WEC 2016 DÜNYA ENERJİ KONGRESİ
ŞARTNAMESİ İÇİN GELEN GÖRÜŞ, SORU VE CEVAPLAR
Soru:
Konferans süresince tercüme yapmak üzere 40 adet ingilizce tercüman ve 40 adet fransızca
tercüman istenmektedir. Bu tercümanların çeviri yapmasını istediğiniz diller nedir.
Tercümanlar; İngilizce-Türkçe / Türkçe-İngilizce ve Fransızca-Türkçe / Türkçe-Franszıca
olarak mı çalışacaklardır. Ayrıca İngilizce-Fransızca / Fransızca-İngilizce çeviri yapılması da
talep edilmekte midir?
Cevap:
İngilizce-Fransızca, Fransızca-İngilizce çeviri yapılmasına sözleşme aşamasında karar
verilecektir.
Soru:
İstenmiş olan ingilizce ve fransızca not tutucuların tedariği Türkiyeden sağlanamamaktadır.
Yurtdışından gelecekleri için maliyetleri de çok yüksek olacaktır. Daha önceden düzenlemiş
olduğumuz uluslararası konferanslardaki tecrübelerimizde, stenograflar yurtdışından
organizasyon komitesi tarafından geitirilir ve türkiye den ödemeleri gerçekleştirildi. Burada da
böyle bir durum söz konusu mudur ?
Cevap:
WEC sözleşmesinde bulunduğu için talep edilmektedir.
Soru:
Fuar alanında kurulacak olan DEK-TMK standı ile ilgili herhangi bir detay verilmemiş. Bu
maddeyi fiyatlandırabilmemiz için konu ile ilgili detay almamız mümkün müdür? Toplam alan,
m2 vs..
Cevap:
Sözleşme aşamasında görüşülecektir.
Soru:
Talep edilen sigortalanma kalemi ile ilgili olarak da sağlıklı ilerlenebilmesi için, tam olarak
sigortalandırılmak istenen konuyu detaylandırmanızı rica ederiz.
Cevap:
WEC Kongre sırasında sigortalama talep etmektedir.
Soru:
Basılı malzemelerde istenilen USB ile ilgili olarak da detay almamız mümkün müdür?
Cevap:
En az 4 GB.
Görüş:
WEC 2016 Dünya Enerji Kongresi ve Fuarı kapsamında Madde 7 Hizmet Alımı başvurusu
için gereken belgeler ve yeterlilik kriterleri maddesinde istenilen evraklarda Birim Fiyat
Cetveli ve birim fiyat teklif mektubu istenmemiştir. İdari ve Teknik şartnamenizde istenmesi
yazılmayan bu evrak ihale aşamasında anlaşmazlığa maal vermemesi için zeyilname ile
ihale dosyasına tarafınıza verilmiş olan birim fiyat teklif cetvelinin doldurularak kaşeli ve
imzalı olarak ekinde sunulması gerekmektedir. İbaresi ile yazılmasını uygun görmekteyiz.
Cevap:
Zeyilnamede düzenlenmiştir.
Soru:
Birim Fiyat Teklif Cetveli’nde yer alan hizmetler ile ilgil teklifimizi yeterlik dosyasında mı yoksa
sunum esnasında mı sizlere ileteceğiz?
Cevap:
Zeyilnamede belirtilmiştir.
Soru:
Kısa listeye kalacak firmaların sunum tarihi belli midir?
Cevap:
12.06.2014 Perşembe günü öngörülmektedir.
Soru:
Yeterlilik dosyasında istenen belgeler ile ilgili olarak,derneğinize gelip her bir belge için “ASLI
İDARECE GÖRÜLMÜŞTÜR” işlemi yaptırabilir miyiz?
Cevap:
İdari Şartname’nin 7.8.3. maddesi gereğince yapılabilir.
fotokopilerinin DEK-TMK merkezinde çekilmesi gerekir.
Ancak
evrakların
Görüş:
FUARCILIK YETKİ BELGESİ İLE İLGİLİ OLARAK YAPILMASI ÖNERİLEN DEĞİŞİKLİK;
Fuarcılık belgesi, başvuru üzerine başkaca herhangi bir şart yerine getirilmeye gerek
kalmaksızın alınacak bir belgedir.Fuar firmalarının standartları IAPCO -ICCA üyesi kurumsal
firmaların organizasyonunu gerçekleştirdiği kongre konseptinin çok altında olup ,hizmet
kalitesini mutlaka aşağı çekecektir Dolayısıyla bu belgenin, yeterlik kriteri olarak belirlenmesi
amaca hizmet etmeyecektir.Ayrıca Fuarcılık firmalarının toplam gelirden isteyeceği kar
payının, diğer yapılan benzeri işleri örnek alarak %40-60 oranlarında olacağını göz önünde
bulundurursak,idarenin bu sebeple de gelir kaybına uğrayacağıda aşikardır.
Bunun yerine bu maddenin tamamen kaldırılması veya idari şartnamenin 7.1.i maddesinin
devamına aşağıdaki şekilde hüküm eklenmesi yerinde olacaktır;
“İhale aşamasında bu belgeye sahip olunmaması halinde “ihalenin üzerinde kalması halinde
bu belgenin 180 gün içinde istekli veya isteklinin bu amaçla kuracağı şirket tarafından temin
edileceği”ne dair taahhütmame sunulacaktır”.
Cevap:
Zeyilnamede düzenlenmiştir.
Görüş:
İŞ DENEYİMİ TEVSİKİ İÇİN BEDEL İÇERMEYEN SÖZLEŞME KULLANILMASI HALİNDE
SÖZLEŞME VE FATURALARIN İLİŞKİLENDİRİLMESİ MESELESİ;
Daha önce de izah ettiğimiz üzere, özel sektörde kongre hizmetleri bedel içermeyen
sözleşmelerle gelir paylaşımı esasına göre yapılmaktadır. Özel sektördeki iş deneyimlerinin
tevsikinde, fatura ve sözleşmelerin ilişkilendirilmesi sorunu ile ilgili olarak 3568 sayılı Serbest
Muhasebecilik, Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu’nun 2
nci maddesi uyarınca sağlıklı bir şekilde çözümlenebilir. Anılan Kanuna göre, anılan meslek
erbabı “...belgelerine dayanılarak, inceleme, tahlil, denetim yapmak, malî tablo ve
beyannamelerle ilgili konularda yazılı görüş vermek, rapor ve benzerlerini düzenlemek”
yetkisine sahip olup bu kapsamda hazırlanan belgelerin işbu ihalede de kullanılması pek tabii
ki mümkündür.
Bu çerçevede idari şartnamenin 7.5.1 maddesinin ikinci paragrafında geçen “bedel içeren”
ibaresinin madde metninden çıkarılarak paragrafın sonuna aşağıdaki hükmün eklenmesi
yerinde olacaktır;
“Özel sektörde gerçekleştirilen benzer hizmetler; sözleşme ve fatura ya da serbest meslek
makbuzu ile tevsik edilecektir. Ancak bu durumda, bahsedilen belgelere ek olarak 3568 sayılı
Kanun ile ilgili mevzuatı uyarınca ilgisine göre yeminli mali müşavir ya da serbest
muhasebeci mali müşavir tarafından sözleşme ve faturların ilişkili olduğuna dair rapor veya
diğer belgelerin sunulması da gereklidir.”
Cevap:
Faturaların hangi işe ait olduğunu tesbit etmekte güçlük çekileceğinden 7.5.1 maddesi
gereğince belgelerin sağlanması uygun görülmüştür.
Görüş:
BENZER İŞ DENEYİMİ İÇİN BELİRLENEN 5 YILLIK SÜRENİN UZATILMASI YERİNDE
OLACAKTIR;
Yapılan bilgilendirme toplantısında izah edildiği üzere, idari şartnamenin 7.1.ğ maddesinde
TÜRSAB belgesinin süresinin 10 yıl olarak belirlenmesinin amacının tecrübeli firmaların bu
ise talip olmasının amaçlandığı açıkça ortadadır.
Bu kapsamda, daha önceki zeyil başvurumuzda izah ettiğimiz üzere; WEC 2016
büyüklüğündeki benzeri organizasyonlar çok sıklıkla gerçekleşmemektedir. Bu sebeple de
son 5 yıllık zaman dilimine böylesi bir organizasyonun tekabül etmesi olasılıkla mümkün
olamayacaktır.
Bu sebeple, yukarıda da belirtilen ve kanımızca son derece doğru bir tercih olan “10 yıllık
tecrübeli firma” kriteri ile uyumlu olacak şekilde benzer iş deneyim için süre şartını da aynı
çerçevede belirlemek ve bu surette 10 yıl olarak belirlemek yerinde olacaktır.
Bu çerçevede idari şartnamenin 7.5.1. maddesinde geçen “son beş yıl” ibarelerinin “son on
yıl” olarak değiştirilmesi yerinde olacaktır.
Cevap:
Zeyilnamede düzenlenmiştir.
Görüş:
FİYAT TEKLİFİNİN DİĞER BELGELERDEN HARİÇ OLARAK AYRICA KAPALI ZARF
İÇİNDE SUNULMASINA DAİR DÜZENLEME YAPILMASI;
İdari şartnamede yapılan düzenlemelerden, isteklilerin öncelikle yeterlik değerlenirmesine
alınacağı ve akabinde kısa listeye alınan isteklilerden sunum alınacağı şeklinde yapılan
düzenelemerden; işbu ihalede (hernekadar açıkça dile getirilmese de) önyeterlik aşamasının
tüketileceğine delalet etmektedir.
Bu durumda, ihale komisyonun serbest bir şekilde değerlendirme yapmasına imkan tanımak
adına fiyat tekliflerinin, kısa listeye alınacak isteklilerin yapacakları sunumlardan sonra
açılmak üzere, teklif dosyası içinde ayrı bir zarfa kapalı bir şekilde konulması yönünde
düzenleme yapılması yerinde olacaktır.
Cevap:
Zeyilnamede düzenlenmiştir.
Görüş:
Madde 7- Hizmet Alımı başvurusu için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri
7.1. ğ) Türkiye Seyahat Acenteleri Birliği’ne (TÜRSAB) en az 10 yıllık A Grubu üye olduğuna
dair belgenin aslı veya noter tasdikli suretindeki en az 10 yıllık ibaresinin kaldırılmasını arz
etmekteyiz. TÜRSAB A sınıf acenta belgesi turizm faaliyetlerindeki KDV ve hizmet avantajı
sunan resmi belgedir. Fakat 10 yıl ibaresi hiçbir anlam taşımamaktadır. Bu kriter ihaleye
katılacak firmaların 10 yıl ve daha öncesinde kurulmuş olma ve faaliyet göstermesi
zorunluluğunu şart koşarak Kamu İhale Kanunu Madde 5’te belirtilen rekabet ve eşitlik
ilkesine aykırıdır.
Cevap:
Zeyilnamede düzenlenmiştir. 10 yıllık ibaresi kaldırılmıştır.
Görüş:
Madde 7.1’in aşağıda belirtilen “h, ı, i” bentlerinin kaldırılmasını arz etmekteyiz.
Zira ekte tarafınıza sunulan Kamu İhale Kurulu karar örneğinde yer aldığı gibi ICCA, UFTAA
ve IAPCO belgeleri Türkiye Cumhuriyeti dışında kurulmuş olan ve denetimden uzak, özel
derneklerdir. Bu belgelerin istendiği tüm ihalelerde KİK kararlarının ihalede düzeltme yada
iptale gittiği açıkça bilinmektedir. Ek-1
Aynı şekilde, teknik şartnamede görüldüğü üzere, fuar, tanıtım-reklam, kongre, iletişim-piar,
danışmanlık vb. birden fazla hizmet grubunda açılan ihalelerde, ekte belirtildiği üzere
özelleşmiş şirket belgeleri talep edilmesi eşitliğe aykırıdır. İstenen fuar düzenleme belgesinin
kaldırılması veya alt yüklenici listesi içinde talep edilmesi gerekmektedir. Ek-2 (Madde 8).
h) Uluslararası Profesyonel Kongre Organizatörleri Birliği (IAPCO) üyesi olunduğuna dair
belge, (İş ortaklığı olması halinde pilot ortağın veya diğer ortaklardan herhangi birinin bu
belgeyi sunması yeterlidir.)
ı) Uluslararası Kongre ve Toplantı Organizasyonları Birliği (ICCA) üyesi olunduğuna dair
belge, (İş ortaklığı olması halinde pilot ortağın veya diğer ortaklardan herhangi birinin bu
belgeyi sunması yeterlidir.)
i) TOBB Yönetim Kurulu'nun 27.02.2007 tarih ve 242 sayılı Kararına İstinaden Yurt İçinde
Fuar Düzenlenmesi'ne Dair Usul ve Esaslara göre Fuar düzenlemeye yetkili olduğunu
gösteren TOBB’dan alınmış yetki belgesi. (İş ortaklığı olması halinde pilot ortağın veya diğer
ortaklardan herhangi birinin bu belgeyi sunması yeterlidir.)
Cevap:
(h) ve (ı) maddelerinde istenen belgeler WEC Londra ofisinin kriterleri içinde yer almaktadır.
(i) maddesi zeyilnamede düzenlenmiştir.
Görüş:
Aşağıdaki ilgili maddelerde firmalardan istenmiş iş deneyim belgeleri, birbiriyle örtüşmeyen
ve benzer iş tanımını sınırlayan belgelerden oluşmaktadır. Kamu İhale Kanunu hizmetin ana
başlığına uygun iş deneyim belgelerini kabul eder ve rekabetin arttırılması amacıyla benzer
iş tanımını yapar. Bu özelliğiyle benzer iş tanımı rekabet ve eşitlik ilkesi gereği ihale
başlığında belirtilen iş tanımında yer alamayan firmaların katılımını sağlar. “Dünya Enerji
Kongresi Hizmet Alımı İhalesi” tüm kongre belgelerini ana muhteviyatından dolayı kabul
eder; bu nedenle aşağıdaki istenen kriterlerin (Madde 7-1-j ve Madde 7-5-1-b) iptal
edilmesini ve benzer iş tanımında “kongre” yerine “Uluslararası etkinlikler düzenlemek”
hükmünün eklenmesini talep etmekteyiz.
7.1. j) Firmanın uluslararası toplantı düzenlemede tecrübesini gösterir nitelikte, son 5 yıl
içerisinde düzenlediği en az 5.000 (Beşbin) kişilik uluslararası kongrelerin listesi (yer/tarih ve
kişi sayısı ile birlikte) gerekmektedir. (İş ortaklığı olması halinde pilot ortağın veya diğer
ortaklardan herhangi birinin bu belgeyi sunması yeterlidir.)
7.5.1. b bendinde ifade edilen Yurtiçinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel
içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen, Hizmet Alımı İdari Şartnamesi konusu
iş veya benzer işlere ilişkin olarak; son beş (5) yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan,
t o p l a m tutarı 6.000.000.-Türk Lirası’ndan az olmayacak uluslararası kongre ve toplantı
organizasyonunun başarıyla gerçekleştirildiğine ilişkin işverenden alınan İş Bitirme Belgesi
sunulması gerekmektedir.
7.6. Benzer iş olarak kabul edilecek işler aşağıda belirtilmiştir:
a) Tek bir iş bitirme dahilinde benzer iş;
Türk ve yabancı katılımcıların otel rezervasyonları, konaklama, havaalanı karşılamaları,
ulaşım, transfer ve taşımacılık hizmetleri, turlar, sekretarya hizmetleri, toplantı salonlarının,
konferans merkezinin, basın merkezinin düzenlenmesi, toplantı açılış, kapanış, fuarlar ve
toplantılar, yan etkinlik ile ilgili hizmetler, web yayını, simultane tercüme, ses ve görüntü
sistemleri ve hizmetlerinin temini, teknik hizmetler, elektrik, data altyapısı ve jeneratörler,
fotoğraf, lojistik, çevre düzenlemesi, genel sarf malzemeleri ve gereksinimleri, kırtasiye, ofis
araç ve gereç malzemeleri ile mobilya temini, kültürel ve sosyal programların düzenlenmesi,
gerekli personelin temini ve eğitimi, basılı malzemelerin yaptırılması vb. ile ilgili tüm
organizasyon hizmetlerinin yerine getirilmesi ve koordinasyonunun sağlanmasını kapsayan
uluslararası kongre organizasyonları.
Cevap:
Zeyilnamede düzenlenmiştir.
Soru:
Tüm ön finansman Firma tarafından mı karşılanacak? Onaylı ödemelerin bir kısmı iş öncesi
yapılabilecek mi ?
Cevap:
Tüm ön finansman istekliler tarafından karşılanacaktır.
Soru:
% 70 kar beklentisi olarak beklediğiniz rakam üzerine bir tahmininiz var mıdır ?
Cevap:
Tahminler istekliler tarafından yapılacaktır.
Soru:
Şartanamede belirtilen öğle yemekleri 5.000 kişi / günlük bu sayı 2 kongre merkezi arasında
mı paylaşılacaktır?
Cevap:
Seçilen organizasyon firması ile sözleşme aşamasında detaylandırılacaktır.
Soru:
Acenteden %30 teminat mektubu ve ayrıca tanıtım bölümü altında veya yurt dışına ödenmesi
gereken tutarlar için peşin para çıkıyor. Bu rakamlar 5.000.000 € civarında. Buna karşın
acentenin, kurum tarafından nasıl korunacağı belli değil. Yani bu toplantı harcamalar
başlayınca, iptal olursa, yapılan harcamalar ne olacak ?
Cevap:
İstekli firmaların riski olarak öngörülmektedir.
Soru:
Davetli ve herhangi bir ücret ödemeyen kişi sayısı şartnamede belirtilen kadar mıdır?
Cevap:
Daha once yapılan kongre katılımcıları ile karşılaştırma yapılabilir.
Soru:
Pazarlama ve tanıtım faaliyetleri olarak toplamda alt başlıklar dahil 500.000 Euro harcama
planlanıyor yanlış anlamadıksa … Onay bekleriz. Yani billboard kiralama, kurumsal kimlik
çalışmaları, pazarlama faaliyetleri, slogan hazırlığı, halka ilişkiler ve iletişim, tanıtın filmleri
hazırlığı, sosyal medya yönetimi, outdoor tanıtım ve raklam faaliyetleri, reklam faaliyetleri,
tanıtım ve pazarlamaya yönelik etkinliklere katılım toplam bütçe 500. 000 Euro olacaktır.
Cevap:
Zeyilnamede belirtilmiştir.
Download

Soru-Görüş-Cevaplar - Dünya Enerji Konseyi Türk Milli Komitesi