T.C.
ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ
İDARİ VE MALİ İŞLER
DAİRE BAŞKANLIĞI
2013 YILI
BİRİM FAALİYET RAPORU
İÇİNDEKİLER
1
BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU
2
I-
GENEL BİLGİLER
A- Misyon ve Vizyon
B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar
C- Birime İlişkin Bilgiler
1- Fiziksel Yapı
2- Örgüt Yapısı
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar
4- İnsan Kaynakları
5- Sunulan Hizmetler
6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi
3
4
5
6-7-8
9
10
11-12-13
14-15-16-17-18
19-20
II- AMAÇ ve HEDEFLER
A- Birimin Amaç ve Hedefleri
B- Temel Politikalar ve Öncelikler
21
22
III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER
A- Mali Bilgiler
B- Performans Bilgileri
1- Faaliyet ve Proje Bilgileri
2- Performans Sonuçları Tablosu
23
24
25
26
IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ
A- Üstünlükler
27
B- Zayıflıklar
28
C- Değerlendirme
28
V- ÖNERİ VE TEDBİRLER
28
EK: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı
29
BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 41’inci maddesi hükmü
kapsamında bütçeyle kendisine ödenek tahsis edilen Üniversitemiz İdari ve Mali İşler Daire
Başkanlığı 3 yıllık dönemlerini kapsayan Stratejik planında belirtilen ilkeler doğrultusunda tabi
olduğu kanunlar, mevzuatlar ve yönetmelik kapsamında iyi bir performans gösterme gayretinden
hareketle sorumlu olduğu faaliyet alanlarında; mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğu
gözetilerek doğru, güvenilir, önyargısız, ilkeli, tarafsız açık ve anlaşılır olmayı üst kuruluşlara
sunduğu her yazıda, belgede, raporda güvence olarak belirlemiştir. 2013 Mali yılı Faaliyet
raporumuz da bunun bir parçasıdır.
ADÜ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Üniversitemiz birimlerinin ihtiyaçlarını mal ve
hizmet alımı yoluyla üzerine düşen görevin bilinci ve sorumluluğu doğrultusunda tüm personeli
ile her işlevini kamuoyu ve üst yönetimi ile paylaşan birimdir. Raporun içeriğinde de görüleceği
üzere; dar ve kısıtlı bütçe imkânları ve sayıca yetersiz personel potansiyeli ile her ödevini doğru
yapma gayretimiz aşikârdır. Her geçen gün büyüyen ve gelişen Üniversitemizin ihtiyaçları kat
kat artmakta, buna paralel talep edilen bütçe kısıtlanarak verilmektedir.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
2886 sayılı Devlet İhale Kanunu ve yürürlükteki diğer kanunlara bağlı yönetmelik ve
mevzuatları kapsamında, Ülkemizin ekonomik ve sosyal boyutları, Üniversitemizin
gereksinimleri, Rektörlük ve bağlı birimlerin zorunlu ihtiyaçları gibi unsurlar her zaman olduğu
gibi 2013 mali yılı içerisinde de hep bir arada değerlendirilmiş, israfı önleyici, tasarrufa
yöneltici, birimler arası paylaşımcı bir gider politikası Başkanlığımızın ana ilkelerini
oluşturmuştur.
Filiz BAYHAN
Daire Başkan V.
-1-
I- GENEL BİLGİLER
A- Misyon ve Vizyon
Misyon
Çağdaş, bilimsel düşünen ve bilimsel çalışmalar yapan üniversitenin kuruluşundan bu yana
devam eden gelişmesini hızlandırarak sürdürmek için gereken idari ve mali yapılanmaları
gerçekleştirmektir. Başkanlığımıza gelen talepler değerlendirilerek, bu taleplerin satın alınması
için Devletin olanakları ölçüsünde sağlanan ödenekle en kaliteli mal, malzeme ve hizmeti en kısa
sürede ve en ucuz şekilde temin ederek, beklenen faydayı sağlamak ve hizmeti sunmaktır.
Vizyon
Üniversitede işinin uzmanı, çağdaş, bilimsel düşünen, teknolojiye ayak uyduran, değişime
ve gelişime açık elemanları ile kaynakları etkin ve verimli bir şekilde kullanan bir başkanlık
olmak.
B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar
124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim kurumlarının İdari Teşkilatı
hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 30. ve 36. maddelerinde İdari ve Mali İşler Daire
Başkanlığının görevleri belirlenmiştir. Bunlar:
1-Hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan, para ve
malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak üzere
başkanlığımıza ait bütçe tasarılarını plan ve program esasına göre hazırlamak ve uygulamasını
izlemek,
2-Yatırım Programlarının finansman kaynakları ile ilgili ve gerekli bilgi belge ve
istatistikleri toplamak ve değerlendirmek
3- Uygulama sırasındaki birimimize ait nakit ödenek durumunu izlemek,
4- Birimimizin Taşınır İşlemlerini ve her türlü ödeme ve tahsil işlerini yürütmek,
5- Araç gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmek,
6- Temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım vb. hizmetleri yapmak,
7- Basım ve grafik ile evrak fotokopi yazı teksir hizmetlerini yerine getirmek,
8- Sivil savunma, güvenlik ve çevre kontrolü işlerini yürütmek,
9- Verilecek benzeri görevleri yapmak
-2-
C- Birime İlişkin Bilgiler
1- Fiziksel Yapı
Başkanlığımız Rektörlük merkez binasının 2. katında 5 odada hizmet vermektedir. Ayrıca binanın zemin katında Başkanlığımıza bağlı Ayniyat Saymanlığı,
Güvenlik Müdürlüğü ve 2 malzeme deposu bulunmaktadır.
1.1-İdari Personel Hizmet Alanları
Servis
Çalışma Odası
TOPLAM
Sayısı
(Adet)
5
1
6
Kapalı Alanı
(m2)
250
40
Kullanan Sayısı (Kişi)
23
1
24
1.2-Ambar, Arşiv ve Atölye Alanları
Ambar
Arşiv
Atölye
Sayısı
(Adet)
2
-
Alanı
(m2)
150
3
ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ TAŞIT LİSTESİ (T CETVELİ)
SIRA
NO
1
CİNSİ
MODEL PLAKASI
T
GÖREV YERİ
CETVELKAYDI
T2
İktisat Fak.
40100
ARACIN
NEVİ
DURUMU
FAAL
Bütçe
Kartal
1998
09 AN 254
2
Kartal
1998
09 AN 366
T2
Didim MYO
18200
FAAL
Bütçe
3
4
Kartal
Kartal
2001
1992
09 AD 630
09 AN 676
T2
T2
Rektörlük
Vet. Fak
47500
FAAL
Arızalı
Fon
5
Kartal
1993
09 AN 868
T2
Fen-Edebiyat Fak.
6
Kartal
2001
09 AN 957
T2
Rektörlük
7
Şahin S
1997
09 AN 057
T2
Rektörlük
8
9
Doğan s
Doğan slx
1997
1996
09 AN 740
09 VA 816
T2
T2
Nazilli iibf
Ziraat Fak
10
11
Fiat doblo
Fort transit
2006
2002
09 AD 003
09 FL 638
T7
T5
Rektörlük
Rektörlük
87500
156900
FAAL
FAAL
Fon
Fon
12
Bmc ambulans
1996
09 DF 161
T16
Rektörlük
30003
15 ydını
Doldurmuş -Bütçe
13
Isuzu midibüs
1997
09 AN 525
T11a
Rektörlük
101225
FAAL
Fon
14
15
Isuzu midibüs
Isuzu midibüs
1996
2002
09 AN 527
09 FH 722
T11a
T11a
Rektörlük
Rektörlük
243978
144913
FAAL
FAAL
Fon
Fon
16
Isuzu kamyon
1999
09 AN 324
T12
Rektörlük
154900
FAAL
Fon
17
18
Hyundai pikap
Fiat doblo
2004
2006
09 AD 422
09 AD 114
T7
T7
Rektörlük
Tıp fakültesi
82100
228166
FAAL
Fon
Fon
19
Fiat linea
2012
09 AN 027
T2
Rektörlük
0
FAAL
20
21
Fiat linea
Fiat linea
2012
2012
09 AN 270
09 AD 403
T2
T2
Rektörlük
Rektörlük
0
0
FAAL
FAAL
4
KM
FAAL
94600
FAAL
Fon
FAAL
Fon
Bağış
22
23
Fiat linea
Bmc panelvan
2012
1995
09 AD 488
09 HE 161
T2
T 15
Rektörlük
Tıp fakültesi
0
38662
24
25
Mercedes amb.
Mercedes amb.
1998
2000
09 HZ 752
09 FC 543
T 15
T 15i
Tıp fakültesi
Tıp fakültesi
21151
166517
26
Ford ranger
2001
09 EN 594
T4
Dönersermaye
Döner sermaye
27
Hyundai Star.
2005
09 KU 231
T5
Bozdoğan myo
Bağış
28
Hyundai Star.
2005
09 Y 3039
T5
Yenipazar myo
Fon
29
30
H. accent era
Peugeot min.
2009
1996
09 F 0046
09 VA 817
T2
T5
Kuyucak myo
Çine myo
Fon
Oğr.Fon
31
Motorsiklet
09 FU 518
T 18
Ziraat Fak
32
Motorsiklet
09 VD 010
T 18
Ziraat Fak
33
Fargo kamyon
1985
09 PA 729
T 13
Ziraat Fak
34
Fargo pikap
1997
09 AN 528
T7
Ziraat Fak
35
Trak. Kepçe
09.98.021.4
T 22
Rektörlük
Pamuk araştırma
36
Trak.
09 FL 829 t
T 22
Rektörlük
Pamuk araştırma
37
Trak. New Hoi.
1997
09 VE 314
T 22
Ziraat Fak
38
Trak. New Hoi.
1999
09 HZ 432
T22
Ziraat Fak
39
Trak. New Hoi.
1997
09 VE 195
T 22
Ziraat Fak
40
41
42
Trak. Kepçe
Trak. Ford
Trak. Ford
1970
1973
1969
09.98.020
09 DU 879
09 AV 988
T 22
T 22
T 22
Ziraat Fak
Ziraat Fak
Ziraat Fak
43
44
Trak. Ford
Ford kamyon
1977
1981
09 EN 373
09 FE 471
T22
T13
Ziraat Fak
Ziraat Fak
Pamuk araştırma
45
Trak. Ste. 8073
1992
09 KP 396
T 22
Ziraat Fak
Pamuk araştırma
5
FAAL
Bütçe
Fon
Fon
46
Renault-Fuluence
2012
09 AAD 03
T2
Rektörlük
0
FAAL
Bütçe
47
Renault-Fuluence
2012
09 AAD 04
T2
Rektörlük
0
FAAL
Bütçe
48
Renault-Fuluence
2012
09 AAD 05
T2
Rektörlük
0
FAAL
Bütçe
49
50
Renault-Fuluence
Fort transit
2012
2013
09 AZ 126
09 AAD 75
T2
T5
Ziraat Fak
Rektörlük
0
0
FAAL
FAAL
Bağış
Bütçe
ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİNE AİT EKONOMİK
ÖMRÜNÜ TAMAMLAYAN SATIŞI VEYA HURDAYA
AYRILMASI ÖNERİLEN ARAÇ LİSTESİ
ARACIN
SIRA MARKASI
1
Renault 12 TSW
2
Kartal
3
Nissan Primera
4
Tofaş Kartal
5
Tofaş Kartal
6
Tofaş Kartal
7
Tofaş Doğan SLX
8
Tofaş Doğan S
9
Tofaş Kartal
10
Tofaş Kartal
11
Tofaş Kartal
12
Tofaş Kartal
13
Opel Vectra
MODEL
1979
1996
1998
1992
1993
1996
1996
1996
1998
1998
2001
2001
1995
PLAKASI
09LC109
09AH656
09AN779
09AN676
09AN868
09AH656
09VA816
09AN740
09AN254
09AN366
09AN957
09AD630
09AN764
DURUMU
Hurdaya Ayrıldı
Hurdaya Ayrıldı
6
GÖREV YERİ
Çine MYO
Turizm otel
Rektörlük
Veteriner Fakültesi
Fen Edabiyat Fak.
Turizm Otl.ve İşl.YO
Ziraat Fakültesi
Nazilli İİBF
İktisat Fak.
DidimMYO
Rektörlük
Rektörlük
Rektörlük
3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar
3.1.a-Bilgi Kaynakları
-İhalelerin İnternet Ortamında Yapılması (EKAP)
-Tahakkuk işlemlerinde HYS’den faydalanılması
-Ödenek takibi (e-bütçe)
3.1.b- Teknolojik Kaynaklar
CİNSİ
Masaüstü Bilgisayar
Taşınabilir Bilgisayar
Yazıcı
Telefon
Büro Tipi Buzdolabı
Fax
Fotokopi makinesı
Tarayıcı
ADET
33
4
18
40
11
1
2
1
3.2- Yazılımlar-Ayniyat Programı
3.3- Bilgisayarlar
Cinsi
Masaüstü Bilgisayar
Taşınabilir Bilgisayar
Adet
33
4
4- İnsan Kaynakları
2013 yılında Başkanlığımızda görev yapmakta olan kadrolu personelin dağılımı aşağıdaki gibidir.
Birim Personel Dağılımı
Bayan
Bay
TOPLAM
İdari
Personel
Sayısı Oranı
7
%33.3
14
%66.6
21
Özel Güv.
Personel
Sayısı Oranı
13
%10
117
%90
130
Güvenlik
Personeli
Sayısı Oranı
61
%100
61
GENEL
TOPLAM
Oranı
%9.43
%90.57
Sayısı
20
192
212
7
8
5- Sunulan Hizmetler
5.1- SATINALMA HİZMETLERİ
2013 mali yılında Üniversitemiz Rektörlük ve bağlı birimler ve gerektiğinde Fakülte, Yüksekokul, Enstitülerin hizmetlerinin aksamadan
yürütülmesi için gerekli olan mal ve hizmet alımları serbest bırakılan ödenekler çerçevesinde doğrudan temin usulüyle düzenli olarak
gerçekleştirilmiş ve satın alınan malzemeler en uygun tedarikçi firmadan temin edilmiştir. 2013 mali yılında İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
Satın Alma Şube Müdürlüğü 528 adet ödeme emri belgesi düzenlemiştir.
2013 YILINDA DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA GERÇEKLEŞTİRİLEN SÜREÇ SAYISI
HARCAMA TERTİBİ
03.2 TÜKETİME YÖNELİK MAL VE MALZEME
ALIMLARI
03.4 GÖREV GİDERLERİ
03.5 HİZMET ALIMLARI
03.7 MENKUL MAL, GAYRİMADDİ HAK ALIM, BAKIM
VE ONARIM
03.8 GAYRİMENKUL MAL BAKIM VE ONARIM
GİDERLERİ
TOPLAM
9
İŞLEM ADETİ
TUTARI
125
283.615.65
9
2.951.60
128
213.010.76
245
422.118.77
21
82.402.86
528
1.004.099.64 TL
5.2-AYNİYAT VE AMBAR HİZMETLERİ
Üniversitemiz Rektörlük Merkez Ayniyat Saymanlığı; ayniyat ve ambar işlemlerini 18.01.2007 tarihi itibariyle yürürlüğe giren 5018 Sayılı Kamu Mali
Kontrol Kanunu ve bu kanunun Taşınır Mal Yönetmeliğine göre yapmaktadır.2013 Yılında Elektronik ortam da, Maliye Bakanlığının SGB. Taşınır programını
kullanılmıştır. 2014 tarihi itibarı ile yine Maliye Bakanlığının KBS. Taşınır programını kullanmaya başlanmış, bu programı tüm harcama birimlerinin kullanımı
sağlamıştır. Böylece ayniyat işlemlerinde farklılıklar kaldırılarak standart getirilmiştir. Harcama birimleri bu programı kullanmakta olup, programın kullanımı
kısmında ilgili harcama birimlerine merkez olarak yardımcı olunmuştur.
Taşınır işlemleri, Taşınıra konu olan mal ve hizmetlerin satın alma aşamasından başlayıp, kabulü, muayenesi, depolanması, tasniflenmesi ve ihtiyaç
sahiplerine ulaştırılması aşamalarından oluşmaktadır.
Ayniyat Saymanlığımızda, sadece iki Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi görev yapmaktadır.
Birimimizde oluşturulan komisyonlar Muayene ve kabul komisyonu, Malzeme Takdir, satış ve imha komisyonudur. 2013 mali yılı içinde ayniyata konu
olan mal ve hizmetler depolarda depolanmak yerine birimlerin ihtiyacı olan kalemler en kısa zamanda alınıp veya temin edilip ihtiyaç sahibi birime ulaştırılmış
olup malzemelerin gereksiz depolanması önlenmiştir.
Birimlerin tespit ettiği Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileriyle Saymanlık olarak hizmetlerin yürütülmesi konusunda sürekli iletişim haline geçmiş ve
personel eksikliğine rağmen ihtiyaçlar kısa zamanda çözülmüştür.
2014 yılı içinde hedefimiz hizmetlerimizi en üst seviyede sorunsuz bir şekilde yerine getirmek olacaktır.
10
5.3-TAHAKKUK HİZMETLERİ
2013 mali yılında 1.373.167,90 TL elektrik gideri, 1.024.609,60 TL su gideri, 53.581,27 TL de haberleşme gideri ödenmiştir. Söz konusu ödemelerin %
dağılımı aşağıdaki grafikte belirtilmiştir.
5. Güvenlik
Hizmeti;
2.848.355,60
1. Elektrik;
1.373.167,90
3. Haberleşme;
53.581,27
Ödenen
Evrak Sayısı
2. Su;
1.024.609,60
4. Temizlik
Hizmeti;
4.778.378,15
Toplam
Harcanan Tutar
Elektrik
38
1.373.167,90 TL
Su
12
1.024.609,60 TL
Telekom
18
Turkcell
12
TTNET
11
Güvenlik
Temizlik
12
12
53.581,27 TL
2.848.355,60 TL
4.778.378,15 TL
Merkez Kampüste bulunan 28 süzme su sayacı ve 28 süzme elektrik sayaçlarına ait tüketim miktarlarının hesaplanması, Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı ve
işletmelere ödeme ile ilgili gerekli yazışmaların yapılması.
11
2013 mali yılında Rektörlük, Fakülteler, Yüksekokullar, Meslek Yüksekokulları ve bağlı birimler için temizlik ve güvenlik hizmet alımı gerçekleştirilmiş;
Temizlik hizmeti için 4.778.378,15 TL ve Güvenlik hizmeti için 2.848.355,60 TL ödeme yapılmıştır. 2013 mali yılında Temizlik elemanı olarak 220 kişi ve özel
güvenlik elemanı olarak 130 kişi istihdam edilmiştir.
2013 mali yılı dikkate alınarak ve Üniversitemiz büyümesi göz önünde tutularak 2014 yılı tahmini bütçe hazırlığı yapılmıştır.
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına ayrılmış ödeneklerin kullanımıyla ilgili takibini ve tahsisi ile ilgili yazışmalarını yapmıştır.
Kadrosu daire başkanlığımızda bulunan personelin maaş işlemleri ve yazışmaları yapılmıştır.
Maaş Tahakkuk ve Bütçe Şube Müdürlüğü bir adet şube müdürü ve 1 adet geçici personel ile hizmet vermektedir.
5.4-GÜVENLİK HİZMETLERİ
Merkez kampüsümüzde bulunan, Rektörlük Protokol ve Personel girişi, Fen Edebiyat Fakültesi A ve B Blok, Tıp Fakültesi, Eğitim Fakültesi, Aydın
Meslek Yüksekokulu, Merkezi Derslikler, Strateji Daire Başkanlığı, Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığı, Güney Nöbet Noktası ve Doğu Kampus Ana Girişi
Nöbet Noktasında 24 saat esasına göre nöbet tutulmakta ve kampus alanı Güvenlik Devriye aracıyla sürekli devriye atılmakta, ayrıca güvenlik kameraları
tarafından sürekli kontrol edilmektedir.
5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde Özel Güvenlik izni, Personel yer değişikliği ve gerekli bildirimler,
Valilik Özel Güvenlik Komisyonuna bildirilmektedir.
5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair kanun ve Yönetmeliğe göre Aydın Valiliği Denetleme Komisyonu tarafından Jandarma Komutanlığı ve
Emniyet Müdürlüğü vasıtasıyla Güvenlik birimlerimiz başarıyla denetimden geçmiştir.
Görev yapmakta olan Koruma ve Güvenlik personelimize Müdürlüğümüzce Hizmet içi Eğitim verilmekte ve toplantılar yapılarak sürekli kontrol
edilmekte personelimizin bilgi ve becerileri güncelleştirilmektedir.
12
Üniversitemizin ev sahipliği yapmış olduğu ( 04 – 09 Mart 2013) Spor Müsabakalarında gerekli güvenlik tedbirleri alınmıştır.
Üniversitemizin 17. Spor Şenlikleri ve Spor Müsabakalarında (15 Mart – 15 Mayıs 2013) güvenlik tedbirleri alınarak huzur ve güven içerisinde geçmesi
sağlanmıştır.
Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Özel Yetenek sınavlarında ( 24 Ağustos – 10 Eylül 2013) güvenlik tedbirleri alınarak sınavın huzur ve güven
ortamında geçmesi sağlanmıştır.
Meydana gelen olaylarda ve yangınlarda ilk müdahaleler güvenlik ekibimiz tarafından yapılmış ve büyümesi engellenmiştir.
Atatürk Kongre Merkezinde yapılan etkinliklerde yeteri kadar güvenlik görevlisi görevlendirilerek, gerekli emniyet tedbirleri alınmıştır.
Merkez Yerleşkede çalışan Koruma ve Güvenlik personelimiz, normal çalışma saatlerinin üzerinde çalışarak sayısal olarak yetersiz olduğundan bekçi
olan personelden de destek alınarak meydana gelecek aksaklıklar önlenmektedir.
Milli Bayramlarda ve özel günlerde Merkez yerleşkemizdeki binaların bayrak asma işleri koordine edilmekte ve tören alanındaki Atatürk anıtına çelenk
koymasına eşlik edilmektedir.
Kampus alanında mezuniyet törenlerinde, önemli gün ve haftalarda, öğrenci yürüyüşleri ve basın açıklamalarında gerekli sayıda güvenlik görevlisi
görevlendirilerek, güvenlik tedbirleri alınmaktadır.
Özellikle doğu yolu varyantında sürekli araçla devriye dolaşılarak alkollü, uygunsuz davranışta bulunanlar engellenmektedir.
Yukarıda saydığımız gerekli güvenlik tedbirleri doğrultusunda tüm faaliyetlerin özgür, huzur ve güven ortamında devam etmesi sağlanmıştır.
13
PERSONEL DAĞILIM ÇİZELGESİ
S.NO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
YERLEŞKELER
MERKEZ KAMPÜS
KAMPÜS HASTANE
ÇARŞI HASTANE
SAĞLIK YÜKSEKOKULU
YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU
VETERİNER FAKÜLTESİ
ZIRAAT FAKÜLTESİ
SULTANHİSAR MESLEKYÜKSEKOKULU
NAZİLLİ KUYUCAK MESLEK YÜKSEKOKULU
ÇİNE MESLEK YÜKSEKOKULU
SÖKE MESLEK YÜKSEKOKULU
KARACASU MESLEKYÜKSEKOKULU
YENİPAZAR MESLEK YÜKSEKOKULU
KUŞADASI TUR.İ.MYO
DİDİM MESLEK YÜKSEKOKULU
BOZDOĞAN MESLEK YÜKSEKOKULU
SÜMER KAMPÜSÜ
ATÇA MESLEK YÜKSEKOKULU
İSABEYLİ KAMPÜSÜ
KÖŞK MYO
NAZİLLİ MYO
GENEL TOPLAM
14
MEVCUT KORUMA VE
GÜVENLİK SAYISI
40
26
5
5
5
8
13
7
7
5
7
4
5
9
4
6
17
5
8
3
2
191
5.5-DESTEK HİZMETLERİ
Araç Hizmetleri: Araç İşletme Birimimizde Merkezde 13 Şoför, diğer birimlerde ise 17 Şoförle Üniversitemizin ulaşım hizmetini yapmaya
çalışmaktadır. Rektörlük kayıtlarında 28 adet hizmet aracı bulunmaktadır. Mevcut şoförlerimiz ihtiyaca cevap verememektedir.
Genel Temizlik Hizmetleri: Üniversitemizin Rektörlük ve tüm birimlerinde 220 geçici personel ile birimler arası taşınırların taşınma, boya ve küçük
tadilat işleri, sosyal etkinlik hazırlıkları, birimler arası evrak taşınması, genel temizlik işlerini yürütmektedir. Yeni birimlerin açılması ile birlikte temizlik
hizmetlerindeki personel sayısı ihtiyaca cevap verememektedir.
Park ve Bahçe Hizmetleri: Merkez Kampus alanımızda bulunan parkların ve bahçelerin bakımı, yeni bitki dikimi, temizliği ve sulama işleri 1 Mühendis,
10 geçici personelle yapılmakta olup yeni personellere ihtiyaç duyulmaktadır.
5.6- İHALE YOLUYLA HİZMET VE MAL ALIM HİZMETLERİ
2013 mali yılında İhale Şube Müdürlüğümüz tarafından sunulan hizmetler aşağıdaki tablolarda özetlenmiştir.
5.6.a-HİZMET ALIMLARI
SIRA
NO
1
2
3
4
5
6
7
8
İHALE
KAYIT NO
2012/155771
GENEL TEMİZLİK HİZMETİ
2012/155288
ÖZEL GÜVENLİK HİZMETİ
2012/1986778
2012/82249
SÖZLEŞME
SÜRESİ
01.03.2012
28.02.2013
01.03.2013
28.02.2014
09.01.2013
29.03.2013
01.11.2012
28.02.2013
01.10.2012
28.02.2013
27.02.2013
31.05.2013
01.04.2013
31.12.2013
01.04.2013
31.12.2013
İHALE ADI
PERSONEL TAŞIMA HİZMETİ
(Pazarlık Usulü)
GENEL TEMİZLİK HİZMETİ
ALIMI
2012/76345
ÖZEL GÜVENLİK HİZMETİ
2013/18739
ÖZEL GÜVENLİK HİZMETİ
2013/10731
PERSONEL TAŞIMA HİZMETİ
2013/24578
KARGO HİZMET ALIMI
15
SÖZLEŞME
BEDELİ
3.888.614,40 TL
1.772.399,49 TL
171.970,00 TL
1.397.440,00 TL
987.725,48 TL
636.018,78 TL
556.138,00 TL
26.029,00 TL
5.6.b-MAL ALIMLARI
SIRA
NO
İHALE
KAYIT NO
İHALE ADI
SÖZLEŞME
SÜRESİ
18.12.2012
18.02.2013
04.01.2013
04.08.2013
31.10.2013
31.01.2014
14.01.2013
14.08.2013
01.09.2013
31.12.2013
31.12.2012
30.06.2013
01.07.2013
31.12.2013
12.08.2013
31.12.2013
01.08.2013
31.12.2013
13.09.2013
12.11.2013
20.12.2013
20.02.2014
SÖZLEŞME
BEDELİ
2012/172679
MUTFAK MALZEMELERİ ALIMI
(pazarlık usulü)
2012/148261
KALORİFER YAKITI ALIMI
2013/107668
KALORİFER YAKITI ALIMI
2012/148253
SIKIŞTIRILMIŞ DOĞALGAZ ALIMI
2013/87368
SIKIŞTIRILMIŞ DOĞALGAZ ALIMI
2012/148246
AKARYAKIT ÜRÜNLERİ ALIMI
2013/59361
AKARYAKIT ÜRÜNLERİ ALIMI
2013/86162
YAKACAK ALIMI (İTHALFINDIK
KÖMÜRÜ)
2013/60470
ELEKTRİK ENERJİSİ ALIMI
2013/101694
BİLGİİŞLEM DONANIMI ALIMI
11
2013/175561
DİŞ HEKİMLİĞİ FAK.PREKLİNİK
LAB.KULANMAK ÜZERE 8 KALEM
MALZEME ALIMI.
12
2013/170478
İNŞAAT MÜH.LAB.MALZEME ALIMI
13
2013(DMO)
TAŞIT ALIMI
59.019,86 TL
14
2013 (DMO)
MUHTELİF MAL ALIMI
128.948,26 TL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
16
20.12.2013
20.02.2014
86.623,00 TL
534.000,00 TL
366.000,00 TL
540.000,00 TL
316.400,00 TL
173.880,00 TL
142.850,00 TL
82.775,00 TL
439.522,15 TL
88.798,00 TL
35.500,00 TL
43.000,00TL
5.6.c- KİRALAMALAR
SIRA
NO
İHALE
KAYIT
NO
1
Protokol
2
3
SÖZLEŞME SÜRESİ
SÖZLEŞME
BEDELİ(1 YILLIK)
ATM CİHAZ YERİ KİRALAMA (1)
(ZİRAAT BANKASI)
23.11.2013- 3YILLIK
13.000TL
ATM CİHAZ YERİ KİRALAMA (2)
Açık.Teklif (İNG BANK)
20.05.2013-3YLLIK
12.800 TL
ATM CİHAZ YERİ KİRALAMA (3)
(AKBANK)
18.04.2013-3YLLIK
12.000 TL
51/G
İHALE ADI
4
Açık.Teklif AY.SAĞ..HİZ..MYO KANTİNİ
10.07.2013-3YLLIK
33.060 TL
5
Açık Teklif
ZİRAAT FAK..SOSYAL TES.KANTİN
04.07.2013-3YLLIK
95.184 TL
6
Açık Teklif
NAZİLLİ İ.İ.B.F(İSABEYLİ
KAMP)KANTİNİ
24.07.2013-3YLLIK
180.000 TL
7
Açık Teklif SÖKE İŞLET.FAK..KANTİNİ
27.06.2013-3YLLIK
27.600 TL
8
Açık. Teklif YENİPAZAR MYO
15.07.2013-3YILLIK
34.080 TL
9
Açık Teklif
KUŞADASI TURİZM
FAK..KANTİNİ
13.05.2013-3YILLIK
65.400 TL
10
Açık. Teklif EĞİTİM FAK.EK BİNA KANTİNİ
20.08.2013-3YILLIK
6.000 TL
11
Açık Teklif ATÇA MYO KANTİNİ
13.05.2013-3YILLIK
15.600 TL
12
Açık Teklif KOÇARLI MYO KANTİNİ
14.05.2013-3YILLIK
4.620 TL
17
13
14
Açık Teklif ÇİNE MYO KANTİNİ
51/G
SULTANHİSAR MYO KANTİNİ
08.10.2013-3YILLIK
9.240 TL
17.06.2013-3YILLIK
9.300 TL
15
Açık Teklif BOZDOĞAN MYO KANTİNİ
28.10.2013-3YILLIK
3.300 TL
16
Açık Teklif VETERİNER FAK. KANTİNİ
13.05.2013-3YILLIK
30.600 TL
II-AMAÇ ve HEDEFLER
A-Birimin Amaç ve Hedefleri
6-Yönetim ve İç Kontrol Sistemi
Üniversitemiz İç kontrol Eylem Planında belirtilen standartlar ve eylemler 6 ayda bir Strateji Geliştirme
Daire Başkanlığına raporlanmıştır. Ayrıca 2013 yılında İç denetim birimi gerekli olan risk değerlendirmeleri
yapılmıştır.
18
STRATEJİK AMAÇLAR
STRATEJİK HEDEFLER
Stratejik Amaç-1: Kamu kaynaklarının
kullanılmasında etkinliği, verimliliği, hesap
verilebilirliği ve şeffaflığı sağlamak
Hedef-1 : Standartlara uyumlu mali yönetim sistemi
oluşturmak,
2013 yılında belirlenen hedefimize %99 oranında
ulaşılmış, 2014 yılında da modern teknolojik
imkanlarla hizmetin verimliliğinin artırılması
hedeflenmektedir.
Hedef-2: İş akışının düzenlenmesi ve süreçlerin elektronik
ortamda yürütülebilir hale getirilebilmesi için donanım ve
yazılımı faal kullanarak zaman ve kırtasiye
malzemelerinden tasarruf yapmak
Hedef- 3: Başkanlığımızda elektrik, su, telefon gibi
tüketimlerde tasarrufu sağlamak
2013 yılında da mevcut birimlerimizle iş akış
politikası geliştirilerek hizmette verimliğin
artırılması sağlanmaya çalışılmıştır
Stratejik Amaç-2: Başkanlığımızda toplam
kalite ve iş verimi değerlendirmesi yaparak
personelin performansını artırıcı önlemler
almak
GERÇEKLEŞME DURUMU
Hedef-1: Hizmet içi eğitim sürekliliği sağlanarak
çalışanların gelişmelerini ve performans artışlarının
sağlanması
Hedef-2: Yetki ve sorumluluk devralabilen, alanında
çağdaş gelişmeleri izleyebilen kendisini yenileyebilen
memurlar yetiştirilmesi
Hedef-3: Personele ek parasal imkânlar sağlanabilirliği
konusunda girişimde bulunmak
19
Kaynakların etkin ekonomik ve verimli
kullanılabilmesi amacıyla 2013 yılında tüm
birimlerin elektrik ihalesi tek merkezden
yapılmıştır.
Ödenek yetersizliği nedeniyle 2013 yılında da
hizmet içi eğitim olanakları arttırılamamıştır.
2013 yılında güncellemeler yapılmış hizmetin
sürekliliği sağlanmıştır.
2013 yılında da ek mesai sistemine devam
edilememiştir.
TÜM BİRİMLERE 2013 YILINDA SATINALINAN DEMİRBAŞ LİSTESİ
MALZEME ADI
SIRA NO
1
EVRAK İMHA MAKİNASI
2
ELEKTİRKLİ SOBA
3
SWİCH
4
UYDU ALICISI
5
ÇANAK ANTEN VE EKİPMANLARI
6
YANGIN SÖNDÜRME CİHAZI
7
TELSİZ TELEFON
8
PROJEKSİYON CİHAZI
9
TÜRK BAYRAĞI
10
MAKAM FLAMASI
11
KİTAPLIK
12
AMATÖR TELSİZ
13
TAŞINABİLİR HARDDİSK
14
HESAP MAKİNALARI
15
MADENİ PORTMANTO
16
FOTOKOPİ MAKİNASI
17
ZEMİN HALILARI
18
SU SAYAÇLARI İÇİN KART OKUYUCU
19
ELEKTRİK SAYAÇLARI İÇİN KART OKUYUCU
20
FOTOĞRAF MAKİNASI FLAŞI
21
FAKS CİHAZI
22
KLİMA
23
BARKOD YAZICI
24
MİFARE HARİCİ KART OKUYUCU
25
USB KART OKUYUCU
26
MİFARE KART OKUYUCULU TERMİNAL
27
YAZI TAHTASI STANDI
28
EVRAK ÇANTASI
20
ADEDİ
2
5
4
2
1
12
130
55
25
5
1
3
6
35
20
6
4
1
1
1
2
21
2
3
2
3
11
1
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
ÇALIŞMA KOLTUĞU (BİLGİSAYAR LAB. İÇİN)
MODEM
EL TERMİNALİ
AHŞAP PORTMANTO
MÜHÜR
BİLGİSAYAR KASASI
BİLGİSAYAR EKRANI
DİZÜSTÜ BİLGİSAYAR
BİLGİSAYAR (ALL İN ONE PC)
SUNUCU
GÜVENLİK DUVARI CİHAZI
YAZICI
TARAYICI
NETWORK ATTACHED STORAGE (NAS)
GÜVENLİK KAMERASI
DVR KAYIT CİHAZI
ATATÜRK RESMİ
OPTİK FORM OKUYUCU
BEKLEME KOLTUĞU 3LÜ
METAL PANEL KÜTÜPHANE
ÖĞRENCİ SIRALARI
ÖĞRENCİ SANDALYESİ
ÖĞRETMEN SANDALYESİ
EĞİTMEN MASA SİSTEMİ
HİDROMETRE DENEY SETİ
SEHPA
ELEKTİRK SAYACI
MERDİVEN
KAYNAK MAKİNASI
AKÜLÜ VİDALAMA ALETİ
60
2
1
1
2
46
49
3
30
1
1
50
1
1
10
2
20
3
12
18
20
20
1
1
1
1
2
5
1
1
21
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
EL ARABASI
ŞOHBEN
ELEKTİRİKLİ SÜPÜRGE
MOTORLU TIRPAN
ŞARJLI MATKAP
ANAHTAR TAKIMLARI
MULTİMETRE-AVOMETRE
ÇİM BİÇME MAKİNASI
BUDAMA MAKİNASI
ÇİT DÜZELTME MAKİNASI
ÇÖP TOPLAMA MAKİNASI
BÜRO TİPİ BUZDOLABI
KANTAR
ANA DAĞITIM PANOSU
SU SEBİLİ
SALYANGOZ POMPA
NİVO ALETİ
TOTAL STATİON
EL TİPİ GPS CİHAZI
ASPİRATÖR
CİLA MAKİNASI
MUFLA PRESİ
ALÇI KESME MOTORU (DİŞ İÇİN)
İNŞAAT ALETİ
SABİT SEVİYELİ PERMEABİLİTE TEST SETİ
DÜŞEN SEVİYELİ PERMEABİLİTE TEST SETİ
VAKUM KONTROL PANELİ
KONSOLİDASYON CİHAZI
KONSOLİDASYON HÜCRESİ
PRES MAKİNASI
1
1
1
4
4
1
1
2
1
2
1
11
1
1
4
2
1
1
1
5
2
3
2
8
1
1
1
3
3
1
22
89
90
91
92
93
94
KAROT ALMA MAKİNASI
KESME MAKİNASI
ANALOG KOMPARATÖR SAATİ
BETON TEST ÇEKİCİ
LABORATUVAR ETÜVÜ
FORD TRANSİT
TOPLAM
1
1
3
1
1
1
809
B- Temel Politikalar ve Öncelikler
-
Yürürlükte olan yasalara, kanun ve yönetmeliklere, tüzüklere riayet etmek
Kurumumuzun menfaatlerini her daim gözetmek,
Disiplin, görev bilinci ve sorumluluk duygusuna sahip olarak kamunun ve kurumumuzun menfaatini ön planda tutmak,
Mevcut kaynaklarımızı zamanında ve yerinde kullanmak, israfı önlemek, iyi bir maliyet muhasebesi yapmak,
Çağdaş, akılcı, demokratik ve sosyal adaleti ön planda tutan duygu ve düşünceye sahip olmak,
Tüm personeliyle özünden kopmadan, ilkeli ve kendisini yenileyen bir birim olmak,
Çevreyi ve doğal kaynakları korumak,
Takım ruhuna sahip olmak.
III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER
A-Mali Bilgiler
Söz konusu bilgiler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bütçe ve Raporlama Şube Müdürlüğünde bulunmakta ve raporlanmaktadır.
23
B-Performans Bilgileri
2013 mali yılında birimizde hedeflenen mal ve hizmet alımları(personel taşıma hizmeti alımı, yakıt alımı, temizlik hizmeti alımı, tüm birimlerin elektrik,
su ve haberleşme giderleri, tedavi ödemeleri, güvenlik hizmeti alımı) herhangi bir aksaklığa meydan vermeden zamanında sağlanmıştır. Bu kapsamda
Başkanlığımızın görevleri çerçevesindeki hizmetlerini sunumu %99 oranında sağlanmıştır. 2014 yılında da Başkanlığımızın performansını artırmaya yönelik
beklentilerimiz ise;
-
Başkanlığımızın görevlerinden biride alanında yetkin donanımlı personelin yetiştirilmesidir. Bu kapsamda yetişmiş personelin başka birimlerde
görevlendirilmesi halinde, alınan yetişmiş personel yerine yeni personel görevlendirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır.
Personelin performansını artırma ve mali durumunu kısmen de olsa düzeltmeye yönelik ödenen ek ödeneklerin, bütün yıla yayılarak ödenebilmesini
sağlayıcı tedbirler alınmasına ve devamlılığının sağlanmasına ihtiyaç duyulmaktadır.
İhale yolu ile alımı yapılan temizlik elemanlarının, park bahçe ve tüm birimlerin temizliği için temizlik yapmak üzere daha fazla sayıda
görevlendirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır.
1- Faaliyet ve Proje Bilgileri
1.5 kodunda detaylı olarak verilmiştir.
2- Performans Sonuçları Tablosu
Gerçekleşme
Rakamı
700-Adet
AÇIKLAMA
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bünyesinde bulunan
Tahakkuk servislerince 2013 yılında kesilen yaklaşık ödeme
emri belge sayısı
24
KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ
IV-
A- Üstünlükler
- Tüm kayıtların elektronik ortamda saklanması
- Bağlı Müdürlüklerin bir arada olması
- Daimi internet bağlantısının bulunması
- Başkanlığımıza bağlı şube müdürlüklerinde hiyerarşik yapının bulunması
- Hizmetin görüldüğü Bakanlık ve bağlı kuruluşlar ile diğer Üniversitelerdeki benzer birimlerle yürütülen sağlıklı diyaloglar
- Teknik ve idari konuda yeterli donanıma sahip olmak.
B- Zayıflıklar
- Personele ödenen ek gelirin ödenmesinin yollarının bulunması,
- Eğitim seminerlerinin yeterli düzeyde olmaması.
C- Değerlendirme
- Çağdaş, kendisini yenileyebilen, yasal mevzuatı takip edip güncelleme yapabilen, kalifiye personel istihdamı
-
Personelin iş motivasyonunu artırıcı kaynakların yaratılmasının sağlanması
V- ÖNERİ VE TEDBİRLER
Faaliyet yılı sonuçlarından, genel ekonomik koşullar ve beklentilerden hareketle Kurumumuz ve Başkanlığımızın yapmayı planladığı şu değişiklik
önerilerine değinebiliriz.
-
Başkanlığımız bütçesinin önemli bir kısmını oluşturan hizmet nitelikli bütçe kalemlerinin verilen hizmet alanlarının her geçen gün büyümesi ve
Üniversitemizde ilave tesisler açılması münasebetiyle bu kalemlerdeki ödenekler artırılmalı,
-
Bütçe harcamalarında önceden hedeflenen stratejik plan ve programlarda sapmalar minimum seviyeye indirilmeli,
-
Başkanlığımızın, iş süreçlerinde, hizmet alan diğer birimlerle arz ve talep süreçleri web ortamında yapılacak bir erişim programıyla zaman açısından
gereksiz kırtasiye işlemleri ve bürokratik formaliteler önlenebilir, dolayısıyla bürokrasi azaltılarak etkin bir idari yapı kurulabilir.
-
Başkanlık çalışanlarının kapasitelerini artırmaya yönelik programlar geliştirilebilir.(Hizmet içi eğitim)
-
25
-
EK: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı
İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI
Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde;
Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.
Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını,
görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi
sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.
Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki
hususlara dayanmaktadır.
Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim.
28.02.2014
Filiz BAYHAN
Daire Başkan V.
26
Download

Dosyayı İndirmek İçin Tıklayın - İdari Birimler