CASE STUDY
Zavedení Google Apps
na Přírodovědeckou fakultu Univerzity Karlovy
Kdo je PřF UK
Přírodovědecká fakulta Univerzity Karlovy v Praze se zabývá výzkumem a výukou. V oblasti výzkumu je jednou ze tří nejvýkonnějších fakult v České republice a je tedy přirozené, že klade velký
důraz na vědu, podporu infrastruktury pro vědu a práci vědeckých týmů. Vznikla v roce 1920
oddělením přírodovědeckých a matematických oborů od tehdejší filozofické fakulty, dnes má na
5000 studentů a 1000 zaměstnanců.
Specifické potřeby PřF UK
Podpora týmové práce a komunikace je klíčovým faktorem
pro vědeckou práci. I samotní studenti Přírodovědecké fakulty se při výuce na denní bázi aktivně zapojují do výzkumu,
proto zde vzniká potřeba velmi blízké kooperace. Tomu musí
být přizpůsobena dostatečně otevřená infrastruktura, která
umožní i vzájemnou spolupráci mezi studenty a pedagogy.
Komplexní propojení organizačních procesů je velice podstatné i z pohledu managementu fakulty pro udržení přehledu a kontaktu. Zahrnuje zejména aktivní sdílení a správu
informací a organizaci času. Řada výzkumných týmů tráví
část roku v zahraničí a je třeba, aby byly týmy neustále propojeny. S ohledem na klíčovou potřebu mobilního přístupu,
standardizaci řešení a sjednocení workflow se hledal nástroj,
který zároveň dokáže nabídnout něco navíc (groupware,
větší objem dat, lepší dostupnost).
„Řada oddělení vnímá
Google Apps jako nástroj
ke sjednocení workflow.
Umožní nám chtít, aby se
věci jako plánování schůzek
či zapisování do kalendářů řešily podle stejných
pravidel. A právě sjednocení
prostředí umožňuje sjednocení postupů s dopadem na
efektivitu.”
Milan Richter, vedoucí CIT
Stávající řešení
Od 90. let se interní systémy budovaly svépomocí, některé byly převzaty centrálně v rámci univerzity. Spoléhalo se především na open source platformu s minimálními nároky na administraci.
Jelikož se ale v rámci fakulty postupně změnily nároky na komunikaci, řešení přestalo stačit. Stu-
denti dostávali sadu nástrojů, které nebyly plně kompatabilní a nenabízely dostatek datového
prostoru, a neumožňovaly ani efektivní komunikaci mezi zaměstnanci.
Některé součásti fakulty proto nedostatky řešily skrze externí nástroje, jiné potřeby nebyly uspokojovány vůbec. Týmy si například samy zakládaly gmailové účty nebo odpovídající konkurenční řešení, budovaly si i vlastní servery. Výsledkem byla roztříštěnost a ztráta kontroly a společně
s rostoucími nároky na komunikaci a sdílení informací se potřeba jednotného řešení ukázala jako
akutní.
Finanční možnosti a náklady
Finanční náklady byly jedním z podstatných důvodů, proč bylo v rámci vyhlášeného výběrového řízení (léto 2011) preferováno cloudové řešení. Při stávajícím počtu zaměstnanců a studentů
fakulty se pořizování alternativních softwarových licencí ukázalo jako neekonomické zejména
s ohledem na provázanost s personálními náklady na zajištění IT infrastruktury. Fakulta zpracovala
finanční výhled na horizont 3-5 let, který ukázal potenciál úspory až 80 % v komunikační části
informačního systému ve prospěch cloudového řešení.
Proces rozhodování a změny
Přesun k novému řešení trval přibližně dva
roky - od vstupu do problematiky a představení budoucích možností ze strany vedení až po
vypsání výběrového řízení a jeho vyhodnocení z hlediska nákladů. Změna podléhala schválení vedení fakulty. Od přechodu do realizační
fáze k začátku implementace uběhlo přibližně
šest měsíců.
Klíčovým faktorem bylo uvědomění si potřeby
změny a popsání všeho, co je třeba posunout.
Největším myšlenkovým skokem bylo přenesení dat ven mimo zdi organizace. Bylo nutné
prosadit a začít diskutovat zcela jiný přístup
v zabezpečení dat.
„Akademické prostředí je
poměrně konzervativní. Pro
realizaci tak zásadního kroku
byla proto potřeba silná vize
řešení, která vycházela ze
znalosti potřeb jednotlivých
okruhů uživatelů IT technologií fakulty, stejně
jako systematická komunikace při prosazování
potřeby změny s klíčovými hráči v rozhodovacím procesu i s budoucími uživateli.“
Jakub Langhammer, proděkan pro IT
Hlavní překážky pro přijetí konceptu cloudu
Základem vědecké práce jsou originální nápady a myšlenky, tedy velice citlivé informace. Dokud
nejsou chráněna patentem, nesmí je nikdo vidět a musí být maximálně zajištěna. V akademickém prostředí jsou přitom velice pokročilí uživatelé, kteří otázky bezpečnosti zkoumají velmi podrobně. Přesvědčování a budování důvěry je v tomto případě dlouhý proces zejména z hlediska
posunu myšlení - v rámci komunikace Google Apps na Přírodovědecké fakultě trval proces vysvětlování půl až tři čtvrtě roku.
„Vývoj v akademickém a vědeckém prostředí jednoznačně směřuje k masivnímu využívání
cloudových řešení, a to nejen při komunikaci a organizaci. Vědci začínají využívat výhod
cloudových řešení především v těch oblastech výzkumu, kde dochází k rychlému nárůstu
objemů zpracovávaných a sdílených dat z experimentálních měření, monitoringu, geoinformatických a bioinformatických úloh nebo modelů. Specializovaná vědecká cloudová úložiště jsou součástí evropských projektů (např. Elixir) i národních projektů, např. řešení nabízené
CESNET. Akceptování těchto řešení vědeckou veřejností je však přes nesporné výhody stále
komplikované.”
Jakub Langhammer, proděkan pro IT
Úspory a změna v koncepci IT
Nové řešení v podobě Google Apps má nesrovnatelně širší záběr nad rámec poštovního systému.
Přímé vyhodnocení úspor na straně IT oddělení proti dosavadnímu řešení není úplně objektivní
ukazatel. Nároky na IT se spíše zvýšily úměrně novým funkcím, možnostem a pravomocem. Tento
posun nicméně není vnímán negativně a je součástí modernizované koncepce IT. Další plány
fakulty zahrnují např. kompletní modernizaci infrastruktury či virtualizaci učeben.
Nasazení Google Apps a migrace
Prvním krokem po rozhodnutí o výběru Google Apps (konec léta 2011) bylo nastartování
vnitřní komunikace. Prakticky ihned začaly
přípravné práce, především v podobě výběru
skupiny tzv. early adopters. Ti začali nástroje
přednostně využívat a testovat, stejně jako
jejich vazbu na další informační systémy. Tato
skupina se postupne zvětšovala a uvolňovaly
se pro ni další nástroje.
„Zásadní je, že jsme získali nástroj umožňující
konsolidaci, sjednocení řešení. Pro nás jako IT
oddělení implementace znamená navýšení
zodpovědnosti za novou oblast, kterou je
groupware řešení, které zde předtím nebylo.
Někde se proto lidská práce ušetřila, jinde
jsme si ale ukrojili nový kus koláče.”
Milan Richter, vedoucí CIT
V průběhu podzimu byla definována očekávaná podoba řešení na Přírodovědecké fakultě, datum implementace bylo stanoveno na 17. února 2012. Hlavní roli v úspěšně zvládnutém procesu
migrace hrála administrativní část fakulty, která dostala systematické školení. Následovalo školení
pro další pracovníky, u samotných studentů potřeba nebylo.
Dva týdny po zavedení Google Apps proběhla pětihodinová diskuze mezi vedením fakulty a akademickým senátem. Cílem bylo vysvětlovat pozadí řešení, nastínit další možnosti a nabídnout
prostor pro diskusi nad možnými obavami z přechodu na nové prostředí. Přestože rozhodnutí
“shora” o zavedení nových nástrojů a řešení nese v liberálním akademickém prostředí část uživa-
telů časoto s určitou nelibostí, výsledný ohlas byl v drtivé většině pozitivní.
Spuštění Google Apps není jednorázovým krokem, veškeré plánované součásti budou uživatelům zpřístupněny do léta 2012. Postupně byly v první vlně spouštěny nástroje Gmail (e-mail
i chat), Dokumenty, Kalendáře a Skupiny, s odstupem následují Sites a Hangouts.
Partnerem pro implementaci Google Apps byla společnost netmail s. r. o., autorizovaný partner
společnosti Google pro implementaci a podporu řešení Google Apps. Netmail je nejvýznamnější integrátor cloudového řešení firemních informačních systémů v ČR. Společnost poskytuje
komplexní servis při implementaci od návrhu architektury informačního systému, change management, migrací dat, školení koncových uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi, či navázání Google Apps na stávající aplikace, které firma používá. Netmail realizoval již desítky implementací a její tým certifikovaných specialistů v současnosti poskytuje podporu tisícům uživatelů.
Interní informační kampaň
Celý implementační proces byl provázán
velkou informační kampaní, připravenou
ve spolupráci se společností Netmail. Poprvé v historii fakulty proběhla soutěž, konala se první marketingová kampaň s cenami a nově byl zaveden také pravidelný
newsletter. V průběhu celé kampaně byl
zvolen odvážnější přístup než v rámci
standardních metod obvyklých v akademickém prostředí.
„Start informační kampaně tak, aby fakultní veřejnost měla objektivní informace a přijala nové řešení, byl nejdůležitějším momentem implementace. Je velmi zásadní ji s odstupem vyhodnotit,
abychom dokázali říct, nakolik byla úspěšná.”
Milan Richter, vedoucí CIT
V první fázi proběhlo vyhodnocení komunikační kampaně kvantitativní (návštěvnost microsite,
sledovanost videí, vytíženost diskusního fóra apod.), následovat bude průzkum kvalitativní (spokojenost s kampaní, informační přínos). Z pohledu fakulty je klíčovým výstupem reálné využívání
dokumentů, kalendářů, větší datové kapacity a dalších nástrojů a výhod v praxi.
Hlavní přínosy z hlediska chodu organizace
Fakulta je heterogenní prostředí, které zahrnuje uživatele nejrůznějších
systémů. Místní veřejnost je velice rozvrstvená a zatímco někteří systémy
nevytěžují, jiní je vytěžují na hranice možností. Pro různé skupiny mají Google Apps různý dopad podle toho, jaký největší přínos si samy vybraly.
Nástroje začaly být krátce po zpřístupnění využívány velice intenzivně.
Prvotní poznatky o hlavních přínosech z pohledu jednotlivých skupin:
• studenti: velká e-mailová schránka, moderní prostředí, mobilní přístup
• studenti a akademici: jednotný adresář všech studentů a zaměstnanců, našeptávání adresy
• akademici a výzkumníci: možnosti sdílení, např. jen s určitou skupinou, weby, mobilní přístup
• management: sdílené kalendáře pracovišť, práce s pozvánkami, řízení času, sjednocení
komunikace
• všichni: společná a okamžitá tvorba dokumentů, chráněné úložiště
namísto flash disků
Další produkty Google využívané fakultou
Před zavedením Google Apps a paralelně
s nimi byly a jsou na Přírodovědecké fakultě využívány další jednotlivé služby Google.
S ohledem na geografickou sekci je pravidelně používán nástroj Google Earth, pro
získávání dat o webu slouží Google Analytics, zaměstnanci i studenti využívají Google
Překladač. Velmi pozitivně je v rámci fakulty
hodnocen Google SketchUp, umožňující
modelování geomorfologických struktur, pro
jednoduchost a intuitivnost řešení.
„Měli jsme obrovskou radost, že v hodinu H
začalo fungovat všechno a všem. Odpadla
nám řada starostí. Dlouhodobě jsme měli
těžkou hlavu s tím, jak zabezpečit moderní,
fungující prostředí. Google Apps nenahradí
komunikaci, ale určitě lidem usnadní život.
Naše očekávání byla určitě splněna, ale
na konečné zhodnocení si ještě počkáme.
Těšíme se, až budou zprovozněny všechny
součásti.”
Jakub Langhammer, proděkan pro IT
Zhodnocení přínosu
Úplné zhodnocení zavádění Google Apps bude relevantní přibližně po půl roce. Jedním z důležitých období bude zářijový nástup nových studentů a jejich adaptace. Počítá se například se shrnutím dosavadních poznatků v rámci speciální příručky pro studenty prvních ročníků. Mezi riziky
jsou přetrvávající obavy uživatelů o bezpečnost, nakládání s daty ze strany Google, vytěžování dat
pro reklamu či zaváděním “Velkého Bratra”. Je třeba nadále a vytrvale přesvědčovat uživatele, že
je vše tak, jak je prezentováno
Download

zkušenosti s Google Apps