ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ HİZMET ALIMI İŞİNE AİT
TEKNİK ŞARTNAME
1.
Tanımlar
1.1. İDARE
: Ankara Ticaret Odası
1.2. İSTEKLİ
: İhale konusu işe teklif veren gerçek veya tüzel kişi
1.3. YÜKLENİCİ
: İdare tarafından işin ihale edildiği ve sözleşme imzalanan istekli
1.4. EBYS
: Elektronik Belge Yönetim Sistemi
1.5. DYS
: Doküman Yönetim Sistemi
1.6. ATS
: Arşiv Takip Sistemi
1.7. SDP
: Standart Dosya Planı
1.8. E-imza
: Elektronik imza
1.9. M-imza
: Mobil imza
1.10. KEP
: Kayıtlı Elektronik Posta
1.11. Pasif Kullanıcı : Sistemde tanımlı ancak sisteme giriş yapmamış (login) yada oturumu kapanmış,
bağlantı süresi dolmuş (connection timeout) kullanıcı
2.
Konu, Amaç ve Mevzuat
Başbakanlık 2008/16 No.’lu genelgesi gereğince idare bünyesinde EBYS oluşturulması, idare birimleri ve
diğer kamu kuruluşlarıyla belge paylaşım sisteminin e-imza ve e-kurum altyapısı dahilinde yapılabilmesi için
gerekli hizmet ve yazılımların ihale ile temini işidir.
Bu şartname; fiziki ve elektronik ortamdaki belge, dosya/klasörlerin sayısal ortamda hazırlanması, paylaşımı,
dolaşımı, güvenli ve sistematik bir şekilde arşivlenmesi, bilgi ihtiyacını karşılamada fiziki ve elektronik
ortamdaki belgeye her an hızlı ve güvenli erişimi mümkün kılmayı ve tüm bu başlıklar için Elektronik Belge
Yönetim Sistemi alımını hedefler.
Bu ihale kapsamında yapılacak işler aşağıda belirtilen mer’i mevzuata uygun olacaktır.
2.1. 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun
2.2. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu
2.3. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu
2.4. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun
2.5. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
2.6. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
2.7. 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Konulu Başbakanlık Genelgesi
2.8. 2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları Başbakanlık Genelgesi
2.9. 2008/17 sayılı Lisanslı Yazılım Kullanılması ile İigili Başbakanlık Genelgesi
2.10. 2011/1 sayılı Devlet Teşkilatı Veri tabanı Başbakanlık Genelgesi
2.11. TSE 13298/T1 Elektronik Belge Yönetimi
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
1/22
3.
Genel Hükümler
3.1. Bu teknik şartname kapsamında tanımı yapılan iş, anahtar teslimi olup sözleşme çerçevesinde,
teslim müddeti içerisinde çalışır vaziyette şartname hükümlerine uygun olarak yüklenici tarafından
idareye teslim edilecektir.
3.2. Sistem yazılımı ve donanımlar arasında eşgüdüm sağlanıp, üretilen yazılımın tüm katmanlarda etkin
bir biçimde çalışması için idare ve yüklenici ortak çalışma yapacaktır. İş akışı ve veri iletişiminin
sorunsuz ve kesintisiz olması için idare, hizmet birimleri arasındaki veri iletişim hatlarının ve gerekli
bilgi teknolojileri donanımlarının alt yapısını temin ve tesis edecektir.
3.3. Bu şartname içerisindeki işlerle ilgili tüm yazılım, analiz, tasarım, çözümleme, geliştirme, test ve
uygulama gibi faaliyetlerin tamamı yüklenici tarafından sağlanacaktır. Yüklenici, yüklendiği işin bir
bölümünü ya da tamamını, başka bir firmaya ya da şahıslara devredemeyecektir. İdare ve yüklenici
arasında her türlü belge alışverişi esnasında tutanak düzenlenecektir. İdare, yüklenici yetkililerine,
çalışma planı doğrultusunda düzenlenecek tüm belgeleri belge/cilt/dosya/klasör veya sayfa olarak
teslim edecektir.
3.4. Yüklenici tarafından üzerinde çalışma yapılan dosyaların ilgili birimler tarafından talep edilmesi
durumunda bu dosyaların ödünç verilmesi ile ilgili ödünç-iade formu doldurularak talep yerine
getirilecektir. İş süresince yüklenici tarafından idareye ait elde edeceği her türlü bilgi, belge vs
dokümanlar “Gizli” olup, yetkili yasal otoritelerin talimatları hariç hiç bir şekilde üçüncü kişilerle
paylaşılmayacaktır.
3.5. Yüklenici, idareye önceden yazılı bildirmek ve idarenin de onayını almak suretiyle, mesai saatleri
dışında da çalışabilecektir.
3.6. Yüklenici, proje kapsamında idarenin yükümlüğünde olan ihtiyaçları (raf, altyapı, mekan vb.) miktar
ve niteliğini belirtir ihtiyaç listesini işe başladıktan sonra 1 (bir) hafta içerisinde idare yetkililerine
bildirecektir.
3.7. Yüklenici EBYS ile ilgili tüm kaynak kodlarını idare de kullanılmak üzere teslim edecektir. Yüklenici
üçüncü parti bileşenler dahil tüm bağlı bileşenlerin herhangi bir lisans ve süre sınırı olmayacak
şekilde temini ve kurulumundan sorumludur.
3.8. Sistemin işletimi için kurulacak olan ana sunucu işletim sistemi ve veri tabanı gibi bütün sunucuların
ve uygulamaların sistem mimarisi, parolaları, konfigürasyona esas bilgileri düzenli olarak
dokümantasyon haline getirilerek, elektronik ortamda güvenli bir şekilde idare teknik yetkililerine
teslim edilecektir.
3.9. EBYS, TSE 13298/T1 standardına uygun olacaktır. Yüklenici, ürünün TSE 13298/T1 standardına
uygun olduğunu belgelendirmek zorundadır. EBYS, yüklenici tarafından TSE 13298/T1
standardında yapılacak revizyonlara ve güncellemelere uygun hale getirilecektir.
3.10. EBYS, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu standartlarına ve uluslararası standartlara (CWA 14170,
CWA 14171 ve ETSI 101733/903) uygun halde çalışacaktır.
3.11. Yüklenici, teklif etmiş olduğu EBYS ürününün, TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi standartlarına
uygunluğunu geçici kabul öncesi belgeleyecek ve idareye sunacaktır. Belgelendirme ile ilgili tüm
işlemler (idari, mali vb.) yüklenici tarafından karşılanacaktır.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
2/22
3.12. Yüklenici, sözleşme hükümlerine göre sağlayacağı tüm sistemler ile bunların herhangi bir
parçasına ait marka, patent, endüstriyel tasarım ve faydalı model hak bedellerini ödeyecektir.
Herhangi bir hak veya menfaatin, ihlal edilmesi halinde, her türlü idari, hukuki, cezai ve mali
sorumluluk yükleniciye aittir.
3.13. Yüklenici, teklif edeceği yazılımların, idarenin gelecekteki ihtiyaçlarına da cevap vermesi gereken,
açık, modüler, ölçeklenebilir, genişleyebilen mimari yapıda bir çözüm olmasına önem verecektir.
3.14. Yüklenici, işin yapılacağı yeri görmek ve mevcut durumu tespit etmek gibi konuları “Yer Gördü
Belgesi (İdari Şartname madde 7.1)” işlemi sırasında idareden temin etmekle veya özel isterler
gerektiren hallerde en az idare bünyesindeki ile aynı veya daha yüksek donanımları teklifinde
belirtmekle yükümlüdür.
3.15. Bu şartname kapsamında yüklenici ile idare arasında ihtilafa sebep olabilecek hususlar idare lehine
değerlendirilecektir.
4.
Yazılım Kullanım Özellikleri
4.1. Genel Kullanım Özellikleri
4.1.1. Kurum içinde kullanılan uygulamalar ile entegre web servisleri aracılığı ile yapılacak olup,
yüklenici ilgili web servislerinin geliştirilmesinden sorumlu olacaktır. Yüklenici geliştireceği tüm
web servisleri ve kullanım dokümantasyonunu hazırlayarak uygulama öncesi idarenin onayına
sunacaktır.
4.1.2. EBYS’ye dahil olan belgeler, orijinal kopyası korunarak program içinden asla yetkisiz kişilerce
değiştirilemeyecektir.
Tüm
değişimler
ancak
yetkili
personellerce
ve
merkezi
olarak
yapılabilecektir. Sistem üzerindeki tüm hareketlerin kayıtları (log) detaylı olarak tutulacaktır.
4.1.3. Her bir belge, sistemde tek bir kayıt numarası ile takip edilecektir.
4.1.4. Yüklenici, tüm personel bilgilerini, unvanlar, yetkiler ve yetki alanlarını sisteme tanımlayacak ve
gerekli rol bazlı erişim profillerini planlayarak sistem üzerinde tanımlayacaktır.
4.1.5. EBYS, sınırsız sayıda belge yönetecektir. Klasör ve dosya yönetimi konusunda sayı sınırlaması
olmayacaktır.
4.1.6. Kullanıcı ara yüzleri, menüler, ikonlar, butonlar mümkün olduğunca tüm yazılım için tek tip
olacaktır.
4.1.7. EBYS, kullanıcılara, üyelere veya özel oluşturulacak gruplara (SMS, mail vb.) yollar ile toplu
olarak
bildirim
sağlayabilmelidir.
Hizmetin
kullanımındaki
altyapı
ve
entegrasyondan
kaynaklanan maliyetler yükleniciye, kullanımdan kaynaklanan maliyetler idareye ait olacaktır.
4.1.8. Sistemde genel bir arama kısmı bulunmalı ve kullanıcının görmeye yetkili olduğu tüm belge ve
klasörde arama yapma imkanı olmalıdır. Arama kriterleri meta-data alanlarına göre
yapılabilecektir.
Arama
sonuçlarında
iki
tarih
arasında,
konu
ve
sayı
kısıtlamaları
ayarlanabilecektir. Arama sonuçlarındaki kullanıcı yetkisinde olan belge ve dosyaların konum
bilgileri alınabilecek ve belgelerin ön izlemeleri görülebilecektir.
4.1.9. EBYS, Web tabanlı, merkezi yapıda, çok katmanlı mimaride ve genişleyebilen bir yapıda
çalışacaktır.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
3/22
4.1.10.
EBYS yazılımı istendiği durumda, kurum dışından güvenli protokoller ile erişilebilecek yapıda
olmalıdır. Kurum dışından erişime, herhangi bir harici donanım ya da yazılım gerektirmeksizin,
planlanan yapı içerisinde kullanıcı ve IP bazında kısıtlama getirebilmelidir.
4.1.11.
EBYS ara yüzleri; İnternet üzerinden erişimi destekleyecek ve TCP/IP ile sorunsuz
çalışacak, internet üzerinden doküman/evrak yönetimini yapabilecektir. Yazılımın kullanıcı ara
yüzleri; yerel alan (LAN), Geniş alan ağı (WAN) üzerinden güvenli erişimi destekleyecektir.
Yetkilendirmeler WAN ve LAN için ayrı ayrı yapılabilmelidir.
4.1.12.
Geliştirilecek uygulamaların arayüz olarak W3C standartlarını sağlayan veya yaygın olarak
kullanılan internet tarayıcılarını (browser) desteklemesi esastır. Kullanıcı tarafından herhangi bir
lisans ücreti gerektirmeyecek şekilde tarayıcı vasıtasıyla indirilebilen eklenti ve aracı
yazılımlardan yararlanılabilir. Sistem web tabanlı erişimde en az Microsoft IE 8.0 ve üstü,
Mozilla Firefox 20.0 ve üstü, Yandex Browser 1.7, Google Chrome 25.0 ve üstü tarayıcılarda
sorunsuz çalışacaktır.
4.1.13.
EBYS içerisinde, her tür belgenin yazılabileceği, ileri düzey biçimlendirme, otomatik madde
imleri ve numaralandırmalar, zengin metin yönetimi, hücre yönetimli tablo çizimlerinin
yapılabildiği, araç çubukları ile kullanımı kolay ileri seviye bir editör olacak ve belge oluşturmak
için ilave bir üçüncü parti (MS Word, Excel vb.) editör veya harici kelime işlemciye ihtiyaç
duyulmayacaktır.
4.1.14.
EBYS, veri güvenliğini sağlamak amacı ile HTTPS protokolü üzerinden hizmet verebilmelidir.
4.1.15.
EBYS, işletimi için lisans ödemesi zorunlu olan üçüncü parti bir uygulamaya ihtiyaç
duymayacak veya tekrar ödenmeyecek şekilde sınırsız lisansı ile teslim edilecektir.
4.1.16.
Yüklenici, idarenin mevcut da kullanmakta olduğu OCR lisanslarını en son versiyonuna
yükseltecek ve gerekli yerlerde bu ürünle entegre olacaktır. Yüklenici, OCR ve diğer sistem
bilgilerini “Yer Gördü Belgesi (İdari Şartname madde 7.1)” işlemi sırasında idareden temin
etmekle sorumludur.
4.1.17.
EBYS, yaygın olarak kullanılan dosya formatlarını (Office belgeleri, resim formatları, internet
dosya formatları vb.) görüntüleyebilecektir.
4.1.18.
Uygulama ekranları en düşük 1024x768 ekran çözünürlüğünü destekleyebilecektir. Ekran
tasarımları değişen ekran çözünürlüğüne göre otomatik olarak ölçeklenecek ve tam ekran veya
pencere boyutlandırmalarında herhangi bir görüntü bozukluğuna sebebiyet vermeyecektir.
4.1.19.
Planlanan yapı aynı anda birden fazla dil üzerinden kullanılabilecek bir arayüz sağlamalıdır.
4.2. Dosya Tasnif ve Saklama Planı
4.2.1. EBYS Saklama Süreli Standart Dosya Planı (SDP) ile uyumlu olacaktır. SDP’de temsil edilecek
kırılımlara yapısal ve işletimsel olarak herhangi bir sınırlama getirmeyecektir. SDP ve saklama
süreleri 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ve saklama sürelerine birebir uyumlu olacaktır.
4.2.2. EBYS, SDP eleman nitelemelerinde alfa-numerik karakterleri destekleyecektir.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
4/22
4.2.3. EBYS, Saklama planlarının yeniden tanımlanabilmesi için, planlar üzerinde yapılabilecek
değişiklikler ve güncelleme işlemlerine elektronik belge yöneticisinin kontrol ve sorumluluğunda
olması kaydı ile izin verecektir. Ancak altında belge ve klasör tanımlanmış kırılımların silinmesi
mümkün olmayacaktır. Kaldırılan SDP kırılımlarının kullanıcılar tarafından kullanılması
engellenecektir.
4.2.4. Yüklenici sistem kurulum aşamasında, idare tarafından belirlenmiş kurumsal dosya planları ve
saklama planlarını EBYS’de tanımlayacaktır.
4.2.5. EBYS, sistemde tanımlı her bir elemana ait saklama planını otomatik olarak takip edecek ve
saklama süresi dolanların tasfiye işlemlerinin yapılabilmesi için elektronik belge yöneticisini
uyaracaktır. Bu işlem 3473 sayılı kanun ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğinde
belirtilen ayıklama-imha işlemlerine uygun olacaktır.
4.2.6. EBYS bünyesinde tanımlanan saklama planları, sistem içerisinde yer alan elemanların saklama
sürelerine ait raporlama ve saklama süresi dolan elemanların sistemden tasfiyesini
gerçekleştirecek fonksiyonları entegre olarak bünyesinde barındıracaktır.
4.2.7. EBYS, saklama süresi dolan elemanların imha ve devir-teslim işlemlerini yapabilecektir.
Ayıklama İmha Komisyonu kararları ile saklama süresi dışında süre eklenen elemanların
tasfiyesi ayrıca takip edilebilecektir. Ancak uygulama kesinlikle kullanıcı onayı olmaksızın imha
veya devir-teslim yapmamalıdır.
4.2.8. Saklama planları, belge, dosya, klasör ve serilerle ilişkilendirilecektir. Klasörler tüm kırılım
seviyeleri ile ilişkilendirilebilirken, belgeler sadece nihai kırılımlarla ilişkilendirilebilir olacaktır.
Belgeler için SDP ana kodları seçilememelidir.
4.2.9. Sisteme eklenebilecek tüm form ve dokümanlar SDP ile yönetilebilecektir.
4.2.10.
Bir SDP kırılımı için her bir birime göre değişken saklama süreleri belirlenebilmelidir. SDP
kodlarına uygun saklama planları oluşturulurken, SDP ile birim ilişkisi kurulabilecek ve her bir
SDP’ye ilişkin dış kurumlarla ya da denetimle ilgili belgelerin, o birimde saklama süreleri
yönetilebilmelidir Bu uygulama için ihale aşamasında örnek uygulama istenebilecektir.
4.2.11.
Sayı hanesinde Özel Kod uygulamasına izin verilecek, Özel Kod ile tümleşik dosyalama
yapılabilecek ve bu alan üzerinden arama yapılabilecektir. Özel kod alanında alfa numerik
kodlar ve ifadeler kullanılabilecektir.
4.3. Evrak Modülü
4.3.1. Kurum
dışından gelen evraklar,
Genel Evrak
Biriminde taranarak
EBYS sistemine
kaydedilebilecektir.
4.3.2. Taranan evraklar ve ekleri bir belge havuzuna atılacak ve bu belgelerin gerekli bütün üst verileri
evrak kayıt operatörleri tarafından atanarak ilgili birimlere gönderilmesi sağlanabilecektir.
Bununla beraber EBYS, taranan evrakın havuza atılmadan doğrudan işlem görmesini de
sağlayabilecektir.
4.3.3. Gelen evrak taranarak ve üstveri bilgileri belirtilerek kaydedilebileceği gibi, tarama yapılmadan
sadece üstveri bilgileri belirtilerek de kaydedilebilecektir.
4.3.4. Tarama arayüzü üzerinde tarama özelliklerinin seçilebileceği kontroller olmalıdır. Arayüz TWAIN
ve ISIS destekli tüm tarayıcıları ve uyumlu olan kağıt boyutlarını desteklemelidir.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
5/22
4.3.5. Tarama işlemleri sırasında sayfa çıkarma(silme), birleştirme, yakınlaştırma, uzaklaştırma,
eleme, döndürme ve ters görüntüleme özellikleri gibi standart resim görüntüleme özelliklerini
desteklemelidir.
4.3.6. Taranan belgelere Türkçe dosya ismi verilebilmelidir. Taranan belgeler tercihe göre minimum
olarak PDF ve TIFF formatında saklanabilmelidir. Türkçe, İngilizce ve özel karakterleri tanıma
yetenekleri bulunmalıdır.
4.3.7. Gelen belgeler birim evrak defterini oluşturacak şekilde kaydedilmiş olacaktır. Her birim evrak
defteri modülünden havale ile gelen belgeleri bir daha kaydetme ihtiyacı olmaksızın
görebilecektir.
4.3.8. Birimlere gönderilen elektronik belgeler, birim evrak sorumlusu tarafından ilgili personele
elektronik ortam üzerinden havale edilebilecektir. Benzer şekilde belgenin iadesi de
yapılabilecektir.
4.3.9. Elektronik ortamda havale işlemi birim yetkili amiri tarafından yapılabileceği gibi, amirin
atayacağı birim evrak sorumlusu tarafından da yapılabilecektir.
4.3.10.
Kurum içerisindeki bir birime gönderilecek olan belgeler, belge onaylandıktan sonra birimdeki
yetkili kişiye sistem üzerinden otomatik olarak gönderilebilecektir.
4.3.11.
Kurumda üretilen belgeler e-posta aracılılığı ile sistem üzerinden gönderilebilecektir.
4.3.12.
Belgenin e-posta (kurumsal e-posta, kep, vb.) ile gönderileceği kurumların mail adresleri
sistem üzerinde önceden listelenebilecek ve belge gönderilirken bu listeden seçilebilecektir.
4.3.13.
Yüklenicinin teklif edeceği EBYS ürünü KEP sistemi ile uyumlu olarak çalışabilecektir.
Yüklenici tarafından KEP sistemine ilişkin her türlü mevzuat değişiklikleri kapsamında, garanti
süresince bilâ bedel entegre sağlanacaktır. Hizmetin kullanımından kaynaklı alt yapı ve
entegrasyonundan kaynaklı maliyetler yükleniciye, kullanımından doğan maliyetler idareye ait
olacaktır.
4.3.14.
Gelen ve giden evrak için sistem Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi ile entegre
çalışabilme yeteneğine sahip olacaktır. İdare ilgili web servisi sağlayacaktır.
4.3.15.
Gelen kayıtlı evrak biriminin, kuruma gelen e-imzalı evrakı varsa evrakı gönderen sisteme
kurumun web servisinden veya web sitesinden doğrulayıp EBYS’ne dâhil etmesi için ara yüz
sağlanacaktır. Doğrulama işleminin yapılıp yapılmadığının kaydını tutabilmek için “Doğrulama
Yapıldı” düğmesi yer alacak, doğrulamayı yapan kullanıcının parafı istenecektir.
4.3.16.
Planlanan yapı, bağlantısı yapılan yazılımsal cihazlar üzerinden, dışarıdan kuruma gelen
belgeleri (elektronik fatura, faks, e-mail, faks, e-imzalı belge vb.) doğrudan sisteme
kaydedebilmeli, kaydedilen belgelerin tanımlama bilgilerinin yetkili kullanıcılar tarafından
tanımlanmasına olanak sağlamalı ve aynı yöntemler ile kurum dışına göndermeye de imkan
vermelidir. Yüklenici, hizmete ilişkin gerekli sistem bilgilerini “Yer Gördü Belgesi (İdari Şartname
madde 7.1)” işlemi sırasında idareden temin etmekle sorumludur.
4.4. Belge Oluşturma, Yönetme, Dosyalama ve Klasörleme Modülleri
4.4.1. EBYS kapsamında yeni belge oluşturulabilecektir. Yeni belge oluşturmak için sistemin kendi
ekranları yeterli olacaktır. Üçüncü parti ofis yazılımlarına (MS Office, Open Office vb.) ihtiyaç
duyulmayacaktır.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
6/22
4.4.2. Sistemde bir belge oluşturulurken, SDP kodu seçilmek zorunda olacaktır. Ayrıca seçilecek SDP
kodu, SDP ağacında en alt kırılımında olacaktır. Ara kırılımlardan kod seçilmesine izin
verilmeyecektir. SDP kodları güncel ve 2005/7 sayılı genelgeye uygun olacaktır.
4.4.3. Özel kod kullanımı halinde köşeli parantez ile alfa-numerik özel kod verebilme imkânına sahip
olacaktır.
4.4.4. Belge oluşturma ekranında, sadece belgenin içeriğine odaklanılacak, belgenin kurumsal
görünümü, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik uyarınca
otomatik
olarak
düzenlenecektir. Kullanıcılar
ilgili
yönetmeliğe aykırı şekil değişikliği
yapamayacaktır. Sistem üzerinde gerekli ayarlamaların yapılmasıyla, kullanıcıların resmi
yazışma kuralları dışında belge üretebilmeleri engellenebilecektir. Diğer bir ifade ile kullanıcılar
kendi istekleri doğrultusunda yazışma formatında değişiklik yapamayacaktır. Resmi belge
hazırlama ekranında, resmi yazışma kurallarına aykırı işlemlerin yapılmasına izin verilmemelidir.
(Örn: Punto büyütülmesi, kenar boşluklarının değiştirilmesi, paragraf arası boşlukların
değiştirilmesi, imza sıralamasının değişmesi, alt bilgi, konu ve sayı, tarih)
4.4.5. Resmi
yazılarda
metin
içerisine
gelişmiş
tablolar
eklenebilecek
ve
hücre
yönetimi
yapılabilecektir (hücre bölünmesi, yeni hücre eklenmesi vs).Tablo ve metin içerisinde aksine bir
durum olmadıkça standart olarak Times New Roman yazı karakteri ve 12 punto büyüklükten
başka kriter kullanılamayacak veya ancak sistem yetkili kişilerince değiştirilebilmesine izin
verilecektir.
4.4.6. Resmi yazılarda tablo kullanılması halinde tablo içerisinde sağa, sola yaslama ve ortalama
yapılabilecek, tablo sağa, sola yaslanabilecek ve ortalanabilecektir.
4.4.7. Resmi yazılarda tablonun görünürlüğü ve tablo çizgilerinin kalınlığı ayarlanabilecektir.
4.4.8. Tablo kullanımında resmi yazılarda bulunan sınırlar formlarda bulunmayacaktır.
4.4.9. Belge hazırlanırken, ilgili kişilerce yapılan düzeltmelerde kullanıcıya belgede değişiklik
yapıldığına dair uyarı verilebilecek ve yapılan değişiklikler silinen kesim üzerinde çizgi ile
gösterilebilecek, yeni eklenen kesimler ise farklı bir renkte gösterilecek, böylelikle belgeyi
hazırlayan kişinin dikkati çekilebilecektir. Bu işlemler değişiklik yapılırken otomatik ele
alınabilecektir.
4.4.10.
Belge imzalanıp değişmez şekilde saklanıncaya kadar yaşadığı tüm değişimler günlük (log)
kayıtlarına işlenecek ve değişim versiyonları belge olarak sistemde tutulacaktır.
4.4.11.
Belge istendiği anda, resmi yazı formatlarına uygun görünümü (ön izleme) ile
görüntülenebilecektir.
4.4.12.
Resmi belge hazırlama ekranında, paraf listesi, imza sıralaması (ikili ve üçlü imzalama),
uygun görüş ve olur işlemleri, belge üzerine otomatik olarak resmi yazışma kurallarına uygun
olarak yansıyacaktır.
4.4.13.
Belgeye atılacak paraf ve imza listesi oluşturulabilecektir. Kullanıcılar genel işleyişte sıklıkla
kullandıkları paraf ve imza listesini bir şablon olarak kaydedebilecek ve bu listelerden seçmek
kaydıyla belgeye ilgili paraf ve imzaları ekleyebilecektir. Belge dolaşıma başlatıldığı zaman
paraf ve imza listesine göre sırasıyla otomatik olarak ilgili kişilerin önüne düşecektir.
4.4.14.
Belge elektronik olarak imzalandıktan sonra kesinlikle güncellenemeyecektir.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
7/22
4.4.15.
Özellikle doküman yönetimini kolaylaştırabilmek amacıyla, sınırsız sayıda alt dosya
açılabilecek, her dosyanın altında yeni bir alt dosya açılabilecektir. Bu kırılımda bir sınır
olmayacaktır.
4.4.16.
Belgeler için kısa yol oluşturulabilecektir. Bir klasör içerisinde belge gerçekte olmasa da,
belgenin kısa yolu klasöre eklenebilecektir.
4.4.17.
E-imza ile imzalanan belgelerde mevzuata uygun olarak doğrulama adresi ve doğrulama
kodu yer alacaktır. Bu kod ve adres ile belgenin e-imzalı olan aslına erişim güvenli bir şekilde
mümkün olacaktır. Doğrulama için ayrı bir sunucu kurulacak ve buradan sisteme webservis
dışında doğrudan erişim mümkün olmayacaktır.
4.5. Form Yönetimi
4.5.1. EBYS kapsamında standart formlar yönetilebilecektir. EBYS üzerinde form şablonları yetkili
İdare teknik personeli tarafından herhangi bir kodlamaya gerek kalmadan oluşturulabilecektir.
4.5.2. İdare bünyesinde mevcutta kullanılan tüm formlar ile yeni oluşturulacak formlar dinamik olarak
sistemde tanımlanabiliyor olacaktır. Sisteme yönetici izni olmadan form eklenmeyecektir.
4.5.3. Formun şablon olarak ilk tanımlanmasında, doldurması zorunlu alanlar belirlenebilecektir.
Formun kullanımında, bu alanlar doldurulmadan formun tamamlanmasına izin verilmeyecektir.
4.5.4. Form akışları dinamik olacak, akışlar yetkili personel tarafından oluşturulduğunda kullanıcı
müdahalesine gerek duyulmayacaktır. Ancak gerektiği durumlarda da akışın kullanıcı tanımlı
olabilmesi sağlanabilecektir.
4.5.5. Formun oluşturulmasıyla beraber form akışındaki adımlar seri olarak işletilecektir. Bir adım
tamamlandığında takip eden adıma otomatik olarak geçilecektir.
4.5.6. Formların akışları, her bir adımda hangi birime gideceği o birimdeki ilgili rol ile
ilişkilendirebileceği gibi, formun doldurulması sırasında belirlenecek akış adımları da
olabilecektir.
4.5.7. Form akışında, hangi adımların doldurulacağı da belirlenebilecektir. Formun tamamı ilk başlatan
kişi tarafından doldurabileceği gibi, formun tasarımında belirlenen akış adımlarında hangi
alanların akıştaki adımı yapacak kişi tarafından dolduracağı da belirlenebilecektir.
4.5.8. Formların kimler tarafından hangi sırayla onaylanacağı da akış adımlarında belirlenebilir
olacaktır.
4.5.9. Formların ilgili birim dışında kullanımı engellenecek ve aynı form gerektiğinde birden fazla birim
tarafından kullanılabilecektir. Formların birimlere atanma işlemleri herhangi bir kodlamaya gerek
duyulmadan yetkili kullanıcı tarafından ayarlanabilecektir.
4.5.10.
Oluşturulan formlar yönetmeliğe uygun olarak ayıklama ve imha sürecine dahil edilecek ve
bu süreç resmi belge sürecinden farklı olmayacak, fazladan müdahale gerektirmeyecektir.
4.5.11.
Formlara standart resim formatlarında (JPG, PNG, BMP, TIF vb.) fotoğraf, tablo vs.
eklenebilecektir.
Yetkisi
olmayan
kullanıcılar
formlarda
biçimsel
olarak
değişiklik
yapamayacaktır.
4.5.12.
Formlara gerekli görüldüğünde sıra numarası verilebilecek ve her form oluşturulduğunda
kullanıcı müdahalesi gerektirmeden form kendi sıra numarasını alabilecektir.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
8/22
4.5.13.
Formlarda sıklıkla doldurulan T.C kimlik numarası, tarih, saat, unvan, telefon, e-posta, birim
adı, yıl ve ay bilgileri kullanıcının müdahalesi olmadan, form ilk doldurulurken otomatik olarak
girilebilecektir.
4.5.14.
Form şablonları HTML kullanılarak sisteme girilebilecektir. Kurumda kullanılan formlar
yüklenici tarafından sisteme tanımlanacaktır.
4.5.15.
Kullanıcılar
hazır
formlar
üzerinden
sadece
belirtilen
alanları
doldurarak
form
düzenleyebilecektir.
4.5.16.
Sistemde oluşturulan veya sisteme dahil edilebilecek, formlar kaydedilebilecek ve sonradan
da kullanılabilecektir.
4.5.17.
Formlar, bir konu ağacı ile sunulabilecektir. Form konu ağacı dinamik olacak ayrıca idare
tarafından da daha sonra güncellenebilir olacaktır.
4.5.18.
Yüklenici kendi şema ve tabloları hariç hiçbir surette idare veritabanı tablolarına direkt olarak
ulaşmayı teklif etmeyecek, gereği halinde formlar veya diğer kurum veritabanından talep edilen
veriler idare tarafından sağlanan veya kontrolünde olan web servisleri ile veri alışverişinde
bulunabilecek ve form alanlarına otomatik doldurulabilecektir.
4.6. İş Akışı Yönetimi
4.6.1. İş akışları sistem yöneticisi veya yetkilendirilen kullanıcılar tarafından oluşturulabilecektir.
4.6.2. Oluşturulan iş akışları ve iş adımları güncellenebilecektir. Güncelleme yapılması durumunda,
daha önce işletilmiş olan işlemlerde değişiklik olmadan geçmiş işlemler korunacaktır.
4.6.3. İş
akışı
yayınlanmadan
önce,
değişiklik
yapılması
durumunda
da
tamamlanmadan
kaydedilebilecektir.
4.6.4. İş akışı bir belge veya not ile başlayabilecektir.
4.6.5. İş akış adımlarında kullanıcıdan belge, form veya not istenebilecektir.
4.6.6. İş akışının bir adımına birden fazla form, belge veya not tanımlanabilecektir.
4.6.7. İş akış adımında birim, rol ya da görev seçilebilecektir.
4.6.8. İş adımındaki kişiler, iş akışını başlatan kişi tarafından belirlenebilecektir.
4.6.9. İş adımındaki kişi, iş akışındaki bir önceki kişi tarafından belirlenebilecektir.
4.6.10.
İş akış adımına zaman eklenebilecektir.
4.6.11.
İş akışındaki bir adıma soru eklenebilecektir.
4.6.12.
İş akışındaki bir sorunun cevabına göre akış başka bir tarafa yönlenebilecektir.
4.6.13.
Bir iş akışı başka bir iş akışını tetikleyebilecektir.
4.6.14.
İş akışları kopyalanabilecektir.
4.6.15.
İşin herhangi bir adımında iş akışının diyagram olarak görüntüsü görülebilecek ve istenilen
adımdaki bilgiler görüntülenebilecektir.
4.6.16.
İş akışındaki tüm adımlarda oluşturulan belgeler ve notlar tek bir dosyaya iş akışında
belirlenen birim ve görevdeki kullanıcı tarafından dosyalanabilecektir.
4.6.17.
İş akışları versiyonlar halinde tutulabilmelidir. İş akışları aktif veya pasif yapılabilmelidir. Uzun
soluklu iş akışlarında sistemde meydana gelebilecek problemler iş akışının sonlanmasına
sebep olmamalıdır. Problemin meydana geldiği noktada sistem yöneticisine akış yönlenmeli ve
sorunun çözümü ile birlikte iş akışı kaldığı yerden devam edebilmelidir.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
9/22
4.7. Doküman Yönetimi
4.7.1. Dokümanlar, resmi yazı olmayan, ancak İdare tarafından işleyişi gereği kullanılan kaynaklardır.
Sistemde dokümanlar yönetilebilecektir.
4.7.2. Dokümanlar, herhangi bir üçüncü parti uygulama (MS Office, Autocat vb.) tarafından geliştirilmiş
olabilir. Ses ve görüntü dosyaları, proje teknik çizimleri vb. tüm formatlar sisteme doküman
olarak eklenebilecektir.
4.7.3. Kullanıcılar sisteme dokümanları ekleyebilecek, EBYS’nin diğer kullanıcıları ile bunları
paylaşabilecek ya da erişimi olan resmi dosyalar içerisine doküman ekleyebilecektir.
4.7.4. Dokümanlarda sürüm kontrolü yapılabilecektir. Bir kullanıcı daha önce yüklediği bir dokümanda,
kendi yerel sisteminde düzenleme yaptıktan sonra nihai halini yeni bir sürüm olarak sisteme
yükleyebilecek, bu durumda iki farklı doküman oluşmayıp, tek doküman eski ve nihai sürümleri
ile yönetilebilecektir.
4.7.5. Dokümanlar, gerekli hallerde belgeye dönüştürülebilecek veya resmi bir belgeye ek olarak
eklenebilecektir.
4.7.6. EBYS, harici sistemlerle web servisleri aracılığı ile veri alışverişinde (veri, doküman, bilgi vs.)
bulunabilecektir.
4.8. Arşiv Takip Uygulamaları
4.8.1. Arşiv takip uygulamasında, özelleşmiş belgelerin genel işleyişe ek olarak özel ekranlarda
tanımlanabilmesine imkân tanınacaktır.
4.8.2. Arşiv birim ve kurum bazlı olarak filtrelenebilecektir.
4.8.3. Detaylı arama ile farklı varyasyonlarda arama yapılabilecektir.
4.8.4. Dosya ve belgelerin ödünç ve iade işlemleri aynı ekran üzerinden takip edilebilecektir.
4.8.5. Klasörlerin içindeki dosyalar ağaç şeklinde ve sürükle bırak gibi işlevlere sahip olarak
düzenlenebilecektir.
4.8.6. Klasörlerin içindeki dosyalarda genel veya özel olarak tek bir dosyada arama yapılabilecektir.
4.8.7. Dosyalardaki belgeler toplu olarak veya standart sıkıştırma formatlarında (rar, zip, gzip, tar vb.)
indirilebilecektir.
4.8.8. Dosyadaki belgelerin listesi PDF formatında alınabilecektir.
4.8.9. Arşivde bulunan klasör veya belgeler ödünç verilebilecek ve iade alınabilecektir. Ödünç iade
bilgileri raporlanabilecektir.
4.8.10.
Fiziki arşiv için sistemde oluşturulmuş olan klasörlerin sırt etiketleri istendiğinde otomatik
olarak yazdırılabilecektir.
4.8.11.
İstenen belge veya sicil dosya numara aralıklarına göre devir/teslim listeleri otomatik olarak
oluşturulabilecektir.
4.8.12.
Arşive gönderilen belge veya dosyalar gereği halinde reddedilebilecektir. Arşive gönderilecek
belgeler iş akışı veya ilgili amirin onay süreci doğrultusunda yapılabilmelidir.
4.8.13.
Klasörlerin fiziki arşiv bilgileri sistem üzerinden takip edilebilecek, istendiğinde değişiklik
yapılabilecektir.
4.8.14.
Klasörlerin fiziki konum bilgileri toplu olarak ya da seçilerek değiştirilebilecektir.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
10/22
4.8.15.
Uygulama ayıklama-imha işlemini birim ve kurum bazlı olarak desteklemeli ve bu işlemler
3473 saylı kanuna uygun olarak düzenlenecektir.
4.8.16.
İmha kontrol listeleri ve imha onay listeleri otomatik olarak oluşturulacaktır.
4.8.17.
İmhası onaylanan belge ve klasörler sistem üzerinde de imha edilecektir.
4.8.18.
Belgelerin ve klasörlerin imha edilecek, devlet arşivlerine gönderilecek, kurumda saklanacak
ve saklama süresi değişken olanları sistem tarafından otomatik olarak ayrıştırılabilecektir.
4.8.19.
Devlet arşivlerine gönderilecek belgelerin listesi otomatik olarak oluşturulacak ve bu belgeler
toplu olarak indirilebilecektir.
4.8.20.
Kurumda saklanması gereken belge ve klasörler arşiv modülü üzerinde kontrol
edilebilecektir. Uygulama tümleşik dosyaları da, dosya bazında üst verileriyle
(personel
dosyası, dava dosyası, kurul kararları vb.) takip edebilmelidir.
4.8.21.
Sistem yöneticisi tarafından sınırsız cari arşiv oluşturulabilecektir.
4.8.22.
Arşive eklenen dosyalara sınırsız tanımlama alanı eklenebilecektir.
4.8.23.
Tanımlama alanları metin, sayısal, e-posta, T.C. kimlik numarası, virgüllü sayı, alfa sayısal
ya da seçmeli olarak ayarlanabilecektir.
4.8.24.
İstenilen tanımlama alanları zorunlu tutulabilecek ve zorunlu alanlar doldurulmadan
kaydetme işlemine izin verilmeyecektir.
4.8.25.
Tanımlama alanlarının görünüm ekranındaki sıralamaları değiştirilebilecektir.
4.8.26.
Tanımlama alanlarına girilen değerlerin ve metinlerin karakter sayısı sınırlaması ile
sınırlandırılması mümkün olacaktır.
4.8.27.
Arşivlere sonradan tanımlama alanı eklemek mümkün olabilecektir.
4.8.28.
Arşivlerde dosya yapısı ağaç şeklinde olmalı ve istenilen dosyadaki fotoğraf, video ve
belgeler toplu şekilde indirilebilecektir.
4.8.29.
Dosyanın ağaç yapısı sürükle-bırak işlevi ile değiştirilebilecektir.
4.8.30.
Sistemde oluşturulan arşivlerin simgeleri değiştirilebilecektir.
4.8.31.
Arşivler, sistem yöneticisi tarafından oluşturulabilmeli ve yönetilebilmelidir.
4.8.32.
Arşivleri hangi kullanıcıların göreceği, ekleme, silme, güncelleme işlemlerini yapabilecekleri
sistem yöneticisi tarafından ayarlanabilecektir.
4.8.33.
Arşiv Takip Uygulamaları sayesinde farklı grup tanımlamaları (organ, kurul, komite,
komisyon, organizasyon vb.) dönem, yıl, ay bazında yapılabilecektir. Gruplarda alınan kararlar
bu şekilde takip edilebilecektir.
4.9. Arama İşlemleri
4.9.1. EBYS, bünyesinde bulunan belgeler ve formlar üzerinde tam metin arama yapabilecektir.
4.9.2. EBYS, tüm arama ve sorgulamalarını Türkçe ve İngilizce karakterlerde yapabilecektir.
4.9.3. Sistemde kayıtlı tüm belgelere, formlara ve dokümanlara; referans numarası, eleman adı, tarih
ve/veya tarih aralığı, kayıt numarası, belge tipi, belge statüsü ve anahtar kelimeler gibi meta
veriler üzerinden arama ile ulaşılabilecektir.
4.9.4. Arama ara yüzü üst veri bilgileri ve belge içeriklerini aynı anda tarayacak şekilde entegre
olacaktır.
4.9.5. Arama işlemi birden fazla kavramla yapılabilecektir.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
11/22
4.9.6. Arama sonuçları, belge yükü ne kadar yüksek olursa olsun, yeterli sunucu imkânları altında
maksimum 5 saniye içerisinde listelenebilecektir.
4.9.7. Arama sonuçlarında çıkacak belgeler, sadece aramayı başlatan kullanıcının yetkileri dahilinde
listelenecektir. Aramayı başlatan kullanıcı, görme yetkisi olmayan belgeleri, listede dahi
göremeyecektir.
4.9.8. Her liste ekranında o liste üzerinde serbest formatta arama yapma imkanı olacaktır.
4.9.9. Tek bir arama ekranında (Google Arama Motoru gibi), tüm nesneler (belgeler, dokümanlar,
formlar, dosyalar) üzerinde arama yapılabilecektir. Arama yapmak için en az 3 karakter girilmeli
ve/veya/dahil değil fonksiyonları kullanılabilir olacaktır.
4.10. Raporlama
4.10.1.
EBYS ile belge, havale, form, SDP, kişi, dosya raporları alınabilecektir.
4.10.2.
Dinamik olarak tanımlanan formlar için rapor üretilebilecektir.
4.10.3.
Rapor çıktıları bilinen dosya formatlarında (pdf, xls, html vb.) alınabilecektir.
4.10.4.
Arama sonucu listelenen belgeler üzerinden, ikinci bir işleme gerek kalmadan, belgenin
içeriğine, özelliklerine, ilişkili dosyasına erişilebilecek, çıktı alınabilecektir.
4.10.5.
Arama kriterleri kullanıcının isteğine bağlı olarak kaydedilebilecek, sonradan kaydedilen
kriter ile tekrar arama yapılabilecektir.
4.10.6.
Arama
sonucu
listelenen
belgeler,
kullanıcının
tanımlayacağı
bir
dosya
içinde
saklanabilecektir.
4.10.7.
Kişiye özel evrak üretim raporu oluşturulabilecektir. Bu raporda, bir kişinin belirlenen
tarihlerde kaç adet ve hangi niteliklerde belge oluşturduğu gösterilecektir. Gelen belgelerde,
gereğinin yapılması ya da yanıtlanması için harcanan süre raporlanabilecektir. Bu değerler
üzerinden performans ölçümleri gösterilecektir.
4.10.8.
Birime ait evrak raporu oluşturulabilecektir. Bu raporda, bir birimin belirlenen tarihlerde kaç
adet ve hangi niteliklerde belge oluşturduğu gösterilebilecektir. Gelen belgelerde, gereğinin
yapılması ya da yanıtlanması için harcanan süre raporlanabilecektir. Bu değerler üzerinden
performans ölçümleri gösterilebilecektir.
4.10.9.
Performans ölçümlerinde anlık bağlanan kullanıcı listeleri, sistemin proses bazında tükettiği
anlık hafıza miktarı, toplam arama sayısı, ortalama arama sayısı, tarih aralıklarında arama
sayısı, vb. bilgiler raporlanabilecektir.
4.10.10. Cevaplanmamış
belgeler,
belgenin
ne
zamandır
kimde
beklediği
bilgisi
ile
raporlanabilecektir.
4.10.11. Belgenin sistem içerisinde hangi konumda olduğu (dolaşımda, beklemede, iade, taslak, arşiv
vb.) raporlanabilecektir.
4.10.12. Dosya, klasör ve seri üzerinden raporlama yapılabilecektir.
4.10.13. Sistemde tanımlanmamış veya o an için ihtiyaç duyulan raporlar sürükle bırak yöntemiyle
yetkili kullanıcılar tarafından kolaylıkla tasarlanabilecek ve ilerisi için saklanabilecektir.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
12/22
5.
Güvenlik ve Yetkilendirme Süreçleri
5.1. Yetkilendirme, Vekâlet ve Kullanıcı Yönetimi
5.1.1. Sisteme yeni kullanıcıların kayıt edilmesine imkân tanınacaktır. Kullanıcı sayısında bir sınırlama
olmayacaktır.
5.1.2. Sistemde kayıtlı mevcut kullanıcıların geçici bir süre pasif hale getirilmesine imkan tanınacaktır.
5.1.3. Mevcut bir kullanıcının, herhangi bir işlem yapmamış olması kaydıyla, sistemden silinmesine
imkan tanınacaktır.
5.1.4. Kullanıcı hesapları ile ilgili işlemler yalnızca sistem yöneticisi tarafından gerçekleştirilecektir.
5.1.5. EBYS, kullanıcıların sisteme m-imza, e-imza, SMS doğrulama veya LDAP doğrulaması
(authentication) ile giriş yapmalarına imkan sağlamalıdır. İdare, bu politikalarda ve giriş
yöntemlerinde değişiklik yapma hakkına sahiptir. Kullanıcı aynı anda birden fazla makinede
oturum açamamalı ve sistem tarafından uyarılmalıdır.
Eğer kullanıcı belirli bir süre işlem
yapmaz ise güvenlik nedeniyle oturumu kapatılarak pasif kullanıcı durumuna getirilmelidir.
5.1.6. Sistemde tanımlı tüm kullanıcılar, kullanıcı yetkileri gibi alanlara sahip bir tabloda tutulacaktır.
Kullanıcıların hangi porttan, IP’den giriş yaptığı, sisteme giriş/çıkış zamanları, hangi hareketleri
(insert, delete, update) ve işlemleri yaptığı gibi bilgilerin de tutulmasına olanak sağlayacaktır.
5.1.7. EBYS,
kullanıcıların
sistem
içerisindeki
fonksiyonlarını
belirleyici
nitelikte
roller
tanımlayabilecektir. Bu roller kullanıcıların erişim haklarını düzenleyici nitelikte olacaktır. Bu
rollerin tanımlanması ve kullanıcılara atanması yetkisi sistem yöneticisinde olacaktır. Örnek
roller; sistem yöneticisi, elektronik belge yöneticileri (uzman arşivci), arşivci, kullanıcı, misafir
kullanıcı, üretici/sahip vb. şeklinde olabilir.
5.1.8. EBYS, fonksiyonlarını sisteme giriş yapan kullanıcının yetkisine göre düzenleyecektir.
Kullanıcının
yetkisinde
olmayan
fonksiyonlar
gizlenerek
ekranlarında
bu
işlemler
görünmeyecektir.
5.1.9. Birden fazla rolü olan kullanıcı için o rollerin birleşim kümesi işlevsellik olarak sunulacaktır.
5.1.10.
Kullanıcı kendisine gelen form/belgeler için istediği kullanıcıya, idarenin tanımlayacağı
vekâlet iş akışına uygun olacak şekilde e-imza/m-imza ile sistem üzerinden vekâlet
verebilecektir. İşlemler vekâlet alan kullanıcılar tarafından yürütülebilecektir. Belirli bir süre
görevi başında bulunmayacak kullanıcıya iş atanması durumda atanan iş vekâlet eden
kullanıcıya otomatik olarak gidecektir.
5.1.11.
Vekil olan personel, vekâlet süresinin bitiminden sonra da vekâleten işlem yaptığı belgeleri
sorgulayabilecektir.
5.2. Elektronik İmza, Güvenlik ve Günlük Kayıtlar
5.2.1. Sistemde kayıtlı tüm resmi belgeler, sunucu sabit diskinde birer işletim sistemi dosyası (pdf vb.)
saklanabileceği gibi, veri tabanında stream olarak da saklanabilecektir. Sistemin kurulumu
sırasında, güvenlik politikaları gereği, veri tabanında saklanacak belgeler, yedekleme politikaları
gereği bir başka sunucu da işletim sistemi dosyaları (kütükleri) olarak da saklanabilecektir.
Sistemde kayıtlı belgeler en az 128 Bit bir şifre ile şifrelenecek, bu şifrede kapalı bir zarf
içerisinde idareye teslim edilecektir. Şifreleme işlemleri ile ilgili değişiklik ve saklama talepleri
uygulamaya geçildikten sonra idare ve yüklenici arasında netleşecektir.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
13/22
5.2.2. Teklif edilecek EBYS ürünü içerisinde ilgili kanunlara uygun olarak imzalama, doğrulama ve
paraflama işlemleri sağlıklı olarak yapılabilecektir. Kamu kurumları için yetkili birimlerden e-imza
ya da m-imza kütüphanesinin ve lisanslarının temin edilmesi ile ilgili resmi işlemler ve her türlü
entegrasyondan yüklenici, m-imza, e-imza ve zaman damgası kullanımından doğabilecek
maliyetlerden ise idare sorumlu olacaktır. E-imza kütüphanesinde SHA-224, SHA-256 ve
WHIRLPOOL algoritmaları kullanılacaktır.
5.2.3. Paraf işlemleri sistem üzerinden e-imza ve m-imza ile yapılabilecek ve günlük kayıtları ile takip
edilecektir. E-imzaya ilişkin günlük kayıtlar, düzenli olarak MD5 ve zaman damgası uygulanarak
veri tabanına da kaydedilecek ve böylelikle değiştirilmediği garanti altına alınacaktır.
5.2.4. 5.2.4. E-imza kullanımı işlemlerinde kullanıcının e-imzasının geçerliliği kontrol edilecek ve
geçersiz imza ile imzalama işlemine izin verilmeyecektir.
5.2.5. E-imza işlemi kullanıcı bilgisayarında bulunan varsayılan JAVA uygulama ayarları ile
yapılacaktır. JAVA ayarları üzerinde herhangi bir güvenlik düşürme işlemi yapılmayacaktır. Mimza işlemi piyasada kullanılan ve mobil imzayı destekleyen tüm cihazlar ile yapılabilmelidir.
5.2.6. Sistem üzerindeki belgeler imzalanmadan önce e-yazışma yönetmeliğine uygun olarak
hazırlanmış e-yazışma paketine (EYP) dönüştürülecek ve uygulama içerisinde bu şekilde
saklanacaktır. E-yazışma paketi tek bir bütün olarak imzalanacaktır.
5.2.7. Sistemde tutulan belgeler performansı etkilemeyecek şekilde şifreli olarak tutulacaktır.
5.2.8. Sistem üzerindeki tüm kayıtlar her gün belirlenen bir saatte otomatik olarak yedeklenecektir.
Yüklenici yedekleme politikalarının uygulanmasına yönelik idare teknik personeline destek
olacaktır. Kurumun imkan tanıması durumunda bu yedekler anında ikinci bir bilgisayar sistemine
de aktarılacaktır.
5.2.9. EBYS otomatik olarak bir günlük tutacaktır. Bu günlük sistemdeki kullanıcı aktivitelerinin kayıt
altına alınmasını sağlayacaktır. Günlükte asgari olarak şu bilgiler tutulacaktır:
5.2.9.1.
Gerçekleştirilen aktivitenin ne olduğu (kayıt ekleme, değiştirme, arama, v.s),
5.2.9.2.
İşlemin hangi EBYS elemanı üzerinde gerçekleştirildiği,
5.2.9.3.
İşlemin kim tarafından gerçekleştirildiği,
5.2.9.4.
İşlemin gerçekleştirildiği tarih ve saat.
5.2.10.
Günlük dosyasında, aşağıda belirlenen aktiviteler takip edilebilecektir.
5.2.10.1.
Elektronik dokümanların belge olarak tanımlanma işlemine ait tarih ve saat bilgisi,
5.2.10.2.
EBYS elemanlarının birbirleriyle ilişkilendirme ve/veya yer değiştirme işlemleri,
5.2.10.3.
Saklama planı ve saklama sürelerinde yapılacak değişiklikler,
5.2.10.4.
EBYS elemanlarına ait üst veri bilgilerinde yapılan değişiklikler,
5.2.10.5.
Erişim hakları ve bunların atanması ile ilgili yapılan değişiklikler,
5.2.10.6.
Elektronik belgelerin kopyalama, taşıma ve silme işlemleri
5.2.11.
Günlük dosyasında yer alan bilgiler sistem yöneticisi dahil hiç kimse tarafından
değiştirilemeyecek veya silinemeyecek şekilde korunacaktır.
5.2.12.
Günlük bilgileri anlaşılabilir bir format ve açıklıkta olacaktır.
5.2.13.
Günlük bilgileri üzerinde aşağıdaki kriterlere göre filtrelenmiş raporlar hazırlanabilecektir.
5.2.13.1.
Bir kullanıcıya ait belli bir zaman dilimi içindeki aktiviteler,
5.2.13.2.
Bir EBYS materyali üzerinde belirli bir zaman dilimi içerisindeki aktiviteler.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
14/22
6.
Mobil Uygulama Desteği
6.1. Kullanıcı kendisine gelen belge/doküman ile ilgili olarak ilgisini, ekini ve üst verilerini (meta data)
görüntüleyebilecek, belge/dokümanları sorgulayabilecek ve ulaştıklarına ön izleme yapabilecektir.
6.2. Kullanıcı kendisine gelen havale/imza/paraf işlemlerini listeleyebilecek, kabul, havale ve iade
işlemlerini yapabilecek ve yetkisi dahilin de başka bir kullanıcıya vekalet verebilecektir.
6.3. Belgelere idare talep ettiği takdirde sesli olarak not eklenebilmelidir. Eklenen bu not, normal
uygulama üzerinde, indirme ihtiyacı olmaksızın ilgili kullanıcılar tarafından dinlenebilmelidir.
6.4. Uygulamaya kullanıcı adı ve parolanın yanında m-imza doğrulaması ile de giriş mümkün olacaktır.
6.5. Uygulama güvenlik açısından web servis aracılığı ile çalışabilecektir. Mobil uygulama ana sunucu ya
da ana veri tabanına bağlanmaksızın, ara bir katmandan hizmet alarak işletiliyor olacaktır.
6.6. Belgelerde büyütme ve küçültme işlemleri yapılabilecektir.
6.7. Uygulama Android 4.0 ve üzeri, İOS 7 ve üzeri cihazlarla sorunsuz çalışacaktır.
7.
Diğer Uygulamalar ile İletişim
7.1. Veritabanı Entegrasyonu
7.1.1. Gereği halinde kullanılmak üzere güncel firma bilgileri, ilgili web servisleri aracılığı ile idare
veritabanı tablolarından otomatik olarak çekilebilecektir. Bu web servisleri idarenin onayı ile
yüklenici tarafından geliştirilebileceği gibi, idarenin mevcut da bulunan web servisleri de
kullanılabilecektir.
7.1.2. Bu bilgiler ve ilerde MERSIS sisteminden sağlanacak veriler idare tarafından geliştirilecek veya
kontrol altında tutulacak web servisler aracılığı ile sağlanacak, yüklenici tarafından ilgili form ve
modüllerde otomatik olarak ilgili alanlarla ilişkilendirilmesi ve alanların bu bilgiler ile doldurulması
sağlanacaktır.
7.1.3. Kurumun mevcut Evrak Yönetim Sistemindeki (EYS) veriler EBYS veritabanına aktarılacaktır.
EBYS içerisinde yapılan bir arama aktarılan bu verileri de kapsayacaktır. Sorgulama için gerekli
ekranlar tasarlanacaktır.
7.1.4. Kurumdaki elektronik Arşiv sistemindeki veriler ve taranmış dokümanlar EBYS veritabanına
aktarılacaktır. EBYS içerisinde yapılan bir arama, aktarılan bu verileri de kapsayacaktır.
Sorgulama için gerekli ekranlar tasarlanacaktır.
8.
İşin Süresi, Planı ve Aşamaları
8.1. İşin Süresi
8.1.1. Yüklenici, sözleşmenin imzalanmasına müteakip 15 (onbeş) gün içerisinde, projeye ilişkin
detaylı iş planını (gantt şemasını), kısıtları, riskleri ve önlemleri, proje ekibinde yer alacak
personellerin gerekli bilgi ve belgelerini İdarenin onayına sunacaktır. Yüklenici, iş planını istenen
sürede sunmaması veya eksik hususlarının tespit edilmesi halinde, idarenin yazılı ihtarının
kendisine tebliğ edilmesini müteakip en geç 5 (beş) gün içerisinde eksikliklerini tamamlayacak
ve tekrar yazılı halde idarenin onayına sunacaktır.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
15/22
8.1.2. Yüklenici, sunduğu iş planının idare tarafından onaylanmasından sonra, analiz ve tasarım
çalışmalarına başlayacak ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde idarenin onayına sunacaktır.
Yüklenici, analiz ve tasarım çalışmalarını istenen sürede sunmaması veya eksik hususlarının
tespit edilmesi halinde, idarenin yazılı ihtarının kendisine tebliğ edilmesini müteakip en geç 10
(on) gün içerisinde eksikliklerini tamamlayacak ve tekrar yazılı halde idarenin onayına
sunacaktır.
8.1.3. İşin süresi, yüklenicinin analiz ve tasarım çalışmalarının idare tarafından onaylanmasından
sonra, kurulum, yazılım geliştirme, performans testleri ve eğitimler dahil olmak üzere toplam 90
(doksan) gündür.
8.1.4. Her ne kadar kurulacak EBYS’nin yapısı ile teknik detaylar işbu şartnamede belirtilmiş olsa da
kurulacak sistemin yapısı, şartnamenin özü bozulmadan, sözleşmenin imzalanması sonrasında
yapılacak yüklenici tarafından yapılacak “Analiz Çalışmaları” neticesinde son halini alacaktır.
8.2. İşin Yapım Aşamaları
8.2.1. Yüklenici, detaylı iş planı (gantt şeması) ile birlikte, sistem mimarisi, gerekli yazılım ve
donanımlar ile iş kapsamında çalıştıracağı personele ilişkin gerekli belgeleri İdareye sunacaktır.
8.2.2. İş planına yönelik idare onayı olmadan yüklenici tarafından projenin diğer aşamalarına
geçilemeyecektir. Onaylanmayan aşamalar için aynı süreç onay işlemi yapılıncaya kadar devam
edecektir.
8.2.3. Yüklenici, idarenin tüm birimleri ile ayrı görüşmeler yaparak analiz çalışmalarını yerinde
yapacaktır.
8.2.4. Yüklenici, analiz, tasarım ve gereksinim dokümanlarını hazırlayarak, elektronik ve basılı
ortamda olmak üzere idarenin onayına sunacaktır.
8.2.5. Yüklenici, analiz ve gereksinim dokümanlarının idare tarafından onaylanmasından sonra
kurulum, yazılım geliştirmesi ve uyarlanması çalışmalarına başlayacaktır.
8.2.6. Yüklenici, analiz çalışmalarında belirlenen ihtiyaca göre gerekli uyarlamaları, iş süreçlerini,
belge şablonlarını ve formlarını oluşturacak, kullanıcı ayarlarını yapacak ve yazılımı iş süreçleri
ile birlikte test ederek çalışır vaziyet de devreye alacaktır.
8.2.7. Yüklenici yazılım teslim etmesini takiben, pilot birimler ile yazılım testlerine başlayacaktır.
8.2.8. Yüklenici, test planını hazırlayarak idarenin onayına sunacaktır. Bu dokümanda; test edilecek
öğeler, kullanılacak test stratejileri, teknikleri ve araçları, test aktiviteleri ile ilgili sorumluluklar ve
zaman çizelgesi yer alacaktır.
8.2.9. Sistem seviyesinde çeşitli test teknikleri, yalnızca işlevselliği değil performansı, güvenliği ve
güvenirliliği test etmede kullanılacaktır.
8.2.10.
İdare, söz konusu test planını inceleyecek ve uygun görmesi halinde onaylayacaktır.
8.2.11.
Yüklenici, gerçek ortamdaki donanımlar üzerinde gerekli test ortamını oluşturacaktır ve bu
aşamadan sonra sistem mimarisinde hiçbir değişiklik yapılmayacaktır.
8.2.12.
Yazılımın donanımlara kurulmasından sonra, analiz çalışması sonucunda tasarlanan yeni
yapı ve şartnamede belirtilen gereksinimler doğrultusunda yapılacak olan tüm testler, idarenin
belirleyeceği uygun gün ve zaman diliminde yapılacak ve raporlanacaktır.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
16/22
8.2.13.
Yüklenici tarafından idare gözetiminde eş zamanlı olarak işlev ve performans testleri
yapılacak, sonuçları rapor halinde 10 (on) gün içerisinde idareye teslim edilecektir.
8.2.14.
İşlev testi, idare birimlerinde uygulamanın tüm modüllerinden beklenen işlev özelliklerinin ne
kadar yerine getirildiğinin test edilmesi sureti ile yapılacaktır.
8.2.15.
Performans testi, aynı anda en az 1000 (bin) kullanıcının sistemde ifade edilerek,
bağlanması ve anlık olarak en az 5000 (beşbin) doküman ile ilgili işlem yapması durumunun
simüle edileceği stres testidir.
8.2.16.
Test raporları, düzeltmeleri ile birlikte 7 (yedi) gün içerisinde idare tarafından incelenecek ve
uygun görüldüğü takdirde onaylanacaktır.
8.2.17.
Yüklenici ancak yazılım testlerinin İdare tarafından uygun görülmesi halinde bir sonraki adım
olan “eğitim” aşamasına geçebilecektir.
9.
Proje Ekibi
9.1. Proje Ekibinin Genel Nitelikleri
9.1.1. Yüklenici, aşağıda belirtilen kriterlere haiz çalışanlarını kurulumlar ve eğitimler bitene kadar işin
yapılacağı yerde çalıştırmak ile yükümlüdür.
9.1.2. Yüklenici 9.2.1, 9.2.2 ve 9.2.3 deki personellerinin sözleşme imzalaması tarihinden önce en az
6 (altı) ay süre ile kendi bünyesinde ve benzer görevlerde çalıştığını belgeleyecektir.
9.1.3. Yüklenici, sözleşmenin imzalanmasının ardından, proje ekibinde çalışacak her bir personel için
aylık sigorta bildirimi, adli sicili, diploma, iş tecrübelerini gösteren öz geçmiş, varsa sertifikalar ve
eğitim katılım belgeleri ile birlikte İdareye sunacaktır. İdarenin onaylamadığı personeller bu işte
çalıştırılamayacaktır.
9.1.4. İdarenin yazılı onayı olmadan proje ekibi değiştirilemez. Proje ekibinin değiştirilmesi ya da ekibe
yeni personel alınması idarenin onayına tabidir.
9.1.5. İdare, çalışmalar sırasında uygun olmadığını düşündüğü personelin değiştirilmesini isteyebilir.
Yüklenici, bu talebin yazılı olarak iletilmesinden itibaren en geç 2 (iki) hafta içinde, en az aynı
niteliklere sahip yeni bir personeli görevlendirmekle yükümlüdür.
9.1.6. İdarede görevlendirilen personelin ulaşım, konaklama ve yemek giderleri yüklenici tarafından
karşılanacaktır.
9.2. Proje Ekibi
9.2.1. Proje Yöneticisi
9.2.1.1.
Üniversitelerin mühendislik, bilgisayar bilimleri ya da fizik/matematik/ istatistik
bölümlerinden birinden mezun olmalıdır.
9.2.1.2.
Yazılım geliştirme süreçleri içeren projelerde en az 5 (beş) yıl süreli profesyonel iş
deneyimine sahip olmalı ve tamamlanmış en az 1 (bir) benzer projede, Proje Yöneticisi
pozisyonunda çalışmış olmalıdır.
9.2.1.3.
Teknik şartnamede belirtilen mevzuat hakkında bilgi sahibi olmalıdır.
9.2.2. Yazılım Geliştirme Uzmanı
9.2.2.1.
Üniversitelerin mühendislik, tercihen bilgisayar mühendisliği bölümünden mezun
olmalıdır.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
17/22
9.2.2.2.
Yazılım geliştirme ve EBYS uygulamaları konusunda uzman seviyede olmalıdır
9.2.2.3.
En az 5 (beş) yıl saha tecrübesine sahip olmalıdır.
9.2.3. İş Analisti
9.2.3.1.
Üniversitelerin
mühendislik,
bilgisayar
bilimleri,
fizik,
matematik,
istatistik
bölümlerinden mezun olmalıdır
9.2.3.2.
En az 3 (üç) yıl saha tecrübesine sahip olmalıdır.
9.2.4. Dokümantasyon ve Eğitim Uzmanı
9.2.4.1.
Üniversitelerin 4 (dört) yıl eğitim verilen bölümlerinden veya 2 (iki) yıl eğitim verilen
bilgisayar programcılığı, bilgisayar teknolojileri ve programlama gibi bilgisayar ile ilgili eğitim
verilen diğer bölümlerinden mezun olmalıdır.
9.2.4.2.
İş süreçlerinin analiz edilmesi, son kullanıcı ihtiyaçlarının tespit edilmesi, uyarlama
ve devreye alma konularında tecrübeli, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller
Hakkında Yönetmelik, Standart Dosya Planı, Devlet Teşkilatı Veri tabanı, 3473 sayılı Kanun,
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve TS 13298/T1 Standardı konularında bilgi
sahibi olmalıdır.
10.
Garanti, Bakım ve Teknik Destek Hizmeti
10.1. Yüklenici, ihale konusu işe yönelik geçici kabul işlemlerinin tamamlanmasından sonra 3 (üç) yıl
süreyle yerinde ücretsiz bakım ve garanti hizmeti sağlayacaktır.
10.2. Garanti mevcut işlevlerde ortaya çıkacak arızaların düzeltilmesini, yama işlemlerini, kanun,
yönetmelik vb. diğer problemlerden kaynaklı güncelleme işlemlerini kapsar. İdare tarafından talep
edilmesi halinde uygulamaya yeni özellikler ve fonksiyonlar kazandırmak için yapılacak
geliştirmeler bakım kapsamında ele alınacaktır.
10.3. Garanti, güncelleme ve bakım kapsamı süresince geliştirilmiş uygulama ile ilgili olarak canlıya
geçişten sonra fark edilmesi muhtemel, eksiklikler, mantıksal hatalar ya da fonksiyonel hatalar
ücretsiz olarak yapılacaktır.
10.4. Garanti kapsamındaki hizmetler 5 gün 9 saat esasına göre yapılacaktır.
10.5. Yazılımlarda kullanıcılar tarafından belirlenecek sorunlar derlenerek idare tarafından yükleniciye
iletilecektir.
10.6. Yüklenici, sorumluluğundaki tüm işleler de ortaya çıkabilecek sorunlar veya idarenin tespit ettiği
sorunlar için, kritik hallerde (sistem durmuş, çökmüş veya operasyon devam etmiyor ise) en geç 2
(iki) saat içinde, diğer sorunlar için anı gün içerisinde müdahale edecektir. Müdahale kapsamındaki
işler 5 gün 9 saat esasına göre yapılacaktır. Yüklenicinin müdahale sürelerine uymaması halinde
sözleşmede belirtilen ceza hükümleri uygulanır.
10.7. Garanti süresi içinde saptanan yazılım hataları ve performans kayıplarının düzeltilmesi amacıyla,
yazılımda düzeltici, uyarlayıcı ya da iyileştirici değişikliklerin yapılması yüklenici sorumluluğundadır.
10.8. Yüklenici, bakım kapsamında, aşağıda belirtilen işleri herhangi bir ücret talep etmeden garanti
süresince yerinde yapmakla sorumludur.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
18/22
10.8.1.
Her türlü yazılım hatalarının giderilmesi, yama, güncelleme, yeni versiyonların kurulması,
devreye alınması, hataların giderilmesini,
10.8.2.
Sistemin çalıştığı veri tabanı ve bağlı bileşenlerinin (tablo, fonksiyon, prosedür, trigger, vb.)
bakımı, hata kontrolleri, iyileştirme işlemleri, yedekleme ve geri yükleme işlemlerinin kontrol
edilmesi, performans sorunlarının giderilmesini,
10.8.3.
İlgili uygulama sunucularının takibi ve hizmetlerin sürekliliğinin sağlanmasını,
10.8.4.
Yazılım Sisteminin teknik işlerliğinin devam ettirilmesini,
10.8.5.
Sistemin herhangi bir nedenle işletim dışı kalmasını minimuma indirmek ve yeniden devreye
alma sırasında oluşabilecek veri kayıplarını önlemek amacıyla sistem yedeklemesi ve kurtarma
işlemleri için Bilgi İşlem yetkililerine destek olunmasını,
10.8.6.
Yazılımda bulunan ancak daha önce ayıklanamamış teknik sorunların tespit edilmesi
durumunda düzeltilmesi işlemlerinin yapılması.
10.9. Yüklenici, acil durumlar için gerekli personel bilgilerini, projeden ayrılan veya yeni dahil olanlarla
birlikte sürekli olarak son durumlarını ve yardım masası verilerini idareye elektronik ortamda güncel
halde periyodik olarak bildirecektir.
10.10. Yüklenici, garanti süresince geliştirilen yazılım ile ilgili olarak ortaya çıkan mevzuat değişiklikleri ile
iş süreçlerinin değiştirilmesi ve idarenin teşkilat yapısında ve birimlerinde olabilecek değişiklikler
neticesinde ihtiyaç duyulabilecek yeni düzenlemeler (yeni tablo, alan, indeks, vb), uygulama
yazılımına ücretsiz olarak yansıtacaktır.
10.11. Yüklenicinin çalışmaları, istendiğinde idare tarafından denetlenecektir.
10.12. İdarenin yüklenici veya haricen 3. bir firmaya ücreti mukabilinde yazdırılabileceği ek modüller veya
yazılımların, teklif edilecek EBYS ile sorunsuz çalışması noktasında gerekli entegrasyon işlemleri
yüklenici tarafından bedelsiz sağlanacaktır.
10.13. EBYS devreye alınma işlemlerinin 01.01.2015 tarihinden sonraya kalması halinde, 2015 yılına ait
belgelerin dijitalleştirilmesi konusunda yüklenici sistematiğini geliştirerek eksik belgelerin sisteme
eksiksiz aktarımını sağlayacaktır.
10.14. Yardım Masası
10.14.1. EBYS’nin yazılım testleri aşamasının başlamasından itibaren, idare hizmet birimlerince
kullanabilen bir yardım masası yüklenici tarafından kurulacak ve idare ihtiyaçlarına göre
geliştirilecektir.
10.14.2. Yüklenici tarafından oluşturulacak yardım masasında, EBYS’nin “Pilot Birimlerle Yazılım
Testi” aşamasının başlamasından itibaren garanti süresinin ilk 6 (altı) ayının sonuna kadar veri
tabanından ve yazılımından anlayan 1 (bir) personel yüklenici tarafından temin edilecektir.
10.14.3. Belirtilen sürenin sonunda yardım masası uygulaması ve içeriğindeki bilgiler, yüklenici
tarafından idareye işletilebilir halde devredilecektir.
10.14.4. Söz konusu personel, idarenin mesai saatleri boyunca ve resmi tatiller dışında haftanın 5
(beş) iş günü aktif olarak yerinde teknik destek sağlayacaktır. Personelin tüm masrafları
yüklenici tarafından karşılanacaktır.
10.14.5. İdare tarafından EBYS yazılımı ile ilgili bildirilen her tür teknik destek işi Yardım Masası
personelince kayıt altına alınarak müdahale edilecektir.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
19/22
10.14.6. İdarenin taşınması durumunda, Yardım Masası personeli idarenin taşındığı yeni merkezde
görev alacaktır.
10.14.7. Yüklenici
tarafından
tedarik
edilecek
yardım
masası
programı
idare
bünyesinde
çalıştırılacaktır. Bu program, temel olarak gelen talep ve bildirimlerin, kimden, ne zaman ve
hangi konularda geldiğini kaydedebilecek ve bunlarla ilgili esnek raporlar alınabilecektir.
10.14.8. Yardım Masası hizmet süresi bitiminde kullanılan program tüm kullanım hakları ile birlikte
idareye bedelsiz olarak teslim edilecektir.
10.14.9. Yardım Masası sayesinde herhangi bir konu hakkında izin verilen kullanıcı veya gruplara
mesaj atılabilecek ve mesajlar kayıt altına alınabilecektir.
10.15. Hata Düzeltme, İyileştirme ve Yeni İsteklere Göre Yazılımın Uyarlanması
10.15.1. Yüklenici, garanti süresi boyunca, analiz, tasarım ve kodlama hatalarından kaynaklanan
performans ve işleyiş sorunlarını ücretsiz olarak giderecektir.
10.15.2. Yüklenici, Sistemin idarede uygulanması sırasında yardım masasına ulaşan yazılımsal
talepleri idarenin Bilgi Teknolojileri Müdürlüğü’ne iletecektir. Bilgi Teknolojileri Müdürlüğü ile
yüklenici bu talepler üzerinde birlikte değerlendirme yapacak, mutabık kalınan değişiklikler,
yüklenici tarafından bedelsiz olarak gerçekleştirilecektir.
11.
Eğitim
11.1. Yüklenici, vereceği tüm eğitimler için eğitim dokümanı, sesli ve görüntülü materyaller hazırlayarak
ilgili eğitim materyallerini elektronik ortamda İdareye teslim edecektir.
11.2. Eğitimler esnasında ilgili eğitime ait eğitim materyalleri katılımcılara kitapçık olarak dağıtılacaktır.
11.3. Eğitimler yüklenicinin hazırlayacağı eğitim planı çerçevesinde idare onayından sonra, kurumun
faaliyet binası içerisinde sistemlerin kurulduğu yerlerde ve ilgili birimlerde verilecektir. Verilen
eğitimlerin istenen seviyede olmaması veya personellerin gereksinim duyması halinde, idarenin
gerekçeli talepleri doğrultusunda yüklenici tarafından eğitimler tekrarlanacaktır.
11.4. Yüklenici, ihale konusu iş kapsamında idarenin görevlendireceği personel, üst düzey yönetici ve
kullanıcılara aşağıdaki eğitimleri verecektir.
11.4.1.
Sistem Yöneticisi Eğitimi
11.4.2.
Uygulama Yöneticisi Eğitimi
11.4.3.
Yardım Masası Eğitimi
11.4.4.
Eğitici Eğitimi
11.4.5.
Üst Düzey Yönetici Eğitimi
11.4.6.
Kullanıcı Eğitimi
11.5. Yardım ve Kılavuzlar
11.5.1.
EBYS kullanım ve yönetimine yönelik Türkçe kullanım kılavuzu ve görselleri yazılım
içerisinden ulaşılabilir halde olacaktır. Her bir bölüm için ayrı yardım kılavuzu ve görselleri
olacak, uygulamalarda yapılan güncellemeler EBYS dokümanlarına ve yardım ekranlarına
yansıtılacaktır.
11.5.2.
EBYS de kullanım kolaylığı getiren kısayol tuşları, menüler ve komutlar olacaktır.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
20/22
11.5.3.
EBYS en az aşağıdaki yardım dokümanlarına sahip olacaktır.
11.5.3.1.
Kullanıcı El Kitabı: EBYS genel yapısını ve nasıl çalıştığını adım adım örneklerle
açıklayan bir yapıda olacaktır.
11.5.3.2.
EBYS Sözlüğü: EBYS içerisinde kullanılan özel terim ve kısaltmaları kapsayacaktır.
11.5.3.3.
Kullanıcı Hata Kodları ve Mesajları El Kitabı: EBYS’nin her aşamasında ortaya
çıkabilecek hataların ve ilgili hatayı ortadan kaldırmak için yapılması gereken işlemlerin de
açıklamasından oluşacaktır. Hata kodlarının ve mesajlarının açıklamaları anlaşılır olacaktır.
11.5.3.4.
Uygulama Yöneticisi El Kitabı: EBYS’nin çalışabilmesi için yapılması gereken
İşlemlerin açıklamasından oluşacaktır. EBYS'de kullanılan modül ve alt programlar ile
kullanılan ekranlar, hata kontrol ve mesaj yöntemleri bu dokümanda açıklanacaktır. EBYS
yönetimi
ve
kullanılan
yazılımların
yönetilmesi
ve
işletilmesi
şeklinde
ayrı
ayrı
hazırlanacaktır.
11.5.3.5.
Sistem Yöneticisi El Kitabı: EBYS kurulumunu ayrı ayrı örneklerle açıklayacak ve
adım adım kurulumun yapılmasını anlatacaktır. Her adımda karşılaşılabilecek sorunları
tanımlayıp çözüm önerecek şekilde olacaktır. Yedekleme, güvenlik vb. sistem yönetimi
işlemleri ayrıntılı şekilde açıklanacaktır.
12.
Demonstrasyon ve Değerlendirme
12.1. İdare, belgeleri eksiksiz ve usulüne uygun olduğunu tespit ettiği isteklileri, belirleyeceği tarih ve saat
de demoya çağıracaktır.
12.2. İsteklilerin firma, ürün tanıtımları dahil toplam demo süreleri soru-cevap hariç 45 (kırkbeş)
dakikadır. Ilave süre ve talepler kabul edilmeyecek olup bu süre dahilinde istenen tüm senaryoların
uygulamalı olarak sunulması gerekmektedir.
12.3. Demo için gereken her türlü yazılımsal ve donanımsal ekipman istekliler tarafından sağlanacaktır.
12.4. Demoda idareden yeterlilik alamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılacaktır.
12.5. Demo, idare yetkilileri huzurunda uygulamalı olarak yapılacak olup, aşağıda belirtilen kriterler
çerçevesinde değerlendirme yapılacaktır.
12.5.1.
Teknik şartnamede yer alan maddelere uygunluk,
12.5.2.
Programın kullanım kolaylığı, özellikleri, görselliği ve performansı,
12.5.3.
Modüllerin işlevleri ve yeterliliği,
12.5.4.
E-imza, m-imza, paraf işlemleri ve imzager ile doğrulama,
12.5.5.
Arma ve raporlama işlemleri,
12.5.6.
Standart dosya planına uyumluluk,
12.5.7.
Resmi yazışma formatlarına uygunluk
12.6. İstekliler ürün tanıtımlarını aşağıda belirtilen konulara göre, idareye uygun hazırlanan datalar ile
teklif edilen EBYS ürünü üzerinden yapacaklardır.
12.6.1.
EBYS yönetim planının tanıtılması (kullanıcı, yönetici işlemleri vb.)
12.6.2.
Resmi yazışma kurallarına uyumluluk çerçevesinde doküman hazırlama senaryoları,
12.6.3.
E-imza, m-imza ve paraflama işlemleri senaryoları,
12.6.4.
Çoklu imza senaryoları,
12.6.5.
Form oluşturma (izin, malzeme talep, toplantı vb.) ve yönetebilme senaryoları,
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
21/22
12.6.6.
İş akışı oluşturma senaryoları,
12.6.7.
Standart Dosya Planı Uygulamasında dosyalama senaryoları,
12.6.8.
Örnek senaryolar üzerinden arama ve raporlama işlemleri,
12.6.9.
Yapılan işlemlere ait log (günlük) tutma yöntemleri,
12.6.10. Şifreleme senaryosu,
12.6.11. SMS, e-mail ve KEP işlemleri ile ilgili genel bilgilendirme.
ATO – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (TŞ) - 2014
22/22
Download

ANKARA TİCARET ODASI - Ankara Ticaret Odası