İSTANBUL BİLGİ ÜNİVERSİTESİ
HEDİYELER, YEMEKLER, EĞLENCELER,
SPONSORLU SEYAHATLER
ve
DİĞER İŞ İKRAMLARINA İLİŞKİN İLKELER
Ekim 2014
GİRİŞ
Bu İlkeler BİLGİ’nin tüm görevlileri, yöneticileri, tam zamanlı ve yarı zamanlı idari ve
akademik çalışanları, yüklenicileri ve çalışan öğrencileri için geçerlidir. Bu ilkeler BİLGİ
adına veya onun adına iş yapan tüm aracılar, temsilciler, danışmanlar, dağıtımcılar, bayiler
ve ilgili diğer üçüncü şahıslar için de geçerlidir. Bu İlkeler’le ilgili sorularınızı Bilgi Etik
Yardım Hattı üzerinden BİLGİ Uygunluk Sorumlusu’na yönlendirebilirsiniz.
I. Temel İlkeler
Bu İlkeler; ikramlar, yemekler, hediyeler, eğlenceler ve seyahatlerle ilgili giderler ile
konferanslar, seminerler, eğitim fuarları ve eğitim gibi olaylarla ilişkili giderlerin ödenmesi
ve bu ödenmelerin kabul edilmesi (topluca “iş ikramları”) ile ilgilidir. Bunlar, yasal ve
iş açısından gerekli uygulamalar olabilir ama aynı zamanda uygunsuz olabilir ve hatta
rüşvetle ve yolsuzlukla mücadele yasalarının ihlali gibi riskler oluşturabilir.
Buna göre, karar almayı etkileyebilecek veya etkiliyor görünebilecek hiçbir ikramı
asla teklif etmemeli ve almamalıyız. Tedarikçilere, öğrencilere veya BİLGİ dışındakilere
sunulan veya onlardan kabul edilen iş ikramları meşru bir nedene dayanmalı ve herhangi
bir lehte karar veya haksız avantaj beklentisi olmadan verilmeli veya alınmalıdır.
Bilgi Davranış ve Etik Kuralları’yla tutarlı olarak, BİLGİ personeli aşağıdaki ölçütlere uygun
olduğu sürece iş ikramları verebilir ve alabilir:
•
•
•
•
•
•
•
•
Ürün ve hizmetlerin tanıtılması, gösterilmesi veya açıklanması gibi meşru bir amaçla ilgili olması;
Herhangi bir lehte karar, resmi işlem veya haksız avantaj beklentisi olmadan sunulmuş olması;
Miktar olarak makul, nadir ve gösterişsiz olması;
Nakit veya nakde eşdeğer bir yolla ödenmiyor olması;
Nitelik olarak uygun ve iş uygulamalarıyla uyumlu olması;
Makbuzlarla belgelenmesi ve defter ve kayıtlarda uygun şekilde açıklanması;
İlgili politika ve prosedürlerin gerektirdiği şekilde yetkilendirilmiş olması ve
Yürürlükteki yasalara uygun olması.
2
Dokümantasyon ve Onay.
Tüm iş ikramı giderleri;
(a) hediyenin veya ikramın amacını,
(b) alan bireyi,
(c) alıcının kurumunu ve konumunu,
(d) iş ikramının tanımını,
(e) diğer katılımcıların kimliğini (yemek veya başka bir olay durumunda) ve
(f) miktarı yansıtacak şekilde uygun bir biçimde belgelenmelidir.
Bu tür tüm giderler, ikramı sunan kişinin yöneticisi tarafından onaylanmalıdır. Eğer bir
olaya birden fazla BİLGİ personeli katılıyorsa, en kıdemli kişi ödemeyi yapmalı ve onay
da o kişinin yöneticisinden gelmelidir.prosedürlerini kapsayan “İstanbul Bilgi Üniversitesi
Üçüncü Taraflarla Çalışmaya İlişkin Rehber”i uygulamaya koymuştur. Bu kurallar, ortaklık
kurma öncesinde detaylı mevcut durum incelemesini yapma ve onay alma zorunluluğunu,
yazılı sözleşme koşullarını ve uygun izleme kontrollerini kapsamaktadır. Daha fazla
bilgi için “İstanbul Bilgi Üniversitesi Üçüncü Taraflarla Çalışmaya İlişkin Rehber”i
inceleyebilirsiniz.
Devlet görevlilerine yönelik iş ikramları
hakkında not
Bu İlkeler BİLGİ dışındaki herhangi bir şahsa iş ikramları sunmayla ilgili olmakla
birlikte, BİLGİ personeli aynı zamanda, genellikle daha katı yasal zorunluluklara
tabi olan devlet görevlilerine iş kapsamında ödeme, masraf ödemesi veya
provizyon ödemesi yaparken de özel bir dikkat göstermelidir. Doğrudan ödenen
veya tazmin edilen bu tür tüm giderler gerçek ve makul olmalı, doğrudan
BİLGİ’nin meşru bir iş faaliyetiyle ilgili ve yasaların izin verdiği bir nitelikte
olmalıdır. Türkiye Cumhuriyeti’nde devlet görevlilerinin değerli bir hediye
veya başka iş ikramları kabul etmesine izin verilmez. Herhangi bir yasayı ihlal
etmeyeceği kesin bir şekilde tespit edilene kadar bu tür hediye veya iş ikramları
sunulmamalıdır.
Yukarıda açıklanan Temel İlkeler tüm iş ikramları için geçerlidir. Belirli durumlara özel ek
onay gereklilikleri, parasal sınırlar ve ilkeler aşağıda açıklanmaktadır.
3
II. Onay Gereklilikleri
Yukarıdaki Temel İlkeler’e ek olarak, iş ikramı ödemeleri, tazminleri, verilmesi veya
alınması konusunda aşağıdaki onay gerekliliklerine uyulmalıdır.
A. Hediyeler ve Promosyon Unsurları:
BİLGİ personeli ön izin almaksızın, yukarıda açıklanan Temel İlkeler’e uygun olmak
koşuluyla, bir kişiye bir takvim yılı içinde bir kerelik ve en fazla 165 TL* değerinde ve BİLGİ
logosu taşıyan promosyon unsurları veya başka gösterişsiz hediyeler verebilir. Diğer tüm
hediye ve promosyon unsurlarının ödenmesi, tazmin edilmesi veya verilmesi, BİLGİ
Uygunluk Sorumlusu’nun ön onayını gerektirir.
BİLGİ personeli bir takvim yılı içinde en fazla, yukarıda açıklanan Temel İlkeler’e uygun
olmak koşuluyla 165 TL değerinde (toplam, tüm kaynaklardan) hediye kabul edebilir.
Başka şahıslardan sunulan diğer tüm hediye ve promosyonların kabulü, BİLGİ Uygunluk
Sorumlusu’nun ön onayını gerektirir.
Eğer farklı değer miktarları belirleyen yerel İlkeler varsa, personel bunlara uymalıdır.
B. Yemekler ve Eğlence:
BİLGİ personeli, yukarıda açıklanan Temel İlkeler’e uygun olması koşuluyla, herhangi
bir bireye yönelik olarak bir takvim yılı içinde toplam 880 TL’yi** ve kişi başına toplam
değeri 220 TL’yi*** aşmayacak şekilde yemek ve eğlence, (örneğin; öğlen ve akşam
yemekleri veya spor faaliyetleri için bilet) içerikli hediye verebilir. Diğer tüm yemek veya
eğlencelerin ödenmesi, tazmin edilmesi veya verilmesi, BİLGİ Uygunluk Sorumlusu’nun ön
onayını gerektirir.
Benzer şekilde BİLGİ personeli, yukarıda açıklanan Temel İlkeler’e uygun olması koşuluyla,
olay başına toplam değeri 220 TL’yi aşmayacak ve bir takvim yılı içinde 880 TL’yi
(toplam, tüm kaynaklardan) geçmeyecek makul yemek ve eğlence, (örneğin öğlen ve
akşam yemekleri veya spor faaliyetleri için bilet) içerikli hediyeleri kabul edebilir. Diğer
tüm yemek veya eğlencelerin kabul edilmesi, BİLGİ Uygunluk Sorumlusu’nun ön onayını
gerektirir.
Eğer farklı değer miktarları belirleyen yerel İlkeler varsa, personel bunlara uymalıdır.
4
C. Sponsorlu Etkinlikler ile İlgili Yemekler ve Diğer İkramlar:
“Sponsorlu Etkinlik”, BİLGİ’nin herhangi bir kurum, ülke veya bölgedeki eğitim fırsatlarını
geliştirmek amacıyla BİLGİ sponsorluğunda düzenlenen seminerler, müfredat geliştirme
konferansları veya organize edilen benzer başka toplantılar anlamına gelir. Bu tür
etkinlikler, BİLGİ’nin eğitim ve kuruluş amaçlarını desteklemek, herhangi bir bölgedeki
eğitim faaliyetlerini geliştirmek ve/veya BİLGİ’nin saygınlığını artırmaya yönelik olarak
düzenlenebilir.
Sponsorlu Etkinlik’in birincil amacı, BİLGİ’nin amaçlarıyla veya eğitim olanaklarının
geliştirilmesiyle uyumlu olmalı, eğlence amaçlı, birine herhangi bir kişisel kazanç sağlamak
için veya BİLGİ ile iş yapması veya BİLGİ ile çalışmaya devam etmesine yönelik bir
ödül veya teşvik sunmak için olmamalıdır. Eğer amaç BİLGİ’nin eğitime yaklaşımının
vurgulanmasını kapsıyor ve özellikle ilgili katılımcıları pahallı hediyeler, yemekler veya
eğlence karşılığında BİLGİ ile iş yapmaya teşvik etmiyorsa, Sponsorlu Etkinlik uygundur.
İlkeler’e uygun olarak Sponsorlu Etkinlikler’de hediye, yemek ve eğlence sağlamaya
yönelik değer miktarları ve onay gereklilikleri yukarıda II.A ve II.B bölümlerinde
açıklananlarla aynıdır.
D. Seyahat ve Seyahatle İlgili Giderler:
Bir Sponsorlu Etkinlik’in veya başka bir toplantının veya ürün ve hizmet tanıtımının bir
parçası olarak, uygun koşullar altında, başka şahısların uçak veya başka ulaşım veya
konaklama masraflarını karşılanabilir. Bu tür tüm giderler BİLGİ Uygunluk Sorumlusu’nun
ön onayını gerektirir. Seyahat ve seyahatle ilgili tüm giderler yukarıda açıklanan Temel
İlkeler’e ve ayrıca aşağıdaki ek gerekliliklere uygun olarak karşılanmalıdır.
• Seyahat, İstanbul Bilgi Üniversitesi’ni gezmeye veya BİLGİ programlarını gözlemlemeye veya tanımaya yönelik toplantılar gibi meşru bir amaca yönelik olmalıdır;
•
Giderler tamamen bu meşru amaçla ilgili olmalıdır (örn. bireyin aile üyeleri, maliyeti BİLGİ’ye ait olacak şekilde seyahat edemez) ve yan geziler ve gereksiz molalar gibi herhangi keyfi bir eğlenceyi ve seyahatin meşru amacıyla ilişkisiz başka faaliyetleri kapsamamalıdır (ödemesi tamamen ilgili şahıs tarafından yapılmadığı sürece);
• Seyahat masrafları ancak uygun makbuz veya muadil belgeler karşılığında tazmin edilebilir;
Mümkün olan her durumda ödemeler doğrudan otele, havayolu şirketine veya hizmet
sağlayıcıya yapılmalıdır. Eğer bir birey veya devlet görevlisi BİLGİ’nin ödemeyi üstlendiği
masrafları şahsen öderse, o şahıs bir masraf raporu hazırlayarak belgeleri bağlı olduğu
yöneticisine teslim etmelidir. Böylelikle BİLGİ, ilgili yöneticisine bu harcamayı tazmin
edecektir.
5
Not: Burada bahsedilen önceden onay alma şartı aşağıdaki durumlarda yapılan
seyahat harcamaları için geçerli değildir:
• Standart sözleşme onay prosedürü uyarınca onaylanmış bir sözleşmeye göre seyahat masraflarını geri ödeyecek satıcılar
• Ders vermek veya konuşma yapmak üzere kampüse davet edilen akademik konuşmacılar
• Mülakat yapmak amacıyla iş görüşmesine davet edilen adaylar
Bilgi personeli, BİLGİ Uygunluk Sorumlusu’nun ön onayı olmadan başka şahıslardan
seyahat ve seyahatle ilgili ödemeler kabul edemez. Burada bahsedilen önceden onay
alma şartı, diğer kurumlar tarafından konuşma yapmak için davet edilen akademik
personelin seyahat harcamaları için geçerli değildir.
III. İş İkramı Ödemesi ve Teklifleri Talep Edildiğinde
Herhangi bir şahıs bu İlkeler’in izin vermediği herhangi bir değerin doğrudan veya dolaylı
bir şekilde ödenmesini talep ederse, BİLGİ personeli bunu nazikçe ama kesin bir şekilde
reddetmelidir. BİLGİ personeli tüm müşterek girişim ortaklarının veya kurum adına
faaliyet gösteren üçüncü şahısların da bu tür ödemeler yapmayı reddettiğinden emin
olmalıdır. Bu tür uygun olmayan bir ödeme talebi alan BİLGİ personeli durumu hemen
BİLGİ Uygunluk Sorumlusu’na veya Bilgi Etik Yardım Hattı’na raporlamalıdır.
Bu İlkeler’de belirtilen ölçüleri aşacak şekilde hediye veya başka iş ikramı teklifi alan BİLGİ
personeli bunu nazikçe reddetmeli ve Bilgi İlkeleri’ni açıklamalıdır. Eğer bir hediyenin
reddedilmesi hediyeyi vereni rencide edecekse veya koşullar hediyenin iade edilmesini
engelliyorsa, BİLGİ personeli hediyeyi kabul etmeli fakat BİLGİ Uygunluk Sorumlusu’nu
bilgilendirmelidir. BİLGİ Uygunluk Sorumlusu bu hediyeyi bir hayır kurumuna bağışlama
veya geniş bir personel grubu arasında paylaştırma veya çekilişle verme şeklinde bir yol
izleyebilir.
* Hediyeler ve Promosyon Unsurlarına ilişkin belirlenen 165 TL $75 karşılığı olarak döviz kuru $1 = 2.20 TL kabul edilerek hesaplanmıştır. Bu tutar 2015 yılı ve sonrasında, bir önceki yıl sonunda geçerli olan T.C. Merkez Bankası döviz alış kuru baz alınarak güncellenir.
** Yemekler ve eğlenceye ilişkin belirlenen 880 TL yıllık üst limit $400 karşılığı olarak döviz kuru $1 = 2.20 TL kabul edilerek hesaplanmıştır. Bu tutar 2015 yılı ve sonrasında, bir önceki yıl sonunda geçerli olan T.C. Merkez Bankası döviz alış kuru baz alınarak güncellenir.
*** Yemekler ve eğlenceye ilişkin belirlenen 220 TL yıllık üst limit $100 karşılığı olarak döviz kuru $1 = 2.20 TL kabul edilerek hesaplanmıştır. Bu tutar 2015 yılı ve sonrasında, bir önceki yıl sonunda geçerli olan T.C. Merkez Bankası döviz alış kuru baz alınarak güncellenir.
6
Download

Hediyeler, Yemekler, Eğlenceler, Sponsorlu Seyahatlere ilişkin ilkeler