Goran Blagus
business productivity coach, poslovni trener, poduzetnik
7 koraka kako
organizirati dan i
biti maksimalno
produktivan
Siječanj, 2011.
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 2
Uvod
Jedna od vrlo specifičnih karakteristika vremena u kojem živimo (21. stoljeće) jest
pomanjkanje vremena za obaviti stotine i tisuće različitih zadataka, zahtjeva,
potreba ili želja. Iako nam je današnje vrijeme donijelo različita pomagala u obliku
elektronskih kalendara, pametnih telefona i svakakvih pomagala, problem “manjka
vremena” je još više izraženiji. Umjesto da nam takva pomagala pomognu u
svakodnevnom obavljanju aktivnosti, vrlo često nam ili otežaju dnevnu organizaciju
ili naprave još veći nered. Ili još gori slučaj - potroše nam vrijeme koje smo uložili
na ugađanju tih pomagala bez ikakvog rezultata.
Ono što slijedi je opis 7 koraka (7 je magična brojka o kojoj više informacija možete
potražiti na internetu) i opisuju kako organizirati dan za biti maksimalno
produktivan. Opće je poznata činjenica kako svima nama 60 minuta traju jednako,
jedino je razlika u tome kako će svatko od nas iskoristi tih 60 minuta.
Ovih 7 koraka pomoći će vam kvalitetno organizirati dan, tj. dati upute kako svakih
60 minuta iskoristiti na najbolji mogući način. U početku će uvođenje koraka biti
čudno, no kao što to jest u životu - nove stvari i procedure su uvijek čudne.
U konačnici, možete pokušati s ovih 7 koraka pa ako ništa ne postignete uvijek se
možete vratiti na stari model funkcioniranja. No, ako pak u vama ipak tinja
znatiželja i potreba za otkrićem kako neki ljudi uspijevaju biti produktivniji i
organiziraniji, onda je ovo štivo za vas.
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 3
1. Jutarnji ritual
Bez obzira budili se u 05:30 ili 11:30 (zbog vrste posla kojeg radite ili načina života)
jutarnji ritual je set aktivnosti koje trebate obaviti nakon buđenja. Poslovica “po jutru
se dan poznaje” definitivno ima svoju vrijednost. Ako jutro bude dobro i bude
kvalitetno odrađeno i ostatak dana će brže, lakše i kvalitetnije proći. Zapravo, kroz
ostatak dana ćete uspjeti obaviti više zadataka i poslova, jer nećete vući minus od
jutra.
Jutarnji ritual sastoji se od nekoliko koraka koje nužno morate napraviti jer jedino
tako ćete uspjeti iskoristiti svoj maksimalni potencijal u ostatku dana. Raspored tih
koraka nije bitan, no bitno je da svaki od njih obavite. Kao rezultat toga imat ćete
dovoljno energije za obavljanje ostalih dnevnih zadataka.
Stoga, prva i osnovna stvar koju trebate staviti u jutarnji ritual jest konzumacija
vode. Ne kave, već dovoljne količine vode. Zašto voda? Ljudsko tijelo je 50% do
80% građeno od vode, a kako ste spavali 6 i više sat i niste u sebe unosili nove
količine vode, tijelo je djelomično dehidriralo. Stoga, čaša vode svako jutro kako
biste nadoknadili dio tekućine koju ste izgubili
U ekstremnim slučajevima ljudi preskaču
doručak jer “imaju važnijeg posla” pa
tokom spavanja. Ako se pitate gdje je nestala
kalkuliraju kako će to nadoknaditi tokom
tekućina, dovoljno je spomenuti kako se jedan
ručka.
dio izgubio znojenjem tokom spavanja.
Druga aktivnost koja vam treba ući u jutarnji ritual jest neki oblik fizičke vježbe.
Kad kažem neki oblik, tada mislim na bilo kakvu fizičku aktivnost u trajanju barem
15 minuta. Cilj fizičke aktivnosti (može orbitrek, skakanje, trčanje, sex...) je ubrzanje
rada srca i pumpanje krvi u sve dijelove tijela. Osim toga, spavali ste 6 i više sati i
treba krvožilni sustav i samo srce probuditi da počnu življe i bolje pumpati krv kroz
dijelove tijela koji su još uvijek malo uspavani. Osim pozitivnog utjecaja vježbe na
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 4
srce i krvožilni sustav, vježbanje će imati veliki i pozitivan utjecaj na vaše mentalno
zdravlje i koncentraciju tokom dana.
Higijena, koliko god zvučalo to čudno i neobično, je izrazito bitna. Ako čitate ovaj ebook i svakodnevno vodite brigu o svom mentalnom zdravlju i tijelu, tada je izrazito
bitno da svakodnevno vodite brigu i o svom fizičkom tijelu. Tuširanje i nezaobilazno
pranje zubiju. Ima stara poslovica koja kaže “čistoća je pola zdravlja”. Stoga,
obratite pažnju na higijenu, a posebno na higijenu usne šupljine. Usta često budu
inkubator različitih bakterija i virusa (znam, zvuči strašno) te ako se ne vodi redovita
higijena, te male beštije se mogu gadno razmnožiti. A onda će uslijediti drugi
problemi koje sada neću spominjati.
Doručak je prvi obrok hrane (energije) koji unosite u sebe. Ne treba previše
spominjati kako je doručak izrazito bitan, no ta bitnost nekada izgubi svoju granicu.
U ekstremnim slučajevima ljudi preskaču doručak jer “imaju važnijeg posla” pa
kalkuliraju kako će to nadoknaditi tokom ručka. Drugi ekstrem - nakrkaju se jake i
teške hrane tako da tijelu trebao gotovo 8 sati da iz nje izvuče bitne energetske i
hranjive sastojke. Ili tih sastojaka bude toliko previše da ih tijelo sprema u sigurna
spremišta pod nazivom SALO. Stoga, doručak obavezno mora biti odmjeren,
žitarice od punog zrna, svježe ili sušeno voće, te po potrebi nekakav dodatak
prehrani u obliku proteinskog praška ili sličnog dodatka. Obavezno voditi brigu o
tome da sastojci budu zdravi i prirodni. Cilj jutarnjeg doručka jest napuniti vas
energijom za naredna 2 do 2 i pol sata.
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 5
2. 7 dnevnih zadataka
Kako bi dan što uspješnije odradili, bili produktivni i što više se približili željenim
(poslovnim / životnim) ciljevima potrebno je svakodnevno odraditi određeni broj
zadataka. Ako se unaprijed isplanira koje aktivnosti ćete izvršavati taj dan, sami
sebi šaljete mentalnu poruku kako se u tom danu trebate više fokusirati na te
zadatke - šaljete si poruku važnosti. Time različita smetala i nepredviđene situacije
stvaraju manje šuma u dnevnom djelovanju, te se u konačnici i ima zadovoljavajući
osjećaj kako se tokom dana nešto od posla i napravilo.
No, kako izgleda stvaranje liste od 7 zadataka? Ovisno o tome u koji tip osobe
spadate i kako vam više odgovara, spisak od 7 aktivnosti radit ćete večer prije ili
nakon jutarnjeg rituala. Ja osobno spisak radim nakon jutarnjeg rituala.
Aktivnosti koje biram za taj dan su aktivnosti iz
Lakše je raditi kada znate što treba
kategorije koje me približavaju željenom cilju
napraviti, nego kada tokom dana “zujite” i
ili rješenju nekog posla koji moram napraviti.
razmišljate što biste još trebali raditi.
Dio aktivnosti su iz kategorije “moram odraditi”, te kako s vremena na vrijeme volim
eskivirati kategoriju poslova “moram odraditi” tako ih s vremena na vrijeme i
stavljam u spisak dnevnih zadataka. Često to bude čišćenje mailboxa, slanje nekih
izvještaja, pospremanje radnog stola... Mrske ali bitne aktivnosti. I naravno, dio
aktivnosti koje stavljam u ovaj spisak jesu iz velike liste zadataka koje trebam
napraviti (MASTER TASK LISTA). Jednostavno iz te velike hrpe (trenutno ih ima
45) odaberem ono što ću riješiti taj dan ili ono što je “zrelo” da se riješi taj dan.
Kao rezultat toga dobit ću spisak od 7 aktivnosti koje trebam tj. želim obaviti. Na
prvi pogled izgleda malo (u usporedbi s master listom), a opet kad ih pogledate
izgledat će da ih ima puno. Nakon što ste spisak napravili, znat ćete što vam je
raditi ostatak dana i na što se trebate najviše fokusirati.
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 6
Naravno, tokom radnog dana dolazit će do svakakvih situacija (predvidljivih i
nepredvidljivih) te će vam takve aktivnosti u neku ruku kvariti ovaj spisak od 7
aktivnosti. Ali to i nije neki problem. Naime, ako vam se dese okolnosti na koje niste
mogli utjecati tada to tako prihvatite i obavite što trebate obaviti. U slučaju da su
okolnosti događaja takve da na njega možete utjecati, podsjetnik na to da imate
spisak od SAMO 7 aktivnosti i ovo što vam ovog trenutka želi odvući pažnju, biti će
dovoljno da procijenite u kojem smjeru ćete dalje djelovati.
Zanimljivo je kako ćete u praksi vrlo rijetko završiti svih 7 aktivnosti. I to što ih sve
ne izvršite i napravite nije uopće problem. Naime, s dolaskom novog dana radite
novi spisak. Radite ga na način da nešto od prijašnjeg dana prebacite u sljedeći
dan ili jednostavno izbacite iz dnevne liste.
U cijelom ovom procesu najbitniji je sam postupak stvaranja liste, te u tom postupku
šaljete sebi mentalnu poruku na što ćete se tokom dana fokusirati. Lakše je raditi
kada znate što treba napraviti, nego kada tokom dana “zujite” i razmišljate što biste
još trebali raditi. Ovako “trezvene” glave napravite spisak što ćete odraditi i to
odradite. U konačnici, ako vam se spisak u sredini dana više ne sviđa, novi dan je
ispred vas pa ćete napraviti novi spisak od SAMO 7 zadataka.
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 7
3. Email / telefon
Današnja, moderna, tehnologija donijela nam je super izum pod nazivom internet.
Internet je izmišljen i zamišljen kako bi ljudima omogućio bržu i kvalitetniju
razmjenu informacija, no tko bi si mislio da će nakon nekoliko desetaka godina
internet i komunikacija njime za mnoge postati sama sebi svrha. A umjesto da
donese velike uštede i vrijednosti, vrlo često internet stvori više problema nego
koristi.
Ti problemi se posebno očituju u tome kada komunikacija i ovisnost o
informacijama čovjeka toliko obuzmu da nije u stanju normalno funkcionirati ili u
najgorem slučaju, počinje zanemarivati okolinu i najbliže suradnike. U ekstremnim
slučajevima počne zanemarivati samog sebe i čovjek postane ovisan o “novoj”
informaciji. Sindrom koji ja zovem - “što prije samo da saznam što noviju
informaciju.” Jedna informaciju vuče drugu, druga treću i ode vrijeme...
No, kako je internet ušao u sve spore života, a posebno u poslovni, email
komunikacija je postala jako bitan vid
...je l' vam se ikada desilo da ste ujutro
pročitali neki apokaliptični email i sve je taj
komunikacija. Stoga, u dijelu kako se
dan bilo loše, negativno, problemi su se
organizirati poseban naglasak dajem na
nizali jedan za drugim...
emailove i kako se nositi s njima.
Za početak, nadam se da možete osvijestiti količinu vremena koje provedete uz
email, zapravo, da možete osvijestiti nešto još važnije. A to su momenti u kojima
vam email komunikacija prekida druge, važnije poslove. Naime, ako se uhvatite
(kad ste svjesni svojih poteza) da kroz dan email pregledavate i više desetaka puta,
te ako u inboxu nema nove poruke, a ne znate što i kako raditi ostatak dana - onda
imate problem.
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 8
Naime, email je broj jedan prekidalo u radu na računalu i toga treba biti svjestni.
Rješenje nije odreći se emaila, već email staviti u službu koristi, a ne da on upravlja
vama.
Stoga, ako vam prva radnja nakon buđenja (ili među prvih par radnji) bude provjera
email sandučića ili mobitela (SMS poruke), vrijeme je da taj ritual malo promijenite.
U prvom redu potrebno ga je promijeniti jer će sasvim sigurno loša ili neka
negativna email poruka odrediti tijek zbivanja ostatka dana (loša poruka = loš dan,
dobra poruka = dobar dan). Osim toga prisjetite se - je l' vam se ikada desilo da ste
ujutro pročitali neki apokaliptični email i sve je taj dan bilo loše, negativno, problemi
su se nizali jedan za drugim... A čemu to, kad ste mogli taj isti apokaliptični mail
pročitati malo kasnije (nakon što ste se fizički i mentalno spremili za dan koji je
ispred vas) i sasvim sigurno bi mnoge stvari odradili drugačije i bolje. A ne
impulzivno.
Dakle, kako se ponašati s email sandučićem ujutro? Model aktivnosti je vrlo
jednostavan. Barem tako izgleda napisano, no iziskuje malo vježbe i nakon nekog
vremena (cca. 3 tjedna) postat će normalan model vašeg odnosa prema email
porukama.
Nakon što ste obavili jutarnji ritual, sredite spisak zadataka i krenite prema svom
emailu. Poruke koje se nalaze u njemu potrebno je sređivati na sljedeći način:
a) prva i osnovna operacija s emailom je da pošaljete poruke ljudima od kojih
trebate neku informaciju (vezano uz važan projekt, nešto što je stvarno
bitno). Ako vam je tokom jutra pala na pamet neka ideja ili ste se nečeg
sjetili i jednostavno imate potrebu za nekim informacijama od drugih ljudi,
prva aktivnost na emailu je da napišete poruke i pošaljete ih ljudima koji će
moći odgovoriti na njih.
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 9
b) obradite, pročitajte ili što već treba one poruke od pošiljatelja od kojih
očekujete neku povratnu informaciju. Ta povratna informacija treba biti iz
kategorije posla ili drugih vrlo bitnih aktivnosti. Npr. ako je to ponuda za xxxx
projekt i to je nešto što ste čekali, to definitivno čitate među prvim
porukama. Da ponovim - poruke od pošiljatelja od kojih očekujete neku
informaciju, a ne svih pošiljatelja.
c) tek sada obrađujete poruke tj. odgovarate na one email poruke koje od vas
traže neku povratnu informaciju.
d) ostale poruke
Što je cilj? Definitivno u svom životu i poslu imate neke od ciljeva i kako bi se stiglo
do njih za to vam trebaju određene informacije. Iz tog razloga odmah krećete u
potragu za informacijama (pošaljete zahtjev i čekate), a nakon toga obrađujete
dobivene informacije. Neke od dobivenih informacija (grupa b) biti će kvalitetne, a
neke neće. Neke ćete moći odmah procesirati, a neke ćete ostaviti za kasnije. Ono
što nije kvalitetna informacija, odmah vratite pošiljatelju da nije dobro, a ostale
obradite i maksimalno iskoristite.
I naravno, tek na kraju vaš fokus aktivnosti ide na davanje informacija koje se traže
od vas. Koliko god zvučalo čudno i u neku ruku mislite da je profesionalno
odgovoriti u roku od 15 minuta od primljene poruke, neće se ništa strašnog desiti
ako na neke od emailova odgovorite tek nakon 24 sata. Osim toga, primatelj će
više cijeniti kad mu date kvalitetnu i provjerenu informaciju, nego da nešto
iskemijajte na brzinu.
A za kraj ostavljate ostale poruke (mailing liste, spam...) te njih obrađujte u
kasnijem terminu (korak 6.) ili ih jednostavno ostavite za neka bolja vremena. No,
ne ostavljajte ih u inboxu, tako da vas svaki put kad otvorite email “pikaju” u oči, već
ih odselite u neki drugi sandučić.
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 10
Ovako obrađivanje emaila, dva do tri puta dnevno, dat će vam više vremena i biti
će puno produktivniji nego kad na email reagirate kao neki vatrogasac. I naravno, u
početku će biti čudno ali uz malo samodiscipline, svjesnosti i planiranja moguće je
ovaj model usvojiti u svoje svakodnevno funkcioniranje.
Oh da, skoro mi je pobjeglo. Ako koristite pametan telefon (smartphone) koji svaki
čas provjerava email poruke, tada ga podesite na način da ne postavlja indikator o
dolasku novih poruka, jer već samim pogledom na mobitel izgubit ćete fokus i
potrošit ćete puno vremena.
Istu proceduru s emaila primjenite na mobitel i SMS poruke.
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 11
4. Grupiranje poslova
U prijašnjem poglavlju sam spomenuo sindrom vatrogasca. Što je to? Vatrogasci
reagiraju kada dođe do nekog problema (najčešće požara) te su oni dežurna služba
koja u bilo kojem trenutku dana ili noći izlazi na teren, obavi posao i vraća se u
svoju centralu. Uvijek spremni za akciju.
Danas mnogi ljudi funkcioniraju baš na taj način. Naime, s vremena na vrijeme su
se toliko ispraksirali u svom poslu da jedino što im je gušt raditi je popravljanje
nastala štete. Posao im se većinom svodi na čekanje kada će doći do nekog
problema, a kad se problem desi - nema sretnijeg čovjeka. Momenti kada takav
čovjek osjeti kako je sam ili uz malu pomoć uspio riješiti problem, pa kad osjeti onaj
ponos i zadovoljstvo da je posao dobro napravio - jednostavno takve ljude pretvori
u ovisnike o dobrom osjećaju - pretvaraju se u vatrogasca.
Taj sindrom “dobar osjećaj” vrlo je specifičan za uslužne djelatnosti, a karakterizira
ga i velika ovisnost o email komunikaciji. Po cijeli dan se čeka da se nešto desi, pa
kad se desi evo njega kao vatrogasca da spasi stvar.
U isto vrijeme, ovaj naš “vatrogasac” s vremena na vrijeme osjeti kako mu ostali
poslovi ne funkcioniraju, kako nije produktivan i nakon nekog vremena shvati kako
nije sve samo stvar u krpanju, već treba nešto i drugo napraviti - čitaj: proizvesti /
napraviti.
Stoga, u prvom redu trebate osvijestiti jeste li osoba “vatrogasac” ili se možda samo
teško koncentrirate. Da ne bi bilo zabune, sindrom vatrogasca definitivno ide uz to
ako ste “ovisni” o Facebook-u, emailu, sms-u. Kad takve stvari zapište, vi skačete i
krećete se njima prvo baviti.
No, kako zapravo tokom dana kvalitetno odraditi posao i dobro se na kraju
osjećati? Je l' se sjećate iz školskih dana kako je jedan sat trajao 45 minuta? Eto,
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 12
tih 45 minuta će vam pomoći ako se teško koncentrirate i posao od par sati
obavljate nekoliko dana.
Naime, 45 minuta je vrijeme u kojem čovjek može biti dovoljno dobro koncentriran,
a nakon tih 45 minuta pažnja mu opada. Ujedno i kvaliteta rezultata. Zapravo, da bi
se zadržala ista količina kvalitetnih rezultata nakon 45 minuta rada potrebo je
ulagati puno više energije nego je to bilo prvih 45 minuta.
Model kako treba raditi posao jest grupiranje sličnih aktivnosti u blokove od 45
minuta. Ovdje spominjem dvije varijable tako da malo više pažnje obratite na njih
(grupiranje / 45 minuta).
Grupe aktivnosti, što je to? Ako dobro razmislite sve aktivnosti koje radite tokom
dana potpadaju u jednu od ove kategorije:
produktivna aktivnost
aktivnost održavanja
aktivnost pripreme
aktivnost zabave
Produktivne aktivnosti su sve one aktivnosti koje vas približavaju prema željenom
cilju. To su aktivnosti koje stvaraju rezultate. Aktivnosti održavanja su aktivnosti koje
radite kako bi vaš sustav funkcionirao. Često to budu one aktivnosti koje ne želite
raditi ali ih morate odraditi kako bi sve ostalo funkcioniralo. Aktivnosti pripreme su
aktivnosti koje služe kao podrška za biti produktivan, a aktivnosti zabave uz
naravno zabavu uključuju aktivnosti kao što su izlasci, obitelj, sport...
Ono što vas ovog trenutka pozivam - razmislite što ste radili danas od početka
čitanja ovog e-booka? Neki poslovi su bili produktivnog karaktera (obavili ste ga i
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 13
donijet će vam posao, novac, ugodu), neki su bili iz kategorije zabave (Facebook,
email, televizija), a neke ste radili kako biste posao (onaj produktivan) mogli dobro
odraditi. I naravno, pospremili ste radni stol pa onda to ide u kategoriju održavanja.
Možda na prvi pogled zvuči čudno, no ova podjela odlično opisuje sve aktivnosti
koje radimo u svojih 24 sata. Osim toga, odaberite neki od svojih ciljeva i provucite
aktivnosti koje ste radili kako bi ostvarili taj cilj - sve će odlično odgovarati.
Npr. ako želim smršaviti, produktivna aktivnost je vježbanje, zabava je Facebook
chat, priprema je odlazak u teretanu, a održavanje je peglanje sportske opreme.
Ili za cilj imam zaradu od 100.000 eura. Slanje ponuda za moj super program je
produktivna aktivnost, priprema ponuda, istraživanje potencijalnih klijenata,
prodajno i prezentacijsko pismo je priprema. Održavanje je bio razgovor s
računovođom jer ipak tvrtka treba funkcionirati, a zabava je bilo malo skajapanje s
prijateljem iz njemačke.
Dakle, sve se može “provući” kroz ovu
Tajna je u grupiranje, nemojte to zaboraviti.
podjelu. No, sjetite se kako sam napisao grupiranje i 45 minuta! Dakle, postupak je sada jednostavan. Grupirajte poslove iz
kategorije održavanje i priprema. Produktivne aktivnosti ne možete grupirati (ne
možete u isto vrijeme kvalitetno raditi na dva različita projekta), a za zabavu sami
procijenite (možete ali ne morate grupirati).
Nakon tog grupiranja, potrebno je samo svjesno odlučiti u kojem modu rada ste
ovog trenutka. Ako sam u pripremi, nema onda skakanja na zabavu ili održavanje.
A teško da ćete i biti nešto produktivni ako mijenjate kategorije.
Drugi dio je famoznih 45 minuta. Tu nema previše mudrolije, kada ste u jednoj
kategoriji i radite posao, onda ga radite u modu 45 minuta radim, 15 minuta pauze,
45 minuta radim, 15 minuta pauze. Ako je to previše i trebate promijeniti kategoriju,
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 14
napravite si ipak 15 minuta pauze i napravite oštri rez (npr. prelazak iz pripreme u
zabavu). Pa onda u novoj grupi isti mod 45 - 15 - 45 …
I naravno, jedna jako bitan savjet. Nakon što odradite blok od 2 sata, vrijeme je za
obrok. Pojedite nešto, napunite se energijom. Nakon 2 bloka možete uzeti pauzu
od 30 minuta i to će biti dobra prilika za ručak tokom dana.
Tajna je u grupiranje, nemojte to zaboraviti.
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 15
Obrok - ručak - kava - odmor
U dosadašnjim koracima sam se već dohvatio ove teme, pa stoga nije na odmet
malo je detaljnije obraditi. Osim toga, hrana koju unosimo u sebe daje nam energiju
koja nam je bitna da funkcioniranje. Možda ekstreman primjer, no natočite vodu u
rezervoar auta i provijerite koliko ćete se daleko odvesti tim autom. Zanimljivo kako
mnogi danas više brige vode o stvarima, a u nekim slučajevima i drugim ljudima, a
sebe sustavno zanemaruju - u sebe unose lošu energiju (čitaj: hranu).
Samo usput ću se dotaknuti igranja žrtve u životu. Naime, ako ste osoba koja
smatra kako se trebate žrtvovati, sve dati od sebe, kako su drugi bolji od vas, kako
treba prvo ugoditi drugima, a tek onda sebi. NEMOJTE TO RADITI! Lijepo i dobro
je biti dobričina i sve to, no onog trenutka kad vi nećete moći više pomagati onda ti
drugi više neće dobivati pomoć. Stoga, prvo krenite od sebe, prvo mora biti dobro
vama, a tek onda možete pomagati drugima. Ovo nikako nije bahato, škrto i što sve
ne, već realnost. Kako ćete siromahu pomoći ako nemate ni za sebe?
OK, to smo sada raščistili i vrijeme je okrenuti se hrani i energiji koja nam hrani
tijelo. Za početak, hajmo se dohvatiti famoznog doručka. Njega sam već naveo u
prvoj točki i ne da je nužan, već je obavezan. Da, doručak je obavezan!
Opisat ću svoj model funkcioniranja do pred nekoliko godina. Ja nakon jutarnjeg
buđenja nisam mogao ništa staviti u usta naredna 3 sata. Nisam ni kavu pio,
jednostavno NIŠTA nisam jeo cca. 3 do 5 sati nakon buđenja. Naravno, posljedice
su se javile - pothranjen i manjak kilograma. Ali, svijesnost da trebam promjenu,
ustrajnost i malo po malo konzimiranja dobrih žitarica stvorio sam svoju dobitnu
formulu za doručak.
Moj doručak, a takav bi trebao biti i vaš, treba se sastojati od kvalitetnih namirnica
koje će vam dati energiju za naredna 2 sata (vidi prijašnje poglavlje). Ono što ja
konzumiram jesu žitarice od punog zrna, mlijeko, žlica proteina (ja imam sreću što
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 16
moram skupljati kilograme), suho ili smrznuto voće. I to je to - 2 sata odlično
funkcioniram i nisam gladan.
Dobrobit i smisao doručka sam već opisao u prvom poglavlju, tako da se neću sada
ovdje ponavljati. No, što je s ostalim obrocima?
Iako nisam nutricionista, ostavljam vama da pronađete najbolji model što i koliko
ćete konzumirati. Ručak i večera su nešto što morate imati, a tajna prehrane je u
međuobrocima. Ako imate višak kilograma i odete na neki tretman mršavljenja,
sasvim sigurno ćete za savjet dobiti uputu kako trebate više puta jesti, no manje
zalogaje.
Stoga i ja vama savjetujem pauze (prijašnje poglavlje) nakon kojih ćete nešto
prizalogajiti. Što će to biti, ostavljam vama. No, to definitivno ne treba biti nešto
slatko (ili preslatko) ili teško (ćevapi i slične stvari). Voće, jogurt, povrće... nešto
takvog oblika će dati kvalitetne rezultate. Ako nakon tih manjih zalogaja i dalje
osjećate glad, to možda nije znak da su obroci premaleni, već da sustav od ranije
možda ne funkcionira kako treba. Ili je doručak bio previše tanak ili ste neki mini
obrok preskočili. No, na vama je da nađete
Postat ćete prava produktivna zvijer.
dobru formulu i dobar model za hranu.
Dovoljno snažan obrok da pokrije naredna 2 - 3 sata aktivnosti - to neka vam bude
nit vodilja kod kreiranja i odabira obroka.
A što je s kavom? Nisam osoba koja će vam apriori zabraniti piti kavu i reći da je to
loše. Ili da je slatko loše. Stvar je u pravoj mjeri tj. odmjerenosti. Dakle, što s
kavom? Kava u sebi ima kofein i karakteristika djelovanja kofeina na naše tijelo je
da podiže krvni tlak, a time “diže” čovjeka. I to je u nekom trenutku ok, no
dugoročno vrlo pogubno i problematično.
Naime, ljudsko tijelo (fizičko i mentalno) se tokom dana “troši”, a ujedno time i
umara. Nakon što se tijelo umori, ono sve slabije funkcionira i treba odmor da si
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 17
obnovi energiju. Mnogi ljudi kada osjete kako im tijelo “pada” popiju kavu i tako se
na umjetan način “dižu”. No, nakon vrlo kratkog vremena, tijelo se ponovno počne
umarati (pa čak i brže nego prije) pa često uslijedi još jedna kava, i još jedna... Nije
ni čudo da nakon desetak godina ljudi imaju problema sa srcem.
A rješenje je vrlo jednostavno. ODMOR. Kada osjetite kako vam tijelo “pada”, tada
takve i te momente iskoristite za odmor. Pustite tijelu da se samo od sebe
regenerira. U ekstremnim slučajevima, tj. ako si to možete priuštiti - odrijemajte cca.
15 minuta. Imat ćete puno više energije i obnovljena energija će duže trajati nego
nakon popijene kave ili table čokolade. Ako drijemanje nije moguće, smanjite tempo
i meditirajte nekoliko minuta. Dozvolite tijelu da samo obnovi energiju.
U konačnici, ovo je dio gdje ćete trebati pronaći model funkcioniranja za sebe. I to
na način da se osluškujete. Osluškujte kada ste najproduktivniji i kada vam najviše
odgovara vrijeme za ručak. Isto tako, osluškujte i nađite trenutak kada vam najviše
odgovara vrijeme za odmor.
Model 45-15 koji sam vam dao i odmjerene male obroke nemojte preskakati pa
ćete sasvim sigurno imati više energije, a time i više stvari ćete moći napraviti u
manje vremena. Postat ćete prava produktivna zvijer.
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 18
6. Spuštanje tempa
Kako dan prolazi, odrađujete desetine, pa čak i stotine različitih aktivnosti
jednostavno dolazi do trenutka kada više niste u mogućnosti održati isti tempo rada
i istu razinu koncentracije. Ako ste se tokom dana “kljukali” s velikom količinom
kave, kako dan odmiče tako ni sve veće količine kave i sve učestaliji trenuci
njezinog ispijanja jednostavno ne daju onu razinu energije koju biste željeli.
Stoga, vrijeme je da se pomirite kako vam tijelo treba odmor, tj. kako niste stroj i da
trebate malo usporiti. S druge strane, ako razmislite o poslovima i aktivnostima koje
radite ili trebate odraditi, sasvim sigurno postoje i neke aktivnosti koje nisu direktno
vezane uz master planove, nisu vatrogasac tipa aktivnosti već spadaju u kategoriju
održavanja. Ili u poslove koje trebate napraviti, nisu od presudne važnosti no u
jednom trenutku trebaju biti napravljeni.
Vjerujem kako se možete složiti sa mnom da dnevni ritam aktivnosti i djelovanja
treba usporiti i kako vam tijelo jednostavno signalizira da to napravite. U protivnom
samo u jednom trenutku padnete, zaspete, pa kad se probudite opet na posao.
Ovako možete funkcionirati neko kraće vrijeme, no posljedice su dugoročne i vrlo
negativne.
Ono što vama ostavljam da istražite jest osluškivanje vlastitog modela
funkcioniranja. To znači da svjesno ocijenite i zaključite koji model kod vas
funkcionira ili ne funkcionira. Da pojasnim.
Ja sam jutarnji tip osobe. To znači da najveću razinu koncentracije, poleta i
motivacije imam ujutro od cca. 07:00 do 11:00 sati. Nakon toga ide nekakav
zalogaj i iako ne osjećam da sam umoran, barem ne fizički, jednostavno
osjećam kako mi treba odmor i kako nisam više onako poletan i nadahnut kao
što je to bilo tokom jutra. Stoga se narednih 2 do 3 sata malo “vučem”, radim
manje intenzivne stvari, telefoniram, šaljem mejlove (iz zadnje kategorije),
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 19
razmišljam, čitam časopis, odem malo u kategoriju zabave... Jednostavno
tijelo i logički (mentalni) dio mene traže nešto takvog. A ja se tome ne opirem.
Oko 15:30 stvari se počinju mijenjati i dolazim u fazu zaključivanja dana. Faza
u kojoj postajem dodatno motiviran i izrazito produktivan. U toj fazi donosim
najbolje odluke, u toj fazi dobivam najviše inspiracije za razne projekte i u toj
fazi stvaram najbolje ideje. Ovo traje cca. 2 do 3 sata i nakon toga počnem
rapidno padati.
Iako sam tokom večeri i dalje u motivacijskom modu, jednostavno osjećam
mentalni umor i sve što radim ne daje dobre rezultate. Imam ja i dalje volje i
ideje, no nije to ono što želim. Rezultati budu ofrlji i sve se na kraju svede na
multitasking, ali onaj loš multitasking - skakanje s jedne teme na drugu.
Jednostavno vrijeme prolazi, rezultata nema. I naravno, ide sve više
usporavanje tempa, te na kraju spavanje.
Ovaj gornji opis je nešto kako ja funkcioniram u 90% slučajeva, te dobro
ocrtava moj model s kojim mogu planirati kako raditi tokom dana. Ostalih 10%
su različite izvanredne okolnosti, putovanja i slično gdje ne mogu uhvatiti i
postaviti ovakav ritam, no to je zapravo u ovom slučaju i najmanje bitno.
Svijest o tome kako generalno funkcioniram i svijest da su okolnosti drugačije
daje mi odličan osjećaj kontrole i sigurnosti. Znanje tog modela omogućuje mi
da se lako “ufuram” u produktivni status i postižem zadovoljavajuće i željene
rezultate.
Ovo gore je bio moj model funkcioniranja, a na vama je da napravite svoj. Netko
voli dugo spavati i počne mentalno kvalitetno funkcionirati tek od 11 sati. Netko
može raditi odlične poslove od 23:00 do 04:00. Koji god da ste tip osobe - jutarnji,
popodnevni ili noćni osluškujte se nekoliko dana i zabilježite trenutke u kojima ste
maksimalno produktivni, motivirani i proizvodite najbolje rezultate. Isto tako osjetite
momente kada padate (ako ste kavopija, zabilježite vremena u kojima pijete kavu) i
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 20
to su trenuci kada vam treba odmor, malo sporiji ritam. Mjerite, ako se to može
nazvati mjerenjem, sebe tjedan dana, sljedeći tjedan provjeravajte i korigirajte
zabilješke i nakon 3 do 5 tjedana nači ćete svoj model funkcioniraja. Već samo
svjesno bilježenje (ne treba ovo biti neko rigorozni bilježenje) dovest će vas da
nakon nekog vremena složite svoj model.
I u konačnici to je ono što vas dovodi do stvaranja najboljih rezultata. Kada shvatite
svoj model funkcioniranja, onda ćete vrlo lako znati u koje termine treba planirati
manje intenzivne poslove i kada su trenuci za spuštanje tempa djelovanja. I
naravano, kada su trenuci za stvaranje najboljih rezultata.
Ako ste poduzetnički nastrojeni, tada vam je zasigurno veliki cilj i motivacija biti 8 i
više sati maksimalno produktivan. Još ako imate i svoje djelatnike, vjerujem kako
biste dali bogatstvo (i postali bogati) kad bi samo vaši djelatnici bili upola
produktivni kao vi, no bojim se ali imam jednu lošu vijest za vas.
Maksimalno vrijeme u kojem možete biti produktivni teško da će u jednom danu
iznositi više od 5 sati. Jednostavno druge aktivnosti, model osobnog funkcioniranja
tj. način kako funkcionira naše tijelo nije moguće postići da budete produktivni više
od tog vremena.
Zapravo, postoje trikovi u obliku nedozvoljenih opijata, no suvišno je spominjati
kakve će biti posljedice. Drugi oblik za postizanje duže produktivnosti je stres i veliki
pritisak, no isto tako vrlo brzo će se uvidjeti posljedice toga. Stoga, zaboravite za
magičnom tehnikom s kojom ćete biti 8 i više sati produktivni. Budite pametni i
složite svoj model.
Iskreno, ako tokom dana budete 4 do 5 sati produktivni, sasvim sigurno ćete postići
100% i više bolje rezultate nego što je to bilo do sada.
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 21
A biti produktivan znači i odmarati se, ne raditi ništa, tj. stvarati okolinu da se može
biti produktivan. Stoga, nemojte zanemariti vremena odmora i spuštanja tempa
tokom dana.
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 22
7. Dnevna revizija
I naravno, kao zadnja točka ide nešto što gotovo nitko ne radi. Zapravo, rade oni
pojedinci koji su po svim kriterijima uspješni, oni koji znaju što rade i koji shvaćaju
snagu revizije i kontemplacije dnevnih aktivnosti.
O čemu se radi? Od samog jutra tj. od trenutka kad se probudite kroz glavu vam
prolaze svakakve različite misli, ideje, problemi, situacije... tokom dana dešavaju se
različite situacije i radite sve i svašta. Dio tih aktivnosti je planiran, dio je neplaniran,
na neke situacije možete utjecati, na neke ne možete utjecati, a vrijeme prolazi. I
sva ta gungula zbivanja, ideja, razmišljanja, situacija i aktivnosti toliko vas obuzme
da jednostavno nakon nekog vremena izgubite sliku gdje ste i kuda želite / trebate
doći.
Zamislite da ste vojnik u rovu. S druge strane rova, tamo negdje daleko ili
dovoljno blizu je neprijateljska vojska i pucaju na vas. Naravno, i vi pucate na
njih, nadmudrujete ih, bacate bombe. Malo ste vi u prednosti, malo su oni u
prednosti. I tako ste uvučeni u rat, zapravo borite se za sebe i pucate iz tog
rova. Jer želite pobijediti, jer želite... što god već želite.
No, što ako neprijatelj nije iza rova i što ako ga uopće nema. Što ako se
neprijatelj već odavno povukao, a vi ste i dalje u rovu, bacate bombe, pucate,
skrivate se, pokušavate ga nadmudriti i postići pobjedu? Zamislite se malo,
kako ćete iz rova vidjeti da neprijatelja više nema u drugom rovu? Kako ćete
shvatiti da je neprijatelj poražen? Tako što ne puca? Hmmm... možda sprema
neku taktiku. Hmmm..., kako vam se ovo čini?
Malo jest ekstremniji primjer, no većina ljudi provodi svoj dan u rovu i ponaša se
baš na taj način. A ako ste vi isto jedna takva osoba, vrijeme je za malo
osvještavanja i shvaćanja nekih drugih istina. Vrijeme je da s vremena na vrijeme
izađete iz rova i sagledate situaciju gdje se nalazite i što se zbiva oko vas.
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 23
Vrijeme je da se na kraju radnog dana odmaknete, svjesno odmaknete od svih
zbivanja u kojima ste proveli dan i procijenite gdje stvari dobro funkcioniraju, gdje
su stvari po planu, gdje bježe iz plana, gdje su potencijalne opasnosti i naravno,
gdje su pobjede.
I to je svrha dnevne revizije aktivnosti i situacija.
Pozivam vas, koliko god bilo teško i neobično, na kraju radnog dana ili na kraju
dana, provrtite kroz glavu što ste radili tokom dana (možda ste obavili samo 2
aktivnosti od on 7 zacrtanih), kako se dan razvijao, možda je to bio dan koji je
najbolje zaboraviti (ako je tako, zbog čega je tako), možda je ovo bio odličan dan
(zbog čega je odličan?). Jednostavno, napravite kratku reviziju, osvijestite što je
bilo dobro, a što nije i dogovorite se sami sa sobom kako će izgledati sutrašnji dan
“u rovu”.
Druga vrijednost dnevne revizije jest moment kada možete vidjeti koliko posla ste
obavili, a koliko niste. Naime, vrlo je čest osjećaj kod ljudi da su cijeli dan nešto
radili, no pojma nemaju što su napravili. Da bi znali što ste radili ne treba voditi
evidenciju aktivnosti svakih 15 minuta, već uzeti cca. 15 minuta, sjesti, leći ili što
već (ne ispred televizora) i samo malo razmisliti, provrtjeti kroz glavu kako je
prolazio današnji dan. I naravno, iz toga donesite neke zaključke. Zapravo, puno
važnije - donesite odluku kako će sutra izgledati dan!
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 24
ZAKLJUČAK
I to je sve što vam ovog trenutka mogu savjetovati. Ima puno teksta, ima puno
različitih ideja i momenata. Nešto će vam se sviđati, nešto neće. I to je potpuno OK.
Jedino što je bitno jest vaš model, nešto što će vama ostvariti željene rezultate.
Jer, koliko god dio ovih savjeta bio univerzalan, većina stvari ovdje napisana je iz
mog modela funkcioniranja i rezultat je 15 godišnjeg osluškivanja, učenja,
vježbanja, meditiranja i rada na izgradnji mog vlastitog modela. Vaš život je
drugačiji od mog tako da niti ne očekujem da će sve isto funkcionirati kao kod
mene, štoviše nešto što kod mene ne daje rezultate, kod vas će dati.
No, osnovne postavke su ipak univerzalne i trebate ih se držati. Jutarnji ritual je
iznimno bitan. On ionako služi kao temelj, a loš temelj znači da je ostatak na
klimavim nogama. Svjesnost u odabiru dnevnih zadataka (ni premalo, ni previše),
komunikacije, odmori, obroci, ritam funkcioniranja.. sve je to bitno. Uzmite moje
postavke i podešavajte ih uz svoj model. Već nakon tjedan dana ćete osjetiti
pozitivne promjene.
Znajte, promjene su dobre. Osim toga, što biste rekli kad za drvo koje se nije
promijenilo dvije godine? Zaključili biste kako je umrlo. Eto, stoga se i vi trebate
mijenjati tj. mijenjate se svakim danom. Onog trenutka kad se prestanete mijenjati
znači da ste umrli. Morbidno ali istinito.
Ali ne mijenjati se ekstremno, već polako, korak po korak. Osluškujte se, stvorite
svoj model. Mijenjajte i model jer kad i on postane konstanta znači da je umro.
Ispred vas sasvim sigurno stoji još tisuće različitih izazova i takav je život. Nešto ide
lakše, a nešto malo teže. Treba vremena i spremnosti za ići naprijed. Želim vam
puno uspjeha na putu prema naprijed, puno sreće i puno lijepih trenutaka.
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan 25
Autor
Ja sam Goran Blagus, poslovni trener (business
coach) i jedna od specijalnosti mi je treniranje i
pomaganje ljudima da budu produktivniji (poslovno i
osobno). U svojoj karijeri isprobao sam na stotine
različitih tehnika i modela, da bi na kraju shvatio kako
samo samostalno izgrađen model daje najbolje
rezultate. A rezultate koje sam godinama tražio bili su
bolja produktivnost i osobno zadovoljstvo.
Iskreno, trebalo je vremena da dođem do toga, a ujedno mogu i reći kako sam tek
na početku puta. Sve oko nas se mijenja (samo mijena stalna jest) tako da znam
kako ispred mene stoji još dugi put promjena. No, promjena je dobra. Posebno
kada daje dobre rezultate, štoviše, bolje nego prije.
U svojoj profesionalnoj karijeri pomažem ljudima izgraditi njihov osobni model
funkcioniranja, tj. pomažem im da put koji stoji ispred njih prođu što brže i
kvalitetnije. Nema potrebe činiti greške koje sam ja činio, a često mišljenje i pogled
osobe “sa strane” puno pomogne u odabiru pravog puta.
Želite li mi postaviti pitanje ili trebate pomoć oko izgradnje vašeg modelu kako biti
produktivniji, možete me kontaktirati putem donjih podataka:
E-mail: [email protected]
Telefon: 095 5050290
Skype: gblagus
Web: www.blagus.eu
Hvala na čitanju,
Goran Blagus
Copyright (c) by Goran Blagus - www.blagus.eu - [email protected]
Download

7 koraka kako organizirati dan i biti maksimalno produktivan