Nadzór Projektu
„Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i
Udostępniania zasobów cyfrowych o Zdarzeniach
Medycznych”
Ekstrakt z dokumentu
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Podstawowe informacje o dokumencie:
Autor:
Kazimierz Frączkowski, Paweł Pierzchała, Albert Dabiński
Data utworzenia: 5 stycznia 2011
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Spis treści
1. Cel dokumentu................................................................................................................................... 4
2. Wstęp ................................................................................................................................................. 4
3. Nadzór Projektu w Projekcie P1 ........................................................................................................ 5
3.1. Proponowana struktura Nadzoru Projektu P1 .......................................................................... 5
Kierownik Biura Nadzoru Projektu ................................................................................................. 6
Zastępca Kierownika Biura Nadzoru Projektu ............................................................................... 6
Zespół Ekspercki............................................................................................................................ 7
3.2. Zakres zadań Nadzoru Projektu P1 .......................................................................................... 7
3.2.1. Zadania Biura Nadzoru Projektu ......................................................................................... 7
3.2.2. Zadania Grupy Doradczej Użytkowników ............................................................................ 8
3.2.3. Zadania Grupy Doradczej Dostawców ................................................................................ 8
3.2.4. Zadania zaproponowanego Nadzoru Metodycznego projektu ............................................ 9
3.2.5. Zadania Zespołu Eksperckiego ........................................................................................... 9
3.3. Formuła powołania Zespołu Eksperckiego i Nadzoru Metodycznego .................................... 10
3.4. Formuła działania Biura Nadzoru Projektu ............................................................................. 11
4. Biuro Koordynacji Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia ................................................. 11
4.1. Uzasadnienie dla utworzenia Biura ........................................................................................ 11
4.1.1. Studium Wykonalności Projektu P1................................................................................... 11
4.1.2. Uzasadnienie Biznesowe Projektu P1 ............................................................................... 12
4.1.3. Potrzeby zgłaszane przez Regiony ................................................................................... 12
4.1.4. Regulamin Organizacyjny Centrum ................................................................................... 13
4.2. Cele działania Biura Koordynacji Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia................. 13
4.3. Zakres zadań Biura ................................................................................................................. 13
4.4. Struktura Biura Koordynacji Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia ......................... 14
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 3 z 16
1.
Cel dokumentu
Celem niniejszego dokumentu jest:
•
•
2.
propozycja organizacji oraz modelu budowy Nadzoru Projektu będącego elementem
struktury zarządczej PRINCE2 w kontekście projektu P1 oraz zaproponowania
formuły jego realizacji.
przestawienie koncepcji utworzenia Biura Koordynacji Projektów Informacyjnych w
Ochronie Zdrowia, zasad jego funkcjonowania w ramach Projektu P1, zadań oraz
prognozowanego zapotrzebowania na zasoby.
Wstęp
Koncepcja zarządzania projektem „Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i
Udostępniania zasobów cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych” została oparta o ustrukturalizowaną
metodykę PRINCE2, jej podstawa są doświadczenia z tysięcy projektów oraz wkład wniesiony przez
niezliczonych sponsorów projektów, kierowników projektów, zespoły projektowe, naukowców,
szkoleniowców i konsultantów. Definiuje ona cztery rozdzielone poziomy zarządzania. Komitet
Sterujący wraz z Nadzorem Projektu, Kierownik Projektu wraz ze Wsparciem Projektu, Kierownicy
Zespołów oraz członkowie zespołów.
Komitet Sterujący jest informowany okresowo o stanie projektu, decyduje o przejściach do
kolejnych etapów i reaguje w sytuacjach kiedy realizacja projektu wychodzi poza ustalony zakres
tolerancji. W celu wsparcia Komitetu Sterującego, a więc wzmocnienia poziomu zarządzania
strategicznego buduje się odpowiedni Nadzór Projektu.
Nadzór Projektu działa w imieniu i na rzecz Komitetu Sterującego, niezależnie od
Kierownika Projektu w obszarze różnych aspektów projektu – ma stanowić zaplecze dla Komitetu
Sterującego poprzez delegowania niektórych uprawnień lub uzyskania specjalistycznych opinii na
temat produktów zarządczych czy specjalistycznych Projektu. Poprzez możliwość delegowania
reprezentacji w Nadzorze Projektu, Głównego Dostawcy (lub reprezentanta dostawców), Głównego
Użytkownika (lub reprezentanta użytkowników) oraz Przewodniczącego Komitetu Sterującego,
stanowi silne wsparcie odpowiedzialności Komitetu Sterującego za nadzór Projektu. Istotnym
elementem Nadzoru Projektu są Zespoły Eksperckie na które składają się eksperci dziedzinowi,
którzy mogą pochodzić spoza organizacji głównych interesariuszy Projektu.
W sytuacji kiedy stali członkowie Komitetu Sterującego pełniący tą rolę obciążeni są innymi
obowiązkami Nadzór Projektu poprzez wydzielonych na stałe specjalistów i zaproszonych do
współpracy ekspertów dziedzinowych wspomaga działanie Komitetu Sterującego realizując
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 4 z 16
wydelegowane przez Komitet Sterujący zadania. Nadzór w Projekcie będzie też mógł pełnić rolę
wspierającą Kierownika Projektu.
3.
Nadzór Projektu w Projekcie P1
3.1.
Proponowana struktura Nadzoru Projektu P1
Rysunek 3 przedstawia proponowaną Strukturę Nadzoru Projektu zwanego dalej Biurem
Nadzoru Projektu:
Biuro Nadzoru Projektu
Kierownik Biura Nadzoru Projektu
Zastępca Kierownika Biura Nadzoru Projektu / Koordynator Projektów
Informacyjnych w Ochronie Zdrowia
Koordynator Grupy Doradczej Użytkowników i
Dostawców
Grupa Doradcza
Użytkowników
Grupa Doradcza
Dostawców
Zespół Ekspercki
Nadzór Metodyczny
Specjalista ds.
Administracji
Specjalista ds. Nadzoru
Projektu
Biuro Koordynacji Projektów
Informacyjnych w Ochronie Zdrowia
Specjalista ds.
Zarządzania Projektami
Specjalista ds.
Komunikacji i Promocji
Specjalista ds.
Standardów i Rozwoju
e-Zdrowia
Rysunek 3. Proponowana struktura Biura Nadzoru Projektu
W skład Biura Nadzoru Projektu wchodzą:
1. Kierownik Biura Nadzoru Projektu
2. Zastępca Kierownika Biura Nadzoru Projektu
3. Koordynator, Grupy Doradczej Użytkowników i Dostawców
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 5 z 16
4. Grupa Doradcza Użytkowników – wskazana przez Głównego Użytkownika,
powinna posiadać kompetencje w zakresie specyfikacji wymagań i kontroli jakości.
5. Grupa Doradcza Dostawców – wskazana przez Wykonawcę, powinna posiadać
kompetencje w zakresie wiedzy specjalistycznej i dysponowania zasobami
specjalistycznymi.
6. Zespół Ekspercki – niezależni eksperci świadczący usługi doradcze, prace
analityczne i eksperckie na rzecz Komitetu Sterującego dysponujący wiedzą,
doświadczeniem i umiejętnościami w obszarach zagadnień projektowych.
7. Nadzór metodyczny projektu – niezależny doradca mający praktyczne kompetencje
w zakresie metodycznego zarządzania projektami – nadzór jakości dla produktów
zarządczych oraz elementów sterowania w poszczególnych etapach projektu.
8. Biuro Koordynacji Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia – zespół
działający na rzecz interoperacyjności i spójności projektów informacyjnych w
Ochronie Zdrowia realizowanych na szczeblu krajowym i regionalnym. Biuro
scharakteryzowane jest szczegółowo w dalszej części niniejszego opracowania.
9. Specjalista ds. Nadzoru Metodycznego– wsparcie prac Biura Nadzoru Projektu w
kontekście standardów, technologii, metodyki zarządzania projektami.
10. Specjalista ds. Administracji – realizacja działań logistycznych i administracyjnych
Biura, zarządzanie konfiguracją.
Biuro Koordynacji Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia (Specjalista ds.
Zarządzania Projektami, Specjalista ds. Komunikacji i Promocji, Specjalista ds. Standardów
i Rozwoju e-Zdrowia), Zespół Ekspercki, Specjalista ds. Nadzoru Projektu oraz Specjalista ds.
Administracji są bezpośrednio podlegli i odpowiadają przed Zastępcą Kierownika Biura Nadzoru
Projektu.
Kierownik Biura Nadzoru Projektu
Kierownik Biura Nadzoru Projektu odpowiada za pracę Biura oraz uzyskiwane przez nie
efekty przed Komitetem Sterującym Projektu P1. Realizacja obowiązków Kierownika Biura Nadzoru
Projektu wymaga doświadczenia w realizacji projektów informatyzacji podmiotów publicznych i
posiadania szerokiej perspektywy związanej z głęboką wiedzą w tej dziedzinie.
Zastępca Kierownika Biura Nadzoru Projektu
Pełnienie roli Zastępcy Kierownika Biura Nadzoru Projektu wymaga wieloletniego
doświadczenia i wiedzy w zakresie zarządzania projektami
w tym w stosowaniu metodyki
PRINCE2 przy realizacji złożonych projektów. Z uwagi na wymagana współpracę z zespołem
ekspertów i nadzorem metodycznym, Zastępca Kierownika Biura Nadzoru Projektu powinien mieć
również autorytet i dorobek naukowy z technologii informacyjnych oraz rozwiązań informacyjnych
dla ochrony zdrowia (e-Zdrowia).
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 6 z 16
Rolę Zastępcy Kierownika Biura Nadzoru Projektu można łączyć z rolą Koordynatorem
Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia. Koordynator Projektów Informacyjnych w
Ochronie Zdrowia jest również kierownikiem Biura Koordynacji Projektów Informacyjnych w
Ochronie Zdrowia. Takie połączenie daje możliwość transferu informacji o projektach regionalnych i
zadbanie o ich integracje z projektem P1.
Zespół Ekspercki
Istotnym elementem Nadzoru Projektu jest Zespół Ekspercki, który merytorycznie
najbardziej wspiera Komitet Sterujący. W ramach takiego Zespołu Eksperckiego należałoby wziąć
pod uwagę również ekspertów zagranicznych, mających praktyczną wiedzę na temat rozwiązań
stosowanych w konkretnych krajach Unii Europejskiej, co jest zasadne w kontekście
interoperacyjności.
Członkami Zespołu Eksperckiego, mogliby być eksperci z doświadczeniem europejskim,
stanowiący pewnego rodzaju łącznik pomiędzy Projektem a instytucjami europejskimi,
kompetentnymi w obszarze działania projektu. W tym celu proponuje się nawiązać kontakt z
JASPERS i zwrócić się o współpracę na etapie uruchamiania i implementacji projektu.
3.2.
Zakres zadań Nadzoru Projektu P1
Nadzór Projektu jako całość obejmuje podstawowe interesy interesariuszy projektu. Do jego
obowiązków należy zaliczyć aktywności zapewniające, że:
1. Przez cały czas trwania projektu P1 istnieje współpraca pomiędzy wszystkimi
zainteresowanymi stronami – wzmacnia strategię zarządzania komunikacją.
2. Ryzyka są kontrolowane.
3. Zaplanowano zaangażowanie właściwych osób do kontroli jakości we właściwych
momentach wytwarzania produktu.
4. Działania następcze wynikające z kontroli jakości, są prawidłowo wykonywane.
5. Zakres projektu nie rozszerza się niepostrzeżenie.
6. Zadowalająco funkcjonuje komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna.
7. Stosowane są ustalone standardy.
8. Spełniane są ustalone wcześniej specjalistyczne wymagania.
3.2.1.
Zadania Biura Nadzoru Projektu
1. Organizacja wsparcia poprzez przygotowanie specjalistycznych opinii i ekspertyz dla
Komitetu Sterującego,
2. Koordynacja działań w zakresie wymiany i udostępniania informacji pomiędzy
interesariuszami Projektu,
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 7 z 16
3. Nadzorowanie spójności i interoperacyjności Projektu,
4. Wsparcie Koordynatora Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia,
5. Zapewnienie sprawnej komunikacji między podmiotami realizującymi Inicjatywy
Regionalne (IR) a CSIOZ,
6. Zapewnienie spójności i interoperacyjności produktów projektów Inicjatyw
Regionalnych z produktami produktów centralnych realizowanych przez CSIOZ,
7. Usprawnienie działań w zakresie e-Zdrowia w Polsce nakreślonych w takich
dokumentach jak „Plan informatyzacji e-Zdrowie Polska na lata 2009-2015”, m.in.
poprzez transfer wiedzy między organizacjami realizującymi projekty w tym zakresie
a projektem P1,
8. Koordynacja inicjatyw i promocja standardów, słowników i elementów niezbędnych
do osiągnięcia interoperacyjności,
9. Monitorowanie wszystkich aspektów wykonania projektu i produktów.
3.2.2.
Zadania Grupy Doradczej Użytkowników
1. Zapewnienie, że określenie potrzeb użytkowników projektu jest dokładne, pełne i
jednoznaczne.
2. Informowanie o wpływie potencjalnych zmian z punktu widzenia użytkowników
projektu.
3. Monitorowanie ryzyk mogących dotknąć użytkowników projektu.
4. Wspieranie działań dotyczących komunikacji oraz promocji.
5. Zapewnienie, żeby wszelkie działania przeglądu/kontroli jakości, związane z
produktami na wszystkich etapach, miały odpowiednie przedstawicielstwo ze strony
użytkowników.
6. Zagwarantowanie, że procedury kontroli jakości są prawidłowo stosowane w celu
zapewnienia spełnienia wymogów użytkowników przez produkty.
3.2.3.
Zadania Grupy Doradczej Dostawców
1. Doradzanie w sprawie Strategii Zarządzania Jakością oraz Strategii Zarządzania
Konfiguracją (zawartych w Dokumencie Inicjującym Projekt).
2. Doradzanie w sprawie wyboru strategii wytwarzania produktów, zasad projektowania
i użytych metod.
3. Zagwarantowanie, że wszelkie standardy Wykonawcy i operacyjnego wykorzystania
produktów określone dla projektu są przestrzegane i efektywnie stosowane.
4. Opiniowanie z perspektywy Wykonawcy potencjalnych zmian i ich wpływu na
prawidłowość, kompletność i integralność produktów w odniesieniu do Opisu
Produktów.
5. Monitorowanie wszelkich ryzyk w aspektach wytwórczych projektu.
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 8 z 16
6. Ocenianie, czy procedury kontroli jakości są prawidłowo stosowane tak, aby produkty
spełniały stosowne wymagania.
3.2.4.
Zadania zaproponowanego Nadzoru Metodycznego projektu
1. Wspomaganie Kierownika Projektu w opracowywaniu Uzasadnienia Biznesowego
oraz Planu Przeglądu Korzyści.
2. Doradzanie w sprawie wyboru członków zespołu zarządzania projektem.
3. Doradzanie w sprawie Strategii Zarządzania Ryzykiem.
4. Przeglądanie Uzasadnienia Biznesowego pod kątem jego zgodności ze standardami
Centrum oraz PIOZ.
5. Weryfikowanie Uzasadnienia Biznesowego w zestawieniu z wydarzeniami
zewnętrznymi oraz postępami projektu.
6. Weryfikowanie, czy przyjmowane rozwiązania nadal dostarczają wartości
odpowiedniej do poniesionych kosztów.
7. Ocenianie, czy ryzyko związane z projektem pozostaje w granicach tolerancji.
8. Ograniczanie nadmiernych żądań ze strony interesariuszy.
9. Informowanie zespołu zarządzania projektem o wszelkich zmianach spowodowanych
programem, którego projekt P1 jest częścią.
10. Monitorowanie postępów realizacji etapów oraz projektu w odniesieniu do
uzgodnionych tolerancji.
11. Aktywny udział w monitorowaniu i sterowaniu etapów w zakresie przyjętych
tolerancji.
3.2.5.
Zadania Zespołu Eksperckiego
1. Doradzanie w sprawach specjalistycznych zagadnień technicznych z obszaru
technologii informacyjnych.
2. Doradzanie w kwestiach interoperacyjności projektu z systemami europejskimi.
3. Monitorowanie stanu projektu wynikające z wiedzy dziedzinowej związanej
z produktami i usługami przedsięwzięcia.
4. Doradzanie w kwestii trendów w zakresie rozwiązań informatycznych w ochronie
zdrowia.
5. Doradzanie w kwestiach adaptacji norm europejskich.
6. Przedstawianie dokumentów analitycznych w zakresie funkcjonujących
i oczekiwanych przez wszystkich interesariuszy projektu rozwiązań informacyjnych
i analitycznych.
7. Wykonywanie ekspertyz i analiz wnioskowanych przez Komitet Sterujący oraz
Kierownika Projektu.
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 9 z 16
8. Wsparcie Kierownika Projektu w odbiorze projektów, produktów analitycznych oraz
specjalistycznych technicznych
dostarczanych przez wykonawców w ramach
Projektu P1.
3.3.
Formuła powołania Zespołu Eksperckiego i Nadzoru Metodycznego
W ramach opracowywania niniejszego dokumentu przeprowadzono analizę, która wskazuje,
że najbardziej skutecznym sposobem pozyskania wymaganych kompetencji, przy zachowaniu
efektywności współpracy z ekspertami będzie ogłoszenie przetargu nieograniczonego na podmiot,
który dostarczy wymagane kompetencje w zakresie usług eksperckich.
Zlecenie firmie doradczej, która sama skompletuje zespół o odpowiednich kwalifikacjach jest
rozwiązaniem, które może zostać zrealizowane w sposób stosunkowo najłatwiejszy, gdyż istnieje
szereg przedsiębiorstw świadczących takie usługi. Istnieje jednak ryzyko, iż osoby powoływane
takim sposobem nie będą na tyle kompetentne na ile się oczekuje. Aby to ryzyko zminimalizować,
przy wyborze firmy doradczej należy zadbać w umowie o stworzenie mechanizmów kontroli jakości
wykonywanych prac poprzez konieczność akceptacji wykonawców ekspertyz przez Kierownika
Biura Nadzoru lub Zastępcę Kierownika Biura Nadzoru.
Proponowane rozwiązanie wymaga analizy oczekiwanych kompetencji członków zespołu i
umieszczenie ich w kryteriach przyjęcia zawartych w Opisie Przedmiotu Zamówienia. Właściwie
określenie kryteriów kompetencji eksperckich jest kluczowe dla pozyskania osób będących w stanie
zrealizować stawiane przed nimi zadania na oczekiwanym poziomie merytorycznym.
Proponowane kryteria na tym etapie projektu to m.in.:
•
•
•
•
•
staż pracy,
liczba prac naukowych z dziedziny informatyki medycznej i telemedycyny,
stopień naukowy, tytuł naukowy, tytuł zawodowy,
przynależność do towarzystw i stowarzyszeń naukowych, branżowych,
znajomość zagadnień technicznych dotyczących projektu poparta doświadczeniem w
tym:
o standardów technicznych,
o architektury systemów informatycznych,
o integracji systemów,
o znajomość metodyki w której realizowany jest projekt,
o znajomość trendów w zakresie rozwiązań informatycznych w ochronie
zdrowia,
o udział w projektach związanych z ochroną zdrowia,
o znajomość zagadnień systemu ochrony zdrowia.
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 10 z 16
Zatem, rekomenduje się formułę świadczenia prac eksperckich przez Firmę Doradczą, gdzie
w Opisie Przedmiotu Zamówienia (OPZ), który będzie podstawą Specyfikacji Istotnych Warunków
Zamówienia (SIWZ) zostaną zawarte warunki związane z wymaganymi kompetencjami-zasobami
oraz zasady ich angażowania. Formuła taka pozwali na pozyskanie określonych ekspertów, oraz
umożliwi wpływ Zamawiającego na bieżącą weryfikację pozyskiwanych osób z kompetencjami.
3.4.
Formuła działania Biura Nadzoru Projektu
•
•
•
•
•
•
Powołane Biuro Nadzoru Projektu będzie jednostką podległą Komitetowi Sterującemu.
Biuro jest niezależne od Kierownika Projektu, natomiast może go wspierać realizując zadania
na rzecz projektu.
Odpowiedzialność za działanie Biura ponosi Kierownik Biura Nadzoru Projektu.
Kierownik Biura Nadzoru Projektu odpowiada przed Komitetem Sterującym.
Za komunikację Komitetu Sterującego z Biurem odpowiada osoba pełniąca rolę Sekretarza
Komitetu Sterującego P1.
Za komunikację Biura z Komitetem Sterującym odpowiada Kierownik Biura Nadzoru
Projektu, który może delegować obowiązki w tym zakresie na Zastępcę Kierownika Biura
Nadzoru.
4.
Biuro Koordynacji Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia
4.1.
4.1.1.
Uzasadnienie dla utworzenia Biura
Studium Wykonalności Projektu P1
Załącznik 5 do Studium Wykonalności opracowany przez Ernst&Young wymienia
realizowane Inicjatywy Regionalne mające na celu rozwój elektronicznych usług ochrony zdrowia w
poszczególnych województwach. W większości są one planowane przez zarządy województw
i zakładają pozyskanie finansowania z Regionalnych Programów Operacyjnych na lata 2007 – 2013.
Opracowanie wskazuje na istotność koordynacji działań na poziomie regionów (region-region) oraz
na poziomie projektu centralnego (centrum-regiony). Koordynacja Inicjatyw Regionalnych jest
konieczna w celu osiągnięcia interoperacyjności wytworzonych systemów i osiągnięcia spójności
rozwiązań w funkcjonujących w obszarze e-zdrowia w Polsce.
W Załączniku 5 do Studium Wykonalności Ernst&Young zaleca utworzenie stanowiska
Koordynatora ds. Regionów (obecnie Koordynator Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia)
i ze względu na szeroki zakres zadań przewidzianych dla Koordynatora ds. Regionów wskazuje na
potrzebę uruchomienie podległego mu Biura Projektowego ds. Regionów (obecnie Biuro
Koordynacji Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia).
W Załączniku 5 do Studium Wykonalności wskazuje się również na potrzebę powołania po
zakończeniu projektu P1 stałej komórki, której celem będzie dalsza koordynacja i podtrzymanie
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 11 z 16
wymiany informacji między Centrum a podmiotami realizującymi Inicjatywy Regionalne. Biuro
Koordynacji Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia będzie posiadać niezbędne
kompetencje oraz zasoby i może zostać przekształcone do takiej jednostki.
4.1.2.
Uzasadnienie Biznesowe Projektu P1
Uzasadnienie Biznesowe Projektu P1 wskazuje ryzyko braku zgodności wytwarzanych
systemów z istniejącymi systemami jako jedno z głównych zagrożeń dla projektu. Utworzenie Biura
Koordynacji Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia, które będzie koordynować projekty
regionalne z projektami Centrum oraz innymi projektami regionalnymi pozwoli zniwelować to
ryzyko i zapewnić interoperacyjność tworzonych systemów e-Zdrowia.
4.1.3.
Potrzeby zgłaszane przez Regiony
Potrzeba wsparcia Inicjatyw Regionalnych ze strony Centrum była również sygnalizowana
również przez regiony. Problem współpracy na linii regiony-Centrum poruszany był na warsztatach
projektowych 2009-12-17,2010-01-21, 2010-04-12.
W trakcie warsztatów projektowych 2010-04-12 dr Kazimierz Frączkowski przedstawił
wyniki przeprowadzonej przez siebie ankiety na temat współpracy na linii Centrum – podmioty
realizujące Inicjatywy Regionalne z obszaru e-Zdrowia. Ankieta skierowana była do kierowników
projektów, liderów konsorcjów regionalnych, sponsorów i inicjatorów projektów, właścicieli
uzasadnień biznesowych w projektach regionalnych oraz specjalistów dysponujących wiedzą na
temat przedmiotu badania.
Respondenci ankiety przeprowadzonej przez Kazimierza Frączkowskiego wskazali na
potrzebę uruchomienia bazy wiedzy na temat realizowanych projektów, która pozwalałaby wymianę
doświadczeń na temat napotykanych problemów oraz sposobów ich rozwiązywania (opinia 100%
respondentów). Ankieta wykazała również potrzebę utrzymywania rejestru zmian, w którym
znajdowałyby się wszystkie zmiany w projektach centralnych mające wpływ na projekty regionalne.
Wyniki ankiety potwierdzają również zasadność utrzymywania przez Centrum Rejestru Zagadnień,
który będzie zawierał rekomendacje, rozwiązania problemów i komentarze oparte na
doświadczeniach podmiotów realizujących projekty e-Zdrowia (zarówno po stronie Centrum jak i
projektów regionalnych) - 86,7% respondentów dostrzega zalety takiego rozwiązania. Ankietowani
deklarują również chęć współpracy z Centrum: 75,9% respondentów chce współpracować z
Centrum w obszarze technologii e-zdrowia, a 67,8% zgadza się raportować o stanie projektu wg
referencyjnych metryk. O potrzebie stosowania standardów świadczy fakt, że 65,5% ankietowanych
deklaruje chęć współpracy w tym zakresie.
Wyniki ankiety przeprowadzonej przez dr Kazimierza Frączkowskiego jednoznacznie
pokazują, że podmioty realizujące Inicjatywy Regionalne oczekują konkretnego, zorganizowanego
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 12 z 16
wsparcia ze strony Centrum w wielu obszarach dziedzinowych. Biuro Koordynacji Projektów
Informacyjnych Ochrony Zdrowia może być jednostką zaspokajającą te potrzeby i realizującą cele
Centrum, w szczególności w zakresie osiągania spójności i interoperacyjności w ramach e-zdrowia.
Biuro powinno nawiązać długofalową współpracę z podmiotami realizującymi Inicjatywy
Regionalne. Współpraca ma obejmować cały czas życia projektów regionalnych, od opracowania
koncepcji po zarządzanie zmianą we wdrożonych systemach. Zadaniem Biura Projektowego ds.
Regionów ma być zarządzanie komunikacją między Centrum a podmiotami realizującymi Inicjatywy
Regionalne oraz między podmiotami realizującymi Inicjatywy Regionalne. Wszelka komunikacja
Centrum z podmiotami realizującymi Inicjatywy Regionalne powinna przebiegać za pośrednictwem
Biura.
4.1.4.
Regulamin Organizacyjny Centrum
Biuro Koordynacji Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia ma również realizować
określone w Regulaminie Organizacyjnym Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia
zadanie opracowywania standardów w dziedzinie systemów informacyjnych w ochronie zdrowia.
Standardy opracowywane w ramach działalności Biura służyć mają osiągnięciu interoperacyjności
systemów informatycznych e-Zdrowia w Polsce w zgodności z odpowiednimi normami
europejskimi.
4.2.
Cele działania Biura Koordynacji Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia
Cele działania Biura w zakresie koordynacji projektów e-zdrowia wynikają bezpośrednio z
postulatów zgłoszonych w tym zakresie przez dokumenty wymienione w „Uzasadnieniu dla
utworzenia Biura”. Na ich podstawie wyszczególniono wymienione niżej cele:
C1. Wsparcie Koordynatora Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia
C2. Zapewnienie sprawnej komunikacji między podmiotami realizującymi IR a Centrum
C3. Zapewnienie spójności i interoperacyjności produktów projektów IR z produktami projektów
centralnych realizowanych przez Centrum
C4. Usprawnienie działań w zakresie e-Zdrowia poprzez transfer wiedzy między organizacjami
realizującymi projekty w tym zakresie
C5. Uruchamianie inicjatyw i promocja standardów, słowników i elementów niezbędnych do
osiągnięcia interoperacyjności.
4.3.
Zakres zadań Biura
Załącznik 5 do Studium Wykonalności, Uzasadnienie Biznesowe Projektu P1, Wyniki
badania Regionów oraz Regulamin Organizacyjny Centrum wskazują na następujący zakres zadań
Biura w obszarze koordynacji projektów e-zdrowia:
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 13 z 16
ZK1. Wspieranie Koordynatora ds. Regionów we wszystkich działaniach logistycznych
i administracyjnych w ramach koordynacji współpracy z podmiotami realizującymi IR.
ZK2. Organizacja spotkań oraz telekonferencji.
ZK3. Zapewnienie efektywnego przepływu informacji pomiędzy
zaangażowanymi w prace Centrum i pomiotami realizującymi IR.
wszystkimi
podmiotami
ZK4. Bieżące informowanie podmiotów realizujących IR o aktualnym stanie projektów centralnych.
ZK5. Dostarczanie podmiotom realizującym IR informacji niezbędnych do zapewnienia ich zgodności z
Projektem.
ZK6. Eliminacja kolidujących punktów styku lub minimalizacja zakresu i skutków niezgodności.
ZK7. Eliminacja neutralnych punktów styku.
ZK8. Wyszukiwanie zgodnych punktów styku i wsparcie IR w ich utworzeniu.
ZK9. Weryfikacja studiów wykonalności IR z koncepcją Projektu.
ZK10. Zapewnienie wsparcia merytorycznego (np. poprzez dostarczanie wytycznych dotyczących
poszczególnych elementów koncepcji Projektu).
ZK11. Tworzenie warunków dla wymiany wiedzy oraz dobrych praktyk między inicjatywami e-Zdrowia
objętymi przez kompetencje Biura.
ZK12. Raportowanie o statusie projektów IR.
ZK13. Obsługa zagadnień projektowych (opisane w Studium Wykonalności) oraz Rejestru Zagadnień.
ZK14. Utrzymanie Rejestru Ryzyk dotyczących współpracy z IR.
ZK15. Tworzenie międzyregionalnych zespołów wsparcia ds. najważniejszych obszarów (IT, modele
referencyjne, standardy).
ZK16. Tworzenie standardów, słowników i elementów niezbędnych do osiągnięcia interoperacyjności
oraz ich promocja.
4.4.
Struktura Biura Koordynacji Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia
Aktualnie zadania wyznaczone w Studium Wykonalności dla Koordynatora ds. Regionów
realizowane są przez Koordynatora Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia. Koordynator
Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia prowadzi działania na rzecz zarówno projektu P1
jak i projektu P2.
Międzyprojektowe działanie Koordynatora Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia
nabiera nowego znaczenia w kontekście Nadzoru Projektu funkcjonującego między Komitetem
Sterującym a Kierownikiem Projektu. Utworzenie Nadzoru Projektu proponuje Stowarzyszenie
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 14 z 16
Project Management Polska (SPMP) w raporcie „Przegląd projektu – Elektroniczna Platforma
Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych”.
Zgodnie z metodyką PRINCE2 Nadzór Projektu może realizować zadania zarówno na rzecz
projektu, jak i Komitetu Sterującego. Metodyka wskazuje między innymi na następujące obowiązki
Nadzoru Projektu:
•
•
•
•
Wsparcie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Zapewnienie stosowania właściwych standardów i spełnienia specjalistycznych
wymagań (na przykład bezpieczeństwa).
Sprawdzanie, czy projekt jest zgodny z ogólną strategią organizacji lub programu.
Informować zespół zarządzania projektem o wszelkich zmianach spowodowanych
programem, którego projekt jest częścią.
Biorąc pod uwagę zakres zadań Biura (opracowywanie standardów, działania na rzecz
interoperacyjności i spójności, komunikacja między projektowa i koordynacja projektów) wydaje się
zasadne włączenie Biura w strukturę Nadzoru Projektu. Dzięki takiemu rozwiązaniu Biuro będzie
mogło realizować działania na rzecz projektów P1 i P2 mając również możliwość wspierania
Komitetu Sterującego w zakresie komunikacji, działania na rzecz interoperacyjności, standardów i
zapewnienia wsparcia merytorycznego.
W zaproponowanym wyżej rozwiązaniu nazwa „Biuro Projektowe ds. Regionów”
sugerowana przez Ernst&Young w Studium Wykonalności przestaje odzwierciedlać realny zakres
zadań Biura. Proponuje się więc utworzenie Biura pod nazwą „Biuro Koordynacji Projektów
Informacyjnych w Ochronie Zdrowia”.
Zaprezentowane umiejscowienie Biura jest rozwiązaniem dopasowanym do bieżących i
przyszłych potrzeb projektów P1 oraz P2. W przyszłości, w sytuacji zwiększenia liczby inicjatyw
regionalnych oraz uruchomienia w ramach PIOZ kolejnych projektów (np. projektu P3) konieczne
może być przeniesienie Biura Koordynacji Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia na
wyższy poziom zarządzania. W takiej sytuacji sugeruje się powołanie w ramach PIOZ projektu
koordynacji, który prowadzić będzie Biuro przekształcone do struktury projektowej.
Biuro Koordynacji Projektów Informacyjnych w Ochronie Zdrowia ma działać w ramach
Biura Zarządzania Projektami Programu Informatyzacji Ochrony Zdrowia (rysunek poniżej).
Przedstawiona propozycja działania Biura nie wyklucza jego działania na rzecz innych
Projektów realizowanych w ramach Biura Zarządzania Projektami Programu Informatyzacji
Ochrony Zdrowia. Podstawowe działania na rzecz innych projektów są możliwe ponieważ Projekt
P1 jest aktualnie największym z realizowanych projektów (zarówno pod względem zakresu jak i
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 15 z 16
budżetu) i integruje zagadnienia obecne też w innych projektach. Zapewnienie zgodności z innymi
projektami centralnymi i regionalnymi jest jednym z celów biura.
Struktura samego Biura Projektowego ds. Koordynacji Projektów Informacyjnych w
Ochronie Zdrowia ze względu na liczbę pracowników jest dwupoziomowa. Koordynator Projektów
Informacyjnych w Ochronie Zdrowia pełni rolę zastępcy kierownika Biura Nadzoru Projektu
i zarządza zespołem projektowym.
W Załączniku 5 Studium Wykonalności zidentyfikowano:
•
•
•
•
8 głównych Inicjatyw Regionalnych,
11 obszarów ich punktów styku z projektami centralnymi,
9 kolidujących punktów styku,
26 punktów styku, które nie zostały ocenione ze względu na brak danych w tym zakresie. Istnieje
uzasadnione ryzyko, że znaczna część z nieocenionych punktów styku będzie kolidować z
projektami centralnymi, obszary te wymagają więc szczególnej uwagi.
Na dzień 30 sierpnia zakończonych było 39 projektów regionalnych, zaś 96 było
realizowanych, z czego 42 to inwestycje bezpośrednio związane z e-Zdrowiem, a 18 związane
pośrednio. Zarządzaniem wszystkimi zadaniami w powyższych obszarach i projektach wymaga
zatrudnienia w ramach Biura odpowiednich kadr realizujących zadania z obszarów
zidentyfikowanych w niniejszym dokumencie.
Koordynator Projektów Informacyjnych
w Ochronie Zdrowia
Specjalista ds.
Zarządzania
Projektami
Specjalista ds.
Komunikacji
i Promocji
Specjalista ds.
Standardów
i Rozwoju
e-Zdrowia
Rysunek 1. Proponowana struktura Biura Koordynacji i Komunikacji w Ochronie Zdrowia.
Specjalista ds. zarządzania projektem pełnił będzie rolę koordynatora projektu odciążając
Koordynatora Projektów Informacyjnych z wydelegowanych przez niego obowiązków
menedżerskich. Zakłada się, że Specjalista ds. zarządzania projektem będzie kierownikiem
projektów realizowanych przez Biuro.
Projekt Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizowania i Udostępniania Zasobów Cyfrowych
o Zdarzeniach Medycznych współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013
Dotacje na innowacje
Inwestujemy w waszą przyszłość
Strona 16 z 16
Download

Nadzór Projektu - Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony