Erma Yazılım EBYS Sistemi
(Elektronik Belge Yönetim Sistemi)
ve
Dijital Arşivleme
Otomasyonu
ERMA YAZILIM
ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ EBYS
Otomasyonumuzun genel özellikleri;





















Kaysis web servislerinden kurumları otomatik aktarma
Taranan belgeleri otomatik olarak yazıya çevirme
Otomatik belge akıllandırma
Kullanıcı anketleri oluşturma.
Server-client mimarisi
Windows arayüzü
Apple Mobile arayüzü
Anroid Mobile arayüzü
Windows Mobile arayüzü
Web Tarayıcı Arayüzü (Internet Explorer,Firefox,Chrome,Opera ve diğerleri)
Entegre belge doğrulama web sayfası
Google tarzı belge arama (Full Text Search)
500.000 belge içinden saniyeler içinde belgeleri getirebilme
Dijital imza (Kamu,E-Güven ve E-Tuğra)
Entegre fax gönderme
Bilinen tüm tarayıcıları destekleme (Wia,Twain)
Wizard tarzı belge oluşturma
Windows – Web ve Mobile belge oluşturma
Dahili OCR ile diğer programları bağlantısız OCR özellikleri
E-İmha süreçlerinin otomatik tesbiti ve Raporlanması
Bilinen tüm yazı programlarına veri aktarımı (PDF,Doc,Odt,Xls,Xml)
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS),teşkilatımızda yazışmalarla ilgili bütün süreçlerin
bilgisayar ortamında yapılmasına olanak sağlayan, Local Intranet ve Internet üzerinde çalışan
bir bilgisayar yazılımıdır.
EBYS’nin Getirileri
* Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.
* Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.
* Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.
* Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
* Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.
* Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.
EBYS İle Ne Yapılabilir?
* Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir .
* Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilir .
* Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir .
* Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir.
* Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir .
* Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar .
* Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir .
* Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
* İzne çıktığımızda veya birimimizde gece nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek birine
vekalet verilebilir.
* Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı
değerlendirilebilir.
* Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar .
* İlerleyen dönemlerde dijital imzanın hayata geçirilmesi ile yazışma ve belge paylaşımının
bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanacaktır .
* Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar
ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır .
EBYS İle Amaçlanan Nedir?
EBYS ile, gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve
kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;
* Yazışmaların standartlaşması,
* Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,
* Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
* Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.
TSE 13298 Nedir ?
Kurumların faaliyetlerini kayıt altına alması ve bu bilgileri paydaşları ile paylaşması kurumsal
faaliyetlerin ayrılmaz bir parçasıdır. Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği
şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel
hedefi haline gelmiştir. Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler bu hedefi
gerçekleştirecek olgunluğa ulaşmıştır ve her geçen gün daha da gelişmektedir. Son yıllarda
sıkça duyduğumuz e-ticaret ve e-devlet gibi kavramlar bu gelişmelerin bir sonucudur. Ekurum yapısının temelini ise elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır.
Kurumlarca üretilen bilgi ve belgelerin verimliliğinin arttırılması için ortak standard ve
politikaların belirlenmesi göz ardı edilemez bir gereksinimdir. Böyle bir çalışma kullanımı
kolay, erişimi hızlı, güvenilir, ucuz, sürekli ve sağlam "elektronik kurum" yapısının
oluşumuna katkı sağlayarak genelde "e-toplum"a geçiş sürecini hızlandıracaktır.
E-kurum faaliyetleri sonucu oluşan elektronik dokümanların belge vasfının korunması,
onların üretim aşamasında ve hatta üretim öncesinde elektronik bilgi sistemleri tasarımı
aşamasında ele alınmalarını gerekli kılmaktadır. Belge kavramının sistem tasarımcıları ve
kullanıcılar tarafından iyi algılanması ve belge yönetimi gereksinimlerinin uygulanması
gerekmektedir.
Elektronik belge yönetimi son derece geniş ve karmaşık bir alandır. Bu alan bir sistem
yaklaşımı ile ele alınmalı ve sistemi oluşturan öğelerin birbiri ile uyumlu çalışması için
gerekli önlemler alınmalıdır.
Sistemi oluşturan öğelerin başında Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazılımı
gelmektedir. Elektronik belgeyi yönetmeye talip her kurum bu konuda uzmanlaşmış bir
yazılıma ihtiyaç duyacaktır. Bir EBYS yazılımı hiç şüphesiz kurum ERP yazılımlarının bir
parçası olarak üretilebilir ya da kurum fonksiyonlarını elektronik ortamda yürütmek için
kullanılan diğer yazılımlarla entegre çalışabilen bağımsız bir paket de olabilir. Bu standard bir
EBYS yazılımında bulunması gereken asgari fonksiyonel özellikleri tanımlamaktadır.
Sistemi oluşturan bir diğer öğe kurumsal politika ve prosedürlerdir. Kurum bilgi ve belge
yönetimi prosedürleri EBYS için bir girdi olarak düşünülebilir. Kurumsal belge yönetimi
politika ve prosedürlerini henüz geliştirme aşamasında olan kurumlar, bu standardı bir
referans kaynağı olarak kullanabilirler.
Bu standard, üç bölüm halinde tasarlanmıştır. Bu bölümler kendi içerisinde alt bölümlere
ayrılmış ve bu alt bölümler altında da sistem gereksinimleri sıralanmıştır. Bu standard içinde
yer alan bölümler şunlardır:
• Sistem kriterleri: Sistem tasarımı ve elektronik belgelerin sisteme dahil edilmesi için
gerekli olan gereksinimlerin ele alındığı bölüm.
• Belge kriterleri: Elektronik belge özellikleri, sayısal görüntüleme sistemleri ve fiziksel
ortamdaki belgelerin yönetimi ve EBYS içerisine entegrasyonu gibi konuların ele alındığı
bölüm.
• Üst veri elemanları: EBYS’ne ait üst veri gereksinimlerinin tanımlandığı bölümÜst veri
elemanları: EBYS’ne ait üst veri gereksinimlerinin tanımlandığı bölüm
OTOMASYONUMUZDAN BAZI EKRAN GÖRÜNTÜLERİ;
Download

Broşür için tıklayın.