KÜTAHYA İLİ
KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ
GENEL SEKRETERLİĞİ
Mayıs 2014
Proje ve İş Yönetimi
Sistemi
Organizatör
Proje veya Süreç Tanımı
• Göreceli olarak karmaşık, sonuca ulaşmak için
belirli/düzenli aşamaların takip edilmesi gereken,
bir sorunun çözümüne yönelik tasarlanmış
• ƒ
Tanımlı hedefleri ve beklenen sonuçları olan
• Mali, teknik ve insan kaynakları, yer ve zaman
açısından sınırlandırılmış
• Önceden planlanmış ve sonunda değerlendirmeye
tabi tutulan
• Sonuç odaklı, somut, pratik çalışmalar olarak
tanımlanabilir
Sistemin Geliştirilme Amacı
İş, işlem, çalışma, çalışma sistemleri, iş süreçleri, projeler
vb. işlemlerin bireysel veya kurumsal düzeyde planlanması,
takibi, analizi ve arşivlenmesi (kişisel + kurum arşivi) bu
sistemin temel amacıdır.
İş süreçlerinin hayata geçirilmesi, takibi, aksayan
yönlerin belirlenmesi, teorik bilgilerin pratikte
uygulanmasındaki durumu görebilmek, verimliliğinin
artırılması, ileriye dönük planların yapılmasında yardımcı
olması, geçmişte yapılan uygulamaların kaydedilmesi
(arşivlenmesi) vb. alanlarda kullanılabilir.
Aynı zamanda, merkezi veri sistemlerinin getireceği
faydalar bu sistem için de geçerlidir. Veriye ulaşım kolaylığı,
mevcut verinin paylaşımı, veri dağınıklığının azaltılması, iş
gücü ve zaman kaybının azaltılması vb.
Örnekler
Jira
Örnekler
Outlook
Örnekler
Sharepoint
Örnekler
IBM
Lotus
Workflow
Kullanım Alanları
Bireysel, •
kurumsal
çalışma
esasları
Bireysel işlemler : Kişisel planlama ve
organizasyon için kullanabilir, ayrıca kendilerini
ilgilendiren iş ve işlemlerden haberdar ve bilgi
sahibi olurlar
• Bireyler arası işlemler : Birden fazla kişiyi
ilgilendiren durumlarda, birinin diğerine bağlı
hareket durumu. Veri toplanması, geri bildirim
gibi
• Grup çalışmalarının yürütülmesi : Bir iş veya
projenin birkaç kişi tarafından yürütülmesi,
kişilerin aynı anda bu projede yer ve görev
alması, tüm veri üzerinde ortak ve eşzamanlı
işlemler, analiz veya raporların paylaşılması ve
tamamlanması
Kullanım Alanları
Bireysel, • Sürekliliği olan uygulamaların takibi :
Haftalık faaliyet raporlarının gönderilmesi
kurumsal
ve izlenmesi.
çalışma
esasları
• Proje bazlı uygulamalar : Belirli bir süreç
veya zaman sonunda sonuçlanması
beklenen uygulamalar. Yıllık hazırlanması,
binalarda tadilatların gerçekleştirilmesi.
• Proje içinde alt projeler barındıran
uygulamalar: Hastanenin fiziki koşullarının
iyileştirilmesi, hasta memnuniyetinin
artırılması çalışması
Faydalar
• İşlemlerin ve verilerin merkezileşmesi
Sistemin
kazandıracağı sonucunda veriye ulaşım kolaylığı, veri
faydalar.
paylaşımının artırılması, veri dağınıklığının
azaltılması. (Merkezi veri sistemlerinin
faydaları)
• Projelerin takip edilmesi
• İş ve işlemlerde aksayan yönlerin
belirlenebilmesi
• Sistemlerin/süreçlerin daha verimli olarak
kullanılabilmesi
Faydalar
• Tüm işlemlerde görüş alış verişlerine
Sistemin
kazandıracağı imkan sağlanması: Herhangi bir konuda
faydalar.
süreç ilerlerken görüş, öneri, isteklerin
belirtilebilmesi imkanı sağlanmış olacaktır.
• Bir projenin aynı anda diğer kurumlara da
uygulanması, ortak bilgi, deneyim
kazanılması ve deneyimlerin paylaşılması,
çeşitli destek ve faydaların sağlanması.
• İleriye dönük planlamaların yapılmasında
fayda sağlayacaktır
Dezavantajları
Düşünülmesi • İş gücü hesaplamalarında yaşanan sıkıntılar bu
sistem için de geçerlidir. Kişi, zaman, mekan
gereken
verimlikte etken olabilir, süreç planlamada her
durumlar
kişiden aynı verim ve iş gücü beklenemez ama
eldeki imkanlara göre süreç planlanabilir.
• Proje veya süreç uygulama esnasında, günlük
yapılan veya olağandışı işler (proje sürecini
uzatan olaylar) görünmeyecektir.
• Günlük rutin işlerin ve anlık işlemlerin sürekli
olarak kayda alınması gibi bir işlemde
kullanılması mümkündür ama tercih edileceğini
düşünmüyorum. Bireysel iş ve planlarda
kullanılması amacıyla sistem de detaylı
geliştirmeler yapılabilir
Download

proje ve iş yönetim sistemi - Kütahya İli Kamu Hastaneleri Birliği