu pregledati/štampati dokument (A4/A5) , kao i da li
ćemo ga pogledati na ekranu pa po potrebi štampati ili ćemo ga direktno poslati na štampu.
U slučaju da želimo pregledati neki naplaćen račun, izabraćemo opciju Sve, a zatim željeni
dokument/račun (Gtr.) i pritiskom na taster Pregled dokumenta dobijamo sledeći prozor:
48
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
U meniju sa leve strane, aplikacija će nam ponuditi devet različitih načina prikazivanja računa, tako
da željeni izgled računa možemo prilagoditi željama gosta ili našim potrebama. Na ovaj način, već
izdate račune možemo štampati više puta, na više načina tj. možemo praviti neograničen broj kopija.
Korišćenjem opcije Zbirno dobijamo račun sa ukupnim iznosom usluga bez detaljne specifikacije
(pisaće samo: Hotelske usluge za datum...)
3.1.8.2
Štampa kartice
Štampa kartice nam daje detaljnu specifikaciju zaduženja i naplata za dati sobni račun.
Izveštaj koji dobijamo predstavlja izveštaj predviđen za Štampu.
3.1.8.3
Info rezervacija
Radni prostor
49
Info rezervacija nam daje pregled rezervacije u okviru koje je primljen gost sa čijeg sobnog računa
pregledavamo ovaj podatak.
3.1.8.4
Beleška
Kao što je prikazano na gornjoj slici, ova beleška će se videti i u korekciji podataka o gostu i
vezana je za trenutni boravak gosta. U nju možemo upisivati razne podatke, koji nam mogu biti
korisni tokom servisiranja boravka gosta u hotelu.
50
3.1.8.5
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Telefon
Ukoliko je u sobu prijavljeno više nosioca računa [MST], aplikacija neće znati kojeg od njih će
automatski zadužiti za iznos telefonskog računa.
U tom slučaju, klikom na taster Telefon dobijamo specifikaciju telefonskih računa, koju možemo
pregledati sa sobnog računa oba gosta, te izabrati na kojeg ćemo zadužiti, klikom na taster Zaduži
gosta.
Radni prostor
3.1.8.6
51
Internet
U slučaju da hotel poseduje uslugu pružanja internet pristupa gostima po sobama, i istu naplaćuje,
koristićemo formu Internet, u okviru sobnog računa, kako bi gostu dodelili vreme za korišćenje
interneta, srazmerno uplaćenom. Taster Kreiraj nov nalog nam daje formu za dopunu vremena,
gde su podaci automatski popunjeni, te nama ostaje da odaberemo paket, kao i količinu, pa
kliknemo na taster Izvrši, kako bi dopunili internet vreme gostu i zadužili njegov sobni račun.
3.1.8.7
Kreiraj predračun
52
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Opcija Kreiraj predračun nam daje mogućnost automatskog kreiranja predračuna, i to u tri varijante:
- Predračun za izvršene usluge
Kreira se predračun za usluge koej su zadužene u trenutku kreiranja istog.
- Predračun za planirano zaduženje
Dobićemo predračun na osnovu automatskih usluga za period planiranog boravka u hotelu.
- Kompletan predračun, sa uračunatim izvršenim uslugama
Ovaj predračun će sadržati isto što i prethodni, računajući i ostale usluge (van osnovnih - noćenje,
doručak, boravišna taksa i osiguranje) koje su do tog trenutka zadužene.
Na sledećoj slici je prikazan kompletan predračun, sa napomenom da svi predračuni u osnovi
izgledaju isto.
Na ovako dobijenom predračunu moguće je korigovati i dodavati nove stavke.
Ukoliko želimo da odštampamo predračun na engleskom jeziku, koristićemo taster Štampa
Devizno. U polju Kurs mora biti unet kurs po kojem želimo da pravimo predračun.
Radni prostor
3.1.8.8
53
Avansno zaduženje
Avansna uplata se koristi za automatsko zaduživanje automatskih usluga (noćenje, doručak,
boravišna taksa, osiguranje) za datu sobu, po aktivnom cenovniku.
Za razliku od opcije Blagajna zaduži, avansno zaduženje je automatsko i služi za zaduživanje usluga
unapred, odnosno za naredne dane. Avansno zaduženje se najčešće koristi kada gost želi unapred
da plati svoj račun. Posle avansnog zaduživanja možemo naplatiti račun (fiskalni račun se takođe
štampa) iako gost ostaje u sobi. Ukoliko gost ostane u hotelu duže od perioda koji smo mu zadužili
na ovaj način ponovo će mu se pojaviti redovna zaduženja, koja nije unapred uplatioAko ovu opciju iskoristimo za naredne dane, pri automatskom zaduženju na kraju dana neće biti
ponovnog zaduženja tih usluga, jer aplikacija prepoznaje da je ta usluga već zadužena. Pri unošenju
datuma za zaduženje unosi se datum poslednjeg noćenja, tj. datum pre odjave gosta iz hotela. To
znaci da ako gost, iz našeg primera, ostaje/plaća do 19.06., mi ćemo ga zadužiti sa 18.06.
Kao što se na slici vidi, u polju Datum će biti prikazan stvarni datum kada je zaduženje napravljeno,
ali će u polju Usluga automatski biti upisano na koji se datum usluga odnosi.
54
3.1.8.9
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Storno dokumenta
Ukoliko želimo da storniramo neki dokument (bez obzira da li je u pitanju zaduženje ili naplaćeni
račun) to možemo uraditi tako što ćemo odabrati željeni dokument i kliknuti na taster Storno
dokumenta. Kada u sledećem prozoru potvrdimo da želimo izvršiti storno, aplikacija će stornirati
željeni dokument.
Storno potvrde/zaduženja (Ptv.) - Ukoliko smo gostu pogrešno zadužili neku uslugu, istu možemo
obrisati storniranjem, ili je korigovati tako što ćemo je stornirati i ponovo (ispravno) zadužiti.
Storno računa (Gtr.) - Storniranje računa će vratiti zaduženje na račun gosta i umanjiće blagajnu za
dati iznos. Bitno je napomenuti da se uz svaki gotovinski/hotelski račun izdaje i fisklani račun, koji je
takođe potrebno stornirati ukoliko storniramo račun u našoj blagajni.
Radni prostor
55
3.1.8.10 Plaćanje
Forma za plaćanje se sastoji iz tri celine, i to:
- leva strana : spisak svih usluga koje je gost koristio (zaduženja);
- desna strana : račun, polje u koje ubacujemo usluge koje želimo da naplatimo;
- donji deo : taster za rad sa računima.
klikom
*
na neki od tastera prikazaće se pojašnjenje
njegove funkcije
Ukoliko je checkboxAutomatski odjavi gostaoznačen, odmah po naplati računa, gost će
automatski biti odjavljen iz sobe. U suprotnom, gost će se posle naplate i dalje voditi da boravi u
sobi, tj. produžava svoj boravak.
Ukoliko je checkboxŠtampa se zbirni račun
označen, račun koji se štampa iz računara će biti
odštampan bez detaljne specifikacije izvršenih usluga, odnosno, usluga
˝hotelske
će bitiusleuge u
periodu od - do˝,i biće prikazan ukupni iznos računa.
Tasteri Prenesii Vrati se koriste za manipulaciju zaduženjima, tj. njihovo prebacivanje sa leve na
desnu stranu forme, i obrnuto.
Naime, ukoliko želimo da naplatimo neku specifičnu uslugu, odabraćemo je prostim klikom (na le
strani), sa desne strane ćemo označiti račun (u početku
Nov
to dokument
je
) u koji želimo da
prenesemo tu uslugu, a zatim ćemo je (tasterom prenesi) preneti u račun.
Ukoliko želimo da čitav jedan račun (dokument) vratimo nazad na levu stranu upotrebićemo taste
Skini dokument.
U praksi, tasteri
Prenesii Vrati se retko koriste, jer gosti najčešće plaćaju račune u celosti, bez
potrebe za kombinovanjem usluga po računima. Najučestalija varijanta je naplata svih usluga na
jednom računuSve
( u jedan račun
) ili odvajanje osnovnih usluga (noćenje, doručak, boravišna
56
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
taksa, osiguranje) i ostalih (mini-bar, telefon, wellness) na posebneAutomatska
račune ( raspodela
).
3.1.8.10.1 Odobrenje popusta
Opcija Odobrenje popusta je jednostavan način za odobrenje popusta u trenutku naplate. Kao što
se sa gornje slike vidi, dovoljno je da na željenu uslugu ukucamo iznos ili procenat popusta. Popust
će biti unet na sobni račun gosta tek kada kliknemo na taster OK (Obradi).
U slučaju kada imamo puno usluga, umesto ručnog ukucavanja popusta za svaku uslugu
pojedinačno, možemo koristiti neku od opcija za Automatski unos popusta.
Radni prostor
57
Automatski unos po tipu usluge nam daje opciju za zaduženje popusta na neku od grupa usluga
(osnovne, ostale, sve), u procentu koji smo zadali. U ovom slučaju, taster OK (Obradi) će izvršiti
komandu i vratiti nas na početni prozor za obradu popusta (prva slika). To znači da se popust i dalje
neće nalaziti na sobnom računu, sve dok ponovo ne budemo potvrdili tasterom OK (Obradi).
58
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Automatski unos po uslugama nam omogućava zaduženje popusta za određenu uslugu. Tako da
ako izaberemo jednu uslugu (npr. Noćenje) i dodelimo joj neki popust, svi iznosi noćenja koji su
zaduženi na računu gosta će biti umanjeni za dati popust (vidi narednu sliku).
Kao i u prethodnom slučaju, taster OK (Obradi) će samo uneti popust na listu popusta, ali ne i u
sobni račun, dok ponovo ne potvrdimo naš izbor istim tasterom na glavnom prozoru za dodelu
popusta-
Radni prostor
59
3.1.8.10.2 Opcije
Opcije nam daju mogućnost izdvajanja pojedinih gostiju i/ili računa.
Ukoliko nam je potrebno da razdvojimo račun na kojem se nalaze dve osobe, a imamo jednog
nosioca, čekiraćemo drugu opciju (Kreiranje pojedinačnih dokumenata za svaku osobu iz sobnog
računa), pa ići na Sve u jedan račun. Posle toga, po potrebi, pristupamo izdvajanju računa.
Selektovanjem samo prve opcije (Kreiranje pojedinačnih dokumenata za svakog gosta čije su
obaveze preuzete u sobni račun), imamo mogućnost da dobijemo pojedinačne račune po sobama,
ukoliko imamo više soba prebačenih na jedan račun (npr. prebacili smo račune iz više soba, na
račun jedne firme, a sada želimo da za svakog od njih dobijemo poseban račun).
Čekiranjem obe opcije, računar će razdvojiti račune po sobama i pojedinačnim gostima.
3.1.8.10.3 Naslov računa
Naslov računa predstavlja tekst koji će se pojaviti u zaglavlju računa. Po osnovnim podešavanjima,
taj tekst je ime gosta. Ova opcija nam daje mogućnost da taj tekst menjamo po potrebi i željama
gosta, pa tako možemo upisati ime firme i sl.
Pritiskom na taster OK potvrđujemo unos teksta. Ovako izmenjeni tekst se može opet menjati.
60
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
3.1.8.10.4 Sve u jedan račun
Taster Sve u jedan račun se najčešće koristi pri naplati i, kao što mu ime kaže, služi da sva
zaduženja gosta prebacimo na jedan račun, kji kasnije naplaćujemo.
Radni prostor
61
3.1.8.10.5 Automatska raspodela
Automatska raspodela će razdvojiti osnovne (ND) usluge od ostalih (minibar, telefon, internet,
vešeraj). Nakon ove raspodele dobijamo više računa, koje zatim možemo pojedinačno obrađivati (
menjati tekst, način naplate...). U ovakvom slučaju, kada imamo više računa, klikom na taster OK
(Naplati) dobićemo pojedinače račune, ali i po jedan fiskalni račun za svaki od njih.
62
3.1.8.10.6
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Tekst dokumenta
Tekst dokumenta podrazumeva neki prateći tekst, koji može biti proizvoljan i najčešće je
informativnog karaktera.
Ovaj tekst će se naći na kraju računa. Uneti tekst potvrđujemo tasterom OK. Kao i kod naslova
računa, uneti tekst se može menjati sve do trenutka izdavanja/štampanja računa.
Na sledećoj slici se vidi kako izgleda uneti tekst, pre naplate.
Radni prostor
63
3.1.8.10.7 Način plaćanja
Kada smo odredili koje usluge gost plaća, ostaje nam da odredimo i kako ih plaća.
Predefinisana postavka je da gost celokupan račun plaća gotovinom, ili virmanski u slučaju da firma
snosi troškove. Ukoliko se koristi neki drugi vid plaćanja, ili više njih, potrebno je to i definisati tako
što iz padajućeg menija u koloni Šifra plaćanja biramo šifru sredstva plaćanja, a zatim ukucavamo
iznos. Kada je u pitanju kombinovano plaćanje, gde je jedan od načina plaćanja gotovina, dovoljno
je uneti sve ostale načine, a ostatak će automatski biti prenet na gotovinu.
Primer unetih sredstava plaćanja je prikazan na slici ispod.
U slučaju da smo pogrešili, ponovnim klikom na taster Način plaćanja, možemo se vratiti u formu
za odabir sredstava plaćanja i promeniti ih.
Osim odabira osnovnih sredstava plaćanja (gotovina, kartica, ček, faktura) raču, ili neki njegov deo,
se može preusmeriti na nekog drugog hotelskog gosta, firmu ili stornirati.
Preusmerenje na firmu se vrši jednostavnim odabirom firme, kao na slici ispod:
64
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Ukoliko čekiramo polje Nakon prenosa obaveza na firmu, automatski naplati i zatvori sobni
račun firme, račun će biti naplaćen po potvrdi, odnosno - dobićemo nalog za fakturisanje i fiskalni
račun (ček). Ako polje ostane prazno, račun neće biti naplaćen, već samo prebačen na račun firme
koji će se automatski otvoriti u sobi 999 (ukoliko već nije otvoren).
Procedura prenosa na drugog gosta je ista, samo bez mogućnosti direktne naplate. To znači da će
račun biti prebačen na sobni račun drugog gosta, odakle mora biti naplaćen.
Poslednja opcija je izdvajanje računa, a nalazi se pored polja za storniranje, tj pristupa mu se
pomoću strelice na desno, ako na slici ispod.
Radni prostor
65
Kada smo pomoću Opcija razdvojili račune, na ovaj način određujemo na kojeg ga gosta
prebacujemo.
3.1.8.11 Odjava gosta
Klikom na taster Odjava gosta se dobija prozor sa gornje slike, koji proverava da li stvarno želimo
da odjavimo gosta i zatvorimo njegov račun.
Ukoliko je gost izmirio svoje obaveze, a nismo ga automatski odjavili prilikom naplate, na ovaj
način to možemo učiniti.
Važno je napomenuti da se gost pomoću ove opcije može odjaviti iako nije izmirio svoje obaveze,
zbog čega je i uvedeno kontrolno pitanje.
Ako odjavimo gosta koji nije izmirio (delimično ili u celosti), račun će ostati u zatvorenim neplaćenim
računima, kojima možemo pristupiti kroz pregled sobnih računa.
66
3.1.9
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Status sobe
Taster status sobe nam daje mogućnost za sobi dodelimo neki od tri moguća statusa.
Po promeni statusa, soba će na glavnom ekranu aplikacije dobiti odgovarajuću boju, u skladu sa
legendom.
Ukoliko neku sobu želimo da stavimo ˝van upotrebe˝, imaćemo opciju (pored unosa perioda u
kome je soba van upotrebe) da naznačimo i uzrok usled koga je soba nedostupna za korišćenje.
Status sobe možemo menjati u svakom trenutku.
Kada gosta odjavimo iz sobe, soba neće automatski postati čista, već će biti nečista tj. žute boje.
To znači da mi moramo ˝ručno˝ menjati status sobe, ili će to učiniti domaćinstvo hotela po
pospremanju sobe.
3.1.10
Legenda
Legenda nam pojašnjava boje koje karakterišu trenutni status sobe.
Radni prostor
67
Pored statusa soba, ovde možemo da proverimo i trenutni kapacitet hotela, odnosno broj slobodnih/
zauzetih soba i ležajeva.
3.1.11
Filter
Pod opcijom filter nalaze se opcije soba po kojima ih možemo filtrirati. Karakteristike soba se
unose u matičnim podacima pod opcijom Unos karakteristika soba , gde ćemo uneti sve
karakteristike koje sobe mogu posedovati, dok ćemo pod opcijom Unos karakteristika po
sobama , svakoj sobi dodeliti prethodno unete karakteristike koje ta soba poseduje. Ukoliko bi u
ovoj podformi odabrali opciju ˝kamin˝ i zatim je zatvorili na taster [x], dobili bi prikaz soba kje
poseduju tu karakteristiku. U našem slučaju, hotel poseduje tri takve sobe, što će biti prikazao na
sledeći način:
Kao što vidite, prikazane su samo sobe sa kaminom, kao i recepcija (999).
Ukoliko želimo da ponovo vidimo sve sobe, potrebno je da u podformi Filter isključimo sve filtere/
karakteristike.
68
3.2
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Rezervacije
Ukoliko u meniju Radni prostor odaberemo Rezervacije dobićemo prozor kao na gornjoj slici.
U donjem levom delu se nalazi prozor u kome biramo tip sobe čije će stanje biti prikazano, od
odabranog datuma.
*Klikom na neki od tastera, sa donjeg centralnog dela prozora, dobićete njihovo pojašnjenje.
3.2.1
Nova rezervacija
-
Datum rezervacije - sistem će Vam automatski ponuditi sistemski datum jer u tom polju se
Radni prostor
69
unosi datum prijema rezervacije;
Firma - u polju firma se unosi komitent koji vrši rezervaciju, odabirom firme sistem će
automatski preneti podatke o komitentu u prozor Podaci o komitentu s tim da ih Vi i dalje
možete korigovati. Polje Kontakt u okviru podataka o komitentu treba da sadrži bliži
podatak o osobi koje je izvršilo rezervaciju.
u sledećem prozoru Napomena: unosimo napomenu vezanu za tu rezervacuju ,
naredni prozor se odnosi na konkretan zahtev i unos rezervacija koji se sastoji iz sledećih
polja:
broj soba - unosi se broj soba koji neko želi da rezerviše, taj broj soba mora biti
razbijen po tipu, terminu i vrsti usluge;
tip sobe - unosi se tip sobe koji neko želi da rezerviše;
broj osoba - unosi se planirani broj osoba;
termin od - do datuma - unosi se period za koji se traži boravak u hotelu;
usluga - unosi se vrsta osnovne usluge na koju se traži rezervacija;
napomena - unosi se dodatna napomena vezana za taj tip rezervacije.
Unosom ovih polja definiše se zahtevani broj soba, zahtevani tip soba, termin
boravka, vrsta usluge i napomena. Unosom tih elemenata i prelaskom na drugi red
sistem će
automatski formirati pojedinačno svaku zahtevanu rezervaciju u donji prozor analitičkog pregleda
rezervacija, u polju Ime i prezime će stajati NN , ukoliko ga nismo definisali. Ostala polja će
preuzeti vrednosti sa zbirne rezervacije, a u polju napomena će stajati napomena iz zaglavlja
rezervacije i napomena iz zbirne rezervacije.
Kada smo uneli rezervaciju, postoji opcija da odštampamo potvrdu rezervacije,
zbirno ili analitički (na odabranom jeziku). Taster Info (Kapaciteti) nam daje pregled slobonih soba
za
željeni datum, kako bi mogli da proverimo stanje pre konačnom prihvatanja i izvršenja
rezervacije.
Taster Briši rezervaciju se koristi kada želimo da obrišemo neku analitičku rezervaciju.
Taster Korekcija prijave će nas odvesti u polje za korekciju unosa podataka o
gostu, koje smo već pojasnili. Taster Nova rezervacija nam služi za dobijanje dobićete
prazne podforme za unos i korekciju rezervacija.
Svaka uneta pojedinačna rezervacija se može i ispraviti /korigovati/. Klikom na nju
korigujemo polje koje želimo. Ako smo obrisali rezervaciju neće se smanjiti broj soba u prozoru
zbirnih rezervacija, t.j. korigovanje ili brisanje analitičke rezervacije ne utiče na prozor zbirnih
rezervacija. Ispravak zbirne rezervacije, dodavanje ili oduzimanje
soba će se odraziti i na
analitičke samo ako rezervacije nisu prešle u bukirane,tj. ukoliko im nisu dodeljene sobe. Duplim
klikom na pojedinačnu rezervaciju (ili na taster Korekcija prijave), dobijamo polje za korekciju
pojedinačnih prijava, gde možemo dodeliti sobu (bukirati), odabrati posebnu cenu, upisati podatke o
gostu (ukoliko ih imamo).
-
Opcija Kreiraj predračun će nam automatski napraviti predračun, na osnovu unetih
podataka.
70
3.2.1.1
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Kreiraj Predračun
Na osnovu prethodno unetih podataka (rezervacija) računar će nam sam formirati predračun,
uzimajući podatke iz trenutnog cenovnika. Predračun možemo menjati po potrebi, pre štampe.
Takođe, u donjem delu predračuna možemo upisati napomenu po želji. Ukoliko u polje Kur
unesemo isti, predračun možemo štampati i kao devizni.
3.2.2
Legenda
Kao što sam naziv govori, legenda nam pojašnjava kojim bojama su označeni statusi soba, u
radnom prozoru - rezervacije.
Radni prostor
3.2.3
71
Pregled kapaciteta (jedan tip)
Pregled kapaciteta po tipu sobe nam daje status soba, u narednih mesec dana, za odabrani tip sobe.
3.2.4
Pregled kapaciteta (svi tipovi)
Ova opcija nam nudi izbor datuma, kao i prikaza (analitički/zbirno), kapaciteta za sve sobe.ž
72
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Na prikazanoj slici vidimo izgled željenog izveštaja, koji po potrebi možemo i odštampati, pomoću
tastera
3.3
.
Knjiga gostiju
Knjiga gostiju predstavlja spisak svih gostiju koji su boravili ili borave u hotelu.
Radni prostor
73
U levom uglu ekrana nalaze se dve grupe radio dugmadi kojima je moguće izvršiti promenu prikaza
gostiju. Prvu grupu čine radio dugmad Svi gosti, Strani gosti, Domaći gosti.Opcija Svi gosti znači
da su prikazani i domaći i strani gosti. Promenom opcije u Strani gosti moguće je videti samo goste
iz inostranstva, a izborom opcije Domaći gosti moguće je videti samo goste iz Republike Srbije.
Drugu grupu radio dugmadi čine radio dugmad Sve prijave, Prijavljeni gosti i Odjavljeni gosti.
Opcija Sve prijave daje prikaz svih gostiju koji su prijavljeni MUP-u od početka godine do danas.
Opcija Prijavljeni gosti daje goste koji se trenutno nalaze u hotelu i koji su prijavljeni MUP-u.
Opcija Odjavljeni gosti daje spisak gostiju koji su odjavljeni kod MUP-a.
Opcija Nepredate prijave služi da se prikažu gosti koji se nalaze u hotelu, a koji nisu prijavljeni
MUP-u
Polje Traži služi da pronađemo određenog gosta po delu imena ili prezimena.
Dugme Pregled podataka služi za otvaranje forme koja daje podatke za izabranog gosta (gost se
bira tako što se klikne u bilo koje polje u redu u kom se nalazi gost za koga želimo da vidimo
podatke).
3.4
Rezervacija ostalih prostorija
Radni prozor za rezervaciej ostalih prostorija nam daje pregled svih rezervacija po ostalim objektima
(konferencijske sale, restorani, sauna, fitness...).
Sve objekte pored smeštajnog dela (hotelske sobe) moramo uneti u matičnim podacima, pod
opcijom Unos ostalih prostorija.
Tako definisane ostale prostorije će se naći u donjem levom uglu prozora (u našem primeru imamo
samo ATRIUM).
Funkcije tastera koji se nalaze na ovom prostoru su uglavnom jasne:
- Opcije : daje nam mogućnost da definišemo radno vreme, kao i način prikaza rezervacija;
74
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
- Traži : daje nam mogućnost pretrage napravljenih rezervacija;
- Refresh : ˝osvežava˝ trenutni prikaz podataka na ekranu;
- Slobodni termini : daje nam pikaz svih slobodnih termina za odabranu prostoriju;
- Nova rezervacija / Korekcija : služi za unos, odnosno ispravku rezervacije
- Štampa naloga : Na ekranu nam prikazuje osnovne podatke o rezervaciji, koje smo uneli; ovaj
izveštaj možemo odštamapti pomoću tastera
3.4.1
Nova rezervacija
.
Radni prostor
75
Polje unos nove rezervacije je slično kao kod unosa rezervacija za sobe.
Kada unesemo podatke o komitentu, ostaje nam da odaberemo termin za koji je napravljena
rezervacija, kao i neke osnovne podatke.
Osnovni podaci sadrže broj osoba, da li zakup prostorije podrazumeva i kafe pauze ili ishranu, da li
ej grupa na noćenju u hotelu, odnosno da li je potrbno organizovati prevoz.
Podaci koji se unose u ta polja su proizvoljni, kao i napomena.
Ovako unete podatke uvek možemo korigovati pomoću opcije Korekcija.
76
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Poglavlje
4
78
4
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Rezervacije
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
4.13
4.1
Ažuriranje rezervacija
Sinhronizacija resursa sa bazom na internetu
Pregled statusa soba po kategorijama za jedan dan
Grafički pregled kapaciteta po sobama
Grafički pregled kapaciteta / Zbirno
Pregled kapaciteta po tipovima soba
Pregled rezervacija po datumu unosa rezervacije
Pregled rezervacija po datumu prijema gosta
Pregled planiranih prijema (buking lista)
Pregled planiranih prijema za period
Rezervacije ostalih prostorija
Specifikacija rezervacija po datumima
Specifikacija rezervacija po objektima
Ažuriranje rezervacija
Polje za ažuriranje nam daje pregled svih rezervacija za željeni datum, po njihovom statusu
(rezervisano, potvrđeno, bukirano...). Na kraju imamo opciju Sve koja nam daje pregled svih
rezervacija, bez obzira na status.
Polja Termin i Tip sobe nam služe za filtriranje prikazanih rezervacija po tim parametrima (ili prikaz
za sve datume/tipove, koristeći taster
. Polje traži je polje u kojem možemo pronaći
rezervaciju po nekom od njenih parametara (najčešće je u pitanju ime gosta).
Soba postaje bukirana u trenutku kada (u rezervaciji) gostu dodelimo broj sobe.
Prijem gosta ili grupe nas vodi na formu za prijem gosta, sa tim što ćemo kod prijema grupe morati
Rezervacije
da izaberemo kojeg gosta/grupu želimo da primimo.
*Funkcije ostalih tastera možete videti ukoliko kliknete na iste.
4.1.1
Promena statusa
Kroz formu Status rezervacije možemo ˝ručno˝ promeniti status rezervacije, tako što ćemo
odabrati želejni status rezervacije i kliknuti na taster OK.
4.2
Sinhronizacija resursa sa bazom na internetu
Sinhronizacija podataka predstavlja sinhronizovanje podataka naše aplikacije i internet
rezervacionog sistema.
4.3
Pregled statusa soba po kategorijama za jedan dan
79
80
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Pregled statusa soba nam prikazuje statuse soba po tipovima, za željeni datum, pri čemu se koristi
legenda za rezervacije.
Rezervacije
4.4
81
Grafički pregled kapaciteta po sobama
Ovaj izveštaj nam daje pregled kapaciteta za narednih 50 dana. Osim datuma, možemo izabrati
pojedinačni tip sobe ili pomoću checkbox-a
tipovima soba.
4.5
, odabrati prikaz kapaciteta po svim
Grafički pregled kapaciteta / Zbirno
Odabirom željenog datuma, biće nam prikazana raspoloživost po tipovima soba, ili ukupno za sve
sobe (ukoliko odaberemo opciju Ukupni kapaciteti).
82
4.6
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Pregled kapaciteta po tipovima soba
Ova opcija nam nudi izbor datuma, kao i prikaza (analitički/zbirno), kapaciteta za sve sobe. Takođe,
imamo mogućnost odabira opcija prikaza, odnsono statusa soba (rezervisane,
bukirane...)
Rezervacije
83
Na prikazanoj slici vidimo izgled željenog izveštaja, koji po potrebi možemo i odštampati, pomoću
tastera
4.7
.
Pregled rezervacija po datumu unosa rezervacije
Ovaj izveštaj nam prikazuje rezervacije za jedan određeni (navedeni) period, po statusu rezervacije
koji ste odabrali u meniju dole/levo, čekiranjem opcije
biće prikazane sve rezervacije
bez obzira na status. Osnovni kriterijum izveštaja je datum prijema rezervacije.
Na primeru ispod je prikaz željenog podatka od 10.-17.06.2008. sa upotrebljenom opcijom Sve.
84
4.8
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Pregled rezervacija po datumu prijema gosta
Ovaj izveštaj će Vam prikazati status rezervacije za jedan određeni datum. Kao i u predhodnom
izveštaju možemo selektovati određeni status rezervacije ili čekirati opciju Sve.
4.9
Pregled planiranih prijema (buking lista)
Ovaj izveštaj daje informaciju o svim planiranim prijemima (samo buking) za uneti datum dolaska.
Rezervacije
4.10
85
Pregled planiranih prijema za period
Slično prethodnom izveštaju, dobijamo spisak prijema, ali ne za jedan dan, već za određeni period.
Kao što se sa slike vidi, moguće je odabrati neki od statusa rezervacije (rezervisano, bukirano...) ili
Sve.
4.11
Rezervacije ostalih prostorija
Korišćenje ove opcije će nam otvoriti radni prostor Rezervacije ostalih prostorija.
4.12
Specifikacija rezervacija po datumima
Ovaj izveštaj sadrži sledeće podatke:
- Datum rezervacije za kada je rezervacija izvršena
Objekat za koji važi rezervacija
Vremenski period za koji važi rezervacija
Ime klijenta na kojeg važi rezervacija
Napomena
Podaci su grupisani po datumu.U okviru datuma podaci su sortirani po prostoriji, a u okviru
prostorije sortirani su po vremenima rezervisanja.
Pre puštanja izveštaja kao parameter se zadaje period “Od datuma” i “Do datuma”
86
4.13
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Specifikacija rezervacija po objektima
Ovaj izveštaj sadrži sledeće podatke:
- Datum rezervacije za kada je rezervacija izvršena
Objekat za koji važi rezervacija
Vremenski period za koji važi rezervacija
Ime klijenta na kojeg važi rezervacija
Napomena
Podaci su grupisani po prostorijama (objektima) .U okviru objekta podaci su sortirani po
datumima, a u okviru datuma sortirani su po vremenima rezervisanja.
Pre puštanja izveštaja kao parametar se zadaje vremenski period u kojem nas zanimaju napravljene
rezervacije.
Poglavlje
5
88
5
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Fakturisanje
Svi sobni računi predviđeni za žiralno plaćanje slivaju se u sobu 999 na ime komitenta predviđenog
za žiralno plaćanje.
To nisu fakture koje će se slati komitentima, već nalozi za fakturisanje koji se dalje prosleđuju
službama koje će vršiti fakturisanje.
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.1
Pregled stanja (Računi-Firme)
Štampanje stanja - Firme
Otvaranje sobnih računa za firme
Unos i obrada predračuna
Naknadna štampa predračuna
Pregled stanja (Računi-Firme)
Kada se forma otvori biće prikazane sve otvorene fakture. Izborom jedne od opcija u donjem
levom uglu forme (radio dugmad) moguće je promeniti prikaz na Sve fakture ili Zatvorene fakture.
U desnom uglu možemo videti ukupno finanasijsko stanje, odnosno zadužene i naplaćene iznose.
*Klikom na neki od taster (pregled, zbirna kartica...) dobićemo prikaz njihovih funkcija.
Fakturisanje
5.1.1
89
Zbirna kartica
Zbirna kartica firme predstavlja spisak svih iskorišćenih usluga, po gostima, tipu usluge i sa
zaduženjem.
*Klikom na tastere dobijaju se objašnjene funkcije istih.
Taster Beleške nam daje mogućnost unosa beleške, koja će se naći na sobnom računu firme, kao i u
korekciji prijema (kao napomena o boravku).
Štampa kartice nam daje pregled Zbirne kartice, koji možemo i odštampati pomoću tastera
.
5.2
Štampanje stanja - Firme
Na ovom izveštaju dobijamo iste podatke kao i na ekranu s tim što su fakture složene po datumu
90
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
nastanka, a ne po broju.
Moguće je postaviti uslove za:
period
vrstu fakture (zatvorene, otvorene, sve)
5.3
Otvaranje sobnih računa za firme
Ova forma se koristi kada iz nekog razloga želimo otvoriti račun za firmu, a da nemamo njihovih
gostiju, tj zaduženja koja bi prebacili, tj koja bi automatski otvorila račun firme.
Procedura se sastoji od odabira željene firme (postoji i polje Traži), i klika na taster Otvori sobni
račun.
Fakturisanje
5.4
91
Unos i obrada predračuna
Za razliku automatskog formiranja predračuna , u ovom slučaju dobijamo prazan predračun, sa
automatski unetim rednim brojem i aktuelnim datumom.
Sve ostale stavke unosimo sami.
U polje Broj upisujemo broj koji želimo da naša profaktura ima .Program nudi prvi sledeći slobodan
broj. Takođe iz ovog combo box-a možemo izabrati neku već unetu profakturu;
U polje Datum unosimo datum profakture;
U polje Rok unosimo rok za plaćanje;
U polje Način plaćanja unosimo način plaćanja (gotovina, virman, kompenzacija...);
U polju Kurs biramo željeni kurs, odnosno kurs po kojem pravimo predračun;
U polje koje se nalazi u gornjem desnom uglu forme upisujemo na koga glasi profaktura. Ukoliko iz
padajućeg menija u polju Naziv odaberemo već postojeću firmu/komitenta, sva ostala polja u tom
delu forme će se automatski popuniti sa raspoloživim podacima:
U polje Opis upisujemo ono za šta želimo da izdamo profakturu;
U polje Količina upisujemo količinu usluga koje smo izvršili;
U polje Cena upisujemo cenu po jedinici mere onog šta fakturišemo;
Polje Vrednost se automatski popunjava (jednako je [Kolicina] * [Cena]), ali može da se menja ,
usled čega će Cena biti automatski korigovana;
U polje Tar. (tarifa) se obavezno unosi tarifa poreza kojoj pripada navedena usluga
[tarifa 2 - 0% - boravišna taksa i osiguranje]
[tarifa 5 - 8% - noćenje]
[tarifa 4 - 18% - ostale usluge];
Zelena površina na dnu forme služi za unos slobodnog teksta koji će se štampati na dnu profakture;
Taster »Štampa dokumenta« služi da bi se profaktura odštampala, sa opcijom Devizne štampe.
Taster »Nov dokument« vrši pripremu za unos novog dokumenta. Prazni popunjene rubrike i
dodeljuje prvi sledeći broj novoj profakturi.
92
5.5
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Naknadna štampa predračuna
Naknadna štampa nam daje spisak svih do sada napravljenih predračuna, kako bismo mogli da
odštampamo bilo koji od njih.
Poglavlje
6
94
6
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Izveštaji
6.1 Finansijski izveštaji
6.2 Statistički izveštaji
6.3 Izveštaji iz knjige gostiju
6.4 Izveštaji za domaćinstvo
6.5 Pregled pojedinačne usluge po sobama i gostima
6.6 Pregled prijavljenih usluga po sobama i gostima
6.7 Pregled prijavljenih gostiju (specifikacija)
6.8 Pregled gostiju predviđenih za odjavu
6.9 Kontrolni izveštaj (pre promene hotelskog dana)
6.10 Lista rođendana
6.11 Kartica sobe / Telefon
6.12 Dnevni žurnal / Zbirno
6.13 Dnevni žurnal / Analitički
6.1
Finansijski izveštaji
Finansijski izveštaji predstavljaju izveštaje prilagođene za štampu. Svi izveštaji se mogu napraviti
našim potrebama, odnosno, možemo pomoću filtera, tačno odrediti šta nam
treba i u kom periodu.
6.1.1
6.1.2
6.1.3
6.1.4
6.1.5
6.1.6
6.1.7
6.1.8
Realizacija po uslugama, cenovnicima, itd...
Realizacija po turističkim operaterima
Pregled odobrenih popusta
Pregled izvršenih usluga (detaljno)
Uporedni pregled (noćenja, BTO)
Realizacija / Telefon
Rekapitulacija sobnih računa
Plan prihoda
Izveštaji
6.1.1
95
Realizacija po uslugama, cenovnicima itd
Realizacije predstavljaju izveštaje o zaduženjima i naplati u određenom opsegu datuma, po nama
potrebnim parametrima (broj ili tip sobe, usluga, cenovnik...).
Realizacija po uslugama nam daje zaduženje i naplatu, analizirane po pojedinačnim uslugama
(noćenje, doručak, dnevni odmor, mini bar, telefon...).
Realizacija po grupama nam daje zaduženje i naplatu, analizirane po grupama usluga (ND, OS, PA,
PP...).
Realizacija po cenovnicima nam daje zaduženja i naplate, analizirane po cenovnicima koje smo
definisali i koristili (redovan, sezonski, vansezonski...).
Realizacija po pozicijama prijema će nam takođe prikazati zaduženja i naplate, ali ovaj put po
pozicijama prijema (individualni, grupe...).
Svi dobijeni rezultati se prikazuju u vidu izveštaja prilagođenog za štampu, tako da se uz pomoć
tastera
mogu i odštampati.
96
6.1.2
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Realizacija po turističkim operaterima
Parametri za formiranje ovog izveštaja su slični prethodnom, sa tom razlikom da će dobijeni podaci
biti gupisani po firmama/agencijama koje se koristile naše usluge.
Kao što im i imena kažu, možemo dobiti izveštaj po svakoj firmi (sa specifikacijom korišćenih
usluga), po uslugama (sa specifikacijom firmi koje su te usluge koristile) ili zbirni promet po firmama,
koji predstavlja zaduženja i naplate po firmama.
Izveštaji
6.1.3
97
Pregled odobrenih popusta
Ovaj izveštaj će nam dati pregled odobrenih popusta, prema zadatim parametrima (datum, tipovi
soba/usluga...).
Prva tri izveštaja su slična i daće nam pregled popusta po uslugama, analitički ili zbirno.
Izveštaj po gostima nam daje pregled popusta po svakom gotu pojedinačno )zajedno sa uslugama
na koej je dat popust).
6.1.4
Pregled izvršenih usluga (detaljno)
Detaljan pregled izvršenih usluga je neka vrsta kontrolnog izveštaja, koji nam daje mogućnost da
vidimo svaku uslugu koja je zadužena i/ili naplaćena u hotelu.
Ovi izveštaji sadrže osnovne podatke o dokumentu (datum, blagajna, broj dokumenta...),o gostu (rb
98
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
prijema, br sobe...), kao i informacije o zaduženju/naplati.
6.1.5
Uporedni pregled (noćenja, BTO)
Uporedni pregled osnovnih usluga (noćenje, bor.taksa, osiguranje) nam daje mogućnost da
iskontrolišemo da li su sve usluge zadužene kako treba, tj da li je svako noćenje ˝praćeno˝
odgovarajućom taksom i osiguranjem. Važno je napomenuti da pojedine osobe plaćaju 50% bor.
takse, dok su druge kategorije gostiju oslobođene poreza.
6.1.6
Realizacija/Telefon
Ova podforma će nam dati izveštaj sa pregledom svih automatski zaduženih telefonskih računa, za
željene sobe u određenom opsegu datuma.
Izveštaji
6.1.7
99
Rekapitulacija sobnih računa
Rekapitulacija sobnih računa predstavlja štampani pregled podataka koje dobijamo pregledom
stanja sobnih računa (koristeći taster Štampa izveštaja u navedenoj formi za pregled sobnih
računa).
6.1.8
Plan prihoda
Plan prihoda je projektovan promet po unetim parametrima. Korišćenjem istog, možemo okvirno
utvrditi promet u nekom budućem periodu, na osnovu gostiju koji trenutno borave u hotelu i
rezervacija/bukinga koji su urađeni u tom periodu.
Aplikacija će u svakom slučaju uzeti u obzir goste koji trenutno borave u hotelu, tj.njihova zaduženja
i datume odjave, dok će rezervacije ili bukinge uzimati u obzir ukoliko to označimo u polju
predviđenom za to. Zakođe, možemo birat da li želimo da nam se prikaže ukupna planirana
100
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
potrošnja gostiju, ili samo nenaplaćeni deo iste.
6.2
Statistički izveštaji
Statistički izveštaji su slični finansijskim, sa tim što predstavljaju procentualne podatke o realizaciji,
uslugama, popunjenosti....
6.2.1 Statusi soba po danima
6.2.2 Statusi soba po tipu sobe
6.2.3 Statistika po uslugama, grupama usluga, cenovnicima, pozicijama prijema
6.2.1
Statusi soba po danima
Status soba po danima predstavlja kvantitativan prikaz statusa soba. Ovakav prikaz nam daje
mogućnost da uvek imamo uvid u iskorišćenost kapaciteta hotela.
Primer izveštaja je prikazan na slici ispod.
Izveštaji
6.2.2
101
Statusi soba po tipu sobe
Slično prethodnom izveštaju, dobijamo podatke o statusu soba/iskorišćenju kapaciteta, ali ne po
datumima, vec po tipovima soba.
Primer izveštaja je prikazan na slici ispod.
6.2.3
Statistika po uslugama, grupama usluga, cenovnicima, pozicijama prijema
Statistički izveštaji po uslugama, grupama usluga, pozicijama prijema i cenovnicima, odgovaraju
izveštajima realizacije po istim parametrima.
Razlika je u tome što statistički izveštaj neće davati zaduženja već količinu, vrednost i prosečne
vrednosti/količine izvršenih usluga. Takođe, pomoću ovih izveštaja, moći ćemo da vidimo koliko je
učešće u ukupnoj masi pojedinačne usluge.
6.3
Izveštaji iz knjige gostiju
Svaki hotel vodi dve odvojene knjige gostiju, i to: Knjigu domaćih gostiju i Knjigu stranih
gostiju.
Trenutno, obaveza je da se Knjiga domaćih gostiju vodi ručno, u za to predviđenoj knjizi, bez
obzira na postojanje iste u recepcijskoj aplikaciji.
Knjiga stranih gostiju takođe ima poseban obrazac/knjigu koja se ručno popunjava, osim na
teritoriji Beograda gde se prijave stranih gostiju mogu štampati iz programa i predavati u MUP
putem prenosivih medija (trenutno 3,5˝ FDD-Floppy Disk Drive).
6.3.1 Knjiga stranih gostiju
6.3.2 Knjiga domaćih gostiju
102
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
6.3.3
6.3.4
6.3.5
6.3.6
6.3.7
6.3.1
Pregled boravaka po državljanstvu
Pregled boravaka po državljanstvu (Statistika)
Pregled gostiju za osiguranje
Pregled boravaka za datum
Obrazac TU-11a
Knjiga stranih gostiju
Opcija za pregled knjige stranih gostiju nam služi za pregled iste. Brojevi strana počinju od 1
(jedan), za svaku novu godinu.
Strane se formiraju svaki dan, pri formiranju prijava stranih gostiju (za MUP).
Željeni izveštaj dobijamo tako što, po odabiru željene godine (unapred određena vrednost je tekuća
godina), biramo opseg strana čiji prikaz želimo.
Ovako dobijeni izveštaj možemo odštampati.
6.3.2
Knjiga domaćih gostiju
Kao kod Knjige stranih gostiju, dobijamo pregled gostiju, prilagođen za štampu, sa tom razlikom
što prikaz podataka ne možemo filtrirati po stranama knjige, već po datumima.
Izveštaji
6.3.3
103
Pregled boravaka po državljanstvu
Pregled boravaka nam daje količinski broj noćenja, po državama, po unapred zadatim
parametrima (najčešće se zadaje datum).
Analitički pregled će nam dati i pojedinčan spisak gostiju po zemljama, dok će zbirni pregled dati
ukupan broj gostiju, bez pojedinačnog spiska.
6.3.4
Pregled boravaka po državljanstvu (Statistika)
Pregled boravaka za statistiku je sličan prethodnom izveštaju , ali su države definisane drugačije,
odnosno po podacima definisanim od strane Republičkog Zavoda za Statistiku (RZZS).
Pored drugačijih šifara zemalja, ovde su dodate i Ostale evropske/vanevropske zemlje.
Na osnovu ovog izveštaja se popunjava izveštaj koji se predaje RZZSu.
104
6.3.5
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Pregled gostiju za osiguranje
Pregled gostiju za osiguranje nam daje detaljan pregled gostiju u navedenom periodu, sa brojem
prijema i noćenja.
Dobijeni podaci se koriste za izmirenje obaveza prema osiguravajućoj kući, sa kojom je sklopljen
ugovor o pružanju usluga osiguranja.
6.3.6
Pregled boravaka za datum
Pregled boravaka za određeni datum nam prikazuje spisak gostiju koji su boravili u hotelu, sa
osnovnim podacimo o boravku (broj sobe, tip usluge, datum prijema/odjave).
6.3.7
Obrazac TU-11a
Obrazac TU-11a se štampa i predaje uz statistički izveštaj za RZZS, i zajedno sa njim se štampa
na kraju svakog meseca.
Sa obzirom da Pregled boravaka za statistiku ne sadrži detaljnu specifikaciju ostalih (van)evropskih
zemalja, već samo ukupan broj gostiju, ovaj izveštaj se prilaže kao dodatak.
Izveštaji
6.4
Izveštaji za domaćinstvo
6.4.1
6.4.2
6.4.3
6.4.4
6.4.5
6.4.6
6.4.1
105
Pregled zauzetih soba
Pregled slobodnih soba
Pregled zauzetih i nečistih soba
Pregled svih soba po kategorijama
Pregled statusa soba po kategorijama
Izveštaj za domaćinstvo
Pregled zauzetih soba
Kao što ime govori, dobijamo spisak svih soba sa gostima koji su u njih primljeni. Ukoliko
izaberemo opciju Samo zauzete sobe, na izveštaju će biti prikazane samo zauzete sobe, sa gostima i
ulsugom na koju su primljeni.
6.4.2
Pregled slobodnih soba
Ovaj izveštaj nam daje spisak (samo brojeve) trenutno slobodnih soba.
Obe ponuđene opcije za formiranje izveštaja nam daju isti podatak, samo u dve različite forme, po
kategorijama soba ili po nivoima/spratovima.
6.4.3
Pregled zauzetih i nečistih soba
Jednostavan izveštaj koji nam prikazuje sobe koje trenutno nisu dostupne za izdavanje (zauzete i
nečiste).
Osim toga, prikazan je i broj gostiju koji se nalaze u zauzetim sobama.
106
6.4.4
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Pregled svih soba po kategorijama
Ovaj izveštaj će nam prikazati spisak svih soba u hotelu, uključujući i maksimalan broj osoba koje
mogu noćiti u sobi, sređene po kategorijama
Izveštaji
6.4.5
107
Pregled statusa soba po kategorijama
Pregled statusa soba nam daje izveštaj koji odgovara statusu soba sa osnovnog prozora recepcije,
složene po kategorijama.
108
6.4.6
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Izveštaj za domaćinstvo
Ovaj izveštaj nam daje mogućnost pregleda statusa soba u željenom trenutku.
Izveštaji
109
Prvo imamo mogućnost odabira sadržine izveštaja, tj. da li ćemo videti sve sobe, ili samo zauzete/
nečiste...
Najčešće biramo sve sobe.
110
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Na primeru sa slike, imamo prikaz jednog dela soba, na kojem vidimo u kakvom je statusu soba, i
da li je potrebno generalno spremanje (odjava).
Izveštaji
6.5
111
Pregled pojedinačne usluge po sobama i gostima
Ovaj izveštaj nam prikazuje spisak gostiju koji ma je zadužena određena usluga, koju predefinisemo
pre puštanja izveštaja, kao i vremenski period za koji izdajemo račun.
Vrlo je bitno i da odredimo da li se u obzir uzimaju rezervacije/bukinzi.
Izveštaj je pogodan za proveru usluga koje gosti koriste, tako da npr možemo izvući spisak gostiju
koji će narednog dana koristiti doručak, pregled boravišne takse i sl.
6.6
Pregled prijavljenih usluga po sobama i gostima
Ovaj izveštaj nam daje spisak svih prijavljenih gostiju, sa uslugama na koje su prijavljeni (Analitički).
Ukoliko koristimo zbirni izvestaj, dobićemo samo ukupnu količinu svih usluga koje koriste gosti, bez
spiska gostiju.
112
6.7
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Pregled prijavljenih gostiju (specifikacija)
Izveštaj koji nam daje pregled prijavljenih gostiju je najjednostavniji izveštaj koji će prikazati sve
goste koji se nalaze u hotelu, sa datumom prijave/odjave, statusom i uslugom koju koriste.
6.8
Pregled gostiju predviđenih za odjavu
Ovaj izveštaj će nam prikazati sve goste koji bi trebalo da napuste hotel tokom današnjeg dana, ili u
nekom dužem vremenskom periodu (u odnosu na datum odjave, koji se nalazi u korekciji prijema).
6.9
Kontrolni izveštaj (pre promene hotelskog dana)
Kontrolni izveštaj se obično štampa pre zatvaranja dana / promena hotelskog dana, kako bi proverili
da li su sve potrebne procedure za tekući hotelski dan izvršene.
Za formiranje ovog izveštaja nećemo postavljati bilo kakve parametar, već ćemo samim pritiskom
na taster “OK” dobiti izveštaj koji sadrži spisak svih trenutno prijavljenih gostiju sa slede ćim
podacima:
Tri checkbox polja (za odjavu, bez prava na noćenje, bukirano) odgovaraju onima koja se javljaju
Izveštaji
113
pri Automatskoj promeni dana.
6.10
Lista rođendana
Lista rođendana predstavlja pregled rođendana gostiju, u okviru željenog opsega datuma.
Izveštaj se formira od podataka preuzetih iz osnovnih padataka o gostu, preuzetih iz Prijema gosta.
6.11
Kartica sobe/Telefon
Pregled zaduženih telefona se dobija tako što ćemo uneti broj sobe, kao i vremenski period.
Ukoliko želimo da odštampamo dobijeni izveštaj, to možemo uraditi pomoću tastera Štampa
specifikacije.
114
6.12
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Dnevni žurnal / Zbirno
Dnevni žurnal (zbirno) možemo dobiti za neki od prethodnih dana.
Ovaj izveštaj nam prikazuje početno stanje za taj dan, zaduženja i naplate tokom dana i prenos,
odnosno stanje koje prenosimo u naredni dan.
Pored finansijskih pokazatelja, možemo videti i prijeme/odjave gostiju (količinski), ako i stanje
statusa soba na kraju dana.
6.13
Dnevni žurnal / Analitički
Analitički dnevni žurnal predstavlja izveštaj sličan zbirnom, ali su sva zaduženja i anplate
rasčlanjena po godtima/firmama, a ne po uslugama.
Izveštaji
115
116
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Poglavlje
7
118
7
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Knjiga gostiju
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
7.1
Radni prostor / Knjiga gostiju
Radni prostor / Recepcija
Nomenklature
Transfer podataka
Registar gostiju
Šifarnik statusa gostiju
Automatsko slanje e-maila
Izveštaji iz registra gostiju
Radni prostor / Knjiga gostiju
Knjiga gostiju predstavlja spisak svih gostiju koji su boravili ili borave u hotelu.
U levom uglu ekrana nalaze se dve grupe radio dugmadi kojima je moguće izvršiti promenu prikaza
gostiju. Prvu grupu čine radio dugmad Svi gosti, Strani gosti, Domaći gosti.Opcija Svi gosti znači
da su prikazani i domaći i strani gosti. Promenom opcije u Strani gosti moguće je videti samo goste
iz inostranstva, a izborom opcije Domaći gosti moguće je videti samo goste iz Republike Srbije.
Drugu grupu radio dugmadi čine radio dugmad Sve prijave, Prijavljeni gosti i Odjavljeni gosti.
Opcija Sve prijave daje prikaz svih gostiju koji su prijavljeni MUP-u od početka godine do danas.
Opcija Prijavljeni gosti daje goste koji se trenutno nalaze u hotelu i koji su prijavljeni MUP-u.
Opcija Odjavljeni gosti daje spisak gostiju koji su odjavljeni kod MUP-a.
Opcija Nepredate prijave služi da se prikažu gosti koji se nalaze u hotelu, a koji nisu prijavljeni
MUP-u
Polje Traži služi da pronađemo određenog gosta po delu imena ili prezimena.
Dugme Pregled podataka služi za otvaranje forme koja daje podatke za izabranog gosta (gost se
Knjiga gostiju
119
bira tako što se klikne u bilo koje polje u redu u kom se nalazi gost za koga želimo da vidimo
podatke).
7.2
Radni prostor / Recepcija
Pored osnovnog menija i linije sa alatkama, u radnom prozoru Recepcija, na centralnom delu
prozora možemo videti grafički prikaz svih soba (po nivoima i kategorijama). Spisak gostiju koji se
nalaze u sobi dobijamo u donjem desnom uglu, posle klika mišem na željenu sobu (na spisku će se
pojaviti samo gosti koji su prijavljeni kao master MST).
*Za objašnjenje funkcija tastera sa donjeg dela prozora kliknite na željeni taster.
7.3
Nomenklature
U nomenklaturama unosimo sve šifre koje su nam bitne za knjigu gostiju. Odnosno, svaka država,
državljanstvo i sl, mora imati i odgovarajuću šifru pored imena (kao i sve hotelske usluge, što će biti
pojašnjeno u unosu matičnih podataka). Šifre nisu proizvoljne, već se unose prema onima koje
smo dobili od MUPa ili RZZS.
7.3.1 Nomenklatura država i državljanstava
7.3.2 Nomenklatura putnih isprava i viza
7.3.3 Nomenklature razloga boravka
7.3.4 Nomenklatura država (Statistika)
120
7.3.1
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Nomenklatura država i državljanstava
Kao što samo ime govori, unose se šifre i nazivi država, prema podacim dobijenim od MUPa.
Knjiga gostiju
7.3.2
Nomenklatura putnih isprava i viza
Podaci se unose prema uputstvim izdatim od strane MUPa.
121
122
7.3.3
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Nomenklatura razloga boravka
Podaci se unose prema uputstvim izdatim od strane MUPa.
Knjiga gostiju
7.3.4
123
Nomenklatura država (statistika)
Podaci se unose prema uputstvim izdatim od strane RZZS.
7.4
Transfer podataka
Transfer podataka predstavlja proces prijavljivanja stranih državljana Odelenju za strance MUPa.
Svi strani gosti koji borave u Srbiji su obavezni da svoj boravak prijave odgovarajućoj službi. Hoteli
(kao privremena mesta prebivališta) su dužni da sve goste uredno prijavljuju i vode evidenciju o
gostima (stranim i domaćim).
7.4.1 Obračun broja strana za knjigu stranaca
7.4.2 Prenos podataka / Prijave stranih državljana
7.4.3 Poništavanje obračuna strana
7.4.4 Pregled podataka na disketi
Kada smo obavili sve gorenavedene procedure, ostaje nam da odštampamo izvod iz knjige stranih
gostiju, za novoprijavljene strane goste. Štampa se vrši iz Knjige stranih gostiju, tako što biramo
strane koje želimo da nam se prikažu, pa ih po potrebi i štampamo.
7.4.1
Obračun broja strana za knjigu stranaca
Obračun strana je prva procedura koju obavljamo, kako bi uspešno prijavili strane goste.
124
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Kada odaberemo godinu i datum (današnji), klikom na taster Obračun dobićemo sledeći izgled
prozora:
Knjiga gostiju
125
Potrebno je da zapamtimo/zapišemo koje su strane novoformirane, u knjigama domaćih i stranih
gostiju, ali i u zajedničkoj (novoj knjizi). Aplikacija će automatski formirati prijave svih novodošlih
gostiju, od prethodnog formiranja do današnjeg datuma. Ukoliko postoji bilo koji problem sa
prijavom gosta, pojaviće nam se upozorenje u polju predviđenom za to, pa ćemo otići u korekciju
prijema spornog gosta i ispraviti nepotpune ili netačne podatke.
126
7.4.2
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Prenos podataka/ Prijave stranih državljana
Prenos podataka je snimanje podataka koje smo dobili Obračunom broja strana. Broj strana
koji smo dobili pri obračunu upisujemo u polja Od/Do strane, a zatim pritiskom na taster OK,
podaci će biti preneti. Postoji i mogućnost slanja e-mailom, mada SUP ima svoj program, koji se
mora koristiti u tu svrhu.
Naravno, potrebno je da nam disketa (3,5˝ disk) bude ubačena u disketni uredjaj (FDD).
7.4.3
Poništavanje obračuna strana
Knjiga gostiju
127
Ukoliko je došlo do neke greške pri obračunu strana, postoji mogućnost da poništimo obračun, pa
da ga ponovimo po potrebi.
Poništavanje se vrši tako što ćemo odabrati koji izveštaj želimo poništiti (najčešće poslednji), te
pomoću tastera OK i izvršiti poništenje.
7.4.4
Pregled podataka na disketi
U polje Disk, automatski će biti upisana putanja ka FDDu, a naše je samo da kliknemo na OK i da
izvršimo kontrolu dobijenih podataka.
7.5
Registar gostiju
U registru gostiju se nalaze svi gosti koji su boravili ili borave u hotelu. Ukoliko, pri samoj prijavi,
gost nije unet u registar, to možemo uvek uraditi korišćenjem tastera za Automatsko formiranje
registra gostiju, gde ćemo izabrati u koju grupu i pod kojim uslovima/parametrima ćemo ubaciti
gosta u registar. Takođe , podatke o gostima možemo ažurirati, brisati, pregledati - i sve to pomoću
tastera koji se nalaze u donjem delu ekrana. Polje Traži služi za pronalaženje gostiju po bilo kom
parametru.
Kako bi registar bio pravilno ažuriran, potrebno je da sve podatke unosimo unificirano i kompletno.
Klikom na neke od tastera, dobićemo njihova pojašnjenja.
128
7.5.1
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Filter
Taster Filter nas dovodi po podforme za Izbor filtera. Ovde ćemo odabrati filter koji želimo
primeniti, uneti opseg datume u kojem će aplikacija filtrirati goste, pa na kraju potvrditi izbor, putem
tastera Primeni filtere. Ova operacija će rezultirati smanjenjm registra gostiju, tj. neće nam biti
prikazani svi gosti koji se nalaze u registu, već samo oni koji zadovoljavaju parametre koje smo
postavili.Bitno je napomenuti da filteri ostaju uključeni, sve dok ne zadamo komandu Isključi
filtere.
Parametri se postavljaju u polju Podešavanje filtera, pa tako možemo iskontrolisati/korigovati
postojeće filtere, ili praviti nove.
Na slici ispod je prikazana podforma za podešavanje filtera.
Knjiga gostiju
129
Podešavanje filtera nam nudi razne parametre, odnosno uslove, koji moraju biti zadovoljeni, kako bi
imali željene podatke.
Kao što se sa slike vidi, veći deo podataka je baziran na matičnim podacima gosta, koje smo uneli
prilikom prijema.
Status gosta baziran na prometnim podacima je status koji je gost dobio (od strane osoblja/
menadžmenta hotela) tokom boravka.
Kada unesemo sve potrebne parametre (npr.gosti mlađi od 30 godina, koji dolaze iz Nemačke i sl),
daćemo ime filteru i snimiti ga kao takvog ( Snimi filter).
Nakon snimanja, filter možemo i upotrebiti, vraćajući se na izbor filtera.
U svim izveštajima (finansijski, statistički...) gde se pojavljuje taster Filter, filteri mogu biti
primenjeni. To značu da bilo koji od pominjanih izveštaja možemo dobiti sa filtriranim podacima, tj.
samo za one goste koji nas interesuju.
Ukoliko na izveštaju realizacije (primer dole) iskoristimo taster Filter, otvoriće nam se podforma
za Izbor filtera.
130
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Na svim izveštajima dobijenim uz primenu filtera, biće naznačeno koji je filter primenjen.
Ukoliko je bilo koji od filtera uključen, aplikacija će upozoriti da dobijeni rezultati zavise od filtera.
Ukoliko želimo da dobijemo kompletne podatke, za sve goste, moraćemo da isključimo filtere.
Knjiga gostiju
131
Info filtera će nam prikazati broj podataka koji smo dobili, i to :
- ukupan broj gostiju obuhvaćenih filterom;
- ukupan broj prijema (koliko su puta gosti, iz prethodne stavke, dolazili u hotel);
- ukupan broj sobnih računa (jer nemaju svi gosti svoj sobni račun, već ponekad neko drugi plaća za
njih, te je otuda broj sobnih računa manji od broj prijema).
132
7.5.2
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Pregled boravaka
Pregled boravaka gosta nam daje mogućnost da vidimo sve podatke vezane za prethodne boravke
gostiju. U dobijenom izveštaju dobijamo spisak svih boravaka, kao i podatak o ukupnom broju
poseta/noćenja, kao i naplaćenim uslugama. Ukoliko želimo da dobijene podatke odštampamo, to
ćemo uraditi koriteći taster Štampa info pregleda.
*Pojašnjenja funkcija ostalih tastera dobijamo klikom na iste.
Knjiga gostiju
7.5.3
133
Unos/Ažuriranje podataka
Unos podataka, kao i Ažuriranje podataka u registar, se vrše ovoj podformi. Ovi podaci se
takođe mogu odštampati pomoću Štampe info pregleda.
7.5.4
Preuzimanje gosta iz liste boravaka
Ova opcija će nam prikazati spisak svih prijava koje nisu povezane sa registrom, kako bi smo mogli
da ih ažuriramo po želji.
Pored ažutiranja, imamo i opcije za pregled sobnog računa, kao i podataka o gostu.
134
7.5.5
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Automatsko formiranje registra gostiju
Ukoliko se registar na ažurira pri prijemu gosta (komanda Ažuriraj registar u Korekciji matičnih
podataka), to uvek možemo uraditi Preuzimanjem gostiju iz liste boravaka ili Automatskim
ažuriranjem. Automatsko formiranje ćemo izvršiti iz dva koraka. Prvo ćemo označiti (čekirati)
polja Ime i prezime i JMBG, a zatim ćemo putem tastera OK izvršiti ažuriranje registra za domaće
goste (jer strani nemaju JMBG). Drugi korak je ažuriranje po stavkama Ime i prezime i Datum
rodjenja, kako bi aplikacija u registar unela preostale goste (strane goste, kao i domaće bez
JMBGa).
Knjiga gostiju
7.6
135
Šifarnik statusa gostiju
U Šifarnik statusa gostiju unesimo statuse i njihove opise. Statusi gosta su proizvoljni i mogu se
menjati/dodavati po potrebama hotela.
136
7.7
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Automatsko slanje e-maila
Automatsko slanje e-maila se vrši tako što se putem Filtera definišu gosti kojima želimo da
pošaljemo email. Nakon toga, potrebno je da kliknemo na taster Štampaj spisak, koji će nam dati
spisak svih gostiju obuhvaćenih filterom. Imena gostiju će biti ispisana crvenim slovima ukoliko za
date goste nije uneta e-mail adresa.
Kada spisak pogledamo (i po potrebi odštampamo), taster Šalji E-mail će postati aktivno, i biće
nam omogućeno da pošaljemo poruku željenim gostima.
U polje Sadržaj unosimo proizvoljan tekst, kao i Internu belešku gde je automatski podatak o
datumu slanja e-maila). Polje Prilog nam daje mogućnost za dodavanje nekog dokumenta
(tekstualnog, slike, brošure, čestitke) našoj poruci.
Polja From, To, SMTP server će biti automatski popunjena.
Knjiga gostiju
7.8
137
Izveštaji iz registra gostiju
Postoje četiri vrste izveštaja iz registra koje možemo pregledati i odštampati.
Taster Filter se može upotrebiti ukoliko želimo da formiramo izveštaje po nekom kriterijumu.
Klikom na neki od izveštaja, na gornjoj slici, dobićemo objašnjenje istih.
7.8.1
Detaljan pregled podataka o gostima
Detaljan pregled će nam prikazati poseban izveštaj (karticu) za svakog gosta iz registra (ili samo onih
obuhvaćenih eventualnim filterom).
To znači da će ovaj izveštaj imati stranica koliko gostiju postoji u registru.
138
7.8.2
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Tabelarni pregled boravaka grupisamo po gostima
Tabelarni pregled boravaka po gostima daje podatke o istim gostima kao i Detaljan pregled , ali
neće prikazati posebnu akrticu za svakog gosta već samo osnovne podatke o gostu, tj ime i prezime,
datum prijave/odjave, broj sobe, status gosta i rezervacije, dužinu boravka, kao i finansijsko
zaduženje/iznos.
7.8.3
Tabelarni pregled boravaka zbirno po gostima
Još jednostavniji izveštaj od prethodnog, koji će nam prikazati samo ID gosta, ime i prezime, broj
dolazaka (prijema), dužinu boravka, kao i iznos zaduženja.
Knjiga gostiju
7.8.4
139
Spisak gostiju izdvojenih filterom
Spisak gostiju izdvojenih filterom je najjednostavniji od izveštaja iz registra. Sadrži spisak gostiju
koji, pored imena i prezimena, sadrži kontakt podatke o gostima (adresu, telefon, e-mail...).
140
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Poglavlje
8
142
8
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Matični podaci
U meniju Matični podaci se nalaye skoro svi parametri potrebni za pravilno funkcionisanje jedne
hotelske recepcije. Tačnije, ovde se definišu sve karakteristike, usluge, cenovnici, statusi i sl.
8.1 Unos objekata
8.2 Tipovi soba
8.3 Unos soba
8.4 Unos ostalih prostorija
8.5 Unos parking mesta
8.6 Unos karakteristika soba
8.7 Unos karakteristika po sobama
8.8 Unos hotelskih usluga
8.9 Unos grupnih usluga
8.10 Unos grupa cenovnika
8.11 Unos standardnog cenovnika
8.12 Unos posebnog cenovnika
8.13 Unos cenovnika parking mesta
8.14 Unos cenovnika internet zakupa
8.15 Unos cenovnika doplata
8.16 Unos šifarnika popusta
8.17 Unos komitenata
8.18 Unos šifarnika valuta
8.19 Unos sredstava plaćanja
8.20 Unos dnevnih promena kursa
8.21 Unos poreskih grupa / tarifa
8.22 Unos izjava
8.23 Unos pozicija prijema
Matični podaci
8.1
143
Unos objekata
Unos objekata predstavlja podformu u kojoj ćemo uneti sve objekte koje hotel postoji, ili celine
unutar jednog objekta. Najčešće su to spratovi, ali mogu biti i razni nivoi, depadansi, bungalovi... U
polju Obj. unosimo broj objekta, dok je Naziv polje za proizviljan opis.
Ovako uneti podaci se vide na osnovnom prozoru recepcije, i izgledaju ovako:
144
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Matični podaci
8.2
145
Tipovi soba
U ovoj formi se vrši unos i korekcija tipova soba. Preporučljivo je da se u polje Tip (koje
pretstavlja šifru tipa sobe) unese uobičajena oznaka sobe iz turističkog poslovanja (videti sliku). U
polje Naziv možemo upisati slobodan tekst koji opisuje tip sobe.
Definisanje tipova soba je bitno iz više razloga, od kojih je najbitniji cenovnik (koji se pravi prema
tipovima soba), ali i razni izveštaji po tipovima soba i sl.
Ukoliko čekiramo (označimo) polje pod stavkom WWW , taj tip sobe će biti dostupan za ˝online˝
rezervacije (ukoliko se iste rade preko interneta).
146
8.3
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Unos soba
Kada smo definisali Objekte i Tipove soba hotela, možemo definisati i same sobe, tj ˝reći˝ aplikaciji
koje mi to sobe posedujemo.
U polje Soba unosimo broj sobe, a zatim joj dodelujemo objekat (u okviru kojeg se nalazi), tip
sobe, telefonski lokal, neki dodatni opis, kao i maksimalni broj osoba koji se mogu primiti u tu sobu
na noćenje.
Ukoliko probamo da primimo više osoba, od predviđenog broja, aplikacija će nas upozoriti na to i
pitati da li stvarno želimo da primimo toliko osoba. To je vrlo bitno zbog cenovnika, u kojem se
cene definišu po broju osoba u sobi, te ukoliko primimo više osoba (nego što je definisano u
cenovniku) cena će biti 0,00 (nula) dinara.
Matični podaci
8.4
147
Unos ostalih prostorija
Unos ostalih prostorija služi za unos ostalih prostorija koje hotel poseduje, a za koje je moguće
vršiti rezervaciju korišćenja kroz sistem rezervacija.
U polje Objekat unosimo šifru objekta (dozvoljeni su i brojevi i slova), dok je Naziv klasično ime
objekta.
148
8.5
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Unos parking mesta
Poput definisanja soba, potrebno je da definišemo i parking mesta, ukoliko ih imamo.
Parking mestima moramo dodeliti šifru/broj (polje Prk.Mesto), kao i odgovarajući opis. U polje Tip
unosimo odgovarajući tip parking mesta.
Matični podaci
8.6
149
Unos karakteristika soba
Svaka sobe može posedovati neku specifičnu karakteristiku ili sadržaj, koji je zanimljiv gostima ili
samom hotelu. Da bi sobama dodelili te karakteristike, moramo ih prvo definisati u ovoj podformi.
Šifra je proizvoljna, kao i naziv same karakteristike. Kada smo uneli karakteristike, možemo ih i
dodeliti pojedinačnim sobama, zatim i koristiti putem opcije Filter na radnom prozoru recepcije.
150
8.7
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Unos karakteristika po sobama
Ukoliko imamo definisane karakteristike soba, svakoj sobi ćemo dodeliti jednu ili više
odgovarajućih karakteristika.
U našem primeru, sobi 303 smo dodelili karakteristiku Kamin, odnosno naznačili smo da ima
kamin, kako bi korišćenjem filtera mogli da je pronađemo.
Matični podaci
8.8
151
Unos hotelskih usluga
U formu se unose sledeći podaci:
U polje Usluga se unosi šifra usluge. Ovo je alfanumerički podatak (podržava i brojeve i slova).
U polje Naziv usluge se unosi sam naziv usluge, koji će biti ispisivan na izveštajima i računima.
U polje Naziv usluge/Engleski unosi se isti naziv usluge ali na engleskom jeziku. Ovde je važno
uneti pravilan naziv, jer se naziv usluge za stranog gosta štampa odavde.
Polje Štampa pot. sadrži informaciju o tome da li se za određenu uslugu štampa potvrda o izvršenoj
usluzi ili ne.
U polje Tar. se unosi šifra tarife poreza koja se primenjuje za unetu uslugu. (2 - 0%, 4 - 18%, 5 8%)
152
8.9
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Unos grupnih usluga
U ovoj formi se unose grupne hotelske usluge kao i pojedinačne usluge od kojih se određena
grupna usluga sastoji. Klikom na jedno od dugmadi »Aktivne usluge« ili »Neaktivne usluge«
menjamo prikaz grupnih usluga. Da li je neka usluga aktivna ili neaktivna to jest da li je hotel pruža ili
ne određuje se promenom vrednosti u polju Aktivna. U polju Anl.prikaz određujemo da li će
određena grupna usluga biti štampana odnosno prikazana sa njenim pojedinačnim uslugama od kojih
je sastavljena.
U polju Noćenje određujemo da li se gost sa tom grupnom uslugom može naći na noćenju ili ne
(gost na dnevnom odmoru DO ne sme ostati na noćenju, pa stoga ta grupna usluga u polju noćenje
neće biti čekirana).
U donjem desnom uglu glavne forme nalazi se podforma koja prikazuje pojedinačne usluge koje
čine grupnu uslugu.
Kroz nju se može vršiti dodavanje i brisanje pojedinačnih usluga koje čine gore selektovanu grupnu
uslugu.
Unos nove grupne usluge vrši se tako što se prvo u polje Grp.Usl. unese šifra pod kojom želimo da
vodimo grupnu uslugu, a zatim popune ostali podaci. Polje Grp.Usl. može da sadrži bilo koji
alfanumerički podatak (broj ili slovo). Svaka grupna usluga se sastoji od nekih pojedinačnih usluga.
Da bi smo uneli strukturu pojedinačnih usluga moramo preći na podformu u donjem desnom uglu i
klikunti u polje Usluga i izabrati onoliko pojedinačnih usluga od koliko se grupna usluga sastoji. U
polju Kol. se unosi broj pojedinacnih usluga koji će se obračunavati za datu grupnu uslugu. Ako
želimo da promenimo ili obrišemo pojedinačne usluge od kojih se određena grupna usluga sastoji,
treba prvo da na glavnoj formi izaberemo grupnu uslugu za koju želimo da izvršimo promenu ili
brisanje, a zatim pređemo na podformu u donjem desnom uglu i izvršimo izmene vezane za
pojedinačne usluge koje čine grupnu uslugu.
Matični podaci
8.10
153
Unos grupa cenovnika
Grupe cenovnika se definišu u ovoj podformi. Svaki cenovnik koji budemo formirali moramo
dodati u odgovarajuću grupu.
Šifra grupe i nazivi grupa cenovnika su proizvoljni.
8.11
Unos standardnog cenovnika
154
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Na formi za unos standarnog cenovnika imamo prikazane sve cenovnike koje smo do tog momenta
formirali. U levom delu forme su prikazani nazivi cenovnika koji su dati u razlicitim bojama, a u
desnom delu iste forme je prikazan kalendar za jedan mesec odredjene godine i u zavisnosti od boje
dana u kalendaru biće primenjen odredjeni cenovnik kod obračuna grupnih usluga hotela. Ovaj
cenovnik iz kalendara ,koji se sastoji u stvari iz više različitih cenovnika, se primenjuje samo u
situacijama kada kod prijema gosta ne navedemo cenovnik po kome primamo gosta. U navedenom
primeru, crvenom bojom smo obležili dane za koje želimo da važi vikend cenovnik.
Ukoliko kod prijema ne navedemo cenovnik koji se primenjuje, automatski će se primeniti
cenovnik iz prikazanog kalendara (t.z. promenljivi cenovnik).
Posle svakog dodavanja cenovnika ili promena u postojećim cenovnicima poželjno je odštampati
cenovnik i još jednom ga proveriti.
Za svaki mesec i svaki dan moramo definisati cenovnik, koji će se koristiti po automatizmu (ukoliko
mi ne definišemo drugačije). Definisanje cenovnika se vrši tako što ćemo na levoj strani forme
izabrati cenovnik, a zatim na desnoj strani, po odabiru godine i meseca, kliktati na pojedinačne
datume. Kada završimo sa tom procedurom, potrebno je da kliknemo na taster Zapamti raspored.
Ukoliko planiramo da nam tokom celog meseca u upotrebi bude isti cenovnik, možemo upotrebiti
taster Označi sve.
Ukoliko odaberemo neki od cenovnika (sa leve strane podforme) i kliknemo na taster Briši
cenovnik, odabrani cenovnik će biti izbrisan.
*Klikom na neki od ostalih tastera dobijćemo pojašnjenje funkcija istih.
Matični podaci
8.11.1
155
Nov cenovnik
Ukoliko želimo da otvorimo novi cenovnik, potrebno je da mu damo ime (koje će ga ukratko opisati
što je moguće bolje), a zatim mu i dodelimo neku od grupa, koje smo već definisali. Ako je taj
cenovnik sličan, sa nekim već postojećim, možemo iskoristiti opciju kopiranja, tako što ćemo iz
donjeg menija odabrati koji već postojeći cenovnik želimo da prekopiramo, a zatim ga po potrebi
korigovati.
Klikom na taster Obrada ćemo formirati novi cenovnik.
156
8.11.2
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Ažuriranje cena
Kada odaberemo cenovnik i kliknemo na taster Ažuriranje cena, dobijamo podformu kao na
prethodnoj slici.
U meniju sa leve strane biramo uslugu za koju ćemo definisati cene, a zatim i tip sobe. Kada u
donjem delu podforme definišemo sve potrebne cene, isti postupak ponavljamo i za strane goste
(meni gore desno). Isti postupak ponavljamo za sve tipove soba. Bitno je napomenuti da se cene
unose po osobi (a aplikacija ih sama množi sa brojem osoba u sobi).
8.11.3
Ažuriranje cena u procentima (%)
Matični podaci
157
Ukoliko imamo potrebu da korigujemo cenovnik jedne usluge u željenom cenovniku za isti
procentualni iznos, to ćemo uraditi pomoću ove podforme. Biramo cenovnik u kojem korigujemo
cenu usluge, a zatim klikom na taster Ažuriranje cena (%) dolazimo do prozora sa gornje slike.
Tu biramo uslugu, čiju cenu korigujemo, i procenat za koji ćemo iznos te usluge uvećati ili umanjiti
(sa predznakom minus).
Promenu cena izvršavamo klikom na taster Obrada .
8.11.4
Štampanje cenovnika
Taster Štampanje cenovnika nam daje prikaz cenovnika koji smo odabrali za štampu.
Na ovaj način možemo iskontolisati da li cenovnik dobro unet.
Štampa se vrši pomoću tastera
.
158
8.12
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Unos posebnog cenovnika
Prvo biramo grupu usluga unutar koje pravimo posebnu cenu (najčešće je to noćenje sa doručkom,
odnosno ND). Klikom na taster Nova cena dobijamo ˝prozor˝ za dodeljivanje imena, a u donjem
meniju (Struktura cene po uslugama, dobijamo usluge koje ta grupa usluga sadrži, po definisanim
podacima).
Matični podaci
159
Sada, kada smo posebnoj ceni dodelili ime, možemo da unesemo potrebne parametre, tj cene
usluga.
To ćemo učiniti u meniju (donji desni ugao), tako što ćemo svakoj usluzi dodeliti cenu, u dinarima ili
eurima.
Bitno je napomenuti da je posebna cena po sobi, odnosno po nosiocu računa (MST). Ako posebnu
cenu pravimo za dve osobe, potrebno je da dupliramo cene takse, osiguranja i doručka, kao i
smeštaja ako postoji potreba. Količina se ne umosi, jer se cenovnik odnosi za celu sobu, pa se i
količina unosi automatski, prema broju osoba prijavljenih u sobu.
Ukoliko po dogovoru sa klijentima imamo cenu u stranoj valuti (EUR), napravićemo posebnu cenu u
eurima, kao na sledećoj slici:
Zaduženja i cene na računu neće biti u eurima, već će se automatski preračunavati u dinarsku
protivvrednost prema unetom kursu.
U našem primeru, boravišna taksa i osiguranje su ostavljeni u dinarima, jer imaju fiksne vrednosti.
Ukoliko gostu želimo da dodelimo posebnu cenu, to radimo u polju za prijem gosta, u polju
160
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Cena.
8.13
Unos cenovnika parking mesta
Kako bi mogli da unesemo parking mesta, odnosno njihove tipove, moramo ih definisati u ovoj
podformi.
Pored samog tipa parking mesta, definisaćemo i njegovu cenu, slično kao kod tipova soba.
8.14
Unos cenovnika internet zakupa
U ovoj podformi definišemo pakete za naplatu internet usluga.
Matični podaci
161
Ime paketa, kao i naziv, je proizvoljno, dok Usluga odgovara usluzi, tj internetu.
8.15
Unos cenovnika doplata
Ukoliko iz nekog razloga imam potrebu za bilo kakvom doplatom, istu ćemo napraviti u ovoj
podformi.
Prvo ćemo u gornjem meniju dati proizvoljnu šisru i naziv, a zatim je i definisati u donjem polju
(struktura usluga).
Kao što smo već rekli, ukoliko gosta prijavimo kao dete, on neće imati nikakva zaduženja, te
možemo napraviti doplatu za dete (za uplatu osiguranja, polovine boravišne takse...) ali i posebne
doplate za novogodišnju noć i sl.
Na primeru je data doplata za dete starosti 7-15god koje (u skladu sa poslovnom politikom hotela)
plaća deo noćenja i polovinu boravišne takse (po Zakonu o turizmu).
Takođe, doplate mogu biti i procentualne, ukoliko u Tipu obračuna unesemo %na cenu ,
obračunavaće se procenat na uslugu , iy poslednja dva polja.
162
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
U slučaju sa gornje slike, cene osiguranja i doručka su fiksne, taksa je po zakonu 50 %, a noćenje
je 50% od cene odrasle osobe (recimo da je takva poslovna politika hotela).
8.16
Unos šifarnika popusta
Unos šifarnika popusta se koristi za predefinisanje popusta.
Ukoliko unapred definišemo strukturu popusta, nema potrebe da svaki put unosimo sve pri prijemu
gosta, već samo da odaberemo određenu šifru, već predefinisanog popusta. Tako možemo odrediti
popust, kao na gornjem primeru (7 procenata na noćenje, 7 procenata na doručak, što će se /po
želji/ odbiti od noćenja, te 50% na vešeraj).
8.17
Unos komitenata
Matični podaci
163
Sve komitente sa kojima sarađujemo moramo uneti u ovoj podformi, kako bi mogli da koristimo
njihove podatke (u korekciji prijema, za preusmerenje obaveza, za predračune...). U polju Šifra
će automatski biti upisivan prvi naredni redni broj, dok prvo prazno polje moramo ostaviti takvim
(za šifru 0).
Komitentima možemo dodeliti i predefinisan popust, koji će se uvek vezivati za istog (dok ga ne
obrišemo / promenimo).
Čim ubacimo firmu, pitaće nas da li želimo da upotrebimo i predefinisan popust.
8.18
Unos šifarnika valuta
U ovoj podformi moramo uneti sve valute kojima ˝baratamo˝. Kod izrade posebnog cenovnika
imamo mogućnost davanja cene u EUR, koja se kasnije preračunava u dinare, kao i ispisivanje
vrednosti računa u EUR za strane goste, te je bitno da definišemo i EUR kao valutu , iako se neće
koristiti za plaćanje.
164
8.19
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Unos sredstava plaćanja
Kao i sve ostale parametre, moraju se definisati i sredstva plaćanja, ako bi mogli da ih odaberemo
pri naplati.
Osnovna sredstva plaćanja su već uneta, dok se po potrebi mogu dodavati i nova.
8.20
Unos dnevnih promena kursa
U ovoj podformi možemo unositi kurs svih valuta koje smo definisali. Pri preračunavanju iznosa
računa, pri naplati ili preračunavanju cena iz posebnog cenovnika u EUR (ili neku drugu valutu)
aplikacija će koristiti kurs koji smo ovde uneli.
Matični podaci
8.21
Unos poreskih grupa / Tarifa
Poreske tarife su definisane Zakonom o PDVu. One koje mi koristimo su:
2 - 0% - boravišna taksa i osiguranje;
4 - 18% - sve usluge koje nisu navedene pod ostalim tarifama;
5 - 8% - noćenje
8.22
Unos izjava
U ovoj podformi se unosi izjava, koja se može štampati po potrebi (registracioni list gosta).
Ovde uneta izjava je standardnog sadržaja, ali se po potrebi može menjati.
165
166
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Kao što primećujemo, postoji broj izjave, što nam daje mogućnost unosa više izjava, koje se mogu
korisiti kod predračuna, te kao tekst dokumenta pri naplati računa.
Samim tim, moćemo ubaciti predefinisane izjave kao što su uputstva za devizno plaćanje, izjave o
oslobođenju od plaćanja boravišne takse...
Procedura je ista u oba slučaja (račun, predračun). Odabrati jednu ili više izjava, i ubaciti ih pomoću
tastera Uzmi.
8.23
Unos pozicija prijema
U ovoj podformi se definišu sve pozicije prijema koje možemo imati. Pozicije prijema se određuju
prema potrebama hotela. Pozicija prijema se dodeljuje gostu prilikom prijave u hotel. Šifra i Naziv
su proizvoljni, dok u polje Vrsta upisujemo da da li se prijem odnosi na građane ili firme, što je bitno
Matični podaci
167
kod pregleda prometa, rezervacija...
U polju Popusti vršimo izbor predefinisanih popusta koje, osim za firme, možemo vezati za pozicije
prijema.
Po odabiru pozicije prijema, za koju je vezan popust, bićemo upitani da li želimo i da primenimo taj
popust.
168
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Poglavlje
9
170
9
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Fiskalne operacije
Kao što sam naziv kaže, fiskalne operacije su vezane za rad fiskalnog štampača. U redovnom radu,
koristiće se X/Z izveštaj, Periodični izveštaj, kao i Korekcija vremena (letnje/zimsko računanje
vremena).
9.1 Parametri fiskalnog uređaja
9.2 Programiranje opcija štampe
9.3 Poreske grupe
9.4 Korekcija vremena (Letnje / Zimsko)
9.5 Šifarnik artikala / Sinhronizacija
9.6 Specifikacija dnevnih izveštaja
9.7 X / Z izveštaj
9.8 Službena uplata / isplata
9.9 Periodični izveštaj
9.10 Status fiskalnog aparata
9.1
Parametri fiskalnog uređaja
Parametri fiskalnog uređaja se podešavaju po instaliranju aplikacije i fiskalnog štampača, i kao
takvi rade bez potrebe za daljim modifikacijama (osim u posebnim slučajevima).
9.2
Programiranje opcija štampe
Opcije štampe se, poput parametara uređaja, podešavaju prilikom instalacije, i mogu se menjati
Fiskalne operacije
171
po potrebi. Međutim, ova opcija se vrlo retko koristi po početku rada recepcije.
9.3
Poreske grupe
Poreske grupe se definišu i za fiskalni štampač, kao i za samu aplikaciju.
Ove tarife možemo preuzeti iz fisklanog štampača (taster Uzmi iz FS) ili ih upisati u štampač (putem
tastera Upiši u FS) kako bi imali sinhronizovane podatke i u aplikaciju i na štampaču. Poreske
grupe su unapred definisane i nema potreba za bilo kakvim modifikovanjem, osim u slučaju izmena
Zakona o PDVu.
9.4
Korekcija vremena (Letnje/Zimsko)
Kao što nam upozorenje govori, korekcija vremena se može izvesti samo jednom (odnosno dva
puta - letnje+zimsko računanje) u toku godine. Takođe, vrlo je bitno da operaciju promene vremena
izvršimo pre otpočinjanja rada u sledećem danu, tj. pre izdavanja prvog fiskalnog isečka. To znači
172
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
da se promena vremena vrši po zatvaranju dana, posle formiranja Z izveštaja.
Pri promeni vremena (poslednji vikend marta i poslednji vikend oktobra meseca) bitno je da
odaberemo korekciju koju želimo da izvršimo (+ - 1 sat) i da klikom na taster Izvrši podesimo
vreme na fiskalnom štampaču. Ova operacija se vrši kako bi nam bilo usklađeno sistemsko vreme
računara (koje se automatski menja) i fiskalnog štampača (koje na ovaj način, moramo ručno
korigovati).
Taster Prikaži vreme nam prikazuje trenutno vreme fiskalnog štampača.
9.5
Šifarnik artikala / Sinhronizacija
Sinhronizacija predstavlja pregled artikala aplikacije, i onih koji su smešteni u memoriju fiskalnog
štampača.
U ovoj podformi nam se daje mogućnost sinhronizacije podataka u fisklanom štampaču, kako bi se
stanje istih slagalo sa onim koje posedujemo u aplikaciji.
9.6
Specifikacija dnevnih izveštaja
Kao što sam naziv kaže, odabirom željenog opsega datuma dobijamo specifikaciju svih dnevnih
izveštaja u tom periodu.
Ovaj izveštaj odgovara knjizi EDI (evidencija dnevnih izveštaja) koju smo obavezni da uredno
popunjavamo.
Fiskalne operacije
9.7
173
X / Z Izveštaj
U datoj podformi možemo formirati tri vrste izveštaja.
Odabirom željenog izveštaja, taster Izvrši šalje komandu za štampu izveštaja.
Specifikacija prodatih artikala nam štampa dnevni izveštaj o prodatim artiklima (cena/količina).
X izveštaj predstavlja trenutni presek stanja, koji nam daje izveštaj o prometu od trenutka
formiranja Z izveštaja do trenutka formiranja X izveštaja.
Ovaj presek stanja se može raditi više puta dnevno, po potrebi. Svi fiskalni izveštaji se moraju
slagati sa stanjem naše blagajne, osim u slučaju storniranih računa.
Dakle, ukiko želimo da proverimo trenutno stanje blagajne, uvek možemo izvući izveštaj i uporediti
sa našom blagajnom, kako bi videli da li je sve u redu. Posebno bitno je da na kraju dana
iskontrolišemo da li se sve slaže, te da ispravimo nepravilnosti pre formiranja Z izveštaja.
Z izveštaj je dnevni izveštaj koji se radi samo jednom dnevno i to na kraju dana, posle promene
hotelskog dana, a pre izdavanja računa u novom danu. Po formiranju ovog izveštaja, završava se
fiskalni dan i anulira sav promet, tj stanje fiskalnog štampača je 0,00 (nula) dinara, pa možemo
početi sa izdavanjem računa u narednom danu.
Ovako formiran izveštaj se odlaže u EDI knjigu, zajedno sa eventualnim fiskalnim ispravkama
(storno računa).
U recepcijskom poslovanju, nije bitno da li ćemo koristiti Dnevni izveštaj sa ili bez brisanja artikala.
9.8
Službena uplata/isplata
Službeni unos novca se koristi kada u kasu ulazi/izlazi novac koji ne spada u naplatu usluga koje
pružamo.
Stanje kase na početku dana mora da bude jednako nuli, te nije dozvoljeno da imamo bilo kakav
174
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
novac u kasi. Da bi mogli da vraćamo kusur i sl. putem službenog unosa ćemo uneti iznos sitnog
novca koji imamo, a kasnije (na kraju smene ili dana) ćemo na sličan način (isplatom) taj novac i
˝skloniti˝ iz kase, tj. složiti stanje sa našom blagajnnom.
9.9
Periodični izveštaj
Periodični izveštaj je propisan zakonom i predstavlja pregled prometa fiskalne kase u određenom
periodu. Najčešće se izvlači na petnaest dana, kao i na kraju meseca (zbog plaćanja PDVa). Kao i
dnevni izveštaji, periodični izveštaj se mora složiti sa blagajnom, za odgovarajući vremenski period.
9.10
Status fiskalnog aparata
Status fiskalnog aparata nam prikazuje trenutni status aparata, sa eventualnim upozorenjima.
Ukoliko nešto nije u redu sa aparatom, greška će biti označena crvenom bojom, kako bi smo mogli
da je uklonimo i nastavimo sa radom.
U najvećem broju slučajeva, ukoliko dođe do greške (kao na slici), a aparat ne prijavljuje grešku
(svetli crvena lampica), problem je u komunikaciji sa računarom.
Potrebno je proveriti sve kablove koji povezuju računar, fiskalni štampač, gprs modem i displej
aparata.
Poglavlje
10
176
10
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Razno
Menu Razno sadrži deo komandi koje se nalaze na liniji sa alatkama , kao što su Prijava/odjava
(zatvori), Radne beleške, Pošta, Digitron.
Zakazano buđenje gostiju je podforma za unos vremena u koje bi trebali da probudimo gosta.
Kao što na primeru ispod vidimo, potrebno je da za određenu sobu unesemo zakazano vreme
buđenja, kao i koliko će nas minuta, pre zakazanog vremena, aplikacija alarmirati. Na slici desno je
prikazan alarm, odnosno prozor koji nas upozorava da moramo probuditi gosta, sa opcijama da
pronesemo alarm u drugi dan, da ga obrišemo ili ponovimo za dva minuta.
Razno
Polje Promena lozinke služi za promenu lozinke tekućeg korisnika.
Poput Digitrona, i Kalendar predstavlja klasičnu Windows aplikaciju.
177
178
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Informacije o aplikaciji sadrže podatke o trenutnoj verziji aplikacije, licenci, kao i proizvođaču
iste.
Poglavlje
11
180
11
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Prilog I - Prečice tastature
TASTER ili
KOMBINACIJA
TASTERA
FUNKCIJA
CTRL + A
Selektuje sve podatke koji se nalaze u trenutno aktivnom
prozoru.
CTRL + C
Pravi kopiju odabranog sadržaja i čuva je u memoriji; posle umetanja
(ctrl+V) podaci ostaju i na prvobitnoj lokaciji.
CTRL + V
Ubacuje kopirani sadržaj na željeno mesto.
CTRL + X
˝Iseca˝ željene podatke i čuva ih u memoriji; posle umetanja (ctrl+V)
podaci se brišu sa prvobitne lokacije.
CTRL + F
Otvara polje za pretragu sadržaja.
CTRL + G
Otvara Go To polje, za prelazak na željeni deo polja.
CTRL + N
Otvara novo polje, ili prozor, u zavisnosti od aplikacije.
CTRL + O
Otvara polje za pronalaženje i pokretanje željene
aplikacije/dokumenta.
CTRL + P
Otvara polje za štampanje.
CTRL + S
Otvara polje za snimanje dokumenta koji trenutno kreiramo/
dorađujemo.
CTRL + Z
Poništava naš prethodni potez/komandu.
CTRL + F4
Zatvara trenutno aktivni dokument.
CTRL pri premeštanju Kopira željeni dokument.
dokumenta
CTRL+ESC
Pokreće start meni.
CTRL + F6
Otvara sledeći dokument u aktivnoj aplikaciji.
ALT + ENTER
ALT + F4
ALT + SPACEBAR
ALT + TAB
ALT + ESC
F1 taster
F2 taster
F3 taster
F4 taster
F5 taster
Windows Logo
Windows Logo +
BREAK
Windows Logo + D
Prikazuje karakteristike odabranog dokumenta.
Zatvara trenutno aktivan dokument, ili gasi trenutno aktivan
program.
Otvara meni sa prečicama, za dati prozor.
Prebacuje nas između aktivnih prozora.
Menja aktivne prozore po redosledu otvaranja.
Otvara prozor za Pomoć - Help, za dati dokument.
Polje za promenu imena datog dokumenta.
Polje za pretragu.
Otvara listu adresa u Win Exploreru i internet
pretraživačima.
Osvežavanje sadržaja strane.
Otvara ili zatvara Start meni.
Prikazuje osobine instaliranog sistema.
Prikazuje desktop - osnovnu radnu površinu.
Prilog I - Prečice tastature
Windows Logo + M
Minimizira sve aktivne prozore.
Windows Logo + SHIFTVraća sve minimizirane prozore u prethodno stanje.
+M
Windows Logo + E
Otvara My Computer.
Windows Logo + F
Otvara polje za pretragu dokumenata.
CTRL + Windows Logo Otvara polje za pretragu računara u okviru lokalne mreže.
+F
Windows Logo + F1
Prikazuje Windows Help meni - polje za pomoć.
Windows Logo + L
Log-off / izlogovanje trenutno aktivnog korisnika.
Windows Logo + R
Otvara Run prozor, za brzo pokretanje željene aplikacije.
TAB
SHIFT+TAB
Kretanje kroz opcije menija/aplikacije.
Kretanje unazad kroz opcije menija/aplikacije.
181
182
RECEPCIJA - korisničko uputstvo
Index
-MMaster 28
MST 28, 41
-AAutomatska promena 14
Automatska raspodela 61
Automatski odjavi gosta 55
Automatski unos po tipu usluge 56
Automatski unos po uslugama 56
AZ 9
Nalepi 9
Nepredate prijave
Nova pošta 9
72
-O-
-BBeleške 9
Blagajna 9
Blagajna broj
Briši 9
-N-
Obriši 28
osnovni prozor
OST 28, 41
9
17
-P-
-D-
PDV 174
Podaci o komitentu 68
Podešavanje filtera 128
Ponovi Fisk.Isečak 17
Ponovi fiskalni isečak 17
Popust 33
Pošta 9, 176
Predračun za izvršene usl 51
Predračun za izvršene usluge 51
Predračun za planirano zaduženje 51
Pregled dokumenta 17
Pregled sobnog računa 17
Prenesi 55
Preusmeravanje obaveza gosta 36
Preusmerenje 36
Prijavljeni gosti 72
Prikaži vreme 171
Primeni filtere 128
Digitron 9, 176
Dnevni izveštaj 173
Domaći gosti 72
doplata 35
-EEDI 173
-FFDD 101, 126, 127
-IInformacije o aplikaciji 176
Iseci 9
Isključi filtere 128
Izbor filtera 128
-KKompletan predračun
Kopiraj 9
-RRačun 9, 16
Radne beleške 176
Reaktivacija 19
Reaktivacija sobnog računa
51
-SŠalji E-mail 136
19
Index
Skini dokument 55
SMTP server 136
Sobni računi 9
Specifikacija prodatih artikala
Štampa se zbirni račun 55
Štampaj 9
Štampaj blagajnu 17
Storno dokumenta 54
Storno potvrde 54
Storno računa 54
Strani gosti 72
Sve prijave 72
Sve u jedan račun 60
Svi gosti 72
173
-UUndo 9
unos po uslugama
56
-VVrati 55
-XX izveštaj
173
-ZZ izveštaj 173
Zakazano buđenje gostiju
zatvori 176
Zatvori blagajnu 17
176
183
ProSoft sistem d.o.o
www.prosoft.rs
TC Bahus, lok 14
BTC
Sterijina 34, 26300 Vršac
Kumodraška 178, 11000 Beograd
tel/fax +381 (0)13 830672
tel/fax +381 (0)11 3980430
[email protected]
[email protected]
BTC
Kumodraška 178, 11000 Beograd
Branko Radosavljević
Predrag Perović
tel/fax +381 (0)11 3980430, 3980503
+381 (0)63 239789 [email protected] +381 (0)63 206597
[email protected]
[email protected]
TEHNIČKA PODRŠKA
- aplikativni softver - recepcija Predrag Knežević
+381 (0)63 267 623
[email protected]
- poslovni navigator i kase Nebojša Čemerikić
+381 (0)63 249 623
[email protected]
TEHNIČKA PODRŠKA
- održavanje računara i mrežne [email protected]
Dragan Rajković
+381 (0)63 622 623
[email protected]
Uglješa Gavrilov
+381 (0)63 388 623
[email protected]
Back Cover
Download

Софтверски пакет за рецепцијско пословање